Normele din 22 mai 2002

Capitolul 1 Organizarea auditului public intern

Auditul public intern este organizat în mod independent sub forma unui compartiment specializat la nivelul Ministerului Educației și Cercetării și al unor unități și instituții din subordinea ministerului și este în directa subordonare a conducătorului unității. Membrii acestor compartimente - auditorii interni - nu pot fi implicați în vreun fel în realizarea activităților pe care le auditeaza.

1. La nivelul Ministerului Educației și Cercetării

În cadrul Ministerului Educației și Cercetării funcționează Direcția generală juridic, audit și control (D.G.J.A.C.), care se subordonează direct ministrului educației și cercetării. În cadrul direcției Serviciul audit și control financiar (S.A.C.F.) este coordonat de directorul general adjunct, care se subordonează și răspunde direct ministrului educației și cercetării. S.A.C.F. cuprinde un colectiv de auditori interni pentru auditul instituțiilor și unităților de învățământ, precum și un colectiv de auditori interni pentru auditul instituțiilor și unităților de cercetare științifică.

Auditorii interni din cadrul Ministerului Educației și Cercetării pot realiza activități de audit public intern și verificări tematice în toate unitățile de învățământ de stat și de cercetare științifică, indiferent de bugetul/sursa din care acestea sunt finanțate.

În realizarea atribuțiilor legale S.A.C.F. din cadrul Ministerului Educației și Cercetării poate propune antrenarea de auditori interni încadrați în instituțiile din subordine, precum și de specialiști din domeniile supuse auditarii/verificării.

2. În instituții și unități de învățământ superior de stat

La universitățile nominalizate la lit. A pct. II din anexa nr. 3 la

Hotărârea Guvernului nr. 23/2001 , cu modificările și completările ulterioare, fostele structuri de control financiar de gestiune sunt/vor fi absorbite de cele de audit public intern, subordonate conducătorilor acestora.

Acolo unde nu au existat structuri de control financiar de gestiune senatele universitare vor aproba cel puțin un post pentru auditul public intern.

Persoanele din cadrul acestor compartimente vor realiza activități de audit public intern și verificări tematice, specifice instituției din care fac parte. Acestea vor avea în vedere și auditul fondurilor alocate pentru specializările autorizate precizate la lit. A pct. III din anexa nr. 3 la

Hotărârea Guvernului nr. 23/2001 , cu modificările și completările ulterioare.

La bibliotecile centrale universitare, menționate la lit. A pct. IV din anexa nr. 3 la

Hotărârea Guvernului nr. 23/2001 , cu modificările și completările ulterioare, la casele universitarilor, precizate la lit. A pct. XXXI din aceeași anexa, la casele de cultura studențești și la cluburile sportive studențești, precizate la pct. I și II din anexa nr. 4 la

Hotărârea Guvernului nr. 23/2001 , cu modificările și completările ulterioare, care deservesc acțiunile universitatilor din raza lor teritorială și care nu au compartiment de audit public intern, auditul se va asigura de către auditorii interni ai Ministerului Educației și Cercetării sau/și de către auditorul intern al universitatii din raza lor teritorială, nominalizat prin ordin al ministrului educației și cercetării.

3. În învățământul preuniversitar de stat

La nivelul inspectoratelor școlare județene și al Inspectoratului Școlar al Municipiului București, cuprinse la lit. A pct. I din anexa nr. 3 la

Hotărârea Guvernului nr. 23/2001 , cu modificările și completările ulterioare, fostele structuri de control financiar de gestiune sunt/vor fi absorbite de cele de audit public intern, acestea din urma preluand alături de atribuțiile conferite prin

Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 , aprobată și modificată prin

Legea nr. 301/2002 , toate atribuțiile fostelor structuri de control financiar de gestiune.

În conformitate cu prevederile

Legii învățământului nr. 84/1995 , republicată, cu modificările și completările ulterioare, unitățile de învățământ preuniversitar de stat sunt finanțate de mai mulți ordonatori principali de credite, respectiv Ministerul Educației și Cercetării și primăriile comunelor, orașelor și municipiilor, consiliile județene, Primăria Generală a Municipiului București și primăriile sectoarelor municipiului București.

Ținând seama de acest specific, în unitățile de învățământ preuniversitar de stat dreptul de a realiza activități de audit public intern îl au compartimentele de audit public intern din cadrul Ministerului Educației și Cercetării, ale primăriilor, inspectoratelor școlare județene și al Inspectoratului Școlar al Municipiului București, precum și compartimentele de audit public intern ale unităților de învățământ preuniversitar, după caz.

Inspectoratele școlare sunt ordonatori secundari de credite, al căror ordonator principal de credite este Ministerul Educației și Cercetării.

În unitățile subordonate inspectoratului școlar, care nu au compartiment de audit public intern, auditul va fi asigurat de compartimentul de audit public intern al ordonatorului de credite cu rang imediat superior, respectiv inspectoratul școlar.

Auditorii interni din cadrul inspectoratelor școlare auditeaza activitatea acestora și a unităților de învățământ preuniversitar de stat, pentru fondurile publice al căror ordonator principal de credite este Ministerul Educației și Cercetării.

