Regulamentul din 21 noiembrie 2000

Capitolul 1 Temeiuri normative

●

Ordonanța Guvernului nr. 65/1994 , aprobată și modificată prin

Legea nr. 42/1995 :

- art. 19: "Corpul Experților Contabili și Contabililor Autorizați are următoarele atribuții:

c) asigura buna desfășurare a activității experților contabili și a contabililor autorizați;

j) alte atribuții stabilite prin lege sau regulament."

● Regulamentul de organizare și funcționare a Corpului Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România, aprobat prin Hotărârea Conferintei naționale a experților contabili și contabililor autorizați nr. 1/1995, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 276 din 27 noiembrie 1995, modificat prin Hotărârea Consiliului superior al Corpului nr. 00/36/2000:

- pct. 67:"Consiliul filialei are următoarele atribuții:

a) supraveghează asupra modului de exercitare a profesiilor de expert contabil și de contabil autorizat în raza de activitate a filialei;"

- pct. 115: "Adunarea generală are următoarele atribuții:

c) ia cunoștința de raportul consiliului filialei privind rezultatul analizei activității profesionale a experților individuali și a societăților comerciale controlate, în vederea asigurării bunei exercitari a profesiei de expert contabil și de contabil autorizat pe teritoriul filialei. Adunarea generală aproba lista experților individuali și a societăților comerciale ce vor fi analizate în anul următor;"

- pct. 134: "Sunt abateri disciplinare următoarele fapte:

j) refuzul de a pune la dispoziție organelor de control ale Corpului documentele privind activitatea profesională;"

● Codul privind conduita etica și profesională a experților contabili și contabililor autorizați din România, aprobat prin Hotărârea Conferintei naționale a experților contabili și contabililor autorizați nr. 1/1995:

- titlul II, cap. 2, secțiunea a 2-a, pct. 42: "Calitatea lucrărilor membrilor Corpului și ale colaboratorilor acestora consta în constiinciozitatea și competența acestora în realizarea lor.

În acest sens experții contabili și contabilii autorizați aplica:

a) principiile contabilității;

b) normele Corpului privind exercitarea profesiei și executarea lucrărilor, care trebuie să fie în măsura să justifice aplicarea acestora prin documente corespunzătoare."

- titlul II, cap. 4, secțiunea 1, pct. 68: "Consiliul filialei poate să verifice și să se asigure ca societatea comercială de expertiza contabila, sucursalele și birourile secundare ale acesteia sunt sub conducerea și supravegherea permanenta și efectivă a unui expert contabil sau contabil autorizat, membru al Corpului."

- pct. 69: "Consiliul superior și consiliile filialelor au obligația organizării și exercitării examinării profesionale a persoanelor fizice membre ale Corpului, potrivit Regulamentului de organizare și funcționare a Corpului."

● Normele naționale de audit, aprobate prin

Hotărârea Consiliului superior al Corpului nr. 99/24/1999 , publicate în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 75 bis din 23 februarie 1999:

- Norma de audit nr. 22 "Controlul de calitate într-o misiune de audit" - pct. 4: "Societatea de expertiza contabila trebuie să definească și sa pună în lucru politici și proceduri de control de calitate."

Capitolul 2 Definiții

2.1. Expresia control de calitate desemnează un ansamblu de măsuri luate de Corpul Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România vizând analiza modalităților de organizare și funcționare a unui cabinet și aprecierea modului de aplicare în cadrul acestuia a normelor profesionale emise de Corp.

Controlul de calitate se exercită asupra cabinetului și fiecărui liber-profesionist contabil înscris în Tabloul Corpului. El se exercită atât la sediul principal al cabinetului, cat și la sediile birourilor secundare, înscrise sau neînscrise în Tabloul Corpului.

2.2. Expresia cabinet desemnează fie un cabinet individual condus de un expert contabil sau de un contabil autorizat membru al Corpului, fie o societate de expertiza contabila și/sau de contabilitate recunoscută de Corp.

2.3. Prin control de calitate la un cabinet cu birouri secundare instalate pe teritoriul mai multor filiale ale Corpului se înțelege controlul efectuat atât la sediul cabinetului, cat și la sediile biroului sau ale birourilor sale secundare.

