Ordinul nr. 946/2005

privind finanțele publice, cu modificările ulterioare, art. 20 alin. (2): "Ordonatorii principali de credite pot delega aceasta calitate inlocuitorilor de drept, secretarilor generali sau altor persoane împuternicite în acest scop. Prin actul de delegare ordonatorii principali de credite vor preciza limitele și condițiile delegării.";

privind finanțele publice locale, aprobată cu modificări și completări prin

Hotărârea Guvernului nr. 1209/2003

- Regulamentul de organizare și funcționare a entitatii publice;

- Fișa postului;

- Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finanțelor Publice, Direcția generală de control financiar preventiv, publicat pe adresa de Internet a ministerului (pag. 14, pct. 2.1.2. "Delegarea de competența").

Standard 6

STRUCTURA ORGANIZATORICĂ

6.1. Descrierea standardului

Entitatea publică defineste propria structura organizatorică, competentele, responsabilitățile, sarcinile și obligația de a raporta pentru fiecare componenta structurală, și informează în scris salariații.

6.2. Cerințe generale

- Competența, responsabilitatea, sarcina și obligația de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie să fie clare, coerente și sa reflecte elementele avute în vedere pentru realizarea obiectivelor entitatii publice;

- Competența constituie capacitatea de a lua decizii, în limite definite, pentru realizarea activităților specifice postului;

- Responsabilitatea reprezintă obligația de a îndeplini sarcinile și se înscrie în limitele ariei de competența;

- Raportarea reprezintă obligația de a informa asupra îndeplinirii sarcinilor.

6.3. Referințe principale*)

privind organizarea și dezvoltarea carierei funcționarilor publici;

- Actul normativ de organizare și funcționare a entitatii publice.

-------------

OBIECTIVE

7.1. Descrierea standardului

Entitatea publică trebuie să definească obiectivele determinante, legate de scopurile entitatii, precum și cele complementare, legate de fiabilitatea informațiilor, conformitatea cu legile, regulamentele și politicile interne și sa comunice obiectivele definite tuturor salariaților și terților interesați

7.2. Cerințe generale

- Obiectivele generale sunt concordante cu misiunea entitatii publice;

- Entitatea publică transpune obiectivele generale în obiective specifice și în rezultate asteptate pentru fiecare activitate și le comunică personalului;

- Obiectivele trebuie astfel definite încât sa răspundă pachetului de cerințe "S.M.A.R.T."*);

- Fixarea obiectivelor reprezintă atributul managementului, iar responsabilitatea realizării acestora revine atât managementului, cat și salariaților;

- Multitudinea și complexitatea obiectivelor impune utilizarea unor criterii diverse de grupare, cu scopul de a facilita concretizarea responsabilităților, raspunderilor, de a asigura operativitate în cunoașterea rezultatelor etc.

7.3. Referințe principale**)

- Acest standard presupune ca, pentru toate obiectivele, să fie alocate resursele financiare, materiale și umane necesare. În acest sens,

privind finanțele publice, cu modificările ulterioare, prevede:

● art. 3 alin. (2): "Creditele bugetare aprobate se utilizează pentru finanțarea funcțiilor administrației publice, programelor, acțiunilor, obiectivelor și sarcinilor prioritare, potrivit scopurilor prevăzute în legi și alte reglementări [...]";

● art. 4 alin. (5): "Pentru acțiunile multianuale se înscriu în buget, distinct, creditele de angajament și creditele bugetare";

● art. 14 alin. (1): "Cheltuielile bugetare au destinație precisa și limitată și sunt determinate de autorizările conținute în legi specifice și în legile bugetare anuale";

● art. 15 alin. (1): "În cazurile în care se fac propuneri de elaborare a unor proiecte de acte normative a căror aplicare atrage micșorarea veniturilor sau majorarea cheltuielilor aprobate prin buget, inițiatorii au obligația sa prevadă și mijloacele necesare pentru acoperirea minusului de venituri sau creșterea cheltuielilor [...]";

● art. 22 alin. (1): "Ordonatorii de credite au obligația de a angaja și a utiliza creditele bugetare numai în limita prevederilor și destinațiilor aprobate, pentru cheltuielile strict legate de activitatea entitatilor publice respective și cu respectarea dispozițiilor legale";

● art. 28 lit. f): referitor la estimarea anuală a performantelor fiecărui program care trebuie să precizeze: "acțiunile, costurile asociate, obiectivele urmărite, rezultatele obținute și estimate pentru anii următori, măsurate prin indicatori precisi, a căror alegere este justificată";

● art. 56 alin. (2): "Ordonatorii principali de credite au obligația sa întocmească și sa anexeze la situațiile financiare anuale [...] obiectivele [...]";

privind finanțele publice locale, aprobată cu modificări și completări prin

Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1159/2004

pentru aprobarea instrucțiunilor privind conținutul, forma de prezentare și structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite în scopul finanțării unor acțiuni sau ansamblu de acțiuni;

- Legile bugetare anuale.

-----------

PLANIFICAREA

8.1. Descrierea standardului

Entitatea publică întocmește planuri prin care se pun în concordanta activitățile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat astfel încât riscurile de a nu realiza obiectivele să fie minime.

8.2. Cerințe generale

- Planificarea este una din funcțiile esențiale ale managementului;

- Planificarea se referă la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor. Având în vedere caracterul limitat al resurselor, repartizarea acestora necesita decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare;

- Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprima planului un caracter dinamic. Schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentare impune actualizarea planului;

- Gradul de structurare a procesului de planificare, de detaliere a planurilor, variaza în funcție de diversi factori, precum: mărimea entitatii publice, structura decizionala a acesteia, necesitatea aprobării formale a unor activități etc.

