Procedura din 18 august 2009

1. Obiectivele Programului

1.1. Programul național multianual pe perioada 2002-2012 de înființare și dezvoltare de incubatoare tehnologice și de afaceri, denumit în continuare Program, are ca obiectiv general dezvoltarea sectorului întreprinderilor mici și mijlocii (IMM) din România, prin înființarea unor noi incubatoare de afaceri, precum și prin îmbunătățirea eficienței incubatoarelor de afaceri deja existente.

1.2. Politicile operaționale majore aplicabile în derularea Programului vor fi aprobate de președintele Agenției pentru Implementarea Proiectelor și Programelor pentru Întreprinderi Mici și Mijlocii, denumită în continuare AIPPIMM, iar monitorizarea implementării Programului, conform obiectivelor stabilite prin prezenta procedură, se va realiza de către oficiile teritoriale pentru întreprinderi mici și mijlocii și cooperație, denumite în continuare OTIMMC.

1.3. Programul constă în crearea unei rețele de incubatoare de afaceri în România, care va permite în principal:

a) crearea unui mediu de afaceri favorabil dezvoltării și creșterii IMM-urilor;

b) promovarea culturii antreprenoriale și îmbunătățirea performanțelor manageriale;

c) consolidarea unui sector privat dinamic, capabil să facă față forțelor concurențiale și competiției internaționale;

d) facilitarea accesului IMM-urilor la surse de finanțare, creșterea numărului de activități economice competitive, întărirea climatului investițional, precum și reducerea ratei șomajului în zonele-țintă;

e) dezvoltarea mediului economic local, regional, național și internațional, prin utilizarea mai eficientă a potențialului economic și uman existent în zonă;

f) înființarea și dezvoltarea de IMM-uri inovative, capabile să utilizeze în mod eficient resursele existente și care, la finalul perioadei de incubare, se vor afla într-o situație stabilă din punct de vedere financiar;

g) crearea unei relații eficiente între potențialul tehnologic și antreprenorial al zonelor-țintă;

h) dezvoltarea unei infrastructuri de afaceri capabile să facă față presiunilor concurențiale;

i) favorizarea accesului IMM-urilor incubate la informații, servicii de consultanță profesională, surse de finanțare, precum și la servicii și echipamente specifice;

j) creșterea numărului de locuri de muncă și dezvoltarea economică a regiunilor-țintă;

k) promovarea unei cooperări strânse între principalii parteneri la nivel național, regional și local pentru realizarea unei dezvoltări economice susținute;

l) corelarea activităților incubatoarelor de afaceri cu cele ale operatorilor economici existenți în zonă.

1.4. Prezenta procedură instituie o schemă de ajutor de minimis. Acordarea ajutoarelor de minimis în cadrul Programului se va face numai cu respectarea criteriilor privind ajutorul de minimis prevăzute în

Regulamentul (CE) nr. 1.998/2006

al Comisiei din 15 decembrie 2006 privind aplicarea

articolelor 87

și

88 din tratat

ajutoarelor de minimis.

1.5. Cadrul legal

Programul se derulează pe perioada 2002-2012, conform:

a) prevederilor

Hotărârii Guvernului nr. 290/2006

pentru aprobarea Strategiei de stimulare a dezvoltării rețelei naționale de incubatoare de afaceri, conform cărora "Strategia va asigura crearea și consolidarea unei rețele naționale de incubatoare în România, prin dezvoltarea unor programe integrate de susținere a acestora, până în 2013";

b) prevederilor anexei nr. 3/21/27 la

Legea bugetului de stat pe anul 2009 nr. 18/2009 , cu modificările și completările ulterioare;

c) Planului de acțiune al Programului de țară pentru România 2005-2009, aprobat de Guvernul României și Programul Națiunilor Unite pentru Dezvoltare, în baza Acordului-standard de asistență pentru dezvoltare, semnat de ambele părți la 23 ianuarie 1991, completat de Acordul pentru amendarea Acordului dintre Guvernul României și Programul Națiunilor Unite pentru Dezvoltare, semnat la 23 aprilie 2004;

d) prevederilor

art. 4 alin. (1) lit. A pct. 9 din Hotărârea Guvernului nr. 65/2009

privind înființarea, organizarea și funcționarea Agenției pentru Implementarea Proiectelor și Programelor pentru Întreprinderi Mici și Mijlocii, conform cărora Agenția "exercită calitatea de Agenție națională de execuție în implementarea Programului național multianual de înființare și dezvoltare de incubatoare de afaceri, derulat conform Memorandumului de înțelegere încheiat cu Programul Națiunilor Unite pentru Dezvoltare România (PNUD)";

e) prevederilor

Hotărârii Guvernului nr. 482/2005

pentru aprobarea suplimentării bugetului Programului național multianual pe perioada 2002-2005 de înființare și dezvoltare de incubatoare tehnologice și de afaceri prin contribuția obținută de către Guvernul României din partea Guvernului Japoniei și provenind din Fondul de contrapartidă și ale Convenției de utilizare a Fondului de contrapartidă, încheiată între Ministerul Finanțelor Publice, în calitate de "gestionar" al Fondului de contrapartidă, și PNUD, în calitate de "beneficiar";

f) Memorandumului din 30 martie 2009 (Memorandum din 2009) de înțelegere dintre Agenția pentru Implementarea Proiectelor și Programelor pentru Întreprinderi Mici și Mijlocii din România și Programul Națiunilor Unite pentru Dezvoltare privind Programul național multianual pe perioada 2002-2012 de înființare și dezvoltare de incubatoare tehnologice și de afaceri;

g) Acordului de cofinanțare pentru Programul național multianual pe perioada 2002-2012 de înființare și dezvoltare de incubatoare tehnologice și de afaceri.

2. Bugetul Programului

2.1. Contribuția AIPPIMM pentru anul 2009 este de 2.000.000 lei, în conformitate cu prevederile anexei nr. 3/21/27 la

Legea nr. 18/2009 , cu modificările și completările ulterioare, și va fi distribuită în funcție de Planul de acțiuni propus de PNUD și aprobat de președintele AIPPIMM.

2.2. Contravaloarea alocației de la bugetul Programului pentru reabilitarea spațiilor fiecărei locații destinate desfășurării activității de incubare este de maximum 500.000 lei pentru incubatoarele noi și de maximum 200.000 lei pentru incubatoarele existente, aprobate pentru a intră în procesul de modernizare și/sau de extindere. Pentru dotarea și utilarea incubatoarelor noi se va aloca o sumă maximă de 130.000 lei, iar pentru reutilări, ca urmare a uzurii fizice și morale a dotărilor și echipamentelor existente la incubatoarele în funcțiune, o sumă de 50.000 lei.

2.3. Fondurile destinate Programului vor fi distribuite cu titlu de alocații financiare nerambursabile, în conformitate cu prezenta procedură, după cum urmează:

a) fonduri alocate pentru amenajarea și reabilitarea spațiilor destinate desfășurării activității de incubare, incluzând în limita fondurilor disponibile și achiziționarea de echipamente de calcul, mobilier și altele asemenea, necesare pentru dotarea corespunzătoare a incubatoarelor de afaceri;

b) fonduri alocate pentru activitățile specifice perioadei de preincubare, precum și pentru administrarea incubatoarelor de afaceri;

c) fonduri destinate susținerii activităților specifice incubatoarelor de afaceri, materializate prin alocații financiare periodice nerambursabile, alocate în condițiile prevăzute de prezenta procedură;

d) alocații financiare nerambursabile oferite firmelor incubate pentru achiziționarea de echipamente necesare începerii activității (start-up) - maximum 20.000 lei pentru fiecare firmă incubată nou-înființată;

e) alocații financiare nerambursabile oferite firmelor incubate pentru rambursarea parțială a costurilor cu utilitățile, servicii specializate.

