Ordinul nr. 1649/2011
privind modificarea și completarea Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entitățile publice și pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial
prezumat în vigoare
Legături cu alte acte
Ce face acest act
Modifică 1
- Ordinul nr. 946/2005 4 iulie 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control …
În temeiul
art. 10 alin. (4) din Hotărârea Guvernului nr. 34/2009
privind organizarea și funcționarea Ministerului Finanțelor Publice, cu modificările și completările ulterioare,
în baza prevederilor
art. 4 alin. (4) ,
art. 5 alin. (2) și (3) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999
privind controlul intern și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare,
având în vedere prevederile
art. 19 lit. d) și e) din Legea nr. 500/2002
privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare,
ministrul finanțelor publice emite următorul ordin:
Articolul I
Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 946/2005
pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entitățile publice și pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 675 din 28 iulie 2005, cu modificările și completările ulterioare, se modifică și se completează după cum urmează:
1. Articolul 2 se modifică și va avea următorul cuprins:
"Art. 2. - (1) Conducătorul fiecărei entități publice dispune, ținând cont de particularitățile cadrului legal de organizare și funcționare, precum și de standardele prevăzute în anexa nr. 1, măsurile necesare pentru elaborarea și/sau dezvoltarea sistemului de control intern/managerial, inclusiv a procedurilor formalizate pe activități.
(2) Obiectivele, acțiunile, responsabilitățile, termenele, precum și alte componente ale măsurilor respective se cuprind în programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, elaborat și actualizat la nivelul fiecărei entități publice.
(3) În program se evidențiază, în mod distinct, și acțiunile de perfecționare profesională, atât pentru persoanele cu funcții de conducere, cât și pentru cele de execuție, prin cursuri organizate de Școala de Finanțe Publice și Vamă, Agenția Națională a Funcționarilor Publici sau de alte organisme abilitate."
2. La articolul 3, alineatele (1) și (2) se modifică și vor avea următorul cuprins:
"Art. 3. - (1) În vederea monitorizării, coordonării și îndrumării metodologice a implementării și/sau dezvoltării sistemului de control intern/managerial, conducătorul entității publice constituie, prin act de decizie internă, o structură cu atribuții în acest sens.
(2) Componența, modul de organizare și de lucru, precum și alte elemente privind structura prevăzută la alin. (1) se stabilesc, în funcție de volumul și de complexitatea activităților din fiecare entitate publică, de către conducătorul acesteia."
3. Articolul 4 se modifică și va avea următorul cuprins:
"Art. 4. - (1) Programele elaborate și actualizate conform art. 2 alin. (2), inclusiv actele administrative de constituire și modificare a structurilor prevăzute la art. 3 alin. (1), vor fi transmise, în vederea informării și armonizării, la entitățile publice ierarhic superioare, la termenele stabilite de acestea, dar nu mai târziu de data de 15 martie a fiecărui an.
(2) Stadiul implementării și dezvoltării sistemelor de control intern/managerial la nivelul entităților publice, precum și situațiile deosebite, constatate în acțiunile de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică, derulate de structurile prevăzute la art. 3 alin. (1), fac obiectul informării, prin întocmirea de situații trimestriale/anuale, care se transmit entităților publice ierarhic superioare, la termenele stabilite de acestea.
(3) Instituțiile publice în care se exercită funcția de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special transmit Ministerului Finanțelor Publice, Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar și control, prin controlorii delegați numiți la acestea de către ministrul finanțelor publice, situații centralizatoare ale situațiilor trimestriale/anuale prevăzute la alin. (2), întocmite pe formatul-model prevăzut în anexa nr. 3, până la data de 25 a lunii următoare fiecărui trimestru încheiat, respectiv până la 25 februarie a anului următor, pentru anul precedent."
4. După articolul 4 se introduce un nou articol, articolul 4^1, cu următorul cuprins:
"Art. 4^1. - (1) Se aprobă Instrucțiunile privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului anual al conducătorului entității publice asupra sistemului de control intern/managerial, prevăzute în anexa nr. 4.
(2) Ministerul Finanțelor Publice, prin Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar și control, elaborează, în temeiul art. 4 alin. (5) și al
art. 19 alin. (8) lit. h) și i) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999
privind controlul intern și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare, un raport anual privind controlul intern, care va cuprinde analiza activității de control financiar preventiv și a stadiului implementării sistemelor de control intern/ managerial la nivelul instituțiilor publice la care se exercită funcția de ordonator principal de credite al bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special.
