Acordul din 27 mai 2010

Articolul 1

Subiect

1.1. Prezentul acord-cadru pe linie de pregătire este încheiat ca parte a unei relații formalizate de cooperare între Frontex și Academia parteneră (parteneriat) pentru a contribui la obiectivele politicii UE, la care se face referire în preambul.

1.2. Scopul prezentului acord-cadru pe linie de pregătire este acela de a defini rolurile și responsabilitățile Academiei partenere și, respectiv, ale Frontex în implementarea parteneriatului acestora. Acordurile specifice de pregătire care pot fi încheiate în baza prezentului acord-cadru pe linie de pregătire definesc activitățile concrete de pregătire și costurile acestora.

1.3. Implementarea anuală a prezentului acord-cadru pe linie de pregătire se bazează pe Programul anual de lucru al Unității de pregătire Frontex, așa cum s-a convenit în cadrul conferințelor academiilor partenere.

1.4. Academia parteneră oferă sprijinul său și organizează și desfășoară totodată activitățile de pregătire, în principal, în sediile sale, sub conducerea Frontex, așa cum a fost definit în prezentul acord-cadru pe linie de pregătire și așa cum s-a convenit în acordul specific de pregătire.

1.5. În scopul organizării și desfășurării activităților de pregătire, Academia parteneră oferă asistență, incluzând următoarele elemente: transportul local, rezervarea la hoteluri, dotarea sălilor de conferință cu servicii de catering, echipament de învățare ce se va folosi pe durata pregătirii și materiale de studiu pentru participanți, sprijin organizațional și de asistență înaintea, pe timpul și, dacă este nevoie, după activitatea de pregătire etc. Conținutul detaliat al asistenței este întotdeauna definit în acordul specific de pregătire.

1.6. Semnarea prezentului acord-cadru pe linie de pregătire de către părți nu implică nicio obligație pentru Frontex de a semna un acord specific de pregătire referitor la o activitate de pregătire concretă. Acordul specific de pregătire poate fi încheiat doar în baza analizei de la caz la caz și a deciziei Frontex în conformitate cu art. 2.

Articolul 2

Prevederi generale

2.1. Procedura care duce la semnarea unui acord specific de pregătire este inițiată de Frontex. Frontex trimite invitații pentru activități de pregătire în baza proiectului Programului anual de lucru al Unității de pregătire Frontex.

2.2. Întâlniri regulate cu toate academiile partenere sunt organizate cel puțin de două ori pe an, în vederea dezvoltării Programului anual de lucru al Unității de pregătire Frontex mai sus menționat. Aceste întâlniri sunt considerate ca fiind conferințe formale ale academiilor partenere, în scopul planificării în consecință a activităților. Reprezentanții academiilor partenere acționează ca persoane de contact.

2.3. După consultări, Frontex decide, în final, asupra distribuirii activităților de pregătire între academiile partenere. Criteriile acelei decizii sunt definite în conlucrare cu academiile partenere.

2.4. În baza Programului anual de lucru al Unității de pregătire Frontex și a deciziilor mai sus menționate, sunt încheiate acorduri specifice de pregătire atât de către Frontex, cât și de către academiile partenere, în scopul organizării activităților și convenirii asupra limitelor de buget pentru fiecare activitate specifică.

2.5. Frontex rambursează toate costurile Academiei partenere, în conformitate cu acordul specific de pregătire. Toate facturile, chitanțele și documentația financiară suplimentară necesară trebuie să fie trimise Frontex în limitele de timp definite în prezentul acord-cadru pe linie de pregătire și în acordul specific de pregătire în cauză.

Articolul 3

Durata

3.1. Prezentul acord-cadru pe linie de pregătire intră în vigoare în ziua imediat următoare datei la care a fost semnat sau la data la care ultima dintre cele două părți îl semnează, dacă semnăturile au loc în perioade diferite.

3.2. Prezentul acord-cadru pe linie de pregătire este încheiat pe o perioadă începând cu data intrării sale în vigoare și sfârșind cu 31 decembrie 2011. Prezentul acord-cadru pe linie de pregătire poate fi reînnoit pentru perioade a câte 3 ani, doar înainte de expirarea prezentului acord-cadru pe linie de pregătire și în baza acordului expres exprimat în scris de către părți. Reînnoirea nu implică nicio modificare sau amânare a obligațiilor existente.

Până la sfârșitul anului 2009 are loc o evaluare comună a academiilor partenere și a Unității de pregătire Frontex, pentru a oferi revizuirea regulată a tuturor prevederilor prezentului acord-cadru pe linie de pregătire.

