Normele din 14 iulie 2010

În sensul prezentelor norme metodologice, atribuțiile Punctului național de contact pentru înfrățire instituțională în România sunt aduse la îndeplinire de Ministerul Finanțelor Publice, prin Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale (ACIS).

Punctul național de contact pentru înfrățire instituțională este responsabil cu promovarea, dezvoltarea și coordonarea activității de participare a României la proiectele de înfrățire instituțională în calitate de furnizor de asistență.

În sensul prezentelor norme metodologice, se nominalizează Oficiul de Plăți și Contractare Phare (OPCP) din cadrul Ministerului Finanțelor Publice ca autoritate administrativă de înfrățire instituțională.

Autoritatea administrativă de înfrățire instituțională este responsabilă cu managementul administrativ și financiar al proiectelor de înfrățire instituțională în care România are rol de furnizor de asistență tehnică.

Punctul național de contact primește informări de la Comisia Europeană sau de la autoritățile administrative din țările beneficiare privind circularea unor fișe de înfrățire instituțională, respectiv mesajul oficial de circulare a unei fișe de proiect.

Punctul național de contact analizează informările și mesajele, identifică instituțiile potențial donatoare de asistență și transmite fișele către acestea, însoțite de formatele standard de ofertă și curriculum vitae pentru experți, în vederea formulării de propuneri de înfrățire instituțională.

Punctul național de contact primește ofertele de înfrățire instituțională elaborate de autoritățile române, avizate de către autoritatea administrativă de înfrățire instituțională, le verifică din punct de vedere formal (respectarea formatelor standard de ofertă și curriculum vitae) și le transmite către Comisia Europeană sau către autoritățile administrative din țările beneficiare (instituția care a circulat fișa).

Pentru proiectele de înfrățire instituțională standard, Punctul național de contact primește de la Comisia Europeană sau de la autoritățile administrative din țările beneficiare programul întâlnirilor bilaterale pentru prezentarea ofertelor, pe care îl comunică instituției potențial donatoare.

Punctul național de contact primește de la Comisia Europeană sau de la autoritățile administrative din țările beneficiare informarea privind rezultatul selecției, indiferent de tipul de proiect, pe care îl comunică instituției potențial donatoare și autorității administrative de înfrățire instituțională.

Promovarea dezvoltării unui consorțiu între instituția potențial donatoare și unul sau mai multe state membre se realizează la nivelul Punctului național de contact prin verificarea ofertei (propunerea de consorțiu) din punct de vedere formal (respectarea formatelor standard de ofertă și curriculum vitae) și transmiterea acesteia Rețelei punctelor naționale de contact din statele membre.

Punctul național de contact informează instituția potențial donatoare în cazul primirii unui răspuns pozitiv de la punctul național de contact dintr-un stat membru.

La momentul primirii ofertei comune de înfrățire instituțională elaborate de consorțiul constituit între instituția potențial donatoare și unul sau mai multe state membre, se reiau activitățile de verificare a acesteia din punct de vedere formal și de transmitere către Comisia Europeană, respectiv către autoritățile administrative din țările beneficiare.

Obținerea statutului de organism mandatat pentru instituțiile potențial furnizoare de asistență tehnică care îndeplinesc condițiile Comisiei Europene se realizează la nivelul punctului național de contact, prin solicitarea informațiilor relevante și certificarea acestora în vederea acreditării instituțiilor vizate de Comisia Europeană.

Punctul național de contact menține evidența tuturor proiectelor de înfrățire instituțională circulate, respectiv a ofertelor promovate și a celor selectate, inclusiv a corespondenței oficiale derulate în acest sens.

La solicitarea unei instituții potențial donatoare de asistență, reprezentantul punctului național de contact participă la întâlnirile bilaterale pentru prezentarea ofertelor.

Punctul național de contact pentru înfrățire instituțională în România participă la reuniunile anuale ale punctelor naționale de contact, organizate de Comisia Europeană.

Autoritatea administrativă de înfrățire instituțională asigură consultanță instituțiilor potențial donatoare de asistență tehnică, în vederea pregătirii ofertelor și a participării la reuniunile de selecție.

Autoritatea administrativă de înfrățire instituțională primește, verifică și avizează din punct de vedere procedural ofertele de înfrățire instituțională elaborate de autoritățile române, ce urmează a fi înaintate punctului național de contact spre a fi transmise către Comisia Europeană sau către autoritățile administrative din țările beneficiare.

