Acordul din 20 iunie 2003
între Guvernul României și Uniunea Poștală Universala privind organizarea la București a celui de-al 23-lea Congres poștal universal
prezumat în vigoare
Având în vedere invitația Guvernului României, denumit în continuare Guvernul statului gazda, adresată Uniunii Poștale Universale de a organiza cel de-al 23-lea Congres poștal universal,
având în vedere ca Uniunea Poștală Universala, denumita în continuare Uniune, a acceptat aceasta invitație,
prin prezentul acord părțile convin sa reglementeze organizarea celui de-al 23-lea Congres poștal universal și obligațiile care revin celor două părți în legătură cu acesta.
Articolul 1
Sediul și durata congresului
Cel de-al 23-lea Congres poștal universal se va desfășura la București. Acest congres se va deschide la 15 septembrie 2004 și se va încheia la 5 octombrie 2004.
Articolul 2
Invitațiile și înscrierile la congres
2.1. Organizarea materială a congresului revine Guvernului statului gazda, reprezentat de secretariatul român.
2.2. Secretariatul român va asigura legătură dintre Secretariatul congresului și Guvernul statului gazda.
2.3. Guvernul statului gazda va trimite invitațiile direct guvernelor statelor membre ale Uniunii, în principiu cu un an înainte de data deschiderii congresului, stabilită la art. 1 (asa cum prevede art. 101.5 din Regulamentul general al UPU).
2.4. Directorul general al Biroului Internațional al Uniunii va trimite celelalte invitații, în principiu cu un an înainte de data deschiderii congresului, stabilită la art. 1.
2.5. Înscrierile la congres vor fi administrate de Guvernul statului gazda.
Articolul 3
Secretariatul congresului
Secretariatul congresului va fi asigurat de personalul Uniunii (Secretariatul internațional), în colaborare cu Guvernul statului gazda (secretariatul român).
Articolul 4
Contribuția Guvernului statului gazda
4.1. În colaborare cu Secretariatul internațional, Guvernul statului gazda va pune la dispoziție congresului facilități adecvate, incluzând personal, spațiu, mobilier, echipamente, accesorii pentru birou și servicii necesare, conform dispozițiilor de mai jos și anexei nr. 1.
4.2. Guvernul statului gazda va suporta cheltuielile care îi incumba, inclusiv salariile și indemnizațiile personalului pe care îl va furniza, și va vira la buget impozitul aferent acestor drepturi.
Articolul 5
Contribuția Uniunii
5.1. Uniunea va pune la dispoziție Secretariatului congresului personalul Secretariatului internațional și va suporta cheltuielile pentru acesta.
5.2. Uniunea va suporta cheltuielile privind contravaloarea prestațiilor interpreților, precum și utilizarea echipamentului tehnic pentru traducere simultană și pentru înregistrarea dezbaterilor, asa cum sunt descrise în anexa nr. 2.
Articolul 6
Sali
6.1. Guvernul statului gazda va pune la dispoziție sălile necesare, în special sălile de conferința, birourile, sălile de lucru și alte utilități necesare (inclusiv mobilier).
6.2. Punerea la dispoziție de către Guvernul statului gazda a tuturor încăperilor prevăzute pentru desfășurarea congresului se va efectua cu începere de la data deschiderii congresului până la închiderea acestuia, conform celor indicate la art. 1. Încăperile necesare bunei funcționari a Secretariatului congresului vor trebui să fie disponibile cu 10 zile înainte de data deschiderii congresului, menționată mai sus, și vor rămâne astfel 3 zile după închiderea lucrărilor congresului.
6.3. Membrii Secretariatului congresului vor avea acces la încăperile Secretariatului congresului oricând, zi și noapte, dacă este necesar, exceptând cazurile în care este necesară luarea unor măsuri de securitate.
Articolul 7
Traducerea simultană, înregistrarea dezbaterilor, sistemul de vot electronic și sistemul audiovizual
7.1. În timpul lucrărilor congresului se va asigura traducerea simultană a dezbaterilor în 8 limbi - franceza, engleza, arabă, chineza, spaniola, japoneza, portugheză și rusa, conform aranjamentului menționat la art. 16.