2.4. Controlorii sunt membri activi ai Corpului, cu atribuții de efectuare a controlului de calitate.

2.5. Controlul de calitate are drept scop asigurarea respectării de către toți membrii activi ai Corpului a normelor și regulilor în vigoare emise de acesta.

Capitolul 3 Obiective, principii și metodologia controalelor de calitate

3.1. Obiective

Controalele de calitate în cadrul profesiei contabile răspund următoarelor obiective:

- oferirea către public a unei bune perceptii despre calitatea serviciilor prestate;

- armonizarea comportamentelor profesionale ale membrilor;

- contribuirea la buna organizare a cabinetelor și la perfecționarea metodelor de lucru;

- aprecierea modului de aplicare a regulilor și normelor profesionale;

- dezvoltarea solidarității în rândul profesiei prin favorizarea contactelor dintre colegi, apropierea și respectul profesionistilor față de organismele Corpului.

3.2. Principii

Controlul de calitate se întemeiază pe 5 principii fundamentale:

- universalitate: controlul se aplică tuturor cabinetelor definite ca atare;

- confidențialitate: nici o informație privind un cabinet sau un membru al acestuia nu poate fi adusă la cunoștința terților;

- adaptarea controlului: este corespunzător naturii misiunilor exercitate și mărimii cabinetului;

- colegialitate: controlul este efectuat din inițiativa filialei de către membrii activi ai Corpului anume desemnați;

- armonizarea: pe cat posibil, cabinetele care executa activități reglementate de mai multe organisme profesionale pot face obiectul unui control cu obiective stabilite de comun acord cu aceste organisme.

3.3. Metodologie

Controalele de calitate impun:

- cunoașterea modului de organizare a cabinetului, a sistemelor și procedurilor în vigoare în cadrul acestuia (control structural);

- aprecierea modului în care sunt aplicate normele profesionale, examinandu-se prin sondaj dosarele de lucru corespunzătoare misiunilor selecționate pentru control (control tehnic).

Controlul de calitate are drept referința regulile și normele profesionale în vigoare în momentul exercitării misiunilor și uzanțele profesionale.

Prezentul regulament se referă atât la misiunile normalizate de Corp, cat și la misiunile cerute de anumite reglementări în vigoare.

Capitolul 4 Organizarea controlului de calitate

4.1. Subcomisia controlului de calitate

Președintele Corpului numește dintre membrii Consiliului superior al Corpului Subcomisia controlului de calitate, nominalizand:

- președintele;

- 8 membri ca reprezentanți teritoriali.

4.1.1. Subcomisia controlului de calitate are următoarele responsabilități:

a) supraveghează prin reprezentanții teritoriali stabilirea listei cuprinzând controlorii, hotărâtă de consiliul filialei;

b) supraveghează prin reprezentanții teritoriali alegerea cabinetelor de controlat, hotărâtă de consiliul filialei;

c) pregătește și adapteaza la condițiile conjuncturale (mărirea sau micșorarea misiunilor liber-profesionistilor contabili) metodologia controlului de calitate;

d) rezolva prin reprezentanții teritoriali, în teritoriul afectat, problemele privind punerea în aplicare a controlului de calitate;

e) formulează, la propunerea reprezentanților teritoriali, recomandările către filiale, rezultate în urma sintezei controalelor efectuate;

f) întocmește sinteza anuală a controlului de calitate și raportul anual destinat președintelui Corpului și Conferintei naționale;

g) elaborează bugetul anual de cheltuieli privind realizarea controlului de calitate, care este incorporat distinct în bugetul anual al Corpului.

4.1.2. Repartiția filialelor pe cei 8 reprezentanți teritoriali, efectuată conform criteriului ariei geografice, este următoarea:

Nr. crt.

Zona

Filiale

1.

Nord

Satu Mare, Maramureș, Suceava, Botoșani, Iași

2.

Nord-vest

Bihor, Cluj, Mureș, Sălaj, Bistrița

3.

Nord-est

Bacău, Galați, Neamț, Vaslui, Vrancea

4.