Pentru proiectele standard de înfrățire instituțională, la solicitarea unei instituții potențial donatoare de asistență, reprezentantul autorității administrative de înfrățire instituțională participă la întâlnirile bilaterale pentru prezentarea ofertelor.

Autoritatea administrativă de înfrățire instituțională asigură consultanță și sprijin pe durata negocierii și semnării contractelor de înfrățire instituțională, precum și pentru orice modificări ulterioare ale acestora.

În cazul în care instituția donatoare de asistență tehnică va participa la contractul de înfrățire instituțională în consorțiu cu una sau mai multe instituții din statele membre, autoritatea administrativă de înfrățire instituțională sprijină instituțiile române în vederea încheierii acordului de consorțiu cu celelalte instituții din statele membre.

Activitatea se finanțează integral din venituri proprii, care se constituie din sumele încasate reprezentând valoarea totală a contractelor aflate în implementare pentru proiectele de înfrățire instituțională pentru care România are rol de donator de asistență tehnică.

Valoarea contractului este compusă din costurile aferente obligațiilor contractuale și costurile de management ale contractului.

Costurile legate de gestionarea proiectului se vor suporta din costurile de management aferente proiectului respectiv.

Cheltuielile eligibile ce urmează a fi efectuate din costurile de management sunt:

a) pregătirea aplicației de asistență tehnică, contractată în conformitate cu legislația națională privind achizițiile publice;

b) traducere;

c) transport, diurnă și cazare, necesare asigurării participării la reuniunile de prezentare a ofertelor, organizate de administrațiile statelor beneficiare de proiecte de înfrățire instituțională, în conformitate cu prevederile legislației naționale;

d) obligațiile angajatorului aferente indemnizațiilor experților și coordonatorului de proiect desemnați pentru implementarea proiectelor de înfrățire instituțională, în conformitate cu legislația națională în vigoare;

e) logistică;

f) instruirea personalului Ministerului Finanțelor Publice și al instituțiilor furnizoare de asistență tehnică în țară și în străinătate;

g) diferențele de curs valutar;

h) comisioane și speze bancare aferente plăților efectuate.

Costurile aferente obligațiilor contractuale vor fi suportate din veniturile constituite din sumele încasate reprezentând suma totală a obligațiilor contractuale pentru fiecare proiect.

Costurile aferente obligațiilor contractuale sunt costurile aferente obligațiilor detaliate în bugetul contractului de înfrățire instituțională.

Autoritatea administrativă de înfrățire instituțională gestionează din punct de vedere financiar proiectele de înfrățire instituțională pentru toți ordonatorii principali de credite, inclusiv pentru ordonatorii subordonați.

Autoritatea administrativă de înfrățire instituțională va deschide un cont bancar în euro și un cont bancar în lei pentru toți ordonatorii principali de credite, prin care se vor derula toate operațiunile financiare aferente participării la proiectele de înfrățire instituțională.

Autoritatea administrativă de înfrățire instituțională va deschide un cont în sistemul Trezoreriei Statului, prin care va derula toate operațiunile financiare care se vor derula în lei.

Cheltuielile aferente indemnizațiilor ce se plătesc coordonatorului de proiect și experților, ce reprezintă obligația angajatorului conform legislației naționale în vigoare, se suportă din costurile cu managementul contractului de înfrățire instituțională în cadrul căruia aceștia sunt cooptați.

Autoritatea administrativă de înfrățire instituțională va emite cereri de plată în baza contractului de înfrățire instituțională către instituțiile din țările beneficiare ale asistenței tehnice sau către liderul de consorțiu în cazul în care instituția donatoare de asistență tehnică participă la contractul de înfrățire instituțională în consorțiu cu unul sau mai multe instituții din statele membre.

Autoritatea administrativă de înfrățire instituțională încasează în euro fondurile de la statul beneficiar al asistenței tehnice, conform contractului de înfrățire instituțională, sau de la liderul de consorțiu, în cazul în care instituția donatoare de asistență tehnică participă la contractul de înfrățire instituțională în consorțiu cu una sau mai multe instituții din statele membre.

În cazul în care instituția donatoare de asistență tehnică participă la contractul de înfrățire instituțională în consorțiu cu unul sau mai multe instituții din statele membre și este lider de consorțiu, autoritatea administrativă de înfrățire instituțională efectuează plățile, în baza unei cereri de plată, către partenerii de consorțiu, conform acordului de consorțiu.