3.3. Orice acord specific de pregătire trebuie să fie semnat înainte de data expirării prezentului acord-cadru pe linie de pregătire. Atunci când activitățile de pregătire sunt desfășurate după data mai sus menționată, termenii și condițiile prezentului acord-cadru pe linie de pregătire continuă să se aplice în implementarea activităților de pregătire corespunzătoare.

3.4. În cazul în care Academia parteneră nu își exprimă interesul pentru organizarea a cel puțin unei activități de pregătire pe an, Frontex este împuternicit să considere o astfel de lipsă de cooperare ca o încetare a prezentului acord-cadru pe linie de pregătire. Încetarea acordului din aceste considerente intră în vigoare în prima zi a anului următor.

3.5. Prezentul acord-cadru pe linie de pregătire poate fi întotdeauna denunțat de către fiecare parte, în prima zi a anului următor. În acest caz, înștiințarea de denunțare trebuie trimisă cel puțin cu 30 de zile înainte de sfârșitul anului.

Articolul 4

Comunicarea și schimbul de informații

Orice comunicare în legătură cu prezentul acord-cadru pe linie de pregătire trebuie efectuată în scris, indicând în mod clar acest acord, și trebuie trimisă la următoarele adrese:

Pentru Academia parteneră

Inspectorul general al Poliției Române de Frontieră

Str. Răzoare nr. 2-5, sectorul 6, cod poștal 050507, București, România

E-mail: frontex.igpf@mai.gov.ro

Fax: 004021 311 40 43

Pentru Frontex

Frontex Agency

Training Unit

Rondo ONZ 1,

00-124 Warsaw,

Poland

E-mail: training.office@frontex.europa.eu

Fax: 0048 22 544 9501 (titlu: Către Unitatea de pregătire Frontex)

Corespondența obișnuită este considerată a fi primită de către Frontex la data la care aceasta este înregistrată în mod formal de către Frontex.

Articolul 5

Protecția datelor

Toate datele cu caracter personal conținute de prezentul acord-cadru pe linie de pregătire și de acordurile specifice de pregătire sau care au legătură cu aceste documente și cu implementarea acestora sunt procesate în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date. Astfel de date sunt procesate doar în legătură cu activitatea de implementare și de continuare a prezentului acord-cadru pe linie de pregătire și acordurilor specifice de pregătire de către Frontex, fără a prejudicia posibilitatea de transmitere a datelor către serviciile de audit intern, către Curtea de Conturi, către Grupul pentru Nereguli Financiare și/sau către Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF), în scopul protejării intereselor financiare ale UE.

Persoanele în cauză pot avea acces, prin cerere scrisă, la datele lor cu caracter personal și pot corecta orice informație care este inexactă sau incompletă. Acestea ar trebui să adreseze orice întrebări în ceea ce privește procesarea datelor lor cu caracter personal către directorul Unității de pregătire Frontex, care este operatorul unor astfel de date. Ele pot adresa oricând o plângere împotriva procesării datelor lor cu caracter personal ofițerului pentru protecția datelor din cadrul Frontex sau Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

Toate datele cu caracter personal procesate de către Academia parteneră în derularea unui acord specific de pregătire trebuie să fie prelucrate potrivit legislației naționale relevante care implementează actele legislative ale UE, în special Directiva 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 24 octombrie 1995 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date*3).

_________

*3) Jurnalul Oficial al Comunităților Europene nr. 281 din 23 noiembrie 1995, p. 31.

Articolul 6

Angajamentele Academiei partenere

Prin acceptarea prezentului acord-cadru pe linie de pregătire, Academia parteneră a convenit:

- să respecte obiectivele generale comune care formează baza pentru stabilirea parteneriatului, așa cum este menționat în preambul;

- să îndeplinească angajamentele convenite în timpul conferințelor academiilor partenere;

- să depună toate eforturile posibile pentru a atinge în practică obiectivele generale comune mai sus menționate în activitățile de pregătire, precum și pe cele convenite în acordurile specifice de pregătire;

- să întrețină relații de cooperare reciprocă și schimburi de informații în mod regulat cu Frontex asupra problemelor de interes comun;

- să adopte o atitudine transparentă cu privire la gestionarea și justificarea activităților de pregătire pentru care se încheie un acord specific de pregătire și să coopereze pe deplin în verificările anuale sau ocazionale în ceea ce privește implementarea prezentului acord-cadru pe linie de pregătire și/sau a acordurilor specifice de pregătire.

