Regulamentul nr. 11/2016

Activitatea de control desfășurată de către A.S.F. la nivelul entităților controlate implică parcurgerea următoarelor etape:

1. etapa premergătoare acțiunii de control;

2. desfășurarea controlului;

3. valorificarea rezultatului controlului.

După finalizarea controlului, în cazul în care a fost impus entității controlate un plan de măsuri, acesta este monitorizat de către A.S.F., prin intermediul structurilor de specialitate, în conformitate cu prevederile prezentului regulament.

În situații justificate, pe parcursul oricărei etape prevăzute la art. 5 alin. (1), A.S.F. poate emite o nouă decizie cu privire la:

a) completarea sau modificarea componenței echipei de control;

b) extinderea tematicii controlului și/sau a perioadei controlate;

c) suspendarea controlului pentru o perioadă de maximum 90 de zile.

A.S.F. comunică entității controlate decizia prevăzută la alin. (1).

În situația prevăzută la alin. (1) lit. c), A.S.F. comunică entității decizia cu privire la data suspendării controlului, iar data reluării controlului este notificată entității cu cel puțin două zile lucrătoare anterior reluării controlului.

Declanșarea controlului periodic sau inopinat se realizează în baza unei decizii de control semnată de către președintele A.S.F.

Decizia de control prevăzută la alin. (1) cuprinde, fără a se limita la acestea, următoarele:

a) tipul controlului;

b) datele de identificare ale entității supuse controlului;

c) perioada verificată;

d) data de început a acțiunii de control;

e) componența echipei de control și coordonatorul acesteia;

f) tematica de control.

În cazul controalelor periodice, tematica de control este axată pe elemente semnificative de conformitate și de risc aferente activității entității supuse controlului și este elaborată, pentru fiecare entitate controlată în parte, în funcție de:

a) gama și complexitatea activității și a serviciilor prestate;

b) nivelul indicatorilor prudențiali/stabilitatea economico-financiară a entității;

c) riscurile identificate în procesul de supraveghere permanentă;

d) conduita entității în relația cu clienții, piața și A.S.F.;

e) orice alte informații relevante disponibile.

În cazul controlului inopinat, tematica de control este punctuală și are la bază rezultatele procesului de supraveghere și/sau aspectele sesizate A.S.F. de terțe părți cu privire la entitatea ce urmează a fi controlată.

Entitatea controlată este notificată în scris, cu cel puțin 15 zile lucrătoare înainte de data stabilită de A.S.F. pentru declanșarea unui control periodic.

Notificarea prevăzută la alin. (1) este transmisă prin scrisoare cu confirmare de primire, fax sau e-mail și va conține:

a) data de început a controlului și tematica aferentă;

b) eventuale solicitări prealabile de informații/date/ documente sub formă de chestionare/machete/situații centralizatoare de date/informații.

Entitatea controlată are obligația de a pune la dispoziția echipei de control răspunsurile solicitate în termenul stabilit și în forma solicitată.

În caz de forță majoră sau în alte situații excepționale, de natură a o pune în imposibilitatea asigurării condițiilor necesare controlului, entitatea controlată poate solicita A.S.F., în termen de maximum 3 zile lucrătoare de la data primirii notificării prevăzute la art. 9 alin. (2), amânarea declanșării controlului periodic cu maximum 20 de zile lucrătoare, cu prezentarea argumentelor și a documentelor justificative aferente.

A.S.F. poate solicita entității ce urmează a fi controlată explicații/documente justificative suplimentare în vederea adoptării unei decizii cu privire la solicitarea primită și comunică în scris entității decizia luată.

Pe durata efectuării controlului la sediul entității, entitatea controlată, prin orice reprezentant sau angajat al său, are următoarele drepturi:

a) să beneficieze, din partea echipei de control, de un tratament just și echitabil, bazat pe un dialog instituțional constructiv;

b) să furnizeze echipei de control, în mod voluntar, orice explicații pe care le consideră necesare în vederea clarificării unor situații identificate în timpul controlului;

c) să îi fie respectat programul de lucru; controlul se poate desfășura și în afara programului de lucru al entității controlate, cu acordul prealabil în scris al reprezentantului legal al acesteia;

d) să semneze, cu eventuale obiecțiuni, documentele încheiate cu echipa de control.

