Normele din 12 noiembrie 2018

Obiect

Prezentele norme stabilesc condițiile și mecanismele pentru încurajarea raportării către Autoritatea pentru Supravegherea Publică a Activității de Audit Statutar (ASPAAS) a situațiilor de încălcare a

Legii nr. 162/2017

privind auditul statutar al situațiilor financiare anuale și al situațiilor financiare anuale consolidate și de modificare a unor acte normative

(Legea nr. 162/2017),

a Regulamentului (UE) nr. 537/2014 privind cerințe specifice referitoare la auditul statutar al entităților de interes public și de abrogare a Deciziei 2005/909/CE a Comisiei [Regulamentul (UE) nr. 537/2014] sau a oricăror altor reglementări aplicabile în domeniul auditului statutar, precum și procedurile de monitorizare ulterioare în vederea soluționării de către ASPAAS a sesizărilor, în conformitate cu prevederile

art. 47 din Legea nr. 162/2017 .

Raportarea încălcărilor contribuie la asigurarea respectării reglementărilor aplicabile în domeniul auditului statutar, în vederea creșterii calității auditului statutar și a profesionalismului auditorilor financiari și a firmelor de audit.

Mecanisme pentru încurajarea raportării încălcărilor

Mecanismele pentru încurajarea raportării către ASPAAS a încălcării oricăror reglementări aplicabile în domeniul auditului statutar, în conformitate cu

art. 47 alin. (2) din Legea nr. 162/2017 , includ:

a)

proceduri specifice de primire a sesizărilor cu privire la încălcări ale oricăror reglementări aplicabile în domeniul auditului statutar, aprobate în condițiile legii;

b)

acțiunile de monitorizare în vederea soluționării sesizărilor;

c)

protecția datelor cu caracter personal, atât ale persoanei care raportează încălcarea suspectată sau efectivă, cât și ale persoanei suspectate sau acuzate de comiterea acelei încălcări, în conformitate cu principiile stabilite prin

Regulamentul (UE) 2016/679

al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor);

d)

proceduri adecvate de garantare a dreptului persoanei incriminate la apărare și de a fi audiată înainte de adoptarea unei decizii care o privește.

ASPAAS, prin Serviciul investigații, asigurarea calității și inspecții (SIACI), efectuează verificări privind adoptarea de către firmele de audit a unor proceduri adecvate care să le permită angajaților acestora să raporteze intern încălcările suspectate sau efective ale prevederilor

Legii nr. 162/2017

și ale Regulamentului (UE) nr. 537/2014, în conformitate cu procedura operațională corespunzătoare.

ASPAAS, prin ordin al președintelui, constituie Comisia pentru gestionarea sesizărilor, care are ca atribuții să primească, să înregistreze în evidența proprie sesizările, să le repartizeze către structurile de specialitate, să monitorizeze soluționarea acestora și să expedieze răspunsurile persoanelor care au formulat sesizarea.

Primirea sesizărilor cu privire la încălcări ale oricăror reglementări aplicabile în domeniul auditului statutar

Sesizările adresate ASPAAS trebuie formulate în scris, în limba română sau limba engleză, cu respectarea condițiilor prevăzute de Regulamentul general privind protecția datelor, de alte dispoziții legale aplicabile, precum și de prezentele norme.

Orice persoană care are cunoștință despre o încălcare a

Legii nr. 162/2017 , a Regulamentului (UE) nr. 537/2014 sau a oricăror altor reglementări aplicabile în domeniul auditului statutar aprobate în condițiile legii poate sesiza ASPAAS prin una dintre următoarele modalități/canale de raportare:

a)

direct pe site-ul ASPAAS, prin completarea formularului on-line de sesizări;

b)

prin poșta electronică, la adresa sesizare@aspaas.gov.ro; adresa indicată este securizată, aceasta fiind gestionată doar de către angajații specializați, în condiții de securitate și confidențialitate;

c)

prin poștă, la adresa de contact a ASPAAS, așa cum apare aceasta pe site-ul instituției;

d)

prin depunerea sesizărilor la registratura ASPAAS.

