Procedura din 9 februarie 2006

Prezentele proceduri reglementează modul de organizare și desfășurare a activității de predare/primire către casele teritoriale de pensii a carnetelor de muncă aflate în evidența instituțiilor din administrația publică centrală sau locală ori a angajatorilor - societăți comerciale sau regii autonome cu capital majoritar de stat -, denumite în continuare instituții sau angajatori, în vederea desfășurării activității de preluare a datelor referitoare la perioadele de stagiu de cotizare realizat în sistemul public de pensii anterior datei de 1 aprilie 2001, precum și la veniturile salariale aferente.

1. În temeiul prevederilor

art. 2 alin. (1) din Hotărârea Guvernului nr. 1.768/2005

privind preluarea din carnetele de muncă a datelor referitoare la perioadele de stagiu de cotizare realizat în sistemul public de pensii anterior datei de 1 aprilie 2001, instituțiile sau angajatorii care păstrează și completează, potrivit prevederilor legale, carnete de muncă urmează să pună aceste documente la dispoziția casei teritoriale de pensii în a cărei rază teritorială își au sediul.

2. Carnetele de muncă trebuie să fie completate cu toate înscrisurile până la data de 1 aprilie 2001 și să fie certificate pentru perioadele de până la această dată, conform documentelor gestionate de aceste instituții sau de angajatori. Certificarea se va efectua pe primul rând liber al carnetului de muncă.

3. Carnetele de muncă vor fi însoțite de copii ale actelor de identitate ale titularilor, din care să rezulte codul numeric personal. Copiile actelor de identitate vor fi prinse cu capse de prima pagină a carnetului de muncă.

4. În cazul instituțiilor sau angajatorilor care, potrivit legii, efectuează înscrisuri în carnetele de muncă ale propriilor angajați, casa teritorială de pensii va întocmi un grafic de solicitare de la aceștia a carnetelor de muncă, însoțite de copiile actelor de identitate ale titularilor. Graficul de preluare a carnetelor de muncă va ține cont de capacitatea de prelucrare a datelor de la nivelul caselor teritoriale de pensii și de minimizarea timpului în care carnetele de muncă nu se vor afla în posesia angajatorilor.

5. Casele teritoriale de pensii vor solicita în scris instituțiilor sau angajatorilor să predea carnetele de muncă ale propriilor angajați în termen de maximum 30 de zile lucrătoare de la primirea înștiințării scrise.

6. La preluarea carnetelor de muncă de la instituțiile sau angajatorii prevăzuți la pct. 1 personalul caselor teritoriale de pensii va verifica îndeplinirea condițiilor prevăzute la pct. 2 și 3.

7. În situația în care se constată neîndeplinirea condițiilor prevăzute la pct. 2 și/sau 3, documentele preluate potrivit prevederilor pct. 6 vor fi returnate instituțiilor sau angajatorilor, urmând ca solicitarea scrisă prevăzută la pct. 5 să fie reînnoită pentru documentele necorespunzătoare, procedura repetându-se până se constată îndeplinirea respectivelor condiții.

8. Instituțiile sau angajatorii vor prezenta carnetele de muncă aflate în evidența lor, însoțite de copiile actelor de identitate ale titularilor, din care să rezulte codul numeric personal, în ordinea alfabetică a numelui titularilor, în cutii de carton numerotate, puse la dispoziție în acest scop de către casele teritoriale de pensii.

Cutiile utilizate la depozitarea carnetelor de muncă vor avea aplicată o etichetă conținând codul casei teritoriale de pensii ce urmează să efectueze preluarea datelor din carnetul de muncă, codul unic de identitate (CUI) al instituției sau al angajatorului care depune carnetele de muncă, precum și numărul cutiei. Numărul cutiei este unic la nivelul casei teritoriale de pensii care va ține evidența cutiilor distribuite.

9. În vederea transmiterii lor către casele teritoriale de pensii, instituțiile sau angajatorii vor centraliza carnetele de muncă și vor întocmi pentru fiecare cutie, cu ajutorul unui program informatic furnizat de casa teritorială de pensii, un formular conținând două procese-verbale de predare/primire, întocmit potrivit modelului prezentat în anexa nr. 4 la ordin.

Formularul va fi întocmit în două exemplare, pe hârtie, însoțit de un fișier pe suport electronic, care va conține seria și numărul carnetului de muncă, numele și prenumele titularului, codul numeric personal al titularului, precum și codul unic de identificare (CUI) al angajatorului. De asemenea, vor fi menționate datele de identificare a cutiei în care este depozitat carnetul: codul casei teritoriale de pensii și numărul cutiei.

10. Cutiile conținând carnetele de muncă, însoțite de procesele-verbale și de fișierele pe suport electronic prevăzute la pct. 9, vor fi predate, de către reprezentanții desemnați ai instituțiilor sau angajatorilor, reprezentanților desemnați ai caselor teritoriale de pensii.

Cu această ocazie se verifică similitudinea datelor înscrise în fișierul pe suport electronic cu cele înscrise în procesele-verbale, prin obținerea unui opis intern de prelucrare, al cărui conținut trebuie să fie identic cu cel înscris în procesele-verbale.

Predarea/primirea carnetelor de muncă se va face ulterior verificării conținutului cutiilor, prin semnarea de către reprezentanții desemnați ai instituțiilor sau angajatorilor și, respectiv, de către reprezentanții desemnați ai caselor teritorile de pensii a procesului-verbal de predare/primire 1.

În cazul în care se constată lipsa sau deteriorarea unor carnete de muncă ori corecturi sau ștersături în măsură să producă apariția unor suspiciuni legate de corectitudinea datelor, acest fapt va fi consemnat în procesul-verbal de predare/primire 1 la rubrica 1 "Observații la primirea carnetelor de muncă la casa teritorială de pensii" și va fi sesizată conducerea respectivelor unități, în vederea luării măsurilor ce se impun, potrivit legii.

11. După încheierea operațiunilor de preluare și înregistrare a datelor, reprezentanții desemnați ai caselor teritoriale de pensii vor preda reprezentanților desemnați ai instituțiilor sau angajatorilor cutiile conținând carnetele de muncă, pe baza completării procesului-verbal de predare/primire 2.

Predarea/primirea carnetelor de muncă se va face ulterior verificării conținutului cutiilor. În cazul în care se constată lipsa sau deteriorarea unor carnete de muncă, acest lucru va fi consemnat în procesul-verbal de predare/primire 2 la rubrica 2 "Observații la predarea carnetelor de muncă de către casa teritorială de pensii" și va fi sesizată conducerea respectivei case teritoriale de pensii, în vederea luării măsurilor ce se impun, potrivit legii.

12. În termen de 15 zile lucrătoare de la primire, instituțiile sau angajatorii vor proceda, pe baza datelor din procesele-verbale, la verificarea carnetelor de muncă predate.

13. Activitatea de predare/primire la casele teritoriale de pensii a carnetelor de muncă, în vederea aplicării prevederilor

art. 160 alin. (6) din Legea nr. 19/2000 , cu modificările și completările ulterioare, se realizează de personal desemnat prin decizie a directorului executiv al casei teritoriale de pensii.

14. Degradarea, distrugerea ori pierderea carnetelor de muncă de către persoanele desemnate potrivit pct. 13 se sancționează potrivit legii.

___________