Anexa din 11 septembrie 2003

Secțiunea I Scrisoare de invitație

Ministerul Muncii, Solidarității Sociale și Familiei, str. Dem. I. Dobrescu nr. 2, sectorul 1, București, România

Telefon/fax ........, e-mail ......

Către

[Se va înscrie numele agenției de credit selectate în lista scurta.]

1. Guvernul României a primit un împrumut (denumit în continuare împrumut) de la Banca Mondială, destinat finanțării Proiectului privind dezvoltarea sectorului social, din care o parte va fi utilizata pentru plățile stipulate în acest contract.

2. Ministerul Muncii, Solidarității Sociale și Familiei (MMSSF, denumit în continuare client) invita agențiile de credit selectate în lista scurta să prezinte oferte pentru următoarele servicii de consultanța: administrarea schemelor de microcredite în una sau mai multe regiuni de operare desemnate pentru dezvoltarea micilor întreprinzători.

Detaliile privind serviciile solicitate sunt specificate în Termenii de referința (secțiunea a V-a).

3. Caietul de sarcini a fost transmis următoarelor agenții de credit:

[Se vor înscrie denumirea și țara de origine ale agentiilor de credit înscrise în lista scurta.]

4. Agenția de credit va fi selectionata prin licitație internationala, în baza procedurilor de achiziție ale Băncii Mondiale, prin metoda de selecție bazată pe calitate și cost (QCBS) și a procedurilor descrise în acest caiet de sarcini.

5. Caietul de sarcini cuprinde următoarele documente:

Secțiunea I - Scrisoarea de invitație

Secțiunea a II-a - Informații pentru agențiile de credit

Secțiunea a III-a - Oferta tehnica - forma standard

Secțiunea a IV-a - Oferta financiară - forma standard

Secțiunea a V-a - Termeni de referința

6. Va rugăm sa ne comunicați date cu privire la primirea scrisorii de invitație.

Cu stima,

...........

(.............)

