Normele din 6 februarie 2013

Pentru

evidența,

prelucrarea,

procesarea,

păstrarea,

manipularea, multiplicarea, transmiterea, distrugerea și clasarea în mape/dosare a documentelor clasificate, în fiecare unitate militară se organizează un compartiment special, denumit Compartiment documente clasificate/CDC.

Compartimentul

documente

clasificate

se

subordonează

nemijlocit comandantului/șefului unității militare și este coordonat și controlat, pe linie de specialitate, de structura de securitate.

La unitățile militare care nu au prevăzut în statele de organizare CDC, activitatea se desfășoară de persoane competente și autorizate corespunzător, stabilite prin ordin de zi pe unitate.

Compartimentul documente clasificate se organizează astfel încât activitatea cu documentele clasificate NATO, UE și Echivalente, cifru ,

operative și de mobilizare să se efectueze separat față de celelalte documente ale unității militare.

La structurile centrale ale Ministerului Apărării Naționale, structurile care funcționează în subordinea nemijlocită a ministrului apărării naționale, statele majore ale categoriilor de forțe ale armatei și la eșaloanele complexe ca structură, se pot organiza mai multe CDC, dintre care unul îndeplinește și rolul de registratură, unde se primesc și se înregistrează toate documentele intrate și ieșite și de unde se transmit persoanelor/celorlalte compartimente speciale potrivit rezoluției comandantului/șefului unității militare.

La structurile de cifru și la conturile cripto se organizează CDC distincte.

Când personalul CDC este în imposibilitatea de predare a funcției in condițiile art. 170, comandantul/șeful unității militare numește o comisie pentru predarea/primirea documentelor clasificate, a literaturii militare și a registrelor pentru evidența documentelor, iar în situația în care personalul CDC nu-și poate relua atribuțiile timp de 6 luni, se predă și depozitul cu documente clasificate și neclasificate al unității militare.

La terminarea activității, comisia încheie un proces-verbal de predare-primire, care se

semnează de membrii comisiei, în calitate de predător, și de înlocuitorul legal menționat la art. 170, și se aprobă de comandantul/șeful unității militare.

La predarea funcției, comandantul/șeful unității militare numește o comisie care asistă la predarea-primirea documentelor clasificate, a literaturii militare și a arhivei unității militare.

Termenul pentru predarea-primirea funcțiilor, în care se include și inventarierea documentelor clasificate, a literaturii militare și a arhivei unității militare, este de până la 30 de zile lucrătoare și poate fi prelungit, pentru motive temeinic justificate, cu până la 10 zile lucrătoare.

Materialele care se folosesc la redactarea documentelor clasificate sau a însemnărilor privind problemele de serviciu, respectiv caiete și agende pentru însemnări clasificate, imprimate fără număr de serie, coli matriță și alte asemenea materiale, precum și registrele, condicile și borderourile se înregistrează în Registrul unic pentru evidența materialelor necesare desfășurării activității cu documentele, al cărui model este prezentat în anexa nr. 7, denumit în continuare Registrul unic.

Actele de gestiune, imprimatele înseriate și alte documente sau materiale cuprinse în forme de evidență specifice nu se înregistrează în Registrul unic.

Materialele care se înregistrează în Registrul unic nu se mai iau în evidență în alte registre de evidență.

În unitățile în care funcționează mai multe CDC, fiecare din acestea are propriul Registru unic.

Pentru identificarea numerelor de înregistrare, fiecărui Registru unic i se atribuie, prin ordin de zi pe unitate, o literă începând cu litera „A”, care precede numărul de înregistrare, cu excepția literelor „O”, „S” și „N”.

Registrul unic intră în funcțiune pe baza ordinului de zi pe unitate, al cărui număr constituie și numărul de înregistrare al acestuia și este autentificat de semnătura comandantului/șefului și ștampila unității militare.

În funcție de numărul personalului și al materialelor înregistrate, Registrul unic poate avea mai multe volume, numerele de înregistrare având continuitate de la un volum la altul.

Pentru evitarea confuziilor, numerele de înregistrare atribuite categoriilor de documente clasificate cu destinație specială sunt urmate de litere de identificare, astfel:

a)

grupul de literele ,,Op", pentru documentele operative;

b)

litera ,,M", pentru documentele de mobilizare;

c)

grupul de literele ,,PM", pentru documentele planului de mobilizare;

d)

litera ,,Q", pentru documentele de contrainformații militare;

e)

litera ,,C", pentru documentele activității oficiale de cifru;

f)

litera „K”, pentru documentele conturilor cripto.

Prin instrucțiuni speciale pot fi stabilite și alte criterii de identificare.

La redactarea documentelor clasificate, se respectă următoarele reguli:

a)

menționarea, în antet, a instituției și unității militare emitente, a datei și numărului de înregistrare, a localității, nivelului de clasificare, termenului de clasificare, numărului de exemplar și, după caz, a destinatarului;

b)

înscrierea pe toate exemplarele documentului și pe anexele acestuia a numerelor de înregistrare precedate de un zero (0), pentru documentele secrete, de două zerouri (00), pentru cele strict secrete, de trei zerouri (000), pentru cele strict secrete de importanță deosebită sau de litera

,,S", pentru cele secrete de serviciu;

c)

înscrierea în clar, la sfârșitul documentului, a funcției, gradului, prenumelui și numelui comandantului/șefului unității militare emitente, semnătura acestuia, ștampila unității militare, precum și gradul, numele, prenumele, numărul telefonului de serviciu și semnătura persoanei care a întocmit documentul;

d)

înscrierea pe fiecare pagină a documentului a nivelului de clasificare atribuit acestuia;

e)

înscrierea pe fiecare pagină a documentului a numărului curent al paginii, urmat de numărul total al acestora.

Pentru documentele clasificate cu destinație specială se aplică și prevederile art. 176.

Pentru înscrierea nivelului de clasificare în registrele pentru evidență se folosesc următoarele sigle:

a)

SSID – strict secret de importanță deosebită;

b)

SS – strict secret;

c)

S – secret;

d)

SSv – secret de serviciu.

Informațiile neclasificate se înscriu în registrele pentru evidență folosind sigla „N”.

În situația în care documentul de bază este însoțit de anexe, la sfârșitul textului se indică, pentru fiecare anexă, numărul de file și nivelul de clasificare.

însoțesc.

Anexele se clasifică în funcție de conținutul lor și nu de cel al documentelor pe care le

Adresa de însoțire a documentului nu cuprinde informații detaliate referitoare la

conținutul documentelor anexate și se ia în evidență în registrul de evidență al documentului pe care îl însoțește.

Documentele anexate se semnează, dacă este nevoie, de persoanele care au semnat documentul de bază sau altă persoană competentă, după caz.

Regulile prevăzute la art. 178 alin. (1) lit. d) și e) se aplică și la întocmirea anexelor, cu mențiunea „Anexă la nr.

”, în antet.

Toate documentele, indiferent de formă, care conțin informații clasificate au înscrise, pe fiecare pagină, nivelul de clasificare.

Nivelul de clasificare se marchează prin ștampilare, dactilografiere, tipărire sau olograf,

astfel:

a)

în partea dreaptă sus, pe exteriorul copertei, pe pagina de titlu și pe prima pagină a

documentului;

b)

în partea de sus și de jos, la mijloc, pe toate celelalte pagini ale documentului;

c)

sub legendă, titlu sau scara de reprezentare și în exterior – pe verso – atunci când acestea sunt pliate, pe toate schemele, diagramele, hărțile, desenele și alte asemenea documente.

Părțile clar identificabile din documentele clasificate complexe, cum sunt secțiunile, anexele sau paragrafele, care au niveluri diferite de clasificare sau care nu sunt clasificate, pot fi evidențiate în mod corespunzător.

Părțile care conțin

informații clasificate se marchează, la începutul acestora, între paranteze rotunde, cu una din siglele prevăzute la art. 179, corespunzător nivelului de clasificare.

Documentul în întregime poartă nivelul de clasificare cel mai înalt al părților componente, iar pe pagina de titlu sau pe prima pagină se face mențiunea că documentul conține informații clasificate în părțile marcate corespunzător.

Toate documentele clasificate care se listează trebuie luate într-o formă de evidență, după cum urmează:

a)

cele aflate în lucru, în stadiu de proiect, precum și cele care urmează a fi supuse semnării/aprobării de cei în drept, în Registrul pentru evidența personală a documentelor;

b)

cele care au fost luate într-o formă de evidență și au fost introduse într-un sistem informatic și de comunicații/SIC, prin fotografiere/scanare în format nemodificabil, în Registrul pentru evidența documentelor, al cărui model este prevăzut în anexa nr. 8, cu specificarea denumirii

SIC în coloanele 3 și 4 sau, după caz, în Registrul pentru evidența literaturii militare, al cărui model este prevăzut în anexa nr. 9, cu specificarea în colonana 5, a aceleiași mențiuni.