2.4. Fondurile derulate prin intermediul Programului vor fi transferate prin PNUD. În calitate de agenție de implementare, PNUD poate transfera fondurile derulate în cadrul Programului prin intermediul autorităților publice locale responsabile la nivel regional de implementarea Programului, precum și prin intermediul administratorilor de incubatoare în baza unor conturi bancare cu destinații speciale, deschise în condițiile legii numai cu aprobarea AIPPIMM.

2.5. Autoritățile publice locale sau administratorii de incubatoare prevăzuți la pct. 2.4 vor transfera fondurile către beneficiarii finali numai în condițiile prestabilite și numai ca urmare a aprobărilor transmise în scris de către AIPPIMM.

2.6. Bugetul poate fi suplimentat cu surse atrase de la alți parteneri numai cu avizul PNUD și cu aprobarea președintelui AIPPIMM.

2.7. Contribuția PNUD pentru finanțarea Programului este de 10% din contribuția alocată de AIPPIMM de la bugetul de stat, conform Acordului de cofinanțare dintre AIPPIMM și PNUD.

2.8. Alocațiile sus-menționate vor putea fi modificate prin decizia președintelui AIPPIMM, în limita fondurilor disponibile, numai în baza unei justificări corespunzătoare prezentate de PNUD și OTIMMC.

2.9. În cadrul Programului, autoritățile responsabile de implementarea acestuia la nivel național și autoritățile publice locale partenere vor acorda alocații financiare nerambursabile și vor pune la dispoziția incubatoarelor de afaceri facilitățile necesare pentru a asigura funcționalitatea acestora în beneficiul IMM-urilor selectate în cadrul Programului.

3. Beneficiarii eligibili

3.1. Beneficiarii Programului sunt potențiali întreprinzători care intenționează să înființeze o întreprindere în conformitate cu legislația națională sau întreprinderi deja înființate, cu cel mult 2 ani de activitate de la data înregistrării cererii pentru înscrierea în incubator, care, la data solicitării, îndeplinesc cumulativ condițiile de încadrare în categoria IMM-urilor, stabilite de

Legea nr. 346/2004

privind stimularea înființării și dezvoltării întreprinderilor mici și mijlocii, cu modificările și completările ulterioare, precum și criteriile de eligibilitate prevăzute în prezenta procedură.

3.2. În cadrul Programului sunt definite ca IMM-uri nou-înființate acele societăți care îndeplinesc cumulativ următoarele condiții:

a) prezintă, în termen de 30 de zile de la data selecției, dovada înmatriculării întreprinderii la oficiul registrului comerțului de pe lângă tribunalul unde își are sediul întreprinderea;

b) au sediul în sfera teritorială a incubatorului de afaceri care face obiectul prezentei proceduri;

c) se încadrează în categoria IMM-urilor și sunt clasificate ca întreprinderi autonome, potrivit

Legii nr. 346/2004 , cu modificările și completările ulterioare;

d) desfășoară numai activități de producție de bunuri și/sau de prestări de servicii.

3.3. În cadrul Programului sunt definite ca IMM-uri cu istoric de funcționare IMM-urile care la data depunerii cererii de participare în cadrul Programului au o perioadă de funcționare de până la 2 ani și îndeplinesc cumulativ următoarele condiții:

a) au sediul social în zonele-țintă în care sunt amplasate incubatoarele de afaceri care fac obiectul prezentei proceduri;

b) se încadrează în categoria IMM-urilor și sunt clasificate ca întreprinderi autonome, potrivit

Legii nr. 346/2004 , cu modificările și completările ulterioare;

c) prezintă un bilanț contabil pozitiv în ultimul an fiscal;

d) au un număr mediu scriptic de minimum 3 salariați în anul fiscal anterior incubării;

e) desfășoară numai activități de producție de bunuri și/sau de prestări de servicii;

f) nu sunt în stare de faliment ori lichidare, nu au afacerile administrate de un judecător-sindic, nu au activitățile comerciale suspendate.

3.4. Beneficiarii Programului selectați în scopul incubării vor beneficia de sprijin financiar și de asistență de specialitate în cadrul Programului, ceea ce le va permite să își îmbunătățească performanțele economice și să devină în final independenți din punct de vedere financiar pe termen mediu și lung, fiind în măsură în același timp să ofere produse și servicii competitive.

3.5. Beneficiile Programului se materializează prin punerea la dispoziția beneficiarilor acestuia de spații de birouri, spații de producție, în limita disponibilității acestora în cadrul incubatorului de afaceri, închiriate în condiții avantajoase, servicii administrative prestate prin intermediul administratorului incubatorului, asistență și consultanță de specialitate acordată contra cost, la prețuri avantajoase, de către sau prin intermediul administratorului incubatorului, precum și de alocații financiare nerambursabile.

3.6. Serviciile administrative prestate de administratorul incubatorului urmăresc buna funcționare a incubatorului de afaceri, menținerea în condiții optime a spațiilor individuale puse la dispoziția beneficiarilor Programului, precum și a spațiilor comune, incluzând spațiile destinate pentru întâlniri de afaceri, expoziții, instruiri etc., prin asigurarea acestora cu utilități (energie termică, electrică, apă, gaz etc.), servicii de telecomunicații, servicii de pază, curățenie etc. De asemenea, administratorul incubatorului va presta beneficiarilor Programului, pe întreaga perioadă de incubare, servicii comune referitoare la cooperarea dintre investitori în cadrul incubatorului, prevenirea actelor ce ar putea avea un impact negativ asupra mediului, servicii de informare, documentare și secretariat etc.

3.7. Serviciile de asistență și consultanță de specialitate vor fi prestate de administratorul incubatorului, direct sau prin persoane specializate, la prețuri avantajoase, în funcție de oportunitatea și solicitarea acestor servicii de către beneficiarii Programului. Administratorii incubatoarelor vor avea un drept prioritar în raport cu alți prestatori de servicii de asistență și consultanță de specialitate, în condiții de preț și calitate egale. Aceste servicii, nelimitativ prezentate, pot fi:

a) consultanță și asistență în elaborarea planurilor de afaceri și de marketing, a studiilor de fezabilitate și a surselor și metodelor de finanțare a investițiilor în scopul contractării altor finanțări nerambursabile complementare;

b) consultanță și instruire în managementul afacerilor și managementul investițiilor;

c) asistență în procesul de dezvoltare de noi produse și servicii;

d) asistență pentru dezvoltarea de parteneriate naționale și internaționale;

e) servicii de training, traduceri și publicitate;

f) consultanță privind protejarea drepturilor de proprietate intelectuală și industrială;

g) asistență pentru corelarea activităților beneficiarilor Programului cu cele ale întreprinderilor existente în zonă;

h) asistență în scopul diversificării capacității beneficiarilor Programului de a-și comercializa produsele și/sau serviciile în afara zonei de amplasare a incubatorului de afaceri;

i) asistență în desfășurarea activităților de selecție și recrutare de personal;

j) asistență pentru implementarea procedurilor specifice de lucru în conformitate cu normele europene în domeniul calității.

3.8. Nu beneficiază de prevederile Programului, fără a se limita la acestea: societățile bancare, societățile de asigurare și reasigurare, societățile de administrare a fondurilor financiare de investiții, societățile de valori imobiliare, societățile cu activitate principală de comerț, activități de intermedieri financiare, activități auxiliare intermedierilor financiare, activități de intermedieri imobiliare, întreprinderile din sectoarele de activitate referitoare la producția, prelucrarea și comercializarea produselor agricole, precum și cele din industria de pescuit și din industria carboniferă.