Secțiunea II Informații pentru agențiile de credit

1. Introducere
1.1. MMSSF va selecta o agenție de credit dintre cele nominalizate în scrisoarea de invitație (denumite în continuare agenții de credit), în conformitate cu metodele de selecție specificate în prezentul caiet de sarcini, detaliate în editia Ghidului pentru selectarea și angajarea consultantilor de către imprumutatii Băncii Mondiale, publicat de Banca Mondială în ianuarie 1997 și revazut în septembrie 1997 și în ianuarie 1999 (Ghidul pentru servicii de consultanța).
1.2. Agențiile de credit sunt invitate să depună o ofertă tehnica și o ofertă financiară, întocmite în conformitate cu specificățiile conținute în secțiunea a II-a pct. 3 (Pregătirea ofertelor). Oferta declarata câștigătoare în urma evaluării constituie baza pentru negocierea și semnarea contractului de către MMSSF cu agenția de credit selectionata.
1.3. Contractul va fi derulat în conformitate cu etapele indicate în secțiunea a II-a pct. 9.1.3 (Date de referința).
1.4. Agențiile de credit trebuie să se familiarizeze cu condițiile locale pe care le vor avea în vedere la pregătirea ofertelor. Pentru a obține informații inițiale cu privire la serviciile care fac obiectul ofertei agențiile de credit sunt invitate sa viziteze MMSSF și sa ia parte la conferința de clarificări organizată la data și în locul prevăzute la secțiunea a II-a pct. 9.1.4, înainte de prezentarea ofertei. Participarea la conferința de clarificări și efectuarea de vizite la sediul MMSSF sunt opționale. Reprezentanții oficiali ai agentiilor de credit vor contacta persoanele oficiale ale căror date de identificare sunt înscrise în secțiunea a II-a pct. 9.1.4 și 9.2.1 (Date de referința), pentru a face aranjamentele necesare în vederea vizitei sau pentru a obține informații suplimentare cu privire la conferința de clarificare înainte de depunerea ofertelor. Reprezentanții oficiali ai agentiilor de credit trebuie să planifice cu reprezentanții oficiali ai MMSSF efectuarea în timp util a vizitelor.
1.5. MMSSF va facilita accesul la serviciile specificate în secțiunea a II-a pct. 9.1.5 (Date de referința), necesare pentru efectuarea serviciilor prestate, și va da informații relevante cu privire la proiect.
1.6. Agențiile de credit sunt informate ca: (i) cheltuielile generate de pregătirea ofertelor, negocierea contractului și vizitele la MMSSF nu se rambursează din costurile contractului; (îi) MMSSF nu este obligat sa accepte ofertele depuse.
1.7. Reglementările Băncii Mondiale impun agentiilor de credit să ofere servicii obiective, impartiale și profesionale pe toată durata contractului, fără nici un interes în ceea ce privește activitățile viitoare ale acestora, și sa evite conflictele cu alte contracte sau cu propriile interese. Agențiile de credit nu vor fi angajate pentru contracte ce intră în conflict cu obligațiile curente sau anterioare către alți clienți sau care pot face imposibila derularea în cele mai bune condiții a contractului în interesul MMSSF.
1.7.1. Fără să contravină prevederilor generale ale acestor reglementări, agențiile de credit nu vor fi angajate dacă se găsesc în una dintre următoarele situații:
a) o firma care a fost angajata de MMSSF pentru a furniza bunuri, lucrări sau servicii pentru un proiect, precum și filialele acesteia vor fi descalificate pentru furnizarea serviciilor prevăzute în Termenii de referința (secțiunea a V-a) în cadrul acestui proiect, iar firmele angajate sa presteze servicii de consultanța pentru pregătirea și implementarea acestui proiect, precum și filialele acestora nu vor putea sa furnizeze serviciile prevăzute în Termenii de referința (secțiunea a V-a) în cadrul acestui proiect (altul decât continuarea serviciilor de consultanța prestate de firma) pentru același proiect;
b) agențiile de credit, precum și filialele acestora nu pot fi angajate în cadrul unui contract care prin natura sa intră în conflict cu un alt contract derulat de acestea.
1.7.2. Orice participare a agenției de credit, a personalului acesteia sau a asociaților săi, anterioară sau în curs de desfășurare, în legătură cu o sarcina din cadrul unui contract parte a proiectului în derulare cu Banca Mondială, poate avea ca rezultat respingerea ofertei. Agențiile de credit vor clarifica situația cu MMSSF înainte de pregătirea ofertei.
1.8. Reglementările Băncii Mondiale cer ca atât Împrumutatul (inclusiv beneficiarii de împrumuturi bancare), cat și agențiile de credit beneficiare ale contractelor finanțate de banca să respecte cele mai înalte standarde de etica profesională atât în timpul selecției, cat și pe parcursul derulării contractelor. În conformitate cu aceste reglementări, Banca Mondială:
a) defineste, în scopul acestor prevederi, următorii termeni:
(i) practicarea corupției - oferirea, primirea sau solicitarea oricărui lucru de valoare pentru influentarea acțiunii unei oficialitati publice, în cadrul procesului de selecție sau în cadrul derulării contractului;
(îi) practica frauduloasă - expunerea gresita a faptelor, în vederea influentarii procesului de derulare a unui contract, în detrimentul Împrumutatului, incluzând practicile secrete dintre agențiile de credit (înainte sau după înaintarea ofertelor), în scopul de a stabili prețuri artificiale, niveluri necompetitive, impiedicand Împrumutatul sa beneficieze de competiție libera și deschisă;
b) va respinge o ofertă declarata câștigătoare, în cazul în care stabilește ca firma recomandată este angajata în activități frauduloase sau de corupție în legătură cu competiția desfășurată pentru respectivul contract;
c) va întrerupe împrumutul alocat pentru contractul firmei în cazul în care în orice moment stabilește ca Împrumutatul sau beneficiarul împrumutului a desfășurat o activitate frauduloasă ori corupta pe perioada procesului de selecție sau în cadrul derulării contractului, fără ca Împrumutatul sa fi întreprins în timp util demersuri pentru ca banca sa remedieze situația respectiva;
d) va declara ca firma nu poate fi selectata fie pentru o perioadă, fie nelimitat pentru a primi un contract cu finanțare de la Banca Mondială;
e) are dreptul sa ceara ca în cadrul contractelor finanțate prin împrumut bancar să fie inclusă o prevedere prin care agenția de credit trebuie să permită băncii sa inspecteze conturile și dosarele acesteia cu privire la derularea contractului, urmând ca acestea să fie verificate de auditori desemnați de banca.
1.9. Agențiile de credit nu trebuie să fie incluse în declarația de neeligibilitate pentru practici frauduloase și de corupție, în conformitate cu pct. 1.8.
1.10. Agențiile de credit vor furniza, astfel cum este descris în formularul de prezentare a ofertei financiare (secțiunea a IV-a), informații cu privire la comisioane și gratuități (dacă exista) plătite sau care trebuie plătite de către intermediari pentru desfășurarea de servicii, prevăzute în oferta depusa, dacă firmei i se acordă contractul.
1.11. Agențiile de credit vor avea în vedere prevederile referitoare la frauda și corupție, astfel cum sunt stipulate în anexa nr. 3 la schema de microcredite (contractul dintre MMSSF și agenția de credit), în conformitate cu clauzele cuprinse în secțiunea a II-a pct. 9 (Date de referința).
2. Clarificări și amendamente referitoare la documentele din caietul de sarcini
2.1. Agenția de credit poate solicita clarificări cu privire la oricare dintre documentele din caietul de sarcini până la termenul indicat în secțiunea a II-a pct. 9.2.1 (Date de referința) din caietul de sarcini. Orice solicitare de clarificare trebuie transmisă în scris prin posta, telex, fax sau prin posta electronică la adresa MMSSF indicată în secțiunea a II-a pct. 9 (Date de referința). MMSSF va răspunde la aceste cereri prin telex, fax sau prin posta electronică și vor fi transmise copii în scris de pe răspuns (inclusiv explicații asupra solicitării, dar fără identificarea sursei care a solicitat clarificări) către toate agențiile de credit invitate să prezinte oferte.
2.2. În orice moment anterior prezentării ofertei, MMSSF poate, indiferent de motiv, fie din proprie inițiativă, fie ca răspuns la o cerere de clarificare, sa amendeze caietul de sarcini. Orice amendament va fi emis în scris, sub forma de anexa. Anexele vor fi transmise prin posta, telex, fax sau prin posta electronică către toate agențiile de credit și vor constitui documente obligatorii pentru acestea. MMSSF poate, la latitudinea sa, sa extindă termenul limita de prezentare a ofertelor.
3. Pregătirea ofertelor
3.1. Agențiile de credit sunt invitate să prezinte în scris o ofertă, potrivit pct. 1.2, în limbile specificate în secțiunea a II-a pct. 9 (Date de referința).
Oferta tehnica
3.2. Pentru pregătirea ofertei tehnice se recomanda agentiilor de credit sa examineze în detaliu documentele ce constituie prezentul caiet de sarcini. Deficientele materiale (omiterea completării unui formular) în furnizarea informațiilor cerute prin caietul de sarcini pot conduce la refuzul unei oferte.
3.3. În perioada de pregătire a ofertei tehnice se recomanda agentiilor de credit sa acorde o atenție deosebită următoarelor aspecte:
(i) în cazul în care o agenție de credit considera că nu are toate calificarile și autorizările cerute de caietul de sarcini poate obține întregul set de calificări și autorizari prin asocierea cu consultanți individuali și/sau cu alte agenții de credit sau persoane juridice sub forma unui joint-venture. Agențiile de credit se pot asocia cu alte agenții de credit invitate sa participe la prezentul contract numai cu aprobarea MMSSF, în conformitate cu precizările cuprinse în secțiunea a II-a pct. 9.3.2 (i). Agențiile de credit trebuie să obțină aprobarea MMSSF pentru a intra într-un joint-venture cu agențiile de credit care nu au fost invitate să depună oferte. Agențiile de credit sunt încurajate în găsirea de agenții de credit locale, pentru intrarea în joint-venture cu acestea sau pentru a contracta o parte din sarcini;
(îi) este de dorit ca majoritatea personalului cu funcții-cheie propus să fie angajat permanent al agenției de credit sau să aibă o relație de lucru stabilă și extinsă cu aceasta;
(iii) personalul propus trebuie să aibă experienta minima indicată în secțiunea a II-a pct. 9.3.2 (îi) și, de preferinta, să aibă experienta de lucru în condiții similare cu cele din țara MMSSF;
(iv) nu se permite prezentarea în oferta tehnica de personal alternativ, putând fi prezentat un singur curriculum vitae pentru fiecare funcție;
(v) rapoartele care trebuie emise de către agențiile de credit, ca parte integrantă a sarcinilor, trebuie să fie redactate în limba (limbile) specificată (specificate) în secțiunea a II-a pct. 9.3.2 (iii). Este de dorit ca personalul firmei sa cunoască limba română.
