Hotărârea nr. 159/2004

Instanțele judecătorești se încadrează cu personal de conducere, judecători, personal auxiliar de specialitate, de specialitate informatică, economic, administrativ și de serviciu.

Conducerea instanțelor este asigurată de: președinte, unu sau mai mulți vicepreședinți, judecători-inspectori și președinți de secție. De asemenea, la fiecare instanță funcționează colegiul de conducere și adunarea generală a judecătorilor, în condițiile legii.

În compartimentele auxiliare ale instanțelor funcționează personal auxiliar de specialitate, de specialitate informatică, economic, administrativ și de serviciu.

Judecătorii numiți de Președintele României sunt inamovibili. Judecătorii stagiari se bucură de stabilitate.

Judecătorii au următoarele îndatoriri:

a) să asigure, prin activitatea desfășurată, respectarea legii și independența puterii judecătorești;

b) să respecte normele de deontologie profesională, obligațiile statutare și cele ce rezultă din regulamente;

c) să-și perfecționeze pregătirea profesională, în conformitate cu legea, prin folosirea tuturor mijloacelor pe care le au la îndemână;

d) să respecte programul de lucru, să aibă un comportament decent și civilizat în relațiile de serviciu;

e) să manifeste calm, răbdare, politețe și imparțialitate față de justițiabili, martori, avocați și alte persoane cu care intră în contact în calitate oficială;

f) să participe la ședințele de judecată, conform programării făcute de conducerea instanței sau a secției, la începutul fiecărui an calendaristic, precum și atunci când, din motive obiective, planificarea inițială nu poate fi respectată;

g) să respecte secretul deliberării;

h) să soluționeze într-un termen rezonabil cauzele deduse judecății și să pronunțe hotărâri temeinice și legale;

i) să asigure securitatea dosarelor predate spre studiu sau motivare;

j) să aducă de îndată la cunoștința președintelui instanței, în subordinea căruia funcționează, orice ingerință în actul de justiție, de natură politică sau economică, din partea unei persoane fizice sau juridice, ori a unui grup de interese;

k) să îndeplinească, în limitele funcțiilor lor, orice dispoziție administrativă stabilită în conformitate cu legea de conducerea instanței.

Funcțiile de judecător și asistent judiciar sunt incompatibile cu orice alte funcții publice sau private, cu excepția funcțiilor didactice din învățământul superior, în condițiile legii.

Activitatea didactică va putea fi desfășurată în afara programului de lucru stabilit la instanța la care funcționează judecătorul.

Îndeplinirea obligațiilor care privesc Consiliul Superior al Magistraturii are prioritate în raport cu celelalte obligații profesionale ale judecătorilor membri ai Consiliului Superior al Magistraturii.

Instanțele judecătorești sunt conduse de președinți care îndeplinesc și atribuții administrative.

Președinții curților de apel și ai tribunalelor sunt ajutați în îndeplinirea atribuțiilor de 1-2 vicepreședinți, cu excepția Curții de Apel București și a Tribunalului București, unde pot fi ajutați de 1-3 vicepreședinți, numărul acestora fiind stabilit de către Consiliul Superior al Magistraturii.

Judecătoriile în care președinții sunt ajutați de către vicepreședinți se stabilesc de către Consiliul Superior al Magistraturii.

La instanțele la care sunt organizate secții, acestea sunt conduse de un președinte de secție.

Curțile de apel au doi sau mai mulți judecători inspectori.

Președintele curții de apel asigură conducerea curentă a activității administrativ-judiciare a curții, scop în care:

1. ia măsuri pentru organizarea și buna funcționare a instanței pe care o conduce, precum și a activității tribunalelor, a tribunalelor specializate și a judecătoriilor din circumscripția curții de apel;

2. verifică personal și prin judecătorii-inspectori sau prin alți judecători desemnați organizarea și calitatea serviciului, respectarea legii și a regulamentelor la toate instanțele din circumscripție;

3. organizează și coordonează activitatea judecătorilor- inspectori;

4. supraveghează activitatea de executare în materie penală și civilă, verifică locurile de deținere și locurile de executare a sancțiunilor sau a măsurilor educative;

5. organizează și coordonează controlul de ansamblu și specializat al instanțelor din circumscripție și urmărește înlăturarea deficiențelor;

6. repartizează judecătorii la secțiile curții de apel în raport cu volumul de activitate al acestora, ținându-se seama de specializarea judecătorilor;

7. constituie completele de judecată, precum și completele specializate, dacă este cazul, cu consultarea prealabilă a președinților de secție;

8. desemnează judecătorii care urmează să îndeplinească, potrivit legii, și alte atribuții decât cele privind activitatea de judecată;

9. analizează anual volumul de activitate al instanțelor și ia măsuri pentru suplimentarea sau reducerea numărului de posturi, cu acordul Consiliului Superior al Magistraturii;

10. dă avizul consultativ pentru judecătorii stagiari, în vederea prezentării lor la examenul de capacitate, precum și pentru cererile de detașare și transfer ale judecătorilor din circumscripția curții de apel;

11. solicită Consiliului Superior al Magistraturii, dacă este cazul, delegarea judecătorilor curților de apel;

12. poate delega, cu acordul lor, judecători de la judecătorii, tribunale sau tribunale specializate din circumscripția curții de apel, în situația în care una dintre instanțele menționate nu poate funcționa normal;

13. propune Consiliului Superior al Magistraturii menținerea în funcție a judecătorilor care au împlinit vârsta de pensionare;

14. convoacă și prezidează adunarea generală anuală a curții de apel sau ori de câte ori este necesar și adunarea generală a judecătorilor din circumscripția acesteia;

15. convoacă și prezidează colegiul de conducere;

16. încadrează personalul auxiliar de specialitate, de specialitate informatică, administrativ și de serviciu de la instanțele din circumscripție, promovează, aprobă transferul, delegarea, detașarea și dispune aplicarea sancțiunilor disciplinare pentru aceste categorii de personal;

17. repartizează personalul în cadrul compartimentelor auxiliare ale instanței;

18. urmărește permanent realizarea unui management eficient al resurselor umane la instanțele din raza curții de apel, pentru asigurarea unei dimensionări echilibrate a volumului de activitate raportat la fiecare lucrător;

19. ia măsuri pentru respectarea programului și folosirea eficientă a timpului de lucru, de întregul personal al curții, pentru îndeplinirea la timp și în condiții de calitate a lucrărilor și pentru realizarea unui comportament demn și civilizat în raporturile de serviciu;

20. asigură buna colaborare a instanțelor din raza curții de apel, în condițiile legii, cu parchetele de pe lângă acestea, organele de poliție, organizațiile profesionale ale avocaților și notarilor, precum și cu celelalte instituții;

21. păstrează registrul de control al curții și ia măsuri ca un registru de control să se păstreze la fiecare secție a curții și la instanțele din teritoriu;

22. desemnează vicepreședintele care îl înlocuiește atunci când lipsește de la instanță și în toate cazurile de imposibilitate temporară de exercitare a funcției;

23. aprobă stimulentele bănești provenite din timbrul judiciar, precum și celelalte prime prevăzute de lege pentru magistrați și celelalte categorii de personal din cadrul instanțelor judecătorești din circumscripția curții de apel;

24. îndrumă și verifică activitatea inginerului constructor de la curtea de apel;

25. este ordonator secundar de credite și răspunde de folosirea, conform normelor în vigoare, a sumelor primite de la buget, de integritatea bunurilor încredințate unității pe care o conduce, de ținerea la zi a contabilității și prezentarea dărilor de seamă contabile asupra execuției bugetare. Atribuțiile specifice de ordonator de credite pot fi delegate managerului economic. Întocmește proiectul de buget pentru anul următor în colaborare cu președinții tribunalelor din circumscripția curții de apel;

26. sesizează comisia medicală de specialitate în cazul prevăzut de

art. 60 alin. (1) lit. b, din Legea nr. 303/2004

privind statutul magistraților;

27. îndeplinește orice altă atribuție prevăzută de lege și de regulamente.

Atribuțiile președintelui de la pct. 13, 16 și 26 vor fi exercitate cu avizul conform al colegiului de conducere al curții de apel.

Atribuțiile președintelui de la pct. 6, 7, 8, 11, 17 și 23 vor fi exercitate cu avizul consultativ al colegiului de conducere al curții de apel.

Vicepreședintele curții de apel exercită atribuțiile ce revin președintelui în lipsa acestuia sau în baza dispozițiilor președintelui.

În exercitarea competențelor sale de organizare, coordonare și control vicepreședintele curții de apel are următoarele atribuții:

1. asigură și verifică respectarea obligațiilor statutare și a regulamentelor de către judecători și personalul auxiliar de specialitate;

2. asigură cunoașterea și valorificarea practicii instanțelor de control judiciar;

3. organizează studiul profesional al judecătorilor, urmărește realizarea acestuia și coordonează activitatea de unificare a practicii judiciare;

4. desemnează magistrații care răspund de organizarea activității de formare profesională continuă a magistraților de la curtea de apel și instanțele din circumscripția acesteia;

5. asigură operaționalitatea bazei de date informatice privind personalul de la instanțele din raza curții de apel și ia măsurile necesare pentru întreținerea acesteia în condiții optime;

6. organizează în condițiile legii paza imobilului care constituie sediul instanței și a celorlalte bunuri, precum și paza contra incendiilor, verifică modul în care sunt respectate prevederile legale privind protecția muncii, asigură controlul permanent al modului în care sunt păstrate dosarele, mapele de hotărâri și registrele curții de apel și ale instanțelor din circumscripția acesteia;

7. coordonează activitatea corpului de jandarmi angajați pe bază de contract;

8. îndeplinește orice alte atribuții prevăzute expres de lege sau de regulamente.

Președintele tribunalului asigură conducerea curentă a activității administrativ-judiciare a tribunalului, scop în care:

1. convoacă și prezidează adunarea generală anuală a judecătorilor tribunalului sau ori de câte ori este necesar și adunarea generală a judecătorilor judecătoriilor din circumscripția tribunalului;

2. convoacă și prezidează ședințele colegiului de conducere;

3. asigură buna desfășurare a activității tribunalului și judecătoriilor din circumscripție;

4. verifică personal sau prin judecători desemnați organizarea și calitatea serviciului, respectarea legii și a regulamentelor la toate instanțele din circumscripție;

5. repartizează judecătorii la secțiile tribunalului în raport cu volumul de activitate al acestora, ținându-se seama de specializarea judecătorilor;

6. constituie complete de judecată, precum și complete specializate, dacă este cazul, cu consultarea prealabilă a președinților de secție;

7. desemnează judecătorii care, potrivit legii, urmează să îndeplinească și alte atribuții decât cele privitoare la activitatea de judecată;

8. urmărește permanent realizarea unui management eficient al resurselor umane la instanțele din raza tribunalului, pentru asigurarea unei dimensionări echilibrate a volumului de activitate raportat la fiecare angajat;

9. asigură buna colaborare a instanțelor din raza tribunalului cu parchetele de pe lângă acestea, cu organele de poliție, organizațiile profesionale ale avocaților și notarilor, precum și cu celelalte instituții;

10. repartizează personalul în cadrul compartimentelor auxiliare ale instanței;

11. execută la nivelul tribunalului și în limitele funcției sale atribuțiile prevăzute la art. 10 alin. (1) pct. 1, 4, 5, 19 și 27;

12. propune stimulente bănești provenite din timbrul judiciar, precum și celelalte stimulente prevăzute de lege, pentru magistrați și celelalte categorii de personal din cadrul instanțelor judecătorești aflate pe raza tribunalului.

Atribuțiile de la pct. 5, 6, 7, 10 și 11 vor fi exercitate cu avizul consultativ al colegiului de conducere al tribunalului.

Președintele tribunalului este ordonator terțiar de credite și răspunde de folosirea conform normelor în vigoare a sumelor primite de la buget, de integritatea bunurilor încredințate unității pe care o conduce, de ținerea la zi a contabilității și prezentarea dărilor de seamă contabile asupra execuției bugetare. Atribuțiile specifice de ordonator de credite pot fi delegate managerului economic.

Vicepreședintele tribunalului exercită atribuțiile ce revin președintelui în lipsa acestuia sau în baza dispozițiilor primite.