3.9. De asemenea, nu pot beneficia de alocații financiare nerambursabile în cadrul Programului operatorii economici care au primit, cumulat pe parcursul ultimilor 3 ani fiscali (2 ani fiscali precedenți și anul fiscal în curs), ajutoare de minimis (fie din surse publice naționale, fie din surse comunitare) în valoare totală de 200.000 euro. Operatorii economici care vor depăși acest prag prin însumarea alocației financiare nerambursabile acordate prin Program cu alte ajutoare de minimis primite în ultimii 3 ani fiscali pot beneficia de finanțare numai până la atingerea plafonului de 200.000 euro.

3.10. Responsabilitățile beneficiarilor Programului

3.10.1. Pe întreaga perioadă de derulare a Programului, beneficiarii acestuia se obligă să respecte condițiile contractuale asumate prin contractul-cadru de incubare încheiat cu administratorul incubatorului, precum și toate modificările sau completările subsecvente ale acestuia.

3.10.2. Participarea beneficiarilor la Program este condiționată de îndeplinirea cumulativă a următoarelor condiții:

a) înființarea, în primul an de funcționare în incubatorul de afaceri, a cel puțin 3 locuri de muncă și menținerea acestora pe întreaga perioadă de derulare a Programului;

b) luarea tuturor măsurilor necesare, precum și depunerea tuturor diligențelor menite să sporească performanțele economice, materializate prin creșterea cifrei de afaceri pe fiecare an fiscal;

c) încheierea de contracte comerciale cu parteneri economici și din afara ariei geografice de amplasare a incubatorului de afaceri;

d) îndeplinirea tuturor obligațiilor exigibile de plată a impozitelor, taxelor și datoriilor către bugetul de stat și/sau bugetele locale;

e) obligația de a pleca din incubator după terminarea perioadei de incubare de 3 ani. Derogări în acest sens se pot obține numai la recomandarea administratorului și cu aprobarea AIPPIMM, însă fără continuarea sprijinului financiar.

3.10.3. Neîndeplinirea din culpă a obligațiilor prezentate mai sus va putea atrage rezilierea contractului de incubare și excluderea beneficiarului din cadrul Programului, precum și aplicarea măsurilor prevăzute de prezenta procedură.

4. Tipurile ajutorului financiar

4.1. Pe întreaga perioadă de derulare a Programului, beneficiarii acestuia vor primi sprijin financiar prin alocarea unor fonduri nerambursabile periodice, în condițiile stabilite prin contractul-cadru de incubare, după următorul grafic de finanțare:

a) în primul an de participare la Program, suma maximă anuală a ajutorului financiar nerambursabil este de 40.000 lei, distribuită astfel:

● 60% din valoarea fără TVA a cheltuielilor aferente înființării beneficiarului, în cazul în care acesta este o IMM nou-înființată;

● 40% din valoarea fără TVA a utilităților comune aferente funcționării incubatorului de afaceri, distribuite fiecărui beneficiar al Programului, în conformitate cu prevederile legale în vigoare;

● 30% din valoarea totală fără TVA a serviciilor de asistență și consultanță de specialitate;

b) în al doilea an de participare la Program, suma maximă anuală a ajutorului financiar nerambursabil este de 30.000 lei, distribuită astfel:

● 30% din valoarea fără TVA a utilităților comune aferente funcționării incubatorului de afaceri, distribuite fiecărui beneficiar al Programului, în conformitate cu prevederile legale în vigoare;

● 20% din valoarea totală fără TVA a serviciilor de asistență și consultanță de specialitate;

c) în al treilea an de participare la Program, suma maximă anuală a ajutorului financiar nerambursabil este de 25.000 lei, distribuită astfel:

● 20% din valoarea fără TVA a utilităților comune aferente funcționării incubatorului de afaceri, distribuite fiecărui beneficiar al Programului, în conformitate cu prevederile legale în vigoare;

● 15% din valoarea totală fără TVA a serviciilor de asistență și consultanță de specialitate.

4.2. În limita plafoanelor menționate anterior, beneficiarii Programului pot solicita, prin intermediul administratorului, ajutoare financiare nerambursabile destinate activităților de dezvoltare a afacerilor, cum ar fi participarea la târguri și expoziții, obținerea certificărilor ISO specifice activității desfășurate, proiectarea și găzduirea unei pagini web etc. Eligibilitatea acestor cheltuieli, precum și cuantumul acestora vor fi stabilite de PNUD cu aprobarea AIPPIMM.

4.3. Atragerea de fonduri suplimentare la bugetul Programului va putea determina majorarea plafonului fondurilor nerambursabile periodice sau diversificarea cheltuielilor eligibile ori acordarea unor ajutoare financiare separate. Cuantumul, condițiile de transferare, precum și destinația acestor fonduri nerambursabile suplimentare vor fi stabilite de PNUD, după aprobarea AIPPIMM.

5. Înscrierea în Program și solicitarea acordului de principiu pentru finanțare

5.1. Programul se finanțează din bugetul pe anul 2009 al AIPPIMM.

5.2. AIPPIMM este coordonatorul național al Programului.

5.3. OTIMMC exercită atribuțiile de agenție națională de execuție.

5.4. PNUD, în calitate de agenție de implementare a Programului, va asigura implementarea corespunzătoare a Programului în numele AIPPIMM.

5.5. AIPPIMM va încheia acorduri de finanțare cu autoritățile publice locale în scopul amenajării și reabilitării spațiilor destinate desfășurării activității de incubare.

5.6. În cadrul Programului va fi constituită Echipa de program, care răspunde de derularea tuturor activităților menționate în prezenta procedură. Echipa de program va răspunde de elaborarea și prezentarea rapoartelor trimestriale, semestriale și a planurilor de lucru. Echipa de program va include consultanți de specialitate și personal administrativ.

5.7. Selecția și recrutarea personalului Echipei de program se vor face de către o comisie formată din reprezentanți PNUD, prin intermediul unui proces de interviuri structurat și deschis, conform procedurilor PNUD.

5.8. Atribuțiile AIPPIMM sunt următoarele:

a) aprobă modificări de procedură, actualizări de costuri, eliminarea unor deficiențe, introducerea unor noi acțiuni;

b) aprobă Planul anual de lucru pe 2009 întocmit de Echipa de program;

c) coordonează echipa de proiect;

d) aprobă planul de acțiuni, pe perioade scurte și lungi, întocmit de OTIMMC, în vederea implementării Programului;

e) supraveghează îndeplinirea tuturor obiectivelor, activităților și a strategiei Programului, așa cum sunt definite în documentul-proiect;

f) monitorizează stadiul implementării Programului în raport cu obiectivele acestuia;

g) colaborează în vederea asigurării sprijinului necesar pentru implementarea Programului din partea autorităților publice centrale și locale;

h) asigură promovarea incubatoarelor de afaceri, pentru a contribui la gradul de conștientizare a publicului și la crearea unei imagini pozitive privind rețeaua națională de incubatoare de afaceri, prin participarea la conferințe de presă și la alte evenimente mass-media;

i) acordă asistență pentru atragerea potențialilor beneficiari ai Programului, care au perspective reale de dezvoltare;

j) organizează vizite de lucru și participă la evenimentele organizate în cadrul incubatorului;

k) promovează activități menite să faciliteze informarea reciprocă, îmbunătățirea nivelului de cunoștințe manageriale pentru administratori sau firme incubate;

l) încheie contractele-cadru de administrare cu autoritățile locale și cu administratorii de incubatoare;

m) aprobă lista necesarului de dotare a incubatoarelor, propus de PNUD;

n) aprobă cuantumul și condițiile de alocare a fondurilor suplimentare destinate extinderii ulterioare a spațiilor incubatoarelor de afaceri sau susținerii ori dezvoltării unor incubatoare de afaceri deja înființate.

