Normele din 27 noiembrie 2008

---------
NORME MET ODOLOGICE
de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile
ANEXA Nr. 1
A.
Norme generale
1.
Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, consemnează operațiunile economico- financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative, pe baza cărora se fac înregistrări în contabilitate (jurnale, fișe și alte documente contabile, după caz).
2.
Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:
—
denumirea documentului;
—
denumirea/numele
și
prenumele
și,
după
caz, sediul/adresa
persoanei
juridice/fizice
care
întocmește documentul;
—
numărul documentului și data întocmirii acestuia;
—
menționarea părților care participă la efectuarea operațiunii economico-financiare (când este cazul);
—
conținutul operațiunii economico-financiare și, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
—
datele cantitative și valorice aferente operațiunii economico-financiare efectuate, după caz;
—
numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operațiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuții de control financiar preventiv și ale persoanelor în drept să aprobe operațiunile respective, după caz;
—
alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operațiunilor efectuate.
Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în condițiile în care furnizează toate informațiile prevăzute de normele legale în vigoare.
3.
În cuprinsul oricărui document emis de către o societate comercială trebuie să se menționeze și elementele prevăzute de legislația din domeniu, respectiv forma juridică, codul unic de înregistrare și capitalul social, după caz.
4.
Documentele
justificative
provenite
din tranzacții/operațiuni de cumpărare a unor bunuri de la persoane fizice, pe bază de borderouri de achiziții, pot fi înregistrate în
contabilitate numai în cazul în care se face dovada intrării în gestiune a bunurilor respective.
5.
În cazul în care documentele se referă la cheltuieli pentru prestări de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe bază de norme de venit, pentru a fi înregistrate în contabilitate, acestea trebuie să aibă la bază contracte sau convenții civile, încheiate în acest scop, și documentul prin care se face dovada plății, respectiv dispoziția de plată/încasare.
6.
În conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicată, contabilitatea se ține în limba română și în moneda națională. Contabilitatea operațiunilor efectuate în valută se ține atât în moneda națională, cât și în valută, potrivit reglementărilor elaborate în acest sens.
Documentele justificative și financiar-contabile pot fi întocmite și într-o altă limbă și altă monedă dacă acest fapt este prevăzut expres printr-un act normativ (de exemplu, Codul fiscal, referitor la factură).
7.
Documentele contabile — jurnale, fișe etc. —, care servesc
la
prelucrarea,
centralizarea
și
înregistrarea
în contabilitate a operațiunilor consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, trebuie să cuprindă elemente cu privire la:
—
felul, numărul și data documentului justificativ;
—
sumele corespunzătoare operațiunilor efectuate;
—
conturile sintetice și analitice debitoare și creditoare;
—
semnăturile pentru întocmire și verificare, după caz.
8.
Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pix cu pastă sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, după caz.
9.
Regimul juridic al documentelor în formă electronică, ce conțin date privind operațiunile economice de schimb sau vânzare de bunuri ori servicii între persoane care emit și primesc facturi, bonuri fiscale sau chitanțe în formă electronică, este stabilit de Legea nr. 260/2007 privind înregistrarea operațiunilor comerciale prin mijloace electronice.
Facturile și chitanțele în formă electronică, emise fără îndeplinirea condițiilor prevăzute de legea mai sus menționată, nu au calitatea de document justificativ, în înțelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată.
10.
În documentele justificative și în cele contabile nu sunt admise ștersături, modificări sau alte asemenea procedee, precum și lăsarea de spații libere între operațiunile înscrise în acestea sau file lipsă.
Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greșite, pentru ca acestea să poată fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectă.
Corectarea se face în toate exemplarele documentului și se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul justificativ, menționându-se și data efectuării corecturii.
11.
În cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primește, se eliberează sau se justifică numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restricții, documentul întocmit greșit se anulează și rămâne în carnetul respectiv.
La
corectarea
documentului
justificativ
în
care
se consemnează operații de predare-primire a valorilor materiale și a mijloacelor fixe este necesară confirmarea, prin semnătură, atât a predătorului, cât și a primitorului.
12.
În cazul completării documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora, menționându-se data rectificării și semnătura celui care a făcut modificarea. Documentele prezentate în listele de erori, anulări sau completări (pe baza cărora se fac modificări în fișiere sau în
baza de date a unității) trebuie să fie semnate de persoanele împuternicite de conducerea unității.
13.
În cazul în care prelucrarea documentelor justificative se face de către un terț (persoană fizică sau juridică), în relațiile dintre terți și unitățile beneficiare este necesar ca pentru efectuarea corespunzătoare a înregistrărilor în contabilitate să se respecte următoarele reguli:
—
documentele justificative să fie întocmite corect și la timp de către unitățile beneficiare, acestea răspunzând de realitatea datelor înscrise în documentele respective;
—
documentele contabile, întocmite de terți pe baza documentelor justificative, trebuie predate unităților beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau convențiile civile încheiate, terții răspunzând de corectitudinea prelucrării datelor;
—
în condițiile în care prestatorul de servicii de prelucrare a documentelor nu este persoană fizică sau juridică autorizată potrivit Ordonanței Guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activității de expertiză contabilă și a contabililor autorizați, republicată, unitățile beneficiare trebuie să efectueze verificarea documentelor contabile obținute de la terți, în sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative predate pentru prelucrare, al respectării corespondenței conturilor și exactității sumelor înregistrate.
14.
În vederea înregistrării în jurnale, fișe și în celelalte documente contabile a operațiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative, potrivit formelor de înregistrare în contabilitate utilizate de unități, se poate face contarea documentelor justificative, indicându-se simbolurile conturilor sintetice și analitice, debitoare și creditoare, în conformitate cu planul de conturi general aplicabil.
Înregistrările în contabilitatea sintetică și analitică se fac pe bază de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator în care sunt înscrise mai multe documente justificative al căror conținut se referă la operațiuni de aceeași natură și perioadă.
În cazul operațiunilor contabile pentru care nu se întocmesc documente justificative, înregistrările în contabilitate se fac pe bază de note de contabilitate care au la bază note justificative sau note de calcul, după caz.
În cazul stornărilor, pe documentul inițial se menționează numărul și data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operațiunii, iar în nota de contabilitate de stornare se menționează documentul, data și numărul de ordine ale operațiunii care face obiectul stornării.
Corectarea înregistrărilor făcute în contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate întocmite în acest scop. Înregistrările
în
contabilitate
se
fac
cronologic,
prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate și sistematic, în conturi sintetice și analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru
fiecare formă de înregistrare în contabilitate.
Înregistrările în contabilitate se pot face manual sau utilizându-se sistemele informatice de prelucrare automată a datelor.
15.
Factura se întocmește și se utilizează în conformitate cu prevederile Codului fiscal.
Pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii pentru care persoanele impozabile sunt scutite fără drept de deducere a taxei pe valoarea adăugată și nu sunt obligate să întocmească facturi, în conformitate cu prevederile Codului fiscal și ale normelor metodologice de aplicare a acestuia, operațiunile economice se înregistrează în baza contractelor încheiate între părți și a documentelor financiar-contabile sau bancare care să ateste acele operațiuni, cum sunt: aviz de însoțire a mărfii, chitanță, dispoziție de plată/încasare, extras de cont bancar, nota de contabilitate etc., după caz.
16.
Registrele de contabilitate și formularele financiar- contabile pot fi adaptate în funcție de specificul și necesitățile persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, cu condiția respectării conținutului de informații și a normelor de întocmire și utilizare a acestora. Acestea pot fi pretipărite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor.
Numărul de exemplare al formularelor financiar-contabile poate
fi
diferit
de
cel
prevăzut
în
prezentele
norme metodologice, în condițiile în care procedurile proprii privind organizarea și conducerea contabilității impun acest lucru.
În situația în care activitatea de întocmire a documentelor justificative și financiar-contabile este încredințată în baza unui contract de prestări de servicii unor persoane fizice sau juridice, normele proprii interne de întocmire și utilizare a formularelor respective se adaptează în mod corespunzător, fiind obligatoriu să se prevadă în contract clauze referitoare la întocmirea și utilizarea formularelor în aceste condiții.
Se pot stabili norme proprii de întocmire și utilizare a formularelor financiar-contabile, cu condiția ca acestea să nu contravină reglementărilor legale în vigoare.
Neîntocmirea,
întocmirea
eronată
și/sau
neutilizarea documentelor
justificative
și
financiar-contabile,
conform prevederilor prezentelor norme metodologice, se sancționează potrivit dispozițiilor legale.
17.
Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, vor asigura un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile, astfel:
—
persoanele care răspund de organizarea și conducerea contabilității vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuții privind alocarea și gestionarea numerelor aferente;
—
fiecare formular va avea un număr de ordine sau o serie, după caz, număr sau serie ce trebuie să fie secvențial(ă), stabilit(ă) de societate. În alocarea numerelor se va ține cont de structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;
—
persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, vor emite proceduri proprii de stabilire și/sau alocare de numere ori serii, după caz, prin care se va menționa, pentru fiecare exercițiu financiar, care este numărul sau seria de la care se emite primul document.
B.
Registrele de contabilitate
18.
Potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal (cod 14-1-1), Registrul-inventar (cod 14-l-2) și Cartea mare (cod 14-1-3).
Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanță cu destinația acestora și se prezintă în mod ordonat și astfel completate încât să permită în orice moment identificarea și controlul operațiunilor contabile efectuate.
Registrele de contabilitate se pot prezenta sub formă de registru, foi volante sau listări informatice, după caz.
Numerotarea paginilor registrelor se va face în ordine crescătoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completării lor.
19.
Registrul-jurnal
(cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează cronologic toate operațiunile economico-financiare.
Operațiunile de aceeași natură, realizate în același loc de activitate (atelier, secție etc.), pot fi recapitulate într-un document centralizator, denumit
jurnal auxiliar,
care stă la baza înregistrării în Registrul-jurnal.
Unitățile pot utiliza jurnale auxiliare pentru: operațiunile de casă și bancă, decontările cu furnizorii, situația încasării-achitării facturilor etc.
Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul și data documentului justificativ, explicații privind operațiunile respective și conturile sintetice debitoare și creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare operațiunilor efectuate.
Unitățile care utilizează jurnale auxiliare pot înregistra în Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale.
Editarea Registrului-jurnal se efectuează la cererea organelor de control sau în funcție de necesitățile proprii.
20.
Persoanele fizice care desfășoară activități independente și conduc contabilitatea în partidă simplă, în conformitate cu prevederile legale, întocmesc Registrul jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b), precum și alte documente de evidență prevăzute de legislația în domeniu.
21.
Registrul-inventar
(cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează toate elementele de activ și de pasiv, grupate în funcție de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii.
Registrul-inventar se întocmește la înființarea unității, cel puțin o dată pe an pe parcursul funcționării unității, cu ocazia fuziunii, divizării sau încetării activității, precum și în alte situații prevăzute de lege, pe bază de inventar faptic.
În acest registru se înscriu, într-o formă recapitulativă, elementele inventariate după natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica conținutul fiecărui post al bilanțului.
Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ și de pasiv. Elementele de activ și de pasiv înscrise în Registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care justifică conținutul acestora la sfârșitul exercițiului financiar.
În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-inventar se înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor și se scad rulajele ieșirilor de la data inventarierii până la data încheierii exercițiului financiar.
22.
Pe baza Registrului-inventar și a balanței de verificare de la 31 decembrie se întocmește bilanțul care face parte din situațiile financiare anuale, ale cărui posturi, în conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicată, și ale reglementărilor contabile aplicabile, trebuie să corespundă cu datele înscrise în contabilitate, puse de acord cu situația reală a elementelor de activ și de pasiv stabilită pe baza inventarului.
23.
Cartea mare
(cod 14-1-3) este un registru contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar și sistematic, prin regruparea conturilor, mișcarea și existența tuturor elementelor de activ și de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteză și sistematizare și conține simbolul contului debitor și al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor și creditor, precum și soldul contului. Registrul Cartea mare poate conține câte o filă pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare stă la baza întocmirii balanței de verificare.
Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fișa de cont pentru operațiuni diverse.
Editarea Cărții mari se efectuează la cererea organelor de control sau în funcție de necesitățile proprii.
24.
Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Registrul Cartea mare se păstrează în unitate timp de 10 ani de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite în termen de maximum 30 de zile de la constatare.
Persoanele fizice care utilizează tehnica de calcul trebuie să asigure listarea acestora în orice moment pe parcursul celor 10 ani de păstrare.
Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, care utilizează, potrivit legii, registre și formulare specifice privind activitatea financiară și contabilă, reglementate
prin actele normative în vigoare, procedează la înscrierea datelor în aceste registre și formulare potrivit normelor specifice, prezentate în actele normative respective, precum și prezentelor norme metodologice privind documentele justificative și financiar-contabile.
C.
Formele de înregistrare în contabilitate
25.
Formele de înregistrare în contabilitate reprezintă sistemul de registre, formulare și documente contabile corelate între ele, care servesc la înregistrarea cronologică și sistematică în contabilitate a operațiunilor economico-financiare efectuate pe parcursul exercițiului financiar.
26.
Principalele forme de înregistrare în contabilitate a operațiunilor economico-financiare în cazul unităților care conduc contabilitatea în partidă dublă sunt: „pe jurnale”,
„maestru-șah” și forma combinată „maestru-șah cu jurnale”.
27.
În cadrul formei de înregistrare în contabilitate „pe jurnale”, principalele registre și formulare care se utilizează sunt:
—
Registrul-jurnal (cod 14-1-1);
—
Registrul-inventar (cod 14-1-2);
—
Cartea mare (cod 14-1-3);
—
jurnale auxiliare;
—
Balanța de verificare.
Registrul-jurnal
(cod
14-1-1)
se
utilizează
pentru înregistrarea cronologică a tuturor operațiunilor economico- financiare consemnate în documentele justificative. Pentru operațiunile care nu au la bază documente justificative se întocmește Nota de contabilitate (cod 14-6-2/A).
Notele de contabilitate se întocmesc pe bază de note justificative sau note de calcul și se înregistrează în mod cronologic în Registrul-jurnal.
Unitățile pot utiliza jurnale auxiliare pe feluri de operațiuni, cum sunt:
1.
Jurnal privind operațiunile de casă și bancă (cod 14-6-5);
2.
Jurnal privind decontările cu furnizorii (cod 14-6-6);
3.
Situația încasării-achitării facturilor (cod 14-6-7);
4.
Jurnal privind consumurile și alte ieșiri de stocuri (cod 14-6-8);
5.
Jurnal privind salariile și contribuția pentru asigurări sociale, protecția socială a șomerilor și asigurările de sănătate (cod 14-6-10);
6.
Jurnal privind operațiuni diverse (cod 14-6-17).
Lunar sau la altă perioadă prevăzută de lege, în fiecare jurnal auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare înregistrate în cursul lunii (perioadei), totaluri care se înscriu în Registrul-jurnal.
Contabilitatea analitică se poate ține fie direct pe aceste jurnale (pentru unele conturi), fie cu ajutorul altor formulare tipizate comune (fișa de cont analitic pentru valori materiale, fișa de cont pentru operațiuni diverse etc.) sau specifice, folosite în acest scop.
Pentru unele conturi, pe lângă jurnalul privind operațiunile de credit se întocmește și situația privind operațiunile de debit.
Înregistrările în jurnale se fac în mod cronologic în tot cursul lunii (perioadei) sau numai la sfârșitul lunii (perioadei), fie direct pe baza documentelor justificative, fie pe baza documentelor centralizatoare întocmite pentru operațiunile aferente lunii (perioadei) respective, care sunt consemnate cronologic în acestea.
Cartea mare (cod 14-1-3) este documentul de sistematizare contabilă care cuprinde toate conturile sintetice și reflectă existența și mișcarea tuturor elementelor de activ și de pasiv la un moment dat.
Cartea mare servește la stabilirea rulajelor lunare și a soldurilor conturilor și stă la baza întocmirii balanței de verificare. Pentru stabilirea rulajelor se preia în Cartea mare rulajul creditor din jurnalul contului respectiv, iar rulajul debitor se
stabilește prin totalizarea sumelor preluate din coloanele de conturi corespondente ale jurnalelor.
Soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se stabilește în funcție de rulajele debitoare și creditoare ale contului respectiv, ținându-se seama de soldul de la începutul anului, care se înscrie pe rândul destinat în acest scop.
Balanța de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiunilor efectuate și controlul concordanței dintre contabilitatea sintetică și cea analitică, precum și principalul instrument pe baza căruia se întocmesc raportările contabile stabilite potrivit legii.
Balanța de verificare a conturilor sintetice, precum și balanțele de verificare ale conturilor analitice se întocmesc cel puțin anual, la încheierea exercițiului financiar sau la termenele de întocmire a raportărilor contabile, la alte perioade prevăzute de actele normative în vigoare și ori de câte ori se consideră necesar.
28.
În cadrul formei de înregistrare „maestru-șah”, principalele registre și formulare care se utilizează sunt:
—
Registrul-jurnal (cod 14-1-1);
—
Registrul-inventar (cod 14-1-2);
—
Cartea mare (șah — cod 14-1-3/a);
—
Balanța de verificare.
Registrul-jurnal
(cod
14-1-1)
se
utilizează
pentru înregistrarea cronologică a tuturor operațiunilor economico- financiare consemnate în documentele justificative, la fel ca în cazul formei de înregistrare „pe jurnale”.
În vederea înregistrării în Registrul-jurnal, documentele justificative sunt supuse prelucrării contabile (sortare pe feluri de operațiuni, verificare, evaluare, contare). Dacă pentru același fel de operațiuni există mai multe documente justificative, acestea se totalizează cu ajutorul documentelor cumulative întocmite fie pentru debitul, fie pentru creditul contului care reflectă asemenea operațiuni.
Pentru operațiunile care nu au la bază documente justificative se întocmește Nota de contabilitate (cod 14-6-2A).
Cartea mare (șah — cod 14-1-3/a) este documentul de sistematizare a înregistrărilor contabile în conturile sintetice.
Înregistrările în Cartea mare (șah) se fac pe baza documentelor justificative, a documentelor cumulative și a notelor de contabilitate, cronologic, zilnic, lunar sau ori de câte ori este nevoie. Înregistrarea în acest document, deschis pentru fiecare cont sintetic, este precedată de înregistrarea în Registrul-jurnal.
La sfârșitul lunii (perioadei), pentru fiecare cont sintetic din Cartea mare (șah) se stabilesc totaluri ale rulajului contului debitor sau creditor și ale conturilor corespondente. Totalul sumelor conturilor corespondente trebuie să fie egale cu rulajul debitor sau creditor al contului respectiv.
Contabilitatea analitică se ține cu ajutorul formularelor comune (fișa de cont pentru operațiuni diverse, fișa de cont analitic pentru valori materiale) sau cu ajutorul formularelor specifice folosite în acest scop.
Balanța de verificare se întocmește pe baza totalurilor preluate din Cartea mare (șah), respectiv din fișele deschise distinct pentru fiecare cont sintetic.
Pentru verificarea înregistrărilor în contabilitatea analitică se pot întocmi balanțe de verificare analitice. La instituțiile publice, balanțele de verificare sintetice se întocmesc lunar, iar balanțele de verificare analitice, cel mai târziu la sfârșitul trimestrului pentru care se întocmesc situațiile financiare.
29.
În cazul utilizării formei de înregistrare combinată
„maestru-șah cu jurnale”, pe lângă fomularele menționate la forma de înregistrare „maestru-șah” se utilizează jurnalele auxiliare specifice formei de înregistrare „pe jurnale”.
În Cartea mare (șah), pentru fiecare cont sintetic, totalurile lunare stabilite în jurnal se înscriu atât în coloana destinată
rulajului debitor sau creditor, cât și în coloanele conturilor corespondente.
La instituțiile publice și persoanele juridice fără scop patrimonial se poate folosi forma de înregistrare în contabilitate
„maestru-șah simplificat”. În acest caz, contabilitatea sintetică se ține pe fișe de cont pentru operațiuni diverse (cod 14-6-22 și 14-6-22/a), deschise pentru fiecare cont sintetic în Cartea mare (șah), iar contabilitatea analitică se ține pe fișele menționate la forma de înregistrare „maestru-șah”.
D.
Metodele de conducere a contabilității analitice a bunurilor
30.
Contabilitatea analitică a bunurilor se poate ține pe baza uneia dintre următoarele metode: operativ-contabilă, cantitativ- valorică, global-valorică.
Metoda
operativ-contabilă
se
poate
aplica
pentru contabilitatea
analitică
a
materiilor
prime,
materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor,
produselor
finite,
produselor
reziduale, mărfurilor și ambalajelor.
Metoda
cantitativ-valorică
se
poate
folosi
pentru contabilitatea
analitică
a
materiilor
prime,
materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor,
produselor
finite,
produselor
reziduale, mărfurilor, animalelor și ambalajelor.
Metoda global-valorică se poate utiliza pentru contabilitatea analitică a mărfurilor și ambalajelor din unitățile de desfacere cu amănuntul, rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor folosite la ambalare, materialelor de natura obiectelor de inventar, echipamentelor de protecție în folosință, precum și a altor categorii de bunuri.
31.
Metoda operativ-contabilă constă în ținerea, în cadrul fiecărei gestiuni, a evidenței cantitative a bunurilor, pe feluri, cu ajutorul fișelor de magazie. În contabilitate, această metodă constă în ținerea evidenței valorice pe conturi de materiale, desfășurate valoric pe gestiuni, iar în cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, după caz.
Controlul exactității înregistrărilor din evidența gestiunilor și din contabilitate se asigură prin evaluarea stocurilor cantitative, transcrise din fișele de magazie în registrul stocurilor.
În metoda operativ-contabilă se pot folosi următoarele formulare comune pe economie:
—
Fișă de magazie (cod 14-3-8 și 14-3-8/a, după caz);
—
Fișă de cont pentru operațiuni diverse (cod 14-6-22);
—
Registrul stocurilor (cod 14-3-11 și 14-3-11/a).
Fișele de magazie servesc pentru evidența cantitativă, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare, iar în contabilitate, pentru controlul operațiunilor înregistrate de gestionar sau persoana desemnată, pentru preluarea în registrul stocurilor a cantităților aflate în stoc, precum și pentru calculul valorii bunurilor existente în stoc la sfârșitul lunii (perioadei), în scopul confruntării cu datele din contabilitatea sintetică.
La gestiune, fișele de magazie se țin în ordinea în care sunt înscrise materialele în registrul stocurilor. În aceste fișe cantitățile se înregistrează zilnic de gestionar sau persoana desemnată, pe baza documentelor de intrare (factură, aviz de însoțire a mărfii, notă de recepție și constatare de diferențe etc.) și a documentelor de ieșire (bon de consum, fișă limită de consum, aviz de însoțire a mărfii, factură, bon de transfer etc.), poziție cu poziție. De asemenea, în fișele de magazie se înscriu plusurile de la inventar pe coloana „Intrări” și minusurile de la inventar pe coloana „Ieșiri”.
Erorile constatate în evidența gestiunilor se corectează în prezența persoanei care răspunde de înregistrările efectuate în fișele de magazie, iar abaterile de la regulile de întocmire și utilizare a documentelor se aduc la cunoștința conducătorului compartimentului financiar-contabil sau a persoanei desemnate
să conducă contabilitatea, după caz, pentru stabilirea măsurilor care se impun.
Semnătura persoanei desemnate pentru evidența stocurilor în fișele de magazie constituie dovada verificării înregistrărilor efectuate și preluării documentelor de intrare și de ieșire a materialelor.
În contabilitate, documentele privind mișcarea stocurilor se grupează pe gestiuni, surse de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la terți, consum intern etc.) și, în cadrul acestora, pe conturi de materiale și gestiuni, iar în cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, după caz.
Intrările sau ieșirile de bunuri de natura stocurilor se înregistrează în contabilitatea sintetică și analitică, fie direct pe baza acestor documente, fie cu ajutorul unor situații întocmite zilnic sau la alte perioade stabilite de unitate prin centralizarea datelor din documentele privind mișcarea stocurilor.
Verificarea înregistrărilor efectuate în conturile de stocuri și fișele de magazie se face cu ajutorul Registrului stocurilor (cod 14-3-11 și 14-3-11/a). În acest scop, în Registrul stocurilor, la sfârșitul fiecărei luni (perioade), se înscriu pe feluri de stocuri, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe, stocurile cantitative din fișele de magazie, se calculează valoarea cantităților aflate în stoc pe baza prețurilor de înregistrare și se totalizează valoarea acestora pe pagini ale Registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri, conturi și magazii (depozite).
În cazul în care se constată că există frecvente diferențe între soldurile conturilor de stocuri din Registrul stocurilor și cele din contabilitate, provenind din înregistrarea operațiunilor, evaluarea cantităților de stocuri din documentele de intrare și de ieșire, prelucrarea acestora etc., diferențele respective pot fi localizate printr-o nouă centralizare a intrărilor și ieșirilor valorice de materiale, pe grupe sau feluri de materiale, iar totalurile obținute se confruntă cu datele din Registrul stocurilor.
32.
Pentru produse finite și produse reziduale, metoda operativ-contabilă se aplică în același mod ca și pentru stocuri de materii prime și materiale consumabile. În acest caz, evidența cantitativă pe feluri de produse se ține la magazie (depozit) cu ajutorul fișelor de magazie, iar evidența valorică se ține în contabilitate cu ajutorul contului sintetic de produse, desfășurat în analitic pe gestiuni, în care înregistrările se fac pe baza datelor obținute prin centralizarea zilnică a documentelor de mișcare a produselor respective.
Verificarea înregistrărilor la sfârșitul lunii (perioadei) se face, de asemenea, cu ajutorul registrului stocurilor în care se stabilesc soldurile pe feluri de produse și pe total cont, prin transcrierea cantităților în stoc din fișele de magazie și evaluarea acestora pe baza prețurilor de înregistrare.
33.
Metoda cantitativ-valorică pentru materii prime, materiale consumabile, materiale de natura obiectelor de inventar în depozit, semifabricate, produse finite, produse reziduale, mărfuri, animale și ambalaje constă în ținerea evidenței cantitative pe feluri de stocuri în cadrul fiecărei gestiuni, iar în contabilitate a celei cantitativ-valorice. Conturile sintetice care reflectă stocurile de valori materiale se desfășoară în analitic pe gestiuni. Verificarea exactității înregistrărilor din evidența de la locurile de depozitare și din contabilitate se efectuează prin punctajul periodic dintre cantitățile operate în fișele de magazie și cele din fișele de cont analitic din contabilitate.
În metoda cantitativ-valorică se pot folosi următoarele formulare:
—
Fișă de magazie (cod 14-3-8 și 14-3-8/a, după caz);
—
Fișă de cont pentru operațiuni diverse (cod 14-6-22 și 14-6-22/a);
—
Balanța analitică a stocurilor (cod 14-6-30/c).
Evidența cantitativă a materialelor se ține la gestiune cu ajutorul fișelor de magazie, care se țin în ordinea fișelor de cont
analitic din contabilitate. În fișele de magazie, înregistrările se fac zilnic, de către gestionar sau de către persoana desemnată, pe baza documentelor de intrare și de ieșire a materialelor. După înregistrare, documentele respective se predau la contabilitate pe bază de borderou. În contabilitate, documentele se înregistrează în fișele de cont analitic pentru valori materiale și se stabilesc stocurile și soldurile, după ce în prealabil s-a verificat modul de emitere și completare a documentelor privind mișcarea materialelor. De asemenea, pe baza acelorași documente, se întocmesc situațiile centralizatoare privind intrările
și
ieșirile
de
materiale,
pentru
înregistrare
în contabilitatea sintetică.
Controlul înregistrărilor din conturile sintetice și cele analitice ale stocurilor se asigură cu ajutorul balanței de verificare analitice, întocmită separat pentru fiecare cont de stoc.
În vederea întocmirii balanței de verificare este necesar să se efectueze controlul asupra concordanței stocurilor scriptice din fișele de magazie cu cele din fișele de cont analitic pentru valori materiale.
În cazul instituțiilor publice cu mai multe gestiuni distincte, precum și în cazul instituțiilor care au subunități cu una sau mai multe gestiuni, dar care nu au compartimente proprii de contabilitate, contabilitatea analitică a stocurilor se poate asigura,
în
cadrul
compartimentului
financiar-contabil
al instituției al cărei conducător are calitatea de ordonator de credite, cu ajutorul Fișei de evidență a materialelor și a materialelor de natura obiectelor de inventar pe locuri de folosință (cod 14-3-9).
34.
Metoda cantitativ-valorică pentru evidența analitică a produselor finite și produselor reziduale se aplică în același mod ca și pentru celelalte stocuri, cu următoarele particularități:
—
atât intrările, cât și ieșirile valorice pot fi înregistrate în fișele de cont analitic pentru stocuri numai lunar, prin înmulțirea cantităților totale de produse finite și produse reziduale cu prețurile unitare respective, fără a mai fi necesară evaluarea cantităților de produse în documente;
—
pentru controlul înregistrărilor din contabilitatea sintetică și cea analitică a produselor finite, în locul balanței de verificare se poate folosi Registrul stocurilor.
35.
Metoda global-valorică se aplică pentru evidența mărfurilor și ambalajelor aflate în unitățile de desfacere cu amănuntul (magazine, restaurante, bufete etc.), folosindu-se formularul comun „Fișa de cont pentru operațiuni diverse” (cod 14-6-22) și raportul de gestiune, după caz.
