Normele din 12 iulie 2012
privind sistemul de control intern/managerial în Ministerul Apărării Naționale
prezumat în vigoare
Legături cu alte acte
Ce face acest act
Are ca temei 1
- Legea nr. 7/2004 18 februarie 2004 privind Codul de conduită a funcționarilor publici
Capitolul I Dispoziții generale
Articolul 1
Prezentele norme metodologice, denumite în continuare norme, au scopul de a asigura condițiile necesare implementării și dezvoltării sistemului de control intern/managerial în Ministerul Apărării Naționale, denumit în continuare minister.
Articolul 2
Sintagma "control intern/managerial" este utilizată în înțelesul definit de
art. 2 lit. d) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999
privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare.
Articolul 3
În minister se urmărește atingerea obiectivelor și a cerințelor controlului intern/managerial prevăzute la art. 3 și
art. 4 alin. (2) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 , republicată, cu modificările și completările ulterioare.
Controlul intern/managerial, organizat și implementat în cadrul ministerului, are la bază următoarele principii generale:
a) principiul adaptabilității - adaptarea la dimensiunea, complexitatea și mediul specific structurilor ministerului;
b) principiul integralității - aplicarea la toate nivelurile de conducere și cuprinderea tuturor activităților/acțiunilor acestora;
c) principiul uniformității - utilizarea acelorași instrumente de control intern/managerial în toate structurile ministerului;
d) principiul finalității - asigurarea îndeplinirii obiectivelor stabilite;
e) principiul eficienței - obținerea de beneficii mai mari decât costurile implementării și aplicării acestuia.
Articolul 4
În sensul prezentelor norme, definițiile unor termeni și expresii utilizate sunt prevăzute în anexa nr. 1.
Capitolul II Responsabilități în procesul de implementare și dezvoltare a sistemului de control intern/managerial
Articolul 5
În scopul implementării și dezvoltării sistemului de control intern/managerial, în funcție de nivelul ierarhic, se constituie și funcționează, după caz, următoarele structuri:
a) la nivelul ministerului, structura de specialitate din cadrul Secretariatului general;
b) la nivelul structurilor ministerului, comisii cu atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică a implementării și dezvoltării sistemelor proprii de control intern/managerial, denumite în continuare comisii.
Articolul 6
Secretariatul general, prin structura de specialitate, are următoarele atribuții:
a) monitorizează, coordonează și îndrumă metodologic structurile ministerului în domeniul controlului intern/managerial;
b) elaborează Situația centralizatoare trimestrială privind stadiul implementării sistemului de control intern/managerial la data de..., prevăzută în
Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 946/2005
pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entitățile publice și pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, republicat, denumit în continuare ordin;
c) elaborează și supune aprobării ministrului apărării naționale Stadiul implementării standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor autoevaluării la data de 31 decembrie 20..., prevăzut în ordin;
d) elaborează și supune aprobării ministrului apărării naționale Raportul asupra sistemului de control intern/ managerial la data de 31 decembrie 20..., prevăzut în ordin, denumit în continuare Raportul anual;
e) transmite, la datele stabilite în ordin, prin controlorul delegat, la Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar și control, din cadrul Ministerului Finanțelor Publice, documentele prevăzute la lit. b)-d);
f) elaborează, actualizează și supune anual spre aprobare ministrului apărării naționale Registrul de riscuri al Ministerului Apărării Naționale, potrivit procedurii de sistem adoptate de Secretariatul general;
g) monitorizează implementarea măsurilor de management al riscurilor înscrise în registrul prevăzut la lit. f);
h) elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al Ministerului Apărării Naționale și îl supune spre aprobare ministrului apărării naționale;
i) coordonează sistemul de pregătire profesională a personalului din cadrul ministerului în domeniul controlului intern/managerial.
Articolul 7
Componența comisiei se înscrie în ordinul de zi pe unitate și este următoarea:
a) președinte - locțiitorul comandantului/șefului structurii sau șeful de stat major/similar al structurii, după caz;
b) membri - persoanele cu funcții de conducere stabilite de comandantul/șeful structurii.
Secretariatul comisiei este asigurat de responsabilul pe linia controlului intern/managerial.
Articolul 8
Comisia are următoarele atribuții:
a) coordonează elaborarea obiectivelor și a indicatorilor de performanță ai structurii;
b) coordonează inventarierea activităților din cadrul structurii pe domenii de activitate, precum și elaborarea și revizia procedurilor operaționale;
c) prezintă comandantului/șefului structurii spre aprobare Inventarul funcțiilor sensibile, Lista cu salariații care ocupă funcții sensibile și Planul pentru asigurarea rotației salariaților din funcții sensibile;
d) coordonează activitatea de stabilire a măsurilor de management al riscurilor;
e) analizează, avizează și supune spre aprobare comandantului/șefului structurii Registrul de riscuri și Planul privind implementarea măsurilor de management al riscurilor;
f) monitorizează și coordonează permanent activitățile de punere în aplicare a măsurilor de management al riscurilor;
g) propune comandantului/șefului structurii noi acțiuni sau revizuiri de termene, atunci când apar disfuncții în implementarea măsurilor de management al riscurilor;
h) propune comandantului/șefului structurii raportarea riscurilor care nu pot fi controlate prin măsuri interne, pe cale ierarhică, până la eșalonul care poate asigura managementul acestora;
i) analizează, avizează și supune spre aprobare comandantului/șefului structurii Situația trimestrială privind stadiul implementării sistemului propriu de control intern/managerial la data de...., denumită în continuare situația trimestrială;
j) analizează, avizează și supune spre aprobare comandantului/șefului structurii Raportul anual și Situația sintetică a rezultatelor autoevaluării, prevăzută în ordin, denumită în continuare situația sintetică;
k) analizează, avizează și supune spre aprobare comandantului/șefului structurii Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
Responsabilul pe linia controlului intern/managerial are următoarele atribuții:
a) centralizează, ține evidența procedurilor operaționale în format electronic și le pune la dispoziția personalului în rețelele informatice locale existente;
b) elaborează Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/operaționale, în format electronic;
c) elaborează Registrul de riscuri și Planul privind implementarea măsurilor de management al riscurilor pe baza propunerilor șefilor de microstructuri;
d) elaborează și actualizează anual Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial;
e) elaborează situațiile trimestriale, situația sintetică și Raportul anual;
f) pregătește documentele de lucru pentru ședințele comisiei.
Articolul 9
Pe linia implementării și dezvoltării sistemului de control intern/managerial, comandanții/șefii structurilor ministerului au următoarele atribuții:
a) aplică principiile controlului intern/managerial în actul de conducere;
b) asigură cadrul organizațional și procedural privind punerea în aplicare a măsurilor necesare pentru implementarea și dezvoltarea sistemului propriu de control intern/managerial;
c) aprobă Inventarul funcțiilor sensibile, Lista cu salariații care ocupă funcții sensibile și Planul pentru asigurarea rotației salariaților din funcții sensibile;
d) decid măsurile adecvate de management al riscurilor;
e) aprobă Registrul de riscuri, Planul privind implementarea măsurilor de management al riscurilor și Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial;
f) dispun măsurile necesare pentru convocarea comisiei în vederea realizării operațiunii de autoevaluare a sistemului propriu de control intern/managerial;
g) aprobă situațiile trimestriale, situația sintetică și Raportul anual și dispun transmiterea acestora la eșalonul ierarhic imediat superior sau la Secretariatul general, după caz, la termenele stabilite;
h) analizează, în cadrul autoevaluării anuale a structurii proprii, stadiul implementării și dezvoltării sistemului propriu de control intern/managerial.
Articolul 10
Șefii microstructurilor au următoarele atribuții:
a) pun în aplicare măsurile stabilite pentru implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern/managerial;
b) stabilesc obiectivele și indicatorii de performanță ai microstructurii și activitățile necesare îndeplinirii acestora potrivit responsabilităților;
c) identifică, analizează, evaluează și prioritizează riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor generale/specifice ale microstructurii și formulează propuneri privind măsurile de management al riscurilor;
d) transmit responsabilului pe linia controlului intern/managerial propuneri pentru Registrul de riscuri;
e) reevaluează riscurile anual sau ori de câte ori situația o impune, semnalează apariția unor noi riscuri și fac propuneri în sensul diminuării acestora.
Întregul personal al structurii pune în aplicare măsurile stabilite pentru implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern/managerial.
Capitolul III Direcții de acțiune privind implementarea standardelor de control intern/managerial
Secțiunea 1 Direcții generale de acțiune privind implementarea standardelor de control intern/managerial
Articolul 11
Standardele de control intern/managerial definesc în cadrul ministerului un minimum de reguli de management, adaptate la specificul acestuia.
Principalele direcții de acțiune privind implementarea standardelor de control intern/managerial sunt prevăzute în anexa nr. 2.
Articolul 12
Structurile ministerului elaborează și actualizează anual Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al structurii, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 3, și îl transmit la eșalonul ierarhic imediat superior, pentru informare și armonizare, la datele stabilite de acestea, dar nu mai târziu de data de 5 martie a fiecărui an.
