Normele din 13 decembrie 2016
privind sistemul de control intern managerial în Administrația Națională a Penitenciarelor și unitățile subordonate
prezumat în vigoare
Legături cu alte acte
Ce face acest act
Are ca temei 3
- OG nr. 119/1999 31 august 1999 (prevederi anume) privind controlul intern și controlul financiar preventiv
- Legea nr. 251/2004 16 iunie 2004 privind unele măsuri referitoare la bunurile primite cu titlu gratuit cu prilejul unor acț…
- Ordinul nr. 400/2015 12 iunie 2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităților publice
Decizia nr. 844/2016 , publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I nr. 70 din 27 ianuarie 2017.
Anexă
NORME METODOLOGICE
privind sistemul de control intern managerial în Administrația Națională a Penitenciarelor și unitățile subordonate
Aprobate de
Capitolul I Dispoziții generale
Articolul 1
Prezentele norme metodologice, denumite în continuare
norme , asigură condițiile necesare
implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial în Administrația Națională a Penitenciarelor și unitățile subordonate, denumite în continuare
sistemul penitenciar .
Articolul 2
Sintagma ” control intern managerial ” este utilizată în înțelesul definit de art. 2 lit. d) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare.
Articolul 3
În sistemul penitenciar se urmărește atingerea obiectivelor și cerințelor controlului intern/ managerial prevăzute la art. 3 și art. 4 alin. (2) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare.
Sistemul de control intern managerial în sistemul penitenciar se organizează astfel încât să asigure realizarea următoarelor trei categorii de obiective permanente:
a)
eficacitatea și eficiența funcționării;
b)
fiabilitatea informațiilor interne și externe;
c)
conformitatea cu legile, regulamentele și politicile interne.
Controlul intern managerial se organizează în cadrul sistemului penitenciar pe baza următoarelor principii:
a)
principiul legalității – respectarea prevederilor Constituției și ale actelor normative în vigoare;
b)
principiul adaptabilității – adaptarea la dimensiunea, complexitatea, mediul specific și misiunilor Administrației Naționale a Penitenciarelor și unităților subordonate;
c)
principiul integralității – aplicarea la toate nivelurile de management și cuprinderea tuturor activităților/ acțiunilor/ operațiilor acestora;
d)
principiul uniformității – utilizarea acelorași instrumente de control intern managerial în toate entitățile publice ale sistemului penitenciar;
e)
principiul finalității – asigurarea îndeplinirii obiectivelor stabilite;
f)
principiul eficienței – obținerea celor mai bune rezultate cu resursele avute la dispoziție;
g)
principiul eficacității – îndeplinirea obiectivelor planificate pentru fiecare dintre activități și raportul dintre efectul proiectat și rezultatul efectiv al activității respective;
h)
principiul economicității – minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activități, cu menținerea calității corespunzătoare a acestor rezultate.
Articolul 4
În sensul prezentelor norme, definițiile unor termeni și expresii utilizate sunt prevăzute în anexa nr. 1.
Capitolul II
Organizarea sistemului de control intern managerial Secțiunea 1
Comisii
cu
atribuții
de
monitorizare,
coordonare
și
îndrumare
metodologică
a implementării și dezvoltării sistemelor proprii de control intern managerial
Articolul 5
În sistemul penitenciar se constituie și funcționează, în funcție de nivelul ierarhic, respectiv la nivelul entităților publice ai căror directori au calitatea de ordonatori de credite, comisii cu atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică a implementării și dezvoltării sistemelor proprii de control intern managerial, denumite în continuare comisii.
Articolul 6
Comisiile de la nivelul entităților publice din sistemul penitenciar se înscriu prin Decizie de zi pe unitate și se constituie din:
A.
La nivelul Administrației Naționale a Penitenciarelor
b)
Președinte supleant –
director general adjunct;
c)
Membrii –
funcții de conducere/coordonare sau funcții de execuție din cadrul tuturor structurilor ANP;
d)
Secretar
– șeful Serviciului Cabinet din cadrul ANP ;
a) Președinte –
director general adjunct;
B.
La nivelul unității subordonate
b) Președinte
supleant
–
director
adjunct
administrativ/ educație și intervenție psihosocială/medical);
(siguranța
deținerii
și
regim
desemnează o persoană cu funcție de conducere din cadrul structurilor unității;
c)
Membrii –
funcții de conducere/coordonare sau funcții de execuție din cadrul tuturor structurilor din cadrul unității subordonate;
d)
Secretar
– funcție de conducere/coordonare sau funcție de execuție din cadrul unității subordonate.
penitenciar/economico-administrativ/ educație și intervenție psihosocială/medical). În situația în care unitatea are prevăzută doar o funcție de director adjunct, se
a) Președinte
–
director
adjunct
(siguranța
deținerii
și
regim,
economico-
La nivelul componentelor structurale din cadrul ANP/entitate publică subordonată se numesc prin DZU
responsabili cu gestionarea riscurilor
– funcții de conducere/execuție desemnate la nivelul fiecărei structuri ANP/ANP;
La nivelul componentelor structurale din cadrul ANP/entitate publică subordonată se numesc prin DZU
responsabili de elaborarea documentației SCM
(unde se consideră necesar) – funcție de execuție de la nivelul structurilor ANP/entitate publică subordonată.
Șefii de structuri care au reprezentanți în comisii, își vor asuma integral documentația avizată/ aprobată în cadrul comisiilor.
Actul normativ prevăzut la alin. (1) se întocmește potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 2.
Articolul 7
Pentru o mai bună administrare a riscurilor de la toate nivelurile manageriale, șefii structurilor entităților publice desemnează, prin Decizie de zi pe unitate, câte un responsabil cu riscurile, care îi asistă în procesul de administrare a riscurilor.
La structurile care nu au decât un singur angajat în componență/funcțiile unice, personalul care le încadrează este responsabilul cu riscurile.
Responsabilii cu riscurile de la nivelul structurilor entităților publice participă la cursuri de pregătire în domeniul managementului riscurilor și consiliază, acolo unde este cazul, personalul din cadrul acestora, pentru elaborarea registrelor de riscuri pe structuri.
Actul normativ prevăzut la alin. (1) se întocmește potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 3 .
Articolul 8
Secretariatele comisiilor sunt asigurate de un serviciu/ birou/ compartiment sau de către o persoană stabilită de președintele comisiei.
Articolul 9
Persoanele desemnate în cadrul comisiilor își vor însuși prevederile legale care reglementează domeniul controlului intern managerial și vor participa la cursuri de instruire organizate anual, prin Graficul de pregătire profesională.
Persoanele desemnate în cadrul comisiilor răspund, conform legii, pentru realitatea, legalitatea și respectarea condițiilor de conținut ale datelor înscrise în documentele ce le vor întocmi în activitatea desfășurată, precum și de termenul de efectuare a înscrierilor.
Modul de organizare și de lucru al Comisiei de monitorizare se află în responsabilitatea președintelui acesteia și se stabilește în funcție de volumul și de complexitatea proceselor și activităților, pe baza Regulamentului comisiei.
Regulamentul este stabilit prin prezenta Decizie și este prevăzut în anexa nr. 4.
Articolul 10
Comisia are următoarele atribuții:
a)
coordonează inventarierea activităților din cadrul entității publice pe domenii de activitate, precum și elaborarea procedurilor de sistem/ operaționale;
b)
coordonează activitatea de stabilire a măsurilor de management al riscurilor;
c)
analizează, avizează și supune spre aprobare directorului general/ directorului Registrul de riscuri;
d)
monitorizează și coordonează permanent activitățile de punere în aplicare a măsurilor de management al riscurilor;
e)
propune directorului general/ directorului noi acțiuni sau revizuiri de termene, atunci când apar disfuncții în implementarea măsurilor de management al riscurilor;
f)
analizează, avizează și supune spre aprobare directorului general/ directorului raportările și informările/ situațiile centralizatoare prevăzute de legislația în domeniu;
g)
analizează, avizează și supune spre aprobare directorului general/ directorului Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial.
Secretariatul comisiei are următoarele atribuții:
a)
centralizează, ține evidența procedurilor de sistem/ operaționale în format electronic și le pune la dispoziția personalului în rețelele informatice locale existente;
b)
elaborează Inventarul activităților entității publice, pe baza propunerilor șefilor structurilor entității;
c)
elaborează Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/ operaționale, în format electronic;
d)
elaborează Registrul de riscuri al entității publice, prin centralizarea Registrelor de riscuri de la nivelul structurilor entității;
e)
elaborează procesul-verbal de analiză a riscurilor de la nivelul entității publice, prin centralizarea proceselor-verbale de analiză a riscurilor de la nivelul structurilor entității;
f)
elaborează și actualizează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial pe baza propunerilor șefilor structurilor entității;
g)
elaborează raportările și informările/ situațiile centralizatoare prevăzute de Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului Controlului intern managerial al entităților publice, cu modificările și completările ulterioare;
h)
pregătește documentele de lucru pentru ședințele comisiei.
Articolul 11
Pe linia implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial, directorul general/ directorul entității publice, au următoarele atribuții:
a)
aplică principiile controlului intern managerial în actul de conducere;
b)
asigură cadrul organizațional și procedural privind punerea în aplicare a măsurilor necesare pentru implementarea și dezvoltarea continuă a sistemului propriu de control intern managerial;
c)
decid măsurile adecvate de management al riscurilor;
d)
aprobă Registrul de riscuri și Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial;
e)
dispun măsurile necesare pentru convocarea
comisiei
în vederea realizării activității de autoevaluare a sistemului de control intern managerial;
f)
aprobă rapoartele și informările/ situațiile prevăzute de legislația în domeniu și dispun transmiterea acestora, ierarhic, la termenele stabilite;
g)
analizează în cadrul autoevaluării anuale a entității proprii, stadiul implementării și dezvoltării sistemului propriu de control intern managerial;
h)
stabilesc structurile entității responsabile de implementarea standardelor de control intern managerial, în conformitate cu atribuțiile ce le revin.
Articolul 12
Șefii/ coordonatorii structurilor entităților publice au următoarele atribuții:
a)
pun în aplicare măsurile stabilite pentru implementarea și dezvoltarea continuă a sistemului de control intern managerial;
b)
stabilesc obiectivele structurilor entităților publice, activitățile necesare îndeplinirii acestora potrivit responsabilităților și ai indicatorilor de performanță asociați;
c)
identifică, analizează, evaluează și prioritizează riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor
generale/
specifice
ale
structurilor
entităților
publice
și
formulează propuneri privind măsurile de management al riscurilor;
d)
transmit secretariatului comisiei propuneri pentru Registrul de riscuri și pentru revizia procedurilor de sistem/ operaționale;
e)
reevaluează riscurile semestrial/ anual sau ori de câte ori situația o impune, semnalează apariția unor noi riscuri și fac propuneri în sensul diminuării acestora sau a exploatării oportunităților.
Personalul
implicat
pune
în
aplicare
măsurile
stabilite
pentru
implementarea
și dezvoltarea sistemului de control intern managerial.
Secțiunea 2
Structuri/ grupuri tehnice cu atribuții de implementare și dezvoltare a sistemelor proprii de control intern managerial
Articolul 13
În sistemul penitenciar se constituie și funcționează la nivelul entităților publice ai căror directori au calitatea de ordonatori de credite, structuri cu atribuții pe linia implementării și
dezvoltării sistemelor proprii de control intern managerial, denumite în continuare
grupuri tehnice .
Grupul tehnic se constituie numai în situația în care președintele comisiei consideră că este necesară această structură pentru sprijinirea implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial.
Articolul 14
Grupurile tehnice de la nivelul entităților publice din sistemul penitenciar se înscriu prin Decizie de zi pe unitate și se constituie din 3-5 persoane stabilite de directorul entității, la propunerea președintelui Comisiei de monitorizare, care au, de regulă, studii superioare.
În activitatea desfășurată grupurile tehnice colaborează îndeaproape cu membrii comisiilor și se subordonează direct președintelui Comisiei de monitorizare.
Articolul 15
Numărul și complexitatea activităților corespunzătoare funcției publice pe care o dețin funcționarii publici care au calitatea de membri în grupuri tehnice se stabilesc proporțional cu complexitatea activității desfășurate în cadrul structurilor.
Stabilirea atribuțiilor de serviciu ale funcționarilor publici care au calitatea de membri în grupurile tehnice se face avându-se în vedere prevederile alin. (1).
Articolul 16
Persoanele desemnate în cadrul grupurilor tehnice își vor însuși prevederile legale care reglementează domeniul controlului intern managerial și vor participa la cursuri de instruire organizate anual, prin Graficul de pregătire profesională.
Persoanele desemnate în cadrul grupurilor tehnice au obligația de a parcurge legislația pe domeniul încredințat în mod exhaustiv și au semnalat toate situațiile neacoperite în practică de activitatea curentă.
Articolul 17
Grupul tehnic are următoarele atribuții:
a)
identificarea/ studierea prevederilor legislației, în baza cărora se exercită atribuțiile entității publice, pe domeniile de activitate;
b)
semnalarea către șeful entității a faptului că pe un anumit domeniu de activitate, nu se aplică în totalitate legislația națională și UE, cu indicarea exactă a reglementărilor neacoperite în practica internă;
c)
colaborează îndeaproape cu personalul din cadrul structurilor de specialitate, în vederea înțelegerii în detaliu a aspectelor legislative și a modului în care acestea se transpun în practică;
d)
prezintă concluziile activității de analiză a reglementărilor la termenele stabilite de directorul entității, în funcție de complexitatea activității desfășurate.
Capitolul III
Implementarea standardelor de control intern managerial Secțiunea 1
Direcții generale de acțiune privind implementarea standardelor de control intern managerial
Articolul 18
Standardele de control intern managerial definesc în cadrul sistemului penitenciar un minimum de reguli de management, adaptate la specificul acestuia.
Implementarea standardelor de control intern managerial se realizează în conformitate cu prevederile Codului controlului intern managerial al entităților publice aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare.
Principalele cerințe privind implementarea standardelor de control intern managerial sunt prevăzute în anexa nr. 5.
Articolul 19
Entitățile publice din sistemul penitenciar ai căror director general/ directori au calitatea de ordonatori de credite elaborează și actualizează anual sau ori de câte ori este necesar Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al entității, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 6, și îl postează pe portalul intern al Administrației Naționale a Penitenciarelor la secțiunea SCM, pentru informare și armonizare, la datele stabilite de acestea, dar nu mai târziu de data de 10 ianuarie a fiecărui an.
În Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al entității se evidențiază, în mod distinct, acțiunile de pregătire profesională, în domeniul controlului intern managerial, a personalului de conducere și execuție, în cadrul instituțiilor de învățământ ale sistemului penitenciar, precum și în instituții de specialitate din afara sistemului penitenciar.
Secțiunea 2
Reguli privind implementarea standardelor de control intern managerial
1.
