Anexa din 26 august 2020

Capitolul 1 CONSIDERAȚII GENERALE

Scopul procedurii de implementare tehnică a măsurii ”Asistență Tehnică” (M20)

Prezentul manual este utilizat de personalul DGDR AM PNDR cu atribuții în implementarea tehnică a măsurii M20 – ”Asistență Tehnică” din cadrul PNDR 2014 – 2020. Prin intermediul acestui manual sunt explicate etapele de implementare tehnică a măsurii M20 – Asistența Tehnică, a acțiunilor și a proiectelor finanțate prin această măsură.

Procesul de selecție în cadrul măsurii M20 – ”Asistență Tehnică” se realizează de către Ministerul Agriculturii și Dezvoltării Rurale, prin DGDR - AM PNDR pentru nevoile proprii, și se supune prevederilor legislației naționale în vigoare privind achizițiile publice.

Atribuirea contractelor de achiziție publică de servicii și produse se va realiza în conformitate cu prevederile Legii nr. 98/2016 privind achizițiile cu modificarile si completarile ulterioare publice Hotarârea Guvernului nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului cadru din Legea nr. 98/2016 cu modificarile si completarile ulterioare și a Legii nr. 101/2016 privind remediile și căile de atac cu modificările și completările ulterioare.

Definiții și prescurtări

În sensul prezentului manual vor fi folosite următoarele definiții și prescurtări:

Autoritatea

de

Management

pentru

PNDR

– conform Hotărârii Guvernului nr. 30/2017 privind organizarea și funcționarea Ministerului Agriculturii și Dezvoltării Rurale, precum și pentru modificarea art. 6 alin. (6) din Hotărârea Guvernului nr. 1.186/2014 privind organizarea și funcționarea Autorității pentru Administrarea Sistemului Național Antigrindină și de Creștere a Precipitațiilor cu modificările ulterioare, Direcția Generală Dezvoltare Rurală (DGDR), exercită funcția de autoritate de management pentru PNDR, inclusiv în derularea Fondului European Agricol pentru Dezvoltare Rurală (FEADR).

Agenția de Plată

-

Agenția pentru Finanțarea Investițiilor Rurale în conformitate cu Ordonanța

de

Urgență

a

Guvernului

nr.

41/2014

privind

înființarea,

organizarea

și funcționarea, prin reorganizarea Agenției de Plăți pentru Dezvoltare Rurală și Pescuit, aprobată prin Legea nr. 43/2015, este agenție de plăți acreditată cu rol de a asigura gestionarea și controlul cheltuielilor din FEADR.

Autoritatea Contractantă

–Ministerul Agriculturii și Dezvoltarii Rurale pentru DGDR AM-PNDR.

Beneficiar

–

organism public, așa cum este menționat în fișa măsurii de asistență tehnică din PNDR 2014-2020, care beneficiază de proiecte finanțate prin măsura de asistență tehnică.

Candidat

– orice operator economic care a depus o solicitare de participare în cadrul unei proceduri de licitație restrânsă, negociere competitivă, dialog competitiv sau parteneriat pentru inovare ori care a fost invitat să participe la o procedură de negociere fără publicarea prealabilă pentru proiectele finanțate prin măsura asistență tehnică pentru Autoritatea de Management (AM).

Concurent

- oricare operator economic care a prezentat un proiect în cadrul unui concurs de soluții pentru proiectele finanțate prin măsura asistență tehnică pentru AM.

Furnizor

/

Prestator

- entitatea care pune la dispoziția unui contractant produse, inclusiv servicii de instalare sau amplasare a acestora, dacă este cazul, ori care prestează servicii către acesta, care nu are calitatea de subcontractant.

Documentație de atribuire

- documentul achiziției care cuprinde cerințele, criteriile, regulile și alte informații necesare pentru a asigura operatorilor economici o informare completă, corectă și explicită cu privire la cerințe sau elemente ale achiziției, obiectul contractului și modul de desfășurare a procedurii de atribuire, inclusiv specificațiile tehnice ori documentul descriptiv, condițiile contractuale propuse, formatele de prezentare a documentelor

de

către

candidați/ofertanți,

informațiile

privind

obligațiile

generale aplicabile.

Fonduri publice

– fonduri provenite din bugetul de stat și bugetul Uniunii Europene.

Forța

majoră

– un eveniment mai presus de voința candidatului/ofertantului desemnat câștigător, care nu se datorează greșelii sau vinei acestuia, care nu putea fi prevăzut și care face imposibilă încheierea contractului de achiziție publică; sunt considerate asemenea evenimente: războaie, revoluții, incendii, inundații sau orice catastrofe naturale, restricții apărute ca urmare a unei carantine, embargo, enumerarea nefiind exhaustivă, ci enunțiativă.

Garanția de participare

– instrumentul aferent modului de prezentare a ofertei care se constituie pentru a proteja autoritatea contractantă față de riscul unui comportament necorespunzător al ofertantului pe toată perioada implicării sale în procedura de atribuire.

Garanția de bună execuție a contractului

– se constituie de către contractant pentru a asigura autoritatea contractantă de îndeplinirea cantitativă, calitativă și în perioada convenită a contractului.

Ofertant

- oricare operator economic care a depus ofertă în cadrul unei proceduri de atribuire pentru proiectele finanțate prin măsura asistență tehnică pentru AM.

Ofertă

- actul juridic prin care operatorul economic își manifestă voința de a se angaja din punct de vedere juridic într-un contract de achiziție publică, format din propunere financiară și propunere tehnică, precum și alte documente stabilite prin documentația de atribuire precum și alte documente stabilite prin documentația de atribuire de a se angaja din punct de vedere juridic într-un contract de achiziție publică.

Operator economic

- orice persoană fizică sau juridică, de drept public ori de drept privat, sau grup ori asociere de astfel de persoane, care oferă în mod licit pe piață executarea de lucrări și/sau a unei construcții, furnizarea de produse ori prestarea de servicii, inclusiv orice asociere temporară formată între două ori mai multe dintre aceste entități.

DUAE

– documentul unic de achiziții european furnizat în format electronic prin utilizarea formatului standard stabilit de Comisia Europeană, constând în declarația pe proprie raspundere a operatorului economic cu privire la îndeplinirea criteriilor de calificare și selecție.

e-Certis

– sistemul electronic implementat și administrat de către Comisia Europeană cuprinzând informații privind certificate și alte documente justificative solicitate în mod obișnuit de autoritățile contractante în cadrul procedurilor de atribuire.

Zile

– zile calendaristice, cu excepția cazurilor în care se prevede expres că sunt zile lucrătoare.

Procedura de atribuire

- etapele ce trebuie parcurse de autoritatea contractantă și de către candidați/ofertanți pentru ca acordul părților privind angajarea în contractul de achiziție publică să fie considerat valabil; procedurile de atribuire sunt: licitația deschisă, licitația restrânsă, dialogul competitiv, negocierea, procedura simplificată, concursul de soluții.

Propunere financiară

- parte a ofertei ce cuprinde informațiile cu privire la preț, tarif, alte condiții financiare și comerciale corespunzătoare satisfacerii cerințelor solicitate prin documentația de atribuire.

Propunere tehnică

- parte a ofertei elaborată pe baza cerințelor din caietul de sarcini sau, după caz, din documentația descriptivă.

Proiect

- orice operațiune realizată de către beneficiar în cadrul Programului și finanțată din fondurile măsurii de Asistență Tehnică.

Responsabil de procedură

– persoana desemnată din cadrul Serviciului Asistență Tehnică care asigură respectarea legislației și normelor în domeniul achizițiilor publice și aplicarea acestora privind elaborarea documentației de atribuire și desfășurarea procedurii de achiziție publică, asigurând de asemenea respectarea procedurilor interne.

Responsabil de proiect

- persoană desemnată din cadrul SAT, care va asigura respectarea procedurii interne, asigurând monitorizarea proiectului.

Responsabil

angajamente

legale

cu

institutii

financiare

internationale

- persoană din cadrul DGDR-AMPNDR nominalizata de către ministrul agriculturii și dezvoltării rurale la propunerea directorului general și/sau a secretarului de stat coordonator, care va asigura coordonarea activitatilor din cadrul contractului, stabilirea întâlnirilor cu staful tehnic al contractantului, supervizarea directă a activitatii echipelor tehnice implicate în proiect, a expertilor cheie nominalizați în cadrul contractului si altor colaboratori implicati.

Responsabil tehnic

– reprezentantul beneficiarului nevoii de asistență tehnică, responsabil pentru partea tehnică a proiectului și implementarea acestuia.

Utilizator SEAP

– persoană desemnată din cadrul SAT care a primit cont utilizator (username) și parolă pentru a accesa Sistemul Electronic de Achiziții Publice ori de câte ori este cazul pe parcursul derulării procedurii de atribuire a contractului.

Vocabularul comun al achizițiilor publice

- CPV - desemnează nomenclatorul de referință aplicabil contractelor de achiziție publică, adoptat prin Regulamentul nr. 2195/2002/CE al Parlamentului European și al Consiliului privind vocabularul comun al achizițiilor publice, publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene Seria L, nr.340 din 16 decembrie 2002, cu modificările ulterioare, asigurând corespondența cu alte nomenclatoare existente.

Mecanism informatic pentru proceduri simplificate – facilitatea tehnică implementată în SEAP pentru derularea procedurilor simplificate.

Prescurtări

AC

- Autoritatea Competentă

AFIR

– Agenția pentru Finanțarea Investițiilor Rurale

ANAP

– Agenția Națională pentru Achiziții Publice

CNSC

– Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor

CRFIR – Centrul Regional pentru Finanțarea Investițiilor Rurale

CDRJ

– Compartiment Dezvoltare Rurală Județean

DGDR - AM PNDR

– Direcția Generală Dezvoltare Rurală - Autoritate de Management pentru Programul Național de Dezvoltare Rurală

DATFP -

Direcția Asistență Tehnică și Formare Profesională

FEADR

– Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurală

MADR

– Ministerul Agriculturii și Dezvoltării Rurale

MFP

– Ministerul Finanțelor Publice

OC

- Organismul de coordonare

OJFIR

– Oficiul Județean pentru Finanțarea Investițiilor Rurale

PNDR

– Programul Național de Dezvoltare Rurală

SAT

– Serviciul Asistență Tehnică din cadrul MADR

SEAP

– Sistemul Electronic de Achiziții Publice

Referințe legislative

Legislația europeană

Regulamentul (UE) nr. 1305/2013

al Parlamentului European și al Consiliului privind sprijinul pentru dezvoltare rurală acordat din Fondul european agricol pentru dezvoltare rurală (FEADR) și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1698/2005 al Consiliului, cu modificările și completările ulterioare;

Regulamentul (UE) nr. 1306/2013 al

Parlamentului European și al Consiliului

privind finanțarea, gestionarea și monitorizarea politicii agricole comune și de abrogare a Regulamentelor (CEE) nr. 352/78, (CE) nr. 165/94, (CE) nr. 2799/98, (CE) nr. 814/2000, (CE) nr. 1290/2005 și (CE) nr. 485/2008 ale Consiliului cu modificările și completările ulterioare;

Regulamentul Delegat (UE) nr. 807/2014

al Comisiei din 11 martie 2014 de completare a Regulamentului (UE) nr. 1305/2013 al Parlamentului European și al Consiliului privind sprijinul pentru dezvoltare rurală acordat din Fondul european agricol pentru dezvoltare rurală (FEADR) și de introducere a unor dispoziții tranzitorii;

Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 808/2014

al Comisiei din 17 iulie 2014 de stabilire

a

normelor

de

aplicare

a

Regulamentului

(UE)

nr.

1305/2013

al Parlamentului European și al Consiliului privind sprijinul pentru dezvoltare rurală acordat din Fondul european agricol pentru dezvoltare rurală (FEADR);

Regulamentul Delegat (UE) nr. 907/2014

al Comisiei din 11 martie 2014 de completare a Regulamentului (UE) nr. 1306/2013 al Parlamentului European și al Consiliului în ceea ce privește agențiile de plăți și alte organisme, gestiunea financiară, verificarea și închiderea conturilor, garanțiile și utilizarea monedei euro;

Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 908/2014

al Comisiei din 6 august 2014 de

stabilire

a

normelor

de

aplicare

a

Regulamentului

(UE)

nr.

1306/2013

al Parlamentului European și al Consiliului în ceea ce privește agențiile de plăți și alte organisme,

gestiunea

financiară,

verificarea

conturilor,

normele

referitoare

la controale, valorile mobiliare și transparența;

Regulamentul

(UE)

nr.

1336/2013

de

modificare

a

Directivelor

2004/17/CE, 2004/18/CE si 2009/81/CE ale Parlamentului European si ale Consiliului în ceea ce priveste pragurile de aplicare pentru procedurile de atribuire a contractelor de achizitii.

Decizia de punere în aplicare a Comisiei nr. 3508 din 26 mai 2015

de aprobare a programului de dezvoltare rurală al României pentru sprijin din Fondul european agricol pentru dezvoltare rurală, cu modificările ulterioare.

Directiva 2014/24/UE a Parlamentului European și a Consiliului din 26 februarie 2014 privind achizițiile publice și de abrogare a Directivei 2004/18/CE.

Legislația națională

Hotărârea Guvernului nr. 30/2017

privind organizarea și funcționarea Ministerului Agriculturii și Dezvoltării Rurale ,

precum și pentru modificarea art. 6 alin. (6) din Hotărârea Guvernului nr. 1.186/2014 privind organizarea și funcționarea Autorității pentru Administrarea Sistemului Național Antigrindină și de Creștere a Precipitațiilor, cu modificările ulterioare,

Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 41/2014

privind înființarea, organizarea și funcționarea Agenției pentru Finanțarea Investițiilor Rurale, prin reorganizarea Agenției de Plăți pentru Dezvoltare Rurală și Pescuit, aprobată prin Legea nr. 43/2015;

Hotărârea

Guvernului

nr.

226/2015

privind

stabilirea

cadrului

general

de implementare a măsurilor programului național de dezvoltare rurală cofinanțate din Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurală și de la bugetul de stat, cu modificările și completările ulterioare;

Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice

cu modificările și completările ulterioare;

Legea nr. 101/2016

privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de

achiziție

publică, a contractelor sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii, precum și pentru organizarea și funcționarea Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor cu modificările și completările ulterioare;

Hotărârea nr. 395/2016

pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare ;

Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 58/2016

pentru modificarea și completarea unor acte normative cu impact asupra domeniului achizițiilor publice;

Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 49/2015

privind gestionarea financiară a fondurilor europene nerambursabile aferente politicii agricole comune, politicii comune de pescuit și politicii maritime integrate la nivelul Uniunii Europene, precum și a fondurilor alocate de la bugetul de stat pentru perioada de programare 2014-2020 și pentru modificarea și completarea unor acte normative din domeniul garantării, aprobată cu modificări și completări de Legea 56/2016;

Lege nr. 72/2013

privind măsurile pentru combaterea întârzierii în executarea obligațiilor de plată a unor sume de bani rezultând din contracte încheiate între profesioniști și între aceștia și autorități contractante

Ordinul Presedintelui ANAP nr.281/2016

privind stabilirea formularelor standard ale Programului anual al achizițiilor publice și Programului anual al achizițiilor sectorial.

