Normele din 11 aprilie 2019

Informațiile secrete de stat cuprinse în Lista de informații specifice M.E.N. se declasifică prin hotărâre a Guvernului, la solicitarea motivată a ministrului educației naționale, în calitate de emitent.

Informațiile secrete de serviciu cuprinse în Lista informațiilor specifice M.E.N. se declasifică prin ordin de ministru.

Nivelul de acces acordat trebuie să fie similar cu nivelul cel mai înalt de clasificare al informațiilor clasificate necesar a fi cunoscute pentru îndeplinirea atribuțiilor funcționale sau a obligațiilor contractuale.

Nici o persoană nu are drept de acces la informații clasificate exclusiv în virtutea funcției pe care o ocupă, cu excepția cazurilor prevăzute de lege.

Structura de securitate îndeplinește următoarele atribuții specifice pentru organizarea implementării măsurilor de protecție a informațiilor clasificate:

a)

întocmește programul de prevenire a scurgerii de informații clasificate și după aprobare, acționează pentru aplicarea acestuia;

b)

avizează programele de prevenire a scurgerii de informații clasificate de la unitățile subordonate nemijlocit și de la unitățile aflate în coordonare;

c)

întocmește planul anual specific de pregătire a personalului care are acces la informații clasificate;

d)

întocmește planul anual specific de control pe linia implementării măsurilor de protecție a informațiilor clasificate;

e)

întocmește și actualizează lista cu informațiile clasificate deținute de M.E.N., pe niveluri de clasificare;

f)

actualizează documentele specifice prevăzute de legislația în vigoare pentru protecția informațiile clasificate;

g)

desfășoară activitatea de pregătire specifică a personalului M.E.N. care are acces la informații clasificate și participă la cea a structurilor de securitate din unitățile subordonate;

h)

efectuează controalele privind modul de implementare a măsurilor de protecție a informațiilor clasificate la unitățile subordonate;

i)

ține evidența încălcărilor reglementărilor de securitate și a incidentelor de securitate din unitatea militară și de la strucrurile subordonate.

Structura de securitate îndeplinește următoarele atribuții specifice pentru protecția personalului:

a)

îl consiliază pe ministrul educației naționale/conducătorul unității în activitatea de selecționare a personalului în vederea verificării, avizării și autorizării acestuia pentru a avea acces la informații clasificate;

b)

inițiază, la ordinul ministrului educației naționale/conducătorul unității, procesul de eliberare, revalidare și retragere a documentelor de acces la informații clasificate;

c)

pune la dispoziția personalului formularele tip corespunzătoare nivelului de acces și acordă asistență de specialitate la completare;

d)

execută activitățile prevăzute de normele juridice în vigoare privind personalul Ministerului Educației Naționale în vederea acordării autorizațiilor de acces la informații secrete de serviciu;

e)

instruiește personalul autorizat, odată cu semnarea Angajamentului de confidențialitate, pe timpul valabilității documentelor de acces la informații clasificate, precum și la încetarea raporturilor de muncă;

f)

la ordinul ministrului educației naționale/conducătorul unității, înaintează Autorității Desemnate de Securitate documentele referitoare la aspectele ce pot constitui elemente de incompatibilitate pentru accesul la informații clasificate, pentru personalul care a fost deja autorizat, în vederea reverificării persoanei și prevenirii scurgerii de informații clasificate;

g)

comunică la ORNISS toate modificările survenite în formularele tip ale personalului, de la data autorizării, și solicită, după caz, revalidarea.

Structura de securitate îndeplinește următoarele atribuții specifice pentru protecția fizică:

a)

prezintă ministrului educației naționale /

conducătorul unității propuneri privind măsurile de protecție fizică;

b)

verifică, cu aprobarea ministrului educației naționale / conducătorul unității, viabilitatea măsurilor de protecție fizică a obiectivelor, sectoarelor, locurilor, echipamentelor, instalațiilor și activităților în cadrul cărora sunt gestionate informații clasificate;

c)

participă la întocmirea planului de cooperare cu alte structuri cu responsabilități pe linia protecției fizice;

d)

controlează prin măsuri procedurale accesul vizitatorilor, regimul accesului cu laptop-uri, memory- stick-uri, telefoane mobile și alte echipamente și dispozitive, cu facilități de stocare/transmitere a datelor;

e)

participă la întocmirea planului de pază și intervenție.