5.9. Atribuțiile OTIMMC sunt următoarele:

a) propun modificări de procedură, actualizări de costuri, eliminarea unor deficiențe și introducerea de noi acțiuni;

b) propun planul de acțiuni la nivel local pe perioade scurte și lungi, în vederea implementării Programului;

c) supraveghează la nivel local îndeplinirea tuturor obiectivelor, activităților și a strategiei Programului, așa cum sunt definite în documentul-proiect;

d) monitorizează la nivel local stadiul implementării Programului în raport cu obiectivele acestuia;

e) participă la stabilirea prevederilor contractului-cadru de administrare și ale contractului-cadru de incubare;

f) controlează și avizează rapoartele înaintate de Echipa de program din cadrul PNUD, referitoare la bugetele și raportările financiare, precum și raportările privind stadiul de realizare a Programului;

g) analizează cuantumul subvențiilor acordate firmelor incubate și realizarea de către acestea a indicatorilor de performanță stabiliți la intrarea în incubator;

h) colaborează împreună cu PNUD în vederea asigurării sprijinului necesar pentru implementarea Programului din partea autorităților publice centrale și locale;

i) asigură promovarea la nivel local a incubatoarelor de afaceri, pentru a contribui la gradul de conștientizare a publicului și crearea unei imagini pozitive privind rețeaua națională de incubatoare de afaceri, prin participarea la conferințe de presă și la alte evenimente mass-media;

j) acordă asistență pentru atragerea potențialilor beneficiari ai Programului, care au perspective reale de dezvoltare;

k) organizează vizite de lucru și participă la evenimentele organizate în cadrul incubatorului;

l) promovează activități menite să faciliteze informarea reciprocă, îmbunătățirea nivelului de cunoștințe manageriale pentru administratori sau firme incubate.

5.10. Atribuțiile Echipei de program

Echipa de program, constituită în cadrul PNUD, va avea următoarele responsabilități și atribuții:

a) asigură managementul Programului și supraveghează implementarea corespunzătoare a acestuia;

b) întocmește Planul anual de lucru pe 2009;

c) prezintă către AIPPIMM și OTIMMC, după caz, rapoarte financiare documentate, precum și rapoarte privind stadiul de realizare a Programului;

d) stabilește și menține comunicarea dintre autoritățile implicate în implementarea Programului;

e) stabilește contacte cu diverse autorități publice, organizează conferințe de presă și alte evenimente massmedia, în vederea atragerii de fonduri suplimentare la bugetul Programului, precum și pentru promovarea incubatoarelor de afaceri și crearea unei imagini pozitive privind rețeaua națională a incubatoarelor de afaceri;

f) evaluează și propune spre aprobare AIPPIMM locațiile destinate pentru înființarea de noi incubatoare de afaceri sau dezvoltarea celor existente;

g) participă la stabilirea condițiilor specifice acordurilor de finanțare ce se vor încheia între AIPPIMM și autoritățile publice locale în scopul amenajării și reabilitării spațiilor destinate desfășurării activității de incubare;

h) achiziționează conform procedurilor PNUD echipamentele necesare amenajării incubatoarelor de afaceri;

i) participă alături de AIPPIMM, OTIMMC și administratorul de incubator la selecția IMM-urilor care vor fi desemnate participante în cadrul Programului;

j) stabilește cu aprobarea AIPPIMM prevederile contractuluicadru de administrare și ale contractului-cadru de incubare;

k) propune spre aprobare AIPPIMM cuantumul și condițiile de alocare a fondurilor suplimentare destinate extinderii ulterioare a spațiilor incubatoarelor de afaceri sau susținerii ori dezvoltării unor incubatoare de afaceri deja înființate;

l) stabilește destinația fondurilor suplimentare atrase la bugetul Programului, după o consultare prealabilă cu OTIMMC și cu AIPPIMM;

m) stabilește cu aprobarea AIPPIMM categoriile de cheltuieli eligibile cu privire la amenajarea și reabilitarea spațiilor destinate desfășurării activității de incubare, activitățile de preincubare, decontarea costurilor referitoare la utilități și a serviciilor de asistență și consultanță de specialitate;

n) monitorizează și coordonează, prin intermediul unor instrucțiuni transmise în scris, activitatea desfășurată de administratorii incubatoarelor și de firmele incubate;

o) transmite AIPPIMM și OTIMMC trimestrial raportarea privind indicatorii de performanță;

p) aprobă rapoartele financiare și de activitate întocmite de administratorii incubatoarelor și le prezintă spre aprobare AIPPIMM;

q) supun spre aprobare AIPPIMM planul de afaceri pentru incubatoare, criteriile și procedurile folosite pentru selectarea, admiterea și promovarea beneficiarilor Programului, prevederile contractului-cadru de administrare, prevederile contractuluicadru de incubare, politica de prețuri sau nivelul subvențiilor etc.

5.11. Performanțele incubatoarelor de afaceri trebuie analizate în primul rând din perspectiva rezultatelor obținute, dar și prin prisma impactului pe care l-au avut în mediul de afaceri al regiunii în care funcționează, precum și a dezvoltării economice. Impactul Programului se reflectă în cuantificarea performanțelor incubatoarelor de afaceri obținute pe termen mediu sau lung, precum și în rata de ocupare a acestuia la un anumit moment dat.

5.12. Raportul final de evaluare a Programului trebuie să conțină și impactul activității incubatorului din perspectiva creării unor noi locuri de muncă.

5.13. În vederea cuantificării rezultatelor incubatoarelor de afaceri pe arii specifice de acțiune, o serie de indicatori vor trebui luați în considerare. Datele vor fi obținute de la administratorii de incubatoare, care vor avea obligația de a monitoriza pe parcursul celor 3 ani ai incubării, dar și după incubare încă 2 ani, următorii indicatori:

a) rata de supraviețuire a beneficiarilor Programului după terminarea perioadei de incubare, fapt care va genera o imagine generală a rezultatelor Programului;

b) numărul de locuri de muncă nou-create în perioada de incubare (minimum 3);

c) dezvoltarea economică a ariei geografice de amplasare a incubatoarelor;

d) rezultatele economice obținute;

e) serviciile prestate și calitatea acestora.