3.4. Oferta tehnica, astfel cum se solicita prin formularele standard, va furniza următoarele informații (secțiunea a III-a B):
(i) o scurta descriere privind organizarea firmei, precum și prezentarea experientelor recente similare sarcinilor cerute în secțiunea a V-a - Termeni de referința;
(îi) orice comentarii sau sugestii cu privire la Termenii de referința sau asupra informațiilor, listei cuprinzând serviciile și facilitățile ce vor fi oferite de MMSSF (secțiunea a III-a C);
(iii) o descriere a metodologiei și a planului de lucru pentru ducerea la îndeplinire a sarcinilor (secțiunea a III-a D);
(iv) lista cuprinzând personalul propus, pe specialități, responsabilitățile fiecărui membru al echipei, precum și orarul acestora (secțiunea a III-a E);
(v) curriculum vitae recent, semnat de personalul propus și de reprezentantul autorizat pentru depunerea ofertei (secțiunea a III-a F). Informațiile-cheie includ pregătirea, experienta, vechimea în firma, precum și nivelul responsabilităților în cadrul diferitelor angajamente din perioada ultimilor 10 ani;
(vi) estimarea numărului total al personalului necesar pentru executarea angajamentului, împreună cu diagrame organizatorice cu timpul propus pentru fiecare membru al echipei (secțiunea a III-a E și G);
(vii) o descriere detaliată a metodologiei propuse și a personalului, astfel cum este prevăzut în secțiunea a II-a pct. 9.3.2 (îi);
(viii) orice informație suplimentară, astfel cum este solicitată în secțiunea a II-a pct. 9.3.3.
3.5. Oferta tehnica nu va include informații financiare.
Oferta financiară
3.6. Pentru pregătirea ofertei financiare agențiile de credit trebuie să țină seama de cerințele și de condițiile cerute în caietul de sarcini. Oferta financiară trebuie să fie elaborata în conformitate cu formularele standard (secțiunea a IV-a). Aceasta conține lista cuprinzând toate costurile aferente sarcinilor: a) remunerarea personalului (din afară tarii sau local, la sediu sau pe teren); b) cheltuieli rambursabile, cum ar fi deplasări (diurna, cazare), transport (internațional și local), indemnizații pentru asigurarea traiului, servicii (autovehicule și aprovizionari), închirieri de birouri, asigurări, tipărirea documentelor, monitorizare, publicitate inițială și pe parcursul derulării schemei de microcredite. Aceste costuri trebuie să fie defalcate pe activități și, dacă este cazul, pe cheltuieli efectuate local și în străinătate.
3.7. Oferta financiară trebuie să estimeze, sub forma unei sume separate, toate impozitele locale (inclusiv asigurări sociale), taxe, onorarii, precum și orice alte impuneri prevăzute, în conformitate cu legislația română în domeniu, pentru agenția de credit, subcontractanți sau alți angajați (care nu sunt din țara sau care sunt rezidenți permanenți în România), dacă în secțiunea a II-a pct. 9 nu se specifică altfel.
3.8. Agențiile de credit pot sa exprime costul serviciilor lor în orice moneda convertibilă. MMSSF poate cere agenției de credit sa exprime partea din costul ofertei reprezentând costurile locale în moneda naționala, astfel cum este prevăzut în secțiunea a II-a pct. 9.3.5.
3.9. Comisioanele și gratuitatile, dacă exista, plătite sau care trebuie plătite de către agențiile de credit, referitoare la sarcinile respective, vor fi menționate în formularul de prezentare a ofertei financiare (secțiunea a IV-a).
3.10. Datele de referința (secțiunea a II-a pct. 9) indica perioada pentru care ofertele trebuie să rămână valabile după data la care au fost depuse. Pe parcursul acestei perioade agenția de credit trebuie să aibă disponibil personalul de specialitate propus pentru sarcinile din Termenii de referința. MMSSF trebuie să depună toate eforturile pentru a încheia negocierile pe parcursul acestei perioade. În cazul în care MMSSF dorește sa extindă perioada de valabilitate a ofertelor, agențiile de credit care nu sunt de acord cu această măsură au dreptul sa refuze prelungirea perioadei de valabilitate a ofertelor.
4. Prezentarea, primirea și deschiderea ofertelor
4.1. Oferta tehnica și oferta financiară (oferta în original), menționate în secțiunea a II-a pct. 1.2, vor fi redactate cu o cerneala care să nu se poată șterge. Cele doua oferte nu trebuie să aibă sublinieri sau corecturi, cu excepția corectării greșelilor făcute de firma. Orice astfel de corecturi trebuie să fie semnate de persoana sau de persoanele care semnează ofertele.
4.2. Un reprezentant autorizat al firmei va semna fiecare pagina a ofertei. Împuternicirea reprezentantului autorizat va fi confirmată prin procura care va fi anexată la oferta.
4.3. Pentru fiecare propunere agențiile de credit trebuie să depună numărul de copii indicat (secțiunea a II-a pct. 9.4.1). Fiecare oferta tehnica și oferta financiară vor fi marcate cu "original" sau "copie", după caz. În cazul în care exista diferențe între copii și original, originalul va prevala.
4.4. Exemplarul original și copiile de pe oferta tehnica vor fi introduse într-un plic sigilat pe care se va menționa "oferta tehnica", iar exemplarul original împreună cu copiile de pe oferta financiară, într-un plic sigilat pe care se va menționa "oferta financiară" și se va scrie avertismentul "Nu deschideti în același timp cu oferta tehnica." Cele doua plicuri vor fi introduse într-un alt plic, iar acesta va fi sigilat. Pe acest plic exterior se vor înscrie adresa la care se depun ofertele, precum și orice alte informații cuprinse în secțiunea a II-a pct. 9 și anunțul "A nu se deschide decât în prezenta comisiei de evaluare."
4.5. Ofertele tehnice și ofertele financiare trebuie trimise la adresa și până la data precizate în secțiunea a II-a pct. 9. Orice oferta primită după încheierea perioadei de depunere va fi returnată fără să fie deschisă.
4.6. După expirarea termenului limita pentru depunerea ofertelor propunerea tehnica va fi deschisă imediat de către comisia de deschidere și evaluare. Oferta financiară va rămâne sigilata și va fi păstrată de un auditor public sau de către o autoritate independenta până în momentul în care se face deschiderea publică a ofertelor depuse.
5. Evaluarea ofertelor - metodologia și criteriile de evaluare pentru ofertele tehnice
Generalitati
5.1. Din momentul în care se deschid ofertele și până în momentul în care este atribuit contractul, în cazul în care agențiile de credit doresc sa contacteze MMSSF pentru probleme în legătură cu oferta acestora, o vor face numai în scris, la adresa indicată în secțiunea a II-a pct. 9. Orice acțiune a agenției de credit pentru a influența MMSSF în evaluarea ofertei sau în compararea ofertelor ori în decizia de a atribui contractul poate conduce la respingerea ofertei agenției de credit respective.
5.2. Evaluatorii ofertelor tehnice nu au acces la ofertele financiare până când nu se încheie evaluarea tehnica, inclusiv verificarea din partea băncii și emiterea scrisorii conținând acordul Băncii.
Evaluarea ofertelor tehnice
5.3. Comisia de evaluare numita de MMSSF, în ansamblu, și fiecare membru al acesteia, individual, evalueaza ofertele pe baza compatibilitatii acestora cu termenii de referința, aplicând criterii de evaluare, subcriterii (de obicei nu mai mult de trei pentru fiecare criteriu) și sistemul de punctare specificat în secțiunea a II-a pct. 9.5.2. Fiecărei oferte i se va acorda un punctaj tehnic (St). În aceasta etapa o ofertă poate fi respinsă în cazul în care nu răspunde aspectelor importante din Termenii de referința sau nu obține minimul de punctaj tehnic indicat în secțiunea a II-a pct. 9.5.2.
5.4. Deschiderea publică și evaluarea ofertelor financiare: ierarhizarea ofertelor în funcție de metoda de selecție bazată pe cost și calitate.
Deschiderea publică și evaluarea ofertelor financiare
5.5. După încheierea evaluării ofertelor tehnice MMSSF va notifica agențiile de credit ale căror oferte nu au întrunit punctajul minim sau au fost considerate necorespunzătoare în raport cu caietul de sarcini sau cu Termenii de referința, indicând faptul ca ofertele financiare ale acestora vor fi returnate sigilate după încheierea procesului de selecție. În același timp MMSSF va informa agențiile de credit care au întrunit punctajul minim de calificare, indicând data și locul stabilite pentru deschiderea ofertelor financiare. Data de deschidere a acestora nu va fi mai devreme de doua săptămâni de la data notificării. Notificarea poate fi transmisă prin scrisoare recomandată, prin fax sau prin posta electronică.
5.6. Deschiderea publică a ofertelor financiare se va face în prezenta reprezentanților agentiilor de credit care doresc sa participe. Numele agentiilor de credit, punctajele ofertelor tehnice, precum și prețurile propuse vor fi citite și înregistrate în momentul deschiderii ofertelor financiare. MMSSF va pregati procesul-verbal al ședinței de deschidere publică.
5.7. Comisia de deschidere și evaluare va stabili dacă ofertele financiare sunt complete (dacă conțin costurile pentru toate articolele din oferta tehnica corespunzătoare, iar în caz contrar MMSSF va face calculatia costurilor și le va include în costul inițial al ofertei), va corecta orice greșeli de calcul și va converti prețurile în moneda specificată în secțiunea a II-a pct. 9. Rata de schimb folosită va fi rata de schimb comunicată de Banca Naționala a României la data indicată în secțiunea a II-a pct. 9. Evaluarea va exclude acele taxe, impozite, onorarii și rețineri, precum și alte impuneri în conformitate cu prevederile legii în vigoare și care se aplică consultantilor străini, persoane fizice, și celor care nu sunt rezidenți permanenți (care vor fi plătite în conformitate cu prevederile contractului, cu excepția cazurilor în care consultantul este scutit), care sunt estimate conform pct. 3.7.
5.8. În cazul selecției bazate pe calitate și cost, ofertei financiare celei mai scăzute (Fm) i se va acorda un punctaj financiar (Sf) de 100 de puncte. Punctajele financiare (Sf) ale celorlalte oferte financiare vor fi calculate conform indicațiilor din secțiunea a II-a pct. 9. Ofertele vor fi ierarhizate conform St și Sf, combinate după următoarea formula, folosind ponderile:
T [%] - ponderea acordată ofertei tehnice, exprimată în procente;
P [%] - ponderea acordată ofertei financiare, exprimată în procente;
T + P = 1 conform indicațiilor din secțiunea a II-a pct. 9;
S = St x T% + Sf x P%
Agenția de credit cu cel mai mare punctaj rezultat din combinarea punctajului tehnic cu punctajul financiar va fi invitata la negocieri.
6. Negocieri
