Memorandumul din 24 septembrie 2007
privind cadrul instituțional al Inițiativei de Pregătire și Prevenire a Dezastrelor din Sud-Estul Europei
prezumat în vigoare
------------
Guvernele Republicii Albania, Republicii Bulgaria, Republicii Croația, Republicii Macedonia, Republicii Moldova, Republicii Muntenegru, României și Republicii Slovenia, denumite în continuare părți ale Inițiativei de Pregătire și Prevenire a Dezastrelor din Sud-Estul Europei (părți ale DPPI SEE),
recunoscând ca fiind esențială necesitatea de întărire a cooperării și consultării regionale în domeniul managementului dezastrelor (creare de capacități, metode și practici),
reafirmându-și angajamentul față de Parteneriatul pentru pregătire, prevenire, răspuns și înlăturare a efectelor dezastrelor, după cum este prevăzut în Declarația privind cooperarea în domeniul pregătirii și prevenirii dezastrelor în sud-estul Europei, semnată la București, România, la 5 iunie 2002,
recunoscând Inițiativa de Pregătire și Prevenire a Dezastrelor din Sud-Estul Europei ca fiind cadrul legal instituțional regional pentru națiunile din sud-estul Europei, având scopul de a îmbunătăți și de a întări posibilitățile și capabilitățile de prevenire și răspuns la dezastre naturale și antropice,
fiind de acord a transfera conducerea și managementul Inițiativei în cadrul regiunii și a asigura sprijinul financiar pentru activitățile Secretariatului regional,
au convenit următoarele:
*) Traducere.
PREAMBUL
Articolul 1
Scopuri și obiective ale DPPI SEE
Obiectivele principale ale Inițiativei de Pregătire și Prevenire a Dezastrelor din Sud-Estul Europei sunt de a contribui la crearea capacităților instituționale ale organizațiilor de management al dezastrelor pentru a intensifica prevenirea și pregătirea în țările regiunii, prin:
- funcționarea ca rețea regională și de facilitare în domeniul pregătirii și prevenirii dezastrelor naturale sau antropice în regiunea Europa de Sud-Est;
- sprijinirea țărilor din regiune pentru dezvoltarea și/sau aplicarea strategiilor de management al dezastrelor și a altor inițiative legislative, reglementări și coduri pentru prevenirea și limitarea dezastrelor, în concordanță cu îndrumarea și practicile comune acceptate de UE și comunitatea internațională;
- întărirea și intensificarea cooperării bilaterale și multilaterale, facilitarea acordurilor bilaterale și multilaterale între state și schimbul de informații la toate nivelurile între agențiile specializate de protecție civilă și managementul dezastrelor și ministerele cu funcții de sprijin din regiunea Europa de Sud-Est, în conformitate cu regulamentele naționale în domeniul schimbului de informații;
- evaluarea programelor de pregătire existente și dezvoltarea unei strategii de intensificare a acestor programe și integrarea acestor eforturi în programe viitoare de impact al proiectelor;
- intensificarea eforturilor existente și viitoare de educare/instruire în domeniul pregătirii și prevenirii dezastrelor prin mesaje privind impactul proiectului, prevenirea și înlăturarea efectelor dezastrelor;
- identificarea și diseminarea lecțiilor învățate și a celor mai bune practici.
Articolul 2
Structura de guvernare și coordonare a DPPI SEE
Întâlnirea regională a DPPI SEE
Întâlnirea regională a DPPI SEE este un forum/organism de conducere și de decizie, format din șefi/directori/manageri generali ai protecției civile/agenții de management al dezastrelor ale părților DPPI SEE, sprijinit de alte autorități relevante/ministere responsabile cu pregătirea, prevenirea și managementul dezastrelor.
La Întâlnirea regională participă părțile DPPI SEE. De asemenea, pot participa membrii Comitetului consultativ DPPI SEE și partenerii DPPI SEE.
Președinția Întâlnirii regionale a DPPI SEE va fi preluată anual, prin rotație, de către părțile DPPI SEE. Termenii de referință pentru președintele în exercițiu (CIO) al DPPI SEE sunt prezentați în anexa I la prezentul memorandum de înțelegere.