6. Documente necesare

Potențialii beneficiari care au un istoric de funcționare, în condițiile prezentei proceduri, vor depune, în plus față de unele documente menționate la pct. 7.3, următoarele documente:

a) certificat constatator, în original, emis de oficiul registrului comerțului (ORC) de pe lângă tribunalul în a cărui rază teritorială își are sediul operatorul economic, în care să se menționeze în mod obligatoriu următoarele informații:

1. datele de identificare;

2. codul unic de înregistrare;

3. reprezentanții legali ai operatorului economic;

4. domeniul de activitate principal;

5. domeniile de activitate secundare;

6. sediul social;

7. puncte de lucru, sedii secundare;

8. filiale, sucursale, subunități ale societății;

9. structura acționariatului;

10. situația societății (dacă este în stare de funcționare, dizolvare, reorganizare judiciară, lichidare, insolvență, faliment sau suspendare temporară a activității), emisă cu maximum 30 de zile înainte de data depunerii cererii de acord de principiu pentru finanțare;

11. dacă nu există sedii secundare, puncte de lucru, filiale, sucursale, subunități ale societății, să se specifice acest lucru de către ORC în certificatul constatator;

b) copie de pe actul constitutiv al întreprinderii;

c) copii de pe bilanțul contabil pentru ultimul an fiscal, vizate și înregistrate de organele competente, semnate pentru conformitate cu originalul de către reprezentantul legal al întreprinderii;

d) declarație pe propria răspundere privind numărul mediu anual de personal în anul fiscal precedent;

e) declarație pe propria răspundere privind încadrarea în categoria întreprinderilor mici și mijlocii pentru anul fiscal 2008, cuprinzând cifra de afaceri anuală netă, valoarea activelor totale și numărul mediu anual de salariați, conform prevederilor

Legii nr. 346/2004 , cu modificările și completările ulterioare (anexele nr. 1 și 2 la prezenta procedură, după caz);

f) certificate de atestare fiscală, în termen de valabilitate, în original sau copie legalizată, emise conform prevederilor legale privind îndeplinirea obligațiilor exigibile de plată a impozitelor, taxelor și datoriilor la bugetul general consolidat, atât pentru sediul social, cât și pentru toate punctele de lucru care au cod unic de înregistrare fiscală conform prevederilor

Legii nr. 273/2006

privind finanțele publice locale, cu completările și modificările ulterioare. Solicitanții care au datorii eșalonate, conform certificatelor de atestare fiscală, nu sunt eligibili pentru a accesa Programul;

g) certificate de atestare fiscală, în termen de valabilitate, în original sau copie legalizată, emise conform prevederilor legale privind îndeplinirea obligațiilor exigibile de plată a impozitelor, taxelor și datoriilor la bugetele locale, atât pentru sediul social, cât și pentru toate punctele de lucru (indiferent dacă au sau nu cod unic de înregistrare fiscală). Solicitanții care au datorii eșalonate, conform certificatelor de atestare fiscală, nu sunt eligibili pentru a accesa Programul. În cazul în care firma nu este înregistrată ca fiind plătitoare în cadrul administrației respective, se solicită o adeverință;

h) cazier fiscal emis de autoritățile competente cu cel mult 15 zile înainte de data depunerii cererii;

i) o copie certificată a buletinului de identitate/cărții de identitate al/a persoanei care semnează contractul-cadru de incubare;

j) împuternicire semnată și ștampilată de reprezentantul legal al solicitantului, în cazul în care o altă persoană decât aceasta semnează contractul-cadru de incubare;

k) după caz, alte documente solicitate de administratorul incubatorului.

l) opis cu documentele depuse pentru obținerea acordului de principiu pentru finanțare.

7. Evaluarea și selecția beneficiarilor

7.1. Procedura de selecție a beneficiarilor Programului

7.2. În vederea obținerii informațiilor și a documentației necesare pentru înscrierea în Program, precum și pentru depunerea solicitărilor de înscriere pentru procesul de instruire, potențialii beneficiari ai Programului se vor adresa administratorului incubatorului, la sediul acestuia sau la sediul incubatorului ori la sediul OTIMMC. Informații referitoare la program și la procesul de instruire a potențialilor beneficiari ai Programului vor fi disponibile și pe paginile de internet ale autorităților publice locale, PNUD și AIPPIMM (www.animmc.ro) și altele.

7.3. În urma serviciilor de asistență prestate de administratorul incubatorului în procesul de preincubare, potențialii beneficiari vor transmite acestuia documentația necesară pentru înscrierea la selecția pentru includerea în Program. Documentația va cuprinde:

a) opisul documentelor depuse;

b) cererea-tip/formular de înscriere, care se completează prin tehnoredactare în limba română și poartă semnătura în original a solicitantului;

c) copia actului de identitate al întreprinzătorului/administratorului întreprinderii, autorizat să semneze cererea tip și să susțină proiectul în fața comisiei de evaluare;

d) un proiect de dezvoltare sau planul de afaceri al firmei;

e) o declarație pe propria răspundere privind intenția de a înființa o întreprindere odată cu admiterea în incubator;

f) după caz, alte documente solicitate de administratorul incubatorului.

7.4. Selecția întreprinzătorilor în vederea includerii în Program se va face de o comisie de evaluare din a cărei componență vor face parte reprezentanți ai autorităților publice locale, ai AIPPIMM, OTIMMC, PNUD și ai administratorului incubatorului.

7.5. Selecția beneficiarilor se va face în baza unei metodologii de selecție elaborate de către administratorul incubatorului, aprobată de AIPPIMM și de PNUD, și va consta în evaluarea planului de afaceri depus și în susținerea unui interviu de către întreprinzători în fața comisiei de evaluare. În aprecierea proiectelor, comisia de evaluare va ține cont de criteriul de fezabilitate al acestor propuneri, evidențiind următoarele aspecte: ideea de afaceri, capacitatea creării de locuri de muncă, planul de marketing, structura organizațională, resursele financiare, riscurile și oportunitățile afacerii, resursele umane necesare etc.

7.6. Ca urmare a procesului de deliberare, comisia de evaluare va selecta întreprinzătorii care vor fi incluși în cadrul Programului. Numărul de întreprinzători, format din IMM-uri nou înființate și IMM-uri cu un istoric de funcționare, va fi stabilit de AIPPIMM în baza contractului-cadru de administrare. Raportul dintre numărul de IMM-uri nou-înființate și cele cu un istoric de funcționare, selectate pentru participarea la Program, va fi stabilit de comisia de evaluare în funcție de documentele depuse și de criteriile de fezabilitate ale proiectelor prezentate.

7.7. Rezultatul procesului de evaluare va fi comunicat în scris solicitanților în termen de 5 zile lucrătoare de la data evaluării proiectelor.

8. Primirea și soluționarea contestațiilor

Eventualele contestații asupra rezultatelor evaluării vor fi depuse în termen de 3 zile lucrătoare de la comunicarea rezultatelor și vor fi soluționate de comisia de evaluare în termen de 3 zile lucrătoare de la data depunerii acestora.

9. Contractul-cadru de incubare

9.1. Beneficiarii desemnați de comisia de evaluare ca participanți în cadrul Programului vor semna, individual, cu administratorul incubatorului, în condițiile stabilite de prezenta procedură și în concordanță cu principiile agreate cu PNUD și aprobate de AIPPIMM, un contract-cadru de incubare încheiat pe o perioadă de 3 ani.

9.2. Contractul-cadru de incubare va cuprinde, printre altele, clauze referitoare la:

a) durata de activitate a beneficiarilor Programului în cadrul incubatorului;

b) condițiile de închiriere a spațiilor, suprafața, rata chiriei;

c) modalitățile de plată;

d) serviciile asigurate gratuit și serviciile asigurate contra cost, în conformitate cu prezenta procedură;

e) condițiile de participare la servicii de informare, training și documentare;

f) modalitățile de raportare;

g) soluționarea eventualelor litigii;

h) condițiile de excludere din incubatorul de afaceri și sancțiunile aplicabile;

i) subvențiile și granturile asigurate de Program.

9.3. În cadrul contractului-cadru de incubare, administratorul incubatorului, care poate fi o persoană juridică, inclusiv un OTIMMC, este responsabil pentru managementul incubatorului de afaceri și se obligă să asigure buna funcționare a acestuia prin asigurarea cu utilități a spațiilor de lucru, încheierea de contracte de prestări de servicii și utilități, asigurarea serviciilor de telecomunicații, servicii de pază, curățenie, personal administrativ și consiliere/instruire, prevăzute de prezenta procedură.