- După orizontul de timp la care se referă, în general, se elaborează:

● planuri anuale;

● planuri multianuale;

- Specific planificarii multianuale este stabilirea unei succesiuni de măsuri ce trebuiesc luate pentru atingerea obiectivelor.

8.3. Referințe principale *)

- Legile bugetare anuale;

Hotărârea Guvernului nr. 461/2001

privind finanțele publice, cu modificările ulterioare;

● Art. 4 alin. (1): "Legea bugetară anuală prevede și autorizeaza, pentru anul bugetar, veniturile și cheltuielile bugetare, precum și reglementări specifice exercițiului bugetar";

● Art. 4 alin. (5): "Pentru acțiunile multianuale se înscriu în buget distinct, creditele de angajament și creditele bugetare";

● Art. 4 alin. (6): "În vederea realizării acțiunilor multianuale ordonatorii de credite încheie angajamente legale, în limita creditelor de angajament aprobate prin buget pentru anul bugetar respectiv";

● Art. 22 alin. (2) lit. g): "Organizarea evidentei programelor, inclusiv a indicatorilor aferenți acestora.";

● Art. 32: "Ministerul Finanțelor Publice va inainta Guvernului, până la data de 1 mai, obiectivele politicii fiscale și bugetare pentru anul bugetar pentru care se elaborează proiectul de buget și următorii 3 ani împreună cu limitele de cheltuieli stabilite pe ordonatorii principali de credite [...]";

● Art. 34 alin. (1): "Ordonatorii principali de credite au obligația ca până la data de 15 iulie a fiecărui an să depună la Ministerul Finanțelor Publice propunerile pentru proiectul de buget și anexele la acesta, pentru anul bugetar următor, cu încadrarea în limitele de cheltuieli și estimarile pentru următorii 3 ani [...];

● Art. 39 alin. (1): "Ordonatorii principali de credite vor prezenta anual programul de investiții publice, pe clasificatia funcțională";

● Art. 39 alin. (2): "Ordonatorii principali de credite vor transmite pentru fiecare obiectiv de investiții inclus în programul de investiții informații financiare și nefinanciare";

● Art. 43, referitor la cuprinderea în buget a obiectivelor de investiții;

● Art. 53 alin. (1) - (3), referitor la planificarea plății salariilor;

pentru aprobarea normelor de aplicare a

Ordonanței de urgenta a Guvernului nr. 60/2001

privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare;

● Art. 2 alin. (1): "Autoritatea contractantă are obligația de a stabili programul anual al achizițiilor publice. Programul anual ai achizițiilor publice cuprinde totalitatea contractelor de furnizare, de lucrări și de servicii, pe care autoritatea contractantă intenționează să le atribuie în decursul anului bugetar următor";

Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1159/2004

pentru aprobarea Instrucțiunilor privind conținutul, forma de prezentare și structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite în scopul finanțării unor acțiuni sau ansamblu de acțiuni;

privind finanțele publice locale, aprobată cu modificări și completări prin

Hotărârea Guvernului nr. 866/1996

pentru actualizarea normativelor privind spațiile cu destinația de birou sau pentru activități colective ori de deservire ce pot fi utilizate de ministere;

Ordonanța Guvernului nr. 80/2001

privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autoritățile administrației publice și entitatile publice, cu modificările ulterioare;

Ordonanța de urgenta a Guvernului nr. 63/1999

cu privire la gestionarea fondurilor nerambursabile alocate României de către Comunitatea Europeană, precum și a fondurilor de cofinantare aferente acestora, cu modificările și completările ulterioare.

------------

COORDONAREA

9.1. Descrierea standardului.

Pentru atingerea obiectivelor, deciziile și acțiunile componentelor structurale ale entitatii publice trebuiesc coordonate, în scopul asigurării convergentei și coerentei acestora.

9.2. Cerințe generale

- Managementul asigura coordonarea deciziilor și acțiunilor compartimentelor structurale ale entitatii publice;

- Atunci când necesitățile o impun, se pot organiza structuri specializate, care să sprijine managementul în activitatea de coordonare;

- Coordonarea influențează decisiv rezultatele interactiunii dintre salariați în cadrul raporturilor profesionale;

- Salariații trebuie să țină cont de consecințele deciziilor lor și ale acțiunilor lor asupra întregii entități publice;

- Coordonarea eficienta presupune consultări prealabile, atât în cadrul structurilor unei entități publice, cat și între structurile respective.

9.3. Referințe principale

Legea nr. 82/1991

a contabilității, republicată;

privind finanțele publice, cu modificările ulterioare:

"Art. 22. - (1) Ordonatorii de credite au obligația de a angaja și de a utiliza creditele bugetare numai în limita prevederilor și destinațiilor aprobate, pentru cheltuieli strict legate de activitatea entitatilor publice respective și cu respectarea dispozițiilor legale.

