Îndrumar din 24 aprilie 2026

Principii și reguli generale

4.1.

Limba documentelor

Documentele care fac parte din dosarul achiziției se întocmesc, se publică și se transmit în limba română.

În situații justificate, documentele achiziției elaborate de beneficiar pot fi redactate și într-o altă limbă, cu condiția asigurării concordanței depline între versiunea în limba română și celelalte versiuni lingvistice. În caz de neconcordanțe sau conflict de interpretare, versiunea în limba română prevalează.

Beneficiarul poate accepta documente depuse de ofertanți redactate într-o altă limbă decât limba română, cu obligația ca acestea să fie însoțite de traduceri în limba română realizate de un traducător autorizat, potrivit legii.

4.2.

Accesul la documente și verificarea de către AFIR Beneficiarul are obligația de a asigura accesul și de a pune la dispoziția reprezentanților AFIR, la solicitare, toate documentele aferente procedurilor de achiziție derulate în conformitate cu prezentul îndrumar metodologic, în vederea verificării/monitorizării.

4.3.

Inițierea procedurilor anterior semnării contractului de finanțare

(1)

Solicitanții privați pot iniția proceduri de achiziție pe propria răspundere, anterior semnării contractului de finanțare cu AFIR, cu condiția ca acestea să fie inițiate ulterior publicării rezultatului final al selecției proiectelor (după caz, potrivit documentelor schemei).

(2)

Derularea procedurilor de achiziție anterior semnării contractului de finanțare nu generează pentru AFIR nicio obligație de finanțare. Cheltuielile aferente pot deveni eligibile numai în condițiile și în limitele stabilite prin contractul de finanțare și documentele aplicabile finanțării.

(3)

Pe durata derulării procedurilor inițiate anterior semnării contractului de finanțare, solicitanții/beneficiarii au obligația respectării prezentului îndrumar metodologic și a documentelor aplicabile finanțării (ghid, instrucțiuni/clarificări, după caz).

4.4.

Reguli privind efectuarea plăților În cadrul achizițiilor finanțate prin FM în cadrul SE-FM nu sunt acceptate documente justificative aferente plăților efectuate în numerar.

4.5.

Reguli cu privire la emiterea și semnarea declarațiilor Declarațiile pe propria răspundere se emit sub semnătură privată, înscris încheiat și semnat pe baza unui certificat calificat emis de un prestator de servicii de încredere, conform Regulamentului (UE) nr. 910/2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă și de abrogare a Directivei 1999/93/CE, care se află în lista oficială a Uniunii Europene și care se regăsește la https://eidas.ec.europa.eu/efda/home.

4.6.

Estimarea valorii contractului și stabilirea tipului de procedură

4.6.1.

Reguli generale de determinare a valorii estimate

(1)

Valoarea estimată a achiziției se stabilește de către solicitant/beneficiar la nivelul valorii totale, fără TVA, a produselor/serviciilor/lucrărilor care fac obiectul achiziției, astfel cum rezultă din necesitățile proiectului și din bugetul acestuia, cu încadrarea în bugetul aprobat prin contractul de finanțare.

(2)

La stabilirea valorii estimate se iau în considerare toate componentele obiectului achiziției, inclusiv partea eligibilă și partea neeligibilă aferente aceluiași obiect, atunci când acestea sunt finanțate/realizate în cadrul proiectului.

4.6.2.

Aplicabilitatea îndrumarului în funcție de eligibilitate

(1)

În situația în care, prin bugetul proiectului, obiectului achiziției i-au fost alocate surse de finanțare care includ cheltuieli eligibile și/sau cheltuieli neeligibile acoperite din contribuția proprie a beneficiarului, se aplică prevederile prezentului îndrumar.

(2)

În cazul în care, prin bugetul proiectului, obiectului achiziției i-au fost alocate exclusiv cheltuieli neeligibile, prevederile prezentului îndrumar nu se aplică.

4.6.3.

Analiza pieței și fundamentarea valorii estimate

(1)

Valoarea estimată se stabilește pe baza unei analize a pieței, realizate anterior inițierii achiziției, prin utilizarea unor surse precum: oferte de preț existente pe piață, solicitări de oferte, cataloage/website-uri de specialitate, baze de date publice, informații comerciale comparabile sau alte mijloace similare, în scopul asigurării rezonabilității costurilor.

(2)

Beneficiarul are obligația de a păstra documentele care atestă analiza pieței și modul de determinare a valorii estimate, în vederea verificării de către AFIR.

4.6.4.

