Normele din 16 iunie 2004

1. Dispoziții generale

1.1. Achiziția medicamentelor, materialelor sanitare și a reactivilor în numele și pentru unitățile sanitare cu paturi se realizează în anul 2004 de către Ministerul Sănătății în conformitate cu prevederile cuprinse în

Hotărârea Guvernului nr. 94/2004

privind abilitarea Ministerului Sănătății de a organiza și de a efectua licitații pentru achiziționarea de medicamente, materiale sanitare și reactivi, necesare activității unităților sanitare cu paturi din rețeaua proprie.

1.2. Unitățile sanitare cu paturi încheie contracte de achiziție publică pentru medicamente, materiale sanitare și reactivi cu furnizorii desemnați câștigători la licitațiile naționale pentru produse la prețurile adjudecate la licitațiile organizate în conformitate cu prevederile pct. 1.1 și în cadrul prevederilor aprobate.

2. Încheierea contractelor de furnizare de medicamente, materiale sanitare și reactivi

2.1. În urma procedurilor legale de achiziții publice, unitățile sanitare cu paturi, în calitate de achizitor, încheie direct cu furnizorii desemnați câștigători contracte de furnizare de medicamente, materiale sanitare și reactivi.

2.2. Contractele menționate la pct. 2.1 sunt valabile până la 31 decembrie 2004 și pot fi prelungite, cu acordul părților, prin acte adiționale până la 30 aprilie 2005, cu încadrarea în cantitățile adjudecate la licitațiile organizate în anul 2004.

2.3. Contractele încheiate între unitatea sanitară cu paturi, în calitate de achizitor, și furnizori au ca obiect furnizarea medicamentelor, materialelor sanitare și reactivilor, pentru care s-au efectuat licitații la nivel național. Medicamentele, materialele sanitare și reactivii sunt destinate consumului din unitățile sanitare cu paturi.

2.4. Cantitățile de medicamente, materiale sanitare și reactivi, necesare până la sfârșitul anului, sunt cuprinse în propunerea tehnică anexată la contractul de furnizare. Livrarea medicamentelor, materialelor sanitare și reactivilor se efectuează lunar, la termenele și în conformitate cu clauzele contractuale, pe baza necesarului lunar stabilit de unitățile sanitare cu paturi și cuprins în actele adiționale la contract. Necesarul lunar de medicamente, materiale sanitare și reactivi este transmis furnizorilor, prin comenzi ferme, în ultimele 10 zile ale lunii în curs, pentru luna următoare.

2.5. În calitate de achizitor unitatea sanitară cu paturi va plăti furnizorului valoarea cantităților comandate și recepționate la prețurile adjudecate la licitație. Pe toată perioada derulării contractelor prețul medicamentelor, materialelor sanitare și reactivilor rămâne nemodificat.

2.6. Contractele de furnizare au ca documente anexate:

a) propunerea tehnică;

b) propunerea financiară;

c) graficul de livrare;

d) scrisoarea de livrare lunară.

3. Derularea contractelor de furnizare de medicamente, materiale sanitare și reactivi

Obligațiile părților:

A. Obligațiile furnizorului

3.1. Furnizorul este obligat să livreze medicamentele, materialele sanitare și reactivii lunar, în baza actelor adiționale la contractele încheiate.

Medicamentele, materialele sanitare și reactivii livrați vor respecta: standardele prezentate de furnizor în propunerea tehnică, prețurile cuprinse în propunerea financiară, cantitățile cuprinse în comenzile lunare și termenele de livrare cuprinse în graficul de livrare.

3.2. Furnizorul este obligat să livreze medicamentele, materialele sanitare și reactivii la sediul/adresa unităților sanitare cu paturi și în perioada înscrisă în graficul de livrare.

Pe lângă furnizarea efectivă a produselor, furnizorul are obligația de a presta și serviciile aferente furnizării acestora, fără a modifica prețul contractului.

3.3. La livrarea medicamentelor, materialelor sanitare și reactivilor, furnizorul este obligat să comunice în scris, printr-o adresă de informare, achizitorului datele de expediere, numărul contractului, descrierea produselor, cantitatea, locul de încărcare și cel de descărcare. Adresa de informare se întocmește conform modelului prezentat în anexa nr. 1.

3.4. Furnizorul este obligat să ambaleze medicamentele, materialele sanitare și reactivii livrați, astfel ca acestea să reziste la manipulare în timpul transportului, tranzitului și al expunerii la temperaturi extreme, soare, precipitații etc., în așa fel încât acestea să ajungă în bună stare la destinația finală.

3.5. Furnizorul are responsabilitatea de a asigura produsele furnizate împotriva pierderilor sau deteriorării neprevăzute pe timpul transportului până în momentul în care acestea sunt recepționate. După încheierea procesuluiverbal de recepție, această responsabilitate a furnizorului încetează.

3.6. Furnizorul are obligația de a suporta contravaloarea transportului medicamentelor, materialelor sanitare și reactivilor livrați până la destinația finală.

3.7. Furnizorul este obligat să remită următoarele documente care însoțesc medicamentele, materialele sanitare și reactivii livrați:

a) factura fiscală;

b) avizul de expediție;

c) certificatul de calitate/certificatul de valabilitate (garanție)/certificatul de analiză;

d) copia formularului de comandă.

Furnizorul are obligația de a nominaliza, la rubrica "Cumpărător" din factura fiscală, denumirea unității sanitare cu paturi în calitate de achizitor și beneficiar final. Factura fiscală în original este depusă la unitatea sanitară cu paturi achizitoare.