Potrivit acestei metode, contabilitatea analitică a mărfurilor și ambalajelor se ține global-valoric, atât la gestiune, cât și în contabilitate, iar verificarea concordanței înregistrărilor din evidența gestiunii și din contabilitate se efectuează numai valoric, la perioade stabilite de unitate.
Raportul de gestiune se completează pe baza documentelor de intrare și de ieșire a mărfurilor și ambalajelor și de depunere a numerarului din vânzare, iar în fișele valorice (ținute pe gestiuni în cadrul conturilor de mărfuri și ambalaje din contabilitate) înregistrările se fac pe baza acelorași documente. Soldurile valorice ale mărfurilor și ambalajelor aflate în gestiune se verifică pe baza raportului de gestiune predat la
contabilitate sau cu ocazia inventarierii, după caz.
36.
Metoda global-valorică se folosește, de asemenea, pentru evidența rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor destinate ambalării, precum și la alte categorii de bunuri. În acest caz, evidența cantitativă se poate ține pe feluri de rechizite, imprimate, materiale pentru ambalare etc., la locurile de gestionare, cu ajutorul fișelor de magazie (cod 14-3-8 și 14-3-8/a), care se completează de gestionar sau de către persoana desemnată.
Evidența valorică a mișcărilor se ține în contabilitate, pe gestiuni, în cadrul contului de materiale consumabile, cu ajutorul
fișelor de cont pentru operațiuni diverse (cod 14-6-22 și 14-6-22/a). Înregistrările în fișele de magazie se fac pe baza documentelor de intrare și de ieșire a materialelor consumabile respective și se preiau de către contabilitatea stocurilor, în prealabil făcându-se verificarea
înregistrărilor
din
fișele
de
magazie.
Prin centralizarea datelor din documentele respective se asigură înregistrarea acestora atât în fișele valorice pe gestiuni, cât și în conturile sintetice de stocuri.
37.
Pentru materialele de natura obiectelor de inventar în folosință se ține numai evidența cantitativă cu ajutorul formularului Fișa de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință (cod 14-3-9).
În contabilitate, evidența valorică se ține cu ajutorul Fișei de cont pentru operațiuni diverse (cod 14-6-22 și 14-6-22/a), pe secții (locuri de muncă, unități etc.), în care înregistrările se fac valoric în funcție de intrări și ieșiri (scoateri din uz).
În situația returnării obiectului de inventar uzat, operațiunea înregistrată în Fișa de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință (cod 14-3-9) nu presupune înregistrarea unei intrări în evidența magaziei (depozitului). Datele din procesele-verbale pentru scoaterea din funcțiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale (obiecte de inventar) se confruntă cu datele privind restituirile de obiecte de inventar uzate, consemnate în Fișa de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință (cod 14-3-9).
Controlul exactității înregistrărilor se efectuează la perioadele stabilite de unitate și cu ocazia inventarierilor, evaluându-se stocurile existente pe baza listelor de inventariere (cod 14-3-12, 14-3-12/a și 14-3-12/b) și confruntându-se soldul astfel obținut cu soldul conturilor respective din contabilitate.
38.
Contabilitatea
analitică
a
SDV-urilor
speciale
și AMC-urilor se ține la gestiunea de SDV-uri și AMC-uri, cantitativ, pe persoanele sau comenzile pentru care sunt destinate, cu ajutorul Fișei de magazie (cod 14-3-8 și 14-3-8/a), iar în contabilitate, global-valoric, la nivel de produs.
39.
Contabilitatea stocurilor se ține cantitativ și valoric sau numai valoric prin folosirea inventarului permanent ori a inventarului intermitent.
40.
Entitățile care utilizează metoda inventarului intermitent efectuează inventarierea faptică a stocurilor în cursul perioadei, anual, trimestrial sau lunar, după caz, dar nu mai târziu de finele perioadei de raportare pentru care are de determinat obligații fiscale.
Metoda inventarului intermitent constă în faptul că intrările de stocuri nu se înregistrează prin conturile de stocuri, respectiv conturile din clasa 3, ci prin conturile de cheltuieli, respectiv conturile din clasa 6.
Stabilirea ieșirilor de stocuri în cursul perioadei are la bază inventarierea faptică a stocurilor la sfârșitul perioadei. Ieșirile de stocuri se determină ca
diferență între valoarea stocurilor inițiale, la care se adaugă valoarea intrărilor, și valoarea stocurilor la sfârșitul perioadei stabilite pe baza inventarului, respectându-se relația E = Si + I - Sf,
unde: E — ieșiri;
I — intrări;
Si — stoc inițial;
Sf — stoc final.
La începutul exercițiului, respectiv al perioadei, după caz, se anulează stocul existent ca o ieșire de stoc prin înregistrarea acestuia în clase de cheltuieli privind materiile prime, materialele etc.
articol contabil 6xx = 3xx.
La
sfârșitul
perioadei
stocurile
determinate
în
baza inventarierii efectuate, respectiv cele care nu au fost consumate în
procesul
de
producție
sau
vândute,
după
caz,
se înregistrează ca o intrare de stoc
articol contabil 3xx = 6xx.
Inventarierea stocurilor la sfârșitul perioadei se face în conformitate cu normele metodologice emise de Ministerul
Economiei și Finanțelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de activ și pasiv.
În condițiile în care comisiile de inventariere nu constată existența de stocuri faptice, vor menționa acest fapt în procesul- verbal al comisiei de inventariere.
La locul de depozitare sau de utilizare în procesul de producție a stocurilor se ține o evidență tehnică operativă a stocurilor pe bază de fișă de magazie sau alte documente stabilite de unitate, în conformitate cu procedurile proprii elaborate de conducerea acesteia.
Ieșirile de stocuri aferente unei perioade, înregistrate în contabilitatea financiară, vor fi corelate cu cheltuielile evidențiate în contabilitatea de gestiune, pe comenzi, produse etc., după caz, în funcție de consumurile tehnologice normate.
Inventarul intermitent nu se utilizează în comerțul cu amănuntul în situația în care se aplică metoda global-valorică.
Perioada la care se efectuează inventarierea faptică a stocurilor se alege astfel încât să poată fi stabilite corect obligațiile legale (contabile, fiscale etc).
E.
Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse
41.
Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operațiunile economico-financiare trebuie să fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme metodologice.
Pentru acele situații în care prin alte reglementări speciale se prevede că formularul original trebuie să fie păstrat la altă unitate, atunci la înregistrarea în contabilitate este folosită copia documentului respectiv.
42.
Orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea
unor documente justificative sau contabile are obligația să aducă la cunoștință, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducătorului unității (administratorului unității, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării unității respective).
În termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicării, conducătorul unității trebuie să încheie un proces-verbal, care să cuprindă:
—
datele de identificare a documentului dispărut;
—
numele și prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentului;
—
data și împrejurările în care s-a constatat lipsa documentului respectiv.
Procesul-verbal se semnează de către:
—
conducătorul unității;
—
conducătorul compartimentului financiar-contabil al unității sau persoana împuternicită să îndeplinească această funcție;
—
persoana responsabilă cu păstrarea documentului; și
—
șeful ierarhic al persoanei responsabile cu păstrarea documentului, după caz.
Când
dispariția
documentelor
se
datorează
însuși conducătorului unității, măsurile prevăzute de prezentele norme metodologice se iau de către ceilalți membri ai consiliului de administrație, după caz.
În condițiile în care documentul pierdut a fost întocmit de către unitate într-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmând aceleași proceduri prin care a fost întocmit documentul original, menționându-se în antetul documentului că este reconstituit, și stă la baza înregistrărilor în contabilitate.
43.
Ori de câte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infracțiune, se încunoștințează imediat organele de urmărire penală.
44.
Reconstituirea documentelor se face pe baza unui „dosar de reconstituire“, întocmit separat pentru fiecare caz.
Dosarul de reconstituire trebuie să conțină toate lucrările efectuate
în
legătură
cu
constatarea
și
reconstituirea documentului dispărut, și anume:
—
sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariția documentului;
—
procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
—
dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancționării disciplinare a persoanei vinovate, după caz;
—
dispoziția scrisă a conducătorului unității pentru reconstituirea documentului;
—
o copie a documentului reconstituit.
45.
În cazul în care documentul dispărut a fost emis de altă unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitentă, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitentă. În acest caz, unitatea emitentă va trimite unității solicitante, în termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.
46.
Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu și vizibil mențiunea „DUPLICAT“, cu specificarea numărului și datei dispoziției pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.
Documentele reconstituite conform prezentelor norme metodologice
constituie
baza
legală
pentru
efectuarea înregistrărilor în contabilitate.
Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate. În acest caz, vinovații de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suportă paguba adusă unității, salariaților sau altor
unități,
sumele
respective
recuperându-se
potrivit prevederilor legale.
47.
În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie să emită un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse.
Duplicatul poate fi:
—
o factură nouă, care să cuprindă aceleași date ca și factura inițială, și pe care să se menționeze că este duplicat și că înlocuiește factura inițială; sau
—
o fotocopie a facturii inițiale, pe care să se aplice ștampila societății și să se menționeze că este duplicat și că înlocuiește factura inițială.
48.
Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc răspunderi materiale, care
cuprind
și
eventualele
cheltuieli
ocazionate
de reconstituirea documentelor respective.
Găsirea ulterioară a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate constitui motiv de revizuire a sancțiunilor aplicate, în condițiile legii.
În
cazul
găsirii
ulterioare
a
originalului,
documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal, și se păstrează împreună cu procesul-verbal în
dosarul de reconstituire.
49.
Conducătorii unităților vor lua măsuri pentru asigurarea înregistrării și evidenței curente a tuturor lucrărilor întocmite, primite sau expediate, stabilirea și evidența responsabililor de păstrarea
acestora,
evidența
tuturor
reconstituirilor
de documente,
precum
și
pentru
păstrarea
dosarelor
de reconstituire, pe toată durata de păstrare a documentului reconstituit.
F.
Arhivarea și păstrarea registrelor și a documentelor financiar-contabile
50.
Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, au obligația păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum și a documentelor justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate.
Păstrarea registrelor și a documentelor justificative și contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, după caz.
Registrele și documentele justificative și contabile se pot arhiva, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, de către alte persoane juridice române care dispun de condiții corespunzătoare. Și în acest caz, răspunderea privind arhivarea
documentelor
financiar-contabile
revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării unității beneficiare.
Unitatea care a încredințat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiară, va înștiința organul fiscal teritorial de care aparține despre această situație.
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, să prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.
Organele de control ale Ministerului Economiei și Finanțelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative și contabile și în alte locații decât la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dacă consideră că acestea nu sunt păstrate corespunzător.
51.
Termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de păstrare a registrelor și a documentelor justificative și contabile este de 10 ani cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepția celor prevăzute la pct. 52, 53 și 54.
52.
Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinării taxei pe valoarea adăugată deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt și persoanele parțial impozabile în conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor păstra conform termenului prevăzut la art. 149 alin. (6) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare.
53.
Documentele prevăzute în anexa nr. 4 se pot păstra pe o perioadă de numai 5 ani dacă necesitățile proprii ale unității nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare.
54.
Documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 10 ani se păstrează, de regulă, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.
55.
În caz de încetare a activității persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, documentele contabile se arhivează în conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societățile comerciale, republicată, cu modificările și completările ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie, după caz.
56.
Arhivarea documentelor justificative și contabile se face în conformitate cu prevederile legale și cu următoarele reguli generale:
—
documentele se grupează în dosare, numerotate, șnuruite și parafate;
—
gruparea documentelor în dosare se face cronologic și sistematic, în cadrul fiecărui exercițiu financiar la care se referă acestea. În cazul fuziunii sau al lichidării societății, documentele aferente acestei perioade se arhivează separat;
—
dosarele conținând documente justificative și contabile se păstrează în spații amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
—
evidența documentelor la arhivă se ține cu ajutorul Registrului de evidență, potrivit legii, în care sunt consemnate
dosarele și documentele intrate în arhivă, precum și mișcarea acestora în decursul timpului.
57.
Eliminarea din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat se face de către o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, după caz. În această situație se întocmește un proces-verbal și se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidență al arhivei.
G.
Criteriile minimale privind programele informatice utilizate în activitatea financiară și contabilă
58.
Sistemul informatic de prelucrare automată a datelor la nivelul fiecărei unități trebuie să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice.
La elaborarea și adaptarea programelor informatice vor fi avute în vedere următoarele:
a)
cuprinderea în procedurile de prelucrare a reglementărilor în vigoare și a posibilității de actualizare a acestor proceduri, în funcție de modificările intervenite în legislație;
b)
cunoașterea adecvată a funcțiilor sistemului de prelucrare automată a datelor de către personalul implicat și respectarea acestora;
c)
gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protecției lor împotriva accesului neautorizat, realizarea confidențialității datelor din sistemul informatic;
d)
stabilirea tipului de suport pentru păstrarea datelor de intrare, intermediare sau de ieșire;
e)
soluționarea eventualelor erori care pot să apară în funcționarea sistemului informatic;
f)
verificarea completă sau prin sondaj a modului de funcționare a procedurilor de prelucrare prevăzute de sistemul informatic;
g)
verificarea totală sau prin sondaj a operațiunilor economico-financiare înregistrate în contabilitate, astfel încât acestea să fie efectuate în concordanță strictă cu prevederile actelor normative care le reglementează;
h)
verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat.
59.
Sistemele informatice de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie să răspundă la următoarele criterii considerate minimale:
a)
să asigure concordanța strictă a rezultatului prelucrărilor informatice
cu
prevederile
actelor
normative
care
le reglementează;
b)
să precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiții de siguranță;
c)
fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se regăsească în conținutul unui document, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât și organele de control;
d)
să asigure listele operațiunilor efectuate în contabilitate pe bază de documente justificative, care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum și orice eliminări sau adăugări ulterioare;
e)
să asigure reluarea automată în calcul a soldurilor conturilor obținute anterior;
f)
să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte prevederile Legii nr. 82/1991, republicată;
g)
să precizeze procedurile și suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situațiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;
h)
să nu permită inserări, modificări sau eliminări de date pentru o perioadă închisă;
i)
să asigure următoarele elemente constitutive ale înregistrărilor contabile:
—
data efectuării înregistrării contabile a operațiunii;
—
jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările contabile;
—
numărul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);
j)
să asigure confidențialitatea și protecția informațiilor și a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informații, copii de siguranță pentru programe și informații;
k)
să asigure listări clare, inteligibile și complete, care să conțină următoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagină, după caz:
—
tipul documentului sau al situației;
—
denumirea unității;
—
perioada la care se referă informația;
—
datarea listărilor;
—
paginarea cronologică;
—
precizarea programului informatic și a versiunii utilizate;
l)
să asigure listarea ansamblului de situații financiare și documente de sinteză necesare conducerii operative a unității;
m)
să asigure respectarea conținutului de informații prevăzut pentru formulare;
n)
să permită, în orice moment, reconstituirea conținutului conturilor, listelor și informațiilor supuse verificării; toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări și al unui sold anterior al acelui cont; fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse prelucrării;
o)
să nu permită:
—
deschiderea a două conturi cu același simbol;
—
modificarea simbolului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont;
—
suprimarea unui cont în cursul exercițiului financiar curent sau aferent exercițiului financiar precedent, dacă acesta conține înregistrări sau sold;
—
editarea a două sau a mai multor documente de același tip, cu același număr și conținut diferit de informații;
p)
să permită suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel puțin 2 ani (exerciții financiare), în mod automat sau manual;
r)
să prevadă în documentația produsului informatic modul de organizare și tipul sistemului de prelucrare:
—
monopost sau multipost;
—
monosocietate sau multisocietate;
—
rețea de calculatoare;
—
portabilitatea fișierelor de date;
s)
să precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:
—
preluări pe loturi cu control ulterior;
—
preluări în timp real cu efectuarea controlului imediat;
—
combinarea celor două tipuri;
t)
să permită culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operațiunile contabile;
u)
să posede documentația tehnică de utilizare a programelor informatice necesară exploatării optime a acestora;
v)
să respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea datelor și fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor.
60.
Elaboratorii de programe informatice au obligația de a prevedea, prin contractele de livrare a programelor informatice, clauze privind întreținerea și adaptarea produselor livrate, precum și clauze privind eliminarea posibilităților de modificare a procedurilor de prelucrare automată a datelor de către utilizatori.
Unitățile de informatică sau persoanele care efectuează lucrări cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automată a datelor poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a informațiilor din documente, iar beneficiarii răspund pentru exactitatea și realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.
61.
Utilizatorul trebuie:
—
să se asigure de perenitatea documentației, a diferitelor versiuni ale produsului-program;
—
să organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare astfel încât informațiile să poată fi reprocesate;
—
să dețină la sediul său, pe perioadă neprescrisă, manualul de utilizare complet și actualizat al fiecărui produs-program utilizat.
62.
Pe perioada neprescrisă se va organiza o gestiune a versiunilor, modificărilor, corecturilor și schimbărilor de sistem informatic, produse-program și sistem de calcul.
Dacă unitatea, în cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a datelor, trebuie să se efectueze o reconciliere între datele arhivate și versiunile noi ale produselor-program și ale echipamentelor de calcul.
Arhivele pe suport magnetic trebuie „împrospătate” periodic pentru a asigura accesibilitatea datelor.
63.
Responsabilitățile ce revin personalului unității cu privire la utilizarea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor se stabilesc prin regulamente interne.
H.
Condițiile în care se pot întocmi, edita și arhiva electronic documentele financiar-contabile
64.
Din punct de vedere al bazei de date trebuie să existe posibilitatea reconstituirii în orice moment a conținutului documentelor financiar-contabile.
65.
Documentele financiar-contabile, care se arhivează pe suport WORM (Write Once Read Many), trebuie să fie semnate de persoana care le întocmește, în conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.
66.
Trebuie să existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzând măsurile tehnice și organizatorice care să asigure următoarele cerințe minimale:
a)
confidențialitatea și integritatea comunicațiilor;
b)
confidențialitatea și nonrepudierea tranzacțiilor;
c)
confidențialitatea și integritatea datelor;
d)
restricționarea, detectarea și monitorizarea accesului în sistem;
e)
restaurarea informațiilor gestionate de sistem în cazul unor calamități naturale, evenimente imprevizibile, prin:
—
arhivarea datelor utilizând tehnologia WORM, care să permită inscripționarea o singură dată și accesarea ori de câte ori este nevoie a informațiilor stocate;
—
înregistrarea datelor din documentele financiar-contabile în timp real, în alt sistem de calcul, cu aceleași caracteristici, care să fie amplasat într-o altă locație.
67.
Trebuie să se asigure listarea tuturor documentelor financiar-contabile solicitate de organele de control.
ANEXA NR. 2
NORMELE SPECIFICE
DE ÎNTOCMIRE ȘI UTILIZARE A DOCUMENTELOR FINANCIAR-
CONTABILE
NOMENCLATORUL
documentelor financiar-contabile
Nr.
crt.
Denumire formular
Cod
bază
variantă
0
1
2
3
I. REGISTRELE DE CONTABILITATE
1.
Registrul-jurnal
14-1-1
2.
Registrul-jurnal de încasări și plăți
14-1-1/b
3.
Registrul-inventar
14-1-2
4.
Registrul Cartea mare
14-1-3
5.
- Registrul Cartea mare (șah)
14-1-3/a
II. MIJLOACE FIXE
6.
Registrul numerelor de inventar
14-2-1
7.
Fișa mijlocului fix
14-2-2
8.
Bon de mișcare a mijloacelor fixe
14-2-3 A
9.
- Proces-verbal de scoatere din funcțiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale
14-2-3/aA
10.
Proces-verbal de recepție
14-2-5
11.
- Proces-verbal de recepție provizorie
14-2-5/a
12.
- Proces-verbal de punere în funcțiune
14-2-5/b
III. BUNURI DE NATURA STOCURILOR
13.
Notă de recepție și constatare de diferențe
14-3-1A
14.
Bon de primire în consignație
14-3-2
15.
Bon de predare, transfer, restituire
14-3-3A
16.
Bon de consum
14-3-4A
17.
- Bon de consum (colectiv)
14-3-4/aA
18.
- Fișă limită de consum
14-3-4/bA
19.
- Listă zilnică de alimente
14-3-4/dA
20.
Dispoziție de livrare
14-3-5A
21.
Aviz de însoțire a mărfii
14-3-6A
22.
Fișă de magazie
14-3-8
23.
- Fișă de magazie (cu două unități de măsură)
14-3-8/a
24.
Fișă de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință
14-3-9
25.
Registrul stocurilor
14-3-11
26.
- Registrul stocurilor
14-3-11/a
27.
Listă de inventariere
14-3-12
28.
- Listă de inventariere
14-3-12/b
29.
- Listă de inventariere (pentru gestiuni global-
valorice)
14-3-12/a
IV. MIJLOACE BĂNEȘTI ȘI DECONTĂRI
30.
Chitanță
14-4-1
31.
- Chitanță pentru operațiuni în valută
14-4-1/a
32.
Proces-verbal de plăți
14-4-3A
33.
Dispoziție de plată/încasare către casierie
14-4-4
34.
Registru de casă
14-4-7A
35.
- Registru de casă
14-4-7/bA
36.
- Registru de casă (în valută)
14-4-7/aA
37.
- Registru de casă (în valută)
14-4-7/cA
38.
Borderou de achiziție
14-4-13
39.
- Borderou de achiziție (de la producători
individuali)
14-4-13/b
40.
Decont pentru operațiuni în participație
14-4-14
V. SALARII ȘI ALTE DREPTURI DE PERSONAL
41.
- Stat de salarii
14-5-1/a
42.
- Stat de salarii (fără elementele componente ale
salariului total)
14-5-1/b
43.
- Stat de salarii (fără elementele componente ale salariului total)
14-5-1/c
44.
- Stat de salarii
14-5-1/k
45.
- Listă de avans chenzinal
14-5-1/d
46.
Ordin de deplasare (delegație)
14-5-4
47.
- Ordin de deplasare (delegație) în străinătate
(transporturi internaționale)
14-5-4/a
48.
Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe)
14-5-5
49.
Decont de cheltuieli valutare (transporturi
internaționale)
14-5-5/a
VI. CONTABILITATE GENERALĂ
50.
Notă de debitare-creditare
14-6-1A
51.
Notă de contabilitate
14-6-2A
52.
Extras de cont
14-6-3
53.
Jurnal privind operațiunile de casă și bancă
14-6-5
54.
Jurnal privind decontările cu furnizorii
14-6-6
55.
Situația încasării-achitării facturilor
14-6-7
56.
Jurnal privind consumurile și alte ieșiri de stocuri
14-6-8
57.
Jurnal privind salariile, contribuția pentru asigurări sociale, protecția socială a șomerilor și
asigurări sociale de sănătate
14-6-10
58.
Borderou de primire a obiectelor în consignație
14-6-14
59.
Borderou de ieșire a obiectelor din consignație
14-6-15
60.
Jurnal privind operațiuni diverse (pentru conturi sintetice)
14-6-17
61.
Fișă de cont analitic pentru cheltuieli efective de producție
14-6-21
62.
- Fișă de cont analitic pentru cheltuieli
14-6-21/a
63.
Fișă de cont pentru operațiuni diverse
14-6-22
64.
- Fișă de cont pentru operațiuni diverse (în valută
și în lei)
14-6-22/a
65.
Document cumulativ
14-6-24
66.
- Document cumulativ
14-6-24/b
67.
Balanță de verificare (cu patru egalități)
14-6-30
68.
- Balanță de verificare (cu patru egalități)
14-6-30/A
69.
- Balanță de verificare (cu cinci egalități)
14-6-30/a
70.
- Balanță de verificare (cu cinci egalități)
14-6-30/b1
71.
- Balanță de verificare (cu cinci egalități)
14-6-30/b2
72.
- Balanță de verificare (cu șase egalități)
14-6-30/b
73.
- Balanță analitică a stocurilor
14-6-30/c
VII. ALTE SUBACTIVITĂȚI
74.
Situația activelor gajate sau ipotecate
14-8-1
75.
- Situația bunurilor sechestrate
14-8-1/a
76.
Decizie de imputare
14-8-2
77.
- Angajament de plată
14-8-2/a
GRUPA I REGISTRELE
DE CONTABILITATE
REGISTRUL – JURNAL (Cod 14-1-1)
1.
Servește ca document contabil obligatoriu de înregistrare cronologică și sistematică a modificării elementelor de activ și de pasiv ale unității.
2.
Se întocmește de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, într-un singur exemplar.
Numerotarea filelor registrelor se va face în ordine crescătoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completării lor.
Se întocmește lunar, prin înregistrarea cronologică a documentelor în care se reflectă mișcarea elementelor de activ și de pasiv ale unității.
În cazul în care unitatea folosește jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecăruia se poate trece în registrul-jurnal.
Registrul-jurnal se editează la cererea organelor de control sau în funcție de necesitățile unității.
În cazul în care o unitate are subunități dispersate teritorial care conduc contabilitatea până la balanța de verificare, registrul-jurnal se poate conduce de către subunități, cu condiția înregistrării acestuia la nivelul subunității.
În coloana 1 se înscrie numărul curent al operațiunilor înregistrate începând de la 1 ianuarie, sau de la începutul activității, până la 31 decembrie, sau încetarea activității.
În coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) când se efectuează înregistrarea în registru.
În coloana 3 se trece felul documentului (factura, chitanța, jurnalul privind operațiunile de casă și bancă, jurnalul decontărilor cu furnizorii etc.), precum și numărul și data acestuia.
În coloana 4 se trece felul operațiunii, dându-se explicațiile în legătură cu operațiunea respectivă. Această coloană se completează numai atunci cand este cazul.
În coloanele 5 și 6 se trece simbolul conturilor debitoare și, respectiv, creditoare.
În coloanele 7 și 8 se trec sumele totale, debitoare și creditoare din documentul respectiv (bon, factură, jurnal auxiliar, notă de contabilitate etc.).
Lunar se totalizează sumele debitoare și sumele creditoare.
3.
Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
În condițiile conducerii contabilității cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, fiecare operațiune economico-financiară se va înregistra prin articole contabile, în mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în unitate.
REGISTRUL-JURNAL DE ÎNCASĂRI ȘI PLĂȚI (cod 14-1-1/b)
1.
Servește ca:
-
document de înregistrare a încasărilor și plăților;
-
document de stabilire a situației financiare a contribuabilului care conduce evidența contabilă în partidă simplă;
-
probă în litigii.
2.
Se întocmește într-un singur exemplar de către contribuabili, făcându-se înregistrarea operațiunilor efectuate pe baza documentelor justificative, distinct, pe fiecare operațiune, fără a se lăsa rânduri libere, după ce a fost numerotat, șnuruit, parafat și înregistrat la organul fiscal teritorial.
Pentru fiecare asociație fără personalitate juridică se va întocmi câte un registru-jurnal de încasări și plăți.
În Registrul-jurnal de încasări și plăți se înregistrează nu numai operațiunile în numerar, ci și cele efectuate prin contul curent de la bancă.
Contribuabilii plătitori de taxă pe valoarea adăugată vor înregistra sumele încasate sau plătite, exclusiv taxa pe valoarea adăugată.
Operațiunile înregistrate în Registrul-jurnal de încasări și plăți se totalizează anual.
Numerotarea filelor se va face în ordine crescătoare, iar după completarea integrală se deschide un nou registru înregistrat și parafat, care va fi numerotat în ordine crescătoare.
Acest registru se parafează de către organul fiscal teritorial la începerea și la încetarea activității.
În condițiile conducerii evidenței contabile în partidă simplă cu ajutorul tehnicii de calcul, fiecare operațiune economico-financiară se va înregistra în ordine cronologică, în funcție de data de întocmire sau de intrare a documentelor. În această situație Registrul-jurnal de încasări și plăți se editează lunar, iar paginile vor fi numerotate pe măsura editării lor.
Registrul-jurnal de încasări și plăți parafat și înregistrat la organul fiscal teritorial va fi completat lunar, prin preluarea totalului sumelor din Registrul-jurnal de încasări și plăți obținut cu ajutorul tehnicii de calcul.
Practicienii în insolvență, persoane fizice sau juridice, care își desfășoară activitatea în conformitate cu prevederile Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 86/2006 privind organizarea activității practicienilor în insolvență, cu modificările și completările ulterioare, completează registrul – jurnal de încasări și plăți după ce a fost numerotat, șnuruit, parafat și înregistrat în evidența unității.
3.
Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.
4.
Se arhivează împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii
lui.
REGISTRUL-INVENTAR (Cod 14-1-2)
1.
Servește ca document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ și de pasiv.
2.
Se întocmește de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, într-un singur exemplar, după ce a fost numerotat, șnuruit, parafat și înregistrat în evidența unității.
Se completează la începutul activității, la sfârșitul exercițiului financiar sau cu ocazia încetării activității, fără ștersături și fără spații libere, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere și respectiv în procesele-verbale de inventariere a elementelor de activ și de pasiv, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi, după caz.
Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ și de pasiv grupate după natura lor, conform posturilor din bilanț. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operațiunea de inventariere se actualizează cu intrările și ieșirile din perioada cuprinsă între data inventarierii și data încheierii exercițiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-inventar. Operațiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la sfârșitul exercițiului financiar să fie reflectată situația reală a elementelor de activ și de pasiv.