În unitățile de învățământ preuniversitar de stat ai căror ordonatori principali de credite sunt primării comunelor, orașelor, municipiilor (sectoarelor municipiului București) auditorii interni de la inspectoratele școlare județene vor efectua următoarele activități de audit public intern și de control:

a) evaluarea activității conducătorilor unităților de învățământ din punct de vedere al managementului financiar și de resurse umane;

b) verificări tematice pe baza sesizarilor primite la inspectoratele școlare județene sau la cererea Ministerului Educației și Cercetării și a altor organe abilitate de lege să solicite aceste verificări;

c) verificarea obiectivelor și activităților finanțate de la bugetul de stat, în conformitate cu prevederile

Legii nr. 84/1995 , republicată, cu modificările și completările ulterioare, și ale

Hotărârii Guvernului nr. 538/2001

privind aprobarea Normelor metodologice pentru finanțarea învățământului preuniversitar de stat, după cum urmează:

- încadrarea în fondurile alocate de Ministerul Educației și Cercetării privind derularea proiectelor de reforma cofinantate de Guvernul României și de organismele financiare internaționale, rambursarile de credite externe, conform programului stabilit prin proiecte, plățile de dobânzi și comisioane la creditele externe aferente acestor proiecte;

- legalitatea acordării burselor pentru elevii din Republica Moldova, elevii străini și etnicii români din afară tarii, conform dispozițiilor legale în vigoare;

- legalitatea realizării cheltuielilor aferente organizării de examene, concursuri, olimpiade naționale;

- legalitatea privind evidenta și realizarea cheltuielilor aferente activității de perfecționare a pregătirii profesionale a cadrelor didactice;

- realitatea raportarilor unităților școlare privind numărul de elevi/preșcolari pe profiluri de învățământ, număr de clase etc., în vederea stabilirii costurilor medii orientative pe elev/preșcolar;

- avizarea proiectelor de buget ale unităților școlare, conform normelor metodologice în vigoare;

- legalitatea finanțării manualelor școlare, în conformitate cu metodologia elaborata de Ministerul Educației și Cercetării;

- îndeplinirea obligațiilor privind transmiterea raportarilor referitoare la execuția bugetară trimestriala și anuală, conform anexelor nr. 2 și 3 la Normele metodologice pentru finanțarea învățământului preuniversitar de stat.

Auditorii interni de la compartimentele de audit public intern din cadrul inspectoratelor școlare județene pot exercita activitatea de audit, inclusiv de certificare a bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară ale unităților de învățământ, pe baza unor decizii scrise ale primarilor și cu acordul conducerilor inspectoratelor școlare județene.

În vederea realizării sarcinilor ce le revin compartimentele de audit public intern din inspectoratele școlare județene pot antrena, în timpul anului și în special în perioadele de certificare a bilanțurilor contabile, auditori interni încadrați la unitățile de învățământ din subordine.

4. La nivelul unităților de învățământ preuniversitar de stat și al unităților conexe

Compartimentele de audit public intern înființate la unitățile de învățământ preuniversitar realizează sarcinile de audit pentru întreaga activitate economico-financiară din unitatea în care funcționează și din unitățile arondate acesteia, după caz, indiferent de sursa de finanțare - buget de stat, buget local, venituri proprii etc. Auditorii interni din aceste compartimente pot realiza activități de audit public intern sau verificări tematice și în alte unități de învățământ, la cererea conducerii inspectoratelor școlare județene sau a primarului, pentru unitățile al căror ordonator principal de credite este.

Indiferent de unitatea la care sunt angajați, acești auditori interni își exercită atribuțiile legale pe baza unor decizii comune scrise ale primarilor și conducerilor inspectoratelor școlare județene.

5. În celelalte unități nominalizate în anexa nr. 2 la

Hotărârea Guvernului nr. 23/2001 , cu modificările și completările ulterioare, la lit. A pct. V-XXX și lit. B din anexa nr. 3 la aceeași hotărâre, în care nu s-a înființat un compartiment de audit public intern, auditul este asigurat de compartimentul de audit public intern la nivelul ordonatorului de credite de rang imediat superior, respectiv Ministerul Educației și Cercetării.

6. În unitățile subordonate direct Ministerului Educației și Cercetării, care nu au înființat un compartiment de audit public intern, auditul poate fi asigurat și de alți auditori interni atrasi din unitățile subordonate, desemnați prin ordin al ministrului educației și cercetării.

7. În instituțiile și unitățile de cercetare științifică, nominalizate în anexele nr. 5 și 6 la

Hotărârea Guvernului nr. 23/2001 , cu modificările și completările ulterioare, auditul este asigurat de un compartiment de audit public intern subordonat ministrului delegat la Ministerul Educației și Cercetării pentru activitatea de cercetare, cu respectarea prevederilor prezentelor norme.

Capitolul 2 Sfera activității de audit public intern

Auditul public intern se exercită asupra tuturor activităților desfășurate de instituția publică sau care sunt în responsabilitatea acesteia, inclusiv asupra instituțiilor subordonate și asupra utilizării de către terți, indiferent de natura juridică a acestora, a fondurilor publice gestionate de aceștia din urma, în baza finanțării realizate de instituția publică în cauza sau de o instituție subordonata acesteia.

Operațiunile care fac obiectul auditului public intern sunt examinate, de regula, pe tot parcursul acestora, din momentul inițierii până în momentul finalizarii executării lor efective.

A. Compartimentul de audit public intern trebuie să exercite următoarele atribuții, conform

art. 7 din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 , aprobată și modificată prin

Legea nr. 301/2002 :

1. certificarea anuală a bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară ale instituției publice;

2. examinarea legalității, regularitatii și conformitatii operațiunilor, identificand erorile, risipa, gestiunea defectuoasă și fraudele și, pe aceasta baza, propunerea de măsuri și soluții pentru recuperarea pagubelor și sancționarea celor vinovați, după caz;

3. examinarea sistemului contabil și a fiabilitatii acestuia, ca principal instrument de cunoaștere, gestiune și control patrimonial, și a rezultatelor obținute;

4. examinarea regularitatii sistemelor de fundamentare a deciziilor, de planificare, programare, organizare, coordonare, urmărire și control al îndeplinirii deciziilor;

5. evaluarea economicitatii și eficientei cu care sistemele de conducere și execuție din cadrul instituției publice și la nivelul unui program/proiect utilizează resursele financiare, umane sau materiale pentru îndeplinirea obiectivelor și obținerea rezultatelor stabilite;

6. identificarea aspectelor deficitare la nivelul sistemelor de conducere și de control, precum și a riscurilor asociate unor astfel de sisteme, unor programe/proiecte sau unor operațiuni și propunerea de măsuri pentru corectarea acestora și pentru diminuarea riscurilor, după caz.