Articolul 7

Responsabilitate

7.1. Academia parteneră este singura care are responsabilitatea de a respecta orice obligații juridice care o privesc.

7.2. Frontex nu poate, în niciun caz sau din niciun motiv, să fie făcută răspunzătoare pentru pagubele ori daunele suferite de personalul sau de proprietatea Academiei partenere în timpul desfășurării unei activități de pregătire ori ca o consecință a acestei activități. De aceea Frontex nu poate accepta nicio solicitare de despăgubire sau majorare a plății în legătură cu o astfel de pagubă ori daună.

7.3. Cu excepția cazurilor de forță majoră, Academia parteneră despăgubește orice daună suferită de Frontex ca rezultat al executării sau al executării defectuoase a unei activități de pregătire.

7.4. Academia parteneră își asumă răspunderea unică față de terți, inclusiv răspunderea pentru orice pagubă provocată de aceștia în legătură cu sau decurgând din activitate. Academia parteneră absolvă Frontex de toată răspunderea asociată oricărei revendicări sau acțiuni întreprinse ca rezultat al unei abateri de către Academia parteneră ori de către angajații acesteia sau de către alte persoane, pentru care este responsabilă/responsabil Academia parteneră ori angajatul acesteia.

Articolul 8

Conflicte de interese

8.1. Academia parteneră se obligă să ia toate măsurile necesare de prevenire a oricărui risc de conflict de interese care ar putea afecta îndeplinirea imparțială și obiectivă a prezentului acord-cadru pe linie de pregătire și/sau a acordurilor specifice de pregătire. Academia parteneră informează Frontex fără întârziere cu privire la orice situație care constituie sau care ar putea duce la un astfel de conflict.

8.2. Există un conflict de interese atunci când exercitarea imparțială și obiectivă a funcțiilor oricărei persoane în baza prezentului acord-cadru pe linie de pregătire și/sau a acordului specific de pregătire este compromisă din motive care privesc familia, viața afectivă, afinitatea politică sau națională, interesul economic sau orice alt interes împărtășit cu o altă parte.

Articolul 9

Proprietatea/Utilizarea rezultatelor/Dreptul de autor

9.1. Cu excepția cazurilor când se stipulează explicit altfel, dreptul de proprietate asupra rezultatelor activităților de pregătire desfășurate în baza prezentului acord-cadru pe linie de pregătire și/sau a acordurilor specifice de pregătire, inclusiv drepturile de proprietate intelectuală și dreptul de proprietate asupra materialelor de pregătire, rapoartelor și asupra altor documente legate de acestea vor aparține Frontex. Academia parteneră preia evidența în numele Frontex.

9.2. Academiei partenere i se permite folosirea materialelor menționate la alin. 9.1 după obținerea permisiunii Frontex.

9.3. Academia parteneră poate folosi logoul Frontex de comun acord cu Frontex.

Articolul 10

Publicitate

10.1. Cu excepția cazului în care Frontex solicită altfel, orice comunicare sau publicare de către Academia parteneră privind activitățile de pregătire, inclusiv materialele de pregătire, va indica faptul că acțiunea a primit finanțare din partea UE prin Frontex și a fost desfășurată sub conducerea Frontex.

10.2. Orice comunicare sau aducere la cunoștința opiniei publice de către Academia parteneră, în orice formă și prin orice mijloace, va indica faptul că răspunderea aparține numai autorului și că Frontex nu este responsabil pentru nicio posibilă utilizare a informațiilor conținute.

10.3. Toate comunicările cu presa în ceea ce privește prezentul acord-cadru pe linie de pregătire și/sau orice acord specific de pregătire, precum și în privința implementării acestora trebuie să fie pregătite împreună cu Unitatea de informare și transparență a Frontex, prin intermediul Unității de pregătire Frontex.

Articolul 11

Confidențialitatea

11.1. Schimbul de date și informații se va desfășura în conformitate cu legislația națională existentă și cu legislația UE.

11.2. Academia parteneră și Frontex își asumă responsabilitatea să păstreze confidențialitatea oricărui document, oricărei informații sau a oricărui alt material aflat în legătură directă cu obiectul prezentului acord-cadru pe linie de pregătire și/sau al acordului specific de pregătire care sunt în mod corespunzător clasificate ca fiind confidențiale, dacă divulgarea ar putea aduce prejudiciu celeilalte părți. Părțile respectă această obligație și după data expirării acestor acorduri.

