Memorandumul din 20 octombrie 2000

Articolul 1

Definiții

Sistemul de implementare descentralizat (SID) - sistemul de implementare prin care o parte a managementului și responsabilităților a fost transferata tarii beneficiare, în timp ce Comisiei îi revine responsabilitatea finala conform tratatelor Comunității Europene.

Agenția de implementare (AI) - un organism de implementare din cadrul administrației publice, responsabil cu ținerea licitațiilor, contractarea, efectuarea plăților și implementarea tehnica a măsurilor beneficiare de asistența acordată prin ISPA. Aceasta autoritate corespunde "instituției responsabile cu implementarea", asa cum este definită în secțiunea II a anexei nr. III.2 la Memorandumul de finanțare ISPA.

Beneficiarul final - un organism, o organizație sau o autoritate publică beneficiara a proiectului. Agenția de implementare poate delega responsabilitățile sale privind achizițiile sau alte probleme beneficiarului final, în baza condițiilor prevăzute în secțiunea II a anexei nr. III.2 la Memorandumul de finanțare ISPA.

Coordonatorul național ISPA (CNI) - un oficial din cadrul administrației publice centrale, responsabil cu activitatea de programare, implementare și monitorizare a proiectelor în cadrul statului european. CNI asigura o legătură strânsă între procesul general de aderare și folosirea asistenței financiare comunitare, fiind, de asemenea, responsabil pentru monitorizarea proiectelor ISPA.

Responsabilul național cu autorizarea (RNA) - un oficial din cadrul administrației publice centrale, care conduce FN. RNA are întreaga responsabilitate a managementului financiar al fondurilor ISPA în țara beneficiara.

Fondul Național (FN) - entitatea de trezorerie centrala din cadrul Ministerului Finanțelor prin care sunt canalizate fondurile ISPA către Beneficiar.

Responsabilul sectorial cu autorizarea (RSA) - un oficial din cadrul administrației publice centrale, care conduce o agenție de implementare ISPA. RSA este responsabil pentru funcționarea AI și pentru managementul financiar judicios al proiectelor ce urmează să fie implementate.

Comitetul de monitorizare ISPA - principalul organism de monitorizare pentru implementarea proiectelor ISPA, constituit din reprezentanți ai Comisiei, ai Beneficiarului și ai instituțiilor financiare internaționale. Comitetul este prezidat de CNI. De asemenea, participa reprezentanți ai agentiilor de implementare, beneficiarii finali, precum și RNA.

Articolul 2

FN și RNA

1. Obiectivul și atribuțiile FN, precum și ale RNA, stabilite deja pentru PHARE, sunt aplicabile și pentru ISPA.

2. FN, ca entitate de trezorerie centrala aflată în subordinea unui Responsabil național cu autorizarea (RNA) din cadrul Ministerului Finanțelor, va gestiona asistența ISPA acordată Beneficiarului conform SID.

3. RNA nu poate deține în același timp funcția de coordonator național ISPA. RNA își poate delega atribuțiile către maximum alți 2 oficiali, dar el va avea răspunderea finala asupra tuturor atribuțiilor ce îi sunt investite conform prezentului memorandum de înțelegere.

Articolul 3

Atribuțiile RNA

1. RNA deține întreaga responsabilitate pentru gestionarea financiară a fondurilor ISPA. El trebuie să asigure respectarea regulilor și procedurilor ISPA în procesul de achiziție, raportare și gestionare financiară și funcționarea adecvată a unui sistem de raportare și informare pentru fiecare proiect. RNA deține întreaga răspundere pentru fondurile ISPA alocate pe un proiect până la efectuarea de către Comisie a ultimei plati din asistența ISPA.