B. Compartimentul de audit public intern este obligat sa auditeze, fără a se limita numai la acestea, următoarele activități și operațiuni:

1. deschiderea și repartizarea creditelor bugetare;

2. angajamentele bugetare și legale, din care deriva direct sau indirect obligații de plată, inclusiv din fondurile comunitare;

3. vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau al unităților administrativ-teritoriale;

4. concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public al statului ori al unităților administrativ-teritoriale;

5. plățile din fonduri publice, inclusiv din fonduri de la Uniunea Europeană;

6. constituirea veniturilor publice în legătură cu autorizarea și stabilirea titlurilor de creanta, precum și facilitățile acordate la încasarea titlurilor de creanta.

C. Prin auditul public intern se verifica operațiunile, activitățile sau acțiunile care se efectuează, se executa ori se desfășoară la nivelul unității auditate, avându-se în vedere principalele caracteristici prevăzute în partea a III-a pct. 8 din Normele metodologice generale pentru organizarea și funcționarea auditului intern în baza prevederilor

Ordonanței Guvernului nr. 119/1999

privind auditul intern și controlul financiar preventiv (fără ca lista acestora să fie exhaustiva):

1. conformitatea operațiunilor, activităților sau a acțiunilor:

- legalitatea: obiectul auditului intern respecta prevederile legale în materie;

- regularitatea: obiectul auditului intern respecta prevederile care se referă la modalități, proceduri, scheme sau alte modele de efectuare, de execuție sau desfășurare;

- încadrarea în plafoanele valorice: obiectul auditului intern nu antreneaza depășirea plafonului valoric maxim aprobat pentru acea operațiune, acțiune sau activitate;

2. economicitatea operațiunilor, activităților sau a acțiunilor: obiectul auditat realizează condiția costului minim în condițiile date. Costul minim se evalueaza prin determinarea costului de oportunitate al realizării obiectului auditat;

3. eficacitatea operațiunilor, activităților sau a acțiunilor: obiectul auditat realizează condiția de atingere a obiectivului stabilit prin realizarea sa. Atingerea obiectivului stabilit trebuie să se realizeze într-o marja pe care auditorul o considera rezonabila;

4. eficienta operațiunilor, activităților sau a acțiunilor: reprezintă o corelare între economicitate și eficacitate, în sensul unei optimizari a celor două caracteristici, în condițiile realizării obiectului auditat;

5. oportunitatea temporala a realizării obiectului audiat: se analizează dacă momentul în care obiectul auditat realizat a fost cel mai propice sub aspectul asigurării atingerii obiectivului stabilit;

6. oportunitatea structurală a realizării obiectului auditat: se analizează dacă obiectul auditat s-a realizat în acea conjunctura actionala, normativa etc. care să confere cel mai înalt grad de eficienta. De asemenea, se analizează modul în care realizarea obiectului auditat se încadrează într-o structura mai larga de operațiuni, activități sau acțiuni;

7. acoperirea riscului intern asociat realizării operațiunii, activității sau acțiunii auditate: se evalueaza modul și gradul în care realizarea obiectului auditat a antrenat riscuri interne (economice, tehnice, financiare, functionale etc.), precum și modul și gradul în care aceste riscuri interne au fost acoperite a priori de managementul sistemului auditat;

8. acoperirea riscului de sistem asociat realizării operațiunii, activității sau a acțiunii auditate: se evalueaza modul și gradul în care realizarea obiectului auditat a antrenat riscuri de sistem (economice, tehnice, financiare, functionale etc.), precum și modul și gradul în care aceste riscuri de sistem au fost acoperite a priori de managementul sistemului auditat;

9. conectarea sistemului, prin realizarea obiectului auditat, la viitor: modul și gradul în care, prin realizarea obiectului auditat, sistemul în care s-a realizat acel obiect este asigurat împotriva epuizarii functionale și/sau primește impulsuri noi de dezvoltare, stabilitate și perfecționare specifice.

Capitolul 3 Desfășurarea și conținutul activității de audit public intern

1. Auditul public intern se efectuează de salariați cu studii economice superioare de lungă durata, absolvite cu diploma de licență sau echivalenta.

2. Angajarea persoanelor în cadrul compartimentului de audit public intern se realizează de instituția de învățământ superior sau de alte unități din subordinea Ministerului Educației și Cercetării, cu aplicarea prevederilor legale în vigoare, iar confirmarea persoanelor se face de către conducătorul Compartimentului de audit public intern din cadrul ministerului.

3. Compartimentul de audit public intern este subordonat și răspunde pentru activitatea sa în fața conducătorului unității.

4. Îndrumarea metodologică a auditorilor interni din compartimentele de audit public intern de la nivelul ordonatorilor secundari și terțiari de credite va fi asigurata de Compartimentul de audit public intern din cadrul Ministerului Educației și Cercetării, în calitate de ordonator principal de credite.

Auditorii interni din inspectoratele școlare județene vor asigura îndrumarea metodologică a auditorilor interni angajați la unitățile școlare din teritoriu.

5. Schimbarea din funcție sau desfacerea contractului de muncă a auditorilor interni din compartimentele de audit public intern se face de către conducătorul unității, cu avizul conducătorului Compartimentului de audit public intern din Ministerul Educației și Cercetării.

6. Compartimentul de audit public intern din Ministerul Educației și Cercetării poate propune, în baza unei note de fundamentare privind misiunea de audit, cooptarea auditorilor interni numiți în unitățile subordonate în comisii reprezentative ale Ministerului Educației și Cercetării.

7. La inspectoratele școlare șeful/reprezentantul compartimentului de audit public intern poate propune, în baza unei note de fundamentare privind misiunea de audit, cooptarea auditorilor interni din teritoriu în colectivul existent la nivelul inspectoratului școlar.

8. Activitatea compartimentului de audit public intern se desfășoară în baza unui plan anual de audit, aprobat de conducătorul instituției publice și avizat de compartimentul de audit public intern al ordonatorului de credite imediat superior.

9. Auditorii interni din sistemul Ministerului Educației și Cercetării își desfășoară activitatea pe bază de ordin de serviciu scris, aprobat de conducătorul instituției publice și care prevede în mod explicit scopul și durata misiunii de audit, precum și unitatea verificata.

