Procedura din 5 iulie 2006

Prelevarea de eșantioane poate fi efectuată de eșantionorul acreditat oficial în acest scop de autoritatea oficială și sub supravegherea acesteia.

Eșantionorii trebuie să îndeplinească următoarele condiții pentru a putea fi acreditați:

a) să fie independenți în activitatea de eșantionare;

b) să aibă calificările tehnice necesare;

c) să nu aibă interese personale în luarea măsurilor ce se impun;

d) să nu obțină niciun profit personal necuvenit din prelevarea de eșantioane;

e) să aibă experiență și pregătire corespunzătoare în domeniu;

f) să lucreze în conformitate cu regulile și normele în vigoare;

g) să posede echipament adecvat pentru eșantionare;

h) să își demonstreze competența privind:

(i) înțelegerea termenului lot de sămânță și a factorilor care afectează uniformitatea lotului;

(îi) înțelegerea importanței preciziei operațiunii de eșantionare;

(iii) capacitatea de eșantionare folosind tehnici, proceduri și echipamente corecte;

(iv) întocmirea corectă a documentului de prelevare și însoțire a eșantioanelor (proces-verbal).

Persoana fizică independentă sau operatorul economic angajator înregistrat, după caz, trebuie să depună la ITCSMS sau la LCCSMS în a cărui zonă teritorială își desfășoară activitatea specifică o cerere-tip, în două exemplare, împreună cu toate documentele prevăzute, conform modelului prevăzut în anexa nr. 1, prin care să solicite acreditarea. În cerere se precizează specia sau grupa de specii pentru care se solicită acreditarea eșantionorului.

Documentele solicitate la înscrierea pentru acreditare sunt:

a) copie xerox de pe autorizația de producere, prelucrare sau comercializare a semințelor, vizată pentru anul în curs, în cazul persoanelor fizice sau juridice angajatoare prevăzute la art. 1 alin. (1) lit. c);

b) copie xerox de pe statutul operatorului economic înregistrat, cu specificarea obiectului de activitate, în cazul persoanelor fizice sau juridice angajatoare prevăzute la art. 1 alin. (1) lit. b) și c);

c) copie xerox de pe certificatul de înmatriculare eliberat de oficiul registrului comerțului de pe lângă camera de comerț și industrie, în cazul persoanelor fizice sau juridice angajatoare prevăzute la art. 1 alin. (1) lit. b) și c);

d) copie xerox de pe certificatul de înregistrare fiscală, în cazul persoanelor fizice sau juridice angajatoare prevăzute la art. 1 alin. (1) lit. b) și c);

e) dosarul de prezentare a persoanei fizice independente sau a persoanei angajate care urmează să se ocupe de prelevarea de eșantioane în vederea efectuării testării semințelor, care va cuprinde:

(i) copie de pe diploma de studii;

(îi) curriculum vitae;

(iii) copie de pe carnetul de muncă sau contractul de colaborare.

Înscrierea pentru acreditare oficială este acceptată numai dacă documentația este corect întocmită, în conformitate cu prezentele proceduri, condiții și reguli.

Contravaloarea prestației de acreditare este achitată de persoana fizică independentă sau de operatorul economic angajator, la acceptarea cererii și înregistrarea acesteia.

Eșantionorii candidați la acreditare oficială trebuie să aibă calificările tehnice necesare și pregătire de specialitate, obținute în cadrul instruirilor organizate în condițiile aplicate eșantionorilor oficiali, confirmați prin examinare oficială. Eșantionarea se efectuează în conformitate cu legislația în vigoare.

Autoritatea oficială verifică cunoștințele eșantionorilor candidați la acreditare prin:

a) testare scrisă și interviu privind cunoașterea regulilor, normelor și standardelor în vigoare, la care candidatul la acreditare trebuie să obțină minimum nota 8;

b) proba practică privind eșantionarea loturilor de sămânță care constă în prelevarea a cel puțin 20 de eșantioane. Acestea sunt prelevate atât de candidatul la acreditare, cât și de eșantionorul oficial, din aceleași loturi de sămânță, în termen cât mai apropiat posibil, iar rezultatele testelor oficiale ale eșantioanelor se compară cu rezultatele testelor eșantioanelor prelevate de candidatul la acreditare, pentru a se stabili încadrarea în limitele de toleranță. Candidatul la acreditare se consideră admis la proba practică dacă rezultatele comparate se încadrează în limitele de toleranță la minimum 90% dintre eșantioane.

Auditul, efectuat de autoritatea oficială în vederea acreditării eșantionorilor, trebuie să constate dacă se respectă cerințele specifice din legislația în vigoare. În urma efectuării auditului în vederea acreditării, echipa de auditori eliberează un raport de audit.