2. RNA trebuie să mențină un sistem de raportare financiară pentru toate fondurile ISPA. El trebuie să răspundă în fața Comisiei pentru utilizarea fondurilor. Pentru îndeplinirea acestor atribuții RNA este răspunzător pentru următoarele sarcini:

(i) solicitarea și gestionarea fondurilor de la Comisie;

(îi) numirea responsabililor sectoriali cu autorizarea (RSA) în cadrul fiecărei AI, după consultarea CNI;

(iii) încheierea de acorduri de finanțare pe care le va semna cu fiecare AI;

(iv) asigurarea fluxului de resurse naționale și a altor resurse de cofinantare, astfel cum este stabilit în memorandumul de finanțare pentru măsurile ce beneficiază de asistența ISPA;

(v) asigurarea ținerii la zi a unui sistem de raportare financiară pentru fondurile ISPA și respectării întru totul de către AI;

(vi) transferarea fondurilor către AI în conformitate cu mecanismul stabilit în acordul de finanțare;

(vii) participarea alături de Comisie și de CNI în Comitetul de monitorizare ISPA;

(viii) recuperarea fondurilor neutilizate de la AI la încheierea măsurilor ISPA și a fondurilor plătite necorespunzător, generatoare de disfunctionalitati.

3. Aspectele tehnice și administrative ale măsurilor de implementare ISPA, inclusiv ținerea licitațiilor și contractarea, vor fi în întreaga responsabilitate a AI.

4. Nereusita în îndeplinirea oricărei atribuții stabilite în prezentul memorandum de înțelegere va determina rambursarea fondurilor ISPA către Comisie.

Articolul 4

Solicitarea de fonduri de la Comisie

1. O prima transa din plata avansului va fi transferata de Comisie către FN după semnarea Memorandumului de finanțare ISPA de către Beneficiar, cu condiția ca prevederile art. 13 (conturi bancare) sa fi fost îndeplinite. Prima plata nu poate depăși 10% din bugetul total al măsurii. Restul va fi plătit după semnarea primului contract, în mod normal pentru primele contracte de lucrări. Ca o regulă generală avansul nu poate depăși 20% din bugetul ISPA.

2. Solicitarea acordării unor alimentari sau a plății finale, care trebuie certificată și aprobată de RNA, este înaintată Comisiei pentru probare și transfer. Solicitarile de plati trebuie să cuprindă informații referitoare la facturile care stau la baza cererii, precum și informații privind controlul realizat, asa cum acestea sunt descrise în Memorandumul de finanțare ISPA. Solicitarile pentru alimentari trebuie să fie înaintate, ca o regulă generală, de 3 ori pe an până cel mai târziu la 1 martie, 1 iulie și 1 noiembrie.

3. RNA are obligația de a transmite Comisiei o cerere pentru efectuarea plății finale în intervalul de 6 luni până la termenul de încheiere a activității, prevăzut în Memorandumul de finanțare ISPA.

4. Comisia își păstrează dreptul de a cere informații suplimentare pentru susținerea transferului de fonduri.

5. Prevederile și condițiile exacte în care se fac transferurile de fonduri de către Comisie vor fi specificate în Memorandumul de finanțare ISPA.

6. FN trebuie să țină evidenta tuturor alimentarilor și plăților finale primite de la Comisie în beneficiul implementarii măsurilor individuale finanțate prin ISPA.

Articolul 5

Transferul de fonduri către AI

1. FN trebuie să transfere fondurile în subconturile AI cat mai repede posibil și complet. Totuși, înainte de numirea RSA și de semnarea Acordului de finanțare cu AI nu se va face nici un transfer de fonduri.

2. FN și RNA sunt răspunzători în fața Comisiei pentru efectuarea corespunzătoare și pe bază de informații corecte a transferurilor de fonduri.

3. FN trebuie să țină evidenta tuturor transferurilor efectuate în beneficiul implementarii măsurilor individuale finanțate prin ISPA.

Articolul 6

Acorduri de finanțare

1. FN trebuie să încheie acorduri de finanțare cu fiecare AI responsabilă de ISPA. Aceste acorduri vor acoperi toate măsurile cofinantate prin ISPA în sectorul AI respective.