10. Auditorii interni au acces la toate datele și informațiile pe care le considera relevante pentru misiunea de audit public intern, iar personalul de conducere și cel de execuție, implicat în activitatea auditata, are obligația sa pună la dispoziție documentele solicitate de auditorii interni.

11. Constatările rezultate din efectuarea misiunii de audit public intern sunt cuprinse într-un raport de audit.

În situația în care s-a constatat săvârșirea unor fapte calificate de lege ca fiind contravenții, se va întocmi proces-verbal de constatare și de sancționare a contravențiilor.

A. Auditul proiectelor de buget

1. Scopul auditului proiectelor de buget întocmite de instituțiile publice este de a oferi ordonatorilor de credite o evaluare privind fezabilitatea și fiabilitatea proiectelor de buget, astfel încât să se minimizeze riscurile privind colectarea veniturilor bugetare și depășirea cheltuielilor publice, precum și de a fundamenta echilibrele bugetare.

2. Proiectele de buget întocmite de ordonatorii de credite vor fi însoțite de referate de opinie întocmite de compartimentele de audit politic intern proprii.

Referatul de opinie va conține evaluări și aprecieri cu privire la:

- dimensionarea veniturilor bugetare;

- gradul de certitudine a veniturilor (riscul nerealizarii veniturilor);

- dimensionarea și fundamentarea cheltuielilor bugetare;

- fundamentarea investițiilor și a achizițiilor publice;

- riscul depășirii cheltuielilor proiectate;

- datoria publică implicita în propunerile de finanțare bugetară;

- fezabilitatea propunerilor de buget pe bază de programe;

- transferurile între categorii de bugete;

- mărimea, structura și destinația fondurilor publice provenite de la Uniunea Europeană sau din alte surse;

- corelarea diversilor indicatori bugetari;

- alte elemente relevante rezultate din legea anuală a bugetului de stat.

3. Ordonatorul principal de credite va colecta referatele de opinie din structurile descentralizate prin compartimentul de audit public intern, care va audita proiectul de buget la nivelul ordonatorului principal de credite.

În cazul în care referatul de opinie pune în evidenta deficientele proiectelor de buget, ordonatorul principal de credite poate dispune reanalizarea și reproiectarea bugetelor respective. Forma reproiectata a bugetelor nu mai este supusă auditarii interne.

4. Proiectele de buget, însoțite de documentații și fundamentari detaliate, precum și de referatul de opinie al compartimentului de audit public intern al ordonatorului principal de credite, vor fi înaintate ministrului finanțelor publice.

5. În cazul rectificarii bugetului de stat proiectul actului normativ de rectificare se supune acelorași reguli de audit public intern ca și proiectul inițial al bugetului de stat.

B. Auditul execuției bugetare

În vederea realizării auditului execuției bugetare se vor urmări cu precădere următoarele obiective:

1. Deschiderea și repartizarea creditelor bugetare

2. Angajamentele bugetare legale, din care deriva obligații de plată

Se va analiza cum au fost respectate normele legale privind angajarea cheltuielilor efectuate de ordonatorul de credite, avându-se în vedere:

a) organizarea și funcționarea controlului financiar preventiv, conform prevederilor legale în vigoare;

b) realizarea plăților de casa prin conturile deschise la unitățile trezoreriilor, distinct, din fondurile bugetare și din veniturile extrabugetare;

c) înregistrarea contabila a operațiunilor de încasări și plati, în mod cronologic și sistematic, în conturile corespunzătoare planului de conturi pentru instituțiile publice, precum și evidenta analitica a plăților de casa pe capitole, subcapitole, titluri, articole, alineate în cadrul conturilor de finanțare.

3. Încasarea veniturilor extrabugetare

4. Raportarea execuției bugetare:

a) întocmirea darilor de seama contabile privind execuția bugetară trimestriala, conform normelor metodologice emise de Ministerul Finanțelor Publice;

b) întocmirea contului de execuție bugetară pe surse de finanțare și categorii de cheltuieli, conform formularelor anexate la darea de seama contabila și celor stabilite prin normele metodologice în vigoare;

c) realitatea indicatorilor sintetici ai execuției bugetului de venituri și cheltuieli privind:

Venituri totale (milioane lei),

din care:

- venituri încasate de la Ministerul Educației și Cercetării conform contractului instituțional și complementar

Cheltuieli totale (milioane lei),

din care:

- cheltuieli curente, din care

● cheltuieli de personal

- cheltuieli de capital

Ponderea sumelor încasate din finanțarea Ministerului Educației și Cercetării în veniturile totale (milioane lei)

Gradul de acoperire a cheltuielilor din alte surse decât cele provenite de la Ministerul Educației și Cercetării.

C. Certificarea bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară

1. Scopul certificării

Scopul certificării îl constituie asigurarea garanției pentru conducătorul instituției publice ca bilanțul contabil și contul de execuție bugetară oferă o imagine fidela, clara și completa privind buna gestiune financiară, prin verificarea legalității, realității și exactitatii evidentelor contabile și a actelor financiare și de gestiune.

Certificarea se face înaintea aprobării de către conducătorul instituției publice în cauza a bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară.

2. Principiile care stau la baza realizării certificării:

a) exhaustivitatea (integralitatea) - toate operațiunile care privesc instituția publică sunt înregistrate în contabilitate pe baza documentelor justificative;

b) realitatea - toate elementele patrimoniale din evidentele contabile corespund cu cele identificabile fizic și toate elementele de activ, pasiv, de venituri și cheltuieli reflecta valori reale existente în cadrul instituției publice în cauza;

c) corectitudinea înregistrărilor în contabilitate și a prezentării în conturile anuale a operațiunilor, respectiv:

- criteriul perioadei corecte a contabilizarii, respectându-se independenta exercițiilor financiare;

- criteriul corectei evaluări, prin determinarea sumelor aritmetic exacte;

- criteriul corectei imputari, prin înregistrarea în conturile corespunzătoare, conform planului de conturi pentru instituții publice;

- criteriul corectei prezentări în conturile anuale, prin corecta totalizare și centralizare în conturile anuale.

