Memorandumul din 6 noiembrie 1985

-----------

A. Sarcinile Secretariatului

2. Rolul Secretariatului este de a oferi un sprijin continuu rețelei EUREKA, în primul rând la nivel de lucru. În plus, pe baza experienței activității EUREKA în interiorul Secretariatului și a abilității personalului de a îmbunătăți inițiativa, Secretariatul este în măsura să facă recomandări asupra dezvoltării politicilor și strategiilor, dar nu poate implementa noi inițiative fără un acord prealabil al Grupului Înalților Reprezentanți sau al Grupului Coordonatorilor Naționali de Proiecte, în concordanta cu Declarația privind rolurile și responsabilitățile, aprobată de Grupul Înalților Reprezentanți la Edinburgh, în luna aprilie 1997 (sau amendata succesiv de către grup).

3. Sarcinile Secretariatului trebuie stabilite, în detaliu, într-un plan anual de activitate, dezvoltat de către Secretariat în baza considerațiilor următoare și aprobat în concordanta cu Declarația privind rolurile și responsabilitățile.

B. Dimensiunea Secretariatului

4. În prezent, Secretariatul este alcătuit din 7 persoane detașate și 8 angajați direct. Grupul Înalților Reprezentanți va desemna una dintre persoanele detașate drept "șef al Secretariatului EUREKA".

5. Dacă Grupul Înalților Reprezentanți decide în consecință, componența Secretariatului poate fi mărită sau redusă, pe baza experienței.

C. Componența Secretariatului și reglementările conexe

(i) Naționalitatea personalului

6. Personalul detașat trebuie să constituie un grup echitabil, care să provină din țările membre EUREKA. Una dintre persoanele detașate trebuie să fie din partea Comisiei Europene. Toți membrii EUREKA pot face propuneri pentru personalul detașat.

7. Personalul angajat direct poate fi de orice naționalitate din țările membre EUREKA și trebuie să aibă permis legal de muncă în Belgia.

(ii) Rotația personalului

8. Personalul detașat va activa pe o perioada inițială de 3 ani, cu posibilitatea extinderii pe alți 2 ani, perioada de serviciu variind de la caz la caz, pentru a asigura continuitatea activității Secretariatului.

9. Nominalizările inițiale pentru personalul detașat și extinderile ulterioare vor fi aprobate de Grupul Înalților Reprezentanți. Grupul Înalților Reprezentanți poate, din motive clare, după consultări cu personalul detașat, să încheie o nominalizare înainte de perioada stabilită inițial. Fără a prejudicia reglementarea din paragraful 25, posturile personalului detașat se vor roti între țările membre EUREKA, în așa fel încât toate țările membre să aibă oportunități egale de a ocupa un post.

(iii) Nominalizarea personalului

10. Toate persoanele detașate, numite în concordanță cu paragrafele 6 - 9, vor fi nominalizate de guvernele țărilor EUREKA implicate ori de către Comisia Europeană, în consultare cu șeful Secretariatului, astfel încât să se asigure că aceste nominalizări oferă Secretariatului abilitățile necesare în concordanță cu paragraful 16.

11. Numărul posturilor în Secretariat și naționalitatea personalului care va fi numit vor fi aprobate de Grupul Înalților Reprezentanți. Funcțiile posturilor în cadrul Secretariatului vor fi aprobate de Grupul Înalților Reprezentanți, pe baza propunerilor șefilor Secretariatului.

(iv) Termenii și condițiile de angajare

12. Personalul detașat din cadrul Secretariatului va respecta principiul responsabilității, potrivit prevederilor paragrafului 14. În funcție de carierele personale și de angajament, dar nu referitor la obligațiile de serviciu în cadrul Secretariatului, persoanele detașate se vor bucura de drepturile și obligațiile convenite între personalul angajat și cel detașat. În stabilirea termenilor detașării, țările membre EUREKA vor acționa în scopul de a se asigura că termenii și condițiile serviciului sunt compatibile cu cele utilizate în alte organizații internaționale similare și, în particular, că salariile, împreună cu alocațiile nete taxe, asigurări sociale și alte deduceri, sunt comparabile cu salariile nete ale gradațiilor echivalente în alte organizații.

13. Personalul angajat direct va fi numit în baza termenilor și a condițiilor stabilite de șeful Secretariatului și este subiect pentru aprobarea bugetară din partea Grupului Înalților Reprezentanți. Așa cum este prevăzut în paragraful 19 c), toate costurile personalului de sprijin vor fi suportate de guvernele țărilor membre și de către Comisia Europeană, în concordanta cu contribuția prevăzută în anexa la prezentul memorandum în înțelegere. Nu este nici un motiv să se continue angajamentele dacă Secretariatul încetează să funcționeze în concordanță cu paragraful 25.

14. Pe perioada serviciului sau, personalul Secretariatului se va subordona șefului Secretariatului, va lucra în conformitate cu cele prevăzute în paragrafele 17 și 23 și va respecta principiul responsabilității, prevăzut în paragraful 21, precum și principiile corespunzătoare ale confidențialității. Întregul personal va lucra în spiritul unei adevărate echipe EUREKA și, în particular, va activa în interesul membrilor EUREKA, în general, și independent, în mod particular, pentru țara membra EUREKA de care este numit. Despre aceasta se va menționa clar în termenii și în condițiile de angajare de către organizația care îl detașează. Aceasta organizație va urmări ca personalul detașat să confirme, în scris, Secretariatului acceptul lui asupra acestor obligații.