Standardul 1 – Etica și integritatea
Articolul 20
Directorul general/ directorii entităților publice din sistemul penitenciar desemnează un ofițer să îndeplinească atribuții de consilier pentru integritate, în vederea sprijinirii activităților de prevenire a corupției, precum și pentru consiliere etică și monitorizarea respectării normelor de conduită (Anexa nr. 8 la Norme).
Articolul 21
Directorul general/ directorii entităților publice din sistemul penitenciar dispun măsuri de protecție a identității persoanelor care au sesizat nereguli, fraude sau fapte de corupție, conform legislației privind avertizorul de integritate.
2.
Standardul 2 – Atribuții, funcții, sarcini
Articolul 22
Directorul general/ directorii entităților publice din
sistemul penitenciar
dispun actualizarea documentelor privind misiunea entității, regulamentele interne și fișele posturilor, pentru atingerea obiectivelor și luarea la cunoștință a conținutului acestora de către întregul personal.
Articolul 23
Funcțiile considerate ca fiind în mod special expuse la corupție/ sensibile sunt acele funcții care prezintă risc semnificativ în îndeplinirea obiectivelor entității.
La stabilirea funcțiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupție/ sensibile se au în vedere atribuțiile funcționale care implică, de regulă:
a)
accesul la informațiile clasificate sau informațiile neclasificate exceptate, potrivit legii, de la liberul acces al cetățenilor;
b)
gestionarea resurselor;
c)
nivelul de decizie și consecințele actului de decizie;
d)
competența decizională exclusivă;
e)
derularea procedurilor de achiziții publice;
f)
relațiile directe cu cetățenii și/ sau instituțiile publice și/ sau private.
În vederea inventarierii și gestionării funcțiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupție/ sensibile, entitățile sistemului penitenciar parcurg, în principal următoarele etape:
a)
convocarea
comisiei
în
vederea
identificării,
ordonării,
clasificării
și
reevaluării funcțiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupție/ sensibile;
b)
întocmirea Inventarului funcțiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupție/ sensibile, conform modelului prevăzut în anexa nr. 7.
3.
Standardul 3 – Competența, performanța
Articolul 24
(1)Directorul general/ directorii entităților publice din sistemul penitenciar dispun măsuri pentru întocmirea proiectelor planurilor de pregătire profesională a personalului nou încadrat, încă din timpul procesului de selecție.
2) Directorul general/ directorii entităților publice din sistemul penitenciar dispun măsuri legale pentru organizarea și desfășurarea pregătirii profesionale continue a personalului, adaptată atât schimbărilor legislative cât și nevoilor identificate, în baza unei analize diagnostic.
4.
Standardul 4 – Structura organizatorică
Articolul 25
Pentru proiectarea structurii organizatorice, personalul implicat parcurge, în principal, următoarele etape:
a)
analiza obiectivelor entității publice;
b)
definirea activităților necesare și stabilirea conținutului acestora;
c)
crearea structurilor;
d)
stabilirea propriu-zisă a structurii organizatorice.
Articolul 26
Actul de delegare este conform atunci când:
a)
este întocmit potrivit prevederilor actelor normative în domeniu;
b)
respectă raportul dintre complexitatea sarcinilor/ atribuțiilor delegate și cunoștințele, experiența și capacitatea necesară efectuării actului de autoritate încredințat;
c)
sunt precizate în cuprinsul acestuia termenele limită de realizare și criteriile specifice pentru îndeplinirea cu succes a sarcinilor/ atribuțiilor delegate;
d)
sunt furnizate toate informațiile asupra responsabilității ce va fi delegată;
e)
sunt stabilite limitele competențelor, atribuțiilor și responsabilităților care se deleagă.
Articolul 27
Persoana delegată răspunde de realizarea sarcinii, iar directorul general/ directorul de entitate
publică/
șeful
structurii
care
a
delegat
își
menține
în
fața
superiorilor responsabilitatea finală pentru realizarea acesteia.
5.
Standardul 5 – Obiective
Articolul 28
Directorul general/ directorii entităților publice din sistemul penitenciar definesc obiectivele legate de scopurile entităților publice pe care le conduc, precum și pe cele complementare, legate de fiabilitatea informațiilor, conformitatea cu legile, regulamentele și politicile interne.
Articolul 29
Stabilirea obiectivelor entităților publice din sistemul penitenciar constituie un proces în cadrul căruia se reflectă prioritățile sistemului penitenciar în concordanță cu actele normative aplicabile,
documentele
de
planificare,
resursele
avute
la
dispoziție
și
domeniile
de responsabilitate.
Stabilirea obiectivelor are la bază formularea în comun de către factorii implicați a unor ipoteze/ premise.
Entitățile publice din sistemul penitenciar reevaluează obiectivele ori de câte ori se modifică ipotezele/ premisele care au stat la baza stabilirii acestora.
Ipotezele/ premisele și obiectivele sunt formulate respectând metodologia prezentată în anexa nr. 9.
6.
Standardul 6 – Planificarea
Articolul 30
Entitățile publice din sistemul penitenciar întocmesc planuri, potrivit reglementărilor în domeniu, prin care se pun în concordanță activitățile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel încât riscurile care ar putea afecta realizarea obiectivelor entităților publice din sistemului penitenciar să fie minime .
Planurile anuale de management
ale entităților publice, precum și orice alte documente de planificare întocmite potrivit reglementărilor în domeniu, trebuie să cuprindă ipoteze/ premise, obiective și activități cărora li se asociază indicatori de performanță.
Pentru îndeplinirea obiectivelor, directorul general/ directorii entităților publice din sistemul penitenciar asigură coordonarea deciziilor și acțiunilor structurilor entităților publice.
7.
Standardul 7 – Monitorizarea performanțelor
Articolul 31
În vederea monitorizării gradului de îndeplinire a obiectivelor, se elaborează indicatori de performanță pentru fiecare activitate utilizând indicatori cantitativi și calitativi relevanți, inclusiv cu privire la economicitate, eficiență și eficacitate.
Indicatorii de performanță sunt formulați respectând metodologia prezentată în anexa nr. 10.
8.
Standardul 8 – Managementul riscului
Articolul 32
Entitățile publice din sistemul penitenciar analizează anual riscurile legate de desfășurarea activităților sale, elaborează planuri corespunzătoare în direcția limitării posibilelor consecințe ale acestor
riscuri și stabilesc responsabilități și
termene pentru aplicarea
planurilor respective.
Articolul 33
În managementul riscului entitățile publice din sistemul penitenciar sunt obligate să parcurgă următoarele etape:
a)
identificarea, potrivit domeniilor de responsabilitate, a obiectivelor generale și specifice care au rol hotărâtor în realizarea misiunii entității;
b)
stabilirea activităților principale necesare îndeplinirii obiectivelor generale și specifice identificate;
c)
identificarea riscurilor majore care pot afecta realizarea obiectivelor generale și specifice;
d)
evaluarea riscurilor identificate;
e)
stabilirea măsurilor de management al riscurilor și punerea lor în aplicare;
f)
analizarea stadiului implementării măsurilor de management al riscurilor;
g)
reevaluarea procesului de management al riscurilor.
Articolul 34
Implementarea
managementului
riscului
se
realizează
potrivit
Diagramei
de
proces prevăzute în anexa nr. 11, având în vedere Procedura de sistem privind managementul riscului, asumată la nivelul sistemului penitenciar.
Articolul 35
Registrul de riscuri al entității publice din sistemul penitenciar se elaborează potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 12, având în vedere Procedura de sistem privind managementul riscului, asumată la nivelul sistemului penitenciar.
Registrul de riscuri al entității publice din sistemul penitenciar se actualizează anual până la data de 20 ianuarie, sau ori de câte ori situația o impune.
9.
Standardul 9 – Proceduri
Articolul 36
Pentru îndeplinirea obiectivelor, entitățile publice din sistemul penitenciar stabilesc activități care pot fi transpuse în proceduri de sistem/ operaționale.
Articolul 37
Pentru elaborarea și actualizarea procedurilor de sistem/ operaționale entitățile publice din sistemul penitenciar parcurg, în principal, următoarele etape:
a)
stabilirea activităților care pot fi transpuse în proceduri de sistem/ operaționale și a persoanelor responsabile cu întocmirea acestora, precum și termenul limită până la care trebuie elaborate procedurile;
b)
studierea prevederilor legislației naționale și UE, în baza cărora se exercită atribuțiile entității publice, potrivit domeniilor de activitate;
c)
întocmirea Inventarului activităților entității, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 13;
d)
elaborarea proiectelor procedurilor de sistem/ operaționale;
e)
analizarea, în cadrul comisiei, a proiectelor procedurilor de sistem/ operaționale, precum și a codurilor de identificare ale acestora;
f)
efectuarea modificărilor apărute în urma analizei asupra procedurilor de sistem/ operaționale;
g)
aprobarea procedurilor de sistem/ operaționale;
h)
postarea procedurilor de sistem/ operaționale pe portalul intern la entităților publice din sistemul penitenciar;
i)
centralizarea procedurilor de sistem/ operaționale, în format electronic;
j)
executarea reviziei procedurilor de sistem/ operaționale în funcție de evoluția reglementărilor în materie.
La elaborarea procedurilor de sistem/ operaționale se ține seama de următoarele:
a)
se întocmesc procedurile de sistem/ operaționale necesare îndeplinirii atribuțiilor funcționale;
b)
se concep procedurile de sistem/ operaționale pentru a reflecta și a ajuta la realizarea obiectivelor stabilite;
c)
se întocmesc procedurile de sistem/ operaționale după stabilirea corelațiilor dintre diverse activități/ tipuri de activități;
d)
se analizează procedurile de sistem/ operaționale pentru evitarea suprapunerii acestora.
Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor de sistem/ operaționale de către entitățile publice din sistemul penitenciar este prevăzută în anexa nr. 14, având în vedere Procedura privind elaborarea procedurilor formalizate pe activități, asumată la nivelul sistemului penitenciar.
La nivelul Administrației Naționale a Penitenciarelor, codificarea procedurilor de sistem și operaționale se realizează potrivit ”Listei codurilor de identificare ale procedurilor de sistem aferente domeniilor de activitate din Administrația Națională a Penitenciarelor”, aprobată de către directorul general adjunct care este desemnat la propunerea președintelui
comisiei .
La nivelul entităților publice din sistemul penitenciar, codificarea procedurilor de sistem și operaționale
se
realizează
potrivit
”Listei
codurilor
de
identificare
ale
procedurilor operaționale aferente domeniilor de activitate din sistemul penitenciar”, aprobate la nivelul fiecărei entități publice de către directorul acesteia, la propunerea președintelui
comisiei .
Articolul 38
Procedura de sistem/ operațională se elaborează în exemplar unic, iar după aprobare, se înregistrează la compartimentul secretariat, se păstrează la structura emitentă și se transmite, în format electronic, secretariatului comisiei și entităților/ structurilor/ persoanelor implicate/ interesate.
Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/ operaționale al entităților publice, se elaborează și se actualizează în format electronic, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 15.
Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/ operaționale al entităților publice din sistemul penitenciar se tipărește și se înregistrează la sfârșitul anului calendaristic sau la solicitarea comisiilor de control.
10.
Standardul 10 – Supravegherea
Articolul 39
Directorul general/ directorii entităților publice din sistemul penitenciar/ șefii structurilor dispun planificarea, organizarea și executarea controalelor activităților, operațiunilor și tranzacțiilor, în scopul realizării eficace a acestora, în baza unor proceduri prestabilite.
Articolul 40
Supravegherea activităților presupune:
a)
comunicarea către personal a atribuțiilor, responsabilităților și limitelor de competență atribuite,
b)
evaluarea sistematică a activității personalului.
Articolul 41
Controlul este un proces continuu și se desfășoară, în principal, sub următoarele forme: observarea,
supravegherea,
compararea,
analiza,
evaluarea,
validarea,
raportarea, monitorizarea, coordonarea, avizarea, autorizarea și aprobarea.
Controalele
specializate,
efectuate
de
structurile 1
anume
constituite
în
sistemul penitenciar, se desfășoară în baza unui plan conceput prin luarea în considerare a riscurilor.
Articolul 42
Controlul se desfășoară potrivit actelor normative specifice și presupune:
a)
integrarea
acestuia
în
componentele
procesuale
și
structurale
ale
sistemului penitenciar;
b)
stabilirea unor obiective de control clare și precise;
c)
stabilirea tipurilor de control ce vor fi aplicate, a metodelor și procedurilor utilizate în cadrul acestora pentru asigurarea eficacității controlului sub raportul costuri/ beneficii;
d)
pregătirea și instruirea personalului cu atribuții de control sau căruia i s-au delegat asemenea atribuții;
e)
stabilirea modalităților de evaluare și valorificare a rezultatelor controlului.
11.
Standardul 11 – Continuarea activității
Articolul 43
Directorul general/ directorii entităților publice din sistemul penitenciar dispun măsuri de identificare a principalelor riscuri cu privire la continuitatea derulării activităților și de asigurare a continuității activității prin măsuri/ planuri care să prevină apariția situațiilor de discontinuitate.
12.
Standardul 12 – Informarea și comunicarea
Articolul 44
Directorul general/ directorii entităților publice din sistemul penitenciar dispun măsuri de stabilire a metodelor și căilor de comunicare care să asigure transmiterea eficace a datelor, informațiilor și deciziilor necesare desfășurării activităților și să dezvolte un sistem eficient de comunicare internă și externă.
13.
Standardul 13 – Gestionarea documentelor
Articolul 45
Directorul general al Administrației Naționale a Penitenciarelor dispune măsuri de elaborare
și
implementare
a
procedurilor
operaționale
privind
primirea,
expedierea,
1
Serviciul Inspecție Penitenciară, Serviciul Audit, etc.
înregistrarea și arhivarea documentelor, care să ofere control asupra ciclului complet de viață a acestora, precum și accesibilitatea personalului și terților abilitați.
Procedurile operaționale de la pct. 1 sunt transmise în celelalte entități publice din sistemul penitenciar prin grija Serviciului Cabinet, pentru adaptare și aprobare de către directorii acestora .
14.
Standardul 14 – Raportarea contabilă și financiară
Articolul 46
Directorul general/ directorii entităților publice din sistemul penitenciar au calitatea de ordonatori de credite și sunt responsabili de organizarea și ținerea la zi a contabilității, de prezentarea
la
termen
a
situațiilor
financiare
asupra
situației
patrimoniului
aflat
în administrare, precum și a execuției bugetare, în vederea asigurării exactității tuturor informațiilor contabile aflate sub control.
Articolul 47
Șeful serviciului financiar/ contabilul șef/ șeful structurii financiar-contabile asigură calitatea informațiilor și datelor contabile utilizate la realizarea situațiilor contabile, care reflectă în mod real activele și pasivele.
15.
Standardul 15 – Evaluarea sistemului de control intern managerial
Articolul 48
Entitățile publice din sistemul penitenciar ai căror director general/ directori au calitatea de ordonatori de credite postează pe portalul intern al sistemului penitenciar, până la data de 10 a lunii următoare fiecărui semestru încheiat, Situația centralizatoare semestrială privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial, cap. I, Informații generale, potrivit modelului din anexa nr. 3 la Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare.