9.4. În cazul în care oricare dintre beneficiarii Programului nu își respectă din culpă obligațiile contractuale, precum și în cazul în care un beneficiar vrea să se retragă sau intră în faliment, administratorul incubatorului, cu acordul prealabil AIPPIMM și după notificarea beneficiarului vizat, va rezilia contractul de incubare încheiat cu acesta. Rezilierea contractului de incubare va atrage excluderea beneficiarului din cadrul Programului și va da dreptul AIPPIMM de a solicita rambursarea integrală a sumelor primite de beneficiarul exclus, cu titlu de alocații financiare nerambursabile, precum și obligarea acestuia la plata de daune ce au rezultat ca urmare a neîndeplinirii obligațiilor contractuale.

9.5. Excluderea unei IMM incubate din cadrul Programului va putea atrage înlocuirea acesteia cu un potențial beneficiar eligibil, selecționat în condițiile stabilite de administratorul incubatorului și în concordanță cu instrucțiunile PNUD.

9.6. PNUD și AIPPIMM își rezervă dreptul ca în baza unor motive temeinice să solicite părților semnatare modificarea sau renegocierea contractelor-cadru de incubare.

10. Administrarea incubatorului

10.1. Selectarea administratorului incubatorului

Autoritatea publică locală va selecta și va contracta o persoană juridică ce va deveni parte asociată la contractul-cadru de administrare, denumită în continuare administratorul incubatorului, care se va ocupa de managementul incubatorului de afaceri pe plan local.

10.1.1. La selectarea administratorului incubatorului se vor avea în vedere următoarele:

a) planul de promovare locală, realizat din resursele financiare ale administratorului;

b) numărul de personal, calificarea și experiența membrilor echipei manageriale responsabile de managementul Programului;

c) strategia de monitorizare a Programului și capacitatea de elaborare a rapoartelor financiare și a rapoartelor periodice privind stadiul de implementare a Programului.

10.1.2. Contractul-cadru de administrare a incubatorului de afaceri va fi semnat de către AIPPIMM, autoritatea publică locală și administratorul incubatorului.

10.1.3. Criterii de selecție și procedura de selectare a administratorului incubatorului

Administrator al incubatorului va putea fi desemnat un operator economic juridic, o organizație nonprofit sau un OTIMMC, constituite în condițiile prevăzute de legislația în vigoare.

În procesul de selectare a candidaților înscriși pentru concursul de administrator al incubatorului, autoritățile implicate vor analiza cererile acestora, având în vedere cel puțin următoarele criterii:

a) deținerea unui istoric de activitate cu bilanț pozitiv în cazul firmelor private;

b) după caz, prezentarea proiectelor de consultanță derulate în ultima perioadă și rezultatele acestora;

c) nu se află în stare de faliment ori lichidare, nu au afacerile administrate de un administrator judiciar și nu au activitatea comercială suspendată;

d) prezintă proiecte de colaborare încheiate cu autoritățile publice locale;

e) implică personal calificat, cu experiență în managementul afacerilor, și au capacitatea de a atrage experți capabili să ofere beneficiarilor Programului consultanță și alte servicii de susținere a afacerilor;

f) posedă infrastructură proprie necesară asigurării serviciilor menționate în prezenta procedură;

g) dețin cunoștințe și informații privind mediul de afaceri din aria geografică de amplasare a incubatorului de afaceri;

h) au capacitatea de a se implica în susținerea incubatorului de afaceri în relația cu autoritățile locale, unități bancare, institute de cercetare, institute de învățământ superior și unități economice din aria geografică de amplasare a incubatorului de afaceri;

i) prezintă detaliat un plan de afaceri viabil pentru dezvoltarea incubatorului de afaceri pe termen mediu și lung;

10.1.4. Procedura de selectare a administratorului incubatorului

10.1.4.1. Procedura de selectare a administratorului incubatorului se va desfășura cu respectarea dispozițiilor legale în vigoare privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii.

10.1.4.2. Ofertele solicitanților vor fi evaluate din punct de vedere tehnic și financiar de către o comisie de evaluare constituită din reprezentanți ai AIPPIMM, PNUD, reprezentanți ai autorităților publice locale și, după caz, ai OTIMMC. Rezultatul procesului de evaluare va fi comunicat în scris solicitanților în termen de 5 zile lucrătoare de la data evaluării ofertelor.

10.1.4.3. Eventualele contestații vor fi depuse în termen de 3 zile lucrătoare de la comunicarea rezultatelor și vor fi soluționate de comisia de evaluare în termen de 3 zile lucrătoare de la data depunerii acestora.

10.1.5. Contractul-cadru de administrare

10.1.5.1. Incubatorul de afaceri se constituie printr-un contract-cadru încheiat între AIPPIMM, autoritățile publice locale și administratorul incubatorului responsabili la nivel local de implementarea Programului;

10.1.5.2. În cadrul acestui contract, autoritățile publice locale vor pune la dispoziția incubatorului de afaceri, respectiv a beneficiarilor Programului, IMM incubate, în condiții de calitate și la prețuri convenabile, spații pentru birouri, întâlniri de afaceri, expoziții, instruiri etc., cu acces direct la utilități, respectiv energie electrică, termică, apă, gaz, servicii de telecomunicații, servicii de curățenie și pază etc.

10.1.5.3. Contractul-cadru de administrare se va încheia pe o perioadă de 5 ani (3 ani de incubare plus 2 ani de monitorizare a firmelor ce au fost incubate) și va prevedea, printre altele, clauze referitoare la:

a) promovarea locală a Programului din resurse financiare proprii puse la dispoziție de administratorul incubatorului;

b) disponibilitatea unei echipe manageriale sau atragerea ei, care să fie responsabile de administrarea incubatorului;

c) elaborarea rapoartelor financiare lunare, atât pentru activitatea proprie, cât și pentru activitatea IMM-urilor incubate;

d) elaborarea rapoartelor trimestriale privind stadiul de realizare a Programului;

e) numărul de IMM-uri ce vor fi selectate în vederea participării în cadrul Programului, număr stabilit în funcție de spațiul alocat incubatorului de afaceri, precum și de fondurile disponibile;

f) modalitatea de monitorizare a IMM-urilor incubate;

g) garanții de bună execuție;

h) furnizarea către PNUD a tuturor datelor necesare elaborării raportărilor financiare periodice, precum și a celor narative.

10.1.6. În cazul în care administratorul incubatorului nu își respectă din culpă obligațiile contractuale, autoritățile publice locale responsabile de implementarea la nivel local a Programului, cu acordul prealabil sau la cererea AIPPIMM, vor putea impune penalități sau, după caz, vor putea solicita rezilierea contractului-cadru de administrare, în conformitate cu condițiile contractuale stabilite. Rezilierea contractului va atrage obligarea administratorului exclus la rambursarea integrală a sumelor primite cu titlu de alocații financiare nerambursabile, precum și obligarea acestuia la plata de daune ce au rezultat ca urmare a neîndeplinirii obligațiilor contractuale.

10.1.7. Excluderea unui administrator de incubator din cadrul Programului va determina înlocuirea acestuia cu o persoană juridică eligibilă pentru această funcție, selecționată în condițiile stabilite de prezenta procedură. Pe toată perioada de vacanță a funcției, interimatul va fi asigurat în conformitate cu instrucțiunile stabilite de AIPPIMM.

10.1.8. Pentru motive temeinice, autoritățile locale sau AIPPIMM își rezervă dreptul de a impune renegocierea contractului-cadru de administrare.

