Memorandumul din 23 octombrie 2002

Anexa 1 (A și B)

ACORD 12/03/1991

Anexa 2 (C)

DISPOZIȚII SPECIALE

1. Obiective și rezultate scontate

Obiectivul general al acestei propuneri este de a furniza asistența tehnica în vederea dezvoltării unei capacități administrative adecvate în cadrul Fondului Național, agentiilor de implementare și altor organisme implicate în managementul fondurilor de preaderare pentru a îndeplini cerințele EDIS.

Pentru desfășurarea corespunzătoare a întregului proces, apartenența la țările candidate este esențială. Responsabilul național cu autorizarea finanțării (RNAF) este cel care, din proprie inițiativă, trimite o cerere către Comisie în vederea obținerii unei decizii EDIS pentru fiecare agenție de implementare considerată de RNAF ca îndeplinește criteriile și condițiile. Acțiunile prevăzute în fazele I-III ale "foii de parcurs" cad în sarcina autorităților naționale și sunt conduse de către RNAF, în timp ce responsabilitatea pentru faza a IV-a de pregătire a deciziei Comisiei revine numai serviciilor Comisiei.

Faza I (Evaluarea decalajelor) consta în auditarea sistemelor fiecărui organism pentru a se evalua până la ce limite cerințele EDIS sunt îndeplinite și pentru a se identifica acțiunile, schimbările și îmbunătățirile specifice, necesare pentru a asigura conformitatea cu cerințele respective. Aceasta faza este deja în curs de desfășurare, folosindu-se resurse din țările candidate, cu un organism național de audit independent sau expert extern finanțat prin acțiunile de asistența tehnica existente.

Dacă autoritățile naționale au realizat evaluarea de la faza I tot prin serviciile unui auditor extern, același organism poate realiza evaluarea conformitatii, cu condiția de a nu fi implicat în lucrările pregătitoare pentru faza a II-a.

Prima parte a acestui program consta în eliminarea decalajelor (faza a II-a a "foii de parcurs" către EDIS). Obiectivul este pregătirea pentru EDIS, prin realizarea tuturor schimbărilor și imbunatatirilor necesare la instituțiile și în procedurile vizate, prin implementarea recomandărilor din Raportul de evaluare a decalajelor (RED).

În acest scop programul va asista Fondul Național, agențiile de implementare și orice alte organisme implicate în managementul fondurilor PHARE pentru introducerea treptata a EDIS, ajutandu-le în proiectarea și dezvoltarea capacității administrative la nivelul adecvat, prin stabilirea unor proceduri, manuale și cursuri de instruire adecvate. Asistența tehnica va asigura sprijin pentru crearea unui sistem care să îndeplinească funcțiile cerute (programarea proiectelor, managementul proiectelor, implementarea proiectelor, licitare, contractare, managementul fluxurilor financiare, control financiar, monitorizarea și evaluarea măsurilor PHARE), când este cazul.

A doua parte a acestui program consta în evaluarea conformitatii (faza a III-a a EDIS). Obiectivul este de a da autorităților naționale responsabile pentru managementul financiar al instrumentului comunitar posibilitatea de a stabili dacă sunt îndeplinite preconditiile pentru aplicarea formala a EDIS.

A patra și cea din urma faza (în afară razei de acțiune a acestui program) consta în pregătirea pentru decizia Comisiei. Aceasta va cuprinde analiza dosarului de solicitare EDIS înaintat de către RNAF și auditul de verificare ulterior care conduce, în cazul unei evaluări pozitive, la decizia Comisiei (prin care se renunța la aprobarea prealabilă, "ex ante") - va fi executată de către serviciile Comisiei Europene.

O atenție deosebită trebuie acordată faptului ca în majoritatea țărilor candidate au fost luate deja măsuri importante în acest domeniu, fie în cadrul unor proiecte PHARE specifice, al unor acorduri de înfrățire instituțională, al asistenței tehnice ISPA pentru EDIS sau în procesul de acreditare SAPARD. Prin urmare, trebuie acordată atenție complementarii măsurilor PHARE sau ISPA precedente sau aflate în derulare, evitandu-se suprapunerea cu acestea, precum și faptului ca activitățile să fie cu adevărat adiționale și construite pe ceea ce exista deja.

Rezultate asteptate

Faza a II-a (Eliminarea decalajelor):

Sistemele de control în cadrul și asupra agentiilor implicate se supun condițiilor și criteriilor Regulamentului nr. 1.266/1999, asa cum sunt detaliate în documentul de lucru al Comisiei "Pregătirea pentru descentralizarea extinsă".