Articolul 49
Pentru autoevaluarea sistemului de control intern managerial entitățile publice din sistemul penitenciar ai căror director general/ directori au calitatea de ordonatori de credite parcurg, în principal, următoarele etape:
a)
convocarea comisiei în vederea realizării autoevaluării sistemului propriu de control intern managerial;
b)
completarea
Chestionarului
de
autoevaluare
a
stadiului
de
implementare
a standardelor de control intern managerial, prevăzut în anexa nr. 4.1. la Instrucțiunile privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare;
c)
întocmirea Situației sintetice a rezultatelor autoevaluării, prevăzută în anexa nr. 4.2. la Instrucțiunile privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015,
cu
modificările
și
completările
ulterioare,
și
aprecierea
gradului
de conformitate a sistemului propriu de control intern managerial cu standardele de control intern managerial, în raport cu numărul de standarde implementate, în conformitate cu prevederile pct. 1 subpct. 1.4. alin. (3) lit. d) din Instrucțiunile privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare;
d)
întocmirea Situației centralizatoare anuale privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial, cap. II, Stadiul implementării standardelor de control intern managerial, conform rezultatelor autoevaluării la data de 31 decembrie 20..., prevăzută în anexa nr. 3 la Instrucțiunile privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare, și a Raportului asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie 20...,
prevăzut în anexa nr.
4.3 la Instrucțiunile privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare;
e)
postarea pe portalul intern a sistemului penitenciar a acestor documente până la data de 10 ianuarie a anului următor pentru anul precedent;
f)
înaintarea către structurile ierarhic superioare, odată cu situația financiară anuală, a documentelor prevăzute la lit. c) și d), la termenele stabilite de acestea, în cadrul termenului prevăzut de lege.
16.
Standardul 16 – Auditul intern
Articolul 50
Structura de audit public intern din cadrul Administrației Naționale a Penitenciarelor asigură evaluarea independentă și obiectivă a sistemului de control intern managerial al entităților publice din sistemul penitenciar.
Articolul 51
Pentru fundamentarea Raportului anual elaborat la nivelul Administrației Naționale a Penitenciarelor se stabilesc următoarele responsabilități:
a)
entitățile publice din sistemul penitenciar auditate de către structura de audit public intern/ extern în domeniul controlului intern managerial, transmit la secretariatul comisiei constituită la nivelul Administrației Naționale a Penitenciarelor, în termen de 30 de zile de la încheierea misiunii de audit, principalele recomandări formulate în raportul
de
audit
public,
precum
și
principalele
măsuri
dispuse
în
vederea implementării acestora;
b)
Serviciul audit public intern transmite la secretariatul comisiei constituită la nivelul Administrației Naționale a Penitenciarelor, o sinteză cu privire la principalele constatări în domeniul controlului intern managerial, precum și elementele considerate relevante în programul și activitatea structurii de audit, până la data de 5 ianuarie a anului următor, pentru anul precedent.
Capitolul IV
Dispoziții finale și tranzitorii
Articolul 52
Entitățile publice din sistemul penitenciar completează și transmit pe cale ierarhică la secretariatul Comisiei din Administrația Națională a Penitenciarelor, în termen de 30 de zile de la intrarea în vigoare a prezentelor
norme , informațiile din tabelul prevăzut la anexa nr. 16.
Entitățile sistemului penitenciar transmit pe cale ierarhică la secretariatul Comisiei din Administrația Națională a Penitenciarelor orice modificare cu privire la datele comunicate potrivit alin. (1), în termen de cel mult 15 zile de la data intervenirii acestora.
Articolul 53
Documentele privind controlul intern managerial se arhivează într-un dosar separat la serviciul cabinet/ compartimentul secretariat, potrivit termenelor stabilite de legislația în domeniu.
Articolul 54
Reglementări specifice privind elementele de noutate/ bună practică în domeniul controlului intern managerial se stabilesc prin precizări ale președintelui comisiei din Administrația Națională a Penitenciarelor.
Articolul 55
Anexele nr. 1 – 15 fac parte integrantă din prezentele norme.
Anexa 1 la Norme metodologice GLOSAR DE TERMENI
Abatere = încălcarea unei dispoziții cu caracter administrativ și disciplinar.
Activitate = totalitatea atribuțiilor de o anumită natură care determină procese de muncă cu un grad de omogenitate și similaritate ridicat; cunoștințele necesare realizării activității sunt din domenii limitate, personalul utilizat putând avea astfel o pregătire profesională
sensibil
unitară;
activitatea
cuprinde
atribuții
omogene
ce
revin compartimentelor entității publice.
Activitate procedurabilă = totalitatea atribuțiilor de o anumită natură care determină procese de muncă cu un grad de complexitate și omogenitate ridicat, pentru care se pot stabili reguli și modalități de lucru, general valabile, în vederea îndeplinirii, în condiții de regularitate, eficacitate, economicitate și eficiență, a obiectivelor compartimentului/ entității publice.
Atribuție = un ansamblu de sarcini de același tip, necesare pentru realizarea unei anumite activități sau unei părți a acesteia, care se execută periodic sau continuu și care implică cunoștințe specializate pentru realizarea unui obiectiv specific.
Autoevaluarea controlului intern = un proces în care eficacitatea controlului intern este examinată și evaluată, în scopul furnizării unei asigurări rezonabile că toate obiectivele entității publice vor fi realizate.
Competența = capacitatea de a lua decizii, în limite definite, pentru realizarea sarcinii.
Competența profesională = capacitatea de a aplica, a transfera și a combina cunoștințe și deprinderi în situații și medii de muncă diverse, pentru a realiza activitățile cerute la locul de muncă, la nivelul calitativ specificat în standardul ocupațional.
Comunicare = transmiterea și schimbul de informații (mesaje) între persoane; proces prin care un emițător transmite o informație receptorului prin intermediul unui canal, cu scopul de a produce asupra receptorului anumite efecte.
Coordonare = armonizarea deciziilor și a acțiunilor componentelor structurale ale entității publice pentru a se asigura realizarea obiectivelor acesteia.
Control intern managerial = ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entității publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanță cu obiectivele acesteia și cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient și eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele și procedurile.
Sintagma
"control
intern
managerial"
subliniază
responsabilitatea
tuturor nivelurilor ierarhice pentru ținerea sub control a tuturor proceselor interne desfășurate pentru realizarea obiectivelor generale și a celor specifice.
Cultura entității publice = formă de cultură organizațională, ce reprezintă armonizarea valorilor individuale, în vederea orientării lor convergente spre
realizarea obiectivelor fundamentale ale entității publice. Cultura reflectă atitudinea pe care o are entitatea publică față de schimbare. Într-o entitate publică cultura se transmite prin reguli scrise, reguli nescrise și prin standarde de etică socială și de comportare. Acestea sunt relativ stabile în
timp. În entitățile publice există, în general, o cultură de tip normativ, în care accentul se pune pe urmărirea corectă a procedurilor, care sunt mai importante decât rezultatele. De asemenea, în acest tip de cultură organizațională, standardele profesionale, morale etc. sunt ridicate.
Deficiență = o situație care afectează capacitatea entității publice de a-și atinge obiectivele generale. Conform documentului Liniile directoare privind standardele de control intern în sectorul public emise de INTOSAI, o deficiență poate fi un defect perceput, potențial sau real care odată îndepărtat consolidează controlul intern și contribuie la creșterea probabilității ca obiectivele generale ale entității publice să fie atinse.
Delegare = procesul de atribuire de către un manager, pe o perioadă limitată, a unora dintre sarcinile sale unui subordonat, împreună cu competențele și responsabilitățile aferente.
Disfuncționalitate = orice lipsă de funcționalitate sau nerespectare în implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial.
Economicitate = minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activități, cu menținerea calității corespunzătoare a acestor rezultate.
Eficacitate = gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre activități și raportul dintre efectul proiectat și rezultatul efectiv al activității respective.
Eficiența = maximizarea rezultatelor unei activități în relație cu resursele utilizate. Entitate publică - autoritate publică, instituție publică, companie/societate națională,
regie autonomă, societate la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acționar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri publice și/ sau patrimoniu public.
Etica = etica în sectorul public acoperă patru mari domenii: stabilirea rolului și a valorilor
serviciului
public,
precum
și
a
răspunderii
și
nivelului
de
autoritate
și responsabilitate; măsuri de prevenire a conflictelor de interese și modalități de rezolvare a acestora; stabilirea regulilor (standarde) de conduită a funcționarilor publici; stabilirea regulilor care se referă la neregularități grave și fraudă.
Evaluare = funcție managerială care constă în compararea rezultatelor cu obiectivele, depistarea cauzală a principalelor abateri (pozitive și negative) în vederea luării unor măsuri cu caracter corectiv sau preventiv.
Fișa postului = document care definește locul și contribuția postului în atingerea obiectivelor individuale și organizaționale, caracteristic atât individului, cât și entității și care precizează sarcinile și responsabilitățile care îi revin titularului unui post. În general, fișa postului
cuprinde:
denumirea
postului,
obiectivele
individuale,
sarcinile,
competențele, responsabilitățile, relațiile cu alte posturi, cerințele specifice privind pregătirea, calitățile, aptitudinile și deprinderile necesare realizării obiectivelor individuale stabilite pentru postul respectiv.
Flux informațional = totalitatea tipurilor de informații transmise într-un interval de timp determinat, asamblate într-un circuit logic pe care datele îl parcurg din momentul colectării lor de la sursa de informare și până în momentul furnizării la un receptor sub formă de informații, prin canale informaționale adecvate destinației acestora.
Funcție = totalitatea posturilor care au caracteristici asemănătoare din punctul de vedere al sarcinilor, obiectivelor, competențelor, responsabilităților și procedurilor.
Funcție publică = ansamblul atribuțiilor și responsabilităților, stabilite în temeiul legii, în scopul realizării prerogativelor de putere publică de către administrația publică centrală, administrația publică locală și autoritățile administrative autonome.
Gestionarea documentelor = procesul de administrare a documentelor unei entități publice, pentru a servi intereselor acesteia, pe parcursul întregii lor durate de viață, de la început,
prin
procesul
de
creare,
revizuire,
organizare,
stocare,
utilizare,
partajare, identificare, arhivare, și până la distrugerea lor.
Indicator - expresie numerică ce caracterizează din punct de vedere cantitativ un fenomen sau un proces economic, social, financiar etc. sau îi definește evoluția în funcție de condițiile concrete de loc și timp și legătura reciprocă cu alte fenomene. Indicatorii se pot exprima în mărime absolută, medie sau relativă.
Impactul = consecința (efectul) asupra rezultatelor (obiectivelor), dacă riscul s-ar materializa.
Integritate = caracter integru; sentiment al demnității, dreptății și conștiinciozități, care servește drept călăuză în conduita omului; onestitate, cinste, probitate.
Îndrumare metodologică = activitatea de consiliere în procesul de implementare și dezvoltare a sistemului de control intern managerial în entitățile publice și acordarea de consultanță de specialitate de către echipa de îndrumare metodologică, la solicitarea entității publice.
Managementul riscului = metodologie care vizează asigurarea unui control global al riscului, ce permite menținerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru entitatea publică, cu costuri minime. Managementul riscului cuprinde o gamă largă de activități riguros definite și organizate, plecând de la condițiile de existență și obiectivele fundamentale ale entității publice, precum și analiza factorilor de risc într-o concepție de funcționare optimă și eficientă.
Măsuri de control = stabilirea unor acțiuni în vederea monitorizării și verificării permanente sau periodice a unei activități, a unei situații ș.a., pentru a evidenția progresele și pentru a asigura îmbunătățirea activității.
Misiunea entității = precizează scopul entității și legitimitatea existenței sale în mediul înconjurător, contribuind la crearea imaginii interne și externe a entității.
Monitorizare = activitatea continuă de colectare a informațiilor relevante despre modul de desfășurare a procesului sau a activității.
Monitorizarea performanțelor = supravegherea, urmărirea, de către conducerea entității publice, prin intermediul unor indicatori relevanți, a performanțelor activităților aflate în coordonare.
Neregulă = orice abatere de la legalitate, regularitate și conformitate în raport cu dispozițiile naționale și/ sau europene, precum și cu prevederile contractelor ori ale altor angajamente legale încheiate în baza acestor dispoziții, ce rezultă dintr-o acțiune sau inacțiune a beneficiarului ori a autorității cu competențe în gestionarea fondurilor europene, care a prejudiciat sau care poate prejudicia bugetul Uniunii Europene/ bugetele donatorilor publici internaționali și/ sau fondurile publice naționale aferente acestora printr-o sumă plătită necuvenit.
Obiective = efectele pozitive pe care conducerea entității publice încearcă să le realizeze sau evenimentele/ efectele negative pe care conducerea încearcă să le evite.
Obiective generale = ținte exprimate sub formă de efect, fixate pe termen mediu sau lung, la nivelul global al entității publice și/ sau al funcțiunilor acesteia, enunțate în actul normativ de organizare și funcționare al entității sau stabilite de conducere în planul strategic și documentele de politici publice.
Obiective individuale = exprimări cantitative sau calitative ale scopului pentru care a fost creat și funcționează postul respectiv. Aceste obiective se realizează prin intermediul sarcinilor, ca urmare a competenței profesionale, a autonomiei decizionale și a autorității formale de care dispune persoana angajată pe postul respectiv.
Obiective specifice = obiective rezultate prin derivare din obiectivele generale și care constituie, de regulă, ținte intermediare ale unor activități care trebuie atinse pentru ca obiectivul general corespunzător să fie îndeplinit. Acestea sunt exprimate descriptiv sub formă de rezultate și se stabilesc la nivelul fiecărui compartiment din cadrul entității publice.
Planificare = ansamblul proceselor de muncă prin care se stabilesc principalele obiective ale organizației și ale componentelor sale, resursele și mijloacele necesare realizării obiectivelor.
Politici = politicile decurg din obiectivele și strategia entității publice, orientează deciziile managerilor și permit implementarea planurilor strategice ale organizației.
Post
=
ansamblul
obiectivelor,
sarcinilor,
competențelor
și
responsabilităților desemnate pe un interval de timp unui membru al organizației, reprezentând în același timp elementul primar al structurii organizatorice.
Probabilitatea = posibilitatea sau eventualitatea ca un risc să se realizeze.
Procedură formalizată = totalitatea pașilor ce trebuie urmați, a modalităților de lucru stabilite și a regulilor de aplicat, în vederea executării activității, atribuției sau sarcinii și editate pe suport hârtie și/ sau electronic. Procedurile formalizate pot fi proceduri de sistem și proceduri operaționale.
Procedură
operațională
=
procedură
care
reglementează/
descrie
procese
de activitate care se inițiază, aprobă, desfășoară, verifică și controlează la nivelul unuia sau mai multor compartimente/structuri dintr-o entitate publică al cărei conducător are calitatea de ordonator de credite.
Procedură de sistem = procedură care reglementează/ descrie procese de activitate care
se
inițiază,
aprobă,
desfășoară,
verifică
și
controlează
la
nivelul
tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o entitate publică al cărei conducător au calitatea de ordonator de credite.