6.1. Negocierile vor avea loc la adresa indicată în secțiunea a II-a pct. 9. Scopul este acela de a se ajunge la o înțelegere în privinta tuturor punctelor și la semnarea contractului.
6.2. Negocierile vor include o discuție asupra ofertei tehnice, metodologiei propuse (planul de lucru), personalului folosit, precum și asupra oricăror sugestii făcute de agenția de credit pentru îmbunătățirea termenilor de referința. MMSSF și agenția de credit vor elabora documentele finale privind termenii de referința, încadrarea posturilor cu personal, precum și graficele de activitate, personalul, perioadele de lucru în teren și la birou, persoane/luni calendaristice, logistica și raportarea. Planul de lucru convenit și termenii de referința finali vor fi incluși în "Descrierea serviciilor" care va fi parte integrantă a contractului. O atenție specială se va acorda obținerii unui maxim de servicii pe care îl poate oferi agenția de credit în cadrul bugetului disponibil, precum și definirii clare a elementelor (serviciile și informațiile) puse la dispoziție de MMSSF pentru a asigura o implementare satisfăcătoare a sarcinilor.
6.3. Negocierile financiare includ clarificarea obligațiilor agenției de credit privind taxele și impozitele în România și maniera în care acestea se vor reflecta în contract; modificările tehnice convenite vor fi reflectate, de asemenea, în costul serviciilor. Cu excepția cazurilor în care exista motive excepționale, negocierile financiare nu implica cuantumul remunerației personalului (defalcarea onorariilor și taxelor), nici alte rate unitare propuse în cazul selecției bazate pe cost și calitate.
6.4. După ce a avut loc selecția agenției de credit MMSSF dorește sa negocieze contractul având la baza personalul de specialitate-cheie, astfel cum a fost nominalizat în oferta acesteia. Înaintea negocierii contractului MMSSF va cere asigurări ca respectivii experți sunt într-adevăr disponibili. MMSSF nu va accepta înlocuiri de personal pe parcursul negocierii contractului, cu excepția cazului în care ambele părți sunt de acord ca aceste înlocuiri sunt iminente datorită intarzierilor în procesul de selecție sau ca astfel de schimbări se impun pentru a îndeplini sarcinile. În afară acestui caz, dacă se constată că personalul de specialitate-cheie a fost nominalizat în oferta fără certificarea disponibilității acestuia, agenția de credit poate fi descalificata.
6.5. Negocierile se vor încheia cu revizuirea și completarea proiectului de contract, a cărui forma standard este prezentată în anexa nr. 3 la schema de microcredite. Pentru încheierea negocierilor MMSSF și agenția de credit vor iniția contractul convenit. În cazul în care negocierile esueaza, MMSSF va invita agenția de credit a carei oferta s-a clasat a doua în ordinea punctajului, pentru a negocia contractul.
7. Atribuirea contractului
7.1. Contractul se acordă în urma negocierilor. După încheierea negocierilor MMSSF va notifica cu promptitudine celelalte agenții de credit din lista scurta care nu au fost selectate și le va returna ofertele financiare sigilate agentiilor de credit care nu au trecut evaluarea tehnica (pct. 5.3).
7.2. Agenția/agențiile de credit este/sunt asteptata/asteptate sa înceapă îndeplinirea sarcinilor la data și în locul specificate în secțiunea a II-a pct. 9.7.
8. Confidențialitate
8.1. Informațiile referitoare la evaluarea ofertelor și recomandările cu privire la atribuirea contractului nu vor fi divulgate agentiilor de credit care au depus oferte sau altor persoane care nu sunt în mod oficial interesate de acest proces, până în momentul în care agenția de credit câștigătoare a fost notificată ca i s-a atribuit contractul.
9. Date de referința
Referințe la clauzele din scrisoarea de invitație
9.1.1. Numele clientului este: "Ministerul Muncii, Solidarității Sociale și Familiei"
Metoda de selecție: selecție pe baza calității și a costului (QCBS), în conformitate cu procedurile de selecție descrise în Ghidul de selectare și angajare a consultantilor de către imprumutatii Băncii Mondiale.
Editia ghidului: ianuarie 1997, revizuit în septembrie 1997 și ianuarie 1999.
9.1.2. MMSSF invita agențiile de credit să depună oferte tehnice și financiare în conformitate cu Termenii de referința (secțiunea a V-a).
9.1.3. Sarcinile sunt organizate pe faze. Contractul va opera pentru perioada de funcționare a schemei de microcredite [luni].
9.1.4. MMSSF va organiza o conferința de clarificare înainte de depunerea ofertelor, la:
Data ......., ora ......, locul: sediul MMSSF, Str. Dem. I. Dobrescu nr. 2, sectorul 1, București, sala ...........
Reprezentantul MMSSF:
Numele și prenumele ........., funcția .................
Adresa sediului ........................................
Numerele de telefon ........, fax ....., e-mail ........
9.1.5. MMSSF va furniza agenției de credit selectate serviciile și informațiile prevăzute în Termenii de referința (secțiunea a V-a).
9.1.6. Clauza de frauda și corupție definită în contract este cea prevăzută la pct. 2.6.1 d) din Condițiile generale ale contractului (anexa nr. 3 la schema de microcredite - Contractul standard).
9.2.1. Agențiile de credit pot solicita clarificări până în a 21-a zi calendaristică dinaintea termenului de depunere a ofertei.
Adresarea solicitărilor se va face către reprezentantul MMSSF:
Numele și prenumele ........, funcția ........................
Adresa sediului ..........................................
Numerele de telefon ........., fax ......, e-mail ........
9.3.1. Ofertele vor fi redactate în limba română și în limba engleza.
9.3.2. (i) Firmele de pe lista scurta se pot asocia cu alte firme de pe lista scurta.
(îi) Experienta minima pentru personalul-cheie al agenției de credit este cea precizată în secțiunea a V-a Termeni de referința.
(iii) Rapoartele care fac parte din sarcini se vor redacta în limbile română și engleza.
9.3.3. (vii) Instruirea este o componenta specifică a acestei sarcini și este definită în secțiunea a V-a - Termeni de referința.
(viii) Toate detaliile cerute în Termenii de referința se vor prezenta la depunerea ofertei.
9.3.4. Agenția de credit este responsabilă pentru plata tuturor taxelor și impozitelor rezultate din implementarea contractului, asa cum prevede legislația română.
9.3.5. Agenția de credit va menționa costurile locale în moneda naționala a României.
9.3.6. Termenul de valabilitate a ofertelor este de 120 de zile calendaristice de la data limita de depunere a ofertelor.
9.4.1. Agențiile de credit trebuie să depună un original și trei copii ale ofertei, respectând condiția de la pct. 9.3.1 fiecare. Fiecare plic va fi marcat cu: "Original" și "Copie", precum și cu numărul de înregistrare al caietului de sarcini standard RFP ......./Regiunea de operare ...... - Oferta tehnica și Oferta financiară.
9.4.2. Adresa de depunere a ofertelor este:
Reprezentantul MMSSF:
Numele și prenumele ............., funcția .................
Ministerul Muncii, Solidarității Sociale și Familiei, str. Dem. I. Dobrescu nr. 2, camera ....., sectorul 1, București, România.
Telefon ........., fax ......., e-mail .............
9.4.3. Ofertele trebuie depuse cel târziu la data ..., ora ...
9.5.1. Adresa MMSSF la care pot fi transmise informații este:
Reprezentantul MMSSF:
Numele și prenumele ..........., funcția .....................
Ministerul Muncii, Solidarității Sociale și Familiei, str. Dem. I. Dobrescu nr. 2, sectorul 1, camera .......
Telefon ......, fax ..........., e-mail ..................
9.5.2. Punctajul acordat pentru fiecare criteriu de evaluare este:
──────────────────────────────────────────────────────────────────
Puncte
──────────────────────────────────────────────────────────────────
Experienta specifică a agenției de credit în legătură cu
sarcinile proiectului:
● Experienta reusita a agenției de credit în microcreditare
● Experienta reusita a agenției de credit în implementarea
de proiecte similare
──────────────────────────────────────────────────────────────────
TOTAL:
100
──────────────────────────────────────────────────────────────────
Plan de lucru și metodologie de lucru adecvate
sarcinilor prevăzute în
Termenii de referința:
● Planul de lucru și metodologia propusă
● Valoarea anuală a creditelor acordate
● Nivelul dobânzii
──────────────────────────────────────────────────────────────────
TOTAL:
100
──────────────────────────────────────────────────────────────────
Calificarea și competența personalului-cheie
pentru proiect:
● Calificări generale
● Experienta în creditare și microcreditare
● Experienta în România
──────────────────────────────────────────────────────────────────
TOTAL:
100
──────────────────────────────────────────────────────────────────
Transfer de cunoștințe către MMSSF, partenerii locali ai agenției
de credit și către alte organizații neguvernamentale locale
stabilite de către MMSSF. Planuri pe termen lung pentru asigurarea
continuității implementarii fondului în zona
──────────────────────────────────────────────────────────────────
TOTAL:
100
──────────────────────────────────────────────────────────────────
Participarea locală, reflectată în angajarea de personal local
în poziții-cheie ale agenției de credit, precum și în anga-
jarea de firme locale pentru sarcinile proiectului
──────────────────────────────────────────────────────────────────
TOTAL:
100
──────────────────────────────────────────────────────────────────
TOTAL:
100
──────────────────────────────────────────────────────────────────
Scorul tehnic minim pentru ca oferta tehnica să fie acceptată este:
9.5.3. Moneda unica utilizata pentru conversia sumelor din oferte este dolarul S.U.A.
Sursa oficială a ratei de schimb este Banca Naționala a României (BNR).
Data la care se va lua în calcul rata de schimb pentru conversia sumelor din oferte este data limita de depunere a ofertelor, specificată la secțiunea a II-a pct. 9.4.3.
Formula de determinare a scorului financiar este următoarea:
Sf = 100 x Fm/F, unde Sf este punctajul financiar; Fm este prețul ofertei financiare celei mai scăzute; F este prețul ofertei după evaluare, în conformitate cu secțiunea a II-a pct. 5.7.
9.5.4. Ponderile atribuite pentru ofertele tehnice și financiare sunt: tehnic T = 0.8; financiar P = 0.2.
9.6. Adresa unde se vor desfășura negocierile:
Reprezentantul MMSSF:
Numele și prenumele ........, funcția ...................
Ministerul Muncii, Solidarității Sociale și Familiei, str. Dem. I. Dobrescu nr. 2, sectorul 1, camera ......
Telefon .........., fax ............, e-mail .............
9.7. După cum este specificat în Termenii de referința, se preconizeaza ca proiectul sa înceapă la data de ............. în diferite localități din România.