7.2. Dezbaterile vor fi înregistrate în limba de baza, în franceza și în engleza.
7.3. Detaliile privind materialul tehnic pentru traducere simultană, pentru înregistrarea dezbaterilor și pentru vot electronic, precum și cele privind echipamentul audiovizual sunt stabilite în anexele nr. 1 și 2.
Articolul 8
Material informatic, servicii și rețele
8.1. Guvernul statului gazda va furniza calculatoare, imprimante, rețeaua informatica interna securizata, conectarea la Internet, precum și service-ul și întreținerea echipamentelor informatice, astfel încât să asigure funcționarea Secretariatului internațional. Cantitățile vor fi specificate în aranjamentul menționat la art. 16.
8.2. Guvernul statului gazda va suporta valoarea a jumătate din cheltuielile de transport (dus-întors) al materialelor informatice pe care Biroul Internațional al Uniunii le va aduce la sediul congresului.
Articolul 9
Importul documentelor Uniunii și al altor materiale pentru congres
9.1. Guvernul statului gazda va oferi sprijin în ceea ce privește procedurile vamale de admitere temporară pentru documentele și materialele ce vor fi trimise de la Berna, necesare congresului.
9.2. Guvernul statului gazda va lua toate măsurile pentru ca materialul și accesoriile necesare să fie disponibile cu cel puțin 10 zile înainte de data deschiderii congresului.
Articolul 10
Tipărirea hotărârilor congresului
După congres, Uniunea va efectua tipărirea hotărârilor celui de-al 23-lea congres. Directorul general al Biroului Internațional al Uniunii va notifica deciziile luate de către congres tuturor guvernelor statelor membre ale Uniunii, conform art. 110.2.2 din Regulamentul general al UPU.
Articolul 11
Scutirea de taxe poștale
11.1. Guvernul statului gazda va suporta și va asigura prin intermediul biroului de posta special instalat la sediul congresului transportul:
a) pentru expedierile prin avion și pachetele prioritare (cu regim internațional):
- scrisorile de până la 20 g;
- cărțile poștale;
- alt gen de expedieri decât scrisorile de până la 20 g, taxele de transport aerian pentru orice alte expedieri fiind suportate de participanții la congres;
b) pentru expedierile de la sol:
- servicii interne: toate categoriile de expedieri prin posta pentru scrisori în limita greutatii autorizate, cat și ale coletelor poștale până la limita greutatii admise;
- servicii internaționale: toate categoriile de expedieri prin posta pentru scrisori până la limita greutatii admise;
c) pentru coletele serviciului internațional transportate prin mijloace de suprafața:
- până la greutatea maxima de 30 kg/sac.
Articolul 12
Servicii medicale și asigurări
12.1. Guvernul statului gazda va pune la dispoziție participanților un serviciu permanent de prim ajutor în cadrul locului de desfășurare a congresului. Acest serviciu va fi asigurat în timpul orelor de lucru de către personal medical specializat și dotat cu materiale, servicii și medicamente necesare.
12.2. Guvernul statului gazda va semna înțelegeri cu unități medicale specializate în vederea oferirii asistenței medicale necesare în caz de urgenta.
12.3. Guvernul statului gazda va lua măsurile necesare pentru ca participanții să poată încheia o asigurare de boala și accidente (incluzând medicamente, servicii, îngrijire medicală, cat și spitalizare), pe toată durata congresului, și pentru o eventuala prelungire a sejurului acestora în România. Aceasta asigurare va fi facultativă și suportarea cheltuielilor va reveni participanților.
Articolul 13
Cazarea
13.1. Guvernul statului gazda va asigura rezervarea la hotel a camerelor necesare pentru primirea participanților și a celor care îi însoțesc. Guvernul statului gazda se va strădui să ofere tuturor participanților condițiile cele mai favorabile și va comunică statelor membre ale Uniunii, cu 6 luni înainte de deschiderea congresului, o lista cuprinzând hoteluri.
13.2. Rezervari ferme se vor face cu 3 luni înaintea datei de deschidere a congresului, stabilită la art. 1. Participanții își vor achită fiecare cazarea la hotel.