Proces = un flux de activități sau o succesiune de activități logic structurate, organizate în scopul atingerii unor obiective definite, care utilizează resurse, adăugându-le valoare.
Responsabilitate = obligația de a îndeplini sarcina atribuită, a cărei neîndeplinire atrage sancțiunea corespunzătoare tipului de răspundere juridică.
Responsabilitate managerială = definește un raport juridic de obligație a îndeplinirii sarcinilor de către managerul entității publice sau al unei structuri organizatorice a acesteia, care presupune să exercite managementul în limitele unor determinări interne și externe, în scopul realizării eficace, eficiente și în conformitate cu dispozițiile legale a obiectivelor stabilite, să comunice și să răspundă pentru neîndeplinirea obligațiilor manageriale în conformitate cu răspunderea juridică. Răspunderea managerială derivă din responsabilitatea
managerului pentru toate cele cinci componente ale controlului intern managerial în sectorul public: mediul de control; performanțe și managementul riscului; activități de control; informarea și comunicarea; evaluare și audit.
Resurse = totalitatea elementelor de natură fizică, umană, informațională și financiară, necesare ca input pentru ca strategiile să fie operaționale.
Risc = o problemă (situație, eveniment etc.) care nu a apărut încă, dar care poate apărea în viitor, caz în care obținerea rezultatelor prealabil fixate este amenințată sau potențată. În prima situație, riscul reprezintă o amenințare, iar în cea de-a doua, riscul reprezintă o oportunitate. Riscul reprezintă incertitudinea în obținerea rezultatelor dorite și trebuie privit ca o combinație între probabilitate și impact.
Riscul inerent = expunerea la un anumit risc înainte să fie luată vreo măsură de tratare (atenuare) a lui.
Risc rezidual = expunerea cauzată de un anumit risc după ce au fost luate măsuri de tratare (atenuare) a lui, presupunând că măsurile sunt eficace.
Risc semnificativ = risc major, reprezentativ care poate afecta capacitatea entității de a-și atinge obiectivele.
Sarcina = cea mai mică unitate de muncă individuală și care reprezintă acțiunea ce trebuie efectuată pentru realizarea unui obiectiv primar asociat acesteia; realizarea unei sarcini fără atribuirea de competențe adecvate nu este posibilă; atribuirea de sarcini presupune fixarea de responsabilități.
Strategie = ansamblul obiectivelor majore ale organizației pe termen lung, principalele modalități de realizare, împreună cu resursele alocate, în vederea obținerii avantajului competitiv
potrivit
misiunii
organizației.
Strategia
presupune
stabilirea
obiectivelor
și priorităților organizaționale (pe baza previziunilor privind mediul extern
și capacitățile organizației) și desemnarea planurilor operaționale prin intermediul cărora aceste obiective pot fi atinse.
Strategie de risc = abordarea generală pe care o are entitatea în privința riscurilor. Aceasta trebuie să fie documentată și ușor accesibilă în entitatea publică. În cadrul strategiei de risc se definește toleranța la risc.
Supervizare = o activitate care transferă cunoștințe, abilități și atitudini de la o persoană cu mai multă experiență într-o anumită profesie către una cu mai puțină experiență în profesia respectivă. Această relație este evaluativă, se întinde în timp și are, în principal, scopul de a îmbunătăți funcția profesională a persoanei supervizate.
Toleranța la risc = cantitatea de risc pe care entitatea este pregătită să o tolereze sau la care este dispusă să se expună la un moment dat.
Valori etice = valori ce fac parte din cultura entității publice și constituie un cod nescris, pe baza căruia sunt evaluate comportamentele. Separat de acesta, entitatea publică trebuie să aibă un cod de conduită oficial, scris, care este un mijloc de comunicare uniformă a valorilor etice tuturor salariaților. Codul etic stabilește care sunt obligațiile rezultate din lege cărora trebuie să li se supună salariații, în plus peste cele rezultate ca urmare a raporturilor de muncă: depunerea declarației de avere, a declarației pentru prevenirea conflictului de interese. Există și cazuri în care legea prevede incompatibilități pentru ocuparea unor funcții publice.
Viziune = definește modul în care o organizație se vede sau se transpune în viitor.
24
Anexa 2 la norme metodologice
– MODEL –
ANEXĂ
LA
D E C I Z I A ZILNICĂ PE UNITATE
Directorul
general
al
Administrației
Naționale
a
Penitenciarelor/
Directorul
(denumirea instituției penitenciare)
din
Administrația Națională a Penitenciarelor
Nr.
din
.
.20
Având în vedere prevederile
Deciziei directorului general al ANP nr. 599 din 29.12.2009 privind emiterea deciziei zilnice pe unitate în format electronic;
art. 3 și 4 din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
art. 2 și 3 din Ordinul secretariatului general al guvernului nr. 400/12.06.2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice, cu modificările și completările ulterioare;
art. 6 din Normele metodologice privind sistemul de control intern managerial în Administrația Națională a Penitenciarelor și unitățile subordonate, aprobate prin Decizia directorului general al Administrației Naționale a Penitenciarelor nr.
din
20
.
Emite prezenta
D E C I Z I E
Articolul 1
Cu data prezentei decizii se constituie
Comisia pentru monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metodologică a implementării și/sau dezvoltării sistemului de control intern managerial în
, denumită în continuare Comisie.
(denumirea instituției penitenciare)
Articolul 2
Comisia are următoarea componență:
a)
–
– președinte; (grad profesional, nume și prenume)
(funcție)
b)
–
– președinte supleant; (grad profesional, nume și prenume)
(funcție)
c)
–
– membru; (grad profesional, nume și prenume)
(funcție)
d)
–
– membru; (grad profesional, nume și prenume)
(funcție)
e)
–
– membru; grad profesional, nume și prenume)
(funcție)
f)
–
– membru; (grad profesional, nume și prenume)
(funcție)
g)
–
– secretar; (grad profesional, nume și prenume)
(funcție)
h)
–
– secretar supleant. (grad profesional, nume și prenume)
(funcție)
Articolul 3
Pe durata lipsei motivate din cadrul unității a responsabililor desemnați la articolul 2, sarcinile specifice ce le revin de drept acestora vor fi preluate de către înlocuitorii legali ai acestora.
25
Persoanele responsabile nominalizate la articolul 2 din prezenta decizie, precum și înlocuitorii legali ai acestora răspund conform legii pentru realitatea, legalitatea și respectarea condițiilor de conținut ale datelor înscrise în documentele ce le vor întocmi în activitatea desfășurată în cadrul Comisiei, precum și de termenul de efectuare a înscrierilor.
26
Articolul 5
Prezenta decizie va fi comunicată prin e-mail membrilor Comisiei nominalizați în cuprinsul acesteia și va fi postată pe portalul intern al sistemului penitenciar la secțiunea
SCM , subsecțiunea
unități penitenciare
(în folderul destinat unității creatoare).
Articolul 6
Orice schimbare structurală și, implicit, a personalului nominalizat la art. 2 va fi comunicată de îndată de către șefii structurilor funcționale, în scris, secretariatului Comisiei, pentru a se putea efectua modificările ce se impun.
Articolul 7
Persoanele nominalizate în prezenta decizie și structurile funcționale ale
vor duce la îndeplinire prevederile prezentei decizii.
(denumirea entității publice)
Articolul 8
Orice alte prevederi interne contrare prezentei decizii se abrogă.
(grad profesional, nume și prenume) Director general/ director (denumirea entității publice)
Anexa 3 la norme metodologice
– MODEL –
ANEXĂ
LA
D E C I Z I A ZILNICĂ PE UNITATE
Directorul
general
al
Administrației
Naționale
a
Penitenciarelor/
Directorul
(denumirea entității publice)
din
Administrația Națională a Penitenciarelor
Nr.
din
.
.20
Având în vedere prevederile
Deciziei directorului general al ANP nr. 599 din 29.12.2009 privind emiterea deciziei zilnice pe unitate în format electronic;
art. 3 și 4 din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
art. 2 și 3 din Ordinul secretariatului general al guvernului nr. 400/12.06.2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice, cu modificările și completările ulterioare;
art. 7 din Normele metodologice privind sistemul de control intern managerial în Administrația Națională a Penitenciarelor și unitățile subordonate, aprobate prin Decizia directorului general al Administrației Naționale a Penitenciarelor nr.
din
20
.
Emite prezenta
27
D E C I Z I E
28
Articolul 1
Cu data prezentei decizii se desemnează
Responsabilii cu riscurile
de la nivelul structurilor funcționale ale
, după cum urmează:
(denumirea entității publice)
a)
SDRP 2
-
– pentru sectorul siguranța deținerii; (grad profesional, nume și prenume)
b)
SDRP
-
– pentru sectorul regim penitenciar; (grad profesional, nume și prenume)
c)
EAPS 3
-
– pentru sectorul educație; (grad profesional, nume și prenume)
d)
EAPS
-
– pentru sectorul asistență psihosocială; (grad profesional, nume și prenume)
e)
EA 4
-
– pentru sectorul logistică; (grad profesional, nume și prenume)
f)
EA
-
– pentru sectorul financiar; (grad profesional, nume și prenume)
g)
Medical
-
– pentru sectorul medical; (grad profesional, nume și prenume)
h)
RUFP 5
-
– pentru sectorul RUFP; (grad profesional, nume și prenume)
i)
PCMP 6
-
– pentru sectorul PCMP; (grad profesional, nume și prenume)
j)
Informatică -
– pentru sectorul informatică; (grad profesional, nume și prenume)
k)
IC 7
-
– pentru sectorul informații clasificate;
2
Siguranța deținerii și regim penitenciar
3
Educație și asistență psihosocială
4
Economico-administrativ
5
Resurse umane și formare profesională
6
Prevenirea criminalității în mediul penitenciar
7
Informații clasificate
(grad profesional, nume și prenume)
l)
CJ 8
-
– pentru sectorul juridic; (grad profesional, nume și prenume)
m)
AIP 9
-
– pentru sectorul accesare și (grad profesional, nume și prenume)
implementare programe;
n)
Secretariat -
Articolul 2
(grad profesional, nume și prenume)
–
pentru sectorul secretariat.
Pe durata lipsei motivate din cadrul unității a responsabililor desemnați la articolul 1, sarcinile specifice ce le revin de drept acestora vor fi preluate de către înlocuitorii legali ai acestora.
Persoanele responsabile nominalizate la articolul 1 din prezenta decizie, precum și înlocuitorii legali ai acestora răspund conform legii pentru realitatea, legalitatea și respectarea condițiilor de conținut ale datelor înscrise în documentele ce le vor întocmi în activitatea desfășurată, precum și de termenul de efectuare a înscrierilor.
Articolul 3
Activitatea
Responsabililor cu riscurile
se concretizează, în principal, în:
a)
Colectează, înregistrează, analizează, selectează și clasează formularele ”Alertă la risc” și propune tipul de răspuns (strategia) pentru fiecare risc nou identificat
b)
Elaborează o informare scrisă despre rezultatele analizei datelor/informațiilor cuprinse în formularele ”Alertă la risc”
c)
Transmite ori de câte ori este cazul, conducătorului CS, spre analiză, dosarul cu riscurile nou-identificate, precum și informările scrise cu privire la rezultatele analizei datelor/informațiilor cuprinse în formularele ”Alertă la risc” și la stadiul implementării măsurilor de control intern
d)
Organizează ședințele EGR
e)
Consemnează în procesul-verbal al ședinței EGR, întocmit pe formularul prevăzut de procedură, toate hotărârile luate
f)
Supune procesul-verbal al ședinței EGR aprobării conducătorului CS
8
Consilier juridic
29
9
Accesare și implementare programe
30
g)
Transmite formularele ”Alertă la risc” și documentația aferentă pentru riscurile escaladate, către nivelele de competență stabilite
h)
Completează, actualizează, după caz, Registrul riscurilor cu datele/informațiile despre riscurile care sunt gestionate sau care urmează a fi gestionate la nivelul CS
i)
Transmite Registrul riscurilor actualizat către secretariatul Comisiei
j)
Întocmește Planul pentru implementarea măsurilor de control, conform formularului prevăzut de procedură și îl supune aprobării și avizării
k)
Completează ”Fișa de urmărire a riscului”, conform formular prevăzut de procedură
l)
Transmite, exclusiv în format electronic, responsabililor cu monitorizarea implementării acțiunilor de ținere sub control a riscurilor, formularele de urmărire a riscurilor
Atribuțiile Responsabililor cu riscurile se completează cu cele prevăzute în Procedura de sistem privind Managementul riscului asumată la nivelul sistemului penitenciar.
Articolul 5
Prezenta decizie va fi comunicată prin e-mail persoanelor nominalizate și șefilor profesionali ai acestora și va fi postată pe portalul intern al sistemului penitenciar la secțiunea
SCM , subsecțiunea
unități penitenciare
(în folderul destinat unității creatoare).
Articolul 6
Orice schimbare structurală și, implicit, a personalului nominalizat la art. 1 va fi comunicată de îndată de către șefii structurilor funcționale, în scris, secretariatului Comisiei, pentru a se putea efectua modificările ce se impun.
Articolul 7
Persoanele nominalizate în prezenta decizie și structurile funcționale ale
vor duce la îndeplinire prevederile prezentei decizii.
(denumirea entității publice)
Articolul 8
Orice alte prevederi interne contrare prezentei decizii se abrogă.
(grad profesional, nume și prenume) Director general/ director (denumirea entității publice)
Anexa 4 la norme metodologice
REGULAMENT
al
Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metodologică a implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial în Administrația Națională a Penitenciarelor și unitățile subordonate acesteia
Cap. I – Dispoziții generale
Articolul 1
În
conformitate
cu
prevederile
OSGG
400/2015,
cu
modificările
și completările ulterioare, în sistemul penitenciar se constituie și funcționează, în funcție de nivelul ierarhic, respectiv la nivelul entităților publice ai căror directori au calitatea de ordonatori de credite, Comisii cu atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică
a
implementării
și
dezvoltării
sistemelor
proprii
de
control
intern managerial, demite în continuare
Comisia.
Articolul 2
Obiectul prezentului
Regulament
îl constituie modul de organizare și funcționare
a
Comisiei
cu
atribuții
de
monitorizare,
coordonare
și
îndrumare metodologică a implementării și dezvoltării sistemelor de control intern managerial de la nivelul ANP/unității subordonate.
Cap. II – Structura organizatorică a Comisiei
Articolul 3
Organizarea Comisiilor SCIM a ANP și ale unităților subordonate este prevăzută la art. 6-12, din Normele metodologice.
Articolul 4
După caz, Comisia va fi sprijinită de grupuri tehnice, prevăzute la 13-18 din Normele metodologice.
Articolul 5
Componența Comisiei va fi reglementată prin Decizie de zi pe unitate, funcție de schimbările organizatorice sau funcționale care intervin.
Articolul 6
Șefi de structuri care au reprezentanți în Comisie funcții de execuție își vor asuma integral documentația avizată în cadrul Comisiei.