Aceasta se poate realiza, de exemplu, prin următoarele activități și rezultate:

Activități:

- elaborarea de către autoritățile naționale a unui program de lucru care să stabilească acțiuni detaliate și un grafic pentru fiecare recomandare din RED;

- implementarea programului de lucru de către autoritățile naționale, cu sprijin finanțat din asistența tehnica, dacă este necesar;

- pregătirea unui studiu de pista de audit de către autoritățile naționale (cu asistența din partea unor consultanți externi, dacă este necesar) pe baza indicațiilor primite de la serviciile Comisiei;

- asigurarea unor cursuri de instruire, seminarii, vizite de studiu și alte tipuri de sprijin și consultanța pentru acțiuni (cu asistența comunitara, dacă este necesar);

- elaborarea unor manuale de management și control financiar de către instituțiile vizate;

- elaborarea unor manuale de audit de către organismele de audit responsabile, atât la nivel central, cat și la nivel descentralizat.

Sarcinile și rezultatele ce vor fi asigurate de către furnizorii de asistența în cadrul acestui program includ următoarele:

- manuale de management și control financiar intern, care ar trebui mai întâi elaborate, apoi implementate și aplicate de serviciile de management și control financiar intern ale agentiilor de implementare pentru instrumentele de preaderare - pentru a asigura conformitatea cu cerințele sistemului de management și control pentru PHARE;

- implementarea managementului financiar intern și a managementului de control indeplinind cerințele EDIS, incluzând cursuri de instruire și campanii de informare în cadrul agentiilor de implementare pentru instrumentele de preaderare;

- definirea etapelor necesare în procedurile de achiziție, în licitare și contractare, pentru a îndeplini cerințele EDIS;

- audit operational; pregătirea unei piste de audit intern;

- pregătirea unor grafice desfasuratoare și a unor liste de verificări pentru raportare și comunicare, pentru stabilirea relatiei cu serviciile de audit (audit intern al ministerelor de linie, servicii de supraveghere bugetară etc.), întocmite zilnic;

- rezultatele suplimentare vor fi identificate, dacă este necesar, după terminarea evaluării decalajelor.

Faza a III-a (Evaluarea conformitatii)

Rezultate asteptate:

- întocmirea unui raport (Raportul de evaluare a conformitatii) de către un auditor extern, care să expuna constatările și concluziile activității de audit și sa dea o opinie de audit care să ofere o asigurare pozitiva ca cerințele sunt îndeplinite;

- transmiterea de către RNAF la Comisie a unei solicitări pentru EDIS pentru agențiile de implementare relevante.

Acestea vor fi realizate, de exemplu, prin următoarele activități și rezultate:

Activități:

- auditarea completa financiară și de sisteme de către un auditor extern din partea autorităților naționale ale fiecărei instituții vizate, care să cuprindă:

1. cerințele stabilite în Regulamentul nr. 1.266/1999 și detaliate în "Documentul de lucru EDIS", acordând o atenție deosebită punctelor identificate în RED pentru faza I;

2. manualele și alte documente relevante pentru îndeplinirea acestor cerințe;

3. verificarea completa a procedurilor de achiziție naționale ca parte integrantă a auditului.

Sarcinile și rezultatele ce vor fi asigurate de către furnizorii de asistența în cadrul acestui program includ următoarele:

1. Pe baza raportului de audit pregătit în faza I și ca urmare a asistenței acordate în cadrul unui proiect separat pentru faza a II-a, pregătirea EDIS, se va efectua o noua evaluare a organismelor auditate în faza I pentru a se vedea dacă au realizat îmbunătățirile necesare.

2. Pregătirea unui raport de conformitate către RNAF, care să certifice următoarele:

- ca procedurile de management de proiect și control PHARE la agențiile de implementare și Fondul Național sunt în concordanta cu cerințele pentru EDIS;

- ca expertiza în managementul de proiect PHARE, în planificarea, urmărirea, gestionarea succesului (și a posibilului esec), a resurselor proiectelor PHARE și în alte chestiuni legate de pregătirea, monitorizarea și evaluarea efective ale asistenței PHARE în conformitate cu prioritățile de preaderare este satisfăcătoare;

- ca exista sisteme corespunzătoare și controale interne efective pentru administrarea/gestionarea proiectelor PHARE de-a lungul întregului ciclu de proiect (cu concentrare pe verificări și piste de audit);

- analiza sistemelor de tehnologia informatiei (IT) și a securității datelor.