Întâlnirea regională a DPPI SEE aprobă programul/planul de lucru anual și bugetul aferent, aprobă proiectele specifice și poate constitui grupuri de lucru.
Întâlnirea regională a DPPI SEE asigură cadrul politic al Inițiativei și servește ca o platformă pentru consultări interne și formulare de recomandări pentru a fi transmise autorităților naționale competente în scopul facilitării procesului de luare a deciziilor pe plan național.
Aceasta sprijină colaborarea și cooperarea cu organizațiile internaționale, schimbul de informații, experiență, lecții învățate și rezolvă probleme de interes general pentru Inițiativă.
Întâlnirile regionale ale DPPI SEE au loc, în mod normal, de două ori pe an. Sesiunile extraordinare pot fi planificate la inițiativa președinției și cu aprobarea părților DPPI SEE.
Deciziile în cadrul întâlnirilor regionale sunt luate prin majoritate (consens) de voturi.
Președintele în exercițiu al DPPI SEE va elabora rapoarte către Masa regională a Pactului de Stabilitate. După încheierea perioadei de tranziție a Pactului de Stabilitate și stabilirea Consiliului de Cooperare Regională (RCC), președintele în exercițiu al DPPI SEE va raporta în cadrul întâlnirilor Consiliului.
Comitetul consultativ al DPPI SEE (DPPI SEE AB)
Comitetul consultativ al DPPI SEE este format din experți cu expertiză funcțională, reprezentând partenerii internaționali ai DPPI SEE, la invitația președintelui în exercițiu al DPPI SEE. Comitetul consultativ al DPPI SEE formulează recomandări cu privire la proiectele și activitățile în derulare și contribuie la susținerea politică adecvată.
Nu există drept formal de vot; deciziile sunt luate prin consens.
Termenii de referință pentru Comitetul consultativ al DPPI SEE sunt prezentați în anexa II la prezentul memorandum de înțelegere.
Grupurile de lucru ale DPPI SEE (DPPI SEE WG)
Întâlnirea regională a DPPI SEE poate constitui grupuri de lucru ale DPPI SEE ca organisme tehnice pentru dezvoltarea și implementarea proiectelor DPPI SEE. Grupurile de lucru ale DPPI SEE vor fi prezidate de către o țară din regiunea Europa de Sud-Est, cu participarea experților naționali și internaționali. Grupurile de lucru ale DPPI SEE raportează în cadrul Întâlnirii regionale a DPPI SEE și sunt sprijinite de către Secretariatul DPPI SEE.
Partenerii DPPI SEE
Statele interesate și organizațiile/instituțiile internaționale pot deveni parteneri sau/și donatori ai DPPI SEE și participă la activitățile DPPI SEE prin notificarea președintelui în exercițiu al DPPI SEE sau printr-un anunț în cadrul Întâlnirii regionale a DPPI SEE. Participarea partenerilor la activitățile DPPI SEE se va face prin intermediul resurselor financiare și umane proprii.
Articolul 3
Administrarea DPPI SEE
Secretariatul DPPI SEE
Structura administrativă/de sprijin pentru DPPI SEE și președintele în exercițiu al DPPI SEE este Secretariatul DPPI SEE.
Secretariatul DPPI SEE este format din șeful Secretariatului DPPI SEE și asistentul pe probleme administrative/financiare. Locația în care funcționează Secretariatul DPPI SEE este Sarajevo, Bosnia și Herțegovina. Componența și locația Secretariatului DPPI SEE pot fi schimbate, în urma deciziei Întâlnirii regionale a DPPI SEE, luată prin consens.
Țara-gazdă a Secretariatului DPPI SEE va asigura facilitățile și costurile de funcționare ale Secretariatului DPPI SEE. Secretariatul DPPI SEE este administrat din punct de vedere financiare de către Organizația Internațională pentru Migrație (OIM), în baza Memorandumului de înțelegere încheiat între coordonatorul special al Pactului de Stabilitate pentru Europa de Sud-Est și OIM, dacă nu se convine altfel.
Termenii de referință pentru personalul Secretariatului DPPI SEE sunt prezentați în anexa III la prezentul memorandum de înțelegere.
