Normele din 31 ianuarie 2003

În vederea desemnării, organismele trebuie să întocmească un dosar care cuprinde următoarele documente:

a) cererea de desemnare, conform modelului prevăzut în anexa nr. 1 la prezentele norme metodologice;

b) certificatul de înregistrare la camera de comerț și industrie teritorială sau orice act juridic echivalent privind înființarea, în copie;

c) scurta prezentare a activității organismului, din care să rezulte experienta și competența acestuia în domeniul ambarcatiunilor de agrement și/sau în domenii înrudite cu acesta, inclusiv organigrama organismului;

d) certificatul de acreditare în legătură cu obiectul desemnării, emis de către organismul național de acreditare, în copie;

e) raportul întocmit de organismul național de acreditare, referitor la procedura de evaluare a conformitatii, documentata și aplicată de către solicitant, și sistemul de management al calității, avându-se în vedere cerințele din hotărâre;

f) o declarație scrisă prin care solicitantul este de acord ca organismul național de acreditare sa pună la dispoziție Autorității Navale Române, la cerere, documente și informații în legătură cu acreditarea acestuia;

g) asigurare de răspundere civilă, în copie, pentru cazul în care răspunderea nu revine prin lege statului;

h) referințe privind schema de evaluare care va fi aplicată de către organism în calitate de organism desemnat și notificat; schema de evaluare trebuie să facă referire la cerințele și la procedura pentru evaluarea conformitatii utilizata;

i) documentele încheiate pentru subcontractarea anumitor activități care au legătură cu sarcinile pentru care se solicita desemnarea, în copie, dacă este cazul;

j) modelul contractului de subcontractare a activităților, dacă este cazul.

Dosarul prevăzut la alin. (1) se depune la Autoritatea Navala Română.

Autoritatea Navala Română înaintează comisiei un raport de evaluare a documentației solicitantului.

Comisia ia decizia de acceptare sau de respingere a solicitării de desemnare ori, după caz, de limitare.

Rezultatul motivat al deciziei prevăzute la alin. (2) se consemnează într-un registru unic gestionat de comisie și se comunică în scris solicitantului în termen de 30 de zile de la data înregistrării cererii de desemnare.

Dacă solicitarea a fost acceptată, în termen de 30 de zile de la data înregistrării cererii de desemnare, comisia emite, în numele ministerului, certificatul de recunoaștere a organismului solicitant care a dovedit conformitatea cu cerințele prezentelor norme metodologice, stabilind scopul și sarcinile pentru care va fi desemnat.

Modelul certificatului de recunoaștere este prevăzut în anexa nr. 2 la prezentele norme metodologice.

Organismele pentru care s-au emis certificatele de recunoaștere se desemnează și se notifica prin ordin al ministrului lucrărilor publice, transporturilor și locuinței.

Ordinul menționat la alin. (1) conține pentru fiecare organism notificat informații privind denumirea completa, sediul, produsele sau grupele de produse care se supun evaluării conformitatii, sarcinile specifice pentru care a fost desemnat și numărul de identificare acordat ca urmare a înregistrării acestuia în Registrul organismelor notificate.

Ordinul menționat la alin. (1) se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, cel târziu la 3 luni de la data acordării numărului de identificare.

Comisia poate să limiteze, sa suspende sau sa retragă desemnarea unui organism în cazul nerespectării cerințelor care au stat la baza desemnării ori în situația în care organismul solicita acest lucru.

Solicitarea organismului privind limitarea, suspendarea ori retragerea desemnării trebuie înaintată Autorității Navale Române cu minimum 3 luni înainte de data limitării/încetării activității, care va informa corespunzător comisia.

În situația prevăzută la alin. (1) organismul trebuie să asigure predarea în mod corespunzător a documentelor și înregistrărilor în legătură cu evaluarile realizate sau aflate în curs de realizare din perioada în care a fost desemnat, cu acceptul clientului, către Autoritatea Navala Română sau către un alt organism desemnat din domeniu, stabilit de comisie.

Ordinul ministrului lucrărilor publice, transporturilor și locuinței prevăzut la art. 8 alin. (1) se va modifica corespunzător cu decizia privind limitarea, suspendarea sau retragerea desemnării.