Articolul 12

Suspendarea

12.1 Academia parteneră și/sau Frontex pot suspenda implementarea unei activități de pregătire dacă circumstanțe de natură excepțională fac acest lucru imposibil sau extrem de dificil, în special în situațiile de forță majoră. Acestea se informează reciproc, fără întârziere, furnizând toate motivele și detaliile necesare, precum și data prevăzută pentru reluarea activității.

12.2. Dacă Frontex nu denunță acordul specific de pregătire, Academia parteneră va relua implementarea de îndată ce circumstanțele permit acest lucru și va informa Frontex în mod corespunzător despre aceasta. Durata activității de pregătire va fi prelungită cu o perioadă echivalentă cu durata suspendării.

Articolul 13

Forța majoră

13.1. Forța majoră înseamnă orice situație excepțională imposibil de anticipat sau orice eveniment care depășește controlul părților, care le împiedică pe oricare dintre acestea să își îndeplinească oricare dintre obligațiile lor care decurg din acordurile încheiate, care nu poate fi atribuită erorii sau neglijenței vreuneia dintre părți și se dovedește insurmontabilă în ciuda tuturor precauțiilor adecvate. Defecțiuni ale echipamentului sau ale materialelor sau întârzieri în punerea acestora la dispoziție (cu excepția cazurilor de forță majoră), litigii de muncă, greve sau dificultăți financiare nu pot fi invocate drept situații de forță majoră de către partea care nu își poate îndeplini obligațiile.

13.2. O parte care se confruntă cu un caz de forță majoră informează cealaltă parte, fără întârziere, printr-o scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau echivalent, precizând natura forței majore, durata probabilă și efectele preconizate ale acesteia.

13.3. Niciuna dintre părți nu este responsabilă de încălcarea obligațiilor sale în conformitate cu acordul semnat, dacă aceasta este împiedicată de la îndeplinirea acestor obligații prin forță majoră. Părțile vor depune orice efort în scopul minimizării oricărei daune cauzate de forța majoră.

13.4. Activitățile în curs de desfășurare pot fi suspendate în conformitate cu art. 12.

Articolul 14

Atribuirea contractelor

Dacă Academia parteneră încheie propriile contracte pentru a sprijini o activitate de pregătire în baza unui acord specific de pregătire, Academia parteneră va respecta prevederile și principiile regulilor relevante privind achiziția publică și principiile managementului financiar eficient.

Articolul 15

Atribuirea/Transferul

15.1. Solicitările către Frontex nu pot fi transferate.

15.2. În circumstanțe excepționale, atunci când situația justifică acest lucru, Frontex poate autoriza atribuirea către o parte terță a acordului specific de pregătire și a oricăror plăți ce decurg din acesta, în urma unei cereri scrise în acest sens, în care se vor indica motivele, din partea Academiei partenere. Dacă Frontex este de acord, trebuie să facă cunoscut, în scris, acordul său înainte ca atribuirea propusă să aibă loc. În absența autorizării mai sus menționate sau în cazul nerespectării acestor termeni, atribuirea nu trebuie să fie pusă în aplicare și nu va avea niciun efect asupra Frontex. În niciun caz o astfel de atribuire nu va absolvi Academia parteneră de obligațiile sale față de Frontex.

Articolul 16

Denunțarea acordului specific de pregătire

16.1. De către Academia parteneră

În cazurile foarte bine justificate, Academia parteneră poate denunța oricând acordul specific de pregătire, prin transmiterea către Frontex a unui preaviz în scris de 60 de zile, precizând motivele imposibilității de a realiza activitățile de pregătire pentru care a fost semnat acordul specific de pregătire, fără a fi obligată să furnizeze vreo despăgubire din acest motiv.

În cazul în care nu sunt furnizate motivele sau dacă acestea nu sunt acceptabile în mod obiectiv, Frontex poate solicita rambursarea parțială sau totală a sumelor deja plătite în conformitate cu acordul specific de pregătire în baza rapoartelor de implementare și a declarațiilor financiare aprobate de Frontex, proporțional cu gravitatea eșecurilor în cauză și după ce a permis Academiei partenere să își prezinte observațiile.

