Decretul nr. 472/1971

Articolul 1

Documentele create în decursul vremii de organele de stat, de alte organizații socialiste, de celelalte organizații sau de persoanele fizice care au îndeplinit funcții sau misiuni de răspundere în stat sau au avut un rol deosebit în viața politica, socială, economică, științifică, culturală sau artistică a tarii, constituie izvor de cunoaștere a istoriei patriei, a dezvoltării politice, economice, sociale și culturale a tarii, a luptei poporului român pentru cucerirea și apărarea libertății naționale și sociale, a eforturilor depuse pentru edificarea societății socialiste. Aceste documente, oricare ar fi deținătorul lor, sînt bunuri de interes național cărora statul le acorda, în condițiile prezentului decret, protecție specială și alcătuiesc Fondul Arhivistic Național al Republicii Socialiste România.

Articolul 2

Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Național, în sensul prezentului decret, se înțeleg: acte, corespondenta oficială și particulară, memorii, manuscrise ale lucrărilor științifice, literare și artistice, planuri, harti, filme, diapozitive, plăci fotografice, fotografii, înregistrări fonice și video, jurnale, chemări, proclamatii, afișe, schite, desene, tot felul de proiecte, stampe, sigilii, ștampile și alte asemenea documente cu caracter istoric sau documentar.

Articolul 3

Organizațiile socialiste și celelalte organizații răspund de evidenta, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor proprii și ale unităților subordonate.

Persoanele fizice care dețin, cu orice titlu, documente ce fac parte din Fondul Arhivistic Național sînt obligate să le păstreze în bune condiții.

Articolul 4

Ministerul Afacerilor Interne îndrumă, coordonează și controlează activitatea privind evidenta, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor din Fondul Arhivistic Național deținute și create de organizațiile socialiste și celelalte organizații.

Articolul 5

Îndeplinesc atribuții speciale cu privire la documentele ce alcătuiesc Fondul Arhivistic Național, în raport de natura acestora, următoarele organe:

a) Direcția generală a Arhivelor Statului din Ministerul Afacerilor Interne, pentru: documentele scrise, tipărite, fotografice, precum și pentru sigilii și ștampile;

b) Arhiva naționala de filme din subordinea Consiliului Culturii și Educației Socialiste, pentru documentele cinematografice;

c) Comitetul de Stat al Radioteleviziunii Române, pentru documentele fonice și video și filmele de televiziune.

Articolul 6

Organele prevăzute la art. 5 îndeplinesc următoarele atribuții principale:

a) elaborează norme tehnice pentru desfășurarea activității arhivistice în conformitate cu prevederile prezentului decret; îndrumă și controlează aplicarea acestora;

b) preiau de la organizațiile socialiste și celelalte organizații documentele care se păstrează permanent, în condițiile și termenele prevăzute în prezentul decret, și asigura condițiile necesare conservării lor.

Pentru documentele de importanța deosebită, organizează un fond de asigurare pe bază de microfilme și alte forme de reproducere adecvate;

c) informează activitățile științifice și cultural-educative din țara asupra documentelor pe care le dețin și care conțin date privind domeniul lor de activitate;

d) editează publicații de specialitate;

e) întrețin și dezvolta relații cu organizații din străinătate, în vederea schimbului de informații în domeniul arhivistic și al schimbului de documente și reproduceri de pe acestea; asigura aplicarea convențiilor și acordurilor internaționale privind domeniul arhivistic și iau parte la congrese și conferințe arhivistice internaționale din sfera lor de activitate.

Articolul 7

Pentru desfășurarea și dezvoltarea activității arhivistice la nivelul cerințelor activității de cercetare științifică și al muncii cultural-educative, în cadrul Ministerului Afacerilor Interne funcționează Comisia științifică pentru probleme arhivistice, formată din specialiști din Ministerul Afacerilor Interne, Ministerul Educației și Învățămîntului, Ministerul Forțelor Armate, Ministerul Minelor, Petrolului și Geologiei, Ministerul Afacerilor Externe, Consiliul Culturii și Educației Socialiste, Consiliul Național pentru Știința și Tehnologie, Comitetul de Stat al Radioteleviziunii Române, Academia Republicii Socialiste România, Academia de Științe Sociale și Politice a Republicii Socialiste România, Academia de Științe Medicale, Academia de Științe Agricole și Silvice și Departamentul Cultelor. Comisia științifică pentru probleme arhivistice are caracter consultativ.

Modul de organizare și funcționare, precum și componenta Comisiei științifice pentru probleme arhivistice, se stabilesc de Colegiul Ministerului Afacerilor Interne; angajații celorlalte organe centrale vor fi desemnați cu acordul conducerii acestor organe.

