Regulamentul din 6 august 2013

În condițiile prevăzute în prezenta secțiune o arhivă creată sau deținută de un birou notarial poate fi predată integral sau parțial în custodia Camerei la cererea notarului public.

În vederea predării în custodie a unei arhive notariale se va încheia un contract de depozit în care se vor indica, pe lângă obligațiile și drepturile părților semnatare, tipul custodiei, perioada pentru care se predau documentele și condițiile de acces la acestea, conform modelului prezentat în anexa nr. 2.

Custodia asigurată de către Cameră nu implică schimbarea regimului de proprietate asupra documentelor predate.

Deschiderea procedurii de preluare în custodie a unei arhive se face în termen de 30 de zile de la data înregistrării solicitării.

Pentru asigurarea transferului documentelor birourile notariale au obligația de a permite personalului împuternicit al Camerei accesul la documentele conservate și de a desemna un reprezentant din rândul angajaților proprii pentru a superviza toate operațiunile arhivistice efectuate asupra arhivei.

Un birou notarial care intenționează să transfere documente în custodia Serviciului arhivă are obligația să transmită Camerei o notificare scrisă, cu cel puțin 60 de zile înaintea începerii procedurii de predare.

Notificarea se va realiza în mod obligatoriu prin completarea formularului-tip prevăzut în anexa nr. 3.

Notificarea se transmite la sediul Camerei în unul dintre următoarele moduri:

a) prin depunere, personal sau de către reprezentantul legal, sub luare de număr de înregistrare;

b) printr-un serviciu poștal;

c) prin poșta electronică ca înscris în copie scanată.

Este considerată dată a transmiterii, după caz, data înregistrării în registrul de intrare-ieșire a corespondenței al Camerei, data confirmării primirii documentelor la sediul Camerei printr-un serviciu poștal cu confirmare de primire sau data confirmării primirii înscrisului în formă electronică.

Orice modificare a datelor cuprinse în notificare va fi comunicată Camerei cu cel puțin 15 zile înainte de data stabilită pentru predare, prin transmiterea unei informări însoțite, acolo unde este cazul, de acte doveditoare, în copie.

Solicitarea de predare în custodie a unei arhive create sau deținute de către un birou notarial se supune avizului Colegiului director al Camerei în termen de 30 de zile de la data înregistrării.

Avizul Colegiului director al Camerei se acordă în baza unei note scrise de verificare a stadiului de prelucrare a fondului arhivistic nominalizat pentru transfer, întocmită de către un reprezentant al Serviciului arhivă desemnat special în acest sens.

Verificarea stadiului de prelucrare arhivistică se va face la sediul biroului notarial sau, după caz, la depozitul de arhivă al acestuia în termen de 5 zile de la înregistrarea solicitării în evidențele Camerei.

Documentele pot fi predate în custodia Serviciului arhivă doar pentru custodie care permite eliberarea de copii ale documentelor conservate și de informații către terți.

Pentru a fi predate în custodie este obligatoriu ca mapele/dosarele care fac obiectul transferului să fie constituite, numerotate și certificate în prealabil.

Fondurile arhivistice sau părțile structurale ale acestora care sunt nominalizate pentru transfer de către un birou notarial pot fi preluate în custodie numai în condițiile în care au fost prelucrate arhivistic. Predarea-primirea documentelor între biroul notarial și Serviciul arhivă se va face la nivel de dosar/mapă/unitate arhivistică. Dosarele/Mapele/ Unitățile arhivistice sunt identificate unic prin elementele de cotă.

În prealabil, birourile notariale pot solicita Serviciului arhivă, contra unei taxe fixe, efectuarea procedurilor arhivistice necesare predării în cele mai bune condiții a fondului arhivistic creat sau deținut, denumite în continuare servicii de arhivare: constituirea mapelor, ordonarea, inventarierea și selecționarea documentelor conform instrucțiunilor precizate în Regulamentul privind activitatea de păstrare a documentelor create și deținute de către birourile notarilor publici, Camerele Notarilor Publici și Uniunea Națională a Notarilor Publici din România, aprobat prin Hotărârea Consiliului Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România nr. 143/2011.

Prin efectuarea serviciilor de arhivare se va realiza igienizarea documentelor, ordonarea acestora, îndosarierea, numerotarea și actualizarea evidenței (inventarierea), fapt ce va asigura desfășurarea operațiunilor de selecționare și utilizare legală a documentelor.

Pentru realizarea serviciilor de arhivare, Serviciul arhivă va executa următoarele operațiuni arhivistice:

a) desprăfuirea;

b) toaletarea documentelor;

c) ordonarea documentelor;

d) îndosarierea documentelor (aranjarea cronologică a documentelor, șnuruirea, numerotarea, copertarea și etichetarea mapelor/dosarelor) și constituirea inventarelor.

Descrierea și conținutul serviciilor de arhivare:

a) desprăfuirea documentelor se face cu scopul asigurării curățării documentelor prin înlăturarea prafului, hârtiei mărunțite și a efectelor biodeteriorării documentelor din arhivă etc. Desprăfuirea se face cu perii moi, prin suflare (aspirare) cu aspiratorul, ștergere cu cârpe moi și uscate, fără a se deteriora documentele;

b) execuția toaletării documentelor constă în netezirea foilor, înlăturarea marginilor franjurate, fără eliminarea părților utile (text, desen etc.), reparații ale zonelor sfâșiate, plierea foilor la dimensiunea formatului de dosar - în principiu A4;

c) ordonarea documentelor înseamnă aranjarea acestora conform prevederilor din Nomenclatorul arhivistic confirmat de către Arhivele Naționale, pe ani de creare a documentelor și pe termene de păstrare, în vederea constituirii unităților arhivistice, precum și reconstituirea dosarelor;

d) îndosarierea documentelor în vederea exploatării legale, eficiente, cu ușurință și îndelungate a documentelor create, care exclude posibilitatea unui adaos de acte noi sau sustragerii unora.

Odată cu ordonarea documentelor în cadrul dosarului se înlătură acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele, ciornele, notele și însemnările personale sau care au servit la redactarea actelor, documentele care nu au legătură cu problemele din dosar etc. Documentele din fiecare dosar se cos sau se leagă în coperte de carton, puse la dispoziție de Serviciul arhivă (după acceptarea de către beneficiar a calității, culorii și formatului), în așa fel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor și rezoluțiilor. Filele dosarelor se numerotează cu scopul de a determina locul documentului în dosar și să se asigure astfel integritatea lui. Ea se face cu creionul negru în colțul din dreapta sus al filei. În cazul dosarelor compuse din mai multe volume, se numerotează fiecare volum separat, începând cu nr. 1. Dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250-300 de file. În cazul depășirii acestui număr, se formează mai multe volume ale aceluiași dosar. Nu se leagă în același dosar documente din mai mulți ani, indiferent de numărul filelor din dosar. Pe coperta dosarului se înscriu: denumirea biroului notarial, denumirea activității, indicativul unității arhivistice, cuprinsul unității arhivistice, data începerii (ziua și luna), data încheierii (ziua și luna), numărul filelor, numărul volumului (dacă sunt mai multe volume), termenul de păstrare și numărul din inventar.

Certificarea unităților arhivistice (dosare, mape) se face pe o foaie nescrisă, pusă la sfârșitul acesteia, înainte de a fi cusut, de către personalul Serviciului arhivă, prin formula: "Prezentul/a dosar/mapă conține .... file", în cifre și, între paranteze, în litere. La sfârșitul notei de certificare se trec data, semnătura și funcția persoanei care face această operațiune.

Preluarea mapelor/dosarelor, constituite de Serviciul arhivă, de către biroul notarial se va face pe baza inventarelor create pe timpul prestărilor serviciilor de arhivare, întocmite după modelul prezentat în

Legea nr. 16/1996 , cu modificările și completările ulterioare. Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente și în 4 exemplare pentru documentele permanente. La preluare, responsabilul cu

arhiva/arhivarul biroului notarial verifică fiecare mapă/dosar, urmărind respectarea modului de constituire și concordanța dintre conținutul acestora și datele înscrise în inventar. În cazul constatării unor neconcordanțe, ele se aduc la cunoștința reprezentanților Serviciului arhivă, care au obligația de a efectua corecturile ce se impun.

Asigurarea logistică se face astfel:

1. Materialele, uneltele de lucru, copertele de dosare/mape, sfoara și celelalte mijloace necesare prestării serviciilor de arhivare se vor asigura de Serviciul arhivă.

2. Beneficiarul va pune la dispoziție spațiul de lucru, documentele și personal pentru colaborare.

Taxele pentru efectuarea operațiunilor precizate la alin. (5) se vor stabili prin decizie a Colegiului director al Camerei.

Serviciile de prelucrare arhivistică precizate la alin. (5) pot fi solicitate și în cazul în care un birou notarial nu dorește să predea documente în custodia Serviciului arhivă, semnându-se în acest sens un contract de prestări de servicii care va avea în anexă operațiunile solicitate și taxele percepute pentru efectuarea acestora.

Mapele/Dosarele se preiau în custodia Serviciului arhivă pe bază de procese-verbale de predare-preluare și inventare arhivistice, întocmite de către reprezentanții Serviciului arhivă după modelul prevăzut în anexa nr. 4, respectiv în anexele nr. 5 și 5a.

Procesul-verbal de predare-preluare a documentelor și inventarele se întocmesc în 4 exemplare, fiind semnate de către notarul public titular, cel care predă și reprezentantul Serviciului arhivă, în calitate de primitor, dintre care un exemplar rămâne la biroul notarial, iar celelalte se depun odată cu mapele/dosarele la Serviciul arhivă.

