Regulamentul nr. 2/2016

Prezentul regulament stabilește cadrul normativ unitar de aplicare a principiilor guvernanței corporative la entitățile autorizate, reglementate și supravegheate de către Autoritatea de Supraveghere Financiară, denumită în continuare A.S.F., și promovează dezvoltarea guvernanței corporative în condițiile aplicării celor mai bune practici și realizării unui management prudent.

Prezentul regulament stabilește un set de cerințe care stau la baza aplicării principiilor guvernanței corporative de către entitățile reglementate prevăzute la art. 3.

Termenii și expresiile utilizate în prezentul regulament au semnificația prevăzută în legislația specifică aplicabilă entităților reglementate, precum și semnificațiile prevăzute la alin. (2).

În sensul prezentului regulament, termenii și expresiile de mai jos au următoarele semnificații:

a) conducere executivă/conducere superioară - persoane care, potrivit actelor constitutive și/sau hotărârii structurilor statutare ale entității reglementate, sunt împuternicite să conducă și să coordoneze activitatea curentă a acesteia și sunt învestite cu competența de a angaja răspunderea societății, respectiv directorii numiți de consiliul de administrație, în cazul administrării în sistem unitar, sau directoratul numit de consiliul de supraveghere, în cazul administrării în sistem dualist; nu se includ în această categorie persoanele care asigură conducerea nemijlocită a compartimentelor și a sediilor secundare din cadrul entității reglementate;

b) conflict de interese - acea situație sau împrejurare care poate să apară în procesul operațional sau decizional, în care interesul personal, direct ori indirect, al personalului și membrilor structurii de conducere/persoanelor care dețin funcții-cheie în cadrul entității reglementate contravine interesului acesteia, astfel încât afectează sau ar putea afecta independența și imparțialitatea în luarea deciziilor, raționamentul profesional ori îndeplinirea la timp și cu obiectivitate a îndatoririlor aferente atribuțiilor sau care ar putea afecta, prin natura sa, integritatea ori stabilitatea entității reglementate și a pieței financiare;

c) competență și experiență profesională - ansamblu de cunoștințe teoretice și practice dobândite de o persoană în cadrul activității sale;

d) consiliu - consiliul de administrație în cazul administrării în sistemul unitar, consiliul de supraveghere în cazul administrării în sistemul dualist;

e) entitate reglementată - societate autorizată, reglementată și supravegheată de către A.S.F., care desfășoară activitățile și operațiunile prevăzute în legislația specifică aplicabilă;

f) guvernanță corporativă - ansamblul principiilor care stau la baza administrării unei entități reglementate, având ca scop protejarea și armonizarea intereselor tuturor categoriilor de participanți la activitatea entității reglementate, respectiv administratori, directori, angajați, clienți și parteneri de afaceri, autorități centrale și locale etc.;

g) părți interesate - angajați, consumatori de produse financiare și/sau furnizori de produse sau servicii oferite de entitatea reglementată;

h) persoane care dețin funcții-cheie - persoane ale căror atribuții au o influență semnificativă asupra realizării obiectivelor strategice ale entității reglementate, care nu fac parte din structura de conducere, îndeplinind în cadrul entității reglementate, conform legislației specifice aplicabile, după caz, atribuțiile de:

(i) evaluare și administrare a riscurilor/managementul riscurilor;

(ii) control intern/conformitate;

(iii) audit intern;

(iv) director de investiții, în cadrul administratorilor de fonduri de pensii private;

(v) actuar;

i) structură de conducere - membrii consiliului și conducerea executivă/conducerea superioară.

Entitățile reglementate prevăzute la art. 3 au obligația să adopte măsurile corespunzătoare privind aplicarea unui sistem de guvernanță corporativă care să asigure o administrare corectă, eficientă și prudentă bazată pe principiul continuității activității.

Sistemul de guvernanță corporativă aplicat trebuie să respecte cel puțin următoarele cerințe:

a) asigurarea unei structuri organizatorice transparente și adecvate;

b) alocarea adecvată și separarea corespunzătoare a responsabilităților;

c) administrarea corespunzătoare a riscurilor/managementul riscurilor;

d) adecvarea politicilor și strategiilor, precum și a mecanismelor de control intern;

e) asigurarea unui sistem eficient de comunicare și de transmitere a informațiilor;

f) aplicarea unor proceduri operaționale solide care să împiedice divulgarea informațiilor confidențiale.

Consiliul este responsabil pentru managementul strategic al entității reglementate, îndeplinirea obiectivelor stabilite și, în funcție de sistemul de administrare al entității reglementate, elaborează/avizează planul de afaceri și are obligația ca, în baza unor dispoziții formale și transparente, să efectueze evaluarea poziției financiare a entității reglementate.