Limitarea, suspendarea sau retragerea desemnării unui organism nu afectează valabilitatea certificatelor de conformitate emise de către acesta anterior datei la care s-a luat decizia privind limitarea, suspendarea ori retragerea desemnării respectivului organism.

Organismele desemnate trebuie să îndeplinească în mod permanent cerințele și condițiile care au stat la baza deciziei privind desemnarea lor.

Organismele desemnate trebuie să facă cunoscute Autorității Navale Române și organismului național de acreditare orice modificare ce se intenționează a fi adusă documentelor prevăzute la art. 4 alin. (1) lit. b), d), g), h), i) și j), precum și orice alta măsura ce se dorește a fi implementata și care ar putea afecta îndeplinirea cerințelor și respectarea condițiilor în legătură cu desemnarea, cu cel puțin 10 zile lucrătoare înainte de punerea în aplicare a modificării. Organismele desemnate vor comunică totodată și data pentru punerea în aplicare a modificării.

Organismele desemnate vor transmite Autorității Navale Române raportul organismului național de acreditare referitor la impactul modificărilor prevăzute la alin. (2) asupra acreditării și/sau a raportului prevăzut la art. 4 alin. (1) lit. e). În situația în care modificările privesc certificatul de înmatriculare la registrul comerțului, organismul desemnat va transmite Autorității Navale Române și copia documentului actualizat.

Supravegherea organismelor desemnate se realizează de organismul național de acreditare în conformitate cu procedura de supraveghere a acestuia.

În termen de 10 zile lucrătoare de la data încheierii auditului de supraveghere, organismul desemnat va informa Autoritatea Navala Română cu privire la rezultatul auditului de supraveghere, prin transmiterea raportului complet de audit încheiat de către echipa de evaluare a organismului național de acreditare.

Organismele desemnate vor informa Autoritatea Navala Română cu privire la limitarea, suspendarea, retragerea, expirarea acreditării și/sau reînnoirea acesteia.

În caz de existenta a oricărui dubiu privind respectarea cerințelor care au stat la baza desemnării, organismul desemnat va transmite, la solicitarea Autorității Navale Române, toate informațiile necesare pentru clarificarea situației apărute. Dacă este cazul, la solicitarea Autorității Navale Române, organismul național de acreditare va realiza un audit de supraveghere neplanificat la organismul desemnat în cauza. Totodată Autoritatea Navala Română poate întreprinde orice alte măsuri necesare clarificarii dubiilor existente.

Organismul național de acreditare va transmite Autorității Navale Române raportul și concluziile referitoare la auditul de supraveghere prevăzut la alin. (1), în termen de doua zile lucrătoare de la finalizarea acestuia.

În situația în care în cadrul procesului de evaluare sau de supraveghere se constata neconformități față de cerințele prezentelor norme metodologice, Autoritatea Navala Română împreună cu organismul național de acreditare și cu organismul desemnat în cauza vor stabili măsurile necesare și programul pentru eliminarea neconformitatilor.

În funcție de natura neconformitatilor Autoritatea Navala Română poate solicita comisiei ca activitatea organismului desemnat să fie limitată sau suspendată pe o perioadă determinata, până la eliminarea neconformitatilor.

Organismele desemnate vor transmite Autorității Navale Române în fiecare an, anterior datei de 1 martie, un raport scris referitor la activitățile de certificare efectuate în anul calendaristic anterior. Raportul anual va conține, în principal, informații privind:

a) documentele emise, refuzate sau retrase, conform sarcinilor atribuite organismului ca urmare a desemnării;

b) reclamațiile și apelurile înregistrate împotriva deciziilor organismului desemnat, inclusiv informații privind modul de rezolvare a acestora;

c) activitățile subcontractate, subcontractantii și măsurile proprii întreprinse sau propuse pentru îmbunătățirea activității;

d) dificultățile intampinate în realizarea sarcinilor ce i-au revenit ca urmare a desemnării și măsurile pe care le-a luat pentru eliminarea acestora sau pe care urmează să le ia în acest scop;

e) modul de participare la activitățile de standardizare din domeniul în care a fost desemnat, precum și la activitățile de coordonare la nivel național a organismelor notificate.

Organismele desemnate vor transmite Ministerului Industriei și Resurselor o copie a raportului anual prevăzut la alin. (1), în fiecare an, anterior datei de 1 martie.