Structurile centrale transmit programele elaborate și actualizate conform alin. (1) la Secretariatul general, până la data de 10 martie a fiecărui an.
În Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al structurii se evidențiază, în mod distinct, acțiunile de pregătire profesională, în domeniul controlului intern/managerial, a personalului de conducere și execuție, în cadrul structurilor de specialitate ale ministerului, precum și în instituții de specialitate din afara ministerului.
Articolul 13
La nivelul ministerului, în vederea implementării standardelor de control intern/managerial, se stabilesc structurile centrale responsabile de standardele de control intern/managerial, conform anexei nr. 4.
La nivelul structurilor ministerului, comandanții/șefii acestora stabilesc microstructurile responsabile de standarde în concordanță cu atribuțiile ce le revin.
Secțiunea 2 Direcții de acțiune privind implementarea standardului 4 - Funcții sensibile
Articolul 14
Funcțiile sensibile sunt, de regulă, acele funcții care prezintă risc semnificativ în îndeplinirea obiectivelor structurii.
La stabilirea funcțiilor sensibile se au în vedere atribuțiile funcționale care implică, de regulă:
a) accesul la informațiile confidențiale;
b) gestionarea resurselor;
c) nivelul de decizie și consecințele actului de decizie;
d) competența decizională exclusivă;
e) derularea procedurilor de achiziții publice;
f) relațiile directe cu cetățenii și/sau instituțiile publice și/sau private.
Pentru implementarea standardului 4 - Funcții sensibile, structurile ministerului parcurg, în principal, următoarele etape:
a) convocarea comisiei în vederea identificării, ordonării, clasificării și reevaluării funcțiilor sensibile;
b) întocmirea Inventarului funcțiilor sensibile;
c) întocmirea Listei cu salariații care ocupă funcții sensibile;
d) întocmirea Planului pentru asigurarea rotației salariaților din funcții sensibile.
Documentele cu privire la implementarea standardului 4 - Funcții sensibile se întocmesc conform modelului prevăzut în anexa nr. 5.
Secțiunea 3 Direcții de acțiune privind implementarea standardelor: 7 - Obiective, 8 - Planificarea, 10 - Monitorizarea performanțelor, 15 - Ipoteze, reevaluări
Articolul 15
Stabilirea obiectivelor structurilor ministerului constituie un proces în cadrul căruia se reflectă prioritățile structurii în concordanță cu actele normative aplicabile, documentele de planificare, resursele avute la dispoziție și domeniile de responsabilitate.
Stabilirea obiectivelor are la bază formularea în comun de către factorii implicați a unor ipoteze/premise.
Structurile ministerului reevaluează obiectivele ori de câte ori se modifică ipotezele/premisele care au stat la baza stabilirii acestora.
În vederea monitorizării gradului de îndeplinire a obiectivelor se elaborează indicatori de performanță asociați acestora.
Ipotezele/Premisele, obiectivele și indicatorii de performanță sunt formulați respectând metodologia prezentată în anexa nr. 6.
Structurile ministerului întocmesc planuri, potrivit reglementărilor în domeniu, în care se cuprind activitățile și resursele necesare pentru îndeplinirea obiectivelor.
Planurile cu principalele activități ale structurilor, precum și orice alte documente de planificare întocmite potrivit reglementărilor în domeniu cuprind ipoteze/premise, obiective și au asociați indicatori de performanță.
SESȚIUNEA a 4-a
Direcții de acțiune privind implementarea standardului 17 - Proceduri
Articolul 16
Pentru îndeplinirea obiectivelor, structurile ministerului stabilesc activitățile care pot fi transpuse în proceduri de sistem/operaționale.
Articolul 17
Pentru elaborarea și actualizarea procedurilor de sistem/operaționale, structurile ministerului parcurg, în principal, următoarele etape:
a) studierea prevederilor legislației în baza cărora se exercită atribuțiile structurii potrivit domeniilor de activitate;
b) identificarea tuturor activităților din cadrul structurii pe domenii de activitate;
c) stabilirea activităților care pot fi transpuse în proceduri de sistem/operaționale și a persoanelor responsabile cu întocmirea acestora;
d) întocmirea Inventarului activităților structurii, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 7;
e) elaborarea proiectelor procedurilor de sistem/operaționale;
f) analizarea, în cadrul comisiei, a proiectelor procedurilor de sistem/operaționale, precum și a codurilor de identificare ale acestora;
g) efectuarea modificărilor apărute în urma analizei asupra procedurilor de sistem/operaționale;
h) aprobarea procedurilor de sistem/operaționale;
i) centralizarea procedurilor de sistem/operaționale, în format electronic;
j) executarea reviziei procedurilor de sistem/operaționale, de regulă anual, în trimestrul I.
La elaborarea procedurilor de sistem/operaționale se ține cont de următoarele:
a) se întocmesc procedurile de sistem/operaționale necesare îndeplinirii atribuțiilor funcționale;
b) se concep procedurile de sistem/operaționale pentru a reflecta și a ajuta la realizarea obiectivelor stabilite;
c) se întocmesc procedurile de sistem/operaționale după stabilirea corelațiilor dintre diverse activități/tipuri de activități;
d) se analizează procedurile de sistem/operaționale pentru evitarea suprapunerii acestora.
Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor de sistem/operaționale de către structurile ministerului este prevăzută în anexa nr. 8.
Procedura de sistem/operațională se elaborează potrivit modelului orientativ prevăzut în anexa nr. 9.
La nivelul ministerului, codificarea procedurilor de sistem/operaționale se realizează potrivit Listei codurilor de identificare ale procedurilor de sistem/operaționale aferente domeniilor de activitate din Ministerul Apărării Naționale, aprobată de secretarul general.
Articolul 18
Procedura de sistem/operațională se elaborează în exemplar unic, iar după aprobare se înregistrează la compartimentul documente clasificate și se transmite, în format electronic, responsabilului pe linia controlului intern/managerial și structurilor/microstructurilor/persoanelor implicate/interesate.
Procedura de sistem se elaborează și se actualizează de către structura care, potrivit reglementărilor, este lider de domeniu de activitate.
Procedura de sistem se aprobă de către comandantul/șeful structurii lider de domeniu de activitate, după consultarea și avizarea de către structurile ale căror domenii de activitate sunt influențate.
Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/ operaționale se elaborează și se actualizează în format electronic, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 10.
Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/ operaționale se printează și se înregistrează la sfârșitul anului calendaristic sau la solicitarea comisiilor de control.
Secțiunea 5 Direcții de acțiune privind implementarea standardului 11 - Managementul riscului
Articolul 19
Structurile ministerului analizează riscurile legate de desfășurarea activităților sale, elaborează planuri corespunzătoare în direcția limitării posibilelor consecințe ale acestor riscuri și stabilesc responsabilități și termene pentru aplicarea planurilor respective.
Articolul 20
Pentru implementarea managementului riscului, structurile ministerului parcurg, în principal, următoarele etape:
a) identificarea, potrivit domeniilor de responsabilitate, a obiectivelor generale și specifice care au rol hotărâtor în realizarea misiunii;
b) stabilirea activităților principale necesare îndeplinirii obiectivelor generale și specifice identificate;
c) identificarea riscurilor majore care pot afecta realizarea obiectivelor generale și specifice;
d) evaluarea riscurilor identificate;
e) stabilirea măsurilor de management al riscurilor și punerea lor în aplicare;
f) analizarea stadiului implementării măsurilor de management al riscurilor;
g) reevaluarea procesului de management al riscurilor.
Articolul 21
Implementarea managementului riscului se face potrivit Diagramei de proces pentru implementarea managementului riscului prevăzute în anexa nr. 11, având în vedere Metodologia privind identificarea, evaluarea și atenuarea riscurilor, prevăzută în anexa nr. 12.
Articolul 22
Registrul de riscuri al structurii se elaborează potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 13 și se actualizează anual sau ori de câte ori situația o impune.
Planul privind implementarea măsurilor de management al riscurilor se elaborează potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 14.
Secțiunea 6 Direcții de acțiune privind implementarea standardului 22 - Strategii de control
Articolul 23
Controlul este un proces continuu și se poate desfășura, în principal, sub următoarele forme: observarea, supravegherea, compararea, analiza, evaluarea, validarea, raportarea, monitorizarea, coordonarea, contrasemnarea, avizarea, autorizarea și aprobarea.
Controalele specializate, efectuate de structurile anume constituite din minister, se desfășoară în baza unui plan conceput prin luarea în considerare a riscurilor.
Articolul 24
Controlul se desfășoară potrivit prevederilor actelor normative specifice și presupune:
a) integrarea acestuia în componentele procesuale și structurale ale ministerului;
b) stabilirea unor obiective de control clare și precise;
c) stabilirea tipurilor de control ce vor fi aplicate, a metodelor și procedurilor utilizate în cadrul acestora pentru asigurarea eficacității controlului sub raportul costuri/beneficii;
d) pregătirea și instruirea personalului cu atribuții de control sau căruia i s-au delegat asemenea atribuții;
e) stabilirea modalităților de evaluare și valorificare a rezultatelor controlului.