Autoritatea administrativă de înfrățire instituțională efectuează plăți în euro pe teritoriul României, prin transfer bancar, către experți, coordonatorul de proiect și consilierul rezident de înfrățire instituțională care vor desfășura activități specifice în cadrul contractelor.

Autoritatea administrativă de înfrățire instituțională va efectua plăți prin transfer bancar, plăți aferente contractării și implementării proiectelor de înfrățire instituțională, precum și plăți ce reprezintă costuri cu managementul contractului de înfrățire instituțională.

Autoritatea administrativă de înfrățire instituțională efectuează plățile pe bază de documente justificative transmise în original sau copii conforme cu originalul, semnate pentru conformitate de către o persoană împuternicită de către reprezentantul legal al instituției donatoare în acest scop. Documentele justificative dovedesc angajarea, lichidarea și ordonanțarea cheltuielilor potrivit prevederilor

ordinului ministrului finanțelor publice nr. 1.792/2002

pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale, cu modificările și completările ulterioare.

În vederea îndeplinirii activităților de management financiar, autoritatea administrativă de înfrățire instituțională primește de la instituțiile donatoare documentele justificative în original sau copii conforme cu originalul, semnate pentru conformitate de către o persoană împuternicită de către reprezentantul legal al instituției donatoare în acest scop, ce atestă îndeplinirea activităților menționate în contractul de înfrățire instituțională, aprobate de către coordonatorul de proiect și reprezentantul legal al acesteia, inclusiv transmiterea secțiunii tehnice aferente rapoartelor de activitate (de începere, intermediar, final) aprobate de către aceleași persoane menționate.

Autoritatea administrativă de înfrățire instituțională întocmește secțiunea financiară a raportului de activitate (de începere, intermediar, final), în cazul în care instituția donatoare de asistență tehnică este lider de consorțiu în cadrul contractului standard de înfrățire instituțională. În situația în care instituția donatoare de asistență tehnică nu este lider de consorțiu, autoritatea administrativă de înfrățire instituțională va pune la dispoziția liderului de consorțiu informațiile necesare în vederea întocmirii secțiunii financiare a raportului de activitate (de începere, intermediar, final).

Autoritatea administrativă de înfrățire instituțională verifică din punct de vedere procedural și financiar actele adiționale și ordinele administrative întocmite de către instituția donatoare de asistență tehnică, în cazul în care aceasta din urmă este lider de consorțiu în cadrul contractului standard de înfrățire instituțională.

Autoritatea administrativă de înfrățire instituțională, în vederea îndeplinirii condițiilor prevăzute în contractul de înfrățire instituțională în ceea ce privește întocmirea și atașarea unui raport de verificare a cheltuielilor la cererea de plată, contractează, cu respectarea legislației române relevante, auditorul (persoană fizică/juridică) care prestează acest serviciu.

Instituția donatoare de asistență tehnică semnează cu autoritatea administrativă de înfrățire instituțională o convenție prin care se menționează care sunt obligațiile și drepturile izvorâte din execuția contractului de înfrățire instituțională/acordul de consorțiu. Convenția va cuprinde următoarele elemente minimale:

a) părțile contractante, cu menționarea datelor de contact și a reprezentanților legali;

b) codul și titlul contractului de înfrățire instituțională;

c) obiectul convenției;

d) drepturile și obligațiile părților pe perioada de elaborare a ofertelor, negocierii și semnării contractului, respectiv implementarea contractului;

e) durata convenției;

f) lista experților, coordonatorului de proiect, consilierului rezident de înfrățire instituțională care urmează a fi implicați în execuția contractului de înfrățire instituțională cu indemnizația aferentă;

g) modalitățile de modificare a convenției;

h) situațiile în care convenția încetează să mai producă efecte;

i) răspunderea părților.

Instituția donatoare de asistență tehnică are obligația de a asigura semnarea contractului de înfrățire instituțională în atâtea exemplare câte părți sunt plus unul pentru autoritatea administrativă de înfrățire instituțională. Contractul de înfrățire instituțională, inclusiv anexele, se transmite în original de către coordonatorul de proiect la autoritatea administrativă de înfrățire instituțională, în termen de cel mult 5 zile lucrătoare de la data ultimei semnături.

