Hotărârea nr. 3/2008
pentru aprobarea Normei nr. 2/2008 privind organizarea activității de arhivă la administratorii de fonduri de pensii private
abrogat
Legături cu alte acte
Ce i s-a întâmplat acestui act
Abrogat prin 1
- Hotărârea nr. 3/2013 3 iulie 2013 pentru aprobarea Normei nr. 1/2013 privind organizarea activității de arhivă a administrat…
Stă la baza 1
- Decizia nr. 808/2008 29 august 2008 privind suspendarea, la cerere, a desfășurării activității de broker de asigurare de către…
În temeiul dispozițiilor
art. 23 lit. f) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 50/2005
privind înființarea, organizarea și funcționarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, aprobată cu modificări și completări prin
având în vedere prevederile
art. 15 alin. (1) lit. l) din Legea nr. 204/2006
privind pensiile facultative, cu modificările și completările ulterioare, ale art. 57 alin. (1) lit. k), ale art. 66 alin. (2) și ale
art. 70 lit. h) din Legea nr. 411/2004
privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare,
în baza hotărârii luate în ședința Consiliului Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private din data de 22 ianuarie 2008,
Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private emite următoarea hotărâre:
Articolul 1
Se aprobă
Norma nr. 2/2008
privind organizarea activității de arhivă la administratorii de fonduri de pensii private, prevăzută în anexa care face parte integrantă din prezenta hotărâre.
Articolul 2
Prezenta hotărâre și norma menționată la art. 1 se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, și pe site-ul Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private (www.csspp.ro).
Articolul 3
Departamentul autorizare-reglementare împreună cu Secretariatul tehnic și cu directorul general vor urmări ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei hotărâri.
Președintele Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, Mircea Oancea București, 22 ianuarie 2008. Nr. 3.
Anexa NORMA Nr. 2/2008
privind organizarea activității de arhivă la administratorii
de fonduri de pensii private
Având în vedere prevederile
art. 15 alin. (1) lit. l) din Legea nr. 204/2006
privind pensiile facultative, cu modificările și completările ulterioare, ale art. 57 alin. (1) lit. k), ale art. 66 alin. (2) și ale
art. 70 lit. h) din Legea nr. 411/2004
privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare,
în temeiul dispozițiilor
art. 23 lit. f) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 50/2005
privind înființarea, organizarea și funcționarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, aprobată cu modificări și completări prin
Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, denumită în continuare Comisie, emite prezenta normă.
Capitolul I Dispoziții generale
Articolul 1
Prezenta normă reglementează organizarea activității de arhivă a fiecărui administrator de fonduri de pensii private.
Articolul 2
Administratorii de fonduri de pensii private răspund de evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor create și deținute, în condițiile prevederilor
Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 , cu modificările și completările ulterioare, ale
privind arhivarea documentelor în formă electronică și ale prezentei norme.
Articolul 3
Administratorii de fonduri de pensii private au obligația de a înființa compartimente de arhivă, organizate în funcție de complexitatea și de cantitatea documentelor pe care le creează sau le dețin.
Articolul 4
Termenii și expresiile utilizate în prezenta normă au semnificația prevăzută la
art. 2 din Legea nr. 204/2006
privind pensiile facultative, cu modificările și completările ulterioare, respectiv la
art. 2 din Legea nr. 411/2004
privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările și completările ulterioare, precum și în legislația specifică privind activitatea de arhivă.
Capitolul II Obligațiile administratorilor de fonduri de pensii private
Articolul 5
Administratorii de fonduri de pensii private au obligația de a crea și de a deține documente care să ateste atât activitatea curentă, cât și activitatea de administrare a fondurilor de pensii private, inclusiv evidența participanților și a beneficiarilor la fondurile de pensii private.
Articolul 6
Administratorii de fonduri de pensii private au obligația de a înregistra documentele intrate, ieșite sau întocmite pentru uz intern.
Înregistrarea documentelor se va face într-un registru de intrare-ieșire, cronologic, în ordinea primirii, fără ca numerele de înregistrare atribuite documentelor să se repete.
Înregistrarea documentelor începe de la data de 1 ianuarie și se încheie la data de 31 decembrie ale fiecărui an.
Articolul 7
Fiecare administrator de fonduri de pensii private are obligația de a întocmi Nomenclatorul arhivistic al societății.
Articolul 8
Administratorii de fonduri de pensii private au obligația de a inventaria documentele și de a le preda la compartimentul de arhivă.
Documentele se grupează în dosare, potrivit Nomenclatorului arhivistic.