Secretariatul DPPI SEE își desfășoară activitatea sub îndrumarea președintelui în exercițiu al DPPI SEE și va prezenta, de două ori pe an, în cadrul întâlnirilor regionale ale DPPI SEE, raportul asupra activităților și cheltuielilor efectuate. Rapoarte suplimentare (descriptive și financiare) pot fi solicitate de către președintele în exercițiu al DPPI SEE. Bugetul DPPI SEE, pregătit și prezentat de către Secretariat, presupune aprobarea formală în cadrul Întâlnirii regionale a DPPI SEE.
Articolul 4
Bugetul și finanțarea DPPI SEE
Secretariatul DPPI SEE, în baza planului anual de lucru al DPPI SEE, va pregăti bugetul estimativ al DPPI SEE pentru a fi prezentat spre aprobare în cadrul Întâlnirii regionale a DPPI SEE, în cadrul sesiunii acesteia de toamnă. Secretariatul DPPI SEE va pregăti, de asemenea, planuri de acțiune adiționale și bugetul proiectelor, care urmează a fi implementate cu sprijinul partenerilor DPPI SEE.
Părțile DPPI SEE sunt de acord să asigure, prin finanțare proprie, resursele umane, tehnice și financiare necesare pentru funcționarea durabilă a Inițiativei și a Secretariatului DPPI SEE.
Părțile DPPI SEE sunt de acord să înceapă finanțarea costurilor administrative ale DPPI SEE în anul 2007 sau 2008 și să continue această finanțare, asumându-și astfel dreptul regional asupra Inițiativei și asigurând continuitatea acesteia.
Contribuția financiară anuală a fiecărei părți a DPPI SEE va fi de cel puțin 25.000 euro și va fi transferată înaintea lunii aprilie a fiecărui an.
Partenerii DPPI SEE care contribuie la bugetul proiectelor DPPI SEE pot solicita rapoarte specifice de audit.
Părțile DPPI SEE care participă la proiecte sunt de acord să asigure contribuția echivalentă sprijinului partenerilor DPPI SEE, subiect al acordului mutual, pentru dezvoltarea și implementarea proiectelor.
Articolul 5
Dispoziții finale
Prezentul memorandum de înțelegere va fi aprobat de către părțile DPPI SEE în concordanță cu procedurile legale interne proprii și va intra în vigoare în prima zi a lunii următoare lunii în care 6 părți ale DPPI SEE au notificat depozitarul despre finalizarea procedurilor necesare în acest scop.
Dacă procedurile legale interne îi permit, oricare parte a DPPI SEE poate aplica provizoriu de la data semnării prevederile prezentului memorandum de înțelegere. Aplicarea provizorie a dispozițiilor prevăzute în prezentul alineat va fi notificată depozitarului.
Anexele I-III constituie părți integrante ale prezentului memorandum de înțelegere.
Guvernul Bosniei și Herțegovinei va fi depozitarul prezentului memorandum de înțelegere.
Acest memorandum de înțelegere va rămâne valabil pe o perioadă de 2 ani de la data semnării și se va prelungi automat cu încă 2 ani, dacă nu se convine altfel de către părțile DPPI SEE.
Oricare parte a DPPI SEE poate denunța prezentul memorandum de înțelegere prin transmiterea unei notificări scrise în acest sens președintelui în exercițiu al DPPI SEE. Denunțarea va produce efecte după 3 luni de la data primirii notificării.
În temeiul cărora semnatarii, fiind împuterniciți de către guvernele din care fac parte, au semnat prezentul memorandum de înțelegere.
Semnat la Zagreb la 24 septembrie 2007, într-o singură copie autentică, în limba engleză.