Creanțele și obligațiile față de terți sunt supuse inventarierii pe baza confirmării extraselor soldurilor conturilor analitice debitoare și creditoare, sau a punctajelor reciproce, în funcție de necesități.
În cazul încetării activității, registrul-inventar se completează cu valoarea elementelor de activ și de pasiv inventariate faptic la acea dată.
În cazul în care o unitate are subunități dispersate teritorial care conduc contabilitatea până la nivel de balanță de verificare, registrul-inventar se poate conduce de către subunități, în condițiile înregistrării acestuia în evidența subunității.
În coloana 1 se înscrie numărul curent al fiecărei operațiuni înregistrate în ordine cronologică, de la deschiderea acestuia până la epuizarea filelor sau încetarea activității.
În coloana 2 vor fi recapitulate elementele inventariate, detaliat pe fiecare cont de activ și de pasiv, conturile de valori materiale putând fi defalcate pe gestiuni.
În coloana 3 se înscrie valoarea contabilă a elementelor inventariate.
În coloana 4 se înscrie valoarea de inventar a elementelor de activ și de pasiv, stabilită de membrii comisiei de inventariere (pe baza listelor de inventariere și a proceselor-verbale de inventariere).
În coloana 5 se trec diferențele din evaluare, calculate ca diferență între valoarea contabilă și valoarea de inventar.
În coloana 6 se menționează cauzele diferențelor (deprecieri, dezmembrări, dezasortări, calamități, terți neidentificați etc.).
3.
Nu
circulă,
fiind
document
de
înregistrare
contabilă
a
rezultatelor inventarierii.
4.
Se
arhivează
la
compartimentul
financiar-contabil,
împreună
cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.
REGISTRUL CARTEA MARE (Cod 14-1-3)
1.
Servește:
-
la stabilirea rulajelor lunare și a soldurilor pe conturi sintetice, la unitățile care aplică forma de înregistrare „pe jurnale“;
-
la verificarea înregistrărilor contabile efectuate;
-
la întocmirea balanței de verificare.
2.
Se întocmește într-un exemplar, în cadrul compartimentului financiar- contabil, lunar, pentru debitul și respectiv pentru creditul fiecărui cont sintetic, pe măsura înregistrării operațiunilor.
Se completează pe baza documentelor justificative, documentelor cumulative centralizatoare și jurnalelor, după caz, astfel:
-
rulajul creditor se reportează din jurnalul contului respectiv, într-o singură sumă, fără desfășurarea pe conturi corespondente;
-
sumele cu care a fost debitat contul respectiv în diverse jurnale se reportează din acele jurnale, obținându-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente;
-
soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se stabilește în funcție de rulajele debitoare și creditoare ale contului respectiv, ținându-se seama de soldul de la începutul anului (care se înscrie pe rândul destinat în acest scop).
3.
Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fișa de cont pentru operațiuni diverse.
4.
Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.
5.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
REGISTRUL CARTEA MARE (ȘAH – Cod 14-1-3/a)
1.
Servește:
-
la ținerea contabilității sintetice a operațiunilor economico-financiare în unitățile care utilizează forma de înregistrare contabilă „maestru-șah“;
-
la întocmirea balanței de verificare a conturilor sintetice.
2.
Se întocmește într-un exemplar, în cadrul compartimentului financiar- contabil, lunar, separat pentru debitul și separat pentru creditul fiecărui cont sintetic, pe măsura înregistrării operațiunilor.
Se completează pe baza documentelor justificative, documentelor cumulative centralizatoare și a notelor de contabilitate.
La începutul anului, la deschiderea fișelor, pe primul rând al coloanei „Suma“ se înregistrează soldul inițial, pe baza balanței conturilor sintetice încheiată la finele anului precedent. Soldul înscris în fișă se barează și apoi se efectuează înregistrarea operațiunilor lunii ianuarie.
La sfârșitul lunii, se adiționează pe verticală sumele pe conturi corespondente și se barează. Totalul sumelor din coloanele „Conturi corespondente“, adunate pe orizontală, trebuie să fie egal cu totalul sumelor din coloana „Suma“ adunate pe verticală.
Cartea mare (șah) poate fi folosită pentru o perioadă mai mare (trimestru, semestru, an), dacă numărul operațiunilor economico-financiare este prea mare. În acest caz, este necesar să se stabilească totalul sumelor separat pentru fiecare lună. În cazul balanței cu patru egalități, în Cartea mare (șah), pe lângă rulajele lunare, este necesar să se stabilească și rulajele cumulate de la începutul anului
(inclusiv soldurile inițiale).
3.
Registrul Cartea mare (șah) poate fi înlocuit cu Fișa de cont pentru operațiuni diverse.
4.
Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.
5.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
GRUPA a II-a MIJLOACE FIXE
REGISTRUL NUMERELOR DE INVENTAR (Cod 14-2-1)
1.
Servește ca document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe existente în unitate, în vederea identificării lor.
2.
Se întocmește de către compartimentul financiar-contabil prin înregistrarea cronologică a mijloacelor fixe intrate în unitate.
Se poate folosi fie câte un registru pentru fiecare grupă de mijloace fixe, fie un registru pentru mai multe grupe, în funcție de numărul mijloacelor fixe existente și al celor care urmează a intra în unitate.
În scopul asigurării controlului asupra existenței mijloacelor fixe, se atribuie fiecărui mijloc fix, care constituie obiect de evidență, un număr de inventar în momentul intrării în unitate prin achiziționare, construire, confecționare, transfer etc. (cu excepția celor luate cu chirie), care se consemnează în registrul numerelor de inventar. Numerele de inventar atribuite mijloacelor fixe care circulă prin schimb (tuburi pentru oxigen, butoaie etc.) nu se imprimă pe acestea.
Numerotarea mijloacelor fixe în cadrul registrului se face, de regulă, în ordinea succesivă a numerelor și/sau pe grupe de mijloace fixe.
Numărul de inventar atribuit unui mijloc fix urmează să fie trecut în toate documentele care privesc mijlocul fix respectiv.
Numărul de inventar atribuit se imprimă direct pe obiect (cu vopsea sau prin poansonare) sau se gravează pe o plăcuță ce se fixează pe mijlocul fix respectiv sau prin alte mijloace care să asigure identificarea mijlocului fix respectiv.
Pe fiecare obiect este obligatoriu să se imprime și inițialele unității căreia îi aparțin mijloacele fixe respective.
Pentru mijloacele fixe complexe (formate din mai multe obiecte componente) și pentru mijloacele fixe a căror evidență se ține pe tronsoane (conducte de distribuție gaz metan, drumuri, linii electrice etc.), pe fiecare obiect se indică numărul de inventar atribuit. În aceste cazuri, este necesar ca, pe lângă numărul de inventar respectiv, să se folosească și numere suplimentare.
Numerele de inventar ale mijloacelor fixe transferate altor unități sau scoase din funcțiune nu pot fi atribuite altor mijloace fixe intrate în unitate. Aceste numere rămân libere până la renumerotarea mijloacelor fixe, când se întocmește un nou registru al numerelor de inventar.
Mijloacele fixe închiriate se evidențiază în contabilitatea unității care le-a luat cu chirie, în conturi în afara bilanțului, cu numerele de inventar atribuite de unitatea care le-a dat cu chirie.
Principalele date ale formularului se completează astfel:
–
în coloana 1 se înscrie numărul de inventar;
–
în coloana 2 se înscrie codul mijlocului fix;
–
în coloana 3 se înscriu, pe scurt, datele strict necesare pentru identificarea mijlocului fix;
-
în coloana 4 se înscrie locul unde se află mijlocul fix. În cazul mișcărilor frecvente, această coloană se completează cu creionul negru, pentru a se putea șterge denumirea locului de folosință anterior și a se înscrie noul loc unde se află mijlocul fix;
-
coloana 5 se folosește în măsura în care sunt necesare și alte mențiuni decât cele făcute în celelalte coloane, ca, de exemplu, mențiuni privind transferul sau scoaterea din funcțiune a mijlocului fix, data instituirii gajului și beneficiarul acestuia, după caz.
3.
Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul
minimal obligatoriu
de
informații
al
formularului este următorul:
-
denumirea formularului;
-
denumirea unității;
-
numărul de inventar; codul de clasificare; denumirea mijlocului fix și caracteristici tehnice; locul unde se află.
FIȘA MIJLOCULUI FIX (Cod 14-2-2)
1.
Servește ca document pentru evidența analitică a mijloacelor fixe.
2.
Se întocmește într-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de același fel și de aceeași valoare, care au aceleași cote de amortizare și sunt puse în funcțiune în aceeași lună.
Se păstrează pe grupe de mijloace fixe, în ordinea codurilor din clasificarea imobilizărilor corporale conform legislației în vigoare, iar în cadrul acestora, fișele mijloacelor fixe se grupează pe locuri de folosință.
Fișele mijloacelor fixe scoase din funcțiune sau transferate se evidențiază separat.
Se
completează
pe
baza
documentelor
justificative
privind
mișcarea mijloacelor fixe sau modificarea valorii de inventar a acestora, ca urmare a completării, îmbunătățirii, modernizării sau reevaluării lor (bon de mișcare a mijloacelor fixe, proces-verbal de scoatere din funcțiune etc.).
Când formularul este folosit ca fișă colectivă, mijloacele fixe se înscriu pe un singur rând, specificându-se în prima coloană numerele de inventar atribuite. În acest caz, valoarea unitară de inventar se poate înscrie în coloana a treia a formularului.
În coloana „Bucăți“, intrările se înscriu „în negru“, iar ieșirile „în roșu“.
Înregistrările în coloanele „Debit“, „Credit“ și „Sold“ se fac la valoarea de inventar a mijloacelor fixe.
În rubrica destinată datelor tehnice de identificare a mijlocului fix, în afară de datele privind marca, numărul de fabricație, seria, se înscriu și părțile componente ale mijlocului fix.
Data amortizării complete și cota de amortizare se înscriu în spațiile rezervate.
3.
Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea formularului;
-
numărul de inventar;
-
felul, seria, numărul și data documentului de proveniență;
-
valoarea de inventar;
-
amortizarea lunară;
-
denumirea mijlocului fix și caracteristicile tehnice;
-
accesorii;
-
grupa;
-
codul de clasificare;
-
data dării în folosință (anul, luna);
-
data amortizării complete (anul, luna);
-
durata normală de funcționare; cota de amortizare (%), după caz;
Verso, după caz:
-
numărul de inventar; documentul (felul, numărul, data); operațiunile care privesc mișcarea, creșterea sau diminuarea valorii mijlocului fix; debit; credit; sold; date privind gajul instituit asupra mijlocului fix, după caz.
BON DE MIȘCARE A MIJLOACELOR FIXE (Cod 14-2-3A)
1.
Servește ca:
-
document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe între două locuri de folosință ale unității (secție, serviciu, brigadă, atelier, unități subordonate etc.);
-
document de însoțire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la secția sau subunitatea predătoare la cea primitoare;
-
document justificativ de înregistrare în evidența responsabilului cu mijloacele fixe la locurile de folosință și în contabilitate.
2.
Se întocmește în două exemplare de către persoana desemnată de compartimentul care dispune mișcarea mijloacelor fixe (compartimentul mecanic-șef, energetic-șef, administrativ etc.).
3.
Circulă:
-
la persoana care aprobă mișcarea mijlocului fix în cadrul unității (ambele exemplare);
-
la secția (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) predătoare, pentru semnare de predare de către responsabilul cu mijloacele fixe și pentru semnare de primire de către delegatul secției, serviciului etc. primitor (ambele exemplare);
-
la secția (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) primitoare (împreună cu mijlocul fix), pentru înregistrarea în evidență la locul de folosință (exemplarul 1);
-
la compartimentul financiar-contabil pentru înregistrarea mișcării mijlocului fix (exemplarul 1).
4.
Se arhivează:
-
la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);
-
la secția (serviciul, atelierul, subunitatea) predătoare (exemplarul 2).
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea formularului;
-
numărul documentului; data eliberării (ziua, luna, anul); predător; primitor;
-
numărul curent; denumirea mijlocului fix și caracteristicile tehnice; numărul de inventar; bucăți; valoarea de inventar;
-
subunitatea
predătoare
(secție,
atelier
etc.);
numele
și
prenumele; semnătura;
-
subunitatea primitoare (secție, atelier etc.); numele și prenumele; semnătura;
-
aprobat: data, semnătura.
PROCES-VERBAL DE SCOATERE DIN FUNCȚIUNE A MIJLOACELOR FIXE/DE DECLASARE A UNOR BUNURI MATERIALE (Cod 14-2-3/aA)
1.
Servește ca:
-
document de constatare a îndeplinirii condițiilor necesare scoaterii din funcțiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință și de declasare a altor bunuri materiale decât mijloacele fixe, potrivit dispozițiilor legale;
-
document de consemnare a scoaterii efective din funcțiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință sau de declasare a bunurilor materiale;
-
document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente și materialelor rezultate din scoaterea efectivă din funcțiune
a mijloacelor fixe, precum și din scoaterea din uz a bunurilor materiale propuse pentru declasare;
-
document justificativ de înregistrare în evidența magaziilor (depozitelor) și în contabilitate.
2.
Se întocmește în două exemplare, separat pentru mijloace fixe, materiale de natura obiectelor de inventar în folosință și bunuri materiale aflate în gestiunea unui singur gestionar, pe baza documentației prevăzute în normele legale (notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus a fi scos din funcțiune, deviz estimativ al reparației
capitale,
act
constatator
al
avariei,
avize,
notă
justificativă
privind descrierea degradării bunurilor materiale, specificația bunurilor materiale propuse pentru declasare etc.).
Formularul se completează astfel:
-
capitolele I și II, de către comisia constituită în acest scop, după caz, cu constatările și concluziile rezultate din analiza documentației primite și din verificarea stării mijloacelor fixe propuse a fi scoase din funcțiune, scoaterii din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință sau a bunurilor materiale propuse pentru declasare, se semnează de către membrii comisiei;
-
capitolul III, după aprobarea propunerilor și efectuarea scoaterii din funcțiune, din uz sau declasării, de către comisia de analiză și avizare a propunerii de declasare a bunurilor materiale sau de delegații numiți de conducerea unității care semnează pentru realitatea operațiunilor; servește și ca document de predare la magazie
(depozit)
a
ansamblelor,
subansamblelor,
pieselor
componente
și materialelor rezultate din scoaterea din funcțiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau din declasarea bunurilor materiale.
Se menționează că, în cazul scoaterii din funcțiune a mijloacelor fixe, numărul de inventar se va trece la cap. II în coloana „Denumirea“. În situația în care capitolul III se completează în alte exerciții financiare, este necesar să se întrunească o nouă comisie care să întocmească un nou proces-verbal de scoatere din funcțiune a
mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale, care să confirme datele completate în acest capitol.
3.
Circulă:
-
la persoana autorizată să aprobe scoaterea din funcțiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale (ambele exemplare);
-
la secție (serviciu, subunitate) pentru înregistrarea în evidență la locul de folosință a mijloacelor fixe scoase din funcțiune (ambele exemplare);
-
la magazie (depozitul de materiale), pentru descărcarea gestiunii, respectiv înregistrarea în evidență a bunurilor materiale declasate (ambele exemplare);
-
la magazia primitoare, pentru semnare de către gestionar a primirii în gestiune a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente și materialelor rezultate din scoaterea efectivă din funcțiune a mijloacelor fixe și materialelor recuperabile și refolosibile, rezultate din scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință sau din declasarea bunurilor materiale (ambele exemplare);
-
la compartimentul financiar-contabil, pentru verificarea și înregistrarea operațiunilor privind scoaterea din funcțiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință sau declasarea bunurilor materiale (exemplarul 1);
-
la compartimentul care a făcut propunerile de scoatere din funcțiune, din uz sau de declasare, pentru înregistrare (exemplarul 2).
4.
Se arhivează:
-
la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);
-
la compartimentul care ține evidența mijloacelor fixe (exemplarul 2).
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității;
-
denumirea, numărul și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
-
aprobat; data;
-
predătorul;
-
constatările și concluziile comisiei;
-
mijloacele fixe scoase din funcțiune sau bunurile materiale declasate;
-
numărul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; prețul unitar; valoarea; amortizarea până la scoaterea din funcțiune;
-
ansamble, subansamble, piese, componente și materiale rezultate, după caz;
-
numărul și data (ziua, luna, anul) documentului;
-
predătorul;
-
primitorul;
-
numărul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; prețul unitar; valoarea;
-
numele, prenumele și semnătura membrilor comisiei și a gestionarului pentru primire.
PROCES-VERBAL DE RECEPȚIE (Cod 14-2-5) PROCES-VERBAL DE RECEPȚIE PROVIZORIE (Cod 14-2-5/a) PROCES-VERBAL DE PUNERE ÎN FUNCȚIUNE (Cod 14-2-5/b)
1.
Servește ca:
-
document de înregistrare în evidența operativă și în contabilitate;
-
document de consemnare a stadiului în care se află obiectivul de investiții;
-
document de apreciere a calității lucrărilor privind obiectivul de investiții;
-
document de aprobare a recepției (cod 14-2-5);
-
document de constatare a îndeplinirii condițiilor de recepție provizorie a obiectivului de investiții (cod 14-2-5/a);
-
document de aprobare a recepției provizorii a obiectivului de investiții (cod 14-2- 5/a);
-
document de punere în funcțiune a obiectivului de investiții (cod 14-2-5/b).
2.
Se întocmește în trei exemplare, la data punerii în funcțiune a mijlocului fix,
astfel:
-
procesul-verbal de recepție (cod 14-2-5) se întocmește pentru mijloacele fixe indepedente care nu necesită montaj și nici probe tehnologice (utilaje pentru intervenție, unelte, accesorii de producție, mijloace de transport auto, animale etc.), acestea considerându-se puse în funcțiune la data achiziționării lor;
-
procesul-verbal de recepție provizorie (cod 14-2-5/a) se întocmește pentru utilajele care necesită montaj, dar care nu necesită probe tehnologice, produse cu ciclu lung de fabricație care depășesc un exercițiu bugetar, realizate pe faze de fabricație, precum și clădirile și construcțiile speciale care nu deservesc procese tehnologice, acestea considerându-se puse în funcțiune la data terminării montajului, respectiv la data terminării construcției;
-
procesul-verbal de punere în funcțiune (cod 14-2-5/b) se întocmește pentru utilajele și instalațiile care necesită montaj și probe tehnologice, precum și clădirile și construcțiile speciale care deservesc procese tehnologice, acestea considerându-se puse în funcțiune la terminarea probelor tehnologice.
Se
întocmește
de
către
secretarul
comisiei
numite
pentru
recepționarea obiectivului de investiții, în prezența membrilor comisiei care este formată din: președinte, specialiști-consultanți, asistenți la recepție.
3.
Circulă:
-
la persoanele care fac parte din comisie (exemplarele 1, 2 și 3);
-
la compartimentul care efectuează operațiunea de control financiar preventiv (exemplarul 2);
-
la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea și înregistrarea procesului- verbal de recepție (exemplarele 2 și 3).
4.
Se arhivează:
La furnizor (antreprenor):
-
la compartimentul financiar-contabil (exemplarele 2 și 3). La beneficiar:
-
la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).
GRUPA a III-a BUNURI DE NATURA
STOCURILOR
NOTĂ DE RECEPȚIE ȘI CONSTATARE DE DIFERENȚE (Cod 14-3-1A)
1.
a) Servește ca:
-
document pentru recepția bunurilor aprovizionate;
-
document justificativ pentru încărcare în gestiune;
-
document justificativ de înregistrare în contabilitate.
b)
Se folosește ca document de recepție obligatoriu numai în cazul:
-
bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoțire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite;
-
bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;
-
bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
-
bunurilor materiale care sosesc neînsoțite de documente de livrare;
-
bunurilor materiale care prezintă diferențe la recepție;
-
mărfurilor intrate în gestiunile la care evidența se ține la preț de vânzare.
c)
În alte cazuri decât cele menționate la lit. b), recepția și încărcarea în gestiune, după caz, și înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoțește transportul (factura, avizul de însoțire a mărfii etc.).
2.
Se întocmește în două exemplare, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepției. În situația în care la recepție se constată diferențe, Nota de recepție și constatare de diferențe se întocmește în trei exemplare de către comisia de recepție legal constituită.
În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranșe, se întocmește câte un formular pentru fiecare tranșă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoțire a mărfii.
Datele de pe verso formularului se completează numai atunci când se constată diferențe la recepție.
3.
Circulă:
-
la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepționate (toate exemplarele);
-
la
compartimentul
financiar-contabil,
pentru
întocmirea
formelor
privind reglementarea
diferențelor
constatate
(toate
exemplarele),
precum
și
pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică, atașată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoțire a mărfii);
-
la unitatea furnizoare (exemplarul 2) și la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității;
-
denumirea, numărul și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
-
numărul facturii/avizului de însoțire al mărfii etc., după caz;
-
numărul curent; denumirea bunurilor recepționate; U/M; cantitatea conform documentelor însoțitoare; cantitatea recepționată, prețul unitar de achiziție și valoarea, după caz;
-
numele, prenumele și semnătura membrilor comisiei de recepție, în condițiile în care se face recepția mărfii primite direct de la furnizor sau data primirii în gestiune și semnătura gestionarului în situația în care apar diferențe;
-
prețul de vânzare și valoarea la preț de vânzare, după caz, pentru unitățile cu amănuntul.
În condițiile în care nu se înscriu datele valorice în Nota de recepție și constatare de diferențe, este obligatoriu ca aceste date să se regăsească într-un alt document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a valorii bunurilor.
BON DE PRIMIRE ÎN CONSIGNAȚIE (Cod 14-3-2)
1.
Servește ca:
-
dovadă de primire/predare a obiectului spre vânzare în consignație;
-
document de înregistrare în contabilitate.
2.
Se întocmește de către unitățile de consignație în două exemplare. La primirea obiectului se face descrierea caracteristicilor acestuia și se stabilește prețul de vânzare în funcție de prețul de evaluare sau de achiziție.
Ambele exemplare sunt semnate de către deponent și prețuitor, din care primul exemplar este predat deponentului drept dovadă că a predat obiectul pentru vânzare în regim de consignație.
Reducerile de preț se calculează pe baza unei declarații semnate de deponent, în care se specifică noul preț de evaluare sau de achiziție și se completează rubricile destinate acestei operațiuni.
Restituirile se fac la cererea deponentului, semnându-se pentru primirea obiectelor restituite.
În cazul în care deponentul este plătitor de TVA, mărfurile depuse în consignație sunt însoțite de avizul de însoțire a mărfii care va purta mențiunea: „pentru vânzare în regim de consignație“. Unitatea de consignație va face încărcarea în gestiune cu mărfurile primite spre vânzare pe baza facturii primite de la deponent, lunar după ce marfa a fost vândută.
Exemplarul al doilea constituie fișa de evidență pentru înregistrare în contabilitatea unității de consignație.
3.
Circulă la:
-
deponent pentru confirmarea de predare a obiectului pentru vânzare în consignație (exemplarul 1);
-
la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității; codul unic de înregistrare; localitatea; județul;
-
denumirea, numărul și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
-
numărul curent; denumirea obiectului; descrierea obiectului și caracteristicile lui; cantitatea depusă; prețul de evaluare (achiziție); comisionul; TVA, după caz; prețul de vânzare; valoarea totală;
-
valoarea totală la primire (în cifre și litere);
-
semnătura deponentului pentru luarea la cunoștință de instrucțiunile prevăzute pe verso;
-
semnătura de primire spre vânzare în consignație;
-
datele de identificare ale deponentului (numele și prenumele, adresa, B.I./ C.I. – seria, nr., secția de poliție);
-
semnătura prețuitorului, dacă este cazul;
-
ștampila unității;
-
restituiri (denumirea obiectului, cantitatea restituită, semnătura deponentului, comisionul acordat);
-
reduceri de preț acordate de deponent cf. Declarației nr. … din data de … (denumirea obiectului, prețul de evaluare).
BON DE PREDARE, TRANSFER, RESTITUIRE (Cod 14-3-3A)
În cazul utilizării ca bon de predare a produselor finite la depozit
1.
Servește ca:
–
document de predare la magazie a produselor finite;
–
document justificativ pentru încărcare în gestiune;
–
document justificativ de înregistrare în evidența magaziei și în contabilitate;
–
sursă de date pentru urmărirea realizării producției;
–
sursă de date pentru calculul și plata salariilor.
2.
Se întocmește în două exemplare, pe măsura predării la magazie a produselor, de către secție, atelier etc.
Dacă operațiunile de predare-primire a produselor nu pot fi suspendate în timpul inventarierii magaziei de produse finite, comisia de inventariere trebuie să înscrie pe documentul respectiv mențiunea „primit în timpul inventarierii“.
3.
Circulă:
–
la magazia de produse finite, semnându-se de predare de către secție (atelier) și de primire în gestiune de către gestionar (ambele exemplare);
–
la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate, semnându-se pentru certificarea acestui control (ambele exemplare), după caz;
–
la
compartimentul
financiar-contabil
pentru
efectuarea
înregistrărilor
în contabilitatea sintetică și analitică (exemplarul 1);
–
la compartimentul care urmărește realizarea producției (exemplarul 2).
4.
Se arhivează:
–
la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidența (exemplarul 1);
- la compartimentul care urmărește realizarea producției (exemplarul 2).
În cazul utilizării ca bon de predare a materialelor refolosibile la magazie
1.
Servește ca:
–
document de predare la magazie a materialelor refolosibile rezultate din secțiile de fabricație principale și auxiliare;
–
document justificativ pentru încărcare în gestiune;
–
document justificativ de înregistrare în contabilitate.
2.
Se întocmește în două exemplare,
pe
măsura
predării
la magazie a materialelor refolosibile de către secții, ateliere etc. și se semnează de șeful secției care dispune predarea.
3.
Circulă:
–
la magazia de materiale refolosibile, semnându-se de predare de către delegatul secției, atelierului etc. și de primire în gestiune de către gestionar (ambele exemplare);
–
la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidența, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică și analitică (exemplarul 1 pentru evidența materialelor și exemplarul 2 pentru evidența costurilor).
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).
În cazul utilizării ca bon de predare a semifabricatelor la magazie
1.
Servește ca:
–
document de predare la magazie sau între secții a semifabricatelor rezultate din producție;
–
document justificativ pentru încărcare în gestiune;
–
document justificativ de înregistrare în contabilitate;
–
sursă de date pentru calculul și plata salariilor.
2.
Se
întocmește
în
două
exemplare,
pe
măsura
predării
la
magazie
a semifabricatelor de către secție, atelier etc.
Dacă operațiunile de predare-primire a semifabricatelor nu pot fi suspendate în timpul inventarierii magaziei de semifabricate, comisia de inventariere trebuie să înscrie pe documentul respectiv mențiunea „primit în timpul inventarierii“.
3.
Circulă:
–
la magazia de semifabricate pentru predarea cantităților prevăzute, semnându-se de predare de către delegatul secției care face predarea și de primire în gestiune de către gestionar (ambele exemplare);
–
la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate, semnându-se pentru certificarea acestui control (ambele exemplare), după caz;
–
la
compartimentul
financiar-contabil
pentru
efectuarea
înregistrărilor
în contabilitatea sintetică și analitică (exemplarul 1);
–
la compartimentul care urmărește realizarea producției (exemplarul 2).
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).
În cazul utilizării ca bon de transfer între două gestiuni aflate în incinta unității
1.
Servește ca:
–
dispoziție de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta în incinta unității;
–
document justificativ pentru scădere din gestiunea predătorului și de încărcare în gestiunea primitorului.
2.
Se întocmește în două exemplare, pe măsură ce se efectuează transferul, de către persoana care dispune transferul, care semnează la rubrica corespunzătoare.
Transferul se efectuează numai între gestiuni din incinta aceleiași unități. În cazul gestiunilor dispersate teritorial se întocmește Aviz de însoțire a mărfii (cod 14-3-6A).
3.
Circulă:
–
la magazia predătoare pentru eliberarea cantităților prevăzute, semnându-se de predare de către gestionar (ambele exemplare);
–
la delegatul magaziei primitoare care semnează de primire pe exemplarul 1 și reține exemplarul 2;
–
la compartimentul financiar-contabil, ambele exemplare, care, după confruntarea lor, stau la baza efectuării înregistrărilor în evidența magaziilor.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).
În cazul utilizării ca bon de restituire
1.
Servește ca:
–
dispoziție de restituire la magazie a valorilor materiale nefolosite (materiale și semifabricate) de secțiile de fabricație principale și auxiliare;
–
document justificativ de încărcare în gestiunea primitorului;
–
document justificativ de înregistrare în contabilitate.
2.
Se întocmește în două exemplare, pe măsura restituirii la magazie a valorilor materiale, de persoana care efectuează restituirea (secții, ateliere etc.) și care semnează la rubrica corespunzătoare.
Nu se completează rubrica „Unitatea“.
3.
Circulă:
-
la magazie, pentru primirea cantităților restituite, semnându-se de predare de către delegatul secției (atelierului etc.) care face restituirea și de primire de către gestionar (ambele exemplare);
–
la
compartimentul
financiar-contabil,
pentru
efectuarea
înregistrărilor
în contabilitatea
sintetică
și
analitică
(exemplarul
1
pentru
evidența
materialelor, exemplarul 2 pentru evidența costurilor).
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).
5.