3. Documentația necesară pentru certificare:

- bilanțul contabil;

- contul de execuție bugetară;

- acte financiare și de gestiune;

- evidente contabile;

- orice alte documente justificative.

4. Certificarea se face la nivelul fiecărei instituții publice, care are obligația sa întocmească bilanțul contabil și contul de execuție bugetară și are organizat un compartiment de audit public intern.

5. Pentru instituțiile publice care nu au organizat un compartiment de audit public intern certificarea se va efectua de auditorii interni ai instituției publice ierarhic superioare sau de auditori interni desemnați de Ministerul Educației și Cercetării prin ordin al ministrului.

6. Pentru unitățile din subordinea/coordonarea Ministerului Educației și Cercetării, care nu au organizat un compartiment de audit public intern și care depun bilanțul contabil la direcțiile finanțelor publice teritoriale, certificarea bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară se va efectua de către auditorii interni ai Ministerului Educației și Cercetării sau desemnați de Ministerul Educației și Cercetării prin ordin al ministrului.

7. Raportul privind certificarea bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară

Raportul trebuie să cuprindă:

- referiri la verificările efectuate, constatările făcute și la concluziile desprinse în cursul procesului de certificare a bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară;

- o prezentare sintetică a modului în care s-a efectuat verificarea materialelor, documentelor și a procedurilor utilizate pentru îndeplinirea obiectivelor certificării.

Raportul se întocmește în 3 exemplare, dintre care unul însoțește bilanțul contabil și contul de execuție bugetară, al doilea rămâne la auditor, iar al treilea rămâne la cel auditat/Serviciul contabilitate.

D. Controlul financiar de gestiune

Obiectivele controlului financiar de gestiune sunt exemplificate în anexa la prezentele norme.

E. Auditul performantei de management

Auditul performantei de management se referă la:

1. evaluarea calității și a eficientei cu care conducătorul instituției publice și, respectiv, conducătorii structurilor subordonate organizează, respectiv conduc și finalizează operațiunile, activitățile și acțiunile specifice instituției publice auditate, urmărindu-se:

- criteriile de conformitate, care să ateste respectarea de către manager a prevederilor legale în materia obiectului de activitate al instituției publice auditate, respectarea procedurilor, metodologiilor, metodelor și a tehnicilor adecvate pentru fundamentarea deciziilor;

- criteriile de performanță, care să asigure îndeplinirea obiectivelor manageriale la nivel optim. Ele trebuie să determine abaterea dintre obiectivul managerial planificat față de cel efectiv;

2. identificarea:

- deficiențelor sistemelor de conducere și control; și

- riscurilor asociate la:

● sistemele de conducere și control;

● programele/proiectele;

● alte operațiuni;

3. propunerea măsurilor pentru corectarea sistemelor de conducere și control, a programelor/proiectelor și operațiunilor, precum și pentru diminuarea riscurilor.

F. Verificări tematice dispuse de Ministerul Finanțelor Publice conform pct. 15 din Normele metodologice generale pentru organizarea și funcționarea auditului intern în baza prevederilor

Ordonanței Guvernului nr. 119/1999

privind auditul intern și controlul financiar preventiv

Ministerul Finanțelor Publice poate stabili tematici generale de control pentru care Ministerul Educației și Cercetării va primi obiectivele, metodologia și tehnologia concrete de efectuare a acestuia, perioada de efectuare a auditului public intern și perioada supusă auditarii.

Ministerul Educației și Cercetării este obligat sa ia toate măsurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de Ministerul Finanțelor Publice să fie realizate în bune condiții și raportate în termenul fixat, precum și să le defalcheze, acolo unde este cazul, pe structurile proprii descentralizate, astfel încât aceste defalcari să fie cuprinse în planurile de audit ale acestora.

Capitolul 4 Planul de audit public intern

A. Precizări generale

1. Planul de audit public intern se întocmește anual de compartimentul de audit public intern, ținându-se seama de recomandările unitare elaborate de Ministerul Finanțelor Publice, în colaborare cu Curtea de Conturi.

2. Proiectul planului anual de audit public intern este elaborat la nivelul ordonatorului principal de credite până la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaborează, însoțit de un referat de justificare a modului în care au fost selectate obiectivele, activitățile sau operațiunile care au fost cuprinse în plan.

3. Proiectul planului anual de audit public intern este elaborat la nivelul ordonatorilor secundari sau terțiari de credite, în strânsă colaborare cu compartimentul de audit public intern al ordonatorului principal de credite, până la data de 10 decembrie a anului precedent anului pentru care se elaborează, însoțit de un referat de justificare a modului în care au fost selectate obiectivele, activitățile sau operațiunile care au fost cuprinse în plan.

4. Proiectul planului anual de audit public intern este elaborat la nivelul ordonatorilor terțiari de credite, în strânsă colaborare cu compartimentul de audit public intern al ordonatorului secundar de credite, până la data de 20 decembrie a anului precedent anului pentru care se elaborează, însoțit de un referat de justificare a modului în care au fost selectate obiectivele, activitățile sau operațiunile care au fost cuprinse în plan.

5. Planul anual de audit public intern este aprobat de conducătorul instituției publice și poate fi modificat sau completat, la propunerea șefului compartimentului de audit public intern, la inițiativa conducătorului instituției, la solicitarea Ministerului Educației și Cercetării sau a primăriilor - ordonatori principali de credite, în funcție de necesitatea realocarii fondului de capacitate de audit pe obiectivele planului.

6. Ministerul Educației și Cercetării, prin Compartimentul de audit public intern, va aviza planurile anuale elaborate de auditorii interni ai compartimentelor din unitățile subordonate.

Planurile de audit public intern ale compartimentelor de audit public intern din unitățile școlare, care au auditori interni, vor fi avizate de compartimentele de audit public intern din primării și/sau din inspectoratul școlar județean ori din Inspectoratul Școlar al Municipiului București.