Actualizarea valorii estimate înainte de inițiere

(1)

Dacă, în urma analizei pieței, valoarea estimată declarată la momentul depunerii cererii de finanțare diferă față de valoarea rezultată la momentul demarării achiziției, beneficiarul actualizează valoarea estimată în mod corespunzător, anterior inițierii procedurii (după caz, anterior publicării invitației/anunțului).

(2)

În cazul în care valoarea estimată se majorează și depășește valoarea declarată în cererea de finanțare, diferența se suportă de beneficiar din buget propriu sau din alte surse legal constituite, cu respectarea condițiilor contractului de finanțare.

4.6.5.

Document justificativ privind determinarea valorii estimate Anterior inițierii achiziției, beneficiarul întocmește un document justificativ privind determinarea valorii estimate, care cuprinde cel puțin: denumirea produsului/serviciului/lucrării, cantitatea, prețul unitar, prețul total și sursa/sursele utilizată/utilizate pentru fundamentare.

4.6.6.

Stabilirea procedurii în raport cu achiziții similare și interdicția divizării artificiale

(1)

La alegerea tipului de procedură beneficiarul se raportează la valoarea estimată a produselor/serviciilor/lucrărilor similare, considerate împreună atunci când sunt necesare realizării aceluiași obiect/aceleiași funcționalități în cadrul proiectului.

(2)

Prin produse/servicii/lucrări similare se înțelege acele produse/servicii/lucrări care sunt destinate unor utilizări identice sau similare și fac parte din gama normală de produse/servicii/ lucrări furnizate/prestate/executate de operatori economici cu activitate constantă în sectorul respectiv.

(3)

Beneficiarul nu are dreptul să divizeze achiziția în mai multe contracte distincte și nici să utilizeze metode de calcul care conduc la subevaluarea valorii estimate cu scopul evitării aplicării procedurii competitive.

Nu constituie divizare artificială organizarea de proceduri distincte atunci când obiectele achizițiilor sunt diferite în mod real, sunt etapizate justificat sau sunt independente funcțional, cu condiția respectării principiilor de transparență, tratament egal și a documentării corespunzătoare.

4.7.

Conflictul de interese

(1)

Beneficiarul privat are obligația de a preveni, a identifica și a gestiona orice situație de conflict de interese care poate afecta imparțialitatea, obiectivitatea și legalitatea derulării procedurii de achiziție și/sau a executării contractului.

(2)

În sensul prezentului îndrumar, constituie situații de conflict de interese, cel puțin, următoarele cazuri, în măsura în care sunt de natură să influențeze sau să pară că influențează rezultatul procedurii:

A.

Conflict de interese între beneficiar și operatorii economici participanți Există conflict de interese atunci când persoane aflate în legătură cu beneficiarul (de exemplu: acționari/asociați, reprezentanți legali, administratori, membri în organele de conducere/supervizare și persoane implicate în pregătirea și/sau evaluarea procedurii) se află în una dintre situațiile de mai jos față de un ofertant/subcontractant/terț susținător:

a)

dețin participații/părți sociale/acțiuni ori exercită control asupra acestuia;

b)

fac parte din organele de conducere, administrare sau supervizare ale acestuia;

c)

sunt soț/soție, rudă sau afin până la gradul II cu persoane aflate în situațiile de la

lit. a)

și

b) .

B.

Conflict de interese între ofertanți Există conflict de interese atunci când între ofertanți (inclusiv subcontractanți/terți susținători) există legături de natură să distorsioneze concurența, cum ar fi:

a)

deținerea/controlul (direct sau indirect) asupra mai multor ofertanți participanți la aceeași procedură;

b)

apartenența acelorași persoane la organele de conducere/administrare/supervizare ale ofertanților participanți;

c)

relații de rudenie/afinitate până la gradul II între persoane relevante (acționari/asociați, reprezentanți legali, administratori, membri ai organelor de conducere/supervizare) ale ofertanților participanți.

(3)

Beneficiarul privat are obligația de a verifica existența unor astfel de situații înainte de atribuirea contractului și ori de câte ori apar indicii în cursul procedurii.

(4)

Pentru evaluarea ofertelor, beneficiarul privat numește persoanele responsabile/comisia de evaluare, prin decizie a reprezentantului legal. Persoanele responsabile cu evaluarea ofertelor, înaintea demarării evaluării ofertelor, vor completa o declarație de imparțialitate, confidențialitate, incompatibilitate, disponibilitate și privind conflictul de interese în privința personalului implicat în procesul de verificare și evaluare a ofertelor, inclusiv a contestațiilor, care se atașează raportului procedurii de achiziție.