Articolul 8

Organizațiile socialiste și celelalte organizații sînt obligate sa înregistreze toate documentele primite, expediate sau întocmite pentru uz intern, folosind în acest scop registrul de intrare-ieșire, conform modelului prevăzut în anexa nr. 1.

Articolul 9

Organizațiile socialiste și celelalte organizații, după ce înregistrează și rezolva documentele, le grupează în dosare.

Organele centrale întocmesc indicatorul termenelor de păstrare pentru documentele proprii și ale unităților pe care le îndrumă și controlează, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 2, care se confirma de Direcția generală a Arhivelor Statului.

Fiecare organizație întocmește nomenclatorul dosarelor potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 3.

Gruparea documentelor în dosare se face în raport cu problemele la care se referă și cu termenele de păstrare, stabilite prin nomenclatorul dosarelor și indicatorul termenelor de păstrare.

Coperta dosarului și a materialelor preconstituite, cum sînt: registrele, condicile și alte asemenea documente, se completează potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 4.

Articolul 10

Dosarele și materialele preconstituite se încheie anual și se depun la arhiva unității în al doilea an de la crearea lor, pe bază de inventare întocmite potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 5; inventarele se întocmesc separat în raport cu termenele de păstrare ale documentelor, prevăzute în indicator.

Articolul 11

Evidenta documentelor de arhiva se tine în "Registrul de evidenta curenta" întocmit potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 6. În registru se trec toate inventarele documentelor primite de la unitățile din componenta organizației socialiste, precum și miscarea documentelor în decursul timpului.

Articolul 12

Scoaterea documentelor din evidenta arhivei se face numai dacă au fost selecționate și inlaturate ca nefolositoare, au fost găsite deteriorate total fără putinta de reconditionare, s-a constatat ca lipsesc sau au fost depuse definitiv la alta arhiva.

Pentru fiecare din cazurile menționate la alineatul precedent se va întocmi de către șeful arhivei un proces-verbal care se supune aprobării conducerii organizației și confirmării Direcției generale a Arhivelor Statului sau filialelor sale.

Articolul 13

Sigiliile și stampilele se iau în evidenta într-un registru separat întocmit potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 7.

Înregistrarea lor se face în ordinea dării în uz.

Articolul 14

Organizațiile socialiste și celelalte organizații selectioneaza periodic documentele, în vederea stabilirii celor care se păstrează permanent și a celor care urmează a fi eliminate, avînd termenul de păstrare expirat și neprezentind importanța pentru cercetarea științifică ori activitatea practica.

Selecționarea se efectuează de către comisii de selecționare, desemnate de conducerile organizațiilor socialiste și ale celorlalte organizații.

Articolul 15

Inventarele documentelor stabilite de comisia de selecționare a fi eliminate, însoțite de un proces-verbal întocmit potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 8, se înaintează pentru confirmare la Direcția generală a Arhivelor Statului sau filialelor sale.

După primirea confirmării, documentele se predau, potrivit dispozițiilor legale, unităților de colectare a deșeurilor.

Articolul 16

Organizațiile socialiste și celelalte organizații sînt obligate sa păstreze documentele, asigurindu-le împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii.

Articolul 17

Documentele se păstrează în depozite construite special pentru arhiva sau în încăperi amenajate în acest scop.

Depozitele de arhiva trebuie să fie dotate cu mijloace adecvate de păstrare și prevenire a incendiilor.

Articolul 18

Organizațiile socialiste și celelalte organizații vor depune, după caz, la Direcția generală a Arhivelor Statului sau la filialele sale documentele scrise, tipărite, fotografice, sigiliile și stampilele prevăzute la art. 2 al prezentului decret, rămase după selecționare, după cum urmează:

- documentele scrise, tipărite, sigiliile și stampilele, după 30 de ani de la crearea lor, în cazul organizațiilor socialiste și celorlalte organizații centrale și după 20 de ani în cazul celorlalte organizații;

- documentele fotografice, după 15 ani de la crearea lor;

- actele de stare civilă, după 100 de ani de la întocmirea lor.

Articolul 19

Filmele cinematografice, precum și celelalte documente care se referă la activitatea cinematografica, se depun la Arhiva naționala de filme din subordinea Consiliului Culturii și Educației Socialiste în condițiile prevăzute la art. 40.

Articolul 20

Filmele de televiziune, înregistrările fonice și video, precum și celelalte documente care se referă la activitatea de radiodifuziune și televiziune, se depun la Comitetul de Stat al Radioteleviziunii Române în condițiile prevăzute la art. 46.