(3) Ministerul Finanțelor Publice prezintă Guvernului raportul prevăzut la alin. (2), odată cu conturile generale anuale de execuție a bugetelor prevăzute de lege."
5. Articolul 5 se modifică și va avea următorul cuprins:
"Art. 5. - (1) În vederea asigurării bunei gestiuni a fondurilor publice și/sau a patrimoniului public, Ministerul Finanțelor Publice, prin Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar și control, avizează, din punctul de vedere al referirilor la procedurile de control, proiectele de reglementări cu implicații financiare, care se elaborează și se aprobă la nivelul entităților publice în care se exercită funcția de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special, la solicitarea acestora.
(2) Controlorii delegați numiți de ministrul finanțelor publice pentru exercitarea controlului financiar preventiv delegat și/sau monitorizarea operațiunilor financiare la instituțiile publice formulează, în scris, la solicitarea ordonatorilor de credite sau a conducătorului compartimentului inițiator, un aviz consultativ privind măsurile de control prevăzute în proiectele de proceduri elaborate în cadrul instituției respective, precum și conformitatea acestor proceduri cu prevederile prezentului ordin."
6. Articolul 5^1se modifică și va avea următorul cuprins:
"Art. 5^1. - Anexele nr. 1, 2, 3 și 4 fac parte integrantă din prezentul ordin."
7. După anexa nr. 2 se introduc două noi anexe, anexele nr. 3 și 4, al căror conținut este prevăzut în anexele nr. 1 și 2, care fac parte integrantă din prezentul ordin.
Articolul II
În tot cuprinsul ordinului, sintagmele "control intern","control managerial" și "management/control intern" se înlocuiesc cu sintagma "control intern/managerial".
Articolul III
Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, și va fi afișat pe pagina de internet a Ministerului Finanțelor Publice.
Articolul IV
Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 946/2005
pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entitățile publice și pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 675 din 28 iulie 2005, cu modificările și completările ulterioare, precum și cu modificările și completările aduse prin prezentul ordin, va fi republicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, dându-se textelor o nouă numerotare.
Ministrul finanțelor publice, Gheorghe Ialomițianu București, 17 februarie 2011. Nr. 1.649.
Anexa 1 ───────
(Anexa nr. 3 la Ordinul nr. 946/2005 ) ───────────────────────────────────── Instituția publică ................... Aprobat ─────── Ordonator principal de credite Numele și prenumele/semnătura/data SITUAȚIE CENTRALIZATOARE, trimestrială/anuală privind stadiul implementării sistemului de control intern/managerial la data de*1).............
Capitolul I Informații generale*2)
_______________
*1) Data situației centralizatoare și transmiterea acesteia:
- cap. I "Informații generale" se întocmește trimestrial și se transmite Ministerului Finanțelor Publice - Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar și control, prin controlorii delegați, până la data de 25 a lunii următoare fiecărui trimestru încheiat, iar data situației este, după caz, 31 martie, 30 iunie, 30 septembrie sau 31 decembrie;
- cap. II "Stadiul implementării standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor autoevaluării" se întocmește anual, data situației fiind 31 decembrie, și se transmite până la 25 februarie a anului următor pentru anul precedent.
*2) La cap. I se fac următoarele precizări:
- cuprinde date cumulative, raportate de fiecare instituție publică pentru perioada cuprinsă între data aprobării propriului program de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial și data situației centralizatoare;
- numărul total de instituții publice subordonate, care se înscrie pe rândul 1 coloana 2, cuprinde instituțiile subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari sau, după caz, terțiari de credite, precum și instituțiile din subordinea ordonatorilor secundari de credite;
- instituțiile publice subordonate, care se înscriu pe rândurile 2, 3, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 coloana 4, se referă la instituțiile subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari sau, după caz, terțiari de credite, precum și instituțiile din subordinea ordonatorilor secundari de credite;
- în coloana 5 se înscriu inclusiv mențiuni cu privire la situațiile deosebite, constatate în acțiunile de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică, derulate de structura constituită și investită cu astfel de atribuții în cadrul instituției publice.
*Font 9*
Nr.
Total
din care, aferent:
crt.
Specificații
(număr)
Observații
Aparatului
Instituțiilor
propriu
publice
subordonate
0
1
2
3
4
5
1.