În exercitarea competențelor sale de organizare, coordonare și control vicepreședintele tribunalului are următoarele atribuții:

1. asigură și verifică respectarea obligațiilor legale și regulamentare și a regulamentelor de către judecători și personalul auxiliar de specialitate;

2. asigură cunoașterea și valorificarea practicii instanțelor de control judiciar;

3. organizează studiul profesional al judecătorilor, urmărește realizarea acestuia și coordonează activitatea de unificare a practicii judiciare;

4. îndeplinește orice atribuții prevăzute de lege și de regulament.

Președintele judecătoriei asigură conducerea curentă a activității administrativ-judiciare a instanței, scop în care:

1. convoacă și prezidează adunarea generală a judecătorilor ori de câte ori este cazul;

2. convoacă consiliul de conducere și prezidează ședințele acestuia;

3. constituie completele de judecată, precum și completele specializate, dacă este cazul, urmărind asigurarea continuității acestora;

4. organizează și verifică activitatea judecătorilor stagiari și asigură condițiile necesare pentru buna desfășurare a stagiului;

5. programează judecătorul de serviciu și stabilește locul și programul acestei activități;

6. repartizează personalul în compartimentele auxiliare și organizează, coordonează și controlează activitatea acestuia;

7. desemnează judecătorii care îndeplinesc și alte atribuții decât cele de judecată;

8. supraveghează activitatea de executare în materie penală și civilă, verifică locurile de deținere și locurile de executare a sancțiunilor sau a măsurilor educative;

9. îndeplinește orice alte atribuții administrative date prin lege sau prin regulamente.

Atribuțiile de la pct. 3, 5, 6 și 7 se exercită cu avizul consultativ al colegiului de conducere.

Vicepreședintele judecătoriei exercită atribuțiile ce revin președintelui în lipsa acestuia sau în baza dispozițiilor primite.

În exercitarea competențelor sale de organizare, coordonare și control, vicepreședintele judecătoriei are următoarele atribuții:

1. organizează studiul profesional al judecătorilor, urmărește realizarea acestuia și coordonează activitatea de unificare a practicii judiciare;

2. îndeplinește orice alte atribuții date prin lege sau regulamente.

În cadrul fiecărei instanțe judecătorești funcționează un colegiu de conducere. Președintele instanței este și președintele colegiului de conducere.

Colegiile de conducere sunt formate dintr-un număr impar de membri și au următoarea componență:

a) la curțile de apel: președintele, vicepreședinții, judecătorii-inspectori și președinții de secție, precum și 1-2 judecători, aleși în adunarea generală a judecătorilor;

b) la tribunale și tribunalele specializate: președintele, vicepreședinții și președinții de secție, precum și 1-2 judecători, aleși în adunarea generală a judecătorilor;

c) la judecătorii: președintele și, după caz, vicepreședintele și președinții de secție, precum și 1-2 judecători, aleși în adunarea generală a judecătorilor.

La curțile de apel și tribunale, când colegiul de conducere dezbate probleme financiare sau economico-administrative, la ședințele acestuia participă și managerul economic al instanței, cu vot consultativ.

În funcție de problemele supuse dezbaterii, la ședințele colegiilor de conducere ale curților de apel, ale tribunalelor și tribunalelor specializate pot fi invitate și persoane cu funcții de conducere de la instanțele din circumscripția acestor instanțe.

Colegiul de conducere al curții de apel exercită acțiunea disciplinară pentru judecătorii din cadrul curții de apel, cu excepția președintelui, precum și pentru judecătorii instanțelor din circumscripția acesteia.

În vederea exercitării acțiunii disciplinare, cercetarea prealabilă se efectuează de unul sau doi judecătorii-nspectori desemnați de colegiul de conducere. Pentru incompatibilitate sau imposibilitatea de a se efectua cercetarea prealabilă cu judecătorii-inspectori din cadrul curții de apel, colegiul de conducere se poate adresa Consiliului Superior al Magistraturii pentru desemnarea unor judecători-inspectori de la altă curte de apel.

În cazul exercitării acțiunii disciplinare, la lucrările colegiului de conducere nu participă judecătorul sau judecătorii desemnați pentru efectuarea cercetării prealabile și nici judecătorul împotriva căruia se exercită acțiunea disciplinară.

În lipsa președintelui instanței, colegiul de conducere este prezidat de vicepreședintele instanței.

Colegiul de conducere se întrunește lunar sau ori de câte ori este necesar, la convocarea președintelui sau la solicitarea a cel puțin o treime din numărul membrilor săi și este legal constituit în prezența a cel puțin două treimi din numărul membrilor săi.

Hotărârile colegiului de conducere se adoptă cu votul majorității membrilor săi și se consemnează într-un registru special.

Secretariatul colegiului de conducere este asigurat de primul grefier sau, după caz, de grefierul-șef al instanței sau de un alt grefier desemnat de președinte.

Ședințele colegiului de conducere nu sunt publice.

Adunarea generală a judecătorilor este legal constituită în prezența majorității judecătorilor în funcție, cu excepția situației în care se aleg membrii Consiliului Superior al Magistraturii, când este necesară prezența a cel puțin două treimi din numărul judecătorilor în funcție.

Adunarea generală a judecătorilor este convocată de președintele instanței, iar în lipsa acestuia de vicepreședinte. Pentru alegerea membrilor Consiliului Superior al Magistraturii, adunările generale sunt convocate de consiliul de conducere al curții de apel.

Adunarea generală a judecătorilor este prezidată de președinte, iar în lipsa acestuia, de vicepreședinte.

Pentru alegerea membrilor Consiliului Superior al Magistraturii, adunarea generală este prezidată de judecătorul cu cea mai mare vechime în magistratură, care nu și-a depus candidatura pentru funcția de membru în Consiliul Superior al Magistraturii.

Hotărârile adunării generale se adoptă cu votul majorității membrilor prezenți, cu excepția alegerii membrilor Consiliului Superior al Magistraturii, care se realizează cu numărul cel mai mare de voturi obținut în adunarea generală.

Hotărârile adunării generale se consemnează într-un registru special ținut de instanță.

Secretariatul adunării generale este asigurat de primul grefier sau, după caz, de grefierul-șef al instanței sau de un alt grefier desemnat de președinte.

Controlul legalității actelor sau faptelor care, potrivit legii, se înregistrează în registrul comerțului se exercită de către justiție prin judecători anume delegați.

Judecătorii delegați la oficiul registrului comerțului sunt desemnați de președinții tribunalelor sau, după caz, de președinții tribunalelor comerciale și îndeplinesc atribuțiile prevăzute de lege.

Asistenții judiciari participă la deliberare cu vot consultativ și semnează hotărârile pronunțate. Opinia acestora se consemnează în hotărâre și se motivează.

Asistenții judiciari sunt datori să studieze temeinic dosarele în cauzele la a căror soluționare participă, să respecte programarea ședințelor stabilită de președintele tribunalului și să se conformeze dispozițiilor administrative date în aplicarea legii și regulamentelor de către acesta și de către președintele completului de judecată.

La judecătorii, tribunale, tribunale specializate și curți de apel funcționează personal auxiliar de specialitate, de specialitate informatică, economic, administrativ și de serviciu.

Toate instanțele au câte o grefă, o registratură, o arhivă, o bibliotecă și un birou de informare și relații publice.

Curțile de apel și tribunalele au și câte un compartiment economico-financiar și administrativ, condus de un manager economic.

Biroul "Personal" funcționează integrat compartimentului economico-financiar și administrativ.

Compartimentul economico-financiar și administrativ din cadrul curților de apel și tribunalelor asigură activitatea economică, financiară și administrativă a instanțelor la care funcționează. Pentru tribunalele specializate și judecătorii această activitate este asigurată de departamentul economico-financiar și administrativ de la tribunalul la care sunt arondate. Curțile de apel au și un compartiment de documentare și un compartiment de informatizare juridică, structuri ce pot fi înființate și la nivelul tribunalelor, tribunalelor specializate și judecătoriilor.

Grefa, registratura și arhiva efectuează operațiuni privind primirea, înregistrarea și expedierea corespondenței, îndosarierea actelor, păstrarea registrelor, precum și alte lucrări cu caracter auxiliar, necesare bunei desfășurări a activității instanțelor.

Personalul este repartizat pe secții și compartimente de activitate de către președintele instanței, potrivit nevoilor acestora, iar în cadrul secției, de președintele secției.

Activitatea personalului auxiliar de specialitate, de specialitate informatică, economic, administrativ și de serviciu este supusă controlului ierarhic.

Atribuțiile fiecărui salariat din compartimentele auxiliare ale instanțelor sunt cuprinse în fișa postului.

Personalul auxiliar de specialitate, de specialitate informatică, economic, administrativ și de serviciu este obligat să respecte programul de lucru, să efectueze lucrările în termenele stabilite, să îndeplinească toate îndatoririle ce îi revin potrivit legii și regulamentelor.

Prezentarea la serviciu după orele de program, părăsirea locului de muncă în timpul programului de activitate, precum și învoirile care nu depășesc durata unei zile de muncă se aprobă de președintele instanței sau de înlocuitorul acestuia, cu consultarea primului-grefier sau, după caz, a grefierului-șef; la tribunale și curțile de apel, cu încuviințarea președintelui, învoirile de la program pot fi acordate și de președinții de secții sau judecătorii responsabili de compartimente.

Personalul auxiliar de specialitate, de specialitate informatică, economic, administrativ și de serviciu trebuie să respecte secretul cu privire la informațiile obținute în cursul îndeplinirii îndatoririlor lor și care nu sunt accesibile publicului.

Personalul acestor compartimente trebuie să îndeplinească îndatoririle de serviciu fără părtinire, să se manifeste calm, demn și politicos cu părțile din proces, cu martorii, avocații și alte persoane cu care intră în contact în calitate oficială.

Atunci când apreciază că nu au competența și nici încuviințarea să rezolve anumite cereri, salariații le vor aduce, de îndată, la cunoștință primului-grefier sau, după caz, grefierului-șef, cu excepția personalului economico-administrativ, care va sesiza managerul economic.

Președintele curții de apel va desemna, prin decizie, primul-grefier sau grefierul șef al curții de apel și instanțelor din circumscripția acesteia, în condițiile legii; primul-grefier și grefierul-șef nu participă, de regulă, în ședințe de judecată.

Președintele instanței va desemna prin ordin de serviciu anual:

a) componența nominală a compartimentelor instanței, după consultarea colectivului;

b) atribuțiile ce revin fiecărui salariat din aceste compartimente;

c) salariatul care coordonează compartimentul respectiv, dacă este cazul.

Primii-grefieri ai curților de apel, ai tribunalelor și tribunalelor specializate au următoarele atribuții:

a) coordonează și controlează activitatea personalului auxiliar de specialitate, atât al instanței la care funcționează, cât și al instanțelor din circumscripție;

b) coordonează și urmăresc uniformizarea înregistrărilor statistice în colaborare cu departamentul de specialitate din cadrul Consiliului Superior al Magistraturii;

c) asigură evidența, păstrarea și manipularea datelor și documentelor ce nu sunt destinate publicității și verifică modul în care se asigură securitatea lucrărilor;

d) întocmesc și contrasemnează corespondența cu caracter administrativ a curții de apel, tribunalului și tribunalului specializat;

e) țin orice alte registre speciale prevăzute de lege pentru instanța la care funcționează;

f) aduc la îndeplinire măsurile stabilite pentru asigurarea pazei sediului instanței, securității bunurilor, pazei contra incendiilor și protecției muncii;

g) verifică modul în care se respectă regulile de acces al publicului în incinta instanței;

h) întocmesc acte de constatare a neregulilor evidențiate în activitatea personalului auxiliar controlat și sesizează președintele instanței pentru luarea măsurilor corespunzătoare;

i) urmăresc respectarea de către personalul auxiliar al instanțelor a unor raporturi corespunzătoare cu publicul și avocații;

j) îndrumă și verifică evidența și gestiunea bibliotecii;

k) țin evidența concediilor personalului;

l) țin evidența amenzilor judiciare și a cheltuielilor judiciare acordate din oficiu, potrivit legii;

m) îndeplinesc, în limita funcției, orice alte atribuții de serviciu date de președintele curții de apel sau al tribunalului, după caz.

Primii-grefieri ai curților de apel țin registrele privind controlul averilor, privind confirmarea și autorizarea interceptării și înregistrării convorbirilor telefonice, evidența dosarelor privind accesul la propriul dosar și deconspirarea securității ca poliție politică; de asemenea țin evidențele privind notarii publici, executorii judecătorești, traducătorii și înregistrarea persoanelor juridice potrivit legii.

Primii-grefieri ai tribunalelor țin registrele privind persoanele juridice, registrele privind confirmarea și autorizarea interceptării și înregistrării convorbirilor telefonice, precum și registrele privind partidele politice și alte formațiuni politice.