Secțiunea 7 Direcții de acțiune privind implementarea standardului 24 - Verificarea și evaluarea controlului
Articolul 25
Structurile ministerului transmit, pe cale ierarhică, Secretariatului general, până la data de 10 a lunii următoare fiecărui trimestru încheiat, situațiile trimestriale întocmite conform modelului prevăzut în anexa nr. 15.
Articolul 26
Pentru implementarea standardului 24 - Verificarea și evaluarea controlului, structurile ministerului parcurg, în principal, următoarele etape:
a) convocarea comisiei în vederea realizării autoevaluării sistemului propriu de control intern/managerial;
b) completarea Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial, prevăzut în ordin, denumit în continuare chestionarul de autoevaluare;
c) întocmirea situației sintetice, prin centralizarea informațiilor din chestionarele de autoevaluare și/sau situațiile sintetice, transmise de către structurile din subordine/coordonare, și a Raportului anual;
d) înaintarea, pe cale ierarhică, Secretariatului general a chestionarului de autoevaluare/situației sintetice și a Raportului anual, până la data de 25 ianuarie a anului următor, pentru anul precedent.
Structurile ministerului care au personalitate juridică, potrivit legii, transmit direct Secretariatului general situația sintetică și Raportul anual până la data de 25 ianuarie a anului următor, pentru anul precedent.
Articolul 27
Pentru fundamentarea Raportului anual elaborat la nivelul ministerului se stabilesc următoarele responsabilități:
a) structurile ministerului auditate de către structurile de audit public intern/extern în domeniul controlului intern/managerial transmit Secretariatului general, în termen de 30 de zile de la încheierea misiunii de audit, principalele recomandări formulate în raportul de audit public, precum și principalele măsuri dispuse în vederea implementării acestora;
b) Direcția audit intern transmite Secretariatului general o sinteză cu privire la principalele constatări în domeniul controlului intern/managerial, precum și elemente considerate relevante în programul și activitatea structurii de audit, până la data de 25 ianuarie a anului următor, pentru anul precedent.
Capitolul IV Dispoziții tranzitorii și finale
Articolul 28
Comandanții/Șefii de la toate eșaloanele dispun, în termen de 30 de zile de la intrarea în vigoare a prezentelor norme, măsurile necesare pentru constituirea comisiilor prevăzute la art. 5 lit. b).
Structurile ministerului completează și transmit pe cale ierarhică Secretariatului general, în termen de 60 de zile de la intrarea în vigoare a prezentelor norme, tabelul prevăzut în anexa nr. 16.
Structurile ministerului transmit pe cale ierarhică Secretariatului general orice modificare cu privire la datele comunicate potrivit alin. (2), în termen de cel mult 15 zile de la data intervenirii acesteia.
Articolul 29
Documentele privind controlul intern/managerial se arhivează într-un dosar separat la compartimentul documente clasificate, potrivit termenelor stabilite de legislația în domeniu.
Articolul 30
Anexele nr. 1-16 fac parte integrantă din prezentele norme.
Anexa 1 -------
la norme
--------
Glosar
Impactul este consecința asupra rezultatelor/obiectivelor, dacă riscul s-ar materializa.
Microstructura reprezintă orice compartiment/birou/ secție/serviciu, după caz, de la toate nivelurile ierarhice.
Probabilitatea reprezintă posibilitatea sau eventualitatea ca un risc să se materializeze, determinată apreciativ sau prin cuantificare, atunci când natura riscului și informațiile disponibile permit o astfel de evaluare.
Procedura de sistem descrie o activitate sau un proces care se desfășoară la nivelul tuturor structurilor din cadrul ministerului sau a unora dintre acestea.
Procedura operațională reprezintă pașii ce trebuie urmați, algoritmul de urmat în realizarea sarcinilor, exercitarea atribuțiilor funcționale și angajarea responsabilităților.
Procesul este ansamblul de activități corelate sau în interacțiune care transformă elemente de intrare în elemente de ieșire.
Responsabilul pe linia controlului intern/managerial este microstructura cu atribuții în domeniul controlului intern/managerial, prevăzută în statul de organizare, sau persoana stabilită de comandantul/șeful structurii.
Riscul reprezintă o combinație între probabilitate și impact cu privire la evenimentele care pot afecta realizarea obiectivelor.
Riscul inerent este expunerea la un anumit risc înainte să fie luată vreo măsură de atenuare a lui.
Riscul rezidual reprezintă expunerea cauzată de un anumit risc după ce au fost luate măsurile de management al riscului.
Structurile ministerului reprezintă structurile centrale, structurile subordonate nemijlocit ministrului apărării naționale, structurile din subordinea/coordonarea structurilor centrale, până la nivel batalion/similar inclusiv, cu denumire, stat de organizare și indicativ numeric.
Anexa 2 -------
la norme
--------
Principalele direcții de acțiune privind
implementarea standardelor de control intern/managerial
Nr.
crt
Standarde
Principalele direcții de acțiune
Documente
I. Mediul de control
1.
Standardul 1 -
Etica, integritatea
1.1. Asigurarea condițiilor necesare
cunoașterii de către întregul personal a
reglementărilor care guvernează
comportamentul la locul de muncă,
prevenirea și raportarea fraudelor și
neregulilor:
1.1.1. postarea pe rețelele informatice
locale existente a Codului de conduită
etică a personalului militar și civil
contractual din Ministerul Apărării
Naționale, aprobat prin Ordinul
ministrului apărării naționale
nr. M.94/2004*), precum și a altor coduri
de conduită aplicabile în cadrul
structurii, în funcție de domeniul de
activitate și/sau de categoriile de
personal existente
1.1.2. aducerea la cunoștință a
reglementărilor care guvernează
comportamentul la locul de muncă,
aplicabile în cadrul structurii
(notificare e-mail, registrul privind
prelucrarea ordinelor, tabel de luare la
cunoștință etc.)
1.1.3. prelucrarea actelor normative
specifice pentru respectarea disciplinei
militare în armată
1.1.4. aducerea la cunoștința personalului
structurii a modificărilor sau a
noutăților în domeniu
1.2. Consilierea etică și aplicarea unui
sistem de monitorizare a respectării
normelor de conduită:
1.2.1. desemnarea, potrivit Legii
nr. 7/2004 privind Codul de conduită al
funcționarilor publici, republicată, prin
ordin de zi pe unitate (OZU), a unui
consilier de etică pentru funcționarii
publici din cadrul structurii, responsabil
pentru consiliere etică și monitorizarea
respectării normelor de conduită
1.2.2. aducerea la cunoștință a
problemelor disciplinare apărute la
nivelul armatei, publicate în buletinele
informative ale armatei
1.2.3. depunerea, publicarea,
monitorizarea și actualizarea
declarațiilor de avere și de interese ale
personalului de conducere și ale
funcționarilor publici
- Documentele prin care au fost
aduse la cunoștința întregului
personal reglementările care
guvernează comportamentul la
locul de muncă
- Declarațiile de avere și
interese
- Procedurile operaționale
2.
Standardul 2 -
Atribuții, funcții,
sarcini
2.1. Elaborarea/Actualizarea documentelor
privind misiunea și atribuțiile structurii
2.2. Aducerea la cunoștința întregului
personal a documentelor actualizate
privind misiunea și atribuțiile structurii
2.3. Stabilirea sarcinilor/atribuțiilor
asociate posturilor în concordanță cu
competențele decizionale necesare
realizării acestora
2.4. Repartizarea tuturor atribuțiilor
structurii, prevăzute de lege și de
normele interne, personalului din
compunerea structurii, prin fișele
posturilor
2.5. Actualizarea fișelor posturilor în
vederea repartizării raționale și
echilibrate a activităților/sarcinilor
personalului
- Atribuțiile structurii
- Fișele posturilor
3.
Standardul 3 -
Competență,
performanță
3.1. Ocuparea posturilor prin concurs,
potrivit legii
3.2. Completarea fișelor posturilor cu
date privind cunoștințele și aptitudinile
necesar a fi deținute de titulari în
vederea îndeplinirii
sarcinilor/atribuțiilor
3.3. Întocmirea tabelului centralizator cu
nevoile de pregătire pe categorii de
personal (cursuri necesare pentru
promovarea în carieră, cursuri de
specialitate pentru îndeplinirea
atribuțiilor funcționale) și modul de
aplicare a nevoilor de pregătire
3.4. Elaborarea și realizarea de programe
de pregătire profesională a personalului
de către structurile de specialitate,
conform nevoilor de perfecționare
identificate
- Planul de pregătire a noilor
angajați
- Tabelul cu nevoile de pregătire
pe categorii de personal
- Documentația care atestă
ocuparea posturilor prin concurs,
potrivit legii
- Procedurile operaționale
4.