În cazul identificării unei situații de conflict de interese, beneficiarul privat adoptă, după caz, măsuri adecvate pentru eliminarea sau diminuarea riscului (de exemplu: înlocuirea persoanelor implicate în evaluare, solicitarea de clarificări, excluderea ofertantului afectat, anularea procedurii atunci când integritatea nu mai poate fi asigurată), cu respectarea principiilor transparenței și tratamentului egal, și consemnează măsurile în documentele procedurii.

Beneficiarul privat păstrează la dosarul achiziției documentele care atestă verificările efectuate și măsurile dispuse privind evitarea conflictului de interese, în vederea verificării/monitorizării de către AFIR.

4.8.

Identificarea beneficiarului real al ofertantului câștigător

(1)

Beneficiarul privat are obligația de a solicita și de a colecta, anterior semnării contractului de achiziție, datele privind beneficiarul real al ofertantului declarat câștigător, în înțelesul art. 3 pct. 6 din Directiva (UE) 2015/849 și cu respectarea prevederilor

Legii nr. 129/2019

pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative, cu modificările și completările ulterioare.

(2)

În scopul îndeplinirii obligației prevăzute la

alin. (1) , ofertantul declarat câștigător comunică beneficiarului privat cel puțin numele, prenumele și data nașterii beneficiarului(ilor) real(i), precum și documente justificative corespunzătoare structurii sale de acționariat/control, după cum urmează:

a)

pentru ofertanți înregistrați în România, ale căror structuri de acționariat/control sunt stabilite potrivit evidențelor naționale, se solicită document(e) emis(e) de Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC) din care rezultă beneficiarul real, potrivit

Legii nr. 129/2019 , cu modificările și completările ulterioare;

b)

pentru ofertanți care au în structura de acționariat/control entități juridice străine, beneficiarul privat colectează de la ofertant o declarație pe propria răspundere a reprezentantului legal, care cuprinde datele beneficiarilor reali ai entităților juridice străine (cel puțin numele, prenumele și data nașterii), potrivit

Legii nr. 129/2019 , cu modificările și completările ulterioare; declarația se întocmește cu respectarea

art. 326 din Codul penal

privind falsul în declarații;

c)

pentru ofertanți străini înregistrați în afara României se solicită documente justificative/certificate/înscrisuri eliberate de autoritatea competentă din statul de origine privind beneficiarul real, însoțite de traducere în limba română realizată de traducători autorizați, potrivit legii;

d)

pentru ofertanți de tip asociații și fundații, beneficiarul privat colectează documentul eliberat de Ministerul Justiției/evidențele publice relevante privind beneficiarii reali; în cazul în care asociația/fundația este o entitate străină sau are beneficiari reali persoane străine, se solicită o declarație pe propria răspundere a reprezentantului legal/președintelui, întocmită cu respectarea

art. 326 din Codul penal , care cuprinde datele beneficiarilor reali (cel puțin numele, prenumele și data nașterii), potrivit

Legii nr. 129/2019 , cu modificările și completările ulterioare.

(3)

Beneficiarul privat păstrează la dosarul achiziției documentele prevăzute la

alin. (2) , în vederea asigurării trasabilității și a verificărilor/monitorizării de către AFIR.

(4)

Colectarea și prelucrarea datelor cu caracter personal aferente beneficiarului real se realizează cu respectarea principiilor aplicabile protecției datelor, conform Regulamentului (UE) nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), și conform Regulamentului (UE) 2018/1.725 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001 și a Deciziei nr. 1.247/2002/CE, cu modificările și completările ulterioare.

(5)

Datele cu caracter personal colectate în cadrul proiectului sunt folosite în scopul îndeplinirii obiectivelor proiectului, în scopul statistic al îndeplinirii obligațiilor de gestionare, control, audit, monitorizare și evaluare; datele cu caracter personal pot fi prelucrate de către organisme naționale sau ale Uniunii, cu respectarea prevederilor legale în vigoare.

Achiziție directă

5.1.

Condiții de aplicare

Beneficiarul privat poate realiza achiziția directă de produse, servicii sau lucrări, dacă valoarea estimată a achiziției, fără TVA, este:

a)

mai mică sau egală cu 15.000 lei pentru servicii;

b)

mai mică sau egală cu 75.000 lei pentru produse sau lucrări.

Încadrarea achiziției ca achiziție directă se realizează cu respectarea regulilor privind determinarea valorii estimate definită la cap. III și interdicția divizării artificiale definită la cap. II.

5.2.