Instituții publice subordonate
X
X
2.
Instituții publice în care s-a constituit
structura cu atribuții de monitorizare,
coordonare și îndrumare metodologică a
sistemului de control intern/managerial
3.
Instituții publice în care s-a elaborat
și aprobat programul de dezvoltare a
sistemului de control intern/managerial
4.
Instituții publice care și-au stabilit
obiectivele generale
5.
Obiective generale stabilite de către
instituțiile publice de la pct. 4
6.
Instituții publice care și-au inventariat
activitățile
7.
Activități inventariate de către
instituțiile publice de la pct. 6
8.
Instituții publice care și-au inventariat
activitățile procedurabile
9.
Activități procedurabile inventariate de
către instituțiile publice de la pct. 8
10.
Instituții publice care au elaborat
proceduri
11.
Proceduri elaborate de către instituțiile
publice de la pct. 10
12.
Instituții publice care au inventariat
funcțiile sensibile
13.
Funcții sensibile inventariate de către
instituțiile publice de la pct. 12
14.
Instituții publice care au elaborat
indicatori asociați obiectivelor
15.
Indicatori asociați obiectivelor
elaborați de instituțiile publice de la
pct. 14
16.
Instituții publice care au identificat,
evaluat și înregistrat riscuri
17.
Riscuri identificate, evaluate și
înregistrate în Registrul riscurilor de
către instituțiile publice de la pct. 16
Capitolul II Stadiul implementării standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor autoevaluării la data de 31 decembrie 20 ...*3)
______________
*3) La cap. II se fac următoarele precizări:
- abrevierile "I", "PI" și "NI", corespunzătoare coloanelor 2-10, au următoarele semnificații: "I" - Implementat; "PI" - Parțial implementat; "NI" Neimplementat;
- coloanele 8-10 se completează de ordonatorul principal de credite, prin cumularea informațiilor conținute în coloana 6 din anexa nr. 4.2 "Situația sintetică a rezultatelor autoevaluării", transmise de instituțiile publice direct subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari (care transmit inclusiv pentru instituțiile aflate în subordine) sau, după caz, terțiari de credite.
Denumirea standardului
Numărul de instituții publice care raportează că standardul este:
din care:
Observații
Aparat propriu
Instituții publice subordonate
I
PI
NI
I
PI
NI
I
PI
NI
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
I. MEDIUL DE CONTROL
Standardul 1 - Etica, integritatea
Standardul 2 - Atribuții, funcții, sarcini
Standardul 3 - Competență, performanță
Standardul 4 - Funcții sensibile
Standardul 5 - Delegarea
Standardul 6 - Structura organizatorică
II. PERFORMANȚA ȘI MANAGEMENTUL RISCULUI
Standardul 7 - Obiective
Standardul 8 - Planificarea
Standardul 9 - Coordonarea
Standardul 10 - Monitorizarea performanțelor
Standardul 11 - Managementul riscului
Standardul 15 - Ipoteze, reevaluări
III. INFORMAREA ȘI COMUNICAREA
Standardul 12 - Informarea
Standardul 13 - Comunicarea
Standardul 14 - Corespondența și arhivarea
Standardul 16 - Semnalarea neregularităților
IV. ACTIVITĂȚI DE CONTROL
Standardul 17 - Proceduri
Standardul 18 - Separarea atribuțiilor
Standardul 19 - Supravegherea
Standardul 20 - Gestionarea abaterilor
Standardul 21 - Continuitatea activității
Standardul 22 - Strategii de control
Standardul 23 - Accesul la resurse
V. AUDITAREA ȘI EVALUAREA
Standardul 24 - Verificarea și evaluarea controlului
Standardul 25 - Auditul intern
Gradul de conformitate a sistemului de control intern/managerial cu standardele de control intern/managerial ....
Măsuri de adoptat ...............................................................................................
Elaborat:
Structura cu atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică
Președintele structurii:
Numele și prenumele/semnătura/data ................................