Structura de securitate îndeplinește următoarele atribuții specifice pentru protecția documentelor clasificate:

a)

coordonează și controlează activitatea compartimentului informații clasificate (CIC);

b)

verifică corectitudinea elaborării documentelor clasificate;

c)

avizează multiplicarea documentelor clasificate și difuzarea acestora;

d)

avizează distrugerea documentelor clasificate;

e)

cercetează orice încălcare a reglementărilor privind protecția informațiilor clasificate;

i) execută instruirea comisiilor de verificare/inventariere a existenței documentelor clasificate, anual și ori de câte ori este nevoie.

Structura de securitate îndeplinește următoarele atribuții specifice pentru securitatea industrială:

a)

asigură și răspunde de clasificarea corectă a contractelor de achiziții publice ( unde este cazul)

b)

pune la dispoziția structurii responsabile cu achizițiile "chestionarul de securitate industrială", conform modelului din anexa nr. 25 la Standardele naționale, în vederea transmiterii către operatorii economici selectați pentru participarea la procedura de atribuire a contractelor clasificate secret de serviciu;

c)

întocmește solicitarea către ORNISS pentru eliberarea avizului de securitate necesar operatorilor economici care participă la procedurile de atribuire a contractelor clasificate secret de serviciu;

d)

întocmește anexele de securitate ale contractelor clasificate;

e)

transmite

operatorului

economic

formularele

de

bază-date

personale

și

angajamentele

de confidențialitate, pentru autorizarea angajaților selecționați pentru acces la informații clasificate;

f)

întocmește avizul necesar emiterii autorizațiilor de acces la informații secrete de serviciu, pentru angajații operatorului economic stabiliți pentru a avea acces la aceste informații;

g)

întocmește cererile de permise de vizită în locuri protejate unde se vehiculează informații clasificate aferente contractelor;

h)

întocmește și actualizează evidența operatorilor economici care sunt invitați și participă la procedura de atribuire a contractelor clasificate, precum și a angajaților acestora care participă la această activitate, în registre speciale;

i)

întocmește și actualizează evidența documentelor de autorizare ale operatorilor economici și ale angajaților acestora pentru acces la informații clasificate eliberate de, în registre speciale;

j)

întocmește și actualizează evidența contractelor clasificate încheiate de M.E.N., în registre speciale.

Structura de securitate are următoarele responsabilități în domeniul INFOSEC:

a)

organizează activitățile pentru acreditarea sistemului informatic care prelucrează și stochează informații clasificate;

b)

asigură relaționarea cu agențiile din cadrul ORNISS abilitate să coordoneze activitatea în domeniul INFOSEC și asigură controlul măsurilor referitoare la protecția informațiilor clasificate vehiculate în SIC;

c)

asigură monitorizarea internă privind aplicarea normelor de protecție a informațiilor clasificate vehiculate în SIC și modul de respectare a acestora;

d)

informează conducerea M.E.N. cu privire la riscurile de securitate asociate SIC și propune măsuri pentru diminuarea acestora;

e)

face propuneri conducerii M.E.N. pentru stabilirea autorității operaționale a SIC care răspunde de implementarea și exploatarea operațională a SIC.

Structura de securitate îndeplinește următoarele atribuții specifice pentru protecția informațiilor clasificate în activitatea de informare publică:

Consiliază conducerea M.E.N. în probleme specifice acestei activități.

Fiecare temă, precum și forma de pregătire și instruire se înscriu în fișa de pregătire individuală, conform modelului prevăzut în

anexa nr. 2

la Standardele naționale de protecție a informațiilor clasificate în România, care se păstrează la structura de securitate.

După fiecare activitate de pregătire și instruire, persoana care deține documente de acces la informații clasificate semnează în fișa individuală de pregătire că a luat act de conținutul reglementărilor privind protecția informațiilor clasificate.

Activitatea de pregătire și instruire se poate finaliza prin verificări sau certificări ale nivelului de cunoștințe.

În cazul în care, personalul deținător de certificat/autorizație din cadrul unității, se află în concediu fără plată, cu o durată mai mare de 6 luni, suspendat la cerere, sau în concediu pentru creșterea copilului, până la împlinirea vârstei de 2 ani, iar în cazul copilului cu handicap, până la împlinirea vârstei de 7 ani, documentele de acces la informații clasificate se retrag în conformitate cu prevederile art. 175 lit. b) din Standardele naționale.

La finalizarea perioadei de suspendare la cerere, a concediului fară plată sau a concediului pentru creșterea copilului, șeful structurii de securitate inițiază demersurile necesare autorizării accesului la informații clasificate pentru persoana în cauză.