10.1.9. Contravaloarea unor servicii prestate și garanția de bună execuție

10.1.10. Pentru toată perioada de desfășurare a contractuluicadru de administrare, administratorul incubatorului va beneficia de o plată în avans pentru servicii, echivalentul în lei a 50.000 USD, inclusiv TVA, calculat la cursul de schimb USD/lei stabilit de Organizația Națiunilor Unite pentru data efectuării plății. Această plată este destinată exclusiv activității de implementare a Programului, constând în contravaloarea cheltuielilor privind instruirea, în perioada de preincubare, a potențialilor întreprinzători, contravaloarea cheltuielilor pentru editarea și tipărirea suportului de curs realizat în perioada de preincubare și a curriculei de curs pentru instruirea efectuată în decursul procesului de incubare, contravaloarea cheltuielilor privind organizarea procesului de evaluare a proiectelor și de selecție a IMM-urilor ce vor fi înscrise pentru participare la Program, contravaloarea cheltuielilor privind consultanța acordată în perioada de preincubare pentru înființarea de noi societăți comerciale, contravaloarea cheltuielilor pentru realizarea unei pagini web de promovare a activităților incubatorului.

10.1.11. Suma destinată administratorului incubatorului va fi alocată în cel mult 4 tranșe trimestriale, pe baza rapoartelor de activitate trimestriale și a documentelor financiare justificative. În funcție de prestația administratorului incubatorului, PNUD își rezervă dreptul de a modifica condițiile de transfer al alocației financiare nerambursabile destinate acestuia, cu privire la numărul de tranșe sau la perioada de transfer al acestora, fără consimțământul expres al administratorului incubatorului.

10.1.12. Ca urmare a procesului de evaluare și analiză a oportunității cheltuielilor efectuate de administratorul incubatorului, PNUD și AIPPIMM vor aproba eligibilitatea acestora. Administratorul va transmite către PNUD și AIPPIMM eventualele comentarii și obiecții, în termen de 15 zile de la data primirii documentației justificative; depășirea acestui termen va echivala cu aprobarea tacită a eligibilității respectivelor cheltuieli. Documentația justificativă depusă de administratorul incubatorului va conține lista tuturor documentelor, contracte de prestări de servicii, facturi fiscale, chitanțe fiscale, ordine de plată, extrase de cont etc.

10.1.13. Garanția de bună execuție a contractului-cadru de administrare se constituie prin rețineri succesive din ajutorul financiar destinat administratorului incubatorului. Cuantumul acesteia poate să ajungă până la 10% din valoarea alocației financiare nerambursabile destinate administratorului incubatorului. Garanția de bună execuție va fi restituită la finalizarea contractului-cadru de administrare, după prezentarea de către administratorul incubatorului a raportului final de activitate.

10.2. Rolul și responsabilitățile administratorului incubatorului

10.2.1. Administratorul incubatorului va fi responsabil pentru aspectele operaționale și de conducere ale incubatorului de afaceri, beneficiind de asistență financiară și tehnică acordată prin intermediul Programului, în baza prezentei proceduri.

10.2.2. Administratorul incubatorului are următoarele responsabilități și atribuții:

a) încheie un contract-cadru de administrare cu autoritățile locale, AIPPIMM și PNUD, în vederea implementării Programului;

b) încheie contracte de incubare cu beneficiarii Programului selectați pentru a participa la Program;

c) este direct răspunzător pentru utilizarea fondurilor acordate de PNUD ca agenție națională de implementare, în conformitate cu legislația în vigoare;

d) întocmește și păstrează evidențele contabile ale incubatorului de afaceri, pe care le pune la dispoziția autorităților implicate în implementarea Programului, la solicitarea acestora;

e) își îndeplinește obligațiile exigibile de plată a impozitelor, taxelor și datoriilor către bugetul de stat și bugetele locale;

f) organizează, din resurse financiare proprii, promovarea locală a Programului, în perioada de inițiere a activităților incubatorului, în locațiile unde se vor înființa incubatoarele de afaceri-pilot (producție de materiale promoționale, publicitate, organizare/participare la seminarii specializate etc.);

g) propune și realizează documentația tehnică privind procedura de selecție a potențialilor beneficiari ai Programului;

h) propune și realizează suportul de curs pentru instruirea potențialilor întreprinzători în vederea selectării celor mai bune idei de afaceri;

i) prestează potențialilor beneficiari ai Programului servicii profesionale de asistență în procesul de preincubare;

j) organizează trimestrial seminarii de instruire cu diferite teme din domenii de activitate variate, în beneficiul IMM-urilor incubate, pe toată perioada de desfășurare a Programului;

k) asigură serviciile de administrare menționate în prezenta procedură, pentru care încheie contracte de servicii cu beneficiarii Programului;

l) asigură garanția utilizării spațiilor și a mijloacelor fixe aflate în dotarea incubatorului în scopul declarat inițial;

m) elaborează trimestrial rapoarte financiare, pe care le înaintează AIPPIMMM și PNUD spre aprobare, însoțite de documentele justificative privind utilizarea fondurilor, evidențiind alocațiile financiare nerambursabile pentru fiecare beneficiar incubat (contracte de servicii, facturi fiscale, chitanțe fiscale, ordine de plată, extrase de cont etc.). Plata fondurilor nerambursabile destinate IMM-urilor incubate se va face după aprobarea acestor rapoarte de către AIPPIMM și PNUD;

n) elaborează trimestrial rapoarte privind stadiul de realizare a Programului, pe care le înaintează AIPPIMM și PNUD;

o) asigură monitorizarea și evaluarea activităților beneficiarilor Programului pe întreaga perioadă de derulare a contractului lor;

p) desfășoară activități de atragere de fonduri pentru a asigura sustenabilitatea incubatorului de afaceri după cei 3 ani de incubare pentru o firmă;

q) la cerere, implică IMM-urile incubate în activități specifice de cercetare naționale și internaționale și în programe de inovații;

r) stabilește și menține relații cu alte rețele internaționale de incubatoare de afaceri.

11. Raportarea și monitorizarea Programului

11.1. Activitățile Programului vor fi derulate și monitorizate pe baza planului anual de activități, elaborat și actualizat de echipa de program, în conformitate cu prezenta procedură.

11.2. Echipa de program va elabora rapoartele financiare și pe cele privind stadiul de realizare a Programului, pe care le prezintă la AIPPIMM, după cum urmează:

a) trimestrial: raport narativ privind stadiul de realizare a Programului;

b) semestrial: raport financiar însoțit de documentele justificative (cu evidențierea alocațiilor financiare nerambursabile acordate IMM incubate), raport narativ (cu evidențierea activității firmelor incubate, a indicatorilor de performanță realizați și a activității administratorilor).

11.3. Programul va fi supus unui proces de evaluare cu 6 luni înainte de data prevăzută pentru încheierea sa. Organizarea, planificarea și termenii de referință se vor stabili după consultări între părțile responsabile cu implementarea Programului.

11.4. PNUD va face un audit anual al Programului, cu un auditor independent selecționat prin competiție, iar rapoartele anuale vor fi prezentate în copie la AIPPIMM.

11.4.1. Lunar se va ține o ședință de lucru la care vor participa reprezentanți decizionali de la AIPPIMM, PNUD, managerul echipei de program, autoritatea locală și administratorul incubatorului. La ședința ultimului ciclu de incubator va fi dezbătut Raportul final al Programului. Acesta va fi elaborat cu cel puțin două luni înainte de data ședinței finale, pentru a permite evaluarea activităților efectuate.