Anexa 2 ───────
(Anexa nr. 4 la Ordinul nr. 946/2005 ) ───────────────────────────────────── INSTRUCȚIUNI privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra sistemului de control intern/managerial 1. Prevederi generale 1.1. În conformitate cu dispozițiile art. 4 alin. (3) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare, conducătorul fiecărei entități publice elaborează anual un raport asupra sistemului de control intern/managerial, denumit în continuare raport, întocmit potrivit formatului prevăzut în anexa nr. 4.3. la prezentele instrucțiuni. 1.2. Primul raport anual are ca obiect sistemul de control intern/managerial al entității publice, existent la data închiderii exercițiului financiar al anului 2011. 1.3. Raportul constituie forma oficială de asumare a responsabilității manageriale de către conducătorul entității publice cu privire la sistemul de control intern/managerial și este documentul prin care instituțiile publice în care se exercită funcția de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special furnizează Ministerului Finanțelor Publice informațiile necesare elaborării raportului prevăzut de lege, care se prezintă Guvernului. 1.4. Responsabilitatea managerială definește un raport juridic de obligație a îndeplinirii sarcinilor de către managerul entității publice sau al unei structuri organizatorice a acesteia, care presupune să exercite managementul în limitele unor determinări interne și externe, în scopul realizării eficace, eficiente și în conformitate cu dispozițiile legale a obiectivelor stabilite, să comunice și să răspundă pentru neîndeplinirea obligațiilor manageriale în conformitate cu răspunderea juridică. Răspunderea managerială derivă din responsabilitatea managerului pentru toate cele 5 componente ale controlului intern/managerial în sectorul public: mediul de control; performanța și managementul riscului; informarea și comunicarea; activități de control; auditarea și evaluarea. 1.5. Sintagma "entitate publică" este utilizată în înțelesul definit de art. 2 lit. m) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 , republicată, cu modificările și completările ulterioare, astfel: "entitate publică - autoritate publică, instituție publică, companie/societate națională, regie autonomă, societate comercială la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acționar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri publice și/sau patrimoniu public." 1.6. Raportul cuprinde declarații ale conducătorului entității publice cu privire la sistemul de control intern/managerial al entității, existent la data închiderii exercițiului financiar. 1.7. Declarațiile formulate de conducătorul entității publice se întemeiază pe datele, informațiile și constatările rezultate din operațiunea de autoevaluare a stării sistemului de control intern/managerial, controalele ex-post, rapoartele de audit intern, precum și din recomandările rezultate din rapoartele de audit extern. 1.8. În vederea elaborării raportului, conducătorul entității publice dispune programarea și efectuarea de către conducătorii de compartimente aflați în subordine a operațiunii de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial. 1.9. Realizarea autoevaluării constituie principala formă de implementare a regulii de management definită de standardul 24 "Verificarea și evaluarea controlului" din Codul controlului intern, conform căreia entitatea publică trebuie să instituie o funcție de evaluare a propriului sistem de control intern/managerial, a cărei exercitare este în responsabilitatea fiecăreia dintre persoanele care ocupă o funcție de conducere în entitatea publică. Această funcție de autoevaluare nu poate fi nici confundată și nici substituită de evaluarea sistemului de control intern/managerial pe care o realizează compartimentul de audit public intern, pe baza unei metodologii specifice, în aplicarea standardului 25 "Auditul intern" și a normelor care reglementează activitatea în acest domeniu. 1.10. Pentru pregătirea autoevaluării, conducătorul entității publice poate recurge la capacitatea de consiliere a compartimentului de audit intern, în condițiile prevederilor Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 1.702/2005 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și exercitarea activității de consiliere desfășurate de către auditorii interni din cadrul entităților publice, dar și a altor structuri cu rol de îndrumare metodologică a implementării sistemului de control intern/managerial și, după caz, la consilierea de către controlorul delegat numit de ministrul finanțelor publice, să își exercite atribuțiile la respectiva entitate publică. 