Revalidarea avizului privind accesul la informații clasificate presupune reverificarea persoanei deținătoare a unui document de acces la informații clasificate de un anumit nivel.

Revalidarea poate avea loc în oricare din următoarele situații:

a)

la expirarea perioadei de valabilitate a documentelor de acces la informații clasificate deținute anterior, dacă se menține același nivel de acces;

b)

în cazul în care apar modificări în datele de identitate ale persoanei;

c)

la semnalarea unor elemente de incompatibilitate.

Pentru revalidarea accesului la informații secrete de stat se derulează aceleași activități ca și la acordarea avizului inițial, verificările raportându-se la perioada scursă de la eliberarea documentului de acces la informații clasificate anterior.

Solicitările de revalidare a accesului la informații clasificate secret de stat se transmit la ORNISS cu 4 luni înainte de termenul de expirare a documentului de acces deținut anterior.

Șeful structurii de securitate pune la dispoziția personalului formularele tip corespunzătoare nivelului de acces, conform modelelor prevăzute în anexele nr. 15-17 Ia Standardele naționale, și acordă asistență de specialitate la completare.

Șeful structurii de securitate întocmește solicitarea de verificare pentru eliberarea autorizației de acces la informații clasificate, conform modelului prezentat în

anexa nr. 19 , din Standardele naționale.

După semnarea de către ministrul educației naționale/conducătorul unității, solicitarea împreună cu formularele tip se transmit la ORNISS.

După primirea certificatului de securitate/autorizației de acces la informații clasificate, al căror model este prevăzut în

anexa nr. 13

la Standardele naționale, structura de securitate asigură luarea măsurilor pentru semnarea autorizației și a angajamentului de confidențialitate de către posesor.

Certificatul de securitate/autorizația de acces la informații clasificate se ia în evidență în Registrul pentru evidența certificatelor de securitate/autorizațiilor de acces la informații clasificate, al cărui model este prevăzut în

anexa nr. 18

la Standardele naționale.

După expirarea valabilității sau înlocuirea certificatului de securitate/autorizației de acces, acesta/aceasta se distruge de către structura de securitate, conform prevederilor art 177 din Standardele naționale de protecție a informațiilor clasificate în România, pe bază de proces verbal.

Accesul personalului la informatiile secrete de serviciu este permis numai în baza autorizatiei scrise, conform modelului prezentat in anexa nr. 2 din H.G. nr. 781/2002, emisă de ministrul educației naționale /

conducătorul unității.

Evidenta autorizatiilor de acces la informatii secrete de serviciu se tine centralizat de structura de securitate în Registrul pentru evidență autorizatiilor de acces la informatii secrete de serviciu, conform modelului prezentat in anexa nr. 18 din Standardele naționale.

În vederea eliberarii autorizației de acces la informații secrete de serviciu persoana care urmează să ocupe o funcție ce presupune accesul la astfel de informații prezinta șefului structurii de securitate, recomandări și referințe asupra onestității și profesionalismului, din partea persoanelor cu functii de conducere cărora li se subordonează direct sau a reprezentanților autorizați ai altor persoane juridice, după caz, si va semna un angajament de confidențialitate.

După ce verifică autenticitatea documentelor menționate la alin. (1) structura de securitate prezintă ministrului

educației

naționale/conducătorul

unității

propuneri

privind

oportunitatea

eliberării autorizației de acces la informatiile secrete de serviciu.

Retragerea autorizației de acces la informații secrete de serviciu se face de catre ministrul educației naționale/ conducătorul unității, în următoarele cazuri:

a)

la încetarea raporturilor de muncă ori de serviciu, după caz, dintre M.E.N. și deținătorul autorizatiei sau a calității de demnitate publică;

b)

cand atribuțiile specifice postului pe care este încadrat deținătorul autorizației nu mai presupun accesul la astfel de informații;

c)

cand deținătorul autorizației a încălcat reglementările privind protecția informațiilor secrete de serviciu.

După retragerea autorizației de acces la informații secrete de serviciu structura de securitate procedeaza la distrugerea acesteia, pe bază de proces-verbal.

În zonele de securitate, cu excepția încăperilor de securitate, informațiile clasificate secrete de stat se păstrează în containere speciale clasa A, respectiv clasa B.