În toate situațiile menționate, conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității;
-
denumirea, numărul și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
-
predătorul;
-
primitorul;
-
numărul comenzii/codul produsului;
-
numărul curent; denumirea valorilor materiale (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); U/M; cantitatea; prețul unitar, valoarea, după caz;
-
data și semnătura predătorului și primitorului.
BON DE CONSUM (Cod 14-3-4A)
BON DE CONSUM (colectiv – Cod 14-3-4/aA)
1.
Servește ca:
–
document de eliberare din magazie a materialelor;
–
document justificativ de scădere din gestiune;
–
document justificativ de înregistrare în contabilitate.
2.
Se întocmește în două exemplare, pe măsura lansării, respectiv eliberării materialelor din magazie pentru consum, de către compartimentul care efectuează lansarea, pe baza programului de producție și a consumurilor normate, sau de către alte compartimente ale unității, care solicită materiale pentru a fi consumate.
Bonul de consum se poate întocmi într-un exemplar în condițiile utilizării tehnicii de calcul.
Bonul de consum (colectiv), în principiu, se întocmește pe formulare separate pentru materialele din cadrul aceluiași cont de materiale, loc de depozitare și loc de consum.
În situația în care materialul solicitat lipsește din depozit, se procedează în felul următor:
–
în cazul bonului de consum se completează rubrica cu denumirea materialului înlocuitor,
după
ce,
în
prealabil,
pe
verso-ul
formularului
se
obțin
semnăturile persoanelor autorizate să aprobe folosirea altor materiale decât cele prevăzute în consumurile normate;
–
în cazul bonului de consum (colectiv) se taie cu o linie denumirea materialului înlocuit și se semnează de aprobare a înlocuirii, în dreptul rândului respectiv. După înscrierea denumirii materialului înlocuitor se întocmește un bon de consum separat pentru
materialul înlocuitor sau se înscrie pe un rând liber în cadrul aceluiași bon de consum.
În bonul de consum, coloanele „Unitatea de măsură“ și „Cantitatea necesară“ de pe rândul 2 se completează în cazul când se solicită și se eliberează din magazie materiale cu două unități de măsură.
Dacă operațiunile de predare-primire a materialelor nu pot fi suspendate în timpul inventarierii magaziei de materiale, comisia de inventariere trebuie să înscrie pe documentul respectiv mențiunea „predat în timpul inventarierii“.
3.
Circulă:
–
la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare);
–
la persoanele autorizate să aprobe folosirea altor materiale, în cazul materialelor înlocuitoare;
–
la magazia de materiale, pentru eliberarea cantităților prevăzute, semnându-se de predare de către gestionar și de primire de către delegatul care primește materialele (ambele exemplare);
–
la
compartimentul
financiar-contabil,
pentru
efectuarea
înregistrărilor
în contabilitatea sintetică și analitică (ambele exemplare).
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității;
-
denumirea formularului;
-
produsul/lucrarea (comanda); norma; bucăți lansate;
-
numărul documentului; data eliberării (ziua, luna, anul); numărul comenzii;
-
denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); cantitatea necesară; U/M; cantitatea eliberată;
-
prețul unitar; valoarea, după caz;
-
data și semnătura gestionarului și a primitorului.
FIȘĂ LIMITĂ DE CONSUM (Cod 14-3-4/bA)
1.
Servește ca:
–
document de stabilire a cantității limită dintr-un material sau pentru mai multe materiale necesare executării unui produs (comandă) sau unei lucrări;
–
document de eliberare succesivă a aceluiași fel de material pentru același produs (comandă sau lucrare);
–
document justificativ de scădere din gestiune;
–
document de stabilire a economiilor sau depășirilor de materiale;
–
document justificativ de înregistrare în contabilitate.
2.
Se întocmește în două exemplare, la începutul lunii sau lansării produsului (comenzii) sau lucrării, de compartimentul de planificare (tehnic) sau de lansare, pe baza programului de producție și a consumurilor normate.
În cazul fișei limită de consum, dacă în cursul lunii se produc modificări în programul de producție, compartimentul de planificare (tehnic) sau de lansare modifică, în mod corespunzător, cantitatea limită de material (col. „i“), înscriind în col. „d“ cantitatea care se suplimentează sau se scade.
Dacă nu se mai folosește materialul inițial, se recalculează cantitatea limită corespunzătoare producției executate până în acel moment, emițându-se o nouă fișă.
În cazul când în cursul lunii se fac înlocuiri întâmplătoare cu alte materiale pentru care se întocmesc bonuri de consum distincte, se corectează cantitatea limită (col. „i“), înscriindu-se în coloanele respective (col. „g“ și „h“) numărul bonului de consum și cantitatea eliberată.
Eliberările de materiale se înregistrează în fișele de magazie la terminarea executării produsului, lucrării sau la închiderea comenzii (dacă acestea se termină în cursul lunii) sau la sfârșitul lunii.
Valoarea economiilor sau a depășirilor de materiale se completează la unitățile unde nu există producție neterminată.
În cazul în care, în cursul lunii se fac înlocuiri întâmplătoare cu alte materiale decât cele stabilite la întocmirea documentului, coloanele rezervate materialului înlocuit se barează. De asemenea, în rubrica „Diminuare“ se înscrie cantitatea cu care se corectează cantitatea limită inițială, iar pentru materialul înlocuitor se utilizează un alt grup de coloane libere.
3.
Circulă:
–
la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare);
–
la persoanele autorizate să aprobe înlocuirea, suplimentarea sau diminuarea cantităților de materiale cu ocazia modificării programului de producție (ambele exemplare);
–
la magazia de materiale, pentru înscrierea cantităților eliberate, semnându-se de către delegatul care primește materialele (exemplarul 1);
–
la secție, atelier etc. pentru a fi folosite ca cerere de materiale și situație a eliberărilor în cadrul cantității limită, semnându-se de gestionarul magaziei predătoare (exemplarul 2);
–
la
compartimentul
financiar-contabil
pentru
înregistrare
în
contabilitatea sintetică și analitică (ambele exemplare). Primul exemplar se utilizează ca document de scădere din gestiune, iar al doilea exemplar pentru înregistrarea în contabilitate a costurilor.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea, numărul și data (luna, anul) întocmirii formularului;
-
denumirea unității;
-
predătorul;
-
primitorul;
-
numărul comenzii/codul produsului;
-
contul debitor și contul creditor, după caz;
-
denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); U.M; cantitatea eliberată;
-
semnătura de predare – primire;
și respectiv, după caz:
-
prețul unitar; valoarea;
-
producția (U/M, planificat, realizat), denumirea produsului, lucrarea, codul;
-
cantitate necesară, cantitate înlocuită;
-
șeful de compartiment ;
-
recalculat în baza producției realizate ;
-
data eliberării, cantitatea cerută, cantități eliberate (parțial, cumulat);
-
cantitatea conform producției realizate; cantitate consumată;
-
economii (-) depășiri (+) cantitative; valoarea economiilor sau depășirilor.
LISTĂ ZILNICĂ DE ALIMENTE (Cod 14-3-4/dA)
1.
Servește:
–
la stabilirea meniurilor zilnice;
–
la calculul alocației de hrană și urmărirea încadrării în nivelul acesteia;
–
ca document pentru eliberarea din magazie a alimentelor necesare pregătirii hranei;
- ca document justificativ de înregistrare în contabilitate.
2.
Se întocmește în două exemplare de către cantinele de pe lângă instituțiile publice (învățământ, sănătate, asistență socială etc., organizații fără scop patrimonial finanțate din alocații bugetare etc.). Documentul se completează de către persoana desemnată de ordonatorul de credite sau conducătorul unității respective, pe baza centralizatorului întocmit pe meniuri.
Pe fața formularului se înscriu meniurile care urmează a fi servite la mesele de dimineață, la ora 10, la prânz, la ora 16 și seara, precum și numărul de porții necesare. Totodată, se stabilește situația meselor servite față de efectivul care a servit masa, precum și suma alocată în ziua respectivă, în funcție de efectivul la hrană și alocație cuvenită, determinându-se în același timp și economia sau depășirea alocației în ziua respectivă și cumulat de la începutul anului. Verso-ul formularului este destinat pentru înscrierea datelor privind cantitatea și felul de alimente solicitate, ale celor eliberate, prețul unitar și valoarea acestora.
3.
Circulă:
–
la compartimentul financiar-contabil, pentru calculație și viză și pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică și analitică (exemplarul 1);
–
la persoana autorizată să aprobe eliberarea alimentelor din magazie;
–
la magazia de alimente, pentru eliberarea cantităților de alimente prevăzute și semnare de predare de către gestionar, de primire de către bucătar, precum și de către persoana desemnată să asiste și să confirme predarea-primirea alimentelor (ambele exemplare);
–
la blocul alimentar, cantină etc., după caz, pentru urmărirea meniurilor preparate
și a meselor servite (exemplarul 2).
4.
Se arhivează:
–
la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);
–
la cantină etc., după caz (exemplarul 2).
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea formularului;
-
denumirea unității;
-
efectivul la masă; alocația; drepturile; recapitulația cheltuielilor pentru hrană; porțiile preparate, distribuite, rămase;
-
consumul efectiv – lei;
-
semnături: șef compartiment, aprobat, vizat compartimentul financiar-contabil;
-
regimul; efectiv; dimineața; ora10; prânz; ora 16; seara, după caz;
-
alimente; numărul documentului; data eliberării (ziua, luna, anul); predătorul; primitorul;
-
denumirea alimentelor, U/M, codul, cantitatea solicitată, cantitatea eliberată, prețul unitar, valoarea;
-
semnături: întocmit, gestionar, bucătar, confirmat, calculat.
DISPOZIȚIE DE LIVRARE (Cod 14-3-5A)
1.
Servește ca:
–
document pentru eliberarea din magazie a produselor, mărfurilor sau a altor valori materiale destinate vânzării, a bunurilor cedate cu titlu gratuit sau date pentru stimularea vânzării, după caz;
–
document justificativ de scădere din gestiunea magaziei predătoare;
–
document de bază pentru întocmirea avizului de însoțire a mărfii sau a facturii, după caz;
- ca document justificativ de înregistrare în contabilitate.
2.
Se întocmește în două exemplare de către serviciul desfacere.
3.
Circulă:
–
la magazie, pentru eliberarea produselor, mărfurilor sau a altor valori materiale și pentru înregistrarea în evidența magaziei, semnându-se de către gestionarul predător pentru cantitățile livrate (ambele exemplare);
–
la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea bunurilor livrate în evidențele acestuia și pentru întocmirea avizului de însoțire a mărfii sau facturii, după caz (exemplarul 2).
4.
Se arhivează:
–
la magazie (exemplarul 1);
–
la compartimentul desfacere (exemplarul 2) sau compartimentul financiar- contabil, după caz.
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea, numărul și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
-
denumirea furnizorului;
-
numărul curent; denumirea produselor; U/M; cantitatea dispusă; cantitatea livrată; prețul unitar în cazul în care bunurile sunt destinate vânzării;
-
semnături: întocmit, dispus livrarea, gestionar, primitor.
AVIZ DE ÎNSOȚIRE A MĂRFII (cod 14-3-6A)
Este formular cu regim special intern de tipărire și numerotare.
1.
Servește ca:
-
document de însoțire a mărfii pe timpul transportului, după caz;
-
document ce stă la baza întocmirii facturii, după caz;
-
dispoziție de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiași unități;
-
document de primire în gestiune, după caz;
-
document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit.
2.
Se întocmește, în două sau mai multe exemplare, de către unitățile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale, precum și în alte situații stabilite prin procedurile proprii ale unității.
În cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleiași unități, dispersate teritorial, precum și al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vânzării sau testări la locul de desfacere, premii, materiale promoționale etc.) avizul de însoțire a mărfii va purta mențiunea "Fără factură", după caz.
Pe avizul de însoțire a mărfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terți se face mențiunea "Pentru prelucrare la terți".
În celelalte situații decât cele prevăzute mai sus se face mențiunea cauzei pentru care s-a întocmit avizul de însoțire a mărfii și nu factura.
3.
Circulă, după caz:
-
la furnizor:
-
la delegatul unității care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire;
-
la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea cantităților livrate în evidențele acestuia și pentru întocmirea facturii;
-
la compartimentul financiar-contabil;
-
la cumpărător:
-
la magazie, pentru încărcarea în gestiune a produselor, mărfurilor sau altor valori materiale primite, după efectuarea recepției de către comisia de recepție și după consemnarea rezultatelor;
-
la compartimentul aprovizionare, pentru înregistrarea cantităților aprovizionate în evidența acestuia;
-
la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică.
4.
Se arhivează, după caz:
-
la furnizor:
-
la compartimentul desfacere;
-
la compartimentul financiar-contabil;
-
la cumpărător:
-
la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al avizului de însoțire a mărfii este următorul:
-
seria și numărul intern de identificare a formularului;
-
data emiterii formularului;
-
datele de identificare ale furnizorului (denumire, adresă, cod de identificare fiscală);
-
datele de identificare ale cumpărătorului (denumire, adresă, cod de identificare fiscală);
-
denumirea și cantitatea bunurilor livrate;
-
prețul și valoarea, după caz;
-
date privind expediția: numele delegatului, buletin/carte identitate (serie, număr), numărul mijlocului de transport, ora livrării, semnătura delegatului;
-
semnătura expeditorului.
-
data primirii în gestiune si semnătura gestionarului primitor.
FIȘĂ DE MAGAZIE (Cod 14-3-8)
FIȘĂ DE MAGAZIE (cu două unități de măsură – Cod 14-3-8/a)
1.
Servește ca:
–
document de evidență la locul de depozitare a intrărilor, ieșirilor și stocurilor bunurilor, cu una sau cu două unități de măsură, după caz;
–
document de contabilitate analitică în cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri).
2.
Se întocmește într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material și se completează de către:
–
compartimentul financiar-contabil la deschiderea fișei (datele din antet) și la verificarea înregistrărilor (data și semnătura de control). În coloana „Data și semnătura de control“ semnează și organul de control financiar cu ocazia verificării gestiunii;
–
gestionar sau persoana desemnată, care completează coloanele privitoare la intrări, ieșiri și stoc.
Fișele de magazie se țin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică.
Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terți sau în custodie se întocmesc fișe distincte care se țin separat de cele ale valorilor materiale proprii.
În scopul ținerii corecte a evidenței la magazie, persoanele desemnate de la compartimentul financiar-contabil verifică inopinat, cel puțin o dată pe lună, modul cum se fac înregistrările în fișele de magazie, după caz.
Înregistrările în fișele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili după fiecare operațiune înregistrată și obligatoriu zilnic.
3.
Nu circulă, fiind document de înregistrare.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea formularului; numărul paginii;
-
denumirea unității; magazia; materialul (produsul), sortimentul, calitatea, marca, profilul, dimensiunea;
-
U/M; prețul unitar, după caz;
-
data (ziua, luna, anul), numărul și felul documentului; intrări; ieșiri; stoc;
-
data și semnătura de control.
FIȘĂ DE EVIDENȚĂ A MATERIALELOR DE NATURA OBIECTELOR DE INVENTAR ÎN FOLOSINȚĂ (Cod 14-3-9)
1.
Servește ca document de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar, a echipamentului și materialelor de protecție date în folosința personalului, până la scoaterea lor din uz.
2.
Se întocmește într-un exemplar, pe măsura dării în folosință a bunurilor, pe fiecare persoană, de către gestionarul care eliberează obiectele respective sau de către persoana desemnată să țină evidența acestora.
Formularul se completează în mod diferit, în funcție de organizarea depozitării acestora, și anume:
–
când
eliberarea
obiectelor
se
face
din
magazia
de
obiecte
noi
direct personalului muncitor, coloanele destinate eliberărilor se completează pe baza bonului de consum, iar coloanele destinate restituirilor, pe baza bonului de restituire;
–
când eliberarea se face din magazia de exploatare, atât eliberarea, cât și restituirea obiectelor date în folosința personalului se fac pe bază de semnătură direct în fișă;
–
în cazul obiectelor eliberate pe bază de nomenclatoare stabilite pe funcții, care nu se întocmesc decât după restituirea obiectelor uzate, înregistrările în fișa de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință se pot face, pentru simplificare, o singură dată, la eliberarea inițială și la restituirea definitivă a obiectelor respective.
3.
Nu circulă, fiind document de înregistrare.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea formularului;
-
denumirea unității‚ secția (locul de folosință);
-
numele și prenumele, marca, funcția;
-
denumirea obiectelor (inclusiv seria, dimensiunea etc.); termenul de folosire; prețul unitar; U/M;
-
primiri: data, felul și numărul documentului, cantitatea, semnătura;
-
restituiri: data, felul și numărul documentului, cantitatea, semnătura.
REGISTRUL STOCURILOR (Cod 14-3-11 și Cod 14-3-11/a)
1.
Servește ca document de evaluare a stocurilor de bunuri și de verificare a concordanței înregistrărilor efectuate în fișele de magazie și în contabilitate.
2.
Se întocmește
de către compartimentul financiar-contabil la sfârșitul fiecărei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar și produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică, prin înscrierea stocurilor din fișele de magazie și evaluarea lor la prețurile de înregistrare.
3.
Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea formularului;
-
denumirea unității;
-
numărul curent;
-
materialul/produsul (sortimentul, calitatea, marca, profilul, dimensiunea); U/M; prețul unitar; luna; cantitatea; valoarea;
-
semnături: întocmit, verificat.
LISTA DE INVENTARIERE (Cod 14-3-12) și (Cod 14-3-12/b)
1.
Servește ca:
-
document pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunile unității;
-
document pentru stabilirea lipsurilor și plusurilor de bunuri (imobilizări, stocuri materiale) și a altor valori (elemente de trezorerie etc.);
-
document justificativ de înregistrare în evidența magaziilor (depozitelor) și în contabilitate a plusurilor și minusurilor constatate;
-
document pentru întocmirea registrului-inventar;
-
document pentru determinarea ajustărilor pentru depreciere/pierdere de valoare;
-
document centralizator al operațiunilor de inventariere.
2.
Se întocmește într-un exemplar, la locurile de depozitare, anual sau în situațiile prevăzute de dispozițiile legale, de către comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru bunurile unității și separat pentru cele aparținând altor unități, aflate asupra personalului unității la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc. și se semnează de către membrii comisiei de inventariere și de către gestionar.
Persoanele juridice pot întocmi lista de inventariere folosind sisteme informatice de prelucrare a datelor, cu condiția ca listele să cuprindă elementele principale din formularul – model.
În cazul bunurilor primite în custodie și/sau consignație, pentru prelucrare etc., se întocmește în două exemplare, iar copia se înaintează unității în a cărei evidență se află bunurile respective.
În cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează de către toți gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de persoana (persoanele) care predă (predau) gestiunea, cât și de gestionarul (gestionarii) care primește (primesc) gestiunea.
În listele de inventariere a bunurilor aflate în ambalaje originale intacte, a lichidelor a căror cantitate efectivă nu se poate stabili prin transvăzare și măsurare sau a materialelor de masă, în vrac etc., a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se vor atașa notele de calcul privind inventarierea, precum și datele tehnice care au stat la baza calculelor.
Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc. aflate în secțiile de producție și nesupuse prelucrării se înscriu separat în listele de inventariere.
Materialele, obiectele de inventar, produsele finite și ambalajele se înscriu în listele de inventariere pe feluri, indicându-se codul, unitatea de măsură, unii indici calitativi (tărie alcoolică, grad de umiditate la cereale etc.).
Listele de inventariere întocmite pentru bunurile aparținând altor unități trebuie să conțină, pe lângă elementele comune (felul materialului sau produsul finit, cantitatea, valoarea etc.), numărul și data actului de predare-primire.
Pentru stocurile fără mișcare, de calitate necorespunzătoare, depreciate, fără desfacere asigurată, se întocmesc liste de inventariere separate, la care se anexează
procesele-verbale în care se arată cauzele nefolosirii, caracterul și gradul deteriorării sau deprecierii, dacă este cazul, cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum și persoanele vinovate, după caz.
Constatările făcute se soluționează de către conducerea unității, în conformitate cu dispozițiile legale.
3.
Circulă:
-
la comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor și a deprecierilor constatate la inventar, precum și pentru consemnarea în procesul-verbal a rezultatelor inventarierii;
-
la gestionar, prin semnarea fiecărei file, menționând pe ultima filă a listei de inventariere că toate cantitățile au fost stabilite în prezența sa, că bunurile respective se află în păstrarea și răspunderea sa;
-
la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferențelor valorice și semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic, precum și pentru verificarea calculelor efectuate;
-
la conducătorul compartimentului financiar-contabil și la compartimentul juridic, împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării sau deteriorării bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum și cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor făcute de către comisia de inventariere;
-
la conducătorul unității, împreună cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra soluționării propunerilor făcute;
-
la unitatea căreia îi aparțin valorile materiale primite în custodie, pentru prelucrare etc., în scopul comunicării eventualelor nepotriviri (exemplarul 2).
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
a)
denumirea formularului;
b)
data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
c)
denumirea unității;
d)
gestiunea; locul de depozitare;
e)
numărul curent;
f)
denumirea bunurilor inventariate;
g)
codul sau numărul de inventar;
h)
unitatea de măsură;
i)
cantități: stocuri scriptice;
j)
preț unitar;
k)
cantități: stocuri faptice;
l)
cantități: diferențe în plus, diferențe în minus;
m)
valoarea contabilă: valoarea, diferențe în plus, diferențe în minus;
n)
valoarea de inventar;
o)
deprecierea: valoarea, motivul;
p)
comisia de inventariere: numele și prenumele, semnătura;
q)
gestionar: numele și prenumele, semnătura;
r)
contabilitate: numele și prenumele, semnătura.
6.
Modalitatea de completare a informațiilor de la pct. 5 lit. d)-o) ale listei de inventariere se realizează potrivit uneia dintre cele trei variante de efectuare a inventarierii elementelor de activ și de pasiv pentru care optează entitatea, astfel:
Varianta I
Serviciul contabilitate transmite listele de inventariere pe care le completează cu informațiile de la lit. d)-j) din datele informatizate ale entității și pe care le semnează.
Comisia de inventariere stabilește stocurile faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz, date pe care le înscrie în listele de inventariere (lit. k) pe care le semnează împreună cu gestionarul.
Aceste date sunt transmise la serviciul contabilitate în vederea determinării diferențelor cantitative și/sau valorice cu ajutorul sistemelor informatice. În urma calculelor efectuate, serviciul contabilitate completează listele de inventariere cu informațiile de la lit. l)-o).
Serviciul contabilitate întocmește o nouă listă de inventariere numai cu acele active la care s-au constatat diferențe cantitative, pe care o semnează și o transmite comisiei de inventariere. Această listă se semnează de către comisia de inventariere și de către gestionar, după care este retransmisă la serviciul contabilitate.
Varianta II
Serviciul contabilitate transmite listele de inventariere pe care le completează cu informațiile de la lit. d)-j) din datele informatizate ale entității și pe care le semnează.
Comisia de inventariere stabilește stocurile faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz; determină diferențele cantitative și/sau valorice și completează formularul cu informațiile de la lit. k)-o) din datele rezultate în urma inventarierii.
Listele de inventariere astfel completate se semnează de către comisia de inventariere și de către gestionar.
Varianta III
Comisia de inventariere stabilește stocurile faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz.
Comisia de inventariere completează informațiile de la lit. d)-o) ale formularului cu datele privind bunurile inventariate, imediat după determinarea cantităților inventariate, în ordinea în care ele au fost grupate, ținându-se seama de dimensiunile și unitățile de măsură cu care figurează în evidența de la locurile de depozitare și în contabilitate.
Evaluarea stocurilor faptice în listele de inventariere se face cu aceleași prețuri folosite la înregistrarea bunurilor în contabilitate.
Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedează la o verificare
amănunțită
a
exactităților
tuturor
evaluărilor,
calculelor,
totalizărilor
și înregistrărilor din contabilitate și din evidența de la locurile de depozitare. Greșelile identificate
cu
această
ocazie
trebuie
corectate
înainte
de
stabilirea
rezultatelor inventarierii.
Listele de inventariere astfel completate se semnează de către comisia de inventariere, gestionar și contabilitate.
LISTĂ DE INVENTARIERE (pentru gestiuni global-valorice – Cod 14-3-12/a)
1.
Servește ca:
–
document pentru inventarierea mărfurilor, ambalajelor și altor materiale aflate în evidența cantitativ-valorică în unitățile cu amănuntul;
–
document pentru stabilirea minusurilor și plusurilor valorice din gestiunile inventariate;
–
document justificativ de înregistrare în evidența de la locurile de depozitare și în contabilitate;
–
document pentru întocmirea registrului-inventar;
–
document pentru stabilirea ajustărilor pentru deprecieri.
2.
Se întocmește în două exemplare la locurile de depozitare, pe gestiuni și conturi de materiale, mărfuri și ambalaje și se semnează de către membrii comisiei de inventariere, de către gestionar și contabilul care ține evidența gestiunii. În cazul predării-primirii gestiunii, listele de inventariere se întocmesc în trei exemplare, din care un exemplar pentru gestionarul predător, un exemplar pentru gestionarul care primește gestiunea, iar un exemplar pentru contabilitate.
Persoanele juridice pot întocmi lista de inventariere cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare a datelor, cu condiția ca listele să cuprindă elementele minimale obligatorii.
Pentru bunurile deteriorate total sau parțial, degradate, precum și pentru cele fără mișcare sau cele care nu mai pot fi valorificate, se întocmesc liste de inventariere separate.
În cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează de către toți gestionarii sau de către persoanele care au calitatea de gestionari, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de către persoana (sau persoanele) care predă (predau) gestiunea, cât și de către gestionarul (gestionarii) care primește (primesc) gestiunea.
Pentru bunurile aflate în ambalaje originale intacte, lichidele a căror cantitate faptică nu se poate stabili prin transvazare și măsurare sau mărfurile în vrac etc. a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, în listele de inventariere se menționează modul în care s-a făcut inventarierea și datele tehnice care stau la baza calculelor.
În listele de inventariere se înscriu stocurile faptice stabilite de către comisia de inventariere prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz.
Datele privind bunurile inventariate se înscriu în listele de inventariere imediat după determinarea cantităților inventariate, în ordinea în care ele au fost grupate, ținându-se seama de dimensiunile și unitățile de măsură cu care figurează în evidența de la locurile de depozitare și în contabilitate.
Evaluarea stocurilor faptice în listele de inventariere se face cu aceleași prețuri folosite la înregistrarea bunurilor în contabilitate.
Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedează la o verificare
amănunțită
a
exactităților
tuturor
evaluărilor,
calculelor,
totalizărilor
și înregistrărilor din contabilitate și din evidența de la locurile de depozitare. Greșelile
identificate cu această ocazie trebuie corectate înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii.
3.
Circulă:
–
la gestionar (gestionari în cazul predării-primirii gestiunii), pentru semnarea fiecărei file a listei, menționând pe ultima filă a listei că toate cantitățile au fost stabilite în prezența sa (lor), că bunurile respective se află în păstrarea și răspunderea sa (lor), că nu mai are (au) bunuri care nu au fost supuse inventarierii, precum și faptul că prețurile, cantitățile, calitățile și unitățile de măsură au fost stabilite în prezența sa (lor) și nu are (au) obiecțiuni de făcut;
–
la membrii comisiei de inventariere, pentru semnarea fiecărei file a listei, calcularea listelor de inventariere, întocmirea recapitulației listelor de inventariere, stabilirea
minusurilor
sau
a
plusurilor
valorice,
stabilirea
perisabilităților,
conform dispozițiilor legale, în cadrul procesului-verbal al rezultatelor inventarierii;
–
la compartimentul financiar-contabil unde se efectuează confruntarea între raportul de gestiune predat la contabilitate și valoarea totală a inventarului faptic. Totodată, se iau măsuri pentru corecta determinare a valorii deprecierilor constatate și înregistrarea în contabilitate a ajustărilor pentru depreciere;
–
la conducătorul compartimentului financiar-contabil și la oficiul juridic, împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării, deteriorării bunurilor, numele persoanelor vinovate și cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru avizarea propunerilor făcute de către comisia de inventariere;
–
la conducătorul unității, împreună cu procesele-verbale sus-menționate, pentru a decide asupra soluționării propunerilor făcute.
4.
Se arhivează:
–
la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);
–
la compartimentul de verificări gestionare (exemplarul 2).
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea formularului;
-
data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
-
denumirea unității;
-
gestiunea;
-
locul de depozitare;
-
numărul curent;
-
denumirea bunurilor inventariate;
-
unitatea de măsură; cantitatea;
-
prețul unitar de înregistrare în contabilitate;
-
valoarea contabilă;
-
valoarea de inventar;
-
deprecierea: valoarea, motivul, după caz;
-
comisia de inventariere: numele și prenumele, semnătura;
-
gestionar și gestionar primitor (în cazul predării – primirii gestiunii): numele și prenumele, semnătura;
-
contabilitate: numele și prenumele, semnătura.
GRUPA a IV-a
MIJLOACE BĂNEȘTI
ȘI DECONTĂRI
CHITANȚĂ (cod 14-4-1)
1.
Servește ca:
-
document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unității;
-
document justificativ de înregistrare în registrul de casă și în contabilitate.
În condițiile în care sumele înscrise pe chitanță sunt aferente livrărilor de bunuri sau prestărilor de servicii scutite fără drept de deducere conform prevederilor legale (ex: art. 141 alin. (1) și (2) din Codul fiscal), formularul de chitanță este documentul justificativ care stă la baza înregistrării veniturilor în contabilitate.