Standardul 4 -
Funcții sensibile
4.1. Inventarierea funcțiilor sensibile
4.2. Întocmirea listei cu salariații care
ocupă funcții sensibile
4.3. Întocmirea planului pentru asigurarea
rotației salariaților din funcții
sensibile
4.4. Respectarea planului pentru
asigurarea rotației salariaților din
funcții sensibile - Inventarul funcțiilor
sensibile
- Lista cu salariații care ocupă
funcții sensibile
- Planul pentru asigurarea
rotației salariaților din funcții
sensibile
5.
Standardul 5 -
Delegarea
5.1. Stabilirea în scris a competențelor
și a responsabilităților delegate, precum
și a limitelor acestora
5.2. Asumarea responsabilității de către
personalul delegat, confirmată prin
semnătură
5.3. Înscrierea în fișa postului a
activității delegate
- Ordinul de zi pe unitate sau
extrasul din acesta
- Fișele posturilor
6.
Standardul 6 -
Structura
organizatorică
6.1. Actualizarea și păstrarea, în
conformitate cu normele specifice în
domeniu, a statului de organizare al
structurii
6.2. Asigurarea corespondenței dintre
statul de organizare al structurii,
registrul de evidență pe funcții și
fișele postului - Statul de organizare al
structurii
- Diagramele de relații
II. Performanța și managementul riscului
7.
Standardul 7 -
Obiective
7.1. Stabilirea obiectivelor generale și a
celor specifice ale structurii, conform
actelor normative în domeniu, în funcție
de resursele avute la dispoziție, având
termene de realizare și indicatori de
performanță atașați
7.2. Elaborarea inventarului activităților
structurii
7.3. Stabilirea activităților individuale
pentru fiecare salariat care să conducă la
atingerea obiectivelor structurii
- Planul cu principalele
activități
- Inventarul activităților
structurii
8.
Standardul 8 -
Planificarea
8.1. Repartizarea resurselor alocate
astfel încât să asigure activitățile
necesare realizării obiectivelor specifice
compartimentului
8.2. Elaborarea și aprobarea documentelor
de planificare și conducere în funcție de
obiectivele structurii
8.3. Actualizarea planurilor/programelor
în funcție de schimbarea obiectivelor,
resurselor sau altor elemente ale
procesului de fundamentare
- Planul cu principalele
activități și/sau alte documente
de planificare
- Planul de asigurare și
îmbunătățire a calității
activității (Programul de
pregătire/instruire a
personalului)
- Programul anual al
achizițiilor publice
- Planul de mentenanță
- Proiectul de buget
9.
Standardul 9 -
Coordonarea
9.1. Adoptarea măsurilor de coordonare a
deciziilor și activităților structurii cu
cele ale altor structuri, în scopul
asigurării convergenței și coerenței
acestora
9.2. Realizarea de consultări permanente
atât în cadrul structurilor, cât și între
structuri, în vederea coordonării
eficiente a activităților desfășurate,
pentru îndeplinirea obiectivelor
- Diagramele de relații
- Procedurile operaționale
10.
Standardul 10 -
Monitorizarea
performanțelor
10.1. Primirea, în mod sistematic, de
raportări despre activitatea structurii de
către comandantul/șeful acesteia
10.2. Monitorizarea activităților în
vederea îndeplinirii obiectivelor cu
ajutorul unor indicatori de performanță
relevanți și specifici (calitate,
cantitate, termen, cost, conducere,
colaborare, lucru în echipă, mod de
utilizare a resurselor etc.)
10.3. Evaluarea performanțelor de către
comandantul/șeful structurii
10.4. Reevaluarea indicatorilor atunci
când au loc modificări ale
ipotezelor/premiselor și, implicit, a
obiectivelor - Rapoartele de activitate
- Analiza stării structurii
- Aprecierile de serviciu anuale
11.
Standardul 11 -
Managementul
riscului
11.1. Identificarea și evaluarea
principalelor riscuri asociate
obiectivelor și activităților structurii
care pot afecta eficacitatea și eficiența
operațiunilor, respectarea regulilor,
regulamentelor, încrederea în informațiile
financiare și de management intern și
extern, protejarea bunurilor,prevenirea și
descoperirea fraudelor
11.2. Întocmirea și actualizarea
Registrului de riscuri la nivelul
structurii
11.3. Întocmirea Planului privind
implementarea măsurilor de management al
riscurilor
- Registrul de riscuri
- Planul privind implementarea
măsurilor de management al
riscurilor
12.
Standardul 15 -
Ipoteze, reevaluări
15.1. Formularea, în cadrul ședințelor de
lucru, a ipotezelor/premiselor, acceptate
prin consens, care stau la baza stabilirii
obiectivelor
15.2. Reevaluarea obiectivelor atunci când
se constată modificări ale
ipotezelor/premiselor
- Planul cu principalele
activități
III. Informarea și comunicarea
13.
Standardul 12 -
Informarea
12.1. Stabilirea tipurilor de informații
și a nevoilor de informare în cadrul
fiecărei structuri, pe nivele ierarhice,
astfel încât, prin primirea și
transmiterea informațiilor, sarcinile să
poată fi îndeplinite
12.2. Stabilirea unui flux informațional
(diagramă de relații) fiabil, în toate
sensurile, inclusiv în relațiile cu
exteriorul structurii
- Diagrama de relații
- Procedurile operaționale
14.
Standardul 13 -
Comunicarea
13.1. Stabilirea unui sistem eficient de
comunicare internă și externă care să
asigure o difuzare rapidă, fluentă și
precisă a informațiilor
13.2. Adaptarea procesului de comunicare
la capacitatea utilizatorilor, în ceea ce
privește prelucrarea informațiilor și
achitarea de responsabilități în materie
de comunicare
- Diagrama de relații
- Procedurile operaționale
15.
Standardul 14 -
Corespondența și
arhivarea
14.1. Organizarea expedierii/primirii, a
depozitării și a lucrului cu documente
pentru rezolvarea sarcinilor de serviciu
și transpunerea acestor operațiuni în
proceduri operaționale
14.2. Aducerea la cunoștința întregului
personal a legislației cu privire la
corespondență și arhivare
14.3. Planificarea și desfășurarea
activității de testare a cunoștințelor
- Procedurile operaționale
- Rezultatele testării
16.
Standardul 16 -
Semnalarea
neregularităților
16.1. Completarea fișelor posturilor cu
atribuții în ceea ce privește semnalarea
neregularităților care pot afecta
îndeplinirea obiectivelor
16.2. Asigurarea condițiilor necesare
personalului de a semnala neregularitățile
apărute, astfel încât aceste semnalări să
nu determine un tratament inechitabil și
discriminatoriu față de persoana în cauză
16.3. Efectuarea de cercetări pentru
elucidarea neregularităților semnalate,
stabilirea și aplicarea măsurilor care se
impun (când este cazul)
- Fișele posturilor
- Documentele cercetării (când
este cazul)
IV. Activitățile de control
17.
Standardul 17 -
Proceduri
17.1. Stabilirea activităților care pot fi
transpuse în proceduri de
sistem/operaționale
17.2. Elaborarea procedurilor de
sistem/operaționale și aducerea lor la
cunoștința persoanelor cu atribuții în
domeniu
17.3. Respectarea codurilor de
identificare stabilite la nivelul
ministerului
17.4. Identificarea
activităților/acțiunilor/proceselor care
necesită reevaluări sau noi proceduri
17.5. Efectuarea modificărilor apărute în
urma analizei
17.6. Centralizarea procedurilor de
sistem/operaționale în format electronic
de către responsabilul pe linia
controlului intern/managerial
17.7. Modificarea și actualizarea
procedurilor de sistem/operaționale, ca
urmare a disfuncțiilor constatate pe
parcursul derulării activităților
- Inventarul activităților
structurii
- Procedurile de
sistem/operaționale
- Registrul pentru evidența
procedurilor de
sistem/operaționale
18.
Standardul 18 -
Separarea
atribuțiilor
18.1. Stabilirea măsurilor necesare pentru
separarea atribuțiilor și
responsabilităților, potrivit legii
18.2. Exercitarea de către persoane
diferite a funcțiilor de inițiere,
verificare și aprobare a operațiunilor
- Atribuțiile structurii
- Fișele posturilor
19.
Standardul 19 -
Supravegherea
19.1. Implementarea și evaluarea
eficacității mijloacelor de control și
supraveghere impuse pentru realizarea
obiectivelor stabilite
19.2. Comunicarea atribuțiilor, a
responsabilităților și a limitelor de
competență atribuite fiecărui salariat
19.3. Efectuarea evaluării periodice a
activității întregului personal
19.4. Verificarea și aprobarea
rezultatelor muncii obținute în diverse
etape de realizare a operațiunii
- Procedurile operaționale
- Aprecierile de serviciu anuale
20.
Standardul 20 -
Gestionarea
abaterilor
20.1. Analizarea modului de reglementare a
gestionării abaterilor față de politicile
sau procedurile stabilite în cadrul
structurii și la nivelul fiecărei
microstructuri
20.2. Efectuarea unei analize periodice a
circumstanțelor și a modului cum au fost
gestionate acțiunile, în vederea
desprinderii unor concluzii de bună
practică pentru viitor
- Lecții învățate
21.