Încăperile de securitate sunt încăperile special amenajate în zonele de securitate clasa I sau a II-a, protejate corespunzător clasei, în care informațiile clasificate se pot păstra pe rafturi deschise sau expune pe hărți, planșe ori diagrame.

Pe cât este posibil, se evită dispunerea încăperilor de securitate la parterul sau la ultimul etaj al clădirii.

În cazul în care încăperile de securitate sunt dispuse la parter sau la ultimul etaj, ferestrele acestora se protejează obligatoriu cu bare încastrate în zid sau cu geamuri antiefracție.

Pierderea permiselor de acces se raportează imediat, ierarhic, anunțându-se și structura de securitate.

Ministrul educației naționale / conducătorul unității dispune cercetarea împrejurărilor în care s-a produs pierderea și ia măsuri, prin intermediul structurii de securitate din subordine, pentru prevenirea folosirii neautorizate a documentelor pierdute.

Accesul pentru intervenții tehnice, reparații, activități de deservire, curățenie și întreținere în locuri în care se gestionează informații clasificate este permis numai angajaților M.E.N. în cauză și angajaților operatorilor economici care au contracte cu M.E.N.

Activitățile

prevăzute

la

alin.

(1)

se

execută

numai

în

prezența

unui

reprezentant

al compartimentului în care se desfășoară, după ce s-au luat toate măsurile necesare de protecție împotriva accesului neautorizat la informațiile clasificate deținute.

Accesul în zonele de securitate și administrative al angajaților operatorilor economici care au contracte cu M.E.N. se face numai pe baza permiselor de acces temporar, eliberate în condițiile prezentelor norme.

Permisele de acces temporar se eliberează pe baza actelor de identitate ale angajaților, la solicitarea operatorilor economici.

În locurile în care se află informații clasificate, este interzis accesul persoanelor neavizate O.R.N.I.S.S., cu aparate care au posibilități tehnice de fotografiere/filmare, de înregistrare audio-video, de copiat sau de comunicare la distanță.

În

obiectivele

M.E.N.,

este

permisă

folosirea

aparatelor

cu

posibilități

tehnice

de fotografiere/filmare, de înregistrare audio-video, de copiat sau de comunicare la distanță, numai cu aprobarea ministrului educației naționale/conducătorul unității.

La terminarea programului de lucru, personalul este obligat să verifice modul de asigurare a informațiilor clasificate: introducerea acestora în mape sau containere, sigilarea, închiderea, activarea sistemelor de protecție, fără a se limita la acestea, după caz.

În afara programului de lucru, ușile și sistemele de aerisire ale încăperilor din zonele de securitate se încuie se asigură împotriva accesului neautorizat și introducerii de materiale periculoase.

Ministrul educației naționale/conducătorul unității poate dispune măsuri suplimentare de siguranță, precum sigilare, patrulare, grilaje, fără a se limita la acestea, după caz.

După terminarea orelor de program și în zilele nelucrătoare, personalul care gestionează informații clasificate verifică încăperile/incintele din zonele de securitate și integritatea elementelor sistemului de securitate al acestora.

Codurile, cheile, precum și combinațiile cifrurilor, containerelor de securitate în care se păstrează informații clasificate nu pot fi scoase din obiectiv.

Codurile de acces și combinațiile cifrurilor prevăzute la alin. (1) se introduc individual, sub formă scrisă, în plicuri mate sigilate cu sigiliul personal al fiecărui titular și se păstrează în seiful sefului de structura/conducatorul unitatii, astfel încât să permită acțiunea în situații de urgență.

Cheile de rezervă, codurile și combinațiile scrise ale containerelor în care se păstrează informații clasificate se predau structurii de securitate pe bază de semnătură în Condica de predare-primire a cheilor de la încăperile și containerele de securitate, în plicuri mate, sigilate cu sigiliul personal al deținătorului.

Fiecare combinație/cod se păstrează în plic separat.

Cheile, codurile/cartelele de acces și combinările cifrurilor încuietorilor au asigurată aceeași protecție ca și cea a nivelului de clasificare al informațiilor la care acestea permit accesul.

Codurile de acces și combinațiile cifrurilor de la încuietorile cu cifru trebuie cunoscute de un număr cât mai restrâns de persoane, desemnate de ministrul educației naționale/ conducătorul unității.

Schimbarea codurilor de acces și a combinațiilor încuietorilor cu cifru se face:

a)

ori de câte ori are loc o schimbare în rândul personalului care le manipulează;

b)

când există suspiciunea că securitatea acestora a fost compromisă;

c)

la defectarea sau funcționarea nesigură a acestora.