(2) Ordonatorii de credite răspund, potrivit legii, de:

a) angajarea, lichidarea și ordonanțarea cheltuielilor în limita creditelor bugetare repartizate aprobate potrivit prevederilor art. 21;

b) realizarea veniturilor;

c) angajarea și utilizarea creditelor bugetare pe baza bunei gestiuni financiare;

d) integritatea bunurilor încredințate entitatii pe care o conduc;

e) organizarea și ținerea la zi a contabilității și prezentarea la termen a situațiilor financiare asupra situației patrimoniului aflat în administrare și execuției bugetare;

f) organizarea sistemului de monitorizare a programului de achiziții publice și a programului de lucrări de investiții publice;

g) organizarea evidentei programelor, inclusiv a indicatorilor aferenți acestora;

h) organizarea și ținerea la zi a evidentei patrimoniului, conform prevederilor legale."

privind controlul intern și controlul financiar preventiv, republicată, art. 4 alin. (1): "Conducătorii entitatii publice trebuie să asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea și perfecționarea structurilor organizatorice, reglementărilor metodologice, procedurilor și criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerințele generale și specifice de control intern";

privind finanțele publice locale, aprobată cu modificări și completări prin

Hotărârea Guvernului nr. 461/2001

pentru aprobarea normelor de aplicare a

Ordonanței de urgenta a Guvernului nr. 60/2001

privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, art. 2 alin. (1), referitor la programul anual al achizițiilor publice.

Standard 10

MONITORIZAREA PERFORMANTELOR*)

10.1. Descrierea standardului

Entitatea publică asigura, pentru fiecare politica și activitate, monitorizarea performantelor, utilizând indicatori cantitativi și calitativi relevanti, inclusiv cu privire la economicitate, eficienta și eficacitate.

10.2. Cerințe generale

- Managementul trebuie să primească sistematic raportări asupra desfășurării activității entitatii publice;

- Managementul evalueaza performanțele, constatând eventualele abateri de la obiective, în scopul luării măsurilor corective ce se impun;

- Sistemul de monitorizare a performantei este influentat de mărimea și natura entitatii publice, de modificarea/schimbarea obiectivelor sau/și a indicatorilor, de modul de acces al salariaților la informații.

10.3. Referințe principale

privind finanțele publice, cu modificările ulterioare:

● art. 22 alin. (2) lit. c): "angajarea și utilizarea creditelor bugetare pe baza bunei gestiuni financiare.";

● art. 22 alin. (2) lit f): "organizarea sistemului de monitorizare a programului de achiziții publice și a programului de lucrări și investiții publice.";

● art. 56 alin. (2): "Ordonatorii principali de credite au obligația sa întocmească și sa anexeze la situațiile financiare anuale rapoarte anuale de performanță, în care să se prezinte, pe fiecare program, obiectivele, rezultatele preconizate și cele obținute, indicatorii și costurile asociate, precum și situații privind angajamentele legale.";

privind finanțele publice, aprobată cu modificări și completări prin

Hotărârea Guvernului nr. 925/2003

privind reorganizarea Consiliului Guvernamental pentru Monitorizarea Reformei Administrației Publice;

Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1159/2004

-------------

MANAGEMENTUL RISCULUI*)

11.1. Descrierea standardului

Entitatea publică analizează sistematic, cel puțin o dată pe an, riscurile legate de desfășurarea activităților sale, elaborează planuri corespunzătoare, în direcția limitării posibilelor consecințe ale acestor riscuri, și numește salariații responsabili în aplicarea planurilor respective.

11.2. Cerințe generale

- Orice acțiune sau inacțiune prezintă un risc de nerealizare a obiectivelor;

- Riscurile sunt acceptabile, dacă măsurile care vizează evitarea acestora nu se justifica în plan financiar;

- Riscurile semnificative apar și se dezvolta în special ca urmare a:

● managementului inadecvat al raporturilor dintre entitatea publică și mediile în care aceasta acționează;

● unor sisteme de conducere centralizate excesiv;

- Un sistem de control intern eficient presupune implementarea în entitatea publică a managementului riscurilor;

- Managerul are obligația creării și menținerii unui sistem de control intern sanatos, în principal, prin:

● identificarea riscurilor majore care pot afecta eficacitatea și eficienta operațiunilor, respectarea regulilor și regulamentelor, încrederea în informațiile financiare și de management intern și extern, protejarea bunurilor, prevenirea și descoperirea fraudelor;

● definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri;

● evaluarea probabilitatii ca riscul să se materializeze și a mărimii impactului acestuia;

● monitorizarea și evaluarea riscurilor și a gradului de adecvare a controalelor interne la gestionarea riscurilor;

● verificarea raportarii execuției bugetului, inclusiv a celui pe programe.

11.3. Referințe principale

Hotărârea Guvernului nr. 2.288/2004

privind finanțele publice, cu modificările ulterioare:

● art. 21 alin. (4): "Ordonatorii principali de credite vor repartiza, potrivit alin. (1), creditele bugetare, după reținerea a 10% din prevederile aprobate acestora, pentru asigurarea unei executii bugetare prudente, cu excepția cheltuielilor de personal și a celor care decurg din obligații internaționale, care vor fi repartizate integral. Repartizarea sumelor reținute în proporție de 10% se face în semestrul al doilea, după examinarea de către Guvern a execuției bugetare pe primul semestru.";

pentru aprobarea repartizării funcțiilor pe care le asigura ministerele și organizațiile neguvernamentale privind prevenirea situațiilor de urgenta;

privind finanțele publice locale, aprobată cu modificări și completări prin

Ordonanța de urgenta a Guvernului nr. 27/2003

- Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finanțelor Publice, Direcția generală de control financiar preventiv, publicat pe adresa de Internet a Ministerului Finanțelor Publice - (pagina 82, pct. 4.4. "Controlul preventiv al unor operațiuni cu risc ridicat".)