Standardul 21 -
Continuitatea
activității
21.1. Asigurarea continuității
activităților la nivelul fiecărei
microstructuri în parte, prin întocmirea
unui inventar al situațiilor care pot
conduce la discontinuități în activitate
și al măsurilor care să prevină apariția
lor
21.2. Efectuarea demersurilor de încadrare
pe funcțiile disponibile la plecarea
personalului din structură
21.3. Asigurarea existenței contractelor
de service pentru întreținerea
echipamentelor din dotare
21.4. Asigurarea existenței contractelor
de achiziții pentru înlocuirea unor
echipamente din dotare
- Inventarul situațiilor care pot
conduce la discontinuități în
activitate și al măsurilor care
să prevină apariția lor
- Ordinul de zi pe unitate prin
care se numește înlocuitorul la
comandă al persoanelor cu funcții
de conducere la plecarea acestora
în concedii, misiuni etc.
- Contractele de achiziții
- Contractele de service
22.
Standardul 22 -
Strategii de control
22.1. Definirea unei strategii de control
și a tipurilor de control la nivelul
structurii
22.2. Definirea tipurilor de control la
nivelul structurii și al microstructurilor
22.3. Elaborarea planurilor de control
care să furnizeze asigurări pentru
atingerea obiectivelor
22.4. Definirea modalităților de evaluare
și valorificare a rezultatelor
controalelor
- Planul de control
- Documente rezultate în urma
executării controlului
23.
Standardul 23 -
Accesul la resurse
23.1. Crearea responsabilităților
personalului pentru protejarea și
folosirea corectă a resurselor avute la
dispoziție
23.2. Emiterea documentelor de autorizare
privind accesul persoanelor la resursele
materiale, financiare și informaționale
- Fișele posturilor
- Documentele de autorizare
privind accesul persoanelor la
resurse
V. Verificarea și evaluarea
24.
Standardul 24 -
Verificarea și
evaluarea
controlului
24.1. Realizarea anual a operațiunii de
autoevaluare a subsistemului de control
intern/managerial la nivelul structurii:
24.1.1. întocmirea situațiilor
trimestriale privind stadiul implementării
sistemului de control intern/managerial
24.1.2. întocmirea Chestionarului de
autoevaluare a stadiului de implementare a
standardelor de control intern/managerial
24.1.3. Întocmirea Situației sintetice a
rezultatelor autoevaluării
24.1.4. Întocmirea Raportului asupra
sistemului de control intern/managerial
- Situațiile trimestriale privind
stadiul implementării sistemului
de control intern/managerial
- Chestionarul de autoevaluare a
stadiului de implementare a
standardelor de control
intern/managerial
- Situația sintetică a
rezultatelor autoevaluării
- Raportul asupra sistemului de
control intern/managerial
25.
Standardul 25 -
Auditul intern
25.1. Executarea de misiuni de consiliere
privind pregătirea procesului de
autoevaluare a sistemului de control
intern/managerial al structurii
25.2. Asigurarea evaluării independente și
obiective a sistemului de control
intern/managerial de către structura de
audit intern
25.3. Finalizarea acțiunilor auditorului
intern prin rapoarte de audit, în care se
enunță punctele slabe identificate în
sistem și se formulează recomandări pentru
eliminarea acestora
25.4. Dispunerea de către
comandantul/șeful structurii a măsurilor
necesare eliminării punctelor slabe
constatate de misiunile de audit, având în
vedere recomandările din rapoartele de
audit intern
- Documentele misiunii de audit
----------
*) Ordinul ministrului apărării naționale nr. M.94/2004 nu a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, deoarece avea ca obiect reglementări din sectorul de apărare a țării și securitate națională.
Anexa 3 -------
la norme
--------
- Model -
ROMÂNIA
Clasa/Nivel de secretizare
Ministerul Apărării Naționale
Exemplarul nr. ...........
- denumirea structurii -
Nr. ......... din ...........
- localitatea -
Aprob
-----
Comandantul/Șeful .....................
(structura)
..............
(gradul)
..........................
(prenumele și numele)
PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL
al ....................................
(denumirea structurii)
A. Cadrul legal:
-
Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 946/2005
pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entitățile publice și pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, republicat;
- Ordinul ministrului apărării naționale nr. M.75/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice privind sistemul de control intern/managerial în Ministerul Apărării Naționale.
B. Obiective:
1. Asigurarea implementării și utilizării cu eficiență a instrumentelor de control intern/managerial, în vederea informării operative, corecte și la timp a conducerii structurii, pentru a deține un bun control asupra activităților și acțiunilor organizate și desfășurate în cadrul structurii.
2. Identificarea, analiza și evaluarea riscurilor care pot afecta obținerea rezultatelor și atingerea obiectivelor, stabilirea măsurilor de adoptat și a responsabilităților în acest sens, monitorizarea constantă a procesului
...................
C. Activități/Acțiuni
Nr.
crt.
Activitatea/Acțiunea
Răspunde
Participă
Termen
Observații
Implementarea standardului 4 - Funcții sensibile
1.
Inventarierea funcțiilor
sensibile (funcțiile care
prezintă risc semnificativ
în raport cu obiectivele)
Comisia cu atribuții de monito-
rizare, coordonare și îndrumare
metodologică a implementării și
dezvoltării sistemului de
control intern/managerial
Șefii de
compartimente/
birouri/
secții/servicii
......
2.
Întocmirea listei cu sala-
riații care ocupă aceste
funcții și a planului
pentru asigurarea rotației
salariaților angajați pe
aceste funcții
Comisia cu atribuții de monito-
rizare, coordonare și îndrumare
metodologică a implementării și
dezvoltării sistemului de
control intern/managerial
Șefii de
compartimente/
birouri/
secții/servicii
......
Implementarea standardului ......................
Anexa 4 -------
la norme
--------
Structurile centrale responsabile de standardele
de control intern/managerial
Nr.
crt.
Standardele de
control intern/
managerial
Departa-
mentul
pentru
politica
de apă-
rare și
plani-
ficare
Departa-
mentul
pentru
relația cu
Parlamentul
și
informare
publică
Departa-
mentul
pentru
arma-
mente
Statul
Major
General
Secreta-
riatul
general
Direcția
generală
de
informa-
ții a
apărării
Direcția
mana-
gement
resurse
umane
Direcția
finan-
ciar-
conta-
bilă
Direcția
instan-
țelor
militare
Corpul
de con-
trol și
inspec-
ție
Direcția
audit
intern
Direcția
medicală
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Mediul de control
1.
Etica, integritatea
-
C
-
-
C
-
R
-
-
-
-
-
2.
Atribuții, funcții,
sarcini
-
-
-
C
-
-
R
-
-
-
-
-
3.
Competență,
Performanță
-
-
-
C
-
-
R
-
-
-
-
-
4.
Funcții sensibile
-
-
-
C
-
R
-
-
-
-
-
5.
Delegarea
-
-
-
C
-
-
R
-
-
-
-
-
6.
Structura
organizatorică
-
-
-
R
-
-
C
-
-
-
-
-
Performanțe și managementul riscului
7.
Obiective
R
-
-
C
C
-
-
-
-
-
-
-
8.
Planificarea
R
-
-
C
C
-
-
-
-
-
-
-
9.
Coordonarea
C
C
C
C
R
C
C
C
C
C
C
C
10.
Monitorizarea
performanțelor
R
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
11.
Managementul
riscului
C
C
C
C
R
C
C
C
C
C
C
C
12.
Ipoteze, reevaluări
R
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
Informarea și comunicarea
13.
Informarea
C
R
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
14.
Comunicarea
C
R
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
15.
Corespondența și
arhivarea
-
-
-
C
-
R
-
-
-
-
-
-
16.
Semnalarea
neregularităților
-
C
-
R
C
-
-
-
-
-
-
-
Activități de control
17.
Proceduri
C
C
C
C
R
C
C
C
C
C
C
C
18.
Separarea
atribuțiilor
-
-
-
C
-
-
-
R
-
-
-
-
19.
Supravegherea
-
-
C
R
-
C
-
-
-
-
-
-
20.
Gestionarea
abaterilor
-
-
-
R
-
-
-
C
-
-
-
-
21.
Continuitatea
activității
-
-
-
R
-
-
-
-
-
-
-
-
22.
Strategii de control
C
C
C
C
C
C
C
C
C
R
C
C
23.
Accesul la resurse
-
-
-
R
-
C
-
-
-
-
-
-
Auditarea și evaluarea
24.
Verificarea și eva-
luarea controlului
C
C
C
C
R
C
C
C
C
C
C
C
25.
Auditul intern
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
R
-
LEGENDĂ:
- R - structură responsabilă cu implementarea standardului;
- C - structură colaboratoare la implementarea standardului.
Anexa 5 -------
la norme
--------
- Model -
ROMÂNIA
Clasa/Nivel de secretizare
Ministerul Apărării Naționale
Exemplarul nr. ...........
- denumirea structurii -
Nr. ......... din ...........
- localitatea -
Aprob
-----
Comandantul/Șeful .....................
