Memorandumul din 31 martie 2003
între Guvernul României și Comisia Europeană privind asistența financiară nerambursabilă acordată prin Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare pentru măsura "Modernizarea sistemului de alimentare cu apă și al apei uzate în municipiul Sibiu, județul Sibiu, România"
prezumat în vigoare
----------
Comisia Europeană, denumită în continuare Comisia, acționând pentru și în numele Comunității Europene, denumită în continuare Comunitatea, reprezentată de comisarul pentru politică regională, domnul Michel Barnier, pentru Comisie, pe de o parte, și Guvernul României, denumit în continuare Beneficiar, pe de altă parte,
au convenit următoarele:
*) Traducere.
Măsura ISPA Nr. 2002/RO/16/P/PE/022
Articolul 1
Măsura la care se face referire în art. 2 va fi implementată și finanțată din resursele bugetare ale Comunității în conformitate cu prevederile cuprinse în prezentul memorandum. Măsura la care se face referire în art. 2 va fi implementată cu respectarea Condițiilor generale prevăzute în anexa la Acordul-cadru, semnat între Comisie și Beneficiar, completat cu prevederile prezentului memorandum și ale anexelor la acesta.
Articolul 2
Identificarea măsurii
Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare va contribui, sub forma asistenței financiare nerambursabile, la finanțarea următoarei măsuri descrise în anexa nr. I:
Numărul măsurii:
2002/RO/16/P/PE/022
Denumirea măsurii:
"Modernizarea sistemului de alimentare cu apă și
al apei uzate în municipiul Sibiu, județul
Sibiu, România"
Durata:
- data începerii: data semnării memorandumului
de finanțare de către Comisie
- data finalizării: 31 decembrie 2008
Localizare:
Municipiul Sibiu, județul Sibiu
Grup:
Cibin/Bazinul râului Olt
Articolul 3
Angajamentul
1. Cheltuielile publice sau echivalente maxime care vor fi luate în considerare pentru calcularea asistenței vor fi de 37.588.000 euro.
2. Procentul corespunzător asistenței acordate de către Comunitate pentru această măsură este fixat la 68% din totalul cheltuielilor publice sau echivalente, conform celor indicate în planul de finanțare din anexa nr. II.
3. Valoarea maximă a asistenței asigurate de către Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare este fixată la 25.559.840 euro.
4. Un total de 17.891.888 euro este angajat din bugetul pe anul 2002, din linia bugetară B7-020. Angajamentele privind tranșele ulterioare se vor baza pe planul de finanțare inițial sau revizuit pentru măsura respectivă, în funcție de stadiul implementării măsurii și de disponibilitățile bugetare.
Articolul 4
Plățile
1. Asistența comunitară va acoperi plățile referitoare la măsura, pentru care s-au făcut angajamente valabile din punct de vedere juridic de către Beneficiar și pentru care s-a alocat în mod specific finanțarea necesară. Aceste plăți trebuie să fie în legătură cu lucrările descrise în anexa nr. I.
2. Plățile efectuate înainte de data semnării memorandumului de finanțare de către Comisie nu sunt eligibile pentru asistența acordată prin Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare.
3. Măsura descrisă în anexa nr. I și plățile efectuate de către autoritatea responsabilă cu implementarea acestei măsuri se vor încheia nu mai târziu de data de 31 decembrie 2008.
Raportul solicitat pentru efectuarea plății finale va fi înaintat nu mai târziu de 6 luni de la această dată.
4. Plata în avans este fixată la 5.111.968 euro și va fi transferată după cum urmează:
- o sumă de 2.555.984 euro va fi plătită după semnarea prezentului memorandum de către Beneficiar;
- diferența se va achita după semnarea primului contract de lucrări, precum și după îndeplinirea condițiilor menționate în paragraful 3 al art. 8.
5. În conformitate cu prevederile pct. (5) din secțiunea a III-a din anexa nr. III.1, Comisia va accepta pentru aceasta măsură o valoare totală a plăților în avans și intermediare reprezentând 90% din totalul asistenței financiare nerambursabile acordate.
Articolul 5
Respectarea legilor și politicilor Comunității
Măsura se va realiza cu respectarea prevederilor relevante stabilite în acordurile europene și va contribui la punerea în aplicare a politicilor comunitare, în special a celor referitoare la protejarea și îmbunătățirea stării mediului.
Articolul 6
Proprietatea intelectuală
Beneficiarul și autoritatea responsabilă cu implementarea, menționată la pct. 3 din anexa nr. I, se vor asigura în ceea ce privește obținerea tuturor drepturilor de proprietate intelectuală pentru studii, schițe, planuri, publicitate și pentru alte materiale produse în legătură cu planificarea, implementarea, monitorizarea și evaluarea măsurii. Acestea vor garanta accesul și dreptul de a utiliza astfel de materiale de către Comisie sau orice alt organism ori persoana delegată de Comisie. Comisia va utiliza aceste materiale numai în scop propriu.
Articolul 7
Permise și autorizații
Orice tipuri de permise și/sau autorizații necesare pentru implementarea măsurii trebuie să fie eliberate de autoritățile competente ale Beneficiarului la timp și în conformitate cu legislația națională.
Articolul 8
Condiții specifice referitoare la măsură
Fără a se aduce atingere condițiilor generale prevăzute în anexa nr. III, asistența financiară nerambursabilă din partea Comunității se află sub rezerva următoarelor condiții:
1. Condiția privind evaluările și situația activelor:
Comisia își rezervă dreptul de a revizui valoarea asistenței pentru ISPA stabilită la art. 3, dacă în termen de 5 ani de la data finalizării lucrărilor condițiile de exploatare (tarife, venituri etc.) diferă în mod semnificativ față de evaluările inițiale făcute pentru stabilirea nivelului asistenței financiare nerambursabile și/sau există o modificare substanțială care:
a) afectează natura exploatării sau condițiile de implementare ori conferă unui organism public sau privat un avantaj nejustificat; și
b) rezultă fie din modificarea formei de proprietate asupra oricărei părți a infrastructurii finanțate, fie din încetarea sau modificarea esențială a aranjamentelor de exploatare.
Țara beneficiară va informa Comisia asupra oricărei modificări și se va cere acordul prealabil din partea Comisiei pentru aceste modificări.
În cazul în care este încheiat un contract de concesionare pentru serviciile din domeniul apei potabile și apei uzate sau este încheiată o altă formă de participare a sectorului privat, Comisia își rezervă dreptul de a verifica acest contract, pentru a se asigura că asistența se derulează în beneficiul strict al populației.
2. Condiția privind viabilitatea:
Asistența financiară nerambursabilă a Comunității pentru măsură este acordată sub rezerva punerii la dispoziție de către autoritățile implicate a creșterii tarifelor pentru alimentarea cu apă și apa uzată peste rata inflației pentru a asigura resurse suficiente în vederea acoperirii costurilor cofinanțării, exploatării, întreținerii și înlocuirii activelor.
3. Condiții care trebuie îndeplinite înaintea plății celei de-a doua tranșe a avansului, suplimentare față de condițiile prevăzute la paragraful 4 al art. 4:
a) semnarea unui acord de împrumut cu Banca Europeană pentru Reconstrucție și Dezvoltare (BERD) în vederea finanțării investițiilor incluse în măsură;
b) prezentarea de către Beneficiar a planului de achiziții final, care trebuie aprobat de către Comisie;
c) înființarea unei unități de implementare a proiectului (UIP) și numirea unui manager de proiect conform termenilor de referință acceptați de Comisie și de BERD;
d) adoptarea măsurilor corespunzătoare de către beneficiarul final în vederea asigurării Fondului de întreținere, reparații și dezvoltare (IRD) în condițiile acceptate de Comisie și BERD;
e) beneficiarul final va face dovada creșterii tarifului combinat pentru apă și apa uzată cu 85% în termeni reali, comparativ cu "tariful inițial" ajustat cu inflația. "Tariful inițial" se consideră a fi cel de la 1 decembrie 2002;
f) Comisia va primi dovada:
(i) realizării consultărilor publice în conformitate cu prevederile
Directivei Consiliului nr. 85/337/CEE , amendată prin
Directiva Consiliului nr. 97/11/CE ;
(ii) obținerii acordului de mediu în baza rezultatelor consultării publicului.
4. Condițiile ce trebuie îndeplinite înaintea efectuării plăților intermediare ulterioare:
a) Comisia primește până la 31 decembrie 2005 dovezi că:
(i) apele uzate provenite din sectorul industrial sunt pretratate în conformitate cu directivele europene și legislația românească și/sau reciclate corespunzător;
(ii) pretratarea apelor uzate industriale este monitorizată și avizată de autoritățile de mediu competente;
(iii) reziduurile din apele industriale uzate nu sunt dăunătoare tehnologiei proiectate pentru stația de tratare;
(iv) vor fi aplicate tarife corespunzătoare, acceptate de Comisie, pentru sectorul industrial pe baza cantității și calității apei reziduale evacuate și a costului tratării;
(v) a fost elaborată și aprobată de către compania de apă o strategie pentru finalizarea contorizării secundare;
b) Beneficiarul a mărit până la 31 decembrie 2005 tariful combinat pentru apă și apa uzată cu încă 35% în termeni reali în raport cu tariful de la 1 decembrie 2005.
5. Condițiile ce trebuie îndeplinite înainte de plata finală:
a) prezentarea de către beneficiarul final, până la data de 31 decembrie 2007, a unui program specific de exploatare și întreținere care va fi aprobat de Comisie. Programul se va derula pe o perioadă de 10 ani, începând cu 1 ianuarie 2008;
b) un plan de gospodărire a serviciilor de apă și apă uzată actualizat, acceptat de către Comisie, care să indice investițiile prioritare viitoare, precum și costurile aferente acestora, în vederea asigurării unei depline concordanțe cu prevederile directivelor comunitare relevante din domeniu, după finalizarea măsurii ISPA.
Articolul 9
Prevederile privind implementarea, cuprinse în anexele la prezentul memorandum de finanțare, fac parte integrantă din acesta.
Nerespectarea condițiilor și prevederilor privind implementarea va fi tratată de Comisie conform procedurii stipulate în secțiunea a VIII-a din anexa nr. III.1.
Articolul 10
Textul autentic al acestui memorandum de finanțare este prezentul document semnat mai jos.
Semnat la Bruxelles la 18 decembrie 2002 și la București la 31 martie 2003.
Pentru Beneficiar,
Hildegard Carola Puwak,
ministrul integrării europene,
coordonatorul național ISPA
Pentru Comunitate,
Michel Barnier,
membru al Comisiei Europene
Lista anexelor
Anexa nr. I Descrierea măsurii
Anexa nr. II Plan de finanțare
Anexa nr. III
Anexa nr. III.1 Prevederi financiare privind implementarea ISPA
Anexa nr. III.2 Prevederi privind eligibilitatea cheltuielilor pentru măsurile finanțate prin ISPA
Anexa nr. III.3 Model de cerere de plată pentru raportarea progresului financiar și fizic și pentru solicitarea de modificări
Anexa nr. III.4 Acord privind cerințele minime de control financiar aplicabile măsurilor finanțate prin ISPA
Anexa nr. III.5 Acord cu privire la nereguli și la recuperarea sumelor încasate eronat prin ISPA
Anexa nr. III.6 Cerințe privind informarea și publicitatea
Anexa I Descrierea măsurii
Modernizarea sistemului de alimentare cu apă și al apei uzate în municipiul Sibiu, județul Sibiu, România
Codul măsurii: 2002/RO/16/P/PE/022
1. DENUMIREA MĂSURII
Modernizarea sistemului de alimentare cu apă și al apei uzate în municipiul Sibiu, județul Sibiu, România
2. AUTORITATEA CARE PREZINTĂ CEREREA (coordonatorul național ISPA)
2.1. Numele:
Hildegard Carola Puwak,
ministrul integrării europene
2.2. Adresa:
Ministerul Integrării Europene
Direcția coordonarea programelor
ISPA și SAPARD
Eugen Teodorovici, director
str. Apolodor, nr. 17, latura Nord, sectorul 5,
București, România
Telefon: +40-1-3011623
Fax:
+40-1-3011626
E-mail:eugen.teodorovici@mie.ro
3. AUTORITATEA RESPONSABILĂ CU IMPLEMENTAREA (conform celor definite la pct. 2 din secțiunea a II-a din anexa nr. III.2)
3.1. Denumire:
Oficiul de Plăți și Contractare Phare
Ministerul Finanțelor Publice
3.2. Adresa:
Bd. Magheru 6-8, Sector 1, București,
România
în cooperare cu:
3.3 Nume:
Ministerul Apelor și Protecției Mediului
3.4 Adresa:
Bd. Libertății, nr. 12, sector 5, București,
România
4. BENEFICIARUL FINAL (în cazul în care acesta este alt organism decât autoritatea menționată la pct. 3)
4.1. Nume:
S.C. Apa-Canal S.A. Sibiu
4.2. Adresa:
str. Eschil nr. 6, 2400 Sibiu, România
5. LOCALIZAREA
5.1. Țara beneficiară:
România
5.2. Regiunea:
Județul Sibiu
6. DESCRIERE
6.1 Măsura constă într-o serie de investiții care privesc tratarea și furnizarea apei potabile, respectiv colectarea și epurarea apelor uzate în orașul Sibiu, oraș cu o populație de aproximativ 170,000 locuitori, situat în partea centrală a României, în apropierea lanțului carpatic. Se preconizează că populația orașului va crește cu circa 194.000 locuitori până în anul 2020. Sibiul este străbătut de râul Cibin, care este afluent al râului Olt. Oltul se varsă în fluviul Dunărea, care în final se varsă în Marea Neagră. Administrarea serviciilor de apă și canalizare este în responsabilitatea S.C. Apa-Canal S.A., societate comercială al cărei unic proprietar este municipalitatea Sibiu.
Spre deosebire de măsurile ISPA aprobate în perioada 2000 - 2001, în sectorul de apă în România, Sibiul nu a beneficiat până în prezent de investiții substanțiale, cu participarea instituțiilor financiare internaționale sau a Uniunii Europene pentru modernizarea infrastructurii de apă și canalizare.
6. 2 Componentele proiectului
În cadrul măsurii ISPA sunt incluse următoarele componente:
A) Tratarea și distribuirea apei potabile
Componenta A.1: Reabilitarea stației de tratare a apei potabile (STAP)
Stația de tratare a apei potabile Dumbrava se află în partea de vest a orașului. A fost dată în folosință în 1966, unele lucrări de extindere fiind realizate în 1972 și 1976. Capacitatea proiectată este de 1490 l/s, distribuită pe trei linii de tratare. Stația se află în condiții precare. Dozarea substanțelor chimice nu se realizează cu precizie din cauza volumului redus al decantoarelor și al filtrelor ineficiente. Datorită compoziției apei brute din lacul Gura Râului, primăvara se constată prezența unei mari cantități de alge în apa brută. Prezența algelor alterează caracteristicile organoleptice ale apei tratate. Nu există linie tehnologică pentru tratarea nămolului. În prezent, apa potabilă în municipiul Sibiu nu corespunde parametrilor
Directivei nr. 98/83/CE
privind apa potabilă, în ceea ce privește cantitatea de aluminiu admisă. Un procent de 69% din probele recente analizate nu corespund cerințelor directivei la parametrul aluminiu.
Modernizarea stației de tratare a apei potabile va lua în considerare reducerea consumului de apă. În acest sens, STAP va fi reabilitată pentru o capacitate proiectată de 878 l/s (75.880 mc/zi), pentru a servi la nivelul anului 2020 necesităților de apă pentru aproximativ 209.000 consumatori casnici (din care 194.000 locuitori ai orașului Sibiu și 15.000 locuitori ai localităților învecinate), precum și ai agenților economici.
Se propune instalarea unui nou bazin de preoxidare cu clor, o cameră de amestec pentru dozarea substanțelor chimice și o stație de deshidratare a nămolului și recuperarea apei de spălare de la filtre. O parte din filtre precum și bazinele de decantare radiale se vor reabilita. Se va instala, de asemenea, sistemul de automatizare SCADA. Analiza opțiunilor pentru bazinul de preoxidare (cu clor) în strânsă legătură cu prezența algelor în apa brută se va face printr-o asistență tehnică, înainte de lansarea licitației.
Componenta A.2: Contorizarea și monitorizarea rețelei de distribuție a apei
Contorizarea clienților individuali și cea în comun nu este încă finalizată, cauzând dificultăți în implementarea unui management eficient al cererii de apă. În prezent numai circa 59% din apa totală facturată este contorizată. Obiectivul constă în încheierea contorizării primare (prin contorizarea fiecărui abonat pentru care se emite o factură) și într-o contorizare a rețelei care să asigure o administrare eficientă a activelor și un control riguros al pierderilor. Extinderea contorizării ar trebui să contribuie, pe lângă creșterile de tarif, la reducerea semnificativă a consumului menajer zilnic de la media actuală de 242 l/om/zi la o medie de 140 l/om/zi în 2007. Această componentă include:
- Finalizarea contorizării, prin instalarea a circa 7.000 noi contoare pentru utilizatorii casnici și prin achiziționarea de echipamente pentru verificarea și calibrarea contoarelor de apă;
- Contorizarea surselor de apă brută și tratată, prin instalarea a 5 debitmetre electromagnetice (pe rețeaua de distribuție) la sursele de apă și la conductele de transport apă brută ce ies din rezervoare; contorizarea consumului la cele 7 stații de hidrofoare existente;
- Reabilitarea a 4 stații de hidrofor;
- Monitorizarea rețelei de distribuție incluzând instalarea de senzori de presiune, puncte de măsurare a clorului din rețea și crearea unui dispecerat general;
- Achiziționarea de echipamente tehnice suplimentare, precum stațiile de lucru GIS, instrumentele de modelare a rețelei și unități de detectare a pierderilor, precum și stabilirea unui sistem de monitorizare a presiunii pentru cele două zone de distribuție deja existente în vederea înlesnirii reabilitării și întreținerii rețelelor de distribuție a apei.
B) Colectarea și tratarea apei uzate
Componenta B.1: Extinderea și reabilitarea rețelei de canalizare (inclusiv îmbunătățirea managementului apelor pluviale)
În prezent 94% din populație este conectată la rețeaua de canalizare. Parte din rețeaua de canalizare este subdimensionată. Prin urmare, se propune a) modificarea diametrelor unor canale existente și b) construirea de canale pluviale noi, obiectivul pe termen lung constând în realizarea unui sistem divizor pentru apa pluvială.
Se va lua în considerare, de asemenea, reducerea consumului de apă. Aceasta componentă include:
- Reabilitarea și înlocuirea a aproximativ 27 km de canale avariate sau/și subdimensionate în sistemul unitar;
- Construirea a circa 13 km de canale colectoare pentru apă pluvială;
- Extinderea rețelei de canalizare și în zonele necanalizate în prezent (circa 13 km);
- Reabilitarea a 3 stații de pompare existente și construirea unei stații noi de pompare;
- Achiziționarea de echipamente de curățare a canalelor, a unei camere video CCTV, a unui laborator mobil, precum și de debitmetre portabile pentru canalele deschise.
Componenta B.2: Reabilitarea stației de epurare a apelor uzate (SEAU)
Stația de epurare a apelor uzate Sibiu este localizată în aval de oraș, pe malul drept al râului Cibin. Construirea stației de epurare a început în anul 1967. În prezent, SEAU nu corespunde standardelor prevăzute de
Directiva nr. 91/271/CEE
privind epurarea apelor uzate urbane. SEAU include echipamente vechi și depășite, având o eficiență de epurare scăzută și un consum ridicat de energie. Nu există facilități pentru tratarea nămolului. În prezent nămolul este depozitat pe paturi de uscare.