În unitățile militare în care volumul și specificul informațiilor impun luarea de măsuri suplimentare, comandanții/șefii unităților militare sunt abilitați să stabilească proceduri interne privind evidența și controlul documentelor listate, astfel încât să se poată stabili, în orice moment, locul în care se află respectivele documente.

Fotografiile, filmele, microfilmele și negativele lor, rolele, bobinele sau containerele de păstrare a acestora se marchează vizibil cu o etichetă care indică numărul și data înregistrării, precum și nivelul de clasificare.

Microfilmele au afișate la cele două capete nivelul de clasificare, iar la începutul rolei, lista elementelor de conținut.

Multiplicarea documentelor clasificate se realizează cu avizul structurii de securitate și aprobarea comandantului/șefului unității deținătoare, ambele consemnate în Cererea pentru multiplicare, al cărei model este prezentat în anexa nr. 11.

Multiplicarea și scanarea se realizează numai de către persoane autorizate și în încăperi special destinate.

Cererea pentru multiplicare se clasează în mapă/dosar alături de documentul multiplicat.

Marcarea operațiunii de multiplicare se face atât pe documentul original, cât și pe toate copiile rezultate.

Pe documentul original, marcarea se aplică în partea dreaptă jos a ultimei pagini, după executarea multiplicării.

Pe copiile rezultate, marcarea se aplică pe prima pagină, sub numărul de înregistrare al documentului.

Numerele de înregistrare atribuite documentelor multiplicate sunt urmate de literele de identificare prevăzute la art. 176 alin. (1), numărul de înregistrare al registrului și data multiplicării.

În cazul multiplicării ulterioare, la o dată diferită, a unui document clasificat, documentul original este marcat la fiecare operațiune de multiplicare.

Dacă emitentul dorește să aibă control exclusiv asupra reproducerii, documentul conține o indicație vizibilă cu următorul conținut ,,Reproducerea acestui document, totală sau parțială, este interzisă".

Informațiile clasificate înscrise pe documente cu regim restrictiv de reproducere care au mențiunea ,,Reproducerea interzisă" nu se multiplică.

Este interzisă efectuarea de copii sau extrase de pe documentele marcate strict secret de importanță deosebită.

În situații justificate, la solicitarea scrisă a deținătorului, emitentul poate transmite acestuia o copie de pe documentul original.

În cazul multiplicării unui document clasificat se procedează astfel:

a)

se stabilește numărul de exemplare în care documentul se multiplică;

b)

se completează, avizează și aprobă Cererea pentru multiplicare după care aceasta se înregistrează de către personalul CDC în Registrul de evidență al documentelor neclasificate;

c)

documentul original, împreună cu Cererea pentru multiplicare, se predau operatorului pe bază de semnătură în Registrul pentru evidența personală a documentelor;

d)

după verificarea exemplarelor rezultate, a cererii și documentului original, beneficiarul semnează în Registrul pentru evidența documentelor multiplicate.

În situația în care pe adresa de însoțire a unui document, prin rezoluție a comandantului/șefului unității militare, se specifică trimiterea documentului către alte structuri, nu se mai completează cererea de multiplicare, solicitându-se numai avizul structurii de securitate, care se menționează pe adresa de însoțire, sub rezoluția comandantului/șefului unității militare.

Extrasul prin fotocopiere dintr-un document care conține informații clasificate se face în baza Cererii pentru multiplicare, cu aprobarea comandantului/șefului unității militare, iar copiile rezultate au menționate sub numărul de exemplar cuvântul „Extras” și numărul de înregistrare al documentului original.

Nivelul de clasificare atribuit extrasului dintr-un document original se aplică în funcție de conținutul documentului rezultat.

Documentul rezultat din cumularea neprelucrată a unor extrase provenite din informații clasificate se marchează cu nivelul de clasificare corespunzător conținutului extrasului cu cel mai înalt nivel de clasificare.

Traducerile primesc nivelul de clasificare al documentului original.

Predarea-primirea temporară a documentelor clasificate între persoane deservite de același CDC se face pe bază de semnătură în Registrul pentru evidența personală a documentelor.

În situația în care expeditorul și destinatarul se află în același obiectiv militar, predarea- primirea documentelor clasificate între persoane care nu aparțin aceleași unități militare se face prin CDC, cu aprobarea comandantului/șefului unității militare, pe bază de semnătură în Condica pentru evidența documentelor expediate, tranzitate, transmise/recepționate prin FAX, al cărei model este prezentat în anexa nr. 14.

Documentele strict secrete de importanță deosebită pot fi consultate de către persoane autorizate, cu avizul structurii de securitate și aprobarea comandantului/șefului unității militare, pe bază de semnătură în Fișa de consultare a documentului „Strict secret de importanță deosebită”, al cărei model este prezentat în anexa nr. 1 la Standardele naționale, denumită în continuare Fișă de consultare.

Fișa de consultare se completează de fiecare dată când documentul este dat spre consultare, aceasta păstrându-se împreună cu documentul respectiv.

La mutarea din unitatea militară, schimbarea sau suspendarea din funcție, punerea la dispoziție, trecerea în rezervă, pensionarea, plecarea în concediu fără plată sau pentru creșterea și îngrijirea copilului, personalul predă la CDC toate documentele și literatura militară pe care le are în primire.

La detașarea în alte unități militare, plecarea în străinătate în interes de serviciu sau în interes personal, concediu de odihnă sau misiuni mai mari de 30 zile calendaristice, personalul predă documentele necesare desfășurării activităților compartimentului, pe bază de semnătură în Registrul pentru evidența personală a documentelor, înlocuitorului, iar pe celelalte, în mapa sigilată cu sigiliul personal, la CDC.

4.

Păstrarea documentelor clasificate

Documentele secrete de stat se predau la CDC în mape tip, legate și sigilate sau pot fi păstrate în containere de securitate adecvate dispuse în încăperi care îndeplinesc cerințele de securitate fizică.

Mapele se păstrează în containere de securitate prevăzute cu opis de evidență, care cuprinde: numărul curent, gradul, numele și prenumele posesorului, numărul mapei și numărul sigiliului.

Predarea-primirea mapelor cu documente între posesorii acestora și CDC se efectuează pe bază de tichete confecționate din carton sau alt material, care are aplicată pe una din fețe ștampila unității militare, iar pe cealaltă sunt înscrise: numărul tichetului, seria sigiliului și semnătura șefului CDC.

Numărul tichetului și al mapei aparținând unei persoane trebuie să corespundă cu poziția la care aceasta este înscrisă în opisul Registrului unic.

Numerotarea tichetelor și mapelor aparținând persoanelor care folosesc mai multe mape se face sub formă de fracție, înscriind la numărător numărul corespunzător din opisul Registrului unic, iar la numitor numărul de ordine al mapei.

Tichetul nu este transmisibil, iar ridicarea mapelor de către alte persoane este interzisă.

Documentele rezolvate se clasează în mape/dosare la structura care gestionează problematica respectivă, de personalul acestei structuri.

După constituire, mapele/dosarele se predau la CDC pentru scădere din evidență și certificare a documentelor clasate în acestea.

După încheierea verificării anuale a existenței documentelor clasificate, mapele se supun regimului de protecție cerut de nivelul de clasificare înscris pe acestea, atât timp cât prevede termenul de clasificare.

După ieșirea din termenul de clasificare, în cazurile în care acesta este mai mic decât termenul de păstrare, unitățile arhivistice urmează regimul stabilit de instrucțiunile arhivistice în vigoare.

Dacă termenul de clasificare este egal cu termenul de păstrare, unitățile arhivistice se distrug în unitatea militară deținătoare, fără a se parcurge procedura de declasificare.

5.

Transmiterea, împachetarea și transportul documentelor clasificate

Documentele clasificate se împachetează în vederea expedierii în plicuri/ ambalaje opace, astfel încât conținutul acestora să nu fie vizibil.

Documentele strict secrete de importanță deosebită se împachetează separat de celelalte documente clasificate în plicuri/ambalaje duble care să asigure integritatea și siguranța deplină pe timpul transportului.

Pe plic/colet este obligatorie înscrierea următoarelor elemente: destinatarul, expeditorul, localitatea destinatarului/expeditorului, județul, nivelul de clasificare, numărul de înregistrare și semnătura persoanei care a împachetat documentele.

Pe plicurile/coletele în care se împachetează documente clasificate destinate strict unei anumite persoane se înscrie mențiunea „Personal”.