2.
Se întocmește în două exemplare, pentru fiecare sumă încasată, de către casierul unității și se semnează de acesta pentru primirea sumei.
3.
Circulă la depunător (exemplarul 1, cu ștampila unității). Exemplarul 2 rămâne în carnet, fiind folosit ca document de verificare a operațiunilor efectuate în registrul de casă.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului (exemplarul 2).
5.
Continutul minimal al formularului:
-
denumirea unității; codul de identificare fiscală; numărul de înregistrare la oficiul registrului comerțului; sediul (localitatea, str., număr); județul;
-
denumirea, numărul și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
-
numele și prenumele persoanei fizice care depune sume și ce reprezintă acestea sau, după caz, denumirea unității; codul de identificare fiscală; numărul de înregistrare la oficiul registrului comerțului; sediul (localitatea, str., număr); județul persoanei juridice;
-
suma in cifre și litere;
-
semnătura casierului.
CHITANȚĂ PENTRU OPERAȚIUNI ÎN VALUTĂ (Cod 14-4-1/a)
1.
Servește ca:
–
document justificativ pentru încasările și plățile în valută efectuate în numerar;
–
document justificativ de înregistrare în registrul de casă în valută și în contabilitate.
2.
Se întocmește la unitățile care efectuează operațiuni în valută, în două exemplare, pentru fiecare sumă în valută, de către casierul unității și se semnează de către acesta.
3.
Circulă la depunător/plătitor, exemplarul 1, cu ștampila unității. Exemplarul 2 este folosit ca document de verificare a operațiunilor înregistrate în registrul de casă în valută.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului (exemplarul 2).
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității; codul de identificare fiscală; numărul de înregistrare la oficiul registrului comerțului; sediul (localitatea, str., număr); județul;
-
denumirea, numărul și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
-
numele și prenumele persoanei care depune/încasează sume în valută și ce reprezintă acestea;
-
felul valutei; suma în valută (în cifre și în litere); cursul de schimb valutar; c/val în lei;
-
semnătura casierului pentru plata/încasarea sumei în valută.
PROCES-VERBAL DE PLĂȚI (Cod 14-4-3A)
1.
Servește ca:
–
document justificativ pentru sumele predate de casierul unității mandatarului plătitor, în vederea efectuării plăților;
–
document justificativ al sumelor primite de mandatarul plătitor;
–
document justificativ de înregistrare în contabilitate a salariilor și altor drepturi neachitate.
2.
Se întocmește într-un exemplar și se reține în casieria unității ori de câte ori se fac plăți prin casierii plătitori, astfel:
–
fața formularului se completează de către casierul unității, care semnează de predarea sumelor și a actelor de plată, și de către casierul plătitor pentru primirea acestora. Documentul se reține în casieria unității pentru justificarea salariilor, ajutoarelor din fondurile de asigurări sociale, premiilor și altor drepturi asimilate acestora, ridicate de la bancă și predate casierilor plătitori până la termenul legal de efectuare a plății sumelor respective. Sumele predate casierilor plătitori nu se înregistrează la plăți în registrul de casă, acestea figurând în soldul casei de la data înmânării sumelor până la data când casierii plătitori justifică sumele primite la casieria unității;
–
verso-ul formularului se completează la restituirea sumelor neachitate, împreună cu actele de plăți.
În situația în care spațiul este insuficient se întocmește o listă (anexă) suplimentară care trebuie să conțină toate informațiile cerute de document.
3.
Circulă la compartimentul financiar-contabil ca anexă la exemplarul 2 al registrului de casă.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității;
-
denumirea și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
-
numele și prenumele casierului și ale mandatarului plătitor;
-
suma predată/primită (în cifre și în litere), cu menționarea actelor de plăți;
-
semnătura casierului și a mandatarului plătitor pentru suma predată/primită, precum și pentru suma primită/restituită;
verso, după caz:
-
data (ziua, luna, anul) decontării sumelor neachitate;
-
numele și prenumele; marca sau nr. matricol; sumele rămase neachitate.
DISPOZIȚIE DE PLATĂ/ÎNCASARE CĂTRE CASIERIE (Cod 14-4-4)
1.
Servește ca:
–
dispoziție pentru casierie, în vederea achitării în numerar a unor sume, potrivit dispozițiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum și a diferenței de încasat de către titularul de avans în cazul justificării unor sume mai mari decât avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;
–
dispoziție pentru casierie, în vederea încasării în numerar a unor sume care nu reprezintă venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozițiilor legale;
–
document justificativ de înregistrare în registrul de casă și în contabilitate, în cazul plăților în numerar efectuate fără alt document justificativ.
2.
Se întocmește în două exemplare de către compartimentul financiar- contabil:
–
în cazul utilizării ca dispoziție de plată, când nu există alte documente prin care se dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);
–
în cazul utilizării ca dispoziție de plată a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.;
–
în cazul utilizării ca dispoziție de încasare, când nu există alte documente prin care se dispune încasarea (avize de plată, somații de plată etc.).
Se semnează de întocmire la compartimentul financiar-contabil.
3.
Circulă:
–
la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză în cazurile prevăzute de lege;
–
la persoanele autorizate să aprobe încasarea sau plata sumelor respective;
–
la casierie, pentru efectuarea operațiunii de încasare sau plată, după caz, și se semnează de casier; în cazul plăților se semnează și de către persoana care a primit suma;
–
la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casă, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate (exemplarul 2);
–
la plătitor (exemplarul 1).
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de
casă.
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității;
-
denumire formular: plată / încasare;
-
numărul și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
-
numele
și
prenumele,
precum
și
funcția
(calitatea)
persoanei
care încasează/restituie suma;
-
suma încasată/restituită (în cifre și în litere); scopul încasării/plății;
-
semnături:
conducătorul
unității,
viza
de
control
financiar
preventiv, compartimentul financiar-contabil;
-
date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primită, data și semnătura;
-
casier; suma plătită/încasată; data și semnătura.
REGISTRU DE CASĂ (Cod 14-4-7A și Cod 14-4-7bA)
1.
Servește ca:
–
document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în numerar, efectuate prin casieria unității, pe baza actelor justificative;
–
document de stabilire, la sfârșitul fiecărei zile, a soldului de casă;
–
document de înregistrare în contabilitate a operațiunilor de casă.
2.
Se întocmește în două exemplare, manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, zilnic, de către persoanele care au calitatea de casier, pe baza actelor justificative de încasări și plăți.
La sfârșitul zilei, rândurile neutilizate din formularul cod 14-4-7A se barează.
Soldul de casă al zilei precedente se reportează, după caz, pe primul rând al registrului de casă pentru ziua în curs.
Se semnează de către casier pentru confirmarea înregistrării operațiunilor efectuate și de către persoana din compartimentul financiar-contabil desemnată pentru primirea exemplarului 2 și a actelor justificative anexate.
3.
Circulă la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactității sumelor înscrise și respectarea dispozițiilor legale privind efectuarea operațiunilor de casă (exemplarul 2).
Exemplarul 1 rămâne la casier.
4.
Se arhivează:
–
la casierie (exemplarul 1);
–
la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității;
-
denumirea și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
-
numărul curent; numărul actului de casă; explicații; încasări; plăți;
-
report/sold ziua precedentă;
-
semnături: casier și compartiment financiar-contabil.
REGISTRU DE CASĂ (în valută – Cod 14-4-7/aA și Cod 14-4-7/cA)
1.
Servește ca:
–
document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în valută, efectuate prin casieria unității, pe baza actelor justificative;
–
document de stabilire, la sfârșitul fiecărei zile, a soldului de casă;
–
document de înregistrare în contabilitate a operațiunilor de casă în valută.
2.
Se întocmește în două exemplare, zilnic, de către casierul unității sau de către altă persoană împuternicită, pe baza actelor justificative de încasări și plăți în valută.
În antetul coloanelor se înscrie fiecare fel de valută care se încasează sau se plătește. În coloanele formularului se înregistrează sumele în valută, iar în ultima coloană echivalentul acestora în lei, la cursul de schimb valutar din data efectuării operațiunilor.
Valutele care apar în două sau mai multe cursuri se trec în coloane diferite. La sfârșitul zilei, rândurile neutilizate se barează.
Soldul de casă al zilei precedente se reportează pe primul rând al registrului de casă pentru ziua în curs.
În cazul în care numărul valutelor și al cecurilor de călătorie încasate în cursul unei zile depășește numărul coloanelor existente pe o filă, pentru ziua respectivă se completează atâtea file câte sunt necesare.
Se semnează de către casier pentru confirmarea înregistrării operațiunilor efectuate și de către persoana din compartimentul financiar-contabil desemnată pentru primirea exemplarului 2 și a actelor justificative anexate.
3.
Circulă la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactității sumelor înscrise și respectarea dispozițiilor legale privind efectuarea operațiunilor valutare (exemplarul 2).
Exemplarul 1 rămâne la casier.
4.
Se arhivează:
–
la casierie (exemplarul 1);
–
la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității;
-
denumirea și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
-
numărul curent; numărul actului de casă; numărul anexelor; explicații; felul valutei și cursul de schimb valutar pentru încasări și plăți; încasări; plăți; contravaloarea în lei;
-
report/sold ziua precedentă;
-
semnături: casier și compartiment financiar-contabil.
BORDEROU DE ACHIZIȚIE (Cod 14-4-13)
BORDEROU DE ACHIZIȚIE (de la producători individuali) (Cod 14-4-13/b)
1.
Servește ca:
–
document de înregistrare în gestiune a bunurilor cumpărate;
–
document justificativ de înregistrare în contabilitate a valorii bunurilor cumpărate;
–
document pentru justificarea sumelor primite ca avans spre decontare pentru achiziții sau pentru decontarea sumelor plătite pentru achiziții.
2.
Se întocmește în două exemplare de către persoana care efectuează aprovizionarea cu bunuri de pe piața țărănească, de la producătorii individuali sau de la alte persoane fizice, în momentul achiziției.
Se semnează de către persoana care face achizițiile respective și de către gestionarul care primește bunul.
3.
Circulă:
–
la gestiune, pentru semnarea de primire a bunurilor și întocmirea Notei de recepție și constatare de diferențe (ambele exemplare), după caz;
–
la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);
–
rămâne în carnet (exemplarul 2).
4.
Se arhivează:
–
la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);
–
la delegatul achizitor (exemplarul 2).
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
a)
pentru formularul cod 14-4-13:
-
denumirea unității; codul de identificare fiscală; sediul (localitatea, str., număr); județul;
-
denumirea, numărul și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
-
produsul; codul; U/M; cantitatea; prețul unitar de achiziție; valoarea achiziției;
-
semnături: achizitor, gestionar;
b)
pentru formularul cod 14-4-13/b:
-
denumirea unității; codul de identificare fiscală; sediul (localitatea, str., număr); județul;
-
denumirea, numărul și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
-
numărul și data contractului; producătorul: numele și prenumele, domiciliul, seria și numărul actului de identitate, după caz;
-
denumirea produselor; codul; U/M; cantitatea; prețul unitar; valoarea; avansul acordat; suma plătită; semnătura de primire a sumei;
-
semnături: achizitor, gestionar.
DECONT PENTRU OPERAȚIUNI ÎN PARTICIPAȚIE (Cod 14-4-14)
Se utilizează în toate domeniile de activitate în care se efectuează operațiuni în participație.
1.
Servește ca document pe baza căruia se decontează cheltuielile și veniturile realizate din operațiuni în participație, precum și sumele virate între coparticipanți.
2.
Se întocmește de către unitatea care ține contabilitatea asocierilor în participație, lunar, în două exemplare, pe fiecare coparticipant, cu veniturile și cheltuielile ce revin acestuia, pentru înregistrarea în contabilitatea proprie, potrivit cotelor prevăzute în contractele de asociere încheiate. Cheltuielile și veniturile vor fi grupate pe conturi din clasele de conturi de cheltuieli și venituri, potrivit planului de conturi general aplicabil.
În decont se înscriu și alte transferuri, reprezentând valoarea mijloacelor bănești, a profitului realizat, amortizarea mijloacelor fixe și alte sume rezultate din operațiunile în participație.
3.
Circulă:
–
exemplarul 1 – la beneficiar, la compartimentul financiar-contabil;
–
exemplarul 2 – la compartimentul care ține contabilitatea operațiunilor în participație și care întocmește decontul.
4.
Se arhivează:
-
la beneficiar, la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);
-
la emitent, la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unităților emitente și destinatare; codul de identificare fiscală; sediul (localitatea, str., număr); județul;
-
denumirea, numărul și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
-
numărul curent; simbolul contului debitor/creditor; denumirea contului creditor pentru cheltuielile și sumele transmise; denumirea contului debitor pentru veniturile și sumele primite; valoarea transmisă conform contractului de asociere în participație;
-
semnături:
conducătorul
unității,
inclusiv
ștampila;
conducătorul compartimentului financiar-contabil.
GRUPA a V-a
SALARII ȘI ALTE DREPTURI
DE PERSONAL
STAT DE SALARII (Cod 14-5-1/a, Cod 14-5-1/b, Cod 14-5-1/c și Cod 14-5-1/k )
1.
Servește ca:
-
document pentru calculul drepturilor bănești cuvenite salariaților, precum și al contribuțiilor și al altor sume datorate;
-
document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Se întocmește într-un exemplar sau în două exemplare, după caz, lunar, pe secții, ateliere, servicii etc., pe baza documentelor de evidență a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizați în acord etc., a evidenței și a documentelor privind reținerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihnă, certificatelor medicale.
2.
Se semnează, pentru confirmarea exactității calculelor, de către persoana care determină salariul cuvenit și întocmește statul de salarii.
Coloanele libere din partea de rețineri a statelor de salarii urmează a fi completate cu alte feluri de rețineri legale decât cele nominalizate în formular.
Pentru centralizarea la nivelul unității a salariilor și a elementelor componente ale acestora, inclusiv a reținerilor, se
pot utiliza aceleași formulare de state de salarii.
Plățile făcute în cursul lunii,
cum sunt: avansul chenzinal, lichidările, indemnizațiile de concediu etc. se includ în statele de salarii, pentru a cuprinde astfel întreaga sumă
a salariilor calculate și toate reținerile legale din perioada de decontare respectivă.
3.
Circulă:
-
la persoanele autorizate să exercite controlul financiar preventiv și să aprobe plata (exemplarul 1);
-
la casieria unității pentru efectuarea plății sumelor cuvenite (exemplarul 1), după caz;
-
la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitate (exemplarul 1);
-
la compartimentul care a întocmit statele de salarii (exemplarul 2), care va servi la acordarea vizei atunci când se solicită plata salariilor neridicate, după caz.
4.
Se arhivează:
-
la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de plăți (exemplarul 1);
-
la compartimentul care a întocmit statele de salarii (exemplarul 2), după caz.
5.
Conținutul
minimal obligatoriu
de
informații
al
formularului
este următorul:
-
denumirea unității, secției, serviciului etc.;
-
denumirea formularului; întocmit pentru luna, anul;
-
numele și prenumele; venitul brut; contribuția individuală de asigurări sociale;
contribuția
individuală
la
bugetul
asigurărilor
pentru
șomaj; contribuția pentru asigurări sociale de sănătate; cheltuieli profesionale; venitul net; deducere personală de bază; deduceri suplimentare; venitul bază de calcul; impozitul calculat și reținut; salariul net;
-
semnături: conducătorul unității, conducătorul compartimentului financiar- contabil, persoana care îl întocmește.
LISTĂ DE AVANS CHENZINAL (Cod 14-5-1/d )
1.
Servește ca:
-
document pentru calculul drepturilor bănești cuvenite salariaților ca avansuri chenzinale;
-
document pentru reținerea prin statele de salarii a avansurilor chenzinale
plătite;
-
document justificativ de înregistrare în contabilitate.
2.
Se întocmește lunar, pe baza documentelor de evidență a muncii, a timpului lucrat efectiv, a certificatelor medicale prezentate și se semnează pentru confirmarea exactității calculelor de către persoana care a calculat avansurile chenzinale și a întocmit lista.
3.
Circulă:
-
la persoanele autorizate să exercite controlul financiar preventiv și să aprobe plata (exemplarul 1);
-
la casieria unității, pentru efectuarea plății avansurilor cuvenite (exemplarul 1), după caz;
-
la compartimentul financiar-contabil, ca anexă la exemplarul 2 al registrului de casă, pentru înregistrare în contabilitate (exemplarul 1);
-
la compartimentul care a întocmit lista de avans pentru a servi la întocmirea statelor de salarii la sfârșitul lunii (exemplarul 2).
4.
Se arhivează:
-
la compartimentul financiar-contabil, ca anexă la exemplarul 2 al registrului de casă (exemplarul 1);
-
la compartimentul care a întocmit lista de avans chenzinal (exemplarul 2).
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității, secției, serviciului etc.;
-
denumirea formularului; întocmit pentru luna, anul;
-
numele și prenumele; salariul de bază; timpul efectiv: lucrat, concediu medical; avansul de plată;
-
semnături: conducătorul unității, conducătorul compartimentului financiar- contabil, persoana care îl întocmește.
ORDIN DE DEPLASARE (DELEGAȚIE – Cod 14-5-4)
1.
Servește ca:
-
dispoziție către persoana delegată să efectueze deplasarea;
-
document pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
-
document pentru stabilirea diferențelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
-
document justificativ de înregistrare în contabilitate.
2.
Se întocmește într-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de către persoana care urmează a efectua deplasarea, precum și pentru justificarea avansurilor acordate în vederea procurării de valori materiale cu plata în numerar.
3.
Circulă:
-
la persoana împuternicită să dispună deplasarea, pentru semnare;
-
la persoana care efectuează deplasarea;
-
la persoanele autorizate ale unității la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii și plecării persoanei delegate;
-
la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de către titular, la întoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurării materialelor, stabilindu-se diferența de primit sau de restituit, cu luarea în considerare a eventualelor penalizări și semnătura pentru verificare.
În cazul în care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul primit, pentru diferența de primit de către titularul de avans se întocmește Dispoziție de plată către casierie.
În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit, diferența de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de Dispoziție de încasare către casierie;
-
la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză;
-
la conducătorul unității pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității;
-
denumirea și numărul formularului;
-
numele, prenumele și funcția persoanei delegate; scopul, destinația și durata deplasării; ștampila unității; semnătura conducătorului unității; data;
-
data (ziua, luna, anul, ora) sosirii și plecării în/din delegație;
-
ziua și ora plecării; ziua și ora sosirii; data depunerii decontului; penalizări calculate; avans spre decontare;
-
cheltuieli efectuate: felul actului și emitentul, numărul și data actului, suma;
-
numărul și data documentului pentru restituirea diferenței; diferența de primit/restituit;
-
semnături: conducătorul unității; controlul financiar preventiv, persoana care verifică decontul, șeful de compartiment, după caz; titularul de avans.
ORDIN DE DEPLASARE (DELEGAȚIE) ÎN STRĂINĂTATE
(transporturi internaționale – Cod 14-5-4/a)
1.
Servește ca:
-
dispoziție către conducătorii auto să efectueze transporturi în străinătate cu autovehiculele unității;
-
document de stabilire a avansului în valută, pentru deplasările conducătorilor auto care urmează să efectueze transporturi în străinătate, pe baza căruia aceștia ridică avansul de la casierie;
-
document pentru justificarea valutei ridicate de la casierie, precum și a valutei aduse la înapoiere în țară;
-
document justificativ de înregistrare în registrul de casă (în valută) și în contabilitate.
2.
Se întocmește la unitățile care efectuează transporturi în străinătate, în două exemplare, pentru fiecare deplasare, de către sectorul de exploatare și se semnează de către șeful sectorului pentru confirmarea realității datelor și exactității calculelor din ordinul de deplasare.
3.
Circulă:
-
la conducătorul unității, pentru semnare (ambele exemplare);
-
la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză (ambele exemplare);
-
la conducătorii auto care urmează să efectueze deplasarea, pentru semnare, pe ambele exemplare, de primire a avansurilor în valută, reținând exemplarul 1, care urmează să fie atașat la Decontul de cheltuieli valutare (transporturi internaționale) (cod 14-5-5/a);
-
la casierul unității care semnează pentru plata sumei în valută (ambele exemplare) și efectuează
înregistrarea sumelor plătite în registrul de casă (în valută).
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității;
-
denumirea și numărul formularului;
-
numele, prenumele și funcția titularului de avans; destinația; marca și numărul autovehiculului; scopul deplasării; locul de încărcare; locul de descărcare;
-
detalierea elementelor de avans în lei și în valută;
-
numărul și data documentului pentru restituirea diferenței; diferența de primit/restituit;
-
semnături: conducătorul unității; șeful de compartiment, controlul financiar preventiv, după caz; titularul de avans.
DECONT DE CHELTUIELI (pentru deplasări externe – Cod 14-5-5)
1.
Servește ca:
-
document pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate (în valută și în lei), cu ocazia deplasării în străinătate;
-
document pentru stabilirea diferențelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
-
document
justificativ de înregistrare în registrul de casă (în valută) și în contabilitate.
2.
Se întocmește într-un exemplar de către titularul de avans pentru justificarea cheltuielilor efectuate pe întreaga durată a deplasării.
3.
Circulă:
-
la persoanele autorizate să verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli,
exactitatea
calculelor
privind
sumele
decontate
la
întoarcerea
din deplasare și calculul eventualelor penalizări de întârziere, care semnează de verificare;
-
la persoanele autorizate să exercite controlul finaciar preventiv și să aprobe plata diferenței în cazul în care, la decontarea sumelor primite pentru efectuarea deplasării, suma cheltuielilor efective depășește avansul primit;
-
la casieria unității pentru plata diferenței, caz în care titularul de avans semnează pentru primirea diferenței respective, fără a se mai întocmi document distinct.
În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit, diferența de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de Chitanță pentru operațiuni în valută (cod 14-4-1/a) sau Dispoziție de încasare către casierie (cod 14-4-4), după caz.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul minimal de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității;
-
denumirea, numărul și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
-
numele și prenumele titularului de avans;
-
avansuri primite în valută sau în valută și în lei; sume decontate; diferențe de restituit/primit;
-
semnături: conducătorul unității; șeful compartimentului financiar-contabil, controlul financiar preventiv, persoana care verifică decontul, după caz; titularul de avans.
DECONT DE CHELTUIELI VALUTARE
(transporturi internaționale – Cod 14-5-5/a)
1.
Servește ca:
-
document pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate (în valută și în lei), cu ocazia deplasării în străinătate;
-
document pentru stabilirea diferenței de primit sau de restituit de către titularul de avans;
-
document de înregistrare în contabilitate.
2.
Se întocmește la unitățile care execută transporturi în străinătate, într-un exemplar, de către titularul de avans, pentru cheltuielile efectuate pe întregul parcurs, semnându-se de titularul de avans.
3.
Circulă:
-
la persoanele autorizate să verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli,
exactitatea
calculelor
privind
sumele
decontate
la
întoarcerea
din străinătate și calculul
eventualelor penalizări de întârziere, care semnează de verificare.
În cazul în care, la decontarea avansului, suma cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul primit de către titularul de avans se întocmește Dispoziție de plată către casierie (cod 14-4-4).
În situația în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efectuate sunt mai mici decât avansul primit, diferența de restituit de către titularul de avans se depune la
casierie pe bază de Dispoziție de încasare către casierie (cod 14-4-4);
-
la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză;
-
la conducătorul unității pentru aprobarea cheltuielilor efectuate și a eventualei diferențe de primit de către titularul de avans.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității;
-
denumirea, numărul și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
-
numele și prenumele titularului de avans;
-
avans în valută; sume decontate; diferențe de restituit/primit;
-
semnături: conducătorul unității, șeful compartimentului financiar-contabil, controlul financiar preventiv, persoana care verifică decontul, titularul de avans.
GRUPA a VI-a
CONTABILITATE GENERALĂ
NOTĂ DE DEBITARE-CREDITARE (Cod 14-6-1A)
1.
Servește ca:
-
document de înregistrare a operațiunilor de decontare intervenite între unitate și subunități care țin contabilitate proprie și între subunități ale aceleiași unități care țin contabilitate proprie;
-
document justificativ de înregistrare în contabilitate.
2.
Se întocmește în două exemplare, de către compartimentul financiar- contabil, pe baza actelor justificative care stau la baza operațiunii.
3.
Circulă:
-
la conducătorul compartimentului financiar-contabil sau înlocuitorul său, pentru semnare (ambele exemplare);
-
la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrare (exemplarul 2);
-
la unitatea sau subunitatea care participă la operațiunea de decontare, pentru înregistrare (exemplarul 1).
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil al părților participante la operațiunea de decontare (exemplarul 1 la destinatar și exemplarul 2 la emitent).
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea, numărul și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
-
emitentul; destinatarul; conturi debitoare/creditoare; suma; data operațiunilor;
-
semnături:
persoana
care
întocmește
documentul
și
conducătorul compartimentul financiar-contabil.
NOTĂ DE CONTABILITATE (Cod 14-6-2A)
1.
Servește ca document justificativ de înregistrare în contabilitatea sintetică și analitică, de regulă pentru operațiunile care nu au la bază documente justificative (stornări, repartizare profit, constituire provizioane și ajustări pentru depreciere sau pierdere de valoare etc.).
2.
Se întocmește, într-un exemplar, de către compartimentul financiar-contabil.
3.
Circulă:
-
la persoana autorizată să verifice și să semneze documentul;
-
la persoana care asigură contabilitatea sintetică și analitică în cadrul compartimentului financiar-contabil.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea, numărul și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
-
denumirea unității;
-
explicații; simbolul contului debitor/creditor; suma;
-
semnături: întocmit, verificat.
EXTRAS DE CONT (Cod 14-6-3)
1.
Servește la comunicarea și solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, rămase neachitate, provenite din relații economico-financiare și ca instrument de conciliere prearbitrală.
De asemenea, se utilizează ca document de inventariere a soldurilor conturilor privind datoriile și creanțele entității în relațiile cu terții.
2.
Se întocmește în trei exemplare, de către compartimentul financiar-contabil al unității beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitică.
3.
Circulă:
-
la conducătorul compartimentului financiar-contabil și conducătorul unității emitente, pentru semnare (toate exemplarele);
-
la unitatea debitoare (exemplarele 1 și 2), care restituie unității emitente exemplarul
2
semnat
pe
verso
de
conducătorul
unității
și
conducătorul compartimentului financiar-contabil, pentru confirmarea debitului. Eventualele obiecții asupra sumelor prevăzute în extrasul de cont se consemnează într-o notă explicativă semnată de conducătorul unității și conducătorul compartimentului financiar-contabil, care se anexează la exemplarul 2 al extrasului de cont.
4.
Se arhivează:
-
la compartimentul financiar-contabil al unității emitente (exemplarul 3, precum
și exemplarul 2, după primirea confirmării);
-
la compartimentul financiar-contabil al unității debitoare (exemplarul 1).
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității creditoare;
-
codul de identificare fiscală;
-
sediul (localitate, stradă, număr);
-
județul;
-
contul;
-
banca;
-
denumirea formularului;
-
denumirea unității debitoare;
-
felul, numărul și data documentului;
-
explicații;
-
suma;
-semnături:
conducătorul
unității,
inclusiv
ștampila,
conducătorul compartimentului financiar-contabil.
JURNAL PRIVIND OPERAȚIUNILE DE CASĂ ȘI BANCĂ (Cod 14-6-5)
1.
Servește:
-
ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea operațiunilor cu mijloace bănești, la unitățile care aplică forma de înregistrare „pe jurnale”;
-
la completarea registrului Cartea mare.
2.
Se întocmește lunar sau pe măsura efectuării operațiunilor, în cadrul compartimentului financiar-contabil, separat pentru fiecare cont sintetic, utilizându-se formatul potrivit, în funcție de numărul conturilor corespondente.
Se completează pe baza registrului de casă și a extraselor de cont primite de la bancă la care sunt anexate documentele justificative. În acest scop, se poate efectua gruparea sumelor pe conturi, atât pentru încasări, cât și pentru plăți, într-un document cumulativ.
La sfârșitul lunii se determină rulajul total, precum și totalurile fiecăruia dintre conturile corespondente, care se trec în Cartea mare.
3.
Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
rulajul;
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității; contul;
-
denumirea formularului și data (luna, anul) pentru care se întocmește;
-
registrul de casă sau extrasele de cont de la bancă; conturile corespondente;
-
semnături: întocmit, verificat.
JURNAL PRIVIND DECONTĂRILE CU FURNIZORII (Cod 14-6-6)
1.
Servește:
-
ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea operațiunilor privind decontările cu furnizorii pentru materiale, mărfuri, lucrări executate, servicii prestate etc., la unitățile care aplică forma de înregistrare “pe jurnale”;
-
la ținerea contabilității analitice a furnizorilor;
-
la completarea registrului Cartea mare.
2.
Se întocmește în cadrul compartimentului financiar-contabil, fie pentru toți furnizorii, fie separat, pe feluri de furnizori, pe furnizori principali, pe gestiuni etc.
Se completează pe baza documentelor justificative (facturi, note de recepție și constatare de diferențe etc.) sau pe bază de centralizatoare, pentru operațiunile înregistrate în creditul contului de furnizori și pe baza documentelor justificative anexate la extrasul de cont primit de la bancă sau registrul de casă, pentru operațiunile înregistrate în debitul acestui cont.