În ceea ce privește încărcarea hidraulică, SEAU va fi reabilitată astfel încât să ajungă la un debit mediu pe timp uscat de 76.896 mc/zi (890 l/s). Debitul de vârf orar pe timp uscat a fost estimat la 1.276 l/s. La proiectarea treptei mecanice se va lua în considerare un debit de 2.550 l/s pe vreme ploioasă.
În ceea ce privește încărcarea biologică, stația va fi reabilitată pentru o populație echivalentă de 260.000 (p.e.), din care 86% va fi din surse menajere.
SEAU reabilitată va ajunge la standardele impuse de Directiva privind epurarea apelor uzate urbane, pentru descărcarea într-un curs de apă nesensibil (epurare secundară). Reabilitarea stației va permite realizarea unui proces eficient din punct de vedere al costurilor pentru a atinge cerințele pentru descărcarea în zonele sensibile, dacă se va impune în viitor.
Se vor îmbunătăți și facilitățile de tratare, evacuare și depozitare a nămolului. Proiectul prevede construirea unui depozit ecologic pentru nămol, cu o capacitate de depozitare suficientă pentru o perioadă de 10 ani, depozit situat la 1 km distanță de SEAU. Acest depozit va fi folosit și pentru evacuarea nămolului provenit de la stația de tratare a apei potabile. Echipamentele de laborator vor fi modernizate substanțial. Stația de epurare reabilitată va fi prevăzută și cu sistem SCADA.
Înainte de pregătirea documentelor de licitație relevante se va face o analiză a încărcării hidraulice și cu poluanți a SEAU.
C) Asistență tehnică, supervizare în timpul implementării și publicitate
Se vor desfășura următoarele activități:
C.1 Asistență tehnică privind procesul de licitare și implementarea proiectului
Pregătirea documentelor de licitație*1)
----------
*1) Parte din echipamentele cuprinse în descrierea măsurii la componenta A și componenta B vor fi achiziționate în cadrul contractului de servicii, acestea fiind necesare pentru pregătirea documentelor de licitație pentru lucrări. Aceste echipamente vor rămâne în proprietatea regiei de apă. Din aceste echipamente fac parte sistemul de detectare a pierderilor, stația de lucru GIS, modele de rețele, etc.
Aceasta presupune:
- Consultanță pentru compania de apă în vederea elaborării unei metodologii de utilizare a echipamentelor de cartografiere, GIS, precum și a celor de modelare a rețelei, în vederea realizării de inventarieri corecte/modele hidraulice a părților componente ale rețelelor de apă și canalizare;
- Investigații geo-tehnice și topografice asupra ariei de extindere a stației de tratare a apei potabile;
- Analiza situației actuale a structurii construcțiilor existente;
- Analiza sistemului de canalizare, inclusiv realizarea unei prime estimări a nivelului infiltrațiilor și a problemelor frecvente care apar; realizarea de specificații și metodologii pentru investigațiile viitoare și remedierea infiltrațiilor în rețeaua de canalizare de către contractorul de lucrări de canalizare; asistență acordată companiei de apă în legătură cu dezvoltarea viitoare a sistemului;
- Realizarea unei prime estimări a pierderilor din rețeaua de distribuție și a problemelor frecvente care apar în cadrul acestui sistem, dezvoltarea specificațiilor și a unei metodologii pentru investigațiile viitoare și măsuri de remediere pentru reducerea pierderilor;
- Analiza încărcării hidraulice și cu poluanți a SEAU (incluzând instalarea unui dispozitiv de înregistrare, permanent, a debitului de intrare în stație, a unui echipament automat de prelevare a probelor și de analiză corectă a acestora, precum și realizarea unei inventarieri a debitelor de ape industriale uzate);
- Analizarea nivelului cererii și a soluției tehnologice propuse pentru stația de tratare a apei potabile (STAP), înainte de lansarea licitației;
- Pregătirea documentelor pentru licitațiile de lucrări;
- Acordarea de asistență Unității de Implementare a Proiectului (UIP) în legătură cu procesul de licitație, evaluarea ofertelor și adjudecarea contractelor.
Asistență pentru problemele specifice ale proiectului, inclusiv îndeplinirea condițiilor menționate la art 8:
- Consultanță și instruire UIP/regie de apă în realizarea unui plan de monitorizare a apelor uzate industriale, precum și în ceea ce privește implementarea a unui plan de acțiuni privind pretratarea apelor uzate industriale;
- Consultanță și instruire UIP pentru elaborarea unui plan de management în domeniul mediului;
- Consultanță și instruire UIP/regie de apă pentru elaborarea unei strategii cu privire la finalizarea contorizării secundare;
- Consultanță pentru regia de apă în vederea elaborării unui plan de management pentru prevenirea poluării în zona de captare și monitorizării acestui plan;
- Asistența UIP în pregătirea rapoartelor de progrese ale proiectului și a rapoartelor de monitorizare a indicatorilor de performanță;
C. 2 Supervizare pe parcursul implementării:
Un inginer (FIDIC) va fi prezent la fața locului pentru a superviza idealizarea lucrărilor și va acționa ca inginer FIDIC pentru cele trei contracte de lucrări prevăzute. Inginerul supervizor va acorda asistență UIP și pentru următoarele activități:
- se va asigura că firma contractoare își îndeplinește toate obligațiile conform prevederilor din manualele de exploatare și va instrui personalul companiei de apă în vederea exploatării noii infrastructuri construite/reabilitate;
- va dezvolta o strategie de exploatare și întreținere pentru a optimiza managementul activelor;
- în ceea ce privește rețeaua de canalizare, va sprijini regia de apă în utilizarea metodologiei pentru finalizarea modelului GIS al sistemului de canalizare; va colabora cu contractorul pentru lucrările de canalizare pentru realizarea investigațiilor privind infiltrațiile și pentru a realiza lucrări de remediere la valoare optimă în cadrul contractului;
- în ceea ce privește rețeaua de alimentare, va sprijini societatea în utilizarea metodologiei pentru finalizarea modelului rețelei;
- la finalizarea măsurii ISPA va analiza și actualiza planul de dezvoltare, pentru a reevalua costul total al conformității cu directivele Comunității Europene în domeniul apei și apelor uzate.
C. 3 Publicitate pentru proiect: aceasta va cuprinde atât publicitate privind contribuția Uniunii Europene la măsura ISPA, precum și o campanie de conștientizare a populației în legătură cu îmbunătățirea calității serviciilor ca urmare a realizării investițiilor. Acest lucru este important pentru a înlesni acceptarea de către populație a necesității creșterii tarifelor.
Prin măsura ISPA 2002/RO/16/P/PA/012, societatea S.C. Apa-Canal S.A. va primi asistență tehnică pentru îmbunătățirea performanței financiare și operaționale (participarea la programul FOPIP) pentru a satisface cerințele unei utilități moderne.
7. OBIECTIVE
Obiectivul general al măsurii îl reprezintă îmbunătățirea infrastructurii de mediu din orașul Sibiu, România, țară candidată pentru aderarea la UE, în scopul îndeplinirii tuturor obligațiilor care au fost stabilite prin Parteneriatul pentru Aderare. Măsura este în concordanță cu prioritățile strategiei ISPA pentru sectorul de mediu, care vizează orașele cu mai mult de 100.000 locuitori.
Măsura urmărește atingerea următoarelor obiective:
În ceea ce privește componenta de apă potabilă:
- conformarea cu standardele stabilite de
Directiva nr. 98/83/EC
privind apa potabilă;
- contribuția la implementarea
Directivei cadru privind apa potabilă 60/2000/CE
printr-o eficiență sporită a utilizării apei prin managementul îmbunătățit al cererii.
În ceea ce privește componenta de apă uzată:
- conformarea cu standardele de epurare ale
Directivei nr. 91/271/CEE
privind epurarea apelor uzate urbane, pentru descărcarea în emisar în zonele ne-sensibile;
- atenuarea riscurilor de îmbolnăvire în orașul Sibiu prin extinderea rețelei de canalizare, astfel încât toată populația să fie conectată;
- depozitarea în siguranță a nămolului, în conformitate cu Directiva nr. 86/27S/ CEE.
7.1 Indicatori fizici
Pentru monitorizarea progresului fizic al realizării proiectului se folosesc anumiți indicatori de bază, așa cum sunt menționați în tabelul următor. Întrucât proiectarea finală a unora dintre componentele măsurii rămâne în sarcina contractorului, cantități precum lungimea, etc. ca și unele poziții din tabel sunt orientative. O listă finală a indicatorilor fizici va fi stabilită, în scopul monitorizării, odată ce proiectarea diferitelor componente a fost finalizată.
Indicatori fizici orientativi
Unitatea
de măsură
(m, nr)
Lungime/
număr
APĂ POTABILĂ
A. Reabilitarea STAP Dumbrava
Bazin de preoxidare (construcție nouă)
nr.
1
Bazin de amestec (construcție nouă)
nr.
1
Decantoare radiale (reabilitare)
nr.
2
Filtre rapide cu nisip/gravitație (reabilitare)
nr.
8
Micro-site (reabilitare)
nr.
2
Filtre cu dublu curent (reabilitare)
nr.
6
Stație de reactivi (reabilitare)
nr.
1
Rezervoare (reabilitare)
nr.
6
Stație de tratare pentru deshidratarea nămolului și
recuperarea apei de spălare a filtrelor
(construcție nouă)
nr.
1
B. Contorizarea și monitorizarea rețelei de distribuție a apei
Contoare pentru utilizatorii casnici
nr.
7000
Contoare la stațiile de hidrofor
nr.
7
Puncte de măsurare a presiunii din rețea
nr.
20
Puncte de măsurare a clorului rezidual din rețea
nr.
6
Contoare pe conductele de aducțiune
nr.
5
Debitmetre pentru rețea
nr.
4
Dispecer general
nr.
1
Reabilitarea stațiilor de hidrofor
nr.
4
C. Extinderea și reabilitarea rețelei de canalizare
Colectoare noi pentru ape meteorice
km
circa. 13
Colectoare noi pentru sistemul unitar
km
circa.6
Reabilitare colectoare la sistemul unitar
km
7.5
Înlocuire colectoare la sistemul unitar
km
circa.21
Colectoare noi pentru apa uzată la sistemul separat
km
circa.6
Reabilitare colectoare pt. apa uzată - sistem separat
km
1.5
Reabilitarea a 3 stații de pompare
nr.
3
Stație nouă de pompare
nr.
1
D. Reabilitarea stației de epurare a apelor uzate
Deversor general (construcție nouă)
buc.
1
Cameră de ramificație (reabilitare)
buc.
1
Deznisipator-separator de grăsimi (construcție nouă)
buc.
1
Camera de distribuție (reabilitare)
buc.
1
Decantoare primare (reabilitare)
buc.
3
Bazine de aerare cu nămol activat (reabilitare)
buc.
3
Stație suflante pentru bazinul de aerare
(construcție nouă)
buc.
1
Decantoare secundare D=45m (reabilitare)
buc.
2
Stație de pompare nămol primar (reabilitare)
buc.
1
Bazine de aspirație pentru nămol (reabilitare)
buc.
2
Hala de concentrare și deshidratare nămol
(construcție nouă)
buc.
1
Stație de pompare nămol recirculare (reabilitare)
buc.
1
Rezervor de fermentare nămol 1 x 4000 mc (reabilitare)
buc.
1
Gazometru cu dublă membrană V=1000 mc (nou)
buc.
2
Stații de pompare pentru drenarea apei (nou)
buc.
1
Deversor intermediar (reabilitare)
buc.
1
Centrală termică (reabilitare)
buc.
1
Generator electric pe biogaz (nou)
buc.
1
Platforme de siguranță pentru deshidratare nămol
(reabilitare)
buc.
1
Depozit ecologic pentru nămol deshidratat (nou)
buc.
1
Centrală electrică și rețele electrice exterioare
buc.
1
7.2 Indicatori de performanță
Indicatorii de performanță pentru această măsură sunt:
Indicatori de performanță
Înainte de ISPA
După ISPA
Tratarea apei potabile
Asigurarea calității apei potabile în
conformitate cu Directiva nr. CE
98/83/CEprivind apa potabilă.
Neconformitate cu
Directiva nr.
98/83/CEE-în ceea
ce privește
cantitatea
de aluminiu
Conformitate totală
cu Directiva nr.
98/83/CEE
Grad de contorizare*)
59% în 2001
100%
Epurarea și colectarea apelor uzate
Populația conectată la rețeaua de
canalizare
94%
100%
Clasificarea apei râului Cibin în
aval de stația de epurare
Clasa a III-a
Clasa a II-a
Performanța stației de epurare în
funcție de conformitatea cu Directiva
nr. 91 /271 /CEEprivind epurarea
apelor uzate urbane (descărcare
în curs de apă non-sensibil).
Neconformi cu
Directiva nr.
91/271/CEE
Conform cu
Directiva
nr. 91/271/CEE
(tratament
secundar)
----------
Agent poluant
Reducere
%
Înainte
mg/l
După
mg/l
Intrare
mg/l
CBO(5)
57
58
25
162
CCO
5
131,5
125
219,4
Suspensii solide
46
65
35
180
●8. Program de lucru
Programul de lucru orientativ - pe componente - este următorul:
Componența
Licitația
Încheierea
contractelor
Finalizare
Asistență tehnică și sprijin privind
achiziții
decembrie
2002
iunie 2003
decembrie 2006
Supervizare FIDIC în timpul
implementării
noiembrie
2003
mai 2004
decembrie 2007
Modernizarea stației de tratare
a apei potabile
februarie
2004
septembrie
2004
decembrie 2007
Contorizarea și modernizarea rețelei
de distribuție
ianuarie
2004
iunie 2004
decembrie 2005
Modernizarea stației de epurare a
apelor uzate
iunie 2004
decembrie
2004
decembrie 2007
Extinderea și reabilitarea rețelei de
canalizare
iunie 2004
decembrie
2004
decembrie 2007
9. ELEMENTELE PRINCIPALE ALE ANALIZEI FINANCIARE
9.1. Principiul "Poluatorul plătește"
Parametrii de calitate ai apelor uzate industriale deversate în rețeaua de canalizare sunt stabiliți în legislația românească (NTPA 002) și se aplică pe plan național. Pentru a atinge aceste standarde, este necesar ca majoritatea agenților industriali să asigure pretratarea apei, înainte de deversarea în sistemul municipal de canalizare. Pentru neconformitate cu standardele în vigoare se aplică penalități. Chiar și societatea S.C. Apa-Canal S.A. a fost penalizată de Administrația Națională Apele Române, atunci când calitatea efluentului nu se înscria în acești parametri. Acest lucru demonstrează că sistemul de monitorizare și penalizare funcționează, deși se pare că aceste penalități nu sunt destul de substanțiale pentru a sensibiliza agenții economici să respecte aceste standarde. Industria va contribui cu aprox. 14 % la încărcarea cu poluanți a apelor ce ajung la stația de epurare și cu aproximativ 20% din încărcarea hidraulică. Regia de apă va primi sprijin, în cadrul componentei de asistență tehnică a măsurii, pentru dezvoltarea unui sistem de monitorizare a apelor industriale mai eficient. Agenții economici care folosesc mari cantități de apă au deja sisteme de reciclare a apei (de exemplu: spălătoriile de mașini, fabricile de bere, etc.).
9.2. Tarife
Tariful pentru apă cuprinde o componentă pentru apă potabilă și una pentru canalizare, cea din urmă reprezentând o treime din tariful combinat. Spre deosebire de orașele care au luat parte la programul de dezvoltare a utilităților municipale (MUDP) I și II, la Sibiu, tarifele pentru apă și canalizare n-au fost mărite, în termeni reali, de foarte mult timp și au fost ajustate pe baza inflației cu anumite întârzieri ce au generat pierderi substanțiale ale veniturilor. Tarifele de la Sibiu sunt, într-adevăr, considerabil mai mici decât față de orașele care au beneficiat de finanțare ISPA, care au fost anterior implicate în derularea programului MUPD I și II. Tarifele vor trebui mărite considerabil pentru a permite cofinanțarea investițiilor ISPA și pentru generarea de resurse suficiente pentru exploatare și întreținere.
În valori absolute, tariful actual (2002) pentru apă și canalizare este de doar 3.853 lei/mc (0,123 euro/mc). Creșterile de tarif sunt la fel, atât pentru consumatorii casnici, cât și pentru cei industriali.
Pentru a se asigura dezvoltarea durabilă a măsurii ISPA, se impune o creștere suplimentară a tarifului cu 150%, în termeni reali. Se prevede ca acest lucru să se realizeze în două etape: 85% creștere în termeni reali în 2003 și, ulterior, 35 % creștere în termeni reali în 2005. Ajustările tarifului în funcție de inflație trebuie efectuate trimestrial.
În ceea ce privește suportabilitatea, în anul 2002 sumele de plată pentru serviciile de apă și canalizare reprezintă în jur de 1,78 % din venitul mediu/gospodărie. Venitul mediu pe gospodărie este de aproximativ 150 euro/lună. Rata suportabilității va crește aprox. 2,11%, odată cu mărirea tarifelor. Se prevede că această rată a suportabilității să scadă la circa 2% în anul 2007, odată cu finalizarea contorizării primare, combinată cu faptul că o creștere a tarifelor trebuie să determine o scădere a consumului de apă. Se menționează că reducerea semnificativă a consumului de apă reprezintă o tendință în România, începând cu anul 2000. În prezent, consumul de apă este între 186 l/persoană/zi la case individuale și 257 l/persoană/zi la apartamentele necontorizate din blocurile de locuințe. Nivelul contorizării secundare este foarte scăzut. Se preconizează ca acest consum mediu de apă se va micșora la 140 l/pers/zi în anul 2007. Apa nefacturată reprezintă 35% din total. Aceasta cifră este estimativă. O cuantificare mai exactă a pierderilor de apă va fi posibilă odată cu finalizarea contorizării.
Pe baza premiselor menționate mai sus, rata de asistență de 68% se consideră justificată pentru a asigura viabilitatea financiară a măsurii. Aceasta se bazează pe faptul că tarifele pentru apă în Sibiu sunt mai scăzute decât în cazul altor măsuri ISPA și pe faptul că BERD a arătat că municipiul Sibiu poate cofinanța prin contractarea unui împrumut de aproximativ 32 % din valoarea totală a măsurii ISPA.
9.3. Exploatare și întreținere
În ceea ce privește exploatarea și întreținerea, ca rezultat al resurselor deficitare, sumele cheltuite până acum pentru întreținere sunt mult mai mici decât ar fi normal în cazul unei companii utilitare moderne. Previziunile care se referă la creșterea tarifelor pentru a asigura dezvoltarea durabilă a proiectului accentuează creșterea considerabilă a costurilor de exploatare și întreținere. În plus, așa cum a fost și în cazul altor măsuri ISPA unde companiile de apă au fost implicate în derularea programelor MUPD I și II, se va înființa un Fond de întreținere, înlocuire și dezvoltare. Obiectivul acestui fond este de a asigura resurse suficiente pentru rambursarea creditului și asigurarea unei exploatări și întrețineri corecte. Municipalitatea Sibiu va vărsa, în termen de 5 zile, în acest fond o anumită parte din profitul net.