-----------

Standard 12

INFORMAREA

12.1. Descrierea standardului

Entitatea publică stabilește tipurile de informații, conținutul, calitatea, frecventa, sursele și destinatarii acestora, astfel încât managerii și salariații, prin primirea și transmiterea informațiilor, să-și poată îndeplini sarcinile.

12.2. Cerințe generale

- Informația este indispensabila unui management sanatos, unei monitorizari eficace, identificarii situațiilor de risc în faze anterioare ale manifestării acestora;

- Cultura entitatii publice*) are o incidența majoră asupra cantității, naturii și fiabilitatii informațiilor, ca și în ceea ce privește lărgirea gamei acestora în domeniul valorilor etice, politicii, puterii, responsabilităților și obligațiilor de raportare, obiectivelor entitatii publice, planurilor etc.;

- Informația trebuie să fie corecta, credibila, clara, completa, oportuna, utila, ușor de înțeles și receptat;

- Managerul și salariații trebuie să primească și sa transmită informațiile necesare pentru îndeplinirea sarcinilor;

- Informația trebuie să beneficieze de o circulație rapida, în toate sensurile, inclusiv în și din exterior.

-------------

În entitatile publice exista, în general, o cultura de tip normativ, în care accentul se pune pe urmărirea corecta a procedurilor, care sunt mai importante decât rezultatele. De asemenea, în acest tip de cultura organizațională, standardele profesionale, morale etc. sunt ridicate.

12.3. Referințe principale

Legea nr. 52/2003

privind transparenta decizionala în administrația publică;

Legea nr. 143/1999

privind ajutorul de stat cu modificările și completările ulterioare;

privind procedura aprobării tacite, aprobată prin

Legea nr. 486/2003 ;

Legea nr. 544/2001

privind liberul acces la informații de interes public;

Hotărârea Guvernului nr. 123/2002

pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a

Legii nr. 544/2001

privind liberul acces la informații de interes public;

- Legile bugetare anuale;

- Bugetul aprobat al fiecărei instituții publice;

- Analize periodice asupra execuției bugetare;

- Analize periodice asupra documentelor a căror viza a fost refuzată de controlul financiar preventiv, precum și asupra operațiunilor efectuate pe propria răspundere a ordonatorului de credite;

- Ordine/decizii ale conducătorului entitatii publice.

Standard 13

COMUNICAREA

13.1. Descrierea standardului

Entitatea publică trebuie să dezvolte un sistem eficient de comunicare interna și externa, care să asigure o difuzare rapida, fluenta și precisa a informațiilor, astfel încât acestea, sa ajungă complete și la timp la utilizatori.

13.2. Cerințe generale

- Managerul asigura funcționarea unui sistem eficient de comunicare;

- Prin componentele sale, sistemul de comunicare servește scopurilor utilizatorilor;

- Sistemul de comunicare trebuie să fie flexibil și rapid, atât în interiorul entitatii publice, cat și între aceasta și mediul extern;

- Procesul de comunicare trebuie să fie adaptat la capacitatea utilizatorilor, în ceea ce privește prelucrarea informațiilor și achitarea de responsabilități în materie de comunicare.

13.3. Referințe principale

Legea nr. 544/2001

privind liberul acces la informațiile de interes public;

Hotărârea Guvernului nr. 123/2002

pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a

Legii nr. 544/2001 ;

- Adresa pe Internet a entitatii publice;

Hotărârea Guvernului nr. 26/2003

privind controlul intern și controlul financiar preventiv, republicată;

Legea nr. 82/1991

a contabilității, republicată;

privind transparenta relațiilor financiare dintre autoritățile publice și întreprinderile publice, precum și transparenta financiară în cadrul anumitor întreprinderi;

Hotărârea Guvernului nr. 1085/2003

pentru aplicarea unor proceduri ale

Legii nr. 161/2003

referitoare la implementarea Sistemului Electronic Național;

Hotărârea Guvernului nr. 1723/2004

privind aprobarea Programului de măsuri pentru combaterea birocratiei în activitatea de relații cu publicul

Standard 14

CORESPONDENTA ȘI ARHIVAREA

14.1. Descrierea standardului

Fiecare entitate publică organizează primirea/expedierea, înregistrarea și arhivarea corespondentei astfel încât sistemul să fie accesibil managerului, angajaților și terților interesați cu abilitare în domeniu.

14.2. Cerințe generale

- Corespondenta trebuie să fie purtatoarea unor informații utile în interiorul și în exteriorul entitatii publice;

- Corespondenta utilizează purtători diferiți ai informatiei (hârtie, benzi magnetice, floppy, CD etc.) și se realizează prin mijloace diferite (curierul, posta, posta electronică, fax etc);

- Ponderea în care entitatea publică utilizează unul sau altul dintre purtători și apelează la unul sau altul dintre mijloacele de realizare a corespondentei este determinata de o serie de factori, cum ar fi: gradul de dotare interna și/sau al terților, nivelul de pregătire al salariaților, urgenta, distanta, costul, siguranța, restricțiile din reglementări etc;

- În funcție de tipul de purtător și mijlocul de realizare utilizat cu privire la corespondenta, operațiunile de intrare, ieșire, înregistrare și stocare trebuiesc adaptate corespunzător, pe baza unor planuri elaborate în acest sens, astfel încât, pentru fiecare caz, să poată fi reflectate cerințele majore privind;

● asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondentei;

● confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondentei;

● stocarea (arhivarea) corespondentei;

● accesul la corespondenta realizată.