În cazul înregistrării pe bază de centralizatoare, evidența analitică a furnizorilor se ține separat de jurnal, utilizându-se Situația încasării-achitării facturilor (cod 14-6-7) sau alte formulare (Fișa de cont pentru operațiuni diverse, cod 14-6-22).
Facturile rămase neachitate (nelichidate) până la sfârșitul lunii se înregistrează în Situația încasării-achitării facturilor (cod 14-6-7).
La sfârșitul lunii, se determină rulajul creditor total, precum și totalurile fiecăruia din conturile corespondente debitoare care se trec în Cartea mare.
3.
Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității;
-
denumirea și data (luna, anul) întocmirii formularului; contul;
-
ziua înregistrării; numărul și data notei de recepție/ factură; furnizorul – localitatea (explicații); conturi corespondente debitoare; rulajul creditor al contului de furnizori;
-
plata facturilor (debit cont furnizori): ziua achitării, cont corespondent creditor, nr. document, suma;
-
semnături: întocmit, verificat.
SITUAȚIA ÎNCASĂRII-ACHITĂRII FACTURILOR (Cod 14-6-7)
1.
Servește:
-
ca jurnal auxiliar pentru ținerea contabilității analitice a clienților sau furnizorilor la unitățile care aplică forma de înregistrare ,,pe jurnale“;
-
ca situație a soldurilor contului 411 „Clienți“,
401 „Furnizori“ sau 404
„Furnizori de imobilizări”.
2.
Se întocmește lunar sau pe măsura efectuării operațiunilor, în cadrul compartimentului financiar-contabil, fie pentru toți clienții sau furnizorii, fie separat pe feluri de clienți sau de furnizori. În cazul în care situația se întocmește pentru achitarea facturilor separat pe feluri de furnizori, se au în vedere furnizorii principali potrivit categoriilor stabilite pentru înregistrarea în Jurnalul privind decontările cu furnizorii (cod 14-6-6).
Formularul se completează astfel:
În cazul încasării facturilor
-
periodic, pe baza documentelor justificative privind produsele sau mărfurile livrate, lucrările executate, serviciile prestate etc., respectiv încasarea de la clienți;
-
la începutul lunii, prin transcrierea pozițiilor (facturilor) rămase neîncasate din Situația încasării facturilor întocmită pentru luna precedentă.
În cazul achitării facturilor
-
periodic, pe baza documentelor justificative de recepție a materialelor și produselor aprovizionate, respectiv de achitare a furnizorilor, în cazul în care contabilitatea analitică a furnizorilor nu se ține cu ajutorul Jurnalului privind decontările cu furnizorii (cod 14-6-6);
-
la începutul lunii, prin transcrierea pozițiilor (facturilor) rămase neachitate din Situația achitării facturilor sau din Jurnalul privind decontările cu furnizorii (cod 14-6- 6).
3.
Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității;
-
denumirea și data (luna, anul) întocmirii formularului;
-
ziua înregistrării; numărul și data facturii; clientul (furnizorul), localitatea (explicații); sume de primit (datorate);
-
încasarea (plata) facturilor: ziua, contul corespondent,
nr. documentului,
suma;
-
semnături: întocmit, verificat.
JURNAL PRIVIND CONSUMURILE ȘI ALTE IEȘIRI DE STOCURI
(Cod 14-6-8)
1.
Servește:
-
ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea lunară a operațiunilor în creditul conturilor de stocuri, la unitățile care aplică forma de înregistrare „pe jurnale“;
-
la completarea registrului Cartea mare.
2.
Se întocmește periodic sau pe măsura efectuării operațiunilor, în cadrul compartimentului financiar-contabil.
Se înregistrează la sfârșitul perioadei, document cu document sau pe baza centralizatoarelor pe operațiuni (documente cumulative, situații de ieșire), în funcție de metoda folosită pentru contabilitatea analitică a bunurilor.
În antetul coloanelor se înscrie simbolul fiecărui cont creditor, precum și documentul care furnizează datele (numărul și data documentului justificativ sau ale centralizatorului).
Conturile corespondente debitoare se deschid mai întâi pentru conturile de cheltuieli, fie pe conturi sintetice, analitice și pe secții, fie numai pe conturi sintetice și pe secții. În acest caz, concomitent cu efectuarea înregistrărilor în jurnal se fac înregistrările și în evidența analitică a conturilor de cheltuieli (fișe, documente cumulative sau alte documente aprobate).
Rulajele creditoare totale se trec în Cartea mare.
3.
Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității;
-
denumirea și data (luna, anul) întocmirii formularului;
-
ziua înregistrării; felul și nr. documentului; conturi debitoare: sintetice, analitice, sume; conturi creditoare;
-
semnături: întocmit, verificat.
JURNAL PRIVIND SALARIILE, CONTRIBUȚIA PENTRU ASIGURĂRI SOCIALE, PROTECȚIA SOCIALĂ A ȘOMERILOR ȘI ASIGURĂRI SOCIALE DE SĂNĂTATE
(Cod 14-6-10)
1.
Servește:
-
ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea lunară a operațiunilor în creditul conturilor privind salariile, contribuția pentru asigurări sociale, protecția socială a șomerilor și asigurările sociale de sănătate, la unitățile care aplică forma de înregistrare „pe jurnale“;
-
la completarea registrului Cartea mare.
2.
Se întocmește lunar, în cadrul compartimentului financiar-contabil, pe unitate sau secții de producție, după caz, pe baza statelor de salarii.
3.
Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității;
-
denumirea și data (luna, anul) întocmirii formularului;
-
ziua înregistrării; felul și nr. documentului; conturi debitoare: sintetice, analitice; conturi creditoare;
-
semnături: întocmit, verificat.
BORDEROU DE PRIMIRE A OBIECTELOR ÎN CONSIGNAȚIE
(Cod 14-6-14)
1.
Servește:
-
la centralizarea evidenței obiectelor primite spre vânzare în consignație;
-
ca document de încărcare în gestiune cu obiectele primite spre vânzare;
-
document de înregistrare în contabilitate.
2.
Se întocmește de către prețuitor sau persoana desemnată cu evaluarea obiectelor primite de la deponenți, în două exemplare, și se semnează de către acesta pentru predare și de către gestionar pentru primirea obiectelor.
3.
Circulă:
-
la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);
-
la gestionar, împreună cu obiectele primite în consignație (exemplarul 2).
4.
Se arhivează:
-
la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);
-
la gestionar (exemplarul 2).
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității;
-
denumirea și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; raionul;
-
numărul bonului de primire/chitanță; valoarea la primire/vânzare; descrierea obiectului; deponent: numele, prenumele, seria și nr. actului de identitate;
-
semnături: prețuitor, gestionar.
BORDEROU DE IEȘIRE A OBIECTELOR DIN CONSIGNAȚIE
(Cod 14-6-15)
1.
Servește la evidența mișcării obiectelor primite în consignație.
2.
Se întocmește în două exemplare, de către gestionar, pe baza bonurilor fiscale sau facturilor.
3.
Circulă:
-
la compartimentul financiar-contabil, însoțit de documentele de vânzare (exemplarul 1);
-
rămâne la gestionar, pentru justificarea predării documentelor (exemplarul 2).
4.
Se arhivează:
-
la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);
-
la gestionar (exemplarul 2).
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității;
-
denumirea și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
-
numărul și data bonului de primire; numărul facturii sau al bonului fiscal; denumirea obiectului;
-
valoarea obiectelor: retrase de deponent, după schimbarea prețului, la preț de vânzare către cumpărător, la preț de cumpărare de la deponent, comision;
-
semnătura gestionarului.
JURNAL PRIVIND OPERAȚIUNI DIVERSE
(pentru conturi sintetice – Cod 14-6-17)
1.
Servește:
-
ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea operațiunilor în creditul conturilor fără dezvoltare analitică sau a căror dezvoltare se asigură pe fișe separate, dar care nu sunt cuprinse în
alte jurnale, la unitățile care aplică forma de înregistrare „pe jurnale“;
-
la completarea jurnalului Cartea mare.
2.
Se
întocmește
pe
măsura
efectuării
operațiunilor,
în
cadrul compartimentului financiar-contabil. Modelul formularului se adaptează, în funcție de numărul conturilor folosite.
Se completează document cu document sau pe bază de centralizatoare.
Înscrierea conturilor se poate face pe genuri de operațiuni, pe grupe de conturi care au legătură între ele sau în ordinea simbolurilor conturilor.
Dacă volumul operațiunilor este mic, în jurnal pot fi cuprinse unul până la trei conturi creditoare.
La sfârșitul perioadei, după înregistrarea în jurnal a tuturor operațiunilor, se face gruparea sumelor pe conturi corespondente debitoare, verificându-se ca totalul sumelor din grupare să fie egal cu rulajul creditor al contului pentru care s-a făcut gruparea.
Periodic, rulajele creditoare ale fiecărui cont, precum și sumele totale ale conturilor corespondente debitoare (din grupare) se trec în Cartea mare.
3.
Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității;
-
denumirea formularului și luna, anul pentru care se întocmește;
-
ziua înregistrării; felul, numărul și data documentului; explicații; cont corespondent debitor; rulaj creditor; gruparea sumelor pe conturi corespondente debitoare;
-
semnături: întocmit, verificat.
FIȘĂ DE CONT ANALITIC PENTRU CHELTUIELI EFECTIVE DE PRODUCȚIE (Cod 14-6-21)
1.
Servește ca:
-
document de înregistrare în contabilitatea de gestiune a costurilor efective pe comenzi, produse sau semifabricate, obiect
(sau parte din obiect) de construcții, lucrări de întreținere și reparații și altele;
-
document pentru determinarea costurilor efective pe unitatea de calculație.
2.
Se întocmește într-un exemplar, de către compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare comandă, produs sau semifabricat, obiect (sau parte de obiect) de construcții, lucrare de întreținere și reparații.
Se completează la începutul anului pe baza soldurilor de la sfârșitul anului precedent, iar în cursul anului, pe baza documentelor justificative referitoare la consumul de materiale, plata salariilor pentru munca prestată, a cheltuielilor indirecte și alte cheltuieli efectuate potrivit dispozițiilor legale. La sfârșitul fiecărei perioade se totalizează sumele înregistrate, în vederea întocmirii balanței de verificare a operațiunilor înregistrate.
3.
Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității;
-
denumirea formularului; comanda, produsul, obiectul, lucrarea etc.;
-
numărul comenzii; contul; cantitatea; U/M; data începerii (fabricației, comenzii etc.); data terminării (recepției);
-
data, felul și numărul documentului; total cheltuieli; decontarea producției: cantitatea, prețul unitar, valoarea; contul corespondent;
-
semnătura de întocmire.
FIȘĂ DE CONT ANALITIC PENTRU CHELTUIELI (Cod 14-6-21/a)
1.
Servește ca document de înregistrare în contabilitatea de gestiune a cheltuielilor comune ale secției, cheltuielilor generale de administrație, pe secții și feluri de cheltuieli, după natura lor, a cheltuielilor de desfacere (la intern), a cheltuielilor
de
circulație
(cheltuieli
de
desfacere
a
produselor
la
export),
a cheltuielilor cu activitatea de „service“ în perioada de garanție, după caz.
2.
Se întocmește într-un exemplar, separat pentru fiecare cont sintetic de cheltuieli. În cazul în care numărul coloanelor fișei este insuficient pentru reflectarea tuturor conturilor analitice ale contului respectiv de cheltuieli, se deschid două sau mai multe fișe, după caz.
Se completează pe baza documentelor justificative referitoare la operațiunile intervenite.
La sfârșitul fiecărei perioade, se totalizează rulajele, în vederea întocmirii balanței analitice de verificare a operațiunilor înregistrate în contabilitatea de gestiune.
3.
Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității;
-
denumirea formularului;
-
denumirea contului (secției, atelierului, unității); contul;
-
data, felul și numărul documentului; explicații; total debit; simbol cont corespondent; suma creditată;
-
semnătura de întocmire.
FIȘĂ DE CONT PENTRU OPERAȚIUNI DIVERSE (Cod 14-6-22)
FIȘĂ DE CONT PENTRU OPERAȚIUNI DIVERSE
(în valută și în lei - Cod 14-6-22/a)
1.
Servește:
-
la ținerea contabilității analitice a conturilor de clienți, debitori, furnizori, credi- tori etc.;
-
la ținerea contabilității sintetice a operațiunilor economico-financiare.
2.
Se întocmește într-un exemplar, pentru fiecare client, debitor, furnizor sau creditor și se sortează pe conturi analitice.
În
cazul
în
care
se
utilizează
pentru
ținerea
contabilității
sintetice
a operațiunilor economico-financiare, fișele de cont se deschid pentru fiecare cont sintetic de gradul I care nu se desfășoară pe conturi sintetice de gradul II, și pentru conturile de gradul II prevăzute în planul de conturi aplicabil.
Se completează, la începutul anului, pe baza soldurilor de la sfârșitul anului precedent, iar în cursul anului, pe baza documentelor justificative referitoare la operațiunile intervenite.
La sfârșitul fiecărei perioade, în fișele analitice se totalizează rulajele pe perioada respectivă și cumulat de la începutul anului, în vederea întocmirii balanței de verificare a conturilor analitice sau a situațiilor de solduri, iar în fișele de cont sintetic se face totalul cumulat al rulajului pe debit și credit, precum și soldul contului, în vederea întocmirii balanței de verificare a conturilor sintetice.
3.
Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității;
-
denumirea formularului;
-
simbolul contului; data, felul și numărul documentului; explicații; simbolul contului corespondent; debit; credit; D/C; sold;
-
semnătura de întocmire și verificare, după caz.
DOCUMENT CUMULATIV (Cod 14-6-24 și Cod 14-6-24/b)
1.
Servește ca:
-
document de centralizare a datelor din mai multe documente justificative care reflectă operațiuni economico-financiare de același fel dintr-o anumită perioadă (intrări și ieșiri de materiale, produse sau mărfuri, operațiuni bănești etc.);
-
document justificativ centralizator de înregistrare în contabilitatea sintetică și analitică.
2.
Se întocmește în cadrul compartimentului financiar-contabil, completându- se titulatura și conținutul coloanelor în funcție de natura operațiunilor economico- financiare și de necesitățile de centralizare și de înregistrare.
La instituțiile publice, în situația în care, în cursul unei zile, există un număr mai restrâns de operațiuni, se poate folosi un singur document cumulativ pentru operațiunile unei zile. În acest caz, documentul cumulativ va avea două părți: în partea stângă, pe coloane distincte, se vor înscrie conturile care se debitează, iar în partea dreaptă, conturile care se creditează. Fiecare operațiune se înscrie pe un rând separat pentru a se urmări corespondența conturilor. Pe ultimul rând se face totalul sumelor pe fiecare coloană. Totalul conturilor debitoare trebuie să corespundă cu totalul conturilor creditoare. La fiecare cont se înregistrează totalul rezultat în coloana corespunzătoare.
3.
Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
BALANȚĂ DE VERIFICARE
(cu patru egalități – Cod 14-6-30 și cod 14-6-30/A) BALANȚĂ DE VERIFICARE
(cu cinci egalități – Cod 14-6-30/a, Cod 14-6-30/b1, Cod 14-6-30/b2) BALANȚĂ DE VERIFICARE
(cu șase egalități – Cod 14-6-30/b) BALANȚĂ ANALITICĂ A STOCURILOR (Cod 14-6-30/c)
1.
Servește:
-
la verificarea exactității înregistrărilor;
-
la controlul concordanței dintre contabilitatea sintetică și analitică;
-
la întocmirea situațiilor financiare.
2.
Se întocmește într-un singur exemplar, cel puțin anual, la încheierea exercițiului financiar sau la termenele de întocmire a situațiilor financiare periodice, la alte perioade prevăzute de actele normative în vigoare și ori de câte ori se consideră necesar.
Balanța de verificare cuprinde pentru toate conturile unității următoarele elemente: simbolul și denumirea conturilor; soldurile inițiale debitoare și creditoare; totalul sumelor debitoare și creditoare ale lunii precedente, după caz; rulajele curente debitoare și creditoare; totalul rulajelor debitoare și creditoare, după caz; totalul sumelor debitoare și creditoare; soldurile finale debitoare sau creditoare.
Balanța de verificare la 1 ianuarie, în coloanele 2 și 3, se completează cu soldurile finale debitoare și creditoare ale lunii decembrie.
Pentru conturile analitice se poate întocmi numai situația soldurilor.
3.
Nu circulă, fiind document de sinteză.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:
-
denumirea unității;
-
denumirea formularului; data pentru care se întocmește;
-
simbolul și denumirea conturilor; soldurile inițiale debitoare/creditoare, rulajele lunii curente debitoare/creditoare; total sume debitoare/creditoare; soldurile finale debitoare/creditoare;
-
semnături: conducătorul compartimentului financiar-contabil și persoana care întocmește documentul, după caz.
GRUPA a VII- a ALTE SUBACTIVITĂȚI
Situația activelor gajate sau ipotecate (Cod 14-8-1) Situația bunurilor sechestrate (Cod 14-8-1/a)
1.
Servește
ca
jurnal
auxiliar
pentru
ținerea
contabilității angajamentelor asumate de către societate, reflectând eventuala datorie a entității față de terți, generată de angajamentele asumate.
2.
Se întocmește într-un exemplar sau în mai multe exemplare, după necesități, pe măsura încheierii contractelor care au la bază active gajate sau ipotecate, respectiv după încheierea procesului-verbal de sechestru de către executorul fiscal.
3.
Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5.
Conținutul minimal al formularului este următorului:
-
denumirea unității;
-
denumirea activului gajat și respectiv ipotecat, codul acestuia când este cazul sau denumirea bunurilor sechestrate;
-
valoarea contabilă a activului;
-
numărul
și
data
contractului,
valoarea
totală
a contracatului,
perioada
de
derulare
a
contractului,
denumirea creditorului în cazul formularului cod 14-8-1;
-
valoarea sechestrului în cazul formularului cod 14-8-1/a.
DECIZIE DE IMPUTARE (Cod 14-8-2)
1.
Servește ca:
-
document de imputare a valorii pagubelor produse;
-
titlu executoriu din momentul comunicării;
-
document de înregistrare în contabilitate.
2.
Se întocmește în două exemplare sau în mai multe exemplare, în funcție de numărul persoanelor răspunzătoare pentru paguba produsă, pe baza actelor de constatare (procese-verbale, referate etc.) și se semnează de către conducătorul unității, cu viza de control financiar preventiv și viza compartimentului juridic.
3.
Circulă:
-
la persoana desemnată pentru acordarea vizei de control financiar – preventiv (toate exemplarele);
-
la compartimentul juridic, pentru vizare asupra legalității și realității;
-
la conducătorul unității, pentru semnare (ambele exemplare);
-
la persoana (sau persoanele) răspunzătoare de paguba adusă unității pentru semnare de luare la cunoștință și de imputare (ambele exemplare).
4.
Se arhivează la compartimentul financiar- contabil (exemplarul 1).
ANGAJAMENT DE PLATĂ (Cod 14-8-2/a)
1.
Servește ca:
-
angajament de plată a unei sume ce reprezintă o pagubă adusă unității;
-
titlu executoriu pentru recuperarea pagubelor;
-
titlu executoriu pentru executarea silită, în caz de nerespectare a angajamentului.
2.
Se întocmește într-un exemplar, de către persoana care își ia angajamentul, în condițiile în care există documente din care rezultă pagube sau alte obligații de plată (proces-verbal de control, proces-verbal al comisiei de inventariere, referat de rebut sau alte documente).
3.
Circulă pentru semnare, la persoana în fața căreia s-a luat angajamentul (organ de control, jurisconsult sau alte persoane desemnate în acest scop).
4.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
ANEXA NR. 3
MODELELE DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE
Unitatea. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
REGISTRUL–JURNAL
Nr. pagină. . . . . .
Nr. crt.
Data înreg.
Documentul (felul, nr., data)
Explicații
Simbol conturi
Sume
Debitoare
Creditoare
Debitoare
Creditoare
1
2
3
4
5
6
7
8
Întocmit,
Verificat,
14-1-1
Nr. pagină ......
REGISTRUL-JURNAL DE ÎNCASĂRI ȘI PLĂȚI
Nr crt
Data
Documentul (fel, număr)
Felul operațiunii (explicații)
Încasări
Plăți
Numerar
Bancă
Numerar
Bancă
0
1
2
3
4
5
6
7
14-1-1/b
Unitatea..................................................
REGISTRUL-INVENTAR
la data de ...............................
Nr. pagină ..........
Nr. crt.
Recapitulația elementelor inventariate
Valoarea contabilă
Valoarea de inventar
Diferențe din evaluare (de înregistrat) ca rezultat al
inventarierii
Valoarea
Cauze
diferențe
0
1
2
3
4
5
Întocmit,
Verificat,
14-1-2
Unitatea .....................................................
CARTEA MARE
CONTUL ......................................
Lunile
CONTURI CORESPONDENTE CREDITOARE
Total
rulaj debitor
Total
rulaj creditor
SOLD
Cont.....
Jurnal...
Cont.....
Jurnal...
Cont.....
Jurnal...
Cont.....
Jurnal...
Cont......
Jurnal.....
Cont......
Jurnal.....
Cont......
Jurnal.....
Cont......
Jurnal.....
Cont......
Jurnal.....
Cont......
Jurnal.....
Cont......
Jurnal.....
Cont......
Jurnal.....
La 1 ianuarie
(anul) . . . . . . . .
debitor
creditor
Ianuarie
Februarie
Martie
Total tr.I
Aprilie
Mai
Iunie
Total tr.I+II
Iulie
August
Septembrie
Total tr.I+II+III
Octombrie
Noiembrie
Decembrie
Total gen. (I-IV)
97
14-1-3
Unitatea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
CARTEA MARE (ȘAH)
Denumirea contului
...........................................
Simbol cont
Debit
Pagina
Credit
Nr. din regis trul
jurnal
Data oper.
.........
(anul)
Suma
Conturi corespondente
14-1-3/a
Unitatea…..........................
Număr pagină…...........
REGISTRUL NUMERELOR DE INVENTAR
Nr. de inventar
Codul de clasificare
Denumirea mijlocului fix
și caracteristici tehnice
Locul unde se află
Alte mențiuni
1
2
3
4
5
14-2-1
FIȘA MIJLOCULUI FIX
Grupa
…................……………………
Nr. inventar …................................................…..
Fel, serie, nr. data document proveniență …....... Valoare de inventar
…..................................……
Amortizare lunară …......................................…..
Codul
de clasificare …............................……
Data dării în folosință Anul
….......................................……
Luna ….....................................……
Denumirea mijlocului fix și caracteristici tehnice
Data amortizării complete Anul
…......................................…….
Luna ….................................……….
Accesorii
Durata normală de funcționare
…................................……
Cota de amortizare
.
%
(verso)
Soldul contului
Nr.
Documen-
Operațiunile care privesc
Buc.
Debit
Credit
old
105 „Rezerve din
inventar
tul (data,
mișcarea, creșterea sau
reevaluare
”
(de la
felul,
diminuarea valorii mijlocului fix
număr la
numărul)
număr)
14-2-2 t2
BON DE MIȘCARE A MIJLOACELOR FIXE
Număr document
Data eliberării
Predător
Primitor
ziua
luna
anul
Subsemnații din partea
și din
partea
am procedat la predarea–
primirea mijloacelor fixe în baza
din
…..................................
Nr. crt.
Denumirea mijlocului fix și caracteristici tehnice
Numărul de inventar
Buc.
Valoarea de inventar
SUBUNITATEA PREDĂTOARE (secție, atelier etc.)
APROBAT
Numele și prenumele
Semnătura
Data
Semnătura
SUBUNITATEA PRIMITOARE (secție, atelier etc.)
Numele și prenumele
Semnătura
14-2-3A
Unitatea ................................
PROCES-VERBAL
DE SCOATERE DIN FUNCȚIUNE A MIJLOACELOR FIXE
DE DECLASARE A UNOR BUNURI MATERIALE
APROBAT
DATA
Număr document
Data
Ziua
Luna
Anul
Predător
I.
CONSTATĂRILE ȘI CONCLUZIILE COMISIEI
….................................................................................
….......................................................................................................................................................................
…......................................................................................................................................................................
….......................................................................................................................................................................
…....................................................................................................................................................................
….......................................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................................
….......................................................................................................................................................................
II.
MIJLOACELE FIXE SCOASE DIN FUNCȚIUNE SAU BUNURILE MATERIALE DECLASATE
Amortizarea
Nr.
Denumirea
Cod
U/M
Cantitatea
Preț unitar
Valoarea
până la
crt.
scoaterea din
funcțiune
III.
ANSAMBLE, SUBANSAMBLE, PIESE, COMPONENTE ȘI MATERIALE REZULTATE
Număr
document
Data
Predător
Primitor
Ziua
Luna
Anul
Nr. crt.
Denumirea
COD
U/M
Cantitatea
Preț unitar
Valoarea
COMISIA
Delegați la dezmembra-
re sau la declasare
Primit în
gestiune
Nume și prenume
Semnătura
Nume și prenume
Semnătura
Nume și prenume
Semnătura
Nume și prenume
Semnătura
14-2-3/aA
102
UNITATEA ..................
Obiectivul pentru investiții ...........................................
............................
Obiectivul supus recepției ...........................................
............................
Concluzia ....................................................................
PROCES-VERBAL DE RECEPȚIE (Cod 14-2-5)
I.
DATE GENERALE
1.
Comisia de recepție convocată la data de ............................... și-a desfășurat activitatea în intervalul: ....................................
II.
CONSTATĂRI
În urma examinării documentației prezentate și a cercetării pe teren a lucrărilor executate s-au constatat:
1.
Documentația
tehnico-economică
a
fost
prezentată
comisiei
de
recepție
cu
următoarele
excepții:
.........................................................
Comisia constată că lista documentației prevăzute mai sus nu împiedică/împiedică efectuarea recepției.
2.
Recepția punerii în funcțiune a fost efectuată la data de
, iar până la recepția obiectivului de la data punerii în funcțiune
au trecut
luni.
3.
Valoarea lucrărilor supuse recepției conform documentelor de decontare este de
lei.
4.
La data recepției, nivelul atins de indicatorii tehnico-economici aprobați se prezintă astfel: ..................................................
5.
Următorii
factori
au
influențat
nefavorabil
realizarea
indicatorilor
care
n-au
atins
nivelul
aprobat:
...................................................
6.
La data recepției se constată următoarele disponibilități de capacități ale utilajelor tehnologice și de spații construite care pot conduce la îmbunătățirea indicatorilor tehnico-economici: ................................
7.
S-a constatat că sunt/nu sunt luate măsurile pentru menținerea nivelului aprobat al indicatorilor tehnico-economici în ceea ce privește:
a.
asigurarea cu materii prime, materiale, combustibil, energie, apă etc. (se vor arăta cele ce nu sunt asigurate);
b.
lucrări conexe, utilități, deserviri etc.;
c.
forța de muncă;
d.
........................................................................
III.
CONCLUZII
1.
Pe baza constatărilor și concluziilor consemnate mai sus, comisia de recepție hotărăște în unanimitate/cu majoritatea de păreri:
SE ADMITE RECEPȚIA OBIECTIVULUI DE INVESTIȚII ȘI SE ACORDĂ CALIFICATIVUL
................................................................................
2.
Comisia de recepție stabilește că, pentru menținerea nivelului aprobat al indicatorilor tehnico-economici aprobați și pentru o cât mai bună exploatare a capacităților ce se recepționează, mai sunt necesare următoarele măsuri:
................................................................................
................................................................................
103
3.
Prezentul proces-verbal, care conține ........... file și .............. anexe numerotate cu un total de ........... file, care fac parte integrantă din cuprinsul acestuia, a fost încheiat azi
în trei exemplare originale.
Numele și prenumele
Funcția
Locul de muncă
Semnătura
Președinte Membri:
Specialiști- consultanți
Asistenți la recepție Secretar
UNITATEA ..................
Obiectivul pentru investiții
............................
Obiectivul supus recepției
............................ Concluzia ..................
PROCES-VERBAL DE RECEPȚIE PROVIZORIE
(Cod 14-2-5/a)
I.
DATE GENERALE
1.
Comisia
numită
de
.................................................
prin
............................................. pentru recepționarea obiectivului de investiții intitulat
.......................................... și situat în
a fost convocată la data
de .............. pentru a proceda la recepția provizorie a lucrărilor de construcții-montaj aferente.
Obiectul
(obiectele)/părți
de
obiect
......................................
pentru
care
proiectantul
general
este
.........................................
antreprenor
general
este
......................................................
și
beneficiar
de
investiții
este
............................................ .
2.
Comisia și-a desfășurat activitatea în intervalul ......................
3.
Valoarea situației de plată a lucrărilor de construcții-montaj supuse recepției provizorii este de
, conform anexei.
4.
Lucrările de construcții-montaj supuse acestei recepții au fost în prealabil preluate de beneficiar de la antreprenor pe baza procesului-verbal de predare-primire din ........................ .
5.
Valoarea mijloacelor fixe ce se recepționează este de
lei.
II.
CONSTATĂRI
A.
Cu privire la documentația tehnico-economică necesară la recepția provizorie a lucrărilor de construcții-montaj .................................
Comisia consideră că actele prezentate sunt/nu sunt suficiente pentru aprecierea calității lucrărilor și a dispus ...................................
B.
Cu privire la îndeplinirea condițiilor pentru prezentare la recepție.
1.