10. Analiza impactului asupra mediului
Reabilitarea stației de epurare a apei uzate din Sibiu se află sub incidența anexei nr. II a
Directivei nr. 85/337/CEE
privind evaluarea impactului asupra mediului, amendată prin
Directiva nr. 97/1.1/CE .
Un studiu de impact asupra mediului s-a realizat. În iunie 2002 s-a primit și acordul de mediu de la autoritatea competentă în domeniu (Inspectoratul pentru Protecția Mediului Sibiu). S-a realizat și consultarea publicului. Apele care ies din stația de epurare sunt deversate în râul Cibin, care nu este clasificat ca fiind un curs de apă sensibil.
11. Costuri și asistență (în euro)
A. Repartizarea orientativă a costurilor între diferitele tipuri de cheltuieli
ARTICOL
COSTURI
TOTALE
(în euro)
COSTURI
NEELIGIBILE
(în euro)
COSTURI
ELIGIBILE
(în euro)
Achiziționare teren (2)
90.000
90.000
Pregătire șantier
242.000
242.000
Lucrări principale
22.447.000
22.447.000
Instalații și echipamente
7.909.000
7.909.000
Asistență tehnică (inclusiv
pregătirea documentelor de
licitație și instruire)
1.311.000
1.311.000
Supervizare pe parcursul
implementării
2.200.000
2.200.000
Publicitate
77.000
77.000
Cheltuieli neprevăzute (1)
3.402.000
3.402.000
TOTAL
37.678.000
90.000
37.588.000
(1) Corect justificate și numai aplicate articolelor bugetare menționate.
(2) Se va finaliza în 2003.
B. Repartizarea orientativă a costurilor eligibile în funcție de componente
ARTICOL
Componenta A
Tratarea și
distribuția
apei
(aproximativ
27%)
Componenta B
Reabilitarea/
extinderea
canalizării
și a SEAU
(aproximativ
63%)
Componenta C
Asistența
tehnică,
supervizare și
publicitate
(aproximativ
10%)
Pregătire teren
155.000
87.000
Lucrări principale
6.392.000
16.055.000
Instalații și
echipamente
2.640.000
5.269.000
Asistența tehnică
1.311.000
Supervizare pe parcursul
implementării
2.200.000
Publicitate
77.000
Cheltuieli neprevăzute
918.000
2.142.000
342.000
TOTAL
10.105.000
23.553.000
3.930.000
Nota: aproximativ 12 milioane euro sunt prevăzute pentru reabilitarea stației de epurare, aproximativ 11,5 milioane euro pentru rețeaua de canalizare, aproximativ 6 milioane euro pentru reabilitarea stației de tratare apă potabilă și aproximativ 4 milioane euro pentru îmbunătățirea monitorizării rețelei de distribuție.
Cost total
Contribuția
sectorului
privat
Cheltuieli
neeligibile
Cost
eligibil
total
Asistența
ISPA
Rata
asistenței
%
37.678.000
0
90.000
37.588.000
25.559.840
68%
Rata asistenței ISPA: 68 %. La rata propusă pentru asistență, veniturile societății vor acoperi costurile de exploatare și întreținere și serviciul datoriei. Rata de asistență ia în considerare gradul de suportabilitate al populației, precum și disponibilitatea cofinanțării din partea BERD.
12. Implicarea instituțiilor financiare internaționale
Până acum n-a existat nici o participare a instituțiilor financiare internaționale în dezvoltarea serviciilor de apă/canalizare din Sibiu.
BERD a fost de acord, în principiu să cofinanțeze investițiile incluse în această măsură și să acorde un împrumut în cadrul Facilității de împrumut municipal de mediu al băncii (MELF). În august 2002 a avut loc o misiune comună de evaluare din partea Comisiei Europene-BERD. După evaluarea preliminară, în vara anului 2002, a bonității municipiului Sibiu, banca a confirmat disponibilitatea sa de a cofinanța măsura. Consiliul director al băncii va lua o decizie oficială în 2003.
13. Condiții specifice privind măsura
Vezi art. 8 din memorandumul de finanțare.
14. Plan de achiziții
Lucrarea se va implementa conform planului de achiziții provizoriu, menționat în anexa nr. I.a. Înainte de efectuarea celei de a doua tranșe a avansului, beneficiarul va prezenta un plan de achiziții final bazat pe modelul din anexa nr. I.a, plan ce trebuie aprobat de către Comisie.
Licitațiile se vor desfășura conform regulilor din Titlul IX al Reglementării Financiare - participarea la procedurile de licitație va fi permisă tuturor persoanelor fizice și juridice așa cum se specifică în Anexa nr. III.1 - secțiunea XI.2 (a), pentru contractele 1, 2, 4-6.
Pentru contractul nr. 3 "Reabilitarea stației de epurare a apelor uzate" pentru care se prevede cofinanțarea paralelă din partea BERD, se permite o derogare de la procedurile stabilite în Titlul IX, în conformitate cu prevederile
Reglementarea Consiliului nr. 1267/1999/CE , care stabilește Instrumentul de Politici Structurale pentru Pre-aderare, amendată de
Reglementarea Consiliului nr. 2382/2001/CE . Participarea țărilor candidate la licitații și contracte este permisă pentru componentele acestui proiect. Cheltuielile efectuate pe baza procedurilor BERD, în conformitate cu regulile de eligibilitate ISPA, vor fi luate în calculul cheltuielilor eligibile totale ale acestei măsuri.
*) acest lucru se referă la finalizarea contorizării primare, respectiv a tuturor consumatorilor la care consumul se facturează, și reprezintă responsabilitatea societății. Contorizarea secundară, respectiv instalarea contoarelor de către consumatori individuali, în cadrul blocurilor de apartamente, nu este inclusă în această măsură.
Referitor la încărcarea apelor care ies din stația de epurare a apelor uzate, se preconizează următoarele reduceri procentuale:
Anexa I a
Plan de achiziții provizoriu
Ofer-
ta
nr.
Descrierea
lucrărilor și
serviciilor
care vor fi
licitate
Tipul contractului
(lucrări, furnizare
de materiale,
servicii)
Previziuni
privind
lansarea
ofertei
(lună, an)
Rata de
rambursare a
facturilor aferente
contractului
specific
1
Asistența tehnică
inclusiv pregătirea
documentelor de
licitație*2)
Servicii-conform cu
Ghidul Practic al
CE
decembrie
2002
68%
2
Supervizare FIDIC
în timpul
implementării
Servicii - conform
cu Ghidului Practic
al CE
noiembrie
2003
68%
3
Reabilitarea
stației de epurare
a apelor uzate*)
Lucrări - FIDIC
galben
iunie 2004
68%
4
Extinderea și
reabilitarea
rețelei de canali-
zare
Lucrări - FIDIC
roșu
iunie 2004
68%
5
Reabilitarea
stației de tratare
apă potabilă
Dumbrava
Lucrări - FIDIC
galben
februarie
2003
68%
6
Contorizarea și
monitorizarea
rețelei de distri-
buție a apei
Lucrări - FIDIC
roșu
ianuarie
2003
68%
Termenii specifici pentru acordarea contractelor se vor publica în Jurnalul Oficial al Comunității Europene și/sau pe Internet.
NOTA:
*) acest contract se va desfășura după reguli de licitație BERD (co-finanțare paralelă)
*2) Parte din echipamentele cuprinse în descrierea măsurii la componenta A și componenta B vor fi achiziționate în cadrul contractului de servicii, acestea fiind necesare pentru pregătirea documentelor de licitație pentru lucrări. Aceste echipamente vor rămâne în proprietatea regiei de apă. Din aceste echipamente fac parte sistemul de detectare a pierderilor, stația de lucru GIS, modele de rețele, etc.
Anexa II PLAN DE FINANȚARE
(bazat pe angajamentele din bugetul Uniunii Europene) Denumirea măsurii: Modernizarea sistemului de alimentare cu apă și al apei uzate în municipiul Sibiu, județul Sibiu, România Nr. ISPA: 2002/RO/16/P/PA/011 *Font 7* ┌────────────┬──────────┬───────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────┐┌────────────────┐ │ │ │ │ Costuri eligibile ││ │ │ │ │ ├───────────────┬───────────────┬───────────────────────────────────┼┤ │ │ Anul │ Cost │ Costuri │ │ │ Autorități Naționale ││ Împrumut │ │ │ Total │neeligibile│ Total │ ISPA ├──────┬──────────┬──────────┬──────┼┤ BERD │ │ │ │ │ │ │Guvern│Autoritate│Autoritate│Altele││ │ │ │ │ │ │ │ │regională │ locală │ ││ │ ├────────────┼──────────┼───────────┼──────────┬────┼──────────┬────┼──────┼──────────┼──────────┼──────┼┼──────────┬─────┤ │ │ 1=2+3 │ 2 │ 3=5+7+8+ │4(%)│ 5 │6(%)│ 7 │ 8 │ 9 │ 10 ││ 11 │12(%)│ │ │ │ │ 9+10 │=3/1│ │=5/3│ │ │ │ ││ │=11/1│ ├────────────┼──────────┼───────────┼──────────┼────┼──────────┼────┼──────┼──────────┼──────────┼──────┼┼──────────┼─────┤ │ 2000 │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - ││ - │ - │ ├────────────┼──────────┼───────────┼──────────┼────┼──────────┼────┼──────┼──────────┼──────────┼──────┼┼──────────┼─────┤ │ 2001 │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - ││ - │ - │ │────────────┼──────────┼───────────┼──────────┼────┼──────────┼────┼──────┼──────────┼──────────┼──────┼┼──────────┼─────┤ │ 2002 │26.311.600│ - │26.311.600│100 │17.891.888│ 68 │ - │ - │ 8.419.712│ - ││ - │ - │ ├────────────┼──────────┼───────────┼──────────┼────┼──────────┼────┼──────┼──────────┼──────────┼──────┼┼──────────┼─────┤ │ 2003 │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - ││ - │ - │ ├────────────┼──────────┼───────────┼──────────┼────┼──────────┼────┼──────┼──────────┼──────────┼──────┼┼──────────┼─────┤ │ 2004 │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - ││ - │ - │ ├────────────┼──────────┼───────────┼──────────┼────┼──────────┼────┼──────┼──────────┼──────────┼──────┼┼──────────┼─────┤ │ 2005 │ 7.517.600│ - │ 7.517.600│100 │ 5.111.968│ 68 │ - │ - │ 2.405.632│ - ││ - │ - │ ├────────────┼──────────┼───────────┼──────────┼────┼──────────┼────┼──────┼──────────┼──────────┼──────┼┼──────────┼─────┤ │ 2006 │ 3.758.800│ - │ 3.758.800│100 │ 2.555.984│ 68 │ - │ - │ 1.202.816│ - ││ - │ - │ ├────────────┼──────────┼───────────┼──────────┼────┼──────────┼────┼──────┼──────────┼──────────┼──────┼┼──────────┼─────┤ │neanualizate│ 90.000│ 90.000 │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - ││12.028.160│ 32 │ ├────────────┼──────────┼───────────┼──────────┼────┼──────────┼────┼──────┼──────────┼──────────┼──────┼┼──────────┼─────┤ │ Total │37.678.000│ 90.000 │37.588.000│100 │25.559.840│ 68 │ - │ - │12.028.160│ - ││12.028.160│ 32 │ └────────────┴──────────┴───────────┴──────────┴────┴──────────┴────┴──────┴──────────┴──────────┴──────┘└──────────┴─────┘
Anexa III
Anexa III.1 Prevederi financiare privind implementarea ISPA
Secțiunea I Forme și rate de asistență
(1) Asistența Comunității prin ISPA poate fi sub formă de asistență nerambursabilă directă, de asistență rambursabilă sau orice altă formă de asistență.
Asistența rambursată către autoritatea de management sau către altă autoritate publică va fi refolosită în același scop.
(2) Rata asistenței din partea Comunității acordată prin ISPA poate fi de până la 75 % din cheltuiala publică sau echivalentă, inclusiv cheltuielile făcute de organismele ale căror activități se încadrează într-un cadru legal sau administrativ care face să fie privite ca echivalente ale unor organisme publice. Comisia poate propune creșterea acestei rate până la 85 %, în special acolo unde consideră că o rată mai mare de 75 % este necesară pentru îndeplinirea unor măsuri esențiale pentru atingerea obiectivelor generale ale ISPA.
Rata asistenței și suma maximă a grantului ISPA vor fi specificate în memorandumul de finanțare aferent măsurii respective.
În cazul asistenței rambursabile sau în cazul în care există un interes special al Comunității, rata de asistență trebuie redusă ținându-se seama de:
(a) disponibilitatea cofinanțării;
(b) capacitatea măsurii de a genera venituri; și
(c) aplicarea corespunzătoare a principiului "poluatorul plătește".
(3) Măsurile care generează venituri în conformitate cu paragraful 2 (b) sunt acelea care privesc:
(a) infrastructura a cărei folosință implică taxe provenite de la utilizatori;
(b) investiții productive în sectorul de mediu.
Comisia a elaborat recomandări privind aplicarea principiului poluatorul plătește.
(4) Măsurile privind studiile preliminare și asistența tehnică pot fi finanțate în mod excepțional în proporție de 100% din costurile totale.
(5) Măsurile acoperite de un memorandum de finanțare vor fi implementate de către țara beneficiară în strânsă colaborare cu Comisia, care își va păstra responsabilitatea pentru utilizarea fondurilor alocate.
Secțiunea II Angajamente
(1) Comisia implementează cheltuielile prin ISPA în conformitate cu Reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Comunității Europene, pe baza memorandumului de finanțare care va fi încheiat între Comisie și țara beneficiară.
Totuși, angajamentele bugetare anuale referitoare la asistența acordată măsurilor vor fi efectuate într-unul din următoarele două moduri:
(a) Angajamentele pentru măsurile finanțate prin ISPA care vor fi realizate pe parcursul a 2 ani sau mai mult trebuie, ca regulă generală și sub rezerva punctului (b), să fie efectuate în rate anuale.
Angajamentele pentru prima rată anuală vor fi făcute de către Comisie la semnarea memorandumului de finanțare referitor la măsură.
Acest angajament nu va depăși totalul plății în avans, prevăzută la secțiunea III (2) de mai jos, și al asistenței financiare nerambursabile pentru cheltuielile estimate pentru primul an indicat în planul de finanțare.
Angajamentele pentru ratele anuale următoare trebuie să se bazeze pe planul financiar inițial sau revizuit al măsurii. Acestea vor fi acordate, în principiu, la începutul fiecărui an financiar dar nu mai târziu de 1 aprilie al anului în discuție, cu condiția ca cheltuielile preconizate pentru anul viitor să le justifice și că progresul lucrărilor demonstrează că proiectul avansează satisfăcător către finalizare și sub rezerva disponibilității resurselor bugetare.
(b) Pentru măsurile cu o durată mai mică de 2 ani și pentru care asistența Comunității nu depășește 20 milioane Euro, un prim angajament de până la 80 % din totalul asistenței acordate poate fi făcut când Comisia semnează memorandumul de finanțare referitor la măsură.
Diferența va fi angajată în condițiile în care progresul lucrărilor demonstrează că proiectul înaintează satisfăcător către finalizare și sub rezerva disponibilității resurselor bugetare.
(2) Cu excepția cazurilor deplin justificate, asistența angajată pentru o măsură la care lucrările fizice nu au început în intervalul de 2 ani de la data semnării de către Comisie a Memorandumului de finanțare referitor la măsură, va fi anulată.
În orice caz Comisia trebuie să informeze în timp util țara beneficiară și autoritatea desemnată atunci când există riscul unei anulări.
Secțiunea III Plăți
(1) Plățile pot avea forma fie a unui avans, fie a unor plăți intermediare sau a diferenței finale. Plățile intermediare și plata diferenței finale trebuie să se refere la cheltuieli certificate și plătite, care trebuie susținute de facturi primite sau de documente contabile cu valoare probativă echivalentă.
(2) Plățile în avans
Ca o regulă generală, un avans de până la 20% din totalul asistenței acordată prin ISPA, așa cum a fost inițial decis, va fi plătit autorității desemnate așa cum este definită la paragraful (9).
Avansul este, ca regulă generală, transferat în următoarele moduri:
- o primă tranșă de până la jumătate din valoarea avansului este plătită când țara beneficiară semnează memorandumul de finanțare;
- diferența este plătită după semnarea primului contract, în mod normal primul contract de lucrări.
Abaterile de la această regulă generală trebuie aprobate printr-o decizie a comisiei în memorandumul de finanțare referitor la măsură.
Întregul avans sau părți din acesta trebuie returnate de autoritatea desemnată, menționată în paragraful (2), dacă nici o cerere de plată nu a fost transmisă Comisiei în 12 luni de la data la care a fost plătit avansul. Valoarea avansului care trebuie returnat va fi stabilit de Comisie pe baza cheltuielilor eligibile efectiv plătite. Returnarea avansului nu duce la anularea asistenței acordată de către Comunitate.
(3) Plățile intermediare
Plățile intermediare sunt efectuate de către Comisie către autoritatea desemnată la cererea acesteia, dacă măsura progresează satisfăcător către finalizare și vor fi făcute pentru a rambursa cheltuielile efectuate și certificate, sub rezerva următoarelor condiții:
- țara beneficiară a înaintat un raport care să descrie progresul măsurii din punct de vedere al indicatorilor fizici și financiari și conformitatea acesteia cu memorandumul de finanțare, inclusiv, atunci când este cazul, orice condiții specifice referitoare la asistență;
- s-au luat măsuri în sensul îndeplinirii observațiilor și recomandărilor autorităților de inspecție naționale și/sau comunitare;
- au fost indicate măsurile luate pentru corectarea oricăror probleme tehnice, financiare și legale care au apărut;
- a fost analizată orice îndepărtare de la planul financiar inițial;
- au fost descrise etapele parcurse pentru publicitatea măsurii.
Țara beneficiară va fi informată de Comisie dacă nu a îndeplinit una din condițiile stipulate mai sus.
Va fi folosit modelul standard furnizat de Comisie pentru cererile de plată și pentru rapoartele de progres fizic și financiar.
(4) Țările beneficiare trebuie să se asigure că solicitările de plată sunt înaintate Comisiei, ca regulă generală, de 3 ori pe an, până la 1 martie, 1 iulie și 1 noiembrie cel mai târziu.
(5) Suma totală a plăților efectuate conform punctelor (2) și (3) nu trebuie să depășească 80 % din totalul asistenței acordate. Comisia poate crește acest procent până la 90% în cazuri justificate.
(6) Plata diferenței finale din asistența acordată de către Comunitate.
Plata diferenței finale din asistența acordată de către Comunitate, calculată pe baza cheltuielilor certificate și într-adevăr efectuate, va fi făcută dacă:
- măsura a fost realizată în conformitate cu obiectivele sale;
- măsura a îndeplinit condițiile sale specifice, cum sunt menționate în memorandumul de finanțare;
- raportul final menționat în secțiunea a V-a a fost înaintat Comisiei;
- autoritatea desemnată sau organismul menționat în paragraful (2) a înaintat către Comisie o cerere de plată, în termen de 6 luni de la data limită de finalizare a lucrării, pentru cheltuielile specificate în memorandumul de finanțare;
- țara beneficiară certifică Comisiei că informațiile furnizate în cererea de plată și în raport sunt corecte;
- țara beneficiară a transmis Comisiei declarația menționată în apendicele B la anexa nr. III.4;
- toate măsurile de informare și publicitate stabilite de Comisie în anexa nr. III.6 au fost implementate;
- când managementul ajutorului acordat pentru o măsură este conferit agențiilor de implementare din țările beneficiare în sistem descentralizat, țările beneficiare furnizează Comisiei toate informațiile necesare pentru a verifica dacă regulile Comunității privind achizițiile publice au fost îndeplinite, în special cele care privesc publicarea anunțurilor de licitație și transmiterea rapoartelor de evaluare a ofertelor și de adjudecare a contractului, și că au fost respectate toate condițiile specificate în memorandumul de finanțare.