7. Pentru activitățile și operațiunile care au legătură nemijlocită cu certificarea bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară obiectivele cuprinse în planul de audit public intern pot fi defalcate pe trimestre și pe luni, după caz.

8. Activitățile de audit public intern aferente certificării bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară, cuprinse în planul de audit public intern, nu vor depăși 40-50% din capacitatea de audit a compartimentului respectiv (fondul de timp anual disponibil în zile/om).

9. Verificările tematice dispuse de Ministerul Educației și Cercetării în baza unor misiuni de audit public intern, solicitări ale conducerii sau ale altor organisme centrale de stat privind verificarea unor sesizări ale petentilor asupra utilizării fondurilor publice vor fi introduse în planul de audit public intern.

Ministerul Educației și Cercetării poate stabili anumite tematici de control care deriva din necesitatea unor analize, evaluări sau diagnosticari ale activității instituției de învățământ ori din înregistrarea unor eventuale sesizări ale petentilor.

B. Principii generale

1. Planul de audit public intern trebuie să cuprindă toate activitățile desfășurate de instituția publică, care vor fi auditate.

2. Orice activitate sau operațiune trebuie să fie cuprinsă în planul de audit public intern, cel puțin o dată la 3 ani.

3. Activitatea sau operațiunea prevăzută în planul de audit public intern va face obiectul auditarii pe tot parcursul realizării ei.

4. Instituția publică corespunzătoare ordonatorilor de credite secundari sau terțiari este auditata ca întreg (la nivelul conducătorului acesteia) de instituția publică de rang imediat superior.

C. Criterii-semnal

La elaborarea planului de audit public intern pentru anul la care se referă se vor avea în vedere "criterii-semnal" care vor orienta activitatea de audit public intern spre anumite direcții, și anume:

- deficiente constatate în rapoartele de audit public intern anterioare, întocmite în urma efectuării misiunii de audit public intern de către auditorii interni;

- deficiente consemnate în rapoartele Curții de Conturi;

- informații și indicii deținute sau obținute cu privire la disfunctionalitati sau abateri;

- aprecieri ale unor specialiști cu privire la structura și dinamica unor riscuri interne sau de sistem;

- analiza unor tendinte (direcții) pe termen lung privind unele aspecte ale funcționarii sistemului;

- evaluarea impactului unor modificări în mediul de desfășurare a sistemului auditat.

D. Modificări

Planul de audit public intern poate suferi modificări pe parcursul derulării lui, în următoarele condiții:

1. identificarea, pe parcursul derulării acțiunii de auditare, a unor obiective, activități, operațiuni, a căror auditare apare ca având o valoare semnificativă importanța pentru perioada la care se referă activitatea de audit public intern;

2. introducerea unor obiective pe parcursul derulării planului de audit public intern de către instituția publică ierarhic superioară;

3. actualizari legislative sau organizatorice importante, care modifica gradul de semnificație a auditarii unor operațiuni, activități sau acțiuni ale sistemului;

4. necesitați de diagnoza ad-hoc ale conducerii instituției publice respective.

E. Structura planului de audit public intern

Planul de audit public intern va cuprinde cel puțin următoarele elemente:

1. scopul acțiunii de auditare;

2. obiectivele acțiunii de auditare;

3. identificarea/descrierea activității sau a operațiunii supuse auditului public intern;

4. identificarea/descrierea unității sau a structurii organizatorice la care se va desfășura acțiunea de auditare;

5. durata acțiunii de auditare;

6. perioada supusă auditarii;

7. numărul de auditori interni antrenati în acțiunea de auditare;

8. precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor eventuale cunoștințe de specialitate, precum și a numărului de specialiști cu care urmează să se încheie contracte externe de servicii de expertiza/consultanța;

9. numărul de auditori interni care urmează să fie atrasi în acțiunile de audit public intern din cadrul structurilor descentralizate.

F. Arhivarea planului de audit public intern

Planul de audit public intern reprezintă un document oficial. El este păstrat în arhiva instituției publice împreună cu referatul de justificare aceeași perioadă ca și raportul de audit public intern, respectiv 10 ani.

Capitolul 5 Raportul de audit public intern

Raportul de audit public intern este un act unilateral care exprima opinia auditorului în baza constatărilor făcute în urma efectuării unei misiuni de audit public intern și va cuprinde scopul și obiectivele activității de audit, rezultatele acestei activități, precum și concluziile, recomandările și propunerile care se impun.

A. Structura minimala a raportului de audit public intern cuprinde:

1. date de identificare a acțiunii de audit public intern:

- baza legală a acțiunii de audit public intern;

- ordinul de serviciu;

- echipa de auditare;

- unitatea/structura organizatorică auditata;

- baza legală a acțiunii de auditare;

- durata acțiunii de auditare;

- perioada auditata;

2. modul de desfășurare a acțiunii de audit public intern:

- caracterul acțiunii de audit public intern (sondaj/exhaustiv, documentar);

- proceduri, metode, tehnici utilizate;

- documente, materiale etc. examinate în cursul acțiunii de audit public intern;

- materiale întocmite în cursul acțiunii de audit public intern;

3. constatări efectuate:

- trebuie să fie prezentate sintetic, cu trimitere explicita la anexele la raportul de audit public intern;

- trebuie să fie prezentate constatările cu caracter pozitiv, distinct de cele cu caracter negativ, pentru care se vor identifica eventuale cai de eliminare a deficiențelor;

- acele constatări care implica o răspundere juridică de orice fel sunt consemnate în acte constatatoare bilaterale, care sunt anexe la raportul de audit public intern și în care se vor specifică actele normative incalcate, elementele constitutive ale răspunderii juridice, în funcție de natura constatărilor;

4. concluziile și recomandările echipei de auditare:

- se elaborează pe baza constatărilor, având un caracter fundamentat;

- trebuie să fie pertinente în raport cu constatările făcute;

- trebuie să conducă la eliminarea deficientei constatate;

- trebuie să fie fezabile și economice;

- trebuie să aibă caracter de anticipare și sa prevină eventuale disfunctionalitati sau tendinte negative;

- trebuie să contribuie la creșterea performantei de management;

5. documentația-anexa la raportul de audit public intern:

- procese-verbale și note de constatare bilaterale;

- note explicative;

- note de relații;

- situații, acte, documente și orice alt material probant justificativ.