Instructiunea nr.1/2017

emisă în aplicarea prevederilor art.179 lit.g și art.178 alin.(8) din Legea 98/206 privind achizitiile publice,

Instrucțiunea nr. 2 / 2017 , în aplicarea prevederilor art. 178 și art. 179 lit. a) și b) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu completările ulterioare, respectiv a prevederilor art. 191 și art. 192 lit. a) și b) din Legea nr. 99/2016 privind achizițiile sectoriale

Instrucțiunea nr. 1/2018

privind modul de interpretare a aplicării prevederilor art. 31 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice

Instrucțiunea

nr.

2/2018

privind

ajustarea

prețului

contractului

de

achiziție publică/sectorială

Instrucțiunea nr. 1/2019

pentru modificarea Instrucțiunii Președintelui Agenției Naționale pentru Achiziții Publice nr. 2/2018 privind ajustarea prețului contractului de achiziție publică/sectorială

Ordin nr. 1017 /2019

privind aprobarea structurii, conținutului și modului de utilizare a Documentației standard de atribuire a contractului de achiziție publică/sectorială de produse, precum și a modalității de completare a anunțului de participare/de participare simplificat

Ordin nr. 1581 / 2018

privind aprobarea formularelor standard ale proceselor-verbale intermediare de evaluare aferente procedurilor de atribuire a contractelor/acordurilor- cadru de achiziție publică, a contractelor/acordurilor-cadru sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii

Hotărârea Guvernului nr. 398/ 2015

pentru stabilirea cadrului instituțional de coordonare și gestionare a fondurilor europene structurale și de investiții și pentru asigurarea

continuității

cadrului

instituțional

de

coordonare

și

gestionare

a instrumentelor structurale 2007-2013, cu modificările și completările ulterioare.

Ordin nr. 200 /19.06.2017

privind modificarea Ordinului ministrului agriculturii și dezvoltării

rurale

nr.9751/2016

pentru

aprobarea

Manualului

de

procedură

pentru implementarea Măsurii 20 - "Asistență tehnică" precum și pentru plata contractelor de achiziție publică finanțate prin Măsura 1 - "Acțiuni pentru transferul de cunoștințe și acțiuni

de informare", Măsura 2- "Servicii de consiliere, servicii de gestionare a fermei și servicii de inlocuire in cadrul fermei" și Măsura 20- "Asistență tehnică" din cadrul PNDR 2014-2020.

IMPORTANT!

În cazul în care intervin completări sau modificări ale actelor normative în vigoare după

data aprobării prezentului manual, personalul MADR prin DGDR, AM-PNDR implicat în

derularea măsurii M20 – Asistența Tehnică va aplica direct noile prevederi legislative,

până în momentul modificării manualului de procedură în conformitate cu acestea.

Prezentarea măsurii M20 – Asistența Tehnică (AT)

Prin măsura de asistență tehnică se vor sprijini acțiunile de pregătire, gestionare, monitorizare,

evaluare,

informare

și

comunicare,

colaborare

în

rețea,

soluționarea reclamațiilor, control și audit pentru PNDR.

Prin intermediul M20 – Asistență Tehnică se vor finanța cu respectarea prevederilor

capitolului 15.6 Asistență Tehnică din Programul Național de Dezvoltare Rurală 2013-

2020 și a Ordinului de ministru nr.198/09.03.2018

privind completarea OMADR nr. 391/2016 referitor la cheltuielile eligibile menționate în capitolul 15.6 Descrierea modului de utilizare a asistenței tehnice din Programul Național de Dezvoltare Rurală 2014-2020, efectuate de către Ministerul Agriculturii și Dezvoltării Rurale

:

proiecte de asistență tehnică, contractate cu respectarea legislației naționale în domeniul achizițiilor publice;

cheltuieli efectuate direct care nu necesită implementarea sub formă de proiect.

Beneficiarii măsurii de AT sunt: AM PNDR, AFIR, APIA, AC, OC și ANSVSA și Garda Forestieră.

Obiectivele măsurii M20 – Asistență Tehnică

Măsura de asistență tehnică (AT) contribuie la implementarea efectivă, eficientă, corectă și transparentă a PNDR 2014 -2020.

Obiectivul

principal

al

utilizării

asistenței

tehnice

îl

constituie

întărirea

capacității administrative la nivelul autorităților responsabile de implementarea PNDR în corelare cu prevederile Acordului de Parteneriat.

Măsura de asistență tehnică (AT) contribuie la implementarea efectivă a PNDR prin următoarele tipuri de activități:

realizarea de studii, documentații, cercetări, etc;

creșterea competențelor administrative și de management ale personalului de la nivelul beneficiarilor măsurii;

sprijinirea activităților de implementare și control;

dezvoltarea și actualizarea software-ului necesar derulării programului, asigurarea suportului tehnic și logistic necesar;

monitorizarea și evaluarea programului (colectarea, actualizarea și interpretarea informațiilor referitoare la măsurile PNDR, implementarea planului de evaluare a Programului, precum și realizarea evaluării ex-ante a Programului următor (post 2020) și a evaluării ex-post a PNDR 2007-2013);

sprijinirea activităților Comitetului de Monitorizare;

implementarea strategiei de informare și promovare a PNDR;

îmbunătățirea

controlului

și

auditului

la

nivelul

autorităților

responsabile

de implementarea programului;

implementarea

de

acțiuni

în

vederea

eliminării

corupției

cu

impact

asupra managementului financiar al programului, transparenței cheltuielilor și eficienței controalelor;

implementarea de acțiuni de întărire a capacității administrative a autorităților responsabile de managementul, implementarea și controlul PNDR;

implementarea de acțiuni de reducere a sarcinii administrative .

Capitolul 2 STRUCTURA DE IMPLEMENTARE A MĂSURII M20 – ASISTENȚĂ TEHNICĂ

Măsura M20 – Asistență Tehnică

din cadrul PNDR este implementată în perioada de programare 2014-2020 cu posibilitatea de prelungire pe baza propunerii de regulament

nr.392/2018 până la 31 decembrie 2023, de către MADR prin DGDR - AM PNDR în ceea ce privește operațiunile de asistență tehnică proprii, ale autorității competente și organismului de coordonare a agențiilor de plăți și de către AFIR, respectiv APIA, pentru operațiunile de asistență tehnică proprii acestora, potrivit prevederilor art. 22 alin. (2) lit.a) din H.G. nr. 226/2015, cu modificările și completările ulterioare.

În cadrul DGDR - AM PNDR, structura de gestionare și implementare a M20 – Asistență

Tehnică este reprezentată de către Serviciul Asistență Tehnică (SAT).

Serviciul Asistență Tehnică

Serviciul Asistență Tehnică are relații funcționale cu toate Direcțiile și Serviciile din cadrul MADR și relații de colaborare cu instituțiile implicate în implementarea PNDR și cu beneficiarii măsurii de asistență tehnică prevăzuți la capitolul 15.6 din Programul Național Dezvoltare Rurală 2014 -2020.

Principalele atribuții specifice ale Serviciului Asistență Tehnică sunt:

elaborează și după caz, modifică fișa tehnică pentru implementarea măsurii

„Asistență Tehnică"

din cadrul Programului Național de Dezvoltare Rurală 2014-2020;

inventariază nevoile de asistență tehnică la nivelul beneficiarilor măsurii de asistență tehnică pentru care DGDR - AM PNDR, implementează proiecte și elaborează sau, după caz, actualizează, pe baza necesităților transmise de celelalte compartimente ale DGDR-AM PNDR sau alți beneficiari strategia anuală de contractare,

elaborează și, după caz, actualizează, pe baza necesităților transmise de celelalte compartimente ale autorității contractante programul anual al achizițiilor publice,

elaborează, după caz, propuneri de teme/proiecte și documentațiile de atribuire pentru proiectele finanțate din măsura „Asistență Tehnică" din cadrul Programelor Naționale de Dezvoltare Rurală 2014-2020;

coordonează activitatea de elaborare a documentațiilor privind achizițiile publice de bunuri și servicii, a anunțurilor de participare la licitații și a clarificărilor ( împreună cu serviciile de specialitate, dacă este cazul), în cadrul procedurilor de atribuire a contractelor finanțate prin măsura „Asistență Tehnică" din cadrul Programului Național de Dezvoltare Rurală 2014-2020, în conformitate cu legislația națională în vigoare;

asigură, cu sprijinul celorlalte compartimente ale DGDR-AM PNDR, în funcție de specificul documentației de atribuire și de complexitatea problemelor care urmează să fie rezolvate în contextul aplicării procedurilor de atribuire, întocmirea și verificarea documentațiilor privind achizițiile publice de bunuri și servicii ( cu excepția caietelor de sarcini, a documentațiilor descriptive și a strategiei de contractare ce este elaborată în comun cu biroul/serviciul ce elaborează referatul de necesitate ), a anunțurilor de participare/anunturi de participare simplificate la procedura de atribuire a contractelor și a clarificărilor din cadrul procedurilor de atribuire a contractelor finanțate prin măsura „Asistență Tehnică" din cadrul Programului Național de Dezvoltare Rurală 2014-2020, în conformitate cu legislația națională în vigoare;

derulează procedurile de atribuire a contractelor din măsura „ Asistență Tehnică " din cadrul Programului Național de Dezvoltare Rurală 2014-2020, în conformitate cu legislația națională în vigoare;

asigură primirea, înregistrarea și păstrarea ofertelor;

solicită Directiei Juridice din cadrul MADR, în baza acordului de delegare, participarea în comisiile de evaluare;

asigură comunicarea către ofertanții participanți a rezultatelor procedurilor de achiziție publică;

asigură întocmirea și transmiterea către direcțiile de specialitate din cadrul ANAP a datelor referitoare la monitorizarea atribuirii contractelor de achiziții publice;

coordonează, asigură monitorizarea și implementarea proiectelor măsurii Asistență Tehnică din cadrul Programului Național de Dezvoltare Rurală 2014-2020, pentru proiectele proprii DGDR-AM PNDR, conform procedurii de implementare tehnică, până la finalizarea și decontarea lor de către Agenția pentru Finanțarea Investițiilor Rurale;

finalizează

procedurile

de

atribuire

și

asigură

trasabilitatea

acțiunilor

aferente procedurilor de atribuire a contractului prin elaborarea dosarului achiziției publice,

participă la evaluarea ofertelor depuse în cadrul procedurilor de achiziții publice finanțate prin măsura de asistență tehnică din cadrul Programului Național de Dezvoltare Rurală 2014- 2020;

elaborează și actualizează procedura pentru derularea achizițiilor publice din cadrul măsurii "Asistență Tehnică", în conformitate cu legislația națională în vigoare;

pregătește documentele suport pentru misiunile de audit și implementează recomandările rezultate în urma misiunilor de audit interne și externe, care vizează măsurile specifice activității serviciului;

avizează

manualele

de

procedură

elaborate

de

AFIR/organisme

delegate

pentru implementarea măsurilor specifice activității serviciului, împreună cu Serviciul Metodologie din cadrul DGDR–AM PNDR;

ține evidența documentelor elaborate și asigură după caz publicitatea/confidențialitatea și arhivarea acestora;

ș) îndeplinește orice alte atribuții stabilite de conducerea DGDR – AM PNDR care decurg din legislația națională sau din implementarea legislației Uniunii Europene.

realizează achizițiile directe finanțate din Masura 20 Asistență Tehnică.

Celelalte compartimente ale autorității contractante au obligația de a sprijini activitatea compartimentului intern specializat în domeniul achizițiilor publice, în funcție de specificul și complexitatea obiectului achiziției.

Sprijinirea activității compartimentului intern specializat în domeniul achizițiilor publice

se realizează, fără a se limita la acestea, după cum urmează:

transmiterea Referatelor de necesitate care cuprind necesitățile de produse, servicii și lucrări, valoarea estimată a acestora, precum și informațiile de care dispun, potrivit competențelor,

necesare

pentru

elaborarea

strategiei

de

contractare

a

respectivelor contracte/acorduri cadru. Referatul de necesitate este un document intern emis de fiecare compartiment din cadrul autorității contractante care cuprinde necesitațile de produse, servicii și lucrări identificate precum și pretul unitar/total al necesităților. Acesta va fi semnat de către persoana/persoanele ce îl elaborează, va fi avizat de către șeful de birou/serviciu și directorul direcției ce coordonează activitatea compartimentului unde a apărut necesitatea (birou/serviciu) și va fi aprobat de către directorul general al DGDR – AM PNDR. Ulterior semnării acesta va fi înaintat SAT pentru a fi inclus în programul anual al achizițiilor publice și va fi actualizată strategia de contractare anuală.

transmiterea, dacă este cazul, a specificațiilor tehnice așa cum sunt acestea prevăzute la art.155 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulerioare,

în funcție de natura și complexitatea necesităților identificate în referatele de necesitate, transmiterea de informații cu privire la prețul unitar/total actualizat al respectivelor necesități, în urma unei cercetări a pieței sau pe bază istorică,

informarea cu privire la fondurile alocate pentru fiecare destinație, precum și poziția bugetară a acestora,

-informarea

justificată

cu

privire

la

eventualele

modificări

intervenite

în

execuția contractelor/acordurilor cadru, care cuprinde cauza, motivele și oportunitatea modificărilor propuse,

transmiterea

documentului

constatator

privind

modul

de

îndeplinire

a

clauzelor contractuale.

Compartimentul intern specializat în achiziții SAT va fi sprijinit de către compartimentul/

serviciul/direcția beneficiar/ beneficiară

a achiziției

în baza

art. 2 alin. (3) lit. c)

și

alin.

(5) lit. a)

și

b)

din Anexa la H.G. nr. 395/2016, prin transmiterea și asumarea, prin semnătură, a specificațiilor tehnice pe baza cărora se elaborează caietul de sarcini, cu execepția proiectelor care sunt initiate de catre Serviciul de Asistență Tehnică.

Cadrul organizațional ierarhic și funcțional :

Serviciul Asistență Tehnică (SAT)

funcționează în cadrul Direcției Asistență Tehnică și Formare Profesională (DATFP), în conformitate cu prevederile Ordinul ministrului agriculturii și dezvoltării rurale nr. 45/R/26.01.2017 privind aprobarea Regulamentului de organizare și funcționare a Ministerului Agriculturii și Dezvoltării Rurale, cu modificările și completările ulterioare.

Serviciul de Asistență Tehnică, se subordonează directorului Direcției Asistență Tehnică și Formare Profesională (DATFP) și directorului general al DGDR AM-PNDR.

Serviciul Asistență Tehnică are relații funcționale cu toate Direcțiile și Serviciile din cadrul MADR, și relații de colaborare cu instituțiile implicate în implementarea PNDR și cu beneficiarii măsurii de asistență tehnică din cadrul PNDR.

Mecanisme de control intern și extern

Control intern AM-PNDR

La nivelul serviciului, controlul intern se realizează de către șeful de serviciu, care verifică, controlează și coordonează activitatea tuturor angajaților serviciului, conform Fișei postului.

Funcționarea efectivă a sistemului de control desfășurat de Autoritatea de Management pentru verificarea respectării procedurilor și activităților specifice prevăzute în acordurile de delegare încheiate între DGDR AM PNDR și AFIR, precum și alte structuri din cadrul MADR, este asigurată prin structura organizatorică a Direcției Generale de Control, Antifraudă și Inspecții cu respectarea legislației europene, naționale și a procedurilor interne, în vederea:

implementării Programului într-un mod eficient, eficace și corect,

respectării cadrului legal și procedural stabilit,

protejării intereselor financiare ale Uniunii Europene,

îmbunătățirii și/sau modificării Programului pentru atingerea obiectivelor. Controlul vizează două aspecte:

pe de-o parte asigurarea respectării regulilor de procedură;

pe de altă parte analiza termenelor de instrumentare a dosarelor.