16.2. De către Frontex

Frontex poate decide denunțarea acordului specific de pregătire, fără nicio obligație din partea sa cu privire la plata vreunei despăgubiri, în următoarele situații:

a) în cazul unei schimbări a situației juridice, financiare, tehnice, organizaționale sau de proprietate a Academiei partenere, care este de natură să afecteze în mod considerabil prezentul acord-cadru pe linie de pregătire și acordul specific de pregătire sau să pună la îndoială decizia semnării prezentului acord-cadru pe linie de pregătire și/sau acordurile specifice de pregătire corespunzătoare;

b) în cazul în care Academia parteneră nu reușește să îndeplinească o obligație importantă care îi revine în conformitate cu prezentul acord-cadru pe linie de pregătire sau cu acordul specific de pregătire, inclusiv anexele la acestea;

c) în caz de forță majoră, notificată în conformitate cu art. 13, sau dacă o acțiune a fost suspendată ca rezultat al unor circumstanțe excepționale, notificate în conformitate cu art. 13.1;

d) în cazul în care Academia parteneră se face răspunzătoare de o gravă abatere profesională, dovedită prin orice mijloace;

e) în cazul în care Academia parteneră nu și-a îndeplinit obligațiile cu privire la plata contribuțiilor la asigurările sociale sau la plata taxelor în conformitate cu prevederile legale ale țării în care este stabilită;

f) în cazul în care Academia parteneră este subiectul unei acuzări care are valoare de res judicata pentru fraudă, corupție, implicare într-o organizație criminală sau pentru orice altă activitate ilegală în detrimentul intereselor financiare ale UE;

g) în cazul în care Academia parteneră a dat declarații false sau prezintă rapoarte care nu corespund realității în scopul obținerii finanțării prevăzute în acordul specific de pregătire.

16.3. Procedura de denunțare

Procedura de denunțare este inițiată printr-o scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau un echivalent al acesteia.

În cazurile la care s-a făcut referire la alin. 2 lit. a) și b), Academia parteneră are la dispoziție 30 de zile pentru a-și prezenta observațiile și pentru a lua orice măsură necesară în scopul asigurării îndeplinirii în continuare a obligațiilor sale conform acordului specific de pregătire. În cazul în care Frontex nu confirmă acceptarea acestor observații prin înaintarea unei aprobări scrise în termen de 30 de zile de la primirea acestora, procedura de denunțare continuă să se desfășoare.

În cazul în care notificarea este trimisă, denunțarea produce efecte la sfârșitul perioadei de notificare, care va începe de la data la care este primită notificarea cu privire la decizia Frontex de denunțare.

În cazul în care nu este transmisă notificarea la care se face referire la alin. 2 lit. c)-g), denunțarea produce efecte din ziua următoare datei la care este primită notificarea cu privire la decizia Frontex de denunțare.

16.4. Efectele denunțării

În cazul denunțării, plățile efectuate de către Frontex vor fi limitate la costurile eligibile suportate efectiv de către Academia parteneră până la data la care denunțarea produce efecte, în conformitate cu art. 22. Costurile legate de angajamentele curente, care nu trebuie să fie îndeplinite până după denunțare, nu sunt luate în considerare.

Academia parteneră are la dispoziție 45 de zile de la data la care denunțarea produce efecte, după cum a fost notificată de Frontex, ca să realizeze o solicitare de plată finală în conformitate cu acordul specific de pregătire. În cazul în care nu se primește solicitarea pentru plata finală în această perioadă, Frontex nu va rambursa cheltuielile suportate de către Academia parteneră până la data denunțării și va recupera orice sumă a cărei utilizare nu este fundamentată de rapoarte de implementare și de declarații financiare aprobate de Frontex.

Articolul 17

Penalități financiare

Prevederile articolelor relevante din Regulamentul financiar general*4) și Regulile de implementare*5) a Regulamentului financiar general se vor aplica prin analogie în cazurile de declarații false, erori substanțiale, nereguli, fraudă sau încălcare gravă a obligațiilor contractuale sau de altă natură.

_________

*4) Regulamentul (CE, EURATOM) nr. 1.605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 248 din 16 septembrie 2002, p.1, cu modificările ulterioare.

*5) Regulamentul (CE, EURATOM) nr. 2.342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2003 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1.605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 357 din 31 decembrie 2002, p.1, cu modificările ulterioare.

Articolul 18

Acorduri adiționale

18.1. Orice amendament la prezentul acord-cadru pe linie de pregătire trebuie să facă obiectul unui acord suplimentar scris. Niciun acord verbal nu poate angaja părțile în acest sens.

18.2. Acordul adițional nu poate să aibă drept scop sau ca efect operarea de schimbări ale prezentului acord-cadru pe linie de pregătire care ar putea pune la îndoială semnarea acordului specific de pregătire ori ar putea duce la un tratament inegal.