1.11. Operațiunea de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al entității se realizează prin programarea și efectuarea următoarelor acțiuni: a) convocarea unei reuniuni a structurii cu atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică privind sistemul propriu de control intern/managerial, denumită în continuare structură, constituită prin act de decizie internă a conducătorului entității publice, în conformitate cu prevederile art. 3 alin. (1) din ordin, având ca obiect stabilirea măsurilor de organizare și realizare a operațiunii de autoevaluare; b) completarea, de către fiecare compartiment din organigrama entității publice, a chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial", prevăzut în anexa nr. 4.1. la prezentele instrucțiuni, și asumarea de către conducătorul de compartiment, a realității datelor, informațiilor și constatărilor înscrise în acesta; c) întocmirea de către structură a Situației sintetice a rezultatelor autoevaluării, prevăzută în anexa nr. 4.2. la prezentele instrucțiuni, prin centralizarea informațiilor din chestionarele de autoevaluare, semnate și transmise de conducătorii de compartimente; d) aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern/managerial cu standardele de control intern/managerial, în raport cu numărul de standarde implementate, care se realizează astfel: - sistemul este conform dacă sunt implementate minimum 22 de standarde, rămânând a fi implementate ulterior cel mult următoarele 3 standarde: 15 - Ipoteze, reevaluări; 20 - Gestionarea abaterilor; 22 - Strategii de control; - sistemul este parțial conform dacă sunt implementate între 13 și 21 de standarde; - sistemul este neconform dacă sunt implementate mai puțin de 13 standarde. 1.12. Entitatea publică are obligația să elaboreze și să păstreze pe o perioadă de cel puțin 5 ani documentația relevantă cu privire la organizarea și funcționarea sistemului de control intern/managerial propriu și cea referitoare la operațiunea de autoevaluare a acestuia. 2. Conținutul raportului 2.1. Formatul de raport cuprinde declarațiile minimal obligatorii pe care trebuie să le formuleze conducătorul entității publice. 2.2. Conducătorul entității publice poate include în raport și alte informații referitoare la anumite elemente ale sistemului de control intern/managerial propriu, cum ar fi: a) informații și constatări care să permită formularea unor aprecieri în legătură cu eficacitatea sistemului în exercițiul financiar următor; b) prezentarea unor elemente considerate relevante în programul și activitatea compartimentului de audit intern; c) stadiul implementării măsurilor/acțiunilor/etapelor prevăzute în programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial; d) formularea unor rezerve privind eficacitatea sistemului de control intern/managerial, prin menționarea uneia sau mai multor slăbiciuni semnificative ale sistemului, existente la data închiderii exercițiului financiar, caz în care este obligatorie prezentarea măsurilor destinate înlăturării acestora, precum și termenele de realizare aferente; e) analiza raportului cost/beneficiu la stabilirea și aplicarea măsurilor de control intern/managerial. 2.3. În rapoartele elaborate de conducătorii instituțiilor publice care au calitatea de ordonator secundar de credite al bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special se va cuprinde, ca ultim alineat, o informare cu următorul conținut: "Din analiza rapoartelor asupra sistemelor de control intern/managerial transmise ordonatorului secundar de credite de către ordonatorii terțiari de credite direct subordonați rezultă că: - (nr.) instituții au sisteme conforme; - (nr.) instituții au sisteme parțial conforme; - (nr.) instituții au sisteme neconforme." 2.4. În rapoartele elaborate de conducătorii instituțiilor publice care au calitatea de ordonator principal de credite al bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special se va cuprinde, ca ultim alineat, o informare cu următorul conținut: "Din analiza rapoartelor asupra sistemelor de control intern/managerial transmise ordonatorului principal de credite de către ordonatorii secundari și cei terțiari de credite, direct subordonați, rezultă că: - (nr.) instituții au sisteme conforme; - (nr.) instituții au sisteme parțial conforme; - (nr.) instituții au sisteme neconforme." 3. Aprobarea și prezentarea raportului 3.1. Raportul se aprobă prin semnarea acestuia de către titularul de drept al competenței sau de către titularul unei competențe delegate în condițiile legii, în conformitate cu principiul responsabilității manageriale. 3.2. Raportul conducătorului entității publice se transmite odată cu situația financiară anuală și se prezintă organului ierarhic superior la termenele stabilite de acesta, în cadrul termenului prevăzut de lege. 3.3. Au obligația de a prezenta Ministerului Finanțelor Publice - Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar și control, rapoarte anuale, întocmite conform prezentelor instrucțiuni, numai conducătorii instituțiilor publice în care se exercită funcția de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special. (Anexa nr. 4.1 la instrucțiuni) ─────────────────────────────── Compartiment .......................................... Conducător de compartiment ............................ Numele și prenumele, funcția/semnătura/data CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului*1) Răspuns și explicații*2) La nivelul compartimentului standardul este*4): Da/Nu*3) Explicație asociată răspunsului I/PI/NI 1 2 3 4 I. MEDIUL DE CONTROL Standardul 1 - Etică, integritate A fost comunicat personalului un cod de conduită, care stabilește reguli de comportament etic în realizarea atribuțiilor de serviciu, aplicabil atât personalului de conducere, cât și celui de execuție din cadrul compartimentului? Salariații beneficiază de consiliere etică și li se aplică un sistem de monitorizare a respectării normelor de conduită? Standardul 2 - Atribuții, funcții, sarcini Personalului îi sunt aduse la cunoștință documentele actualizate privind misiunea entității, regulamentele interne și fișele posturilor? Sarcinile/atribuțiile asociate posturilor sunt stabilite în concordanță cu competențele decizionale necesare realizării acestora? Standardul 3 - Competență, performanță Au fost analizate și stabilite cunoștințele și aptitudinile necesare a fi deținute în vederea îndeplinirii sarcinilor/atribuțiilor asociate fiecărui post? Sunt identificate nevoile de perfecționare a pregătirii profesionale a personalului? Sunt elaborate și realizate programe de pregătire profesională a personalului, conform nevoilor de perfecționare identificate anterior? Standardul 4 - Funcții sensibile A fost întocmit inventarul funcțiilor sensibile? Este stabilită o politică adecvată de rotație a salariaților din funcțiile sensibile? Standardul 5 - Delegarea Sunt stabilite și comunicate limitele competențelor și responsabilităților care se deleagă? Delegarea/subdelegarea de competență se realizează în baza unor proceduri specifice aprobate? Standardul 6 - Structura organizatorică Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor activități, în scopul identificării eventualelor disfuncționalități în fixarea sarcinilor de lucru individuale prin fișele posturilor și în stabilirea atribuțiilor compartimentului? Structura organizatorică asigură funcționarea circuitelor și fluxurilor informaționale necesare supravegherii și realizării activităților proprii? II. PERFORMANȚA ȘI MANAGEMENTUL RISCULUI Standardul 7 - Obiective Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul compartimentului? Obiectivele sunt astfel stabilite încât să răspundă pachetului de cerințe S.M.A.R.T.? (Unde: S - precise; M - măsurabile și verificabile; A - necesare; R - realiste; T - cu termen de realizare.) Sunt stabilite activitățile individuale pentru fiecare salariat, care să conducă la atingerea obiectivelor specifice compartimentului? Standardul 8 - Planificarea Resursele alocate sunt astfel repartizate încât să asigure activitățile necesare realizării obiectivelor specifice compartimentului? În cazul modificării obiectivelor specifice, sunt stabilite măsurile necesare pentru încadrarea în resursele repartizate? Standardul 9 - Coordonarea Sunt adoptate măsuri de coordonare a deciziilor și activităților compartimentului cu cele ale altor compartimente, în scopul asigurării convergenței și coerenței acestora? În compartiment se realizează consultarea prealabilă, în vederea coordonării activităților? Standardul 10 - Monitorizarea performanțelor Este instituit un sistem de monitorizare și raportare a performanțelor, pe baza indicatorilor asociați obiectivelor specifice? Atunci când necesitățile o impun, se efectuează o reevaluare a relevanței indicatorilor asociați obiectivelor specifice, în scopul operării corecțiilor cuvenite? Standardul 11 - Managementul riscului Sunt identificate și evaluate principalele riscuri, proprii activităților din cadrul compartimentului? Sunt stabilite măsuri de gestionare a riscurilor identificate și evaluate la nivelul activităților din cadrul compartimentului? Este asigurată completarea/actualizarea registrului riscurilor? Standardul 15 - Ipoteze, reevaluări Stabilirea obiectivelor specifice are la bază formularea de ipoteze/premise, acceptate prin consens? Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci când se constată modificări ale ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixării acestora? III. INFORMAREA ȘI COMUNICAREA Standardul 12 - Informarea Au fost stabilite tipurile de informații, conținutul, calitatea, frecvența, sursele și destinatarii acestora, astfel încât personalul de conducere și cel de execuție, prin primirea și transmiterea informațiilor, să își poată îndeplini sarcinile de serviciu? Colectarea, prelucrarea și centralizarea informațiilor se realizează în sistem informatizat? Standardul 13 - Comunicarea Circuitele informaționale (traseele pe care circulă informațiile) asigură o difuzare rapidă, fluentă și precisă a informațiilor, astfel încât acestea să ajungă la timp la utilizatori? Sunt stabilite canale adecvate de comunicare prin care managerii și personalul de execuție din cadrul unui compartiment să fie informați