Rezultatele acestor controale vor fi analizate de Autoritatea de Management care trebuie să stabilească măsurile corective ce vor fi luate în vederea îmbunătățirii dispozitivului său, pentru realizarea următoarelor obiective specifice:

Punerea la dispoziția factorilor implicați a tuturor informațiilor referitoare la gestionarea și implementarea măsurilor;

Informarea periodică a autorităților regionale, naționale și europene cu privire la evoluția măsurilor;

Intervenția în timp real asupra întregului lanț de gestionare al FEADR.

Control extern

Activitatea MADR realizată prin DGDR-AM PNDR poate face de asemenea obiectul atât al controalelor Uniunii Europene, cât și al organismelor naționale specializate.

Autoritățile naționale de control asupra MADR sunt: Curtea de Conturi a României – Autoritatea de Audit și/sau DLAF, după caz.

Uniunea Europeană realizează funcția de control prin Comisia Europeană (DG AGRI), Curtea de Conturi Europeană și alte organisme autorizate.

Comisia Europeană și Curtea de Conturi Europeană vor avea dreptul în timpul implementării Programului, de a trimite agenți sau reprezentanți autorizați, pentru a îndeplini atât misiuni financiare, tehnice sau de auditare în România, cât și inspecții legate de neregularități și fraude.

Astfel de misiuni, auditări sau inspecții pot implica, atât o examinare a sistemelor și procedurilor, cât și inspecții la fața locului asupra proiectelor și beneficiarilor. În mod special aceste misiuni vor viza verificarea realității economice a ofertelor furnizorilor de servicii către beneficiarii Programului.

Capitolul 3 PROCESUL DE ACHIZIȚIE PUBLICĂ

Atribuirea unui contract de achiziție publică/acord cadru este rezultatul unui proces ce se derulează în mai multe etape. Autoritatea contractantă are obligația de a se documenta și de a parcurge pentru fiecare proces de achiziție publică trei etape distincte:

A) etapa de planificare/pregătire, inclusiv consultarea pieței,

B) etapa de organizare a procedurii și atribuirea contractului/acordului –cadru,

C) etapa post atribuire contract/acord-cadru, respectiv executarea și monitorizarea implementării contractului/acordului–cadru.

Etapa de planificare/pregătire a unui proces de achizitie publică se inițiază prin IDENTIFICAREA necesităților și elaborarea REFERATELOR DE NECESITATE și se încheie cu aprobarea de către conducătorul autoritații contractante/ordonatoul principal de credite a documentației de atribuire, inclusiv a documentelor suport, precum și a strategiei de contractare pentru procedura respectivă.

Întocmirea Anexei la Programul anual al achizițiilor publice

Programul

anual

al

achizițiilor

publice

este

documentul

care

conține

necesarul

de proiecte/acțiuni pe care Serviciul Asistență Tehnică din cadrul AM-PNDR intenționează să le atribuie din fondurile de asistență tehnică din FEADR pe parcursul unui an bugetar, inclusiv toate informațiile ce trebuie cuprinse în Programul anual al achizițiilor publice al MADR, conform legislației naționale în vigoare privind achizițiile publice. O primă formă a acestui document este întocmită până în data de 31 decembrie a anului în curent pentru anul următor.

Identificarea nevoilor de asistență tehnică

Serviciul Asistență Tehnică va identifica acțiunile și proiectele ce vor fi finanțate din capitolul

15.6 - Măsura 20, cu sprijinul celorlalte direcții/servicii/birouri din cadrul AM PNDR, care vor

înainta către SAT, de fiecare dată când apare o nevoie referatul de necesitate și

specificațiile tehnice pe baza cărora se elaborează caietul de sarcini

Propunerile privind acțiunile și proiectele de asistență tehnică se transmit către SAT de către direcția/serviciu din cadrul AM PNDR ce a identificat nevoia și vor cuprinde cel puțin următoarele informații: entitatea care face propunerea (direcția, serviciul,biroul etc.), titlul acțiunii/proiectului,

obiectivul

general

și

obiective

specifice,

perioada

estimată

de implementare a acțiunii/proiectului, valoarea estimată (fără TVA), responsabil tehnic, fundamentarea necesității, însoțită de referatul de necesitate.

Totalitatea

proceselor

de

achiziție

publică

planificate

a

fi

lansate

de

o

autoritate contractantă pe parcursul unui an bugetar reprezintă Strategia anuală de achiziție publică la nivelul autorității contractante. În conformitate cu prevederile art. 11 alin.(2), fac

obiectul

unei strategii anuale de achiziție publică la nivelul autorității contractante

, elaborată în ultimul trimestru al anului anterior anului căruia îi corespund procesele de achiziție publică cuprinse în aceasta totalitatea proceselor de achiziție publică planificate a fi lansate de o autoritate contractantă pe parcursul unui an bugetar,

care cuprind cheltuieli de capital mai mari de 125 milioane de lei.

In conformitate cu prevederile legislatiei nationale in domeniul achizitiilor in vigoare, strategia anuala de contractare este obligatorie peste pragul mai sus menționat ( 125 milioane de lei cheltuieli de capital): In situatia in care pragul mentionat anterior nu este indeplinit, strategia anuala de contractare va fi inlocuita de sintagma -

Planul de Actiune

pentru proiectele de asistenta tehnica/actiuni de asistenta tehnica.

Achizițiile publice sunt realizate pentru îndeplinirea obiectivelor autorității contractante. Rezultatul unui proces de achiziție nu este doar răspunderea compartimentului intern specializat în achiziții publice ci a autorității contractante însăși (art. 1, alin. (4) din Anexa la H.G. nr. 395/2016).

Autoritatea contractantă are dreptul de a opera modificări sau completări ulterioare în cadrul strategiei anuale de achiziție publică / Planul de Actiune pentru proiectele de asistenta tehnica/actiuni de asistenta tehnica, modificări/completări care se aprobă de conducătorul autorității contractante.

Autoritatea contractantă utilizează ca informații pentru elaborarea strategiei anuale de achiziții / planului de actiune pentru proiectele de asistenta tehnica/actiuni de asistenta tehnica, cel puțin următoarele elemente semnificative:

Nevoile identificate la nivel de autoritate contractantă,

Valoarea estimată a achiziției corespunzătoare fiecărei nevoi,

Capacitatea profesională existentă la

nivel de autoritate contractantă pentru derularea unui proces care să asigure beneficiile anticipate,

Resursele existente la nivel de autoritate contractantă și, după caz, necesarul de resurse suplimentare externe, care pot fi alocate derulării proceselor de achiziție publică.

În cadrul Planului de Actiune pentru proiectele de asistenta tehnica/actiuni de asistenta tehnică, autoritatea contractantă are obligația de a elabora programul anual al achizițiilor publice, ca instrument managerial utilizat pentru planificarea și monitorizarea portofoliului de procese de achiziție publică la nivel de DGDR-AM PNDR, pentru planificarea resurselor necesare derulării proceselor și pentru verificarea modului de îndeplinire a obiectivelor.

Nevoile identificate privind acțiunile și proiectele de asistență tehnică, precum și fondurile necesare estimate pentru acoperirea acestora vor fi cuprinse în

„Programul anual al achizițiilor publice elaborat de DGDR–AM PNDR”

care va deveni anexa la Programul Anual al Achizitiilor Publice al MADR.

Procesul de stabilire a acțiunilor și proiectelor de asistență tehnică se va iniția, de regulă, începând cu data de 1 septembrie a anului curent pentru anul următor sau de mai multe ori pe an, în cazul în care există o solicitare scrisă în acest sens din partea structurilor implicate în implementarea PNDR, solicitare ce a fost aprobată în prealabil la nivelul DGDR-AM PNDR. Strategia anuală de achiziție publică/ Planul de Actiune pentru proiectele de asistenta tehnica/actiuni de asistenta tehnică se realizează în ultimul trimestru al anului anterior anului căruia îi corespund procesele de achiziție publică cuprinse în aceasta și se aproba de către conducătorul autorității contractante.

După ce

Strategia anuală de achiziție publică/ Planul de Actiune pentru proiectele de asistenta tehnica/actiuni de asistenta tehnica

și

a anexa acesteia (PAAP)

au fost aprobate de către conducătorul autorității contractante, compartimentul intern specializat în

domeniul achizițiilor publice informează factorii interesați relevanți cu privire la finalizarea procesului de planificare a portofoliului și transmite acestora informații cu privire la următoarele etape în gestionarea portofoliului de procese de achiziție publică.

NOTĂ

În cazul în care la nivelul DGDR-AM PNDR se identifică necesitatea și oportunitatea unei noi achiziții aceasta este transmisă către SAT, însotită de referatul de necesitate în vederea actualizării Programului anual al achizițiilor publice.

Referat de necesitate

Pentru

fiecare acțiune/proiect

ce urmează a fi finanțat din cadrul Măsurii 20

”Asistență Tehnică” , responsabilul tehnic, care face parte din serviciul/direcția care a identificat nevoia de produse și/sau servicii va întocmi referatul de necesitate. Acestea vor fi verificate și avizate la nivel de șef birou/șef serviciu/director și aprobate de directorul general al DGDR AM PNDR/ și transmise SAT-DATIN din cadrul Agenției de Finanțare a Investițiilor Rurale pentru a verifica rezonabilitatea valorii estimate. Ulterior obținerii avizului din partea SAT- DATIN referatul de necesitate este transmis pentru avizare director general DGBFFE / secretar general adjunct coordonator achizitii publice /ordonator principal de credite fiind ulterior înaintate SAT în vederea întroducerii în Planul Anual al Achizițiilor Publice.

Pentru

fiecare achiziție directă

ce urmează a fi finanțată din cadrul Măsurii 20

”Asistență Tehnică” , responsabilul tehnic, care face parte din serviciul/direcția care a identificat nevoia de produse și/sau servicii va întocmi referatul de necesitate și /sau din cadrul SAT (după

caz).

Acestea

vor

fi

verificate

și

avizate

la

nivel

de

șef

birou/șef serviciu/director/director general al DGDR AM PNDR și transmis SAT-DATIN din cadrul Agenției de Finanțare a Investițiilor Rurale pentru a verifica rezonabilitatea valorii estimate. Ulterior obținerii avizului din partea SAT-DATIN referatul de necesitate este transmis pentru avizare director general DGBFFE / secretar general adjunct coordonator achizitii publice și aprobate de ordonatorul principal de credite, fiind ulterior înaintate SAT în vederea întroducerii în anexa aferentă achizițiilor directe din PAAP.

Înainte

de

transmiterea

spre

aprobare

către

conducătorul

autorității contractante/ordonatorului principal de credite, responsabilul de tehnic transmite pe email

SAT-DATLIN-AFIR, referatul de necesitate însoțit de documentele justificative pentru a fi stabilita rezonabilitatea preturilor și a valorii estimate, verificare și avizare.

Referatul de necesitate

reprezintă un document intern emis în ultimul trimestru al anului în curs pentru anul viitor, care cuprinde necesitățile de produse și servicii identificate precum și prețul total/unitar al necesităților. În cazul în care necesitatea nu este previzibilă sau nu poate fi identificată în ultimul trimestru al anului în curs pentru anul viitor, referatele de necesitate pot fi elaborate la momentul identificării necesității.

Prin urmare Referatul de necesitate poate fi modificat ori de câte ori este necesar cu respectarea următoarelor condiții:

modificarea va fi realizată înainte de inițierea procedurii de atribuire a contractului și va fi modificat în consecință și programul anual al achizițiilor publice,

SAT va fi notificat în timp util cu privire la modificarea respectivă, astfel încât să poată întreprinde toate diligentele necesare realizării achiziției.

Etapa de elaborare a Referatului de necesitate este foarte importantă întrucât:

Reprezintă baza începerii unui proces de achiziții publice complex, în cadrul acestui document justificându-se necesitatea, oportunitatea, eficiența și eficitatea achiziționării produsului/serviciului solicitat,

Furnizează justificări cu privire la deciziile adoptate înainte de începerea unei achiziții (informații referitoare la necesitate, oportunitate, eficiență și eficacitatea achizițiilor publice).

Această activitate nu trebuie tratată superficial, iar la nivel de autoritate contractantă (DGDR-AM PNDR) trebuie să existe asigurarea că nu se lansează un proces de achiziție publică fără ca justificările pentru alegerile specifice făcute și/sau pentru deciziile luate să fi fost documentate.

Verificarea, evaluarea și centralizarea acțiunilor și proiectelor de asistență tehnică; Întocmirea și aprobarea strategiei anuale de contractare (Planul de Actiune pentru proiectele de asistenta tehnica/actiuni de asistenta tehnica)

În urma identificării acțiunilor și proiectelor de asistență tehnică, Serviciul Asistență Tehnică va verifica, evalua și centraliza propunerile primite și va completa strategia anuală de

contractare ( planul de acțiune

pentru proiectele de asistență tehnică/ acțiuni de asistență tehnică)

(Formularul 01).

Personalul Serviciului Asistență Tehnică va stabili care sunt acțiunile și proiectele eligibile prin

Strategia Anuală de Contractare

-

Planul de acțiune pentru proiectele de asistență tehnică

/ acțiuni de asistență tehnică ( Formularul 01)

și va realiza o prioritizare a acestor proiecte, în funcție de perioada de implementare și de posibilitatea de finanțare a proiectelor, după caz.

Pentru determinarea valorii estimate fără TVA a proiectului/acțiunii propuse (fundamentarea bugetului) cuprinsă în cadrul Referatului de necesitate, direcțiile/serviciile din cadrul DGDR- AM PNDR, vor respecta prevederile legislației naționale în vigoare privind achizițiile publice. După completarea Formularului 01, acesta va fi înaintat spre verificare și avizare șefului Serviciului Asistență Tehnică/directorului DATFP/directorului general al DGDR AM PNDR/ directorului general DGBFFE/ și aprobată de ordonatorul principal de credite. În cazul achizițiilor

directe

de

produse,

servicii

și

lucrări,

Autoritatea

contractantă,

prin compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor, are obligația de a ține evidența acestora ca parte a strategiei anuale de achiziții publice. Astfel acestea vor fi cuprinse separat într-o anexă a Formularului 01, care va fi înaintată spre verificare și avizare șefului Serviciului Asistență Tehnică/directorului DATFP și directorului general al DGDR AM PNDR și aprobată de ordonatorul principal de credite.

Direcțiile/serviciile/birourile din care provin nevoile/proiectele incluse în Planul de acțiune vor nominaliza pentru fiecare proiect ce urmează a fi lansat, cel puțin

un responsabil tehnic

care are obligația de a elabora următoarele documente:

referatul de necesitate,

strategia de contractare împreună cu responsabilul de procedură (în conformitate cu prevederile art. 9 din anexa la HG nr. 395/2016),

caietul de sarcini.

STRATEGIA

DE

CONTRACTARE

este

un

document

al

fiecărei

proceduri

de

achiziție

publică cu o valoare estimată egală sau mai mare decât pragurile valorice stabilite la art.

7 alin. (5) din Legea 98 / 2016, inițiată de autoritatea contractantă

).