Schimbarea mecanismelor de închidere cu cheie a ușilor de la încăperi și a containerelor de securitate se face:

a)

când există suspiciunea că securitatea acestora a fost compromisă;

b)

la defectarea sau funcționarea nesigură a acestora.

La începerea programului de lucru în cazul în care se constată violarea sigiliilor de la intrare sau din interior, nu se mai deschide încăperea/containerul în cauză, se instalează pază și se anunță șeful structurii de securitate, raportându-se imediat ministrului educației naționale/conducătorul unității care dispune constituirea unei comisii de cercetare la fața locului, acesta întocmind un act de constatare în care propune măsurile ce se impun.

Comisia de cercetare este constituită din persoane care sunt autorizate să aibă acces la informațiile clasificate cu care ar putea intra în contact pe timpul activității.

La terminarea programului de lucru, deținătorii de documente clasificate sunt obligați să le păstreze în containere, zona de securitate.

În timpul programului, încăperile în care se păstrează documente clasificate se încuie ori de câte ori personalul părăsește încăperea, indiferent de motiv sau perioadă de timp.

CAP. IV

Protecția documentelor clasificate

Materialele care se folosesc la redactarea documentelor clasificate sau a însemnărilor privind problemele de serviciu, respectiv caiete și agende pentru însemnări clasificate, imprimate fără număr de serie, coli matriță și alte asemenea materiale, precum și registrele, condicile și borderourile se înregistrează în Registrul unic pentru evidența materialelor necesare desfășurării activității cu documentele, al cărui model este prezentat în anexa nr. 7, denumit în continuate Registrul unic.

Actele de gestiune, imprimatele înseriate și alte documente sau materiale cuprinse în forme de evidență specifice nu se înregistrează în Registrul unic.

Materialele care se înregistrează în Registrul unic nu se mai iau în evidență în alte registre de evidență.

în situația în care documentul de bază este însoțit de anexe, la sfârșitul textului se indică, pentru fiecare anexă, numărul de înregistrare, numărul de file al acesteia și clasa sau nivelul de secretizare.

Anexele se clasifică în funcție de conținutul lor și nu de cel al documentelor pe care le însoțesc.

Adresa de însoțire a documentului nu va cuprinde informații detaliate referitoare la conținutul documentelor anexate.

Documentele anexate se semnează, dacă este cazul, de persoanele care au semnat documentul de bază.

Aplicarea, pe documentele anexate, a ștampilei unității emitente este obligatorie.

Când documentele ce conțin informații clasificate se semnează de o singură persoană, datele privind rangul, funcția, numele și prenumele acesteia se înscriu sub text, în centrul paginii.

Când semnează două sau mai multe persoane, rangul, funcția, numele și prenumele conducătorului unității se înscriu în partea stângă, iar ale celorlalți semnatari în partea dreaptă, în ordinea rangurilor și funcțiilor.

Toate documentele, indiferent de formă, care conțin informații clasificate au înscrise, pe fiecare pagină, nivelul de secretizare.

Nivelul de secretizare se marchează prin ștampilare, dactilografiere, tipărire sau olograf, astfel:

a)

în partea dreaptă sus și jos, pe exteriorul copertelor, pe pagina cu titlul și pe prima pagină a documentului;

b)

în partea de jos și de sus, la mijlocul paginii, pe toate celelalte pagini ale documentului;

c)

sub legendă, titlu sau scara de reprezentare și în exterior - pe verso - atunci când acestea sunt pliate, pe toate schemele, diagramele, hărțile, desenele și alte asemenea documente.

Toate documentele clasificate aflate în lucru sau în stadiu de proiect vor avea înscrise mențiunile "Document în lucru" sau "Proiect" și vor fi marcate potrivit clasei sau nivelului de secretizare a informațiilor ce le conțin.

Gestionarea documentelor clasificate aflate în lucru sau în stadiu de proiect se face în aceleași condiții ca și a celor în formă definitivă.

Fotografiile, filmele, microfilmele și negativele lor, rolele, bobinele sau containerele de păstrare a acestora se marchează vizibil cu o etichetă care indică numărul și data înregistrării, precum și clasa sau nivelul de secretizare.

Microfilmele trebuie să aibă afișat la cele două capete clasa sau nivelul de secretizare, iar la începutul rolei, lista elementelor de conținut.