Vest

Arad, Alba, Caraș-Severin, Hunedoara, Sibiu, Timiș

5.

Centru

Argeș, Brașov, Buzău, Covasna, Dâmbovița, Harghita, Prahova

6.

Sud

Dolj, Gorj, Mehedinți, Olt, Teleorman, Vâlcea

7.

Sud-est

Brăila, Călărași, Constanța, Giurgiu, Ialomița, Tulcea

8.

București

București

4.2. Controlorii

4.2.1. Candidaturi și desemnare Persoanele fizice membre ale Corpului pot depune la consiliul filialei candidaturi pentru obținerea calității de controlor. Candidaturile sunt analizate în consiliul filialei.

4.2.2. Stabilirea listelor

Fiecare consiliu de filiala stabilește lista cuprinzând controlorii; candidații la funcția de controlor se înscriu în lista prin hotărâre a consiliului filialei. Numărul de controlori se stabilește în funcție de programul de control.

4.2.3. Condiții prealabile desemnării

Membrul Corpului care candidează la funcția de controlor nu trebuie să fi făcut obiectul vreunei sancțiuni disciplinare.

Nici un membru al Corpului nu poate fi înscris în lista cuprinzând controlorii fără sa fi urmat în prealabil un stagiu de formare organizat de Corp. Costurile cu organizarea stagiului sunt sportate din bugetul Corpului.

Controlorii trebuie să fi fost înscriși în Tabloul Corpului în calitate de membru activ de cel puțin 3 ani, iar activitatea lor profesională sa fi făcut obiectul a cel puțin unui control de calitate.

4.2.4. Durata mandatului

Fiecare controlor este mandatat pentru o perioadă de 3 ani, cu posibilitatea reînnoirii mandatului, la cererea acestuia, hotărâtă de consiliul filialei.

4.2.5. Drepturi și obligații

Personalizare. Misiunea de controlor este o misiune personală, încredințată de consiliul filialei; controlorul nu poate în nici un caz sa delege aceasta misiune altei persoane.

Disponibilitate. Candidatura la funcția de controlor presupune angajamentul ca persoana respectiva va aloca anual pentru controlul de calitate minimum 50 de ore. Pentru a păstra caracterul colegial al controalelor de calitate activitatea fiecărui controlor nu va putea depăși 200 de ore pe an.

Independenta. Controlorul nu trebuie să aibă sau sa fi avut în ultimii 3 ani vreun interes în cabinetul controlat.

Radierea unui controlor din lista cuprinzând controlorii se face prin hotărâre a consiliului filialei, la recomandarea Subcomisiei controlului de calitate sau la cererea controlorului, motivată de apariția unei stări de incompatibilitate profesională sau de starea precara a sănătății.

Controlorul își organizează singur misiunea, stabilind fără vreo influența întinderea investigatiilor ce urmează să fie efectuate.

Obligații. Controlorul trebuie să țină în secret informațiile despre care a luat cunoștința cu ocazia controlului unui cabinet. El nu poate să scrie observațiile și concluziile legate de un control decât în raportul de control prevăzut de prezentul regulament.

Timp de 3 ani de la începerea controlului controlorul nu trebuie să accepte, direct sau indirect, nici o misiune de la un client al cabinetului controlat fără acordul expres al cabinetului respectiv. Orice litigiu care poate să apară în această perioadă între controlor și cabinet este supus arbitrajului președintelui consiliului filialei din raza teritorială a cabinetului controlat.

Controlorul se angajează, în scris, să își exercite misiunea de control de calitate în conformitate cu prevederile prezentului regulament și să se supună el însuși unui control de calitate prealabil desemnării sale.

Capitolul 5 Derularea controalelor de calitate

5.1. Alegerea cabinetelor de controlat Președinții consiliilor filialelor întocmesc din proprie inițiativă lista cuprinzând cabinetele de controlat și definitiveaza împreună cu reprezentantul teritorial, înainte de data de 30 iunie a anului în curs, lista și programul controalelor ce se vor realiza în anul următor, care va cuprinde:

- numărul cabinetelor de controlat;

- numărul orelor necesare pentru efectuarea controlului;

- numărul de controlori necesari.