Secțiunea III Oferta tehnica-forma standard

III.A. Forma de prezentare a ofertei tehnice
............................................
(locul și data)
Reprezentantul MMSSF
...............................
(numele și prenumele)
Ministerul Muncii, Solidarității Sociale și Familiei
Str. Dem. I. Dobrescu nr. 2, sectorul 1, București, România
Caiet de sarcini nr. .........................
Angajarea pentru servicii pentru administrarea schemei de microcredite în regiunea ..........................
Doamnelor și domnilor,
Noi, subsemnații, ne angajăm sa prestam servicii pentru administrarea schemei de microcredite în regiunea ........, în concordanta cu caietul de sarcini din [data] și cu oferta noastră. Va prezentam oferta noastră, care include oferta tehnica și oferta financiară, prezentată într-un plic separat.
Dacă negocierile se vor derula în perioada de valabilitate a ofertei înainte de [data] ne angajăm sa purtam negocieri privind personalul propus. Oferta noastră este ferma, putând face obiectul modificărilor ca urmare a procedurii de negociere a contractului.
Am luat cunoștința despre faptul ca MMSSF nu este obligat sa accepte vreuna dintre ofertele depuse, conform procedurilor Băncii Mondiale.
Cu sinceritate,
Semnatura autorizata ...................................
Numele și funcția semnatarului .........................
Numele agenției de credit ..............................
Adresa .................................................
III.B. Referințele agenției de credit
Servicii relevante furnizate în ultimii 3 ani; calificarile cele mai relevante.
Folosind formularul de mai jos, prezentați informațiile despre fiecare sarcina pentru care firma/entitatea dumneavoastră, fie individual, ca persoana juridică, fie ca parte dintr-o asociere, a fost angajata.
───────────────────────────────────────────────────────────────────
Numele sarcinii:
Țara:
───────────────────────────────────────────────────────────────────
Localizarea în cadrul tarii:
Personalul specializat furnizat de
firma/entitatea dumneavoastră:
───────────────────────────────────────────────────────────────────
Numele clientului:
Numărul de personal:
───────────────────────────────────────────────────────────────────
Adresa:
Numărul de personal/luni,
durata sarcinii:
───────────────────────────────────────────────────────────────────
Data de începere (zi, luna,
Valoarea aproximativă a
an) ...........
serviciilor (în euro):
Data finalizarii (zi, luna,
an) ........
───────────────────────────────────────────────────────────────────
Numele firmelor asociate
Numărul de luni/personal
(dacă exista):
specializat furnizat de firmele
asociate:
───────────────────────────────────────────────────────────────────
Numele și prenumele persoanelor din conducerea proiectului
(conducătorii echipei, directori, coordonatori) și funcțiile
îndeplinite:
───────────────────────────────────────────────────────────────────
Descrierea proiectului:
───────────────────────────────────────────────────────────────────
Descrierea serviciilor furnizate de personalul firmei
dumneavoastră:
───────────────────────────────────────────────────────────────────
Numele firmei:
...................................................................
Toate detaliile financiare vor fi prezentate incluzând valoarea totală a fondurilor, ratele de neîndeplinire și recuperare, nivelul de abatere, rezerve și limite.
III.C. Comentariile și sugestiile agentiilor de credit asupra Termenilor de referința și asupra datelor, serviciilor și facilităților care trebuie asigurate de MMSSF
Privind Termenii de referința: (Comentariile și sugestiile agenției de credit vor fi numerotate în ordine alfabetica cu litere de la a la z.)
...............................................................
Privind datele, serviciile și facilitățile asigurate de MMSSF (Comentariile și sugestiile agenției de credit vor fi numerotate în ordine alfabetica cu litere de la a la z.)
..............................................................
III.D. Descrierea metodologiei și a planului de lucru pentru îndeplinirea sarcinii
Agenția de credit își va prezenta în detaliu metodologia, planul de lucru pentru îndeplinirea sarcinilor și efectele scontate, conform Termenilor de referința (secțiunea a V-a)
..............................................................
III.E. Componenta echipei și obiectivele proiectului
1. Personalul managerial/tehnic
───────────────────────────────────────────────────────────────────
Numele
Poziția
Obiectivul
───────────────────────────────────────────────────────────────────
───────────────────────────────────────────────────────────────────
───────────────────────────────────────────────────────────────────
───────────────────────────────────────────────────────────────────
2. Personalul auxiliar
───────────────────────────────────────────────────────────────────
Numele
Poziția
Obiectivul
───────────────────────────────────────────────────────────────────
───────────────────────────────────────────────────────────────────
───────────────────────────────────────────────────────────────────
───────────────────────────────────────────────────────────────────
III.F. Formatul de curriculum vitae (CV) pentru personalul specializat propus
Poziția propusă .............................................
Denumirea firmei ............................................
Numele personalului .........................................
Profesia ....................................................
Data nașterii ...............................................
Perioada în care a lucrat în firma/entitate .................
Naționalitatea ..............................................
Membru în asociații profesionale ............................
Detalierea obiectivelor sarcinii ............................
Calificări relevante ale persoanei
(Descrieti experienta și instruirea relevante pentru obiectivele sarcinii. Menționați nivelul de responsabilitate deținut de persoana respectiva în proiectele anterioare și furnizati date despre locatii și timp. Folosiți aproximativ jumătate de pagina.)
..............................................................
Pregătirea profesională
(Menționați colegiile/universitățile și alte cursuri specializate absolvite de personal, precizati denumirile școlilor, data absolvirii și diplomele obținute. Folosiți aproximativ un sfert de pagina.)
...............................................................
Locuri de muncă anterioare
(Începând cu poziția actuala, prezentați în ordine inversa locurile de muncă la care au activat persoanele. Prezentați toate funcțiile deținute de la absolvire, perioadele și denumirile companiilor angajatoare, titlurile funcțiilor deținute și localitățile în care și-au desfășurat activitatea. Pentru experienta din ultimii 10 ani menționați tipurile de activități și referințe de la client, unde este cazul. Folosiți aproximativ doua pagini.)
...............................................................
Limbi străine
(Pentru fiecare limba indicați nivelul: excelent, bun, mediu, slab pentru vorbit, citit și scris.)
...............................................................
Certificare:
Subsemnatul declar pe propria răspundere ca aceste date imi descriu cu exactitate experienta și calificarea.
Semnatura ..............................
Data ...................................
(ziua/luna/anul)
Numele complet al persoanei: .................................
Numele complet al reprezentantului autorizat al agenției de credit
............................................................
III.G. Orarul de lucru pentru personalul de specialitate
───────────────────────────────────────────────────────────────────
Luni (sub forma de grafic)
───────────────────────────────────────────────────────────────────
Numele
Poziția
Raportări 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Numărul
și
în
cerute
de luni
prenumele
agenția
de credit
───────────────────────────────────────────────────────────────────
Subtotal (1)
Subtotal (2)
Subtotal (3)
Subtotal (4)
───────────────────────────────────────────────────────────────────
Regim permanent ............ Regim de colaborare ..............
Rapoarte cerute ............
Durata activităților .......
Semnatura ........................
(reprezentant autorizat)
Numele complet ...................
Poziția ..........................
Adresa ...........................
III.H. Graficul de activități
A. Domeniul de cercetare și elementele studiate
───────────────────────────────────────────────────────────────────
Lunile de la începerea sarcinii
───────────────────────────────────────────────────────────────────
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
───────────────────────────────────────────────────────────────────
Activitatea
───────────────────────────────────────────────────────────────────
───────────────────────────────────────────────────────────────────
───────────────────────────────────────────────────────────────────
B. Finalizarea și depunerea rapoartelor
───────────────────────────────────────────────────────────────────
Rapoarte
Data
───────────────────────────────────────────────────────────────────
1. Raport inițial
2. Raport intermediar privind progresul proiectului
a) Primul raport asupra stadiului implementarii
b) Al doilea raport asupra stadiului implementarii
3. Proiect de raport final
4. Raport final
───────────────────────────────────────────────────────────────────