(structura)
..............
(gradul)
..........................
(prenumele și numele)
Documentele cu privire la implementarea
standardului 4 - Funcții sensibile
A. Inventarul funcțiilor sensibile
Nr.
crt.
Funcție sensibilă
compartiment/birou/secție/serviciu
Observații
1.
2.
n.
B. Lista cu salariații care ocupă funcții sensibile
Nr.
crt.
Funcție sensibilă
compartiment/birou/secție/serviciu
Salariat
(grad/nume/prenume)
Observații
1.
2.
n.
C. Planul pentru asigurarea rotației salariaților din funcții sensibile
Nr.
crt.
Funcție sensibilă
compartiment/birou/
secție/serviciu
Salariat
(grad/nume/prenume)
Data
numirii
Politica
de rota-
ție*)
Observații
1.
2.
n.
----------
*) Politica de rotație a salariaților din funcțiile sensibile se stabilește în raport cu natura și mărimea estimată a riscurilor identificate asociate funcțiilor sensibile și presupune măsuri de control intern/managerial, cum sunt cele specifice următoarelor standarde de control intern/managerial: 16 - Semnalarea neregularităților, 19 - Supravegherea; 22 - Strategii de control; 23 - Accesul la resurse.
Anexa 6 -------
la norme
--------
Metodologia de formulare a
ipotezelor/premiselor, obiectivelor și a indicatorilor de performanță
Obiectivele generale contribuie la îndeplinirea misiunii ministerului și sunt enunțate în legea de organizare și funcționare a ministerului sau sunt stabilite în actele normative și documentele de planificare (Strategia națională de apărare, Carta albă a apărării, Directiva de planificare a apărării etc.).
Obiectivele specifice sunt obiectivele rezultate prin derivare din obiectivele generale și contribuie la îndeplinirea obiectivului general corespunzător. Ele se particularizează de către comandantul/șeful structurii, în concordanță cu activitatea și atribuțiile specifice ale acesteia, și se includ în planul cu principalele activități ale structurii sau în alte documente de planificare.
Ipotezele/Premisele stau la baza stabilirii obiectivelor și reprezintă construcții logice între variabile, bazate pe date cantitative sau calitative complete, care exprimă posibilele schimbări din mediul intern sau extern al ministerului (de exemplu: în estimarea costurilor sau beneficiilor unei acțiuni se ia în considerare rata inflației).
Obiectivele sunt formulate astfel încât să răspundă pachetului de cerințe S.M.A.R.T., care presupune că obiectivele trebuie să respecte următoarele criterii:
a) specific - obiectivele trebuie să fie precise și concrete;
b) măsurabil - obiectivele trebuie să definească o stare viitoare dezirabilă într-un mod care să permită măsurarea, astfel încât să fie posibilă verificarea îndeplinirii obiectivului prin indicatori de performanță;
c) abordabil - obiectivele stabilite trebuie să fie realizabile;
d) realist - obiectivele stabilite trebuie să fie ambițioase, însă, în același timp, trebuie să fie realiste;
e) termen de realizare - obiectivele pot fi măsurate numai dacă sunt încadrate într-o perioadă fixă de timp sau dacă se raportează la o dată.
Obiectivele generale și specifice trebuie stabilite în așa fel încât îndeplinirea lor să poată fi verificată prin indicatori măsurabili de performanță pentru activitatea planificată.
Indicatorii de performanță sunt elaborați pentru a furniza informații de încredere asupra naturii și performanței sectorului supus revizuirii împreună cu un set compatibil de măsuri ale performanței. Acest lucru va contribui la creșterea gradului de răspundere publică al sectorului, precum și la asigurarea faptului că deciziile privind politicile pot fi agreate în baza informațiilor întemeiate și de încredere.
Un indicator de performanță definește măsurarea unei informații importante și folositoare, cu privire la performanța ministerului, exprimată în procente, index, rată sau altă comparație, care este monitorizată la intervale regulate și este comparată cu unul sau mai multe criterii.
Măsurarea performanței este, în general, orientată fie către rezultatele activității (output), fie către impactul programului (outcome) pe termen lung.
Tipuri de indicatori de performanță:
a) cantitatea (care este rezultatul direct al activității sau al ceea ce se va produce în cadrul programului) - este un indicator a ceea ce activitatea/programul va produce efectiv (de exemplu, numărul militarilor instruiți), fiind relevant pentru programele și activitățile care se concentrează doar pe furnizarea de bunuri și servicii de bază (de exemplu, numărul de paturi de spital furnizate, numărul de locuri în cadrul școlilor de aplicație);
b) calitatea (cum va fi măsurată calitatea rezultatului) - măsoară calitatea rezultatelor produse (de exemplu, satisfacția cadrelor militare față de cariera militară; numărul greșelilor făcute);
c) durata (în ce perioadă ar trebui produse efectele) - măsurarea duratei variază în funcție de natura rezultatului (de exemplu, lista de așteptare medie pentru o operație medicală, durata medie de spitalizare), fiind foarte folositoare atunci când elementul timp este o dimensiune importantă în cadrul desfășurării activității/programului;
d) eficiența (care este costul per unitate de produs) - este o măsură a unităților contribuțiilor, de obicei costul (de exemplu, salarii, cheltuieli administrative și alte cheltuieli) per unitate de rezultat. Indicatorii de acest tip măsoară dacă serviciile sunt furnizate la cel mai redus cost. În timp, ei indică schimbări în costurile per unitate și eficiența operațiunilor în furnizarea de servicii;
e) eficacitatea (ce impact a avut programul) - un indicator privind măsura în care un program sau serviciu și-a atins obiectivele.
La selecția indicatorilor de performanță se au în vedere următoarele:
a) legătura dintre indicatori și obiectivele stabilite trebuie să fie clară;
b) trebuie stabilite valorile de referință dintre cele mai recente valori istorice ale unui indicator;
c) trebuie stabilite activități regulate pentru colectarea indicatorului, care să descrie modul în care indicatorul va fi colectat, cine este responsabil și când anume va fi furnizată informația;
d) valorile-țintă trebuie stabilite pentru fiecare trimestru al anului financiar curent.
Anexa 7 -------
la norme
--------
- Model -
ROMÂNIA
Clasa/Nivel de secretizare
Ministerul Apărării Naționale
Exemplarul nr. ...........
- denumirea structurii -
Nr. ......... din ...........
- localitatea -
Aprob
-----
Comandantul/Șeful .....................
(structura)
..............
(gradul)
..........................
(prenumele și numele)
Inventarul activităților ..............................
(denumirea structurii)
Nr.
Denumirea activității
Activitate
Denumirea
Responsabil
Observații
crt.
procedurii
P
N
(pentru acti-
vitățile pro-
cedurabile)
Serviciul ............................
Secția ........................
TOTAL GENERAL ACTIVITĂȚI
TOTAL GENERAL ACTIVITĂȚI
PROCEDURABILE
LEGENDĂ:
- P - procedurabilă;
- N - neprocedurabilă.
NOTĂ:
La nivelul fiecărei microstructuri, precum și la nivelul întregii structuri, numărul activităților procedurabile reprezintă doar o parte din cel al activităților identificate.
Anexa 8 -------
la norme
--------
Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor
de sistem/operaționale
----------
*) PS - procedura de sistem;
PO - procedura operațională.