Pentru Guvernul Republicii Albania,
Alfed Olli,
director general,
Ministerul de Interne - Directoratul general
pentru urgențe civile
Pentru Guvernul Republicii Bulgaria,
Andrey Ivanov,
director general,
Ministerul Poliției de Stat și Accidentelor -
Serviciul Național de Protecție Civilă
Pentru Guvernul Republicii Croația,
Djuro Poldrugac,
director,
Directoratul Național de Protecție
Pentru Guvernul Republicii Macedonia,
Kosta Jovcevski,
director,
Directoratul de Protecție și Salvare
Pentru Guvernul Republicii Moldova,
Andrei Sumleanschi,
șef serviciu,
Ministerul Afacerilor Interne - Serviciul
de protecție civilă și situații de urgență
Pentru Guvernul Republicii Muntenegru,
Zoran Begovic,
ministru asistent adjunct și șef de sector,
Ministerul de Interne și al Reformei Administrative -
Sectorul pentru Managementul Situațiilor de Urgență
Pentru Guvernul României,
Vladimir Secară,
inspector general,
Ministerul Internelor și Reformei Administrative -
Inspectoratul General pentru Situații de Urgență
Pentru Guvernul Republicii Slovenia,
Branko Dervodel,
director adjunct,
Ministerul Apărării - Administrația
pentru Protecție Civilă și Salvare
Anexa la pagina de semnături a Memorandumului de înțelegere privind cadrul instituțional al Inițiativei de Pregătire și Prevenire a Dezastrelor din Sud-Estul Europei
Semnat la Sofia la 8 aprilie 2008, într-o singură copie autentică, în limba engleză.
Pentru Guvernul Bosniei și Herțegovina,
Samir Agic,
ministru adjunct și șef al Departamentului
de Protecție Civilă,
Ministerul Securității
Pentru Guvernul Turciei,
Hasan Ipek,
director general,
Direcția Generală Agenția pentru
Managementul Situațiilor de Urgență
Anexa I Termeni de referință pentru președintele
în exercițiu (CIO) al DPPI SEE
Sub coordonarea generală a Întâlnirii regionale a DPPI SEE și a Consiliului de cooperare regională (RCC), președintele în exercițiu al DPPI SEE este responsabil de implementarea Inițiativei, sub toate aspectele, de coordonarea generală a DPPI SEE și de promovarea acesteia atât la nivel regional, cât și internațional.
Concret, președintele în exercițiu:
- va stabili și menține relații cu oficialitățile din statele DPPI SEE, cu reprezentanții organizațiilor internaționale, cu rețelele, inițiativele și organizațiile nonguvernamentale implicate în managementul dezastrelor, precum și cu comunitatea donatorilor;
- va oferi o conducere strategică și va formula recomandări politice;
- va raporta Mesei regionale a Pactului de Stabilitate, Consiliului de cooperare regională (RCC) și va informa părțile și partenerii DPPI SEE asupra îndeplinirii sarcinilor și diverselor angajamente;
- va coopera îndeaproape cu organizația sau entitatea ce administrează DPPI SEE (în prezent OIM). CIO va supraveghea bugetul DPPI SEE, activitatea Secretariatului DPPI SEE și a personalului acestuia;
- va monitoriza implementarea activităților aprobate în statele SEE;
- va revizui proiectele și va facilita colectarea fondurilor pentru implementare;
- va organiza și va prezida întâlnirile DPPI SEE;
- va participa sau va delega participarea la seminarele, întâlnirile și atelierele de lucru ale DPPI SEE și va coordona activitățile, astfel încât să evite suprapunerile.
Cerințe profesionale pentru președintele în exercițiu:
- șefi/directori/manageri generali ai agențiilor de protecție civilă/management al dezastrelor ale uneia dintre părțile DPPI SEE sau reprezentanții acestora de rang superior.
Anexa II Termeni de referință
pentru Comitetul consultativ al DPPI SEE
Definirea rolului
Comitetul consultativ al DPPI SEE îndeplinește următoarele funcții:
- asigură progresul în activitățile DPPI SEE prin revizuire și schimb de informații în domeniul pregătirii, prevenirii și răspunsului în situații de dezastre;
- oferă supervizare și informații pentru activitățile DPPI SEE;
- coordonează proiectele planificate și în derulare și alte măsuri.
Dispoziții
1. Obiective
Inițiativa DPPI SEE caută să ofere un cadru adecvat țărilor din regiunea Europa de Sud-Est pentru dezvoltarea de programe și proiecte de întărire a capabilităților de prevenire și răspuns la dezastre naturale și tehnologice. Comitetul consultativ al DPPI SEE oferă îndrumare în acest sens, asigură resurse substanțiale și valoroase pentru activitățile DPPI SEE și oferă expertiză pentru proiectele legislative, pe linia pregătirii și prevenirii dezastrelor. Acești termeni de referință specifică componența și sarcinile Comitetului consultativ al DPPI SEE.
