Addendum din 31 ianuarie 2002

Anexa C PREVEDERI SPECIALE

1. Obiective și descriere
1.1. Obiective
Obiectivul general al acestei propuneri financiare este acordarea asistenței în vederea demararii eficiente și implementarii proiectelor PHARE de sprijin investitional pentru anii 2000, 2001 și următorii.
Obiectivul specific al acestei propuneri financiare este să asigure pregătirea documentelor tehnice și de implementare necesare pentru acele proiecte care sunt candidate principale la acordarea asistenței PHARE în 2000, 2001 și în anii următori și, prin urmare, sa faciliteze implementarea lor rapida și cu succes.
1.2. Cheltuieli eligibile pentru pregătirea proiectelor
Următoarele documente tehnice și de implementare pot fi pregătite pentru proiectele-ținta de investiții ce au ca scop coeziunea economică și socială, asa cum sunt descrise la pct. 4.3 de mai jos:
(1) Studii de fezabilitate. Aceasta activitate poate include: (i) pregătirea unui studiu de fezabilitate; sau (îi) completarea unui studiu de fezabilitate; sau (iii) dezvoltarea unui studiu existent la un nivel care să permită luarea deciziei de finanțare. Pentru acest din urma punct aceasta activitate poate include, între altele:
a) analiza cost-beneficiu sau analiza financiară;
b) analiza sistemului de taxare a utilizatorului;
c) studii preinvestitionale, incluzând analiza costurilor și a activității de inginerie financiară.
(2) Proiectarea tehnica detaliată și documente referitoare la cantitate (orice parte din documentația necesară specificată în manualul FIDIC galben, portocaliu sau roșu pentru lucrări, achiziții sau contracte mixte)
(3) Activități pregătitoare pentru schemele de asistența, inclusiv cererea de piața, parcursul proiectului și analizele necesare
(4) Planurile de achiziții și documentele pentru licitații
(5) Evaluarea impactului asupra mediului, în funcție de cerințele legislației Comunității Europene în domeniu
1.3. Selectarea proiectelor
Odată ce planurile naționale de dezvoltare (PND) și "Propunerile pentru sprijin PHARE în anul 2000" vor fi primite de către Comisie va demara și procesul de selectare a proiectelor în cadrul acestei facilități.
Coordonatorul național al asistenței (CNA) din fiecare țara va propune Comisiei o lista de proiecte eligibile pentru asistența în cadrul acestei facilități de pregătire a proiectelor. Propunerea CNA va include un rezumat al sprijinului de pregătire cerut pentru fiecare proiect-ținta. Aceste rezumate vor fi dezvoltate în cadrul Termenilor de referința de către beneficiarii relevanti, pe baza termenilor standard de referința pentru cele 9 activități identificate mai sus. Anumite tari beneficiare ale programelor de cooperare transfrontaliera beneficiază deja de facilități de pregătire și în aceste cazuri autoritatea programului va clarifica împreună cu CNA dacă astfel de proiecte pot fi luate în considerare.
Având în vedere legătură strânsă cu programarea, delegația Comisiei și Comisia se vor implica îndeaproape în discutarea și îmbunătățirea listei înainte de transmiterea ei oficială.
Anumite proiecte de investiții PHARE care nu sunt incluse în domeniul coeziunii economice și sociale ar putea, de asemenea, necesita pregătire (de exemplu: îmbunătățirea punctelor de trecere a frontierei, facilități de tranzit etc.). Astfel de proiecte sunt o parte intrinseca a promovării coeziunii economice și sociale. În situații excepționale asemenea proiecte pot fi propuse Comisiei pentru a beneficia de facilitatea de pregătire.
Având în vedere ca PND trebuie să fie transmise deja Comisiei, selectarea proiectelor pentru pregătirea în cadrul acestei facilități va avea loc după aprobarea acestei propuneri financiare. Pentru asigurarea managementului adecvat al facilitatii nici un proiect nu va fi pregătit în cadrul acestei facilități până când acesta nu va îndeplini următoarele criterii de eligibilitate:
(1) Proiectul deriva din PND și atinge în mod clar prioritățile stabilite în strategie.
(2) Proiectul este inclus în propunerea CNA pentru proiectele care vor fi pregătite, asa cum s-a menționat mai sus.
(3) Comisia (delegația și sediul central) decide ca proiectul este candidat principal pentru programarea 2000, 2001 sau pentru anii următori.
(4) Proiectul termenilor de referința este elaborat și furnizează o descriere clara și cuprinzatoare a proiectului și a activităților necesare lansării procedurilor de achiziții și implementarii sale.
Programele naționale PHARE din 2000, 2001 și din anii următori vor asigura, de asemenea, fonduri suplimentare pentru pregătirea proiectelor și pentru supervizarea lor, dacă este necesar, pentru astfel de activități asigurându-se până la 5% din costul proiectelor (în afară costurilor administrative).
Aceasta facilitate are ca obiectiv asistarea țărilor în vederea pregătirii proiectelor. Ea nu va fi folosită pentru acoperirea costurilor administrative și de supervizare a proiectelor (studii premergătoare investițiilor, licitații).