Persoana care efectuează sesizarea, înainte de a furniza informații, trebuie să aibă în vedere următoarele:

a)

ASPAAS recomandă ca informațiile furnizate în cadrul sesizărilor să fie cât mai detaliate, pentru a fi cât mai utile în soluționarea sesizării, dar și pentru îmbunătățirea activității de supraveghere desfășurate de ASPAAS;

b)

furnizarea de informații este complet voluntară, dar trebuie ca informațiile transmise în cadrul sesizărilor să fie veridice;

c)

ASPAAS poate utiliza informațiile în inspecții, investigații, cercetarea abaterilor administrative sau administrativ-disciplinare sau alte activități specifice;

d)

ASPAAS poate furniza informații instituțiilor și autorităților naționale, autorităților competente străine competente, după caz, în condițiile legii.

Sesizarea către ASPAAS prevăzută la

alin. (1)

cuprinde următoarele elemente:

a)

numele, prenumele/denumirea, domiciliul/sediul persoanei fizice/juridice, actul de identitate, indicând numărul și seria, codul de identificare fiscală al persoanei fizice/juridice care a formulat sesizarea și, după caz, locul de muncă și funcția deținută de persoana care semnează sesizarea;

b)

adresa de corespondență a persoanei care a formulat sesizarea, dacă este alta decât cea prevăzută la

lit. a) , adresa de poștă electronică, dacă se dorește corespondența în acest mod, și numărul de telefon, dacă se dorește contactarea telefonică;

c)

descrierea activității sau a tranzacției vizate și descrierea faptelor și a circumstanțelor care se doresc a fi aduse la cunoștința ASPAAS, indicând perioada săvârșirii acestora;

d)

precizarea naturii aspectelor sesizate, acestea putându-se referi la:

(i)

independența auditorului;

(ii)

etica auditorului;

(iii)

sistemul de control al calității al auditorului;

(iv)

standardele de audit;

(v)

revizuirea de către auditor a situațiilor financiare interimare;

(vi)

distrugerea documentelor;

(vii)

fraudă;

(viii)

inspecția ASPAAS;

(ix)

investigația ASPAAS;

(x)

altele;

e)

prezentarea dovezilor pe care se sprijină sesizarea, după caz;

f)

identificarea oricărora dintre următoarele persoane implicate în activitatea/contractul/tranzacția etc. și în faptele descrise mai sus:

(i)

numele și prenumele auditorului financiar sau denumirea firmei de audit care este subiect al sesizării și numărul din Registrul public electronic;

(ii)

numele și prenumele angajatului/angajaților auditorului financiar sau firmei de audit implicat/implicați, dacă acesta/aceștia a/au putut fi identificat/identificați. Dacă este posibil, se include adresa poștală, adresa de e-mail și numărul de telefon ale fiecărui angajat;

(iii)

denumirea persoanei juridice beneficiare a serviciilor desfășurate de auditorul financiar/firma de audit, activități în cadrul cărora s-au comis încălcări suspectate sau efective, după caz;

(iv)

numele și prenumele angajatului/angajaților persoanei juridice de la

pct. (iii)

implicat/implicați, dacă acesta/aceștia au putut fi identificat/identificați. Dacă este posibil, se include adresa poștală, adresa de e-mail și numărul de telefon ale fiecărui angajat;

g)

orice informații suplimentare despre care persoana care a formulat sesizarea consideră că ar putea ajuta ASPAAS în soluționarea acesteia, după caz;

h)

descrierea împrejurărilor și momentul în care persoana care a formulat sesizarea a aflat despre activitatea sau tranzacția respectivă, precum și despre faptele și circumstanțele descrise anterior;

i)

data întocmirii sesizării și semnătura persoanei care face sesizarea, cu excepția cazului în care sesizarea este transmisă conform

alin. (2) lit. a) ;

j)

declarația privind acceptul prelucrării datelor cu caracter personal în scopul soluționării sesizării, prevăzută în anexa care face parte integrantă din prezentele norme.

Sesizările primite potrivit

alin. (1)

se înregistrează în evidențele ASPAAS, la registratura generală.

Sesizările înregistrate se direcționează către Comisia pentru gestionarea sesizărilor, care le înregistrează în evidența proprie.

Sesizările anonime sau cele în care nu sunt trecute datele de identificare a persoanei care a formulat sesizarea nu se iau în considerare și se clasează. În acest sens se va ține o evidență a sesizărilor clasate.