În lipsa primului-grefier al curții de apel, al tribunalului sau al tribunalului specializat, unul dintre grefierii șefi de secție, desemnat de președintele instanței, îl va înlocui în toate atribuțiile sale.

La judecătorie grefierul-șef poate fi înlocuit de unul dintre grefieri, desemnat de către președintele instanței.

Grefierul de ședință are următoarele atribuții:

a) completează condica ședințelor de judecată în care se trec dosarele din ședința respectivă, în ordinea înscrisă în lista cauzelor, cu următoarele mențiuni: numărul curent, numele și prenumele părților, numărul dosarului și obiectul cauzei;

b) participă la ședințele de judecată, îndeplinind toate atribuțiile ce îi revin în baza dispozițiilor legale sau regulamentare, executând orice alte însărcinări din dispoziția și sub controlul președintelui completului de judecată;

c) întocmește actele de procedură dispuse de către judecător; completează borderourile și predă corespondența pentru expediere;

d) comunică hotărârile judecătorești în termenul prevăzut de lege;

e) execută, în limitele funcției sale, și alte sarcini de serviciu date de conducerea instanței, inclusiv redactarea după concept a hotărârilor judecătorești.

Grefierul debutant participă la ședințele de judecată după însușirea cunoștințelor necesare pentru îndeplinirea acestei activități.

Grefierul-statistician realizează activitatea de statistică judiciară și are următoarele atribuții:

a) efectuează înregistrările de statistică judiciară, întocmește periodic dările de seamă statistice și completează fișele inculpaților;

b) exploatează aplicația de statistică judiciară, colaborând, sub acest aspect, cu grefierul-analist programator ori cu inspectorul sau referentul de specialitate informatician;

c) grefierul-statistician de la tribunal verifică și îndrumă personalul de la judecătorii, care înregistrează și centralizează datele statistice;

d) efectuează și transmite lucrările de statistică judiciară dispuse de Consiliul Superior al Magistraturii, precum și orice alte situații statistice solicitate de președintele curții de apel sau de președintele tribunalului;

e) are în păstrare dările de seamă statistice, fișele inculpaților, pe care le îndosariază, anual, în mape speciale și le conservă potrivit legii;

f) colaborează cu comisiile de statistică, în vederea alcătuirii și predării buletinelor statistice, precum și în legătură cu alte activități specifice;

g) îndeplinește și alte atribuții stabilite de președintele instanței.

Activitatea desfășurată de grefierul-statistician și de personalul de la judecătorii care execută lucrările de statistică judiciară este coordonată de primul-grefier, respectiv grefierul-șef.

Președintele instanței poate desemna, dintre grefierii cu studii superioare juridice, grefierul cu atribuții privind calculul taxelor judiciare de timbru și al timbrului judiciar.

Activitatea acestuia este coordonată de judecătorul de serviciu sau, după caz, de un alt judecător desemnat de președintele instanței.

Inspectorul de specialitate sau referentul de la Biroul "Personal", care își desfășoară activitatea la curțile de apel și tribunale, are următoarele atribuții:

a) completează și ține la zi carnetele de muncă pentru toți salariații curții de apel sau, după caz, ai tribunalului, tribunalului specializat și judecătoriilor din circumscripția tribunalului;

b) întocmește, conduce și înregistrează la inspectoratul de muncă registrele de evidență a salariaților, în condițiile legii;

c) efectuează lucrările privind încadrarea, promovarea și încetarea activității pentru personalul numit de președintele curții de apel;

d) completează și înaintează dosarele de pensie pentru toți salariații curții de apel sau, după caz, tribunalului, tribunalului specializat și judecătoriilor din circumscripția tribunalului;

e) întreține și actualizează permanent baza de date informatizată privind personalul de la instanțele din raza teritorială a curții de apel sau, după caz, a tribunalului, tribunalului specializat și judecătoriilor din circumscripția acestuia și asigură menținerea legăturii, prin sistemul informatizat, cu direcțiile de specialitate din cadrul Consiliului Superior al Magistraturii și Ministerului Justiției; pentru aspectele de ordin tehnic este asistat de către informatician;

f) execută, în limitele funcției, și alte sarcini date de președintele curții de apel sau de președintele tribunalului.

Biroul "Personal" de la nivelul curții de apel coordonează activitatea birourilor similare ale tribunalelor din circumscripția curții de apel și realizează o evidență centralizată.

La instanțele cu volum mare de activitate pot funcționa o registratură generală și câte o registratură și o arhivă pentru fiecare secție.

Din dispoziția președintelui instanței se pot organiza arhive distincte pentru completele specializate.

La registratura generală se întocmesc și se păstrează:

a) registre generale pentru înregistrarea actelor de sesizare, a dosarelor primite în apel, a dosarelor primite în recurs, a actelor de procedură și a corespondenței;

b) borderouri pentru expedierea prin poștă și condici de predare a dosarelor, actelor de procedură și a restului corespondenței.

În cazul existenței evidențelor computerizate, se pot întocmi și păstra și evidențe pe suport de hârtie, prin listarea periodică a înregistrărilor și legarea lor într-un registru.

Biroul de informare și relații publice este organizat și funcționează conform normelor specifice prevăzute în

Legea nr. 544/2001

privind liberul acces la informațiile de interes public și în

Ordonanța Guvernului nr. 27/2002

privind reglementarea activității de soluționare a petițiilor, aprobată și modificată prin

Legea nr. 233/2002 .

Biroul de informare și relații publice asigură legăturile instanței cu publicul și cu mijloacele de comunicare în masă, în vederea realizării transparenței activității judiciare, în condițiile legii.

Totodată asigură activitatea de soluționare în termen a petițiilor formulate, în condițiile legii, sub coordonarea președintelui instanței sau a unui judecător desemnat de acesta.

Biroul de informare și relații publice este condus de un judecător desemnat de președintele instanței, care îndeplinește și rolul de purtător de cuvânt; biroul este compus, de regulă, din consilierul pentru informații publice și un grefier desemnat de președintele instanței.

Programul zilnic al Biroului de informare și relații publice coincide cu programul de lucru al instanței, într-o zi pe săptămână fiind obligatorie stabilirea unor ore de funcționare și după-amiaza, după încheierea programului de lucru al instanței.

Conducătorul Biroului de informare și relații publice are următoarele atribuții:

a) conduce și coordonează activitatea Biroului de informare și relații publice;

b) organizează activitatea de furnizare pe loc a informațiilor, atunci când acest lucru este posibil;

c) analizează cererile de furnizare a informațiilor publice și dispune cu privire la caracterul acestora - comunicate din oficiu, furnizabile la cerere sau exceptate de la liberul acces - și ia măsuri pentru rezolvarea solicitărilor conform normelor legale în vigoare și transmiterea răspunsului către solicitant, în termenul legal;

d) asigură îndeplinirea obligației legale de furnizare din oficiu a informațiilor prevăzute de lege, prin afișare în locuri vizibile la sediul instanței, prin crearea de înscrisuri care să cuprindă aceste informații, disponibile la punctul de informare-documentare din cadrul biroului și prin publicare și actualizare pe pagina de Internet a instanței;

e) analizează petițiile înregistrate și dispune cu privire la modul de soluționare, de redactare a răspunsului, conexare sau clasare, sub coordonarea președintelui instanței;

f) repartizează petițiile compartimentului de specialitate, în funcție de obiectul acestora, pentru a asigura soluționarea lor și trimiterea răspunsului în termenul legal;

g) identifică știrile difuzate de mass-media locală și națională, care au un impact negativ asupra activității și imaginii instanței sau judecătorilor și celuilalt personal care funcționează la aceasta, verifică veridicitatea informațiilor și asigură, după caz, informarea corectă a opiniei publice sau exprimă poziția instanței față de problemele semnalate;

h) redactează, la nevoie, declarații de presă și participă la interviuri, furnizând informațiile supuse liberului acces al publicului, în scopul unei informări corecte și complete a opiniei publice;

i) îndeplinește și alte dispoziții ale președintelui instanței, conform legii și regulamentului.

În exercitarea acestor atribuții conducătorul Biroului de informare și relații publice este ajutat de consilierul pentru informații publice.

Purtătorul de cuvânt al instanței are dreptul de a consulta orice document sau dosar aflat la instanță, având obligația de a respecta secretul de serviciu și de a proteja informațiile confidențiale de care ia cunoștință. Președintele instanței va asigura mijloacele necesare îndeplinirii atribuțiilor specifice.

Dreptul la liberul acces la informații privind activitatea judiciară poate fi restrâns, în condițiile legii, atunci când aceasta se face în interesul moralității, al ordinii publice ori al securității naționale sau când interesele minorilor ori protecția vieții private a părților în proces o impun. Acest drept poate fi restrâns și atunci când, în împrejurări speciale, instanța apreciază că publicitatea ar fi de natură să aducă atingere intereselor justiției.

Pentru evidența activității instanțelor se întocmesc și se păstrează:

1. Registrul general de dosare

În acest registru se trec, în ordinea intrării, toate dosarele înregistrate la instanțe sau la secțiile acestora, cu rubricile stabilite în acest scop. Sub același număr se vor înregistra toate cererile depuse ulterior și corespondența în legătură cu cauza respectivă.

La instanțele unde există registratură generală și câte o registratură și o arhivă pentru fiecare secție se va ține un registru la registratura generală, în care se va trece și secția la care a fost repartizat dosarul, și câte un registru general la fiecare secție.

După numărul dosarului înregistrat la secție se va trece indicativul secției și numărul cu care a fost înregistrat la registratura generală.

În cazul utilizării înregistrărilor pe suport magnetic, se va constitui un singur registru general de dosare informatizat, care va conține date suplimentare menite să asigure obținerea altor evidențe derivate. În acest scop, registrul informatizat va fi completat, conform instrucțiunilor ce însoțesc programul de evidență, cu toate informațiile prevăzute în structura bazei de date. Aceste date suplimentare, legate de fiecare cauză în parte, vor fi actualizate permanent.

La sfârșitul fiecărei zile de lucru se va proceda la asigurarea bazei de date prin salvarea acesteia pe suport magnetic de tip compact-disc, conform instrucțiunilor de exploatare a bazei informatice.

2. Opisul alfabetic

În acest registru se trec numele și prenumele părților din dosar, inclusiv ale celor introduse ulterior în proces, precum și numărul dosarului.

La toate instanțele se țin un opis alfabetic la registratura generală și câte un opis alfabetic la fiecare secție.

În cazul utilizării înregistrărilor pe suport magnetic se va putea ține și un opis alfabetic pe suport de hârtie. Informațiile necesare vor fi accesate prin comenzi specifice de selecție și căutare pe bază de date constituită pe structura de tip registru general de dosare.

3. Registrul de intrare-ieșire a corespondenței administrative

În acest registru se înregistrează corespondența care nu are legătură cu dosarele. Corespondența de serviciu care nu este destinată publicității se va înregistra într-un registru separat.

La toate instanțele se va ține o evidență printr-un registru de intrare-ieșire a corespondenței administrative.

În cazul evidenței computerizate a corespondenței, registrul de evidență pe suport de hârtie va putea fi obținut pe suport de hârtie, prin listarea periodică a înregistrărilor și atașarea acestora, în ordine cronologică, la mapa de evidență a corespondenței.

4. Registrul informativ

În acest registru se menționează, pentru fiecare dosar trecut în ordinea numerică, primul termen de judecată și termenele ulterioare, data ieșirii dosarului din arhivă și persoana căreia i s-a predat, data reintrării dosarului în arhivă, numărul și data sentinței, deciziei sau încheierii, după caz, și soluția pe scurt, data trimiterii dosarului la alte instanțe, la parchete sau alte autorități și data revenirii dosarului, conexării sau atașării dosarului la alt dosar.

La toate instanțele se va ține câte un registru informativ pentru fiecare secție.

La instanțele în cadrul cărora există secții maritime și fluviale înregistrarea cauzelor de competența acestora se va face separat de restul cauzelor.

În cazul evidenței computerizate registrul informativ, pe suport de hârtie, va putea fi obținut și pe suport de hârtie, prin listarea periodică a înregistrărilor și atașarea acestora, în ordine cronologică, la mapa de evidență.

5. Registrul de termene al arhivei

În acest registru se trec toate dosarele pe termenele de judecată fixate, consemnându-se numărul și data înregistrării lor.

La toate instanțele se va ține câte un registru de termene pentru fiecare secție.