Comisia se întrunește, la convocarea președintelui, trimestrial sau ori de câte ori este necesar pentru atingerea scopului pentru care a luat ființă.
Ședințele sunt conduse de președintele Comisiei. În caz de indisponibilitate a președintelui Comisiei, acesta va fi suplinit de președintele supleant iar în caz de indisponibilitate a supleantului, va fi suplinit de către un membru desemnat de către
Cap. III – Organizarea ședințelor și mecanismul de luare a deciziilor
Articolul 7
Organizarea ședințelor:
persoană desemnată de către acesta, din cadrul structurii pe care o conduce sau din care face parte.
(3)
Activitatea Comisiei se desfășoară în plen. În cazul în care titularul nu poate participa din motive obiective, are obligația de a desemna un înlocuitor. Un domeniu de activitate poate rămâne nereprezentat în cadrul lucrărilor cu aprobarea expresă a președintelui, care se consemnează în procesul-verbal.
(4)
În cadrul Comisiei pot funcționa unul sau mai multe grupuri de lucru pentru activități specifice. Componența grupurilor de lucru se stabilește prin nominalizarea persoanelor de către managerii/reprezentanții, membri ai Comisiei; persoanele desemnate pot face parte din unul sau mai multe grupuri de lucru.
(5)
La solicitarea Comisiei, la ședințele sale sau în grupurile de lucru pe care aceasta le constituie, pot participa și alți reprezentanți din compartimentele Administrației Naționale a Penitenciarelor/unităților subordonate acesteia, a căror contribuție este necesară în vederea realizării atribuțiilor Comisiei și a celorlalte cerințe.
(6)
Solicitările Comisiei adresate conducătorilor și/sau subordonaților acestora, în contextul prevederilor de la alin. (4), reprezintă sarcini de serviciu.
(7)
Punctele aflate pe ordinea de zi care nu sunt discutate în ședința în care au fost propuse pot, după caz, la dispoziția președintelui Comisiei, să fie amânate pentru ședința următoare sau adoptate pe loc
președinte. În caz de indisponibilitate a unui membru, acesta poate fi suplinit de o
Articolul 8
Mecanismul de luare a deciziilor:
Deciziile Comisiei se iau prin consensul membrilor prezenți.
În situația în care consensul nu poate fi obținut, președintele Comisiei poate propune luarea deciziei prin votul a jumătate plus unul din totalul membrilor prezenți.
În cazul în care se constată inegalitate de voturi, votul președintelui Comisiei este decisiv.
Cap. IV – Atribuțiile Comisiei
(1)
Elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al Administrației Naționale a Penitenciarelor/ entităților publice subordonate, pe baza Programelor SCM ale structurilor, program care cuprinde obiective, acțiuni, responsabilități, termene, precum și alte măsuri necesare dezvoltării acestuia, cum ar fi actualizarea și aplicarea procedurilor formalizate pe activități, perfecționarea profesională etc. La elaborarea programului se vor avea în vedere regulile minimale de management, conținute în standardele de control intern, aprobate prin Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr. 400 din 12 iunie 2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice, personalul și structura acesteia, cu modificările și completările ulterioare, alte reglementări și condiții specifice;
(2)
Supune aprobării directorului general/ directorului entității publice subordonate Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al Administrației Naționale a Penitenciarelor/ entității publice subordonate, în termen de 30 zile de la data elaborării sale;
Articolul 9
Comisia
are următoarele atribuții:
(3)
Urmărește realizarea obiectivelor și acțiunilor propuse prin program și asigură actualizarea periodică a acestuia, ori de câte ori este necesar; acordă alte termene de realizare la solicitarea compartimentelor
(4)
Urmărește dezvoltarea subsistemelor de control intern managerial din cadrul aparatului propriu al ANP/ entității publice subordonate;
(5)
Comisia de la nivelul ANP urmărește constituirea comisiilor pentru monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metodologică, precum și elaborarea programelor de dezvoltare a sistemelor proprii de control intern managerial ale unităților subordonate;
(6)
Primește
de
la
componentele
structurale
din
Administrația
Națională
a Penitenciarelor și/sau entitățile publice subordonate informări referitoare la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemelor/subsistemelor proprii de control intern managerial, în raport cu programele adoptate, precum și referiri la situațiile deosebite și la acțiunile de monitorizare, coordonare si îndrumare, întreprinse în cadrul acestora;
(7)
Acolo unde este oportun, îndrumă componentele structurale din Administrația Națională a Penitenciarelor și/sau entitățile publice subordonate în elaborarea programelor proprii, în realizarea și actualizarea acestora și/sau în alte activități legate de controlul intern managerial;
(8)
Asigură armonizarea procedurilor utilizate, în sistemul de control intern managerial, la nivelul structurilor Administrației Naționale a Penitenciarelor/unității subordonate, în situația operațiunilor/ activităților comune acestor structuri;
(9)
Verifică, în cadrul ședințelor, procedurile generale ale sistemului de control intern managerial și le transmite spre aprobare directorului general al Administrației Naționale a Penitenciarelor/directorului de entitate publică subordonată;
(10)
Prezintă
directorului
general
al
Administrației
Naționale
a Penitenciarelor/directorului entitate publică subordonată, ori de câte ori consideră necesar sau la cererea acestuia, informări referitoare la sistemul de control intern managerial proiectat si implementat, la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea acestuia, la acțiunile de monitorizare, coordonare si îndrumare metodologică întreprinse, rapoarte de autoevaluare a activității, precum și la alte probleme apărute în legătură cu acest domeniu.
Cap. V – Atribuțiile președintelui Comisiei
Asigură desfășurarea lucrărilor Comisiei și ale Secretariatului acesteia în bune condiții.
Monitorizează, coordonează și îndrumă metodologic dezvoltarea sistemului de control intern managerial.
Aprobă documentele Comisiei, informările și raportările întocmite de Comisie.
Aprobă și asigură transmiterea în termenele stabilite a informărilor/raportărilor întocmite în cadrul Comisiei către părțile interesate: directorul general al Administrației Naționale a Penitenciarelor/ director entitate publică subordonată și Ministerul Justiției/Administrației Naționale a Penitenciarelor.
Propune ordinea de zi a ședințelor și conduce ședințele Comisiei.
Decide asupra participării la ședințele Comisiei și a altor participanți din direcțiile/ serviciile/ compartimentele Administrației Naționale a Penitenciarelor/ entității publice
Articolul 10
Președintele Comisiei are următoarele atribuții:
probleme specifice.
(7) Decide asupra constituirii de subcomisii sau grupuri de lucru pentru desfășurarea de activități cu caracter specific în cadrul Comisiei.
subordonate a căror participare este necesară pentru clarificarea și soluționarea unor
Cap. VI – Atribuțiile secretariatului Comisiei
Organizează desfășurarea ședințelor Comisiei la solicitarea președintelui acesteia, întocmește minutele întâlnirilor și alte documente specifice.
Întocmește, centralizează și diseminează documentele necesare bunei desfășurări a activităților Comisiei.
Recepționează documentele ce urmează a fi analizate și discutate în cadrul Comisiei/ grupului de lucru și le pune la dispoziția celor interesați în timp util.
Întocmește raportări în baza dispozițiilor președintelui Comisiei și le supune spre aprobare Comisiei.
Servește drept punct de contact în vederea bunei comunicări dintre direcțiile/serviciile/ compartimentele Administrației Naționale a Penitenciarelor și entitățile publice subordonate și în cadrul acestora, de o parte și Comisia și acestea, pe de altă parte.
Semnalează Comisiei situațiile de nerespectare a dispozițiilor acesteia .
Secretariatul Comisiei este asigurat de către persoane desemnate de președintele Comisiei.
Articolul 11
Secretariatul Comisiei are următoarele atribuții:
Cap. VII – Atribuțiile conducătorilor structurilor entității publice
(a)
identificarea obiectivelor specifice ale componentelor structurale din Administrația Națională a Penitenciarelor/ entității publice subordonate, obiective derivate din obiectivele generale ale Administrației Naționale a Penitenciarelor/ entității publice subordonate;
(b)
identificarea acțiunilor și activităților pentru realizarea obiectivelor specifice;
(c)
stabilirea procedurilor ce trebuie urmate/aplicate în vederea realizării sarcinilor de serviciu de către executanți, în limita competențelor și responsabilităților specifice, așa cum decurg din atribuțiile compartimentului respectiv;
(d)
identificarea riscurilor inerente activităților din compartiment și întreprind acțiuni care să mențină riscurile în limite acceptabile;
(e)
monitorizarea activităților ce se desfășoară în cadrul compartimentului (evaluează, măsoară și înregistrează rezultatele, le compară cu obiectivele, identifică neconformitățile, inițiază corecții/acțiuni corective și preventive etc.);
(f)
inventarierea documentelor și a fluxurilor de informații care intră/ies din
Articolul 12
În exercitarea atribuțiilor ce le revin în calitatea de conducători de compartimente, șefii structurilor din Administrația Națională a Penitenciarelor/ entității publice subordonate au obligația de a asigura implementarea sistemul de control intern managerial urmărind, fără a se limita la:
publice subordonate, procesările care au loc, destinațiile documentelor, fluxurile de comunicare între componentele structurale din Administrația Națională a Penitenciarelor/entitate publică subordonată, cu nivelele ierarhic superioare de management și cu alte entități publice;
(g)
autoevaluarea realizării obiectivelor specifice;
(h)
informarea promptă a șeful ierarhic cu privire la rezultatele verificărilor și altor acțiuni derulate în cadrul compartimentului;
(i)
luarea măsurilor pentru îmbunătățirea sistemului de control intern managerial din cadrul compartimentelor pe care le coordonează;
(j)
participarea, după caz, la ședințele Comisiei, a subcomisiilor sau grupurilor de lucru constituite în cadrul acesteia, la data, ora și locul unde acestea au fost stabilite;
(k)
nominalizarea participanților la diferite subcomisii sau grupuri de lucru pentru activități specifice ale Comisiei;
(l)
în caz de indisponibilitate, desemnarea unei alte persoane din cadrul structurii pe care o conduce/coordonează sau din care face parte, pentru participarea la ședințe;
(m)asigurarea
aprobării
și
informărilor/rapoartelor referitoare la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemului de control intern managerial, în raport cu programul adoptat, la nivelul compartimentului pe care îl conduce.
transmiterea
la
termenele
stabilite
a
compartimente, respectiv Administrația Naționala a Penitenciarelor/entității
Cap. VIII – Dispoziții finale
Articolul 13
Comisia cooperează cu structurile implicate din cadrul Administrației Naționale a Penitenciarelor și din cadrul entităților publice subordonate acesteia pentru atingerea scopului creării unui sistem integrat de control intern managerial.
Articolul 14
Comisia dezvoltă relații funcționale cu organisme similare din alte ministere/autorități ale statului și poate dezvolta relații de cooperare cu organisme guvernamentale
și
non-guvernamentale,
din
țară
și
din
străinătate,
în
vederea îndeplinirii scopului pentru care a fost înființată, în limita mandatului acordat de conducătorul entității publice.
Articolul 15
Persoanele desemnate în cadrul Comisiei își vor însuși prevederile legale care reglementează domeniul controlului intern managerial și vor participa la cursuri de instruire organizate anual, prin Graficul de pregătire profesională.
Articolul 16
Persoanele responsabile nominalizate în Comisie răspund, conform legii pentru realitatea, legalitatea și respectarea condițiilor de conținut ale datelor înscrise în documentele ce le vor întocmi în activitatea desfășurată, precum și de termenul de efectuare a înscrierilor.
* * * * *
Intrări
DIRECTORUL GENERAL/ DIRECTORUL ENTITĂȚII PUBLICE
Nominalizează președintele Comisiei
Emite Decizia de zi pe unitate, care cuprinde: președintele, vicepreședintele, membrii, secretarul și înlocuitorul (secretarul supleant)
PREȘEDINTELE ȘI SECRETARUL COMISIEI SCIM
Elaborează Regulamentul Comisiei SCIM
DIRECTORUL GENERAL/ DIRECTORUL ENTITĂȚII PUBLICE
Aprobare Regulamentul Comisiei SCIM
Regulamentul Comisiei SCIM
Diagrama de proces referitoare la activitatea Comisiei SCIM
1. CONSTITUIREA COMISIEI SCIM
2. ORGANIZAREA ȘEDINȚELOR COMISIEI SCIM
SECRETARUL COMISIEI SCIM
Stabilește ordinea de zi a ședinței
Informează membrii Comisiei SCIM
Elaborează convocatorul ședinței
PREȘEDINTELE COMISIEI SCIM
SECRETARUL COMISIEI SCIM
Supune dezbaterii temele propuse în ordinea de zi a ședinței
Elaborează minutele și hotărârile ședințelor Comisiei SCIM
Minutele ședinței Comisiei SCIM
Hotărârile ședinței Comisiei SCIM
Aprobă ordinea de zi a ședinței și convocatorul
Transmite copii ale Hotărârilor ședințelor Comisiei SCIM, tuturor structurilor vizate
3. DESFĂȘURAREA ACTIVITĂȚII COMISIEI SCIM
3.1.Actualizare etape SCIM
SECRETARUL COMISIEI SCIM
Solicită de la toate structurile entității publice listele și situațiile pentru actualizarea SCIM
Liste și situații
Listele și situațiile SCIM, elaborate de secretarul Comisiei SCIM:
Lista obiectivelor generale și specifice (din Planul anual de management)
Lista obiectivelor, activităților și acțiunilor (din Planul anual de management)
Lista obiectivelor, activităților și riscurilor
Registrul de riscuri pe entitate
Lista obiectivelor, activităților și procedurilor
Inventarierea documentelor de intrare și de ieșire
Stabilirea unui sistem de monitorizare
Autoevaluarea
Elaborarea și actualizarea procedurilor
PREȘEDINTELE COMISIEI SCIM
Aprobă listele și situațiile SCIM pe entitatea publică
3.2.Aprobarea programului de dezvoltare al entității
SECRETARUL COMISIEI SCIM
Centralizează activitățile și acțiunile pentru atingerea criteriilor de referință aferente standardelor de control intern managerial
STRUCTURILE ENTITĂȚII
Atașează responsabilitățile și termenele transmise de structurile entității
Transmit Chestionarele autoevaluare structuri Transmit
de pe
Elaborează Programul de dezvoltare SCIM pe entitatea publică
propunerile pentru elaborarea
Programului dezvoltare SCIM
de
PREȘEDINTELE COMISIEI SCIM
Avizează Programul de dezvoltare SCIM pe entitatea publică
DIRECTORUL GENERAL/ DIRECTORUL ENTITĂȚII PUBLICE
Aprobă Programul de dezvoltare SCIM pe entitatea publică
Programul de dezvoltare SCIM
3.3.Monitorizarea indicatorilor de performanță și de rezultat
SECRETARUL COMISIEI SCIM
Centralizează
Rapoartele
de
monitorizare
a performanțelor pe structuri
Elaborează
Informarea
privind
monitorizarea performanțelor anuale
PREȘEDINTELE COMISIEI SCIM
Aprobă Informarea privind monitorizarea performanțelor anuale
Informarea privind monitorizarea performanțelor anuale
STRUCTURILE ENTITĂȚII
Transmit
Situația indicatorilor
de monitorizare pentru
fiecare activitate
Elaborează Raportul
de monitorizare de la nivelul structurii
Autoevaluează îndeplinirea activităților
în
conformitate
cu indicatorii
3.4.Raportarea stadiului implementării și dezvoltării SCIM în entitatea publică
SECRETARUL COMISIEI SCIM
STRUCTURILE ENTITĂȚII
Centralizează datele primite de la toate structurile
Elaborează Situațiile centralizatoare semestriale și anuale
Transmit Situațiile centralizatoare
semestriale anuale
și
PREȘEDINTELE COMISIEI SCIM
Situație centralizatoare semestrială
Situație centralizatoare anuală
Postare pe portalul intern al ANP
Aprobă Situațiile centralizatoare
SECRETARUL COMISIEI SCIM
PREȘEDINTELE COMISIEI SCIM
Avizează Raportul SCIM la 31 decembrie 20..