11.4.2. Programul va fi supus unui proces de evaluare cu 6 luni înainte de data prevăzută pentru încheierea sa. Organizarea, planificarea și termenii de referință se vor stabili după consultări între părțile responsabile cu implementarea Programului.

11.4.3. Programul va fi supus unui proces de audit în fiecare an, efectuat de către un auditor independent.

11.5. PNUD și AIPPIMM își rezervă dreptul de a verifica la sediul incubatorului veridicitatea și conformitatea declarațiilor referitoare la activitățile, serviciile și cheltuielile efectuate în cadrul procesului de amenajare și reabilitare a spațiilor destinate desfășurării activităților de incubare.

11.6. Raportarea și monitorizarea ajutoarelor acordate în baza prezentei proceduri se fac în conformitate cu legislația comunitară și cu prevederile Regulamentului privind procedurile de monitorizare a ajutoarelor de stat, pus în aplicare prin

Ordinul președintelui Consiliului Concurenței nr. 175/2007 . Furnizorul are obligația de a transmite Consiliului Concurenței, în formatul și în termenul prevăzute de acest regulament toate datele și informațiile necesare pentru monitorizarea ajutoarelor de stat la nivel național.

Raportările referitoare la stadiul de realizare a Programului, precum și cele privitoare la monitorizarea IMM-urilor incubate, întocmite de administratorul incubatorului, vor releva, printre altele, următorii indicatori:

a) criterii bazate pe rezultate (monitorizare):

- gradul de utilizare a suprafeței incubatorului (în mp);

- numărul mediu de locuri de muncă nou-create de fiecare IMM incubată;

- numărul de IMM-uri incubate;

- obiectele de activitate ale firmelor incubate;

- numărul de IMM-uri nou-create, incubate;

- subvențiile obținute de fiecare IMM incubată, conform procedurii;

- numărul de IMM-uri excluse din incubatorul de afaceri;

- numărul de angajați ai administratorului incubatorului;

- raportul dintre numărul de angajați ai incubatorului de afaceri/IMM-urilor incubate;

- serviciile livrate și calitatea lor;

- realizări deosebite ale unor firme incubate;

b) criterii economice (evaluarea impactului):

- costuri medii de operare;

- costuri medii în investiții de capital;

- costuri per loc de muncă (brut);

- rata de faliment a IMM-urilor incubate după terminarea perioadei de incubare;

- ratele de supraviețuire a IMM-urilor după terminarea perioadei de incubare;

- valoarea investițiilor în mijloacele fixe;

- valoarea investițiilor străine atrase;

- rezultate financiare și economice, creșterea medie a cifrei de afaceri;

- schimburi comerciale cu parteneri economici și din afara ariei geografice de amplasare;

11.7. AIPPIMM, PNUD și, după caz, OTIMMC au dreptul să verifice condițiile de realizare a instruirii și a agendei seminariilor organizate de administratorul incubatorului.

11.8. La terminarea întregului Program, PNUD, pe baza ultimului inventar actualizat de mijloace fixe aparținând programului, va face transferul către AIPPIMM pe bază de proces-verbal pe locațiile centrelor de incubare, conform procedurilor PNUD.

12. Dispoziții finale

12.1. Prevederile prezentei proceduri vor putea fi modificate prin Decizie a președintelui AIPPIMM, în urma unor consultări prealabile cu PNUD.

12.2. Evaluarea și selecția locațiilor, fondurile, costurile și administrarea incubatoarelor

12.3. Procedura generală pentru înființarea incubatoarelor de afaceri debutează cu un studiu de fezabilitate, urmat de evaluări pe teren în vederea selectării locațiilor. Ca urmare a procedurii de selectare a locațiilor, AIPPIMM va încheia acorduri de finanțare cu autoritățile publice locale, în scopul demarării campaniei de amenajare și reabilitare a spațiilor destinate desfășurării activității de incubare. În procesul de selecție a locațiilor se vor lua în considerare, cu precădere, locațiile care se pot adapta cu ușurință pentru buna funcționare a incubatoarelor de afaceri, precum și locațiile în care funcționează deja, în baza unor parteneriate încheiate cu autoritățile publice locale, unele structuri similare cu incubatoarele de afaceri.

12.4. Fondurile destinate pentru amenajarea și reabilitarea spațiilor destinate desfășurării activității de incubare vor fi alocate o singură dată în baza contractului de finanțare încheiat de AIPPIMM cu autoritățile publice locale și provin din fonduri alocate din bugetul Programului, fonduri alocate de autoritățile publice locale sau din surse financiare private atrase la bugetul Programului. Pentru extinderea ulterioară a spațiilor incubatoarelor de afaceri, autoritățile implicate în implementarea Programului vor putea aloca, în limita disponibilităților, fonduri suplimentare pentru amenajarea și reabilitarea noilor locații.

12.5. Costurile referitoare la reabilitarea clădirii incubatorului privesc cheltuielile specifice legate de renovarea și amenajarea spațiilor de producție, a birourilor, a spațiilor comune destinate întâlnirilor, sălilor de curs etc. Prin excepție, cheltuielile care fac obiectul unor activități de reparații curente nu vor fi decontate.

12.6. Virarea efectivă a sumelor ce au ca destinație amenajarea și reabilitarea inițială a spațiilor în care își vor desfășura activitatea incubatoarele de afaceri se face de către PNUD, după aprobarea AIPPIMM, în contul autorităților publice locale, în termen de 15 zile lucrătoare de la data semnării acordului de finanțare. Autoritățile publice locale vor prezenta către PNUD și AIPPIMM, în termen de 30 de zile de la efectuarea cheltuielilor, documentele justificative referitoare la distribuirea sumelor alocate. Fondurile destinate amenajării spațiilor suplimentare vor fi alocate, în funcție de disponibilitățile financiare, ulterior aprobării de către autoritățile implicate în implementarea Programului și a documentației tehnice întocmite în vederea atribuirii lucrărilor de amenajare și/sau reabilitare a spațiilor suplimentare.

12.7. Dosarul privind documentația justificativă va conține un opis al documentelor depuse, copie de pe documentația tehnică întocmită în vederea atribuirii lucrărilor de amenajare și/sau reabilitare, în conformitate cu legislația în vigoare, contracte de prestări de servicii, facturi fiscale, chitanțe fiscale, ordine de plată, extrase de cont etc.

Administratorul incubatorului asigură contra cost în afara obligațiilor sale, precum și în funcție de solicitările IMM-urilor incubate, următoarele servicii specializate:

a) consultanță și asistență în elaborarea planurilor de afaceri și de marketing, a studiilor de fezabilitate, a surselor și a metodelor de finanțare a investițiilor în scopul contractării altor finanțări complementare de către beneficiarii Programului;

b) consultanță și instruire în managementul afacerilor și managementul investițiilor comune realizate de firmele incubate;

c) asistență acordată în procesul de dezvoltare de noi produse și servicii;

d) asistență pentru dezvoltarea de parteneriate naționale și internaționale;

e) servicii de training, traduceri și publicitate;

f) consultanță privind protejarea drepturilor de proprietate intelectuală și industrială;

g) asistență acordată în corelarea activităților cu cele ale întreprinderilor existente în zonă;

h) asistență acordată în scopul diversificării capacității beneficiarilor Programului de a-și comercializa produsele în afara zonei de amplasare a incubatorului;

i) promovarea imaginii firmelor ce operează în cadrul incubatorului;

j) alte servicii specializate.

12.8. În termen de 10 zile de la publicarea în Monitorul Oficial al României, Partea I, a prezentei proceduri, Echipa de program trebuie să prezinte AIPPIMM Planul de acțiuni 2009 și Planul de achiziții 2009.