Notarul public care a luat cunoștință de lipsa originalului unui act notarial sau a unei părți din acesta (anexe etc.) trebuie să indice aceste deficiențe înainte ca transferul să se realizeze, pentru a fi nominalizate în instrumentele de evidență.

La preluarea documentelor și a instrumentelor de evidență arhivistice, procesul-verbal și inventarele se prezumă că sunt complete, fără a fi necesară verificarea fiecărei mape/fiecărui dosar act cu act.

Inventarele arhivistice întocmite prin grija biroului notarial trebuie să îndeplinească criteriile minime de calitate în ceea ce privește completarea rubricilor pentru a putea constitui instrumente arhivistice de predare.

Pentru a se asigura o bună conservare pe termen lung unitățile arhivistice pregătite pentru transfer se introduc în cutii speciale de arhivă. Cutiile de arhivă se vor asigura prin grija Serviciului arhivă.

La introducerea unităților arhivistice în cutii se va verifica fiecare mapă/dosar, urmărindu-se respectarea modului de constituire și concordanța dintre conținutul acestora și datele înscrise în inventarul arhivistic.

Fiecare cutie va fi identificată unic prin aplicarea unei etichete de identificare. Aceste etichete vor fi puse la dispoziție de către Serviciul arhivă și vor fi atașate de către personalul acesteia, în ordine crescătoare numărului cutiei și în continuarea celor existente. Etichetele vor fi autoadezive și vor conține elemente unice pe întreg parcursul de depozitare a documentelor.

Fiecare cutie va conține un opis al mapelor/dosarelor incluse, care va purta semnăturile reprezentantului biroului notarial (persoana desemnată de către notarul public) și angajatului Serviciului arhivă, conform modelului prezentat în anexa nr. 6.

Fiecare cutie va purta obligatoriu sigilul notarului public titular aplicat pe o alonjă care asigură integritatea cutiei.

Transportul documentelor în custodia Serviciului arhivă se va efectua cu mijloacele de transport auto ale Camerei, prin grija personalului desemnat special în acest sens.

Autoutilitarele utilizate vor fi închise și folosite numai pentru transportul documentelor.

Transportul cutiilor din arhiva biroului notarial până la mașină și invers (la depozit) va fi efectuat de către personalul Serviciului arhivă.

Cutiile vor fi încărcate din depozitele arhivei biroului notarial în prezența reprezentantului biroului notarial (persoana desemnată de către notarul public) și a unui angajat al Serviciului arhivă.

Fiecare transport va fi sigilat și va avea un borderou cu conținutul acestuia, precum și un proces-verbal de predare-primire, întocmit în două exemplare (înregistrate, ștampilate și semnate) conform anexei nr. 4. Reprezentantul Serviciului arhivă va primi un exemplar înregistrat, ștampilat și semnat, exemplar care va însoți transportul.

Beneficiarul custodiei poate solicita personal sau prin delegat notarial, în baza unei delegații scrise, accesul la originalele documentelor conservate în depozitele Serviciului arhivă. Notarul public și delegatul notarial se vor legitima în relația cu Serviciul arhivă cu legitimația de serviciu sau un act de identitate.

Accesul beneficiarului custodiei sau al reprezentanților acestuia în depozitele Serviciului arhivă în vederea regăsirii și cercetării documentelor predate este strict interzis.

Personalul Serviciului arhivă are obligația de a pune la dispoziția beneficiarului custodiei sau împuternicitului acestuia documentele/cutiile în spațiul amenajat special pentru cercetare. În cadrul sălii de studiu se vor respecta regulile specifice, care vor fi afișate în locuri vizibile.

Pe toată durata studiului documentelor scoase din depozit, un angajat al Serviciului arhivă are obligația de a superviza întreaga operațiune pentru a nu se aduce atingere integrității documentelor/mapelor cercetate.

La solicitarea beneficiarului custodiei, la sediul Serviciului arhivă se pot executa copii de pe documentele predate în custodie, prin grija angajaților Serviciului arhivă.

Custodia documentelor oferă posibilitatea Serviciului arhivă de a elibera, la cerere și contra cost, potrivit legii, copii, certificate, adeverințe și extrase de pe documentele depuse în custodie, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant, fără a solicita un aviz prealabil privind această activitate din partea creatorului documentelor.

Procedura precizată la alin. (1) se realizează conform cap. VII - Procedură privind eliberarea certificatelor și copiilor de pe documentele păstrate de Cameră, utilizându-se în acest fel atât evidențele, cât și instrumentele de certificare specifice acestei activități.

Serviciul arhivă poate pune la dispoziția biroului notarial documentele solicitate, sub formă fizică (asigurând atât manipularea, cât și transportul unităților arhivistice) sau electronică (fax ori copie scanată).

Pe baza evidențelor de predare-preluare în custodie a arhivei, beneficiarul solicită în scris (poștă electronică sau fax) un document/dosar/mapă/cutie, menționând numărul dosarului/mapei/cutiei și modalitatea de acces al informației (fizic sau electronic), autorizând desigilarea cutiei.

Cazul în care se solicită mapa/dosarul/cutia fizic:

a) Serviciul arhivă desigilează cutia pentru a pune la dispoziție mapa/dosarul/ele, în interval de 24 ore de la primirea solicitării;

b) Serviciul arhivă operează ieșirile cutiei/mapei/ dosarului/elor în registrul de depozit;

c) Serviciul arhivă organizează transportul și predarea cutiei/mapei/dosarului/elor pe bază de proces-verbal de predare-primire;

d) biroul notarial notifică Serviciul arhivă în vederea asigurării transportului și a întocmirii procesului-verbal de predare-primire;

e) biroul notarial poate organiza transportul și predarea cutiei pe bază de proces-verbal de predare-primire;

f) Serviciul arhivă organizează transportul și preluarea în gestiune a documentelor pe bază de proces-verbal de predare-primire;

g) Serviciul arhivă rearhivează documentele, sigilează cutia cu sigiliul propriu și actualizează registrul de depozit.

Cazul în care se solicită documentul electronic (copie scanată):

a) Serviciul arhivă desigilează cutia, identifică documentul și îl transmite prin fax sau îl scanează și îl trimite prin poștă electronică în interval de 30 de minute de la primirea solicitării;

b) Serviciul arhivă sigilează cu sigiliul propriu și rearhivează cutia.

c) Serviciul arhivă menționează/evidențiază comanda în registrul de depozit.

La suspendarea din exercițiul funcției pe o perioadă mai mare de 6 luni, în lipsa unui notar public asociat sau a unui alt notar public în aceeași circumscripție teritorială sau la cererea notarului public suspendat, în baza deciziei Colegiului director al Camerei, Serviciul arhivă poate prelua, pe cheltuiala notarului public, registrele și, după caz, arhiva, în vederea păstrării pe perioada suspendării.

Predarea oficială a arhivei către Serviciul arhivă se va face de către notarul public suspendat.

Cu excepția situațiilor în care Colegiul director sau, în caz de urgență, președintele Colegiului director al Camerei îi poate acorda accesul în arhivă notarului suspendat, Serviciul arhivă este obligat să ia măsurile necesare pentru ca notarul respectiv să nu aibă acces la arhivă.

În cazul în care fondurile arhivistice preluate au inventar de la creator:

a) inventarele vor constitui, după verificare, dovada existentului, în măsura în care au suficiente elemente care să permită administrarea corespunzătoare;

b) unitățile arhivistice vor păstra cotele existente;

c) se va verifica înscrierea cotelor pe unitățile arhivistice.

Se va verifica mai ales înscrierea pe coperta 1 a numelui fondului, a indicativului arhivistic și a numărul de inventar. În cazul în care există probleme la modul de scriere a cotei, se va bara vizibil cota veche și se va proceda la înscrierea noilor elemente de cotă, după caz, astfel:

a) se vor înscrie cu creion, în partea stângă sus a copertei, elementele de cotă;

b) scrierea se face astfel încât să nu aglomereze sau să se confunde cu cotele atribuite anterior.

Nu se va proceda la ștergerea, mâzgălirea cotei vechi etc., deoarece aceasta este importantă pentru stabilirea istoricului unității arhivistice.

Activitatea de preluare se va încheia în conformitate cu etapele prevăzute la art. 22-24.

În cazul în care fondurile arhivistice preluate nu au evidență, iar preluarea se efectuează în regim normal, activitatea de preluare se va desfășura în conformitate cu etapele prevăzute la art. 21-24.

În cazul în care fondurile arhivistice preluate nu au evidență, iar preluarea se efectuează în regim de urgență:

a) unitățile arhivistice se introduc în cutii;

b) în funcție de cantitate și de volumul de muncă implicat, se poate opta pentru numerotarea fiecărei unități arhivistice de la 1 la n sau a cutiilor de la 1 la n în cadrul preluării;

c) pe fiecare cutie se menționează numărul dosarelor din cutie;

d) în cazul în care există doar foi volante, se face mențiunea: "foi volante";

e) dacă există alte mijloace de păstrare (saci, mape etc.), acestea se numerotează;

f) se întocmesc liste de existent inițial, cu menționarea conținutului fizic;

g) caracterul de urgență și motivația necesității preluării în regim de urgență vor fi evidențiate în cuprinsul procesului-verbal de predare-preluare întocmit de persoana desemnată cu coordonarea activității de preluare;

h) ordonarea, inventarierea și selecționarea fondului arhivistic se vor realiza la sediul Camerei.

În cazul în care se decide amânarea activității de preluare în urma deciziei Colegiului director al Camerei, solicitantul va fi înștiințat în scris despre acest lucru, cu invocarea temeiului legal.

Amânarea preluării se poate decide în următoarele cazuri:

a) lipsa spațiilor de depozitare;

b) neîntrunirea condițiilor de prelucrare;

c) lipsa personalului necesar pentru preluarea documentelor.