Pe durata efectuării controlului la sediul entității, entitatea controlată, prin orice reprezentant sau angajat al său, are următoarele obligații:

a) să permită accesul echipei de control în spațiile în care se desfășoară activitatea pentru care a fost autorizată/avizată de către A.S.F., precum și în spațiile unde se află documentele aferente activității desfășurate și sistemele informatice utilizate;

b) să asigure desfășurarea în bune condiții a activității de control și să acorde sprijinul necesar, fără a încerca să obstrucționeze desfășurarea acesteia;

c) să pună la dispoziția echipei de control, la termenele și în forma solicitată, orice document/evidență solicitat/ă, de orice natură, pe orice suport indicat de către echipa de control, în original/copii certificate conform cu originalul/traduceri legalizate în limba română, după caz, inclusiv note explicative;

d) să colaboreze, în vederea determinării situațiilor de fapt, prin prezentarea în întregime a faptelor cunoscute și a tuturor documentelor justificative și să implementeze măsurile urgente dispuse de către echipa de control prin notele de constatare întocmite;

e) să semneze procesul-verbal de ridicare documente.

În exercitarea atribuțiilor ce îi revin, pe durata efectuării controlului la sediul entității controlate, echipa de control are următoarele drepturi:

a) să utilizeze oricare dintre tehnicile și instrumentele de control consacrate, fără a se limita la acestea: chestionar, sondaj, interviu, observare, control încrucișat;

b) să solicite și să verifice în totalitate sau prin sondaj orice tip de document/evidență de orice natură, pe orice suport, care au sau pot avea legătură cu activitatea vizată de acțiunea de control, inclusiv cu activitățile externalizate/transferate, după caz, precum și sistemele informatice de evidență, stocare și prelucrare a datelor;

c) să ridice copii ale documentelor sau situații centralizatoare, în orice format, pe orice suport și să solicite note explicative scrise reprezentantului legal/conducerii entității controlate, oricărui angajat al acesteia, precum și reprezentantului legal al oricărei alte entități căreia i-au fost externalizate activități specifice;

d) să intervieveze persoanele din cadrul entității controlate, în vederea atingerii obiectivelor controlului;

e) să solicite declanșarea imediată a demersurilor de remediere a anumitor deficiențe în situații de risc major și/sau care impun măsuri urgente, prin întocmirea în acest sens a unei note de constatare, la sediul entității controlate;

f) să aibă acces în orice sediu și incintă în care entitatea își desfășoară activitatea, precum și în spațiile unde se află documentele și sistemele informatice de evidență, stocare și prelucrare a datelor, inclusiv în sediile entităților cărora le-au fost externalizate o parte dintre activitățile specifice, în prezența unui reprezentant al entității controlate, care are obligația de a însoți echipa de control.

În exercitarea atribuțiilor ce îi revin, pe durata efectuării controlului la sediul entității controlate, echipa de control are următoarele obligații:

a) să prezinte decizia de control și să se identifice prin prezentarea legitimației de serviciu;

b) să se asigure că decizia de control a primit număr de înregistrare din partea entității controlate și să consemneze informațiile aferente deciziei de control în registrul unic de control al entității controlate;

c) să aplice în mod corect prevederile legislației incidente entității controlate;

d) să respecte programul de lucru al entității controlate; controlul se poate desfășura și în afara programului de lucru al entității controlate, cu acordul prealabil în scris al reprezentantului legal al acesteia;

e) să păstreze confidențialitatea asupra datelor și informațiilor obținute, cu respectarea prevederilor legale.

Echipa de control manifestă pe întreaga durată a acțiunii de control o atitudine pro-activă și asigură rolul reactiv/corectiv al controlului.

Echipa de control se prezintă la sediul entității controlate la data stabilită pentru declanșarea activității de control, pentru realizarea verificărilor specifice, urmărind tematica aferentă controlului.

În situația în care echipa de control se află la sediul entității controlate, dar, din motive independente de aceasta, se găsește în imposibilitatea de a efectua controlul, aceasta întocmește o notă de constatare ce cuprinde motivele care au dus la respectiva situație.

Situația prevăzută la alin. (2) este adusă la cunoștința președintelui A.S.F. și vicepreședintelui coordonator, în cazul unui control inopinat, sau Consiliului A.S.F., în cazul unui control periodic, cu propuneri în vederea adoptării măsurilor de urmat.

Echipa de control solicită reprezentanților entității controlate clarificări/explicații asupra anumitor aspecte, prin intermediul unei cereri de informații/chestionar, iar documentele întocmite primesc număr de înregistrare din partea entității controlate.

