Metodologia din 9 iunie 2020

Acțiunile sunt realizate de către CCS/CCSS „Tei" prin compartimentele de specialitate.

Acțiunile pot fi realizate și în colaborare cu autorități, instituții, agenții naționale, organizații, organisme naționale și internaționale, denumite în continuare "structuri", în baza unei scrisori de intenție/invitații din partea CCS/CCSS „Tei" și a unui protocol de colaborare, conform Anexei nr.1, în care vor fi stipulate detaliat obligațiile și drepturile părților.

În vederea finanțării acțiunilor CCS/CCSS „Tei", desfășurate pe teritoriul României, fără componentă internațională, sunt necesare:

notă de fundamentare pentru calendar, aprobată la nivelul CCS/CCSS „Tei";

calendarul de acțiuni, avizat de ordonatorul terțiar de credite și aprobat de ordonatorul principal de credite;

scrisoarea de intenție/ invitația CCS/CCSS „Tei" pentru structurile menționate la Art. 4, alin.(2), în cazul acțiunilor desfășurate în colaborare;

referat de necesitate pentru fiecare acțiune, conform Anexei nr. 9;

protocolul de colaborare, dacă este cazul, conform Anexei nr. 1;

contract sau notă de comandă, dacă este cazul;

documente de achiziție publică, dacă este cazul;

propunere de angajare și angajament bugetar;

decont de cheltuieli;

ordonanțare de plată.

În vederea finanțării acțiunilor CCS/CCSS „Tei", cu componentă internațională, sunt necesare:

documentele menționate la alin. (1);

pentru acțiunile desfășurate în alte țări: invitație din partea organizatorilor redactată într-o limbă de circulație internațională, însoțită de traducerea neoficială în limba română; invitația trebuie să includă condițiile financiare în care urmează a se derula acțiunea;

pentru acțiunile desfășurate în România: lista participanților, cu menționarea vârstei și a apartenenței la organizația neguvernamentală/ instituția. În vederea cazării oaspeților, va fi specificat sexul fiecărui participant;

În cazul în care, după decontarea cheltuielilor din cadrul acțiunilor care fac parte din calendarul de acțiuni se constată că rămân sume necheltuite, CCS/CCSS „Tei", pot propune modificarea calendarului în baza unei note de fundamentare, astfel:

Calendarele de acțiuni modificate ale CCS/CCSS „Tei" se aprobă de către conducerea MTS doar în cazul introducerii unor acțiuni noi. Pentru modificările operate în cadrul acțiunilor deja aprobate (perioadă, loc de desfășurare, redistribuiri între capitole de cheltuieli sau între acțiuni), calendarele de acțiuni se aprobă de către conducerea CCS/CCSS „Tei", în baza unei note de fundamentare.

În situația în care CCS/CCSS „Tei" nu respectă prevederile art.5, alin. (1), lit. b), sumele aferente acțiunilor implementate pentru care nu s-a obținut aprobarea conducerii MTS, vor fi deduse din viramentele următoare care se vor efectua de către MTS către CCS/CCSS „Tei".

Criteriile minimale obligatorii pentru inițierea unor propuneri de colaborare de către CCS/CCSS „Tei" sunt

tipul de acțiune este prevăzut în atribuțiile/scopul/obiectivele/activitățile structurii căreia CCS/CCSS „Tei" îi propune colaborarea;

structura are capacitatea de implementare a activităților pentru care se solicită colaborarea (resurse, experiență în domeniu);

structura cu care CCS/CCSS „Tei" își propune să colaboreze a respectat obligațiile prevăzute în convenții/protocoale/contracte de finanțare încheiate cu CCS/CCSS „Tei" în ultimii doi ani, dacă este cazul;

Inițiativa colaborării aparține CCS/CCSS „Tei" și se formalizează printr-o scrisoare de intenție/invitație și un protocol de colaborare.

Criteriile minimale de selecție a unui partener organizație neguvernamentală, sunt precizate în anunțul public, în funcție de specificul acțiunii.

Pentru justificarea cheltuielilor în cadrul acțiunilor, organizatorul trebuie să prezinte următoarele:

decontul de cheltuieli întocmit conform Anexei nr. 2;

documente justificative: facturi fiscale, bonuri fiscale, bonuri de consum, NIR etc., în original;

documente privind achiziții publice, inclusiv contractul de achiziție/comanda;

lista de participanți întocmită conform Anexei nr. 3, în original (este obligatorie, pentru toate tipurile de acțiuni, cu excepția acțiunilor de promovare, festivalurilor, campaniilor de informare, monitorizare a activității de tineret) Lista de participanți este însoțită obligatoriu de tabelul centralizator cu participanții la acțiune prevăzut în Anexa nr. 3.1, întocmit pe baza declarațiilor din Anexa nr. 3.2. Lista de participanți și tabelul prevăzut în Anexa nr.3.1 se vor întocmi după ce fiecare participant a completat declarația cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal.

raportul de implementare, semnat de către responsabilul de acțiune și avizat de către c onducătorul structurii (se va întocmi conform Anexei nr. 4).

În cazul în care la acțiunile interne și internaționale, participă și persoane la nivel înalt (miniștri, secretari de stat, șefi de departamente, directori generali, reprezentanți ai țărilor oaspete în organismele internaționale, continentale și regionale, membri ai reprezentanțelor diplomatice străine acreditate la București și membri ai corpului diplomatic român), lista de participanți și pontajul de masă nu vor fi semnate nominal de către cei menționați anterior, ci doar de către responsabilul de acțiune.

