Ghidul din 2 martie 2012

În conformitate cu legislația în vigoare în domeniul achizițiilor publice, având în vedere prevederile secțiunii III a anexei C la Acordul dintre Guvernul Statelor Unite ale Americii și Comunitatea Europeană privind coordonarea programelor de etichetare referitoare la eficiența energetică a echipamentelor de birou, publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene seria L nr. 381 din 28 decembrie 2006, cu modificările și completările ulterioare

1. Grupul de produse căruia i se adresează

Produsele cărora li se aplică aceste recomandări cuprind:

a) imprimante (alb-negru și color);

b) copiatoare;

c) faxuri;

d) echipamentele care combină cel puțin două din următoarele funcții: imprimare, copiere, fax sau scanare.

Nu fac obiectul acestui document mașinile de francat corespondența și scanerele.

2. Recomandări pentru planificarea achiziției publice

La procurarea de echipamente de imprimare/copiere sau la organizarea de licitații trebuie să se țină seama de necesitățile interne și externe ale consumatorului. Durabilitatea poate fi introdusă în acest stadiu prin luarea în considerare a necesității reale de achiziționare sau prin analizarea unei variante mai convenabile. Recomandări posibile pentru grupul de produse de imprimare, copiere etc. pot fi:

a) analizarea necesităților legate de activitățile de imprimare și copiere. Realizarea unei prognoze a activității instituției, reflectată în necesarul activității de imprimare/copiere. Această statistică se poate realiza prin monitorizarea activității din interior sau poate fi o componentă a activității de mentenanță;

b) alegerea unui echipament care să corespundă cel mai bine necesităților de imprimare/copiere. Alegerea echipamentului de copiere/imprimare depinde în general de numărul de copii/imprimări făcute. Instalarea de echipamente performante, capabile să realizeze o cantitate mare de copii, în locuri unde acest lucru nu este necesar reprezintă un consum de energie nejustificat. Utilizarea unui echipament pentru a face mai multe copii decât este proiectat să facă conduce la reparații și înlocuire prematură;

c) alegerea de imprimante/copiatoare pretabile la diferite tipuri de hârtie. Imprimantele/copiatoarele care utilizează mai mult de un anumit tip de hârtie permit utilizarea tipului de hârtie potrivit scopului imprimării. Acest lucru permite utilizarea echipamentului în cel mai corect mod (prietenos cu mediul înconjurător);

d) optarea pentru sisteme centralizate de imprimare/copiere. Prin alegerea unei/unui imprimante/copiator care să lucreze în mod centralizat pentru o anumită locație se reduce numărul de echipamente necesar. Acest lucru va reduce cantitatea de materie primă și pierderile (inclusiv tonerul utilizat). Un echipament mai mare folosit de mai mulți utilizatori consumă mai puțină energie decât mai multe echipamente mici;

e) alegerea de imprimante/copiatoare și echipamente multifuncționale care sunt dotate cu sistem automat de operare față-verso. Schimbarea sistemului de imprimare/copiere de la o singura față la față-verso conduce la o economie de aproximativ 30% de hârtie (acest lucru nu este valabil pentru faxuri);

f) alegerea de echipamente multifuncționale. Un echipament multifuncțional sau un echipament de genul "totul într-unul singur" utilizează cu până la 50% mai puțină energie decât o imprimantă, copiator, scaner sau fax luate separat, ceea ce conduce implicit la costuri mai reduse. Un exemplu în acest sens, care se poate consulta pe www.eu-energystar.org, este următorul: un departament de 100 de persoane poate economisi până la 2.000 dolari americani/an la factura de energie electrică (la un preț de 0,18 dolari americani/KWh) prin înlocuirea a 8 imprimante la nivel departamental, 24 de imprimante la nivel de punct de lucru și 12 faxuri prin 8 echipamente multifuncționale imprimare/copiere;

g) utilizarea, dacă este posibil, de echipamente recondiționate și modernizate. Practica curentă arată că acest tip de echipamente nu este inferior în termeni calitativi și nu necesită mai multă întreținere decât cele noi.