(7) Dacă raportul final menționat mai sus nu este transmis Comisiei în termen de 6 luni de la data finală de terminare a lucrărilor și de efectuare a plăților, astfel cum este specificat în memorandumul de finanțare, partea de asistență care reprezintă diferența finală pentru acea măsură va fi anulată.
(8) Cererile pentru plățile intermediare și pentru plata finală prezentate de țara beneficiară sunt însoțite de o declarație a Responsabilului Național cu Autorizarea, care specifică numai plățile legate de cheltuielile susținute de facturile primite sau de alte documente contabile cu valoare probativă și care sunt conforme cu prevederile care guvernează eligibilitatea cheltuielilor pentru proiectele asistate prin ISPA, astfel cum sunt specificate în anexa nr. III.2.
(9) Toate plățile pentru ajutorul acordat de Comisie prin acest memorandum de finanțare vor fi făcute către o entitate centrală, Fondul Național, desemnat de țara beneficiară să primească asemenea plăți. Ca regulă generală, plățile trebuie făcute de către Comisie într-un singur cont bancar desemnat de țara beneficiară, nu mai târziu de 2 luni de la primirea unei cereri valide și complete de plată. Acest termen limită nu se aplică pentru plata avansului. Fondul Național trebuie să transfere cât de repede posibil și în totalitate contribuția ISPA către organismele responsabile cu implementarea.
(10) Fondul Național, condus de Responsabilul Național cu Autorizarea (RNA), va avea întreaga responsabilitate pentru managementul fondurilor în cadrul țării beneficiare. RNA va fi, de asemenea, responsabil pentru returnarea către Comisie a oricăror fonduri plătite în plus sau nejustificat.
Responsabilitățile Responsabilului Național cu Autorizarea sunt stabilite în memorandumul de înțelegere încheiat între Comisie și țările beneficiare.
Secțiunea IV Folosirea euro
(1) Sumele cuprinse în cererile pentru asistență, împreună cu planul de financiar relevant, vor fi prezentate în euro.
(2) Sumele privind asistența și planurile de finanțare aprobate de Comisie vor fi exprimate în euro.
(3) Declarațiile de cheltuieli care justifică cererile de plată corespunzătoare trebuie exprimate în euro.
Rata de schimb care va fi folosită trebuie să fie rata financiară contabilă a Comisiei aplicabilă pentru luna în care declarația de cheltuieli a fost înregistrată în documentele contabile ale autorităților responsabile cu managementul financiar al proiectului. Rata lunară de schimb este fixată conform prevederilor menționate în articolul 1 (2) din Reglementarea Comisiei (EURATOM, ECSC, EC) nr. 3418/93 care stabilește regulile detaliate de implementare a unor prevederi ale Reglementării financiare din 21 decembrie 1977. Rata de schimb este rata din penultima zi lucrătoare a lunii precedente pentru care ratele sunt stabilite. Comisia va informa autoritățile responsabile cu privire la această rată*3).
-----------
*3) http://europa.eu.int/comm/dg19/infoeuro/fr/index.htm
(4) Plățile asistenței financiare acordate de Comisie trebuie făcute în euro către autoritatea desemnată de țara beneficiară în acest sens.
Secțiunea V Raportul Final
Autoritatea sau organismul responsabil cu implementarea măsurii trebuie să transmită Comisiei un raport final în cel mult 6 luni de la finalizarea măsurii. Raportul final va conține următoarele:
(a) descrierea lucrărilor efectuate, însoțită de indicatori fizici, cuantificări ale cheltuielilor pe categorii de lucrări și măsurile luate cu privire la clauzele specifice conținute în decizia de acordare a asistenței financiare nerambursabile;
(b) certificatul de conformitate a lucrărilor cu decizia de acordare a asistenței financiare nerambursabile;
(c) o primă evaluare a gradului de îndeplinire a rezultatelor prevăzute, mai ales cu privire la:
- data efectivă de implementare a măsurii;
- o indicare a modului în care măsura va fi administrată după finalizare;
- confirmarea, dacă este necesar, a previziunilor financiare, în special a celor privind costurile de operare și veniturile așteptate;
- confirmarea previziunilor socio-economice, în special a costurilor și beneficiilor așteptate;
- indicarea acțiunilor luate pentru a se asigura protecția mediului și costurile acestora inclusiv concordanța cu principiul "poluatorul plătește";
- data la care măsura finanțată devine operațională.
(d) informații referitoare la acțiunile de publicitate.
Secțiunea VI Amendamente la memorandumul de finanțare
(1) Dacă cheltuiala publică sau echivalentă într-adevăr efectuată diferă de cheltuiala planificată inițial, asistența acordată de Comunitate va fi modificată luându-se în calcul aceasta dar nu trebuie să depășească suma maximă stabilită în memorandumul de finanțare.
O schimbare a ratei asistenței Comunității față de rata acordată inițial sau față de asistența financiară nerambursabilă maximă va necesita o modificare a memorandumului de finanțare conform procedurilor descrise în paragraful (3).
(2) Dacă atunci când planul de finanțare al unui proiect este amendat, angajamentele și/sau plățile Comunității depășesc deja sumele menționate în planul de finanțare amendat, Comisia va opera ajustările necesare ținând seama de suma supraangajată sau supraplătită, când autorizează prima operație financiară (angajare sau plată) după acel amendament.
(3) Orice amendament la memorandumul de finanțare se va face în conformitate cu următoarele proceduri:
(a) amendamentele care impun o modificare substanțială a obiectivelor sau caracteristicilor proiectului sau o schimbare substanțială în planul de finanțare sau în programul cheltuielilor, trebuie făcute printr-un memorandum de finanțare, ca răspuns la solicitarea țării beneficiare sau la inițiativa Comisiei după consultarea cu țara beneficiară. Definiția modificării "substanțiale" este dată în prevederile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor.
(b) în cazul unor altor amendamente, țara beneficiară va trimite Comisiei o propunere în acest sens. Comisia trebuie, va face observațiile necesare sau își va transmite acordul în cel mult 20 de zile lucrătoare de la primirea propunerii. Amendamentul va fi adoptat după ce Comisia și-a dat acordul. Comitetul de management ISPA va fi informat despre aceste amendamente.
(c) nici o modificare în cheltuiala anuală, mai mică de 25 % din totalul cheltuielilor planificate pentru proiect nu va fi considerată o modificare substanțială a planului de finanțare și a programului de cheltuieli.
Secțiunea VII Controlul financiar
(1) Un audit financiar corespunzător, intern și extern va fi îndeplinit, în conformitate cu standardele de audit internaționale acceptate, de către autoritățile naționale competente de control financiar, care trebuie să fie independente pentru a-și putea desfășura funcția. În fiecare an un plan de audit și un rezumat al concluziilor auditului efectuat trebuie transmise Comisiei. Rapoartele de audit vor fi puse la dispoziția Comisiei.
(2) Fără a prejudicia verificările efectuate de țările beneficiare, serviciile Comisiei și Curtea Auditorilor pot, prin propriul lor personal sau prin reprezentanți autorizați corespunzător, să efectueze pe teren audituri tehnice și financiare, inclusiv verificări prin sondaj și audituri finale.
(3) Țara beneficiară trebuie să se asigure că, atunci când personalul Comisiei sau reprezentanții ei corespunzător autorizați și/sau Curtea Auditorilor efectuează verificări, aceste persoane au dreptul să inspecteze pe loc toate documentațiile relevante și care au legătură cu elementele finanțate prin memorandumul de finanțare. Țările beneficiare trebuie să sprijine serviciile Comisiei și Curtea Auditorilor să își efectueze auditurile referitoare la utilizarea fondurilor acordate prin ISPA.
(4) Implementarea detaliată a prevederilor principiilor controlului financiar, împreună cu înțelegerile de cooperare și coordonare a programării și metodologiei controlului, între Comisie și țările beneficiare sunt specificate în anexa nr. III.4.
Secțiunea VIII Recuperarea plăților necuvenite
(1) Dacă implementarea unei măsuri nu justifică fie o parte, fie toată asistența alocată, Comisia va conduce o examinare completă a cazului, în special cerând țării beneficiare să își facă cunoscute comentariile, într-un interval specificat de timp și să corecteze orice neregulă.
(2) Ca urmare a examinării menționate la paragraful (1), Comisia poate reduce, suspenda sau anula asistența referitoare la măsura în cauză, dacă examinarea dezvăluie nereguli, o combinare necorespunzătoare a fondurilor sau neîndeplinirea uneia dintre condițiile specificate în memorandumul de finanțare și în special orice modificare semnificativă care afectează natura sau condițiile de implementare a măsurii și pentru care acordul Comisiei nu a fost cerut. Orice reducere sau anulare a asistenței implică recuperarea sumelor plătite.
(3) Când Comisia consideră că o neregularitate nu a fost corectată sau că o parte ori întreaga operațiune nu justifică fie numai o parte, fie întreaga asistență acordată acesteia, Comisia trebuie să examineze corespunzător cazul și să solicite țării beneficiare să își înainteze observațiile într-o perioadă specificată. După examinare, dacă țara beneficiară nu a luat măsurile corective necesare, Comisia poate:
(a) să reducă sau să anuleze orice avans;
(b) să anuleze o parte sau întreaga asistență acordată măsurii.
Comisia va hotărî măsura corectoare ținând cont de natura neregulii și de existența oricăror deficiențe în sistemele de management și control.
(4) Orice sumă plătită greșit trebuie returnată Comisiei de autoritatea definită la paragraful (9) din secțiunea a III-a. Dacă această autoritate nu returnează suma datorată Comisiei, țara beneficiară trebuie să ramburseze aceasta sumă Comisiei. Dobânda aplicată conturilor pentru întârzierile de plată trebuie aplicată sumelor nereturnate în conformitate cu regulile specificate în Reglementarea financiară care guvernează bugetul Comunității.
Secțiunea IX Managementul
(1) Comisia trebuie să ceară țărilor beneficiare:
(a) să stabilească începând cu data de 1 ianuarie 2000, dar în orice caz nu mai târziu de 1 ianuarie 2002, sistemele de management și control care asigură:
- implementarea corespunzătoare a asistenței acordată prin acest memorandum de finanțare, în conformitate cu principiile unui management financiar solid;
- separarea funcțiilor de management și control;
- că declarațiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte și provin dintr-un sistem contabil bazat pe documente justificative care sunt disponibile pentru verificare;
(b) să verifice regulat că măsurile finanțate de Comunitate au fost corect realizate;
(c) să prevină neregulile și să ia măsuri împotriva acestora;
(d) să recupereze orice sume pierdute ca rezultat al neregulilor sau neglijenței.
(2) Sistemele de management și control ale țărilor beneficiare trebuie să furnizeze un sistem corespunzător de audituri, cum este definit în apendicele A la anexa nr. III.4, pentru a permite în special:
- regularizarea închiderii conturilor sintetice ale Comisiei cu înregistrările contabile și cu documentele justificative de la diferitele niveluri administrative;
- verificarea transferurilor fondurilor Comunitare disponibile și ale altor fonduri;
- examinarea planurilor tehnice și financiare ale proiectului, a rapoartele de progres, procedurile de licitație și contractare la diferitele nivele administrative.
Secțiunea X Monitorizarea
Țările beneficiare și Comisia vor asigura implementarea și monitorizarea în conformitate cu următoarele prevederi:
(1) Înființarea comitetelor de monitorizare trebuie să aibă loc în urma unei înțelegeri între țările beneficiare implicate și Comisie. Autoritățile și organismele desemnate de țara beneficiară, Comisie și, unde este cazul, BEI și/sau alte instituții cofinanțatoare, vor fi reprezentate în aceste comitete. Vor fi de asemenea reprezentate în asemenea comitete și autoritățile regionale sau locale și societățile private, în cazul în care acestea au competența necesară pentru executarea unui proiect și dacă sunt direct implicate în acest proiect.
(2) Monitorizarea va fi făcută pe baza unor proceduri de raportare convenite în comun, de verificare prin sondaj și, dacă este necesar, prin înființarea unor comitete ad hoc. Indicatorii se vor referi la caracterul specific al proiectului și la obiectivele acestuia. Aceștia vor fi stabiliți în așa fel încât să arate stadiul atins în executarea măsurii în relație cu planul și obiectivele propuse inițial, și progresul realizat în domeniul managementului și în alte probleme legate de acesta.
(3) (a) Pentru fiecare măsură, coordonatorul național ISPA trebuie să înainteze Comisiei rapoarte de progres în ultimele de 3 luni până la sfârșitul fiecărui an întreg de implementare.
(b) Pentru întâlnirile comitetelor de monitorizare, coordonatorul național ISPA trebuie să înainteze rapoarte de progres conform modelului standard furnizat de Comisie. Raportul trebuie să intre în posesia Comisiei cu 15 zile lucrătoare înaintea întâlnirii programate.
(4) Pe baza rezultatelor monitorizării și ținând seama de observațiile comitetului de monitorizare, Comisia va ajusta sumele și condițiile de acordare a asistenței aprobate inițial, ca și planul de finanțare prevăzut, dacă este necesar, la propunerea țărilor beneficiare.
Comisia va întocmi aranjamentele corespunzătoare pentru aceste modificări, în funcție de natura și importanța lor.
Secțiunea XI Transparența în adjudecarea contractelor
(1) Procedura care trebuie urmată pentru acordarea contractelor de lucrări, achiziții sau servicii, va respecta principiile cheie stabilite în Titlul IX din Reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Uniunii Europene.
(2) (a) Participarea la procedurile de licitație trebuie să fie deschisă și pe baze egale pentru toate persoanele fizice sau juridice pentru care este aplicabil tratatul și tuturor persoanelor fizice sau juridice din țările beneficiare ISPA și din Cipru, Malta și Turcia;
Prin urmare, se va cere ofertanților să își declare naționalitatea și să prezinte în sprijinul acesteia probe normal acceptate de propria legislație.
(b) În cazurile justificate corespunzător cum ar fi cofinanțarea de la instituții financiare internaționale și după o examinare făcută din timp de Comitetul de management ISPA, Comisia poate permite naționalilor unor terțe țări să participe la licitația pentru contracte.
(3) (a) Țările beneficiare vor lua toate măsurile necesare pentru a asigura o participare cât mai mare. Pentru aceasta și când valoarea contractelor o cere, ele trebuie să asigure publicarea în avans a invitației de participare la licitație în Jurnalul Oficial al Comunității Europene și în "Monitorul Oficial" din țările beneficiare.
(b) Se vor elimina, de asemenea, orice practici discriminatorii și specificații tehnice care pot să limiteze participarea pe baze egale a tuturor persoanelor fizice sau juridice din țările membre sau din țările beneficiare.
(c) În plus, informația trebuie lansată pe Internet într-o formă transparentă.
(4) Procedurile detaliate privind licitațiile și contractele sunt stabilite în Sistemul descentralizat de implementare (DIS), manual înființat pentru programul Phare.
Secțiunea XII Transparența în contabilitate și în rapoartele proiectelor
Țara beneficiară trebuie să se asigure că, pentru măsura la care se referă memorandumul de finanțare, toate organismele publice sau private implicate în managementul și implementarea operațiunilor au fie un sistem separat de contabilitate, fie o codificare contabilă adecvată a tuturor tranzacțiilor implicate, ceea ce va facilita verificarea de către Comisie și de către autoritățile naționale de control, a cheltuielilor efectuate. De asemenea, trebuie să se asigure că toate cheltuielile sunt corect atribuite proiectului în cauză.
Autoritățile responsabile vor asigura accesul la toate documentele justificative cu privire la cheltuielile pentru fiecare proiect pe o perioadă de 5 ani efectuarea ultimei plăți pentru proiectul respectiv.
Secțiunea XIII Evaluarea ex-post
Prin evaluarea ex-post se vor analiza atât utilizarea resurselor, cât și randamentul și eficiența asistenței și a impactului său, precum și factorii ce contribuie la succesul sau eșecul implementării măsurilor, realizărilor și rezultatelor.
După finalizarea măsurilor, Comisia și țările beneficiare vor evalua modul în care acestea au fost îndeplinite, inclusiv randamentul și eficiența utilizării resurselor. Evaluarea va cuprinde și impactul real al implementării lor pentru a se stabili dacă obiectivele inițiale au fost atinse. Printre altele, această evaluare se va referi și la contribuția măsurilor la implementarea politicilor Comunității în domeniul mediului sau contribuția acestora la politicile privind rețeaua Trans - Europeană extinsă și transportul în comun. De asemenea, ele vor evalua și impactul măsurilor asupra mediului.
Anexa III.2 Prevederi privind eligibilitatea cheltuielilor pentru măsurile finanțate prin ISPA
Secțiunea I Domeniul cheltuielilor
ISPA acordă asistență pentru următoarele măsuri:
(1) Proiecte de mediu care dau posibilitatea țărilor beneficiare să se alinieze la cerințele legilor Comunității privind protecția mediului și cu obiectivele Parteneriatului de Aderare;
(2) Proiectele de infrastructură în transport, care promovează o mobilitate susținută și, în particular, cele care constituie proiecte de interes comun în baza criteriilor
Deciziei nr. 1692/96/CE *4) și cele care permit țărilor beneficiare să se conformeze obiectivelor Parteneriatului de Aderare; acesta include interconectarea și interoperabilitatea rețelelor naționale ca și rețelele transeuropene și accesul la aceste rețele;
-----------
*4)
Decizia nr. 1692/96/EC
a Parlamentului European și a Consiliului din 23 iulie 1996 privind directivele Comunității pentru dezvoltarea rețelei de transport transeuropean.
(3) Studii preliminare, evaluări și măsuri de asistență tehnică inclusiv acțiunile de informare și publicitate legate de proiectele eligibile. Acestea includ asistență tehnică și administrativă în beneficiul mutual al Comisiei și al țărilor beneficiare, care nu sunt în mod normal în sarcina administrației publice naționale, acoperind identificarea, pregătirea, managementul, monitorizarea, auditul și supervizarea proiectelor.
Regulile specificate în Secțiunile II - XII de mai jos referitoare la proiectele listate la punctele (1) și (2) de mai sus, sunt totuși aplicate prin analogie și deciziilor pentru proiectele menționate la punctul (3).
Secțiunea II Definiții și concepte de bază
(1) Conceptul de proiect, etape ale proiectului și grupurile de proiecte
În scopul prevăzut de acest document, se vor aplica următoarele definiții:
(a) un "proiect" reprezintă o serie de lucrări indivizibile economic în scopul atingerii unei funcții tehnice precise și cu un scop clar identificat.
(b) o "etapă independentă tehnic și financiar" reprezintă o etapă care poate fi identificată ca operațională în întregul său.
O etapă poate acoperi, de asemenea, studiile preliminare, de fezabilitate sau tehnice necesare pentru îndeplinirea unui proiect
(c) pot fi grupate proiectele care îndeplinesc următoarele condiții:
- trebuie să fie localizate pe același curs de apă sau în aceeași arie de captare sau să fie situate de-a lungul aceluiași coridor de transport;
- trebuie cuprinse în același plan global privind cursul de apă sau aria de captare sau coridorul, în scopuri bine identificate;
- trebuie supervizate de un organism responsabil cu coordonarea și monitorizarea grupului de proiecte în cazurile în care proiectele sunt derulate de autorități competente diferite.