14.3. Referințe principale

Hotărârea Guvernului nr. 1007/2001

pentru aprobarea Strategiei Guvernului privind informatizarea administrației publice;

Legea nr. 455/2001

privind semnatura electronică;

Hotărârea Guvernului nr. 1259/2001

privind aprobarea Normelor tehnice și metodologice pentru aplicarea

Legii nr. 455/2001

privind semnatura electronică;

Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1998 , cu modificările și completările ulterioare;

Hotărârea Guvernului nr. 51/2003

privind procedura de predare-primire a documentelor creatorilor și/sau deținătorilor de documente, persoane juridice, care s-au desființat;

Ordonanța Guvernului nr. 27/2002

privind reglementarea activității de soluționare a petitiilor;

Hotărârea Guvernului nr. 1349/2002

privind colectarea, transportul, distribuirea și protecția, pe teritoriul României, a corespondentei clasificate.

Standard 15

IPOTEZE, REEVALUARI

15.1. Descrierea standardului

Fixarea obiectivelor ia în considerare ipoteze acceptate constient, prin consens. Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformarii mediului, impune reevaluarea obiectivelor.

15.2. Cerințe generate

- Ipotezele se formulează în legătură cu obiectivele ce urmează a fi realizate și stau la baza fixării acestora;

- Salariații implicați în realizarea unui obiectiv trebuie să fie constienti de ipotezele formulate și acceptate în legătură cu obiectivul în cauza;

- Ipotezele de care salariații nu sunt constienti reprezintă un obstacol în capacitatea de adaptare;

- Reevaluari ale nevoilor de informare - concretizate în schimbări în ceea ce privește informațiile necesar a fi colectate, în modul de colectare, în conținutul rapoartelor sau sistemelor de informații conexe - trebuiesc efectuate dacă se modifica ipotezele ce au stat la baza obiectivelor.

15.3. Referințe principale

privind finanțele publice, cu modificările ulterioare;

privind finanțele publice locale, aprobată cu modificări și completări prin

- Actul normativ de organizare și funcționare a entitatii publice.

Standard 16

SEMNALAREA NEREGULARITĂȚILOR *)

16.1 Descrierea standardului

Salariații, deosebit de comunicările pe care le realizează în legătură cu atingerea obiectivelor față de care sunt responsabili, au și posibilitatea ca, pe baza unor proceduri distincte, sa semnaleze neregularități, fără ca astfel de semnalari sa atragă un tratament inechitabil sau discriminatoriu față de salariatul care se conformează unor astfel de proceduri.

16.2. Cerințe generale

- Managerii trebuie să stabilească și sa comunice salariaților procedurile corespunzătoare, aplicabile în cazul semnalarii unor neregularități;

- Managerii au obligația sa întreprindă cercetările adecvate, în scopul elucidarii celor semnalate și, dacă este cazul, sa ia măsurile ce se impun;

- Salariații care semnaleaza, conform procedurilor, neregularități, de care, direct sau indirect, au cunoștința, vor fi protejati împotriva oricăror discriminări;

- Semnalarea neregularităților trebuie să aibă un caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii de delatiune;

- Managerul trebuie să promoveze respectul față de lege și spiritul de încredere.

16.3. Referințe generale

Legea nr. 571/2004

privind protecția personalului din autoritățile publice, entitatile publice și din alte unități care semnaleaza încălcări ale legii;

Legea nr. 78/2000

pentru prevenirea, descoperirea și sancționarea faptelor de corupție;

Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 , privind controlul intern și controlul financiar preventiv, republicată;

privind, auditul public intern, cu modificările și completările ulterioare.

-------------

- de a-și păstra locurile de muncă.

Într-un astfel de mediu se creează anticorpii necesari reechilibrarii sistemului, în cazul producerii unor agresiuni din interiorul sau din exteriorul entitatii publice. Dacă nu se creează astfel de anticorpi, managementul trebuie să asigure descoperirea și înlăturarea neregularităților, prin dialog liber cu membrii entitatii publice. Angajaților le revine sarcina ca, în cazul identificarii unor dovezi în ceea ce privește existenta unor posibile fraude, corupție sau orice alta activitate ce poate afecta în sens negativ interesele majore ale entitatii publice, care depășesc nivelul de competența al managementului propriu, sau în cazul în care sunt implicate nivele ale acestuia, sa aducă respectivele dovezi la cunoștința organelor abilitate ale statului. În nici un caz un salariat care descoperă dovezi de acest gen și acționează pentru scoaterea lor la lumina nu trebuie sancționat, și nici recompensat. Acțiunea sa trebuie privită ca exercitarea unei îndatoriri profesionale.

Realizarea în practica a acestui standard se face și cu ajutorul fisei postului.

Standard 17

PROCEDURI *)

17.1. Descrierea standardului

Pentru activitățile din cadrul entitatii publice și, în special, pentru operațiunile economice, aceasta elaborează proceduri scrise, care se comunică tuturor salariaților implicați.

