Procedura din 16 aprilie 2013

Referatul de oportunitate cuprinde în mod obligatoriu următoarele date:

a) descrierea bunului imobil care urmează a fi închiriat, inclusiv situația juridică a acestuia (sarcini, privilegii etc.);

b) motivele de ordin economic și social, după caz, care justifică încheierea contractului de închiriere;

c) precizarea expresă a activității pentru care se solicită încheierea contractului de închiriere;

d) durata închirierii, care este de maximum 15 ani;

e) nivelul minim al chiriei propuse, precum și faptul că aceasta va fi revizuită în situația în care pe parcursul derulării contractului de închiriere apar situații economice și juridice ce influențează semnificativ situația avută în vedere de părți la încheierea contractului (de exemplu: cursul euro se modifică cu mai mult de 15%);

f) alte considerații ce fundamentează oportunitatea încheierii contractului de închiriere.

Stabilirea cuantumului chiriei minime de la care va fi pornită licitația se realizează pe baza expertizei gradului de folosință a bunului imobil, a genului de activitate, a impactului asupra infrastructurii, a prețului zonei etc.

Referatul de oportunitate și caietul de sarcini se verifică și se analizează de către comisia constituită în acest scop prin ordin al ministrului tineretului și sportului. Propunerile comisiei se înaintează secretarului general al Ministerului Tineretului și Sportului, în calitate de președinte al comisiei, în vederea avizării documentației de închiriere și transmiterii acesteia către inițiator.

Pentru închirierea unor spații care prin suprafață, utilități în raport cu baza materială a instituției, influențează activitatea de bază a locatorului, se va proceda la o simplă informare a Ministerului Tineretului și Sportului cu privire la situația concretă, însă cu asumarea procedurilor de licitație de către conducătorii instituțiilor aferente, potrivit caietului de sarcini și contractului-cadru.

Termenul de analizare și avizare a documentației de închiriere este de 25 de zile de la data înregistrării acesteia la Direcția juridic, contencios și politici de personal.

În situația în care comisia de analiză și avizare a documentației de închiriere consideră că este necesară completarea documentației de către instituțiile din subordinea Ministerului Tineretului și Sportului, se va acorda un termen de maximum 10 zile în vederea completării cu datele/actele solicitate.

Ministerul Tineretului și Sportului și instituțiile din subordine au obligația de a publică în cel puțin un ziar de circulație națională și locală, inclusiv pe website-ul propriu, cu cel puțin 14 zile înainte de data fixată pentru organizarea licitației, un anunț de participare care cuprinde următoarele date:

a) denumirea instituției care organizează licitația;

b) condițiile de participare;

c) cuantumul și forma garanției de participare;

d) descrierea generală a bunului imobil care urmează a fi închiriat;

e) data, adresa și ora-limită a depunerii ofertelor, data și locul deschiderii acestora;

f) modul de obținere a documentelor licitației, garanția de participare și modalitățile de plată a acesteia.

Ofertele se depun cu cel puțin 24 de ore înainte de data organizării licitației. Ofertele se depun în plic sigilat la sediul instituției subordonate Ministerului Tineretului și Sportului din domeniul sportului, care derulează procedura licitației, indicat în anunțul de participare, până la data-limită de depunere menționată în anunț.

Plicul exterior trebuie să fie marcat cu denumirea și adresa titularului dreptului de administrare și cu inscripția "A nu se deschide înainte de data de ....., ora ...., locul ......" și va indica bunul imobil pentru care este depusă oferta; un plic interior sigilat trebuie să cuprindă înscrisuri reprezentând documentația de calificare, fiind marcat în mod vizibil în acest sens, și un alt plic interior sigilat, aflat în interiorul plicului exterior, pe care se va inscripționa numele ofertantului și care va include oferta financiară.

Toate documentele care alcătuiesc oferta trebuie să fie semnate cu numele în clar de reprezentantul legal sau de împuternicitul special autorizat să angajeze ofertantul în contractul de închiriere și să aibă trecută data la care s-a redactat respectivul document. Orice ștersătură, adăugare, interliniere sau scris peste cel dinainte sunt valide numai dacă sunt vizate de către persoana autorizată să semneze oferta. Nu sunt admise completări ulterioare ale documentației de calificare.

Ofertele depuse se analizează și se evaluează de către o comisie numită în acest scop prin ordin al ministrului tineretului și sportului, denumită în continuare comisia de evaluare, sau, după caz, prin decizie a conducătorului instituției publice inițiatoare a licitației.

Comisia de evaluare este alcătuită dintr-un număr impar de membri și are un președinte, care stabilește modalitatea de lucru a comisiei. Pentru fiecare membru al comisiei de evaluare se va desemna cel puțin un membru supleant, care va înlocui membrul comisiei de evaluare care nu poate fi prezent din motive obiective sau se află în stare de incompatibilitate.

Atribuțiile comisiei de evaluare sunt:

a) deschiderea ofertelor;

b) verificarea îndeplinirii condițiilor de participare de către ofertanți, inclusiv a termenului în care ofertele au fost depuse;

c) verificarea ofertei în corelație cu cerințele caietului de sarcini;

d) stabilirea ofertelor neeligibile sau neconforme și a motivelor care stau la baza respingerii acestora;

e) întocmirea hotărârii de evaluare prin care se stabilește oferta câștigătoare;

f) în cazuri justificate, elaborarea unei propuneri de anulare a licitației.

Comisia de evaluare este legal întrunită numai în prezența tuturor membrilor, iar deciziile se iau cu votul majorității membrilor.

Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de acord cu decizia adoptată au dreptul de a-și prezenta punctul de vedere separat, printr-o notă scrisă atașată hotărârii de evaluare.

Deciziile comisiei de evaluare se validează/aprobă de conducătorii instituțiilor inițiatoare ale licitației.

Calificarea/Descalificarea ofertanților se comunică în ședință și se consemnează în procesul-verbal încheiat cu această ocazie. Oferta financiară a ofertantului descalificat nu se mai deschide, plicul rămânând sigilat. Lipsa oricărui document de calificare sau depunerea unui document care în ziua deschiderii nu era în interiorul perioadei de valabilitate atrage descalificarea ofertantului aflat într-o astfel de situație.

Pentru ofertanții calificați se citește oferta financiară, după care se întocmește un proces-verbal.

În cel mult 10 zile lucrătoare comisia de evaluare va desemna oferta câștigătoare.

Contestațiile se formulează în termen de 3 zile lucrătoare, calculate de la data comunicării rezultatului licitației, și se depun în același loc unde s-au depus ofertele.

Soluționarea contestațiilor se face în termen de 7 zile lucrătoare de la data înregistrării, de către o comisie constituită în acest scop, iar rezultatul se comunică celor în cauză în cel mult două zile lucrătoare. Comisia analizează contestația formulată și decide admiterea sau respingerea acesteia, întocmind în acest scop un proces-verbal. În situația în care contestația este fondată, comisia anulează sau modifică hotărârea adoptată inițial. Rezultatul soluționării contestației va fi comunicat contestatarului în termen de două zile lucrătoare de la soluționare.

Din comisia de soluționare a contestațiilor nu pot face parte persoanele care au analizat și au evaluat ofertele.