2. Componență
Comitetul consultativ al DPPI SEE este compus din experți naționali și internaționali cu expertiză funcțională și geografică și statele donatoare, invitați de către președintele în exercițiu al DPPI SEE. Este încurajată contribuția și a altor părți, în calitate de participanți. Participanții recunoscuți vor fi incluși în toate discuțiile Comitetului consultativ al DPPI SEE. Nu există drept de vot formal; deciziile trebuie luate prin consens.
3. Sarcini
Comitetul consultativ al DPPI SEE este responsabil în primul rând de asigurarea sprijinului politic relevant pentru DPPI SEE și de îndrumarea generală a Inițiativei. Comitetul consultativ al DPPI SEE evaluează activitatea Inițiativei și conturează direcțiile viitoare, precum și prioritățile. De asemenea, Comitetul consultativ al DPPI SEE folosește acest forum ca o oportunitate pentru diseminarea lecțiilor învățate și a celor mai bune practici.
Comitetul consultativ al DPPI SEE constituie un cvorum atunci când președintele în exercițiu al DPPI SEE și mai mult de jumătate dintre membri sunt prezenți; deciziile și activitățile se vor desfășura în consens. Oricare membru sau participant poate lua cuvântul, iniția și sugera soluții posibile și recomandări.
4. Întâlniri
Comitetul consultativ al DPPI SEE se va întâlni de două ori pe an, de preferat în continuarea Întâlnirii regionale a DPPI SEE. Președintele în exercițiu al DPPI SEE poate conveni, în funcție de necesitate, și alte întâlniri. Președintele în exercițiu al DPPI SEE va pregăti, înaintea fiecărei întâlniri, un raport de activitate, stadiul privind finanțele și un "program de acțiune" informal, conturând planurile de muncă și prioritățile. Președintele în exercițiu al DPPI SEE va pune la dispoziție, înaintea întâlnirilor, proiectul de agendă și, după, va elabora un raport privind concluziile desprinse. Comitetul consultativ al DPPI SEE este încurajat să utilizeze metode și tehnologii alternative, incluzând conferințe telefonice, e-mail și videoconferințe.
5. Factori decizionali
Implementarea efectivă a DPPI SEE depinde de implicarea deplină a factorilor decizionali, incluzând societatea civilă, autoritățile locale și provinciale, guvernele și organizațiile internaționale. Comitetul consultativ al DPPI SEE va lua toate măsurile necesare pentru implicarea factorilor decizionali pentru a asigura eficiența și legătura dintre activitatea DPPI SEE și succesul proiectelor regionale.
6. Finanțare
Cheltuielile pentru întâlnirile Comitetului consultativ al DPPI SEE (în particular diurna și transportul) vor fi în principiu suportate de către autoritățile naționale trimițătoare. Țara-gazdă va furniza facilitățile necesare desfășurării întâlnirilor. Costurile de secretariat pentru Comitetul consultativ al DPPI SEE vor fi acoperite din bugetul normal al DPPI SEE.
Anexa III Termeni de referință
pentru șeful Secretariatului DPPI SEE
Șeful Secretariatului DPPI SEE, sub supervizarea președintelui în exercițiu al DPPI SEE, va îndeplini următoarele sarcini și activități:
- va sprijini președintele în exercițiu al DPPI în activitățile de conducere, relațiile politice, planurile și operațiunile inițiativei;
- va sprijini și va monitoriza a propunerile de proiecte, facilitarea colectării de fonduri, actualizarea informațiilor în conformitate cu standardele internaționale/Comisiei Europene;
- va organiza și va coordona activitățile grupurilor de lucru ale DPPI SEE;
- va coordona implementarea proiectelor DPPI SEE;
- va participa la întâlniri în numele președintelui în exercițiu al DPPI SEE;
- va menține contactul, corespondența și schimbul de informații cu partenerii DPPI SEE implicați în facilitarea și implementarea proiectelor;
- se va deplasa în regiune, la nevoie, în sprijinul activităților DPPI SEE;
- va actualiza pagina de web a DPPI SEE.