17.2. Cerințe generale

- Entitatea publică trebuie să se asigure ca, pentru orice acțiune și/sau eveniment semnificativ, exista o documentație adecvată și ca operațiunile sunt consemnate în documente;

- Documentația trebuie să fie completa, precisa și sa corespundă structurilor și politicilor entitatii publice;

- Documentația cuprinde, politici administrative, manuale, instrucțiuni operationale, check-lists-uri sau alte forme de prezentare a procedurilor;

- Documentația trebuie să fie actualizată, utila, precisa, ușor de examinat, disponibilă și accesibila managerului, salariaților, precum și terților, dacă este cazul;

- Documentația asigura continuitatea activității, în pofida fluctuatiei de personal;

- Lipsa documentației, caracterul incomplet sau/și neactualizarea acesteia constituie riscuri în realizarea obiectivelor;

- Întocmirea și urmărirea executării graficului de circulație a documentelor la fiecare nivel de responsabilitate din entitatea publică.

17.3. Referințe principale

privind finanțele publice, cu modificările ulterioare;

privind finanțele publice locale, aprobată cu modificări și completări prin

Ordonanța Guvernului nr. 79/2003

privind controlul și recuperarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinantare aferente utilizate necorespunzător;

Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 912/2004

privind controlul intern și controlul financiar preventiv, republicată:

● art. 4 alin. (1): "Conducătorul entitatii publice trebuie să asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea și perfecționarea structurilor organizatorice, reglementărilor metodologice, procedurilor*) și criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerințele generale și specifice de control intern,";

pentru modificarea și completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin

Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 522/2003 , cu modificările ulterioare;

Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1.792/2002

pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor entitatilor publice, precum și organizarea, evidenta și raportarea angajamentelor bugetare și legale;

Ordinul Președintelui Consiliului Concurentei nr. 136/2003

pentru punerea în aplicare a instrucțiunilor privind vânzările de terenuri și/sau clădiri de către autoritățile publice.

------------

art. 19 lit. d) din Legea nr. 500/2002 );

- aceea a metodelor de lucru și a procedurilor scrise, formalizate - care constituie obiectul acestui standard - specifice pentru fiecare entitate publică, referitoare la activitățile acesteia. Aceste proceduri trebuie să fie:

● scrise, respectiv formalizate. Cunoștințele individuale și colective trebuie stocate și puse în ordinea care corespunde scopurilor entitatii publice;

● simple și specifice. Procedurile scrise se constituie în instrument de lucru, pentru ca executanții sa cunoască normele legale ce trebuie respectate, pentru fiecare domeniu al entitatii publice;

● actualizate în mod permanent, în funcție de evoluția reglementărilor în materie;

● aduse la cunoștința executanților.

Standard 18

SEPARAREA ATRIBUȚIILOR

18.1. Descrierea standardului

Elementele operationale, și financiare ale fiecărei acțiuni sunt efectuate de persoane independente una față de cealaltă, respectiv funcțiile de inițiere și verificare trebuie să fie separate.

18.2. Cerințe generale

- Separarea atribuțiilor și -responsabilităților este una dintre modalitățile prin care se reduce riscul de eroare, frauda, încălcare a legislației, precum și riscul de a nu putea detecta aceste probleme;

- Prin separarea atribuțiilor se creează condițiile ca nici o persoană sau compartiment sa nu poată controla toate etapele importante ale unei operațiuni sau ale unui eveniment;

- Separarea atribuțiilor și responsabilităților între mai multe persoane creează premisele unui echilibru eficace al puterilor;

- Managerii entitatilor publice în care, datorită numărului mic de salariați, se limitează posibilitatea de aplicare a separarii atribuțiilor și responsabilităților, trebuie să fie constienti de riscuri și sa compenseze aceasta limitare prin alte măsuri.

18.3. Referințe principale

privind finanțele publice, cu modificările ulterioare:

● art. 24 alin. (1): "Angajarea, lichidarea și ordonanțarea cheltuielilor din fonduri publice se aproba de către ordonatorul de credite, iar plata acestora se efectuează de către contabil.";

privind controlul intern și controlul financiar preventiv, republicată:

● art. 11: "Separarea atribuțiilor": "Persoana care exercită controlul financiar preventiv propriu nu trebuie să fie implicata, prin sarcinile de serviciu, în efectuarea operațiunii supuse controlului financiar preventiv propriu".;

- Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finanțelor Publice, Direcția generală de control financiar preventiv, publicat pe adresa de Internet a Ministerului Finanțelor Publice - Cap. 2 - "Actorii financiari. Principiul separarii funcțiunilor [...]";

privind finanțele publice locale, aprobată cu modificări și completări prin

Legea nr. 108/2004 .

Standard 19

SUPRAVEGHEREA*)

19.1. Descrierea standardului

Entitatea publică asigura măsuri de supraveghere adecvate a operațiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post, în scopul realizării în mod eficace a acestora.

19.2. Cerințe generale

- Managerul trebuie să monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere, pentru a se asigura ca procedurile sunt respectate de către salariați în mod efectiv și continuu;

- Controalele de supraveghere implica revizuiri în ceea ce privește munca depusa de salariați, rapoarte despre excepții, testări prin sondaje sau orice alte modalități care confirma respectarea procedurilor;

- Managerul verifica și aproba munca salariaților, da instrucțiunile necesare pentru a minimiza erorile, a elimina frauda, a respecta legislația și pentru a veghea asupra înțelegerii și aplicării instrucțiunilor;

- Supravegherea activităților este adecvată, în măsura în care:

● fiecărui salariat i se comunică atribuțiile, responsabilitățile și limitele de competența atribuite;

● se evalueaza sistematic munca fiecărui salariat;

● se aproba rezultatele muncii obținute în diverse etape ale realizării operațiunii.