2. Buget

Asistența indicativa pentru pregătirea țărilor candidate pentru descentralizare extinsă (EDIS) în managementul fondurilor de preaderare

- euro -

Țări candidate

Eliminarea decalajelor (faza a II-a) Evaluarea conformității (faza a III-a)

Țări candidate

Suma

Ref. CRIS

Ungaria

300.000

Republica Cehă

300.000

Slovenia

400.000

Slovacia

700.000

Polonia

1.000.000

Estonia

500.000

Letonia

500.000

Lituania

500.000

România

900.000

Bulgaria

800.000

TOTAL:

5.900.000

2002/000585

Grafic de contractare și efectuare a plăților

Pentru Republica Ceha, Estonia, Ungaria, Lituania, Letonia, Polonia, Slovacia și Slovenia toate contractele trebuie semnate până la 30 septembrie 2003 și plățile trebuie efectuate până la 30 septembrie 2004. Pentru Bulgaria și România toate contractele trebuie semnate până la 31 iulie 2004 și plățile trebuie efectuate până la 31 iulie 2005.

Dacă este necesar, programul pentru fiecare țara va consta din două contracte de consultanța. Un contract va acoperi "Eliminarea decalajelor" (faza a II-a) și celălalt "Evaluarea conformitatii" (faza a III-a).

Grafic indicativ cumulativ trimestrial pentru contractare și efectuarea plăților:

2002

2003

2004

2005

Q4

Q1

Q2

Q3

Q4

Q1

Q2

Q3

Q4

Q1

Q2

Q3

Sume cumulate contractate

0.7

3.1

3.7

4.2

4.7

5.3

5.3

5.9

5.9

5.9

5.9

5.9

Sume cumulate plătite

0.3

1.1

1.8

2.5

3.1

3.8

4.0

4.2

4.6

4.6

5.2

5.9

3. Aranjamente de implementare

Prezenta propunere financiară este pentru un program orizontal. Proiectele trebuie să fie implementate prin structurile Programului național PHARE. Ca atare, prezenta propunere financiară va fi împărțită pe tari, prin semnarea a 10 memorandumuri de finanțare separate, permitand astfel o urmărire optima a implementarii în fiecare țara și maximum de eficienta în implementarea proiectului.

Implementare prin programe naționale

Management financiar și de proiect aplicat de către țara candidata

Programul va fi gestionat în conformitate cu procedurile Sistemului de implementare descentralizata PHARE (SID)*1).

Coordonatorul național al asistenței (CNA) va avea responsabilitatea de ansamblu în ceea ce privește programarea, monitorizarea și implementarea programelor PHARE. Responsabilul național cu autorizarea finanțării (RNAF) și responsabilul cu autorizarea programului (RAP) vor asigura faptul ca programele sunt implementate în conformitate cu procedurile stabilite în Manualul SID și cu alte instrucțiuni ale Comisiei, precum și ca toate contractele sunt întocmite în conformitate cu prevederile Ghidului practic pentru PHARE, ISPA și SAPARD*2).

-------------

*1) Luând în considerare normele stabilite în anexa la Regulamentul Consiliului nr. 1.266/1999.

*2) Ghidul practic a înlocuit secțiunea F ("Achiziții") din Manualul SID.

CNA ȘI RNAF vor fi împreună responsabili pentru coordonarea între PHARE (inclusiv programele PHARE de cooperare transfrontaliera), ISPA și SAPARD.

Fondul Național (FN), condus de RNAF, va supraveghea managementul financiar al programului și va fi responsabil pentru raportarea către Comisie. RNAF va avea responsabilitatea generală pentru managementul financiar al fondurilor PHARE. El trebuie să asigure respectarea regulilor, regulamentelor și procedurilor PHARE, referitoare la achiziții, raportare și management financiar, și a regulilor Comunității privind ajutorul de stat, precum și funcționarea unui sistem corespunzător de raportare și informare privind proiectele. Aceasta include responsabilitatea raportarii tuturor cazurilor suspecte și adevărate de frauda și neregularitate. RNAF va avea răspunderea totală pentru fondurile PHARE ale unui program până la încheierea acestuia.

În vederea atingerii scopului acestui program un comitet de coordonare (grup de lucru la nivel înalt) va fi instituit (în fiecare țara participanta) pentru a supraveghea implementarea programului. Comitetul de coordonare ar trebui să aibă reprezentanți ai principalilor participanți, și anume CNA, RNAF din țara candidata, iar directorul pentru coordonarea instrumentelor financiare, șeful de echipa și șeful delegației vor reprezenta Comisia.

Recuperarea fondurilor

Orice neregularitate dovedită sau frauda descoperită în orice moment pe parcursul implementarii programului va conduce la recuperarea fondurilor de către Comisie.

Dacă implementarea unei măsuri pare sa nu justifice fie o parte sau întreaga asistența alocata, Comisia trebuie să dispună o analiza corespunzătoare a cazului, în special solicitând tarii beneficiare sa înainteze comentarii în cadrul unei perioade date și sa corecteze orice neregularitate.