Concret, ocupantul acestei funcții va îndeplini următoarele sarcini:
- va raporta rezultatele activităților președintelui în exercițiu al DPPI SEE și va informa asupra activității îndeplinite, planificate și asupra realizărilor;
- va planifica și va pregăti bugetul DPPI SEE;
- va călători în regiune în sprijinul activităților DPPI SEE;
- va oferi sprijin general președintelui în exercițiu al DPPI SEE și statelor din regiune, conform cerințelor;
- va participa la seminarele, întâlnirile și ateliere de lucru ale DPPI SEE, conform cerințelor;
- va coopera strâns cu OIM, care administrează finanțele DPPI SEE.
Cerințe profesionale/Calificări:
- studii corespunzătoare;
- experiență în domeniul managementului dezastrelor sau în alt domeniu conex (național, internațional);
- cunoștințe și experiență practică cu organizațiile internaționale și structurile din domeniile conexe;
- înțelegere complexă a contextului politic, social, economic și de securitate în SEE;
- comunicare excelentă și abilități de comunicare în scris în limba engleză; cunoașterea unei alte limbi din zona SEE reprezintă un atu;
- angajament, flexibilitate și disponibilitate de a lucra în echipă;
- disponibilitate de a efectua misiuni în teren și călătorii la nevoie.
Reglementări tehnice
Șeful Secretariatului DPPI SEE va fi contractat de OIM, dacă nu se convine altfel.
OIM va acoperi toate costurile referitoare la transport și echipament din bugetul DPPI SEE - destinat șefului Secretariatului DPPI SEE.
Activitatea sa va fi evaluată de președintele în exercițiu al DPPI SEE sau de către reprezentantul desemnat de acesta.
Termeni de referință
pentru asistentul financiar/administrativ
din cadrul Secretariatului DPPI SEE
Asistentul financiar/administrativ din cadrul Secretariatului DPPI SEE, sub supervizarea șefului Secretariatului DPPI SEE, va îndeplini următoarele sarcini și activități:
- va controla și va urmări folosirea bugetului DPPI SEE prin administrarea bazei de date financiar-administrative;
- va colabora cu șefii sectorului financiar-administrativ ai Biroului OIM din Sarajevo;
- va colabora cu șefii sectorului financiar-administrativ ai autorităților de protecție civilă și management al dezastrelor din țările din regiune, referitor la procedurile financiare și administrative;
- va pregăti raportul financiar al DPPI SEE care face parte din raportul intermediar al DPPI SEE și raportul final;
- va asista șeful Secretariatului DPPI SEE în planificarea și pregătirea bugetului DPPI SEE;
- va îndeplini alte sarcini administrative, conform cerințelor.
Concret, ocupantul acestei funcții va îndeplini următoarele sarcini:
- va raporta rezultatele activităților către șeful Secretariatului DPPI SEE și va informa asupra activității îndeplinite, planificate și asupra realizărilor;
- la nevoie, va călători în regiune în sprijinul activităților DPPI SEE;
- va oferi sprijin general șefului Secretariatului DPPI SEE și statelor membre, la nevoie;
- va participa la seminarele DPPI SEE, la întâlniri și ateliere de lucru, la nevoie;
- va coopera strâns cu OIM, care administrează finanțele DPPI SEE.
Cerințe profesionale/Calificări:
- studii corespunzătoare;
- experiență de câțiva ani în domeniul managementului dezastrelor sau în alt domeniu conex (național, internațional);
- cunoștințe și experiență practică în lucrul cu organizațiile internaționale și structurile din domeniile conexe;
- înțelegere complexă a contextului politic, social, economic și de securitate în SEE;
- comunicare excelentă și abilități de comunicare în scris în limba engleză; cunoașterea unei alte limbi din zona SEE reprezintă un atu;
- angajament, flexibilitate și disponibilitatea de a lucra în echipă;
- disponibilitatea de a efectua misiuni în teren și călătorii la nevoie.
Reglementări tehnice
Asistentul financiar/administrativ al DPPI SEE va fi contractat de OIM, dacă nu se convine altfel.
-------------
Textul este prelucrat automat din sursa indicată; numerotarea și legăturile pot conține erori. Referințele subliniate duc la actele citate, așa cum au fost identificate de noi.