B. Anexele la raportul de audit public intern

Toate documentele-anexa la raportul de audit public intern se semnează pentru conformitate de către cel auditat.

1. În cazul în care s-a constatat săvârșirea unor fapte calificate de lege ca fiind contravenții se va întocmi proces-verbal de constatare și de sancționare a contravențiilor.

Auditorii interni sunt organe constatatoare, iar la stabilirea, sancționarea și încasarea contravențiilor se vor aplica prevederile legilor speciale și generale cu privire la contravenții.

2. În cazul în care în urma misiunii de audit public intern se constata abateri de la legalitate, care au produs pagube pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, se va întocmi proces-verbal bilateral.

Procesul-verbal se întocmește, de regula, în doua exemplare și se semnează de auditorul intern și de conducerea unității auditate. Procesul-verbal în care sunt consemnate fapte ce atrag răspunderea penală se semnează în mod obligatoriu și de persoanele făcute răspunzătoare.

Un exemplar al procesului-verbal este reținut de unitatea auditata și al doilea exemplar constituie anexa la raportul de audit public intern.

Dacă intervin obiecții ale conducerii sau ale unor salariați ai unității controlate asupra constatărilor auditorului intern, ele vor fi clarificate și soluționate înainte de semnarea procesului-verbal. Dacă se mențin în continuare obiecțiile, acestea se vor prezenta în scris o dată cu procesul-verbal sau în termen de 3 zile de la semnarea acestuia.

Obiecțiile se vor depune la structura care a efectuat auditul și vor fi analizate de șeful compartimentului de audit public intern.

Pe baza constatărilor și măsurilor dispuse prin procesul-verbal, precum și în urma analizei obiectiilor depuse șeful compartimentului de audit public intern va face propuneri conducerii unității din care face parte cu privire la modul de valorificare a procesului-verbal și va transmite măsurile dispuse la unitatea verificata, în termen de maximum 30 de zile de la înregistrarea raportului de audit public intern și a procesului-verbal la unitatea auditorului.

În cazul în care prin soluționare obiectiunile anexate la procesul-verbal au fost respinse, procesul-verbal devine titlu executoriu.

Deciziile emise în baza procesului-verbal pot fi atacate în termen de 15 zile lucrătoare de la comunicarea acestora, conform

Legii contenciosului administrativ nr. 29/1990 , cu modificările și completările ulterioare, la Curtea de apel în a carei raza teritorială își are domiciliul reclamantul.

3. Notele de constatare bilaterale se întocmesc atunci când în cursul controlului se fac constatări a căror reconstituire ulterioară nu este întotdeauna posibila sau care nu pot fi dovedite ori în alte situații apreciate de auditori.

În notele de constatare se consemnează situațiile de fapt, precum și măsurile luate operativ pentru remedierea deficiențelor constatate.

În situații mai deosebite este indicată folosirea martorilor asistenți la stabilirea realității faptelor constatate.

Notele de constatare se semnează de auditorul intern, de conducătorul unității, subunitatii sau al compartimentului din unitatea auditata, de persoanele la care se referă constatarea, precum și de martorii asistenți, după caz.

4. Notele explicative (notele de relații) se iau în toate cazurile de la persoanele făcute răspunzătoare de abaterile constatate și consemnate de auditorul intern și care pot atrage raspunderi în sarcina acestora, precum și de la alte persoane pentru clarificarea cauzelor și împrejurărilor care au condus la nerespectarea prevederilor actelor normative. Notele explicative se pot lua în orice etapa a controlului, însă numai după ce s-a epuizat controlul asupra obiectivului la care s-a constatat abaterea ce necesita explicații, astfel încât auditorul intern să fie în măsura sa pună întrebări precise și sa combata eventualele raspunsuri necorespunzătoare.

Auditorul intern va analiza răspunsurile primite și în funcție de concluzii va înscrie constatarea în raportul de audit public intern/procesul-verbal.

Dacă cei în cauza refuza sa dea nota explicativa sau sa răspundă la unele întrebări, auditorul intern va formula întrebările printr-o adresa scrisă (înregistrată la unitatea controlată, stabilind termenul în cadrul căruia trebuie primit răspunsul). În cazul în care nu se primește răspuns, se va consemna refuzul în raportul de audit public intern/procesul-verbal, anexând copia de pe adresa, și se vor aplica sancțiuni prevăzute de lege.

O dată cu raportul de audit public intern trebuie prezentate în mod obligatoriu și punctele de vedere ale persoanelor implicate în activitățile auditate, îndeosebi ale acelora în legătură cu care se semnaleaza deficiente, sau care pot fi afectate de măsurile recomandate în raportul de audit public intern sau în procesul-verbal.

5. Documentele sau actele în care sunt consemnate operațiuni financiar-contabile necesare fundamentarii constatărilor se anexează în copie certificată de auditorul intern și de reprezentantul compartimentului care le-a emis. Acestea se anexează în original când sunt considerate fictive sau dubioase, precum și când exista indicii ca s-ar urmări sustragerea sau distrugerea lor de cei interesați. În acest caz se lasă unității auditate copii confirmate de cele doua părți.

6. Ori de câte ori efectuarea auditului public intern, potrivit ordinului de serviciu, presupune utilizarea unor cunoștințe de specialitate din alte domenii decât cele cerute prin fișa postului auditorilor interni, șeful/reprezentantul compartimentului de audit public intern poate recurge, cu aprobarea conducătorului instituției publice căruia îi raportează, la contractarea externa de servicii de expertiza/consultanța.

C. Prezentare

Raportul de audit public intern prezintă următoarele elemente:

- este semnat pe fiecare pagina de către auditorul intern;

- se întocmește într-un singur exemplar și se înregistrează la auditorul intern;

- se prezintă conducătorului instituției publice (ordonatorului de credite) care a aprobat auditarea și se arhiveaza la compartimentul de audit public intern.