Elaborează Raportul SCIM la 31 decembrie 20..
DIRECTORUL GENERAL/ DIRECTORUL ENTITĂȚII PUBLICE
Raport SCIM la 31 decembrie 20..
Postare pe portalul intern al ANP
Se înaintează către structurile ierarhic superioare, odată cu situația financiară anuală, la termenele stabilite de acestea, în cadrul termenului prevăzut de lege
Aprobă Raportul SCIM la 31 decembrie 20..
Anexa 5 la Norme metodologice
43
CERINȚE PRIVIND IMPLEMENTAREA STANDARDELOR DE CONTROL INTERN MANAGERIAL
Nr. crt.
Standarde
Principalele cerințe
Documente/ Criterii de implementare
1.
Standardul 1
ETICA
ȘI
INTEGRITATEA
1.1.
Asigurarea condițiilor necesare cunoașterii, respectării și aplicării de către întregul personal a reglementărilor privitoare la etică, integritate, evitarea conflictelor de interese, prevenirea și raportarea fraudelor, actelor de corupție și semnalarea neregularităților:
1.1.1.
postarea pe rețelele informatice existente (portalul intern/ extern al Administrației Naționale a Penitenciarelor) a
Codului deontologic al personalului din sistemul administrației penitenciare , aprobat prin Ordin al ministrului justiției, precum și a altor coduri e conduită aplicabile în cadrul structurilor entităților publice, în funcție de domeniul de
activitate
și/
sau
de
1.
Documentele
prin care au fost aduse la cunoștința întregului personal reglementările care guvernează comportamentul la locul de muncă
a)
notificare e-mail
b)
tabel nominal de luare la cunoștință
2.
Minute/ Procese-verbale de ședință
a)
din care rezultă prelucrarea Codului deontologic aplicabil
3.
Cursuri de instruire
a căror tematică a vizat etica și integritatea, parcurse de personalul structurii entității publice (menționarea perioadei de participare și a organizatorului)
4.
Planul de pregătire continuă a personalului
a)
în care sunt menționate teme în domeniul de referință
5.
Actul administrativ
de numire a
consilierului pentru integritate
(număr de înregistrare și denumire)
6.
Adresă de transmitere
a declarațiilor de avere și de interese (număr adresă de transmitere a
acestor documente)
Nr.
crt.
Standarde
Principalele cerințe
Documente/ Criterii de implementare
categoriile de personal existente
1.1.2.
aducerea la cunoștință a reglementărilor care guvernează comportamentul la locul de muncă, aplicabile entității publice
1.1.3.
prelucrarea actelor normative specifice pentru respectarea disciplinei în
sistemul penitenciar
1.1.4.
desemnarea, potrivit deciziei directorului general al ANP nr.
din
, a unui
ofițer
care să îndeplinească atribuții de
consilier pentru integritate , în vederea sprijinirii activităților de prevenire a corupției, precum și pentru consiliere etică și monitorizarea respectării normelor de conduită
1.1.5.
aducerea la cunoștință a problemelor disciplinare apărute la nivelul
sistemului penitenciar , evidențiate în
Notele
de
informare
7.
Registrul
constituit în baza Legii nr. 251/2004 privind unele măsuri referitoare la bunurile primite cu titlu gratuit cu prilejul unor acțiuni de protocol în exercitarea mandatului sau a funcției (număr cadouri primite și înregistrate în registru)
8.
Procedură privind semnalarea neregularităților
(număr de înregistrare și denumire)
9.
Fișele posturilor
(unde se regăsesc atribuții în ceea ce privește semnalarea neregularităților), cu număr de înregistrare
10.
Documente
din care rezultă:
a)
număr de semnalări, numărul și tipul normelor încălcate
b)
număr persoane care au solicitat/ au beneficiat de protecție în cazul semnalării încălcărilor legale
c)
număr cercetări (verificări) dispuse, soluții privind cazurile semnalate
44
Nr. crt.
Standarde
Principalele cerințe
Documente/ Criterii de implementare
transmise unităților subordonate ANP
1.1.6.
depunerea, publicarea, monitorizarea și actualizarea declarațiilor de avere și de interese ale personalului
1.1.7.
completarea fișelor posturilor cu atribuții în ceea ce privește semnalarea neregularităților care pot afecta îndeplinirea obiectivelor
1.1.8.
asigurarea condițiilor necesare personalului de a semnala neregularitățile apărute, astfel încât aceste semnalări să nu determine un tratament discriminatoriu față de persoana în cauză
1.1.9.
efectuarea de cercetări pentru elucidarea neregularităților semnalate, stabilirea și aplicarea măsurilor care se impun (când este cazul)
2.
Standardul 2 ATRIBUȚII, FUNCȚII,
SARCINI
2.2. Elaborarea/
actualizarea
documentelor privind misiunea, atribuțiile
și
activitățile
structurii
1.
Liste nominale
de luare la cunoștință/ prelucrare a actului normativ de înființare a
entității
publice,
a
Regulamentului
de
45
Nr.
crt.
Standarde
Principalele cerințe
Documente/ Criterii de implementare
entității publice
2.3.
Aducerea la cunoștința întregului personal a documentelor actualizate privind misiunea, atribuțiile și activitățile structurii entității publice
2.4.
Stabilirea sarcinilor/ atribuțiilor asociate posturilor, în concordanță cu competențele decizionale necesare realizării acestora
2.5.
Repartizarea tuturor atribuțiilor structurii entității publice, prevăzute de lege și de normele interne, personalului structurii, prin fișele posturilor
2.6.
Actualizarea fișelor posturilor în vederea repartizării raționale și echilibrate a activităților/ sarcinilor personalului
2.7.
Întocmirea inventarului cu funcțiile sensibile/ expuse la corupție și luarea măsurilor necesare pentru reducerea riscurilor asociate acestora
organizare și funcționare, a modificărilor și completărilor ulterioare, precum și a reglementărilor interne
2.
Fișele posturilor
– semnate de către întregul personal
3.
Inventarul
activităților structurii entității publice
4.
Inventarul
funcțiilor sensibile/ expuse la corupție
5.
Precizarea dacă s-a respectat Metodologia privind managementul riscurilor de corupție în cadrul structurilor Administrației Naționale a Penitenciarelor și unităților subordonate, prevăzută de OMJ nr. 1993/2014 și se indică pentru conformitate următoarele
înscrisuri
(înregistrate) :
a)
Fișa pentru stabilirea sarcinilor, responsabilităților și planificarea activității Grupului de lucru pentru prevenirea corupției
b)
Chestionar pentru identificarea amenințărilor/ riscurilor de corupție
c)
Fișa de analiză a activităților vulnerabile la corupție
d)
Fișa de identificare, descriere și evaluare a riscurilor de corupție
e)
Raport de evaluare a cadrului normativ
f)
Evaluarea măsurilor de control al riscurilor de corupție
g)
Registrul riscurilor de corupție
46
Nr. crt.
Standarde
Principalele cerințe
Documente/ Criterii de implementare
6.
Documente
din care să rezulte:
a)
numărul testelor de integritate, a testelor de fidelitate aplicate la nivelul personalului entității publice și rezultatele acestora
b)
numărul măsurilor de verificare și de cercetare administrativă/ prealabilă la sesizarea/ constatarea unor nereguli/ conduite neconforme
c)
numărul de controale tematice inopinate efectuate
d)
numărul de retrageri ale accesului la informații clasificate
e)
numărul de controale vizând managementul documentelor clasificate, efectuate de structura de securitate/ ofițerul responsabil cu informațiile clasificate
f)
numărul de îmbunătățiri ale cadrului decizional (normativ) pentru a menține controlul asupra obiectivelor și rezultatelor proceselor de muncă
g)
numărul de proceduri revizuite la nivelul structurilor entităților publice cărora s-au constatat disfuncțiuni, sau emise ca urmare a implementării măsurilor de diminuare a unor riscuri
3.
Standardul 3
COMPETENȚA, PERFORMANȚA
3.3. Ocuparea posturilor prin concurs,
potrivit legii
3.4. Completarea fișelor posturilor cu
1.
Documentația
care atestă ocuparea posturilor prin concurs, potrivit legii
a)
stabilire număr de posturi necesare pentru
47
Nr.
crt.
Standarde
Principalele cerințe
Documente/ Criterii de implementare
date privind cunoștințele și aptitudinile necesar a fi deținute de titulari în vederea îndeplinirii sarcinilor/ atribuțiilor
3.5. Întocmirea diagnozei anuale cu nevoile de pregătire pe categorii de personal (cursuri pentru promovarea în carieră, cursuri de specialitate pentru îndeplinirea atribuțiilor funcționale) și modul de aplicare a nevoilor de pregătire
3.6. Elaborarea și realizarea programelor de pregătire profesională a personalului, de către structurile de specialitate, conform nevoilor de perfecționare identificate
îndeplinirea obiectivelor și activităților prevăzute în Planul anual de management- care servește drept reper în alcătuirea bugetului
b)
stabilire structuri responsabile cu îndeplinirea obiectivelor, profilul și specialitățile posturilor
c)
stabilire cerințe ale posturilor necesare a fi ocupate (privind cunoștințele, aptitudinile, atitudinile, atestatele și documentele de absolvire pe care candidatul trebuie să le prezinte pentru îndeplinirea cerințelor de eligibilitate)
d)
stabilire tematică și bibliografie necesare în vederea organizării concursurilor de ocupare a posturilor vacante
e)
publicitatea posturilor vacante
f)
desemnarea comisiilor de concurs, ținând seama de competențele membrilor propuși
g)
îndeplinirea procedurilor de selecție
2.
Fișele posturilor
a)
în prevederile fișelor posturilor s-au prevăzut cunoștințele și aptitudinile necesare ocupării postului
3.
Fișa de evaluare anuală
a)
în fișele de evaluare anuală s-au individualizat nevoile de pregătire profesională a personalului
48
Nr. crt.
Standarde
Principalele cerințe
Documente/ Criterii de implementare
b) au fost completate Fișele de obiective individuale ale ocupantului postului, în care s-au stabilit în scris de către evaluator obiectivele pentru anul în curs, raportate la sarcinile de executat
4.
Diagnoza anuală a nevoilor de pregătire
continuă
5.
Programele de desfășurare a perioadei de
debut a personalului încadrat direct și a
absolvenților instituțiilor de învățământ
6.
Programele de îndrumare și tutelă profesională
7.
Planurile de dezvoltare a carierei
8.
Planul de pregătire continuă a personalului
a)
planul respectă nevoile de formare și perfecționare a personalului structurii entității publice, identificate prin diagnoză
9.
Graficul anual al pregătirii continue a
personalului
a)
respectă solicitările entităților publice în ceea ce privește nevoile de formare și perfecționare a personalului, fiind întocmit în baza Diagnozei anuale a nevilor de pregătire continuă
10.
Procedurile de sistem/ operaționale
a)
sunt elaborate și respectate procedurile de sistem pe linia resurselor umane și formării profesionale
4.
Standardul 4
4.1. Actualizarea
și
păstrarea
în
1.
Statul de organizare al entității publice
49
Nr.
crt.
Standarde
Principalele cerințe
Documente/ Criterii de implementare
STRUCTURA ORGANIZATORICĂ
conformitate cu normele specifice în domeniu a statului de organizare al entității publice
4.2.
Asigurarea corespondenței dintre statul de organizare al entității publice, Standardele ....... și fișele postului
4.3.
Stabilirea în scris a competențelor și a responsabilităților delegate, precum și a limitelor acestora
4.4.
Asumarea responsabilității de către personalul delegat, confirmată prin semnătură
4.5.
Înscrierea în fișa postului a activității delegate
a)
s-au realizat activități de analiză și s-au identificat neajunsurile și disfuncționalitățile în îndeplinirea sarcinilor de muncă – se precizează numerele de înregistrare și denumirea documentelor probante
b)
s-au analizat posturile și s-a solicitat redimensionarea entității publice – se precizează numerele de înregistrare și denumirea documentelor probante
c)
organigrama entității publice este definită astfel încât procesele de activitate să se desfășoare în condiții de eficacitate
2.
Decizia de zi pe unitate sau extrasul acesteia
3.
Fișele posturilor
a)
numărul fișelor posturilor actualizate în perioada de referință
4.
Procedura de delegare
a)
îndeplinește cerințele prevăzute la art. 4.2.7 din OSGG nr. 400/2015, modificat și completat
b)
numărul actelor de delegare efectuate timp de un an
c)
numărul delegărilor efectuate fără respectarea cerințelor reglementate (dacă
este cazul)
5.
Standardul 5 OBIECTIVE
5.1. Stabilirea obiectivelor generale și
a celor specifice ale entității publice, conform actelor normative
1.
Planul anual de management
a)
definire obiective generale și specifice astfel încât să corespundă pachetului de cerințe
50
Nr. crt.
Standarde
Principalele cerințe
Documente/ Criterii de implementare
în domeniu, în funcție de resursele avute la dispoziție, având termene de realizare și indicatori de performanță
5.2.
Elaborarea inventarului activităților entității publice
5.3.
Stabilirea activităților individuale pentru fiecare angajat, care să conducă la atingerea obiectivelor structurii
5.4.
Formularea în cadrul ședințelor Comisiei SCIM a ipotezelor/ premiselor, acceptate prin consens, care stau la baza stabilirii obiectivelor
5.5.
Reevaluarea obiectivelor specifice atunci când se constată modificări
ale ipotezelor/ premiselor
S.M.A.R.T.
b) număr de obiective specifice raportat la număr de compartimente
2.
Inventarul activităților entității publice
3.
Actul de modificare a premiselor corelat cu
modificarea Planului anual de management
a)
modificare prin ROF
b)
rectificare bugetară în minus sau în plus
c)
modificare legislativă, procedurală etc.
6.
Standard 6 PLANIFICAREA
6.1.
Repartizarea resurselor alocate astfel încât să asigure activitățile necesare realizării obiectivelor specifice structurilor
6.2.