Strategia de contractare elaborată pentru fiecare proiect de asistență tehnică cu respectarea dispozițiilor art. 7 alin. 5) din Lege coroborat cu prevederile art. 9 alin. (2) și alin. (3) din anexa la H.G.nr. 395/2016, va fi întocmită de responsabilul de procedură din cadrul SAT și responsabilul tehnic din cadrul biroului/serviciului/direcției în care a fost identificată necesitatea

și va fi verificată și avizată de șeful SAT, respectiv șef birou/serviciu din cadrul căruia provine responsabilul tehnic, avizată de directorul DATFP, respectiv directorul direcției din care provine responsabilul tehnic, directorul general al DGDR-AM PNDR, secretar general adjunct coordonator achizitii publice și aprobată de ordonatorul principal de credite. Pentru achizițiile directe, având în vedere caracterul punctual al acestora, nu se va întocmi strategia de contractare, toate cerințele specifice achiziției și specificațiile tehnice vor fi cuprinse în cadrul referatului de necesitate și în caietul de sarcini, după caz.

Prin intermediul

STRATEGIEI DE CONTRACTARE

se documentează deciziile din etapa de planificare/pregătire a achiziției în legătură cu:

Tipul de contract si aspectele aferente implementării;

Resursele umane disponibile în raport cu derularea procesului de achiziție;

Procedura de atribuire aleasă precum și modalitățile speciale de atribuire a contractului de achiziție publică asociate, dacă este cazul;

Valoarea estimată a contractului;

Justificarea alegerii criteriilor de calificare/selecție și a criteriului de atribuire, factorii de evaluare, decizia de reducere a termenelor, decizia de a nu utiliza împărțirea pe loturi;

Mecanisme de plată, alocarea riscurilor între părți și măsuri de gestionare a acestora în cadrul contractului;

-Obiectivul din strategia locală/regională/națională de dezvoltare la a cărui realizare contribuie.

Responsabilul tehnic va face parte din comisia de evaluare a ofertelor și ulterior încheierii

contractului, va monitoriza îndeplinirea activităților prevăzute în caietul de sarcini și în

oferta tehnică.

Elaborarea și aprobarea anexei la Programul Anual al Achizițiilor Publice

Anexa Programului Anual al Achizițiilor Publice (PAAP) pentru asistență tehnică va avea conținutul prevăzut în Ordinul Presedintelui ANAP nr. 281/22 iunie 2016 privind stabilirea formularelor standard ale Programului anual al achizițiilor publice și se va elabora pe baza referatelor de necesitate transmise de către compartimentele DGDR-AM PNDR și cuprinde totalitatea

contractelor

de

achiziție

publică/acordurile

cadru

pe

care

autoritatea contractantă intenționează să le atribuie în decursul anului următor.

Responsabilii cu centralizarea nevoilor identificate și elaborarea Planului de Acțiune centralizează toate acțiunile și proiectele eligibile prin măsura M 20.

După întocmirea strategiei anuale de contractare (Planul de Actiune pentru proiectele de asistenta tehnica/actiuni de asistenta tehnică), Serviciul de Asistență Tehnică va întocmi și Anexa la Programul anual a achizițiilor publice (Formular 02). Dacă situația o impune, acestea vor putea fi transmise spre avizare în același timp.

Pentru fiecare proiect va fi desemnat un responsabil de procedură din cadrul SAT care asigură respectarea prezentului manual, aplicarea prevederilor legislației naționale privind achizițiile publice în procesul de elaborare a documentației de atribuire și derulare a procedurii de atribuire precum și monitorizarea și implementarea proiectului.

După întocmirea anexei PAAP pentru măsura 20

”Asistență Tehnică” , aceasta va fi verificată de șeful de serviciu SAT, fiind apoi înaintată spre avizare Directorului DATFP și Directorului general DGDR-AM PNDR, Directorului general al DGBFFE, și spre aprobare Conducătorului Autorității Contractante/Ordonatorului principal de credite care poate propune modificarea anexei, spre exemplu adăugarea sau eliminarea de proiecte, prioritizarea, rectificarea bugetului, etc., iar în cazul în care această anexă (Formular 02) este modificată, consilierul SAT va elabora un alt document, care va urma aceeași cale privind verificarea, avizarea și aprobarea.

În cazul achizițiilor directe de produse, servicii și lucrări, Autoritatea contractantă prin compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor, are obligația de a ține evidența acestora, ca parte a strategiei anuale de achiziții publice. Astfel acestea vor fi cuprinse separat într-o anexă a Formularului 02a, care va fi înaintată spre verificare și avizare șefului Serviciului Asistență Tehnică/directorului DATFP/ directorul general al DGDR AM PNDR și aprobată de ordonatorul principal de credite.

După aprobare, Anexa la Programul Anual al Achizițiilor Publice (Formular 02 si Formularul 02a), va fi

transmisă Serviciului Investiții și Achiziții

din cadrul Direcției Generale Buget Finanțe și Fonduri Europene din cadrul MADR în vederea anexării la Programul Anual al Achizițiilor Publice al MADR.

Proiectele finantate din fondurile rezervate RNDR din Masura 20 se vor evidentia intr-o anexa separata urmand acelasi pasi si structura ca si in cazul proiectelor finantate din Masura de Asistenta Tehnica.

În elaborarea și aprobarea Anexei Programului Anual al Achizițiilor Publice pentru asistența tehnică, se vor parcurge următoarele etape:

Identificarea și atribuirea codurilor CPV

SAT va atribui serviciilor/produselor ce fac obiectul contractelor de achiziție publică codurile corespunzătoare sistemului de grupare și codificare utilizat în Vocabularul comun al achizițiilor publice (CPV), verificând încadrarea acestora împreună cu direcția/serviciul care a identificat nevoia. În situația în care în cadrul Referatelor de necesitate transmise de către celelalte compartimente ale DGDR-AM PNDR sunt precizate coduri CPV care nu descriu cu exactitate serviciul/produsul ce urmează a fi atribuit, SAT își rezervă dreptul de a verifica corectitudinea alegerii acestora iar în cazul în care constată neconcordante va returna referatul pentru a fi refăcut.

Alegerea procedurii de atribuire

În alegerea procedurii de atribuire se va ține cont de prevederile legislației naționale în vigoare în domeniul achizițiilor publice și anume capitolul III – Proceduri de atribuire din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare.

3.1.3.3 Alegerea codului unic de identificare a fiecarui obiect de contract

Coloana 1

Coloana 2

Coloana 3

Coloana 4

Coloana 5

4221187

2

X

X

X

Coloana 1

Cod de Identificare Fiscala pentru Ministerul Agriculturii și Dezvoltării Rurale

Coloana 2

Tipul finanțării -2 – pentru proiectele AMPNDR

Coloana 3

Poziția în programul anual al achizițiilor publice

Coloana 4–

Sursa finantării 1- Asistență Tehnică, 2- fondurile alocate RNDR

Coloana 5 – Anul lansării

Definitivarea și aprobarea Programului Anual al Achizițiilor Publice

În conformitate cu prevederile legislației naționale în vigoare în domeniul achizițiilor publice, Compartimentul responsabil cu achizițiile publice din cadrul Autorității Contractante - MADR, elaborează Programul Anual al Achizițiilor Publice.

Fișa de verificare privind Anexa Programului Anual al Achizițiilor Publice

(Formularul 04)

va fi întocmită de șeful de serviciu, care va verifica dacă informațiile privind proiectele de asistență tehnică au fost corect completate, în conformitate cu Strategia anuala de contractare (Planul de Actiune pentru proiectele de asistenta tehnica/actiuni de asistenta tehnica), dacă procedura aplicată a fost aleasă în conformitate cu prevederile legislației naționale în vigoare în domeniul achizițiilor publice, codul CPV a fost atribuit corect, valoarea estimată a fost stabilită cu respectarea prevederilor legale în vigoare etc.

După elaborarea și semnarea Fișei de Verificare privind Anexa Programului Anual al Achizițiilor Publice de către șeful de serviciu, consilierul SAT înaintează spre avizare directorului DATFP și transmite directorului general al AM PNDR, Anexa Programului Anual al Achizițiilor Publice, însoțită de fișa de verificare.

După avizarea Anexei de către directorului DATFP și Directorul General AM - PNDR, consilierul SAT va transmite Anexa Programului Anual al Achizițiilor Publice însoțită de fișa de verificare, către Direcția Generală Buget Finanțe și Fonduri Europene, din cadrul MADR, în vederea

verificării și avizării. Direcția Generală Buget Finanțe și Fonduri Europeneva aviza Anexa Programului Anual al Achizițiilor Publice și o va înapoia, în vederea efectuării demersurilor pentru aprobarea acesteia de către secretar general adjunct coordonator achizitii publice și conducătorul autorității contractante/ ordonatorul principal de credite. Achizițiile directe de produse, servicii vor fi cuprinse separat de Programul Anual al Achizițiilor Publice în, Formularul 02a, care va fi înaintat spre verificare și avizare șefului Serviciului Asistență Tehnică/directorului DATFP și aprobat de directorul general al DGDR AM PNDR.

După aprobare, o copie a Anexei va fi transmisă Serviciului Investiții și Achiziții din cadrul Direcției Generale Buget Finanțe și Fonduri Europene a MADR în vederea anexării la Programul Anual al Achizițiilor Publice al ministerului.

Întregul proces de aprobare a anexei PAAP se va realiza în maximum 30 zile lucrătoare.

În procesul de avizare, Anexa la Programul Anual al Achizițiilor Publice este însoțită de

Fișa navetă privind avizarea documentelor

(Formularul 03) .

Codificarea proiectelor finanțate prin măsura M20 - „Asistență Tehnică”

Codificarea proiectelor finanțate prin Măsura 20- Asistență tehnică se va face cu respectarea prevederilor

privind

codificarea

proiectelor/contractelor

prevăzute

în

Manualului

de procedură pentru implementarea Măsurii 20 - "Asistență tehnică" precum și pentru plata contractelor de achiziție publică finanțate prin Măsura 1 - "Acțiuni pentru transferul de cunoștințe și acțiuni de informare", Măsura 2- "Servicii de consiliere, servicii de gestionare a fermei și servicii de înlocuire în cadrul fermei" și Măsura 20- "Asistență tehnică" din cadrul PNDR 2014-2020 elaborat de

Direcția Asistență Tehnică și Investiții Non Agricole

din cadrul

Agenției pentru Finanțarea Investițiilor Rurale.

Elaborarea, avizarea și transmiterea spre publicare a anunțului de intenție

Anunțul de intenție se publică doar dacă este cazul, în situațiile menționate conform legislației naționale în vigoare.

Dacă se decide publicarea acestui anunț, consilierul SAT va completa Anunțul de intenție, care respectă formatul standard prevăzut de legislația națională în vigoare în domeniul

achizițiilor publice. În vederea asigurării conformității și acurateței conținutului acestui anunț, consilierul SAT îl va supune spre verificare șefului de serviciu.

În cel mult 3 zile lucrătoare de la primirea Anunțului de Intenție avizat, consilierul SAT (utilizator SEAP), îl va transmite către Sistemului Electronic de Achiziții Publice (SEAP) spre publicare, conform prevederilor legislației naționale în vigoare în domeniul achizițiilor publice.

În cazul respingerii publicării anunțului de operatorul SEAP, consilierul responsabil cu completarea anunțului va remedia erorile/omisiunile în termen de cel mult 2 zile lucrătoare. Anunțurile transmise către SEAP, ulterior remedierii erorilor/omisiunilor constatate inițial, sunt considerate anunțuri noi și fac obiectul tuturor regulilor de transmitere și verificare prevăzute mai sus.

Nota: formularele utilizate pe parcursul elaborării și desfășurării procedurii de atribuire vor respecta formularele prevăzute de legislația națională în vigoare privind achizițiile publice.

Elaborarea documentației de atribuire. Documentația de atribuire cuprinde:

DUAE și instrucțiuni către ofertanți/candidați;

caietul de sarcini sau documentul descriptiv, acesta din urmă fiind aplicabil în cazul procedurilor de dialog competitiv, de negociere sau de parteneriat pentru inovare;

proiectul de contract conținând clauzele contractuale obligatorii;

formulare și modele de documente.

Instrucțiuni către ofertanți/candidați

Respectând prevederile legislației naționale în vigoare în domeniul achizițiilor publice, elaborarea documentației de atribuire va fi asigurată de echipa alcătuită în acest scop din responsabilul de procedură, responsabilul tehnic, consilierul juridic (dacă este cazul), sau alți consilieri din cadrul DGDR AM PNDR/ MADR.

*

Responsabilul de procedură

va întocmi împreună cu responsabilul tehnic

strategia de contractare

în conformitate cu prevederile art. 9 din HG nr. 395/2016, cu modificările și

completările ulterioare, instrucțiunile către ofertanți/candidați, formularele, modelul de acord cadru/contract.

Conflictul

de

interese

este detaliat în cadrul secțiunii 4 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice cu modificările și completările ulterioare.

Reguli de evitare a conflictului de interese.

Pe parcursul aplicării procedurii de atribuire, autoritatea contractantă are obligația de a lua toate măsurile necesare pentru a preveni, identifica și remedia situațiile de conflict de interese, în scopul evitării denaturării concurenței și al asigurării tratamentului egal pentru toți operatorii economici.

În sensul Legii nr. 98/2016 privind achizitiile publice, prin

conflict de interese

se înțelege orice situație în care membrii personalului MADR sau ai unui furnizor de servicii de achiziție care acționează în numele autorității contractante, care sunt implicați în desfășurarea procedurii de atribuire sau care pot influența rezultatul acesteia au, în mod direct sau indirect, un interes financiar, economic sau un alt interes personal, care ar putea fi perceput ca element care compromite imparțialitatea ori independența lor în contextul procedurii de atribuire.

Reprezintă situații potențial generatoare de conflict de interese orice situații care ar putea duce la apariția unui conflict de interese în sensul art. 59 din Lege, cum ar fi următoarele, reglementate cu titlu exemplificativ:

participarea în procesul de verificare/evaluare a solicitărilor de participare/ofertelor a persoanelor care dețin părți sociale, părți de interes, acțiuni din capitalul subscris al unuia dintre ofertanți/candidați/terți susținători/subcontractanți propuși ori a persoanelor care fac parte din consiliul de administrație/organul de conducere sau de supervizare a unuia dintre ofertanții/candidații/terții susținători/subcontractanții propuși;

participarea în procesul de verificare/evaluare a solicitărilor de participare/ofertelor a unei persoane care este soț/soție, rudă sau afin, până la gradul al doilea inclusiv, cu persoane care fac parte din consiliul de administrație/organul de conducere sau de supervizare a unuia dintre ofertanții/candidații/terții susținători/subcontractanții propuși;

participarea în procesul de verificare/evaluare a solicitărilor de participare/ofertelor a unei

persoane

despre

care

se

constată

sau

cu

privire

la

care

există

indicii

rezonabile/informații concrete că poate avea, direct ori indirect, un interes personal, financiar, economic sau de altă natură, ori se află într-o altă situație de natură să îi afecteze independența și imparțialitatea pe parcursul procesului de evaluare;

situația în care ofertantul individual/ofertantul asociat/candidatul/subcontractantul propus/terțul susținător are drept membri în cadrul consiliului de administrație/organului de conducere sau de supervizare și/sau are acționari ori asociați semnificativi persoane care sunt soț/soție, rudă sau afin până la gradul al doilea inclusiv ori care se află în relații comerciale cu persoane cu funcții de decizie în cadrul autorității contractante sau al furnizorului de servicii de achiziție implicat în procedura de atribuire;

situația în care ofertantul/candidatul a nominalizat printre principalele persoane desemnate pentru executarea contractului persoane care sunt soț/soție, rudă sau afin până la gradul al doilea inclusiv ori care se află în relații comerciale cu persoane cu funcții de decizie în cadrul autorității contractante sau al furnizorului de servicii de achiziție implicat în procedura de atribuire.