Documentele justificative pentru decontarea cheltuielilor privind alocația de masă (masă servită sau alimente) sunt:

factura fiscală detaliată, conform contractului/notei de comandă, pentru masă servită;

facturi sau bonuri fiscale până la valoarea stabilită de lege, pentru alimente;

pontajul de masă, în original, întocmit conform Anexei nr. 5;

proces verbal de recepție a serviciilor pentru masă servită sau NIR-uri, bonuri de consum pentru alimentele achiziționate.

Documentele justificative pentru decontarea cheltuielilor privind cazarea participanților sunt:

factura fiscală detaliată, conform contractului/ notei de comandă;

diagrama de cazare, în original, conform modelului prezentat în Anexa nr. 6;

proces verbal de recepție a serviciilor.

La stabilirea cheltuielilor de cazare care se decontează se iau în considerare taxa de parcare hotelieră, taxa de stațiune și alte taxe prevăzute de dispozițiile legale în vigoare.

Documentele justificative pentru decontarea cheltuielilor privind transportul sunt:

bilete de tren pentru transportul pe calea ferată, în condițiile prevăzute de dispozițiile legale, fără a putea depăși drepturile de această natură care se pot acorda salariaților instituțiilor publice și un tabel cu participanții, în original, care au beneficiat de contravaloarea biletelor de transport, întocmit conform Anexei nr. 7;

bilete pentru transportul cu mijloace de transport auto în comun, la tarifele stabilite pentru aceste mijloace și un tabel cu participanții, în original, care au beneficiat de contravaloarea biletelor de transport, întocmit conform Anexei nr. 7;

bilete și tichete de îmbarcare pentru transportul cu avionul și bilete pentru transportul pe căile de navigație fluvială, transport efectuat cu aprobarea prealabilă a ordonatorului de credite, potrivit dispozițiilor legale și un tabel cu participanții, în original, care au beneficiat de contravaloarea biletelor de transport, întocmit conform Anexei nr. 7;

factura fiscală detaliată și foaia de parcurs/scrisoarea de transport în copie (cu mențiunea „copie conform cu originalul") pentru transportul cu mijloace de transport auto închiriate, potrivit dispozițiilor legale.

Se decontează drept cheltuieli de transport și:

taxele pentru trecerea podurilor;

taxele de traversare cu bacul;

alte taxe privind circulația pe drumurile publice, prevăzute de dispozițiile legale în vigoare.

Toate documentele menționate la alin. (1) lit. a) - c) și la alin. (2) al prezentului articol, precum și documentele menționate la art. 11 vor fi centralizate în cadrul aceluiași tabel, întocmit conform modelului prevăzut în Anexa nr. 7.

În cazul efectuării deplasărilor internaționale cu avionul, participantul/ participanții va/ vor face deplasarea dus-întors, de la domiciliul propriu până la destinația menționată în invitație, sau în localitatea cea mai apropiată de locul de desfășurare al acțiunii. Perioada deplasării trebuie să concorde cu perioada de desfășurare a acțiunii cu o marjă de timp rezonabilă în funcție de orarul de zbor sau distanța de la aeroport la locul de desfășurare a acțiunii.

Documentele justificative pentru decontarea cheltuielilor pentru realizarea de tipărituri, multiplicări, inscripționări și altele asemenea sunt:

factură fiscală sau bon fiscal, până la valoarea stabilită de lege;

proces verbal de recepție a produselor pentru tipărituri, inscripționări;

un exemplar din materialul multiplicat/imprimat, dacă este posibil. În caz contrar se vor atașa imagini cu acesta;

notă de recepție și constatare de diferențe pentru bunurile intrate în gestiunea instituției;

bonul de consum cu explicația destinației pentru acțiunea decontată.

Tipăriturile se realizează cu respectarea prevederilor Ordonanței de Urgență a Guvernului nr. 26/ 2012 privind unele măsuri de reducere a cheltuielilor publice și întărirea disciplinei financiare și de modificare și completare a unor acte normative, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 16/ 2013, cu modificările și completările ulterioare.

Documentele justificative privind decontarea cheltuielilor pentru tratații (cafea, ceai, apă minerală etc.) sunt: factură fiscală sau bon fiscal, până la valoarea stabilită de lege.

În situația în care produsele sunt achiziționare de la unități de desfacere cu amănuntul (magazine, supermarket-uri etc) se va întocmi și NIR și bon de consum.

Suma alocată pentru fiecare participant este în cuantum de maximum 6,5 lei/zi.

Achizițiile publice se efectuează în condițiile legii, respectiv Legii nr. 98/2016, privind achizițiile publice, ale Hotărârii Guvernului nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/ 2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare.

În vederea realizării achiziției publice, structura de specialitate inițiatoare a acțiunii va transmite structurii cu atribuții în achizițiile publice, referatul de necesitate aprobat, în copie, însoțit de caracteristicile specifice pentru fiecare categorie de achiziție.

În situația în care, în urma realizării unor acțiuni, au rămas sume de bani necheltuite pentru anumite categorii de cheltuieli incluse în planul anual de achiziții publice, realizarea de noi acțiuni care presupun aceleași categorii de cheltuieli, prin introducerea ulterioară în calendarul de acțiuni cu respectarea art. 4 alin. (3), se va face fără a fi necesară modificarea planului anual de achiziție publică, în limita sumelor programate. În referatul de necesitate se va menționa explicit acest aspect.

Sumele aferente CCS/CCSS „Tei" se virează lunar/ trimestrial de către MTS, în baza solicitării transmise de către CCS/CCSS „Tei", direcției de specialitate din cadrul MTS, până la data de 10 a lunii anterioare în care trebuie efectuate plățile.

Direcția de specialitate din cadrul MTS centralizează în termen de 5 zile solicitările și le transmite la direcția responsabilă pentru operațiunile financiare și de contabilitate din cadrul MTS.