Pentru sigilarea plicurilor/coletelor se utilizează ștampila rotundă care imprimă denumirea „Expediție”, iar pentru cele care conțin documente strict secrete de importanță deosebită se utilizează sigiliul rotund pentru ceară. Seria ștampilei de expediție/sigiliului se înscrie sub numărul de exemplar, sub forma: S.E. 0001.

Când se împachetează într-un singur plic/colet mai multe documente adresate aceluiași destinatar, se întocmește un singur borderou interior, în două exemplare, în care se înscriu numerele de înregistrare ale tuturor documentelor introduse în acesta. Pe plic/colet se înscrie nivelul de clasificare cel mai înalt, iar în locul numerelor de înregistrare ale documentelor se înscrie numărul borderoului, care este precedat de literele ,,Bd".

Un exemplar al borderoului menționat la alin. (1) primit se semnează, se datează și se returnează la expeditor pentru confirmarea primirii, iar celălalt se păstrează la CDC până la încheierea verificării anuale a existenței documentelor clasificate, după care se clasează în dosar și se păstrează conform instrucțiunilor arhivistice în vigoare.

În situația în care împreună cu plicul/coletul de bază se expediază unul sau mai multe colete, după numărul de înregistrare sau numărul borderoului se înscrie și numărul total al coletelor.

Pe colet se menționează toate datele înscrise pe coletul de bază, iar în locul numărului de înregistrare se scrie mențiunea „Anexă la nr.

”.

Împachetarea și sigilarea documentelor strict secrete de importanță

deosebită, operative, de mobilizare, a celor de contrainformații militare și ale activității criptologice se face de către persoanele care sunt autorizate să cunoască conținutul acestora.

După împachetare și sigilare, corespondența clasificată strict secret de importanță deosebită se înscrie în borderouri distincte de celelalte categorii de corespondență.

Predarea-primirea corespondenței clasificate între CDC ale aceleiași unități militare se face pe bază de semnătură în Condica pentru evidența documentelor expediate, tranzitate, transmise/recepționate prin FAX.

Corespondența clasificată se predă curierilor unităților militare și personalului unităților specializate de transport pe bază de semnătură în Borderou, al cărui model este prezentat în anexa nr. 15.

Înscrierea unităților militare în sistemul de transport corespondență se face potrivit reglementărilor stabilite de instituția care efectuează această prestație.

Unitățile militare nou înființate, cele care se desființează, care își schimbă dislocarea, denumirea

sau

indicativul

numeric

sunt

obligate

să

comunice

în

scris

datele

respective Comandamentului comunicațiilor și informaticii, precum și unității militare care asigură transportul corespondenței clasificate.

Unitățile militare care nu sunt incluse în sistemul de transport al corespondenței predau/primesc corespondența la sediul unităților militare stabilite de comandantul garnizoanei.

La primirea corespondenței, personalul CDC este obligat să verifice integritatea plicurilor/coletelor, exactitatea datelor înscrise pe acestea, ștampilele și sigiliile aplicate

și să semneze de primire în Borderou sau Condica pentru evidența documentelor expediate, tranzitate, transmise/recepționate prin FAX.

După despachetare, se confruntă numerele de înregistrare ale documentelor și seria ștampilei de expediție/sigiliului cu cele înscrise pe ambalaj sau pe borderoul interior, iar în situația în care se constată neconcordanțe, se informează imediat șeful structurii de securitate.

Documentele și materialele clasificate se transportă în străinătate de curieri diplomatici ai Ministerului Afacerilor Externe sau de persoane acreditate în condițiile prevăzute pentru curierii diplomatici.

Pentru transportul prevăzut la alin. (1) se solicită Ministerului Afacerilor Externe eliberarea acreditării de curier diplomatic și valiza diplomatică.

Transportul documentelor clasificate în/din teatrele de operații se organizează de către unitățile militare desemnate cu organizarea misiunii.

Transportul documentelor clasificate în/din teatrele de operații poate fi executat, atunci când este posibil, și cu aeronave militare, prin comandantul echipajului, în condițiile stabilite prin proceduri specifice.

Documentele și materialele clasificate se predau, atât la plecare, cât și la înapoiere, pe borderou, cu aprobarea comandantului/șefului unității militare.

Documentele

și

materialele

clasificate

prevăzute

la

art.

231

se predau/primesc atât la plecare, cât și la înapoiere pe bază de proces-verbal, aprobat de comandantul/șeful unității militare, încheiat între personalul CDC și persoana care le primește.

La înapoiere, curierul predă la CDC exemplarul procesului-verbal semnat și ștampilat de destinatar.

Documentele aduse de curieri se predau la CDC, iar în afara programului, acestea se predau ofițerului de serviciu, pe bază de semnătură, care le păstrează, fără să le despacheteze, până la sosirea personalului CDC, cu respectarea cerințelor de protecție fizică prevăzute în prezentele norme.

La primirea corespondenței, ofițerul de serviciu procedează conform prevederilor art. 230 alin. (1).

Documentele clasificate se transmit în străinătate numai dacă există un tratat care conține reglementări privind protecția informațiilor clasificate schimbate, cu aprobarea persoanelor competente, respectiv:

a)

ministrul apărării naționale, pentru documentele clasificate strict secret de importanță deosebită;

b)

secretarii de stat, șeful Statului Major General și directorul general al Direcției generale de informații a apărării, pentru documente clasificate până la strict secret, potrivit competențelor;

c)

șefii

statelor

majore

ale

categoriilor

de

forțe

ale

armatei

și

comandanții comandamentelor de armă pentru documentele secrete de serviciu din domeniile lor de competență.

Fac excepție de la prevederile alin. (1) documentele rezultate în cadrul etapelor procedurale specifice încheierii unui tratat.

6.

Distrugerea documentelor clasificate

Distrugerea documentelor clasificate se face pe bază de Proces-verbal de distrugere, întocmit conform modelului prezentat în anexa nr. 17 de către compartimentul/biroul căruia îi sunt repartizate documentele, avizat de șeful structurii de securitate, aprobat de comandantul/șeful unității militare și semnat de o comisie formată din 2 persoane autorizate să aibă acces la astfel de informații, numită prin ordin de zi pe unitate.

După efectuarea distrugerii, personalul CDC ia în evidență procesul-verbal și execută scăderea documentelor prin consemnarea în registrul de evidență a documentelor a numărului și datei de înregistrare a procesului-verbal.

Fac excepție de la prevederile alin. (1) documentele aflate în lucru sau în stadiu de proiect, care se distrug pe baza de semnătură în Registrul pentru evidența personală a documentelor de către titularul acesteia și personalul CDC.

Informațiile clasificate se șterg de pe mediile de stocare a informațiilor prin suprascriere cu o aplicație informatică certificată.

După executarea operațiunii de formatare, mediile de stocare a informațiilor își păstrează nivelul de clasificare atribuit.

După executarea operațiunii de suprascriere, mediile de stocare a informațiilor pot fi declasificate.

Mediile de stocare a informațiilor suprascrise nu pot fi folosite pe SIC conectate la INTERNET.

Nivelul de clasificare al informațiilor înregistrate pe benzi audio se imprimă verbal, atât la începutul înregistrării, cât și la sfârșitul acesteia.

Marcarea nivelului de clasificare pe benzi video trebuie să asigure afișarea pe ecran a nivelului de clasificare, iar în cazul în care nu se poate stabili cu exactitate nivelul de clasificare, înainte de înregistrarea benzilor, marcajul se aplică prin inserarea unui segment de bandă, inscripționat, la începutul și la sfârșitul benzii video.

Benzile audio și video care conțin informații clasificate păstrează nivelul de clasificare cel mai înalt atribuit până în momentul distrugerii printr-un procedeu autorizat sau atribuirii unui nivel superior prin adăugarea unei înregistrări cu nivel superior de clasificare.

Evidența mediilor de stocare a informațiilor clasificate se ține de către responsabilul cu evidența mediilor de stocare/persoana desemnată prin ordin de zi pe unitate, în Registrul pentru evidența și distribuirea mediilor de stocare a informațiilor, al cărui model este prezentat în anexa nr. 18.

Evidența mediilor de stocare a informațiilor provenite de la alte unități militare se ține în cadrul CDC, cu numărul dat de emitent.

Evidența mediilor de stocare a informațiilor utilizate în activitatea criptologică se

realizează separat, în conformitate cu reglementările specifice domeniului.

Atribuirea aceluiași număr de evidență pentru două medii de stocare a informațiilor diferite este interzisă.

Pe întreaga durată de exploatare, în cadrul aceleiași unități militare, mediul de stocare a informațiilor poartă un singur număr de evidență.

Dacă pe durata de exploatare a unui mediu de stocare a informațiilor este necesară distribuirea acestuia de mai mult de cinci ori, în momentul luării în evidență i se pot aloca două sau mai multe rubrici din Registrul pentru evidența și distribuirea mediilor de stocare a informațiilor.