În baza convenției, reprezentantul legal al instituției donatoare de asistență tehnică, cu ocazia fiecărei misiuni în care vor fi implicate persoanele menționate la alin. (1), emite un mandat, care cuprinde următoarele elemente minimale:

a) numele și adresa instituției donatoare de asistență tehnică;

b) numele complet, funcția și semnătura reprezentantului legal al instituției donatoare care emite mandatul;

c) codul și titlul contractului de înfrățire instituțională;

d) numărul și data convenției încheiate cu instituția donatoare de asistență tehnică;

e) numărul și data emiterii mandatului;

f) perioada și obiectivul (ele) misiunii pentru care se emite mandatul;

g) menționarea mijlocului de transport cu care se va efectua deplasarea, suma zilnică alocată conform baremului publicat pe site-ul Comisiei Europene, precum și onorariul zilnic conform contractului de înfrățire instituțională, după caz;

h) semnătura coordonatorului de proiect/consilierului rezident de înfrățire instituțională/expertului prin care a luat la cunoștință de prevederile mandatului;

i) obligativitatea prezentării către autoritatea administrativă de înfrățire instituțională în termen de maximum 5 zile de la revenirea în țară a raportului de misiune aprobat de către reprezentantul legal al instituției donatoare.

Instituția donatoare de asistență tehnică va transmite mandatul către autoritatea administrativă de înfrățire instituțională, cu cel puțin 4 săptămâni înainte de începerea fiecărei misiuni.

Autoritatea administrativă de înfrățire instituțională, după verificarea mandatului, înainte de efectuarea deplasării coordonatorului de proiect/consilierului rezident de înfrățire instituțională/expertului, efectuează prin transfer bancar plata aferentă sumei zilnice alocate pe durata misiunii.

La întoarcerea din misiune, după prezentarea raportului de misiune aprobat și a certificatului de misiune emis și aprobat în conformitate cu prevederile manualului de înfrățire instituțională aplicabil, autoritatea administrativă de înfrățire instituțională determină suma de plată aferentă drepturilor salariale pentru a întocmi statul de plată.

Autoritatea administrativă de înfrățire instituțională efectuează plata prin transfer bancar (euro) a sumei reprezentând indemnizația netă rezultată în urma reținerii obligațiilor angajatului conform legii și plata prin transfer din trezorerie în vederea stingerii obligațiilor angajatului și angajatorului conform legii române în vigoare. Calculul obligațiilor angajatului și angajatorului conform legii române în vigoare se face la cursul inforeuro publicat pe site-ul Comisiei Europene din luna în care se efectuează plata indemnizației nete.

Plata indemnizației nete către coordonatorul de proiect/expert se face în cursul lunii următoare aprobării raportului de misiune și a certificatului de misiune emis în conformitate cu prevederile manualului de înfrățire instituțională aplicabil.

a) Instituția donatoare de asistență tehnică va emite, în cursul lunii următoare aprobării raportului trimestrial de activitate, în conformitate cu prevederile manualului de înfrățire instituțională aplicabil, o cerere de rambursare către autoritatea administrativă de înfrățire instituțională pentru rambursarea drepturilor salariale ale consilierului rezident de înfrățire instituțională, inclusiv obligațiile angajatorului calculate conform legislației naționale în vigoare.

b) Cererea de rambursare va fi însoțită de statul de plată în original și ordinele de plată în copie conformă cu originalul, ce dovedesc stingerea obligațiilor de plată.

c) Plata se va face în cursul lunii următoare aprobării raportului trimestrial de activitate, în conformitate cu prevederile manualului de înfrățire instituțională aplicabil, prin contul deschis în sistemul trezoreriei.

În vederea determinării obligațiilor angajatului și angajatorului aferente indemnizației datorate coordonatorului de proiect/expertului pentru serviciile prestate în baza contractului de înfrățire instituțională, autoritatea administrativă de înfrățire instituțională întocmește și aprobă statul de plată, în vederea efectuării transferurilor bancare și de trezorerie, precum și declarațiile privind obligațiile de plată conform legislației naționale în vigoare.

Direcția de buget și contabilitate internă din cadrul Ministerului Finanțelor Publice, pe baza declarațiilor primite de la autoritatea administrativă de înfrățire instituțională privind plățile efectuate din fondurile proprii gestionate, centralizează și depune declarațiile privind obligațiile de plată conform legislației naționale în vigoare.

Fișa fiscală aferentă activității prestate în baza convenției și contractului de înfrățire instituțională se întocmește de către Direcția de buget și contabilitate internă din cadrul Ministerului Finanțelor Publice și se comunică în condițiile legii.

Autoritatea administrativă de înfrățire instituțională organizează și conduce contabilitatea operațiunilor desfășurate în cadrul proiectului și/sau finanțate din fondurile având destinația de cheltuieli cu managementul de proiect, precum și a celor prevăzute la

art. 8 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 196/2008 , aprobată cu modificări și completări prin

Legea nr. 168/2009 , cu modificările ulterioare.