Predarea dosarelor la compartimentul de arhivă se efectuează pe bază de inventare și procese-verbale.
În cadrul compartimentului de arhivă, administratorii de fonduri de pensii private vor organiza depozitul de arhivă.
Până la predarea la compartimentul de arhivă a documentelor se va întocmi o evidență provizorie a acestora, pe suport electronic și pe suport de hârtie, cu obligativitatea actualizării acesteia periodic.
Articolul 9
Administratorii de fonduri de pensii private au obligația de a întocmi evidența dosarelor depuse la depozitul de arhivă, respectiv a documentelor scoase din depozit.
În cazul în care un administrator de fonduri de pensii private intenționează să scoată dosare din evidența arhivei, în vederea selecționării, transferului către un alt administrator desemnat, transferului în alt depozit de arhivă sau ca urmare a distrugerii provocate de calamități naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil și de neînlăturat, operațiunea se va efectua cu avizul Arhivelor Naționale sau, după caz, al structurilor teritoriale competente ale Arhivelor Naționale și cu notificarea Comisiei.
Articolul 10
Administratorii de fonduri de pensii private sunt obligați să elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, extrase și copii ale documentelor pe care le creează și le dețin, dacă acestea se referă la drepturi care îi privesc pe solicitanți.
Capitolul III Păstrarea documentelor și organizarea depozitului de arhivă
Articolul 11
Sediile sociale ale administratorilor de fonduri de pensii private vor fi prevăzute cu spații pentru păstrarea arhivei.
Articolul 12
Administratorii de fonduri de pensii private au obligația de a organiza depozitul de arhivă, conform legii.
Articolul 13
Administratorii de fonduri de pensii private au obligația să comunice Arhivelor Naționale sau, după caz, structurilor teritoriale competente ale Arhivelor Naționale intenția de a construi sau de a amenaja depozite de arhivă, în vederea avizării acestora.
După obținerea avizului din partea Arhivelor Naționale sau, după caz, a structurilor teritoriale competente ale Arhivelor Naționale, administratorii de fonduri de pensii private vor solicita Comisiei autorizarea respectivelor depozite de arhivă, indicând adresa exactă a acestora.
Articolul 14
Administratorii de fonduri de pensii private vor depune spre păstrare la Arhivele Naționale sau, după caz, la structurile teritoriale competente ale Arhivelor Naționale documentele cu termene permanente, potrivit Nomenclatorului arhivistic.
Prin excepție, documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile individuale ale participanților și beneficiarilor, vor fi păstrate de către administratorii de fonduri de pensii, cu obligația notificării prealabile a Arhivelor Naționale sau, după caz, a structurilor teritoriale competente ale Arhivelor Naționale și a Comisiei.
Articolul 15
În cazul în care administratorii de fonduri de pensii private vor apela la un furnizor de servicii de arhivare a documentelor, cu respectarea prevederilor
Legii nr. 16/1996 , cu modificările și completările ulterioare, vor notifica Comisiei, indicând furnizorul respectiv și datele sale de contact.
În cazul în care administratorii de fonduri de pensii private doresc să depună spre păstrare anumite documente în formă electronică în cadrul unei arhive electronice, respectând condițiile
Legii nr. 135/2007 , vor notifica Comisiei data începerii acestor activități.
În cazul în care administratorii de fonduri de pensii private vor apela la un furnizor de servicii de arhivare a documentelor în formă electronică, cu respectarea prevederilor
Legii nr. 135/2007 , vor notifica Comisiei, indicând furnizorul respectiv și datele sale de contact.
Capitolul IV Dispoziții finale
Articolul 16
Administratorul de fonduri de pensii private care își încetează activitatea are obligația de a comunică Comisiei adresa arhivei și datele de identificare și de contact ale persoanei responsabile cu administrarea arhivei societății.
Articolul 17
Administratorii de fonduri de pensii private sunt obligați să comunice în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Naționale sau, după caz, structurilor teritoriale competente ale Arhivelor Naționale, documentele care le atestă înființarea, reorganizarea sau desființarea, în condițiile legii, precum și măsurile dispuse în vederea organizării activității de arhivă a documentelor create sau deținute de aceștia.
Articolul 18
Încălcarea prevederilor prezentei norme se sancționează conform dispozițiilor legale în vigoare.
------------
Textul este prelucrat automat din sursa indicată; numerotarea și legăturile pot conține erori. Referințele subliniate duc la actele citate, așa cum au fost identificate de noi.