Elaborarea și aprobarea documentelor de planificare în funcție de obiectivele entității publice
6.3.
Actualizarea
planurilor/
programelor
în
funcție
de
1.
Planul anual de management sau alte
documente de planificare
2.
Graficul anual al pregătirii continue a
personalului
3.
Programul anual al achizițiilor publice
4.
Proiectul de buget
5.
Procedurile de sistem/ operaționale
6.
Documente
din care să rezulte:
a)
situații în care resursele alocate nu au fost suficiente
și
măsurile
dispuse
pentru
51
Nr.
crt.
Standarde
Principalele cerințe
Documente/ Criterii de implementare
schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentare
6.4. Adoptarea măsurilor de coordonare a deciziilor și activităților structurii cu cele ale altor structuri, în scopul asigurării convergenței și coerenței acestora
6.5. Realizarea de consultări permanente atât în cadrul structurilor, cât și între structuri, în vederea coordonării eficiente a activităților
desfășurate,
pentru
îndeplinirea obiectivelor
realizarea activităților ori renunțarea la anumite criterii de performanță ori întocmirea unor rapoarte de necesitate
b) modificare obiective specifice-documentele în care s-au materializat măsurile din care rezultă liniile de acțiune pentru încadrarea în resursele repartizate
7.
Standard 7 MONITORIZAREA PERFORMANȚELOR
7.1.
Primirea, în mod sistematic, de raportări despre activitatea structurii, întocmite de către șeful/ coordonatorul acesteia
7.2.
Monitorizarea activităților în vederea îndeplinirii obiectivelor cu ajutorul unor indicatori de performanță
7.3.
Evaluarea performanțelor de către șeful/ coordonatorul structurii
7.4.
Reevaluarea indicatorilor atunci când au loc modificări ale ipotezelor/ premiselor și, implicit a
obiectivelor
1.
Rapoartele de activitate
2.
Bilanțul anual al activității structurii
3.
Fișa de evaluare anuală
4.
Planul anual de management
5.
Documente
din care să rezulte:
a)
obligația de monitorizare și de raportare cu individualizarea răspunderii
b)
că sunt materializați indicatorii asociați obiectivelor/ activităților
c)
reviziile indicatorilor ca urmare a necesităților apărute
d)
inspecții/ controale/ supravegheri de validare a indicatorilor
52
Nr. crt.
Standarde
Principalele cerințe
Documente/ Criterii de implementare
8.
Standard 8 MANAGEMENTUL RISCULUI
8.1.
Identificarea și evaluarea/ reevaluarea principalelor riscuri asociate obiectivelor și activităților structurii care pot afecta eficacitatea și eficiența operațiunilor, respectarea regulilor, ordinelor MJ, deciziilor DGANP, încrederea în informațiile financiare și de management intern și extern, protejarea bunurilor, prevenirea și descoperirea fraudelor
8.2.
Stabilirea măsurilor de gestionare a riscurilor
8.3.
Întocmirea și actualizarea Registrului
de
riscuri
la
nivelul
entității publice
1.
Fișa de alertă la risc
2.
Proces-verbal de analiză a riscurilor
3.
Registrul de riscuri
4.
Plan pentru implementarea măsurilor de
control
5.
Raport cu privire la desfășurarea procesului de
gestionare a riscurilor, semestrial
9.
Standard 9 PROCEDURI
9.1.
Stabilirea activităților care pot fi
transpuse în proceduri de sistem/ operaționale
9.2.
Elaborarea procedurilor de sistem/ operaționale și aducerea lor la cunoștință persoanelor cu atribuții în domeniu
9.3.
Respectarea codurilor de identificare stabilite la nivelul sistemului penitenciar
9.4.
Identificarea
activităților/
acțiunilor/ proceselor care necesită
1.
Inventarul activităților entității publice
2.
Procedurile de sistem/ operaționale
3.
Registrul pentru evidența procedurilor de
sistem/ operaționale
4.
Atribuțiile structurii/ entității publice
5.
Fișele posturilor
6.
Documente justificative
53
Nr.
crt.
Standarde
Principalele cerințe
Documente/ Criterii de implementare
reevaluări sau noi proceduri
9.5.
Efectuarea modificărilor apărute în urma analizei
9.6.
Centralizarea procedurilor de sistem/ operaționale în format electronic de către secretariatul comisiei
9.7.
Modificarea și actualizarea procedurilor de sistem/ operaționale, ca urmare a disfuncțiilor constatate pe parcursul derulării activităților
9.8.
Stabilirea măsurilor necesare pentru separarea atribuțiilor și responsabilităților, potrivit legii
9.9.
Exercitarea de către persoane diferite a funcțiilor de inițiere, verificare și aprobare a operațiunilor.
9.10.
Întocmirea de documente înainte de efectuarea operațiunilor, în situația unor circumstanțe deosebite, care nu au putut fi anticipate și care induc abateri ce nu permit derularea tranzacțiilor
prin procedurile existente.
10.
Standard 10
Supravegherea
10.1.
Implementarea
și
evaluarea
eficacității mijloacelor de control
1.
Procedurile de sistem/ operaționale
2.
Registrul de riscuri
54
Nr. crt.
Standarde
Principalele cerințe
Documente/ Criterii de implementare
și supraveghere impuse pentru realizarea obiectivelor stabilite
10.2.
Comunicarea atribuțiilor, a responsabilităților și a limitelor de competență atribuite fiecărui angajat
10.3.
Efectuarea evaluării periodice a activității întregului personal
10.4.
Verificarea și aprobarea rezultatelor muncii obținute în diverse etape de realizare a procesului de muncă
10.5.
Elaborarea planurilor de control care să furnizeze asigurări pentru atingerea obiectivelor
10.6.
Definirea modalităților de evaluare
și
valorificare
a
rezultatelor controalelor
3.
Fișa de evaluare anuală
4.
Planul de control intern
5.
Documente rezultate în urma efectuării
controlului
6.
Semnalări de neconformități
7.
Propuneri de îmbunătățire a activității sau a
indicatorilor de monitorizare a activităților
11.
Standard 11 CONTINUITATEA ACTIVITĂȚII
11.1.
Asigurarea
continuității
activităților la nivelul fiecărei structuri în parte, prin întocmirea unui inventar al situațiilor care pot conduce la discontinuități în activitate și a unui Plan al măsurilor care să prevină apariția lor
11.2.
Efectuarea
demersurilor
de
încadrare pe funcțiile disponibile
1.
Inventarul situațiilor generatoare de întreruperi
în activitate cu indicarea obiectivelor afectate
(în special a celor generale)
2.
Planul măsurilor care să prevină apariția
situațiilor generatoare de întreruperi în activitate
3.
DZU prin care se numește înlocuitorul la
comandă al persoanelor cu funcții de
conducere la plecarea acestora în concedii,
misiuni, etc.
4.
Proceduri de sistem/ operaționale
55
Nr.
crt.
Standarde
Principalele cerințe
Documente/ Criterii de implementare
la plecarea personalului din entitatea publică
11.3. Asigurarea existenței de contracte de service/ mentenanță pentru întreținerea echipamentelor din dotare
11.4. Asigurarea existenței de contracte de achiziții pentru înlocuirea unor echipamente din
dotare
5.
Contracte de service/ mentenanță
6.
Contracte de achiziții
7.
Planuri de sănătate și securitate în muncă
12.
Standard 12 INFORMAREA ȘI COMUNICAREA
12.1.
Stabilirea tipurilor de informații și a nevoilor de informare în cadrul fiecărei structuri a entității publice, pe nivele ierarhice, astfel încât, prin primirea și transmiterea informațiilor, sarcinile să poată fi îndeplinite
12.2.
Stabilirea unui flux informațional (diagramă de relații) fiabil, în toate sensurile, inclusiv în relațiile cu exteriorul entității publice
12.3.
Stabilirea unui sistem eficient de comunicare internă și externă care să asigure o difuzare rapidă, fluentă și precisă a informațiilor
12.4.
Adaptarea
procesului
de
comunicare
la
capacitatea
1.
Diagrama de relații
2.
Procedurile de sistem/ operaționale
3.
Newsletter-ul ANP
4.
Pagina de internet proprie (portalul extern)
5.
Portalul intern al ANP
6.
Documente
din care să rezulte:
a)
crearea unui sistem informațional adecvat
b)
crearea unui sistem de rapoarte privind execuția Planului anual de management, a bugetului, a utilizării resurselor, gestionării documentelor, etc.
c)
că programul de audiențe este adus la cunoștința personalului
d)
reglementarea sistemului letric sau electronic de raportare: afișaj în loc vizibil, intranet, videoconferință, etc.
56
Nr. crt.
Standarde
Principalele cerințe
Documente/ Criterii de implementare
utilizatorilor, în ceea ce privește prelucrarea informațiilor și achitarea de responsabilități în
materie de comunicare
13.
Standard 13 GESTIONAREA DOCUMENTELOR
13.1.
13.1. Organizarea expedierii/ primirii, a depozitării și a lucrului cu documente pentru rezolvarea sarcinilor de serviciu și transpunerea acestor operațiuni în proceduri de sistem
13.2.
Implementarea măsurilor de securitate pentru protejarea documentelor împotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului, etc.
13.3.
Aducerea la cunoștința întregului personal a legislației cu privire la
corespondență și arhivare
1.
Procedurile de sistem/ operaționale
2.
Documentele prin care au fost aduse la
cunoștința întregului personal reglementările
cu privire la corespondență și arhivare
(notificare e-mail, tabel de luare la cunoștință, etc.)
3.
Documente
din care să rezulte implementarea măsurilor de securitate și protecție împotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului stabilite pentru entitatea publică
4.
Materiale de instruire transmise de Structura
de securitate în vederea prelucrării și luării la
cunoștință
.14.
Standard 14 RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI FINANCIARĂ
14.1.
Elaborarea/ actualizarea procedurilor contabile în concordanță cu prevederile normative aplicabile domeniului financiar-contabil
14.2.
Executarea controalelor pentru a asigura corecta aplicare a politicilor, normelor și procedurilor contabile, precum și a
prevederilor
normative
1.
Planul de control intern în domeniul financiar-
contabil
2.
Proceduri de sistem/ operaționale
3.
Rapoarte/ acte de verificare
4.
Situațiile financiare anuale
5.
Rapoarte de audit
57
Nr.
crt.
Standarde
Principalele cerințe
Documente/ Criterii de implementare
aplicabile domeniului financiar-
contabil și al controlului intern
15.
Standard 15 EVALUAREA ISTEMULUI DE CONTROL INTERN MANAGERIAL
15.1.
Realizarea, anual, a operațiunii de autoevaluare a subsistemului de control intern managerial la nivelul entității publice prin întocmirea de raportări și informări/ situații centralizatoare prevăzute de legislația în domeniu
15.2.
Autoevaluarea anuală a stadiului implementării și dezvoltării sistemului propriu de control intern managerial, pentru a stabili gradul de conformitate a acestuia cu standardele de control intern
managerial
1.
Situațiile centralizatoare semestriale/ anuale
privind stadiul implementării și dezvoltării
sistemului de control intern managerial
2.
Actul administrativ de declanșare a operațiunii
de autoevaluare
3.
Chestionarul de autoevaluare a stadiului de
implementare a standardelor de control intern
managerial
4.
Situația sintetică a rezultatelor autoevaluării
5.
Raportul asupra sistemului de control intern
managerial
16.
Standard 16 AUDITUL INTERN
16.1.
Executarea de misiuni de consiliere privind pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern managerial al entității publice
16.2.
Asigurarea evaluării independente și obiective a sistemului de control intern managerial, de către structura de audit intern
16.3.
Finalizarea acțiunilor auditorului
1. Documentele misiunii de audit
58
Nr.
crt.
Standarde
Principalele cerințe
Documente/ Criterii de implementare
intern prin rapoarte de audit, în care se enunță punctele slabe identificate în sistem și se formulează recomandări pentru eliminarea acestora
16.4. Dispunerea de către directorul entității publice/ șeful structurii a măsurilor necesare eliminării punctelor slabe constatate de misiunile de audit, având în vedere
recomandările
din
rapoartele de audit intern
59
60
Anexa 6 la norme metodologice
– MODEL –
ROMÂNIA
Ministerul Justiției
(denumirea entității publice)
Nr.
din
20
APROB,
(gradul profesional, numele și prenumele)
Directorul
general/
directorul
(denumirea entității publice)
PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN MANAGERIAL
AL
(denumirea entității publice)
A.
CADRU LEGAL
-
Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/ managerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare
-
Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice, cu modificările și completările ulterioare
-
Decizia directorului general al Administrației Naționale a Penitenciarelor nr.
pentru aprobarea Normelor metodologice privind sistemul de control intern managerial în Administrația Națională a Penitenciarelor și unitățile subordonate
B.
PLAN DE IMPLEMENTARE A STANDARDELOR DE CONTROL INTERN MANAGERIAL
Nr.
crt.
Standardul
Direcții de
acțiune
Acțiuni
Termen
Cine
răspunde
Indicator de
performanță
Observații
I.
MEDIUL DE CONTROL
II.
PERFORMANȚA ȘI MANAGEMENTUL RISCULUI
III.
ACTIVITĂȚI DE CONTROL
IV.
INFORMAREA ȘI COMUNICAREA
V.
AUDITAREA ȘI EVALUAREA
C.
GRAFICUL ANUAL DE PREGĂTIRE PROFESIONALĂ A PERSONALULUI
61
1.
(denumirea structurii din cadrul entității)
Domenii de perfecționare profesională
Baza legală în virtutea căreia se realizează pregătirea profesională a
funcționarilor publici cu statut special
Funcții publice de conducere
Funcții publice de execuție
62
2.
(denumirea structurii din cadrul entității)
Domenii de perfecționare profesională
Baza legală în virtutea căreia se realizează pregătirea profesională a
funcționarilor publici cu statut special
Funcții publice de conducere
Funcții publice de execuție
Anexa 7 la norme metodologice
– MODEL –
ROMÂNIA
Ministerul Justiției
(denumirea entității publice)
Nr.
din
20
APROB,
(gradul profesional, numele și prenumele)
Directorul
general/
directorul
(denumirea entității publice)
INVENTARUL FUNCȚIILOR CONSIDERATE CA FIIND ÎN MOD SPECIAL EXPUSE LA CORUPȚIE/ SENSIBILE
DIN
(denumirea entității publice)
Nr. crt.
Funcție sensibilă compartiment/ birou/ serviciu/ direcție
Salariat (grad profesional, nume
și
prenume)
Data numirii
Măsuri
de
control intern managerial 10
Observații
1.
2.
n.
10
În coloana „măsuri de control intern managerial” se trec măsurile stabilite pentru gestionarea riscurilor aferente funcțiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupție/ sensibile, pe rândul corespunzător funcției sensibile
Anexa 8 la norme metodologice
Chestionar pentru identificarea amenințărilor/riscurilor de corupție
Data:
.........................
Structură din ANP/Unitate penitenciară:
.......................................