Executarea lucrărilor de construcții și instalații cuprinse în devizul general:
a.
lucrările sunt terminate;
b.
următoarele lucrări, conform anexei, nu sunt terminate.
2.
Efectuarea prealabilă a probelor mecanice și a rodajului mecanic la instalațiile și utilajele tehnologice.
3.
Unitățile care condiționează folosirea sau exploatarea obiectului sunt/nu sunt integral asigurate .......................................................
4.
Terminarea lucrărilor aferente spațiilor cu altă destinație inclusă în construcția obiectului supus recepției (în cazul blocurilor de locuințe)
...............................................................................
Concluzie: Pe baza constatărilor de la cap. B pct. 1 - 4, comisia constată că sunt/nu sunt îndeplinite condițiile pentru ca obiectul să fie supus recepției. Totodată, comisia hotărăște că lucrările arătate în anexă, ca neexecutate - să fie terminate până la ........................................
C.
Calitatea lucrărilor realizate.
1.
Respectarea prevederilor proiectului (inclusiv completările și modificările aduse). În urma examinării lucrărilor executate și a semnalărilor făcute de proiectant, comisia a reținut în anexă următoarele nerealizări ale proiectului - dintre care cele în
dreptul cărora au fost prevăzute termene urmează să fie remediate:
................................................................................
Concluzie: Comisia consideră că abaterile de la proiect care sunt consemnate fără fixarea unui termen pentru refacerea lucrărilor, potrivit proiectului, nu influențează comportarea, exploatarea, aspectul și integritatea obiectului.
Lucrările pentru care s-a făcut mențiune în acest sens urmează să fie puse de acord cu prevederile proiectului în termenele specificate.
2.
Calitatea soluțiilor constructive și detaliile de execuție folosite în proiect.
În urma examinării lucrărilor și a observațiilor prezentate de executant, au fost reținute în anexă următoarele deficiențe de proiectare care influențează executarea, exploatarea sau funcționarea obiectului, dintre care unele urmează să fie remediate în termenele fixate în dreptul fiecăruia:
................................................................................
Concluzie: Comisia atrage atenția proiectantului ce poartă răspunderea pentru consecințele acestei deficiențe și în același timp hotărăște remedierea în contul proiectantului a deficiențelor pentru care a stabilit termen în acest sens.
3.
Calitatea execuției lucrărilor.
Din dispozițiile de șantier, buletinele de încercare a betoanelor și îmbinărilor metalice, procesele-verbale de lucrări ascunse, certificatele de calitate pentru prefabricate și materiale folosite, din constatările scrise ale organelor care au controlat pe parcurs calitatea lucrărilor, precum și din constatările făcute de comisia de recepție la fața locului, rezultă următoarele:
3.1.
La structura de rezistență
................................................................................
3.2.
La restul lucrărilor de construcții
................................................................................
3.3.
La lucrările de instalații
................................................................................
3.4.
La lucrările de montaj al instalațiilor și utilajelor tehnologice cuprinse în obiect
................................................................................
4.
Deficiențe ale lucrărilor realizate care se datoresc beneficiarului de investiții
................................................................................
5.
Alte constatări:
................................................................................
................................................................................
III.
CONCLUZII GENERALE
1.
Pe baza constatărilor și concluziilor consemnate mai sus, comisia de recepție cu majoritate/în unanimitate de păreri hotărăște: Admiterea (respingerea) recepției provizorii a lucrărilor de construcții-montaj aferente obiectelor (obiectului)
................................................................................
................................................................................
................................................................................
care au fost terminate la data de
și care fac parte din obiectivul
................................................................................
................................................................................
2.
Perioada de garanție a lucrărilor recepționate aferente fiecărui obiect este de
.
luni (se completează numai în cazul admiterii recepției).
3.
Comisia de recepție apreciază că pentru o cât mai bună utilizare a obiectelor/obiectului recepționate mai sunt necesare următoarele măsuri:
................................................................................
................................................................................
4.
Prezentul proces-verbal, conținând ........... file și ............ anexe numerotate cu un total de
file, care fac parte integrantă din cuprinsul lui, a fost încheiat
azi
în trei exemplare originale.
Numele și
prenumele
Funcția
Locul de muncă
Semnătura
Președinte Membri:
Specialiști- consultanți
Asistenți la recepție
Secretar
ÎNCHEIERE DE LUARE ÎN PRIMIRE
Subsemnații
pe baza calității și a
împuternicirilor menționate în dreptul fiecăruia și ca urmare a prezentului proces- verbal de admitere a recepției provizorii, am procedat azi
la predarea,
respectiv luarea în primire a obiectului
................................................................................
................................................................................
................................................................................
PREDAT,
PRIMIT,
Antreprenor general
Beneficiar de instalații
(denumirea unității, numele,
(denumirea unității, numele,
calitatea, împuternicirea și
calitatea, împuternicirea și
semnătura predătorului)
semnătura primitorului)
PROCES-VERBAL nr. ...
privind executarea completărilor și remedierilor prevăzute în anexă la procesul-verbal de recepție provizorie a obiectului ....................
Poziție în anexa procesului-verbal de
recepție și provizorie
Termen prevăzut în anexă
Unitatea care a efectuat remedierea
1
2
3
EXECUTANT,
BENEFICIAR,
............................
............................
(Numele, prenumele, funcția)
(Numele, prenumele, funcția)
108
UNITATEA ........................................
Obiectivul pentru investiții ................................................
Obiectivul supus recepției ............................................... Concluzia .........................................................................
PROCES-VERBAL DE PUNERE ÎN FUNCȚIUNE
(Cod 14-2-5/b)
I.
DATE GENERALE
1.
Comisia de recepție convocată la data de .................... și-a desfășurat activitatea în intervalul: ........................................
II.
CONSTATĂRI
În urma examinării documentației prezentate, a rezultatelor probelor tehnologice și a cercetării pe teren a lucrărilor executate s-a constatat:
1.
Documentația tehnico-economică prevăzută în Regulamentul de efectuare a obiectivelor de investiții a fost/nu a fost prezentată integral comisiei de recepție, lipsind:
................................................................................
................................................................................
2.
În perioada ...................... au fost efectuate probele tehnologice ale utilajelor și instalațiilor aferente capacității pentru exploatarea normală a instalațiilor și utilajelor tehnologice și asigurarea calității produselor, conform documentației tehnico- economice și indicatorilor tehnico-economici aprobați.
3.
La data recepției, nivelul atins de indicatorii tehnico-economici aprobați este următorul: ......................................................
4.
Costul lucrărilor și al cheltuielilor pentru efectuarea probelor tehnologice, așa cum rezultă din documentele prezentate, este de
.
lei.
5.
Valoarea produselor rezultate în urma probelor tehnologice, care se pot valorifica, este de
lei.
6.
Valoarea de înregistrare a mijloacelor fixe ce se pun în funcțiune (sau se dau în folosință) este la data recepției de
.
lei.
7.
Alte constatări.
III.
CONCLUZII
1.
Pe baza constatărilor și concluziilor consemnate mai sus, comisia de recepție în unanimitate/cu majoritate de păreri hotărăște: ADMITEREA RECEPȚIEI PUNERII ÎN FUNCȚIUNE A CAPACITĂȚII:
................................................................................
2.
Comisia de recepție stabilește că, pentru o cât mai bună exploatare a capacității puse în funcțiune, mai sunt necesare următoarele măsuri:
................................................................................
................................................................................
................................................................................
109
3.
Prezentul proces-verbal, care conține .............. file și ........... anexe, numerotate cu un total de .............. file, care fac parte integrantă din cuprinsul acestuia, a fost încheiat azi
în trei exemplare originale.
Numele și prenumele
Funcția
Locul de muncă
Semnătura
Președinte Membri
Specialiști- consultanți
Asistenți la recepție
Secretar
Unitatea
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
NOTĂ DE RECEPȚIE ȘI CONSTATARE DE DIFERENȚE
Număr document
Data
Factură Nr.
Aviz de însoțire a mărfii
Ziua
Luna
Anul
Subsemnații, membrii comisiei de recepție, am procedat la recepționarea valorilor materiale furnizate de ....................................
................................................................................. din
cu vagonul/auto nr.
..........................................................................................................
documente însoțitoare .................................. delegat
constatându-se următoarele:
Nr. crt.
Denumirea bunurilor recepționate
U/M
Cantitatea conform documente
Recepționat
Cantitate
Preț unitar
Valoare
Comisia de recepție
Primit în gestiune
Numele și prenumele
Semnătura
Data
Semnătura
110
14-3-1A t2
(verso)
Determinarea cantității s-a făcut prin:
Pe cântarul nr.
.............................................................
.........................................
Determinarea calității s-a făcut prin proba .......................................................
................................................. nr. .................................................................
Expeditor ..................................................... Cărăuș ............................................. Însoțitor ..........................................................................................................
Stația de expediție ........................................................ Stația de destinație ..................................................................................................................................
Data eliberării ............................................. Data expedierii .................................... Data sosirii .................................................................................................
Delegații furnizorului (cărăuș neutru) care au participat la recepție:
Participanți la recepție
Alte mențiuni
Reprezentant al:
Numele și prenumele
Calitatea
Buletin/Carte de
identitate
Semnătura
Diferențe ( + )
*
Denumirea bunurilor recepționate
Cod
U/M
Cantitate
Preț unitar
Valoare
Concluziile comisiei de recepție .....................................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................................................................................
Punctul de vedere al delegatului furnizorului/carăușului (delegatul neutru) ................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................................................................................................
111
*) Tip document (operație)
Unitatea …......................................
Codul unic de înregistrare…...........
Nr. înregistrare Oficiu reg. com./an …........... Localitatea …..................................
Județul …........................................
BON DE PRIMIRE ÎN CONSIGNAȚIE
nr. …........... din data de …..................
Nr. crt.
Denumirea obiectului
Descrierea obiectului
și caracteristicile lui
Cantit. depusă
Preț de evaluare (achiz.)
Comision
TVA
unitară
Preț vânzare (4+5+6)
Val. totală (3x7)
0
1
2
3
4
5
6
7
8
TOTAL
x
x
Valoarea totală la primire…………….lei,
Am primit spre vânzare în consignație în litere…………………………………….
obiectele menționate mai sus, de la Am luat la cunoștință de instrucțiunile
........... ……………….din……………… prevăzute pe verso
adresa………………………………….. Semnătura deponentului ……………….
B.I./C.I.Seria………Nr…
eliberat
de Secția de Poliție………………… Semnătura prețuitorului ……………
L.S.
RESTITUIRI
PLĂȚI
Poz .
Denumirea obiectului
Cantit. restituită
Semnătură deponent
Comision acordat
REDUCERI de preț acordate de deponent cf. Declarației nr. ….. din data de …..............................
Poz.
Denumirea
obiectului
Preț de
evaluare
Comision
și TVA
Preț
vânzare
Poz.
Data
Denumirea obiectului
Cantitatea vândută
Preț de evaluare
Total sumă
Semnătura deponent
14-3-2 t2
(verso)
Instrucțiuni pentru deponenți
1.
Obiectele depuse spre vânzare în consignație sunt și rămân proprietatea deponentului, până în momentul vânzării.
2.
La cererea deponentului, obiectele pot fi retrase în următoarele condiții:
.............................................................................
.............................................................................
.............................................................................
3.
Dacă obiectele depuse nu se vând în perioada
, prețul de vânzare al
acestora poate fi redus pe baza cererii formulate în scris de către deponent.
4.
Încasarea valorii obiectelor vândute în consignație sau retragerea lor se face numai pe baza bonului de primire prezentat de titular.
5.
În caz de pierdere a bonului de primire, deponentul va solicita o copie după bonul de primire, de la societatea emitentă.
6.
Comisionul societății comerciale pentru vânzarea obiectelor în consignație este de
.
% .
7.
După expirarea perioadei legale de păstrare a obiectelor depuse, sumele rezultate din vânzarea obiectelor depuse în consignație și neridicate de deponent se prescriu, conform prevederilor legale.
8.
Pentru orice informații privind reducerile de preț, retragerea obiectelor, reclamații etc., deponentul se va adresa unității unde se află depuse obiectele, zilnic între orele
............... sau la telefon nr. ........
9.
Plata sumelor se va face în maximum
zile de la data vânzării obiectelor depuse
în consignație.
10.
Alte clauze ...........................................................
Unitatea
Număr document
Data
Predător
Primitor
Nr. comandă
Cod produs
BON
DE PREDARE,TRANSFER, RESTITUIRE
Ziua
Luna
Anul
Nr. crt.
Denumirea valorilor materiale (inclusiv sortiment, marca, profil, dimensiune)
Cod
U/M
Cantitatea efectivă
Prețul unitar
Valoarea
Data și semnătura
Viza CTC (propus mișcarea)
Predător
Primitor
114
14-3-3A
Unitatea ......................................................................................................................... PRODUS/LUCRARE (COMANDA) .................................................................................. REPER..................................................................... NR.......................................................
DENUMIREA PIESEI .................................. NORMA.......................................................
Buc. lansate
BON DE CONSUM
Număr document
Data eliberării
Predător
Primitor
Nr. Comandă
Ziua Luna Anul
Cod produs
DENUMIREA MATERIALULUI
(inclusiv sortiment, marca, profil, dimensiune )
Cf. normei tehnice Înloc.
Cantitate necesară
1
2
1
2
Cod
U/M
Cantitatea eliberată
Prețul unitar
Valoarea
x
x
x
x
Șef compartiment
x
Data și semnătura
Gestionar
x Primitor
115
14-3-4A t2
116
(verso)
ELIBERĂRI PARȚIALE CARE SE LICHIDEAZĂ ÎN 24 DE ORE
DATA ..................................
Materialul
Cantitatea
Semnătura
Cerută
Eliberată
Restituiri
Normat
x
Înlocuitor
x
Total
Normat
x
Se trece pe fața bonului
Înlocuitor
x
DATE PRIVIND ÎNLOCUIREA
Data
Serv. aproviz.
Șef secție producție
Semnătura
Data și semnătura
APROBAT ÎNLOCUIREA
MENȚIUNI
Unitatea ………………
…………………………….
Produs, lucrare (comandă)
BON DE CONSUM (COLECTIV)
Număr
document
Data
Predător
Primitor
Nr. comandă
Cod produs
Ziua
Luna
Anul
Nr. crt.
Denumirea materialelor (inclusiv sortiment, marca, profil, dimensiune)
Cantitatea necesară
Cod
U/M
Cantitatea eliberată
Prețul unitar
Valoarea
Data și semnătura
Șef compartiment
Gestionar
Primitor
117
14-3-4/aA
Unitatea ................................
FIȘĂ LIMITĂ DE CONSUM
Număr
Data
Luna
Anul
Cod predător
Cod primitor
Număr comandă
Cod produs
Cont debitor
Cont creditor
Denumirea materialului (inclusiv sortiment, marcă, profil, dimensiune)
Cod
U/M.
Cantitate eliberată
Preț unitar
Valoare
Producția
Denumire produs, lucrare
Cod
U/M.
Planificat
Realizat
Cantitate necesară
Cant. înlocuită
Cantitate limită valabilă
U/M.
Cf. normei tehn.
Suplimen
tare sau diminuare
Da ta
Semnă
tura de
aprobare
Bon de con
sum nr. ......
De scăzut din canti tate
Pe
unitate produs
Pentru producția planificată
a
b
c
d
e
f
g
h
i
Șef de compartiment
Recalculat în baza producției realizate
Data eliberării
Cantitatea cerută
Cantități eliberate
Semnătura predare-primire
Parțial
Cumulat
x
Restituiri
x
x
x
Total
x
x
14-3-4/bA
Cantitate conform producției realizate..........................................
Cantitate consumată ..................................................
Economii (-) Depășiri (+) cantitative ……………………… Valoarea economiilor sau depășirilor ..........................................
Unitatea………………………………………….
LISTĂ ZILNICĂ DE ALIMENTE
Cantina
Șef compartiment
Efectiv la masă
Alocație
- lei -
Drepturi
- lei -
Recapitulația cheltuielilor pentru hrană
Mese servite
Dimi- neața*)
Prânz*)
Seara*)
Economii sau depășiri de
alocație
Economii
Depășiri
Efectiv la hrană
De la începutul perioadei
(1.I.
)
Porții preparate
Pe zi
Distri- buite
La finele
perioadei
Rămase
Aprobat,
Vizat,
.........................................
Compartiment financiar-contabil
.....................................................
Total
Consum efectiv
- lei -
Regimul
Efectiv
Dimineața
Ora 10
Prânz
Ora 16
Seara
*) Nu se completează de către unitățile sanitare
14-3-4/dA t2
(verso)
ALIMENTE
Număr document
Data eliberării
Predător
Primitor
Ziua
Luna
Anul
Denumirea
U/M
C
o d
Cantitatea
Preț unitar
Valoa- rea
Denumirea
U/M
C
o d
Cantitatea
Preț unitar
Valoarea
Soli citată
Elibe rată
Soli citată
Elibe rată
1. TOTAL
2. Lista suplimentară nr.
3. Alimente restituite cu nota nr.
4. Porții rămase
5. Ambalaje primite bon nr.
6. Ambalaje restituite bon nr.
Întocmit,
Gestionar,
Bucătar,
Confirmat,
Calculat,
Furnizor . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
DISPOZIȚIE DE LIVRARE
Nr. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Data (ziua, luna, anul) . . . . . . . . .
Veți elibera produsele de mai jos către . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
prin delegatul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . cu delegația nr. . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
B.I./C.I seria . . . . . . . . . . . . . . . . nr. . . . . . . . . . emis de . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . .
Nr. crt.
Denumirea produselor
U/M
Cantitatea
Prețul unitar
Dispusă
Livrată
0
1
2
3
4
5
Semnătura
Dispus livrarea
Gestionar
Primitor
14-3-5A
Furnizor
...........................
Cumpărător
...........................
(denumirea, forma juridică)
(denumirea, forma juridică) Nr. de înmatriculare în Registrul
Nr. de înmatriculare în Registrul comerțului/anul .................... comerțului/anul ...................... Nr. de înregistrare fiscală ........ Nr. de înregistrare fiscală .......... Sediul (localitatea, str. nr.)
Sediul (localitatea, str. nr.)
.................................... ......................................
Județul ............................ Județul ..............................
AVIZ DE ÎNSOȚIRE A MĂRFII
| Nr.
|
| Data (ziua, luna, anul)
|
|
|
| Nr. | SPECIFICAȚIA | U.M.| Cantitatea livrată | Prețul unitar | Valoarea |
| crt.| (produse,
|
|
| (fără T.V.A.) | - lei - |
|
| ambalaje
|
|
|
- lei -
|
|
|
| etc.)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 0
|
1
|
2 |
3
|
4
|
5
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Semnătura și ștampila | Date privind expediția|
|
|
| furnizorului
| Numele delegatului
|
TOTAL:
|
|
|
| ......................|
|
|
|
| Buletinul/cartea
|
|
|
|
| de identitate seria
|
|
|
| ..... nr. ............|
|
|
| eliberat/ă ...........|
|
|
| Mijlocul de transport |
Semnătura
|
|
| ........ nr. .........|
de primire
|
|
| Expedierea s-a
|
|
|
| efectuat în prezența |
|
|
| noastră la data de
|
|
|
| ........ ora .........|
|
|
| Semnăturile ..........|
|
|
|
|
|
14-3-6A
FIȘĂ DE MAGAZIE
Pagina . . . . . . . .
Unitatea
Magazia
Materialul (produsul), sortimentul, calitate, marcă, profil, dimensiune
U/M
Preț unitar
Document
Intrări
Ieșiri
Stoc
Data și semnătura de control
Dată
Număr
Fel
14-3-8
Unitatea
FIȘĂ DE MAGAZIE
(cu două unități de măsură)
Pagina
Magazia
Materialul (produsul), sortiment, calitate, marcă, profil, dimensiune
U/M
Preț unitar
Document
Intrări
Ieșiri
Stoc
Data și semnătura de control
Dată
Număr
Fel
U/M
. . . . . . . .
U/M
. . . . . . . .
U/M
. . . . . . .
U/M
. . . . . . .
U/M
. . . . . . . .
U/M
. . . . . . .
14-3-8/a
Unitatea . . ...............................
Secția (locul de folosință) .......
............................................
FIȘĂ DE EVIDENȚĂ A MATERIALELOR DE NATURA OBIECTELOR DE INVENTAR ÎN FOLOSINȚĂ
Numele și prenumele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ................................................. Marca . . . . . . . . . . . ................ Funcția . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Denumirea obiectelor (inclusiv seria, dimensiunea etc.)
Termenul de folosire
P/U
U/M
PRIMIRI
RESTITUIRI
Documentul
Cantitatea
Semnătura
Documentul
Cantitatea
Semnătura
Data
Felul
și nr.
Data
Felul
și nr.
125
14-3-9
126
Unitatea ………………
…………………………….
REGISTRUL STOCURILOR
(pag. din stânga)
Nr. crt .
Materialul /produsul (sortiment, calitate, marcă, profil,
dimensiune )
COD
U/ M
Preț unitar
1 IANUARIE
31 IANUARIE
28 FEBRUARIE
31 MARTIE
30 APRILIE
Cantit.
Valoarea
Cantit.
Valoarea
Cantit.
Valoarea
Cantit.
Valoarea
Cantit.
Valoarea
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
(pag. din dreapta)
31 MAI
30 IUNIE
31 IULIE
31 AUGUST
30 SEPTEMBRIE
31 OCTOMBRIE
30 NOIEMBRIE
31 DECEMBRIE
Nr.
crt.
Cantit.
Valoarea
Cantit
Valoarea
Cantit.
Valoarea
Cantit.
Valoarea
Cantit.
Valoarea
Cantit.
Valoarea
Cantit.
Valoarea
Cantit.
Valoarea
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
1
2
3
Întocmit,
Verificat,
14-3-11
REGISTRUL STOCURILOR
Nr. crt.
Materialul/produsul (sortiment, calitate, marcă, profil, dimensiune)
Cod
U/M
Cantitatea
Prețul unitar
Valoarea
0
1
2
3
4
5
6
Întocmit,
Verificat,
14-3-11/a
Unitatea ....................................................
LISTĂ DE INVENTARIERE
Data . . . . . . . . . . . . . .
Gestiunea
Pagina
...........
Magazia ...................................................
Loc de depozitare
Nr. crt.
Denumirea bunurilor inventariate
Codul sau numărul de inventar
U/M
CANTITĂȚI
PREȚ UNITAR
VALOAREA CONTABILĂ
Valoarea de inventar
DEPRECIEREA
Stocuri
Diferențe
Valoarea
Diferențe
Valoarea
Motivul (cod)
Scriptice
faptice
Plus
Minus
Plus
Minus
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Numele și prenumele
Comisia de
inventariere
Gestionar (Responsabil imobilizări
corporale)
Contabilitate
Semnătura
128
14-3-12
Unitatea. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Pag. . . . . . . .
Gestiunea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
LISTĂ DE INVENTARIERE
Data . . . . . . . . . .....................
Nr.crt.
Cod sau denumire
Inventar faptic Cantitate
Pret
Valoare
Deprecieri
Comisia de inventariere
Numele și prenumele
Semnătura
129
14-3-12/b
Unitatea
……………..................
LISTĂ DE INVENTARIERE
Data . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gestiunea
Pagina
………
Magazia
...................................
Loc de depozitare
Nr. crt.
Denumirea bunurilor inventariate
Cod
U/M
Cantitatea
Preț unitar de înregistrare în
contabilitate
Valoarea contabilă
Valoarea de inventar
Deprecierea
Valoarea
Motivul
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Total pagină
x
x
x
Comisia de inventariere
Gestionar
Gestionar*)
Contabi- litate
Numele și prenumele
Semnătura
14-3-12/a
*) Se semnează de gestionarul primitor, în cazul predării-primirii gestiunii.
Unitatea ........................................
Codul de identificare fiscală ...................
Nr. din registrul comerțului .................... Sediul (localitatea, str. nr.)
.................................................
Județul .........................................
CHITANȚA
nr.
Data .....
Am primit de la .................................
Adresa ..........................................
Suma de ............ adică ......................
.................................................
Reprezentând ....................................
Casier,
14-4-1
Unitatea .............
Codul de identificare fiscală ...................... Nr. de înregistrare la Oficiul reg. com. .......... Sediul (localitatea, str., număr).........................
Județul .............................
CHITANȚĂ PENTRU OPERAȚIUNI ÎN VALUTĂ
nr. ................
Data ....................
Am primit/plătit de la/către ....................................................................................................
următoarele sume în valută, reprezentând:..............................................................................
...................................................................................................................................................
Felul valutei
Suma în valută
Cursul
C/val în lei
în cifre
în litere
Total
x
x
x
Casier,
14-4-1/a
Unitatea ………………..
PROCES–VERBAL DE PLĂȚI
Întocmit azi .....................................................………………………………….
Subsemnații: casier .....................................................................…………………....
Mandatar plătitor ........................................................................…………………....
Primul am predat, iar secundul am primit suma de
lei
(
)
(în litere)
reprezentând actele de plăți specificate mai jos, pentru secția, atelierul, serviciul etc.
1)
lei
2)
lei
3)
lei
TOTAL
lei
Decontarea se va face la data de ............................…………………………………
Casier,
Mandatar plătitor,
.................................................................................................………………………
Azi
am restituit la casierie actele de plăți menționate mai sus
împreună cu suma de
lei
(
) rămasă neachitată conform listei nominale
(în litere)
de pe verso formularului.
Mandatar plătitor,
Casier,
Nr. crt.
Numele și prenumele
Marca
sau nr. matricol
Suma rămasă neachitată
TOTAL
Mandatar plătitor,
14-4-3A
t2
Unitatea ...............................................
(verso)
Data
Ziua
Luna
Anul
Unitatea …………………….
DISPOZIȚIE DE *)
CĂTRE CASIERIE
nr.................................din ...............................................…………………
Numele și prenumele .............................................................................…………………
Funcția (calitatea) ..................................................................................…………………
Suma .......................... lei ......................................................................…………………
(în cifre)
(în litere)
Scopul încasării/plății ...........................................................................………………….
...............................................................................................................………………….
Semnătura
Conducătorul unității
Viza de control
financiar-preventiv
Compartiment financiar-contabil
*)
Se va înscrie „ÎNCASARE“ sau „PLATĂ“, după caz
14-4-4
t2
(verso)
Se completează numai pentru plăți
DATE SUPLIMENTARE PRIVIND BENEFICIARUL SUMEI:
Actul de identitate ………..……….. Seria ................ nr. ............. Am primit suma de
lei
(în cifre)
Data ..................................……
Semnătura .................................
CASIER
Plătit/încasat suma de
lei
(în cifre) Data .........................………..
Semnătura...............................
Unitatea..............
REGISTRU DE CASĂ
Data
Contul casa
Ziua
Luna
Anul
Nr. crt.
Nr. act casă
Nr. anexe
Explicații
Încasări
Plăți
Report/Sold ziua precedentă
De reportat pagina/TOTAL
Casier,
Compartiment financiar-contabil,
14-4-7A
Unitatea..............................
REGISTRU DE CASĂ
Contul
casa
Nr crt
Data
Nr. act.
casă
Nr. anexă
Explicații
Încasări
Plăți
Ziua
Luna
Anul
Report/Sold ziua precedentă
De reportat pagina/TOTAL
Casier,
Compartiment financiar-contabil,
14-4-7/bA
Unitatea ......................
REGISTRU DE CASĂ (în valută)
DATA
Contul casa
Ziua
Luna
Anul
Nr. crt.
Nr. act casă
Nr. anexe
Explicații
ÎNCASĂRI
PLĂȚI
Contravaloarea în lei
Felul
valutei
Cursul
x
Report / Sold ziua
precedentă
De reportat
pag./Total
Casier,
Compartiment financiar-contabil,
14-4-7/aA
Unitatea ...................
REGISTRU DE CASĂ (în valută)
Contul
casa
Nr. crt.
DATA
Nr. act casă
Nr. anexe
Explicații
ÎNCASĂRI
PLĂȚI
Contravaloarea în lei
Ziua
Luna
Anul
Felul
valutei
Cursul
x
Report/ Sold ziua precedentă
De reportat
pag/Total
Casier,
Compartiment financiar-contabil,
14-4-7/cA
Unitatea ......................................….
Codul de identificare fiscală .........
Numărul de înmatriculare la oficiul registrului comerțului..............… Sediul (localitatea, str., număr) .......................................
Județul .....................................……
BORDEROU DE ACHIZIȚIE
nr. .................. data .........................
Produsul
Cod
U/M
Cantitate
Preț unitar de
achiziție
Valoarea
achiziției
TOTAL
x
x
x
14-4-13
Semnătura achizitorului,
Semnătura gestionarului,
138
Unitatea ................................................
Codul de identificare fiscală .........
Numărul de înregistrare la Oficiul reg. com...............… Sediul (localitatea, str., număr) .......................................
Județul ..................................................
BORDEROU DE ACHIZIȚIE
(de la producători individuali)
nr. ...………. data ............................
CONTRACT
Producător
Denumirea
Cod
U/M
Cantitate
Preț
Valoare
Avans
Suma
Semnătura
Nr.
Data
Numele
și prenumele
Domiciliul
Actul
de identitate
produselor
unitar
plătită
de primire a sumei
seria
numărul
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
TOTAL
x
x
x
x
x
x
x
x
x
14-4-13/b
Semnătura achizitorului,
Semnătura gestionarului,
Unitatea emitentă
.....................................……………………
Codul de identificare fiscală .......………… Numărul de înregistrare
la Oficiul reg. com. ..............….....................