2. Acordurile de finanțare vor identifica un RSA numit de RNA după consultarea cu CNI și vor menționa numărul de persoane către care pot fi delegate responsabilitățile RSA.

3. Acordurile de finanțare trebuie să stabilească atribuțiile RSA pentru:

- managementul administrativ, tehnic și financiar judicios al proiectelor ISPA pe sectoare;

- semnarea contractelor;

- implementarea proiectelor în baza regulilor privind achizițiile prevăzute în manualul SID;

- verificarea facturilor înainte de efectuarea plăților către contractori;

- menținerea unui sistem viabil de raportare tehnica și financiară;

- menținerea unui sistem contabil separat sau a unei codificari contabile adecvate pentru toate tranzacțiile care privesc fiecare măsura cofinantata prin ISPA;

- transmiterea de informații periodic către FN asupra progresului financiar și tehnic necesar pentru acesta, în vederea transmiterii cererilor de plată către Comisie în conformitate cu cerințele Memorandumului de finanțare ISPA;

- declararea către FN ca informațiile de mai sus sunt exacte și ca pot fi confirmate prin documentația originala aflată la AI;

- păstrarea documentației mai sus amintite pentru o perioadă de 5 ani de la efectuarea ultimei plati în cadrul unui proiect.

4. Acordurile de finanțare trebuie să conțină, de asemenea, prevederi detaliate privind transferul de fonduri și structura conturilor bancare în vederea aplicării art. 5 și 13 din prezentul memorandum de înțelegere.

Articolul 7

Raportarea

1. RNA are obligația de a asigura ca FN și AI mențin un sistem viabil de raportare tehnica și financiară pentru toate măsurile de finanțare prin ISPA, inclusiv pentru fondurile transferate către AI.

2. În plus, FN are obligația redactarii rapoartelor periodice asupra situației financiare a măsurii, programarilor licitațiilor viitoare, evaluării licitațiilor ținute și contractării, modului de implementare a proiectului, problemelor intampinate (dacă exista), perspectivelor de viitor și a oricăror alte informații necesare cerute de Comisie.

Articolul 8

Plati neefectuate și disfunctionalitati

1. FN trebuie să fie răspunzător de rambursarea către Comisie a oricăror sume plătite greșit sau necorespunzător, conform condițiilor Memorandumului de finanțare.

2. FN trebuie să răspundă de transmiterea către Comisie a informațiilor cerute în baza Acordului de finanțare referitor la disfunctionalitati, recuperarea sumelor primite greșit prin ISPA și control, anexate la Memorandumul de finanțare ISPA.

Articolul 9

Utilizarea monedei euro

1. FN răspunde de asigurarea utilizării corecte a monedei euro în declarațiile de cheltuieli înaintate Comisiei.

2. Rata de schimb utilizata va fi rata de înregistrare în contabilitatea Comisiei din luna în care cheltuielile declarate sunt înregistrate în documentele contabile ale autorităților responsabile de managementul financiar al proiectului.

Articolul 10

Personalul

Beneficiarul trebuie să asigure pe cheltuiala proprie resursele umane necesare pentru executarea corecta și la timp a sarcinilor încredințate FN.

Articolul 11

Sediu, facilități

Beneficiarul trebuie să furnizeze din resurse proprii sediul necesar, mobilierul de birou și celelalte facilități pentru FN din cadrul Ministerului Finanțelor.

Articolul 12

Costuri operationale ale FN

Costurile operationale ale FN trebuie să fie acoperite de către Beneficiar.

Articolul 13

Conturi bancare

1. FN trebuie să deschidă un cont la Banca Naționala sau un cont bancar garantat guvernamental pentru fiecare sector (transport și mediu). Aceste conturi bancare vor avea subconturi corespunzătoare fiecărei măsuri, din care AI sunt îndreptățite să execute plati. În situațiile în care acest sistem nu poate fi implementat, pot fi agreate aranjamente specifice între serviciile Comisiei și FN. În principiu, aceste conturi vor fi purtătoare de dobânda. Se va acorda de către Comisie asistența suplimentară în ceea ce privește utilizarea veniturilor din dobânzi.