Registrul pentru evidența și distribuirea mediilor de stocare a informațiilor se poate constitui în mai multe volume, numerele de înregistrare având continuitate de la un volum la altul.

Dacă pe durata de exploatare a unui mediu de stocare a informațiilor au fost completate toate rândurile alocate în Registrul pentru evidența și distribuirea mediilor de stocare a informațiilor, atunci evidența acestuia se reportează, cu același număr de înregistrare, după ultimul număr curent atribuit.

Toate mediile de stocare a informațiilor clasificate poartă marcaje de clasificare exterioare.

Marcajele exterioare pot fi aplicate manual sau generate de un sistem sub formă vizibilă, ușor de citit.

Marcajul exterior de clasificare al mediilor de stocare a informațiilor interne din SIC se aplică pe carcasa unității de calcul din care face parte, în situația în care nu este permis accesul în interiorul unității de calcul.

Marcajul exterior de clasificare al mediilor de stocare a informațiilor se materializează, de regulă, printr-o etichetă, din material plastic, material textil sau hârtie, de formă dreptunghiulară, aplicată prin lipire pe exteriorul mediului de stocare.

Fac excepție de la prevederile alin. (1) mediile de stocare a informațiilor cărora

aplicarea unei asemenea etichete le produce o funcționare defectuoasă sau le împiedică funcționarea.

Etichetele aplicate mediilor de stocare a informațiilor sunt codificate prin culori, astfel:

a)

secret de stat - roșu;

b)

secret de serviciu - verde;

c)

neclasificat - alb.

Pe etichete se înscriu cu litere mari și cifre următoarele elemente de identificare: numărul de evidență din Registrul pentru evidența și distribuirea mediilor de stocare a informațiilor, abrevierea nivelului de clasificare specificat în eticheta de volum și data atribuirii.

Fiecare etichetă este semnată de șeful structurii de securitate și are aplicată ștampila unității militare, dacă acest lucru este posibil.

Pe mediile de stocare a informațiilor cărora nu li se pot aplica etichete, se înscriu elementele de identificare prevăzute la art. 249, folosind tușuri de culoare corespunzătoare nivelului de clasificare, care nu pot fi îndepărtate după uscare.

În situația menționată la alin. (1), elementele de identificare, semnătura șefului structurii de securitate și ștampila unității militare se aplică sub formă de etichetă, de formă dreptunghiulară, pe cutia/carcasa mediului de stocare a informațiilor, dacă acest lucru este posibil.

Mediile de stocare a informațiilor clasificate se declasifică respectându-se următoarele proceduri:

a)

sunt verificate pentru a se constata dacă sunt funcționale;

b)

se suprascriu, folosind o aplicație omologată;

c)

conținutul întregului spațiu de memorie este verificat după executarea fiecărei operațiuni de suprascriere pentru a se asigura că nu a rămas decât informația scrisă.

Fac excepție de la prevederile alin. (1) mediile de stocare a informațiilor care conțin informații strict secrete de importanță deosebită, a căror declasificare sau suprascriere sunt interzise.

Mediile de stocare defecte se distrug.

Pe timpul verificării anuale a existenței documentelor clasificate, precum și ori de câte ori se consideră necesar, o comisie numită de comandantul/șeful unității militare, autorizate să aibă acces la cel mai înalt nivel de clasificare al informațiilor stocate, execută verificarea tuturor mediilor de stocare a informațiilor clasificate.

Comisia verifică existența fizică, funcționalitatea mediilor de stocare a informațiilor și, prin sondaj, corespondența dintre nivelul de clasificare al informațiilor conținute și marcajul de clasificare al mediilor de stocare ale acestora.

Operațiunea de verificare se execută în prezența utilizatorului mediilor de stocare a informațiilor clasificate.

Rezultatul verificării anuale a mediilor de stocare a informațiilor se consemnează în actul de verificare anuală a documentelor clasificate.

Darea de seamă anuală conține un capitol distinct cu privire la verificarea mediilor de stocare a informațiilor.

Distrugerea mediilor de stocare a informațiilor se execută de unitățile militare deținătoare, dacă nu există mențiuni referitoare la remitere sau restricții privind distrugerea acestora.

Distrugerea mediilor de stocare a informațiilor se face de către o comisie numai după obținerea avizului structurii de securitate și aprobarea procesului-verbal de distrugere de către comandantul/șeful unității militare.

În cazul mediilor de stocare a informațiilor care fac parte din complete sau se regăsesc și în evidența cantitativ-valorică se obține și avizul structurii de comunicații și informatică, caz în care procesul-verbal de distrugere se întocmește în două exemplare.

După efectuarea distrugerii, în Registrul pentru evidența și distribuirea mediilor de stocare, în coloana 14, se consemnează numărul și data procesului-verbal de distrugere.

În cazul transmiterii între unități militare a mediilor de stocare a informațiilor, adresa de însoțire a acestora cuprinde: numărul de evidență, tipul, capacitatea de stocare, seria/numărul de fabricare, după caz, nivelul de clasificare al mediului de stocare, conținutul sumar și nivelul de clasificare al informațiilor înregistrate pe mediul de stocare, precum și dimensiunea informațiilor inscripționate.

În adresele de însoțire ale mediilor de stocare a informațiilor care se expediază autorităților sau instituțiilor publice se menționează obligativitatea returnării, în cazul mediilor de stocare a informațiilor clasificate strict secret de importanță deosebită, iar pentru celelalte cazuri, ori de câte ori emitentul consideră necesar, cu indicarea termenului de returnare.

Mediile de stocare a informațiilor clasificate strict secret de importanță deosebită, precum și cele pentru care este menționată obligativitatea returnării în adresa de însoțire, se returnează în termenul stabilit de emitent.

Elaborarea, multiplicarea și studierea documentelor operative se efectuează numai de către personalul autorizat de comandantul/șeful unității militare, în încăperi special destinate acestui scop.

SIC pe care se stochează/procesează documente operative se organizează conform reglementărilor specifice și intră în funcțiune după finalizarea procesului de acreditare.

Evidența documentelor operative se ține în Registrul pentru evidența

specială.

Numerele de înregistrare din Registrul pentru evidența specială se atribuie consecutiv

începând cu cifra 1, continuând în anii următori.

Înregistrarea documentelor în Registrul pentru evidența specială nu se face pe niveluri de clasificare.

Documentele clasificate de mobilizare/organizare se elaborează, multiplică și studiază numai de către persoane autorizate de comandantul/șeful unității militare, în încăperi special destinate acestui scop.

SIC-ul pe care se procesează documente de mobilizare nu se conectează cu nici un alt SIC din unitatea militară.

Evidența documentelor clasificate de mobilizare/organizare se ține la CDC în Registrul pentru evidența specială și nu se mai transcriu la sfârșitul fiecărui an calendaristic.

Înregistrarea documentelor în Registrul pentru evidența specială nu se face pe niveluri de clasificare.

La CDC/responsabilul cu

gestionarea documentelor de mobilizare/organizare se păstrează în permanență un tabel cu persoanele aprobate de comandantul/șeful unității militare să întocmească, să manipuleze și să consulte documentele clasificate de mobilizare/organizare.

Documentele clasificate care compun planul de mobilizare/organizare și cele care servesc la întocmirea și aplicarea acestuia se iau în evidență în Registrul pentru evidența specială și nu se mai transcriu la sfârșitul fiecărui an calendaristic.

Registrul pentru evidența specială intră în funcțiune odată cu începerea întocmirii planului de mobilizare/organizare și iese din funcțiune odată cu planul respectiv.

Înregistrarea celorlalte documente clasificate care se referă la mobilizare/organizare se face într-un Registru pentru evidența specială, separat de cel pentru evidența documentelor de plan de mobilizare/organizare.

Transmiterea, potrivit legii, a unor documente clasificate de mobilizare/ organizare către instituții civile sau organe de poliție, se face numai după ce s-a verificat dacă acestea au asigurate cerințele de protecție fizică prevăzute de lege.

Documentele clasificate care compun planul de mobilizare/organizare ieșite din vigoare, precum și corespondența în legătură cu acestea se distrug conform precizărilor emise de structura responsabilă din Statul Major General, de o comisie formată din persoane care au acces la astfel de documente.

4.

Particularități în lucrul cu documentele de contrainformații militare

În cazul absenței temporare, personalul structurii de cifru sau al contului cripto împuternicește CDC al unității militare pentru a păstra corespondența care îi este adresată, fără a o desigila, indiferent de motive sau împrejurări.

La înapoierea personalului autorizat, corespondența este predată acestuia pe bază de semnătură.

Pe

timpul

pregătirii

și

desfășurării

exercițiilor,

la

eșaloanele

care organizează asemenea activități, funcționează CDC prevăzute în statele de organizare ale exercițiilor.