La încetarea calității de notar public sau la schimbarea sediului din localitatea în care a fost creată arhiva notarială, în cazul în care arhiva nu poate fi preluată de un notar public, în baza deciziei Colegiului director al Camerei, Serviciul arhivă preia arhiva în vederea păstrării definitive.

În cazul decesului notarului public, predarea oficială a arhivei către custode se va face de către un împuternicit al său, un curator, un moștenitor, soțul/soția sau un executor testamentar.

În celelalte cazuri de încetare a calității de notar public sau în cazul schimbării sediului, predarea oficială a arhivei notariale către Serviciul arhivă se va face de către notarul public sau un împuternicit al acestuia ori un reprezentant.

Arhiva financiar-contabilă rămâne în păstrarea și gestiunea persoanei căreia i-a încetat calitatea de notar public sau a urmașilor acesteia, pentru definitivarea situației financiar-contabile.

Acceptarea donațiilor de material arhivistic se face în condițiile în care materialul arhivistic donat prezintă o valoare documentar-istorică deosebită, iar proveniența licită a acestuia este asumată de ofertant prin oferta de donație.

Nu se vor accepta donații asupra cărora donatorul a instituit clauze ce restricționează accesul la documente pe termene mai lungi decât cele prevăzute de legislația arhivistică.

Procedura se declanșează prin depunerea de către donator a unei oferte de donație, înregistrată, care trebuie să cuprindă minimum următoarele elemente:

a) identificarea donatorului: numele și prenumele, adresa, actul de identitate și CNP-ul;

b) proveniența documentelor;

c) opțiunea pentru donație: identificarea beneficiarului;

d) descrierea obiectului donației:

● cantitatea și anii extremi ai documentelor;

● lista documentelor (dacă este cazul), cuprinzând data, rezumatul și o descriere minimală;

e) eventualele clauze speciale pe care dorește să le impună asupra donației (perioadă de protecție etc.), păstrarea copiilor, a exemplarelor 2, 3 etc.;

f) data și semnătura.

Oferta va face obiectul analizei Colegiului director al Camerei.

În cazul acceptării donației și dacă materialul arhivistic donat se constituie, în integralitate, în fond distinct/colecție distinctă, o copie a actului de acceptare va fi depusă la dosarul colecției/fondului.

Donatorul va fi înștiințat în scris despre decizie în termen de maximum 30 de zile și, în cazul acceptării donației, se va conveni asupra locului și datei încheierii actelor.

Contractul de donație va fi încheiat în fața unui notar public. Conținutul contractului de donație va cuprinde mențiunile obligatorii prevăzute de legislația notarilor publici și activității notariale, precum și mențiunile/clauzele stabilite de comun acord de donator și donatar.

În situația în care din materialul arhivistic donat se va constitui un fond distinct/o colecție distinctă, acesta se va denumi cu numele creatorului/colecționarului și va fi înregistrat în Registrul general de arhivă, completându-se fișa preluării și fișa Situația fondului.

În situația în care materialul arhivistic donat nu se constituie în fond distinct, iar unitățile arhivistice donate vor fi integrate unor fonduri și colecții existente, acestea vor fi înregistrate la ultima preluare aferentă fiecărui fond/colecție la care vor fi integrate, actualizându-se datele înregistrate în instrumentele de evidență.

Imediat după preluarea materialului arhivistic donat, acesta va fi depozitat în conformitate cu regulile și etapele prevăzute în cap. VI - Instrucțiuni privind organizarea și administrarea spațiilor de depozitare a arhivei.

Procedura de vânzare-cumpărare se declanșează la solicitarea vânzătorului, care va depune la Cameră o ofertă de vânzare-cumpărare, care se înregistrează și trebuie să cuprindă minimum următoarele elemente:

a) identificarea vânzătorului: numele și prenumele, adresa, actul de identitate și CNP-ul;

b) proveniența documentelor;

c) opțiunea pentru cumpărare: identificarea beneficiarului;

d) descrierea obiectului vânzării:

● cantitatea și anii extremi ai documentelor;

● lista documentelor (dacă este cazul), cuprinzând data, rezumatul și o descriere minimală;

e) refuzul Arhivelor Naționale în virtutea dreptului de preempțiune la vânzarea documentelor aparținând Fondului arhivistic național al României;

f) data și semnătura.

Oferta va face obiectul analizei Colegiului director al Camerei, în vederea stabilirii valorii arhivistice, a oportunității de cumpărare și a determinării valorii financiare a materialului arhivistic.

În vederea stabilirii valorii financiare a materialului arhivistic, Colegiul director al Camerei poate apela la consultanți externi din zona culturală (arhiviști, bibliotecari, muzeografi, anticari); se vor folosi în acest sens și listele de prețuri pentru bunuri culturale elaborate de Biblioteca Națională a României și Ministerul Culturii.

În situația în care documentele corespund politicii de preluări a Camerei, responsabilul desemnat va face demersuri și va armoniza prețul oferit de vânzător, prețul estimat de Cameră și resursele financiare puse la dispoziție, putând opta, după caz, între: refuzul achiziționării, achiziționare parțială sau integrală.

Vânzătorul va fi înștiințat în scris despre decizie în termen de maximum 30 de zile și, în cazul acceptării totale sau parțiale a cumpărării, se va conveni asupra locului și datei încheierii actelor.

În cazul în care se decide cumpărarea materialului arhivistic, se va încheia un contract de vânzare-cumpărare între vânzător și Cameră.

Contractul de vânzare-cumpărare va fi încheiat în fața unui notar public. Conținutul contractului de vânzare-cumpărare va cuprinde mențiunile obligatorii prevăzute de legislația notarilor publici și a activității notariale, precum și mențiunile/clauzele stabilite de comun acord de vânzător și cumpărător.

Materialul arhivistic cumpărat se poate constitui în fond distinct/colecție distinctă sau poate fi integrat unor fonduri/colecții existente. Înregistrarea în instrumentele de evidență a materialului arhivistic provenit prin depunere de ofertă de vânzare-cumpărare se va realiza urmând etapele prevăzute la donație.

Imediat după preluarea materialului arhivistic cumpărat, acesta va fi depozitat în conformitate cu regulile și etapele prevăzute în cap. VI - Instrucțiuni privind organizarea și administrarea spațiilor de depozitare a arhivei.

Va fi acceptat pentru păstrarea în custodie la Cameră materialul arhivistic în următoarele situații:

a) materialul arhivistic are o valoare istorică deosebită, însă proprietarul acestuia nu îi poate asigura condiții propice de păstrare și securitate;

b) proprietarul permite accesul la cercetarea materialului arhivistic și, la retragerea custodiei, acceptă să doneze Camerei copii ale acestuia;

c) există spațiu suficient de depozitare și măsuri de siguranță suficiente pentru a garanta custodia.

Procedura este declanșată la solicitarea persoanei care dorește să depună în custodie materialul arhivistic, prin completarea unei cereri de depunere în custodie, care va conține minimum următoarele elemente:

a) identificarea persoanei care dorește să depună în custodie: numele și prenumele, adresa, actul de identitate și CNP-ul;

b) proveniența materialului arhivistic;

c) motivarea cererii de custodie;

d) descrierea obiectului custodiei:

● cantitatea și anii extremi ai documentelor;

● lista documentelor (dacă este cazul), cuprinzând data, rezumatul și o descriere detaliată;

e) data revocării custodiei și condițiile în care ea se produce;

f) procedura de adoptat în cazul în care revendicarea custodiei nu se produce la termenul scadent;

g) alte clauze speciale;

h) data și semnătura.

Oferta va face obiectul analizei Colegiului director al Camerei.

Solicitantul va fi înștiințat în scris despre decizie în termen de maximum 30 de zile și, în cazul acceptării custodiei, se va conveni asupra locului și datei încheierii actelor.

Se va proceda la încheierea unui contract de custodie, care va cuprinde minimum următoarele elemente:

a) identificarea persoanei care dorește să depună în custodie: numele și prenumele, adresa, actul de identitate și CNP-ul;

b) identificarea angajatului Camerei care acceptă custodia;

c) proveniența documentelor;

d) descrierea obiectului custodiei:

● cantitatea și anii extremi ai documentelor;

● lista documentelor, cuprinzând data, rezumatul și o descriere detaliată;

● reproduceri foto color ale documentelor;

e) data revocării custodiei și condițiile în care ea se produce;

f) alte clauze speciale;

g) data și semnătura părților (depunătorul și reprezentantul legal al Camerei).

Contractul va fi întocmit în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte; exemplarul Camerei va fi înregistrat și depus la dosarul fondului.

Custodiile vor fi înregistrate în Registrul general de arhivă și se va completa fișa Situația fondului, iar instrumentele de evidență vor fi înregistrate în Registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice.

Custodiile își vor păstra individualitatea, iar pentru o gestiune mai facilă se va constitui o colecție de custodii.

Imediat după preluarea materialului arhivistic, acesta va fi depozitat în conformitate cu regulile și etapele prevăzute în cap. VI - Instrucțiuni privind organizarea și administrarea spațiilor de depozitare a arhivei.

Camera poate achiziționa, în baza acordurilor și protocoalelor naționale și internaționale, copii (pe suporturi diverse: hârtie, peliculă, digital etc.) de pe documente ce conțin informații cu valoare istorică notarială deosebită și ale căror originale fac parte din fonduri sau colecții ce se află în administrarea altor arhive.

Se vor constitui colecții din copii ale originalelor aflate în arhivele altor instituții, colecții ce vor purta numele deținătorului de unde s-au efectuat reproducerile de documente.

Colecțiile vor fi înregistrate în Registrul general de arhivă și se vor întocmi fișa Situația preluării și fișa Situația fondului, iar instrumentele de evidență vor fi înregistrate în Registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice.