Atribuțiile/responsabilitățile

echipei

de

elaborare

a

documentației

de

atribuire

sunt

următoarele:

Responsabilul de procedură

este desemnat din cadrul SAT și va îndruma

echipa de experți

ce

elaborează

documentația

de

atribuire

și

strategia

de

contractare

în respectarea legislației și normelor legislative în domeniul achizițiilor publice și aplicarea acestora atât în elaborarea documentației de atribuire și publicarea anunțurilor, cât și în desfășurarea procedurii de achiziție publică și respectarea procedurilor interne ce au ca obiect Măsura 20 ”Asistență Tehnică”.

Responsabilul tehnic

este desemnat din cadrul Direcției/Serviciului care a identificat nevoia și care are capacitatea tehnică de a elabora cerințele tehnice din cadrul documentației, cum ar fi: specificațiile tehnice, activitățile, rezultatele, etc. din cadrul caietul de sarcini, cerințele minime de calificare referitoare la experiența specifică, cerințele experților solicitați, alegerea factorilor de evaluare, elaborarea strategiei de contractare împreună cu responsabilul de procedura și/sau alte persoane din cadrul DGDR ce au fost nominalizate în acest sens etc. După semnarea contractului, responsabilul

tehnic răspunde de respectarea procedurilor interne și asigură implementarea și monitorizarea proiectului. Pentru Rețeaua Națională de Dezvoltare Rurală, inclusiv activitățile de promovare și comunicare, responsabilul tehnic va fi numit din cadrul serviciului/biroului RNDR.

Consilierul juridic

din cadrul DGDR AM PNDR în baza dispozițiilor șefului ierarhic asigură modificarea și/sau completarea clauzelor din modelul de contract în funcție de specificul obiectului contractului și contribuie la elaborarea documentației (dacă este cazul).

În cazul în care echipa tehnică nu are capacitatea necesară de a elabora documentația de atribuire, conform legislației naționale în vigoare privind achizițiile publice, pot fi cooptați în acest scop, experți tehnici sau consultanți externi.

Propunerea privind componența echipei responsabile pentru elaborarea documentației de atribuire și eventuala participare a experților cooptați va fi verificată, avizată și aprobată la nivel de DGDR AM PNDR.

Elaborarea caietului de sarcini

Caietul de sarcini

( Formular 07 ) va conține descrierea specificațiilor tehnice precum și a necesităților, obiectivelor și constrângerilor autorității contractante, în funcție de care operatorii economici interesați își vor întocmi ofertele, cu respectarea următoarelor reguli:

obiectul contractului (specificațiile tehnice) trebuie astfel descris încât să permită oricărui ofertant accesul egal la procedura de atribuire și nu trebuie să aibă ca efect introducerea unor obstacole nejustificate de natură să restrangă concurența între operatorii economici;

specificațiile tehnice nu trebuie să cuprindă sau să indice o anumită origine, sursă, producție, un procedeu special care să aibă ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici;

în mod excepțional se admite o astfel de indicație în situația în care o descriere suficient de precisă și inteligibilă a obiectului contractului nu este posibilă și numai însoțită de mențiunea

”sau echivalent”;

descrierea obiectului contractului trebuie să corespundă necesităților/exigențelor oricărui utilizator;

caietul de sarcini prevede modul în care vor fi monitorizate acțiunile prevăzute a se realiza în implementarea contractului.

Caietul de sarcini este elaborat de către responsabilul/responsabilii tehnici din cadrul biroului/serviciului/direcției în cadrul căreia a fost identificată nevoia iar responsabilul de procedură va introduce în cadrul caietului de sarcini informațiile referitoare la raportare.

Stabilirea formularelor și modelelor

Nota: formularistica utilizată pe parcursul elaborării și desfășurării procedurii de atribuire va respecta formularele prevăzute de legislația națională privind achizițiile publice în vigoare la momentul lansării procedurii de atribuire a contractului și instrucțiunile de plată elaborate de AFIR.

Definitivarea documentației de atribuire

La finalul elaborării documentației de atribuire, echipa de experți completează și semnează

Nota privind aprobarea documentației de atribuire

(Formular 09) la care se anexează documentația

de

atribuire,

împreună

cu

toate

declarațiile

de

confidențialitate

și imparțialitate și strategia de contractare, care împreună cu celelalte documente ale procedurii de atribuire vor fi verificate de șeful de serviciu SAT/directorul DATFP, serviciul/directorul direcției din care provine nevoia de asistență tehnică, avizate de Directorul general al DGDR și Directorul General al Direcției Generale Buget Finanțe și Fonduri Europene, secretar general adjunct coordonator achizitii publice și transmise spre aprobare conducătorului autorității contractante/ ordonatorul principal de credite conform ordinelor interne de delegare de atribuții.

Înainte

de

transmiterea

spre

aprobare

către

conducătorul

autorității contractante/ordonatorului principal de credite responsabilul de procedură transmite pe email SAT-DATLIN-AFIR, pentru verificare și avizare documentatiile de atribuire care vor contine:

DUAE și Instrucțiuni către ofertanți/candidați ;

Caietul de Sarcini;

Documentele anexe si suport - Modelul de contract/acord cadru;

După aprobarea documentației de către conducătorul autorității contractante/ ordonatorul principal de credite, aceasta este încărcată în SEAP în vederea verificării acesteia de către operatorii

Agenției Naționale pentru Achiziții Publice.

După aprobarea verificare si aprobarea documentației de către

Agenția Națională pentru Achiziții

Publice ,

responsabilul

de

procedură

va

completa

în

SEAP

anunțul

de participare/anunțul de participare simplificat în vederea validării acestuia.

Pe parcursul derulării procedurii de atribuire solicitările de clarificări vor fi întocmite si asumate de DGDR AM PNDR astfel: responsabilul de procedură, șef serviciu SAT, directorul DATFP, șef serviciu/ director direcției de unde provine nevoia și Directorul General.

Inițierea și derularea procedurii de achiziții publice

Se va realiza de Serviciul Asistență Tehnică în conformitate cu prevederile legislației naționale în domeniul achiziției publice aflată în vigoare la momentul lansării procedurii de atribuire a contractului și Manualul de procedură AFIR pentru implementarea Măsurii 20 - "Asistență tehnică" precum și pentru plata contractelor de achiziție publică finanțate prin Măsura 1 - "Acțiuni pentru transferul de cunoștințe și acțiuni de informare", Măsura 2- "Servicii de consiliere, servicii de gestionare a fermei și servicii de inlocuire in cadrulfermei" și Măsura 20- "Asistență tehnică" din cadrul PNDR 2014-2020

Nota de prelungire a perioadei de evaluare prevăzută la art 214, alin 3 din Legea 98/2016

privind achizițiile publice

se elaborează și se semnează de către comisia de evaluare și se aprobă de conducătorul autorității contractante/ ordonatorul principal de credite. Prelungirea perioadei de evaluare se aduce la cunostinta operatorilor economici implicați în procedură în termen de maxim 2 zile.

Atribuirea contractului de achiziție publică sau încheierea acordului – cadru:

Se va realiza de Serviciul Asistență Tehnică în conformitate cu prevederile legislației naționale în domeniul achiziției publice aflată în vigoare la momentul lansării procedurii de atribuire a contractului.

Semnarea contractului de servicii/ furnizare

Autoritatea contractantă are obligația să încheie contractul cu operatorul economic căruia i-a fost atribuit, cu respectarea prevederilor conținutului ofertei sale declarată conformă și acceptată.

Responsabilul de procedură redactează acordul cadru/contractul de furnizare/contractul de servicii în 2 exemplare originale și atașează toate anexele acestuia pentru a fi semnat de către părțile contractante: MADR pe de o parte și prestatorul de servicii/furnizorul de bunuri, pe de altă parte.

Anexe la Contract pot fi următoarele:

Propunere tehnică;

Propunere financiară;

Caietul de sarcini;

Graficul de îndeplinire a contractului/Grafic de livrare a produselor;

Lista experților cheie;

Lista subcontractanților;

Acordul de subcontractare (contractul cu subcontractantul – dacă este cazul);

Acordul de asociere (dacă este cazul);

Alte documente dacă este cazul (garanție de bună execuție, date identificare auditor independent, etc.)

Responsabilul de procedură transmite cele 2 exemplare ale contractului șefului ierarhic superior. Acesta verifică conținutul contractului, dacă toate anexele contractului au fost atașate, dacă numele, adresa și datele de identificare ale părților contractante sunt corect completate,

dacă

valoarea

contractului

corespunde

cu

cea

din

oferta

financiară

a ofertantului desemnat câștigător. După verificarea contractelor, acestea sunt înaintate spre avizare și aprobare.

Cele 2 exemplare ale Contractului sunt transmise apoi spre avizare la compartimentele specializate (DGBFFE, Direcția Juridică, CFPP, etc.) din cadrul MADR însoțite de

Fișa naveta privind avizarea documentelor

(Formular 03).

În ziua în care primește contractul semnat, responsabilul desemnat cu elaborarea și actualizarea celor două registre îl va înregistra în

Registrul contractelor semnate

(Formular

11). Înregistrarea se va realiza prin preluarea numărului de proiect din - Registrul proiectelor aprobate – Formular 05, schimbând litera „F” de la începutul numărului cu litera „C”. Din acest moment, numărul contractului va substitui numărul proiectului în toate documentele elaborate în etapele ulterioare.

După înregistrarea contractului, responsabilul de procedură va transmite un exemplar original al contractului către prestator/furnizor și un exemplar original va rămâne la dosarul achiziției.

Finalizarea procedurii de atribuire

Finalizarea procedurii de atribuire va fi realizată de către MADR, prin DGDR-AM PNDR, prin transmiterea spre publicare a anunțului de atribuire și prin definitivarea dosarului achiziției publice.

Elaborarea, avizarea și transmiterea spre publicare a anunțului de atribuire

După

semnarea

acordului

cadru/Contractului

de

Servicii/Furnizare,

atribuit

printr-o procedură de achiziție publică, responsabilul de procedură are obligația de a publica Anunțul de atribuire a contractului, în termenul prevăzut de legislația națională în vigoare în domeniul achizițiilor publice. Anunțul de atribuire va fi completat de către responsabilul de procedură și publicat pe web site-ul SEAP, în termenul prevăzut de legislația în vigoare. Notificarea privind semnarea contractului se transmite în termenul prevăzut de legislația în vigoare după semnarea contractului de achiziție publică.

Definitivarea dosarului de achiziție publică

Ministerul Agriculturii și Dezvoltării Rurale va asigura păstrarea documentelor justificative care dovedesc efectuarea oricărei achiziții publice în condiții corespunzatoare și trebuie să permită accesul facil la documentele gestionate.

Responsabilul de procedură are obligația de a întocmi dosarul procedurii de achiziție în conformitate cu prevederile legislației naționale în domeniul achizițiilor publice.

NOTĂ: Toate documentele care se elaborează în timpul derulării procesului de achiziție publică și care reprezintă mijloc probant, în conformitate cu legislația națională în vigoare în domeniul achizițiilor publice vor fi înregistrate în registrul general al AM PNDR.

Anularea procedurii de atribuire se va face în conformitate cu prevederile art. 212 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice cu modificările și completările ulterioare.

Anularea procedurii de atribuire după ce au fost depuse ofertele poate fi realizată fie înainte de aprobarea Raportului procedurii de atribuire, fie după aprobarea acestuia de către autoritatea contractantă.

În cazul în care anularea procedurii de atribuire se realizează înainte de aprobarea Raportului procedurii de atribuire, decizia de anulare se ia de către comisia de evaluare conform dispozițiilor privind activitatea acesteia din legislația specifică achizițiilor publice.

Autoritatea contractantă are obligația de a anula procedura de atribuire a contractului de achiziție publică/acordului-cadru în următoarele cazuri:

dacă nu a fost depusă nicio ofertă/solicitare de participare sau dacă nu a fost depusă nicio ofertă admisibilă;

dacă au fost depuse oferte admisibile care nu pot fi comparate din cauza modului neuniform de abordare a soluțiilor tehnice și/ori financiare;

dacă încălcări ale prevederilor legale afectează procedura de atribuire sau dacă este imposibilă încheierea contractului;

Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor sau instanța de judecată dispune modificarea/eliminarea oricăror specificații tehnice din caietul de sarcini ori din alte documente emise în legătură cu procedura de atribuire, iar autoritatea contractantă se află în imposibilitatea de a adopta măsuri de remediere, fără ca acestea să afecteze principiile achizițiilor publice reglementate la art. 2 alin. (2) din lege;

dacă contractul nu poate fi încheiat cu ofertantul a cărui ofertă a fost stabilită câștigătoare din cauza faptului că ofertantul în cauză se află într-o situație de forță majoră sau în imposibilitatea fortuită de a executa contractul și nu există o ofertă clasată pe locul 2 admisibilă.

În cazul în care Raportul procedurii de atribuire a fost aprobat de către conducătorul autorității contractante, în baza unei solicitări scrise și motivate, responsabilul procedurii de atribuire din cadrul SAT va întocmi decizia de anulare a procedurii care va fi supusă avizării și aprobării șefului de

serviciu, director DATFP, directorului general al DGDR AM-PNDR, directorului general al DGBFFE, secretar de stat coordonator AM PNDR / secretar general

adjunct

coordonator

achizitii

publice

și

Conducatorului

autoritătii contractante/Ordonatorului principal de credite.

Decizia de anulare a procedurii de atribuire nu generează vreo obligație a autorității contractante, a membrilor comisiei de evaluare și a semnatarilor deciziei de anulare sau a participanților la respectiva procedură, cu excepția returnării garanției de participare la licitație.

DGDR AM PNDR are obligația de a comunica în scris tuturor participanților la procedura de licitație, în cel mult 3 zile lucrătoare de la data anulării, atât decizia de anulare a procedurii de atribuire și încetarea obligațiilor pe care operatorii economici și le-au creat prin depunerea de oferte, cât și motivul anulării.

ACHIZIȚIA DIRECTĂ

În conformitate cu dispozițiile Legii 98/2016 și HG 395/2016,

achizițiile directe intra în zona cumpărăturilor reglementate, în cadrul Capitolului III - Realizarea achiziției publice,

respectiv art. 43-46

din anexa la HG 395/2016. Art.1 alin. (4) din anexa la HG 395/2016 prevede:

”Autoritatea

contractantă

este

responsabilă

pentru

modul

de

atribuire

a contractului de achiziție publică/acordului-cadru,

inclusiv achiziția directă , cu respectarea tuturor dispozițiilor legale aplicabile."