Dacă în statele de organizare nu sunt prevăzute asemenea compartimente, activitatea se desfășoară de personal instruit în acest scop, desemnat prin ordinul de zi pe unitate să îndeplinească atribuții specifice.

Personalul desemnat trebuie să fie autorizat pentru acces la informații clasificate cu

nivel de clasificare corespunzător nivelului cel mai înalt al informațiilor vehiculate pe timpul exercițiului.

Evidența documentelor clasificate elaborate pe timpul exercițiilor se ține separat într-un Registru de evidență specială, care rămâne în funcțiune până la distrugerea și scăderea din evidență a tuturor documentelor înscrise în acesta.

Registrul se poate folosi la mai multe exerciții pe parcursul mai multor ani, dar se certifică după fiecare aplicație, înregistrarea documentelor pentru următoarea aplicație începând cu numărul 1, iar după justificarea tuturor documentelor din evidență, acestea se păstrează în conformitate cu instrucțiunile arhivistice în vigoare.

Numerele de înregistrare din aceste registre sunt urmate de literele „Ex”, iar pe document, sub nivelul de clasificare, se înscrie mențiunea „Exercițiu”.

Literatura militară clasificată primită sau elaborată în cadrul unității militare se ia în evidență, pe baza adresei de însoțire, în ordinea în care se primește.

Numărul de înregistrare din Registrul pentru evidența literaturii militare se înscrie pe adresa de însoțire și pe exemplarele primite.

Fiecare exemplar de literatură militară clasificată are la început, după foaia de titlu, o filă destinată consemnării modificărilor aduse conținutului acestuia, pe care se menționează numărul curent, baza legală, articolele modificate, cine a efectuat modificarea și alte date utile.

Toate exemplarele de literatură militară clasificată au aplicat număr de ordine sau

serie.

Documentele clasificate și literatura militară clasificată tradusă în/din limba altor state se iau în evidență în Registrul pentru evidența documentelor NATO, UE și Echivalente traduse, al cărui model este prezentat în anexa nr. 20.

Exemplarelor rezultate în urma traducerii li se atribuie număr individual de exemplar, fiecare având înscris pe prima pagină sub nivelul de clasificare și mențiunea „Traducere”.

Nivelul de clasificare atribuit unui document original se atribuie, în mod identic, și exemplarelor rezultate în urma traducerii.

Când unele lucrări se traduc în/din limba română și se tipăresc, un exemplar din lucrarea originală se păstrează până la abrogarea acestora.

La începutul fiecărui an calendaristic, comandanții/șefii unităților militare numesc, prin ordin de zi pe unitate, comisii pentru verificarea existenței tuturor documentelor clasificate gestionate în anul anterior.

Pentru documentele clasificate NATO, UE, Echivalente, operative, de mobilizare și cele privind activitatea criptologică se numesc comisii alcătuite din persoane autorizate pentru acces la astfel de documente.

Comisiile constituite pentru verificarea existenței documentelor clasificate își desfășoară activitatea în plen sau/și pe subcomisii formate din cel puțin 2 persoane.

Dimensionarea fiecărei comisii se face în funcție de volumul documentelor clasificate gestionate de fiecare CDC.

Modul de executare a verificării existenței documentelor clasificate se face potrivit ghidului elaborat de Direcția contrainformații și securitate militară.

La încheierea verificării anuale, situația documentelor clasificate cuprinse în evidențe se rezolvă în întregime, prin clasare în mape/dosare, transcriere sau distrugere.

Este interzis a se introduce în arhivă sau distruge registre de evidență în care au rămas documente nejustificate.

Rezultatul verificării anuale a existenței documentelor clasificate, inclusiv a celor strict secrete de importanță deosebită, operative, de mobilizare, cele de contrainformații militare și al activității criptologice se consemnează într-un act de verificare întocmit de fiecare comisie, în care se menționează aspectele constate și măsurile ce se propun pentru îmbunătățirea activității.

Documentele clasificate care nu au fost justificate se înscriu în Situația centralizatoare cu documentele clasificate nejustificate, al cărei model este prezentat în anexa nr. 21, chiar dacă nejustificarea lor a fost raportată în cursul anului ca eveniment deosebit.

În baza actelor de verificare, semnate de președinții comisiilor de verificare și aprobate de comandantul/șeful unității militare, inclusiv situația prevăzută la alin. (2), acolo unde este cazul, se întocmește darea de seamă care se înaintează eșalonului superior, până la data de 10 aprilie.

Structurile centrale și cele care funcționează în subordinea nemijlocită a ministrului apărării naționale centralizează și transmit Direcției contrainformații și securitate militară, până la data de 30 aprilie, darea de seamă și situația centralizatoare cu documentele clasificate nejustificate.

Direcția contrainformații și securitate militară înaintează ministrului apărării naționale, până la data de 15 mai, darea de seamă și situația centralizatoare cu documentele clasificate nejustificate din structurile Ministerului Apărării Naționale.

Transportul internațional al produselor, materialelor și echipamentelor NATO/UE clasificate se realizează, de regulă, prin serviciul de curierat al Ministerului Afacerilor Externe sau ORNISS.

Secțiunea de curierat a Registrului intern participă la transportul internațional al materialelor NATO/UE clasificate destinate/ale Ministerului Apărării Naționale, la solicitarea și în colaborare cu ORNISS.

Documentele NATO, UE și Echivalente clasificate se transmit numai unităților militare care au implementat măsurile de securitate pentru protecția acestora și în cadrul cărora funcționează o CSMR autorizată de ORNISS sau un CDC autorizat, după caz.

Documentele NATO, UE și Echivalente clasificate, cu nivel de clasificare echivalent maxim secret de serviciu, pot fi gestionate și în cadrul CDC autorizate.

Componentele sistemului național de registre din Ministerul Apărării Naționale se numesc Componente ale sistemului militar de registre/CSMR.

În cadrul Ministerului Apărării Naționale, o CSMR poate funcționa sub una din următoarele forme de organizare:

a)

Registrul intern, care funcționează la nivelul ministerului;

b)

Subregistrele,

care

funcționează

la

nivel

de

structuri

centrale,

structuri

care funcționează în subordinea nemijlocită a ministrului apărării naționale, categorii de forțe ale armatei și structuri similare, precum și la nivel de divizie și de reprezentanțe militare la NATO și UE;

c)

Punctele de lucru, care funcționează la nivel de unități militare și care se subordonează Subregistrelor.

Punctele de lucru se înființează la unitățile militare care sunt depozitare ale documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate și au atribuții de evidență, consultare, distribuție, păstrare și control al acestor tipuri de documente.

Pe linia gestionării și controlului documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate, Punctele de lucru se subordonează unui Subregistru sau, în cazuri speciale, nemijlocit Registrului intern.

Modul de organizare al unei CSMR este determinat în principal de tipul componentei, volumul și nivelul de clasificare al informațiilor gestionate, precum și de atribuțiile funcționale pe care trebuie să le îndeplinească.

O CSMR se compune, după caz, din:

a)

Secțiunea de curierat are ca atribuții principale colectarea, verificarea materialelor/coletelor și a documentelor de expediție și transportul documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate.

Transportul documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate se face în conformitate cu reglementările naționale privitoare la transportul documentelor cu nivel de clasificare echivalent, precum și cu prevederile prezentelor norme.

Secțiunea de curierat poate fi asigurată de structura din care face parte, cu respectarea prevederilor procedurii de autorizare a curierilor desemnați pentru transportul documentelor/ materialelor NATO/UE clasificate.

Registrul extern din cadrul Misiunii României la NATO și UE pregătește un singur colet diplomatic pentru toate documentele ce urmează a fi transmise, la un moment dat, în țară.

Materialele sunt împachetate separat, conform destinației finale a documentelor.

Registrul intern primește documente NATO și UE de la Registrul extern, subregistrele externe și de la structurile NATO și UE, prin structura de curierat diplomatic organizată de Ministerul Afacerilor Externe și prin Serviciul de curierat al ORNISS.

Documentele se transportă de la sediile Ministerului Afacerilor Externe și ORNISS la sediul Ministerului Apărării Naționale, de către Serviciul Român de Informații sau, în situația necesității preluării operative a documentelor, transportul se asigură de către Secțiunea de curierat a Registrului intern.

Prin rețelele dedicate vehiculării informațiilor NATO/UE clasificate, se asigură transmiterea în format electronic de informații/documente NATO, UE, Echivalente clasificate și naționale de răspuns la acestea.

Transferul informațiilor/documentelor din/în rețele se execută numai în cadrul centrului și punctelor de mesagerie, conform documentației cu cerințele de securitate și procedurilor specifice avizate/aprobate, după caz.