În urma analizei la care s-a făcut referire în paragraful anterior Comisia poate reduce, suspenda sau anula asistența cu privire la măsurile în cauza, dacă analiza dezvaluie o neregularitate, o combinație necorespunzătoare de fonduri sau o eroare în respectarea uneia dintre condițiile memorandumului de finanțare și, în special, orice modificare semnificativă care afectează natura sau condițiile implementarii măsurii pentru care nu s-a obținut acordul Comisiei. Orice reducere sau anulare a asistenței presupune recuperarea sumelor plătite.

În cazul în care Comisia considera ca neregularitatea nu a fost corectată sau ca o întreaga operațiune ori o parte a unei operațiuni nu justifica, în totalitate sau parțial, asistența acordată acesteia, Comisia trebuie să dispună o analiza potrivita a cazului și să solicite tarii beneficiare sa înainteze comentarii în cadrul unei perioade specificate. După efectuarea analizei, dacă țara beneficiara nu a întreprins măsuri de corectie, Comisia poate:

a) reduce sau anula orice avans;

b) anula în totalitate sau parțial asistența acordată pentru îndeplinirea măsurii respective.

Comisia trebuie să determine mărimea unei corectii, ținând cont de natura neregularitatii și de întinderea oricăror erori în sistemele de management și control.

Orice fonduri neutilizate până la data expirării programului vor fi recuperate de către Comisie. O declarație scrisă finala, însoțită de documentația justificativă, va trebui să fie emisă de RNAF imediat după terminarea perioadei de efectuare a plăților în cadrul memorandumului de finanțare, arătând suma totală contractată și plătită. Un extras de cont bancar final care să arate soldul existent la Fondul Național/agenția de implementare/OPCP va trebui, de asemenea, să fie anexat.

În ciuda recuperării fondurilor neutilizate și neeligibile după expirarea memorandumului de finanțare, un ordin complementar de recuperare poate fi emis după ce a fost făcut auditul final cu privire la bonitatea și consistenta contractelor și plăților efectuate, precum și cu privire la respectarea de către acestea a prevederilor memorandumului de finanțare, ținându-se cont de opinia independenta a auditului final.

Responsabilul național cu autorizarea finanțării va asigura rambursarea oricăror fonduri neutilizate sau a oricărei sume plătite în mod eronat în decurs de 60 de zile calendaristice de la data notificării. În cazul în care RNAF nu va plati suma datorată Comisiei, țara beneficiara va trebui sa ramburseze această sumă Comisiei. Dobânda datorată ca urmare a întârzierii efectuării plăților se va adauga la sumele neachitate prin aplicarea regulilor stipulate în Regulamentul financiar care guvernează bugetul Comunității.

Fluxuri financiare

Comisia va transfera fonduri la Fondul Național în conformitate cu Memorandumul de înțelegere semnat între Comisie și țările respective în decembrie 1998. Fondurile vor fi transferate ca urmare a cererilor de la RNAF într-un cont bancar separat, deschis în euro și administrat de Fondul Național la Banca Centrala (sau la o banca agreată în prealabil de Comisie).

Transfer de fonduri la Fondul Național

Fondul Național (FN) în fiecare dintre țările respective este după cum urmează:

1. Bulgaria - Ministerul Finanțelor;

2. Republica Ceha - Ministerul Finanțelor;

3. Estonia - Ministerul Finanțelor;

4. Ungaria - Ministerul Finanțelor;

5. Letonia - Ministerul Finanțelor;

6. Lituania - Ministerul Finanțelor;

7. Polonia - Ministerul Finanțelor;

8. România - Ministerul Finanțelor;

9. Slovacia - Ministerul Finanțelor;

10. Slovenia - Ministerul Finanțelor.

O plata de până la 20% din fondurile gestionate local*) va fi transferata la FN după semnarea memorandumului de finanțare și a acordurilor de finanțare (AF) între FN și agențiile de implementare (AI)/Oficiul de Plati și Contractare PHARE (OPCP). Prevederile art. 2 și 13 din Memorandumul de înțelegere privind crearea Fondului Național trebuie, de asemenea, să fie respectate. Mai mult, RNAF trebuie să înainteze Comisiei nominalizarea responsabililor cu autorizarea programului (RAP) și o descriere a sistemului pus în funcțiune, arătând fluxul de informații între FN și AI/OPCP, precum și modul în care se va îndeplini funcția de plată.

Vor fi făcute doua realimentari de până la 30% din fondurile gestionate local*) și plata finala de până la 20% sau soldul întreg al bugetului, depinde care este suma cea mai mica. Prima realimentare va fi efectuată când 5% din buget*) au fost plătite de agențiile de implementare și OPCP. Cea de-a doua realimentare poate fi solicitată când s-au plătit 35% din bugetul*) în vigoare. Cea de-a treia realimentare și ultima va fi facuta când s-au plătit 70% din bugetul*) în vigoare. În mod excepțional RNAF poate solicita o plata în avans mai mare decât procentele sus-menționate, în conformitate cu procedurile stabilite în memorandumul de înțelegere menționat anterior. În afară unei autorizari exprese prealabile din partea serviciilor centrale ale Comisiei, nici o realimentare nu poate fi facuta dacă punctele de tragere stabilite mai sus nu au fost respectate.