Trebuie specificat ca diversele strategii (inclusiv planurile naționale de dezvoltare) și majoritatea proiectelor ce vor fi finanțate prin PHARE vor fi pregătite pe cheltuiala țărilor respective.
2. Bugetul
- milioane euro -
Țara
Cod
Alocare
Investiții
Construcție instituțională
AT
(asistență tehnică)
Bulgaria
BG.99.19
2,5
0,00
0,00
2,5
Cehia
CZ.99.16
2
0,00
0,00
2
Estonia
ES.99.12
2
0,00
0,00
2
Ungaria
HU.99.18
2,5
0,00
0,00
2,5
Letonia
LE.99.14
2
0,00
0,00
2
Lituania
LI.99.17
2
0,00
0,00
2
Polonia
PL.99.18
4,5
0,00
0,00
4,5
România
RO.99.15
3,5
0,00
0,00
3,5
Slovacia
SR.99.20
2
0,00
0,00
2
Slovenia
SL.99.14
2
0,00
0,00
2
TOTAL:
25
0,00
0,00
25
100%
0%
0%
100%
Pregătirea proiectelor este în general estimată sa acopere 5% din costurile totale ale proiectelor de investiții complexe. Presupunand ca asemenea proiecte de investiții care sprijină coeziunea economică și socială vor reprezenta în jur de 30-50% din bugetul PHARE, în funcție de țara, facilitatea amintita poate acoperi jumătate din nevoile de pregătire a proiectelor din 2000. Cealaltă parte va fi acoperită de statele candidate respective. În funcție de țara sau de tipul de proiecte dezvoltate din PND, continuarea sprijinului de pregătire poate fi asigurata în cadrul Programului național PHARE 2000 sau din anii următori.
3. Aranjamente de implementare
În timp ce propunerea financiară este prezentată Comitetului de management ca o facilitate orizontala, proiectele vor fi implementate prin structurile Programului PHARE național.
Astfel, aceasta propunere financiară va fi defalcata pentru fiecare proiect, semnandu-se 10 memorandumuri de finanțare separate, asa cum reiese din tabelul următor, permitandu-se astfel o finalizare optima în fiecare țara și o eficienta maxima în implementarea proiectelor.
3.1. Implementarea prin programele naționale PHARE
3.2. Implementarea
Programul va fi administrat conform procedurilor PHARE SID (Sistem de implementare descentralizat). Coordonatorul național al asistenței (CNA) va avea responsabilitatea generală privind programarea, monitorizarea și implementarea programelor PHARE.
Fondul Național (FN), organizat în cadrul ministerelor relevante (asa cum este indicat în tabelul de mai jos), condus de responsabilul național cu autorizarea finanțării (RNAF), va superviza managementul financiar al programului și va fi responsabil cu raportarea la Comisia Europeană. Controlul financiar adecvat va fi asigurat de autoritatea naționala de control, conform procedurilor de implementare a programului.
Fondul Național este reprezentat în fiecare țara după cum urmează:
1. Bulgaria - Ministerul Finanțelor;
2. Republica Ceha - Ministerul Finanțelor;
3. Estonia - Ministerul Finanțelor;
4. Ungaria - Trezoreria de Stat;
5. Letonia - Ministerul Finanțelor;
6. Lituania - Ministerul Finanțelor;
7. Polonia - Ministerul Finanțelor;
8. România - Ministerul Finanțelor Publice;
9. Slovacia - Ministerul Finanțelor;
10. Slovenia - Ministerul Finanțelor.
Comisia va transfera fonduri către Fondul Național conform memorandumului de înțelegere semnat între Comisie și țările respective. Fondurile vor fi transferate la cererea RNAF. O prima transa de până la 20% din fonduri va fi transferata Fondului Național după semnarea memorandumului de finanțare și a acordurilor financiare (AF) între FN și agențiile de implementare (AI)/Oficiul de Plati și Contractare PHARE (OPCP). Prevederile art. 2 și 13 din Memorandumul de înțelegere privind Fondul Național trebuie, de asemenea, respectate. În plus RNAF trebuie să transmită Comisiei nominalizarea RAP (responsabil cu autorizarea programului) și o descriere a sistemului instituit, subliniind schimbul de informații dintre FN și AI/OPCP și modul în care va funcționa supervizarea plăților.
Patru realimentari de până la 20% din fondurile administrate local sau egale cu suma întreaga a bugetului, în funcție de suma mai mica, vor fi făcute ulterior. Prima realimentare va fi facuta atunci când o cota de 10% din buget este cheltuită de AI sau OPCP. A doua realimentare va fi facuta atunci când un procent de 30% din bugetul total va fi cheltuit, a treia realimentare când vor fi cheltuite 50% din fonduri, iar a patra atunci când 70% din fonduri vor fi cheltuite. Cu excepția unei autorizari exprese a Comisiei, nici o cerere de realimentare nu poate fi facuta dacă suma totală a fondurilor depozitate de FN și AI depășește 10% din bugetul total. În mod excepțional RNAF poate cere o plata în avans mai mare de 20%, conform procedurilor stabilite în sus-mentionatul memorandum de înțelegere.