Articolul 21

Ministerul Afacerilor Interne, Consiliul Culturii și Comitetul de Stat al Radioteleviziunii Române, după caz, pot aproba ca documentele care se păstrează permanent să fie deținute de organizațiile socialiste și după expirarea termenului de depunere, în cazul cînd documentele sînt necesare în desfășurarea activității acestora sau nu pot fi preluate din cauza lipsei spațiului de depozitare necesar.

Organele supreme ale puterii și administrației de stat vor putea păstra, fără aprobările prevăzute la alineatul precedent, documentele pe care le dețin și le creează.

Ministerul Afacerilor Externe va putea păstra, fără aprobările prevăzute la alineatul 1, documentele diplomatice și consulare atît timp cît acestea sînt necesare activității practice de documentare și informare.

Articolul 22

Cultele, organizațiile și părțile componente ale acestora sînt exceptate de la obligația depunerii documentelor care provin din activitatea proprie. Ele au obligația să respecte dispozițiile prezentului decret în ce privește evidenta, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor.

Cultele, organizațiile și părțile componente ale acestora pot depune la Direcția generală a Arhivelor Statului sau la filialele sale și documentele care provin din activitatea proprie.

Articolul 23

Cultele, organizațiile și părțile componente ale acestora, care dețin documente de alta proveniență decît cele din activitatea proprie, sînt obligate să le declare la Direcția generală a Arhivelor Statului sau la filialele sale, în vederea stabilirii și preluării celor de valoare istorica și documentara. Documentele stabilite a fi preluate trebuie depuse de cei care le dețin la Direcția generală a Arhivelor Statului în termenele precizate de aceasta.

Articolul 24

Biblioteca Republicii Socialiste România, Biblioteca Centrala de Stat a Republicii Socialiste România, bibliotecile centrale universitare, Muzeul de istorie a Republicii Socialiste România, Muzeul literaturii române, precum și alte muzee istorice și memoriale stabilite de Consiliul Culturii și Educației Socialiste și Ministerul Afacerilor Interne, care le păstrează permanent, necesare desfășurării activității lor.

Organizațiile socialiste și celelalte organizații care dețin documente dobîndite prin donații pînă la data emiterii prezentului decret, le pot păstra.

Organizațiile prevăzute în prezentul articol sînt obligate sa depună la Direcția generală a Arhivelor Statului inventarul documentelor din Fondul Arhivistic Național care se păstrează permanent și pe care le dețin potrivit alineatelor 1 și 2.

Articolul 25

Organizațiile socialiste și celelalte organizații care dețin documente ce se păstrează permanent vor constitui pentru acestea un fond de asigurare, pe bază de microfilmare sau alte forme de reproducere.

Articolul 26

Persoanele fizice care dețin documente din Fondul Arhivistic Național le pot depune la Direcția generală a Arhivelor Statului spre păstrare și folosire.

Documentele din Fondul Arhivistic Național aparținînd persoanelor fizice pot fi donate sau vîndute numai organizațiilor prevăzute la art. 5 și art. 24 alineatul 1.

Articolul 27

Sigiliile și stampilele scoase din uz, confectionate din metal, care au stema și denumirea completa a organizației, se depun la Direcția generală a Arhivelor Statului sau, după caz, la filialele sale, într-un singur exemplar. Celelalte exemplare, precum și alte sigilii și ștampile din metal scoase din uz, se depun la Monetaria Statului; sigiliile și stampilele din cauciuc scoase din uz se depun la organul ierarhic superior.

Articolul 28

Organizațiile socialiste și celelalte organizații, precum și persoanele trimise de acestea pentru a face studii și cercetări în străinătate, în cazul în care obțin copii de pe documente cu caracter istoric, aflate în arhivele din alte tari, sînt obligate să le pună la dispoziția Direcției generale a Arhivelor Statului pentru recopiere sau să depună spre păstrare copiile aduse.

Articolul 29

Documentele din arhiva organizațiilor socialiste și celorlalte organizații pot fi folosite pentru rezolvarea unor lucrări administrative, cercetări științifice, documentare, informare, activitate cultural-educativă, întocmirea de publicații, eliberarea de copii, extrase și certificate, precum și în alte scopuri asemănătoare.

Articolul 30

Documentele pot fi consultate de persoane de cetățenie română, din afară organizațiilor socialiste sau celorlalte organizații deținătoare, numai după trecerea a 30 de ani de la crearea lor și cu aprobarea conducerii acestora. În cazuri justificate, documentele pot fi date spre consultare și înainte de expirarea acestui termen, însă numai cu aprobarea conducerii organizației deținătoare.

