Normele din 3 iulie 2003

Prezentele norme metodologice reglementează procurarea, păstrarea, folosirea, scoaterea din uz și casarea sigiliilor și a timbrului sec cu stema României de către instituțiile de învățământ superior de stat și particular acreditate, care fac parte din sistemul național de învățământ, denumite în continuare instituții de învățământ superior.

Modelul sigiliilor și a matritei timbru sec cu stema României este prevăzut în anexa nr. 1, având dimensiunile stipulate în anexa la

Hotărârea Guvernului nr. 544/2003

privind modelul sigiliilor cu stema României, păstrarea și utilizarea acestora, precum și scoaterea din folosință a sigiliilor cu stema României, uzate sau care devin nefolosibile, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 360 din 27 mai 2003.

Dreptul de a procura, deține și folosi sigilii cu stema României îl au conducătorii instituțiilor de învățământ superior.

Conducătorii instituțiilor de învățământ superior sunt răspunzători de păstrarea și utilizarea legală a sigiliilor cu stema României.

Înscrisurile de pe sigiliile cu stema României cu denumirea instituției de învățământ superior respective se redactează în limba română.

Denumirile instituțiilor de învățământ superior sunt cele prevăzute în actul de înființare.

Compartimentele functionale din cadrul instituției de învățământ superior nu folosesc sigilii cu stema României.

Sigiliul cu stema României se aplică de către conducătorii instituțiilor de învățământ superior sau de către persoanele special desemnate de către aceștia pe actele de studii și pe documentele de evidenta școlare, precum și pe actele specifice, potrivit legii.

Pentru toate celelalte categorii de acte se folosește ștampila.

Conducătorii instituțiilor de învățământ superior au dreptul de a comanda la Regia Autonomă "Monetaria Statului" sigilii cu stema României, numai pe baza aprobării acordate de către Ministerul Educației, Cercetării și Tineretului.

În cazul schimbării denumirii instituției de învățământ superior comanda pentru sigilii cu stema României este însoțită de copia procesului-verbal de casare a tuturor exemplarelor vechilor sigilii cu stema României.

Eliberarea sigiliilor cu stema României se face de Regia Autonomă "Monetaria Statului" conducătorilor instituțiilor de învățământ superior care le-au comandat sau persoanelor împuternicite de către aceștia.

La eliberarea sigiliilor cu stema României se verifica obligatoriu corectitudinea datelor din sigiliu și se semnaleaza pe loc eventualele greșeli constatate.

Achitarea contravalorii sigiliilor cu stema României este în sarcina instituției de învățământ superior care le-a comandat.

Dreptul de a procura, deține sau folosi matrita timbru sec cu stema României îl au conducătorii instituțiilor de învățământ superior.

Matrita timbru sec cu stema României se aplică de către conducătorii instituțiilor de învățământ superior sau de către persoanele desemnate special în acest sens, prin decizie, pe actele de studii eliberate absolvenților, în locul rezervat în acest scop.

Procurarea matritei timbru sec cu stema României se face în condițiile și cu respectarea procedurii prevăzute la art. 5 și 6. Conducătorii instituțiilor de învățământ superior pot deține numai o singura matrita timbru sec cu stema României.

Evidenta sigiliilor și a matritei timbru sec cu stema României se tine la fiecare instituție de învățământ superior și la Ministerul Educației, Cercetării și Tineretului, în registre special constituite în acest sens.

Modelul registrului de evidenta a sigiliilor și a matritei timbru sec cu stema României este prevăzut în anexa nr. 2.

Pentru constituirea și păstrarea registrului de evidenta a sigiliilor și a matritei timbru sec cu stema României, ministrul educației, cercetării și tineretului, prin ordin, și, respectiv, conducătorul instituției de învățământ superior, prin decizie, desemnează o persoană responsabilă, stabilind și atribuțiile acesteia.

În registrul de evidenta a sigiliilor și a matritei timbru sec cu stema României întocmit la nivelul Ministerului Educației, Cercetării și Tineretului și al instituției de învățământ superior se înscriu datele de identificare privind sigiliile și matrita timbru sec cu stema României.

În cazul pierderii sau al sustragerii sigiliului ori a matritei timbru sec cu stema României, conducătorii instituțiilor de învățământ superior au următoarele obligații:

a) sa înștiințeze, în scris, în termen de 24 de ore, organele teritoriale ale Ministerului Administrației și Internelor și ale Ministerului Educației, Cercetării și Tineretului;

b) sa publice pierderea și sa declare nulitatea acestora în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, și într-un ziar de circulație naționala, în termen de 10 zile.

Conducătorii instituțiilor de învățământ superior au obligația de a întreprinde de urgenta cercetări și de a încheia procese-verbale în care se consemnează cele constatate, acestea stand la baza sesizării organelor teritoriale ale Ministerului Administrației și Internelor. Numărul și data procesului-verbal de constatare se trec și în registrul de evidenta a sigiliilor și a matritei timbru sec cu stema României, la rubrica destinată scoaterii din uz.

O copie a procesului-verbal prevăzut la alin. (2) se înaintează Ministerului Educației, Cercetării și Tineretului.

O noua comanda pentru sigiliu și/sau matrita timbru sec se poate face, în condițiile prevăzute la art. 5, pe baza chitanței de achitare a contravalorii anunțului la Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, și a copiei anunțului.

După apariția în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, și într-un ziar de circulație naționala a anunțului de pierdere sau sustragere a sigiliului ori a matritei timbru sec cu stema României, se atașează originalul acestora la actele-anexe registrului de evidenta al instituției, iar o copie de pe Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, și de pe ziarul în care a apărut anunțul se înaintează Ministerului Educației, Cercetării și Tineretului.

Scoaterea din uz a sigiliilor și a matritelor timbru sec cu stema României se face în caz de uzura, la modificarea textului din cauza schimbărilor survenite în denumirea instituției, în cazul încetării activității, al pierderii, al sustragerii sau al deteriorării acestora.

Scoaterea din uz și casarea se fac pe baza unor procese-verbale întocmite de comisiile de casare constituite în acest sens, prin decizii ale conducătorilor instituțiilor de învățământ superior.

Sigiliile din cauciuc scoase din uz și casate se distrug, cu avizul Arhivelor Naționale, prin ardere, consemnându-se aceasta într-un proces-verbal.

Sigiliile și matritele timbru sec cu stema României, confectionate din metal, scoase din uz, se predau Regiei Autonome "Monetaria Statului", cu aprobarea Arhivelor Naționale, pe bază de proces-verbal de predare-primire și de inventar, în vederea topirii.

Cu ocazia distrugerii, o copie a procesului-verbal se înaintează, sub semnatura conducătorului instituției de învățământ superior, Ministerului Educației, Cercetării și Tineretului.

Numărul și data procesului-verbal de casare se menționează în registrul special de evidenta, la care se anexează originalul.