Pentru sesizarea neconformă din punctul de vedere al cerințelor prevăzute la

alin. (4) , ASPAAS solicită persoanei care a inițiat-o completarea acesteia.

În cazul în care o persoană adresează ASPAAS mai multe sesizări, raportând aceeași activitate sau tranzacție și aceleași fapte, acestea se vor conexa, persoana care formulează sesizarea urmând să primească un singur răspuns care trebuie să facă referire la toate sesizările primite.

În cazul sesizării greșit îndreptate, Comisia pentru gestionarea sesizărilor va propune președintelui ASPAAS, de regulă în termen de 5 zile de la înregistrare, redirecționarea sesizării către autoritățile sau instituțiile publice care au ca atribuții rezolvarea problemelor sesizate, urmând ca persoana care a formulat sesizarea să fie înștiințată despre aceasta.

Dacă după trimiterea răspunsului prevăzut la

art. 6 alin. (3)

și

(4)

se primește o nouă sesizare de la aceeași persoană ori de la o autoritate sau instituție publică greșit sesizată și care a redirecționat sesizarea către ASPAAS, cu același conținut, respectiv aceeași activitate sau tranzacție și aceleași fapte invocate, aceasta se clasează la numărul inițial de înregistrare, făcând-se mențiune despre faptul ca s-a răspuns anterior.

Soluționarea sesizărilor și comunicarea rezultatului

Comisia pentru gestionarea sesizărilor analizează obiectul și aspectele raportate în cadrul sesizărilor înregistrate în evidențele acesteia care îndeplinesc condițiile de formă prevăzute la

art. 5 alin. (4) , cu excepția sesizărilor prevăzute la

art. 5 alin. (7) , și le înaintează, de regulă, în termen de 15 zile de la data înregistrării sesizării, președintelui ASPAAS, cu propunerea de repartizare a sesizărilor spre soluționare către structurile de specialitate abilitate în cauză, în funcție de obiectul acestora, indicându-se termenul estimat de soluționare în funcție de procedurile specifice ale fiecărei structuri de specialitate.

În cadrul structurilor de specialitate se vor dispune măsuri de cercetare și analiză a aspectelor sesizate, conform procedurilor specifice ale acestora.

ASPAAS, prin Comisia pentru gestionarea sesizărilor, va comunica, în termen de 30 de zile de la data înregistrării sesizării, răspunsul către persoana care a formulat sesizarea, precizând modul de soluționare, respectiv clasarea, transmiterea sesizării greșit îndreptate către ASPAAS, către autoritățile sau instituțiile publice care au ca atribuții rezolvarea problemelor sesizate sau transmiterea acesteia către structurile de specialitate din cadrul ASPAAS.

ASPAAS, prin Comisia pentru gestionarea sesizărilor, comunică răspunsul către persoana care a formulat sesizarea, de regulă, în termen de 5 zile de la data înregistrării documentului privind soluționarea sesizării în evidențele Comisiei pentru gestionarea sesizărilor.

Monitorizarea soluționării sesizărilor

Structurile de specialitate din cadrul ASPAAS cărora le-au fost repartizate spre soluționare sesizări vor raporta lunar Comisiei pentru gestionarea sesizărilor stadiul soluționării acestora.

În cazul în care Comisia pentru gestionarea sesizărilor identifică întârzieri în soluționarea unei sesizări, va întocmi un raport de informare care va fi înaintat președintelui ASPAAS, în vederea dispunerii măsurilor necesare pentru remediere.

Semestrial, ASPAAS va analiza activitatea proprie de soluționare a sesizărilor, pe baza raportului întocmit de Comisia pentru gestionarea sesizărilor.

Protecția datelor cu caracter personal

Atât persoanei care raportează o încălcare suspectată sau efectivă a prevederilor legale din domeniul auditului statutar, cât și persoanei subiect al sesizării le este asigurată protecția datelor cu caracter personal, în conformitate cu principiile stabilite prin Regulamentul general privind protecția datelor.

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează cu respectarea dispozițiilor Regulamentului general privind protecția datelor și ale

Legii nr. 190/2018

privind măsuri de punere în aplicare a

Regulamentului (UE) 2016/679

al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor).