(2) "Autoritatea responsabilă cu implementarea"
(a) pentru proiectele finanțate prin ISPA "autoritatea responsabilă cu implementarea" este organismul responsabil cu licitațiile și contractările. Această autoritate este specificată la punctul 3 din anexa nr. I la memorandumul de finanțare.
Ca o consecință, orice schimbare a "autoritatea responsabilă cu implementarea" unui proiect trebuie să fie aprobată de către Comisie printr-un memorandum de finanțare.
În mod normal prin această autoritate se înțelege beneficiarul final al asistenței acordată prin ISPA. Numai această autoritate efectuează cheltuieli eligibile.
(b) Totuși, această autoritate poate delega implementarea altui organism care poate, de asemenea, să efectueze cheltuieli eligibile. În asemenea cazuri, Comisia trebuie informată de tipul delegărilor propuse și trebuie să primească o copie a documentelor relevante.
(3) Conceptul de "administrație publică"
Administrația publică poate cuprinde următoarele trei niveluri de guvernare:
- organisme de guvernare centrale (nivel național);
- organisme de guvernare regionale;
- organisme de guvernare locale.
În plus, acest concept poate include și organismele a căror activitate poate intra într-un cadru legal sau administrativ în virtutea faptului că sunt privite ca echivalentul unor organisme publice.
(4) Implementarea și perioada de implementare a unui proiect
(a) Implementarea unui proiect cuprinde toate etapele de la planificarea preliminară (incluzând studiul variantelor) până la finalizarea proiectului aprobat și până la măsurile de publicitate pentru un proiect finanțat;
(b) Memorandumul de finanțare se poate aplica uneia sau mai multor etape menționate mai sus;
(c) Perioada de implementare a proiectului reprezintă, ca regulă generală, perioada necesară pentru finalizarea etapelor sus-menționate până în momentul în care proiectul devine complet operațional și obiectul fizic descris în memorandumul de finanțare a fost finalizat/definitivat.
(5) Evidența documentelor și transparența
Orice cheltuială declarată Comisiei trebuie să se bazeze pe înțelegeri legale obligatorii și/sau pe documente. Este imperativă existența unei evidențe documentare corespunzătoare.
În scopul maximizării transparenței și pentru a permite controlul comisiei și/sau al autorității naționale competente de control financiar asupra cheltuielilor, fiecare țară beneficiară trebuie să se asigure că orice organism implicat în managementul și implementarea proiectelor a stabilit o evidență contabilă separată privitoare la proiectul descris în memorandumul de finanțare.
(6) Cheltuieli
Cheltuielile trebuie raportate la plățile certificate și făcute efectiv de către autoritatea responsabilă cu implementarea, susținute de facturi plătite sau de documente contabile cu valoare probativă echivalentă.
"Documentul contabil cu valoare probativă echivalentă" reprezintă orice document transmis de către autoritatea definită la punctul 2 din această secțiune pentru a demonstra că intrările contabile oferă o imagine adevărată și corectă a tranzacțiilor reale implicate, în concordanță cu practicile contabile standard. Este necesară o aprobare prealabilă a comisiei atunci când se folosesc documente contabile cu valoare probativă echivalentă.
Secțiunea III Principalele categorii de cheltuieli eligibile
Ca regulă generală cheltuielile legate de:
- studiile de fezabilitate;
- planificare și proiectare, inclusiv studiul privind impactul asupra mediului;
- pregătirea terenului;
- construcții;
- utilaje și instalații implicate permanent în proiect;
- testare și instruire;
- managementul proiectului;
- măsurile compensatorii și de reducere a impactului asupra mediului;
- alte tipuri de cheltuieli specificate în memorandumul de finanțare;
- măsuri luate ca urmare a prevederilor anexei nr. III.6 privind informarea și publicitatea sunt subiecte eligibile pentru competențele prezentate mai jos.
Secțiunea IV Studii de fezabilitate, planificarea și proiectarea proiectului
(1) Cheltuieli legate de studiile de fezabilitate, planificarea și proiectarea proiectelor
(a) Cheltuielile legate de studiile de fezabilitate, planificare incluzând studiile privind impactul asupra mediului, expertize legate de proiect și proiectarea proiectelor sunt, ca regulă generală, eligibile, cu condiția ca aceste cheltuieli să fie direct legate de unul sau mai multe proiecte și să fie aprobate în mod special printr-un memorandum de finanțare;
(b) În acele cazuri, când mai multe proiecte se derulează prin același contract sau când autoritatea responsabilă cu implementarea exercită funcțiile de mai sus pe cont propriu, acestea trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat și transparent al proiectului, bazat pe documente contabile sau pe documente cu valori probative echivalente (de exemplu cu ajutorul sistemului de alocare a timpului).
(2) Implicarea administrației publice
În cazurile în care funcționarii din administrația publică sunt implicați în activitățile menționate la punctul 1 (a) al acestei secțiuni, cheltuielile pot fi acceptate ca eligibile de către comisie, în cazuri clar justificate și în concordanță cu următoarele criterii:
- Funcționarul a renunțat temporar la statutul său de funcționar în administrația publică;
- Cheltuielile trebuie să aibă la bază un contract privind unul sau mai multe proiecte specificate; în cazul în care un contract se referă la mai multe proiecte, costurile trebuie să fie alocate într-un mod transparent (de exemplu cu ajutorul programărilor în timp);
- Cheltuielile trebuie să fie direct legate cu unul sau mai multe proiecte individuale avute în vedere;
- Contractul trebuie să fie limitat în timp și nu trebuie să depășească data limită stabilită pentru finalizarea proiectului;
- Sarcinile care trebuie îndeplinite pentru acel contract nu trebuie să acopere atribuții administrative generale, ca cele specificate la punctul 1 din secțiunea a VIII-a;
- Dispozițiile nu trebuie să fie folosite pentru a ocoli procedurile de achiziții publice ale comunității.
Secțiunea V Pregătirea terenului și construcțiile
(1) În cazurile în care autoritatea responsabilă cu implementarea execută pregătirea terenului și lucrările de construcție sau părți din acestea, pe cont propriu, costurile trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat și transparent al proiectului bazat pe documente contabile sau pe documente cu valoare probativă echivalentă.
În cazul în care sunt implicați funcționari ai administrației publice, se aplică prevederile specificate la punctul (2) din secțiunea a IV-a.
(2) Costurile eligibile trebuie să includă doar costurile reale apărute după datele specificate la punctul (1) din secțiunea a X-a, și legate direct de proiect. Costurile eligibile pot include toate sau numai unele din următoarele categorii:
- Costuri privind munca (salarii brute și nete);
- Cheltuieli pentru utilizarea durabilă a echipamentelor pe perioada construcțiilor;
- Costuri de producție folosite pentru implementarea proiectului;
- Costuri de funcționare și alte categorii de cheltuieli, dacă sunt în mod specific justificate; acestea trebuie alocate în mod echitabil, în concordanță cu standardele contabile general recunoscute;
- Cheltuielile de funcționare impuse nu sunt eligibile în cazul în care autoritatea menționată la punctul (1) de mai sus este inclusă în administrația publică.
(3) Ca regulă generală costurile trebuie să fie evaluate la prețul pieței.
Secțiunea VI Achiziții, închirieri de echipamente și active necorporale
(1) Echipamentul durabil care este parte a cheltuielilor de capital din cadrul proiectului
(a) Cheltuielile privind achizițiile sau producția de utilaje și echipamente care vor fi permanent instalate și fixate în proiect sunt eligibile dacă acestea sunt prinse în inventarul echipamentului durabil de către autoritatea specificată la punctul (2) din secțiunea a II-a și sunt considerate ca și cheltuieli de capital, în concordanță cu convențiile standard de contabilitate;
(b) Fără a prejudicia punctul (3) din secțiunea a IX-a, închirierea acestor echipamente este considerată ca parte a costurilor de operare și este neeligibilă.
(2) Achizițiile de active necorporale
Achizițiile și utilizarea activelor necorporale, ca de exemplu patentele, sunt eligibile dacă sunt necesare pentru implementarea proiectului.
(3) Echipamente utilizate pentru implementarea proiectului
(a) În cazul în care autoritatea responsabilă cu implementarea execută pregătirea terenului și lucrările de construcție, sau o parte din acestea, pe cont propriu, cheltuielile privind achizițiile sau producția echipamentelor care sunt angajate pe perioada fazei de implementare a proiectului, nu sunt eligibile.
(b) Echipamentele durabile, care sunt în mod expres achiziționate sau produse pentru implementarea proiectului, pot fi considerate eligibile dacă acestea sunt fără valoare economică ori distruse după folosință și dacă sunt specificate în memorandumul de finanțare.
(4) Echipamentele durabile utilizate de administrația publică
(a) Cheltuielile privind achiziția sau închirierea de echipamente durabile utilizate de administrația publică nu sunt eligibile.
(b) Fără a prejudicia prevederile punctului (2) sau (3) din secțiunea a VIII-a, cheltuielile privind echipamentul sau cele necesare pentru închirierea acestuia, utilizat de administrația publică ca urmare a sarcinilor privind monitorizarea și supervizarea, pot fi eligibile numai cu acordul Comisiei.
Secțiunea VII Achiziționarea terenului și taxa pe valoarea adăugată
Cheltuielile cu achiziționarea terenului și taxa pe valoarea adăugată (TVA) nu sunt eligibile.
Secțiunea VIII Cheltuieli administrative
(1) Principii generale
Ca regulă generală, cheltuielile administrației publice, inclusiv salariile funcționarilor de la nivel național, regional și local nu sunt eligibile pentru asistență (inclusiv asistență tehnică), cu excepția cheltuielilor clar fundamentate provenite din obligațiile ce revin pentru realizarea controalelor financiare, monitorizării financiare și fizice, evaluarea și prevenirea neregulilor și a cheltuielilor care intră sub incidența obligațiilor de recuperare a sumelor pierdute.
Cu excepția Fondului Național, costurile care includ salariile legate de angajarea temporară, la inițiativa comisiei, a personalului temporar, fie funcționari publici, fie proveniți din sectorul privat, pentru lucrări privind managementul, urmărirea, evaluarea și controlul sunt eligibile prin măsuri de asistență tehnică așa cum sunt definite la punctul (3) din secțiunea a I-a.
Echipamentului pentru monitorizare poate fi eligibil dacă este permis în mod specific printr-o măsură de asistență tehnică menționată în memorandumul de finanțare.
(2) Organizarea comitetelor de monitorizare
(a) fără a prejudicia punctul (1) de mai sus, cheltuielile apărute în organizarea procesului de monitorizare sunt eligibile prin prezentarea unor documente justificative;
(b) ca regulă generală, costurile permise includ una sau mai multe dintre următoarele categorii:
- servicii de traducere;
- închirierea de săli de conferință și aranjamentele auxiliare;
- închirierea de echipamente audio-video și alte echipamente electronice necesare;
- procurarea documentației și facilităților aferente;
- taxe pentru participarea experților;
- cheltuieli pentru călătorii.
(c) salariile și alocațiile pentru funcționarii din administrația publică intervenite în acest context nu sunt eligibile.
(3) Întâlniri la cererea comisiei
Regulile prevăzute la punctul (2) de mai sus pot fi aplicate prin analogie la organizarea de întâlniri ad-hoc la cererea comisiei.
Secțiunea IX Alte tipuri de cheltuieli
(1) Managementul și supervizarea proiectului
Cheltuielile referitoare la managementul și supervizarea proiectului sunt, ca regulă generală, eligibile sunt aplicate prevederile specificate la punctele (1) și (2) din secțiunea a IV-a.
(2) Costuri financiare
Nici un tip de costuri financiare legate de realizarea proiectului nu este eligibil; acestea privesc în particular dobânzile pentru finanțarea intermediară, comisioane bancare, comisioane de garanție, etc.
Garanțiile bancare legate de împrumuturile bancare folosite pentru finanțarea proiectului pot fi eligibile cu acordul Comisiei.
(3) Tehnici financiare care nu implică un transfer imediat al activelor proprii
Fără a prejudicia prevederile punctului (2), tehnicile financiare, care nu necesită implicarea imediată a transferului activelor proprii pot fi considerate eligibile, dacă sunt justificate și aprobate în memorandumul de finanțare.
Țările beneficiare trebuie să demonstreze, printr-o analiză a riscurilor, că tehnicile folosite sunt mai avantajoase din punct de vedere economic decât achiziționarea directă a unor bunuri.
(4) Cheltuieli de operare, costuri curente ale proiectelor finanțate
a) Nici un tip de costuri de operare apărute după finalizarea proiectului nu sunt eligibile;
b) Ca excepție de la prevederile punctului (a) de mai sus, cheltuielile pentru pregătirea personalului pentru operare și testarea proiectului și a echipamentelor pot fi luate în considerare ca și cheltuieli eligibile pentru o anumită perioadă, definită în memorandumul de finanțare.
c) Principiile definite la punctele (a) și (b) menționate mai sus sunt valabile, de asemenea, pentru o componentă individuală completă a unui proiect sau a unui grup de proiecte, chiar și în cazul în care întregul proiect nu a fost încă finalizat.
(5) Măsuri de publicitate și informare
Cheltuielile pentru măsurile luate în conformitate cu prevederile anexei nr. III.6 privind informarea și publicitatea sunt eligibile.
Secțiunea X Perioada de eligibilitate
(1) Limita inițială de timp privind eligibilitatea
Limita inițială de timp privind eligibilitatea este evaluată diferențiat în conformitate cu următoarele situații:
(a) Când selecția proiectului, licitația și contractarea de către țările beneficiare fac obiectul aprobării ex-ante a Comisiei*5), cheltuielile sunt eligibile pentru asistență de la data la care memorandumul de finanțare al proiectului este semnat de Comisie.
--------------------
*5) Vezi Articolul 12.(1), Reglementarea Consiliului (CE) nr. 1266/99 din 21 iunie 1999
În caz excepțional, când finanțarea proiectului este realizată printr-o combinație fie de la bei, fie de la alta instituție finanțatoare și asistența financiară nerambursabilă ispa, cheltuielile sunt eligibile pentru asistență de la data încheierii acordului cu bei sau cu altă instituție finanțatoare, pentru fiecare proiect. Ca regulă generală, această dată nu trebuie să fie mai devreme de 6 luni de la data menționată la primul subparagraf. Sunt necesare în mod obligatoriu următoarele condiții:
- lucrările și contractele pentru care se aplică prevederile trebuie să fie identificate în memorandumul de finanțare;
- BEI sau altă instituție finanțatoare certifică respectarea prevederile articolelor 108(2), 109 (2) și (3), 114 (1), 115, 117 și 118 ale Reglementării financiare aplicabile bugetului general al Comisiei Europene.
În cazurile de mai sus, ca regulă generală, comisia dispune aplicarea, după examinarea de către Comitetul de management ISPA, a prevederilor articolului 114 (2) din Reglementarea Financiară aplicabilă bugetului general al comisiei europene.
(b) După decizia Comisiei de a acorda sprijin agențiilor de implementare ale țărilor candidate pe baze descentralizate*6), cheltuielile sunt eligibile pentru asistență de la data la care cererea de finanțare ajunge la Comisie (serviciul ISPA), cu condiția ca cererea de finanțare să poată fi considerată completă.
------------
*6) Vezi Articolul 12.(2), Reglementarea Consiliului (CE) nr. 1266/99 din 21 iunie 1999
Plățile efectuate înainte de data specificată la punctele (a) și (b) de mai sus sunt neeligibile.
(2) Modificări ale proiectelor
(a) Orice modificare a unui proiect aprobat, care este egală sau mai mare de 5 milioane euro ori de 20% din costul total al acestuia, oricare ar fi mai mic, trebuie considerată o modificare substanțială a proiectului. Modificările majore ale obiectelor fizice ale proiectelor care schimbă natura acestuia sunt de asemenea tratate ca fiind "substanțiale".
Regulile stabilite la paragraful (1), se aplică și pentru eligibilitatea cheltuielilor privind modificările de mai sus.
(b) Pentru orice altă modificare a proiectului, cheltuielile privind noi elemente fizice suplimentare sau extinse sunt eligibile din momentul în care cererea de modificare este primită de Comisie (serviciul ISPA).
(c) Cererea pentru modificări și informațiile relevante atașate la aceasta pot fi prezentate comitetului de monitorizare. Înregistrarea cererii și a materialelor depuse trebuie să fie făcută în minuta întâlnirii.
(3) Timpul limită final privind eligibilitatea
(a) Data finală a eligibilității este specificată, ca regulă generală, în articolul 4, paragraful 3 din memorandumul de finanțare;
(b) Data finală depinde de plățile făcute de către autoritatea responsabilă cu implementarea;
(c) Data finală a eligibilității este prevăzută în memorandumul de finanțare respectiv. După ce această dată a expirat, beneficiarul dispune de o perioadă de șase luni pentru a supune comisiei solicitarea de plată finală împreună cu raportul final și o notificare, așa cum este prevăzut în paragraful (6) din secțiunea a III-a din anexa nr. III.1 și în apendicele B la anexa nr. III.4 la memorandumul de finanțare.
(d) Comisia nu poate extinde această perioadă de șase luni.
Secțiunea XI Cererile de plată
Cererile de plată prezentate comisiei de către țările beneficiare au la bază facturile deja plătite, așa cum sunt definite la punctul (6) din secțiunea a II-a.
În cazul lucrărilor angajate de către un concesionar sau de un organism echivalent, autoritatea guvernamentală responsabilă trebuie să certifice corectitudinea cheltuielilor.
Cererile de plată trebuie să fie înregistrate și certificate de către Responsabilul Național cu Autorizarea. Cererile sunt apoi înaintate Comisiei prin intermediul Delegației Comisiei Europene.
Secțiunea XII Alte elemente nespecificate în detaliu
(1) Orice întrebări apărute, care nu sunt explicit specificate în principiile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor în cadrul proiectelor finanțate prin ISPA, trebuie discutate cu Comisia. Comisia se va strădui să răspundă întrebărilor în mod deschis, în spiritul înscris în aceste principii și cu referire la principiile stabilite pentru fondurile de coeziune.
(2) În cazul conflictelor dintre aceste principii și regulile naționale de eligibilitate, principiile prezentate mai sus trebuie să primeze.