2. Conturile bancare trebuie să fie operate pe baza sistemului dublei semnături, necesitand semnăturile RNA și a unui responsabil financiar din partea AI.

3. FN trebuie să raporteze Comisiei toate informațiile relevante referitoare la conturile FN. Informațiile relevante cuprind, printre altele, numele și adresa băncii, numărul contului, numele titularului(ilor) de cont, ratele dobânzii și orice alta informație pe care Comisia o considera necesară.

Articolul 14

Achiziții

1. Achiziționarea va fi efectuată conform Manualului PHARE SID, asigurând accesul liber, concurenta loiala și transparenta, după cum se prevede la titlul IX al Reglementării financiare aplicabile bugetului general al Comunităților Europene.

2. De la caz la caz, Comisia poate aproba o derogare de la regulile Manualului PHARE SID, dacă aceasta este prevăzută în Reglementarea financiară și ca urmare a unei examinari în acest sens din partea Comitetului de gestiune ISPA.

3. FN trebuie să asigure respectarea regulilor și procedurilor de achiziții corespunzătoare.

Articolul 15

Control financiar, contabilitate și audit

1. Autoritatea naționala de control financiar competența va desfășura un control financiar corespunzător în conformitate cu prevederile Memorandumului de finanțare ISPA. Anual trebuie transmis către Comisie un plan de audit și un sumar al rezultatelor auditurilor efectuate. Rapoartele de audit trebuie să fie la dispoziția Comisiei.

2. Conturile și operațiunile tuturor structurilor de implementare respective pot fi controlate la intervale constante de către un auditor extern contactat de Comisie, fără a prejudicia responsabilitățile Comisiei și ale Curții de Conturi Europene, după cum se stipulează în prevederile referitoare la implementarea financiară ISPA ale Memorandumului de finanțare.

3. FN trebuie să opereze un sistem contabil cu dubla intrare sau un sistem contabil analitic care să acopere toate operațiunile contractuale și alte operațiuni financiare legate de toate măsurile finanțate prin ISPA din România.

4. Toate înregistrările scrise referitoare la gestiunea financiară, licitare și contractare trebuie păstrate timp de 5 ani după încheierea proiectului.

Articolul 16

Soluționarea disputelor

1. Orice neclaritati în executarea sau interpretarea prezentului memorandum de înțelegere trebuie să devină subiectul consultării dintre Beneficiar și Comisie, conducand, dacă este necesar, la un amendament la acesta.

2. În cazul neîndeplinirii unei obligații stabilite în prezentul memorandum de înțelegere sau în instrucțiunile aferente acestuia, precum și în cazul neluării măsurilor de remediere corespunzătoare în timp util, după consultări cu Beneficiarul Comisia poate suspenda finanțarea măsurilor implementate prin sistemul introdus de prezentul memorandum de înțelegere și poate solicita rambursarea fondurilor ISPA.

3. Dacă consultarile nu conduc la o rezolvare amiabila, părțile pot recurge la arbitraj, asa cum se stipulează în anexa B "Condiții generale" la Memorandumul de finanțare ISPA, anexa la Acordul-cadru încheiat între România și Comisie la data de 12 martie 1991.

Articolul 17

Dispoziții finale

1. Prezentului memorandum de înțelegere i se pot aduce amendamente în scris doar cu acordul părților.

2. Prezentul memorandum de înțelegere intră în vigoare la data semnării de către ambele părți. Încheiat la București la 20 octombrie 2000.

Pentru Guvernul României,

Petre Roman,

ministru de stat,

ministrul afacerilor externe

Valentina Siclovan,

secretar de stat,

Ministerul Finanțelor

Pentru Comunitatea Europeană,

Fokion Fotiadis,

șeful Delegației

Comisiei Europene în România