18.3. Dacă cererea de modificare este formulată de către Academia parteneră, aceasta trebuie să o trimită către Frontex cu 20 de zile lucrătoare înainte ca aceasta să producă efecte și cu 15 zile lucrătoare înainte de data încheierii activității, exceptând cazurile justificate corespunzător de către Academia parteneră și acceptate de către Frontex.

Articolul 19

Soluționarea diferendelor

19.1. În cazul oricărui diferend sau litigiu în legătură cu interpretarea, aplicarea îndeplinirii prezentului acord-cadru pe linie de pregătire și/sau a acordului specific de pregătire, Academia parteneră și Frontex vor depune toate eforturile în vederea soluționării unui astfel de diferend sau litigiu într-un mod amiabil.

19.2. În cazul în care diferendul nu poate fi soluționat într-un mod amiabil, diferendul se supune spre atenție Comitetului director al Frontex.

Articolul 20

Costuri

20.1. Costurile eligibile pentru activitățile de pregătire care vor fi acoperite de Frontex sunt costurile efective suportate de Academia parteneră care îndeplinesc următoarele criterii:

- sunt suportate în relație cu activitatea specifică, așa cum este menționat în acordul specific de pregătire;

- sunt suportate pe durata activității, așa cum este menționat în acordul specific de pregătire;

- au legătură cu subiectul acordului specific de pregătire și sunt indicate în bugetul estimat anexat la acesta;

- sunt necesare în scopul desfășurării activității care face obiectul acordului specific de pregătire;

- sunt identificabile și verificabile, în special, fiind înregistrate în evidența contabilă a Academiei partenere și determinate în conformitate cu principiile de contabilitate aplicabile în țara în care este stabilită Academia parteneră și în conformitate cu practicile obișnuite de contabilitate a costurilor ale Academiei partenere;

- sunt în conformitate cu cerințele legislației aplicabile din domeniul fiscal și social;

- sunt rezonabile, justificate și în conformitate cu principiile de management financiar eficient, în special cu privire la economie și eficiență.

Procedurile interne de contabilitate și audit ale Academiei partenere trebuie să permită reconcilierea directă a costurilor și a venitului declarate în legătură cu activitatea, prin declarațiile contabile și prin documentele justificative corespunzătoare.

20.2. Lista detaliată a costurilor eligibile trebuie să fie inclusă în fiecare acord specific de pregătire individual.

20.3. Costurile administrative eligibile suportate de către Academia parteneră în vederea pregătirii, coordonării și finalizării activității sunt costurile care respectă condiția de eligibilitate descrisă în art. 20.1 și sunt rambursate 100%.

20.4. Următoarele costuri nu sunt considerate eligibile:

- randamentul capitalului;

- împrumutul și dobânzile aferente împrumutului;

- prevederi pentru pierderi sau responsabilități potențiale viitoare;

- dobânda datorată;

- credite îndoielnice;

- pierderi în urma schimbului valutar;

- TVA, exceptând cazul în care Academia parteneră poate demonstra că nu își poate recupera TVA-ul conform legislației naționale în vigoare;

- costurile declarate de Academia parteneră și acoperite de o altă acțiune sau de un alt program de lucru care primește subvenție din partea UE;

- cheltuieli excesive sau nechibzuite;

- costul de achiziționare a echipamentului, exceptând cazul în care se precizează altfel în acordul specific de pregătire.

Articolul 21

Solicitări de plată

21.1. Plată în avans

Avansul este destinat să acopere cheltuielile Academiei partenere cu privire la activitatea de pregătire. Se pot face una sau mai multe plăți în avans. Suma totală cumulativă a plăților în avans nu trebuie să depășească mai mult de 50% din suma totală prevăzută în acordul specific de pregătire. Plata avansului solicitat este efectuată în termen de 45 de zile de la primirea cererii de plată a avansului.

21.2. Plata soldului

Plata soldului se realizează după încheierea activităților de pregătire, în baza costurilor eligibile efective suportate pentru desfășurarea acestor activități. Plata poate fi efectuată sub forma unui ordin de recuperare, dacă plățile în avans anterioare depășesc suma costurilor finale ale activității de pregătire în conformitate cu acordul specific de pregătire.

Pentru plata soldului trebuie să fie înaintate următoarele rapoarte și următoarea documentație, în termen de 45 de zile după încheierea activității, cel mai târziu atunci când toate facturile au fost primite de la companiile desemnate:

- solicitare pentru plata finală;

- declarație financiară finală a costurilor eligibile efective suportate, urmând structura bugetului estimat;

- documente financiare justificative care să ateste toate costurile suportate (facturi, chitanțe etc.);

- raportul de încheiere a activităților de pregătire.