Articolul 14
Privilegii și imunități
Funcționarilor Uniunii și reprezentanților membrilor Uniunii acreditați la congres li se aplică regimul prevăzut, pentru fiecare dintre aceste categorii, de Convenția privind privilegiile și imunitățile instituțiilor specializate ale O.N.U., adoptată la 21 noiembrie 1947, la care România este parte, cu respectarea rezervelor formulate de România la aceasta convenție. Aspectele care nu sunt acoperite de aceasta convenție vor face obiectul unor clarificări ulterioare sau al unor aranjamente între părți.
Articolul 15
Taxe și drepturi
Bunurile și serviciile pentru activitatea oficială a congresului, suportate din contribuția Uniunii, se vor scuti de taxa pe valoarea adăugată prin restituire de la buget conform procedurii special aprobate.
Articolul 16
Dispoziții privind punerea în aplicare
16.1. Ministerul român al Comunicațiilor și Tehnologiei Informatiei este responsabil de aplicarea acestui acord.
16.2. O înțelegere specială între Compania Naționala "Posta Română", la care Ministerul Comunicațiilor și Tehnologiei Informatiei îndeplinește atribuțiile pe care statul român le are în calitate de acționar, și Biroul Internațional al Uniunii va cuprinde dispozițiile de aplicare, în special în ceea ce privește încăperile necesare, materialul și echipamentul de birou.
Articolul 17
Anexele și amendamentele aduse acordului
17.1. Prezentul acord poate fi amendat prin acordul părților. Amendamentele vor intra în vigoare în conformitate cu art. 18.
17.2. Toate amendamentele aduse prezentului acord vor fi anexate la acesta, din care vor face parte integrantă.
17.3. Anexele la prezentul acord fac parte integrantă din acesta.
Articolul 18
Intrarea în vigoare
18.1. Prezentul acord va intra în vigoare la data comunicării de către partea română a îndeplinirii procedurilor interne necesare pentru intrarea sa în vigoare.
18.2. Acordul va rămâne în vigoare până la finalizarea lucrărilor congresului și ulterior acestuia cat va fi necesar pentru desfășurarea activităților prevăzute în dispozițiile prezentului acord.
Drept care, subsemnații, împuterniciți corespunzător în acest scop, au semnat prezentul acord.
Semnat la București la 20 iunie 2003, în doua exemplare originale, fiecare dintre ele în limbile română și franceza, textul în limba franceza fiind de referința.
Pentru Guvernul României,
Dan Nica
Pentru Uniunea Poștală Universala,
Thomas Leavey
Anexa 1 ──────
la acord ──────── CONTRIBUȚIA Guvernului statului gazda pentru organizarea celui de-al 23-lea Congres al Uniunii Poștale Universale București (România), 15 septembrie - 5 octombrie 2004 Nefiind exhaustiva, aceasta enumerare va fi completată în aranjamentul stipulat la art. 16 din acord. 1. Facilități de spațiu: - sali de conferința pentru desfășurarea lucrărilor congresului; - sali pentru desfășurarea activității Secretariatului congresului; - birouri pentru președintele congresului, secretarul general și secretarul general adjunct; - sali pentru reuniuni restrânse, dacă este cazul; - sala pentru serviciul religios. 2. Echipamente și accesorii pentru birou: - casute poștale pentru fiecare participant, delegat și membru al Secretariatului congresului; - echipament audiovizual necesar pentru sonorizare (microfoane, difuzoare) și pentru prezentările audiovizuale (retroproiector, diapozitive, video, proiectie asistată de calculator) și pentru afisaj în sălile de conferința; - echipament pentru votul electronic; - rețea informatica și de telecomunicații; - mobilier și echipament de birou; - puncte de lucru, respectiv calculatoare pentru membrii Secretariatului congresului (numărul calculatoarelor se va stabili în aranjamentul stipulat la art. 16 din acord); - Guvernul statului gazda va furniza 50 de calculatoare conectate la Internet pentru uzul participanților și acces la imprimanta, fax și fotocopiere. 