19.3. Referințe principale

privind controlul intern și controlul financiar preventiv, republicată:

● art. 4: "Obligațiile conducătorului entitatii publice în domeniul controlului intern; cerințele controlului intern." [alin. (1) și alin. (2)];

● art. 22: "Măsuri operative." alin. (1) - (9) cu privire la inspecții;

- Actul normativ de organizare și funcționare a entitatii publice;

- Regulamentul de organizare și funcționare a entitatii publice.

-------------

GESTIONAREA ABATERILOR

20.1 Descrierea standardului

Entitatea publică se asigura ca, pentru toate situațiile în care, datorită unor circumstanțe deosebite, apar abateri față de politicile sau procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operațiunilor.

20.2. Cerințe generale

- În derularea acțiunilor pot aparea circumstanțe deosebite, care nu au putut fi anticipate și care induc abateri ce nu permit derularea tranzacțiilor prin procedurile existente;

- Abaterile de la procedurile existente trebuie să fie documentate și justificate, în vederea prezentării spre aprobare;

- Este necesară analiza periodică a circumstanțelor și a modului cum au fost gestionate acțiunile, în vederea desprinderii unor concluzii de buna practica pentru viitor, ce urmează a fi formalizate.

20.3. Referințe principale

Hotărârea Guvernului nr. 1.209/2003

privind controlul intern și controlul financiar preventiv, republicată:

● art. 20: "Regimul refuzului de viza";

● art. 21: "Autorizarea efectuării unor operațiuni pentru care se refuza viza de control financiar preventiv";

● art. 22: "Măsuri operative" (referitor la efectuarea de inspecții de către Ministerul Finanțelor Publice, în cazurile în care exista indicii ale unor abateri de la legalitate sau regularitate în efectuarea de operațiuni, în cazul în care este sesizat de către un contabil-șef în legătură cu efectuarea de operațiuni pe propria răspundere a ordonatorului de credite, fără viza de control financiar preventiv etc.).

Standard 21

CONTINUITATEA ACTIVITĂȚII

21.1. Descrierea standardului

Entitatea publică asigura măsurile corespunzătoare pentru ca activitatea acesteia să poată continua în orice moment, în toate împrejurările și în toate planurile, cu deosebire în cel economico-financiar.

21.2. Cerințe generale

- Entitatea publică este o organizație a carei activitate trebuie să se deruleze continuu, prin structurile componente. Eventuala întrerupere a activității acesteia afectează atingerea obiectivelor propuse;

- Situații diferite, care afectează continuitatea activității: mobilitatea salariaților; defectiuni ale echipamentelor din dotare; disfunctionalitati produse de unii prestatori de servicii; schimbări de proceduri etc.;

- Pentru fiecare din situațiile care apar, entitatea publică trebuie să acționeze în vederea asigurării continuității, prin diverse măsuri, de exemplu:

● angajarea de personal în locul celor pensionați sau plecați din entitatea publică din alte considerente;

● delegarea, în cazul absentei temporare (concedii, plecari în misiune etc.);

● contracte de service pentru întreținerea echipamentelor din dotare;

● contracte de achiziții pentru înlocuirea unor echipamente din dotare;

- Existenta inventarului situațiilor care pot conduce la discontinuitati în activitate și a măsurilor care să prevină apariția lor.

21.3. Referințe principale

Legea nr. 53/2003

- Codul muncii, cu modificările ulterioare;

privind organizarea și dezvoltarea carierei funcționarilor publici;

Hotărârea Guvernului nr. 432/2004

privind dosarul profesional al funcționarilor publici;

Hotărârea Guvernului nr. 1021/2004

pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae;

Ordonanța de urgenta a Guvernului nr. 82/2004

privind unele măsuri în domeniul funcției publice;

Legea nr. 19/2000

privind sistemul public de pensii și alte drepturi de asigurări sociale, cu modificările și completările ulterioare;

Legea nr. 188/1999

privind Statutul funcționarilor publici, republicată, cu modificările ulterioare.

Standard 22

STRATEGII DE CONTROL

22.1. Descrierea standardului

Entitatea publică construieste politici adecvate strategiilor de control și programelor concepute pentru atingerea obiectivelor și menținerea în echilibru a acestor strategii.

22.2. Cerințe generale

- Exista un raport de interdependenta între strategiile, politicile și programele elaborate pentru atingerea obiectivelor și strategiile de control. Fără o strategie de control adecvată, crește riscul de manifestare a abaterilor de la strategia, politica și programele entitatii publice și, deci, al nerealizarii obiectivelor la nivelul exigențelor preconizate;

- Strategiile de control sunt cu atât mai complexe și mai laborioase cu cat fundamentarea și realizarea obiectivelor entitatii publice sunt mai complexe și mai dificile;

- Strategiile de control se supun conceptului de strategie, în general, acestea necesitand studii, în vederea stabilirii obiectivelor de control, a resurselor necesare, a pregătirii personalului de control, a îmbunătățirii metodelor și procedurilor de control, a modului de evaluare a controalelor etc.;

- Strategiile de control se referă și la tipurile de control aplicabile situației. În paleta larga a modalităților de control și a criteriilor de clasificare a acestora, regasim:

● activități de control: observatia; compararea; aprobarea; comunicarea rapoartelor; coordonarea; verificarea; analiza; autorizarea; supervizarea; examinarea; monitorizarea etc.;

● clasificarea controlului în funcție de modul de cuprindere a obiectivelor: control total; control selectiv (prin sondaj);

● clasificarea controlului în funcție de scopul urmărit: control de conformitate; control de perfecționare; control de adaptare etc;

● clasificarea controlului în funcție de apartenența organelor de control: control propriu; control exterior;

● clasificarea controlului în funcție de executanți: autocontrol; control mutual; control ierarhic; control de specialitate;

● clasificarea controlului în funcție de modul de execuție: control direct; control indirect; control incrucisat;

● clasificarea controlului în funcție de baza normativa: control normativ; control practic; control teoretic;

● clasificarea controlului în funcție de interesul entitatii: control pentru sine; control pentru alții;

● clasificarea controlului în funcție de orientarea sa: control tematic; control nedirijat;

● clasificarea controlului în funcție de momentul efectuării acestuia: control ex-ante; control concomitent; control ex-post;

● etc.