Pentru evidența documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate se folosesc registre separate de cele utilizate pentru evidența documentelor naționale clasificate.

Până la distrugerea lor, atât documentele NATO, UE și Echivalente clasificate, cât și cele naționale clasificate generate de primele pot fi păstrate în aceleași containere, în dosare separate.

Evidența documentelor NATO și UE se ține în funcție de categoria și nivelul de clasificare, astfel:

a)

documentele

NATO

și

UE

clasificate

de

nivel

TOP

SECRET,

SECRET

și CONFIDENTIAL se înregistrează în registre separate de evidență a documentelor NATO, respectiv UE;

b)

documentele UNCLASSIFIED și RESTRICTED se pot înregistra în același registru de evidență.

Evidența documentelor Echivalente clasificate se ține într-un singur registru pentru fiecare Parte transmițătoare, indiferent de nivelul de clasificare. Registrele se deschid odată cu primirea primului document.

Primul destinatar din cadrul CSMR care primește un document NATO, UE sau Echivalent clasificat de nivel TOP SECRET și SECRET, odată cu înregistrarea acestuia în Registrul pentru evidența documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate primite, întocmește și Fișa de consultare a documentului NATO, UE sau Echivalent clasificat de nivel TOP SECRET și SECRET, denumită în continuare Fișa de consultare.

Fișa de consultare se atașează la prima pagină a documentului și îl însoțește permanent, inclusiv în situația transmiterii acestuia unei alte CSMR.

Fișa de consultare se păstrează împreună cu documentul sau se anexează procesului- verbal de distrugere, în situația când documentul se distruge.

Fișa de consultare este neclasificată.

Fiecare CSMR atribuie și înscrie pe document propriul număr de înregistrare.

Atribuirea numerelor de înregistrare în registrele pentru evidență se face consecutiv, începând cu cifra 1, pe parcursul unui an calendaristic.

În situația primirii unui document NATO, UE sau Echivalent clasificat în mai multe exemplare, se atribuie un singur număr de înregistrare care se înscrie, obligatoriu, pe fiecare exemplar, iar în registrul pentru evidență, precum și în documentele de expediție, se completează și numărul de exemplar/copie atribuit de NATO, UE sau țara emitentă. În cazul în care acesta are în compunere anexe, numărul de înregistrare se înscrie și pe fiecare anexă a documentului.

Este interzisă atribuirea aceluiași număr de înregistrare pentru mai multe documente NATO, UE și Echivalente clasificate care au numere de referință distincte.

Documentele NATO, UE și Echivalente clasificate se transmit în străinătate prin curier diplomatic sau prin sisteme informatice acreditate.

Documentele NATO, UE și Echivalente clasificate se transmit la nivel național, potrivit legii, prin structurile specializate de transport, prin echipe de curieri militari, autorizați de Ministerul Apărării Naționale sau prin sisteme informatice acreditate.

Toți curierii militari din Ministerul Apărării Naționale, desemnați de CSMR pentru transportul documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate sunt avizați și autorizați, după o procedură unică, de Direcția contrainformații și securitate militară, care eliberează o autorizație specială pentru transportul acestor tipuri de documente.

Evidența

centralizată

a

curierilor

autorizați

se

păstrează

de

către

Direcția contrainformații și securitate militară și Registrul intern.

Documentele NATO, UE și Echivalente clasificate sunt transmise în ambalaje cu învelișuri duble, opace și solide. Pe învelișul interior, se înscriu obligatoriu nivelul de clasificare, adresa destinatarului, numărul de înregistrare al documentului, precum și mențiuni speciale, după caz. În plic/colet se introduce borderoul de confirmare a primirii.

Pe învelișul exterior se înscriu indicativele expeditorului și destinatarului, precum și instrucțiuni speciale pentru curier sau pentru personalul desemnat cu evidența. Nu se fac mențiuni referitoare la natura sau nivelul de clasificare al conținutului.

Împachetarea corespondenței clasificate pregătite pentru expediere și legarea ambalajelor voluminoase se realizează cu respectarea reglementărilor specifice emise de structura specializată de transport a Serviciului Român de Informații.

Atât ambalajul interior cât și cel exterior se asigură prin lipire cu bandă adezivă sau alte

mijloace și se sigilează.

În situația în care se transmit într-un singur transport mai multe documente unui singur destinatar, se realizează un singur colet în care se introduce borderoul de confirmare a primirii. Pe coletul interior se înscrie adresa destinatarului, marca NATO și UE, nivelul de clasificare cel mai înalt corespunzător documentelor conținute și numărul borderoului.

În situația transmiterii unor documente într-un singur transport, la mai mulți destinatari, se realizează colete pentru fiecare destinatar în parte. Pe fiecare colet exterior se înscrie adresa destinatarului, numărul de ordine al coletului și numărul borderoului, precum și instrucțiuni speciale pentru curier sau pentru personalul care are în atribuție evidența documentelor. În fiecare colet se introduce borderoul de confirmare a primirii.

Corespondența ce conține documente NATO, UE sau Echivalente clasificate este asigurată și sigilată, astfel:

a)

ambalajele exterioare se sigilează cu ștampila de expediție a CSMR expeditoare, aplicată pe punctele de legătură;

b)

ambalajele interioare se sigilează cu ștampila de expediție a CSMR, cu serie diferită față de cea prevăzută la lit. a);

c)

coletele se sigilează prin aplicarea unui sigiliu de plumb sau ceară la capetele îndoite ale sforii, astfel încât să fie imposibilă despachetarea/scoaterea conținutului fără violarea acestora.

Documentele NATO, UE si Echivalente clasificate de nivel TOP SECRET și SECRET se împachetează separat de celelalte documente și se întocmește separat un borderou de confirmare a primirii.

Ștampilele de expediție și pastilele pentru aplicarea sigiliilor au atribuite numere de serie, aflate într-o evidență specifică constituită la Registrul intern.

Predarea-primirea corespondenței NATO, UE și Echivalentă clasificată între curier și persoana din cadrul CSMR se face după ce aceștia se identifică prin legitimare și prezentarea autorizației de curier desemnat.

La predarea-primirea corespondenței participă obligatoriu și responsabilul cu protecția documentelor.

Corespondența NATO, UE și Echivalentă clasificată se predă/primește pe bază de semnătură în borderou, după verificarea datelor înscrise pe acesta și a integrității sigiliilor plicurilor/coletelor.

Borderoul este completat clar și citeț, la toate rubricile și nu sunt permise ștersături, modificări sau adăugiri pe text.

Borderoul se întocmește în 3 exemplare, exemplarele nr. 1 și nr. 2 se introduc în plicul/coletul în care sunt împachetate documentele NATO, UE și Echivalente clasificate, iar exemplarul nr. 3 rămâne la CSMR expeditoare.

Exemplarul nr. 3 justifică temporar transmiterea documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate, iar justificarea definitivă a transmiterii acestora se face cu exemplarul nr. 1, după returnarea acestuia de la CSMR destinatară, cu toate semnăturile necesare, iar CSMR destinatară păstrează exemplarul nr. 2 al borderoului.

La sosirea curierilor, responsabilul cu protecția documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate și persoana desemnată din CSMR, în prezența curierului, deschid geanta curier, verifică pachetele conținute conform exemplarului nr. 1 al borderoului, după care semnează pentru confirmarea primirii. Exemplarul nr. 1 al borderoului se returnează prin același curier la CSMR expeditoare.

Persoana desemnată din CSMR desfășoară următoarele activități:

a)

verifică integritatea plicurilor/coletelor și concordanța dintre mențiunile din borderou și înscrisurile de pe plic/colet;

b)

verifică concordanța dintre datele înscrise în borderouri și documentele NATO, UE și Echivalente clasificate propriu-zise, respectiv numărul de referință, data emiterii, nivelul de clasificare, structura emitentă, titlul, componența documentelor, numerotarea corectă a paginilor, numărul exemplarului, numărul de multiplicare;

c)

în cazul documentelor NATO și UE clasificate SECRET și de nivel superior, persoana cu atribuții pe linia evidenței documentelor confirmă în scris pe prima pagină a documentului că numerotarea paginilor documentului și compunerea acestuia sunt corecte, prin semnătură datată. Dacă constată că numerotarea paginilor sau compunerea documentului este greșită, comunică aceasta, pe cale ierarhică, la Registrul central/ORNISS;

d)

înregistrează documentele în Registrul de evidență a documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate primite;

e)

completează borderourile și transmite exemplarul nr. 1 la CSMR expeditoare, pentru confirmarea primirii.

Documentele NATO, UE și Echivalente clasificate CONFIDENTIAL și RESTRICTED pot fi transportate de la un birou la altul sau de la o clădire la alta, cu condiția ca aceste documente să fie introduse în mape sigilate.