Documentarea și trasabilitatea achiziției directe

(1)

Beneficiarul privat are obligația de a asigura trasabilitatea achiziției directe și de a păstra în dosarul achiziției documente care justifică: necesitatea achiziției, valoarea estimată, modul de selectare a operatorului economic, încheierea contractului și efectuarea plății.

(2)

Dosarul achiziției directe include, cel puțin, următoarele documente:

a)

documentul justificativ privind determinarea valorii estimate, împreună cu documentele care au stat la baza acesteia (analiză de piață, oferte, cataloage, liste de prețuri etc.), potrivit cap. III;

b)

înscrisuri justificative privind îndeplinirea obligațiilor de conformitate aplicabile înainte de contractare (după caz: verificări privind conflictul de interese și identificarea beneficiarului real, potrivit cap. III);

c)

ofertele/propunerile tehnice și financiare colectate și utilizate la fundamentarea selecției (după caz, clarificări);

d)

contractul.

Beneficiarul privat este obligat să publice, prin platforma electronică pusă la dispoziție de AFIR, rezultatul achiziției directe.

Beneficiarul privat pune la dispoziția AFIR documentele prevăzute la

alin. (2) , la solicitare, în cadrul activităților de verificare/monitorizare.

5.3.

Achiziția directă prin utilizarea unei baze de prețuri de referință

(1)

În cazul în care beneficiarul achiziționează un produs care se regăsește în baza de date cu prețuri de referință pusă la dispoziție de AFIR, stabilită conform prevederilor

art. 8 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 41/2014

privind înființarea, organizarea și funcționarea Agenției pentru Finanțarea Investițiilor Rurale, prin reorganizarea Agenției de Plăți pentru Dezvoltare Rurală și Pescuit, aprobată prin

Legea nr. 43/2015 , cu modificările și completările ulterioare, și produsul este disponibil în baza respectivă la data semnării contractului de furnizare/vânzare-cumpărare, beneficiarul poate realiza achiziția directă fără a derula o procedură competitivă.

(2)

Produsul achiziționat în condițiile

alin. (1)

trebuie să fie prevăzut în documentația tehnico-economică aprobată (de exemplu, studiul de fezabilitate) și să respecte cerințele și caracteristicile tehnice relevante din aceasta.

(3)

Prețul maxim eligibil al produsului achiziționat este prețul înscris în baza de date la data semnării contractului de furnizare/vânzare-cumpărare:

a)

dacă prețul din contract este mai mic decât prețul de referință, decontarea se realizează la nivelul prețului din contract;

b)

dacă prețul din contract este mai mare decât prețul de referință, valoarea eligibilă este cea din baza de date, iar diferența reprezintă cheltuială neeligibilă în sarcina beneficiarului.

(4)

Contractul (sau anexa acestuia) include dotările și caracteristicile tehnice ale produsului, astfel încât să existe trasabilitate între produsul contractat și produsul de referință, precum și documentația proiectului.

Documentele aferente achiziției se păstrează la dosarul achiziției și se prezintă la solicitarea AFIR, inclusiv în cadrul cererilor de plată, potrivit instrucțiunilor aplicabile finanțării.

Se vor respecta prevederile referitoare la conflictul de interese.

Procedura competitivă

6.1.

Condiții de aplicare

Beneficiarul privat aplică procedura competitivă (selecția de oferte) pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrări atunci când valoarea estimată a achiziției, fără TVA, este mai mare decât pragurile prevăzute la cap. I.

Procedura competitivă se inițiază prin publicarea, exclusiv prin platforma electronică pusă la dispoziție de AFIR, a invitației de participare, împreună cu documentația de atribuire.

6.2.

Derularea procedurii exclusiv în format electronic

(1)

Procedura competitivă se derulează exclusiv în format electronic, prin platforma electronică pusă la dispoziție de AFIR.

(2)

În vederea derulării online a procedurilor de achiziții, beneficiarii/solicitanții și ofertanții au obligația de a se înregistra și de a se autentifica pe platformă, prin interfața dedicată.

Comunicările, transmiterea solicitărilor și răspunsurilor la clarificări, depunerea ofertelor, comunicarea rezultatului și transmiterea contestațiilor se realizează exclusiv prin platformă. Mijlocul de comunicare stabilit prin prezentul îndrumar nu se modifică pe parcursul procedurii.

6.3.

Documentația de atribuire și invitația de participare

(1)

Beneficiarul privat publică invitația de participare însoțită de caietul de sarcini/specificațiile de referință și draftul de contract.