Clasa sau nivelul de secretizare a informațiilor înregistrate pe benzi audio se imprimă verbal, atât la începutul înregistrării, cât și la sfârșitul acesteia.

Marcarea clasei sau a nivelului de secretizare pe benzi video trebuie să asigure afișarea pe ecran a clasei sau a nivelului de secretizare, în cazul în care nu se poate stabili cu exactitate clasa sau nivelul de secretizare, înainte de înregistrarea benzilor, marcajul se aplică prin inserarea unui segment de bandă la începutul și la sfârșitul benzii video.

Benzile audio și video care conțin informații clasificate păstrează clasa sau nivelul de secretizare cel mai înalt atribuit până în momentul:

a)

distrugerii printr-un procedeu autorizat;

b)

atribuirii unui nivel superior prin adăugarea unei înregistrări cu nivel superior de secretizare. Art. 102

Proiecțiile de imagini trebuie să afișeze, la începutul și sfârșitul acestora, numărul și data înregistrării, precum și clasa sau nivelul de secretizare.

Rolele, bobinele sau containerele de păstrare a benzilor magnetice, inclusiv cele video, pe care au fost imprimate informații secrete de stat, vor avea înscris, la loc vizibil, clasa sau nivelul de secretizare cel mai înalt atribuit acestora, care va rămâne aplicat până la distrugerea sau demagnetizarea lor.

La efectuarea unei înregistrări pe bandă magnetică, atât la începutul, cât și la sfârșitul fiecărui pasaj, se va menționa clasa sau nivelul de secretizare.

în cazul detașării de pe suportul fizic, fiecare capăt al benzii va fi marcat, la loc vizibil, cu clasa sau nivelul de secretizare.

Atunci când se utilizează documente clasificate ca surse pentru întocmirea unui alt document, marcajele documentelor sursă le vor determina pe cele ale documentului rezultat.

Pe documentul rezultat se vor preciza documentele sursă care au stat la baza întocmirii lui. Art. 106

Numărul și data inițială a înregistrării documentului clasificat trebuie păstrate, chiar dacă i se aduc amendamente, până când documentul respectiv va face obiectul reevaluării clasei sau a nivelului de secretizare.

Evidența materialelor și documentelor care conțin informații clasificate se ține în registre speciale, întocmite potrivit modelelor prevăzute în anexele nr. 4, 5 și 6 din Standardele naționale.

Fiecare document sau material va fi inscripționat cu numărul de înregistrare și data când este înscris în registrele de evidență.

Numerele de înregistrare sunt precedate de numărul de zerouri corespunzător nivelului de secretizare atribuit sau de litera "S" pentru secrete de serviciu.

Emitenții și deținătorii de informații clasificate sunt obligați să înregistreze și să țină evidența tuturor documentelor și materialelor primite, expediate sau a celor întocmite de unitatea proprie, potrivit legii.

În registrele pentru evidența informațiilor clasificate vor fi menționate numele și prenumele persoanei care a primit documentul, iar aceasta va semna de primire pe condica prevăzută în anexa nr. 8 din Standardele naționale.

Atribuirea numerelor de înregistrare în registrele pentru evidență se face consecutiv, pe parcursul unui an calendaristic.

Numerele de înregistrare se înscriu obligatoriu pe toate exemplarele documentelor sau materialelor care conțin informații clasificate, precum și pe documentele anexate.

Anual, documentele se clasează în dosare, potrivit problematicii și termenelor de păstrare stabilite în nomenclatoare arhivistice, potrivit legii.

Clasarea documentelor sau materialelor care conțin informații clasificate se face separat, în funcție de suportul și formatul acestora, cu folosirea mijloacelor de păstrare și protejare adecvate.

Informațiile strict secrete de importanță deosebită vor fi compartimentate fizic și înregistrate separat de celelalte informații.

Evidența documentelor strict secrete și secrete se ține în același registru de evidență. Art. 111

Atribuirea aceluiași număr de înregistrare unor documente cu conținut diferit este interzisă. Art. 112

Registrele de evidență vor fi completate de persoane numite prin ordin al ministrului educației naționale/ conducătorul unității care deține autorizație sau certificat de securitate corespunzător.

2.

Multiplicarea documentelor clasificate

Multiplicarea prin dactilografiere și procesare la calculator a documentelor clasificate poate fi realizată numai de către persoane autorizate să aibă acces la astfel de informații.

Multiplicarea documentelor clasificate poate fi realizată de persoane autorizate, numite prin ordin al ministrului educației naționale/ conducătorul unității, numai în încăperi special destinate.