3.

Diseminarea, consultarea, manipularea și păstrarea documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate

Documentele NATO, UE și Echivalente clasificate se manipulează numai în zone care respectă normele de protecție fizică stabilite prin legislația în vigoare.

Documentele NATO, UE și Echivalente clasificate pot fi păstrate temporar în zonele de securitate stabilite prin Programul de prevenire a scurgerii de informații clasificate.

Multiplicarea sau traducerea documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate se face cu avizul șefului structurii de securitate sau al responsabilului cu protecția documentelor și cu aprobarea comandantului/șefului unității militare, înscrise în Cererea pentru multiplicare.

Multiplicarea documentelor clasificate de nivel TOP SECRET este interzisă.

Evidențierea operațiunii de multiplicare a documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate se face în Registrul pentru evidența documentelor multiplicate.

Numărul de înregistrare ce se atribuie copiilor sau traducerii unui document NATO, UE și Echivalent clasificat este identic cu cel atribuit de CSMR documentului original, iar numărul de exemplare rezultat ca urmare a multiplicării/traducerii se înscrie în rubricile corespunzătoare din Registrul de evidență.

Copiile și traducerea documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate păstrează nivelul de clasificare al celui original.

În cazul copierii succesive, la date diferite, a unui document NATO, UE și Echivalent clasificat, copiile rezultate sunt numerotate în ordine succesivă, chiar dacă operațiunea se efectuează de mai multe ori și la date diferite; tuturor copiilor li se atribuie același număr de înregistrare cu cel atribuit documentului original.

Copiile documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate se transmit CSMR, conform aprobării, iar la exemplarul original se anexează lista de distribuire, care indică numele

beneficiarilor și numărul de ordine al exemplarelor transmise acestora.

Documentele rezultate în urma traducerii sau multiplicării unor fragmente ale documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate au același nivel de clasificare cu cel al secțiunii/paragrafului din documentul original și respectă procedura de gestionare a documentelor clasificate.

Pe documentul rezultat se înscrie același număr de înregistrare ca al documentului original, cu mențiunea „Extras”.

5.

Declasificarea, scăderea

nivelului de clasificare și distrugerea documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate

Decizia de declasificare sau scădere a nivelului de clasificare al unui document NATO, UE sau Echivalent clasificat aparține emitentului acestuia.

Registrul central/ORNISS transmite în scris tuturor deținătorilor unui document NATO sau UE clasificat orice modificare efectuată și comunicată de emitent, cu privire la nivelul de clasificare sau conținutul acestuia.

Schimbarea nivelului de clasificare a documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate se face doar cu aprobarea emitentului, conform procedurii stabilite pentru documentele naționale clasificate.

Pe prima pagină a documentului NATO, UE sau Echivalent clasificat se înscrie baza pentru modificarea nivelului de clasificare.

Pentru distrugerea și scăderea din evidențe a documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate, se încheie un proces-verbal de distrugere, avizat de șeful structurii de securitate, aprobat de comandantul/șeful unității militare și semnat de comisia care a efectuat operațiunile.

Din comisie face parte obligatoriu responsabilul cu protecția documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate iar toți membrii comisiei trebuie să dețină certificat de securitate tip A de nivel corespunzător.

Distrugerea documentelor NATO, UE și Echivalente neclasificate se efectuează de către persoana căreia îi sunt repartizate de către șeful CSMR.

Consemnarea distrugerii documentelor NATO, UE și Echivalente neclasificate se efectuează în Registrul de evidență, pe baza semnăturii datate a persoanei prevăzute la alin. (1).

Distrugerea documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate se face prin ardere sau alte procedee aprobate, conform normele tehnice elaborate de ORNISS.

La operațiunea de distrugere participă personalul din comisia de distrugere.

Documentele

NATO

și

UE

clasificate

de

nivel

CONFIDENTIAL, RESTRICTED și UNCLASIFFIED, care intră în categoria directivelor, procedurilor sau ghidurilor și care sunt necesare pentru consultare periodică, un timp mai îndelungat și de un număr mare de persoane, pot fi justificate în Registrul de evidență, prin înregistrarea în Registrul pentru evidența literaturii militare.

Predarea-primirea documentelor menționate la alin. (1) se face pe baza Registrului pentru evidența consultării literaturii militare.

Procesele-verbale de distrugere a documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate se clasează în dosare și se păstrează la CSMR care a efectuat operațiunea: 15 ani – pentru documentele NATO, UE și Echivalente clasificate de nivel TOP SECRET; 8 ani – pentru documentele NATO, UE și Echivalente clasificate de nivel SECRET; 5 ani – pentru documentele NATO, UE și Echivalente clasificate de nivel CONFIDENTIAL și RESTRICTED.

Fișele de consultare a documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate de nivel TOP SECRET și SECRET care se distrug se clasează în dosare și se păstrează împreună cu procesele- verbale de distrugere a documentelor.

Exemplarele nr. 1, 2 și 3 ale borderourilor de confirmare a primirii documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate se clasează în dosare și se păstrează la CSMR care a efectuat operațiunea: 10 ani - pentru documentele NATO, UE și Echivalente clasificate de nivel TOP SECRET; 8 ani - pentru documentele NATO, UE și Echivalente clasificate de nivel SECRET; 5 ani

- pentru documentele NATO, UE și Echivalente clasificate de nivel CONFIDENTIAL și RESTRICTED.

Registrele de evidență epuizate se păstrează conform instrucțiunilor arhivistice

naționale în vigoare.

Personalul care lucrează cu documente NATO, UE și Echivalente clasificate este instruit periodic, în domeniul gestionării acestora, de către responsabilul cu protecția documentelor, care ține evidența centralizată a instruirilor periodice și a personalului care a participat la instruire.

Structura de securitate raportează ierarhic, trimestrial, în termen de 5 zile de la sfârșitul trimestrului, activitățile de pregătire în domeniul protecției informațiilor NATO, UE și Echivalente clasificate.

Structurile centrale din Ministerul Apărării Naționale și cele care funcționează în subordinea nemijlocită a ministrului apărării naționale transmit la Direcția contrainformații și securitate militară, în termen de 10 zile de la sfârșitul trimestrului, activitățile de pregătire în domeniul protecției informațiilor NATO clasificate desfășurate la nivelul unității militare și în structurile din subordine.

Existența documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate se verifică în totalitate, în următoarele situații:

a)

la desființarea unei CSMR;

b)

la predarea-primirea funcției de gestionar;

c)

pe timpul verificării anuale;

d)

la producerea unui incident de securitate ce implică compromiterea unei informații de nivel CONFIDENTIAL și superior.

Anual, până la data de 1 martie, se verifică existența documentelor NATO, UE și Echivalente clasificate.

Comisia de verificare se consemnează în Ordinul de zi pe unitate nr. 1 și este formată din cel puțin 3 persoane autorizate, care dețin certificat de securitate tip A de nivel corespunzător.

Din comisie nu poate face parte personalul care încadrează CSMR.

Rezultatele verificării anuale se înaintează, pe cale ierarhică, astfel:

a)

actele de verificare ale Punctelor de lucru, până la data de 3 martie, la Subregistrele cărora li se subordonează;

b)

dările de seamă ale Subregistrelor, până la data de 7 martie, la Registrul intern.

Actele de verificare și dările de seamă se aprobă de către comandantul/șefului unității militare căreia i se subordonează CSMR.

Registrul intern centralizează datele din dările de seamă.

Un exemplar al dării de seamă se înaintează și la Direcția contrainformații și securitate

militară.

Certificatele de securitate se distribuie, în Ministerul Apărării Naționale, de către Direcția contrainformații și securitate militară, după cum urmează:

a)

certificatele de securitate tip A, prin CSMR și CDC autorizate;

b)

certificatele de securitate tip B, SECURITY CLEARANCE și cele pentru accesul la informații UE clasificate, prin structurile de securitate.

Certificatele de securitate tip B și confirmările UE se predau deținătorilor de către structura de securitate pentru participarea la activități internaționale

La întoarcerea din misiune, certificatele se predau de către deținători la structura de securitate.

Documentele naționale transmise către NATO și UE se inscripționează cu mențiunea ROMÂNIA, urmată de nivelul de clasificare național și de nivelul de clasificare NATO sau UE echivalent, după caz.

Exemple:

ROMÂNIA – SECRET DE SERVICIU/RESTREINT UE ROMÂNIA – SECRET/NATO CONFIDENTIAL

Documentele naționale transmise statelor cu care sunt încheiate acorduri privind protecția informațiilor clasificate schimbate se marchează cu mențiunea ROMÂNIA, urmată de nivelul de clasificare național.