În vederea realizării unei achiziții directe ce are ca obiect bunuri si/sau servicii se vor urma următoarele etape:

1) Pentru fiecare achiziție directă de bunuri și/sau servicii ce urmează a fi finanțată din cadrul capitolului 15.6

”Asistență Tehnică” din PNDR 2014-2020 ,

responsabilul tehnic , care face parte din biroul/ serviciul/direcția care a identificat

nevoia de produse și/sau servicii, va întocmi referatul de necesitate. Acesta va fi verificat, avizat la nivel de șef birou/șef serviciu/director și avizat de directorul general al DGDR AM PNDR și transmis SAT- DATIN pentru a verifica rezonabilitatea costurilor estimate. Ulterior obținerii avizului din partea SAT-DATIN referatul de necesitate este transmis pentru avizare directorul DGBFFE / secretar general adjunct coordonator achizitii publice aprobat de conducatorul autorității contractante/ordonatorul

principal

de

credite

fiind

ulterior

înaintat

SAT

în

vederea introducerii în PAAP.

Referatul de necesitate

reprezintă un document intern, ce stă la baza inițierii achiziției directe care cuprinde necesitățile de produse și servicii identificate precum și prețul total

/unitar al necesităților, obiectivul general și obiectivul specific al achiziției, informatii privind oportunitatea, eficiența, eficacitatea și necesitatea achiziției directe ce urmează a fi lansată.

Autoritatea contractantă are obligația de a realiza o

Anexa

a Planului Anual al Achizițiilor Publice

cuprinzând Achizițiile Directe . Modelul de anexa a fost publicat prin Ordinul nr. 281/2016 din 22 iunie 2016 al președintelui ANAP.

Pentru a putea realiza Anexa privind achizițiile directe conform Ordinului mai sus menționat, Serviciul de Asistență Tehnică primește referatele de necesitate în vederea centralizării acestora și a întocmirii strategiei anuale

de

contractare/

pe

care

o

va

înainta

spre

avizare

șefului

de serviciu/directorului/directorului general secretar de stat coordonator AM PNDR / secretar general adjunct coordonator achizitii publice și spre aprobare conducătorului autorității contactante/ordonatorului de credite. După aprobarea Referatului de necesitate pentru achiziția directă și includerea acestuia în Anexa la Programul Anual al Achizițiilor Publice privind Achizițiile Directe se va constitui o comisie de evaluare formată din cel puțin 2 persoane, o persoană din cadrul Serviciului de Asistență Tehnică și una din cadrul serviciului de la care provine necesitatea. Comisia va fi responsabilă cu implementarea achiziției directe, cu evaluarea ofertelor și cu redactarea procesului verbal de declarare a ofertei câștigătoare. Componența comisiei de evaluare va fi stabilită la nivelul Serviciului de Asistență Tehnică de către Șeful de Serviciu.

În conformitate cu prevederile

alin.(2) al art.43 din

anexa la

HG 395/2016 "

În cazul achiziției directe, autoritatea contractantă are obligația de a utiliza catalogul electronic pus la dispoziție de SEAP sau de a publica un anunț într-o secțiune dedicată a web-site-ului propriu/ANAP sau a SEAP, însoțit de descrierea produselor, serviciilor sau lucrărilor care urmează a fi achiziționate.

Excepțiile sunt

în cazul în care valoarea estimată a achiziției este mai mică de:

100.000 lei pentru produse și servicii, respectiv 280.000 lei pentru lucrări, autoritatea contractantă poate achiziționa direct, fără a utiliza catalogul electronic sau anunțul prealabil, prin consultarea a minimum trei candidați;

70.000 de lei, autoritatea contractantă poate achiziționa direct pe baza unei singure oferte;

4.500 lei, autoritatea contractantă are dreptul de a plăti direct, pe baza angajamentului legal, fără acceptarea prealabilă a unei oferte.

Dacă în urma consultării a minimum trei candidați, autoritatea contractantă primește doar o ofertă valabilă din punct de vedere al cerințelor solicitate, achiziția poate fi realizată.

Autoritatea contractantă are obligația trimestrial de a transmite în SEAP o notificare cu privire la achizițiile directe, grupate pe necesitate, care să cuprindă cel puțin obiectul, cantitatea achiziționată, valoarea și codul CPV.

Angajamentul legal

prin care se angajează cheltuielile aferente achiziției directe poate lua forma unui

contract

de achiziție publică sau, după caz, a unui

document fiscal

ori a unei

comenzi , inclusiv în cazul achizițiilor inițiate prin intermediul instrumentelor de plată ce permit posesorului să le utilizeze în relația cu comercianții în vederea efectuării de plăți, fără numerar, pentru achiziționarea de produse, servicii și/sau lucrări prin intermediul unui terminal, cum ar fi, dar fără a se limita la, cardurile de plată și/sau portofele electronice.

PAȘI DE URMAT ÎN VEDEREA EFECTUĂRII UNEI ACHIZIȚII DIRECTE:

PAS 1.

Autoritatea contractantă se asigură

că achiziția directă este inclusă în Anexa la PAAP privind Achizițiile Directe.

Asta însemnă că, în prealabil, s-a/s-au realizat

Referat(e) de Necesitate

și a fost stabilită o

valoare estimată a achiziției

ce urmează a fi realizată.

PAS 2.

Se accesează în SEAP, secțiunea “ Catalog de produse / servicii / lucrari ” și utilizând motoarele de căutare puse la dispozitie se caută “produsul, serviciul sau lucrarea

care poate satisface necesitatea autorității contractante ”. Au fost folosite ghilimele pentru a reda cu exactitate conceptele pe care legea le folosește pentru a descrie activitatea în catalog, dar și posibilitatea oferită de lege pentru a achiziționa din afara lui. După căutări apar mai multe variante:

Autoritatea contractantă identifică produsul și/sau serviciul care îi satisface nevoile și acesta are valoarea estimată aprobată prin referatul de necesitate și

Anexa la PAAP privind Achizițiile Directe . În acest caz se inițiază cumpărarea directă.

Se identifică produsul /serviciul ce satisface nevoile

dar acesta are o valoare ce depășește valoarea aprobată în cadrul referatului de necesitate. În acest caz există 2 alternative :

Autoritatea contractantă propune prețul aprobat în cadrul referatului de necesitate si solicita ca operatorul economic sa acorde

reducerea

de pret

PAS 3. În catalog nu se identifică produsul și/sau serviciul necesar autorității contractante. Autoritatea Contractantă va utiliza

excepția

prevăzută de dispozițiile

alin.(3) al art.43 din

anexa la

HG 395/2016 .

PAS

4.

Se

stabileste

angajamentul

legal

(contract,

factura,

comanda

etc.)

si

se implementează: comanda - receptie - plata.

Suplimentar:

Pentru situația în care in catalog nu se identifica produsul/serviciul/lucrarea necesară autorității contractante, SEAP pune la dispozitie

o altă secțiune și anume Secțiunea Publicitate - Anunțuri

în care se poate genera un anunț publicitar, astfel:

După primirea ofertelor ca urmarea publicarii în SEAP a unui anunț publicitar și eventual publicarea

unui

anunt

privind

achiziția

directă

pe

site-ul

autoritații

contractante, responsabilul tehnic și responsabilul de procedura, evaluează ofertele depuse și elaborează un proces verbal de declarare a ofertantului câștigător ce va fi aprobat de către conducătorul autorității contractante/ordonatorul principal de credite.

Capitolul 4 DERULAREA CONTRACTULUI/ACORDULUI CADRU

4.1 Monitorizarea derularii contractului

Monitorizarea derulării unui contract atribuit în cadrul măsurii

M 20 – „Asistență tehnică”

din cadrul PNDR va fi realizată atât prin verificarea, avizarea și aprobarea Rapoartelor de implementare cât și prin verificări pe teren

pentru proiectele ce au ca obiect prestarea de servicii/ furnizarea de bunuri.

La solicitarea responsabilului tehnic, pentru proiectele complexe, cu precădere în cazul proiectelor derulate în vederea realizării unor studii de evaluare sau analize, se va constitui un Comitet de Coordonare cu rol consultativ din punct de vedere tehnic și operațional. Principalele atribuții ale Comitetului de Coordonare sunt analizarea livrabilelor în funcție de domeniul specific de competență și participarea la întâlniri cu consultanții în vederea discutării eventualelor observații formulate asupra livrabilelor. În cazul proiectelor derulate în vederea realizării unor studii de evaluare sau analize, Comitetul de Coordonare va fi consultat și cu privire la completarea grilei de evaluare a calității raportului/studiului de evaluare.

Monitorizarea va evidenția îndeplinirea obiectivelor de către firmele de furnizare de bunuri- servicii apreciind astfel și calitatea bunului/serviciului furnizat.

Pentru monitorizarea respectării prevederilor contractuale și a obligațiilor de ordin tehnic, responsabilul de proiect (un consilier din cadrul SAT) și responsabilul tehnic (nominalizat din cadrul seviciului/direcției beneficiare), vor verifica documentația tehnică (ex. Rapoartele de implementare privind activitatea Prestatorului). Rapoartele lunare de management acolo unde sunt cerute prin documentația de atribuire vor fi înaintate și verificate doar de către

responsabilul tehnic. Atât responsabilul de proiect cât și responsabilul tehnic vor realiza verificări pe teren pentru proiectele ce au ca obiect prestări de servicii.

Notă!

Pentru proiectele finantate prin asistenta tehnica încheiate cu institutii financiare internationale, monitorizarea respectării

obligațiilor contractuale și a obligațiilor de ordin tehnic se va efectua de catre persoana desemnata ca responsabil angajamente legale cu institutii financiare internationale.

Modificarea contractelor de servicii

În cazul contractelor de furnizare bunuri/prestari servicii, poate apărea necesitatea ca acestea să fie modificate în

timpul derulării lor dacă circumstanțe care afectează implementarea proiectului s-au schimbat de la data semnării contractului inițial. Modificările contractului trebuie să fie concretizate prin intermediul unui

Act adițional la contract . Actul adițional va fi semnat de către părțile contractante:

MADR,

pe de-o parte, și

furnizorul de bunuri / prestatorul de servicii , pe de altă parte, urmând aceeași procedură ca în cazul contractelor de servicii semnate.

Autoritatea contractantă inițiază actul adițional

În situația în care inițiatorul Actului Adițional la Contract este Autoritatea Contractantă, responsabilul tehnic împreună cu responsabilul de proiect vor completa

Nota explicativă pentru modificarea contractului

(Formularul 13), cu aspectele contractuale propuse a fi modificate. După completarea Notei explicative, responsabilul de proiect o înaintează spre verificare șefului de serviciu SAT /persoanelor cu funcții conducere departament responsabil tehnic, spre avizare director DATFP și spre aprobare Directorului general AM PNDR. Nota explicativă va fi elaborată în 2 exemplare.

În cel mult 2 zile lucrătoare de la semnarea Notei explicative de către directorul general, responsabilul de proiect va transmite un exemplar semnat către Prestator/Furnizor, prin email/ fax / curier / poștă. Prestatorul/furnizorul are la dispoziție cel mult 5 zile lucrătoare de la data primirii notei explicative să transmită către responsabilul de proiect

Notificarea privind Acceptarea/Neacceptarea Actului Adițional

(Formular 14). În cazul transmiterii

Notificării de neacceptare, prestatorul/furnizorul trebuie să expună motivele care au stat la baza neacceptării propunerii de modificare din cadrul Notei explicative.

În cazul în care prestatorul/furnizorul acceptă modificările propuse, responsabilul de proiect completează Actul Adițional în 2 exemplare, care va fi semnat de aceleași compartimente de specialitate care au semnat și contractul de bunuri/servicii. După semnarea actului adițional de către ultima parte, responsabilul de proiect va transmite un exemplar original către prestator/furnizor și o copie către Direcția de Asistență Tehnică și Investiții Nonagricole din cadrul AFIR, al doilea exemplar original rămânând la dosarul achiziției.

Notă!

Pentru

proiectele

finantate

prin

asistenta

tehnica

privind

Rețeaua

Națională

de Dezvoltare Rurală (conform cap. 17 din PNDR) documentele (notificari aprobare rapoarte de

activitate,

elaborare

/

aprobare

note

explicative

necesare

intocmirii

actelor aditionale, etc) vor fi întocmite/completate de un consilier responsabil de contract din cadrul Serviciului RNDR, verificate de șeful birou, respectiv seful serviciului RNDR, avizate de directorul Direcției RNDR si Infrastructura Rurala si aprobate de Directorul General DGDR.

Prestatorul/furnizorul inițiază actul adițional

În situația în care inițiatorul Actului Adițional la Contract este prestatorul/furnizorul, acesta va înainta Autorității Contractante, propunerile sale de modificare a Contractului, utilizând în acest sens Formularul

13 - Nota Explicativă pentru modificarea Contractului , care va fi semnată de către Reprezentantul legal și transmisă către SAT.

După primirea Notei explicative semnată de prestator/furnizor responsabilul de proiect o va înainta, pentru analiză și avizare responsabilului tehnic care va verifica dacă modificările propuse nu afectează obiectul contractului și atingerea obiectivelor specifice și o va aviza. Dupa primirea Notei explicative avizate de la responsabilul tehnic, responsabilul de proiect o înaintează

spre

verificare

însoțită

de

Formularul

14

-

Notificarea

privind acceptarea/neacceptarea Actului Adițional

șefului de serviciu SAT/persoanelor cu funcție de conducere departament responsabil tehnic și spre avizare directorului DATFP și directorului general.

Dacă Fișa de verificare a notei explicative este neavizată de către responsabilul de proiect și/sau responsibilul tehnic (are cel puțin un

NU

), primul înaintează fișa de verificare și nota explicativă spre verificare șefului de serviciu SAT și directorului DATFP și spre avizare directorului general. După semnarea fișei, responsabilul de proiect va elabora Formularul nr. 14 -

Notificarea privind acceptarea/neacceptarea a Actului Adițional,

completând motivele pentru care nu este acceptată modificarea contractului. Notificarea de neacceptare va fi verificată de șeful de serviciu SAT și directorului DATFP, avizată de directorul general. În cazul în care responsabilul tehnic nu avizează Nota explicativă, acesta va completa în fișa de verificare la rubrica „ Observații ” motivele pentru care nu a avizat Nota explicativă. Fișa de verificare va fi semnată de către responsabilul tehnic și transmisă către responsabilul de proiect. Responsabilul de proiect va înainta fișa de verificare șefului de serviciu SAT și directorului DATFP și spre avizare directorului general.

În cazul în care șeful de serviciu SAT consideră că observațiile care stau la baza respingerii notei explicative formulate de către responsabilul tehnic nu sunt fundamentate, se va organiza o întâlnire între acesta și reprezentanții SAT. Dacă această întâlnire nu este posibilă atunci responsabilul de proiect va elabora o adresă care va fi verificată de șeful de serviciu care va fi transmisă responsabilului tehnic. Acesta va formula un răspuns la adresa primită în termen de 3 zile lucrătoare.

Responsabilul de proiect va transmite

Notificarea

de

acceptare

/

neacceptare

către prestator/furnizor, prin email, fax, poștă sau curier, în cel mult o zi lucrătoare ulterior semnării acesteia de către directorul general AM PNDR.

În situația în care Autoritatea Contractantă este de acord cu propunerile de modificare a Contractului înscrise în Nota explicativă elaborată de către prestator/furnizor, responsabilul de proiect va elabora Actul Adițional la Contractul de Servicii/ Furnizare. Completarea, verificarea și semnarea Actului adițional de către personalul SAT se va realiza în cel mult 10 zile lucrătoare de la transmiterea Notificării de acceptare către prestator/furnizor.