cu privire la proiectele de decizii sau inițiative, adoptate la nivelul altor compartimente, care le-ar putea afecta sarcinile și responsabilitățile? Standardul 14 - Corespondența și arhivarea Sunt aplicate proceduri pentru primirea/expedierea, înregistrarea și arhivarea corespondenței? Reglementările legale în vigoare cu privire la manipularea și depozitarea informațiilor clasificate sunt cunoscute și aplicate în practică? Standardul 16 - Semnalarea neregularităților A fost comunicată salariaților procedura aplicabilă în cazul semnalării unor neregularități? În cazul semnalării unor neregularități, conducătorul de compartiment a întreprins cercetările adecvate în scopul elucidării acestora și a aplicat măsurile care se impun? IV. ACTIVITĂȚI DE CONTROL Standardul 17 - Proceduri Pentru activitățile proprii au fost elaborate/actualizate proceduri operaționale? Procedurile operaționale comunicate salariaților sunt aplicate? Standardul 18 - Separarea atribuțiilor Funcțiile de inițiere, verificare și aprobare a operațiunilor sunt funcții separate și exercitate de persoane diferite? Conceperea și aplicarea procedurilor asigură separarea atribuțiilor? Standardul 19 - Supravegherea Managerii supraveghează și supervizează activitățile care intră în responsabilitatea lor directă? Supervizarea unor activități care implică un grad ridicat de expunere la risc se realizează pe baza unor proceduri prestabilite? Standardul 20 - Gestiunea abaterilor În situația în care, din cauza unor circumstanțe deosebite, apar abateri față de procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la nivel corespunzător, înainte de efectuarea operațiunilor? Se efectuează o analiză periodică a circumstanțelor și a modului cum au fost gestionate abaterile în vederea desprinderii, pentru viitor, a unor concluzii de bună practică? Standardul 21 - Continuitatea activității Sunt inventariate situațiile generatoare de întreruperi în derularea unor activități? Sunt stabilite și aplicate măsuri pentru asigurarea continuității activității, în cazul apariției unor situații generatoare de întreruperi? Standardul 22 - Strategii de control Au fost elaborate strategii de control adecvate pentru atingerea obiectivelor specifice? Strategiile de control aplicate furnizează o asigurare rezonabilă cu privire la atingerea obiectivelor specifice? Standardul 23 - Accesul la resurse Sunt emise acte administrative de reglementare a accesului salariaților din compartiment la resursele materiale, financiare și informaționale? Accesul personalului la resurse se realizează cu respectarea strictă a normelor cuprinse în actele administrative de reglementare cu acest obiect? V. AUDITAREA ȘI EVALUAREA Standardul 24 - Verificarea și evaluarea controlului Conducătorul compartimentului realizează, anual, operațiunea de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial existent la acest nivel? Operațiunile de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial au drept rezultat date, informații și constatări pertinente necesare luării de decizii operaționale, precum și raportării? Standardul 25 - Auditul intern Compartimentul de audit intern execută, în afara misiunilor de asigurare, planificate și aprobate de manager, și misiuni de consiliere privind pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al compartimentului? Compartimentul de audit intern dispune de suficient personal pentru a realiza integral programul anual de audit? Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern/managerial ......................... Măsuri de adoptat ................................................................................................... _________________ *1) Pe lângă criteriile generale de evaluare a stadiului implementării standardului, structura cu atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică privind sistemul propriu de control intern/managerial poate defini și include în chestionarul de autoevaluare și criterii specifice proprii. *2) Fiecare răspuns la criteriile generale de evaluare din coloana 1 a chestionarului se motivează în coloana 3 "Explicație asociată răspunsului". *3) În cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor, neaplicabile unui anumit compartiment, în coloana 2 se precizează "neaplicabil", prin acronimul "NA", și se motivează în coloana 3 "Explicație asociată răspunsului". *4) Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consideră a fi: - implementat (I), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu "Da"; - parțial implementat (PI), atunci când la cel puțin unul dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu "Da"; - neimplementat (NI), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu "Nu". (Anexa nr. 4. 2 la instrucțiuni) ───────────────────────────────── Entitatea publică ............................ Președintele structurii ....................... Numele și prenumele/funcția/semnătura/data SITUAȚIA SINTETICĂ a rezultatelor autoevaluării Denumirea standardului Numărul compartimentelor în care standardul este aplicabil din care compartimente în care standardul este: La nivelul entității publice standardul este: I*) PI NI I/PI/NI 1 2 3 4 5 6 Total număr compartimente = I. MEDIUL DE CONTROL Standardul 1 - Etica, integritatea Standardul 2 - Atribuții, funcții, sarcini Standardul 3 - Competență, performanță Standardul 4 - Funcții sensibile Standardul 5 - Delegarea Standardul 6 - Structura organizatorică II. PERFORMANȚA ȘI MANAGEMENTUL RISCULUI Standardul 7 - Obiective Standardul 8 - Planificarea Standardul 9 - Coordonarea Standardul 10 - Monitorizarea performanțelor Standardul 11 - Managementul riscului Standardul 15 - Ipoteze, reevaluări III. INFORMAREA ȘI COMUNICAREA Standardul 12 - Informarea Standardul 13 - Comunicarea Standardul 14 - Corespondența și arhivarea Standardul 16 - Semnalarea neregularităților IV. ACTIVITĂȚI DE CONTROL Standardul 17 - Proceduri Standardul 18 - Separarea atribuțiilor Standardul 19 - Supravegherea Standardul 20 - Gestionarea abaterilor Standardul 21 - Continuitatea activității Standardul 22 - Strategii de control Standardul 23 - Accesul la resurse V. AUDITAREA ȘI EVALUAREA Standardul 24 - Verificarea și evaluarea controlului Standardul 25 - Auditul intern Gradul de conformitate a sistemului de control intern/managerial cu standardele ....................... Măsuri de adoptat ..................................................................................... ______________ - parțial implementat (PI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul corespunzător acelui standard, reprezintă între 41% și 89% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe același rând; - neimplementat (NI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul corespunzător acelui standard, nu depășește 40% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe același rând. (Anexa nr. 4.3 la instrucțiuni) ─────────────────────────────── Denumirea entității publice ............... Nr. ................/data ................. RAPORT asupra sistemului de control intern/managerial la data de 31 decembrie 20... În temeiul prevederilor art. 4 alin. (3) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare, subsemnatul, ....../(numele și prenumele)....., în calitate de ...../(denumirea funcției de conducător al entității publice)....., declar că ...../(denumirea entității publice)...... dispune de un sistem de control intern/managerial a cărui concepere și aplicare ..../(permite/permite parțial/nu permite)......, conducerii ..........(și, după caz, Consiliului de administrație) să furnizeze o asigurare rezonabilă că fondurile publice alocate în scopul îndeplinirii obiectivelor generale și specifice au fost utilizate în condiții de legalitate, regularitate, eficacitate, eficiență și economicitate. Această declarație se întemeiază pe o apreciere realistă, corectă, completă și demnă de încredere asupra sistemului de control intern/managerial al entității, formulată în baza autoevaluării acestuia. Sistemul de control intern/managerial ....../(cuprinde/cuprinde parțial/nu cuprinde)........ mecanisme de autocontrol, iar aplicarea măsurilor vizând creșterea eficacității acestuia ..../(are/nu are)....... la bază evaluarea riscurilor. Precizez că declarațiile cuprinse în prezentul raport sunt formulate prin asumarea responsabilității manageriale și au drept temei datele, informațiile și constatările consemnate în documentația aferentă autoevaluării sistemului de control intern/managerial, deținută în cadrul ...../(denumirea entității publice)....., precum și în rapoartele de audit intern și extern. Prezentul raport s-a elaborat în conformitate cu Instrucțiunile privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra sistemului de control intern/managerial, prevăzute în anexa nr. 4 la Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern cuprinzând standardele de management/control intern la entitățile publice și pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificările și completările ulterioare. Pe baza rezultatelor autoevaluării, apreciez că, la data de 31decembrie 20 ...., sistemul de control intern/managerial al ..../(denumirea entității publice)...... este ....../(conform/parțial conform/neconform)....... cu standardele cuprinse în Codul controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entitățile publice. ................ (funcția) ................... (numele și prenumele) .................... (semnătura și ștampila) ________________
*) La nivelul entității publice, un standard de control intern/managerial se consideră că este:
- implementat (I), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul corespunzător acelui standard, reprezintă cel puțin 90% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe același rând;
Textul este prelucrat automat din sursa indicată; numerotarea și legăturile pot conține erori. Referințele subliniate duc la actele citate, așa cum au fost identificate de noi.