(2)

Invitația de participare conține cel puțin:

a)

denumirea beneficiarului privat și datele de identificare (după caz, cod unic de înregistrare);

b)

datele de contact (adresă, telefon, e-mail);

c)

obiectul achiziției și tipul contractului (servicii/produse/ lucrări), tipul procedurii;

d)

valoarea estimată;

e)

termenul-limită de depunere a ofertelor;

f)

data și ora deschiderii ofertelor;

g)

criteriul de atribuire: prețul cel mai scăzut;

h)

criterii de departajare;

i)

condițiile de participare/cerințele (dacă sunt stabilite) și modul de verificare;

j)

informații privind clarificările (de exemplu, termene);

k)

termenul-limită (nu mai puțin de 6 zile lucrătoare de la publicarea raportului privind stabilirea ofertantului câștigător) și modalitatea de depunere a eventualelor contestații, ulterior comunicării rezultatului.

6.4.

Reguli privind specificațiile tehnice

(1)

Caietul de sarcini/Specificațiile de referință cuprinde/ cuprind toate detaliile tehnice necesare pentru elaborarea ofertei și se redactează într-o manieră obiectivă, clară și detaliată.

(2)

Specificațiile tehnice:

a)

nu vor favoriza și nu vor elimina operatori economici;

b)

nu vor indica un anumit producător, o anumită origine sau un anumit procedeu și nu se vor referi la mărci, brevete, tipuri ori proveniențe care ar avea ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici ori produse;

c)

prin excepție, astfel de referințe pot fi utilizate numai dacă descrierea obiectului nu este suficient de precisă și de inteligibilă, caz în care se utilizează sintagma „sau echivalent“.

(3)

În cazul utilizării sintagmei „sau echivalent“, beneficiarul privat nu respinge o ofertă pe motiv că lucrările/produsele/ serviciile oferite nu sunt conforme literal cu specificațiile, dacă ofertantul demonstrează, prin mijloace adecvate, că îndeplinește în mod echivalent cerințele solicitate.

Dacă beneficiarul privat introduce condiții de participare/ cerințe suplimentare la nivelul caietului de sarcini (capacitate, experiență, personal etc.), acestea trebuie să fie proporționale cu obiectul achiziției și, odată introduse, se aplică întocmai în evaluare.

În situația în care se dorește modificarea tipului de produs/serviciu/lucrare care urmează să fie achiziționat, beneficiarul privat trebuie să obțină în prealabil acordul autorității naționale de implementare a Fondului pentru modernizare în responsabilitatea căreia se află contractul de finanțare, pentru ca aceasta din urmă să verifice dacă se păstrează scopul pentru care a fost aprobată achiziția.

Prezentul îndrumar metodologic nu reglementează noțiunile de „garanție de participare/garanție de bună execuție/ depozite valorice“. Pentru a se asigura de îndeplinirea corespunzătoare a obligațiilor contractuale, beneficiarul privat poate include în documentația de achiziție (caiet de sarcini, contract de achiziție) clauze care să garanteze implementarea în bune condiții a contractului (exemplu: penalități, verificări la anumite intervale prestabilite etc.).

6.5.

Clarificări (înainte de depunerea ofertelor)

(1)

Solicitările de clarificări se pot transmite cel târziu cu 72 de ore înainte de termenul-limită de depunere a ofertelor.

(2)

Solicitările și răspunsurile la clarificări se transmit prin platformă. Ca efect al funcționalităților platformei, răspunsurile la clarificări sunt afișate și devin disponibile tuturor ofertanților/ potențialilor ofertanți interesați, în același timp.

(3)

Prin clarificări nu se pot introduce criterii și/sau condiții noi și nu se pot modifica cerințele existente.

6.6.

Depunerea și deschiderea ofertelor

(1)

Ofertele se depun exclusiv prin platformă, până la termenul-limită stabilit în invitația de participare.

(2)

Un ofertant nu poate depune mai mult de o ofertă în cadrul aceleiași proceduri.

(3)

Ofertanții au posibilitatea de a-și retrage oferta, cu posibilitatea de redepunere, înainte de termenul-limită pentru primirea ofertelor, cu respectarea termenului stabilit în invitația de participare. După termenul-limită, nicio ofertă nu poate fi înlocuită sau modificată.

(4)

Beneficiarul privat deschide ofertele la data și ora stabilite în invitație și consemnează operațiunea în documentele procedurii.

(5)

Beneficiarul privat nu evaluează ofertele depuse după termenul-limită sau transmise prin altă metodă decât cea stabilită prin invitația de participare.

6.7.