Anexa 9 -------
la norme -------- - Model orientativ - Procedura de sistem/operațională ┌──────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┐ │ │ Clasa/Nivel de secretizare │ │ ROMÂNIA ├─────────────────────────────────────┤ │ Ministerul Apărării Naționale │ Exemplar nr. │ │ - denumirea structurii - ├─────────────────────────────────────┤ │ Nr. ....... din ........... │ Ediția ...... │ │ - localitatea - ├─────────────────────────────────────┤ │ │ Revizia ...... │ └──────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┘ Aprob ------- Comandantul/Șeful ................... (structura) .......... (gradul) ....................... (prenumele și numele) De acord ---------- Președintele comisiei cu atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică a implementării și dezvoltării sistemului de control intern/managerial, .......... (gradul) ....................... (prenumele și numele) - DENUMIREA PROCEDURII OPERAȚIONALE - Cod: P.S./P.O. ................ Verificat ----------- Șeful ................... (microstructura) .......... (gradul) ....................... (prenumele și numele) Întocmit ---------- .......... (gradul) ....................... (prenumele și numele) CUPRINS 1. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii de sistem/operaționale Ediția/Revizia Componenta revizuită Modalitatea reviziei Data la care se aplică prevederile ediției sau reviziei ediției 1 2 3 4 Ediția I X X Revizia 1 Revizia 2 ...... Ediția II X X Revizia 1 Când se realizează o nouă ediție a procedurii de sistem/operaționale, coloanele 2 și 3 nu se completează. Revizia se schimbă atunci când au loc acțiuni de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a unuia ori a mai multor componente ale unei ediții a procedurii de sistem/operaționale. Paragrafele și subparagrafele schimbate vor fi marcate prin sublinierea textului respectiv. Numărul reviziei se modifică în ordine crescătoare. Dacă volumul modificărilor depășește 50% din conținutul procedurii scrise sau diferența dintre numerele de revizie este mai mare de 3, se modifică ediția procedurii scrise. 2. Lista de difuzare Difuzarea procedurilor de sistem/operaționale este realizată în format electronic. Nr. crt. Scopul difuzării Microstructura/ Persoana Data difuzării 1 2 3 4 1 aplicare 2 .... 3 informare 4 .... 5 evidență 6 alte scopuri 3. Scop În această secțiune se prezintă scopul pentru care a fost formulată procedura respectivă (PO sau PS). Totodată, este recomandabil să fie precizate și beneficiile care se obțin prin utilizarea procedurii în cauză. 4. Documente de referință Lista documentelor cu rol de reglementare, aplicabile activității procedurabile, și legislația internă și internațională care reglementează activitatea 5. Definiții și abrevieri Se înscriu și se explică termenii/abrevierile specifici/specifice activității. 5.1. Definiții 5.2. Abrevieri 6. Domeniul de aplicare Sunt precizate principalele activități de care depind sau care depind de activitatea care va fi transpusă în procedură, compartimentele furnizoare de date sau/și beneficiare de rezultate ale activității. Listarea compartimentelor implicate în procesul activității 7. Descrierea procedurii de sistem/operaționale Se descriu etapele de lucru: derularea operațiunilor și a acțiunilor. Această parte de descriere a procedurii propriu-zise poate fi realizată astfel: a) narativ, prin înșiruirea logică și cronologică a pașilor care trebuie urmați în vederea realizării atribuțiilor și sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităților; b) tabelar, prin includerea elementelor procedurii [pași, responsabil(i), termen etc.)] într-un tabel de forma: Nr. crt. Descrierea activității Responsabil Termen (timp alocat) Documente (de intrare, de ieșire, ajutătoare) Riscuri identificate Observații 8. Responsabilități Această secțiune se referă la descrierea responsabilităților structurilor/microstructurilor/persoanelor care aplică procedura, și nu a celor legate de elaborarea, verificarea și aprobarea procedurii.
Anexa 10 --------
la norme
--------
- Model -
ROMÂNIA
Clasa/Nivel de secretizare
Ministerul Apărării Naționale
Exemplarul nr. ...........
- denumirea structurii -
Nr. ...... din ..............
- localitatea -
Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/operaționale
al .........................
(denumirea structurii)
Nr.
crt.
Codul
PS/PO
Denumirea
PS/PO
Data
aprobării
Clasa sau
nivelul de
secretizare
Structura
care a
elaborat
PS/PO
Nr. de
înregistrare/
data
Ediția
Revizia
Observații
0
1
2
3
4
5
6
7
9
9
CAPITOLUL I - PROCEDURI DE SISTEM
CAPITOLUL II - PROCEDURI OPERAȚIONALE
Anexa 11 --------
la norme
--------
Diagrama de proces pentru implementarea managementului riscului
Anexa 12 --------
la norme
--------
Metodologia privind identificarea, evaluarea și atenuarea riscurilor
Managementul riscurilor este un proces efectuat de către conducerea și personalul structurilor ministerului și constă în:
1. identificarea riscurilor;
2. evaluarea riscurilor;
3. stabilirea toleranței la risc;
4. strategia adoptată pentru atenuarea riscurilor - controlarea riscurilor (răspunsul la risc);
5. revizuirea și raportarea riscurilor.
1. Identificarea riscurilor
Riscurile se identifică și se definesc în raport cu obiectivele a căror realizare este afectată de materializarea lor.
Existența unui sistem de obiective clar definite în cadrul structurii constituie premisa esențială pentru identificarea și definirea riscurilor.
Dacă situația o impune, anumite activități/sarcini ce au un rol determinant în realizarea obiectivului pot fi detaliate la rândul lor până la limita necesară unei identificări și evaluări mai precise a riscurilor.
Identificarea riscurilor se efectuează prin formularea răspunsului la următoarea întrebare: care ar fi consecințele nerealizării sau realizării necorespunzătoare a acestei activități/sarcini?
Un risc identificat va fi exprimat succint cu ajutorul câtorva cuvinte care să îi redea esența (de exemplu, efectuarea de plăți necuvenite sau atribuirea nelegală a contractului de furnizare).
Pentru identificarea și definirea riscurilor se respectă următoarele reguli:
a) se ține cont de faptul că riscul este o incertitudine, o posibilitate, și nu un fapt împlinit;
b) se analizează problemele dificile identificate, iar dacă circumstanțele se pot repeta, se tratează problemele dificile și ca riscuri;
c) problemele (situațiile, evenimentele) care nu pot să apară nu se consideră riscuri;
d) se definesc atât cauzele, cât și efectele riscului identificat asupra obiectivelor;
e) se grupează și se prioritizează riscurile identificate.
2. Evaluarea riscurilor
Evaluarea riscurilor presupune evaluarea probabilității de materializare a riscurilor și a impactului asupra obiectivelor în cazul în care acestea se materializează. Combinația dintre nivelul estimat al probabilității și nivelul estimat al impactului constituie expunerea la risc, în baza căreia se realizează profilul riscurilor.
Etapele evaluării riscurilor sunt:
2.1. evaluarea probabilității de materializare a riscului identificat;
2.2. evaluarea impactului asupra obiectivelor în cazul materializării riscurilor;
2.3. evaluarea expunerii la risc.
2.1. Evaluarea probabilității de materializare a riscului identificat
Evaluarea probabilității de materializare a riscului identificat constă în determinarea șanselor de apariție a unui rezultat specific și se realizează prin:
a) observarea materializării riscurilor similare în trecut;
b) analiza circumstanțelor (cauzelor) care favorizează apariția riscurilor;
c) utilizarea scalelor de evaluare a probabilității de materializare a riscului, în 3 trepte de probabilitate, potrivit tabelului:
Nivelul probabilității
Explicație
1
Scăzut (0% - 19%)
Este foarte puțin probabil să se întâmple pe o
perioadă lungă de timp; nu s-a întâmplat până în
prezent.
2
Mediu (20% - 79%)
Este probabil să se întâmple pe o perioadă medie
de timp; s-a întâmplat de câteva ori în ultimul
an/ultimii ani.
3
Ridicat (80% - 100%)
Este foarte probabil să se întâmple pe o perioadă
scurtă de timp; s-a întâmplat de multe ori în
ultimul an.
2.2. Evaluarea impactului asupra obiectivelor în cazul materializării riscurilor
Evaluarea impactului asupra obiectivelor în cazul materializării riscurilor reprezintă consecința asupra obiectivelor (rezultatelor) așteptate, care poate fi, în funcție de natura riscului, negativă sau pozitivă și se face potrivit tabelului:
Nivelul impactului/
consecințelor
Explicație
1
Scăzut
Cu impact foarte scăzut asupra activităților
structurii și îndeplinirii obiectivelor
2
Mediu
Cu impact mediu asupra activităților structurii și
îndeplinirii obiectivelor
3
Ridicat
Cu impact semnificativ asupra activităților
structurii și îndeplinirii obiectivelor
2.3. Evaluarea expunerii la risc
Expunerea la risc reprezintă consecințele, ca o combinație de probabilitate și impact, pe care le poate resimți o structură în raport cu obiectivele prestabilite în cazul în care riscul s-ar materializa.
Evaluarea expunerii la risc se determină astfel:
probabilitate x impact (X x Y).
Scala evaluării expunerii la risc se reprezintă grafic astfel:
NOTĂ:
Liniile matricei descriu variația probabilității, iar coloanele variația impactului. Expunerea la risc apare la intersecția liniilor cu coloanele.
3. Stabilirea toleranței la risc
3.1. Toleranța la risc reprezintă "cantitatea" de risc pe care o structură este pregătită să o tolereze sau la care este dispusă să se expună la un moment dat și presupune următoarele:
a) pentru fiecare risc identificat este necesară efectuarea unei comparări a expunerii la risc cu nivelul toleranței la risc;
b) se analizează deviația expunerii la risc față de toleranța la risc și se stabilește dacă riscul este tolerabil sau nu;
c) dacă expunerea la riscul inerent este mai mică sau egală cu toleranța la risc, atunci nu se impun măsuri de control al riscurilor, ceea ce înseamnă că riscurile sunt acceptate;
d) toate riscurile care au un nivel al expunerii situat deasupra limitei de toleranță trebuie tratate prin măsuri de control prin care expunerea la riscurile reziduale să fie adusă sub limita de toleranță stabilită.
3.2. Stabilirea limitei de toleranță la risc constă în punerea într-o relație de echilibru a costului de controlare a riscurilor cu costul expunerii, în cazul în care riscul s-ar materializa, și se face potrivit tabelului:
4. Strategia adoptată pentru atenuarea riscurilor - controlarea riscurilor (răspunsul la risc)
4.1. După ce riscurile au fost identificate și evaluate și după ce s-au definit limitele de toleranță în cadrul cărora structura este dispusă la un moment dat să își asume riscuri, se stabilește tipul de răspuns la risc pentru fiecare risc în parte, potrivit tabelului:
Strategia adoptată pentru
răspunsul la risc
Măsurile ce urmează a fi luate
Acceptare
Acceptarea (tolerarea) riscurilor, respectiv
neluarea unor măsuri de control intervine atunci
când riscurile sunt liber asumate și aplicarea
unei strategii de răspuns la risc nu este posibilă
(se recomandă în cazul riscurilor cu expunere
scăzută).