Secțiunea IV Oferta financiară-forma standard

IV.A. Forma de prezentare a ofertei financiare
..............................................
(locul și data)
Reprezentantul MMSSF
.......................................................
(numele și prenumele)
Ministerul Muncii, Solidarității Sociale și Familiei
Str. Dem. I. Dobrescu nr. 2, sectorul 1, București, România
Angajarea pentru servicii pentru administrarea schemei de microcredite în regiunea ...................................
Caiet de sarcini nr. ...................................
Doamnelor și domnilor,
Subsemnații ne angajăm sa oferim servicii pentru administrarea schemei de microcredite, în conformitate cu caietul dumneavoastră de sarcini datat [data] și cu oferta noastră (oferta tehnica și oferta financiară).
Oferta noastră financiară atașată este în valoare de
............................................................
(suma în cifre și litere)
Aceasta suma nu include taxele locale, estimate la suma de
............................................................
(suma în cifre și litere)
Oferta noastră financiară este ferma, putând face obiectul modificărilor aduse ca urmare a procedurii de negociere a contractului, până la expirarea perioadei de valabilitate a ofertei ................/(data)...................
Comisioanele și recompensele plătite sau care urmează să fie plătite de noi (agenția de credit) agenților în legătură cu executarea contractului, dacă ni se acordă contractul, sunt:
───────────────────────────────────────────────────────────────────
Numele și adresa
Suma și moneda plății
Scopul acordării
agenților
comisionului sau
recompensei
───────────────────────────────────────────────────────────────────
───────────────────────────────────────────────────────────────────
───────────────────────────────────────────────────────────────────
Suntem de acord ca propunerea prezentată nu va creează nici un fel de obligații în acest sens.
Cu sinceritate,
Semnatura autorizata
...............................
(numele și titlul semnatarului)
...............................
Denumirea agenției de credit
...............................
Adresa
...............................
IV.B. Sumarul costurilor
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Costuri
Moneda
Suma
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Subtotal
Taxe locale
Prețul total al ofertei financiare
..........................
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
IV.C. Defalcarea costurilor pe activități
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Activitatea nr. ....... Activitatea nr. ........ Descriere .......
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Componenta de preț
Moneda
Suma
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Remunerații
Deconturi
Cheltuieli diverse
Subtotal
..........................
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
IV.D. Detalierea remunerației pe activități
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Activitatea nr. .........
Denumirea activității ...............
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Numele și
Funcția
Date de intrare
Rata
Suma
prenumele
(luni, zile sau ore)
remunerației
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Personal obișnuit
Personal local
Consultanți
Total general:
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
IV.E. Deconturi pe activități
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Activitatea nr. ....
Denumirea activității ...........
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Nr.
Descrierea
Unități
Cantitatea
Prețul pe
Suma
crt.
de măsura
unitate
totală
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
1. Zboruri internaționale .....
Călătorie
2. Cheltuieli de deplasare
Călătorie
diverse ......
3. Diurna .........
Zi
4. Costuri cu transportul
local .....
5. Chirii pentru birouri/hotel/
cheltuieli administrative .....
Total general:
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
IV.F. Cheltuieli diverse
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Activitatea nr. .............. Denumirea activității .................
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Nr.
Descrierea
Unități de
Cantitatea
Prețul
Valoarea
crt.
măsura
unitar
totală
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
1. Costuri de comunicare
între ................
și ...................
(telefon, fax, telex, e-mail)
2. Elaborare și multiplicare
de rapoarte
3. Echipament (vehicule,
computere etc.)
4. Software
Total general:
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
IV.G. Formatul-tip al bugetului
Bugetul operational - anul 1, Biroul nr. xxx
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Tipuri
Descriere
Costuri
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Personal
Director x 1
(1)
Ofițer de credit x 1
(1)
Ofițer de credit x 1
(1)
Asistent manager x 1
(1)
Altele (specificati)
(1)
Total - Personal
A
Deplasări
Transport
(2)
Cazare
(2)
Diurna
(2)
Total - Deplasări
B
Consultanța
Juridică
(2)
Contabilitate
(2)
Traduceri
(2)
Altele (specificati)
(2)
Total - Consultanța
C
Administrativ
Chirii birou
(2)
Utilități
(2)
Consumabile de birou
(2)
Servicii poștale/Curierat
(2)
Servicii de multiplicare
(2)
Servicii de imprimare
(2)
Servicii de promovare a
schemei de microcredite
(2)
Telecomunicații (telefon,
fax, e-mail)
(2)
Servicii de reparații și
întreținere birou
(2)
Servicii de reparații și
întreținere echipamente
(2)
Asigurări
(2)
Altele (specificati)
(2)
Total - Administrativ
D
Total costuri operationale
A+B+C+D
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
NOTA (1) - Costurile menționate vor fi brute, din care se vor
specifică separat toate taxele.
NOTA (2) - Costurile menționate vor fi nete, fără taxe.
Amortizari (4) - anul 1, Biroul xxx
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Descriere
Cost
───────────────────────────────────────────────────────────────────────
Mobilier de birou (detaliati)
(3)
Amenajări birou (detaliati)
(3)
Echipamente de birou (detaliati)
(3)
Altele (specificati)
(3)
Total
E
───────────────────────────────────────────────────────────────────────
NOTA (3) - Costurile menționate vor fi nete, fără taxe.
NOTA (4) - La calculul amortizarii se va ține seama de prevederile
legislației române.
Sumarul bugetului - anul 1
───────────────────────────────────────────────────────────────────────
Biroul
Costuri operationale
Amortizari
Total
───────────────────────────────────────────────────────────────────────
Nr. 1
Nr. 2
Nr.
Nr.
Nr.
Total:
───────────────────────────────────────────────────────────────────────