Străinilor li se pot da spre consultare documentele numai cu aprobarea organului central în subordinea căruia se găsește organizația care deține documentele sau, după caz, a președintelui comitetului executiv al consiliului popular județean sau al municipiului București, în condițiile prevăzute de convențiile internaționale la care România este parte, precum și de alte dispoziții legale.

În aceleași condiții se pot elibera copii, fotocopii, microfilme și xerografii de pe documente.

Consultarea documentelor și eliberarea de copii de orice fel de pe acestea se fac cu respectarea dispozițiilor legale care reglementează secretul de stat.

Articolul 31

Împrumuturi de documente între organizațiile socialiste ori între alte organizații, sau între organizațiile socialiste și celelalte organizații se pot face, în cazuri motivate, cu aprobarea conducerii organizației care deține documentele și pe bază de proces-verbal de predare-primire.

Articolul 32

Organizațiile socialiste și celelalte organizații sînt obligate sa elibereze certificate, copii și extrase de pe documentele pe care le dețin, chiar dacă nu au trecut 30 de ani de la întocmirea acestora, în cazul cînd documentele se referă la situații și drepturi privind pe solicitant, cum sînt vechimea în munca, studii, drepturi patrimoniale și altele asemenea.

Certificatul trebuie să cuprindă, în mod obligatoriu, denumirile documentelor pe baza cărora a fost întocmit.

Copiile și extrasele se certifica sau, după caz, se legalizează de organizațiile socialiste sau celelalte organizații care le eliberează.

Copiile și extrasele de pe documentele aflate la Direcția generală a Arhivelor Statului și filialele sale au aceeași valabilitate ca și originalele.

Diplomele sau certificatele de studii, actele de stare civilă sau alte acte originale personale, depuse la organizațiile socialiste sau celelalte organizații se restituie titularului sub semnatura, reținîndu-se la dosar o copie certificată de șeful arhivei.

Cererile organizațiilor din străinătate, ale străinilor, precum și ale cetățenilor români domiciliați în străinătate, pentru obținerea de certificate, extrase sau copii de pe acte, se primesc și se rezolva de organizațiile socialiste și celelalte organizații care dețin actele respective. Trimiterea și taxarea certificatelor, extraselor, copiilor și fotocopiilor se fac potrivit legii.

Articolul 33

Documentele de valoare deosebită nu se expun în original în expoziții, muzee etc., ci sub forma de mulaje grafice sau alte forme de reproducere.

Articolul 34

Documentele fotografice se compun din plăci și filme fotografice, diapozitive și fotografii.

Articolul 35

Evidenta documentelor fotografice create și deținute de organizațiile socialiste și celelalte organizații se tine în registrul de evidenta documentelor fotografice, întocmit potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 9.

Articolul 36

Termenele de păstrare a documentelor fotografice se stabilesc de organizațiile socialiste sau celelalte organizații deținătoare și se consemnează într-un indicator de termene de păstrare confirmat de Direcția generală a Arhivelor Statului sau filialele sale.

Articolul 37

Documentele fotografice care se păstrează permanent se depun la Direcția generală a Arhivelor Statului sau filialele sale după trecerea a 15 ani de la crearea lor, pe bază de inventar întocmit potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 10.

Articolul 38

Documentele cinematografice se compun din filme artistice, documentare, jurnale de actualitati și orice alte filme produse de studiourile cinematografice și alte organizații din țara, precum și filme importate.

Articolul 39

Studiourile cinematografice și celelalte organizații care produc sau importa filme cinematografice au obligația sa țină evidenta acestora, pe genuri, titluri, acte și metraj, într-un registru special, întocmit potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 11.

Articolul 40

Filmele sau materialele care fac parte din completul unui film cinematografic se depun la Arhiva naționala de filme din subordinea Consiliului Culturii și Educației Socialiste, în următoarele condiții:

a) studiourile cinematografice depun negativele imagine și negativele sunet, pentru copii standard, precum și copiile etalon, cel mai tirziu după 3 ani de la terminarea producției; la filmele reclama, realizate sub metrajul normal al unui act (280 m) studiourile cinematografice vor asigura ordonarea lor pe grupaje de cîte un act pentru fiecare material ce urmează a fi depus;

b) Direcția rețelei cinematografice și difuzării filmelor depune cîte un exemplar din materialele de multiplicare realizate și cîte o copie pozitiva în starea a III-a tehnica, pentru toate filmele din producția naționala, inclusiv pentru filmele fonograme multiplicate, pentru rețeaua cinematografica, cel mai tirziu după 3 ani de la premiera; pentru filmele din producția naționala după care Direcția rețelei cinematografice și difuzării filmelor executa copii pozitive sau materiale de reproducere, dublate sau subtitrate în limbi străine, pentru nevoile de export sau pentru participare la manifestări peste hotare, copiile disponibile se vor depune cel mai tirziu după 7 ani de la realizare.