Clarificările/Explicațiile scrise ale reprezentanților entității controlate fac obiectul unor note explicative.

În conformitate cu prevederile art. 12 alin. (1) lit. e), în măsura în care, cu ocazia desfășurării controlului la sediul entității controlate, echipa de control constată situații de risc care impun adoptarea unor măsuri urgente din partea entității controlate, aceasta le va aduce la cunoștința entității și îi va solicita acesteia asumarea deciziei asupra unui set de măsuri, cu termenele aferente. Solicitarea echipei de control este consemnată în cadrul unei note de constatare.

Nota de constatare prevăzută la alin. (1) este înregistrată la entitatea controlată și este comunicată, sub semnătură de primire, reprezentantului legal/conducerii entității controlate.

Nota de constatare se întocmește de către echipa de control și în situația în care aceasta se află în imposibilitatea de a efectua acțiunea de control, din motive independente de echipa de control.

Echipa de control colectează documentele selectate de la sediul entității controlate, în baza procesului-verbal de ridicare documente, care se întocmește în două exemplare originale, câte unul pentru fiecare parte semnatară.

Procesul-verbal de ridicare documente cuprinde:

a) notele explicative date cu ocazia controlului, conform art. 14;

b) elemente de identificare a documentelor ridicate de către echipa de control în format electronic/letric, cu precizarea numărului de file și a faptului că acestea sunt conforme cu originalul;

c) orice alte înscrisuri, date, situații și/sau informații pe care părțile le consideră relevante;

d) mențiunea că toate înscrisurile în original puse la dispoziția echipei de control au fost restituite, iar entitatea certifică faptul că documentele în copie prezentate/ridicate de către echipa de control sunt complete și conforme cu originalele.

Echipa de control poate solicita, în scris, informații sau documente de la entitatea controlată și/sau poate reveni oricând la sediul entității controlate pentru documentare suplimentară/obținerea de explicații sau clarificări după încheierea procedurii de colectare a documentelor/informațiilor/ explicațiilor de la sediul entității controlate și până la transmiterea, către entitatea controlată, a rezultatelor controlului aprobate de către Consiliul A.S.F.

Data la care echipa de control revine la sediul entității controlate este comunicată cu două zile lucrătoare înainte, în scris, entității controlate.

Ridicarea în copie a documentelor/datelor/informațiilor suplimentare și obținerea explicațiilor/clarificărilor se fac pe bază de proces-verbal de ridicare documente, respectiv notă explicativă, în conformitate cu prevederile art. 16 alin. (2) și ale art. 14 alin. (2).

Echipa de control întocmește procesul-verbal de control, în baza documentelor verificate, a informațiilor, datelor și explicațiilor obținute de la entitatea controlată, precum și a oricăror altor informații relevante.

Procesul-verbal de control cuprinde:

a) elementele de risc și prudențialitate identificate la nivelul entității controlate, după caz;

b) elementele de neconformitate constatate, respectiv faptele care reprezintă încălcări ale legislației specifice aplicabile entității controlate;

c) diverse solicitări și recomandări adresate entității controlate, cu rol de prevenire sau corectare a unor situații potențial generatoare de deficiențe, atenuare a efectelor unor evenimente produse sau de îndrumare a entității controlate în legătură cu anumite aspecte constatate;

d) alte aspecte relevante, după caz.

Conformitatea procesului-verbal de control cu obiectivele controlului și tematica aferentă sunt asigurate la nivelul funcțiilor de coordonare și conducere ale structurii de control.

Procesul-verbal de control este semnat de către echipa de control, este înregistrat la registratura A.S.F. și este comunicat entității controlate, în vederea aducerii la cunoștință a constatărilor reținute în urma desfășurării controlului și formulării de eventuale obiecțiuni.

Echipa de control transmite entității controlate și versiunea electronică a procesului-verbal de control, cu semnătura electronică a coordonatorului echipei de control, în vederea facilitării procesării informațiilor din cadrul acestuia.

Numărul de înregistrare al procesului-verbal de control, primit de la registratura A.S.F., se înscrie în registrul unic de control al entității controlate.

Entitatea controlată, sub semnătura reprezentantului legal/conducătorului entității, are dreptul de a formula în scris obiecțiuni cu privire la constatările consemnate în procesul-verbal de control, după cum urmează:

a) în termen de maximum 3 zile lucrătoare de la data primirii procesului-verbal de control, în cazul controlului inopinat;

b) în termen de maximum 7 zile lucrătoare de la data primirii procesului-verbal de control, în cazul controlului periodic.