AI din fiecare țara vor fi responsabile la nivel de subprogram.
Fondul Național va transfera fonduri agentiilor de implementare, incluzând Oficiul de Plati și Contractare PHARE, conform acordurilor financiare semnate între FN și AI/OPCP.
Fiecare acord financiar va fi andosat în avans de Comisia Europeană. În cazul în care FN este și agentul de plată pentru OPCP/AI, transferul de fonduri de la FN la OPCP/AI nu se va mai realiza. Atât OPCP, cat și fiecare agenție de implementare vor fi conduse de un responsabil cu autorizarea programului (RAP), numit de RNAF după consultarea cu CNA. RAP va fi responsabil cu toate operațiunile desfășurate de OPCP/AI.
Un cont bancar separat în euro va fi deschis și administrat de FN într-un sistem contabil separat la Banca Naționala. În principiu toate conturile bancare trebuie să fie purtătoare de dobânda. Valoarea dobânzii va trebui comunicată Comisiei. În baza unei propuneri primite de la RNAF Comisia poate decide reinvestirea dobânzii în programe. Aceleași proceduri vor fi aplicate tuturor fondurilor transferate unei AI sau OPCP.
RNAF și RAP trebuie să asigure pregătirea tuturor contractelor conform procedurilor specificate în manualul SID. Contractele vor fi în general mai mici de 2 milioane euro, întrucât sunt pentru asistența tehnica de pregătire. Contractele de investiții vor putea depăși 2 milioane euro.
Toate contractele trebuie încheiate până la data de 31 decembrie 2001. Toate plățile trebuie efectuate până la data de 31 decembrie 2002.
Orice suma nefolosita până la data de expirare trebuie returnată Comisiei.
Pentru acele contracte cu fonduri reținute pentru o perioadă de garanție extinsă după sfârșitul perioadei de efectuare a plăților în cadrul programului suma totală a fondurilor pentru acele contracte, asa cum a fost calculată de RAP și stabilită de Comisie, va fi plătită agentiilor de implementare înainte de închiderea oficială a programului. Agențiile de implementare își vor asuma întreaga responsabilitate pentru depozitarea fondurilor până la plata finala și pentru utilizarea lor numai în scopul efectuării plăților legate de clauzele de reținere. Agențiile de implementare își exercită, de asemenea, responsabilitatea față de contractori pentru îndeplinirea obligațiilor prevăzute în clauzele de reținere. Dobânzile acumulate de fondurile depozitate vor fi plătite Comisiei după plata finala a contractorilor. Fondurile care nu sunt plătite contractorilor, după ce s-a stabilit ultima transa de plată, vor fi rambursate Comisiei.
O situație a utilizării fondurilor depozitate în conturile de garanție și a plăților făcute din acestea, precum și a dobânzilor acumulate va fi furnizată anual Comisiei de către RNAF.
4. Monitorizare și evaluare
Va fi înființat un comitet comun de monitorizare (CCM). Acesta va cuprinde RNAF, CNA și Comisia. CCM se va reuni cel puțin o dată pe an pentru a analiza toate programele cu finanțare PHARE, în vederea evaluării progresului înregistrat în îndeplinirea obiectivelor stipulate în memorandumul de finanțare și Parteneriatul de aderare. CCM poate recomanda schimbarea prioritatilor și/sau realocarea fondurilor PHARE.
CCM va fi asistat de subcomitete de monitorizare (SCM), care vor cuprinde CNA, RAP din fiecare AI (OPCP, unde este cazul) și serviciile Comisiei. SCM va analiza în detaliu progresele înregistrate de fiecare program, incluzând componentele și contractele, pe baza rapoartelor de monitorizare și evaluare, realizate cu asistența consultantilor externi (conform prevederilor manualului SID), și va face recomandări pe probleme de design și management, asigurându-se ca acestea se efectuează. SCM va raporta CCM prin transmiterea unor rapoarte detaliate referitoare la toate programele PHARE finanțate.
5. Audit și evaluare
Conturile și operațiunile Fondului Național, ale agentiilor de implementare și, acolo unde este cazul, ale Oficiului de Plati și Contractare PHARE pot fi verificate din dispoziția Comisiei de un auditor independent, contractat de Comisie, fără a aduce prejudiciu responsabilităților Comisiei și ale Curții Europene de Conturi, conform prevederilor Condițiilor generale privind memorandumurile de finanțare, anexate la Acordul-cadru.
Serviciile Comisiei trebuie să se asigure ca o evaluare ex post va avea loc după terminarea programului.
6. Vizibilitate/publicitate
RAP va fi responsabil cu luarea măsurilor necesare în vederea asigurării publicității corespunzătoare a tuturor activităților finanțate din program. Aceste măsuri vor fi luate în strânsă legătură cu delegația Comisiei Europene.
7. Condiții speciale
În eventualitatea în care angajamentele stabilite nu sunt realizate din motive care privesc autoritățile de implementare, Comisia poate anula, în totalitate sau în parte, programul și/sau realoca fondurile nefolosite în alte scopuri legate de obiectivele Programului PHARE.
──────────────────