22.3. Referințe principale

privind controlul intern și controlul financiar preventiv, republicată;

Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 522/2003

privind auditul public intern, cu modificările și completările ulterioare;

- Strategia dezvoltării controlului financiar public intern în România;

pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificările și completările ulterioare.

Standard 23

ACCESUL LA RESURSE

23.1. Descrierea standardului

Managerul stabilește, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au acces la resursele materiale, financiare și informationale ale entitatii publice și numește persoanele responsabile pentru protejarea și folosirea corecta a acestor resurse.

23.2. Cerințe generale

- Restrangerea accesului, la resurse reduce riscul utilizării inadecvate a acestora;

- Severitatea restrictiei depinde de vulnerabilitatea tipului de resursa și de riscul pierderilor potențiale, care trebuie apreciate periodic. La determinarea vulnerabilitatii bunurilor și valorilor se au în vedere costul, riscul potențial de pierdere sau utilizare inadecvata;

- Între resurse și sumele înregistrate în evidente se fac comparatii periodice (inventare). Vulnerabilitatea bunurilor și valorilor determina frecventa acestor verificări;

23.3. Referințe principale

Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 618/2002

privind finanțele publicei cu modificările ulterioare;

Legea nr. 82/1991

a contabilității, republicată;

pentru aprobarea Precizărilor privind inventarierea bunurilor din domeniul public al statului;

Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1.753/2004

pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de activ și de pasiv;

Ordonanța de urgenta a Guvernului nr. 146/2002

privind formarea și utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, aprobată cu modificări prin

Legea nr. 201/2003 , cu modificările ulterioare;

Legea nr. 213/1998

privind proprietatea publică și regimul juridic al acesteia;

Legea nr. 143/1999

privind ajutorul de stat cu modificările și completările ulterioare;

Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1.661 bis/2003

pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de încasare și utilizare a fondurilor bănești primite sub forma donatiilor și sponsorizarilor de către entitatile publice;

- Legile bugetare anuale;

Legea nr. 15/1994

privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale și necorporale, republicată;

Hotărârea Guvernului nr. 841/1995

privind procedurile de transmitere fără plata și de valorificare a bunurilor aparținând entitatilor publice, cu modificările și completările ulterioară;

Legea nr. 22/1969

privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanții și răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor, cu modificările și completările ulterioare;

Decretul nr. 209/1976

pentru aprobarea Regulamentului operațiilor de casa;

Legea nr. 182/2002

privind protecția informațiilor clasificate;

Hotărârea Guvernului nr. 781/2002

privind protecția informațiilor secrete de serviciu;

Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1.235/2003

pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor

Ordonanței de urgenta a Guvernului nr. 146/2002

privind formarea și utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, cu modificările și completările ulterioare.

Standard 24

VERIFICAREA ȘI EVALUAREA CONTROLULUI

24.1. Descrierea standardului

Entitatea publică instituie o funcție de evaluare a controlului intern și elaborează politici, planuri și programe de derulare a acestor acțiuni.

24.2. Cerințe generale

- Managerul trebuie să asigure verificarea și evaluarea în mod continuu a funcționarii sistemului de control intern și a elementelor sale. Disfunctionalitatile sau alte probleme identificate trebuiesc rezolvate operativ, prin măsuri corective;

- Verificarea operațiunilor garantează contribuția controalelor interne la realizarea obiectivelor;

- Evaluarea eficacitatii controlului se poate referi, în funcție de cerințe specifice și/sau conjuncturale, fie la ansamblul obiectivelor entitatii publice, fie la unele dintre acestea, opțiune care revine managerului;

- Managerul stabilește modul de realizare a evaluării eficacitatii controlului.

24.3. Referințe principale

privind auditul public intern, cu modificările și completările ulterioare;

privind controlul intern și controlul financiar preventiv, republicată;

- Actul normativ de organizare și funcționare a entitatii publice;

- Regulamentul de organizare și funcționare a entitatii publice.

Standard 25

AUDITUL INTERN

25.1 Descrierea standardului

Entitatea publică înființează sau are acces la o capacitate de audit, care are în structura sa auditori competenți, a căror activitate se desfășoară, de regula, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului.

25.2. Cerințe generale

- Auditul intern asigura evaluarea independenta și obiectivă a sistemului de control intern al entitatii publice;

- Auditorul intern finalizează acțiunile sale prin rapoarte de audit, în care enunta punctele slabe identificate în sistem și formulează recomandări pentru eliminarea acestora;

- Managerul dispune măsurile necesare, având în vedere recomandările din rapoartele de audit intern, în scopul eliminării punctelor slabe constatate de misiunile de auditare.

25.3. Referințe principale