Funcție: Director
La ce amenințări/riscuri de corupție considerați că sunteți expus dumneavoastră ori
colegii în cadrul activității?
Ce vulnerabilități la corupție ar putea exista în planul reglementării, planificării, organizării, desfășurării și controlului activității dumneavoastră ori în cel al formării sau instruirii dumneavoastră/a colegilor?
Care credeți că ar fi probabilitatea ca aceste vulnerabilități să se manifeste în cazul existenței unui interes de săvârșire a unei fapte de corupție? (Alegeți un singur răspuns
și argumentați)
înaltă, deoarece:..............................................
medie, deoarece:.................
scăzută, deoarece: ............
Cum ar putea acționa, ce demersuri ar trebui să întreprindă ori ce modalități concrete ar
putea utiliza cineva interesat să exploateze aceste vulnerabilități pentru a săvârși o faptă de corupție?
Ce efecte ar putea avea în activitatea dumneavoastră materializarea riscurilor de corupție (săvârșirea unei fapte de corupție)?
Ce măsuri sunt aplicate actualmente pentru eliminarea sau controlul riscurilor de corupție?
Pentru a preveni materializarea riscurilor de corupție, ce soluții/măsuri credeți că sunt
posibile/aplicabile în domeniul dumneavoastră de activitate?
Au existat cazuri de corupție (ori suspiciuni de acest gen) în cadrul domeniului de activitate gestionat sau în domenii de activitate similare, din alte instituții?
Au încercat terții să influențeze deciziile vreunui angajat al structurii?
Conducerea este la curent cu eventuale acuzații de corupție care afectează instituția,
un domeniu specific de activitate, anumite categorii de personal ori chiar angajați precis identificabili (prin intermediul modalităților de comunicare formală sau informală cu
actuali sau foști angajați, cu reprezentanții organelor de control intern, cu beneficiari interni sau externi ai serviciilor publice furnizate de către instituție)?
Este asigurată transparența procesului de adoptare a deciziilor, prin operațiuni de verificare, raportare și alocare explicită a responsabilităților sau prin furnizarea unei documentații complete și clare?
Există cerința de a ține o evidență clară, scrisă, a procesului de adoptare a deciziei,
care să poată fi verificată de către o autoritate de auditare ori control?
Precizați specificul programelor ori măsurilor de control stabilite și puse în practică pentru a elimina/a reduce riscurile specifice de corupție pe care direcția/serviciul/biroul/compartimentul/unitatea le-a identificat, precum și modul de monitorizare și reevaluare a acestor programe și controale.
Precizați, pentru o structură/unitate având mai multe locații de desfășurare a activității:
1.
natura și amploarea activității de monitorizare a locațiilor sau a segmentelor de activitate
2.
dacă există locații sau segmente de activitate în cazul cărora este mult mai probabil ca riscurile de corupție să existe/să se manifeste:
Dacă și în ce modalități concrete conducerea comunică angajaților punctele sale de vedere ori așteptările cu privire la practicile corecte de lucru și comportamentul etic ( riscurile de corupție sunt sensibil reduse atunci când managementul demonstrează și
comunică importanța valorilor și a comportamentului etic ).
Anexa 9 la norme metodologice
PRINCIPALELE CERINȚE PRIVIND FORMULAREA IPOTEZELOR/ PREMISELOR ȘI STABILIREA OBIECTIVELOR GENERALE/ SPECIFICE
Obiectivele generale
contribuie la îndeplinirea misiunii
sistemului penitenciar
și sunt enunțate în hotărârea de guvern privind organizarea, funcționarea și atribuțiile Administrației Naționale a Penitenciarelor, în regulamentele de organizare și funcționare ale Administrației Naționale a Penitenciarelor, respectiv ale unităților subordonate sau sunt stabilite în actele normative și documentele de planificare (Strategia de dezvoltare a sistemului penitenciar, Strategia națională de reintegrare socială a persoanelor private de libertate, Strategia de resurse umane, etc.). De asemenea, trebuie să respecte condițiile de calitate, eficacitate, eficiență și economicitate.
Obiectivele specifice
sunt obiective rezultate prin derivare din obiectivele generale și contribuie la îndeplinirea obiectivului general corespunzător. La obiectivele de specialitate (specifice), se adaugă și alte obiective specifice care sunt derivate din planuri
de
cooperare,
programe
pe
care
entitatea
publică
este
obligată
să
le îndeplinească și care pot avea unul sau mai mulți responsabili desemnați. Ele se particularizează de către directorul general/ directorii/ șefii de structuri, în concordanță cu activitatea și atribuțiile specifice ale acesteia și se includ în
Planul anual de
management
al entității/ structurii sau în alte documente de planificare.
Odată cu planificarea obiectivelor se alocă și resursele (umane, financiare, materiale) necesare realizării acestora. Cerința rezultă și din prevederile Legii nr. 500/2002 privind finanțele publice.
Managerul
răspunde
de
planificarea
și
repartizarea
activităților
individuale
ale
personalului astfel încât acestea să conducă la îndeplinirea obiectivelor specifice.
Între obiectivele generale și cele specifice trebuie să existe un raport de convergență, iar activitățile ce urmează a se realiza, trebuie să corespundă unui profil al posturilor existent.
Ipotezele/ premisele
stau la baza stabilirii obiectivelor și reprezintă construcții logice între variabile, bazate pe date cantitative sau calitative complete, care exprimă posibile schimbări din mediul intern în mediul extern al
sistemului penitenciar .
Obiectivele sunt formulate astfel încât să răspundă pachetului de cerințe
S.M.A.R.T. , care presupune că obiectivele trebuie să respecte următoarele criterii:
a)
specific
– obiectivele trebuie să fie precise și concrete;
b)
măsurabil
– obiectivele trebuie să definească o stare viitoare dezirabilă într-un mod care să permită măsurarea, astfel încât să fie posibilă verificarea îndeplinirii obiectivului prin indicatori de performanță;
c)
abordabil
– obiectivele stabilite să fie realizabile;
d)
realiste
– obiectivele stabilite trebuie să fie ambițioase însă, în același timp, trebuie să fie realiste;
e)
termen de realizare
– obiectivele pot fi măsurate numai dacă sunt încadrate într- o perioadă fixă de timp sau dacă se raportează la dată.
Obiectivele generale și specifice trebuie stabilite în așa fel încât îndeplinirea lor să poată fi verificată prin
indicatori de performanță
pentru activitatea planificată.
Anexa 10 la norme metodologice
PRINCIPALELE CERINȚE PRIVIND STABILIREA INDICATORILOR DE PERFORMANȚĂ
Indicatorii
de
performanță
sunt
elaborați
pentru
a
furniza
informații
de încredere asupra naturii și performanței entității/ structurii supusă revizuirii împreună cu un set compatibil de măsuri ale performanței. Acest lucru va contribui la creșterea gradului de răspundere publică a entității/ structurii, precum și asigurarea faptului că deciziile privind politicile pot fi agreate în baza informați+ilor întemeiate și de încredere.
Un indicator de performanță definește măsurarea unei informații importante și folositoare, cu privire la performanța
sistemului penitenciar , exprimată în procente, index, rată sau altă comparație, care este monitorizată la intervale regulate de timp și este comparată cu unul sau mai multe criterii.
Măsurarea performanței este, în general, orientată fie către
rezultatele activității
(output), fie către
impactul programului
(outcome) pe termen lung.
Tipuri de indicatori de performanță :
a)
cantitatea (care este rezultatul direct al activității sau al ceea ce se va produce în cadrul programului)
– este un indicator a ceea ce activitatea/ programul va produce efectiv (exemplu numărul documentelor înregistrate sau numărul angajaților pregătiți profesional), fiind relevant pentru programele și activitățile care se concentrează doar pe furnizarea de bunuri și servicii de bază (numărul de paturi în penitenciarele-spital, numărul de locuri în cadrul instituțiilor de învățământ proprii, etc.);
b)
calitatea (cum va fi măsurată calitatea rezultatului)
– măsoară calitatea rezultatelor produse (exemplu satisfacția angajaților față de cariera în
sistemul penitenciar , numărul greșelilor făcute, etc.);
c)
durata (în ce perioadă ar trebui produse efectele)
– măsurarea duratei de variază în funcție de natura rezultatului (exemplu lista de așteptare medie pentru o operație medicală, durata medie de spitalizare, etc.), fiind foarte folositoare atunci când elementul timp este o dimensiune importantă în cadrul desfășurării activității/ programului;
d)
eficiența (care este costul per unitate de produs)
– este o măsură a unităților contribuțiilor, de obicei costul (exemplu salarii, cheltuieli administrative și alte cheltuieli, etc.) per unitate de rezultat. Indicatorii de acest tip măsoară dacă serviciile sunt furnizate la cel mai redus cost. În timp, ei indică schimbări în costurile per unitate și eficiența operațiunilor în furnizarea de servicii;
e)
eficacitatea (ce impact a avut programul)
– un indicator privind măsura în care un program sau serviciu și-a atins obiectivele.
La selecția indicatorilor de performanță se au în vedere următoarele:
a)
legătura între indicatori și obiectivele stabilite trebuie să fie clară;
b)
trebuie stabilite valorile de referință dintre cele mai recente valori istorice ale unui indicator;
c)
trebuie stabilite activități regulate pentru colectarea indicatorului care să descrie modul în care indicatorul va fi colectat, cine este responsabil și când anume va fi furnizată informația;
d)
valorile țintă trebuie stabilite pentru fiecare trimestru al anului financiar curent.
Anexa 11
la norme metodologice
Stabilirea obiectivelor generale/ specifice
Stabilirea activităților principale pentru îndeplinirea obiectivelor generale/ specifice
Identificarea riscurilor
Evaluarea riscurilor
Stabilirea măsurilor de management al riscurilor
Centralizarea propunerilor pentru întocmirea proiectului Registrului de riscuri al entității publice
Întocmirea proiectului Registrului de riscuri al entității publice de către responsabilul pe linia controlului intern managerial
1
DIAGRAMA DE PROCES PENTRU IMPLEMENTAREA MANAGEMENTULUI RISCULUI
2
Analizarea și avizarea proiectului Registrului de riscuri al entității în cadrul ședinței Comisiei
Nu
Responsabilul pe linia
controlului intern managerial
Avizarea în ședința Comisiei
Da
Promovarea proiectului Registrului de riscuri al entității publice, spre aprobare, directorului general/ directorului printr-o notă în care sunt evidențiate principalele riscuri
Nu
Aprobarea directorului general/ directorului
Da
Punerea în aplicare a măsurilor stabilite
Analizarea stadiului implementării măsurilor de management al riscului
Revizuirea, monitorizarea și actualizarea Registrului de riscuri al entității publice
72
Anexa 12 la norme metodologice
REGISTRUL DE RISCURI
Activități
Riscul
Cauzele care favorizează apariția riscului
Risc
inerent
Strategia adoptată
Data ultimei revizuiri
Risc
rezidual
Observ ații
A
B
C
A
B
C
Obiectivul: ................
(A x B)
(A x B)
Obiectivul: ................
(A x B)
(A x B)
Legendă: - A = probabilitate
-
B = impact
-
C = expunerea la risc
– MODEL –
Anexa 13 la norme metodologice
ROMÂNIA
Ministerul Justiției
(denumirea entității publice)
Nr.
din
20
APROB,
(gradul profesional, numele și prenumele)
Directorul general/ directorul
(denumirea entității publice)
INVENTARUL
ACTIVITĂȚILOR
(denumirea entității publice)
Nr. crt.
Denumirea activității
Activitate
Denumirea procedurii (pentru activitățile procedurabile)
Responsabil
Observații
P
N
Structura:
TOTAL GENERAL ACTIVITĂȚI INVENTARIATE
TOTAL GENERAL ACTIVITĂȚI PROCEDURABILE 11
Legendă: - P = procedurabilă
-
N = neprocedurabilă
73
11
La nivelul fiecărei structuri, precum și la nivelul întregii entități publice, numărul activităților procedurabile reprezintă doar o parte din cel al activităților identificate
Anexa 14
la norme metodologice
DIAGRAMA DE PROCES PENTRU ELABORAREA PROCEDURILOR DE SISTEM/ OPERAȚIONALE
Inițierea PS/PO de către șeful entității/ structurii
(lider de domeniu doar pentru PS)
Stabilirea activităților care pot fi transpuse în PS/PO
Stabilirea termenelor și persoanelor responsabile de elaborarea PS/PO
Elaborarea PS/PO
Elaborarea PS/PO de către persoanele desemnate
Verificarea PS de către șeful structurii
Proiect PS/PO
Analizarea PS/PO în cadrul
ședințelor Comisiei
Verificarea conformității PS/PO
Difuzarea PS/PO
Originalul PS/PO se înregistrează și se păstrează la structura emitentă
Se transmite PS/PO în format electronic entităților publice/ structurilor implicate și responsabilului pe linia controlului intern managerial
DA
Conform
Implică mai multe structuri
NU
Adoptarea PS/PO
NU
DA
Observații
Avizarea PS/PO
Structura responsabilă transmite electronic PS/PO structurilor implicate
Armonizarea între structurile implicate
Observații
DA
NU
Modificarea PS/PO
De către structura responsabilă
Observații transmise structurii responsabile
76
Anexa 15 la norme metodologice
– MODEL –
ROMÂNIA
Ministerul Justiției (denumirea entității publice)
Nr.
din
20
REGISTRUL PENTRU EVIDENȚA PROCEDURILOR DE SISTEM
AL
(denumirea entității publice)
Nr. crt.
Codul PS
Denumirea PS
Data intrării în
vigoare
Clasa sau nivelul de secretizare
Structura care a elaborat
PS
Nr. de înregistrare/ data
Ediția
Revizia
Data abrogării
Observații
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
– MODEL –
ROMÂNIA
Ministerul Justiției (denumirea entității publice)
Nr.
din
20
REGISTRUL PENTRU EVIDENȚA PROCEDURILOR OPERAȚIONALE
AL
77
(denumirea entității publice)
Nr. crt.
Codul PO
Denumirea PO
Data intrării în vigoare
Clasa sau nivelul de secretizare
Entitatea/ structura care a elaborat
PO
Nr. de înregistrare/ data
Ediția
Revizia
Data abrogării
Observații
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
– MODEL –
Anexa 16 la norme metodologice
ROMÂNIA
Ministerul Justiției (denumirea entității publice)
Nr.
din
20
TABEL
cu datele de identificare ale președintelui și ale persoanelor care asigură secretariatul Comisiei cu atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică a implementării și dezvoltării sistemelor proprii de control intern managerial
Nr. crt.
Denumirea entității publice
Decizia de zi pe unitate prin care au fost numiți (nr./
data)
Calitatea în cadrul comisiei
Funcția
Gradul profesional
Numele și prenumele
Punct de contact (Metropolitan, telefon fix/ interior, telefon mobil,
fax, e-mail)
Observații
Președintele comisiei
Secretarul
comisiei
78
Textul este prelucrat automat din sursa indicată; numerotarea și legăturile pot conține erori. Referințele subliniate duc la actele citate, așa cum au fost identificate de noi.