În ambele situații descrise mai sus, Actul Adițional la Contract va urma aceeași procedură și termene de obținere a vizelor și semnăturilor ca în cazul avizării și semnării Contractului de Furnizare/ Contractului de Servicii. În procesul de semnare, Actul Adițional la Contract va fi însoțit de Formular 03 - Fișa navetă privind avizarea

documentelor. Contractul inițial, anexele sale, precum și celelalte Acte Adiționale încheiate anterior (după caz) sunt atașate Actului Adițional.

La întocmirea și verificarea Notei explicative, personalul SAT/prestatorul/furnizorul vor avea în vedere următoarele principii, conform legislației naționale în vigoare în domeniul achizițiilor publice:

Autoritatea

Contractantă

nu

trebuie

în

mod

automat

să

accepte

cererea prestatorului/furnizorului de a modifica contractul. Autoritatea Contractantă trebuie să analizeze motivele invocate de prestator/furnizor și dacă acestea nu sunt fundamentate corespunzător, cererea trebuie să fie respinsă;

Modificări la contract se pot face doar în perioada de execuție a contractului și nu au efect retroactiv;

Scopul Actului Adițional trebuie să fie strâns legat de natura proiectului din contractul inițial;

Prin Act Adițional nu se pot face amendări prin care se modifică criteriile de selecție;

Actul Adițional nu trebuie să modifice condițiile de concurență stabilite în perioada adjudecării contractului (ex: modificarea numărului de experți față de oferta pe baza căreia prestatorul a fost selectat);

Prețurile trebuie să fie identice cu cele din contractul inițial, dacă în contractul inițial nu se stipulează posibilitatea revizuirii acestora;

Orice modificare care prelungește durata de execuție a contractului trebuie facută astfel încât implementarea și plățile finale să fie realizate înaintea expirării alocării/alocărilor financiare din care este finanțat contractul în cauză;

Cererea de modificare a Contractului de servicii/furnizare trebuie făcută de către una din părți, permițând semnarea Actului Adițional de regulă înainte cu 15 zile calendaristice de data de finalizare a Contractului inițial;

Toate referințele din Actul Adițional propus la articolele sau anexele modificate trebuie să corespundă cu cele din Contractul inițial;

Orice Act Adițional care modifică prețul contractului trebuie să utilizeze formula convenită în contractul inițial.

Dacă prin actul adițional se modifică bugetul inițial, atunci și programul de plăți se va modifica în mod corespunzător, luând-se în calcul orice plată deja efectuată la contract;

Valoarea totală a bugetului specificată în Contractul de Servicii nu poate fi majorată (decat în cazul în care s-a menționat în documentație);

prestatorul/furnizorul trebuie să semneze cele 2 exemplare originale ale Actului Adițional în maxim 5 de zile calendaristice de la primire și să le returneze Autorității Contractante;

După semnarea actului adițional de către ultima parte, responsabilul de proiect va transmite un exemplar original către prestator/furnizor, o copie către Direcția de Asistență Tehnică, și Investiții Nonagricole din cadrul AFIR, al doilea exemplar original rămânând la dosarul achiziției.

Data intrării în vigoare a actului adițional este aceea a ultimei semnături. Un act adițional nu poate acoperi furnizarea de bunuri/servicii achiziționate/prestate anterior sau să intre în vigoare înainte de această dată.

Schimbările adresei, ale experților implicați în implementarea contractului, ale contului bancar

și

trebuie

să

fie

notificate

în

scris

de

către

prestator/furnizor

Autorității Contractante, fără a fi necesară încheierea unui act adițional deși aceasta nu trebuie să afecteze

dreptul

Autorității

Contractante

de

a

se

opune

alegerii

făcute

de

către prestator/furnizor referitor la contul bancar sau auditor.

În cazul în care pe parcursul derulării contractului apar modificari ale anexelor contractului din manualele de procedură ale DGDR AM PNDR și/sau AFIR se va transmite către furnizor

/prestator noile modele în vederea adaptării acestora fără a fi nevoie de semnarea unui act adițional.

Autoritatea contractantă va transmite o notificare privind completarea noilor formulare.

Notă!

Pentru

proiectele

finantate

prin

asistenta

tehnica

privind

Rețeaua

Națională

de Dezvoltare Rurală (conform cap. 17 din PNDR) documentele (notificari aprobare rapoarte de activitate, elaborare/aprobare note explicative necesare întocmirii actelor aditionale, etc.)

vor

fi

întocmite/completate

de

consilierul

responsabil

cu

implementarea

contractului din cadrul Serviciului RNDR, verificate de șeful birou, respectiv seful serviciului RNDR, avizate de directorul Direcției RNDR si Infrastructura Rurala si aprobate de Directorul General DGDR.

Monitorizarea și verificarea contractelor de prestare de servicii

Raportul inițial de activitate

Prestatorul de servicii (Contractorul) are obligația prezentării Autorității Contractante, spre verificare, avizare și aprobare

Raportul Inițial de Activitate (Formularul nr. 15a) , care va include detalii despre modul de implementare și programare a activităților proiectului în concordanță cu oferta tehnică.

Înainte de depunerea Raportului Inițial de Activitate de către prestator, la sediul MADR, se recomandă organizarea unei întâlniri de inițiere a proiectului (Kick-off meeting) la care să participe toate părțile implicate, în vederea definitivării și clarificării aspectelor ce țin de implementarea efectivă și eficientă a activităților proiectului, așa cum sunt stipulate în Contractul de Servicii.

Pentru contractele de servicii ce au ca obiect realizarea de evaluări după desfășurarea kick- off-meetingului și până la depunerea raportului inițial dacă este necesar, evaluatorii pot să desfășoare activități de documentare și de cercetare, interviuri cu responsabilii tehnici necesare pentru a înțelege contextul și pentru a putea să își adapteze metodologia prezentată în propunerea tehnică la specificul României și al PNDR-ului.

Raportul Inițial de Activitate va conține următoarele capitole:

Prezentare de ansamblu a proiectului:

(ex. Cadrul general și situația inițială; Datele contractului; Corelarea cu alte proiecte)

Analiza contractului și situația actuală:

(ex. Cerințele și previziunile contractului; Analiza necesitatilor, Obligatii, constrangeri, riscuri)

Planificarea contractului

(ex. Descrierea activităților; Metodologie și planificare; Rezultate și output-uri ale contractului;)

Cele două exemplare ale Raportului inițial de activitate se depun la Autoritatea Contractantă (MADR). Responsabilul de proiect va transmite un exemplar responsabilului tehnic. Data

depunerii raportului va fi prevăzută în Caietul de sarcini, în funcție de complexitatea proiectului (cerințele contractuale).

Raportul inițial va fi verificat de responsabilul de proiect. Verificarea constă în analizarea Raportului inițial din punct de vedere al conformității (respectarea formularului standard, datele contractului, etc).

Responsabilul

de

proiect

va

completa

Notificarea

pentru

aprobarea/

neaprobarea rapoartelor de activitate (Formular nr. 16) și Fișa de verificare pentru aprobarea Raportului Inițial de activitate (Formular 15.a.1),

bifând rubricile corespunzătoare și completând cu eventualele sale observații și îl va transmite responsabilului tehnic.

Notificarea privind aprobarea /neaprobarea rapoartelor de activitate și Fișa de verificare a raportului Inițial , este verificată de responsabilul tehnic, șeful de serviciu SAT/ persoana cu funcții conducere departament responsabil tehnic, avizată de Directorul DATFP și aprobată de Directorul general al AM PNDR.

Verificarea, avizarea, aprobarea Raportului inițial și transmiterea notificării se realizează în cel mult 15 zile lucrătoare de la data înregistrării acestuia la AM PNDR.

Notificarea privind aprobarea/neaprobarea rapoartelor, indiferent de rezoluție, va fi transmisă la prestator de către responsabilul de proiect.

În cazul neaprobării Raportului inițial, responsabilul de proiect transmite prestatorului

Notificarea privind aprobarea/neaprobarea rapoartelor contractului de servicii , cu rezoluția

„ neaprobat cu observații” . Acesta va completa observațiile în baza cărora raportul nu a fost aprobat. Prestatorul va transmite raportul revizuit în maximum 7 zile calendaristice de

la primirea notificării.

Raportul inițial poate fi respins de cel mult 3 ori, iar în cazul în care prestatorul nu elaborează un Raport inițial conform, se vor aplica prevederile contractuale privind penalizarea sau rezilierea Contractului de Servicii.

După aprobarea raportului inițial de activitate, responsabilul de proiect transmite o copie a acestuia la CRFIR 8 București Ilfov.

Notă 1.

Pentru

proiectele

finantate

prin

asistenta

tehnica

privind

Rețeaua

Națională

de Dezvoltare Rurală (conform cap. 17 din PNDR) documentele (notificari aprobare rapoarte de

activitate,

elaborare

/

aprobare

note

explicative

necesare

intocmirii

actelor aditionale, etc) vor fi întocmite/completate de consilierul responsabil cu implementarea contractului din cadrul Serviciului RNDR, verificate de șeful birou, respectiv seful serviciului RNDR, avizate de directorul Direcției RNDR si Infrastructura Rurala si aprobate de Directorul General DGDR.

Notă 2

Pentru proiectele finantate prin asistenta tehnica încheiate cu institutii financiare internationale verificarea raportului initial in ceea ce priveste respectarea prevederilor contractuale și a obligațiilor de ordin tehnic se va efectua de catre persoana desemnata ca responsabil angajamente legale cu institutii financiare internationale.

Rapoartele de activitate ale contractului

Aceeași procedură ca la punctul 4.3.1 se aplică și pentru Raportul intermediar de activitate ( Formular 15 b)

și Raportul final de activitate

Formular nr. 15 c .

Raportul intermediar este depus doar dacă prestatorul dorește realizarea unor plăți intermediare, fiecărei plăți intermediare corespunzându-i un Raport intermediar aprobat, pentru plata finală fiind obligatorie aprobarea Raportului final. Atât Raportul intermediar, cât și Raportul final vor avea aceleași anexe obligatorii.

Rapoartele de Activitate cuprind următoarele capitole:

Rezumatul proiectului (inclusiv obiectivele);

Descrierea activităților;

Descrierea rezultatelor;

Raportul final descrie rezultatele obținute pe parcursul întregului proiect.

Raportul intermediar va fi transmis la MADR, de prestator, în termen de 10 zile calendaristice după încheierea activităților aferente perioadei la care se face referire în raport.

Raportul final va fi transmis la MADR, de prestator, în termen de 15 zile calendaristice după finalizarea activităților din cadrul proiectului.

Rapoartele de activitate vor fi depuse în limba română în două exemplare, în vederea aprobării.

O primă verificare a Rapoartelor de activitate este realizată de responsabilul de proiect și constă în analiza din punct de vedere al conformității – respectarea structurii standard, datelor contractuale.

Verificarea ulterioară de către responsabilul tehnic constă în compararea activităților descrise în Raportul de activitate cu Graficul de implementare a activităților și rezultatelor scontate și cu programul inițial prevăzut în oferta tehnică, iar dacă acest program nu este respectat, decalajele trebuie justificate în cadrul raportului.

Responsabilul tehnic verifică și dacă toate anexele și materialele relevante întocmite în timpul etapei sunt atașate (acestea putând furniza informații necesare pentru aprobarea raportului).

După verificarea Raportului de către responsabilul de proiect, acesta îl va transmite către responsabilul tehnic însoțit de

Notificarea privind aprobarea/neaprobarea rapoartelor contractului de servicii, de Fișa de verificare

pentru aprobarea raportului de activitate (Formularul 15.b.1/ Formular 15.c.1) și de

Fișa navetă privind avizarea documentelor (Formular 03) .

Responsabilul tehnic va verifica și va aviza Raportul de activitate (intermediar sau final), urmărind dacă există abateri față de obiectul și obiectivele specifice ale contractului și rezultatele scontate.

În cazul în care responsabilul tehnic nu avizează Raportul de activitate, acesta va completa secțiunea „ Observații ” din

Fișa de verificare , expunând motivele tehnice ale neavizării. Cele 2 documente vor fi verificate de persoanele cu funcții de conducere ale departamentului din care provine responsabilul tehnic.

Responsabilul de proiect va înainta aceste documente șefului de serviciu SAT/ directorului DATFP și directorului general, care vor verifica și respectiv vor aviza/aproba Raportul de activitate în cel mult 25 zile lucrătoare de la momentul înregistrării raportului la secretariatul DGDR.

Livrabilele care trebuie utilizate înaintea de depunerea Raportului intermediar/final de activitate vor fi aprobate de către Autoritatea Contractantă și împreună cu notificarea de aprobare vor deveni anexă la raportul intermediar/final de activitate.

Odată cu Raportul Intermediar de Activitate / raportul final, în funcție de specificul procedurii după caz, se depune și un Raport de audit emis de un auditor independent care va certifica sumele precizate de prestator coraborat cu procentul de realizare al activităților prevăzute în acestea, intocmit conform standartului ISAE 3000 Sunt exceptate de la prezentarea acestui raport serviciile tipul celor de telefonie mobilă, asigurari obligatorii si facultative etc.

Notă 1

Pentru

proiectele

finantate

prin

asistenta

tehnica

privind

Rețeaua

Națională

de Dezvoltare Rurală (conform cap. 17 din PNDR) documentele (notificari aprobare rapoarte de

activitate,

elaborare

/

aprobare

note

explicative

necesare

intocmirii

actelor aditionale, etc) vor fi întocmite/completate de consilierul responsabil cu implementarea contractului din cadrul Serviciului RNDR, verificate de șeful birou, respectiv seful serviciului RNDR, avizate de directorul Direcției RNDR si Infrastructura Rurala si aprobate de Directorul General DGDR.

După aprobarea raportului de activitate, responsabilul de proiect transmite o copie a acestuia la CRFIR 8 București Ilfov, în vederea verificării dosarului cerere de plată depus de către prestator, precum și verificarea DCP depus de SAT în vederea rambursării cheltuielilor contractului.

Notă 2

Pentru proiectele finantate prin asistenta tehnica încheiate cu institutii financiare internationale verificarea raportului de activitate in ceea ce priveste respectarea prevederilor contractuale și a obligațiilor de ordin tehnic se va efectua de catre persoana desemnata ca responsabil angajamente legale cu institutii financiare internationale.

4.3.3.

Verificarea

pe

teren

în

vederea

aprobării

rapoartelor

de

activitate ale contractorului

În vederea aprobării rapoartelor de activitate intermediar/final ale prestatorilor, 2 persoane din AM PNDR (cel puțin responsabilul de proiect / responsabilul tehnic) vor face verificarea pe teren a implementării activităților din cadrul proiectului (atunci când activitățile din cadrul proiectului o impun).

Prin „ Clauze specifice”

ale Contractului de Servicii se poate stipula faptul că MADR poate efectua vizite de verificare pe teren a implementării contractului în orice moment, pe toată perioada de derulare a contractului, după caz, în funcție de specificul proiectului

La verificarea pe teren trebuie să participe și un reprezentant desemnat de către prestator.

Verificările se vor face înainte de depunerea fiecărui Raport de activitate, dar nu în ultima zi a desfășurării activității de verificat, astfel încât să permită verificarea tuturor elementelor necesare.