Raportul de audit se transmite în scris operatorului economic angajator sau persoanei fizice independente care a cerut acreditarea, în termen de 20 de zile, astfel:

a) dacă raportul de audit este favorabil, se stabilește data la care urmează să se semneze contractul de acreditare oficială și să se elibereze certificatul de acreditare oficială;

b) în cazul unui raport de audit nefavorabil, operatorul economic care a cerut acreditarea sau persoana fizică independentă este informată despre respingerea acreditării. În termen de 30 de zile de la data comunicării deciziei de respingere a acreditării, operatorul economic sau persoana fizică independentă anunță autoritatea oficială dacă:

(i) renunță la cererea pentru acreditare, caz în care dosarul este clasat;

(îi) menține cererea de acreditare, caz în care se depune cerere cu documentația reactualizată pentru începerea unui al doilea audit;

(iii) face contestație la INCS împotriva deciziei de respingere a acreditării.

Eșantionorul acreditat oficial este o persoană fizică independentă sau o persoană angajată de persoane fizice ori juridice ale căror activități implică sau nu implică producția de sămânță, recolta de sămânță, prelucrarea sau comercializarea seminței, acreditată de autoritatea oficială pentru a preleva din loturile de sămânță eșantioane destinate testării în laborator sub supraveghere oficială.

Eșantionorul acreditat oficial angajat, în cazul în care activitatea implică producția de sămânță, poate realiza prelevări de eșantioane din loturile de sămânță proprietate a angajatorului său, ambalate, închise, etichetate și sigilate, în afara cazului în care există un alt acord între angajatorul său, solicitantul de certificare a semințelor și autoritatea oficială.

Operatorul economic angajator, în cazul persoanei angajate de persoane fizice sau juridice ale căror activități implică sau nu implică producția de sămânță, recolta de sămânță, prelucrarea sau comercializarea seminței, asigură autoritatea oficială că eșantionorul acreditat oficial este liber de orice presiune în desfășurarea activității de eșantionare.

Operatorul economic angajator sau eșantionorul acreditat oficial independent, după caz, achită autorității oficiale contravaloarea serviciilor de acreditare/reacreditare prestate, precum și a celor de supraveghere și monitorizare a activității de eșantionare.

În ceea ce privește responsabilitățile față de autoritatea oficială, eșantionorul acreditat oficial este asimilat cu eșantionorul oficial.

Eșantionorul acreditat oficial efectuează eșantionarea în următoarele condiții obligatorii:

a) primește comanda scrisă de eșantionare, în care vor fi menționate cel puțin următoarele date:

(i) specia;

(îi) soiul;

(iii) categoria biologică;

(iv) anul recoltei;

(v) numărul lotului;

(vi) greutatea lotului;

(vii) numărul de ambalaje;

(viii) analizele solicitate;

(ix) numele și semnătura persoanei care dă comanda;

b) verifică cel puțin:

(i) identitatea lotului conform comenzii de eșantionare;

(îi) dacă lotul corespunde din punctul de vedere al depozitării, identității, accesibilității, marcării, etichetării și sigilării;

c) utilizează echipament standardizat, adecvat pentru eșantionare;

d) respectă intensitatea de eșantionare prevăzută în standardele, regulile și normele tehnice în vigoare;

e) lotul trebuie să fie omogen;

f) prelevează eșantioane numai în prezența responsabilului cu calitatea sau a unui alt reprezentant al deținătorului de semințe.

Eșantionul de laborator obținut prin omogenizarea și divizarea eșantionului compus va fi ambalat și sigilat astfel încât să nu fie afectată integritatea lui. Datele de pe eticheta eșantionului de laborator trebuie să asigure corespondența dintre lot și eșantion.

Eșantionul este însoțit la laboratorul de testare a semințelor de un document oficial de eșantionare (proces-verbal), care va cuprinde cel puțin datele următoare:

a) specia;

b) soiul;

c) categoria biologică;

d) anul recoltei;

e) numărul lotului;

f) greutatea lotului;

g) numărul de ambalaje;

h) analizele solicitate;

i) data eșantionării;

j) mențiunea "netratat", "tratat" și, eventual, substanța de tratare;

k) numele, semnătura și ștampila eșantionorului acreditat;

l) alte mențiuni.

Eșantionorul acreditat oficial nu are competența să preleveze eșantioane din loturile de semințe:

a) care fac obiectul unui litigiu;

b) care sunt destinate exportului;

c) care fac obiectul analizelor speciale;

d) care sunt destinate supravegherii și monitorizării.