3. Specificații tehnice

3.1. Specificații tehnice pentru sistemele de copiere/ imprimare

Sistemele de copiere/imprimare trebuie să satisfacă criteriile Energy Star pentru echipamentele de birou, intrate în vigoare din data de 1 iulie 2009, secțiunile 3 și 4 din "Specificații tehnice pentru echipamentele de copiere/imprimare în programul Energy Star".

Dacă sistemele de copiere sunt etichetate cu tipul de etichetă Energy Star, versiunea 1.0, datată 1 aprilie 2007, se consideră că îndeplinesc specificațiile tehnice minime.

3.1.1. Notă pentru cumpărători

Energy Star este un program internațional pentru etichetarea voluntară a aparaturii eficiente energetic, stabilit de Agenția pentru Protecția Mediului din Statele Unite ale Americii (EPA) în anul 1992. Uniunea Europeană participă la programul Energy Star pe secțiunea echipamentelor de birou, în baza unui acord cu Guvernul Statelor Unite ale Americii.

Criteriile Energy Star pentru echipamentele de copiere/imprimare au fost stabilite în anul 2007 și modificate în 2009, printr-un document intitulat "Specificații tehnice pentru echipamentele de copiere/imprimare în programul Energy Star". Aceste criterii au intrat în vigoare efectiv în data de 1 aprilie 2007.

Echipamentele având eticheta Energy Star se găsesc în baza de date Energy Star (www.eu-energystar.org). Această bază de date poate fi utilizată pentru a verifica dacă echipamentul respectiv are eticheta Energy Star și dacă îndeplinește astfel specificațiile tehnice.

4. Utilizarea echipamentului/echipamentelor

Odată licitația încheiată și desemnat câștigătorul, produsul sau serviciul achiziționat trebuie utilizat într-un mod cât mai eficient. Pentru această categorie de produse, câteva puncte importante ar fi:

4.1. Stabilirea setărilor corecte pentru echipamentul utilizat

Este important să se verifice ca în timpul instalării furnizorul de echipamente să stabilească ca funcțiile echipamentului să funcționeze cât mai eficient posibil (inclusiv modul "sleep"). De asemenea, trebuie setat echipamentul să funcționeze în modul de copiere/imprimare față-verso.

4.2. Încurajarea utilizatorilor acestor echipamente să le utilizeze cât mai eficient

Personalul trebuie încurajat să utilizeze echipamentele de copiere/imprimare cât mai eficient energetic, limitând timpul de "sleep" al acestora pe perioada cât acestea nu sunt utilizate. Oprirea totală a echipamentelor, în special a celor de capacitate mare, de exemplu, pe durata mesei de prânz, a întâlnirilor sau după programul de lucru, conduce la economii de energie. În mod special copiatoarele mari (90-100 de pagini alb-negru/minut) consumă energie chiar și în modul oprit. Aceasta este cu 95-97% mai mică decât energia consumată în modul "sleep". Acest lucru trebuie comunicat utilizatorilor.

4.3. Utilizarea unei întrețineri corespunzătoare

O întreținere corespunzătoare și periodică previne accidentele în funcționare și emisiile de substanțe nocive.

4.4. Utilizarea imprimării/copierii față-verso prin utilizarea unor tăvi diferite (în legătură cu alegerea corectă a hârtiei)

Trebuie utilizate diferite tăvi pentru încărcarea hârtiei, astfel încât utilizatorul să poată decide ce hârtie va utiliza pentru imprimare/copiere, în funcție de natura documentului imprimat/copiat.

Termeni tehnici pentru echipamentele de imprimare/ copiere

- modul "sleep": O stare cu consum redus de putere, în care computerul poate intră în mod automat după o perioadă de inactivitate sau în urma unei acțiuni manuale. Un computer care poate intră în starea de veghe poate fi reactivat rapid prin intermediul unor conexiuni de rețea sau al unor periferice ale interfeței cu utilizatorul, cu o întârziere de ≤ 5 secunde între inițierea reactivării și momentul în care sistemul redevine pe deplin operațional, inclusiv afișarea pe ecran.