Anexa III.3 a
Model de cerere de plată pentru raportarea progresului financiar și fizic INSTRUMENTUL PENTRU POLITICI STRUCTURALE DE PREADERARE -ISPA SOLICITARE DE PLATĂ A. TIPUL PLĂȚII Plăți peste 80% [] Plăți intermediare [] Plăți ale balanței finale [] B. FONDUL NAȚIONAL / IDENTIFICAREA CONTULUI Numele: Adresa: Persoana de contact: Telefon: Fax: E-mail: Denumirea băncii: Sediul băncii: Codul poștal: Oraș: Numărul contului: Codul scurt: C. MĂSURA Denumirea măsurii: Codul măsurii ISPA: Codul național de referință: Nr. Memorandumului de finanțare curent: Data: D. AUTORITATEA RESPONSABILĂ CU IMPLEMENTAREA Denumire: Adresa: Cod poștal: Oraș: Persoana de contact: Telefon: E-mail: E. CHELTUIELI INTERVENITE ȘI PLĂȚI ISPA a) Cheltuieli eligibile confirmate la data: b) În această solicitare de plată: c) = a) + b) cheltuieli cumulative la data: d) Plăți cerute de această aplicație: e) = d)/b) % din cheltuielile confirmate: Totalul plăților ISPA primite de către Fondul Național (FN) până la data: F. CHELTUIELILE ELIGIBILE CURENTE PE CATEGORII MONEDA: EURO Categorii de cheltuieli*) Cheltuieli în memo- randumul de finanțare curent Cheltu- ieli confir- mate anterior Cheltuieli confirmate în această cerere de plată până la data: Totalul cheltu- ielilor confirmate Rata de execuție financiară (1) (2) (3) (4)=(2)+(3) (5)=(4)/(1) Taxe de proiectare Pregătirea terenului Principalele lucrări Utilaje și echipamente Asistență tehnică Supervizare Altele Total: -------------- *) categoriile prezentate sunt exemple care pot fi ajustate în vederea reflectării stadiului real al proiectului. Este de dorit o defalcare pe contract ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ G. INDICATORII FIZICI AI EXECUȚIEI │ ├───────────┬───────────────────┬────────┬──────────────┬─────────────┬────────┤ │ Tipul │Indicatori fizici*)│Execuția│Până la (data)│Până la (data│ Rata │ │ lucrării*)├────────┬──────────┤fizică ├──────────────┼─────────────┤ execu- │ │ │ │ │până la │ Execuția │ Execuția │ției fi-│ │ │ │ │data │fizică referi-│fizica refe- │zice │ │ │Unitatea│Cantitatea│plăților│ toare la │ritoare la │ (%) │ │ │ │ │anteri- │această cerere│cererea de │ │ │ │ │ │oare │ de plată │plată totală │ │ │ │ │ │ │ │înaintată │ │ │ │ ├──────────┼────────├──────────────┼─────────────┼────────┤ │ │ │ (1) │ (2) │ (3) │(4)=(2)+(3) │(5)=(4)/│ │ │ │ │ │ │ │(1) │ ├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤ ├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤ ├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤ ├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤ ├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤ ├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤ ├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤ └───────────┴────────┴──────────┴────────┴──────────────┴─────────────┴────────┘ --------------- *) categoriile utilizate vor fi cele prezentate în formularul F. H. SCURTĂ DESCRIERE A LUCRĂRILOR EFECTUATE A se detalia progresul înregistrat de la ultima aplicație I. CONDIȚII SPECIFICE PRIVITOARE LA MĂSURILE ARTICOLULUI 8 AL MEMORANDUMULUI DE FINANȚARE (M.F.) A se preciza condițiile specifice, dacă acestea există, și modul în care acestea au fost îndeplinite. J. OBSERVAȚII ȘI RECOMANDĂRI ALE AUTORITĂȚILOR DE INSPECȚIE NAȚIONALE SAU COMUNITARE (Anexa III.1a memorandumul de finanțare) A se preciza observații sau recomandări, dacă acestea există (cu referiri complete la sursa acestora), și modul în care acestea au fost îndeplinite. K. PROBLEME TEHNICE, FINANCIARE ȘI LEGISLATIVE (Anexa nr. III.1 la memorandumul de finanțare) A se face referire la orice tip de probleme care pot apărea în implementarea măsurilor, inclusiv devieri de la planul de finanțare original și a se furniza explicații cu privire la acțiunile întreprinse pentru corectarea acestora. L. MĂSURI ADOPTATE ÎN SCOPUL INFORMĂRII CU PRIVIRE LA ASISTENȚA OFERITĂ DE COMUNITATE (Anexa nr. III.6 la memorandumul de finanțare) Panouri ridicate la locul execuției? Da [] Nu [] Mijloacele folosite pentru informarea publicului asupra măsurilor în cauză: Presa [] Televiziune [] Radio [] Alte mijloace audio-vizuale [] Tipul documentației scrise, disponibile pentru public M. CONFIRMAREA RESPONSABILULUI NAȚIONAL CU AUTORIZAREA Prin prezenta declar că cheltuielile eligibile confirmate se referă la articolele deja plătite și la investițiile aprobate, și care nu sunt rezultat al schimbării măsurii sau lucrărilor în afara măsurii descrise, și că documentele originale privind plățile indicate în listele anexate, sunt păstrate de această entitate sau de autoritatea de implementare, ștampilate corect și disponibile în vederea consultării având ca scop principal verificarea acestora. Data: Semnătura și autentificarea ANEXA LA CEREREA DE PLATĂ FACTURI*) Denumirea măsurii: Codul măsurii ISPA: Codul național: Memorandumul de finanțare nr.: Data: Furnizor și Contract Factura nr. Data Chitanța nr. ... Data Valoarea Observații Total ------------------ *) copii ștampilate corect ale evidențelor contabile referitoare la cheltuieli trebuie anexate la copia cererii de plată transmisă Responsabilului Național cu Autorizarea. VERIFICĂRI ȘI CONTROALE EFECTUATE (Anexa nr. III.1 la memorandumul de finanțare) Controlul fizic al lucrărilor Data: Instituția responsabilă: Concluzii: Data: Instituția responsabilă: Concluzii: Data: Instituția responsabilă: Concluzii: Controlul financiar Data: Instituția responsabilă: Concluzii: Data: Instituția responsabilă: Concluzii: Data: Instituția responsabilă: Concluzii:
Anexa III.3 b
MODEL CE VA FI ÎNAINTAT COMITETULUI DE MONITORIZARE DIN ZIUA/LUNA/ANUL FIȘA DE MONITORIZARE ISPA Toate datele din raport trebuie să fie actualizate până la 30 iunie sau 31 decembrie 1A. IDENTIFICAREA MĂSURII Denumirea măsurii: Codul măsurii ISPA: Agenția de Implementare: Rata asistenței ISPA: Data semnării Memorandumului de finanțare: - Comisia - Țara Numărul amendamentului Memorandumului de finanțare: - Comisia - Țara 1B. AGENȚIA DE IMPLEMENTARE (AI) Numele: Adresa: Codul poștal: Localitatea: Persoana de contact: Telefon: E-mail: 2. SCURTĂ DESCRIERE CRONOLOGICĂ A ACTIVITĂȚILOR / LUCRĂRILOR REALIZATE 3. CONDIȚII SPECIFICE REFERITOARE LA MĂSURĂ (ARTICOLUL 8 AL MEMORANDUMULUI DE FINANȚARE MF) Se va face referire la condițiile specifice, dacă există, și se va preciza modul în care au fost îndeplinite, precum și data îndeplinirii acestora (nr. scrisorii Comisiei prin care se aduce la cunoștință îndeplinirea condițiilor respective). ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ 4. ACTUALIZAREA PLANULUI DE ACHIZIȚII │ ├───────────┬──────────┬────────┬─────────────────┬────────┬────────┬──────────┤ │Contract │ Data │ Tipul │ Data publicării │ Costul │Tipul │ Data │ │(Nr.,Tip& │publicării│licita- │ anunțului de │contrac-│co- │ semnării │ │Descri- │anunțului │ției │ licitație │tului/ │finanță-│și numele │ │ere)*) │ de │vi- ├────────┬────────┤costul │rii │câștigăto-│ │ │pre- │zate**) │Dacă nu │Dacă s-a│estima- │ │rului/ │ │ │vizionare │ │s-a │publicat│tiv al │Combina-│stadiu***)│ │ │ a │ │publicat│ │contrac-│tă/ │ │ │ │licitației│ ├────────┼────────┤tului │paralelă│ │ │ │ │ │ Data │ Data, │milioane│ │ │ │ │ │ │estima- │nr. MO/ │euro │ │ │ │ │ │ │tivă │Internet│ │ │ │ ├────┬──────┼──────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼──────────┤ │Sem-│ │ │ │ │ │ │ │ │ │nat │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼──────┼──────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼──────────┤ │În ├──────┼──────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼──────────┤ │pre-│ │ │ │ │ │ │ │ │ │gă- │ │ │ │ │ │ │ │ │ │tire│ │ │ │ │ │ │ │ │ └────┴──────┴──────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴──────────┘ ---------------- *) Specificați contractul principal. **) Indicați dacă acordul contractual va fi conform Cărții FIDIC Roșii, Galbene sau Argintii. Specificați dacă licitația este local, internațională sau restrânsă și justificați procedura în cazul precalificării. ***) Pentru contractele aflate în pregătire, oferiți câteva detalii despre stadiul pregătirii documentelor de licitație. 5. PLANUL DE CHELTUIELI UM: EURO Costul eligi- bil total Plățile efectuate Cheltuieli viitoare estimative Cheltuieli totale Diferență/ Cost total % (9)=[(7)- Anul Estima- rea iniți- ală*) Esti- marea accep- tată curen- tă**) (până la data raportă- rii) (%) (3)/(2) (de la data rapor- tării) (%) (5)/(2) (7)=(3) +(5) (%) (7)/ (2) total(2) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 2000 2001 2002 Trim 1 Trim 2 Trim 3 Trim 4 2003 Trim 1 Trim 2 Trim 3 Trim 4 2004 2005 2006 To- tal Propuneri de schimbare a Planului Financiar Da [] Nu [] Transmise la CE în data de: Vor fi transmise la CE în data de: Vor fi prezentate în cadrul Comitetului de Monitorizare (atașați planul și motivele schimbării) ---------------- │ 6. FIȘA INFORMATIVĂ PRIVIND EXECUȚIA FIZICĂ ȘI FINANCIARĂ (*) │ ├───────┬─────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────┤ │Catego-│Execuția fizică │Execuția financiară │ │rii de ├────────────┬─────────┬────────┬─────┼────────────┬───────┬────────┬───────┬───────┤ │chel- │Indicatori │Execuția │Execuția│Rata │ Indicatori │Cheltu-│Cheltu- │Rata │Progres│ │tuieli │fizici*) │fizică │fizică │exe- │ financiari │ieli │ieli │execu- │fizic │ │eligi- ├──┬─────────┤de la │până la │cu- ├───────┬────┤de la │până la │ției │ │ │bile*) │UM│Cantitate│ultimul │actualul│ției │Costul │ % │ultimul│actualul│finan- │ │ │ │ │ │Comitet │Comitet │fizi-│eligi- │din │Comitet│Comitet │ciare │ │ │ │ │ │ de │ de │ce │bil │cost│ de │de │ (5) │ │ │ │ │ │Monito- │Monito- │(%) │estimat│ │Monito-│Monito- │ │ │ │ │ │ │rizare │rizare │ │(euro) │ │rizare │rizare │ │ │ ├───────┼──┼─────────┼─────────┼────────┼─────┼───────┼────┼───────┼────────┼───────┼───────┤ │ │ │ (1) │ (2) │ (3) │4=(3)│ (5) │ (6)│ (7) │ (8) │9=8/5 │ 10=4* │ │ │ │ │ │ │ /(1)│ │ │ │ │ │6/100 │ ├───────┼──┼─────────┼─────────┼────────┼─────┼───────┼────┼───────┼────────┼───────┼───────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───────┼──┼─────────┼─────────┼────────┼─────┼───────┼────┼───────┼────────┼───────┼───────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───────┼──┼─────────┼─────────┼────────┼─────┼───────┼────┼───────┼────────┼───────┼───────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───────┼──┼─────────┼─────────┼────────┼─────┼───────┼────┼───────┼────────┼───────┼───────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───────┼──┼─────────┼─────────┼────────┼─────┼───────┼────┼───────┼────────┼───────┼───────┤ │TOTAL │ │ │ │ │ │ │ │ │ │Progres│Progres│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │finan- │fizic │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ciar │total │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │total │ │ ├───────┴──┴─────────┴─────────┴────────┴─────┴───────┴────┴───────┴────────┴───────┴───────┤ │(*) se va acoperi 100% din costul eligibil. │ └───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 7. CAUZA DIFERENȚELOR (DACĂ EXISTĂ) DINTRE EXECUȚIA FIZICĂ ȘI CEA FINANCIARĂ EXPLICAȚII PRIVIND ÎNTÂRZIERILE (DACĂ EXISTĂ) 8. PROBLEME TEHNICE, FINANCIARE SAU LEGALE (ANEXA NR. III.1 LA MEMORANDUMUL DE FINANȚARE) Se va face referire la orice problemă apărută în implementarea măsurii, incluzând, ca punct de plecare, planul de finanțare original și se va explica ce acțiuni au fost întreprinse pentru a fi corectate. Se va face referire la orice suspendare, corecție financiară și/sau neregularitate. 9. OBSERVAȚII ȘI RECOMANDĂRI ALE AUTORITĂȚILOR DE INSPECȚIE NAȚIONALE ȘI/SAU COMUNITARE (ANEXA NR. III.1 LA MEMORANDUMUL DE FINANȚARE) Se va prezenta, pe scurt, observațiile sau recomandările, dacă există, (cu referire la sursă) și se va declara modul prin care s-a răspuns la acestea. 10. MĂSURI ADOPTATE PENTRU PROMOVAREA ASISTENȚEI COMUNITARE (ANEXA NR. III.6 LA MEMORANDUMUL DE FINANȚARE) Panouri ridicate la locul execuției? Da [] Nu[] Mijloacele de comunicare utilizate pentru informarea publicului despre măsură: Presa [] Televiziune [] Radio [] Alte mijloace audio-vizuale [] Tipul documentației tipărite aflată la dispoziția publicului: 11. DATA PREVĂZUTĂ PENTRU FINALIZARE În memorandumul de finanțare inițial (data finală inițial stabilită): În memorandumul de finanțare curent (data finală în memorandumul de finanțare de modificat): Data prevăzută pentru finalizare: Modificarea datei va fi propusă în comitetul de monitorizare: Da [] Nu []
*) La momentul semnării Memorandumului de Finanțare Notă **) Ultimul Comitet de Monitorizare *Font 8* ┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
Anexa III.3 c
Model pentru solicitarea de modificări PROPUNEREA DE MODIFICARE ISPA Autoritatea Responsabilă cu implementarea: 1. IDENTIFICAREA MĂSURII Denumirea măsurii: Autoritatea responsabilă cu implementarea: Codul măsurii ISPA: Data: Rata finanțării ISPA: 2. SCHIMBAREA DATEI DE FINALIZARE A MĂSURII Data curentă: Data propusă spre finalizare: 3. SCHIMBĂRI PROPUSE ÎN PLANUL DE FINANȚARE*) euro Cheltuieli eligibile totale conform Memorandumului de finanțare în vigoare Cheltuieli eligibile efectuate sau previziuni pentru cheltuielile totale 2000 2001 2002 2003 2004 2005 După 2006 Total Solicitare de creștere a asistenței [] Suma solicitată ca și creștere - dacă este cazul (euro) [] ------------- *) de anexat planul de finanțare modificat 4. MODIFICĂRI ÎN COSTURILE ELIGIBILE ALE MĂSURII euro Categoria de cheltuieli*) Costuri totale eligibile curente Modificarea solicitată Costuri totale eligibile propuse Proiectare Organizare de șantier Lucrări Utilaje și echipamente Asistență tehnică Supervizare Altele (specificări) Total: ----------------- *) Categoriile prezentate sunt exemple care pot fi ajustate în vederea reflectării stadiului real al proiectului. Este de dorit o defalcare pe contract. ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ 5. MODIFICĂRI ALE INDICATORILOR FIZICI │ ├───────────────────────┬──────────────────┬───────────────────────┬─────────┤ │ Tipul lucrării │ Unitate │ Data estimată │Propuneri│ │ │ │ pentru finalizare │ │ ├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤ ├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤ ├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤ ├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤ └───────────────────────┴──────────────────┴───────────────────────┴─────────┘ 6. MODIFICĂRI ALE CARACTERISTICILOR MĂSURII A se detalia. 7. MOTIVE PENTRU MODIFICĂRILE PROPUSE A se detalia. Propunerea de modificare: Data înaintării solicitării de modificare: Semnătura coordonatorului național ISPA:
Anexa III.4 Acord privind cerințele minime de control financiar aplicabile
măsurilor finanțate prin ISPA
Secțiunea 1
Acordul privind cerințele minime pentru controlul financiar aplicabil măsurilor finanțate prin ISPA, denumit în continuare CMCF, se aplică asistenței financiare furnizate în baza prezentului memorandum de finanțare și sunt implementate de către administrația țării beneficiare.
Secțiunea 2 (1) Sistemele de control și management ale țării beneficiare trebuie:
(a) să asigure implementarea corespunzătoare a asistenței în concordanță cu obiectivele managementului financiar adecvat;
(b) să furnizeze o certificare corespunzătoare a validității solicitărilor pentru plățile intermediare și plata finală, bazată pe cheltuielile efectuate;
(c) să furnizeze un sistem de audit corespunzător;
(d) să specifice instituțiile și responsabilitățile și, în particular, controlul efectuat la diferite nivele pentru a asigura validitatea certificării;
(e) să faciliteze identificarea posibilelor puncte slabe sau riscuri ce pot apărea în executarea acțiunilor și a proiectelor;
(f) să stabilească măsurile corective necesare pentru eliminarea punctelor slabe, riscurilor sau neregulilor identificate pe parcursul execuției proiectului, în particular în ceea ce privește managementul financiar.
(2) Pentru atingerea obiectivelor CMCF un sistem de audit corespunzător este cel care îndeplinește cerințele menționate în apendicele A.
Secțiunea 3
(1) Țările beneficiare trebuie să organizeze controale periodice sau finale ale măsurilor și proiectelor, denumite în continuare controale, efectuate în particular pentru:
(a) a verifica eficiența sistemelor de management și control în vigoare;
(b) a verifica selectiv, pe baza analizei riscului, declarațiile de cheltuieli de la diferitele nivele implicate.
(2) Țările beneficiare trebuie să organizeze o distribuție egală a controalelor pe parcursul perioadei în cauză.
(3) La selecția măsurilor și proiectelor ce vor face obiectul controalelor se va avea în vedere:
(a) controlul unui eșalon reprezentativ de proiecte în ceea ce privește tipul și mărimea lor;
(b) factorii de risc identificați de controalele naționale sau ale Comunității;
(c) concentrarea proiectelor sub tutela unor autorități de implementare sau beneficiari finali, astfel încât principalele autorități de implementare și beneficiarii finali să fie subiectul aceluiași tip de control înainte de finalizarea fiecărui proiect.
Secțiunea 4 Pe parcursul controalelor, țările beneficiare trebuie să urmărească verificarea următoarelor:
(a) aplicarea practică și eficacitatea sistemelor de management și control;
(b) corespondența între înregistrări și documentele justificative la nivelul beneficiarului final și al autorităților intermediare, pentru un număr adecvat de documente contabile;
(c) existența unui sistem de audit adecvat;
(d) natura și calendarul cheltuielilor relevante (angajamente și plăți) pentru un număr adecvat de cheltuieli, corespunzător cerințelor Comunității, în ceea ce privește caracteristicile fizice aprobate ale proiectului și al lucrărilor executate;
(e) utilizarea proiectului este în concordanță cu cea descrisă în solicitarea de cofinanțare din partea Comunității;
(f) contribuțiile financiare sunt în limitele stipulate în memorandumul de finanțare și sunt plătite beneficiarului final fără nici un fel de reducere sau întârziere nejustificată;
(g) a fost făcută disponibilă cofinanțarea națională corespunzătoare;
(h) măsurile cofinanțate au fost implementate în concordanță cu prevederile memorandumului de finanțare corespunzător măsurii finanțate.