Materialele arhiviste preluate de Cameră se introduc la început într-un spațiu în care se verifică cu inventarele de preluare, se desprăfuiesc și se introduc în mijloace de păstrare, înainte să între în depozit.

Documentele suspecte sau contaminate vor fi izolate de restul documentelor și nu vor fi introduse în depozit decât după ce s-au luat măsuri de aducere a lor la o stare corespunzătoare de conservare.

Mijloacele de protecție trebuie dimensionate după materialul arhivistic ce urmează a fi introdus, astfel încât să se evite orice fel de solicitări care l-ar putea deteriora (plieri, tensionări, presiuni etc.).

Încărcarea materialului arhivistic pe rafturile dintr-un depozit se va face respectând următoarele reguli:

a) sensul încărcării depozitului și mijloacelor de păstrare urmează regula scrierii, stând cu spatele la punctul de acces principal, respectiv, după caz:

● din față în spate;

● de sus în jos;

● de la stânga la dreapta;

b) se va asigura compatibilitatea suporturilor (datorită condițiilor de mediu specifice, arhiva pe suport hârtie nu va fi păstrată în aceleași depozite cu arhiva electronică sau cea pe suport de celuloid). Legătura intelectuală (de conținut) între materialul documentar aparținând aceluiași fond, dar depozitat în spații diferite se realizează prin intermediul instrumentelor de evidență;

c) în legătură cu compatibilitatea de conținut a materialului documentar dintr-un depozit, se poate opta pentru una dintre următoarele variante:

● soluția tematică: fondurile aparținând unei zone geografice sau documentele aparținând unui fond de mari dimensiuni se păstrează fizic în același spațiu de depozitare. Pentru acest lucru se va avea în vedere gruparea fondurilor aparținând unei zone geografice sau asigurarea corespondenței între mărimea fondului și mărimea depozitului; asigurarea spațiilor de rezervă, pentru preluări ulterioare etc.;

● soluția economică: documentele vor fi așezate în depozit fără a ține cont de proveniență, iar legătura intelectuală (de conținut) între materialul documentar aparținând aceluiași fond, dar depozitat în spații diferite se realizează prin intermediul instrumentelor de evidență.

Așezarea materialului arhivistic în mijloacele de păstrare se face în funcție de formatul și caracteristicile suportului.

Așezarea materialelor arhivistice pe raft sau în cutie în poziție detensionată și ușor manevrabilă. Din acest punct de vedere există posibilități multiple, cum ar fi:

a) așezarea pe orizontală a unităților arhivistice. Aceasta este specifică unităților de format mare (registre, planuri), dar trebuie evitată gruparea mai multor unități care ar îngreuna scoaterea din raft sau din cutie;

b) documentele conservate rulate se stabilizează în această formă, se rigidizează și sunt dificil de întins. Se recomandă evitarea acestei modalități de păstrare;

c) fotografiile trebuie puse în cămăși sau plicuri individuale, cu folie specială de protecție peste partea imprimată. Fotografiile alb-negru trebuie separate de cele color. Cele de format mare trebuie aranjate orizontal;

d) așezarea pe cant, pe latura lungă a unităților arhivistice și, respectiv, a cutiilor și pachetelor. La volumele foarte grele așezarea în raft se face pe cotorul registrului, deoarece în acest fel greutatea volumelor se descarcă pe o suprafață mai mare decât dacă volumele s-ar așeza pe latura scurtă și nu este forțată linia de îmbinare dintre scoarțe și blocul de file;

e) așezarea pe cant a discurilor de orice fel;

f) în cutii, materialele arhivistice vor fi introduse în grupuri de unități arhivistice la care toate dosarele au aceeași orientare, de preferință cu cotorul în jos. Când cotorul este mai gros decât fața dosarului se împarte grupul de dosare în două, din care o parte va sta cu cotorul în jos, iar o altă parte va fi plasată cu fața în jos:

● se recomandă ca broșurile și foile volante să fie introduse în cutii. Foile volante trebuie introduse în cămașă de protecție. O cămașă poate conține mai multe documente, dar nu trebuie să depășească grosimea de 2,5 cm.

● dacă o cutie este aranjată vertical în raft și nu este în întregime umplută, foile se deformează. Se recomandă folosirea unui material de umplere (deșeuri de carton și hârtie cu caracteristici fizico-chimice corespunzătoare) pentru a păstra materialele în poziție verticală.

● dacă o cutie este prea plină sau prea mică, apar deformări. Se recomandă înlocuirea mijlocului de protecție.

Este interzisă așezarea arhivei în vrac direct pe pardoseală, indiferent dacă este sau nu este introdusă în mijloace de protecție ori dacă aceasta este organizată sau neorganizată. Singurele excepții de la această regulă sunt ocazionale și sunt determinate de necesități de transport și de ordonare a depozitelor, dar pentru o perioadă foarte scurtă de timp și numai dacă există posibilitatea așezării acestora pe paleți.

Activitatea de transport/transfer de arhivă are în vedere următoarele aspecte:

a)transferul de material arhivistic de la/către altă structură a Camerei:

● acțiunea se stabilește în baza deciziei Colegiului director al Camerei sau, după caz, a dispoziției președintelui, cu specificarea datei (datelor), itinerarului transportului, cantității și a resurselor necesare (mijloace de transport, personalului care participă la transport și persoana responsabilă, necesarul de mijloace de ambalare etc.);

● activitatea va fi consemnată într-un proces-verbal de predare-primire;

● în cazul constatării unor lipsuri între cantitatea încărcată și cea descărcată, sunt înștiințați de îndată șefii structurilor destinatar-expeditor și se fac verificări pentru recuperarea materialelor lipsă și/sau stabilirea responsabilităților;

b)transferul de material arhivistic între depozite aparținând aceleiași structuri:

● acțiunea se declanșează în baza deciziei Colegiului director al Camerei sau, după caz, a dispoziției președintelui, unde se precizează data acțiunii, itinerarul transportului și resursele necesare (mijlocul de transport, personalul necesar și persoana responsabilă, necesarul de mijloace de ambalare etc.);

● după transport, în cazul constatării unor lipsuri între cantitatea încărcată și cea descărcată, este înștiințat de îndată șeful direct și se iau măsuri pentru recuperarea materialelor lipsă și/sau stabilirea responsabilităților.

În procesul de transfer/transport arhivă, trebuie avute în vedere cel puțin 3 aspecte esențiale:

a) securitatea transportului se referă la protecția materialelor arhivistice împotriva pierderii, sustragerii sau distrugerii în timpul transportului. În acest sens:

● nu se va transporta arhivă cu mijloace de transport proprietate personală sau cu mijloace de transport în comun;

● în cazul transportării unor materiale arhivistice de valoare excepțională se va cere protecția structurilor de ordine publică;

● spațiul de transport arhivă trebuie securizat, pentru a împiedica o cădere accidentală în timpul transportului;

b) integritatea fizică a materialului documentar se referă la protejarea împotriva deteriorării în timpul transportului. În acest sens, se vor avea în vedere:

● pregătirea mutării:

- ambalarea arhivei (în cazul în care nu este introdusă în mijloace de protecție);

- asigurarea închiderii mijloacelor de protecție;

● igiena spațiului de transport, respectiv curățarea acestuia de potențiale substanțe inflamabile sau care ar putea afecta materialul arhivistic;

● modul de încărcare în vehicul, luând în considerare:

- rezistența materialului de protecție/ambalare arhivă;

- înălțimea stivei de arhivă;

- gradul de fixare al stivei de arhivă împotriva răsturnării (lateral și față-spate);

● protecția împotriva intemperiilor;

c) asigurarea ordinii materialelor se referă la evitarea răvășirii materialului în timpul activității de mutare/transport. În acest sens, se vor avea în vedere:

● pregătirea transferului: pachetele/cutiile de transport vor fi numerotate, astfel încât să asigure identificarea facilă a ordinii de așezare;

● la încărcarea materialului se vor avea în vedere etapele de transport și încărcare pe raft la destinație, astfel încât să fie păstrată ordinea materialului. Soluția cea mai potrivită va fi identificată practic, printr-o serie de simulări, la începutul transportului;

● o atenție deosebită trebuie acordată în cazul transportului unităților arhivistice ce nu sunt în mod normal introduse în mijloace de protecție (registre, hărți etc.). În acest caz, se recomandă identificarea unei soluții de ambalare, în caz contrar fiind extrem de dificilă păstrarea ordinii în timpul transportului unei mari cantități de arhivă.

Transferul materialului arhivistic în afara structurii ce administrează un fond, în scopul informării și cercetării de către personalul altei structuri, se aprobă la propunerea personalului specializat de arhivă de către Colegiul director al Camerei sau, după caz, de către președintele Colegiului director al Camerei.

Transportul materialului arhivistic în afara structurii ce administrează un fond, în scopul informării și cercetării de către personalul altei structuri, se efectuează prin intermediul și sub coordonarea Serviciului arhivă.

În cazul în care urmează a fi cercetate unitățile arhivistice de către angajați din cadrul unei substructuri (birou/compartiment) aflate în aceeași locație cu cea a structurii Camerei ce le administrează, consultarea respectivelor unități arhivistice poate fi realizată în camerele de lucru, după completarea fișei de control. În acest caz, angajații Camerei vor ridica și vor restitui personal de la/la depozitul de arhivă unitățile arhivistice solicitate, executarea eventualelor reproduceri de pe documente realizându-se doar de către angajații Serviciului arhivă.

Angajații Serviciului arhivă care scot materiale din depozite sunt obligați să completeze în baza fișelor de control Registrul de depozit.