-------------

Responsabilitățile în cadrul Ministerului Finanțelor cu privire la achiziții și plati ar trebui să respecte principiile partajarii obligațiilor.

Fondul Național va transfera fonduri către agențiile de implementare, inclusiv OPCP, în conformitate cu acordurile de finanțare (AF) semnate între fondurile naționale și agențiile de implementare/OPCP, când este cazul. Vor trebui să fie deschise conturi bancare pentru subprograme în numele Agenției de implementare/OPCP respective, însărcinată cu administrarea financiară a subprogramului, în conformitate cu art. 13 din Memorandumul de înțelegere privind crearea Fondului Național.

Fiecare acord financiar va fi avizat individual, în prealabil, de către Comisie. În cazurile în care Fondul Național este el însuși agent de plată pentru OPCP/Agenția de implementare, nu va avea loc nici un transfer de fonduri de la Fondul Național către OPCP/Agenția de implementare. OPCP și agențiile de implementare trebuie să fie conduse fiecare de un responsabil cu autorizarea programului (RAP) numit de către RNAF după consultarea cu CNA. RAP va fi responsabil pentru toate operațiunile îndeplinite de respectiva OPCP/Agenție de implementare.

Pentru acele contracte cu fonduri reținute pentru o perioadă de garanție care se extind după sfârșitul perioadei de efectuare a plăților pentru program, totalul general al fondurilor aferente acelor contracte, asa cum au fost calculate de RAP și stabilite de Comisie, va fi plătit Agenției de implementare înainte de închiderea oficială a programului. Agenția de implementare își asuma întreaga responsabilitate cu privire la depozitarea fondurilor până la termenul la care plata finala este scadenta și pentru asigurarea folosirii fondurilor amintite numai pentru efectuarea plăților legate de clauzele de reținere.

Agenția de implementare își asuma în continuare întreaga responsabilitate față de contractori pentru îndeplinirea obligațiilor cu privire la clauzele de reținere. Dobânzile aferente fondurilor depozitate vor fi plătite Comisiei după efectuarea ultimei plati către contractori. Fondurile care nu au fost plătite către contractori după ce au fost stabilite plățile finale trebuie să fie rambursate Comisiei. RNAF va furniza anual Comisiei o situație de ansamblu referitoare la folosirea fondurilor depozitate în conturile de garanție - în speta referitor la plățile făcute din acestea - și cu privire la dobânzile acumulate.

Dobânda

În principiu, toate conturile bancare*3) vor fi purtătoare de dobânda. Dobânda va fi raportată Comisiei. Dacă Comisia decide astfel, pe baza unei propuneri din partea RNAF, dobânda poate fi reinvestita în program.

4. Monitorizare și evaluare

Implementarea acestui program va fi monitorizata de către Comitetul mixt de monitorizare (CMM). Acesta include RNAF, CNA și serviciile Comisiei. CMM se va intalni cel puțin o dată pe an, pentru a trece în revista toate programele finanțate prin PHARE, cu scopul de a evalua progresele acestora în ceea ce privește îndeplinirea obiectivelor stabilite în memorandumurile de finanțare și în Parteneriatul pentru aderare. CMM poate recomanda o schimbare a prioritatilor și/sau realocarea fondurilor PHARE. În plus, CMM va analiza o dată pe an progresele înregistrate de programele de asistența finanțate din fonduri de preaderare ale Uniunii Europene (PHARE, ISPA și SAPARD).

În ceea ce privește programele PHARE, CMM va fi asistat de subcomitete sectoriale de monitorizare (SMSC), care vor include CNA, RAP al fiecărei agenții de implementare (și al OPCP, când este cazul) și reprezentanți ai serviciilor Comisiei. SMSC va analiza în detaliu progresul înregistrat de fiecare program, inclusiv componentele și contractele acestuia, împărțite de către CMM în sectoare de monitorizare potrivite. Fiecare sector va fi supravegheat de către un SMSC pe baza unor rapoarte periodice de monitorizare întocmite de către Agenția de implementare, precum și a unor evaluări intermediare realizate de către evaluatori independenți. SMSC va face recomandări cu privire la aspecte legate de management și de proiectare, asigurând în același timp punerea acestora în aplicare. SMSC va raporta CMM căruia îi va inainta opinii generale detaliate cu privire la toate programele finanțate prin PHARE din sectorul sau.

Serviciile Comisiei vor trebui să asigure ca o evaluare ex post este realizată după încheierea programului.