Consiliul are obligația de a stabili criterii relevante de monitorizare a rezultatelor activității conducerii executive/ conducerii superioare și a entității reglementate în ansamblu și de a evalua anual modul de aplicare a criteriilor.

Consiliul analizează adecvarea, eficiența și actualizarea sistemului de administrare/management al riscului în vederea gestionării eficiente a activelor deținute de către entitatea reglementată, precum și modul de administrare a riscurilor aferente la care aceasta este expusă.

Sistemul de administrare/management al riscului prevăzut la alin. (1) asigură concordanța activităților de control cu riscurile generate de activitățile și procesele care fac obiectul controlului.

Sistemul de control intern al entității reglementate se instituie la un nivel ierarhic adecvat și raportează direct consiliului sau conducerii executive/conducerii superioare, după caz, este independent de structurile organizatorice operaționale și de cele de suport pe care le controlează și monitorizează.

Sistemul de control intern al entității reglementate asigură verificarea adecvării proceselor de identificare, evaluare, monitorizare, gestionare și raportare a riscurilor, a fiabilității informațiilor financiare și nefinanciare raportate intern și extern și a conformității acestora cu legislația specifică aplicabilă, precum și cu deciziile interne ale entității reglementate.

Consiliul se asigură de respectarea cerințelor privind externalizarea/delegarea unor activități operaționale sau funcții, atât înainte de efectuarea acesteia, cât și pe toată durata externalizării/delegării.

Externalizarea/Delegarea unor activități operaționale sau funcții se realizează doar în condițiile aplicării legislației specifice și în condițiile în care nu va avea niciuna dintre următoarele consecințe:

a) deteriorarea semnificativă a calității sistemului de guvernanță al entității reglementate;

b) creșterea nejustificată a riscului operațional;

c) imposibilitatea A.S.F. de a monitoriza respectarea de către entitatea reglementată a obligațiilor care îi revin;

d) împiedicarea furnizării de servicii continue și de calitate către consumatorii de produse financiare.

Consiliul analizează și stabilește politica de remunerare a entității reglementate astfel încât aceasta să corespundă strategiei de afaceri, obiectivelor și intereselor pe termen lung și să cuprindă măsuri pentru prevenirea apariției conflictelor de interese.

Consiliul se asigură că toate angajamentele referitoare la remunerare sunt structurate corect și responsabil și că politicile de remunerare permit și promovează o administrare eficientă a riscurilor fără a conduce la o asumare de riscuri care să depășească nivelul toleranței la risc al entității reglementate.

Politica de remunerare se stabilește în baza unei analize fundamentate a performanței individuale a celui remunerat, corelată cu performanța colectivă, a unei repartizări judicioase a cheltuielilor entității reglementate, acolo unde este posibil, precum și având în vedere evitarea stabilirii unor stimulente care să încurajeze asumarea excesivă de riscuri.

Pentru grupurile în care societatea-mamă își are sediul în România și este una dintre entitățile reglementate prevăzute la art. 3, consiliul societății-mamă are responsabilitatea generală de a asigura o guvernanță internă adecvată în cadrul grupului, respectiv un sistem de guvernanță corespunzător structurii, activității și riscurilor atât la nivel de grup, cât și la nivel de filiale.

Consiliul societății-mamă stabilește un sistem de guvernanță care să contribuie la o supraveghere eficientă a filialelor sale și care să ia în considerare natura, amploarea și complexitatea riscurilor la care se expun grupul și filialele, respectând în același timp responsabilitățile juridice și de guvernanță aferente filialelor.

Consiliul filialei aplică principii și politici de guvernanță internă similare cu cele ale societății-mamă, cu excepția cazului în care există alte cerințe legale care conduc la stabilirea unor politici proprii.

Consiliul filialei împreună cu cel al societății-mamă care are sediul în România și este una dintre entitățile reglementate prevăzute la art. 3 evaluează deciziile și practicile la nivel de grup pentru a se asigura că acestea nu conduc la nerespectarea dispozițiilor legale sau a normelor prudențiale aplicabile filialei și nu afectează administrarea sănătoasă și prudentă.

Entitățile reglementate au obligația să includă în procedurile/politicile/reglementările lor interne prevederi privind recrutarea și selectarea membrilor conducerii executive/conducerii superioare și reînnoirea mandatului celor existenți.

Entitățile reglementate se asigură că membrii conducerii executive/conducerii superioare dovedesc competență profesională și experiență relevante în conformitate cu activitatea desfășurată și adecvate atribuțiilor alocate, cunoștințe privind legislația aplicabilă și bunele practici și că dau dovadă de bună reputație și integritate.