Programarea vizitelor va trebui să aibă în vedere anumite principii, cum ar fi: eficiența unor astfel de demersuri, păstrarea bunelor relații contractuale, verificarea aspectelor de ordin tehnic legate de contract. Sub nicio formă persoanele constatatoare nu vor solicita, iar prestatorul nu va furniza alte aspecte de ordin tehnic care nu au legătură cu serviciile prestate care fac subiectul contractului.

La sfârșitul zilei în care se desfășoară verificarea pe teren a implementarii contractului, persoanele din echipa de verificatori vor completa și vor semna

Fișa de verificare pe teren a implementării contractului

în două exemplare, câte unul pentru fiecare din părți.

Echipa de verificatori va completa

Fișa de verificare pe teren a implementarii contractului

( Formular 17)

prin bifare în căsuța DA sau NU din dreptul fiecarui aspect verificat și vor semna în caseta de semnături. Obiectivele vizate de verificatori vor fi cele detaliate în

Fișa de verificare pe teren a implementării contractului , comparând situația din teren cu prevederile Contractului de Servicii (prevederile din oferta tehnică, Anexa la Contract) și cu prevederile Raportului inițial.

În acest sens, persoanele din cadrul AM PNDR verifică respectarea amplasamentului și a graficului de îndeplinire a contractului, prezența dotărilor logistice, concordanța între baza practică din teren și cea prevăzută în ofertă, modul de desfășurare a activităților prevăzute în caietul de sarcini, etc.

După verificarea pe teren consemnată în

Fișa de verificare pe teren , verificatorii vor completa secțiunea

Concluzii . Aici se precizează dacă modalitatea de desfășurare a acțiunilor a fost corespunzătoare sau nu.

Rezultatul verificării pe teren va putea fi:

„AVIZAT”.

„NEAVIZAT”

Reprezentantul prestatorului va semna acest formular de luare la cunoștință pentru verificarea făcută și rezultatele acesteia, în rubrica dedicată prestatorului din finalul documentului, trecând eventualele observații. În cazul în care reprezentantul prestatorului refuză să semneze fișa de verificare, concluziile din fișă rămân neschimbate.

Dacă fișa de verificare are rezoluția „Neavizat”, Autoritatea Contractantă va notifica prestatorul cu privire la aspectele constatate în timpul verificării în vederea remedierii deficiențelor

sau

completării

lipsurilor,

acesta

având

la

dispoziție

15

zile

pentru îmbunătățirea situației.

În cazul în care prestatorul nu remediază deficiențele sau nu completează lipsurile constatate de către echipa de verificare sau în cazul în care unele obiective ale proiectului nu au fost atinse, prestatorului nu i se vor rambursa cheltuielile respective, Autoritatea Contractantă având posibilitatea de a rezilia unilateral contractul.

După depunerea Rapoartelor de activitate, se va completa

Fișa de verificare pentru aprobarea Raportului intermediar și final de activitate , în conținutul căreia se va face referire și la

Fișa de verificare pe teren a implementării contractului .

4.4. Dosarul de implementare a proiectului

Dosarul de implementare a proiectului va fi deschis în cadrul SAT și va conține integral documentația de atribuire și toată corespondența purtată cu prestatorul/furnizorul în perioada de implementare a contractului.

4.5 Monitorizarea și verificarea derulării contractelor de furnizare de bunuri

În cazul contractelor de achiziție de bunuri, după semnarea contractului de către ambele părți contractante, SAT stabilește persoanele de contact în vederea implementării proiectului conform prevederilor contractuale.

SAT va organiza (daca este cazul) Întâlnirea de inițiere a proiectului (Kick-off meeting) la care vor participa toate părțile implicate.

În cadrul întalnirii de inițiere se vor discuta urmatoarele aspecte:

Datele de livrare a bunurilor, precum și detalii referitoare la modul de livrare a bunurilor, respectând termenii specificați în contract;

Destinațiile de livrare;

Aspecte tehnice privind livrarea;

Asigurarea respectării prevederilor Manualului de identitate vizuală a proiectelor finanțate de către UE etc.

În cel mult 5 zile lucrătoare de la Întâlnirea de inițiere a proiectului, responsabilul de proiect elaborează

„Nota privind componența Comisiei de recepție”

(Formularul nr. 19), pe care o înaintează șefului de serviciu/ directorului spre verificare și directorului general spre aprobare.

Responsabilul de proiect va transmite către Comisia de recepție responsabilă cu preluarea bunurilor ce vor fi furnizate, copii după

graficul de livrare

(Formular nr. 18), și formularul tip al

Procesului Verbal de recepție parțială/finală a bunurilor

(Formularul nr. 20/21), însoțit de

Nota de Transmitere

(Formularul nr. 9).

Notă!

Pentru

proiectele

finantate

prin

asistenta

tehnica

privind

Rețeaua

Națională

de Dezvoltare Rurală (conform cap. 17 din PNDR) documentele (notificari aprobare rapoarte de

activitate,

elaborare

/

aprobare

note

explicative

necesare

intocmirii

actelor aditionale, etc.) vor fi întocmite/completate de consilierul responsabil cu implementarea contractului din cadrul Serviciului RNDR, verificate de șeful birou, respectiv seful serviciului RNDR, avizate de directorul Direcției RNDR si Infrastructura Rurala si aprobate de Directorul General DGDR.

În acest mod, Comisia de recepție va fi înștiințată despre data la care va avea loc livrarea și ce bunuri vor fi livrate.

În cazul contractelor în care este prevăzută o singură livrare de bunuri, se va elabora un

Proces Verbal de recepție , după livrarea bunurilor, în trei exemplare, care va fi semnat de către membrii Comisiei de recepție, reprezentantul furnizorului.

După semnare:

un exemplar va ramâne furnizorului (în vederea utilizării de către acesta ca document justificativ de plată);

două exemplare vor rămâne la MADR.

În cazul contractelor în care sunt prevăzute mai multe livrări de bunuri, se vor elabora

Procese Verbale de Recepție pentru fiecare livrare , în trei exemplare semnate de către membrii Comisiei de recepție și reprezentantul furnizorului în ziua predării bunurilor respective.

După semnare:

un exemplar va ramâne furnizorului (în vederea utilizării de către acesta ca document justificativ de plată);

două exemplare un exemplar va fi transmis către DGBFFE pentru luarea în gestiune si un exemplar va ramâne la nivelul DGDR AM PNDR și o copie la comisia de recepție.

Procesele

verbale

de

recepție

constituie

documente

constatatoare

primare

privind îndeplinirea obligațiilor contractuale pentru contractele de furnizare.

Perioada de garanție acordată produselor este stipulată în Contract, fiind perioada declarată de furnizor în propunerea tehnică.

4.6 Efectuarea plății în cadrul contractelor de bunuri și servicii

După aprobarea rapoartelor de activitate intermediare/finale, respectiv semnarea proceselor verbale de recepție a bunurilor, prestatorul/furnizorul va depune 2 exemplare ale dosarului solicitării de plată la sediul OJFIR București în vederea stabilirii eligibilității cheltuielilor efectuate în cadrul contractului de către acesta. Cheltuielile eligibile în cadrul contractelor finanțate din Măsura 20 Asistență Tehnică sunt prevăzute în capitolul 15.6

Descrierea utilizării

asistenței

tehnice

inclusiv

acțiunile

legate

de

pregătirea,

gestionarea, monitorizarea, evaluarea, informarea și controlul programului și implementarea acestuia, precum și a activităților referitoare la perioadele de programare anterioare sau ulterioare, în conformitate la Art. 59(1) din Regulamentul (UE) nr 1303/2013

din PNDR 2014-2020.

OJFIR

București

va

elabora

documentul

„Eligibilitatea

cheltuielilor”,

prin

care prestatorului/furnizorului îi sunt certificate cheltuielile efectuate în cadrul contractului .

După obținerea acestui document, CRFIR/OJFIR va transmite către SAT din cadrul AMPNDR, 1 exemplare ale dosarului cerere de plată depus de prestator/furnizor însoțit de documentul

„Eligibilitatea cheltuielilor” . Responsabilul de proiect va transmite un exemplar al dosarului cerere de plată către DGBFFE în vederea efectuării plății. După efectuarea plății de către DGBFFE, responsabilul de proiect va întocmi în trei exemplare dosarul de rambursare a

cheltuielilor efectuate în cadrul contractului format din declaratia de cheltuieli (formular standard AFIR) și cererea de plată (formular standard AFIR) sau alte documente menționate în manualul de procedura privind autorizarea plătilor în cadrul masurii 20 însoțite de documentele financiare care atestă efectuarea plății de către MADR către furnizor/prestator către SAT-DATLIN în vederea rambursării cheltuielilor plătite de MADR.

Conținutul dosarului cerere de plată va fi menționat în cadrul manualului de proceduri aferent autorizării plăților pentru Măsura 20 de către AFIR, disponibil la adresa de internet

www.afir.info

.

4.7. Proceduri de gestionare, clasificare și arhivare a documentelor

Serviciul Asistență Tehnică va gestiona două tipuri de documente: documente originale emise de SAT și cele originale primite de la terți și copii.

Responsabilitatea în privința gestionării documentelor și a respectării procedurilor de îndosariere / clasare / arhivare va fi în sarcina angajaților SAT.

În cadrul SAT va fi creată o arhivă cu următoarele secțiuni:

Corespondența cu prestatorul/furnizorul, alte instituții sau cu alte direcții din cadrul MADR, AFIR.

În acest caz, orice document emis sau primit va fi avizat în ordine ierarhică, respectiv de șeful de serviciu SAT, director DATFP și de directorul general. Consilierii din cadrul SAT vor înregistra documentele de corespondență în registrul de corespondență al AM PNDR și le vor clasa în arhiva internă.

Niciun document de corespondență nu va putea fi emis fără semnătura angajatului care l-a întocmit, a șefului de serviciu și a directorului direcției. Orice document emis va fi păstrat în copie, dacă nu rămâne originalul, în arhiva internă a direcției.

Documentele de contractare și implementare.

Experții SAT vor ține evidența tuturor documentelor și corespondenței aferente unui contract, în copii, în dosare individuale, în arhiva sa internă.

5.1- Formular 01 – Strategie Anuală de Contractare Plan de acțiune pentru proiectele de asistență tehnică

SE APROBĂ,

ORDONATOR PRINCIPAL DE CREDITE

Avizat,

Direcția Generală Buget Finanțe și Fonduri Europene Director General

Strategia anuală de contractare pentru proiectele/acțiunile de asistență tehnică pentru anul…

derulate de DGDR-AM-PNDR

prin SAT

Nr. crt

Nevoi identificate la nivel de DGDR AM PNDR ca fiind necesar a fi satisfăcute ca rezultat al unui proces de achiziție, așa cum rezultă aceasta din solicitările transmise de compartimentele din beneficiare

Valoare estimată a

contractului/ acordului cadru fără TVA

Lei

Responsabil tehnic

Fundamentarea necesității

Capacitatea profesională existentă la nivel de autoritate contractantă pentru derularea unui proces care să asigure beneficiile

anticipate

Resursele existente la nivel de autoritate contractantă și după caz, necesarul de resurse suplimentare externe care pot fi alocate derulării proceselor de achiziții publice

Direcția

/ Serviciul

Titlu proiect/ acțiune

Obiectiv general

Obiective specifice

Perioada

estimată de implementare a proiectului

/acțiunii

59

* Pentru proiectele finanțate din fondurile alocate Rețelei Naționale de Dezvoltare Rurală se va întocmi document separat și se va folosi prezentul model de formular

Direcția Generală Buget Finanțe și Fonduri Europene MADR - Director General

Nume :

Semnătura

Data :

Director General DGDR AM PNDR Nume :

Semnătura

Data :

Director DATFP

Semnătura

Data :

Nume :

Verificat : Șef serviciu SAT Nume :

Semnătura

Data :

Completat : Consilier SAT Nume :

Semnătura

Data :

60

5.2- Formular 02 – Anexa la Programul Anual al Achizitiilor Publice

(PAAP)

Avizat,

Direcția Generală Buget Finanțe și Fonduri Europene Director General

SE APROBĂ,

ORDONATOR PRINCIPAL DE CREDITE

Anexa nr.

la programul anual al achizițiilor publice pentru proiectele/acțiunile finanțate din măsura „Asistență tehnică”,

finanțate din măsura „Asistență tehnică” pentru anul …..

Nr. crt

Tipul și obiectul contractului de achiziție publică/ acordului cadru

Cod CPV

Valoarea estimată a contractului de achiziție publică/ acordului

cadru

Sursa de finanțar e

Procedura stabilită/ instrumente specifice pentru derularea procesului de achiziție

Data (luna) estimată pentru inițierea procedurii

Data (luna) estimată pentru atribuirea contractul ui de achiziție publică/

acordului cadru

Modalitate a de derulare a procedurii de atribuire

Persoana responsa bilă cu aplicarea proceduri i de atribuire

Cod unic de identifica re a fiecarui obiect de contract

Lei, fără TVA

Online/ Offline

1

2

61

* Pentru proiectele finanțate din fondurile alocate Rețelei Naționale de Dezvoltare Rurală se va întocmi document separat și va fi folosit prezentul model de formular

Numele și Prenumele

Funcția persoanei avizatoare și a celei care a întocmit documentul

Data

Semnătură

Direcția Generală Buget Finanțe și Fonduri Europene MADR - Director General

Director General DGDR AM PNDR

Director DATFP

Șef serviciu SAT

Consilier SAT

Formular 02a Anexa Achiziții directe pentru anul ………………….

Avizat,

Direcția Generală Buget Finanțe și Fonduri Europene Director General

Anexa nr.

la

SE APROBĂ, ORDONATOR PRINCIPAL DE CREDITE

Nr. crt.

Obiectul achiziției directe

Cod CPV

Valoarea estimată

Sursa de finanțare

Data estimată pentru inițiere

Data estimată pentru finalizare

Lei, fără TVA

1

2

Pentru proiectele finanțate din fondurile alocate Rețelei Naționale de Dezvoltare Rurală se va întocmi document separat și va fi folosit prezentul model de formular

Numele și Prenumele

Funcția persoanei avizatoare și a celei care a întocmit documentul

Data

Semnătură

Director General DGDR AM PNDR

Director DATFP

Șef serviciu SAT

Consilier SAT

63

-Formular 03 – Fișa navetă privind avizarea documentelor

64

Fișă navetă privind avizarea documentelor

Subiect / Titlu /contract

Referinta / Numar contract

Natura documentului

Director/Directia/Serviciul

Data primiriiSemnatura

Data expedierii Semnatura

<Directorul/Directia/Serviciul care transmite sau avizeaza documentul>

65

- Formular 04 - Fișa de verificare privind Anexa la Programul Anual al Achizițiilor Publice

Informatii de verificat

DA

NU

Nu este cazul

1 Titlul proiectului corespunde cu cel din planul de actiune?

2 Valoarea estimata a proiectului corespunde cu cea din planul de actiune?

3 Codul CPV este ales corect?

4 Procedura de atribuire menționată este corect aleasa?

5 Este menționată persoană responsabilă de procedură?

Verificat : Șef serviciu SAT Nume :

Semnătura

Data :

Completat : Consilier SAT Nume :

Semnătura

Data :

66

- Formular 05 - Registrul proiectelor aprobate

REGISTRUL PROIECTELOR APROBATE

Nr. crt.

Data

Număr de înregistrare