5. Audit și măsuri antifrauda

a) Măsuri luate de către țările candidate

În fiecare an un plan de audit și un rezumat al constatărilor auditarilor îndeplinite vor trebui să fie transmise Comisiei. Rapoarte de audit vor trebui să fie puse la dispoziția Comisiei.

Un control financiar corespunzător cu privire la implementarea programului va trebui să fie îndeplinit de către autoritatea naționala de control financiar competența.

Țările beneficiare vor trebui să asigure investigarea și tratamentul satisfăcător al cazurilor suspectate și adevărate de frauda și neregularitate în urma controalelor naționale sau comunitare.

Neregularitate va trebui sa însemne orice încălcare a unei prevederi a legii Comunității rezultând dintr-un act sau dintr-o omitere de către un operator economic, care are sau ar avea efectul de a prejudicia bugetul general al Comunităților Europene sau bugetele gestionate de ele, fie prin reducerea ori pierderea veniturilor rezultând din sursele proprii colectate direct în numele Comunităților, sau printr-un articol nejustificat de cheltuiala.

Frauda va trebui sa însemne orice act intentionat sau omisiune în legătură cu:

(i) utilizarea sau prezentarea unor declarații ori documente false, incorecte sau incomplete, care are ca efect reținerea necorespunzătoare sau în mod greșit a unor fonduri din bugetul general al Comunităților Europene ori din bugetele administrate de Comunitatile Europene sau în numele acestora;

(îi) nepunerea la dispoziție a informațiilor privind violarea unei obligații speciale, având același efect;

(iii) folosirea incorectă a unor asemenea fonduri pentru alte scopuri decât cele pentru care acestea au fost acordate inițial.

b) Măsuri luate de către Comisie

Toate memorandumurile de finanțare, precum și contractele ce decurg din acestea fac obiectul supravegherii și controlului financiar de către Comisie (inclusiv de către Biroul European Antifrauda) și auditarilor de către Curtea de Control Europeană. Aceasta include măsuri, cum ar fi: verificarea ex ante a licitațiilor și contractelor, facuta de către delegația din țara candidata respectiva, și verificări la fața locului.

Pentru a asigura protecția eficienta a intereselor financiare ale Comunității, Comisia poate dispune verificări la fața locului și inspecții în conformitate cu procedurile prevăzute de Regulamentul Consiliului (Euratom, EC) nr. 2.185/96*4).

-------------

*3) În special, dar nu exclusiv, conturile administrate de Fondul Național, CFCU și agențiile de implementare.

*4) Jurnalul Oficial nr. L 292; 15 noiembrie 1996; p. 2-5.

Conturile și operațiunile financiare ale Fondului Național, precum și, acolo unde acest lucru este aplicabil, ale OPCP și ale tuturor agentiilor de implementare respective pot fi controlate la latitudinea Comisiei de către un auditor din exterior contractat de către Comisie, fără ca acest lucru sa influenteze defavorabil asupra responsabilităților Comisiei și ale Curții de Conturi a Uniunii Europene, după cum se menționează în Condițiile generale privind memorandumurile de finanțare, anexate la acordul-cadru.

6. Transparenta și publicitate

În implementarea acestui program Comisia va trebui să asigure maximum de transparenta acțiunilor Uniunii Europene în țările candidate PHARE. În acest sens Comisia va trebui să aplice în mod consecvent prevederile din nota "Informare și publicitate pentru programele PHARE ale Comunităților Europene".

Anexa 3 (D)

INFORMARE ȘI PUBLICITATE

pentru programele PHARE, ISPA și SAPARD ale Comunităților Europene

1. Obiectiv și sfera de acțiune

Măsurile de informare și publicitate privind asistența din partea Comunității Europene prin Programul PHARE au intenția de a crește gradul de constientizare a publicului și transparenta acțiunilor UE, precum și de a crea o imagine consistenta privind măsurile respective în toate țările beneficiare. Informarea și publicitatea privesc măsurile care primesc o contribuție de la Programul PHARE.

2. Principii generale

Fiecare responsabil cu autorizarea programului care răspunde de implementarea memorandumurilor de finanțare și a altor forme de asistența va răspunde pentru publicitatea la fața locului. Aceasta acțiune se va desfășura în cooperare cu delegatiile Comisiei Europene, care vor fi informate asupra demersurilor făcute în acest scop.

Autoritățile naționale și regionale competente vor desfășura activitățile necesare pentru a asigura aplicarea efectivă a acestor aranjamente și pentru a colabora cu delegația Comisiei Europene la fața locului.

Măsurile de informare și publicitate descrise mai jos se bazează pe prevederile reglementărilor și deciziilor ce se aplică fondurilor structurale. Acestea sunt:

-

Regulamentul (CEE) 1.159/2000

; Jurnalul Oficial al Comunităților Europene nr. L 130/30 din 31 mai 2000;

- Decizia Comisiei din 31 mai 1994; Jurnalul Oficial al Comunităților Europene nr. L 152/39 din 18 iunie 1994.

