Regulamentul din 17 aprilie 2002

Secretarul general este numit prin concurs sau examen, pe criterii de profesionalism, prin ordin al Avocatului Poporului. Secretarul general asigură prin delegare continuitatea conducerii, stabilitatea funcționării instituției și realizarea legăturilor funcționale în cadrul acesteia.

Principalele atribuții și responsabilități ale secretarului general sunt următoarele:

a) îndrumă și răspunde de activitatea compartimentelor din subordine și asigură comunicarea dintre Avocatul Poporului și conducătorii acestora;

b) colaborează cu secretarii generali din alte instituții publice;

c) urmărește și controlează elaborarea raportărilor statistice periodice ale Avocatului Poporului, prevăzute de reglementările în vigoare;

d) urmărește executarea deciziilor cu privire la managementul de resurse umane din cadrul instituției;

e) organizează gestionarea patrimoniului instituției și ia măsuri pentru asigurarea integrității acestuia;

f) organizează activitatea de întreținere, de dotare și stabilește măsuri pentru paza și folosirea sediului instituției și a bunurilor sale, prin structurile de resort;

g) urmărește modul de executare a contractelor pentru asigurarea utilităților (apă, căldură, energie electrică, telefon etc.);

h) dispune măsuri pentru efectuarea inventarierii anuale a tuturor bunurilor din patrimoniul instituției și prezintă Avocatului Poporului un raport asupra acestui inventar;

i) răspunde de respectarea dispozițiilor legale privind utilizarea fondurilor cuprinse în bugetul de venituri și cheltuieli al instituției și de întocmirea proiectului bugetului anual al instituției;

j) răspunde de organizarea și de realizarea sistemului informatic general al instituției;

k) dispune măsurile ce trebuie luate cu privire la circulația și la transferul bunurilor;

l) organizează activitatea de prevenire și de stingere a incendiilor, precum și activitatea de protecție a muncii;

m) răspunde de acțiunile de relații externe și de protocol ale instituției, întocmește și asigură executarea planului de relații externe;

n) aprobă valoarea de inventar a cărților primite gratuit;

o) îndeplinește și alte atribuții prevăzute de lege sau încredințate de Avocatul Poporului.

Registrele instituției sunt următoarele:

a) registrul general de intrare-ieșire a corespondenței în care se înregistrează, în ordine, toate documentele care intră și ies din instituție, primind număr și dată de înregistrare;

b) registrele de dosare în care se înregistrează toate lucrările în legătură cu soluționarea cererilor;

c) registrul de audiențe;

d) registrul de acte emise de Avocatul Poporului în exercitarea atribuțiilor legate de activitatea internă a instituției, în care acestea se înregistrează și li se dă număr, în ordine cronologică;

e) registrul special de corespondență secretă și confidențială, în care se înregistrează documentele având acest caracter;

f) opisul alfabetic;

g) registrul de arhivă;

h) registrul de evidență a prelucrărilor de date cu caracter personal.

Evidențele din opisul alfabetic vor fi realizate și în format electronic.

La sfârșitul fiecărui an, după ultima operațiune din fiecare registru, se va întocmi un proces-verbal de închidere, care va fi contrasemnat de secretarul general.

Cererile adresate Avocatului Poporului trebuie formulate în scris, cu respectarea condițiilor prevăzute de lege, și pot fi transmise prin poștă, inclusiv cea electronică, fax ori pot fi depuse personal sau prin mandatar.

În cazul în care cererea se depune prin mandatar se vor solicita datele de identificare ale acestuia.

Pentru motive temeinice, la solicitarea petiționarului, acestuia i se poate încuviința să își prezinte oral sau prin serviciul dispecerat cererea, care va fi consemnată de către personalul din cadrul compartimentului desemnat în acest scop pe formularele-tip prezentate în anexele nr. 2 și 3 la prezentul regulament.

Cererile, având atașate și plicurile, se depun la registratură unde, în aceeași zi, sunt trecute în registrul general de intrare-ieșire a corespondenței și primesc număr și dată de înregistrare, după care se predau adjunctului Avocatului Poporului, în ordinea desemnată de către Avocatul Poporului.

Adjunctul Avocatului Poporului repartizează cererile compartimentelor de specialitate în funcție de domeniul de activitate al acestora, prin curier și pe bază de condică.

În situația în care obiectul unei cereri intră în domeniul de activitate a două sau mai multe compartimente, adjunctul Avocatului Poporului va desemna compartimentul responsabil cu soluționarea cererii, menținându-se totodată obligația celorlalte compartimente de a colabora.

Predarea și primirea cererilor se fac sub semnătură, prin condică.

Persoana căreia i-a fost repartizată cererea, denumită în continuare titularul lucrării, analizează obiectul acesteia și propune un proiect de răspuns pe care îl supune spre analiză și avizare șefului compartimentului din care face parte.

În situația în care cererea nu intră în obiectul de activitate al Avocatului Poporului, proiectul de răspuns se aprobă și se semnează de către șeful compartimentului desemnat.

Dacă cererea intră în obiectul de activitate al Avocatului Poporului, titularul lucrării verifică dacă sunt îndeplinite cerințele prevăzute de lege și, dacă este cazul, solicită, cu aprobarea șefului compartimentului, informații suplimentare, telefonic sau în scris, de la petiționar ori de la autoritate. Atunci când este necesar se poate solicita prezența petiționarului. În acest caz se va deschide un dosar care va purta numărul de înregistrare al cererii, acordat conform art. 17.

Avocatul Poporului poate întrerupe efectuarea anchetei ori de câte ori constată că cererea a fost soluționată amiabil sau că au încetat temeiurile pentru care a fost dispusă.

Încetarea procedurii se aduce la cunoștință petiționarului.

Potrivit aceleiași proceduri, în cazul în care, în urma cercetărilor preliminare sau a anchetelor, se constată că cererea persoanei lezate este întemeiată, Avocatul Poporului va sesiza autoritatea administrației publice, care a încălcat drepturile petiționarului, cerându-i în scris să reformeze sau să revoce actul administrativ și să repare pagubele produse, precum și să repună persoana lezată în situația anterioară.

În cazul în care se constată încălcarea gravă a drepturilor petiționarului sau ilegalitatea actului administrativ, Avocatul Poporului emite o recomandare adresată autorității administrației publice, care a încălcat drepturile respective sau a emis actul ilegal.

În situația în care autoritatea administrației publice în cauză își însușește recomandarea, Avocatul Poporului sau persoana desemnată de acesta aprobă propunerea de închidere a dosarului.

În caz contrar Avocatul Poporului va proceda la sesizarea autorităților ierarhic superioare.

În ambele cazuri rezultatele finale se aduc la cunoștință petiționarului.

Cererile anonime nu se înregistrează.

În cazul cererilor prin care se revine fără a se aduce noi dovezi, titularul lucrării propune șefului ierarhic arhivarea acestora. Arhivarea se decide de către șeful compartimentului desemnat.

Avocatul Poporului poate aproba sesizarea din oficiu atunci când află, prin orice mijloace, că au fost încălcate drepturi sau libertăți cetățenești.

Sesizarea din oficiu se înregistrează în registrul general de intrare-ieșire a corespondenței.

Procedura de soluționare este cea prevăzută în prezenta secțiune.

Procedura desfășurată ca urmare a sesizării din oficiu încetează și la solicitarea persoanei lezate în drepturile și libertățile sale.