Sediul (localitatea, str., număr) ..........…….. Județul ...............................…………………
Unitatea destinatară
..............................................…………….
Codul de identificare fiscală .......………..
Numărul de înregistrare
la Oficiul reg. com. .............….................. Sediul (localitatea, str., număr) ..........…… Județul .......................……………………..
DECONT PENTRU OPERAȚIUNI ÎN PARTICIPAȚIE
nr. ………….. data ………………….
Nr. crt.
Simbol cont
Denumire cont creditor pentru cheltuielile și sumele transmise Denumire cont debitor pentru veniturile și sumele primite
Valoare transmisă conform contract asociere în participație
Debitor
Creditor
0
1
2
3
4
14-4-14
Conducătorul unității,
Conducătorul compartimentului
L.S.
financiar-contabil,
Unitatea
…………………..
STAT DE SALARII
(secția, serviciul etc.)
140
pe luna ………………………… anul ………
Nr crt
NUME LE ȘI
PRENU- MELE
Marca (func- ția) sau număr matri col
Salariul de bază (pe oră,
zi, lună)
Ve- chime în mun- că
%
Timp lucrat (ore sau zile)
din care:
Timp nelucrat (ore sau
zile)
Salariul de bază pt. timpul efectiv lucrat în regim normal de lucru
CALCULUL SUMELOR
de înca dra re
Efec tiv în a cord
Du pă nor mă
Ore re gie sau zile lu cra te
Su- pli- men tare
D
e
n o a p t e
Între ruperi
Ore după nor mă
Ore regie sau zile lucrate
SPORURI
In dem niza ție de con cedi u
În tre rupe ri
Adaos pt. depăși
rea sarcini lor
Ore su pli men tare
Ore de noa pte
Ve chi me neîn tre rup
tă
Con- diții deo sebite
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
Alte drep turi impo zabi le
Con trava loarea avan taje lor în na tură
V
en I T
b r u t
Contri buția indivi duală pentru asigu rări sociale
Contri buția indivi duală pentru protec ția socială a șomeri
lor
Contri buția pentru asigură rile sociale de sănăta te
Chel tuieli profe siona le (cota 15%)
Ve nit net
Alte contri buții sau cheltu ieli deduc tibile
Dedu cere perso nală de bază
Dedu ceri supli men tare
Venit bază de calcul
Impo zit calcu lat și reți nut
Sala riul net
Avans
Rest de plată
ALTE REȚINERI
To tal de pla tă
Chi rii
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
Conducătorul unității,
Conducătorul compartimentului
Întocmit, financiar-contabil,
14-5-1/a
Unitatea …………………..
STAT DE SALARII
pe luna ………………………… anul ………
(secția, serviciul etc.)
Nr
.
crt
NUME LE ȘI
PRENU MELE
Marca (func ția) sau număr matri col
To tal sala riu
Indem niza ție pt. prime le 10 zile de boală
Indem niza ție din asigu- rări socia le de stat
Alte drep turi impo zabile
Ve nit brut
Con tri buția indivi duală pen tru asigu rări soci ale
Contri buția indivi duală pentru protec ția soci ală a șome ri
lor
Con tri buția pentru asigu rările soci ale de sănă tate
Cheltu ieli profe sio nale (cota 15%)
Ve nit net
Alte contri buții sau cheltu ieli deduc tibile
Dedu cere perso nală de bază
Dedu ceri su pli men tare
Venit bază de calcul
Impo zit calcu lat și reți nut
Sala riul net
ALTE REȚINERI
Total de plată
Inde mni zație con cediu odih nă lichi dări
A
vans
Chi rii
Impu tații
Po priri
Rate
Alte câști guri în bani și în natură
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
141
Conducătorul unității,
Conducătorul compartimentului
Întocmit, financiar-contabil,
14-5-1/b
Unitatea…………………..
STAT DE SALARII
pe luna ………………………… anul ………
(secția, serviciul etc.)
Nr crt
Numele și prenu mele
Marca (funcția) sau număr matri col
To tal sala riu
Indem niza ție pentru prime le 10 zile de boală
Indem niza ție din asigu rări socia le de stat
Alte drep turi impo zabile
Ve nit brut
Con tribu ția indivi duală pentru asigu rări socia le
Con tribu ția indivi duală pentru protec ția socia lă a șome rilor
Con tribu ția pentru asigu rările socia le de sănăta te
Chel tuieli profe sio nale (cota 15%)
Ve nit net
Alte contri buții sau cheltu ieli deducti bile
Dedu cere perso nală de bază
Dedu ceri supli men tare
Venit bază de calcul
Im po zit cal cu lat și reți nut
Sala riul net
ALTE REȚINERI
Total de plată
In dem niza ție con ce diu de odih nă, lichi
dări
Avans
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
1
2
3
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
Conducătorul unității,
Conducătorul compartimentului
Întocmit,
financiar-contabil,
14-5-1/c
142
Unitatea …………………..
STAT DE SALARII
pe luna ………………………… anul ………
(secția, serviciul etc.)
Nr crt
Numele
și prenumele
(marca)
Sala riu de bază
Alte drepturi salari ale
Alte drep turi impo zabile
Venit brut
Contri buția indivi duală pentru asigu rări sociale
Contri buția indivi duală pentru protec ția socială a șomeri
lor
Contribu ția pentru asigură rile sociale de sănătate
Cheltu ieli profesi onale (cota 15%)
Venit net
Alte contri buții sau
cheltuieli deducti bile
Dedu cere persona lă de bază
Deduceri suplimen tare
Venit bază de calcul
Impozit calculat și reținut
Sala riul net
Avans
Alte rețineri
Total de plată
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Conducătorul unității,
Conducătorul compartimentului
Întocmit,
143
financiar-contabil,
14-5-1/k
Unitatea ……………………..
……………………................ (secția, serviciul etc.)
LISTĂ DE AVANS CHENZINAL
pe luna ………… anul ……..
Nr. crt.
Numele și prenumele
Marca
Salariul de bază
Timp efectiv
Avans de plată
Lucrat
Concediu medical
0
1
2
3
4
5
6
14-5-1/d
Conducătorul unității,
Conducătorul compartimentului
Întocmit,
financiar-contabil,
Unitatea ……………
Depus decontul (numărul și data)
........…………………………...
ORDIN DE DEPLASARE (DELEGAȚIE)
nr. …………………………
Dl./D-na
……………………......................................................................................
având funcția de ……………..…………………………………………………………… este delegat pentru ……………..…………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………. la ………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………. Durata deplasării de la ……………………………… la ………………………….. Se legitimează cu …………………………………………………………………...
Ștampila unității și semnătura
Data ………………….
Sosit
*)
……………………………………. Plecat
*)
…………………………………... Cu (fără) cazare
Ștampila unității
și semnătura
Sosit
*)
……………………………………. Plecat
*)
…………………………………... Cu (fără) cazare
Ștampila unității
și semnătura
Sosit
*)
……………………………………. Plecat
*)
…………………………………... Cu (fără) cazare
Ștampila unității
și semnătura
Sosit
*)
……………………………………. Plecat
*)
…………………………………... Cu (fără) cazare
Ștampila unității
și semnătura
*)
Se va completa ziua, luna, anul și ora.
14-5-4
t2
(verso)
Ziua și ora plecării ……………………….. Ziua și ora sosirii ………………………… Data depunerii decontului ……………….. Penalizări calculate ……………………….
Avans spre decontare:
-
Primit la plecare
lei
-
Primit în timpul
deplasării
lei
TOTAL
lei
CHELTUIELI EFECTUATE CONFORM DOCUMENTELOR ANEXATE
Felul actului și emitentul
Nr. și data actului
Suma
TOTAL CHELTUIELI
Diferența de restituit s-a depus cu dispoziție de încasare către casierie nr.
………………….. din ………………...
Diferența de
primit
lei …………….
restituit
Aprobat conducătorul unității,
Control financiar- preventiv,
Verificat decont,
Șef comparti- ment,
Titular avans,
Unitatea ……………
ORDIN DE DEPLASARE (DELEGAȚIE) ÎN STRĂINĂTATE
(transporturi internaționale) nr. ………………
Titularii de avans (Numele, prenumele și funcția) …………………………………..
…………………………………………………………………………………………….. se deplasează în ……………………………………………………………………………
………………………………………………… cu autovehiculul nr. …………………… marca …………………………. pentru …………………………………………………..
………………….. conform comenzii nr. ………………….. emisă de ………………….
………………. locul de încărcare ……………………………………………………….. locul de descărcare …………………………………………. pleacă la …………………. anul ……….. se înapoiază la terminarea cursei sau marșrutei ……………………………
Nr. Km. parcurși
Relația
Relația
Relația
Km. dus-întors conform
marșrutei
Km. pt. redirijare
Total Km.
Avans în valută se acordă
pentru
Valută
Lei
Valută
Lei
Valută
Lei
1.Diurna
2.Cheltuieli de deplasare:
Total
Diferența de restituit s-a depus cu chitanța nr. ………………….. din ………………... Casier ……………………..
Diferența de
primit
lei …………….
restituit
Aprobat conducătorul unității,
Control financiar- preventiv,
Verificat decont,
Șef comparti- ment,
Titular avans,
14-5-4/a
Unitatea …………………………………
Titularul de avans ……………………….
DECONT DE CHELTUIELI
(pentru deplasări externe)
Nr. ……………… din …………….
I. AVANSURI ÎN VALUTĂ
Țara
Țara
Țara
Total
A. Primite de la:
Valută
Lei
Valută
Lei
Valută
Lei
Lei
- Bancă
- Casierie
Total
B. Sume depuse la:
- Bancă
- Casierie
Total
C. Rest de justificat
D. Sume decontate
E. Diferențe
- de restituit
- de primit
II. AVANSURI ÎN LEI
1. Diferența de restituit
- contravaloarea valutei primite și nedecontate
A. Sume primite – Total
- bilete călătorie
- diferența până la limita de recuperare legal stabilită
- surplus bagaj
B. Sume decontate – Total
- penalități pt. depunerea cu întârziere a valutelor neutilizate
- bilete călătorie
- surplus bagaj
- penalități pt. depunerea cu întârziere a decontului
- taxă aeroport
C. Sume de recuperat
2. Diferența de primit
- contravaloarea în lei a valutei depuse în plus
- chelt. în lei neprimite în avans
Aprobat conducătorul unității,
Control financiar- preventiv,
Verificat decont,
Șef compartiment,
Titular avans,
14-5-5
Unitatea…………………..
Titularii de avans ………………………………………………………………………… Autovehiculul nr. …………………………. marca ……………………………………… Cursa s-a efectuat în perioada …………………………………………………………….
DECONT DE CHELTUIELI VALUTARE
(transporturi internaționale)
nr. ………………din data ………………
Nr. km. parcurși
Relația
Relația
Relația
Km. dus-întors conform marșrutei
Km. pt. redirijare
Total km.
Avansul acordat
Valută
Lei
Valută
Lei
Valută
Lei
- prin casierie
- împrumuturi
Total avans
Total cheltuieli
Diferența de restituit s-a depus cu dispoziția de
încasare
nr.
din
………………...
Casier ……………………..
Diferența de
primit
…………….
restituit
Aprobat conducătorul unității
Control financiar- preventiv
Verificat decont
Șef compartiment
Titular avans
14-5-5/a
NOTĂ DE DEBITARE – CREDITARE
Nr. crt.
Emitent
Către
Conturi debitoare (creditoare)
Vă debităm (credităm) cu suma de lei
Data operațiunilor
Număr document
Data
Ziua
Luna
Anul
Întocmit,
Compartiment financiar-contabil,
14-6-1A
Unitatea ....................
NOTĂ DE CONTABILITATE
Nr. document
Data
Ziua
Luna
Anul
Nr. crt.
Explicații
Simbolul conturilor
Suma
Debitoare
Creditoare
TOTAL
Întocmit,
Verificat,
14-6-2A
Unitatea creditoare
Nr. de înregistrare ……….. din …………..
…………………………….
Către ………………………………..…....... Cod de identificare fiscală…………
Nr. de înregistrare la Oficiul reg. com. ………………………………
Sediul (localitatea, strada, număr) ……………….……………………….………… Județul …………………….
Cont ………………….…… Banca ……………………..
E X T R A S D E C O N T
Conform dispozițiilor în vigoare, vă înștiințăm că, în evidențele noastre contabile, la data
de
………….……………,
unitatea
dvs.
figurează
cu
următoarele
debite:
………………………………………………………………………………………..………........
....................................................................................................................
Documentul
(felul, numărul și data)
Explicații
Suma
14-6-3 t2
În termen de 5 zile de la primire urmează să ne restituiți acest extras confirmat pentru suma acceptată, iar în cazul constatării de diferențe să anexați nota explicativă cuprinzând obiecțiile dvs. Prezentul extras de cont ține loc de conciliere conform procedurii arbitrale.
Conducătorul unității,
L.S. …………………. Unitatea debitoare
…………………..
…………………..
Conducătorul compartimentului financiar-contabil,
……………………………………
Nr. de înregistrare ……………. din ……......…. Către …………………………........……………..
……………………………………..........…………
Confirmăm prezentul extras de cont pentru suma de
lei,
pentru achitarea căreia (se va completa după caz):
a)
am depus la (bancă, oficiu poștal etc)
cu documentul (ordin
de plată, mandat etc.) ................. ............nr.
......................... din data de
......................
b)
urmează să efectuăm plata într-un termen de………………………………….
Obiecțiile noastre privind sumele din prezentul extras de cont sunt cuprinse în nota explicativă anexată.
Conducătorul unității,
L.S. ………………….
Conducătorul compartimentului financiar-contabil,
……………………………………
(verso)
Unitatea …………….
Contul ......................
JURNAL PRIVIND OPERAȚIUNILE DE CASĂ ȘI BANCĂ
Luna
Anul
Nr. rând
Reg. de casă sau extrase de cont de la
Conturi corespondente
Rulaj
bancă
0
1
2
3
4
5
6
7
8
1
2
3
Întocmit,
Verificat,
14-6-5
Unitatea …………………
JURNAL PRIVIND DECONTĂRILE CU FURNIZORII
Contul …………………………..
.
Luna ……....…. Anul .…......... Pag. …..
153
Nr. rând
Ziua înreg.
Numărul și data
Furnizorul- localitatea (Explicații)
CONTURI CORESPONDENTE
DEBITOARE
Rulaj creditor al contului de furnizori
Plata facturilor (debit cont furnizori)
Nr. rând
Notei de recepție
Facturii
Ziua achitării
Cont cores- pondent
creditor
Nr. doc
Suma
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
1
1
2
2
3
3
Întocmit,
Verificat,
14-6-6
Unitatea ………….
Pag. ……
SITUAȚIA ÎNCASĂRII-ACHITĂRII FACTURILOR
Luna ………. Anul.. …
Nr. rând
Ziua înre- gistrării
Numărul și data facturii
Client (furnizor)- localitate (explicații)
Sume de primit (datorate)
Încasarea (plata) facturilor
Ziua
Cont cores-
pondent
Nr. docum.
Suma
0
1
2
3
4
5
6
7
8
Întocmit,
Verificat,
14-6-7
Unitatea …………………
Luna …….….
Anul .....…..…
.
JURNAL PRIVIND CONSUMURILE ȘI ALTE IEȘIRI DE STOCURI
Nr. rând
Ziua înregis
trării
Document (felul, nr.)
CONTURI DEBITOARE
CONTURI CREDITOARE
Sintetice
Analitice
Sume
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
1
2
3
155
Întocmit,
Verificat,
14-6-8
Unitatea ………….
JURNAL
PRIVIND SALARIILE, CONTRIBUȚIA PENTRU ASIGURĂRI SOCIALE, PROTECȚIA SOCIALĂ A ȘOMERILOR ȘI
ASIGURĂRI SOCIALE DE SĂNĂTATE
Luna ………. Anul …………
Nr.
Ziua
Documentul
Conturi debitoare
Conturi creditoare
rând
înre- gistră-
rii
(fel și nr.)
Sintetice
Analitice
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
2
3
Întocmit,
Verificat,
14-6-10
Unitatea
…………........
Pagina ………….
BORDEROU
DE PRIMIRE A OBIECTELOR ÎN CONSIGNAȚIE
în ziua de ……………….. anul …….… raionul ………….
Număr bon de primire/ chitanță
Valoarea
- lei -
Descrierea obiectului
Deponent
la primire
la vânzare
Numele și
prenumele
Seria și nr. act de
identitate
1
2
3
4
5
6
Predat
Primit
14-6-14
Prețuitor,
Gestionar,
Unitatea
…………………
BORDEROU DE IEȘIRE A OBIECTELOR DIN CONSIGNAȚIE
în ziua de …………….. anul ……….
Pagina …..…
Nr crt
Bon de primire
Numărul facturii sau al bonului fiscal
Denumirea obiectului
Valoarea obiectelor – lei
Numărul
Data
Retrase de deponent
După schimbarea prețului
La preț de vânzare către cumpărător (inclusiv comision
și TVA)
La preț de cumpărare de la
deponent
Comision (exclusiv TVA)
TVA
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
157
Gestionar,
14-6-15
Unitatea ………….
JURNAL PRIVIND OPERAȚIUNI DIVERSE
(pentru conturi sintetice)
pe luna ………….. anul ……..
Pag. ………….
Nr.
Ziua
Document
Explicații
Cont
Rulaj
Gruparea sumelor
rând
înregis-
(felul, nr.)
cores-
creditor
pe conturi
trării
pondent
corespondente
debitor
debitoare
Cont
Suma
debitor
0
1
2
3
4
5
6
7
Contul ……………………
1
2
3
Contul ……………………
1
2
3
Întocmit,
Verificat,
14-6-17
159
Unitatea…………
FIȘĂ DE CONT ANALITIC PENTRU CHELTUIELI EFECTIVE DE PRODUCȚIE
(comanda, produsul, obiectul, lucrarea etc.)
……………………………………………..
NUMĂRUL COMENZII
CONT
PAGINA
CANTITATEA
U/M
DATA ÎNCEPERII
(fabricației, comenzii etc.)
DATA TERMINĂRII
(recepției)
Document
Cheltuieli
TOTAL CHELTUIELI
DECONTAREA
PRODUCȚIEI
Cont corespondent
Data
Felul
Nr.
Canti
tatea
Prețul
unitar
Valoarea
Întocmit,
14-6-21
Unitatea ................
FIȘĂ DE CONT ANALITIC PENTRU CHELTUIELI
Denumirea contului (secției, atelierului, unității)
Cont
Pagina
Data
Documentul (felul și nr.)
Explicații
Total debit
Simbol cont cores
pondent
Suma creditată
Întocmit,
14-6-21/a
Unitatea ………………
FIȘĂ DE CONT PENTRU OPERAȚIUNI DIVERSE
Simbol cont
Pagina
Data
Document
Explicații
Simbol cont corespondent
Debit
Credit
D/C
Sold
Felul
Nr.
Întocmit,
14-6-22
Unitatea ……………
FIȘĂ DE CONT PENTRU OPERAȚIUNI DIVERSE
(în valută și lei)
Țara................
Firma ………
Simbol cont
Pag.
Data
Document
Explicații
Simbol cont corespondent
VALUTĂ
LEI
Felul
Nr.
Sintetic
Analitic
Debit
Credit
D/C
Sold
Cursul
Debit
Credit
D/C
Sold
Întocmit,
14-6-
22/a
Unitatea …………….
....................................
DOCUMENT CUMULATIV
Nr. crt.
0
1
2
3
4
5
6
7
Întocmit,
14-6-24
162
Unitatea ……………………
DOCUMENT CUMULATIV
Nr. crt .
Nr. crt.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
Întocmit,
14-6-24/b
Unitatea
………………..
BALANȚĂ DE VERIFICARE
la data de ……………………
Simbol conturi
Denumirea conturilor
Solduri inițiale
Rulajele lunii curente
Total sume
Soldurile finale
Debitoare
Creditoare
Debitoare
Creditoare
Debitoare
Creditoare
Debitoare
Creditoare
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
163
Întocmit,
Conducătorul compartimentului financiar-contabil,
14-6-30
Unitatea … ……………..
..........................................
BALANȚĂ DE VERIFICARE
la data de ……………………
Simbolul conturilor
Denumirea conturilor
Soldurile initiale
Rulajele lunii curente
Total rulaje
Soldurile finale
Debitoare
Creditoare
Debitoare
Creditoare
Debitoare
Creditoare
Debitoare
Creditoare
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
164
Întocmit,
Conducătorul compartimentului financiar-contabil,
14-6-30/A
Unitatea
………………..
BALANȚĂ DE VERIFICARE
la data de ……………………
Simbolul conturilor
Denumirea conturilor
Soldurile initiale
Total sume precedente
Rulajele lunii curente
Total sume
Soldurile finale
Debitoare
Creditoare
Debitoare
Creditoare
Debitoare
Creditoare
Debitoare
Creditoare
Debitoare
Creditoare
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
14-6-30/a
165
Întocmit,
Conducătorul compartimentului financiar-contabil,
Unitatea ………………..
BALANȚĂ DE VERIFICARE
la data de ……………………
Simbolul conturilor
Denumirea conturilor
Soldurile initiale
Rulajele lunii curente
Total rulaje
Total sume
Soldurile finale
Debitoare
Creditoare
Debitoare
Creditoare
Debitoare
Creditoare
Debitoare
Creditoare
Debitoare
Creditoare
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Întocmit ,
Conducătorul compartimentului financiar-contabil,
14-6-30/b1
166
Unitatea
………………..
BALANȚĂ DE VERIFICARE
la data de ……………………
Simbolul conturilor
Denumirea conturilor
Soldurile initiale
Total sume precedente
Rulajele lunii curente
Total rulaje
Soldurile finale
Debitoare
Creditoare
Debitoare
Creditoare
Debitoare
Creditoare
Debitoare
Creditoare
Debitoare
Creditoare
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
167
Întocmit,
Conducătorul compartimentului financiar-contabil,
14-6-30/b2
Unitatea
……………….
BALANȚĂ DE VERIFICARE
la data de ……………………
Simbolul conturilor
Denumirea conturilor
Soldurile initiale
Total sume
precedente
Rulajele lunii curente
Total rulaje
Total sume
Soldurile finale
Debitoare
Creditoare
Debitoare
Creditoare
Debitoare
Creditoare
Debitoare
Creditoare
Debitoare
Creditoare
Debitoare
Creditoare
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
168
Întocmit,
Conducătorul compartimentului financiar-contabil,
14-6-30/b
Unitatea .....................
………………………
BALANȚA ANALITICĂ A STOCURILOR
la data de ……………………
Cod
Stoc inițial
Cantitate
Stoc final
Preț unitar
Sold inițial
Valoare
Sold final
Intrată
Ieșită
Debit
Credit
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Întocmit,
Verificat,
14-6-30/c
170
Unitatea ……………………
SITUAȚIA ACTIVELOR GAJATE SAU IPOTECATE
la data de ....................
Nr. crt.
Denumirea/codul activului gajat sau
ipotecat
Caracteristici
Cantitate
Preț
Valoare totală
Nr. și data încheierii
contractului
Valoarea totală a
contractului
Perioada contractului
Denumirea creditorului
1
2
3
4
5
6=4x5
7
8
9
10
Cod 14-8-1
Verificat,
Întocmit,
Unitatea …………………….
SITUAȚIA BUNURILOR SECHESTRATE
la data de ………………
Nr. crt.
Denumirea/codul bunului sechestrat
Caracteristici
Cantitate
Preț
Valoare totală
Valoarea sechestrului
1
2
3
4
5
6=4x5
7
Cod 14-8-1/a
171
Verificat,
Întocmit,
Unitatea……….………………..
DECIZIE DE IMPUTARE
nr. ...... din data de .................
Având în vedere actul de constatare (proces-verbal, referat etc.) nr.
din
data de …………............. întocmit de
în calitate de
……………...............................................……............... din care rezultă că s-a produs o pagubă
în
valoare
de
lei
reprezentând
...................................………………………………………………………………………........
............................................................................................................…………………...............
Paguba s-a produs în perioada
fiind
adusă la cunoștința conducerii prin actul de constatare sus-arătat.
Răspunzătoare pentru producerea pagubei se fac persoanele care, în perioada analizată, au lucrat la gestiunea verificată
...........................................................................................................……………………............
.........................................................................................................……………………..............
....................................……………………………………………………………………….......
...............................………………………………………………………………………............
.................................……………………………………………………………………...........
Având în vedere temeiurile de drept și de fapt care determină angajarea răspunderii materiale,valoarea totală a pagubei de……………………………………. lei se suportă de persoanele vinovate, după cum urmează:
lei ................. de domnul(a) .....................................................................………….
lei ................. de domnul(a) ......................................................................…………
lei ................. de domnul(a) .....................................................................………….
lei ................. de domnul(a) ......................................................................…………
Calculul s-a făcut așa cum rezultă din actul de constatare.
În
nota(ele)
explicativă(e)
dată(e)
cu
ocazia
constatării
pagubei, domnul(a)....................................………………………………………………………………
....................................………………………………………………………………………..................................................................................
.......................................………………………………………………………………...........................................................................................
....................................…………………………………………………………………............
....................................…………………………………………………………………............
14-8-2
t2
(verso)
........................................ a susținut că ....................................................…………..
...............................................................................................................……………
...............................................................................................................……………
...............................................................................................................……………
...............................................................................................................……………
Susținerile s-au dovedit neîntemeiate deoarece:
...............................................................................................................……………
...............................................................................................................……………
...............................................................................................................……………
...............................................................................................................……………
În baza prevederilor legale …………………………………………………………
...............................................................................................................……………
D E C I D E:
Se impută d-lui (d-nei) ........................................., având funcția de .................
.......................................................... locul de muncă .........................………………........
domiciliat în........................................................., suma de
lei, adică
................................................................……………..
Conducătorul unității,
Viză de control
Viză
financiar preventiv,
Compartiment juridic,
DOVADA DE COMUNICARE
Subsemnatul ................................ domiciliat în .......................…………………….
............................................. am primit decizia de imputare nr. .........………………..........
......................................... din data de ......................... emisă de .................……….............
.................................. în valoare de lei ..............................................………………............
(în cifre și litere)
Semnătura,
Data..............................
ANGAJAMENT DE PLATĂ
Subsemnatul ....................................................…………….. domiciliat în …………….
……………................................. str. .......................................................... nr. ……..…
bloc ............ sc. ........... et. .......... apart. ............... jud./sector ……............................…
posesor al actului de identitate .......... seria .………................. nr. ..................................
emis de......……………...................................... sub nr. .................... în anul ........... ......
având funcția de …………………......................................................................................
...................................... la unitatea ..................................………………………................
luând cunoștință de faptul că prin ...............................................……………………….. s-a constatat că din vina mea am produs unității ........................……………………….
.............................................. o pagubă de lei .............................……………………….
provenită din..............................................................................…………………………
...................................................................................................…………………………
îmi iau angajamentul de a plăti această sumă unității păgubite astfel ………………….
………………………………………………………………………………………..…
………………………………………………………………………………………..……
……………………………………………………………………………………..………
…………………………………………………………………………………………...... Prezentul angajament l-am luat în conformitate cu ................……………………….
......................................................................................
În
cazul
nerespectării
angajamentului de plată, se va proceda la executarea silită.
Dat astăzi ...................
Semnat în fața noastră,
Semnătura, Calitatea ...................….
Semnătura ................…..
14-8-2/a
DOCUMENTELE FINANCIAR-CONT ABILE
ANEXA Nr. 4
care se păstrează timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată
Nr. crt.
Denumire formular
Cod
Bază
Variantă
1.
Notă de recepție și constatare de diferențe
14-3-1A
2.
Bon de primire în consignație
14-3-2
3.
Bon de predare, transfer, restituire
14-3-3A
4.
Bon de consum
14-3-4A
5.
— Bon de consum (colectiv)
14-3-4/aA
6.
— Fișă limită de consum
14-3-4/bA
7.
Dispoziție de livrare
14-3-5A
8.
Fișă de magazie
14-3-8
9.
— Fișă de magazie (cu două unități de măsură)
14-3-8/a
10.
Listă de inventariere
14-3-12
11.
— Listă de inventariere
14-3-12/b
12.
— Listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice)
14-3-12/a
13.
Chitanță
14-4-1
14.
— Chitanță pentru operațiuni în valută
14-4-1/a
15.
Dispoziție de plată/încasare către casierie
14-4-4
16.
Decont pentru operațiuni în participație
14-4-14
17.
Ordin de deplasare (delegație)
14-5-4
18.
— Ordin de deplasare (delegație) în străinătate (transporturi internaționale)
14-5-4/a
19.
Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe)
14-5-5
20.
— Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale)
14-5-5/a
21.
Notă de debitare-creditare
14-6-1A
22.
Extras de cont
14-6-3
23.
Borderou de primire a obiectelor în consignație
14-6-14
24.
Borderou de ieșire a obiectelor în consignație
14-6-15
25.
Jurnal privind operațiuni diverse (pentru conturi sintetice)
14-6-17
26.
Fișă de cont pentru operațiuni diverse
14-6-22
27.
— Fișă de cont pentru operațiuni diverse (în valută și în lei)
14-6-22/a
28.
Document cumulativ
14-6-24
29.
— Document cumulativ
14-6-24/b
30.
Decizie de imputare
14-8-2
31.
— Angajament de plată
14-8-2/a