Normele nr. 2

Administratorii întocmesc și actualizează Registrul participanților.

Registrul participanților cuprinde:

a) elementele de identificare și de contact ale persoanelor eligibile;

b) denumirea angajatorilor și datele de contact, dacă sunt disponibile, ale acestora;

c) elementele de identificare și de contact ale participanților;

d) codurile de înscriere în Registrul Comisiei ale agenților de marketing persoane juridice și persoane fizice, avizați pentru administratorul respectiv;

e) seriile și numerele unice ale actelor individuale de aderare;

f) data la care s-au semnat actele individuale de aderare;

g) evidența contribuțiilor, respectiv data suspendării plății contribuției, data la care s-a reluat plata contribuției, după caz;

h) valoarea contribuțiilor brute virate și identificate în contul colector;

i) valoarea contribuțiilor nete convertite în unități de fond;

j) valoarea comisioanelor reținute din contribuțiile brute ale participanților;

k) data la care s-au virat contribuțiile brute;

l) data la care s-au convertit contribuțiile nete în unități de fond;

m) valoarea unitară a activului net la care s-a efectuat convertirea contribuției;

n) numărul de unități de fond aferent contribuției nete convertite;

o) numărul total al unităților de fond;

p) orice alte informații solicitate de Comisie.

Administratorii instruiesc agenții de marketing persoane juridice și persoane fizice în legătură cu transmiterea către ei, în termen de maximum 5 zile lucrătoare de la data semnării acestora, a actelor individuale de aderare semnate de persoanele eligibile.

Administratorii au obligația de a înregistra actele individuale de aderare în Registrul participanților numai după verificarea informațiilor înscrise în actele individuale de aderare cu datele înscrise în copia actului de identitate.

Administratorii au obligația de a verifica corectitudinea întocmirii actului individual de aderare și realitatea manifestării de voință a persoanelor eligibile, prin orice mijloace care pot fi probate ulterior.

Administratorii au obligația de a înregistra persoanele eligibile cu elementele de identificare și de contact în Registrul participanților, în termen de maximum 10 zile lucrătoare de la data semnării actului individual de aderare, cu condiția respectării prevederilor alin. (2) și (3).

Administratorii au obligația de a scana toate actele individuale de aderare și toate actele de identitate ale persoanelor care au fost înregistrate în Registrul participanților și de a le arhiva în format electronic.

Administratorii trebuie să dispună de un sistem informatic care să asigure păstrarea în siguranță a informațiilor din Registrul participanților.

Administratorii au obligația să realizeze și să păstreze copii de siguranță ale informațiilor stocate în sistemul informatic privind Registrul participanților.

Persoana eligibilă datorează fondului de pensii facultative la care a aderat, de la data semnării actului individual de aderare, o contribuție lunară, în cuantumul minim prevăzut în actul individual de aderare.

Dacă în termen de 6 luni de la data semnării actului individual de aderare persoana eligibilă și/sau angajatorul nu virează prima contribuție către fondul de pensii facultative, actul individual de aderare devine nul de drept.

Administratorul are obligația arhivării și păstrării tuturor actelor individuale de aderare nule de drept.

Participantul poate, în orice moment, să suspende sau să înceteze plata contribuției, înștiințând în scris administratorul și angajatorul, după caz, cu cel puțin 30 de zile calendaristice înainte de data suspendării ori încetării plății acesteia.

Angajatorul trebuie, în situația în care constituie și virează contribuția la fondul de pensii facultative, să notifice în scris administratorul cu privire la suspendarea sau încetarea plății contribuției participantului, cu cel puțin 30 de zile calendaristice înainte de data suspendării ori încetării plății acesteia.

Participantul poate, în orice moment, să modifice nivelul contribuției prevăzut în actul individual de aderare, înștiințând în scris administratorul și angajatorul, după caz, cel târziu la data plății contribuției.

Angajatorul poate, în orice moment, să modifice nivelul contribuției către fondul de pensii facultative, înștiințând în scris administratorul și angajatul, cel târziu la data plății contribuției.

Suspendarea plății contribuției are loc și în situația în care participantul și/sau angajatorul, după caz, nu își îndeplinesc/îndeplinește obligația de plată a contribuției stabilite prin actul individual de aderare pentru o perioadă mai mare de 3 luni consecutive de la data scadenței obligației și nu au/a notificat anterior scadenței, în scris, administratorul cu privire la suspendare, în conformitate cu prevederile art. 10 alin. (1) și (2).

Suspendarea plății contribuției prevăzută la alin. (1) nu aduce atingere calității de participant sau activului personal al acestuia.

Administratorul are obligația să informeze, în scris, participantul și angajatorul, după caz, în termen de 30 de zile calendaristice, despre suspendarea plății contribuției și despre posibilitatea reluării acesteia conform alin. (4).

Participantul și angajatorul, după caz, pot relua plata contribuției în orice moment, cu notificarea prealabilă a administratorului și/sau a angajatorului, după caz, cu privire la virarea contribuției.

Forma și conținutul actului individual de aderare sunt autorizate de Comisie odată cu autorizarea prospectului schemei de pensii facultative.

Forma-cadru și conținutul actului individual de aderare utilizat în cadrul procesului de aderare sunt prevăzute în anexă.

Este interzisă introducerea de către administratori în actele individuale de aderare a altor informații decât cele prevăzute în anexă, cu excepția seriei și numărului unic alocat de administrator, a siglei și logoului administratorului, precum și a altor informații despre administrator, obligatorii conform legii.

Actul individual de aderare care conține date și informații de natură să aducă atingere intereselor participanților la fondurile de pensii facultative sau care este încheiat cu nerespectarea dispozițiilor prezentei norme atrage răspunderea administratorului, a agentului de marketing persoană juridică și a agentului de marketing persoană fizică, după caz.

Modificarea formei și a conținutului actului individual de aderare se face de către administrator numai cu obținerea în prealabil a autorizării modificării de către Comisie.

Decizia de autorizare a modificării formei și conținutului actului individual de aderare se emite de Comisie ca urmare a unei cereri scrise depuse la Comisie de către administrator, împreună cu actul individual de aderare modificat și cu expunerea de motive ce stă la baza solicitării.

Administratorul este obligat ca, în termen de 10 zile lucrătoare de la data intrării în vigoare a unei autorizații sau a unui aviz emis de Comisie care determină modificarea informațiilor prevăzute în actul individual de aderare, să solicite autorizarea modificării actului individual de aderare.

Depunerea documentelor sau a documentelor cu modificările solicitate de Comisie nu poate fi făcută, sub sancțiunea respingerii cererii, mai târziu de 10 zile lucrătoare de la data solicitării formulate de către Comisie.

În situația în care se constată lipsa unor documente solicitate sau documentele depuse sunt incomplete, ilizibile ori au o formă necorespunzătoare, Comisia poate solicita completarea sau înlocuirea acestora, după caz, în termenul prevăzut la alin. (2).

Decizia de autorizare a modificării se comunică solicitantului în termen de 5 zile calendaristice de la adoptarea acesteia de către Comisie.

Neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a uneia dintre condițiile prevăzute în prezenta normă atrage respingerea cererii de autorizare a modificării actului individual de aderare.

Decizia de respingere, scrisă și motivată, se comunică solicitantului în termen de 5 zile lucrătoare de la adoptarea acesteia de către Comisie.

Decizia de respingere poate fi contestată în termen de 30 de zile calendaristice de la data comunicării ei, în conformitate cu Legea contenciosului administrativ nr. 554/2004 , cu modificările și completările ulterioare.