Eșantionorul acreditat oficial, în cazul când este o persoană angajată, nu are competența să preleveze eșantioane din loturile de sămânță care nu sunt proprietatea angajatorului său, în afara cazului în care există un alt acord între angajatorul său, solicitantul de certificare și autoritatea oficială.

O proporție a eșantioanelor din loturile de semințe trebuie prelevată pentru postcontrol de către eșantionorul acreditat oficial. Eșantioanele respective sunt expediate la autoritatea oficială. Eșantioanele sunt prelevate în conformitate cu precizările specificate în legislația în vigoare.

Când se eșantionează automat, operațiunile trebuie să corespundă prezentelor proceduri, condiții și reguli și să fie supravegheate de autoritatea oficială.

Eșantionorul acreditat oficial trebuie să își mențină un nivel ridicat de pregătire teoretică și practică prin:

a) participarea periodică la instruiri;

b) cunoașterea modificărilor apărute în regulile și normele tehnice în vigoare privind prelevarea de eșantioane din loturile de semințe, însușindu-și orice schimbare;

c) efectuarea permanentă a activității de eșantionare, fără întreruperi de lungă durată, iar în cazul unei întreruperi justificate pe o perioadă mai mare de 9 luni, se va face retestarea persoanei acreditate.

Eșantionorul acreditat oficial trebuie să fie instruit, testat sau retestat prin cursuri de pregătire similare celor pentru eșantionorul oficial și trebuie atestat prin examinare oficială.

Autoritatea oficială trebuie să dispună de personal specializat, de echipamente și alte facilități necesare pentru a realiza expertize tehnice privind acreditarea și supravegherea eșantionorilor loturilor de sămânță.

Autoritatea oficială comunică operatorului economic angajator sau persoanei fizice independente acceptul pentru înscrierea la acreditare sau motivele pentru care înscrierea nu poate fi acceptată, în termen de 5 zile lucrătoare de la data depunerii solicitării împreună cu întreaga documentație solicitată.

Autoritatea oficială asigură accesul la informații, documentație și îndrumă eșantionorul înainte și după acreditare.

Autoritatea oficială trebuie:

a) să furnizeze date cu privire la sistemul de acreditare a eșantionorilor;

b) să furnizeze proceduri relevante pentru sigilarea, etichetarea și eșantionarea loturilor de semințe;

c) să organizeze instruiri și aplicații practice pe probleme de eșantionare;

d) să testeze candidatul la acreditare și să retesteze eșantionorul acreditat oficial sau eșantionorul acreditat oficial independent;

e) să aducă la cunoștință candidatului la acreditare rezultatul testării în termen de 24 de ore de la obținerea rezultatelor verificării de la proba scrisă;

f) să încheie un contract de acreditare oficială cu operatorul economic angajator și eșantionorul acreditat oficial sau cu eșantionorul acreditat oficial independent, după caz, care a trecut probele de verificare în vederea acreditării, și să elibereze certificatul de acreditare oficială pentru eșantionorul acreditat oficial;

g) să organizeze audituri și să monitorizeze activitatea de eșantionare, etichetare și sigilare;

h) să verifice dacă echipamentele de eșantionare folosite de eșantionorul acreditat oficial sunt cele prevăzute de regulile și normele în vigoare;

i) să inițieze acțiuni preventive în scopul eliminării unor posibile neconformități sau a altor situații nedorite;

j) să inițieze acțiuni corective sau să retragă acreditarea dacă acțiunile corective nu sunt întreprinse;

k) să asigure identificarea eșantionorului acreditat oficial printr-un număr unic și o ștampilă personală.

Pe tot parcursul activității de acreditare se va menține confidențialitatea informațiilor obținute la toate nivelurile.

Autoritatea oficială trebuie să se asigure că eșantionorul acreditat oficial:

a) este liber de orice presiune ce poate afecta negativ calitatea muncii desfășurate;

b) este independent în luarea deciziilor;

c) este imparțial când efectuează prelevări de eșantioane;

d) nu obține niciun profit personal din prelevarea de eșantioane.

Autoritatea oficială trebuie să aibă certitudinea că eșantionorul acreditat oficial respectă în totalitate regulile și normele în vigoare, iar activitatea pe care o desfășoară acesta este adecvată și eficientă pentru scopul propus. Această certitudine poate fi obținută în mod obiectiv prin intermediul unui audit.

Auditorii care efectuează auditul eșantionorului acreditat oficial sunt auditori oficiali ai LCCSMS sau ITCSMS, recunoscuți de INCS. Auditorii sunt instruiți de LCCSMS sau de alte autorități similare din statele membre ale Comunității Europene.