Autoritatea administrativă de înfrățire instituțională are obligația de a arhiva toate documentele aferente contractelor de înfrățire instituțională, conform prevederilor manualului de înfrățire instituțională și legii române în vigoare.

Instituția donatoare de asistență tehnică va nominaliza în cadrul contractului de înfrățire instituțională coordonatorul de proiect/consilierul rezident de înfrățire instituțională/experții cooptat/cooptați pentru implementarea proiectului.

Coordonatorul de proiect și experții cooptați prevăzuți în contract își vor îndeplini misiunile în vederea implementării proiectului, în baza mandatului menționat la art. 15 alin. (3).

În termen de 5 zile de la revenirea în țară, coordonatorul de proiect și experții vor prezenta autorității administrative de înfrățire instituțională un raport de misiune.

Expertul are obligația să prezinte autorității administrative de înfrățire instituțională certificatul de misiune emis și aprobat în conformitate cu prevederile manualului de înfrățire instituțională aplicabil.

Instituția donatoare de asistență are obligația de a prezenta autorității administrative de înfrățire instituțională raportul de activitate trimestrial pentru perioada în care s-au desfășurat activitățile în cadrul contractului de înfrățire instituțională, aprobat în conformitate cu prevederile manualului de înfrățire instituțională aplicabil.

După analizarea conformității documentelor prevăzute la alin. (3) și (4), autoritatea administrativă de înfrățire instituțională va determina obligația de plată datorată coordonatorului de proiect și experților pentru activitatea prestată în cadrul contractului.

Pe perioada desfășurării misiunilor, coordonatorul de proiect, consilierul rezident de înfrățire instituțională și expertul cooptați în cadrul proiectelor de înfrățire instituțională își păstrează funcția publică și drepturile salariale, potrivit legii.

Perioada în care coordonatorul de proiect, consilierul rezident de înfrățire instituțională și experții își desfășoară activitatea în cadrul proiectelor de înfrățire instituțională constituie vechime în muncă/vechime în specialitatea funcției și va fi înregistrată în mod corespunzător, potrivit legislației în vigoare.

Pe perioada desfășurării misiunilor, coordonatorul de proiect și experții cooptați în cadrul proiectelor de înfrățire instituțională primesc atât drepturile salariale de la angajatorul reprezentat de instituția donatoare de asistență tehnică, cât și indemnizația datorată în baza convenției încheiate potrivit prevederilor art. 15 alin. (1).

Misiunile coordonatorului de proiect și experților cooptați în cadrul proiectelor de înfrățire instituțională vor avea caracterul unor deplasări în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar.

Misiunea consilierului rezident de înfrățire instituțională în cadrul contractului de înfrățire instituțională va avea caracterul detașării cu executarea activității specifice în interesul instituției la care se face detașarea.

În vederea evaluării anuale, coordonatorul de proiect, consilierul rezident de înfrățire instituțională și experții cooptați în cadrul proiectelor de înfrățire instituțională prezintă conducerii instituției furnizoare de asistență, la sfârșitul anului, un raport anual al activităților desfășurate în cadrul proiectelor de înfrățire instituțională.

Activitatea depusă în cadrul proiectului de către coordonatorul de proiect, consilierul rezident de înfrățire instituțională și experții cooptați în cadrul proiectelor de înfrățire instituțională se va evalua în funcție de mandatul primit, obiectivele misiunii și de rezultatele înregistrate și descrise în raportul misiunii și în raportul anual.

Instituția donatoare de asistență tehnică, la evaluarea coordonatorului de proiect, consilierului rezident de înfrățire instituțională și experților cooptați în cadrul contractului de înfrățire instituțională, va aplica prevederile legislației naționale în vigoare corespunzătoare.

Consilierul rezident de înfrățire instituțională are obligația de a prezenta instituției donatoare de asistență tehnică un raport de activitate trimestrial care să reflecte activitățile desfășurate în perioada precedentă și modul și gradul de îndeplinire a acestora, aprobat de către coordonatorul de proiect.

Evaluarea anuală a consilierului rezident de înfrățire instituțională este făcută la nivelul instituției donatoare de asistență tehnică de către șeful ierarhic superior al acestuia, având la bază și o evaluare a acestuia făcută de către coordonatorul de proiect, precum și rapoartele de activitate trimestriale și raportul anual.