Programul de control tine seama de cabinetele care au cerut voluntar sa beneficieze de un control de calitate și care au făcut cerere în acest sens înainte de data de 30 iunie a anului în curs fie către Subcomisia controlului de calitate, fie către președintele consiliului filialei.

5.2. Etapele controlului de calitate

Pregătire. Numărul de controlori necesari este în funcție de importanța cabinetului și se stabilește numai după completarea și analiza chestionarului de ancheta.

Când numărul de controlori la un cabinet este mai mare de 2, unul dintre ei este desemnat ca raportor; acesta conduce controlul de calitate și prezintă raportul final care reia concluziile celorlalți controlori.

Cabinetul ales pentru control de calitate este informat prin scrisoare cu cel puțin 60 de zile înainte de data fixată pentru începerea controlului. Scrisoarea este însoțită de un chestionar care cuprinde un ansamblu de informații referitoare, pe de o parte, la organizarea generală a cabinetului, iar pe de altă parte, la misiunile pe care acesta le derulează.

Chestionarul completat trebuie retrimis consiliului filialei împreună cu confirmarea de independenta, în termen de 30 de zile de la data primirii lui. O dată cu returnarea chestionarului cabinetul poate cere sa beneficieze de dispozițiile prezentului regulament referitoare la recuzarea controlorilor.

O vizita prealabilă poate fi decisa de consiliul filialei în scopul completării informațiilor cuprinse în chestionar; aceasta nu presupune control. Despre vizita cabinetul trebuie să fie informat printr-o scrisoare care să cuprindă data vizitei prealabile, durata și numele persoanei care a fost desemnată pentru aceasta vizita.

Pe baza chestionarului și după vizita prealabilă consiliul filialei desemnează controlorul sau echipa de control și, respectiv, raportorul, fixează durata controlului și costul acestuia.

Cabinetul este informat printr-o noua scrisoare despre numele controlorilor și al raportorului, dacă este cazul, precum și despre durata controlului. De la primirea acestei scrisori cabinetul dispune de un termen de 30 de zile în care poate să își exercite dreptul de recuzare a controlorilor, conform procedurii prevăzute de prezentul regulament.

Modalități de control. Fiecare control de calitate cuprinde doua faze complementare: controlul structural și controlul tehnic. Controlul de calitate se efectuează conform Ghidului aprobat de Consiliul superior al Corpului.

Controlul structural consta într-un diagnostic de organizare a cabinetului, în scopul aprecierii dacă modul de organizare asigura îndeplinirea de misiuni conform normelor, regulilor și uzantelor profesionale, emise sau recunoscute de Corp, scoțând în relief atât aspectele pozitive, cat și lipsurile în ceea ce privește metodele și procedurile existente în cabinet.

Controlul tehnic consta în revederea unui număr de dosare de lucru și permite aprecierea calității metodelor efectiv puse în lucru de cabinet. Alegerea dosarelor se face pe baza concluziilor și informațiilor rezultate din controlul structural. Controlul tehnic se face prin referire la normele și regulile în vigoare, precum și la uzanțele profesionale.

Concluzii și rapoarte. La sfârșitul unui control de calitate controlorii întocmesc o nota de sinteza care se trimite cabinetului controlat. Cabinetul dispune de un termen de 30 de zile pentru a prezenta, în scris, controlorilor observațiile sale.

Raportul de control este întocmit de controlori sau de raportori și are ca anexe nota de sinteza și eventualele observații ale cabinetului.

Raportul scoate în evidenta lipsurile descoperite în cursul controlului efectuat și abaterile grave și repetate de la reglementările profesionale.

Raportul trebuie să cuprindă și recomandări sau alte măsuri de remediere a deficiențelor.

Raportul, anexele și dosarul de control sunt trimise reprezentantului teritorial din cadrul Subcomisiei controlului de calitate, în termen de 15 zile de la expirarea perioadei în care cabinetul avea posibilitatea să depună observații.