Toate operațiunile privind evidența, păstrarea și arhivarea documentelor naționale transmise de România către structuri internaționale/țări se efectuează după aceleași principii și reguli stabilite în cazul documentelor clasificate naționale.

Evidența documentelor menționate la alin. (1) se ține în registre separate de celelalte documente naționale.

Derularea unui contract clasificat secret de serviciu începe numai după avizarea anexei de securitate de către Direcția contrainformații și securitate militară și eliberarea

autorizațiilor de acces la informații clasificate secret de serviciu de către autoritatea contractantă, dacă nu sunt autorizați la informații clasificate secret de stat.

Derularea unui contract clasificat secret de stat începe numai după avizarea anexei de securitate de către Direcția contrainformații și securitate militară, eliberarea certificatului de securitate industrială de către ORNISS și eliberarea autorizațiilor de acces la informații clasificate de către conducătorul operatorului economic pentru angajații săi.

În vederea participării la procedura de atribuire, reprezentanții desemnați ai operatorului economic trebuie să dețină și să prezinte autorizații de acces la informații clasificate, corespunzătoare nivelului de clasificare al informațiilor vehiculate, eliberate de conducătorul acestuia, în condițiile legii.

În invitația de participare și în anexa de securitate se prevăd, în mod obligatoriu, cerințe și clauze privind rezilierea contractului la inițiativa autorității contractante/autorității contractante delegate sau în situația retragerii documentelor de autorizare pe linie de securitate, conform legislației în vigoare.

Invitațiile de participare la procedura de atribuire conține clauze prin care potențialul ofertant este obligat să înapoieze, în maximum 15 zile de la stabilirea câștigătorului procedurii de atribuire, documentele clasificate care i-au fost puse la dispoziție.

Pentru desfășurarea unei proceduri de atribuire a unui contract clasificat secret de stat, autoritățile contractante/autoritățile contractante delegate transmit operatorilor economici selectați invitațiile de participare cu mențiunea obligativității acestora de a deține autorizații de securitate industrială, eliberate de ORNISS.

Operatorii economici sunt informați despre desfășurarea unei proceduri de atribuire a

unui contract clasificat secret de stat cu cel puțin 60 de zile lucrătoare înainte de desfășurarea activității, precum și cu obligația deținerii unei autorizații de securitate industrială, distinctă pentru fiecare procedură de atribuire.

În procesul de negociere a unui contract clasificat secret de stat pot participa doar reprezentanți care dețin autorizații pentru accesul la informații clasificate, de nivel corespunzător.

Autoritatea contractantă păstrează evidența datelor tuturor participanților la activitățile de negociere, datele de identificare ale acestora și angajamentele de confidențialitate, organizațiile pe care le reprezintă, precum și informațiile la care aceștia au avut acces.

Autoritatea contractantă poate începe derularea contractului clasificat secret de stat numai în următoarele condiții:

a)

operatorul economic prezintă, în original, certificatul de securitate industrială eliberat de ORNISS;

b)

conducătorul operatorului economic prezintă, în original, documentele de acces la informații clasificate și angajamentele de confidențialitate pentru persoanele care, în îndeplinirea sarcinilor ce le revin, necesită acces la informații secrete de stat.

Autoritatea contractantă solicită copii după documentele menționate la alin. (1).

Pentru organizarea unei proceduri de atribuire a contractelor clasificate secret de serviciu, autoritățile contractante/autoritățile contractante delegate din Ministerul Apărării Naționale transmit operatorilor economici, prin invitațiile de participare, necesitatea deținerii avizului de securitate, document eliberat de Direcția contrainformații și securitate militară.

Invitațiile se transmit cu cel puțin 30 de zile lucrătoare înainte de desfășurarea procedurii de atribuire.

Avizul de securitate eliberat de Direcția contrainformații și securitate militară permite unui operator economic să participe la procedura de atribuire și la derularea unui contract clasificat secret de serviciu cu o autoritate contractantă din Ministerul Apărării Naționale.

Persoana juridică poate fi acceptată la procedura de atribuire a unui contract clasificat secret de serviciu și pe baza unei notificări, ce cuprinde numărul avizului de securitate și valabilitatea acestuia, prin care se atestă că operatorul economic este autorizat pentru relații contractuale cu altă autoritate contractantă din Ministerul Apărării Naționale, urmând ca avizul de

securitate pentru contractul în cauză să se elibereze ulterior.

La finalizarea verificărilor de securitate, dacă se constată îndeplinirea cerințelor prevăzute la art. 445, Direcția contrainformații și securitate militară eliberează avizul de securitate și îl transmite autorității contractante/autorității contractante delegate solicitante.

Avizul de securitate este valabil pe o perioadă de până la 2 ani, pentru toate contractele clasificate secret de serviciu negociate și derulate de autoritatea contractantă solicitantă cu operatorul economic în cauză.

În situația derulării unui contract pe durata căruia expiră valabilitatea avizului de securitate, autoritatea contractantă este obligată să solicite reautorizarea operatorului economic în cauză.

Pentru derularea unui contract clasificat secret de serviciu, angajații operatorului economic implicați trebuie să dețină autorizații de acces corespunzătoare.

Autorizația de acces la informații clasificate secret de serviciu pentru angajații implicați în derularea contractului clasificat secret de serviciu se eliberează de comandantul/șeful unității militate deținătoare de informații clasificate.

După întocmirea de către structura de securitate a avizelor, conducătorul autorității contractante/autorității contractante delegate dispune eliberarea autorizațiilor de acces la informații clasificate secret de serviciu.

Autorizația de acces la informații clasificate secret de serviciu se eliberează pentru o perioadă de până la 2 ani.

Autoritatea contractantă transmite spre avizare trei exemplare ale anexei de securitate.

După analiza modului de întocmire și a conținutului anexei de securitate, Direcția contrainformații și securitate militară transmite autorității contractante/autorității contractante delegate exemplarele nr. 1 și 2, avizate, cu eventualele modificări și precizări.

Orice modificare a anexei de securitate survenită pe timpul derulării contractului clasificat este transmisă Direcției contrainformații și securitate militară pentru avizare.

Fiecare inspecție de securitate se încheie printr-un raport de evaluare, întocmit de echipa care a efectuat-o.

În situația constatării unor cazuri de nerespectare a normelor de securitate a informațiilor clasificate, care pot duce la compromiterea acestora, se menționează în raport oportunitatea derulării în continuare a contractului clasificat.

Solicitarea avizelor de securitate de către autoritățile contractante/autoritățile contractante delegate se face anterior derulării procedurii de atribuire a contractului secret de serviciu, odată cu anunțul de participare/invitația de participare la procedură.

Nu se eliberează avize de securitate retroactiv.

Conducătorii autorităților contractante/autorităților contractante delegate din Ministerul Apărării Naționale dispun șefilor structurilor de securitate să transmită Direcției contrainformații și securitate militară un extras din programul anual al achizițiilor publice cuprinzând contractele clasificate care se atribuie pentru anul în curs, precum și listele cu potențialii ofertanți/candidați, interni și externi.

Extrasul actualizat al programului anual al achizițiilor publice va fi comunicat în termen de 15 zile de la aprobarea acestuia.

Vizitele la o autoritate contractantă sau la instituția unui contractant/ subcontractant în locurile unde se vehiculează informații clasificate aferente unor contracte clasificate ale Ministerului Apărării Naționale sunt avizate de către Direcția contrainformații și securitate militară.

Avizarea vizitelor se face în următoarele condiții:

a)

vizita are un scop oficial legat de activitățile aferente unui contract/program clasificat;

b)

vizitatorii dețin un certificat de securitate și este îndeplinit principiul necesității de a cunoaște;

c)

contractantul/subcontractantul deține certificat de securitate industrială.

Autoritățile contractante/autoritățile contractante delegate, contractanții și subcontractanții care primesc vizitatori trebuie să se asigure că vizita a fost avizată prin eliberarea permisului de vizită, conform modelului prezentat în anexa nr. 31.

Permisul de vizită asigură accesul doar la informațiile legate de scopul vizitei.

Materialele rezultate în urma aerofotografierii se prelucrează la sediul Direcției topografice militare sau la cel al operatorului economic care îndeplinește condițiile legale privind protecția informațiilor clasificate.

Materialele rezultate în urma aerofotografierii se declasifică la sediul Direcției topografice militare, se avizează de reprezentanții Direcției contrainformații și securitate militară și ai celorlalte autorități desemnate de securitate și se prezintă la ORNISS în vederea predării beneficiarului.

Documentele pe care se găsesc imagini ale unor obiective sau locuri care prezintă importanță deosebită pentru protecția informațiilor clasificate se rețin la Direcția topografică militară.