Secțiunea 5
Controalele trebuie să stabilească dacă anumite probleme apărute au un caracter sistematic sau prezintă un risc pentru alții; trebuie, de asemenea, să identifice cauzele unor astfel de situații, orice examinări ulterioare care sunt necesare și acțiunile corective și preventive care sunt necesare.
Secțiunea 6
Fiecare țară beneficiară și Comisia trebuie să se consulte cel puțin o dată pe an în vederea coordonării programelor de control pentru a se putea maximiza efectele benefice ale tuturor resurselor alocate pentru control la nivel național și Comunitar. Aceste consultări trebuie să se refere la tehnicile de analiză a riscului ce vor fi aplicate și trebuie să țină cont de controalele recente, rapoartele și comunicările autorităților naționale, ale Comisiei și Curții Europene de Conturi.
Secțiunea 7
(1) Țările beneficiare trebuie să asigure investigarea și soluționarea corespunzătoare a neregulilor evidente raportate în urma controalelor naționale sau comunitare.
(2) Dacă o neregulă evidentă nu a fost soluționată în mod corespunzător în termen de șase luni din momentul în care a fost raportată autorității de implementare în cauză, țara beneficiară trebuie să informeze Comisia, în cazul în care nu a informat-o în condițiile prevăzute anexei nr. III.5.
(3) Pentru paragrafele (1) și (2), "soluționat corespunzător" înseamnă prezentarea de dovezi suficiente, care să demonstreze că neregula nu a existat sau a fost corectată, de către beneficiarul final sau de către autoritatea de implementare în fața persoanei sau a organizației adecvate, responsabilă pentru control în țara beneficiară.
Dacă o anumită neregulă are un caracter sistematic, "soluționat corespunzător" înseamnă adoptarea pașilor necesari pentru corectarea cazurilor care nu au fost identificate în mod individual în cadrul controalelor, pentru a se preveni repetarea lor.
(4) Dovezile la care se face referire în paragraful (3) pot consta în copii ale înregistrărilor contabile și documentelor relevante sau orice alt document necesar.
Secțiunea 8
(1) Țara beneficiară va prezenta Comisiei o declarație elaborată de către o persoană sau organizație independentă de serviciul de implementare, al cărei model indicativ este descris în apendicele B, nu mai târziu de data solicitării plății finale referitoare la măsura finanțată. Declarația va cuprinde concluziile controalelor efectuate în anii precedenți și va furniza concluzii referitoare la validitatea solicitării efectuării plății finale, a legalității și regularității operațiunilor, cu evidențierea declarației finale privind cheltuielile.
(2) În cazul în care există puncte slabe importante în ceea ce privește managementul și controlul, sau frecvența ridicată a neregulilor înregistrate nu permite furnizarea unei asigurări de ansamblu pentru validitatea solicitării efectuării plății finale, declarația trebuie să se refere la aceste circumstanțe și să furnizeze o evaluare a dimensiunii problemelor și a impactului financiar.
În asemenea cazuri Comisia poate solicita efectuarea unui control în vederea identificării și rectificării neregulilor într-o perioadă specificată de timp.
Secțiunea 9
Țările beneficiare vor informa Comisia până la data de 30 iunie a fiecărui an, iar pentru prima oară până la data de 30 iunie 2002 cel târziu în ceea ce privește aplicarea CMCF în anul calendaristic precedent, cu referire specială la cerințele secțiunii a 2-a și incluzând orice completări sau actualizări necesare ale descrierii sistemelor de management și control, cerute în secțiunea a IX-a din anexa nr. III.1.
Secțiunea 10
Comisia și țara beneficiară trebuie să lucreze împreună pentru a se asigura că obiectivele acestui acord sunt îndeplinite în cadrul aranjamentelor administrative din fiecare țară beneficiară.
Secțiunea 11
(1) Persoanele și organizațiile responsabile pentru implementarea operațiunilor cofinanțate de către Comunitate trebuie să se asigure că toate documentele și evidențele contabile necesare pentru control sunt furnizate oficialilor responsabili de efectuarea controlului sau persoanelor împuternicite pentru aceasta.
(2) Oficialii responsabili de efectuarea controlului sau persoanele împuternicite pentru aceasta pot solicita să le fie furnizate extrase sau copii ale documentelor sau evidențelor contabile menționate în paragraful (1).
Secțiunea 12
Informațiile colectate pe parcursul controalelor trebuie să fie protejate de secretul profesional, în concordanță cu prevederile relevante ale legislației naționale și Comunitare. Aceste informații nu pot fi comunicate altor persoane decât celor care, conform atribuțiilor lor în cadrul țării beneficiare sau în cadrul instituțiilor Comunitare, trebuie să între în posesia acestora pentru îndeplinirea atribuțiilor respective.
Secțiunea 13
Oficialii Comisiei Europene trebuie să aibă acces la toate documentele elaborate în scopul efectuării controlului în cadrul CMCF sau la cele referitoare la controale deja efectuate, inclusiv la informațiile stocate în sistemele de procesare a datelor.
Secțiunea 14 Prevederile acestui acord nu împiedică țările beneficiare să aplice procedurile naționale de control mai riguroase decât cele descrise aici.
Apendicele A
DESCRIEREA SUCCINTĂ A CERINȚELOR REFERITOARE LA INFORMAȚIILE
NECESARE PENTRU UN SISTEM DE AUDIT CORESPUNZĂTOR
Un sistem de audit corespunzător, descris în secțiunea a 2-a (c), este îndeplinit pentru o anumită formă de asistență când:
(1) Evidențele contabile ținute la nivelul de management corespunzător furnizează informații detaliate despre plățile făcute beneficiarilor finali pentru fiecare proiect cofinanțat, inclusiv data înregistrării contabile, suma fiecărei cheltuieli, identificarea documentului justificativ, data și metoda de plată; înregistrările vor fi susținute de documentele justificative necesare (de exemplu, facturi).
(2) În cazul cheltuielilor care au doar parțial legătură cu operațiunile cofinanțate de către Comunitate, există justificări suficiente care să demonstreze corectitudinea alocării sumelor între cele cofinanțate de către Comunitate și celelalte operații. Justificări similare există de asemenea pentru toate tipurile de cheltuieli, care sunt recunoscute ca eligibile ca și valoare sau în raport cu celelalte costuri.
(3) Planurile tehnice și financiare ale proiectelor, rapoartele de progres, documentele privind aprobarea grantului, procedurile de licitație și contractare, etc., sunt păstrate disponibile la nivelul de management adecvat.
(4) La raportarea plăților către o autoritate intermediară, informațiile menționate în paragraful (1) sunt incluse într-o declarație de cheltuieli detaliată, care precizează, pentru fiecare proiect cofinanțat de Comunitate, fiecare cheltuială individuală, în vederea întocmirii sumei totale certificate. Aceste declarații detaliate de cheltuieli constituie documentele de bază pentru înregistrările contabile ale autorităților intermediare.
(5) Autoritățile intermediare vor ține înregistrări contabile pentru fiecare proiect în parte și pentru sumele cheltuielilor certificate de fiecare dată de către beneficiarii finali. La raportarea către ofițerul menționat în paragraful (9) din secțiunea a III-a din anexa nr. III, autoritățile intermediare vor prezenta o listă a proiectelor aprobate în cadrul fiecărei forme de asistență, împreună cu informațiile pentru fiecare proiect în parte cuprinzând cel puțin o identificare completă a proiectului și beneficiarului final, data aprobării asistenței financiare nerambursabile, sumele alocate și plătite, perioada acoperită de cheltuieli și suma cheltuielilor pe măsuri și subprograme. Aceste informații constituie documentația justificativă a înregistrărilor contabile făcute de autoritățile desemnate și baza pentru pregătirea declarațiilor de cheltuieli care vor fi prezentate Comisiei.
(6) În cazul în care beneficiarii finali raportează direct autorității desemnate, declarațiile detaliate de cheltuieli, menționate în paragraful (4), constituie documentația justificativă pentru înregistrările contabile ale autorității desemnate, care este responsabilă pentru întocmirea listei de proiecte menționată în paragraful (5).
(7) În cazurile în care una sau mai multe autorități intermediare intervin între beneficiarul final și autoritățile desemnate, fiecare autoritate intermediară solicită, pentru aria sa de responsabilitate, declarații detaliate ale sumelor cheltuite procesate la un nivel inferior, pentru a fi folosite ca documentație justificativă pentru propriile înregistrări contabile, din care va raporta mai sus un rezumat al sumelor cheltuite pentru fiecare proiect în parte.
(8) În cazul unor alte moduri de organizare a procedurilor de management și de informare, inclusiv transferurile computerizate de date, toate autoritățile implicate vor obține suficiente informații de la nivelul inferior pentru a-și justifica propriile înregistrări contabile și sumele raportate la nivel superior, asigurând în acest fel un sistem de audit corespunzător a rezumatelor sumelor raportate Comisiei pentru fiecare cheltuială și pentru documentele justificative la nivelul beneficiarului final.
Apendicele B
MODEL INDICATIV AL DECLARAȚIEI CARE TREBUIE ATAȘATĂ LA CEREREA FINALĂ DE PLATĂ
Către Comisia Europeană
Directoratul General
REGIO
Subiect: <Măsura finanțată prin ISPA numărul și localizarea>
(1) Subsemnatul, ..................... (se specifică numele, funcția și serviciul), am examinat declarația finală de plată pentru .............. (se indică măsura finanțată prin ISPA și perioada acoperită) împreună cu cererea către Comisie pentru plata sumelor provenite din asistența comunitară.
SCOPUL CONTROLULUI
(2) Am condus controlul în concordanță cu prevederile CMCF, am planificat și executat controlul în vederea obținerii unei asigurări rezonabile că declarația finală de cheltuieli și solicitarea de plată a sumelor provenite din asistența comunitară nu conțin declarații false ......... (Se descriu pe scurt etapele practice de executare a controlului)............ .
OBSERVAȚII
(3) Scopul controlului a fost îngrădit de următoarele:
(a) ...................................................
(b) ...................................................
(c) ................................................, etc.
(Se vor indica limitările controlului, de exemplu probleme sistemice, deficiențe de management, lipsa unui audit constant, lipsa documentației ajutătoare, cazurile aflate în proceduri legale, etc.; se va estima suma cheltuielilor afectate de aceste limitări și ajutorul Comunitar corespunzător acestora).
(4) Controlul, împreună cu concluziile oricărui alt control național sau din partea Comunității la care am avut acces, au dezvăluit o frecvență joasă/ridicată (se va indica corespunzător; dacă este ridicată se va explica) a erorilor/neregulilor. Toate erorile/neregulile au fost rezolvate satisfăcător de către autoritățile de management și nu par să afecteze suma provenită din asistența comunitară, cu următoarele excepții:
(a) ...................................................
(b) ...................................................
(c) .................................................., etc.
(Se indică erorile/neregulile care nu au fost rezolvate corespunzător, și pentru fiecare caz, posibilul caracter sistemic al acestora și extinderea problemelor și mărimea sumelor provenite din asistența comunitară care par să fie afectate de acestea).
CONCLUZII
În cazul în care nu există limitări ale controlului, iar frecvența erorilor depistate este redusă și toate problemele au fost rezolvate în mod satisfăcător:
(5) (a) În urma controlului și a concluziilor oricărui control național sau din partea Comunității, la care am avut acces, opinia mea este că declarația finală de cheltuieli prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute în concordanță cu reglementările și prevederile programului, și solicitarea făcută Comisiei pentru plata sumelor provenite din asistența comunitară pare să fie validă.
În cazul în care există unele limitări ale controlului, dar frecvența erorilor nu este ridicată, sau dacă există probleme care nu au fost rezolvate satisfăcător:
(b) Cu excepția problemelor la care s-a făcut referire la punctul (3) și (sau) erorile/neregulile care par că nu au fost rezolvate în mod satisfăcător și la care s-a făcut referire la punctul (4), opinia mea, bazată pe controlul efectuat și pe concluziile oricărui control național sau din partea Comunității la care am avut acces, este că declarația finală de cheltuieli prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute în concordanță cu reglementările și prevederile programului, și solicitarea făcută Comisiei pentru plata sumelor provenite din asistența comunitară pare să fie validă.
În cazul în care există unele limitări majore ale controlului sau dacă frecvența erorilor depistate este ridicată, chiar dacă erorile/neregulile au fost rezolvate în mod satisfăcător:
(c) Din cauza problemelor la care am făcut referire la punctul (3) și (sau) a frecvenței ridicate a erorilor menționate la punctul 4, nu sunt în poziția de a exprima o opinie asupra declarației finale de cheltuieli și asupra solicitării făcute Comisiei pentru plata sumelor provenite din asistența comunitară.
Anexa III.5 Acord cu privire la nereguli și la recuperarea sumelor încasate eronat prin ISPA
Secțiunea 1
Acest acord nu trebuie să afecteze aplicarea în țara beneficiară a regulilor referitoare la procedurile penale sau cooperarea judiciară dintre țările beneficiare ori dintre Comisie și țările beneficiare cu privire la problemele penale.
Secțiunea 2 (1) Țările beneficiare trebuie să comunice Comisiei în termen de 3 luni de la data intrării în vigoare a memorandumului de finanțare:
- prevederile stabilite de lege, reglementările sau acțiunile administrative pentru aplicarea măsurilor finanțate prin ISPA;
- lista cuprinzând autoritățile și organismele responsabile cu aplicarea măsurii, principalele prevederi referitoare la rolul și funcționarea acestor autorități și organisme și la procedurile pentru aplicarea cărora sunt responsabile.
(2) Țările beneficiare trebuie să comunice imediat Comisiei orice amendamente la informațiile furnizate prin îndeplinirea cerințelor paragrafului (1).
(3) Comisia trebuie să studieze comunicările făcute de țările beneficiare și trebuie să le informeze asupra concluziilor rezultate. Aceasta trebuie să rămână în contact cu țările beneficiare atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea prevederilor acestei secțiuni.
Secțiunea 3
"Neregulă" înseamnă orice încălcare a prevederilor memorandumului de finanțare rezultând dintr-o acțiune sau omisiune a unui operator economic, care are, sau a avut ca efect prejudicierea bugetului general al Comunității și/sau a legilor naționale relevante sau o grupă de cheltuială nejustificată.
Secțiunea 4
(1) În timpul celor 2 luni după sfârșitul fiecărui trimestru, țările beneficiare trebuie să raporteze Comisiei, Oficiului European Antifraudă orice nereguli care au fost subiectul inițierii unor investigații administrative sau judiciare.
Pentru aceasta trebuie, pe cât posibil, să dea detalii privind:
- detalii privind măsura finanțată prin ISPA;
- prevederile care au fost încălcate, natura și suma cheltuielilor; în cazurile în care nu s-a efectuat nici o plată, sumele care ar fi fost greșit plătite dacă nu s-ar fi descoperit neregulile, cu excepția cazurilor când eroarea sau neglijența este descoperită înaintea plății și nu conduce la pedepse administrative sau judiciare;
- suma totală și distribuția acesteia între diferitele surse de finanțare;
- perioada în care, sau momentul în care, neregula a fost comisă;
- practicile folosite pentru comiterea neregulii;
- felul în care a fost descoperită neregula;
- autoritățile naționale sau organismele care au întocmit raportul oficial cu privire la nereguli;
- consecințele financiare, suspendarea, dacă este cazul, a plăților și posibilitățile de recuperare;
- data și sursa primei informații care a dus la suspiciunea că se comite o neregulă, data la care a fost întocmit raportul oficial privind neregula, și unde este cazul, țara beneficiară și terțele țări implicate;
- identitatea oricăror persoane fizice sau juridice implicate, exceptând cazurile în care asemenea informații nu au relevanță în combaterea neregulilor din cauza caracterului neregulilor în cauză.
(2) Dacă unele dintre informațiile menționate la paragraful (1), și în particular, cele care privesc practicile folosite în comiterea neregulilor și maniera în care acestea au fost descoperite nu sunt disponibile, țările beneficiare trebuie, pe cât posibil, să furnizeze informațiile lipsă atunci când înaintează Comisiei următoarele rapoarte trimestriale privind neregulile.
(3) Dacă reglementările naționale prevăd confidențialitatea investigațiilor, comunicarea informațiilor trebuie să fie subiectul unei autorizări din partea unei instanțe judecătorești competente.
Secțiunea 5
Fiecare țară beneficiară trebuie să raporteze Comisiei și, dacă este necesar, statelor membre implicate, orice nereguli descoperite sau presupuse că au existat, atunci când există temerea că:
- acestea pot avea foarte rapid repercusiuni în afara teritoriului său: și/sau
- arată că "mal praxix" a fost implicat (folosit).
Secțiunea 6
În timpul celor 2 luni după sfârșitul fiecărui trimestru, țările beneficiare trebuie să informeze Comisia, cu referire la orice alt raport anterior întocmit sub secțiunea a 4-a, despre procedurile instituite ca urmare a neregulilor notificate anterior și a schimbărilor importante care rezultă din aceasta, incluzând:
- sumele care au fost sau se așteaptă să fie recuperate;
- măsurile interimare luate de țara beneficiară pentru asigurarea recuperării sumelor plătite greșit;
- procedurile judiciare sau administrative instituite în vederea recuperării sumelor greșit plătite și pentru impunerea sancțiunilor;
- motivele în cazul suspendării procedurilor de recuperare; pe cât posibil, Comisia trebuie notificată înainte de luarea deciziei;
- orice suspendări ale acuzărilor judiciare.
Țările beneficiare trebuie să notifice Comisiei deciziile administrative sau judiciare ori principalele motive privind suspendarea acestor proceduri.
Secțiunea 7
Dacă nu există nereguli de raportat în perioada de referință, țările beneficiare trebuie să informeze Comisia despre acest lucru în aceeași limită de timp stabilită în paragraful (1) din secțiunea a 4-a.
Secțiunea 8
Atunci când autoritățile competente din țara beneficiară decid, la cererea expresă a Comisiei, să inițieze sau să continue procedurile legale în vederea recuperării sumelor greșit plătite, Comisia poate să decidă să ramburseze țării beneficiare, total sau parțial, costurile legale și costurile care decurg direct din procedurile legale, la prezentarea probelor documentare, chiar dacă procedurile nu au avut succes.
Secțiunea 9
(1) Comisia trebuie să păstreze contacte corespunzătoare cu țara beneficiară în scopul suplimentării informațiilor furnizate despre neregulile la care se face referire în secțiunea a 4-a, despre procedurile menționate în secțiunea a 6-a și, în particular, despre posibilitatea de recuperare.
(2) Independent de contactele menționate în paragraful (1), Comisia trebuie să informeze țările beneficiare atunci când natura neregulii este de asemenea manieră încât sugerează că practici similare sau identice pot apărea în alte țări beneficiare.
(3) Comisia trebuie să organizeze pentru reprezentanții țărilor beneficiare întâlniri de informare la nivelul Comunității, pentru a examina împreună cu aceștia informațiile obținute conform secțiunilor 4, 5 și 6, și paragrafului (1) din această secțiune, în special cu privire la învățămintele care trebuie trase în viitor referitoare la nereguli, la măsurile de prevenire și la procedurile legale.
(4) La cererea unei țări beneficiare sau a Comisiei, țările beneficiare și Comisia trebuie să se consulte în scopul eliminării oricărui aspect ce prejudiciază interesele Comisiei, care devine evident în timpul îndeplinirii prevederilor în vigoare.