Secțiunea V Termeni de referința

A. Introducere
Cadru general
1. Guvernul României a obținut un împrumut de la Banca Internationala pentru Reconstrucție și Dezvoltare (BIRD, denumita în continuare Banca) pentru implementarea unui proiect de dezvoltare a sectorului social, în valoare de 50 milioane dolari S.U.A., din care 12 milioane dolari S.U.A. sunt alocate pentru componenta de furnizare de microcredite beneficiarilor prin agențiile de credit (furnizorii de servicii de microcredite). Aplicarea Acordului de împrumut, semnat la București la 6 iulie 2001 și ratificat prin
Ordonanța de urgenta a Guvernului nr. 111/2001 , aprobată prin
Legea nr. 582/2001 , va fi realizată de MMSSF.
2. MMSSF are rolul de sinteza pentru asigurarea și coordonarea aplicării strategiei și politicilor Guvernului în domeniul muncii, protecției și solidarității sociale. Sediul MMSSF se afla în București, str. Dem. I. Dobrescu nr. 2, sectorul 1.
3. Pentru implementarea proiectului, în cadrul MMSSF a fost stabilită Unitatea de Coordonare a Proiectului (UCP MMSSF). Responsabilul obiectivului "Microcredite pentru dezvoltarea ocupării" este directorul Direcției politici forta de muncă. Direcția politici forta de muncă are în principal următoarele atribuții:
- urmărește tendintele de pe piața forței de muncă și elaborează politici, programe și planuri naționale în domeniile ocupării, formării profesionale și egalității de sanse pe piața muncii, colaborand în acest sens cu ministerele și cu alte organe centrale;
- exercita controlul asupra infaptuirii politicilor și programelor de către Agenția Naționala pentru Ocuparea Forței de Muncă;
- stabilește anual indicatorii sociali și nivelul acestora în baza cărora se elaborează programul anual de activitate al Agenției Naționale pentru Ocuparea Forței de Muncă;
- promovează programe, propune acorduri și implementeaza proiecte de colaborare internationala în domeniile ocupării, formării profesionale a forței de muncă și egalității de sanse pe piața muncii și atrage surse de finanțare a acestora;
- participa la îndeplinirea obligațiilor prevăzute pentru MMSSF în Programul Național de Aderare a României la Uniunea Europeană pentru domeniile: ocuparea forței de muncă, egalitatea de sanse și de tratament între femei și bărbați, dialog social, Fondul Social European etc.
4. Sectorul întreprinderilor mici și mijlocii din România nu este dezvoltat la întregul sau potențial. Multe întreprinderi mici și mijlocii nu cunosc îndeajuns de bine strategiile de marketing, nu pot avea acces la creditele pentru dezvoltare și nu pot realiza eficienta în producție. Tehnicile moderne de management și de planificare a afacerilor nu sunt utilizate în mod sistematic în România și nu exista suficiente servicii de consultanța profesională. Toți acești factori diminuează abilitatea oamenilor de afaceri români de a pătrunde pe diferite piețe în calitate de cumpărători sau de furnizori.
5. Una dintre cele mai serioase piedici în dezvoltarea economiei românești o constituie constrangerile sectorului bancar, care nu este interesat de acordarea creditelor pentru întreprinderile mici. Mulți dintre micii întreprinzători care au început sa desfășoare activități comerciale după anul 1990 au ajuns acum în stadiul în care au nevoie de credite pentru dezvoltare, dar nu au cui să se adreseze pentru a-și asigura micile finanțări. Accesul persoanelor fizice la capital pentru înființarea și finanțarea de întreprinderi private este practic inexistent.
B. Fondul de microcredite
B.1. Scopurile și obiectivele acordării de microcredite
6. Scopul întregului program este de a facilita dezvoltarea de măsuri susținute de remediere, adresate regiunilor afectate și persoanelor care și-au pierdut mijloacele de existenta ca urmare a restructurării industriale. Astfel, obiectivele schemei de microcredite sunt următoarele:
a) stimularea ocupării persoanelor fără un loc de muncă;
b) sprijinirea dezvoltării societăților comerciale care au sub 15 salariați încadrați cu contract individual de muncă, a persoanelor autorizate sa desfășoare activități independente și a asociațiilor familiale constituite potrivit legii, precum și a oricărei persoane fizice care prezintă o propunere fundamentată pentru inițierea și dezvoltarea unei afaceri;
c) stimularea diversificării mediului economic prin dezvoltarea sectorului privat și a activităților generatoare de profit în zonele de operare ale schemei de microcredite;
d) sprijinirea ocupării persoanelor disponibilizate în a deveni întreprinzători, beneficiari de microcredite pentru înființarea de întreprinderi mici, și sprijinirea acestora în procesul de derulare a afacerilor pentru care s-a solicitat împrumutul;
e) stabilirea criteriilor de selecție a agentiilor de credit și autorizarea agentiilor de credit selectate pentru acordarea de microcredite beneficiarilor din regiunile de operare ale schemei, prin intermediul unui mecanism de finanțare revolving și în conformitate cu prevederile prezentei scheme de microcredite;
f) încurajarea persoanelor fizice prestatoare de activități economice pentru înregistrarea acestora în conformitate cu normativele în vigoare.
7. Rezultatele preconizate includ:
a) crearea unui mediu favorabil pentru dezvoltarea întreprinderilor private;
b) dezvoltarea capacității antreprenoriale a locuitorilor din regiunile de operare selectate;
c) o rata ridicată de rambursare a împrumuturilor în conformitate cu cea mai buna practica de operare a fondului de microcredite;
d) facilitarea dezvoltării unor agenții de credit independente și viabile din punct de vedere financiar, care vor putea continua pe termen lung acordarea de microcredite pentru sprjinirea întreprinderilor mici și mijlocii.
B.2. Înființarea fondului de microcredite
8. În vederea realizării scopurilor și obiectivelor activității de microcreditare, s-au alocat sume din împrumutul obținut de la BIRD pentru înființarea și operarea unui fond pentru acordarea de microcredite. Sumele alocate, astfel cum sunt prevăzute în acordul de împrumut, au valoarea de 12 milioane dolari S.U.A., fiind destinate transformarii în microcredite și plății costurilor operationale.
Pentru acoperirea cheltuielilor care nu se suporta din împrumut sunt prevăzute fonduri de contrapartida care vor fi suportate din bugetul asigurărilor pentru șomaj.
9. Fondul de microcredite acordat în administrare unei agenții de credit nu poate fi mai mare decât echivalentul în lei al unui milion de dolari S.U.A., calculat la cursul de schimb comunicat de Banca Naționala a României în ziua precedenta semnării contractului, dar nu mai mult decât echivalentul în lei al unui milion de euro, calculat la cursul de schimb comunicat de Banca Naționala a României în ziua precedenta semnării contractului, în conformitate cu
Ordonanța Guvernului nr. 40/2000 , aprobată și modificată prin
Legea nr. 376/2002 , cu modificările ulterioare.
B.3. Regiunile de operare ale schemei de microcredite
10. Pentru scopurile de administrare a proiectului, România a fost împărțită în 8 regiuni de operare, după cum urmează:
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Nr. crt.
Regiunea de operare/județele
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
1. Regiunea nord-est: Bacau, Botosani, Iași, Neamt, Suceava, Vaslui
2. Regiunea sud-est: Brăila, Buzau, Constanta, Galați, Tulcea, Vrancea
3. Regiunea sud: Arges, Calarasi, Dambovita, Giurgiu, Ialomita, Prahova,
Teleorman
4. Regiunea sud-vest: Dolj, Gorj, Mehedinti, Olt, Valcea
5. Regiunea vest: Arad, Caraș-Severin, Hunedoara, Timiș
6. Regiunea nord-vest: Bihor, Bistrita-Nasaud, Cluj, Maramures,
Satu Mare, Salaj
7. Regiunea centru: Alba, Brașov, Covasna, Harghita, Mures, Sibiu
8. Regiunea București: Ilfov, municipiul București
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
În cadrul prezentului proiect vor fi selectate prin licitații publice internaționale, în vederea acreditării, agențiile de credit pentru administrarea fondului de microcredite în fiecare dintre regiunile de operare prezentate mai sus. Agențiile de credit sunt invitate la o licitație pentru administrarea fondului de microcredite în oricare dintre cele 8 regiuni de operare. Fiecare dintre aceste regiuni de operare va face obiectul unei licitații separate. Solicitanții trebuie să depună separat oferte tehnice și oferte financiare pentru fiecare regiune de operare pentru care doresc sa liciteze.
B.4. Calificarea și experienta agentiilor de credit
11. În vederea selectării și acreditării agențiile de credit trebuie să dovedească experienta substantiala în acordarea de microcredite în România și/sau în alta țara din Europa cu o economie de tranzitie. Experienta în regiunea de operare, județele și în orașele care au fost afectate de restructurari/șomaj constituie un avantaj.
12. Agențiile de credit trebuie:
- să aibă înscris în statut ca obiect de activitate administrarea de fonduri de microcredite;
- sa dispună de personal calificat și specializat, cu vechime de minimum 3 ani în domeniul financiar-bancar și cu experienta corespunzătoare pentru derularea de credite, fără cazier judiciar pentru infracțiunile de: gestiune frauduloasă, abuz de încredere, fals, uz de fals, înșelăciune, delapidare, mărturie mincinoasă, dare sau luare de mită, bancruta frauduloasă;
- sa funcționeze de cel puțin 3 ani, demonstrati în baza a cel puțin două raportări vizate de administrația financiară de care aparțin;
- să facă dovada unei activități performanțe în domeniul creditarii cu o rata de recuperare a creditelor, demonstrabila pe baza rezultatelor anterioare, de cel puțin 90%;
- să prezinte scrisori de garanție din partea unei bănci sau a unui fond de garantare, a căror valoare sa reprezinte cel puțin 10% din valoarea fondului de microcredite solicitat spre administrare;
- sa furnizeze detalii în legătură cu experienta trecută în implementarea de fonduri de microcredite, portofoliul de management specificand ratele de nerealizare a plăților la termen, de rambursare, de pierdere și de prejudicii, precum și de profitabilitate;
- sa furnizeze denumirea tuturor organizațiilor de la care au primit în administrare fonduri de microcredite și să prezinte informații de referința despre acestea (adresa, numere de telefon, persoane de contact), precum și un scurt raport asupra muncii prestate și rezultatele obținute, în special în privinta obiectivelor stabilite;
- sa nominalizeze un partener operational care să fie înregistrat legal în România și să prezinte decizia judecătorească prin care are dreptul de a opera în România, împreună cu copia de pe Monitorul Oficial al României în care s-a publicat autorizarea de funcționare și cu o copie de pe codul fiscal al acestui partener;
- să prezinte o descriere a modului de administrare a fondurilor de microcredite existente, precum și copii de pe bilanțurile din ultimii 3 ani, cu auditul efectuat, sau pentru perioada cea mai recenta pentru care acestea sunt valabile, pentru fondurile de microcredite administrate în trecut și pentru cele mai recente;
- să prezinte monografia contabila, precum și orice alta forma de înregistrare contabila relevanta;
- să prezinte aspecte relevante ale rezultatelor obținute în inițierea proiectelor pentru întreprinderi, metodologia de evaluare a proiectului și proceduri de monitorizare a creditului (cu exemple);
- sa furnizeze o copie de pe organigrama;
- să prezinte un plan care să definească clar metodologia de implementare a proiectului, precum și modalitatea de atingere a rezultatelor-ținta, împreună cu graficul în timp al implementarii;
- să prezinte o descriere privind programele de dezvoltare și pregătire propuse pentru personalul propriu și pentru organizațiile locale în aplicarea schemei de microcredite;
- sa furnizeze: a) nivelul ratei dobânzii care va fi aplicată microcreditelor pe perioada de funcționare a schemei de microcredite; b) nivelul anual estimat de microcredite ce va fi plătit în regiune; c) rambursarile anuale estimate, precum și defalcarea acestora pe microcredit și dobânda;
- sa furnizeze o proiectie a costurilor operationale anuale (care se vor constitui parte integrantă a propunerii financiare - secțiunea IV.G);
- să prezinte curriculum vitae pentru persoanele din posturile-cheie care vor fi implicate în implementarea proiectului. Se dorește ca personalul sa demonstreze ca are experienta în înființarea și administrarea unor programe de microcreditare și ca are abilitatea sa dezvolte relații de colaborare cu terți, cu parteneri și cu organizațiile partenere (secțiunea III.F); se asteapta ca din personalul propus de fiecare agenție de credit sa nu lipsească un lider de echipa, doi ofițeri de credit și un asistent.
13. Agențiile de credit trebuie să includă în ofertele lor o evaluare a caracteristicilor din regiunile-ținta, cu accent pe identificarea specificului comunităților-ținta, situația demografică a populației-ținta, precum și alte informații importante care sunt relevante pentru rationalitatea și viabilitatea proiectului. Ofertele vor detalia, de asemenea, mecanismele folosite pentru colectarea și analiza informațiilor adiționale necesare în vederea implementarii cu succes a proiectului, pentru a da asigurări ca proiectul răspunde necesităților economice și sociale din regiunea-ținta.
14. Agențiile de credit vor fi angajate prin contract, iar serviciile oferite de acestea vor fi plătite din dobânzile percepute de la beneficiarii de microcredite și, pentru perioadele de derulare a schemei în care dobânda percepută de la beneficiarii de microcredite nu acoperă costurile operationale stabilite conform contractului, din fondurile prevăzute în acest scop în schema de microcredite.
Obiectul ofertării îl reprezintă valoarea costurilor operationale pentru administrarea fondului de microcredite încredințat, pe perioada cuprinsă între data semnării contractului și data rambursarii ultimului microcredit acordat.
15. Încasările din plățile dobânzilor vor fi păstrate într-un cont bancar separat.
16. Fondul public pentru transformarea în microcredite va fi avansat către agențiile de credit, astfel cum se specifică în cap. VII al schemei de microcredite. Se asteapta ca agențiile de credit contractante să solicite întregul fond alocat regiunii de operare în maximum 24 de luni de la semnarea contractului, după care finanțarea sa continue numai pe bază de mecanism de revolving pentru următorii ani.
17. MMSSF își rezerva dreptul de a transfera sume din fondul public pentru transformarea în microcredite din regiunile de operare cu cerere relativ mica în regiunile de operare cu cerere mare.
18. MMSSF va asigura urmărirea implementarii schemei de microcredite și monitorizarea agentiilor de credit în conformitate cu prevederile schemei de microcredite.
