Procedura din 5 noiembrie 2021

Dispoziții generale

Prezenta procedură stabilește cadrul de utilizare și funcționare a sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, denumit în continuare sistemul RO e-Factura, precum și de primire și descărcare a facturii electronice de către destinatarii facturii electronice emise în relația B2G în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura reprezintă ansamblul de principii, reguli și aplicații informatice având drept scop primirea facturii electronice de la emitent cu respectarea structurii facturii electronice reglementate la nivel național, stocarea prin mijloace electronice a facturilor și transmiterea către destinatar.

Sistemul RO e-Factura este creat, dezvoltat și administrat de către Ministerul Finanțelor, prin Centrul Național de Informații Financiare.

Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistrați în Spațiul privat virtual (SPV) în nume propriu sau prin reprezentant legal, prin reprezentant desemnat ori prin împuternicit, cu respectarea

Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 660/2017

privind aprobarea

Procedurii

de comunicare prin mijloace electronice de transmitere la distanță între Ministerul Finanțelor/organul fiscal central și persoanele fizice, persoanele juridice și alte entități fără personalitate juridică, cu modificările și completările ulterioare.

În vederea utilizării sistemului RO e-Factura în relația B2B, emitentul și destinatarul trebuie să fie înregistrați în Registrul RO e-Factura.

Autoritățile și entitățile contractante prevăzute la

art. 2 alin. (1) lit. m) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 120/2021

privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea

Ordonanței Guvernului nr. 78/2000

privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea trebuie să fie înregistrate în Registrul entităților publice, conform prevederilor

Ordinului viceprim-ministrului, ministrul finanțelor publice, nr. 2.004/2013

pentru aprobarea procedurilor privind

registrul entităților publice

și

registrul altor entități , cu modificările și completările ulterioare.

Pregătirea și transmiterea facturii electronice

Emitentul facturii electronice pregătește fișierul corespunzător facturii electronice în format XML, conform documentației tehnice publicate în secțiunea dedicată RO eFactura disponibilă pe portalul Ministerului Finanțelor, respectiv Agenției Naționale de Administrare Fiscală. Fișierul XML trebuie să respecte standardul european EN 16931 (model semantic de bază al facturii electronice) și regulile naționale ROCIUS prevăzute în legislația specifică.

În vederea transmiterii facturii electronice, emitentul utilizează mijloacele de identificare electronică pentru accesarea SPV, pentru:

a)

interconectarea aplicației disponibile la nivelul emitentului cu sistemul RO e-Factura, utilizând o serie de microservicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface);

b)

utilizarea aplicațiilor puse la dispoziție în mod gratuit de către Ministerul Finanțelor.

Documentația tehnică pentru microserviciile și aplicațiile prevăzute la

alin. (2)

este disponibilă la adresa web www.efactura.mfinante.ro.

În urma transmiterii facturii electronice, sistemul RO eFactura atribuie automat un număr de identificare, utilizat ca referință în cadrul proceselor și operațiunilor specifice sistemului.

Verificarea facturii electronice

Verificarea facturii electronice are drept scop respectarea structurii acesteia, a autenticității originii privind identitatea emitentului, precum și a integrității conținutului după

transmiterea fișierului corespunzător facturii electronice, fără a include verificarea realității tranzacțiilor dintre emitentul și destinatarul facturii electronice.

După transmiterea facturii electronice, sistemul RO eFactura efectuează următoarele operațiuni, în mod automat, asupra fișierului în format XML, după cum urmează:

a)

verificări și validări privind structura și sintaxa;

b)

verificări semantice.

După efectuarea acestor operațiuni se generează un mesaj automat de răspuns.

În situația în care drept urmare a operațiunilor prevăzute la

alin. (2)

nu sunt identificate erori, se aplică semnătura electronică a Ministerului Finanțelor care atestă primirea facturii electronice în sistemul RO e-Factura. Exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor, care este pus la dispoziția emitentului, respectiv destinatarului, în sistemul RO e-Factura, sub forma unui fișier arhivă de tip zip.

În situația în care drept urmare a operațiunilor prevăzute la

alin. (2)

sunt identificate erori, factura electronică nu se consideră transmisă în sistem, respectiv nu este primită de către destinatar, emitentul primind un fișier de tip XML ce conține erorile identificate, însoțit de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor, sub forma unui fișier arhivă de tip zip.

După corectarea erorilor identificate, potrivit

alin. (4) , emitentul transmite factura electronică în sistemul RO e-Factura.