După verificarea raportului controlorilor și a notei de sinteza reprezentantul teritorial propune Subcomisiei controlului de calitate formularea recomandărilor către filiala, iar după aprobarea acestora trimite președintelui consiliului filialei dosarul privind controlul efectuat.

Președintele consiliului filialei decide în legătură cu modul de valorificare și comunicare a rezultatelor controlului de calitate respectiv, după cum urmează:

- poate trimite o scrisoare de concluzii fără observații;

- poate trimite o scrisoare de concluzii cu simple observații, anexând eventual o convocare la biroul președintelui;

- poate trimite o scrisoare de concluzii cu observații, însoțită de o decizie de organizare a unui nou control după un an, pentru a se asigura ca s-a ținut seama de observațiile făcute.

Raportul controlorilor, dosarul de control și scrisorile prevăzute la alineatul precedent nu pot fi divulgate și comunicate decât:

- fie noului controlor, atunci când un nou control trebuie să aibă loc la expirarea perioadei de un an de la încheierea controlului efectuat;

- fie consiliului filialei, atunci când președintele decide acest lucru.

În cazul unor repetari ale abaterilor constatate, președintele consiliului filialei va sesiza comisia de disciplina a filialei Corpului.

Dosarul de control se distruge la împlinirea termenului de 3 ani de la încheierea controlului. Concluziile președintelui consiliului filialei și raportul controlorului sunt păstrate de președintele consiliului filialei până la data la care cabinetul va face obiectul unui nou control de calitate.

Capitolul 6 Drepturile și obligațiile cabinetului

6.1. Cabinetul ales pentru control de calitate este obligat sa pună la dispoziție controlorilor, la sediul sau social sau/și al biroului secundar, toate piesele și documentele necesare în vederea efectuării controlului și sa furnizeze orice explicație utila.

6.2. Cabinetul informat despre un control de calitate are dreptul de a recuza controlorii desemnați. Recuzarea poate fi cerută în termen de 30 de zile de la primirea scrisorii prin care a luat cunoștința despre control și despre numele controlorilor desemnați prin scrisoare adresată președintelui consiliului filialei. Cererea este supusă aprecierii președintelui consiliului filialei, care va informa cabinetul în legătură cu acceptarea sau neacceptarea acesteia.

6.3. Un cabinet nu poate fi controlat decât la expirarea unei perioade de 3 ani de la încheierea controlului precedent.

Atunci când președintele consiliului filialei decide ca un cabinet trebuie supus unui nou control pentru a se asigura ca deficientele din raportul de control au fost remediate, acest control nu poate avea loc decât la expirarea perioadei de un an.

Durata controlului de calitate se stabilește în funcție de mărimea cabinetului controlat.

Capitolul 7 Controlul de calitate al cabinetelor instalate în mai multe filiale

Controlul de calitate al cabinetelor instalate în mai multe filiale se caracterizează prin separarea controlului structural, care se desfășoară la sediul cabinetului, de controlul tehnic realizat la nivelul birourilor secundare, pornindu-se de la sinteza controlului structural.

Subcomisia controlului de calitate supraveghează controalele structurale la cabinetele instalate - cu birourile lor în doua sau mai multe filiale.

Capitolul 8 Finanțarea

8.1. Costurile controlului de calitate sunt în sarcina Consiliului superior al Corpului.

8.2. Un barem al remunerațiilor controlorilor și reprezentanților teritoriali este stabilit anual la nivel național de către Subcomisia controlului de calitate, cu aprobarea Consiliului superior al Corpului.

8.3. Pe baza acestuia și a programului de control al filialelor Subcomisia controlului de calitate elaborează bugetul anual de costuri (retribuții, cheltuieli de transport și cazare) care este supus spre aprobare Consiliului superior al Corpului în vederea inglobarii lui distincte în bugetul anual al Corpului.

Capitolul 9 Informarea Conferintei naționale

Subcomisia controlului de calitate întocmește sinteza anuală a controlului de calitate și raportul anual destinat președintelui Consiliului superior al Corpului.

După însușirea acestora de către Consiliul superior al Corpului președintele acestuia le incorporeaza în raportul anual destinat informării și aprobării de către Conferința naționala anuală.