Documentelor care conțin informații clasificate rezultate în procesul de multiplicare li se atribuie numere din registrul de evidență a informațiilor clasificate multiplicate, conform modelului din anexa nr. 9 din Standardel naționale.

Numerele se atribuie consecutiv, începând cu cifra l, pe parcursul unui an calendaristic și se înscriu obligatoriu pe toate exemplarele documentului.

Evidențierea operațiunii de multiplicare se face prin marcare atât pe original, cât și pe toate copiile rezultate.

Pe documentul original marcarea se aplică în partea dreaptă jos a ultimei pagini.

Pe copiile rezultate, marcarea se aplică pe prima pagină, sub numărul de înregistrare al documentului.

în cazul copierii succesive, la date diferite, a unui document clasificat, documentul original va fi marcat la fiecare operațiune, ce va fi, de asemenea, înscrisă în registru.

Exemplarele rezultate în urma copierii documentului secret de stat se numerotează în ordine succesivă, chiar dacă operațiunea se efectuează de mai multe ori și la date diferite.

Multiplicarea documentelor clasificate se face în baza aprobării ministrului educației naționale/ conducătorul unității, cu avizul șefului structurii de securitate, ambele înscrise pe cererea pentru copiere sau pe adresa de însoțire în care se menționează necesitatea multiplicării.

Extrasul dintr-un document care conține informații clasificate se face în baza cererii pentru copiere, cu aprobarea conducătorului unității, iar documentul rezultat va avea menționat sub numărul de exemplar cuvântul „Extras" și numărul de înregistrare al documentului original.

(4) Clasa sau nivelul de secretizare atribuit unui document original se aplică, în mod identic, reproducerilor sau traducerilor.

Dacă emitentul dorește să aibă control exclusiv asupra reproducerii, documentul va conține o indicație vizibilă cu următorul conținut: "Reproducerea acestui document, totală sau parțială, este interzisă".

Informațiile clasificate înscrise pe documente cu regim restrictiv de reproducere care au mențiunea

„Reproducerea interzisă" nu se multiplică. Art. 118

În cazul copierii unui document care conține informații clasificate se procedează astfel:

a)

se stabilește numărul de exemplare în care va fi multiplicat;

b)

se completează și se aprobă cererea pentru multiplicare, potrivit art. 69 alin. (1), după care aceasta se înregistrează în registrul de evidență - anexa nr. 4 sau anexa nr. 5, după caz;

c)

documentul original se predă operatorului pe bază de semnătură;

d)

după verificarea exemplarelor rezultate, beneficiarul semnează în registrul de evidență a informațiilor clasificate multiplicate, conform modelului din anexa nr. 9 din Standardele naționale;

e)

repartiția în vederea difuzării exemplarelor copiate se consemnează de către structura/funcționarul de securitate pe spatele cererii pentru copiere;

f)

cererea pentru copiere împreună cu exemplarele copiate se predau pe bază de semnătură la Compartimentul Informatii Clasificate /Structura de securitate în vederea difuzării sau expedierii.

Când se dactilografiază, se procesează la calculator sau se copiază documente care conțin informații clasificate, în mai mult de două exemplare, pe spatele exemplarului original sau al cererii pentru copiere se înscriu destinatarii documentelor și numărul exemplarelor.

Atunci când numărul destinatarilor este mare se întocmește un tabel de difuzare, care se înregistrează ca document anexat la original.

Numerotarea exemplarelor copiate se va face consecutiv pentru fiecare copie, indiferent de data executării, avându-se în vedere și numărul de exemplare rezultat în urma dactilografierii sau procesării la calculator

Difuzarea informațiilor clasificate multiplicate se face obligatoriu cu avizul structurii de securitate/ funcționarului de securitate.

Informațiile clasificate pot fi redifuzate de către destinatarul inițial la alți destinatari, cu respectarea normelor din prezentele Norme.

Emitentul este obligat să indice clar toate restricțiile care trebuie respectate pentru difuzarea unei informații clasificate. Când se impun astfel de restricții, destinatarii pot proceda la o redifuzare numai cu aprobarea scrisă a emitentului.

Informațiile clasificate ieșite din termenul de clasificare se arhivează sau se distrug.

Arhivarea sau distrugerea

unui document clasificat se menționează în registrul de evidență principal, prin consemnarea cotei arhivistice de regăsire sau, după caz, a numărului de înregistrare a procesului-verbal de distrugere.

