Ordinul nr. 1650/2011

Legitimația de serviciu, realizată cu ajutorul tehnicii de calcul, este confecționată în sistem duplex - avers și revers, prin tipărire pe card PVC, de grosime 0,76 mm și mărime 54 mm/86 mm, conform anexei nr. 1.

Aversul are fond albastru, filigranat cu grupări de litere "ANP", și are imprimat în centru sigla Administrației Naționale a Penitenciarelor.

În partea de sus, în stânga, este tipărit tricolorul, central sunt înscrise cuvintele "ROMÂNIA", "MINISTERUL JUSTIȚIEI", "ADMINISTRAȚIA NAȚIONALĂ A PENITENCIARELOR", iar în dreapta este imprimată Stema României.

În stânga-mijloc este imprimată fotografia titularului, cu dimensiunile 3 cm/3 cm color, în uniforma de oraș, cu cămașă albă, descoperit.

Sub fotografie se înscriu seria și numărul legitimației, care sunt compuse din:

a) seria legitimației - prima grupare de litere reprezintă acronimul unității, conform anexei nr. 2; a doua grupare de litere reprezintă nivelul de acces, folosindu-se "AL" pentru acces local, "AE" pentru acces extins și "AG" pentru acces general;

b) numărul legitimației - prima grupare de cifre reprezintă codul informatic al titularului, iar a doua grupare de cifre reprezintă data la care legitimația a fost emisă.

În dreapta fotografiei sunt înscrise, pe 6 rânduri, următoarele elemente:

- pe rândul 1 - cuvântul "LEGITIMAȚIE";

- pe rândurile 2 și 3 - gradul profesional pentru funcționarii publici cu statut special;

- pe rândul 4 - numele titularului;

- pe rândul 5 - prenumele titularului;

- pe rândul 6 - funcția pentru personalul încadrat pe funcții de director general, director general adjunct și director.

În partea de jos, în dreapta, se înscrie data până la care legitimația este valabilă.

Reversul are fond albastru, filigranat cu grupări de litere "ANP" și imprimat în centru cu sigla Administrației Naționale a Penitenciarelor.

În partea de sus, central, este înscrisă unitatea din care face parte titularul.

În centru-stânga, este imprimată data eliberării, iar în centru-dreapta se aplică semnătura scanată a directorului general și ștampila.

În partea de jos, central, sub siglă, se înscrie, detaliat, nivelul de acces al titularului.

După modul în care sunt emise, legitimațiile de serviciu sunt cu acces local, cu acces extins și cu acces general.

Legitimațiile de serviciu cu acces local se emit pentru personalul fără atribuții de control și coordonare din aparatul central al Administrației Naționale a Penitenciarelor și pentru personalul din unitățile subordonate și permit accesul titularilor în unitatea din care fac parte.

Legitimațiile de serviciu cu acces extins se emit pentru directorii de unitate și permit accesul titularilor în unitatea din care fac parte, precum și în aparatul central al Administrației Naționale a Penitenciarelor.

Legitimațiile de serviciu cu acces general se emit pentru personalul din aparatul central al Administrației Naționale a Penitenciarelor cu drept de control și coordonare, precum și pentru personalul Subunității de pază și escortare deținuți transferați și dau dreptul titularilor la acces în aparatul central al Administrației Naționale a Penitenciarelor și în unitățile subordonate.

În cazul personalului detașat între unități ale sistemului penitenciar, structura de resurse umane din unitatea în care este încadrat retrage legitimația de serviciu, pe care o va păstra pe perioada detașării.

Unitatea la care este detașat personalul ia măsuri în vederea eliberării legitimației de serviciu, potrivit prevederilor art. 5 lit. e).

Pentru emiterea legitimațiilor de serviciu, structurile de resurse umane din unități înaintează, pe suport electronic, Direcției management resurse umane din Administrația Națională a Penitenciarelor tabele cu datele personale ale celor în cauză.

Tabelele trebuie să cuprindă următoarele rubrici:

- număr curent;

- grad profesional;

- nume;

- prenume;

- codul informatic;

- motivul pentru care se solicită eliberarea legitimației;

- observații.

La rubrica "observații" se fac mențiuni pentru personalul cu funcții de director și de preot.

Tabelele sunt însoțite de fotografiile titularilor, realizate în format digital; pentru identificarea fotografiilor, numele fișierelor va fi codul informatic al titularului.

La nivelul fiecărei unități se instituie un registru de evidență a legitimațiilor, cu următoarele rubrici: seria și numărul legitimației, gradul profesional, numele și prenumele, data emiterii legitimației, semnătura titularului de primire și semnătura de restituire a lucrătorului de resurse umane, numărul procesului-verbal de scoatere din evidență.

Pentru personalul din Administrația Națională a Penitenciarelor, direcțiile de specialitate transmit Direcției management resurse umane tabelul nominal cu nivelul de acces solicitat.

Structurile de resurse umane au obligația de a retrage legitimațiile la încetarea raporturilor de serviciu, încetarea contractului de muncă și în cazurile în care este emis un nou document de legitimare.

În caz de deces, legitimația de serviciu se recuperează de la familia defunctului.

Legitimațiile retrase de la titulari, cu excepția situației prevăzute la art. 6, se distrug, prin ardere, și se scad din gestiune pe baza unui proces-verbal aprobat în prealabil de directorul unității.

Comisia formată în acest scop are în componență 3 funcționari publici cu statut special, desemnați de directorul unității, dintre care unul face parte din structura de resurse umane.

Comisie întocmește un proces-verbal, în exemplar unic, care se clasează la structura de resurse umane a unității.

Personalul are obligația să păstreze cu grijă legitimațiile și să le folosească numai în interes de serviciu, în conformitate cu prevederile art. 1.

Este interzisă înstrăinarea legitimațiilor de serviciu.

Pierderea sau sustragerea legitimației de serviciu se aduce la cunoștința directorului unității, în prima zi lucrătoare de la producerea evenimentului, iar în caz de nerecuperare, în termen 5 zile va fi declarată nulă prin publicitatea în presă, precizându-se seria și numărul, precum și numele titularului.

Sustragerea documentului este anunțată la cea mai apropiată secție de poliție.

Directorul unității desemnează un ofițer care întocmește un proces-verbal de constatare ce cuprinde cauzele, împrejurările și propunerile în raport cu evenimentul produs.

Structurile de resurse umane din fiecare unitate au obligația ca cel puțin anual să verifice existența și starea documentelor de legitimare aflate asupra personalului unității.

Rezultatele fiecărei acțiuni de verificare a documentelor de legitimare se consemnează într-un proces-verbal întocmit în exemplar unic, avizat de directorul unității, care se clasează la structura de resurse umane a unității.

Anual, până la data de 30 ianuarie, structurile de resurse umane din unitățile subordonate întocmesc și înaintează un raport către Direcția management resurse umane din Administrația Națională a Penitenciarelor cu privire la activitatea de gestiune a legitimațiilor de serviciu pentru anul precedent și o estimare a necesarului de legitimații care urmează a fi emise până la sfârșitul anului.

La data intrării în vigoare a prezentului ordin orice dispoziție contrară se abrogă.

Legitimațiile aflate în uz la data intrării în vigoare a prezentului ordin rămân valabile până la apariția uneia dintre situațiile prevăzute la art. 5.