Evaluarea ofertelor și stabilirea rezultatului

(1)

Pentru evaluarea ofertelor, beneficiarul privat numește persoanele responsabile/comisia de evaluare, prin decizie a reprezentantului legal. Persoanele responsabile cu evaluarea ofertelor, înaintea demarării evaluării ofertelor, vor completa o declarație de imparțialitate, confidențialitate, incompatibilitate, disponibilitate și privind conflictul de interese în privința personalului implicat în procesul de verificare și evaluare a ofertelor, inclusiv a contestațiilor, care se atașează raportului procedurii de achiziție.

(2)

În etapa de evaluare nu se pot adăuga cerințe noi și nu se poate renunța la cerințele enunțate în caietul de sarcini și în invitația de participare.

(3)

În etapa de evaluare a ofertelor se ține cont de toate cerințele pe care beneficiarul privat le-a menționat în caietul de sarcini, criteriul de atribuire, inclusiv cerințe care țin de verificarea capacității tehnice/financiare a ofertanților sau alt tip de cerințe, dacă acestea au fost solicitate.

(4)

În perioada de evaluare, după deschiderea ofertelor, beneficiarul privat compară ofertele primite, prin raportarea lor la toate cerințele din caietul de sarcini și anunțul de participare, și alege oferta care îndeplinește aceste cerințe.

(5)

În cazul în care există neclarități asupra ofertelor depuse sau documente lipsă (altele decât propunerea tehnică și propunerea financiară), beneficiarul privat poate solicita clarificări ori de câte ori consideră necesar, cu respectarea tratamentului egal. Solicitările de clarificări se formulează unitar pentru ofertanții aflați în situații similare.

(6)

Ofertanții aflați în conflict de interese, astfel cum acesta este definit la cap. III, se resping și nu pot fi declarați câștigători.

În situația în care beneficiarul privat identifică erori de fond în caietul de sarcini/documentația de atribuire, care ar putea conduce la încălcarea principiilor, acesta poate dispune:

a)

publicarea unei erate înainte de termenul-limită de depunere a ofertelor; sau

b)

anularea procedurii și reluarea acesteia, cu consemnarea motivelor în raportul procedurii, atunci când erorile nu pot fi remediate fără afectarea principiilor.

Beneficiarul privat întocmește raportul procedurii, în care consemnează cel puțin: documentele/ofertanții participanți, evaluarea ofertelor, oferta câștigătoare, prețul contractului, precum și motivele respingerilor (după caz).

În situația în care până la termenul-limită de depunere nu s-a depus nicio ofertă, după o analiză consemnată în raportul procedurii, beneficiarul poate decide reluarea procedurii.

În situația în care s-au depus numai oferte care nu îndeplinesc cerințele minime din caietul de sarcini/invitația de participare, beneficiarul dispune anularea procedurii și consemnează această situație în raport, urmând reluarea procedurii.

6.8.

Comunicarea rezultatului, contestații și semnarea contractului

(1)

La finalul procedurii beneficiarul privat comunică tuturor ofertanților rezultatul procedurii competitive, prin publicarea, în platformă, a rezultatului și/sau a raportului procedurii.

(2)

După finalizarea evaluării ofertelor, operatorii economici care se consideră lezați pot depune contestații prin platformă. Contestațiile depuse ulterior termenului stabilit nu se iau în considerare.

(3)

În situația în care la procedură a participat un singur ofertant și acesta a fost declarat câștigător, beneficiarul privat nu este obligat să respecte termenul de așteptare înainte de semnarea contractului.

(4)

Ca urmare a soluționării contestațiilor, care se va face de aceeași comisie care a efectuat evaluarea ofertelor, beneficiarul privat publică în platformă un raport actualizat al procedurii și comunică rezultatul revizuit.

(5)

După stabilirea ofertei câștigătoare și parcurgerea termenelor aplicabile, beneficiarul privat transmite ofertantului declarat câștigător invitația pentru semnarea contractului.

(6)

Dacă ofertantul declarat câștigător nu se prezintă sau refuză semnarea contractului în termenul stabilit, fără justificare scrisă, beneficiarul privat poate decide reluarea procedurii sau semnarea contractului cu ofertantul clasat pe locul al doilea, dacă acesta există și oferta rămâne valabilă și îndeplinește cerințele.

6.9.

Reguli minimale aplicabile contractului de achiziție

(1)

Contractul trebuie să menționeze cel puțin datele de identificare ale părților, obiectul, valoarea și durata contractului.

(2)

Vor fi prevăzute, după caz, condiții privind livrarea, prestarea, execuția, montajul, punerea în funcțiune, recepția, standarde de calitate, service, garanții, ajustarea prețului, modificarea contractului și rezilierea.