Prevederi specifice privind ISPA sunt incluse în:

- Decizia Comisiei din 22 iunie 2001; Jurnalul Oficial al Comunităților Europene nr. L 182/58.

Măsurile de informare și publicitate trebuie să fie conforme cu prevederile reglementărilor și deciziilor menționate mai sus. Un manual de conformitate poate fi pus la dispoziția autorităților naționale, regionale și locale de către delegația Comisiei Europene din țara respectiva.

3. Informarea și publicitatea privind programele PHARE

Informarea și publicitatea vor face subiectul unui set de măsuri coerente, definite de autoritățile naționale, regionale și locale competente, în colaborare cu delegatiile Comisiei Europene pentru toată durata memorandumului de finanțare, și vor privi atât programele, cat și alte forme de asistența.

Costul informării și publicității referitoare la proiecte individuale va fi suportat din bugetul alocat proiectelor respective.

Când programele PHARE sunt implementate, se vor aplica măsurile menționate mai jos la lit. a) și b):

a) Autoritățile competente din țările beneficiare trebuie să publice conținutul programelor și al altor forme de asistența în forma cea mai potrivita. Ele trebuie să asigure faptul ca asemenea documente sunt distribuite în mod corespunzător și trebuie să le pună la dispoziția părților interesate. Ele trebuie să asigure prezentarea consecventa pe tot teritoriul tarii beneficiare a materialelor de informare și publicitate produse.

b) Măsurile de informare și publicitate la fața locului trebuie să cuprindă următoarele:

(i) în cazul investițiilor de infrastructura cu un cost ce depășește 1 milion euro;

- panouri ridicate pe locurile respective, care să fie instalate în concordanta cu prevederile reglementărilor și deciziilor menționate în paragraful 2 de mai sus, și specificații tehnice din manual, care să fie furnizate de către delegația Comisiei Europene din țara respectiva;

- plăcuțe permanente pentru lucrările de infrastructura accesibile publicului larg, care să fie instalate conform prevederilor reglementărilor și deciziilor menționate în paragraful 2 de mai sus, și specificații tehnice din manual, care să fie furnizate de către delegația Comisiei Europene din țara respectiva;

(îi) în cazul investițiilor productive, măsuri pentru dezvoltarea potențialului local și orice alte măsuri beneficiind de finanțare PHARE, ISPA sau SAPARD;

- măsuri care să constientizeze beneficiarii potențiali și publicul larg cu privire la asistența PHARE, ISPA sau SAPARD, în concordanta cu reglementările citate la paragraful 3b(i) de mai sus;

- măsuri adresate solicitanților de ajutoare de stat, parțial finanțate de PHARE, ISPA sau SAPARD, sub forma unei indicații în formularele care trebuie să fie completate de acești solicitanți, ca o parte a ajutorului vine din partea UE și, în mod special, prin programele PHARE, ISPA sau SAPARD, în concordanta cu reglementările de mai sus.

4. Transparenta asistenței UE în cercurile de afaceri, printre potentialii beneficiari și pentru publicul larg

4.1. Cercurile de afaceri

Cercurile de afaceri trebuie implicate cat mai mult posibil în asistența care le privește în modul cel mai direct.

Autoritățile responsabile cu implementarea asistenței vor asigura existenta canalelor potrivite pentru diseminarea informațiilor către potentialii beneficiari, în special către întreprinderile mici și mijlocii. Acestea trebuie să cuprindă și o indicație privind procedurile administrative care trebuie urmate.

4.2. Alți beneficiari potențiali

Autoritățile responsabile cu implementarea asistenței vor asigura existenta canalelor potrivite pentru diseminarea informațiilor către toate persoanele care beneficiază sau care ar putea beneficia de măsuri privind instruirea, ocuparea forței de muncă sau dezvoltarea resurselor umane. În acest sens se va asigura cooperarea dintre organismele de învățământ profesional implicate în ocuparea forței de muncă, afaceri și grupurile de afaceri, centrele de instruire și organizațiile neguvernamentale.

Formulare

Formularele emise de autoritățile naționale, regionale sau locale privind anunțarea, solicitarea și acordarea de fonduri nerambursabile de asistența destinate beneficiarilor finali sau oricărei alte entități eligibile pentru asemenea asistența vor trebui sa indice faptul ca UE și, în mod special, programele PHARE, ISPA sau SAPARD furnizează sprijinul financiar. Notificarea de asistența transmisă beneficiarilor va menționa volumul sau procentul de asistența finanțat de programul în cauza. Dacă asemenea documente poarta stema naționala sau regionala, ele vor purta, de asemenea, și însemnul UE de aceeași mărime.