Filmele importate se depun în starea a III-a sau a IV-a, potrivit dispozițiilor prevăzute în prezentul articol, în raport cu condițiile în care au fost achiziționate.

Articolul 41

Depunerea filmelor se face cu evidentierea lor valorică, în funcție de gradul de uzura și scoaterea lor din evidența contabilă a unităților respective, însoțite de materialele documentare auxiliare, cum sînt accesoriile regizorale, schițele de decoruri, listele de montaj, listele de titluri, afisele, fotografiile, materialele de prezentare și reclama, extrasele din presa.

Articolul 42

Organizațiile socialiste și celelalte organizații care imprumuta documente cinematografice de la Arhiva naționala de filme poarta întreaga răspundere pentru securitatea lor, precum și pentru respectarea normelor legale care reglementează regimul de folosire a filmelor de arhiva.

Articolul 43

Arhiva naționala de filme poate face schimburi și împrumuturi de filme cinematografice pe care le deține, potrivit acordurilor încheiate cu instituțiile sau întreprinderile din alte tari, în condițiile legii.

Articolul 44

Prin documente fonice și video, se înțeleg înregistrările de acest fel, indiferent de forma de execuție.

Articolul 45

Organizațiile socialiste și celelalte organizații care creează și dețin documente fonice și video sînt obligate sa țină evidenta acestora într-un registru special, întocmit potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 12.

Articolul 46

Documentele fonice și video care se păstrează permanent se stabilesc de Comitetul de Stat al Radioteleviziunii Române și se depun la acesta după 3 ani de la crearea lor.

Depunerea documentelor fonice și video se face pe bază de inventar întocmit potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 13.

La Comitetul de Stat al Radioteleviziunii Române se depun și filmele produse de studiourile de televiziune sau utilizate de televiziune, în condițiile în care se predau filmele cinematografice.

Articolul 47

Scoaterea peste granita fără autorizație legală a documentelor din Fondul Arhivistic Național, indiferent de deținătorul lor, sau înstrăinarea acestora către persoane fizice sau juridice străine constituie infracțiune și se pedepsește cu închisoare de la 2 la 7 ani.

Tentativa se pedepsește.

Articolul 48

Autorizarea prevăzută la art. 47 alin. 1 se eliberează, pentru documentele proprietate personală, de către Direcția generală a Arhivelor Statului, iar pentru documentele din fondul organizațiilor socialiste și celorlalte organizații, de către organul central în subordinea căruia se afla organizația respectiva.

Articolul 49

La cererea organelor de urmărire penală, a instanțelor de judecată sau a persoanelor interesate, Direcția generală a Arhivelor Statului atesta dacă documentul ce i se prezintă face sau nu parte din Fondul Arhivistic Național.

Articolul 50

Ministerul Afacerilor Interne prin Direcția generală a Arhivelor Statului, Comitetul de Stat al Radioteleviziunii Române, Arhiva Naționala de filme din subordinea Consiliului Culturii și Educației Socialiste și organizațiile prevăzute la art. 24 alin. 1 au dreptul sa cumpere documente de la persoane fizice și juridice, în scopul completării bazei documentare.

Cultele, organizațiile și părțile componente ale acestora pot cumpara documente sau accepta donații de documente care se referă la activitatea proprie.

Articolul 51

Protejarea și păstrarea documentelor din Fondul Arhivistic Național, care potrivit

Decretului nr. 724/1969

fac parte din fondul centralizat al valorilor artistice, istorice și documentare, se reglementează potrivit acelui decret.

Articolul 52

În termen de 6 luni de la publicarea prezentului decret, cultele, organizațiile și părțile lor componente, care dețin documente de alta proveniență decît cele din activitatea proprie, sînt obligate să le declare organelor prevăzute la art. 23.

Articolul 53

Anexele nr. 1-13 fac parte integrantă din prezentul decret.

Articolul 54

Decretul nr. 353/1957

pentru înființarea Fondului Arhivistic de Stat,

Hotărîrea Consiliului de Miniștri nr. 1119/1957

privind organizarea și funcționarea Direcției generale a Arhivelor Statului și administrarea Fondului Arhivistic de Stat, precum și orice alte dispoziții contrare prevederilor prezentului decret, se abroga.