D. Arhivare

Arhivarea raportului de audit public intern se face la compartimentul de audit public intern pe perioada necesară fundamentarii planului de audit public intern, după care se preda la arhiva instituției publice în original, în dosare speciale, în condițiile

Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 , cu modificările ulterioare, și se păstrează o perioadă de 10 ani.

Capitolul 6 Raport al activității de audit public intern

Compartimentele de audit public intern vor întocmi pentru semestrul I al anului și pentru sfârșitul anului corespunzător un raport al activității de audit public intern, care va cuprinde activitatea de audit public intern pe perioada unui semestru, respectiv a unui an calendaristic.

Raportul activității de audit public intern, semnat de auditorul intern și de conducătorul instituției publice raportoare, va fi transmis Compartimentului de audit public intern din Ministerul Educației și Cercetării până la data de 15 iulie a anului pentru care se raportează și, respectiv, data de 15 ianuarie a anului următor celui pentru care se raportează.

Acest raport va fi însoțit de situația centralizatoare privind rezultatele controlului financiar, aferentă perioadei pentru care se raportează.

Auditorii interni din unitățile școlare (preuniversitare) vor depune raportul activității de audit public intern la inspectoratul școlar și la primăria - ordonator principal de credite.

Capitolul 7 Contravenții

1. Constituie contravenții și se sancționează următoarele fapte, dacă nu sunt săvârșite în astfel de condiții încât să fie considerate, potrivit legii penale, infracțiuni, conform

art. 32-34 din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 , aprobată și modificată prin

Legea nr. 301/2002 :

a) încălcarea obligației de a avea la nivelul instituției publice structuri organizatorice functionale de audit public intern, conform cerințelor

art. 6 din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 , aprobată și modificată prin

Legea nr. 301/2002 ;

b) neorganizarea structurii functionale de audit public intern în termen de 90 de zile de la data infiintarii instituției publice, potrivit prevederilor

art. 6 alin. (1) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 , aprobată și modificată prin

Legea nr. 301/2002 ;

c) aprobarea bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară fără certificare și raport de certificare;

d) neelaborarea planului de audit conform prevederilor

art. 8 alin. (1)-(3) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 , aprobată și modificată prin

Legea nr. 301/2002 ;

e) refuzul de a prezenta auditorilor documentele solicitate cu ocazia efectuării misiunilor de audit, conform prevederilor art. 8 alin. (5) și ale

art. 26 alin. (5) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 , aprobată și modificată prin

Legea nr. 301/2002 ;

f) neîndeplinirea obligației de către conducătorul instituției publice de a organiza controlul financiar preventiv propriu și evidenta angajamentelor conform prevederilor

art. 13 alin. (1) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 , aprobată și modificată prin

Legea nr. 301/2002 ;

g) nerespectarea obligației privind stabilirea proiectelor de operațiuni supuse controlului financiar preventiv, precum și omisiunea de evidențiere a angajamentelor conform

art. 13 alin. (2) și (3) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 , aprobată și modificată prin

Legea nr. 301/2002 ;

h) prezentarea spre aprobare ordonatorului de credite a proiectelor de operațiuni fără viza de control financiar preventiv;

i) depășirea termenului prevăzut la

art. 18 alin. (2)-(4) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 , aprobată și modificată prin

Legea nr. 301/2002 ;

j) nerespectarea prevederilor

art. 21 alin. (5) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 , aprobată și modificată prin

Legea nr. 301/2002 ;

k) emiterea unui refuz de viza fără motivare, conform

art. 24 alin. (2) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 , aprobată și modificată prin

Legea nr. 301/2002 ;

l) nerespectarea prevederilor

art. 25 alin. (5) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 , aprobată și modificată prin

Legea nr. 301/2002 ;

m) nerespectarea prevederilor

art. 25 alin. (4) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 , aprobată și modificată prin

Legea nr. 301/2002 ;

n) nerespectarea prevederilor

art. 25 alin. (7) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 , aprobată și modificată prin

Legea nr. 301/2002 .

2. Contravențiile prevăzute la pct. 1 lit. a), b), c), e), f), g) și k) se sancționează cu amendă de la 30 milioane lei la 50 milioane lei, iar cele prevăzute la lit. d), i), j), l), m) și n), cu amendă de la 10 milioane lei la 30 milioane lei.

3. Constatarea contravențiilor și aplicarea sancțiunilor se vor face de către:

- auditorii din cadrul structurilor de audit public intern ale Ministerului Finanțelor Publice, pentru contravențiile prevăzute la pct. 1 lit. a), b), c), d), e), g), i), j), k), l) și n);

- auditorii din cadrul Compartimentului de audit public intern al Ministerului Educației și Cercetării - ordonator principal de credite, pentru contravențiile prevăzute la pct. 1 lit. a), c), d), e), g), l), m) și n);

- auditorii din cadrul compartimentelor de audit public intern ale inspectoratelor școlare - ordonatori secundari de credite, pentru contravențiile prevăzute la pct. 1 lit. c), e), g), l), m) și n);

- auditorii din cadrul compartimentelor de audit public intern ale instituțiilor de învățământ superior - ordonatori terțiari de credite, pentru contravențiile prevăzute la pct. 1 lit. e), g), l), m) și n).

4. Împotriva procesului-verbal de constatare a contravențiilor și de aplicare a sancțiunilor, întocmit conform competentelor stabilite potrivit pct. 2 lit. B din cap. V, se poate face plângere în termen de 15 zile de la data inmanarii sau comunicării acestuia. Plângerea însoțită de copia de pe procesul-verbal de constatare și de sancționare a contravenției se depune la organul din care face parte agentul constatator, potrivit prevederilor

Ordonanței Guvernului nr. 2/2001

privind regimul juridic al contravențiilor, aprobată și modificată prin

Legea nr. 180/2002 , cu modificările ulterioare. Plângerea împreună cu dosarul cauzei se trimit de îndată judecătoriei în a carei circumscripție a fost săvârșită contravenția.