4.3. Publicul larg

Mass-media

Autoritățile competente vor informa mass-media, în maniera cea mai potrivita, despre acțiunile cofinantate de UE și, în special, de PHARE, ISPA sau SAPARD. Asemenea participare va fi reflectată în mod corect în aceasta informare.

În acest scop, lansarea operațiunilor (după ce au fost adoptate de Comisie) și fazele importante ale implementarii lor vor face subiectul unor măsuri de informare, cu precădere în mass-media regionala (presa, radio și televiziune). Trebuie asigurata o colaborare corespunzătoare cu delegația Comisiei Europene din țara beneficiara.

Principiile menționate în cele doua paragrafe precedente se vor aplica anunțurilor, cum ar fi comunicate de presa sau comunicate de publicitate.

Acțiuni de informare

Organizarea de acțiuni de informare, cum ar fi: conferințe, seminarii, târguri și expoziții în legătură cu implementarea operațiunilor parțial finanțate de programele PHARE, ISPA sau SAPARD, va urmări să facă explicita participarea UE. Poate fi folosită ocazia pentru a se expune steagurile europene în camerele unde au loc intalniri și se pune emblema UE pe documente, în funcție de situație. Delegația Comisiei Europene din țara beneficiara va ajuta, după necesitați, la pregătirea și realizarea acestor evenimente.

Materiale de informare

Publicațiile (cum ar fi broșuri și pliante) despre programe și măsuri similare finanțate sau cofinantate de PHARE, ISPA sau SAPARD trebuie să conțină pe pagina de titlu o indicație clara a participării UE, precum și simbolul UE, în cazul în care stema naționala sau regionala este folosită.

În cazul în care asemenea publicații includ o prefata, aceasta trebuie semnată atât de persoana responsabilă în țara beneficiara, cat și, pentru Comisie, de delegatul Comisiei, pentru a asigura faptul ca participarea UE este clara.

Aceste publicații se vor referi la organismele naționale și regionale responsabile cu informarea părților interesate.

Principiile menționate mai sus se vor aplica, de asemenea, și materialelor audiovizuale.

5. Aranjamente speciale privind panouri, plăcuțe permanente și postere

Pentru a asigura transparenta măsurilor finanțate parțial de programele PHARE, ISPA sau SAPARD, țările beneficiare vor asigura faptul ca următoarele măsuri de informare și publicitate se supun următoarelor:

Panouri

Panourile care furnizează informații privind participarea UE la finanțarea investiției trebuie ridicate la locul tuturor proiectelor în care participarea UE ajunge până la 1 milion euro sau mai mult. Chiar în cazul în care autoritățile naționale sau regionale competente nu ridica un panou care să anunțe propria lor implicare în finanțare, asistența UE trebuie menționată oricum pe un panou special. Panourile trebuie să fie de o mărime corespunzătoare anvergurii operațiunii (ținându-se seama de mărimea cofinanțării din partea UE) și trebuie să fie pregătite conform instrucțiunilor prevăzute în manualul tehnic ce se poate obține de la delegatiile Comisiei Europene, la care se face referire mai sus.

Panourile vor fi mutate din loc nu mai devreme de 6 luni după terminarea lucrărilor și înlocuite, în cazurile în care este posibil, cu o placuta permanenta, în conformitate cu specificațiile descrise în manualul tehnic la care se face referire mai sus.

Plăcuțe permanente

Plăcuțe permanente ar trebui amplasate în zonele accesibile publicului larg (centre de congrese, aeroporturi, stații etc.). În plus față de însemnul UE, asemenea plăcuțe trebuie să specifice partea finanțată de UE, alături de o mențiune a programului în cauza (PHARE, ISPA sau SAPARD).

În cazul în care o autoritate naționala, regionala sau locală ori un alt beneficiar decide sa ridice un panou, sa plaseze o placuta permanenta, sa afiseze un poster sau sa ia orice alta măsura pentru a da informații despre proiecte cu un cost mai mic de 1 milion euro, participarea UE trebuie, de asemenea, să fie indicată.

6. Prevederi finale

Autoritățile naționale, regionale sau locale implicate pot lua în orice situație măsuri suplimentare, dacă le considera necesare. Ele vor consulta delegația Comisiei Europene și o vor informa despre initiativele pe care le au în vedere, astfel încât aceasta să poată participa în mod corespunzător la realizarea acestora.

Pentru a înlesni implementarea acestor prevederi, Comisia, prin intermediul delegatiilor sale la fața locului, va asigura asistența tehnica sub forma îndrumării asupra cerințelor de design, în cazul în care este necesar. Se va realiza un manual, scris în limba tarii respective, care va conține indicații detaliate în forma electronică și acesta va fi disponibil la cerere.

------