Pe toată perioada verificărilor automate, emitentul poate interoga în sistem starea fișierului transmis.

După efectuarea verificărilor automate, fișierele prevăzute la

alin. (3)

și

(4)

vor fi disponibile în sistem pentru descărcare.

Primirea și descărcarea facturii electronice de către destinatarii facturilor electronice emise în relația B2B

În vederea primirii și descărcării facturii electronice, destinatarul utilizează mijloacele de identificare electronică pentru accesarea SPV, pentru:

a)

interconectarea aplicației disponibile la nivelul destinatarului cu sistemul RO e-Factura, utilizând o serie de microservicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface);

b)

utilizarea aplicațiilor puse la dispoziție în mod gratuit de către Ministerul Finanțelor.

Documentația tehnică pentru microserviciile și aplicațiile prevăzute la

alin. (1)

este disponibilă la adresa web www.efactura.mfinante.ro.

Primirea și descărcarea facturii electronice de către destinatarii facturilor electronice emise în relația B2G

Autoritățile și entitățile contractante prevăzute la

art. 2 alin. (1) lit. m) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 120/2021 , în calitate de destinatari ai facturii electronice emise în relația B2G, au obligația să primească și să descarce factura electronică, prin accesarea „Punctului Unic de Acces“ de pe site-ul Ministerului Finanțelor - Sistemul național de raportare Forexebug, secțiunea „Vizualizare rapoarte“ - „Facturi electronice“.

Primirea și descărcarea facturii electronice emise în relația B2G potrivit

alin. (1)

pot fi efectuate numai de către persoanele înrolate cu rol de vizualizare rapoarte în sistemul național de raportare al Ministerului Finanțelor, potrivit procedurii prevăzute în

anexa nr. 1 la Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 517/2016

pentru aprobarea de proceduri aferente unor module care fac parte din procedura de funcționare a sistemului național de raportare - Forexebug, cu modificările și completările ulterioare.

Documentația tehnică privind microserviciile și alte aplicații este disponibilă la adresa web www.efactura.mfinante.ro.

Aplicația de conversie prevăzută la

art. 8 alin. (3) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 120/2021

este pusă la dispoziție de către Ministerul Finanțelor, prin Centrul Național pentru Informații Financiare, la adresa web www.efactura.mfinante.ro.

Corecția facturii electronice

În situația unei facturi electronice emise în relația B2B asupra căreia destinatarul are obiecții, acesta înștiințează emitentul facturii electronice inclusiv în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, prin transmiterea unui mesaj, respectând structura publicată în documentația tehnică prevăzută la

art. 4 alin. (2) .

În situația unei facturi electronice emise în relația B2G asupra căreia destinatarul are obiecții, acesta înștiințează emitentul facturii electronice inclusiv prin intermediul sistemului național de raportare - Forexebug, prin transmiterea unui mesaj, respectând structura publicată în documentația tehnică prevăzută la

art. 5 alin. (3) .

Factura electronică comunicată destinatarului nu se poate returna în sistemul RO e-Factura.

Corecția facturii electronice comunicate destinatarului în sistemul RO e-Factura se efectuează conform

art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal , cu modificările și completările ulterioare. Factura electronică corectată se transmite în cadrul aceluiași sistem RO e-Factura.

Notificarea emitentului și destinatarului privind factura electronică

Pentru fișierele nedescărcate prevăzute la

art. 3 alin. (3)

și

(4) , precum și pentru mesaje transmise de către destinatar și nedescărcate de către emitent, se transmit notificări în ziua următoare publicării fișierelor nedescărcate, în mod automat. Notificările sunt transmise la adresele de poștă electronică completate în SPV de către reprezentanții emitentului, dacă a fost exprimată opțiunea în acest sens.

Pentru fișierele corespunzătoare facturilor primite și nedescărcate de către destinatar prevăzute la

art. 4

și

5 , se transmit notificări în ziua următoare publicării fișierelor nedescărcate, în mod automat. Notificările sunt transmise la adresele de poștă electronică completate în SPV de către reprezentanții destinatarului, dacă a fost exprimată opțiunea în acest sens.

Disponibilitatea pentru descărcarea facturii electronice

în sistemul RO e-Factura

Data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul RO e-Factura.

Fișierele corespunzătoare facturii electronice în format XML și mesajele de eroare sunt disponibile pentru descărcare 60 de zile de la momentul publicării în sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic în conformitate cu prevederile legale în vigoare și eliberate la cerere.