Pe lângă factura fiscală, furnizorul remite unității sanitare cu paturi o dată cu medicamentele, materialele sanitare și reactivii livrați și documentele prevăzute la lit. b), c) și d). Scadența facturii este de 180 de zile de la data emiterii facturii.

3.8. Furnizorul are obligația să participe direct sau printr-un delegat la recepția cantitativă și calitativă a medicamentelor, materialelor sanitare și reactivilor.

3.9. Recepția se efectuează la sediul/adresa unității sanitare cu paturi. Fiecare lot cu medicamente, materiale sanitare și reactivi livrați va fi însoțit de certificatul de calitate obținut de furnizor de la producător.

Achizitorul are dreptul de a notifica imediat furnizorului, în scris, orice plângere sau reclamație ce apare în conformitate cu calitatea produselor.

Furnizorul are obligația să înlocuiască în termen de 48 de ore medicamentele, materialele sanitare și reactivii care nu corespund specificațiilor tehnice, fără costuri suplimentare pentru achizitor.

3.10. Dacă în momentul recepției medicamentelor termenul de valabilitate rămas este mai mic de 4 luni, achizitorul poate respinge medicamentele a căror perioadă de valabilitate rămasă este mai mică de 80% din perioada totală de valabilitate, iar furnizorul este obligat să înlocuiască integral medicamentele livrate.

3.11. Furnizorul are obligația de a asigura în depozitele sale o cantitate cel puțin egală cu cantitatea de medicamente, materiale sanitare, reactivi ce trebuie livrată într-o perioadă de două luni.

B. Obligațiile unităților sanitare cu paturi în calitate de achizitor

3.12. Achizitorul este obligat să plătească furnizorului valoarea cantității comandate la prețurile adjudecate la licitație.

3.13. Achizitorul este obligat să transmită furnizorului în ultimele 10 zile ale lunii în curs pentru luna următoare comanda pentru medicamente, materiale sanitare și reactivi, conform modelului prezentat în anexa nr. 2. Comanda pentru medicamente, materiale sanitare și reactivi se întocmește în raport de necesarul estimat pe secții pentru luna următoare, avându-se în vedere atât cantitatea totală contractată pe fiecare produs, cât și stocurile existente în momentul întocmirii comenzii. Documentul va fi semnat de directorul spitalului, directorul administrativ/contabilul-șef, șeful secției și farmacistul-șef.

3.14. Achizitorul este obligat să primească medicamentele, materialele sanitare și reactivii livrați de furnizor însoțite de documentele prevăzute la pct. 3.7.

Reprezentantul desemnat de conducerea spitalului va semna pe exemplarul facturii care rămâne la furnizor de primirea documentelor de însoțire.

3.15. Achizitorul este obligat să efectueze pentru fiecare lot de medicamente, materiale sanitare, reactivi livrați de furnizor recepția cantitativă și calitativă.

Dacă în momentul recepției medicamentelor termenul de valabilitate rămas al acestora este mai mic de 80% din perioada totală de valabilitate, achizitorul poate respinge medicamentele livrate.

3.16. În urma efectuării recepției se încheie procesulverbal de recepție, document care se întocmește în două exemplare, potrivit modelului prezentat în anexa nr. 3.

Un exemplar se eliberează furnizorului, iar pe baza exemplarului rămas la spital se întocmește Nota de intrare-recepție.

Nota de intrare-recepție cuprinde în mod obligatoriu următoarele date: felul, cantitatea, prețul unitar, valoarea totală.

Nota de intrare-recepție se semnează de către persoanele din comisia de recepție și se vizează pentru exactitate și realitate de către ordonatorul de credite și contabilul-șef. Documentul va purta ștampila unității.

Produsele recepționate sunt obligatoriu înregistrate în contabilitatea unității sanitare. Nota contabilă este documentul care evidențiază din punct de vedere valoric intrarea produselor recepționate în gestiunea unității sanitare. Nota contabilă se semnează de către contabilul-șef.

3.17. Achizitorul are obligația de a efectua plata medicamentelor în termen de 180 de zile de la data emiterii facturii.

Documentele originale în baza cărora achizitorul efectuează plata sunt: factura, NIR și nota contabilă.

3.18. Achizitorul virează cu ordin de plată contravaloarea facturilor de medicamente, materiale sanitare și reactivi în contul furnizorului, deschis la Trezoreria Statului. Plata se efectuează din sumele contractate cu casele de asigurări de sănătate în cadrul bugetului de venituri și cheltuieli aprobat.

4. Dispoziții finale

4.1. Unitățile sanitare cu paturi sunt obligate să organizeze și să conducă evidența cantitativ-valorică la farmaciile cu circuit închis.

4.2. Unitățile sanitare cu paturi sunt obligate să urmărească și să monitorizeze lunar consumul de medicamente, materiale sanitare și reactivi.

4.3. Unitățile sanitare cu paturi sunt obligate să transmită lunar direcțiilor de sănătate publică, până la data de 20 a lunii curente pentru luna expirată, situația detaliată a consumurilor.

Monitorizarea lunară se realizează pe baza aplicației informatice de raportare operativă a consumului de medicamente, materiale sanitare și reactivi.

4.4. Direcțiile de sănătate publică sunt obligate să transmită trimestrial Ministerului Sănătății, până la data de 25 a lunii curente pentru trimestrul expirat, situația centralizată pe județ a consumurilor.

4.5. Anexele nr. 1-3 fac parte integrantă din prezentele norme metodologice.