Secțiunea 10
Comisia trebuie să informeze cu regularitate țările beneficiare, în cadrul convenției de prevenire a fraudelor, despre ordinul de mărime al fondurilor implicate în neregulile care au fost descoperite și despre categoriile de nereguli, împărțite pe tipuri și pe sume (valoric).
Secțiunea 11
(1) Țările beneficiare și Comisia trebuie să ia toate măsurile de precauție necesare pentru a se asigura că informațiile pe care le schimbă rămân confidențiale.
(2) Informațiile la care se face referire în acest acord nu pot fi trimise în particular altor persoane decât celor din țările beneficiare sau din cadrul instituțiilor comunitare care au, conform atribuțiilor lor, acces la acestea, decât dacă țările beneficiare care le furnizează au specificat în mod expres aceasta.
(3) Numele persoanelor fizice sau juridice pot fi dezvăluite altor țări beneficiare sau instituții comunitare numai dacă aceasta este necesară pentru prevenirea sau pedepsirea unei nereguli sau pentru a stabili dacă o presupusă neregulă a avut loc.
(4) Informațiile comunicate sau obținute în orice mod, potrivit acestui acord, vor fi supuse confidențialității profesionale și vor fi protejate în același mod în care informații similare sunt protejate de legislația națională a țărilor beneficiare care le primesc și de către prevederile corespondente aplicabile instituțiilor Comunității.
În plus, aceste informații nu pot fi folosite în alt scop decât cel prevăzut în prezentul acord, decât dacă autoritățile care le-au furnizat și-au dat acordul expres, și cu condiția ca prevederile în vigoare în țările beneficiare în care se găsește autoritatea receptoare să nu interzică asemenea comunicare sau folosire.
(5) Paragrafele de la (1) la (4) nu împiedică folosirea, în orice acțiune legală sau procedură instituită ulterior pentru neconcordanța cu regulile Comunității în domeniul asistenței de preaderare, a informațiilor obținute conform acestui acord. Autoritatea competentă din țările beneficiare care a furnizat aceste informații trebuie informată dinainte despre asemenea folosire.
(6) Când o țară beneficiară notifică Comisia că o persoană fizică sau juridică, al cărui nume a fost comunicat Comisiei conform prezentului acord, în urma anchetei ulterioare, se dovedește că nu a fost implicată în nici o neregulă, Comisia trebuie în continuare să-i informeze pe toți aceia cărora le-a dezvăluit numele, conform prezentului acord, asupra acelui fapt. Aceste asemenea persoane nu trebuie, după aceea, să mai fie tratate, în virtutea notificărilor anterioare, ca persoane implicate în neregula în vedere.
Secțiunea 12
Sumele recuperate trebuie distribuite între țările beneficiare și Comisie în conformitate cu ratele de cofinanțare, proporțional cu cheltuielile deja făcute de acestea.
Secțiunea 13
Verificările și inspecțiile pe loc efectuate pentru protejarea intereselor financiare ale Comunității împotriva neregulilor, astfel cum sunt definite în secțiunea a 3-a, trebuie pregătite și conduse de către Comisie în strânsă cooperare cu autoritățile competente din țările beneficiare, care vor fi notificate în timp util despre obiectul și scopul verificărilor și al inspecțiilor menționate în această anexă, astfel încât autoritățile să poată acorda tot sprijinul necesar. În acest scop, oficialii țării beneficiare implicate pot participa la verificările și inspecțiile pe loc.
În plus, dacă țara beneficiară implicată dorește, verificările și inspecțiile pe loc pot fi efectuate împreună de către Comisie și autoritățile competente ale țării beneficiare.
Secțiunea 14
Verificările și inspecțiile pe loc trebuie efectuate de către Comisie asupra operatorilor economici, respectiv asupra persoanelor fizice sau juridice, sau la alte organisme naționale cărora le este atribuită putere legală, dacă există motive să se creadă că au fost comise nereguli.
Pentru a se facilita efectuarea de către Comisie a acestor verificări și inspecții, operatorilor economici trebuie să le fie solicitată o garanție a accesului la sediul, terenul, mijloacele de transport sau alte domenii, folosite în scopuri de afaceri.
Când este strict necesar să se stabilească unde și dacă neregulile există, Comisia poate efectua verificări și inspecții la alți operatori economici implicați, pentru a avea acces la informațiile pertinente deținute de aceștia despre faptele care fac subiectul verificărilor și inspecțiilor pe loc.
Secțiunea 15
(1) Verificările și inspecțiile pe loc trebuie efectuate în baza responsabilității și autorității Comisiei de către oficialii sau alți angajați ai acesteia, împuterniciți corespunzător în baza regulamentelor relevante ale Comisiei și în continuare "inspectorii Comisiei". Persoanele puse la dispoziția Comisiei de către țara beneficiară ca experți naționali secondanți, pot asista la aceste verificări și inspecții.
Inspectorii Comisiei își vor exercita puterea pe baza unei autorizații care le atestă identitatea și poziția, împreună cu un document care să indice subiectul și scopul verificării și inspecției pe loc.
Conform legii Comunitare aplicabile, este necesar ca ei să corespundă regulilor de procedură stabilite de legile țării beneficiare implicate.
(2) Sub rezerva înțelegerii cu țara beneficiară, Comisia poate cere asistență oficialilor din țările beneficiare ca observatori și poate apela la alte organisme care activează sub responsabilitatea sa, să acorde asistență tehnică.
Comisia trebuie să se asigure că toți sus-menționații oficiali și organisme prezintă toate garanțiile cu privire la competența tehnică, independența și respectarea secretului profesional.
Secțiunea 16
(1) Inspectorii Comisiei trebuie să aibă acces, în aceleași condiții cu inspectorii administrației naționale și în conformitate cu legislația națională, la toate informațiile și documentațiile despre operațiile implicate, care sunt necesare pentru desfășurarea corespunzătoare a inspecțiilor pe loc.
Aceștia se pot folosi de toate facilitățile de inspecție ca și inspectorii administrației naționale și pot copia în particular documentele relevante.
Verificările și inspecțiile pe loc pot privi, în particular:
- registre și documente profesionale cum ar fi facturi, liste de termene și condiții, scăpări de plată, declarații ale materialelor folosite și ale muncii efectuate, documente bancare păstrate de operatorii economici;
- date computerizate;
- sistemele și metodele de producție, ambalare și expediere;
- verificări fizice privind natura și cantitatea bunurilor sau operațiilor finalizate;
- prelevarea și verificarea de mostre;
- progresul lucrărilor și investițiilor pentru care s-a acordat finanțarea și utilizarea investițiilor finalizate;
- documente contabile și bugetare;
- implementarea tehnică și financiară a proiectelor subsidiare.
(2) Dacă este cazul, este în sarcina țării beneficiare, la cererea Comisiei, să ia toate măsurile de precauție corespunzătoare, în conformitate cu legislația națională, în special pentru protejarea probelor.
Secțiunea 17
(1) Informațiile comunicate sau obținute în orice fel, conform prevederilor acestei anexe, sunt acoperite de secretul profesional și sunt protejate în același mod în care informațiile similare sunt protejate de legislația națională a țării beneficiare care le primește, și de prevederile corespondente aplicabile instituțiilor comunitare.
Asemenea informații nu pot fi comunicate altor persoane în afara celor din instituțiile Comunității sau din țările beneficiare, a căror funcție necesită cunoașterea lor, și nici nu pot fi folosite de instituțiile Comunității în alte scopuri decât cele de asigurarea unei protecții eficiente a intereselor financiare ale Comunității în toate țările beneficiare. Când o țară beneficiară intenționează să folosească în alte scopuri informațiile obținute de oficialii care participă sub autoritatea sa ca observatori la verificările și inspecțiile pe loc, trebuie să ceară aprobarea țării beneficiare de unde informația respectivă a fost obținută.
(2) Comisia trebuie să raporteze în cel mai scurt timp posibil, autorităților competente ale țării pe a cărui teritoriu au fost efectuate verificările și inspecțiile pe loc, despre orice fapt sau suspiciune legată de o neregulă pe care a aflat-o în cursul verificării sau al inspecției pe loc. În orice moment, Comisiei i se va putea cere să informeze sus-menționata autoritate despre rezultatele unor asemenea verificări și inspecții.
(3) Inspectorii Comisiei trebuie să se asigure că la întocmirea rapoartelor lor se ține seama de cerințele procedurale specificate în legislația națională a țării beneficiare implicate. Documentele materiale și probatoare specificate în secțiunea a 16-a trebuie anexate la rapoartele menționate. Rapoartele astfel întocmite trebuie să fie folosite ca probe (admisibile) în procedurile administrative sau juridice ale țării beneficiare în care folosirea lor se dovedește necesară, în același mod și în aceleași condiții ca și rapoartele întocmite de inspectorii administrației naționale. Acestea trebuie să fie subiectul acelorași reguli de evaluare ca cele aplicabile rapoartelor administrative întocmite de inspectorii administrației naționale și vor avea aceeași valoare ca acestea. Când o inspecție este desfășurată împreună, inspectorii naționali care au luat parte la operațiune vor fi rugați să contrasemneze raportul întocmit de către inspectorii Comisiei.
Secțiunea 18
Când operatorii economici la care se face referire în secțiunea a 14-a, se opun unei verificări sau inspecții pe loc, țara beneficiară implicată, acționând în conformitate cu regulile naționale, trebuie să acorde inspectorilor Comisiei sprijinul necesar pentru a le permite acestora să își îndeplinească sarcinile de verificare sau inspecție pe loc.
Este de datoria țării beneficiare să ia toate măsurile necesare în conformitate cu legislația națională.
Anexa III.6 Cerințe privind informarea și publicitatea
REGULILE PRIVIND DETALIILE ÎNȚELEGERII REFERITOARE LA INFORMARE ȘI PUBLICITATE
1. Obiective și scop
Măsurile de informare și publicitate privind asistența acordată prin ISPA au ca scop:
- să mărească conștientizarea și transparența publică față de activitățile Comunității Europene;
- să informeze potențialii beneficiari și organizațiile profesionale despre posibilitățile ISPA;
Informarea și publicitatea trebuie să privească toate proiectele pentru care ISPA asigură asistență financiară. Ținta măsurilor de informare și publicitate este de a informa publicul general și, de asemenea, potențialii beneficiari, inclusiv:
- autoritățile regionale, locale sau publice;
- partenerii sociali și economici;
- organizațiile neguvernamentale;
- operatorii și promotorii de proiect;
- orice alte părți interesate
de oportunitățile oferite de ISPA.
2. Principii generale
Organismele responsabile cu implementarea proiectelor ISPA (denumite aici și în continuare "organisme responsabile") sunt răspunzătoare pentru toate măsurile de publicitate imediate. Publicitatea trebuie condusă în cooperare cu departamentele Comisiei, care vor fi informate de măsurile luate în acest scop.
Organismul responsabil trebuie să ia toate măsurile administrative necesare pentru a asigura aplicarea efectivă a acestor aranjamente și să colaboreze cu departamentele Comisiei.
Măsurile de informare și publicitate trebuie luate în timp util, imediat după ce asistența ISPA este aprobată. Comisia își rezervă dreptul să inițieze procedura de restrângere, suspendare sau anulare a asistenței ISPA, dacă țara beneficiară nu își îndeplinește obligațiile stabilite în prezenta anexă.
3. Îndrumări privind activitățile de informare și publicitate
În afara regulilor detaliate stabilite la punctul 4, următoarele principii trebuie aplicate în conformitate cu toate măsurile de informare și publicitate:
3.1 Media
Organismul responsabil trebuie să informeze media în modul cel mai corespunzător despre acțiunile cofinanțate prin ISPA. Participarea Comunității Europene va fi reflectată exact în aceste informări.
Pentru aceasta, lansarea formală a proiectelor și fazele importante ale implementării lor vor face subiectul unor măsuri de informare, în special în mijloacele media regionale (presă, radio și televiziune). Trebuie asigurată o colaborare corespunzătoare cu Delegațiile Comisiei în țările beneficiare implicate.
3.2 Acțiunile de informare
Organizarea acțiunilor de informare cum ar fi conferințe, seminarii, târguri și expoziții legate de implementarea proiectelor parțial finanțate prin ISPA trebuie să menționeze explicit participarea Comunității Europene. Trebuie să se beneficieze de această oportunitate pentru a se expune steagul Comunității Europene în sălile de conferință și emblema Comunității Europene pe documente. Delegațiile Comisiei în țările beneficiare trebuie să sprijine, dacă este necesar, organizarea și desfășurarea unor asemenea evenimente.
3.3 Material informativ
Publicațiile (cum ar fi broșuri și prospecte) despre proiecte sau măsuri similare trebuie să conțină pe copertă o indicație clară a emblemei Comunității Europene atunci când se folosește o emblemă națională, regională sau locală.
Când publicația include o prefață, aceasta trebuie semnată atât de persoana responsabilă din țara beneficiară cât și, din partea Comisiei, de Membrul Comisiei responsabil sau de către un reprezentant desemnat, pentru a asigura faptul că participarea Comunității Europene este clară. Aceste publicații trebuie să facă referiri la organismele responsabile pentru informarea părților interesate.
Principiile sus-menționate se vor aplica de asemenea și materialelor audio-vizuale sau de pe paginile web.
4. Obligații ale țărilor beneficiare
Informarea și publicitatea trebuie să facă obiectul unui șir coerent de măsuri definite de către organismul responsabil în colaborare cu Comisia, pe durata proiectului. Țările beneficiare trebuie să se asigure că reprezentanții Comisiei, inclusiv Delegațiile sale sunt corect implicate în cele mai importante activități legate de ISPA.
Când proiectele sunt implementate, organismul responsabil trebuie să ia următoarele măsuri care să indice participarea ISPA în proiectele menționate:
a) Informarea referitoare la proiect
Măsurile de informare și publicitate prompte trebuie luate pentru a conștientiza publicul general de asistența acordată de Comunitatea Europeană prin ISPA. Organismul responsabil trebuie să publice conținutul proiectelor în cea mai adecvată formă și să se asigure că asemenea documente sunt difuzate către media locală și regională și să le țină la dispoziția părților interesate. Măsurile prompte vor include:
- panouri de publicitate ridicate la locul lucrărilor;
- plăci comemorative permanente pentru infrastructurile accesibile publicului general, care vor fi instalate în conformitate cu aranjamentele speciale privind informarea pe teren, detaliate mai jos.
b) Informații generale referitoare la ISPA
În plus față de punctul (a) coordonatorul național ISPA este responsabil pentru difuzarea regulată a informațiilor generale despre asistența ISPA alocată țării lor, subliniind implementarea proiectelor și rezultatele obținute. Această informare generală trebuie să aibă loc cel puțin o dată pe an și să fie făcută disponibilă Comisiei pentru raportul anual. Informarea va avea forma unor broșuri de interes general, material profesional audio-video (de exemplu videoclip) și conferințe de înștiințare la un nivel corespunzător. Informarea trebuie să grupeze proiectele după natura lor și/sau să se focalizeze pe proiectele de interes relevant. Trebuie actualizată anual și transmisă către televiziunile sau posturile de radio naționale și regionale, către Comisie și, la cerere, către alte părți interesate, așa cum sunt definite în paragraful 1.
5. Activitatea Comitetelor de Monitorizare
- Comitetele de monitorizare trebuie să se asigure că există informații adecvate cu privire la activitatea lor. În acest scop, fiecare comitet de monitorizare trebuie să informeze media, cât de des consideră necesar, despre progresul proiectului(elor) pentru care sunt responsabile. Președintele va fi responsabil pentru contactele cu media și va fi asistat de către reprezentanții Comisiei.
- Pregătirile corespunzătoare vor fi făcute de asemenea în colaborare cu Comisia și cu Delegațiile acesteia în țările beneficiare, atunci când au loc evenimente importante cum ar fi întâlniri la nivel înalt sau inaugurări.
- Reprezentanții Comisiei în comitetele de monitorizare, în colaborare cu organismele responsabile, vor asigura concordanța cu prevederile adoptate privind publicitatea, în special, acelea care privesc panourile de publicitate și plăcile comemorative (vezi prevederile de mai jos).
- Măsurile de informare și publicitate și probele adecvate, cum sunt fotografiile, trebuie să fie înmânate președintelui de către organismul responsabil. Copii de pe unele materiale de acest fel vor fi transmise Comisiei.
- Președintele comitetelor de monitorizare trebuie să înainteze Comisiei toate informațiile care trebuie avute în vedere la întocmirea raportului anual al acesteia.
6. Prevederi finale
Organismul responsabil poate, în orice moment, să desfășoare acțiuni suplimentare pe care le consideră necesare.
Acesta trebuie să consulte Comisia și să o informeze despre inițiativele pe care le are astfel încât Comisia să poată participa corespunzător la îndeplinirea acestora.
Pentru a facilita implementarea acestor prevederi, Comisia, va putea asigura asistență adecvată și va putea întocmi îndrumări detaliate.
Măsuri speciale privind panourile de publicitate și plăcile comemorative
Pentru a asigura vizibilitatea proiectelor ISPA, țările beneficiare se vor asigura că sunt îndeplinite următoarele măsuri de informare și publicitate:
1. Panourile de publicitate
Panourile de publicitate vor fi ridicate la locul de desfășurare a lucrărilor pentru proiectele finanțate prin ISPA. Asemenea panouri de publicitate trebuie să cuprindă un spațiu rezervat indicațiilor privind participarea Comunității Europene.
Panourile de publicitate trebuie să aibă o dimensiune potrivită cu scala operațiunilor desfășurate. Selecția panoului de publicitate rezervată Comunității Europene trebuie să îndeplinească următoarele criterii:
- să ocupe cel puțin 50 % din suprafața totală a panoului de publicitate;
- să poarte emblema standard a Comunității Europene și să cuprindă textul următor, așa cum este prezentat în tabelul anexat.
Atunci când organismul responsabil nu ridică propriul panou de publicitate care să anunțe implicarea sa în finanțarea proiectului, asistența acordată de Comunitatea Europeană trebuie anunțată pe un panou de publicitate special. În asemenea cazuri, prevederile sus-menționate referitoare la partea Comisiei Europene se aplică prin analogie.
Plăcile de avizare trebuie înlăturate nu mai târziu de 6 luni de la data finalizării lucrărilor și înlocuită de o placă comemorativă, în conformitate cu prevederile punctului 2.
2. Plăcile comemorative
Plăci comemorative permanente trebuie plasate pe teren, și trebuie să fie accesibile publicului general. În afara emblemei Comunității Europene asemenea plăci trebuie să menționeze contribuția Comunității Europene la proiect.
Trebuie folosit textul următor ca model pentru conținutul cerut:
"Acest proiect a fost cofinanțat cu ....... % de către Comunitatea Europeană. La finalul lucrării în ...... (se menționează anul), costul total al proiectului a fost de .......... (moneda națională), și contribuția totală a Comunității Europene a fost de ........ (moneda națională)."
EXEMPLU:
Titlul proiectului
Localizarea
Sigla Comunității
Finanțat de:
Europene
Uniunea Europeană
(asistență)
............ euro ..................
(moneda națională)
IFI (împrumut)
............ euro ..................
(moneda națională)
Autoritatea de implementare: (Ministerul ...)
(Agenția ...)
Beneficiar:
(Numele beneficiarului)
Supervizare și management:
(Numele firmei)
Contractant:
(Numele contractantului)
-------
Textul este prelucrat automat din sursa indicată; numerotarea și legăturile pot conține erori. Referințele subliniate duc la actele citate, așa cum au fost identificate de noi.