3. Personalul local: Personalul (logistic și tehnic) ce va fi pus la dispoziția Secretariatului congresului va fi plătit de Guvernul statului gazda. Numărul de persoane reprezentând personal pus la dispoziția Secretariatului congresului de către Guvernul statului gazda și perioada de folosire a acestuia se vor stabili de comun acord între Guvernul statului gazda și directorul general al Biroului Internațional al Uniunii. Personalul local trebuie să posede cunoștințe lingvistice suficiente. Orele de lucru se vor stabili în funcție de nevoia asigurării unei desfășurări optime a congresului. Acestea vor putea, doar în mod excepțional, să se extindă și sambetele, duminicile și în zilele de sărbătoare. 4. Servicii puse la dispoziție de Guvernul statului gazda: - serviciul telefonic intern va fi pus la dispoziția participanților congresului împreună cu o lista a numerelor de telefon necesare; - pentru toți participanții comunicațiile locale prin fax sau telefon se vor face gratuit din interiorul sediului congresului. De asemenea, Guvernul statului gazda nu va plati convorbirile telefonice internaționale și interurbane efectuate prin rețeaua fixa. Acestea vor fi suportate de cei interesați; - pentru toți participanții accesul și folosirea Internetului vor fi gratuite; - 50 de telefoane mobile cu cartela cu număr limitat de minute vor fi puse la dispoziția Secretariatului internațional; - serviciul de paza și securitate; - transportul participanților la congres, între hoteluri și locul de desfășurare a congresului, și, pentru VIP, transferul cu limuzine între aeroport și hotel; - doua mașini cu sofer vor fi puse la dispoziția secretarului general și a secretarului general adjunct; - un serviciu de informații și primire; - serviciul de înregistrare a delegaților și rezervarea centralizata la hotel; - serviciul tehnic în sălile de conferința, precum și serviciul de întreținere a echipamentelor informatice și a celorlalte echipamente; - serviciul de casute poștale (distribuirea poștei, cadourilor etc.) și de transport intern (logistica); - curățenia și întreținerea salilor.
Anexa 2 ────────
la acord ──────── CONTRIBUȚIA Uniunii pentru organizarea celui de-al 23-lea Congres al Uniunii Poștale Universale București (România), 15 septembrie - 5 octombrie 2004 Nefiind exhaustiva, aceasta enumerare va fi completată în aranjamentul stipulat la art. 16 din acord. 1. Personalul Uniunii: Perioada de folosire a personalului pus la dispoziție de către Uniune se va stabili de către directorul general al Biroului Internațional al Uniunii. Orele de lucru se vor stabili în funcție de nevoia asigurării unei desfășurări optime a congresului. Acestea vor putea, doar în mod excepțional, să se extindă și sambetele, duminicile și în zilele de sărbătoare. Interpreții necesari pentru serviciul de traducere simultană din sălile de conferința vor fi recrutati de Uniune pe cheltuiala acesteia. 2. Echipamente și accesorii: Uniunea își va asuma cheltuielile referitoare la utilizarea, pe durata congresului, a echipamentului tehnic de traducere simultană (instrumentele necesare interpreților și cele de transmisie, receptoarele și difuzoarele), echipamentul necesar pentru înregistrarea dezbaterilor. Alegerea definitivă a furnizorului se va face de către Uniune pe bază de licitație sau cerere de oferte. Uniunea va suporta costurile hârtiei și accesoriilor necesare pentru tipărirea documentelor. Uniunea va suporta cheltuielile ocazionate de închirierea aparaturii necesare fotocopierii documentelor la tipografia congresului și în cadrul Secretariatului internațional. Alegerea definitivă a furnizorului se va face de către Uniune pe bază de licitație sau cerere de oferte. 3. Servicii puse la dispoziția Uniunii: - centru de documentare (punerea la dispoziție a documentelor de lucru și a documentelor de referința). Personalul va fi pus la dispoziție parțial de Uniune, parțial de Guvernul statului gazda. ────────────────
Textul este prelucrat automat din sursa indicată; numerotarea și legăturile pot conține erori. Referințele subliniate duc la actele citate, așa cum au fost identificate de noi.