Documentele care însoțesc solicitarea de plată trebuie întocmite în conformitate cu prevederile relevante ale prezentului acord-cadru pe linie de pregătire și ale acordului specific de pregătire, incluzând, unde este necesar, anexele la acestea. Academia parteneră certifică faptul că informațiile furnizate în solicitarea sa de plată sunt complete, sigure și exacte. Aceasta certifică de asemenea faptul că costurile suportate pot fi considerate eligibile conform prezentului acord-cadru pe linie de pregătire și acordului specific de pregătire, că toate chitanțele au fost declarate și că solicitarea sa de plată este fundamentată pe documente justificative adecvate care pot fi verificate.

Articolul 22

Prevederi generale privind plățile

22.1. Plățile se efectuează de către Frontex în euro, în conformitate cu regula de rambursare de 100%. Academia parteneră trimite solicitările de plată, inclusiv declarațiile financiare aflate la baza acestora, în euro. Orice conversie a costurilor efective în euro se efectuează de către Academia parteneră la indicele financiar stabilit de Comisia Europeană și publicat pe site-ul web al acesteia, aplicabil în ziua realizării costului.

22.2. Plățile sunt efectuate în termen de 45 de zile de la primirea solicitărilor de plată. Plățile efectuate de Frontex sunt considerate a fi efectuate la data debitării acestora din contul Frontex în conformitate cu Regulamentul financiar al Frontex.

22.3. Frontex poate suspenda oricând perioada pentru plată prevăzută în acordul specific de pregătire, informând Academia parteneră că solicitarea de plată nu poate fi îndeplinită, fie pentru că nu e în conformitate cu prevederile acordurilor comune, fie pentru că trebuie prezentate documente justificative corespunzătoare, fie pentru că există suspiciuni cu privire la faptul că unele cheltuieli din declarația financiară nu sunt eligibile și sunt efectuate verificări suplimentare.

22.4. De asemenea, Frontex poate suspenda oricând plățile sale dacă Academia Parteneră a încălcat sau se presupune că a încălcat prevederile prezentului acord-cadru pe linie de pregătire sau ale acordului specific de pregătire, în special în urma controalelor și a auditurilor prevăzute la art. 25.

22.5. Frontex informează Academia parteneră de orice astfel de suspendare printr-o scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau echivalent.

22.6. Suspendarea plăților intră în vigoare la data transmiterii avizului de către Frontex. Perioada de plată rămasă reîncepe de la data înregistrării unei solicitări de plată întocmite corespunzător, atunci când sunt primite documentele justificative solicitate sau la finalul perioadei de suspendare notificate de Frontex.

22.7. Academia parteneră are la dispoziție două luni de la data notificării de către Frontex a sumei finale din acordul specific de pregătire, care stabilește suma de plată a soldului sau a ordinului de recuperare, ori, în lipsa acesteia, de la data la care a fost încasată plata soldului, ca să solicite informații în scris referitoare la determinarea costurilor finale, oferind motive pentru orice dezacord. După această dată nu vor mai fi luate în considerare astfel de solicitări. Frontex se angajează să răspundă în scris în termen de două luni de la data primirii solicitării de informații, motivând răspunsul său. Această procedură nu prejudiciază dreptul Academiei partenere de a contesta decizia luată de Frontex. În conformitate cu legislația UE în acest domeniu, astfel de contestații trebuie să fie depuse în termen de două luni după notificarea deciziei către solicitant sau, în lipsa acesteia, după data la care solicitantul a aflat despre decizie.

Articolul 23

Determinarea finanțării finale

23.1. Suma totală plătită Academiei partenere de către Frontex nu poate depăși suma maximă a finanțării stabilite în acordul specific de pregătire, chiar dacă costurile eligibile totale efective realizate depășesc costurile eligibile totale estimate specificate în bugetul estimat, anexat acestui acord.

23.2. În cazul în care costurile eligibile efective realizate la finalul activității sunt mai mici decât costurile eligibile totale estimate, contribuția Frontex se limitează la costurile eligibile efective realizate, așa cum este precizat la art. 20.

23.3. Astfel, Academia parteneră este de acord cu faptul că finanțarea se limitează la suma necesară pentru a echilibra încasările și cheltuielile și că aceasta nu poate produce, în nicio formă, profit pentru aceasta.