Autoritatea oficială va lua în calcul, în cazul eșantionorului acreditat oficial:

a) un sistem de control al întregii documentații referitoare la activitatea acestuia;

b) reactualizarea documentației specifice necesare;

c) verificarea documentelor eliberate, asigurarea că amendamentele sau schimbările aduse unor documente sunt autorizate, procesate și implementate într-o manieră eficientă și rapidă;

d) reexaminarea cunoștințelor acestuia în ceea ce privește toate schimbările publicate în documentația de specialitate;

e) rezultatele supravegherii și monitorizării acestuia și a loturilor eșantionate de acesta.

Auditul se efectuează la fiecare 3 ani în vederea reacreditării, la cererea operatorului economic angajator sau a eșantionorului acreditat oficial independent, iar în cazul în care s-au identificat neconformități, auditul se efectuează anual sau la intervale mai scurte. Perioada de 3 ani începe de la data acreditării.

Documentele pe care trebuie să le depună operatorul economic sau eșantionorul acreditat oficial independent în vederea reacreditării sunt:

a) cererea de reacreditare, care se depune la autoritatea oficială, în două exemplare, cu cel puțin 3 luni înainte de data expirării valabilității certificatului de acreditare oficială;

b) documentația necesară la acreditare, reactualizată;

c) alte documente solicitate, după caz, de către autoritatea oficială.

Data efectuării auditului în vederea reacreditării va fi stabilită de autoritatea oficială de comun acord cu solicitantul, dar nu mai târziu de 3 luni de la data expirării valabilității certificatului de acreditare oficială.

În termen de 15 zile de la data efectuării auditului în vederea reacreditării, auditorii autorității oficiale întocmesc un raport de audit în 3 exemplare, din care două exemplare rămân la autoritatea oficială, iar un exemplar va fi înmânat operatorului economic angajator sau eșantionorului acreditat oficial independent, verificat, după caz. Termenul de 15 zile în care auditorii autorității oficiale întocmesc un raport de audit, în cazul alin. (3), trebuie să se încadreze în termenul prevăzut la acest alineat.

În urma auditului efectuat de autoritatea oficială, dacă raportul de audit este favorabil, se încheie un nou contract de acreditare oficială și se eliberează un nou certificat de acreditare oficială.

În urma auditului efectuat de autoritatea oficială, dacă raportul de audit este nefavorabil, se retrage certificatul de acreditare oficială, iar contractul de acreditare oficială se consideră nul. Operatorul economic angajator sau persoana fizică independentă poate să decidă dacă depune cerere cu documentația reactualizată pentru începerea unui alt audit sau face contestație la INCS împotriva deciziei de respingere.

Supravegherea eșantionorilor acreditați oficial este efectuată anual de către autoritatea oficială astfel:

a) prin eșantionarea și testarea oficială a minimum 5% din loturile eșantionate de eșantionorul acreditat oficial. Această proporție este în principiu egal distribuită pentru persoanele fizice și juridice cu sămânță intrată pentru certificare și din speciile intrate. Proporția poate fi mai mare atunci când există dubii specifice. Proporția de minimum 5% nu se aplică eșantionării automate. Eșantioanele de verificare se prelevează de un eșantionor oficial prin alegerea randomizată a loturilor;

b) rezultatele obținute în urma determinărilor efectuate pe eșantioanele de semințe prelevate oficial sunt comparate cu rezultatele obținute în urma determinărilor efectuate pe eșantioanele de semințe prelevate de eșantionorul acreditat oficial, verificându-se încadrarea acestora în limitele de toleranță;

c) încadrarea în limitele de toleranță este obligatorie pentru toate eșantioanele prelevate. Atunci când diferența depășește limitele de toleranță admise, autoritatea oficială va stabili unele măsuri corective. În urma aplicării măsurilor corective, rezultatele obținute sunt transmise autorității oficiale. Dacă nici în urma acțiunilor corective rezultatele nu se încadrează în limitele de toleranță, acreditarea eșantionorului acreditat oficial este retrasă. În acest caz autoritatea oficială ia măsuri ca orice certificare a seminței eșantionate să fie anulată, cu excepția cazului când se poate demonstra că totuși această sămânță îndeplinește toate condițiile prevăzute în reguli și norme;

d) loturile de sămânță din care s-au prelevat eșantioane și s-au efectuat teste sub supraveghere oficială, menționate la alin. (1) lit. a), trebuie identificate și marcate oficial.

După încheierea determinărilor, autoritatea oficială întocmește un raport de supraveghere. Un exemplar al raportului rămâne la autoritatea oficială, un exemplar la operatorul economic angajator și unul la eșantionorul acreditat oficial al angajatorului sau la eșantionorul acreditat oficial independent, după caz.

Autoritatea oficială poate lua măsuri suplimentare pentru efectuarea eșantionării sub supraveghere oficială.