Distrugerea informațiilor clasificate înlocuite sau perimate se face numai cu avizul emitentului.

Distrugerea documentelor clasificate sau a ciornelor care conțin informații cu acest caracter se face astfel încât să nu mai poată fi reconstituite.

Documentele de lucru, ciornele sau materialele acumulate sau create în procesul de elaborare a unui document, care conțin informații clasificate, de regulă, se distrug.

în cazul în care se păstrează, acestea vor fi datate, marcate cu clasa sau nivelul de secretizare cel mai înalt al informațiilor conținute, arhivate și protejate corespunzător clasei sau nivelului de secretizare a documentului final.

Informațiile strict secrete de importanță deosebită destinate distrugerii vor fi înapoiate unității emitente cu adresă de restituire.

Documentele clasificate care urmează să fie distruse vor fi trecute pe un proces-verbal de distrugere, care va fi semnat de șeful structurii de securitate și de persoana care asistă la distrugere, autorizată să aibă acces la informații strict secrete de importanță deosebită.

Distrugerea informațiilor strict secrete, secrete și secrete de serviciu va fi evidențiată într-un proces- verbal semnat de două persoane asistente autorizate să aibă acces la informații de acest nivel, avizat de structura/funcționarul de securitate și aprobat de conducătorul unității.

Procesele-verbale de distrugere și documentele de evidență a informațiilor strict secrete, secrete și secrete de serviciu vor fi păstrate de compartimentul care a executat distrugerea, o perioadă de cel puțin trei ani, după care vor fi arhivate.

Distrugerea ciornelor documentelor secrete de stat se realizează de către persoanele care le-au elaborat.

Procesul-verbal de distrugere a ciornelor se întocmește în situația în care acestea au fost înregistrate într-o formă de evidență.

4.

Transportul documentelor clasificate

Documentele și materialele ce conțin informații clasificate se transportă, pe teritoriul României, numai prin intermediul unității specializate a Serviciului Român de Informații, potrivii normelor stabilite prin hotărâre a Guvernului.

Documentele și materialele care conțin informații clasificate se transportă în străinătate prin valiza diplomatică, de către curierii diplomatici selecționați și pregătiți de Serviciul de Informații Externe.

Pregătirea pentru expediere a corespondenței clasificate se face conform dispozițiilor H.G. nr.1349/2002, cu modificările ulterioare.

Clauzele și procedurile de protecție vor fi stipulate în anexa de securitate a fiecărui contract clasificat, care presupune acces la informații clasificate.

Anexa de securitate prevăzută la alin. (1) va fi întocmită de partea contractantă deținătoare de informații clasificate ce vor fi utilizate în derularea contractului clasificat.

Clauzele și procedurile de protecție vor fi supuse, periodic, inspecțiilor și verificărilor de către autoritatea desemnată de securitate competentă.

În procesul de negociere a unui contract clasificat pot participa doar reprezentanți autorizați ai obiectivelor industriale care dețin autorizație de securitate industrială eliberată de către ORNISS, care va ține evidența acestora.

Autorizațiile de securitate industrială se eliberează pentru fiecare contract clasificat în parte.

În cazul în care obiectivul industrial nu deține autorizații de securitate industrială pentru participarea la negocierea acelui contract, este obligatorie inițierea procedurii de autorizare.

Invitațiile la licitații sau prezentări de oferte, în cazul contractelor clasificate, trebuie să conțină o clauză prin care potențialul ofertant este obligat să înapoieze documentele clasificate care i-au fost puse la dispoziție, în cazul în care nu depune oferta până la data stabilită sau nu câștigă competiția într-un termen precizat de organizator, care să nu depășească 15 zile de la comunicarea rezultatului.

În situațiile menționate la alin. (1), ofertantul care a pierdut licitația are obligația să păstreze confidențialitatea informațiilor la care a avut acces.

CAP. VIII

Dispoziții finale

În toate registrele și formularele de evidență se lucrează cu pastă de culoare albastră, citeț și îngrijit iar corecturile se fac în așa fel încât să se poată vedea scrisul inițial.

Fiecare corectură se certifică, pe bază de semnătură, de către persoana care a efectuat-o, la coloana "Observații" a registrului/formularului, după caz.

Înscrisurile în registrele de evidență se fac în limba română.

Încălcarea prevederilor prezentelor norme atrage răspunderea penală, civilă, contravențională sau disciplinară, după caz.