Evitare
Evitarea riscurilor, eliminarea activităților
(circumstanțelor) care generează riscurile (apli-
carea acestei strategii este limitată în cazul
activităților care țin de scopul structurii)
Monitorizare permanentă
Acceptarea riscului cu condiția menținerii sale
sub o permanentă supraveghere presupune o amânare
a luării măsurilor de control până la momentul
creșterii probabilității de apariție a riscului
astfel tratat (se aplică în cazul riscurilor cu
impact semnificativ, dar cu probabilitate mică de
apariție, monitorizându-se cu precădere probabili-
tatea de apariție a riscului).
Transferarea riscurilor
Încredințarea gestionării riscului unui terț
specializat, pe bază de contract, are ca efect
micșorarea expunerii structurii și gestionarea
eficace a riscului de către un terț specializat
(se pretează în cazul riscurilor financiare și
patrimoniale, cum sunt contractele de asigurare).
Tratarea (atenuarea)
riscurilor
Reprezintă cea mai frecventă modalitate de
abordare pentru majoritatea riscurilor cu care se
confruntă structura și presupune acționarea prin
măsuri de atenuare a probabilității, a impactului
sau a amândurora (implementarea de instrumente de
control intern/managerial pentru a menține
riscurile în limite acceptabile).
4.2. Instrumentele de control intern/managerial constituie ansamblul măsurilor luate în vederea atenuării riscurilor și sunt clasificate în 6 grupe, astfel:
a) obiectivele - efectele pozitive pe care conducerea încearcă să le realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea încearcă să le evite, ținând cont de specificul domeniului de activitate și al responsabilităților stabilite de legislația în domeniu;
b) mijloacele - ansamblul resurselor umane, financiare, materiale și de altă natură puse la dispoziția structurii în vederea realizării obiectivelor stabilite;
c) sistemul informațional - totalitatea procedurilor, metodelor și mijloacelor puse la dispoziția structurii în cadrul procesului informațional ce constituie un tot unitar cu privire la culegerea, prelucrarea, sistematizarea, transmiterea, valorificarea și stocarea datelor și informațiilor, în conformitate cu legislația în domeniu;
d) organizarea - ansamblul de măsuri, metode, tehnici, mijloace și operațiuni, prin care se stabilesc, în conformitate cu anumite principii, reguli, norme și criterii prevăzute în legislația specifică, componentele procesuale (activități, atribuții, sarcini) și organigramele structurilor ministerului, în vederea îndeplinirii atribuțiilor și responsabilităților stabilite;
e) procedurile - totalitatea pașilor ce trebuie urmați, a metodelor de lucru stabilite și a regulilor de aplicat, în vederea executării activității, atribuției sau sarcinii;
f) supervizarea, controlul - sunt vizate, în principal, măsuri de control ierarhic menite să țină sub control riscurile ce rezultă din desfășurarea activităților de către personalul din subordine și presupune îndrumarea, coordonarea, monitorizarea și verificarea.
5. Revizuirea și raportarea riscurilor
Revizuirea și raportarea riscurilor presupune:
a) monitorizarea modificării riscurilor ca urmare a implementării instrumentelor de control intern/managerial și a modificării circumstanțelor care favorizează apariția riscurilor (a se analiza dacă: riscurile persistă, au apărut riscuri noi, impactul și probabilitatea riscurilor au suferit modificări, măsurile implementate sunt eficace, anumite riscuri trebuie raportate eșaloanelor superioare etc.);
b) obținerea de asigurări privind eficacitatea gestionării riscurilor și identificarea nevoii de a lua măsuri viitoare.
Anexa 13 --------
la norme
--------
-
Model -
ROMÂNIA
Clasa/Nivel de secretizare
Ministerul Apărării Naționale
Exemplarul nr. ....
-
denumirea structurii -
Nr. ...... din ..............
- localitatea -
Aprob
Comandantul/Șeful .........................
(structura)
.....................
(gradul)
.....................
(prenumele și numele)
Registrul de riscuri al ..............
(denumirea structurii)
Codul
Obiectiv/
Descrierea
Risc inerent
Strategia
Instrumentul
Termen
Risc rezidual
Res-
Obser-
ris-
Activi-
riscului
adoptată
de control
ponsabil
vații
cului
tate
P
I
E
pentru
intern/
P
I
E
risc
managerial
(4x5)
(10x11)
LEGENDĂ:
- P - probabilitate;
- I - impact;
- E - expunerea la risc.
Anexa 14 --------
la norme
--------
-
Model -
ROMÂNIA
Clasa/Nivel de secretizare
Ministerul Apărării Naționale
Exemplarul nr. ....
-
denumirea structurii -
Nr. ...... din ..............
- localitatea -
Aprob
Comandantul/Șeful .........................
(structura)
.....................
(gradul)
.....................
(prenumele și numele)
Planul privind implementarea măsurilor de management al riscurilor
al .................................
(denumirea structurii)
Codul
ris-
cului
Măsuri/
Acțiuni
preventive
propuse
Stadiul de
implementare
a măsurilor
de management
al riscurilor
Dificultăți
întâmpinate în
implementarea
măsurilor de
management al
riscurilor
Instrumentul
de control
intern/managerial
(acțiuni noi
propuse)
Responsabil
Termen de
implementare
Observații
1
2
3
4
5
6
7
8
Anexa 15 --------
la norme
--------
-
Model -
ROMÂNIA
Clasa/Nivel de secretizare
Ministerul Apărării Naționale
Exemplarul nr. ....
-
denumirea structurii -
Nr. ...... din ..............
- localitatea -
Aprob
Comandantul/Șeful .........................
(structura)
.....................
(gradul)
.....................
(prenumele și numele)
Situație trimestrială privind stadiul implementării
sistemului de control intern/managerial la data de*1)
.........................
Nr.
Specificații
Total
din care, aferent*2):
Observații
crt
(nr.)
structurilor
structurilor
fără
cu
personalitate
personalitate
juridică
juridică
1
2
3
4
5
6
1.
Structuri subordonate
X
X
2.
Structuri în care s-a constituit structura cu
atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare
metodologică a sistemului de control
intern/managerial
3.
Structuri în care s-a elaborat și s-a aprobat
programul de dezvoltare a sistemului de control
intern/managerial
4.
Structuri care și-au stabilit obiectivele generale
5.
Obiectivele generale stabilite de către structurile
prevăzute la pct. 4
6.
Structuri care și-au inventariat activitățile
7.
Activități inventariate de către stru cturile
prevăzute la pct. 6
8.
Structuri care și-au inventariat activitățile
procedurabile
9.
Activități procedurabile inventariate de către
structurile prevăzute la pct. 8
10.
Structuri care au elaborat proceduri
11.
Proceduri elaborate de către structurile prevăzute
la pct. 10
12.
Structuri care au inventariat funcții sensibile
13.
Funcții sensibile inventariate de către structurile
prevăzute la pct. 12
14.
Structuri care au elaborat indicatori a sociați
obiectivelor
15.
Indicatori asociați obiectivelor elaborați de
structurile prevăzute la pct. 14
16.
Structuri care au identificat, evaluat și înregistrat
riscuri
17.
Riscuri identificate, evaluate și înregistrate în
Registrul riscurilor de către structurile prevăzute
la pct. 16
-----------
*1) Situațiile se întocmesc trimestrial și se transmit Secretariatului general, până la data de 10 a lunii următoare fiecărui trimestru încheiat, iar data situației este, după caz, 31 martie, 30 iunie, 30 septembrie sau 31 decembrie.
*2) În coloanele 4 și 5 se trec datele de la structura proprie, cumulate, când este cazul, cu cele de la structurile aflate în subordine/coordonare, până la nivel batalion/similar, inclusiv.
Anexa 16 --------
la norme
--------
-
Model -
ROMÂNIA
Clasa/Nivel de secretizare
Ministerul Apărării Naționale
Exemplarul nr. ....
-
denumirea structurii -
Nr. ...... din ..............
- localitatea -
Tabel cu datele de identificare ale președintelui comisiei
și ale responsabilului pe linia controlului intern/managerial
Nr.
Denumirea
Ordinul de zi
a)
Președintele comisiei
Gradul
Numele și
Punct de
Observații
crt
structurii
pe unitate
prenumele
contact
- nr./data -
b)
Responsabilul
Funcția
(STAR,
pe linia
telefon
controlului
fix,
intern/managerial
mobil,
fax,
e-mail)
-----
Textul este prelucrat automat din sursa indicată; numerotarea și legăturile pot conține erori. Referințele subliniate duc la actele citate, așa cum au fost identificate de noi.