În procesul de identificare a conflictelor de interese potențiale și consumate se au în vedere următoarele aspecte, fără ca enumerarea să fie limitativă:

a) conflictul de interese potențial apare în situația în care există indicii privind existența unor interese personale care, dacă ar trebui luată o decizie, ar putea duce la apariția uneia dintre următoarele situații:

(i) acea persoană sau o persoană apropiată ar putea obține un câștig financiar ori ar putea evita o pierdere financiară, pe seama entității reglementate;

(ii) acea persoană sau o persoană apropiată ar putea avea un interes în legătură cu rezultatul unui serviciu ori al unei activități furnizate entității reglementate sau unui alt client ori cu privire la o tranzacție efectuată în numele entității reglementate sau al unui alt client, interes care este diferit de interesul entității reglementate cu privire la acel rezultat;

(iii) acea persoană sau o persoană apropiată ar putea beneficia de un stimulent financiar sau de altă natură pentru a favoriza o societate, pe seama entității reglementate;

b) conflictul de interese consumat rezultă din participarea la luarea unei decizii cu privire la care există un interes personal care a dus la apariția uneia din situațiile prevăzute la lit. a).

În sensul prevederilor alin. (1), entitatea reglementată emite proceduri referitoare la identificarea relațiilor, serviciilor, activităților sau tranzacțiilor unei entități reglementate în care pot apărea conflicte de interese.

Pentru grupurile în care societatea-mamă are sediul în România, iar societatea-mamă este una dintre entitățile reglementate prevăzute la art. 3, aceasta ia în considerare și echilibrează interesele tuturor filialelor sale și analizează modul în care aceste interese contribuie la scopul și interesele comune ale grupului în ansamblul său pe termen lung.

Procedura privind gestionarea conflictelor de interese stabilește modul de gestionare a conflictelor de interese și cuprinde referiri la etapele de parcurs, tratamentul aplicat și măsurile întreprinse în situațiile în care nu este respectată procedura.

Procedura menționată la alin. (1) cuprinde informații cu privire la cel puțin următoarele aspecte:

a) separarea adecvată a atribuțiilor, cum ar fi încredințarea unor activități de natură să genereze situații conflictuale din lanțul de tranzacții sau servicii unor persoane diferite;

b) încredințarea responsabilităților de supraveghere și raportare pentru activitățile care generează conflicte de interese unor persoane diferite;

c) identificarea persoanelor care, din afara entității reglementate, pot avea o influență negativă asupra acesteia cu privire la activitățile în cauză.

Conflictele de interese consumate și potențiale sunt comunicate conducerii executive/conducerii superioare în conformitate cu legislația specifică aplicabilă și sunt gestionate și soluționate potrivit procedurii prevăzute la art. 36.

Conflictele de interese consumate și potențiale în care s-ar afla conducerea executivă/conducerea superioară și funcțiile-cheie sunt comunicate și consiliului, în conformitate cu legislația specifică aplicabilă și sunt gestionate și soluționate potrivit procedurii prevăzute la art. 36.

Consiliul se asigură că la nivelul entității reglementate sunt aplicate proceduri interne de avertizare corespunzătoare pentru comunicarea suspiciunilor reale și semnificative ale personalului angajat cu privire la modul de administrare a activității.

Procedurile prevăzute la alin. (1) asigură confidențialitatea persoanelor care comunică suspiciunile în afara canalelor normale de raportare, cum ar fi prin funcția de conformitate sau funcția de audit intern.

Mijloacele de avertizare prevăzute de procedura menționată la alin. (1) pot fi utilizate de întreg personalul angajat din cadrul entității reglementate, informațiile relevante fiind puse la dispoziția conducerii executive/conducerii superioare sau a consiliului, după caz.

Entitatea reglementată elaborează planuri clare de acțiune pentru asigurarea continuității activității și pentru situațiile de urgență în vederea eliminării riscurilor sau minimizării acestora.

Planurile pentru asigurarea continuității activității și pentru situațiile de urgență sunt evaluate semestrial de către consiliu și conducerea executivă/conducerea superioară.

Entitățile reglementate au obligația să depună la A.S.F. declarația privind aplicarea principiilor de guvernanță corporativă, întocmită conform anexei care face parte integrantă din prezentul regulament, în termen de 30 de zile de la data aplicării acestuia.

Raportul anual al entităților reglementate este însoțit de o notă explicativă în care sunt descrise evenimentele relevante în legătură cu aplicarea prevederilor prezentului regulament, înregistrate în cursul exercițiului financiar pentru care este întocmit raportul.