(3)

Caietul de sarcini, clarificările și oferta operatorului economic declarat câștigător fac parte integrantă din contract, sub formă de anexe.

(4)

Nu se pot modifica prin contract caietul de sarcini și oferta care au stat la baza atribuirii contractului.

(5)

Anterior semnării contractului nu pot fi furnizate produse, prestate servicii, executate lucrări și nu pot fi efectuate plăți.

6.10.

Dosarul procedurii competitive Dosarul procedurii competitive include, cel puțin:

a)

invitația de participare;

b)

nota privind determinarea valorii estimate a achiziției;

c)

documentația de atribuire (caiet de sarcini și proiect de contract);

d)

clarificările și răspunsurile;

e)

ofertele depuse;

f)

documentele de calificare solicitate ofertanților, cum ar fi certificate ONRC, documente justificative etc.;

g)

documentele aferente deschiderii ofertelor, cum ar fi proces-verbal de deschidere, garanții etc.;

h)

decizia de numire a comisiei de evaluare;

i)

declarațiile de confidențialitate și imparțialitate, CV-urile membrilor comisiei de evaluare;

j)

raportul procedurii;

k)

comunicările către ofertanți;

l)

contestațiile și soluționarea lor, după caz;

m)

documentele privind beneficiarul real;

n)

contractul semnat și anexele acestuia.

Contractul de achiziție și modificarea contractului

7.1.

Reguli generale privind modificarea contractului

Contractul de achiziție - furnizare/servicii/lucrări se modifică numai prin act adițional semnat de ambele părți, în formă scrisă, înainte de expirarea duratei contractului, cu respectarea prevederilor prezentului îndrumar și a documentelor aplicabile finanțării.

Actul adițional nu poate produce efecte retroactive și nu poate acoperi furnizări/prestări/lucrări executate anterior datei semnării acestuia de către părți.

Orice modificare a contractului se fundamentează prin documente justificative, cum ar fi note/memorii justificative, acte de constatare, corespondență, documente tehnice, avize/autorizații, după caz, care se păstrează la dosarul achiziției.

Modificările care privesc componenta eligibilă a proiectului se realizează cu respectarea bugetului aprobat și a condițiilor de eligibilitate. Modificările care depășesc limitele eligibile sau care nu sunt acoperite din bugetul eligibil se suportă integral de beneficiar, din surse proprii sau alte surse legal constituite.

Modificarea contractului nu trebuie să afecteze caracterul general al acestuia. Prin caracterul general al contractului se înțelege ansamblul elementelor definitorii ale achiziției inițiale: obiectul principal, obiectivele urmărite, drepturile și obligațiile esențiale, precum și cerințele principale de calitate și performanță.

7.2.

Situații în care contractul poate fi modificat fără organizarea unei noi proceduri de achiziție Contractele de achiziție pot fi modificate prin act adițional, fără organizarea unei noi proceduri, în următoarele situații, cu respectarea condițiilor de mai jos: Circumstanțe imprevizibile

(1)

Modificarea este permisă dacă a devenit necesară în urma unor circumstanțe imprevizibile, independente de voința beneficiarului, pe care acesta, acționând cu diligență, nu le-ar fi putut prevedea.

(2)

Modificarea este permisă numai dacă sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiții:

a)

nu afectează caracterul general al contractului;

b)

în cazul în care modificarea implică majorarea prețului, creșterea cumulată a prețului prin una sau mai multe modificări succesive nu depășește 50% din valoarea contractului inițial;

c)

este justificată printr-un memoriu justificativ susținut de documente/acte de constatare (după caz, întocmite/avizate de beneficiar, diriginte de șantier, proiectant, executant, autorități competente etc.).

(3)

În cazul în care majorarea de preț aferentă circumstanțelor imprevizibile nu este acoperită din bugetul eligibil aprobat, diferența se suportă integral de beneficiar.

7.3.

Modificările de soluție tehnică

(1)

Modificările de soluție tehnică pot fi aprobate pe parcursul implementării proiectului, atunci când intervin elemente obiective care impun ajustarea soluțiilor prevăzute inițial, în vederea asigurării unei execuții conforme, sigure și eficiente. Astfel de modificări sunt permise numai dacă sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiții:

a)

necesitatea modificării rezultă din considerente tehnice care conduc la îmbunătățirea soluției ori din cerințe suplimentare apărute în timpul execuției, care nu puteau fi prevăzute inițial, chiar printr-o analiză diligentă;

b)

modificarea propusă nu schimbă caracterul general al contractului și nu afectează obiectivele principale ale investiției;

c)

soluția tehnică revizuită respectă cerințele de calitate, performanță și funcționalitate prevăzute în documentația inițială sau le îmbunătățește, fără a afecta indicatorii tehnico-economici ai investiției.