Transportarea unităților arhivistice se face astfel încât să respecte normele de securitate și sănătate în muncă și integritatea materialului arhivistic.

În vederea regăsirii unității arhivistice așezate în depozite, trebuie realizată o legătură între o adresă fizică (topografică) și unitatea arhivistică:

a) alocarea adreselor topografice se realizează prin stabilirea unei identități unice a fiecărui spațiu de depozitare arhivă existent într-un depozit. În acest sens:

● depozitele se numerotează, astfel încât să li se asigure o identitate unică în cadrul Camerei;

● rafturile (sau alte echipamente de depozitare) se numerotează, astfel încât să li se asigure o identitate unică în cadrul depozitului;

● polițele se numerotează, astfel încât să li se asigure o identitate unică în cadrul raftului;

● numerotarea rafturilor și polițelor se face în ordinea scrierii, de la intrarea în depozit, de la stânga la dreapta și de sus în jos;

b) fiecare unitate arhivistică se caracterizează prin:

● apartenența la un fond (o colecție) și/sau o preluare;

● apartenența la un instrument de evidență fizică și/sau intelectuală;

● cotă, identificată în instrumentul de evidență.

Necesarul de instrumente de evidență topografică la depozit poate varia, în funcție de situația concretă, dispunerea depozitului etc. Pentru fiecare depozit se va întocmi un ghid topografic.

Ghidul va fi realizat, la nivel de depozit, sub forma unui tabel sau a unei baze de date și va cuprinde următoarele informații minimale:

a) denumirea fondului/colecției, numărul preluării și denumirea părții structurale (în ordine alfabetică);

b) numărul fondului, preluării și părții structurale (unde e cazul);

c) adresa topografică (rafturile și polițele) pe care se regăsește;

d) numărul instrumentului de evidență asociat.

Ghidul va fi actualizat de către persoana desemnată ori de câte ori situația de la depozit se modifică.

Dacă în depozit există un fond mare, cu mai multe părți structurale sau cu mai multe preluări, se va trece numele fondului, urmat de numărul preluării (după caz) și/sau de numele părții structurale.

Dacă un fond este așezat pe mai multe rafturi, se vor trece pe rânduri separate rafturile cu numărul de polițe corespunzător.

În cazul întocmirii unor baze de date, în adresa topografică va trebui introdus și numărul depozitului.

Urmărirea circuitului documentelor la nivelul unui depozit se va face în baza următoarelor instrumente:

a) fișa de control, care va ține locul unităților arhivistice scoase din depozit;

b) registrul de depozit (anexa nr. 10), în care se vor înscrie toate ieșirile unității arhivistice din depozit.

În vederea scoaterii unității arhivistice din depozit:

a) lucrătorul va consulta ghidurile topografice pentru localizarea unității arhivistice în cadrul depozitului;

b) va scoate din mijlocul de protecție unitatea arhivistică și va confrunta cota cu cea înscrisă pe fișa de control;

c) va plasa fișa de control în locul unității arhivistice și va reașeza mijlocul de protecție pe raft;

d) va înregistra în registrul de depozit scoaterea unității arhivistice din zona de depozitare.

În vederea rearhivării:

a) lucrătorul va consulta ghidurile topografice pentru localizarea unității arhivistice în cadrul depozitului;

b) va scoate mijlocul de protecție, va scoate fișa de control și va confrunta cota înscrisă cu cea a unității arhivistice;

c) în cazul corespondenței între cote, va plasa unitatea arhivistică la locul ei și va extrage fișa de control;

d) va reașeza pe raft mijlocul de protecție;

e) va opera în registrul de depozit rearhivarea unității arhivistice;

f) va pune fișa de control într-un loc special destinat păstrării acestora.

La sfârșitul fiecărui an calendaristic responsabilii de depozite vor întocmi, în baza registrului, rapoarte privind gradul de utilizare pentru fondurile sau părțile de fond din depozite. În cazul în care se constată o utilizare intensivă, pe parcursul mai multor ani, a anumitor materiale documentare, se vor preconiza măsuri pentru:

a) realizarea de copii de folosire;

b) prioritizarea prelucrării integrale a fondului, unde este cazul.

La sfârșitul fiecărui an calendaristic, persoana desemnată va proceda la verificarea scăderii din registru a unității arhivistice scoase și nerevenite la depozit în cursul anului.

Pentru fiecare depozit va fi numit, prin dispoziție a președintelui Colegiului director al Camerei, un responsabil de depozit. Acesta va primi fișa depozitului, care va cuprinde minimum următoarele informații:

a) capacitatea totală de depozitare;

b) capacitatea încărcată în mod real;

c) fondurile și colecțiile existente (listare alfabetică, cu indicarea elementelor minime de identificare).

Fișa de depozit va fi întocmită de responsabilul de depozit, în două exemplare. Un exemplar al fișei va fi păstrat de conducătorul structurii și celălalt la persoana desemnată.

Fișa de depozit va fi actualizată în funcție de intrările și ieșirile permanente ale unităților arhivistice din depozitul respectiv.

La schimbarea superiorului ierarhic, fiecare persoană desemnată îi va face acestuia o prezentare a fondurilor și colecțiilor existente și a situației depozitului de care răspunde.

Periodic, fondurile și colecțiile frecvent utilizate sau asupra cărora există indicii temeinice care justifică decizia vor fi supuse verificării existentului cu instrumentele de evidență.

În cadrul procesului de verificare se vor confrunta instrumentele de evidență administrativă cu unitățile arhivistice existente fizic la depozit și starea de conservare a acestora.

La finalizarea activității se va încheia un proces-verbal de verificare a existentului, a stadiului de prelucrare și a stării de conservare a fondului, în care se vor menționa cel puțin următoarele:

a) persoanele care au participat;

b) perioada desfășurării activității;

c) cota părții structurale sau preluării supusă verificării, anii extremi și orice alte elemente care pot identifica un fragment verificat dintr-o preluare;

d) cotele instrumentelor de evidență în baza cărora se face verificarea;

e) situația existentului pentru perioada supusă verificării: se vor nota cotele unităților arhivistice neidentificate la raft, sub forma: "lipsă", "fișă de control - cercetare";

f) starea de conservare;

g) măsuri propuse în vederea remedierii deficiențelor constatate.

Procesul-verbal de verificare va fi clasat la dosarul fondului.

Prevederile prezentului capitol constituie cadrul de reglementare a activității de rezolvare a cererilor pentru furnizarea de informații și eliberarea certificatelor și copiilor de pe documentele aflate în păstrarea și conservarea Camerei prin personalul de specialitate angajat: arhiviști, juriști, operatori, referenți de specialitate, secretari și arhivari, sub coordonarea conducerii Camerei.

Pentru eliberarea duplicatelor sau a copiilor legalizate de pe actele din aceste arhive, pentru îndreptarea erorilor materiale sau completarea omisiunilor vădite, precum și pentru reconstituirea actelor notariale, Colegiul director al Camerei va desemna un notar public. Reconstituirea înscrisurilor care au dispărut fără a mai exista un exemplar original se face cu citarea și cu acordul tuturor părților sau a succesorilor acestora.

Pentru înscrierea mențiunilor privind revocarea, anularea, rectificarea actelor notariale aflate în arhiva Camerei se va desemna un membru al Colegiului director al Camerei sau un alt notar public din cadrul Camerei.

Camera este obligată să respecte dreptul părților actului notarial de a lua cunoștință de documentele care le privesc, aflate într-un dosar întocmit cu privire la acestea, și să obțină copii, certificate sau extrase ale acestor documente.

Orice informații cu privire la actele notariale păstrate în arhivele Camerei se eliberează numai persoanelor fizice și juridice care au calitatea de părți ale actului, succesorilor și reprezentanților acestora, precum și acelora care justifică un drept sau un interes legitim, denumite în continuare persoane interesate.

Informația cu privire la testamente se eliberează persoanelor interesate numai după decesul testatorului, dovedit cu actul de deces, cu excepția cazurilor în care cererea este formulată de testatorul însuși.

Camera poate elibera - la cererea, formulată în nume propriu, a persoanelor interesate, fizice sau juridice, de drept public ori privat - certificate și copii de pe toate documentele pe care le deține.

Persoanele interesate pot fi reprezentante în relația cu Camera de reprezentantul legal, de o persoană împuternicită prin procură autentică ori de avocat în baza delegației avocațiale.

Camera care deține înscrisul ce face obiectul cererii prevăzute la alin. (1) are obligația să soluționeze cererea în cel mai scurt timp posibil, iar în cazul în care refuză, să comunice în scris refuzul său motivat.

Camera trebuie să răspundă, în cel mai scurt timp, dar nu mai târziu de 30 de zile, oricărei solicitări a Uniunii sau a organului de control, care vizează documente din arhiva pe care o deține.

Cererea de eliberare de copii ale unor înscrisuri sau de informații cu privire la acestea se face în scris de către Uniune. Cererea trebuie să cuprindă mențiuni privind numărul de înregistrare, semnătura și sigiliul solicitantului și se comunică prin mijloace convenționale de comunicare. Cel căruia i se adresează cererea are obligația de a transmite, de îndată și întocmai, cele solicitate, cu excepția testamentelor, care nu pot fi puse la dispoziție fără dovada decesului testatorului.

Prin copie, în sensul prezentului regulament, se înțelege o reproducere fidelă, prin xerografiere, fotocopiere, editare electronică sau scanare, a originalului documentului solicitat, aflat în fondurile păstrate de Cameră. În condițiile legii, copia poate viza documentul în întregime ori în extras.