În cazul evidenței computerizate registrul de termene al arhivei va constitui o evidență derivată ce se va obține prin listarea dosarelor, selecționate după termen, din registrul general de dosare informatizat. Listele vor fi legate în ordinea cronologică în registrul corespunzător.

6. Condica ședinței de judecată

În acest registru se trec: dosarele din ședința respectivă, separat pe complete, în ordinea înscrisă în lista cauzelor, termenele de judecată în caz de amânare a judecății, hotărârea pronunțată și numărul acesteia, precum și inițialele judecătorului care o va redacta.

La judecătoriile cu volum mare de activitate se țin două condici, una pentru cauzele penale și una pentru cauzele civile.

La toate instanțele se ține câte o condică pentru fiecare secție; în cazul când există o singură secție, condicile se țin pe materii.

La curțile de apel și tribunale se țin condici separate pentru activitatea de primă instanță, de apel și de recurs.

De asemenea, se vor ține condici separate pentru ședințele de judecată desfășurate în camera de consiliu, pentru ședințele de judecată a sesizărilor privind efectuarea perchezițiilor și a interceptărilor și înregistrărilor convorbirilor telefonice, precum și a ședințelor de judecată a recursurilor soluționate prin încheiere.

7. Registrul de evidență a redactării hotărârilor

În acest registru se trec în ordinea numerică, separat pe materii, după caz, toate sentințele, deciziile sau încheierile pronunțate și se notează: numărul dosarului, numele judecătorului care a motivat hotărârea, data predării de către judecător a conceptului pentru redactare și data redactării.

La toate instanțele există câte un registru pentru fiecare secție, în care hotărârile se trec separat, după cum sunt pronunțate în primă instanță, în apel sau în recurs.

În cazul evidenței computerizate datele arătate mai sus sunt cuprinse în structura registrului de dosare informatizat și, pe măsură ce sunt completate, sunt listate, pentru fiecare dosar soluționat, în ordinea numerică a hotărârilor și legate la registrul corespunzător.

8. Registrul de evidență și punere în executare a hotărârilor penale

În acest registru se trec, în ordinea numerică, hotărârile penale, înscriindu-se datele și lucrările prevăzute în art. 117-123.

Evidența în legătură cu amânarea sau întreruperea executării pedepselor privative de libertate, a măsurii educative a internării minorului într-un centru de reeducare și a plății amenzii, eșalonată în rate lunare, se ține și separat.

Se ține separat o evidență a inculpaților condamnați la închisoare cu suspendarea executării pedepsei, precum și a celor condamnați la închisoare cu executare la locul de muncă.

De asemenea, separat se va ține și evidența inculpaților condamnați de alte instanțe, care execută pedeapsa la locul de muncă, într-una dintre unitățile de pe raza teritorială a instanței.

În cazul evidenței informatizate se vor aplica prevederile referitoare la registrul de dosare informatizat.

9. Registrul de evidență și punere în executare a hotărârilor civile

În acest registru se ține evidența creanțelor stabilite prin hotărâri judecătorești pentru care executarea se face din oficiu, inclusiv cele care provin din amenzi contravenționale.

În cazul evidenței informatizate vor fi aplicabile prevederile de la pct. 8.

10. Registrul de evidență a apelurilor declarate împotriva hotărârilor civile și registrul de evidență a apelurilor declarate împotriva hotărârilor penale

În acest registru se trec, în ordinea datei declarării apelurilor: numele și prenumele părții care a declarat apelul, numărul dosarului, data declarării apelului, data înaintării dosarului la instanța competentă.

11. Registrul de evidență a recursurilor declarate împotriva hotărârilor civile și registrul de evidență a recursurilor declarate împotriva hotărârilor penale

În acest registru se trec, în ordinea datei declarării recursurilor: numele și prenumele părții care a declarat recursul, numărul dosarului, data declarării recursului.

În cazul evidenței informatizate registrele de evidență a căilor de atac vor constitui evidențe derivate din registrul general de dosare informatizat prin listarea selectivă.

12. Registrul valorilor și corpurilor delicte

În acest registru de evidență se va face descrierea valorilor care constituie mijloc de probă în procese, prin indicarea caracteristicilor de identificare, pentru a se evita confuzia sau posibilitatea de înlocuire. Această evidență se completează cu procesul-verbal de primire și cu procesulverbal încheiat la sfârșitul fiecărui an, potrivit art. 131 alin. (4).

13. Registrul de control

În acest registru se vor înscrie constatările și măsurile dispuse de către persoanele care efectuează controlul, menționându-se numărul și data actului de control. La curțile de apel și tribunale se va ține câte un registru de control și la fiecare secție.

14. Registrul de evidență a petițiilor

În acest registru se vor înscrie în ordinea primirii toate petițiile adresate instanței, cu menționarea datei primirii, a termenului fixat pentru soluționare, a compartimentului căruia i-a fost repartizată și a datei înaintării la acest compartiment, a datei la care răspunsul redactat a fost înaintat spre semnare președintelui instanței, a datei la care răspunsul a fost comunicat petiționarului sau, după caz, cu menționarea altei soluții date petiției (conexare sau clasare).

15. Registrul de evidență pentru înregistrarea cererilor și răspunsurilor privind accesul la informațiile publice

Acest registru are rubricația prevăzută în anexa nr. 5 la Normele metodologice de aplicare a

Legii nr. 544/2001

privind liberul acces la informațiile de interes public.

16. Registrele judecătorilor-sindici

La secțiile comerciale ale tribunalelor, respectiv la tribunalele comerciale se păstrează registre pentru evidența măsurilor luate și operațiunilor efectuate de judecătorul-sindic, prevăzute de lege.

17. Registrul de evidență a mandatelor de arestare preventivă emise de judecător în cursul urmăririi penale

În acest registru se vor face următoarele mențiuni: numărul curent; numele și prenumele învinuitului/ inculpatului; numărul și data adresei parchetului; numărul dosarului instanței; data și soluția pronunțată; numărul și data mandatului de arestare preventivă; durata arestării preventive, cu indicarea datei la care începe măsura și a datei la care expiră; numele și prenumele judecătorului care a emis mandatul; data înaintării dosarului la instanța de control judiciar; data înaintării recursului la instanța de control judiciar; soluția instanței de recurs; observații.

18. Registrul de evidență a mandatelor de arestare preventivă emise de judecător în cursul judecății

În acest registru se vor face următoarele mențiuni: numărul curent, numele și prenumele inculpatului, numărul dosarului; numărul și data încheierii prin care s-a dispus arestarea; numărul și data mandatului de arestare preventivă; durata arestării, cu indicarea datei la care începe măsura și a datei la care expiră; data declarării recursului; data înaintării dosarului la instanța de recurs; soluția instanței de recurs; observații.

Instanța de recurs va ține un registru distinct pentru aceste cauze.

În cazul căilor de atac de reformare, în aceste registre se trec, în ordinea datei declarării căilor de atac, calea de atac promovată, numele și prenumele părții care a declarat calea de atac, numărul dosarului, numărul și data pronunțării hotărârii atacate, data declarării căii de atac, data înaintării dosarului la instanța competentă, data restituirii dosarului, observații.

În cazul căilor de atac de retractare, în registre se vor trece în ordinea datei declarării căilor de atac, calea de atac promovată, numele și prenumele părții care a declarat calea de atac, numărul dosarului, numărul și data pronunțării hotărârii atacate, data declarării căii de atac, numărul și data hotărârii prin care s-a soluționat calea de atac, observații.

19. Registrul de evidență a sesizărilor privind efectuarea perchezițiilor autorizate de judecător în cursul urmăririi penale

În acest registru se vor face următoarele mențiuni: numărul curent, numărul și data adresei parchetului, numărul dosarului instanței, numărul și data încheierii, numărul de autorizație, data și ora emiterii, persoana și locul unde urmează să se efectueze percheziția, perioada de valabilitate a autorizației de percheziție, numele și prenumele judecătorului care a emis autorizația.

20. Registrul de evidență a sesizărilor privind confirmarea și autorizarea interceptărilor și înregistrărilor pe bandă magnetică sau pe orice alt tip de suport

În acest registru se vor face următoarele mențiuni: numărul curent, numărul și data adresei parchetului, data înregistrării cererii persoanei vătămate, numărul dosarului instanței, data pronunțării încheierii, numărul de autorizație, data și ora emiterii, numele, prenumele, mijlocul de comunicare sau locul supus supravegherii, judecătorul care a emis autorizația, data comunicării de către parchet a finalizării operațiunii de interceptare și înregistrare, data efectuării comunicării către persoana a cărei convorbire sau comunicare a fost interceptată, data prelungirii.

Registrele de evidență a sesizărilor privind autorizarea efectuării perchezițiilor și respectiv confirmarea și autorizarea interceptărilor și înregistrărilor pe bandă magnetică sau pe orice tip de suport nu sunt destinate publicității.

21. Registrul de evidență și punere în executare a încheierilor pronunțate în recurs

În acest registru se vor face următoarele mențiuni: numărul curent, data încheierii, numărul dosarului, numele și prenumele inculpatului, domiciliul inculpatului sau locul de detenție, soluția pronunțată în recurs, cheltuielile judiciare în recurs, data trimiterii extrasului, data confirmării primirii extrasului, data trimiterii și confirmării titlului executoriu pentru cheltuielile judiciare, mențiuni cu privire la modul de închidere a poziției, semnătura judecătorului-delegat.

22. Registrul special pentru înregistrarea datelor privind cazierul fiscal

În acest registru se vor face următoarele mențiuni: numărul curent, numele și prenumele condamnatului, datele de stare civilă, codul numeric personal, domiciliul, infracțiunea săvârșită, hotărârea pronunțată, măsuri asigurătorii ori măsuri pe latura civilă, comunicarea hotărârii către Ministerul Finanțelor Publice, semnătura judecătorului-delegat.

23. Registrul privind evidența și punerea în executare a plângerilor introduse împotriva actelor și măsurilor luate de procuror în faza urmăririi penale

În acest registru se vor face următoarele mențiuni: numărul curent, numărul dosarului și data înregistrării, numele și prenumele petentului, numărul și data rezoluției sau ordonanței, data pronunțării și soluția, data declarării recursului, data trimiterii dosarului la instanța de recurs, numărul dosarului instanței de recurs, numărul deciziei în recurs, cheltuieli judiciare în recurs, punerea în executare a cheltuielilor judiciare, mențiuni cu privire la modul de închidere a poziției, semnătura judecătorului-delegat.

24. Registrul sesizărilor privind prelungirea arestării preventive

În acest registru se vor face următoarele mențiuni: numărul dosarului și data înregistrării, numele, prenumele și datele de stare civilă ale inculpatului, locul de detenție, numărul și data emiterii mandatului de arestare preventivă, data sesizării instanței, data pronunțării și soluția pronunțată, data declarării căii de atac.

Pentru evidența activității instanțelor vor fi ținute orice alte registre prevăzute de lege sau stabilite de către Consiliul Superior al Magistraturii.

La fiecare instanță hotărârile redactate și motivate (sentințe, decizii, inclusiv încheierile pronunțate în conformitate cu art. 673^5 Cod procedură civilă, încheierile de amânare a pronunțării, încheierile privind îndreptarea erorilor materiale, lămurirea sau completarea dispozitivului hotărârilor) se păstrează în mape.

Pentru celelalte categorii de încheieri se pot ține mape separate pe categorii de probleme, în funcție de specificul instanței.

Fiecare mapă conține câte 100 de hotărâri, grupate în ordine numerică pe ani și separat pe materii. La mapă se pune al doilea exemplar al hotărârii, semnat de toți membrii completului de judecată și grefieri.

La fiecare instanță mapele se țin pe secții, separat, după cum sunt pronunțate în primă instanță, în apel sau în recurs.

Este interzisă scoaterea mapelor din instanță; de asemenea, este interzisă scoaterea hotărârilor din mape.

Mapele se păstrează de grefierul-șef timp de 6 luni de la data ultimei hotărâri, după care se predau la arhivă, în conservare.

La sfârșitul fiecărui an, după ultima operație în fiecare registru se va întocmi un proces-verbal de închidere, care va fi semnat de președintele instanței și primul-grefier, respectiv grefierul-șef sau, după caz, președintele de secție și grefierul-șef, aplicându-se ștampila instanței.

Pentru registrele de evidență a valorilor se aplică în mod corespunzător normele generale referitoare la inventarierea bunurilor materiale și bănești.