Entitatea controlată depune obiecțiunile la registratura A.S.F. și le comunică și în format electronic, cu semnătura electronică a reprezentantului legal al entității controlate coordonatorului echipei de control, în vederea facilitării procesării acestora.

În situații excepționale, la solicitarea entității controlate motivată temeinic, termenele prevăzute la alin. (1) pot fi prelungite, cu acordul vicepreședintelui coordonator, cu maximum 3 zile lucrătoare în cazul controlului inopinat, respectiv cu maximum 7 zile lucrătoare în cazul controlului periodic.

Entitatea controlată are obligația de a informa persoanele ale căror atribuții au legătură cu situațiile constatate de către echipa de control, precum și pe cele cu care au încetat relațiile de muncă/de reprezentare la data primirii procesului-verbal de control, în vederea formulării de eventuale obiecțiuni, cu respectarea termenului stabilit pentru depunerea obiecțiunilor.

Echipa de control analizează obiecțiunile formulate de către entitatea controlată la procesul-verbal de control și elaborează concluziile și propunerile cu privire la aspectele constatate.

Pe baza procesului-verbal de control și a informațiilor conform alin. (1), Consiliul A.S.F. poate dispune măsuri și/sau sancțiuni.

Conform legislației specifice, activitatea de control se finalizează ca urmare a hotărârii Consiliului A.S.F., după caz, prin:

a) notificarea entității controlate privind rezultatele controlului, în condițiile în care nu au fost reținute deficiențe care să determine aplicarea de măsuri sancționatorii sau dispunerea de măsuri de remediere;

b) notificarea entității controlate privind atenționarea acesteia și/sau a persoanelor responsabile pentru deficiențele de o gravitate redusă;

c) dispunerea unui plan de măsuri în scopul remedierii deficiențelor constatate și/sau prevenirii apariției/materializării unor riscuri în activitatea entității controlate;

d) solicitarea ca entitatea controlată să înainteze către A.S.F. un set de măsuri asumat în vederea remedierii deficiențelor/prevenirii apariției/materializării unor riscuri;

e) sancționarea entității controlate și/sau a persoanelor responsabile pentru deficiențele constatate;

f) sesizarea organelor abilitate potrivit legii, dacă este cazul;

g) orice alte măsuri pe care le poate adopta Consiliul A.S.F., conform competențelor acestuia, care nu sunt opozabile entității controlate.

Entitatea controlată și, după caz, persoanele vizate sunt informate cu privire la rezultatele controlului adoptate de către Consiliul A.S.F., prin poștă cu confirmare de primire, fax sau e-mail, cu excepția situațiilor prevăzute la alin. (1) lit. f) și, după caz, la alin. (1) lit. g).

Entitatea controlată are obligația de a transmite A.S.F., în termen de maximum 5 zile lucrătoare de la informarea prevăzută la alin. (2), dovezile comunicărilor de luare la cunoștință a rezultatelor controlului de către persoanele vizate.

În situația în care A.S.F. emite un plan de măsuri în sarcina entității controlate, aceasta este obligată să implementeze măsurile dispuse în termenele stabilite și să informeze A.S.F. cu privire la demersurile realizate pentru ducerea la îndeplinire a acestuia, la termenele și în forma solicitate.

Planul de măsuri poate conține atât măsuri concrete de remediere, cât și cerințe suplimentare de raportare impuse pentru o perioadă determinată de timp.

Structurile de control din cadrul A.S.F. monitorizează, pe perioada stipulată în planul de măsuri, ducerea la îndeplinire a măsurilor concrete de remediere și respectarea termenelor de implementare.

În măsura în care entitatea controlată, din motive întemeiate, nu poate duce la îndeplinire toate măsurile de remediere dispuse, în termenele stabilite, dar a inițiat deja demersuri în vederea remedierii, monitorizarea îndeplinirii acestora este preluată de către structurile de specialitate din cadrul A.S.F., corespunzător atribuțiilor specifice ale acestora.

Monitorizarea îndeplinirii cerințelor suplimentare de raportare către A.S.F. stabilite prin intermediul planului de măsuri și a eventualelor obligații cu caracter permanent este realizată de către structurile de specialitate din cadrul A.S.F., corespunzător atribuțiilor specifice ale acestora.