Prin certificat, în sensul prezentului regulament, se înțelege documentul prin care se confirmă exactitatea sau realitatea unui fapt ori se atestă o anumită calitate în vederea valorificării anumitor drepturi. Este un act întocmit de către personalul de specialitate al Camerei, cuprinzând o grupare de informații referitoare la solicitant (persoană fizică sau juridică), existente în unul sau mai multe documente originale deținute în fondurile arhivistice conservate în depozitele proprii, fără adăugări, omisiuni sau interpretări din partea deținătorului (inclusiv a celui care a întocmit lucrarea).

În următoarele situații în care nu se eliberează copii ale documentelor ori la cererea petentului se întocmește un certificat:

a) atunci când nu se pot elibera copii din cauza investigării mai multor documente, a dimensiunilor și stării lor de conservare;

b) dacă se solicită informații privind revocarea unui testament sau a unei procuri;

c) dacă se constată lipsa documentului, dar sunt regăsite informații privind actul solicitat în celelalte instrumente de evidență: Registrul general notarial, Registrul de succesiuni;

d) dacă există neconcordanțe între obiectul cererii și informațiile deținute în arhivă.

Pentru îndeplinirea prevederilor prezentului capitol, președintele Colegiului director al Camerei are următoarele competențe:

a) organizează, coordonează, îndrumă și controlează întreaga activitate de rezolvare a cererilor adresate Camerei;

b) acordă, de obicei, săptămânal, audiențe petenților;

c) dispune verificarea petițiilor adresate de persoane fizice sau juridice în legătură cu modul de rezolvare a solicitărilor lor.

La propunerea președintelui, Colegiul director al Camerei poate desemna un alt membru al Colegiului pentru îndeplinirea competențelor prevăzute la alin. (1).

La nivelul județelor, responsabilii sediilor județene îndeplinesc în mod corespunzător competențele prevăzute la alin. (1).

Pentru îndeplinirea prevederilor prezentului capitol, secretarul general al Camerei are următoarele atribuții:

a) organizează, îndrumă, coordonează, controlează și răspunde de modul de desfășurare a întregii activități de rezolvare a cererilor adresate Camerei;

b) urmărește și verifică modul de rezolvare a cererilor;

c) controlează modul în care sunt îndrumate către alți deținători de arhivă cererile pentru care Camera nu deține documente;

d) asigură aplicarea și respectarea prevederilor actelor normative care reglementează raporturile cu petenții;

e) controlează corectitudinea și modul în care își îndeplinesc obligațiile de serviciu cei însărcinați cu rezolvarea cererilor;

f) raportează semestrial, Colegiului director al Camerei situația rezolvării cererilor adresate Camerei.

Secretarul general al Camerei îndeplinește orice alte sarcini în acest domeniu date de conducerea Camerei.

Șeful Serviciului arhivă din cadrul Camerei are următoarele atribuții:

a) coordonează, verifică și răspunde de modul de desfășurare a întregii activități pentru rezolvarea cererilor adresate Camerei;

b) răspunde de modul de rezolvare a cererilor adresate, implicându-se direct în această activitate;

c) asigură primirea cererilor adresate Camerei, le analizează, le repartizează spre rezolvare și formulează rezoluția;

d) verifică datele și concluziile menționate în referate și termenele de rezolvare;

e) verifică, prin sondaj, cererile cu răspuns negativ, pentru a constata, cu certitudine, că nu există documente referitoare la obiectul lor;

f) verifică modul de întocmire a certificatelor și copiilor, precum și a corespondenței ce însoțește aceste acte pe care o semnează și ștampilează;

g) verifică, prin sondaj, documentele cercetate în vederea rezolvării cererilor și rearhivează unitățile arhivistice folosite;

h) verifică modul de înregistrare, scădere și expediere a răspunsurilor;

i) certifică, prin semnătură și ștampila instituției, copiile solicitate de notarii publici sau orice altă persoană interesată, fizică ori juridică, de drept public sau privat, prezintă actele întocmite pentru contrasemnare juristului instituției și răspunde pentru veridicitatea datelor cuprinse în actele eliberate;

j) instruiește personalul din subordine asupra actelor normative ce reglementează activitatea Serviciului arhivă, pe linia rezolvării cererilor;

k) controlează corectitudinea și modul în care își îndeplinesc obligațiile de serviciu cei însărcinați cu rezolvarea cererilor;

l) îndrumă spre alți deținători de arhivă cererile care nu se pot rezolva pe baza documentelor deținute, înștiințând petentul despre locul la care i s-a transmis cererea spre rezolvare.

Șeful Serviciului arhivă îndeplinește orice alte sarcini în acest domeniu date de conducerea Camerei și de secretarul general al Camerei.

Pentru îndeplinirea prevederilor prezentului capitol, juriștii, secretarii și operatorii din cadrul Serviciului de relații cu publicul al Camerei au următoarele atribuții:

a) primesc, prin biroul de informații special amenajat în acest sens, cererile persoanelor fizice și juridice pentru eliberarea de certificate și copii, le înregistrează și le prezintă pentru repartizare;

b) întocmesc evidența corespondenței primite prin poștă;

c) întocmesc evidența cererilor primite și eliberate pe bază de registru de intrare-ieșire, registru repertoar alfabetic, în format clasic și electronic, după caz;

d) asigură îndrumarea petenților; în cazul în care o cerere nu este suficient de precisă, angajatul invită solicitantul să o clarifice și îl asistă în acest scop;

e) verifică autenticitatea datelor rezultate în urma cercetărilor făcute la depozite pentru eliberarea copiilor solicitate, corectitudinea întocmirii răspunsurilor și corectitudinea certificării copiilor care urmează a fi eliberate;

f) juristul va contrasemna toate certificările copiilor emise din arhivă;

g) eliberează certificatele și copiile realizate în urma cercetării documentelor;

h) țin evidența copiilor-martor, ale actelor anexate cererii și a corespondenței aferente;

i) întocmesc evidența cererilor primite direct și a celor primite prin corespondență, raportând secretarului general situația rezolvării cererilor;

j) comunică petenților taxele ce urmează a fi plătite;

k) îndrumă spre alți deținători de arhivă cererile pentru care nu dețin documente.

Se interzice personalului prevăzut la alin. (1) accesul în depozitul de arhivă în vederea cercetării și verificării documentelor, această activitate fiind în sarcina Serviciului arhivă.

Personalul prevăzut la alin. (1) îndeplinește orice alte sarcini în acest domeniu date de conducerea Camerei și de secretarul general al Camerei.

Pentru îndeplinirea prevederilor prezentului capitol, arhiviștii, arhivarii și referenții de specialitate din cadrul Serviciului arhivă au următoarele atribuții:

a) cercetează inventarele și unitățile arhivistice din depozitele proprii, în vederea rezolvării cererilor, întocmesc referate, le semnează și le datează și răspund de autenticitatea datelor menționate în acestea (după care se redactează și se eliberează actele solicitate);

b) urmăresc circuitul unităților arhivistice folosite în vederea rezolvării cererilor și rearhivarea lor;

c) urmăresc și execută xerografierea, fotocopierea, editarea electronică sau scanarea și colaționează actele ce urmează a fi eliberate;

d) întocmesc corespondența către petenți, împuterniciții acestora sau către organele abilitate;

e) verifică modul de întocmire a certificatelor și copiilor, precum și a corespondenței ce însoțește aceste acte, pe care o prezintă spre semnare șefului serviciului;

f) completează certificările și le prezintă spre semnare șefului serviciului și răspund pentru veridicitatea datelor cuprinse în actele eliberate;

g) colaționează actele și întocmesc corespondența care le însoțește.

Se interzice personalului prevăzut la alin. (1) furnizarea de informații direct petenților și orice contact direct cu aceștia, această activitate fiind în sarcina Serviciului de relații cu publicul.

Personalul prevăzut la alin. (1) îndeplinește orice alte sarcini în acest domeniu date de conducerea Camerei și de șeful Serviciului arhivă.

Pentru îndeplinirea prevederilor prezentului capitol la nivelul sediilor județene și locale ale Camerei, juriștii, secretarii, operatorii, referenții de specialitate și arhivarii desemnați în acest sens au următoarele atribuții:

a) primesc, prin birourile de informații special amenajate în acest sens, de la persoane fizice sau juridice, din țară și străinătate, cereri pentru eliberări de certificate și copii, le înregistrează și le repartizează;

b) întocmesc evidența corespondenței primite prin poștă de la persoane fizice și juridice;

c) asigură îndrumarea petenților;

d) cercetează inventarele fondurilor arhivistice, pentru rezolvarea cererilor persoanelor fizice sau juridice, din țară ori din străinătate, întocmesc referatele, pe care le semnează și datează, și răspund de autenticitatea datelor menționate în acestea;

e) scot unitățile arhivistice necesare cercetării și le rearhivează după întrebuințare;

f) colaționează actele și întocmesc corespondența care le însoțește;

g) certifică, prin semnătură și ștampila instituției, copiile solicitate de notarii publici sau orice altă persoană interesată, fizică ori juridică, de drept public sau privat, și răspund pentru veridicitatea datelor cuprinse în actele eliberate;

h) eliberează certificatele și copiile întocmite în urma cercetării documentelor, pentru notarii publici sau orice altă persoană interesată, fizică ori juridică, de drept public sau privat;

i) întocmesc evidența cererilor primite direct și a celor primite prin corespondență, raportând semestrial secretarului general situația rezolvării cererilor.

Personalul prevăzut la alin. (1) îndeplinește orice alte sarcini în acest domeniu date de conducerea Camerei, responsabilul sediului județean și de șeful Serviciului arhivă.

Personalul cu atribuții pe linia relațiilor cu publicul este obligat să studieze, să cunoască și să aplice în activitatea practică prevederile legislației în vigoare, ale tuturor actelor normative aferente acestui sector de activitate.