Folosirea evidențelor informatizate se va face conform instrucțiunilor de utilizare a produselor informatice, transmise o dată cu acestea și cu respectarea dispozițiilor Consiliului Superior al Magistraturii.

Personalul instanțelor este obligat să îndeplinească toate îndatoririle care îi revin potrivit legii și regulamentelor.

Pentru promovarea acțiunilor, depunerea cererilor și actelor sau obținerea de informații, persoanele interesate se pot adresa, după caz, președintelui instanței sau înlocuitorului acestuia, președintelui de secție, judecătorului-delegat ori personalului de la registratură și arhivă.

În incinta instanței, în locuri vizibile pentru public, vor fi afișate regulile de conduită pe care trebuie să le respecte acesta, precum și îndrumări către compartimentele care au relații cu publicul.

La aceste compartimente se vor pune la dispoziția publicului materialele informative ajutătoare pentru o mai bună adresabilitate.

Președintele instanței, cu avizul colegiului de conducere, va desemna, dacă se impune, prin rotație unul sau mai mulți judecători de serviciu care îndeplinesc următoarele atribuții:

a) primesc actele de sesizare a instanței și verifică dacă sunt îndeplinite cerințele prevăzute de normele procedurale;

b) iau măsurile necesare în scopul pregătirii judecății, astfel încât să se asigure soluționarea fără întârziere a acțiunilor și cererilor primite.

Numărul judecătorilor de serviciu desemnați într-o zi va fi astfel stabilit încât să asigure fluența normală a activității de primire a cererilor. Aceștia nu vor desfășura alte activități la compartimentul registratură, în afara primirii cererilor de chemare în judecată principale, accesorii ori incidentale.

Arhiva și registratura vor fi deschise zilnic pentru public minimum patru ore, între orele 9,00 - 13:00.

Programul de lucru la instanțe este de 8 ore zilnic, timp de 5 zile pe săptămână; programul începe de regulă la ora 8,00 și se încheie la ora 16,00.

Programarea în ședințele de judecată a judecătorilor se face în raport de necesitățile instanței, asigurându-se acestora și timpul necesar pregătirii profesionale.

Ședințele de judecată vor începe, de regulă, la ora 8,30, putând fi fixate și ședințe succesive, iar în cazuri justificate și după-amiaza.

Ora de chemare a părților în fața instanței se va fixa în funcție de programarea ședințelor de judecată.

În caz de amânare a judecării cauzei, atunci când părțile convin, instanța va putea fixa o oră de strigare a dosarelor pentru termenul următor.

Accesul publicului este permis:

a) în incinta instanțelor, pe timpul programului de lucru, în locurile permise;

b) în sălile de ședință, cu 30 de minute înainte de deschiderea ședințelor de judecată;

c) în birourile unde își desfășoară activitatea persoanele la care se referă art. 82, în timpul orelor de primire, iar la arhivă și registratură, în cadrul programului stabilit.

Programul ședințelor de judecată și cel de primire a publicului, precum și cel de acces la arhivă și registratură se aduc la cunoștință prin afișare la loc vizibil.

Este interzis accesul altor persoane decât lucrătorii instanțelor în alte birouri și la alte ore decât cele stabilite, precum și în incinta instanței după terminarea programului de lucru.

Scoaterea din incinta instanțelor a dosarelor, actelor și lucrărilor, în afara cazurilor prevăzute de lege și de prezentul regulament, este interzisă.

Dosarele și registrele instanței privitoare la activitatea de judecată sunt publice și pot fi consultate de orice persoană solicitantă care justifică un interes legitim, precum și de ziariștii acreditați, cu respectarea ordinii și măsurilor de asigurare a integrității documentelor. Cererea, cu datele de identificare a solicitantului, se va depune la dosarul cauzei. Ea va fi aprobată de salariatul care coordonează activitatea compartimentului arhivă, ținând seama de prioritățile impuse de buna desfășurare a procesului în cauza respectivă.

Dosarul va fi studiat numai în arhivă, după identificarea și notarea numelui și prenumelui solicitantului, verificându-se actul de identitate, procura și delegația, precum și integritatea dosarului la restituire.

Au prioritate de consultare a dosarului cauzei procurorul, părțile, experții și interpreții desemnați în cauză, avocații sau reprezentanții părților.

Dosarele ale căror cauze au fost sau sunt judecate în ședință secretă, precum și cele privind autorizarea efectuării perchezițiilor și confirmarea și autorizarea interceptărilor și înregistrărilor convorbirilor telefonice pot fi consultate numai de către persoanele arătate la alineatul precedent, în condițiile legii; în același mod vor fi soluționate și cererile privind documentele și evidențele speciale ale instanței care presupun confidențialitate.

Eliberarea copiilor după documentele aflate la dosare urmează în mod corespunzător regulile prevăzute la alineatele precedente.

Actele de sesizare a instanței, depuse personal sau prin reprezentant, sosite prin poștă, curier ori fax, se depun la registratură, unde în aceeași zi primesc dată certă, după care se predau președintelui instanței spre rezolvare, având atașate și plicurile sau, după caz, dovada modului în care au fost transmise.

După rezoluția președintelui, actele de sesizare primesc număr din registrul general de dosare și se înscriu, după caz, în registrele prevăzute la art.86 din prezentul regulament.

Celelalte cereri și acte de orice natură, inclusiv corespondența cu caracter administrativ, sosite prin poștă, curier, fax, e-mail sau prin orice alt mijloc de comunicare, se înregistrează în registrul general de dosare, registrul de intrare-ieșire a corespondenței administrative sau registrul de evidență a petițiilor, după caz, apoi se prezintă președintelui împreună cu dovezile de expediere.

Dovezile de comunicare a procedurilor se primesc la registratura instanței sub semnătură, după care se predau arhivarului, care le atașează la dosar, făcând mențiune despre aceasta pe conceptul de citare.

Actele și cererile de orice natură prezentate de justițiabili sau de reprezentanții lor, inclusiv avocați, președintelui instanței sau judecătorului de serviciu primesc dată certă la prezentarea lor, prin aplicarea ștampilei de intrare a instanței respective, iar după rezolvare se predau arhivarului-registrator, care le înregistrează potrivit prevederilor de la alin. (1) sau (3), după caz.

Partea sau reprezentantul acesteia, care prezintă personal la instanță actul de sesizare, poate primi, sub semnătură depusă pe act, termen de judecată în cunoștință, afară de cazul când legea dispune altfel.

Documentele și înscrisurile care nu pot fi atașate la dosar, precum și obiectele ce servesc ca mijloc de probă vor fi predate direct grefierului șef de secție, respectiv grefierului-șef, cu respectarea dispozițiilor prezentului regulament privind gestiunea corpurilor delicte.

Înregistrarea, evidența și păstrarea documentelor ce nu sunt destinate publicității se vor face în condițiile prevăzute de lege.

Plicurile conținând corespondența cu caracter confidențial se înregistrează în registrul de intrare al corespondenței numai cu această mențiune, fără a fi desfăcute, după care se predau destinatarului.

Înregistrarea statistică a cererilor, formarea dosarelor, întocmirea conceptelor de citare, emiterea procedurilor de chemare în fața instanței și comunicarea copiilor de pe actele de sesizare a instanței se fac imediat după fixarea termenului de judecată, pentru cauzele de natură urgentă, sau cel mai târziu a doua zi lucrătoare, în celelalte cauze. Persoana care întocmește procedurile va face mențiune, pe conceptul de citare, despre data predării acestora la serviciul expediții.

Expedierea corespondenței se va realiza prin poștă, agent sau curier, prin fax sau e-mail ori prin orice alt mijloc de comunicare a cărui supraveghere poate fi exercitată astfel încât să fie asigurat caracterul oficial al acesteia.

În vederea repartizării pe complete și stabilirii primului termen de judecată, dosarele nou formate vor fi transmise persoanei desemnate cu repartizarea aleatorie a cauzelor.

Repartizarea cauzelor se va efectua ținându-se seama de criteriul aleatoriu, alfabetic sau informatizat, având în vedere natura și urgența cauzei, precum și necesitatea alcătuirii unor ședințe echilibrate.

Dosarele repartizate pe complete în mod aleatoriu vor fi preluate de președintele sau de unul dintre judecătorii completului de judecată, care va lua măsurile necesare în scopul pregătirii judecății, astfel încât să se asigure soluționarea cu celeritate a cauzelor înregistrate.

În cazul existenței unui sistem computerizat automat de gestiune a activității de înregistrare a actelor de sesizare, președintele instanței va veghea ca utilizarea acestuia să se realizeze conform instrucțiunilor.

La sfârșitul fiecărei zile va fi listată situația repartizării cauzelor înregistrate în ziua respectivă, ținându-se o evidență separată a acesteia.

Pe coperta dosarului se va menționa denumirea instanței, secția, completul de judecată, numărul dosarului, numele părților, obiectul pricinii, starea de arest, termenele de judecată, numărul și data hotărârii, inițialele judecătorului însărcinat cu redactarea hotărârii, indicele statistic și poziția din registrul de executări.

Înainte de a fi puse la dispoziția justițiabililor sau predate pentru ședința de judecată, dosarele trebuie să aibă toate filele cusute și numerotate.

În cazul în care dosarul urmează a fi înaintat la instanța de apel sau recurs ori la altă autoritate sau se depune în conservare, se va proceda la șnuruirea definitivă și aplicarea ștampilei, iar pe fața inferioară a ultimei coperte arhivarul va certifica numărul filelor în cifre și, în paranteză, în litere.

În ipoteza în care părțile solicită eliberarea unor înscrisuri aflate în dosarele altor autorități, atașate dosarului ce se conservă, se poate proceda la desigilarea acestora cu întocmirea unui proces-verbal despre operațiunea întreprinsă, realizându-se în mod corespunzător o nouă numerotare, lăsându-se la dosar o copie a actului respectiv.

Pentru o manipulare mai bună a dosarelor se pot forma două sau mai multe volume; în adresele de înaintare a dosarelor se indică și numărul volumelor.

La instanța de apel și la instanța de recurs se formează un nou dosar, la care se atașează separat dosarul primei instanțe.

În cazul casării sau desființării hotărârii cu trimitere spre rejudecare, se va forma un dosar nou, la care se va atașa dosarul de bază.

Grefierul de ședință preia dosarele de la arhivă, sub semnătură în registrul de termene, cu cel puțin două zile înaintea ședinței, afișează lista cauzelor cu o zi înaintea termenului de judecată sau cel mai târziu cu o oră înainte de începerea ședinței la instanțele la care activitatea se desfășoară în 2 - 3 timpi; completează condica de ședință potrivit celor arătate în art. 86 pct. 6; verifică dacă au sosit la instanță și s-au atașat la dosare dovezile de înmânare ori de comunicare a citațiilor și a celorlalte acte de procedură, precum și relațiile și actele solicitate de președinte sau de instanța de judecată; verifică legalitatea îndeplinirii procedurilor de citare sau de comunicare atașate la dosar; informează președintele completului de judecată despre deficiențele constatate, pentru a se lua măsurile necesare, după care predă dosarele completului de judecată.

La instanțele la care se utilizează sistemul computerizat lucrările vor fi realizate prin selecția automată a datelor.

Președintele instanței asigură procurorului de ședință, părților, reprezentanților părților, avocaților și celorlalte persoane prevăzute de lege posibilitatea consultării din timp a dosarelor.

Când una din părți se află în stare de arest, președintele instanței sau președintele completului de judecată ia măsuri ca aceasta să își poată exercita pe deplin, în tot cursul judecății, dreptul de a examina actele dosarului și de a lua legătura cu apărătorul său.

La înscrierea dosarelor pe listă se dă întâietate cauzelor în care sunt arestați și celor cu privire la care legea prevede că judecata se face de urgență, ținându-se seama de orele fixate pentru prezentarea persoanelor chemate în proces.

Grefierul va fi prezent în sala de ședință cu jumătate de oră înainte de începerea ședinței de judecată, pentru a pune la dispoziție dosarele spre consultare. Acesta se îngrijește de atașarea la dosare a ultimelor acte de procedură sau a corespondenței sosite la registratură.

După începerea ședinței de judecată, procurorul, părțile, reprezentanții sau avocații acestora pot studia dosarele numai cu încuviințarea președintelui de complet, după o prealabilă verificare a identității și calității.

Grefierul de ședință asigură prezența la ușă a aprodului sau, după caz, verifică buna funcționare a instalațiilor de înregistrare și amplificare, pentru apelul persoanelor chemate în fața instanței de judecată.