19. Agențiile de credit trebuie să îndeplinească funcțiile operationale ale schemei de microcredite, constând în administrarea cu succes a fondului de microcredite în regiunile de operare, precum și transmiterea în mod regulat a rapoartelor oficiale către MMSSF în legătură cu administrarea fondului de microcredite.
B.5. Condiții de acordare și tipul de microcredite (caracteristicile microcreditelor)
20. Agenția de credit trebuie să își desfășoare activitatea în concordanta cu următoarele specificății:
a) valoarea microcreditului pentru oricare dintre proiecte va fi de până la 10.000 euro;
b) rambursarea microcreditelor și a dobânzilor se va face în rate plătibile la intervale prestabilite, dar nu mai frecvent decât lunar. Perioada de rambursare este preconizata a fi de până la 36 de luni calendaristice de la data acordării creditului, din care maximum 6 luni perioada de grație;
c) microcreditele se vor plati în lei la cursul leu/euro comunicat de Banca Naționala a României în ziua anterioară eliberării sumelor. Rambursarea microcreditelor și a dobânzilor se va face, de asemenea, în lei, la cursul leu/euro comunicat de Banca Naționala a României în ziua anterioară plății;
d) pentru fiecare microcredit sunt necesare garanții care vor fi stabilite de agenția de credit în funcție de fiecare proiect, astfel încât sa acopere valoarea microcreditului acordat și a dobânzii aferente; responsabilitatea privind aprecierea valorii garanției pentru fiecare microcredit revine în exclusivitate agenției de credit;
e) se intenționează ca dobânda percepută de la beneficiarii de microcredite să fie preferentiala față de dobânzile percepute de societățile comerciale bancare; dobânzile percepute de agenția de credit de la beneficiarii de microcredite nu pot depăși valoarea costurilor operationale pentru administrarea fondului de microcredite pus la dispoziție de MMSSF, asa cum sunt prevăzute în contract; agențiile de credit nu vor realiza profit din aplicarea schemei de microcredite.
C. Descrierea sarcinilor
21. Elaborarea strategiei de promovare a schemei de microcredite. Strategiile de promovare vor fi propuse pentru întreaga durata a schemei de microcredite. Promovarea cu succes a schemei de microcredite înainte de lansarea acesteia este considerată ca fiind deosebit de importanța pentru reusita proiectului. Agenția de credit câștigătoare va intră în legătură cu MMSSF pentru punerea în aplicare a strategiilor de promovare care fac ca informațiile relevante să fie cunoscute de solicitanți în forme care vor stimula interesul acestora. În limita bugetului, promovarea va fi efectuată și în timpul implementarii schemei de microcredite, cu scopul principal de a incuraja potentialii solicitanți în accesarea de microcredite.
22. Primirea și procesarea cererilor de finanțare. Responsabilitatea pentru primirea și procesarea cererilor de finanțare revine în exclusivitate agenției de credit. Toate solicitarile privind obținerea de microcredite trebuie luate în considerare și procesate în mod profesional, exclusiv pe baza valorii fiecărei solicitări, fără a se lua în considerare intervenții sau influente ale terților, și în conformitate cu specificățiile schemei de microcredite. Primirea și procesarea cererilor de finanțare trebuie să fie efectuate cu respectarea termenului prevăzut în
Ordonanța Guvernului nr. 40/2000 , aprobată și modificată prin
Legea nr. 376/2002 , cu modificările ulterioare. Formularul de solicitare a creditului, precum și orice alt material informațional care însoțește respectiva cerere trebuie să fie accesibile și în concordanta cu informațiile cerute pentru procesarea solicitării. Agențiile de credit vor previziona volumul de microcredite ce vor fi acordate, în baza volumului de cereri de finanțare primite și procesate într-un interval de timp.
23. Deciziile de creditare. Răspunderea pentru aceasta componenta revine în exclusivitate agenției de credit care acționează în conformitate cu specificățiile schemei de microcredite și la cele mai înalte standarde profesionale pentru managementul microcreditelor. Agenția de credit trebuie să demonstreze ca aplica o metodologie obiectivă, credibila și sistematica în procesarea cererilor de finanțare.
24. Acordarea microcreditelor. Punerea în aplicare a deciziilor de creditare reprezintă, de asemenea, o problemă exclusiv în sarcina și în responsabilitatea agenției de credit și trebuie efectuată astfel încât să asigure validitatea din punct de vedere legal, precum și aplicarea tuturor clauzelor și condițiilor fiecărui microcredit. Este important sa existe asigurarea ca prevederile contractelor de creditare se aplică și sunt în conformitate cu legislația română, iar utilizarea fondurilor de către beneficiari se face în conformitate cu prevederile din cererile de finanțare care au stat la baza aprobării microcreditelor.
25. Administrarea portofoliului de microcredite. Agențiile de credit au răspunderea de a monitoriza derularea tuturor microcreditelor aprobate și plătite, precum și de a le recupera.
D.1. Responsabilitățile agenției de credit în administrarea fondului de microcredite
26. Responsabilitățile agenției de credit includ:
- identificarea potențialilor beneficiari de microcredite, sprijinirea solicitanților în întocmirea cererilor de finanțare și acordarea de microcredite beneficiarilor, în condițiile încadrării în schema de microcredite;
- administrarea fondului de microcredite în conformitate cu specificățiile schemei de microcredite și cu cele mai înalte standarde în domeniul managementului microcreditelor;
- realizarea standardelor de performanță convenite prin contractul de administrare de microcredite, semnat între MMSSF și agenția de credit;
- efectuarea plăților către beneficiarii de microcredite la termenele stabilite și urmărirea încasării ratelor de rambursare a microcreditelor și a dobânzilor în conformitate cu graficele din contractele de acordare a microcreditelor, semnate între agenția de credit și beneficiari;
- urmărirea, evaluarea și luarea deciziilor ce se impun în legătură cu utilizarea microcreditelor acordate în procesul de derulare a contractelor dintre agenția de credit și beneficiari;
- monitorizarea performantelor activității agenției de credit din punct de vedere al rezultatelor activității de microcreditare;
- asigurarea administrării financiare a fondurilor și a contabilității fondului cu toată responsabilitatea cerută de legislația în vigoare;
- punerea în mișcare a acțiunilor civile și penale pentru recuperarea microcreditelor neperformante;
- întocmirea și prezentarea rapoartelor convenite prin contract, asa cum sunt nominalizate în paragraful D.3 din termenii de referința prezenți;
- îndeplinirea sarcinilor ce revin din aplicarea schemei de microcredite;
- transmiterea cu promptitudine de notificări scrise către MMSSF cu privire la evenimentele care au intervenit sau care ameninta sa intervină în realizarea performantelor agenției de credit sau în prevederile contractuale;
- înregistrarea contabila, în mod distinct, a activității desfășurate în cadrul contractului și ținerea de evidente care să reflecte operarea fondului, precum și alte situații financiare și de monitorizare pe care MMSSF le va cere în timp rezonabil;
- permiterea accesului persoanei sau persoanelor desemnate de MMSSF la toate documentele și evidentele contabile și de monitorizare, în baza notificării de către MMSSF;
- asigurarea auditarii de către un auditor independent a situațiilor anuale în legătură cu înregistrările contabile și utilizarea fondurilor și prezentarea la MMSSF, în copie, a acestor situații auditate, precum și a raportului de audit, în termen de 4 luni de la încheierea exercițiului financiar la care se referă înregistrările contabile.
D.2. Standarde de performanță în administrarea fondului de microcredite
27. MMSSF solicita agenției de credit încadrarea în standardele de performanță, astfel cum sunt definite prin următorii indicatori de performanță:
- capacitate instituțională - înregistrare legală a agenției de credit, plan de afaceri (plan strategic cu obiective realiste și performanțe);
- sisteme de management financiar - contabilitate și sistem de control intern, sistem de urmărire a împrumutului, sistem de proiectii financiare;
- guvernare - îndrumări etice și operationale;
- resurse umane - administrarea corecta și prudenta a fondului de microcredite viabil din punct de vedere financiar în cadrul unei structuri organizatorice definite;
- servicii adresate clienților - identificarea și deservirea clienților-ținta;
- performanțe financiare - calitatea portofoliului de credite, profitabilitate, participarea cu resurse locale.
MMSSF va urmări ca indicatorii de performanță stabiliți anterior și declarați de agenția de credit să se mențină cel puțin la același nivel pe toată perioada administrării fondului de microcredite.
Este important ca întregul portofoliu de microcredite să fie administrat cu profesionalism, astfel încât să fie indepliniti următorii indicatori-cheie de performanță:
Indicatori de performanță
┌───────┬───────────────────────────┬──────────┬───────────┬───────────────────┐
│
│
Valoarea microcreditelor │Procentul │Procentul
│
Diferențe fața
│
│
│
acordate [mii euro]
│ micro-
│ micro-
│
de dobânda
│
│
Anul ├───────────┬───────────────┤creditelor│ creditelor│
negociata
│
│
│Din fondul │ Din rambursări│restante
│nerecupe-
│
cu MMSSF
│
│
│administrat│
│
│rabile
│
│
│
│
│
│
[%]
│
[%]
│
│
├───────┼───────────┼───────────────┼──────────┼───────────┼───────────────────┤
│Anul 1 │50% din
│
-
│
<7%
│
<5%
│Calculată de MMSSF │
│
│total fond │
│
│
│
│
├───────┼───────────┼───────────────┼──────────┼───────────┼───────────────────┤
│Anul 2 │100% din
│
100%
│
<7%
│
<5%
│Calculată de MMSSF │
│
│total fond │
revolving
│
│
│
│
├───────┼───────────┼───────────────┼──────────┼───────────┼───────────────────┤
│Anul 3 │
│
100%
│
<7%
│
<5%
│Calculată de MMSSF │
│
│
│
revolving
│
│
│
│
├───────┼───────────┼───────────────┼──────────┼───────────┼───────────────────┤
│...... │
│
│
│
│
│
├───────┼───────────┼───────────────┼──────────┼───────────┼───────────────────┤
│Anul x │
│
100%
│
<7%
│
<5%
│Calculată de MMSSF │
│
│
│
revolving
│
│
│
│
└───────┴───────────┴───────────────┴──────────┴───────────┴───────────────────┘
Indicatorii din tabel se definesc astfel:
- valoarea microcreditelor acordate - valoarea însumată a microcreditelor din fond plus 100% din rambursări (în primul an agențiile de credit trebuie să acorde cel puțin jumătate din valoarea fondului revolving pus la dispoziție);
- procentul microcreditelor restante - procentul microcreditelor restante din portofoliu, care nu trebuie să fie mai mare de 7%;
- procentul microcreditelor nerecuperabile - procentul din microcreditele care au fost declarate nerecuperabile și au fost scăzute;
- dobânda - respectarea dobânzii precizate de agenția de credit și înscrise în contract.
În înțelesul parametrilor de mai sus, următorii termeni se definesc astfel:
- portofoliu - valoarea creditelor acordate, din care se scad rambursarile;
- microcredite restante - microcreditele care nu au fost plătite la data scadentei, dar care nu sunt de nerecuperat.
28. În cazul în care apar evolutii negative, agenția de credit trebuie să prezinte un raport detaliat către MMSSF, conținând motivele acestor schimbări și propuneri de soluționare. Agențiile de credit trebuie să participe la întrunirile pentru verificarea performantelor, întruniri ce vor fi inițiate de MMSSF.
29. MMSSF dorește sa includă indicatori de performanță în legătură cu crearea de locuri de muncă, ocuparea locurilor de muncă cu șomeri, neîndeplinirea sarcinilor, recuperarea împrumuturilor, stabilirea de garanții și cu politica de scădere a creditelor nerecuperabile.
Agențiile de credit vor propune criterii și indicatori de performanță asupra acestor probleme în Ofertele tehnice.
D.3. Documente și rapoarte
30. Agenția de credit va furniza MMSSF următoarele documente: rapoartele financiare lunare și trimestriale privind progresul proiectului, precum și raportul de încheiere efectuat la terminarea proiectului. Toate rapoartele vor fi întocmite cu software de procesare convenit cu MMSSF, atât în limba română, cat și în limba engleza, și vor fi prezentate în copie și pe discheta/e-mail; formatul rapoartelor va fi stabilit prin anexe la contract, conform modelelor prezentate în anexa nr. 5 la schema de microcredite.
31. Rapoarte privind progresul contractului pentru acordarea de microcredite, încheiat între MMSSF și agenția de credit. Agențiile de credit vor inainta MMSSF: lunar, rapoarte privind progresul și trimestrial, rapoarte financiare. Rapoartele se vor întocmi într-un format standard. Pe măsura ce schema de microcredite se implementeaza, MMSSF poate modifica aceste formulare, cu consultarea agenției de credit. Data raportarilor va fi stabilită prin contract. Toate aceste rapoarte vor fi prezentate la MMSSF la data stabilită prin contract. La solicitarea MMSSF agenția de credit va participa la întrunirile pentru verificarea implementarii proiectului și va pune la dispoziție toate înregistrările și evidentele pe care MMSSF le considera necesare pentru confirmarea sau infirmarea conformitatii cu mandatul acordat agenției de credit.
E. Responsabilitățile MMSSF:
a) va numi un responsabil din partea MMSSF ca principal partener al agenției de credit;
b) va asigura accesul agenției de credit la sediul sau;
c) va asigura accesul agenției de credit la toate datele și informațiile despre proiect și va facilita accesul la informațiile disponibile ale MMSSF de care agenția de credit ar putea avea nevoie în implementarea proiectului.
F. Alte fonduri de microcredite ale agenției de credit
32. În cazul în care agenția de credit administrează în România alte fonduri de microcredite, aceasta declara și garantează ca va face o descriere exactă, în scris, a acestor fonduri și ca poate să continue administrarea acestora. Agentiilor de credit li se permite, de asemenea, sa administreze orice alt nou fond de microcredite în România fără să fie necesară obținerea prealabilă a aprobării scrise de la MMSSF, atâta timp cat sunt îndeplinite următoarele condiții:
a) astfel de activități nu afectează capacitatea agenției de credit de a-și îndeplini obligațiile față de MMSSF;
b) MMSSF este informat despre mărimea și obiectivele noului fond de microcredite înainte de a începe implementarea unui astfel de program;
c) respectarea prevederilor
Ordonanței Guvernului nr. 40/2000 , aprobată și modificată prin
Legea nr. 376/2002 , cu modificările ulterioare, în cazul administrării unui fond de microcredite din fonduri publice.