În contextul cooperării cu autorități similare din statele membre sau țări terțe, datele cu caracter personal ale persoanei care formulează sesizarea și ale persoanei/persoanelor subiect al sesizării pot fi puse la dispoziția acestor autorități în condițiile de legalitate și de consimțământ stabilite prin Regulamentul general privind protecția datelor.

Garantarea dreptului la apărare al persoanei subiect al raportării

ASPAAS asigură persoanelor vizate de sesizări dreptul la apărare și dreptul de a fi audiate înainte de adoptarea unor decizii care le privesc, în conformitate cu

art. 47 alin. (2) lit. c) din Legea nr. 162/2017 .

Structurile de specialitate care soluționează raportările sunt obligate ca pe parcursul soluționării să garanteze persoanei subiect al sesizării dreptul la apărare și să îi comunice acest drept.

Structurile de specialitate care soluționează sesizările sunt obligate să asigure posibilitatea audierii persoanei subiect al sesizării înainte de adoptarea unei decizii care o privește.

În aplicarea alin. (3) structurile de specialitate care soluționează sesizările vor convoca persoana subiect al sesizării, cu respectarea prevederilor legale în materie de comunicare a actelor de procedură.

Convocarea va conține, cel puțin, data audierii, ora audierii, locația stabilită pentru audieri, cu indicarea adresei complete, precum și aspectele în legătură cu care persoana convocată va fi audiată.

În cazul refuzului participării la audiere, obligația ASPAAS de a asigura dreptul la apărare se consideră îndeplinită.

Detaliile audierii se vor consemna într-un raport care va fi semnat de ambele părți, respectiv reprezentanții ASPAAS care au participat la audiere și persoana subiect al sesizării care a fost audiată.

În cazul în care persoana subiect al sesizării care a fost audiată refuză semnarea raportului menționat la

alin. (7) , acest fapt se va consemna în raport.

Regimul de confidențialitate

Prelucrarea de către ASPAAS prin personalul specializat a datelor personale și informațiilor rezultate din sesizare este supusă obligației privind păstrarea confidențialității stabilită prin Regulamentul general privind protecția datelor și prin Regulamentul (UE) nr. 537/2014.

În vederea respectării confidențialității identității persoanei care formulează sesizarea și a persoanei subiect al sesizării, doar persoanele din cadrul ASPAAS implicate în procesul de gestionare și soluționare a sesizării au acces la identitatea acestora.

Persoana care formulează sesizarea, persoana/persoanele subiect al sesizării, precum și informațiile primite prin acest mecanism de raportare beneficiază de un regim strict de confidențialitate. Identitatea persoanelor și informațiile comunicate pot fi dezvăluite doar în cazurile și condițiile expres prevăzute de legea națională.

Obligativitatea păstrării confidențialității asupra identității persoanelor și a informațiilor comunicate se menține pe toată perioada cuprinsă de la primirea sesizării și până la soluționarea acesteia și comunicarea și/sau publicarea rezultatelor, după caz.

În situația în care în cuprinsul sesizării sunt identificate aspecte de natură penală, ASPAAS asigură confidențialitatea oricăror informații în legătură cu aceasta până la finalizarea cercetării și luarea măsurilor de către organele competente, când vor putea fi făcute publice.

Măsurile aplicabile

În cazul în care în urma analizei sesizărilor se constată încălcări efective ale oricăror reglementări aplicabile în domeniul auditului statutar, ASPAAS dispune măsurile prevăzute de

Legea nr. 162/2017 , ținând cont de gravitatea încălcărilor.

Sancțiunile și măsurile de prevenție aplicate de ASPAAS potrivit prezentelor norme sunt incluse și în sinteza furnizată anual de ASPAAS către Comitetul Organismelor Europene de Supraveghere a Auditului, în conformitate cu

art. 48 din Legea nr. 162/2017 .

Dispoziții finale

Condițiile și modul în care își desfășoară activitatea structurile de specialitate implicate în soluționarea sesizărilor se stabilesc prin proceduri interne distincte.

Soluționarea sesizărilor de către Comisia de disciplină se desfășoară potrivit Regulamentului Comisiei de disciplină a ASPAAS.

Prezentele norme se aplică în cazul sesizărilor transmise către ASPAAS după intrarea acestora în vigoare.