Grefierul de ședință anunță publicului din sală intrarea judecătorilor.

Ședința este prezidată de judecătorul cu funcția cea mai înaltă, potrivit legii. Dacă nici un judecător nu are atribuții de conducere, ședința va fi prezidată de judecătorul desemnat de președintele instanței sau, după caz, de președintele secției.

Accesul publicului în sala de ședință poate fi limitat numai în cazurile și în condițiile prevăzute de lege.

Filmarea, fotografierea sau înregistrarea în incinta instanței sau în sălile de ședință se face numai cu acordul conducătorului Biroului de Informare și Relații Publice, respectiv al președintelui de complet, care poate stabili limitele în care să se desfășoare aceste activități. În vederea aducerii la cunoștință publicului, aceste prevederi se afișează în loc vizibil.

Ședința de judecată poate fi suspendată pentru motive justificate. Durata suspendării va fi anunțată și afișată pe ușa sălii de ședință, prin grija grefierului.

Apelul părților și al celorlalte persoane citate se face, obligatoriu, la ușa sălii de ședință, de un aprod sau, prin instalația de amplificare, de grefierul de ședință.

După strigarea cauzei și apelul părților, grefierul de ședință face oral referatul cauzei, prezentând pe scurt obiectul pricinii și stadiul în care se află judecata acesteia, comunică modul în care s-a îndeplinit procedura de citare a persoanelor chemate la proces și dacă s-au îndeplinit celelalte măsuri dispuse de instanță la termenele anterioare.

Cauzele care se amână, fără discuții, vor putea fi strigate, la începutul ședinței, în ordinea listei, dacă toate părțile legal citate sunt prezente și cer amânarea sau dacă în cauză s-a solicitat judecata în lipsă.

La cererea părților instanța va putea lăsa cauza la urmă, fixând o anumită oră când dosarul va fi strigat din nou.

În cazul în care nici una dintre părți nu se prezintă la strigarea cauzei, dosarul va fi lăsat la sfârșitul ședinței când, după o nouă strigare, în ordinea listei, se va proceda conform dispozițiilor legale. Pentru motive temeinice, președintele completului poate dispune luarea cauzelor într-o altă ordine decât cea înscrisă pe lista de ședință.

Cererile sau actele depuse în timpul ședinței vor fi datate, vizate și semnate de președintele completului de judecată.

În cursul ședinței de judecată grefierul va consemna în caietul de note: numărul dosarului, poziția acestuia pe lista de ședință, susținerile orale din timpul ședinței, depunerile de cereri și acte în condițiile alin. (14), măsurile dispuse de instanță, precum și toate celelalte aspecte din desfășurarea procesului.

Notele vor fi vizate de președintele completului de judecată, care, în prealabil, va verifica conținutul acestora și va urmări atașarea listei de ședință la caietul de note.

Caietul de note va fi numerotat și sigilat; acesta se va depune la arhiva instanței unde se va păstra timp de 3 ani, socotiți de la data ultimelor note înscrise.

În cazul în care desfășurarea ședinței de judecată se înregistrează cu mijloace tehnice, suportul înregistrării se va păstra, în arhiva instanței, timp de 3 ani, socotiți de la data efectuării ultimelor înregistrări.

În cazul amânării judecății cauzei, la fixarea noului termen și a orei de prezentare la instanță, se va ține seama de programarea și încărcătura ședințelor de judecată.

Dacă instanța rămâne în pronunțare, președintele completului anunță în ședință ziua și eventual ora stabilită pentru pronunțarea rezultatului deliberării.

Membrii completului vor reține, cu ocazia judecării cauzelor, deficiențele constatate în activitatea instanței sau a altor organe și le vor aduce la cunoștință președintelui instanței în vederea luării măsurilor corespunzătoare, prin înscrierea în registrul de control.

Rezultatul deliberării se consemnează într-o minută, care va fi scrisă pe cererea de chemare în judecată, pe cererea de apel sau de recurs ori pe ultima încheiere.

Dacă nu există suficient spațiu sau sunt utilizate formulare tipizate ori tehnica de calcul, atunci minuta se va scrie pe o foaie sau, după caz, pe foi separate, numerotate.

Apelurile și recursurile declarate oral în ședința în care s-a pronunțat hotărârea vor fi consemnate într-un proces-verbal semnat de președintele completului și de grefierul de ședință.

Președintele completului sau unul dintre judecătorii din complet va trece în condica de ședință, înainte de pronunțarea în ședință publică, soluțiile pronunțate, consemnând numai datele esențiale din minută, precum și inițialele numelui redactorului fiecărei hotărâri; pentru cauzele amânate, se vor trece termenele, precum și motivul amânării, după caz. Pentru pronunțările care se fac într-o altă zi decât aceea a judecății, se va menționa și termenul când au avut loc dezbaterile.

Numerele de hotărâre se dau în ordinea înscrierii lor în condica de ședință, separat pe materii. La numărul dat hotărârilor pronunțate de instanțe în legătură cu activitatea de transport maritim și fluvial se vor adăuga inițialele "MF".

La curțile de apel și tribunale, hotărârile pronunțate în primă instanță, în apel și în recurs primesc număr separat.

Încheierile de amânare a judecății cauzelor, conceptele de citare pentru termenul următor, adresele și celelalte lucrări dispuse de instanță, precum și încheierile de amânare a pronunțării se întocmesc de grefier în două zile, iar partea introductivă a hotărârilor, în 3 zile de la terminarea ședinței, cu excepția situațiilor în care legea impune termene mai scurte.

Termenele prevăzute la alin. (1) pot fi depășite, în materie civilă, în sens larg, cu aprobarea și în măsura stabilită de președintele instanței, cu excepția cauzelor urgente sau a celor pentru care legea prevede un termen mai scurt de exercitare a căilor de atac.

Judecătorii sunt obligați să verifice efectuarea în termen a încheierilor și a celorlalte lucrări întocmite de grefierul de ședință, restituindu-le pe cele necorespunzătoare cu îndrumările necesare pentru refacerea lor.

După redactarea și semnarea încheierilor, grefierii de ședință predau dosarele amânate arhivarului-registrator, care semnează de primirea lor pe listele de ședință.

Citațiile și mandatele de aducere se întocmesc în ordinea urgenței, cel mai târziu a doua zi după întocmirea conceptelor de citare. Notele telefonice sau telegrafice de citare se transmit de îndată, în primul caz făcându-se mențiunea datei, orei și persoanei care le-a primit, după care se depun la dosarul cauzei.

A doua zi după pronunțarea hotărârilor, grefierii sunt obligați să prezinte dosarele soluționate și cele în care judecata a fost suspendată grefierului-șef, iar la curțile de apel, tribunale și tribunale specializate, și persoanei cu atribuții pe linie de statistică, spre a fi înregistrate în registrul de evidență a redactării hotărârilor, în situațiile statistice, precum și în celelalte evidențe.

Dosarele soluționate se predau apoi grefierului delegat cu întocmirea lucrărilor de executare, care va înscrie hotărârile pronunțate în registrul de executări penale, în modul arătat la art. 86 alin. (1) pct. 8. Acesta va face mențiunile cu privire la comunicarea hotărârilor pentru cei care au lipsit la dezbateri și cu privire la apelurile și recursurile declarate oral în ședință.

În cauzele cu inculpați arestați preventiv vor fi atașate dosarele în care s-a dispus luarea și, unde este cazul, prelungirea arestării preventive.

Pentru inculpații militari în termen, pentru cei condamnați cu suspendarea condiționată a executării pedepsei, cu suspendarea executării pedepsei sub supraveghere, cu executarea pedepsei la locul de muncă, pentru cei grațiați condiționat și pentru cei arestați se va menționa în plus dacă au fost prezenți la pronunțarea hotărârii.

Grefierul de ședință va menționa, sub semnătură, în partea de jos a minutei sau a hotărârii redactate, după caz, data comunicării și părțile cărora li s-a comunicat dispozitivul sau hotărârea.

În cazul în care, după redactarea hotărârii, grefierul de ședință este în imposibilitate să semneze hotărârea, aceasta va fi semnată de primul-grefier sau de grefierul-șef, după caz, făcându-se mențiune despre cauza care l-a împiedicat să semneze. În lipsa primului-grefier sau a grefierului-șef, hotărârea va fi semnată de un alt grefier desemnat de președinte.

Dosarele penale în care procurorul nu a participat la dezbateri vor fi înaintate parchetului competent de către grefierul delegat cu lucrările de executări penale, imediat după redactarea hotărârii.

În cazul evidenței informatizate, datele statistice vor fi preluate automat de aplicația de statistică judiciară din baza de date generală.

Cel mai târziu a patra zi după pronunțare grefierul de ședință va preda dosarele judecătorilor, în vederea motivării hotărârilor, după ce, în prealabil, a întocmit partea introductivă a acestora.

Dacă se apreciază că este necesară amânarea pronunțării hotărârii, aceasta poate fi dispusă potrivit legii.

Hotărârile se vor redacta în numărul de exemplare necesar, spre a se asigura comunicarea acestora tuturor persoanelor pentru care legea prevede că hotărârea se comunică integral. Primele două exemplare de pe fiecare hotărâre vor fi semnate de membrii completului de judecată și de grefierul de ședință.

După verificarea și semnarea hotărârii, grefierul de ședință va preda în aceeași zi al doilea exemplar de pe hotărâre grefierului-șef, respectiv grefierului șef de secție, în vederea depunerii la mapă.

După întocmirea procedurilor de comunicare, grefierul de ședință va preda dosarele arhivarului-registrator sub semnătură pe lista de ședință. Listele purtând semnătura de predare-primire vor fi îndosariate și păstrate pentru evidență.

Cererile de apel sau de recurs prezentate direct sau primite prin poștă, curier ori fax se înregistrează mai întâi în registrul general de dosare, în formă scrisă sau informatizată, după care arhivarul-registrator le predă președintelui instanței, care le va rezolva în aceeași zi.

La cererile de apel sau de recurs primite prin poștă se vor atașa și plicurile în care au fost expediate.

Persoanei care se prezintă nemijlocit la instanță cu cererea de apel sau de recurs i se va elibera, dacă solicită, dovada scrisă.

Arhivarul-registrator va verifica dacă cererile de apel sau de recurs, formulate separat, au fost prezentate în numărul de exemplare necesar pentru comunicare și atașare la dosarul cauzei.

Cererile de apel sau de recurs motivate sau motivele scrise de apel sau de recurs formulate separat, expediate prin poștă în număr insuficient de exemplare, se vor înregistra așa cum au fost primite, indicându-se numărul de exemplare pe cerere și în registru.

După înregistrare, cererile de apel sau de recurs în materie civilă se predau arhivarului-registrator, iar cele privind hotărârile penale, grefierului delegat cu lucrările de executări penale.

Până la expedierea dosarelor în apel sau în recurs, aceste cereri se păstrează în mape.

După primirea apelului sau recursului, arhivarul-registrator va efectua mențiunile în registrul de evidență a apelurilor sau recursurilor, după caz.

Grefierul delegat cu efectuarea lucrărilor de executări penale face mențiunea despre introducerea apelului sau recursului la poziția respectivă din registrul de executări penale și verifică dacă au sosit dovezile de comunicare a hotărârii și dacă a expirat termenul de apel sau de recurs pentru toate părțile.

Dosarele penale în care procurorul a declarat apel sau recurs vor fi expediate cu adresă de înaintare la parchetul competent în cel mult 24 de ore de la redactarea hotărârii, iar după restituire se vor înainta instanței de apel sau de recurs, după expirarea termenului de apel sau de recurs pentru toate părțile.

Dosarele vor fi restituite de procuror în cel mult 20 de zile, iar în cauzele cu arestați, în cel mult 10 zile.

Data înaintării dosarelor la parchet și data restituirii lor vor fi menționate în registrul de executări penale.

Grefierul delegat cu lucrările de executări penale va menționa, în registrul de executări penale, data expedierii fiecărui dosar la instanța de apel sau de recurs și va preda imediat arhivarului-registrator dosarele care urmează a fi expediate împreună cu cererile de apel sau de recurs și adresele de înaintare, semnate de președinte sau de judecătorul-delegat; în dosarele în care hotărârile au rămas definitive, întrucât nu s-a declarat apel sau recurs, va întocmi de îndată lucrările de punere în executare.