Încasările efective care vor fi luate în considerare sunt acelea care au fost stabilite, generate sau confirmate la data la care solicitarea de plată este întocmită de Academia parteneră. În scopul prezentului articol, sunt luate în considerare doar costurile eligibile efective care se încadrează în categoriile stabilite în acordul specific de pregătire și în anexele la acesta.

Orice surplus determinat în acest fel duce la o reducere corespunzătoare a sumei prevăzute în acordul specific de pregătire.

În cazul în care suma totală a plăților deja efectuate depășește suma prevăzută în acordul specific de pregătire, Frontex emite un ordin de recuperare pentru surplus.

Articolul 24

Recuperare

24.1. În cazul în care orice sumă este plătită în mod nejustificat Academiei partenere sau în cazul în care recuperarea este justificată în baza prevederilor prezentului acord-cadru pe linie de pregătire sau ale acordului specific de pregătire, Academia parteneră se angajează să restituie către Frontex suma respectivă, în condițiile și la orice dată pe care o specifică.

24.2. În cazul în care Academia parteneră nu returnează până la data scadentă stabilită de Frontex suma datorată, aceasta va avea o dobândă la rata aplicată de Banca Centrală Europeană operațiunilor sale principale de refinanțare, așa cum este publicată în seria C a Jurnalului Oficial al Uniunii Europene, în prima zi a lunii în care plata era scadentă, majorată cu 3,5 puncte procentuale. Dobânda se plătește pentru perioada de timp scursă din ziua următoare expirării termenului-limită de plată până în ziua plății. Orice plată parțială acoperă mai întâi dobânda.

24.3. Sumele care vor fi returnate către Frontex pot fi compensate din orice fel de sume datorate Academiei partenere, după informarea corespunzătoare a acesteia. Nu este necesar consimțământul prealabil al Academiei partenere. Acest fapt va afecta opțiunea părților de a fi de acord cu plata în rate.

24.4. Comisioanele bancare suportate în legătură cu rambursarea sumelor datorate către Frontex sunt suportate integral de Academia parteneră.

Articolul 25

Controale și audituri

25.1. Academia parteneră se obligă să furnizeze orice informații detaliate solicitate de Frontex sau de orice altă instituție sau persoană din afară autorizată de Frontex.

25.2. Academia parteneră trimite către Frontex toate documentele originale împreună cu raportul de încheiere, în special evidențele contabile și fiscale, sau, în cazuri excepționale ori justificate în mod corespunzător, copii legalizate ale documentelor legate de prezentul acord-cadru pe linie de pregătire și acordul specific de pregătire. În cazul în care Academia parteneră trimite doar copii ale documentelor mai sus menționate, documentele originale pot face obiectul controlului financiar și de audit în termen de 5 ani.

25.3. Frontex își rezervă dreptul de a efectua procedurile de recuperare, dacă este cazul.

25.4. Academia parteneră se angajează să permită personalului Frontex și personalului extern autorizat de Frontex dreptul corespunzător de acces la locurile și sediile în care se desfășoară activitățile și la toate informațiile, inclusiv la informațiile în format electronic, necesare în scopul desfășurării unor astfel de audituri, pentru cazurile prevăzute la art. 25.2 pe scurt.

25.5. În temeiul Regulamentului (Euratom, CE) nr. 2.185/96 al Consiliului din 11 noiembrie 1996 privind controalele și inspecțiile la fața locului efectuate de Comisie în scopul protejării intereselor financiare ale Comunităților Europene împotriva fraudei și a altor abateri și al Regulamentului (CE) nr. 1.073/1999 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 mai 1999 privind investigațiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF), Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) poate, de asemenea, să desfășoare controale și inspecții la fața locului, conform procedurilor stabilite de legislația UE pentru protejarea intereselor financiare ale UE împotriva fraudelor și altor nereguli. Acolo unde este necesar, constatările inspecției pot duce la decizii de recuperare adoptate de către Frontex.

25.6. Curtea de Conturi are aceleași drepturi ca și Frontex, în special dreptul de acces, în ceea ce privește controalele și auditurile.

Semnat la Varșovia la 27 mai 2010, în două exemplare originale în limba engleză.

Pentru Academia parteneră,

Ioan Buda,

inspector general al Poliției de Frontieră

Pentru Frontex,

Erik Berglund,

directorul Diviziei de Consolidare a Capacității Instituționale

Anexa I Declarația de parteneriat

Anexa II Acord specific de pregătire (model)