În afara atribuțiilor și sarcinilor de serviciu ce revin fiecărui salariat, în raport cu locul său de muncă, întreg personalul implicat în activitatea de rezolvare a cererilor are următoarele obligații:

a) să respecte obligația de loialitate față de instituția notariatului și să apere prestigiul acesteia;

b) să păstreze secretul cu privire la actele îndeplinite și la faptele care i-au devenit cunoscute în timpul activității sale; obligația de a păstra secretul asupra actelor notariale subzistă și după încetarea raporturilor de muncă ale persoanei care desfășoară această activitate;

c) să nu solicite sau să nu accepte cadouri, favoruri, servicii ori alte avantaje care pot influența imparțialitatea și corectitudinea în luarea unei decizii și să nu accepte recompense suplimentare necuvenite pentru activitatea prestată;

d) să nu se prevaleze de informații și date la care are acces datorită serviciului pentru a desfășura el însuși sau prin alte persoane cărora le sunt aduse la cunoștință activități de natură a genera obținerea unor venituri necuvenite;

e) să nu realizeze acte și fapte producătoare de efecte juridice sau generatoare de orice alte consecințe, care afectează interesul instituției, fără a dispune de un mandat special;

f) să aibă o conduită corespunzătoare regulilor de protocol;

g) să respecte onoarea, reputația, demnitatea și celelalte drepturi și libertăți fundamentale în raporturile cu terții;

h) să fie imparțial și să respecte principiul legalității și nediscriminării, indiferent de naționalitate, sex, religie sau alte criterii discriminatorii;

i) să susțină cu demnitate și competență drepturile și interesele legitime ale notariatului, cu respectarea secretului și confidențialității, în întreaga activitate.

Notarul public poate solicita copii ale documentelor păstrate în custodie de Serviciul arhivă ori relații cu privire la existența în arhivă a unui act notarial sau cu privire la revocarea unui testament ori a unei procuri.

Solicitarea se face prin cerere scrisă transmisă prin fax sau e-mail ori depusă prin delegat al biroului la Serviciul de relații cu publicul al Camerei sau, după caz, la sediile județene ori sediile locale de arhivă.

Cererea va avea număr și dată de înregistrare și va purta semnătura și sigiliul notarului public instrumentator și va cuprinde elementele esențiale regăsirii documentului solicitat: instituția emitentă (notariat de stat sau birou notarial), numărul și data actului. Constituie informații necesare pentru identificarea actului în arhivă și numele defunctului, în cazul dosarelor succesorale, certificatelor de moștenitor sau altor soluții dispuse, numele părților, în cazul actelor bilaterale, ori numele declarantului, testatorului, mandantului ori altei persoane care a solicitat îndeplinirea procedurii notariale, în cazul altor acte și proceduri notariale.

Primind cererea notarului public, se va proceda de îndată la verificarea în arhivă a situației solicitate, eliberânduse notarului public documentele solicitate sau, după caz, un certificat conținând rezultatul cercetărilor efectuate.

Documentele transmise în copie către birourile notariale sau, după caz, certificatele care conțin rezultatul cercetărilor efectuate în arhivă vor cuprinde o parafă cu legenda "EXECUTAT LA CAMERA NOTARILOR PUBLICI.............. - STRICT PENTRU UZUL BIROULUI NOTARIAL".

Copiile documentelor se vor transmite cu adrese de înaintare numai în cazul în care se va solicita expres acest fapt.

Certificatele eliberate în condițiile prezentului capitol vor purta numărul sub care au fost înregistrate și data eliberării, precum și ștampila și semnătura persoanei care a făcut cercetarea, aceasta având răspunderea informațiilor furnizate.

După întocmire, certificatul se comunică de îndată prin fax sau e-mail notarului public solicitant, iar exemplarul original se transmite prin poștă.

Solicitările primite din partea birourilor notariale din Cameră sunt tratate cu prioritate față de cele venite din partea altor birouri notariale, ale instituțiilor publice sau ale petenților.

Solicitările primite din partea birourilor notariale din Cameră se soluționează, de regulă, în cursul aceleași zile și nu se taxează.

Din cauza condițiilor improprii în care au fost conservate actele autentice preluate din arhivele instanțelor, cercetările în arhivă pot depăși termenul prevăzut la alin. (2), dar nu mai mult de 24 de ore de la data înregistrării cererii, cu excepția situației în care arhiva din care se solicită informații este în curs de mutare și/sau reinventariere.

Pentru birourile din alte Camere procedura de lucru și modalitatea de taxare sunt cele aplicabile petenților.

Cererea privind revocarea unui testament sau a unei procuri va cuprinde următoarele date, necesare pentru identificarea documentului solicitat:

a) date despre mandant/testator: numele, prenumele și data nașterii, domiciliul sau reședința;

b) date despre testament/procură: numărul și data autentificării și notariatul de stat sau notarul public instrumentator.

În cazul în care se solicită relații privind un testament, cererea va fi însoțită în mod obligatoriu de certificatul de deces al testatorului ori de un extras pentru uz oficial din registrul de stare civilă în care a fost înregistrat decesul.

Primirea cererilor și eliberarea răspunsurilor se vor face prin birourile de informații, special amenajate în acest sens, după un program stabilit pentru lucrul cu publicul.

Pentru îndrumarea petenților este necesar să se afișeze, la loc vizibil, informații concrete privind întocmirea cererilor și taxarea acestora.

Sunt considerate persoane care au dreptul de a solicita acte și informații din arhivă, dacă nu sunt părți în actele respective, următoarele persoane:

a) succesorii acestora, potrivit certificatului de moștenitor sau, în cazul în care succesiunea nu a fost soluționată, potrivit certificatelor de stare civilă;

b) reprezentanții legali;

c) persoanele împuternicite prin procură autentică sau contract de mandat în formă autentică de partea din act sau succesorul acesteia.

Sunt considerate persoane care au interesul legitim de a solicita acte și informații din arhivă, dacă nu sunt părți în actele respective, următoarele persoane:

a) proprietarul actual al bunului ce face obiectul actului notarial despre care se solicită informații; calitatea se dovedește cu înscris autentic;

b) creditorul unei obligații în care debitor este partea din actul notarial despre care se solicită informații ori succesorul acesteia; calitatea se dovedește cu titlul executoriu;

c) persoana care este în litigiu cu partea din actul notarial despre care se solicită informații ori succesorul acesteia; calitatea se dovedește cu certificat de grefă;

d) avocatul care acordă asistență juridică părții din actul notarial despre care se solicită informații ori persoanelor prevăzute la alin. (1) lit. a) și b) sau la alin. (2) lit. a), b) și c); calitatea se dovedește prin delegație avocațială semnată de persoana care are un drept sau un interes legitim, însoțită de actele doveditoare ale calității acestora.

Enumerarea persoanelor care au un drept sau un interes legitim potrivit alin. (1) și (2) are caracter exemplificativ. Orice alt drept sau interes legitim se dovedește potrivit legii.

Procura, contractul de mandat și delegația avocațială necesare în situațiile prevăzute la alin. (1) și (2) se prezintă odată cu cererea, în original și în copie, care se oprește ca anexă la cerere.

Se primesc pentru înregistrare toate cererile.

Petiția anonimă sau în care nu sunt trecute toate datele de identificare a petiționarului nu se ia în considerare și se clasează.

Se vor rezolva cererile care conțin datele menționate la art. 94 și intră în competența Camerei.

Solicitantului i se oferă o confirmare de înregistrare a cererii, în cazul în care aceasta nu poate fi rezolvată pe loc.

Examinarea și rezolvarea cererilor care privesc documente din arhivă, precum și comunicarea răspunsurilor către petenți se fac în termen de două zile de la primirea acestora pentru fiecare an dat în cercetare.

Termenul maxim de răspuns nu trebuie să depășească 30 de zile de la înregistrarea cererii în evidențele Camerei.

În cazul în care petentul modifică sau completează cererea, termenul de rezolvare a acesteia curge de la data modificării sau completării.

În cazul în care Camera nu deține documentele necesare rezolvării cererii și se cunoaște deținătorul arhivei în care acestea se află, cererea se trimite autorităților sau instituțiilor publice în ale căror atribuții intră rezolvarea problemelor semnalate în petiție.

În acest caz, în adresa de înaintare a petiției se va menționa că răspunsul se va comunică direct petentului, iar în adresa către petent se va preciza că acesta urmează să primească răspunsul de la instituția sau autoritatea publică competentă.

Pentru înregistrarea cererilor adresate de către persoanele interesate, fizice sau juridice, de drept public ori privat, pentru furnizarea de informații și eliberarea certificatelor și copiilor de pe documentele aflate în păstrarea și conservarea Camerei se va utiliza Registrul de intrare-ieșire a cererilor.

La nivelul fiecărui depozit de arhivă se va utiliza Registrul de evidență a copiilor simple sau certificate de pe actele originale aflate în arhiva Camerei pentru înregistrarea copiilor eliberate de pe documentele aflate în păstrarea și conservarea Camerei.

Înregistrarea hotărârilor de anulare a actelor sau procedurilor notariale, a încheierilor de îndreptare a erorilor materiale și de completare a omisiunilor vădite, a reconstituirilor și duplicatelor eliberate de pe actele întocmite în mai multe exemplare originale și aflate în arhiva Camerei se va face în Registrul de evidență a hotărârilor de anulare a actelor sau procedurilor notariale, a încheierilor de îndreptare a erorilor materiale și de completare a omisiunilor vădite, a reconstituirilor și duplicatelor eliberate de pe actele întocmite în mai multe exemplare originale și aflate în arhiva Camerei.