După sosirea dovezilor de comunicare a hotărârilor civile și după împlinirea termenului de apel sau de recurs pentru toate părțile, arhivarul-registrator va înainta dosarul la instanța de apel sau de recurs cu adresă semnată de președintele instanței sau de judecătorul-delegat, în care se vor consemna: numărul dosarului, numărul și data hotărârii atacate, numele și prenumele părților care au declarat apel sau recurs, numărul copiilor de pe cererea de apel sau de recurs, mențiunea dacă apelul sau recursul a fost timbrat, caz în care se va indica valoarea taxei judiciare de timbru și a timbrului judiciar ce au fost achitate. Despre înaintarea dosarului se va face mențiune și în registrul general de dosare.

Apelul sau recursul va fi transmis de îndată, dacă s-a făcut cerere pentru suspendarea executării hotărârii primei instanțe, respectiv instanței de apel. În această situație, toate comunicările vor fi efectuate de instanța care a pronunțat hotărârea apelată sau recurată.

Cererile de apel sau de recurs și adresa de înaintare a dosarului la instanța de apel sau de recurs se atașează necusute la începutul fiecărui dosar.

Dosarele restituite de instanțele de apel sau de recurs pentru executare sau conservare vor fi înregistrate în aceeași zi în registrul general de dosare și în registrul informativ, în formă scrisă sau informatizată, menționându-se și data restituirii dosarului.

În cazul când instanța de apel sau de recurs a desființat sau a casat hotărârea și a trimis cauza pentru rejudecare, dosarul va fi înregistrat ca un nou act de sesizare, cu precizarea tuturor dosarelor componente, făcându-se mențiune despre aceasta și la pozițiile inițiale din registrul general de dosare și registrul informativ.

Repartizarea cauzei se va face cu respectarea programului de repartizare aleatorie și a normelor de incompatibilitate.

Când instanța de control judiciar casează sau desființează hotărârea cu trimiterea cauzei la altă instanță, la parchet sau la un alt organ, va comunică de îndată această soluție instanței inițial învestite, prin adresă, în vederea efectuării mențiunilor obligatorii în registrul general și în registrul informativ.

După efectuarea lucrărilor menționate în art. 100, circuitul dosarelor este următorul:

a) arhivarul-registrator predă de îndată dosarele pentru rezolvare președintelui instanței sau judecătorului-delegat;

b) după rezolvare, dosarele se predau președintelui secției sau, după caz, judecătorului care urmărește practica instanțelor de control judiciar, iar acesta, în urma examinării deciziilor, le va preda persoanei cu atribuții pe linia statistică sau grefierului-șef pentru efectuarea înregistrărilor statistice;

c) în cazul casării, anulării sau desființării hotărârii, cu reținerea cauzei spre rejudecare, arhivarul-registrator menționează în registre noul termen fixat pentru judecată, după care se procedează potrivit dispozițiilor art. 99.

După soluționarea definitivă ori irevocabilă, după caz, a dosarelor la care au fost atașate alte dosare, acestea din urmă vor fi separate mai înainte de a fi trecute în conservare la arhivă și, atunci când este cazul, vor fi restituite instanței sau autorității de la care au fost primite.

Primind dosarele de la grefierul de ședință, grefierul delegat cu efectuarea lucrărilor de executări penale va înscrie, de îndată, hotărârile respective în registrul de evidență și punere în executare a hotărârilor penale, precum și în celelalte evidențe menționate în art. 86 alin. (1) pct. 8. Dosarele vor fi restituite în aceeași zi grefierului de la care au fost primite.

Înscrierea se face prin menționarea fiecărui inculpat prevăzut în sentința sau decizia respectivă, indiferent de soluția pronunțată, și prin completarea, pentru fiecare inculpat, a tuturor datelor la care se referă rubricile registrului; în cazul concursului de infracțiuni se vor înscrie toate pedepsele, nu numai pedeapsa ce urmează a fi executată; în registru se vor înscrie și alte persoane decât inculpatul, dacă prin hotărârea penală au fost obligate la cheltuieli judiciare către stat, la despăgubiri civile, restituiri sau reparări; numele acestora se va menționa după numele inculpaților, la poziții separate, arătându-se și calitatea procesuală, precum și soluția instanței. Fiecare poziție din registru se va numerota distinct.

Între pozițiile din registru se va lăsa un spațiu în care se vor face ulterior, cu culori diferite, mențiunile cuprinse în hotărârea dată în apel sau în recurs, arătându-se și data deciziei instanței de apel sau de recurs, soluția pronunțată, iar atunci când executarea se face pe baza extrasului trimis de instanța de apel sau de recurs, și data înregistrării extrasului la instanța de apel sau de recurs, data înregistrării extrasului la instanța de executare, precum și măsurile de executare luate.

În cazul casării cu trimitere sau al oricărei alte soluții prin care se desființează hotărârea primei instanțe, poziția din registru se va închide, făcându-se mențiune despre noua soluție.

Lucrările de executare se efectuează în ziua în care hotărârea a devenit executorie sau, după caz, la data când s-a primit de la instanța de apel sau de recurs extrasul deciziei penale.

Mandatele de executare se întocmesc potrivit prevederilor Codului de procedură penală. Acestea se redactează, nefiind admisă nici o adăugire, modificare sau ștersătură în text, cu excepția cazului prevăzut de art. 195 din Codul de procedură penală. Mandatele se predau la registratura instanței, care le va expedia în aceeași zi organului de executare.

După întocmirea lucrărilor de executare se vor menționa pe sentința sau decizia respectivă, aflată la dosar, numărul poziției și anul din registrul de executări penale în care s-au înscris lucrările efectuate.

Lucrările de executare, inclusiv corespondența, poartă numărul de ordine al poziției din registrul de executări penale și numărul dosarului (sub formă de fracție).

Actele doveditoare ale executării se înregistrează imediat după primirea lor, în registrul de executări.

În registrul de evidență a executării deciziilor penale de la tribunal și curtea de apel pozițiile se vor închide după restituirea dosarelor la prima instanță, iar în cazul în care decizia s-a comunicat în extras în vederea punerii în executare, numai după ce prima instanță a confirmat, în scris, în cel mult 3 zile, primirea extrasului.

Extrasele se emit în 24 de ore de la pronunțarea deciziilor și conțin soluțiile pe scurt, inclusiv cele de declinare a competenței, de trimitere spre rejudecare la prima instanță sau de restituire la organul de urmărire penală. Nu se întocmesc extrase în cazul soluțiilor de achitare și de încetare a procesului penal, dacă în dosarele respective nu figurează inculpați condamnați și dacă nu s-au acordat despăgubiri civile și cheltuieli judiciare ori nu s-a înlocuit răspunderea penală.

În extras vor fi menționate și pedepsele complimentare, măsurile de siguranță, măsurile educative, pedepsele accesorii, despăgubirile civile acordate statului, cheltuielile judiciare, precum și orice alte dispoziții referitoare la executare.

Extrasele deciziilor pronunțate în apel se comunică primei instanțe cu mențiunea că sunt definitive sau s-a declarat recurs.

Extrasele deciziilor pronunțate în recurs se comunică primei instanțe, iar când se judecă recursurile declarate împotriva deciziilor pronunțate, ca instanțe de apel, de tribunale, se comunică și acestor instanțe.

Dacă mandatele de executare a pedepselor cu închisoarea nu au fost executate în termen de două luni de la emiterea lor, se va face revenire la organul căruia i-au fost trimise. În cazul condamnaților care au fost dați în urmărire generală pe țară, revenirea se va face în termen de un an la organul la care se află spre executare mandatul, iar pentru cei care au părăsit țara, la Inspectoratul General al Poliției.

În celelalte situații, precum și în cazul neconfirmării primirii titlurilor care servesc la executarea cheltuielilor judiciare acordate statului, revenirea se va face în termen de 3 luni.

De asemenea, se va verifica, în raport de cuantumul amenzii și posibilitățile de plată ale condamnatului, cel puțin o dată la 6 luni, situația încasării amenzilor transmise spre executare la unități sau la alte autorități.

În cazul în care se constată că executarea întârzie fără justificare, președintele instanței va informa, pe cale ierarhică, organele care verifică activitatea celor vinovați de întârzierea executării.

Orice modificare survenită în executarea hotărârii, după rămânerea definitivă a acesteia, va fi menționată atât în registrul de executări, cât și pe hotărârea aflată la dosar și la mapa de hotărâri. Dacă modificarea se face printr-o hotărâre judecătorească, numărul și data acesteia vor fi menționate la poziția respectivă din registrul de executări, iar dacă hotărârea ultimă a fost pronunțată de aceeași instanță, se va face trimitere și la noua poziție deschisă în registru.

Dosarele în care s-au făcut lucrări de executare se vor păstra de grefierul delegat cu efectuarea lucrărilor de executări penale până la închiderea poziției de executare, după care vor fi predate arhivarului-registrator. Toate actele de executare se atașează la dosarul de fond, în ordine cronologică.

Lucrările privind punerea în executare a hotărârilor civile prin care s-au aplicat sancțiuni contravenționale sau prin care s-a înlocuit sancțiunea obligării contravenientului la prestarea unei activități în folosul comunității se întocmesc de grefierul delegat cu efectuarea lucrărilor de executări civile sau de către o altă persoană desemnată de președintele instanței.

În registrul de executări privind aceste sancțiuni se vor înscrie, în ordinea lor numerică, a doua zi după pronunțare, toate hotărârile pronunțate. Înscrierea se face prin menționarea numelui contravenientului, al organului administrativ care a propus sancționarea, precum și al primăriei de care aparține locul în care contravenientul execută sancțiunea obligării la prestarea unei activități în folosul comunității.

Pozițiile din registru se vor închide numai după ce:

a) a fost confirmată începerea prestării activității în folosul comunității de către primarul căruia i s-a trimis mandatul de executare;

b) s-a confirmat primirea titlului referitor la despăgubiri civile.

Dispozițiile referitoare la punerea în executare a hotărârilor penale prevăzute în art. 115-118, art. 121 și art. 122 se aplică în mod corespunzător.

Când executarea civilă se face din oficiu, lucrările de evidență și punere în executare a hotărârilor civile se îndeplinesc de către grefierul delegat cu efectuarea lucrărilor de executări civile, sub îndrumarea și controlul judecătorului delegat pentru activitatea executorilor judecătorești.

În registrul de evidență și punere în executare se înscriu în ordine cronologică toate hotărârile prevăzute la alin. (1), denumirea și sediul creditorului, numele și adresa debitorului, creanța datorată, modul în care hotărârea a rămas definitivă (eventual numărul și data deciziei instanței de control judiciar la care hotărârea a rămas definitivă sau irevocabilă, după caz), data când instanța a comunicat creditorului titlul executoriu.

Comunicarea hotărârii în vederea executării se face potrivit dispozițiilor legale, imediat ce aceasta a devenit executorie.

Poziția din registrul de evidență se va închide, după confirmarea primirii comunicării, prin mențiunea și semnătura judecătorului delegat.

După confirmarea comunicării dosarul se predă sub semnătura arhivarului-registrator, care face mențiunea despre aceasta în registrul informativ și depune dosarul în conservare.

Cererile pentru eliberarea certificatelor se primesc și se rezolvă de către președintele instanței sau de înlocuitorul acestuia.

Aceștia dispun întocmirea certificatului de către grefierul de serviciu sau de către alt salariat și eliberarea lui, de regulă, în aceeași zi.

Certificatul se verifică și se semnează de grefierul-șef, după care se înmânează petiționarului, sub luare de semnătură, sau se expediază prin poștă.

Copia certificatului împreună cu cererea petiționarului se atașează la dosarul cauzei.

Cererea se înregistrează în registrul de intrare-ieșire a corespondenței și, după caz, în registrul general de dosare.

Dispozițiile cuprinse în art. 126 se aplică în mod corespunzător și la eliberarea copiilor de pe hotărâri sau de pe alte acte din dosar, termenul de întocmire a acestora fiind de cel mult 3 zile.

Copia de pe act se va verifica pentru conformitate și se va aplica ștampila instanței pe fiecare filă.

La eliberarea copiilor de pe hotărâri sau a certificatelor referitoare la soluțiile pronunțate de instanță se va face, de către grefierul-șef sau de grefierul desemnat în acest scop de președintele instanței, mențiunea dacă hotărârea respectivă este rămasă definitivă sau irevocabilă, în ce mod (prin nerecurare sau neapelare, prin respingerea apelului sau recursului), arătându-se și data de când aceasta a rămas definitivă sau irevocabilă.

Președintele instanței va încuviința restituirea înscrisurilor originale depuse de petiționar, în condițiile legii, dacă acesta justifică un interes legitim și actul poate fi păstrat la instanță și în copie, fără ca prin aceasta să se producă o vătămare.