15. Întregul personal va fi subiect al unei evaluări anuale a activității desfășurate, avându-se în vedere sarcinile prevăzute în planul anual de activitate. Pentru personalul detașat, evaluarea va fi făcută de către șeful Secretariatului și va fi înaintată organizațiilor care au detașat personal. O evaluare anuala pentru șeful Secretariatului va fi făcută de către președintele Grupului Înalților Reprezentanți și va fi înaintată, în mod asemănător, organizației care l-a detașat. Membrii Grupului Înalților Reprezentanți vor fi informați despre rezultatele evaluării, pe o bază confidențială.

(v) Capacitățile profesionale

16. Personalul detașat va include persoane care au experiența în afaceri, în industrie sau în sectorul public ori în colaborarea internațională în tehnologii avansate, în special referitoare la proiecte industriale. Personalul detașat va acoperi toate abilitățile și capabilitățile tehnice necesare pentru a îndeplini sarcinile ce decurg din responsabilitățile descrise în paragraful 2 și detaliate în planul anual de activitate.

(vi) Responsabilitățile șefului Secretariatului

17. Șeful Secretariatului va avea responsabilitatea generală pentru activitățile Secretariatului și se va subordona președintelui Grupului Înalților Reprezentanți, respectând principiul responsabilității prevăzut în paragraful 21.

D. Alte probleme

(i) Entitate legală

18. Secretariatul va fi o entitate legală independentă, o "asociație internațională fără scop lucrativ" (AISBL) sub jurisdicția legislației belgiene. Secretariatul va avea puterea să între în angajamente contractuale cu furnizorii de bunuri și servicii necesare. Secretariatul va răspunde în fața legii pentru actele și omisiunile personalului sau care activează în funcție de capacitatea profesională.

(ii) Finanțare

19. Cheltuielile Secretariatului se vor referi la:

a) toate costurile referitoare la salarii, pensii, expatriere și alocații ulterioare, acomodare, călătorii spre rezidență privată vor fi asigurate de țările EUREKA care și-au nominalizat personalul (așa cum este definit în paragraful 10);

b) cheltuielile de oficiu, incluzând închirieri, utilități, echipamentul inițial al oficiului, vor fi acoperite de țara unde Secretariatul își are sediul;

c) alte costuri vor fi acoperite de țările membre în concordanta cu contribuția prevăzută în anexa la prezentul memorandum de înțelegere.

20. Secretariatul va pregăti proiecte de buget pentru fiecare an calendaristic pentru cheltuielile prevăzute în paragraful 19, care vor fi prezentate spre aprobare Grupului Înalților Reprezentanți de către șeful Secretariatului EUREKA. Conturile anuale ale Secretariatului vor fi auditate în concordanță cu legea belgiană.

(iii) Responsabilități

21. În concordanță cu secțiunea 2.3 a Declarației de principii de la Hanovra, Secretariatul va fi înființat "sub responsabilitatea Conferinței EUREKA a miniștrilor". Secretariatul va răspunde în fața Grupului Înalților Reprezentanți, între întâlnirile Conferinței ministeriale, și a președintelui grupului, între întâlnirile grupului.

(iv) Limbile

22. Secretariatul va primi și va stoca informații în oricare dintre cele cinci limbi utilizate în cadrul întâlnirilor EUREKA. Secretariatul va difuza informațiile în limba în care au fost primite. Secretariatul poate difuza informațiile în celelalte limbi utilizate în cadrul întâlnirilor EUREKA, la cererea și pe cheltuiala membrilor EUREKA implicați.

E. Reguli interne de oficiu

23. Activitatea cotidiană în Secretariat se va desfășura în conformitate cu Regulile interne de oficiu (Manualul), care va fi pregătit de șeful Secretariatului în consultare cu personalul sau, aprobat de către Președinție și prezentat Grupului Înalților Reprezentanți pentru confirmare. Orice schimbări în aceste reguli trebuie, de asemenea, aprobate de Președinție și prezentate Grupului Înalților Reprezentanți pentru confirmare.

F. Sediul Secretariatului

24. Sediul Secretariatului va fi stabilit la Bruxelles.

G. Intrarea în vigoare a amendamentelor la memorandumul de înțelegere

25. Acest memorandum de înțelegere va intra în vigoare după semnare. Conferința miniștrilor, în funcție de recomandarea Grupului Înalților Reprezentanți, va analiza funcționarea lui și va decide asupra continuității sale, dacă este necesar.

26. Termenii memorandumului de înțelegere pot fi amendați de către semnatari, pe baza consensului. Pe aceasta baza, amendamentele la termeni trebuie să fie făcute în cadrul conferințelor ministeriale de la Tampere din 1992, și de la Londra, din 1997.

27. Dacă o țară membră dorește să părăsească EUREKA, ea trebuie să-și încheie participarea în cadrul acestui memorandum de înțelegere la sfârșitul anului calendaristic, anunțând acest lucru cu cel puțin 3 luni înainte.