Registrul de intrare-ieșire a cererilor, registrul de evidență a copiilor simple sau certificate de pe actele originale aflate în arhiva Camerei și Registrul de evidență a hotărârilor de anulare a actelor sau procedurilor notariale, a încheierilor de îndreptare a erorilor materiale și de completare a omisiunilor vădite, a reconstituirilor și duplicatelor eliberate de pe actele întocmite în mai multe exemplare originale și aflate în arhiva Camerei vor fi separate de cele folosite pentru corespondența curentă, fără ca numerele de înregistrare să se repete în cursul unui an.

Registrele se înregistrează și se numerotează, făcându-se proces-verbal despre deschiderea registrului, semnat și datat de persoana competentă, conținând formularea: "Prezentul registru conține (în cifre și litere) file."

Înregistrarea lucrărilor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor, începând cu numărul 1 de la data de 3 ianuarie (sau prima zi lucrătoare a anului, dacă aceasta cade în altă dată) și terminând la data 31 decembrie a fiecărui an (sau ultima zi lucrătoare a anului, dacă aceasta cade în altă dată).

La încheierea fiecărui an, se face proces-verbal, semnat și datat de persoana competentă, despre numărul de file scrise și numărul de înregistrări din anul respectiv, cu formularea: "Prezentul registru conține (în cifre și litere) file scrise și (în cifre și litere) înregistrări de la numărul (în cifre și litere) la numărul (în cifre și litere)."

Atunci când un petent se adresează de mai multe ori Camerei cu același obiect, se efectuează conexarea cererilor ulterioare la prima cerere înregistrată, petentul urmând să primească un singur răspuns.

În registre se menționează în dreptul fiecărei cereri conexate numărul de înregistrare al primei cereri la care s-a făcut conexarea și anul, în cazul în care cererea conexată este din alt an decât cel al primei cereri la care s-a făcut conexarea.

Dacă după trimiterea răspunsului se primește o nouă petiție cu același conținut, aceasta se clasează la numărul inițial, făcându-se mențiune despre faptul că s-a răspuns.

Evidența cererilor înregistrate se ține pe bază de registru, registru-repertoar alfabetic (opis), în format clasic și electronic, după caz.

În repertoarul alfabetic (opis) se trec: numele și prenumele petentului, precum și numărul de înregistrare a cererii.

Cererile înregistrate sunt prezentate șefului Serviciului arhivă, care stabilește, prin rezoluție scrisă, modalitatea de rezolvare a cererilor.

Prin derogare de la prevederile alin. (1), la sediile județene și la sediile locale de arhivă ale Camerei, soluționarea cererilor se face direct de persoana competentă.

Angajatul căruia i-a fost repartizată cererea și a efectuat cercetarea întocmește referatul, cu cerneală sau cu pastă, pe versoul cererii, îl semnează și menționează data realizării.

Referatul trebuie să cuprindă:

a) denumirea fondurilor arhivistice cercetate, cu mențiunea numerelor de inventar cercetate, cotele unităților arhivistice depistate în inventare și cercetate, anul sau anii documentelor cercetate, genurile documentelor cercetate;

b) referiri la obiectul solicitării;

c) concluzia cercetării: în cazul în care rezultatul este pozitiv, se menționează cota (cotele) unităților arhivistice, filele după care se întocmește certificatul sau copia, după caz. Când concluzia este negativă, se arată fie că în arhivă nu se dețin documentele necesare întocmirii actului, fie că se dețin documente cu același număr, dar cu alt obiect și sau/părți decât cele prezentate de petent.

Este interzis accesul petenților la inventare, dosare, registre sau alte documente pentru a identifica actele notariale care îi interesează.

Este interzis accesul petenților în depozitele de arhivă sau alte spații ale Camerei, cu excepția birourilor de relații cu publicul.

Certificatul trebuie să cuprindă o expunere, în ordine cronologică, exactă și clară, a datelor rezultate din documentele care sunt în directă legătură cu obiectul cererii, în următoarele condiții:

a) se vor indica numai datele existente, fără să se întregească perioadele pentru care nu există documente sau în care nu se găsește înscris numele solicitantului;

b) este interzisă expunerea de concluzii personale sau generalizări în legătură cu conținutul documentelor care au stat la baza întocmirii certificatului;

c) se vor indica denumirile creatorului și genul documentelor, perioada din care s-au extras elementele necesare întocmirii certificatului și apoi datele cuprinse în aceste documente, fără a se preciza numărul dosarului, al registrului și cel al filelor care conțin actele ce stau la baza certificatului;

d) în textul certificatului nu se admit ștersături, modificări sau completări, care anulează valoarea probatorie a certificatului.

La întocmirea certificatului se acordă o atenție deosebită numelui, mai ales în acele situații în care numele din cerere nu corespunde, parțial sau total, cu cel din documente, datorită schimbării lui prin căsătorie sau în alte circumstanțe ori ca urmare a unor greșeli de transcriere survenite în momentul întocmirii actului. În certificat se redă întocmai numele din document, urmând ca solicitantul să facă dovada identității de persoană față de numele menționat în cerere.

În cazul în care, la cererea petentului ori din dispoziția conducerii (în condițiile preluării de noi documente sau perfecționării evidenței celor deținute), se efectuează o reverificare și se găsesc date suplimentare, se poate elibera fie un alt certificat, menționându-se că îl completează pe cel anterior, cu indicarea numărului și datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menționânduse toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula, fiind declarat nul; noul certificat va primi alt număr de înregistrare.

După caz, în certificat se vor trece perioadele pentru care lipsesc documentele sau cele în care nu se găsește înscris numele solicitantului.

Camera certifică actul întocmit, prin aplicarea ștampilei și a semnăturii persoanei competente.

Copia se întocmește de pe documentele notariale originale care există în depozitele de arhivă ale Camerei.

Copia se eliberează, de regulă, în forma certificată de personalul de specialitate al Camerei ca fiind conformă cu originalul deținut în arhivă.

Copia va cuprinde toate mențiunile făcute pe actul notarial original din arhivă în intervalul cuprins între data întocmirii actului original și data întocmirii copiei legalizate, cum ar fi rectificări, revocări totale sau parțiale ori anulări.

Dacă originalul actului a fost rectificat, copia legalizată cuprinde atât textul actului original, cât și al încheierii de rectificare.

Dacă pe actul original există mențiunea revocării sau a anulării totale ori parțiale, nu se poate elibera duplicat de pe acesta. În acest caz, se poate elibera copie legalizată din arhivă, în condițiile prevăzute de prezentul regulament.

Actele care au stat la baza întocmirii actului notarial pot fi eliberate, la cerere, doar în copii simple, fiind însoțite întotdeauna de actul notarial la care sunt anexate. În această situație documentele vor fi eliberate aplicându-se între documente ștampila operatorului.

Termenul de valabilitate a copiei legalizate/certificate eliberate din arhivele notariale este de 6 luni.

La întocmirea copiilor în extras ale documentelor, trebuie să se scoată din document întregul pasaj care face obiectul cererii.

Se va cerceta cu atenție întregul act, pentru a nu se face omisiuni care ar putea duce la înțelegerea eronată a conținutului actului. Astfel, pasajele care pot anula total sau parțial sensul conținutului vor fi, de asemenea, reproduse.

Nu este permis să se reunească într-o copie extrase din mai multe documente.

Copiile trebuie să conțină: denumirea documentului după care au fost întocmite, numărul și data sub care acesta a fost autentificat, denumirea emitentului actului.

Nu se indică elementele de cotă arhivistică.

Camera certifică, cu ștampila specifică și semnătură, copiile eliberate la solicitarea petenților.

Copiile de pe documentele autentice sunt certificate ca fiind conforme cu originalul aflat în arhivă, prin aplicarea ștampilei de certificare și a semnăturii angajatului Camerei care are această atribuție, contrasemnată de juristul instituției.

Certificarea efectuată va cuprinde, în mod obligatoriu, denumirea documentului după care au fost întocmite copiile, numărul și data sub care acesta a fost autentificat, denumirea emitentului actului, numărul exemplarelor eliberate, persoana care a solicitat documentul, cuantumul taxei percepute și numărul bonului fiscal cu care s-a achitat aceasta.

Certificatele și copiile se eliberează personal solicitantului ori împuternicitului său legal sau se expediază prin poștă prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire.

Expedierea corespondenței se va realiza prin poștă, prin fax sau e-mail ori prin orice alt mijloc de comunicare a cărui supraveghere poate fi exercitată, astfel încât să fie asigurat caracterul oficial al acesteia.

Eliberarea sau expedierea răspunsului se va face numai prin intermediul compartimentului care a înregistrat petiția, acesta îngrijindu-se și de clasare și arhivare.

Persoana căreia i se eliberează actul va menționa, pe cerere sau pe copia adresei de însoțire, sub semnătură, că a primit actul, numele, numărul și seria actului de identitate, precum și data eliberării.

Dispozițiile prezentului capitol cu privire la reprezentare se aplică în mod corespunzător.

Cuantumul tarifului pentru eliberarea copiilor certificate și a copiilor simple, precum și persoanele scutite de plată acestui tarif se stabilesc prin hotărâre a Consiliului Uniunii dată în acest sens.

Tariful perceput pentru eliberarea copiilor reprezintă venit din activitatea economică a Camerei.

Cuantumul tarifelor este unic pentru certificat sau copie.

Pentru fiecare act eliberat se va percepe tariful corespunzător.

Achitarea tarifelor se face prin chitanță, menționându-se pe cerere: "Achitat tarif în valoare de ....., cu chitanța nr. ......, emisă de Camera Notarilor Publici". Achitarea tarifelor se poate face și prin ordin de plată în contul Camerei, atașat, în copie, la cerere.

La solicitarea instituțiilor statului, Camera va elibera acestora, gratuit, copii certificate de pe documentele aflate în arhivă.