În vederea obținerii înscrisului original, petiționarul va depune o cerere motivată și o copie certificată de el însuși a actului solicitat.

Cererea și copia actului se vor păstra la dosarul cauzei.

Primirea obiectelor se face pe bază de proces-verbal în care se vor specifică elementele și caracteristicile de identificare, calitatea sau valoarea; în cazul primirii prin poștă, se vor confrunta cu datele înscrise în inventarul însoțitor pentru identificare. Recipisele de consemnare la C.E.C., care sunt atașate de către organele de urmărire penală la dosar, vor fi preluate de la grefieri de către gestionarul corpurilor delicte, care va lăsa în locul lor o notă semnată și datată; aceste documente se vor înregistra în registrul de evidență a corpurilor delicte.

Registrul de evidență a valorilor și corpurilor delicte prevăzut la art. 86 alin. (1) pct. 12 va fi numerotat, șnuruit și parafat, iar pe ultima pagină se va menționa numărul de file de către președintele instanței și grefierul șef de secție sau, după caz, grefierul-șef.

La sfârșitul fiecărui an, după ultima înregistrare se va încheia un proces-verbal care va cuprinde: numărul pozițiilor înregistrate, numărul pozițiilor lichidate, precum și numărul pozițiilor nelichidate, stabilite cu ocazia inventarierii, care urmează a se reporta prin reînregistrare la începutul anului următor.

Păstrarea corpurilor delicte se va face în deplină securitate, obiectele de valori mari fiind ținute în case de fier sau în dulapuri metalice cu încuietori speciale; fiecare obiect va avea atașată o etichetă pe care se vor nota numărul dosarului și poziția din registrul de evidență.

Obiectele cu volum mic se ambalează în pungi sau plicuri pe care se vor nota datele de identificare.

Restituirea sau păstrarea corpurilor delicte se face în condițiile și către persoanele specificate în hotărârea judecătorească, după rămânerea definitivă ori irevocabilă a acesteia.

În cazul în care restituirea nu se poate face persoanei căreia i-au aparținut bunurile, acestea se vor distruge în condițiile stabilite prin lege.

Dacă prin hotărâre s-a dispus confiscarea corpurilor delicte, acestea se vor preda compartimentului de valorificare a bunurilor confiscate din cadrul direcțiilor generale ale finanțelor publice județene sau a municipiului București.

Predarea-primirea bunurilor confiscate în condițiile alin. (3) se va face prin încheierea unui proces-verbal, un exemplar al acestuia urmând a fi predat instanței.

La fiecare instanță se vor ține exemplare de control din coduri și celelalte acte normative importante, de aplicare frecventă, ce se vor stabili de către președintele instanței.

În exemplarele de control se vor introduce, la locul respectiv, modificările și completările aduse actelor normative și se vor indica textele abrogate, cu arătarea actului normativ în baza căruia s-au făcut aceste operațiuni.

Se vor menționa totodată și alte acte normative care au legătură cu actul normativ cuprins în exemplarul de control.

Fondurile de tipărituri aflate în dotarea instanțelor se înregistrează și se păstrează după cum urmează:

a) Monitorul Oficial al României, Partea I, se păstrează în mape cu clasor, în ordine cronologică; mapele se țin la bibliotecă atât timp cât este necesar, după care pot fi ținute la arhivă;

b) cărțile din bibliotecă se înscriu în registrul de inventar, potrivit normelor de înregistrare stabilite;

c) publicațiile periodice vor fi trecute într-un registru de inventar propriu; la primirea fiecărui număr de revistă acesta va fi înregistrat pe pagina rezervată publicației respective. Totodată, se va menționa pe pagina de titlu a publicației numărul de ordine din registrul de inventar.

Cărțile și revistele din fondul bibliotecii pot fi împrumutate numai personalului instanței.

Cărțile și revistele împrumutate se trec în registrul de împrumut, în care fiecare cititor își va avea partida sa pe o filă separată. Cei vinovați de deteriorarea sau pierderea lucrărilor împrumutate vor fi obligați la plata contravalorii acestora, potrivit normelor legale.

Asupra activității bibliotecii se va întocmi o dată pe an o dare de seamă statistică.

Bibliotecile sunt gestionate de bibliotecar sau, în lipsa acestuia, de către primul grefier sau grefierul-șef.

Gestionarul bibliotecii are obligația să urmărească permanent ca toate publicațiile periodice la care instanța a fost abonată să fie primite cu regularitate și înregistrate în registrul de inventar.

Abonamentele la Monitorul Oficial al României, Partea I, colecțiile de legi și reviste juridice se fac de către curțile de apel și tribunale.

Modelul registrului de inventar al bibliotecii, al registrului de împrumut și al dării de seamă asupra activității bibliotecii sunt cele stabilite de instituțiile competente.

La instanțe pot fi utilizate și programe de evidență informatizată a legislației, care vor avea caracter de sursă orientativă de documentare.

La nivelul curților de apel se organizează compartimentul de protecție a muncii și comitetul de securitate și sănătate în muncă.

Compartimentul de protecție a muncii cuprinde:

a) serviciul de securitate a muncii;

b) serviciul de medicină a muncii.

Angajarea personalului de specialitate din compartimentele auxiliare ale instanței se face, în condițiile legii, numai prin examen sau concurs.

Se pot prezenta la concurs cetățenii români cu domiciliul în România, care îndeplinesc următoarele condiții:

a) au capacitate deplină de exercițiu;

b) au studiile cerute de lege pentru funcția respectivă;

c) nu au antecedente penale și se bucură de o bună reputație;

d) cunosc limba română;

e) sunt apți, din punct de vedere medical, pentru funcția ce urmează a o exercită.

La cererea de înscriere se vor anexa următoarele acte:

a) carte de identitate, în copie;

b) certificatul de naștere și certificatul de căsătorie, în copie;

c) diploma de licență sau diploma de bacalaureat, după caz, în copie;

d) certificatul de cazier judiciar;

e) certificatul de cazier fiscal;

f) curriculum vitae;

g) certificatul de sănătate;

h) două fotografii;

i) chitanța de achitare a taxei de examen.

Candidații vor depune și o recomandare privind profilul profesional și moral de la precedentele locuri de muncă sau de la unitatea de învățământ, pentru absolvenții care se angajează pentru prima dată.

După ce comisia prevăzută la art. 145 verifică îndeplinirea de către candidați a condițiilor prevăzute la art. 139 alin. (2), cu 5 zile înainte de concurs, lista candidaților care îndeplinesc condițiile legale pentru a participa la concurs se va afișa la sediul curții de apel și la sediul instanței la care se află postul vacant.

Candidații respinși pot face contestații, cel mai târziu a doua zi după afișarea listei, care vor fi soluționate de vicepreședintele curții de apel.

Modul de soluționare se va comunică contestatarilor, prin afișare la sediul curții de apel, cel mai târziu în preziua concursului.

Pentru fiecare concurs președintele curții de apel numește comisia de examinare formată din 3 judecători.

Din comisia de examinare va face parte obligatoriu și președintele sau un judecător desemnat de acesta de la instanța la care se află postul vacant.

Candidații vor susține o lucrare scrisă din tematica anunțată și o probă practică eliminatorie constând în întocmirea unei lucrări specifice postului ce urmează a fi ocupat.

Pentru funcțiile care impun însușirea anumitor aptitudini profesionale, candidații, în prealabil, vor susține o probă practică eliminatorie.

Timpul destinat pentru elaborarea lucrărilor este cel stabilit de comisia de examinare.

Împotriva notării comisiei de verificare candidatul poate face contestație, în termen de două zile de la comunicarea, prin afișare, a rezultatului.

Contestația se depune la sediul instanței la care se află postul vacant pentru ocuparea căruia candidatul a susținut concursul.

Contestația va fi înaintată în aceeași zi, prin fax, de către președintele instanței, președintelui curții de apel.

Promovarea personalului de specialitate în grade sau trepte profesionale și în funcții superioare vacante se face prin examen, în raport cu vechimea minimă în specialitate, competența profesională și rezultatele obținute în activitatea desfășurată.

Când sunt mai mulți candidați, promovarea în funcția vacantă se face prin concurs.

În fiecare an președintele curții de apel numește comisia de examinare, care va fi condusă de un președinte de secție de la curtea de apel.

Din comisia de examinare va face parte și președintele sau înlocuitorul acestuia de la instanța ai cărei angajați participă la examen.

Personalul auxiliar de specialitate, de specialitate informatică, economic, administrativ și de serviciu răspunde disciplinar pentru abaterile de la îndatoririle de serviciu, precum și pentru comportările care dăunează intereselor serviciului sau prestigiului justiției.

Sunt abateri disciplinare:

a) întârzierea sistematică în efectuarea lucrărilor;

b) absențele nemotivate de la serviciu, precum și încălcarea dispozițiilor din prezentul regulament referitoare la respectarea programului de lucru;

c) intervențiile sau stăruințele pentru soluționarea unor cereri privind satisfacerea intereselor lor, ale membrilor familiei sau ale altor persoane;

d) atitudini ireverențioase în timpul exercitării atribuțiilor de serviciu;

e) nerespectarea confidențialității lucrărilor care au acest caracter;

f) manifestările care aduc atingere demnității sau probității profesionale;

g) refuzul nejustificat de a îndeplini îndatoririle prevăzute de lege, de prezentul regulament și atribuțiile stabilite de președinții instanțelor;

h) neglijența gravă sau neglijențe repetate în rezolvarea lucrărilor;

i) încălcarea incompatibilităților și interdicțiilor prevăzute de lege.

Sancțiunile disciplinare ce se pot aplica personalului auxiliar de specialitate, de specialitate informatică, economic, administrativ și de serviciu în raport cu gravitatea abaterilor sunt:

a) avertismentul scris;

b) reducerea salariului de bază sau, după caz, reducerea indemnizației de conducere pe o durată de 1-3 luni, cu 5-10%;

c) suspendarea contractului individual de muncă pentru o perioadă ce nu poate depăși 10 zile lucrătoare;

d) retrogradarea în gradul profesional sau treapta profesională în cadrul aceleiași profesii, pe o durată ce nu poate depăși 60 de zile;

e) desfacerea disciplinară a contractului de muncă.

Sancțiunile disciplinare se aplică de președintele curții de apel.

Sancțiunile prevăzute la alin. (3) lit. a) și b) pot fi aplicate și de președintele judecătoriei la care funcționează persoana respectivă, iar sancțiunile prevăzute la alin. (3) lit. a), b), c) și d) pot fi aplicate și de președintele tribunalului sau tribunalului specializat.

În cazul în care există indiciile săvârșirii unei abateri disciplinare, președintele instanței, competent să aplice sancțiunea, va dispune cercetarea prealabilă. Cercetarea prealabilă este obligatorie în toate cazurile în care un judecător sesizează președintele instanței unde funcționează cu privire la săvârșirea unei abateri disciplinare de către un membru al personalului auxiliar.

Cercetarea prealabilă se efectuează de către un judecător-inspector sau de un alt judecător desemnat de președintele instanței.

În vederea desfășurării cercetării disciplinare prealabile, salariatul va fi convocat în scris de persoana împuternicită de către președintele instanței, competent să aplice sancțiunea, pentru a fi audiat.

Neprezentarea salariatului la convocarea făcută în condițiile prevăzute mai sus nu împiedică finalizarea cercetării prealabile.

Aplicarea sancțiunii disciplinare se face printr-o decizie emisă în formă scrisă, în termen de 30 de zile calendaristice de la data luării la cunoștință despre săvârșirea abaterii disciplinare, dar nu mai târziu de 1 an de la data săvârșirii faptei.

Decizia de sancționare se motivează și se comunică salariatului în cel mult 5 zile calendaristice de la data emiterii și produce efecte de la data comunicării.

Comunicarea se face personal salariatului, cu semnătură de primire, ori, în caz de refuz al primirii, prin scrisoare recomandată, la domiciliul sau reședința indicată de acesta.

Decizia de sancționare poate fi contestată de salariat la instanțele judecătorești competente în termen de 30 de zile calendaristice de la data comunicării.

Managerii economici, informaticienii, personalul de specialitate din activitatea financiar-contabilă și din birourile locale pentru expertize judiciare, tehnice și contabile, în calitate de funcționari publici, pot fi sancționați în condițiile Legii nr. 188/1999 privind Statutul funcționarilor publici, republicată, cu modificările și completările ulterioare.