(2)

Prin modificare de soluție tehnică se înțelege ajustarea unor elemente de proiectare, detalii constructive, tehnologii și/sau materiale, necesare pentru asigurarea unei execuții conforme, sigure și eficiente, fără alterarea obiectului principal și a indicatorilor tehnico-economici ai investiției.

(3)

Actul adițional aferent modificării soluției tehnice se supune verificării și avizării de către AFIR.

7.4.

Reguli comune aplicabile tuturor modificărilor

(1)

Modificările prin acte adiționale se pot realiza numai în perioada de valabilitate a contractului și nu au efect retroactiv.

(2)

Modificările trebuie să fie strâns legate de obiectul contractului inițial și nu trebuie să afecteze condițiile în care s-a desfășurat procedura de achiziție, în special din perspectiva menținerii cadrului concurențial.

(3)

Prin act adițional nu pot fi diminuate cerințele/specificațiile tehnice minimale asumate prin oferta câștigătoare și contract, la un nivel inferior celui inițial.

7.5.

Modificări care nu afectează substanța contractului Următoarele modificări, care nu afectează obiectul, prețul, performanța și condițiile esențiale ale contractului, pot fi

realizate, după caz, prin acte adiționale sau notificări între părți, potrivit clauzelor contractuale:

a)

schimbarea adresei/sediului;

b)

schimbarea contului bancar;

c)

schimbarea reprezentantului împuternicit;

d)

reconfigurarea graficului de plăți, fără modificarea valorii totale;

e)

prelungirea duratei de execuție/prestare, dacă este permisă de clauzele contractuale și de condițiile finanțării.

Dispoziții finale

8.1.

Obligația de respectare a îndrumarului

Beneficiarii privați finanțați din Fondul pentru modernizare în cadrul schemei au obligația de a respecta prevederile prezentului îndrumar metodologic pe întreaga durată a derulării procedurilor de achiziție și a implementării contractelor de achiziție.

Nerespectarea prevederilor prezentului îndrumar poate conduce la aplicarea măsurilor prevăzute în documentele de finanțare și în reglementările aplicabile, inclusiv stabilirea unor cheltuieli neeligibile și/sau recuperarea sumelor plătite necuvenit, după caz.

În scopul autorizării plății pentru proiectele depuse în cadrul Schemei de energie pentru agricultură - SE-FM, finanțate prin Fondul pentru modernizare în perioada 2023-2026, etapele care trebuie parcurse în vederea verificării conformității, conținutului și eligibilității dosarului cererii de rambursare depuse de beneficiar, precum și fișele specifice de verificare utilizate se stabilesc de către AFIR prin proceduri specifice, aprobate prin ordin al ministrului agriculturii și dezvoltării rurale, care se publică pe site-ul agenției - www.afir.ro.

8.2.

Păstrarea și prezentarea documentelor

(1)

Beneficiarul privat are obligația de a constitui, a organiza și a păstra dosarele achizițiilor (achiziție directă și procedură competitivă), precum și documentele aferente implementării și derulării contractelor pentru o perioadă de 5 ani de la ultima plată aferentă proiectului. În această perioadă beneficiarul va asigura păstrarea și disponibilitatea tuturor documentelor justificative într-o manieră care garantează trasabilitatea, integritatea și verificabilitatea acestora, precum și posibilitatea punerii lor la dispoziția autorităților competente, la solicitare, în conformitate cu prevederile art. 16 alin. (5) din Regulamentul (UE) 2020/1.001.

(2)

Beneficiarul privat are obligația de a asigura accesul și de a pune la dispoziția reprezentanților AFIR toate documentele aferente procedurilor de achiziție și contractelor, la solicitarea acestora, în cadrul activităților de monitorizare, verificare și control.

8.3.

Măsuri tranzitorii

(1)

Prezentul îndrumar metodologic se aplică procedurilor de achiziție inițiate după data intrării în vigoare a ordinului de aprobare.

(2)

Pentru procedurile de achiziție inițiate anterior datei intrării în vigoare a ordinului de aprobare, rămân aplicabile regulile în vigoare la data inițierii acestora.

8.4.

Dispoziții privind interpretarea În cazul unor neconcordanțe între prevederile prezentului îndrumar și documentele de finanțare în vigoare la momentul achiziției, se aplică prevederile legale din documentele de finanțare, în măsura în care acestea sunt obligatorii și nu contravin prevederilor legale incidente.