Ordinul nr. 1120/2013

Capitolul I Domeniu de aplicare

Prezenta procedură descrie principiile și etapele minime pe care trebuie să le parcurgă beneficiarii privați care achiziționează produse, servicii sau lucrări în cadrul proiectelor finanțate din instrumente structurale, obiectivul "Convergență", și în cadrul mecanismelor financiare SEE și norvegian.

Beneficiarii privați care achiziționează servicii sau lucrări aplică prevederile

Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 34/2006

privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii, aprobată cu modificări și completări prin

Legea nr. 337/2006 , cu modificările și completările ulterioare, ( O.U.G. nr. 34/2006 ), dacă sunt îndeplinite cumulativ condițiile art. 9 lit. c) și c^1).

Dacă valoarea estimată a achiziției, fără TVA, depășește pragurile valorice prevăzute de

art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006 , atunci beneficiarii privați aplică procedura simplificată prevăzută la cap. VII, respectiv:

a) în cazul contractelor de furnizare, beneficiarii privați aplică procedura simplificată fără să existe o limită valorică superioară de la care să se aplice dispozițiile

O.U.G. nr. 34/2006 ;

b) în cazul contractelor de servicii și lucrări beneficiarii privați aplică procedura simplificată dacă nu îndeplinesc cumulativ condițiile prevăzute la art. 9 lit. c) și c^1) din actul normativ citat mai sus.

Atenție!

Este interzisă divizarea unui contract în mai multe contracte de valoare

mai mică, cu același obiect, în vederea încadrării sub pragurile

stipulate de prevederile

O.U.G. nr. 34/2006 .

Atenție!

Contractul care are ca obiect atât furnizarea de produse, cât și prestarea

de servicii este considerat contract de servicii dacă valoarea estimată a

serviciilor este mai mare decât valoarea estimată a produselor prevăzute

în contractul respectiv. Prin urmare, dacă avem un contract în care

valoarea serviciilor depășește valoarea produselor care se vor

achiziționa, se aplică prevederile

art. 9 lit. c^1) din O.U.G. nr. 34/2006

dacă sunt îndeplinite în mod cumulativ cele două condiții legiferate.

Contractul care are ca obiect produse și lucrări este considerat contract

de lucrări, dacă valoarea estimată a lucrărilor este mai mare decât

valoarea estimată a produselor prevăzute în contractul respectiv. Prin

urmare, dacă avem un contract în care valoarea lucrărilor depășește

valoarea produselor care se vor achiziționa, se aplică prevederile

art. 9 lit. c) din O.U.G. nr. 34/2006 , dacă sunt îndeplinite în mod

cumulativ cele două condiții legiferate.

În toate cazurile, încadrarea contractului de achiziție se realizează în

funcție de valoarea estimată cea mai mare.

Prevederile prezentei proceduri se completează cu dispozițiile incidente din actele normative specifice, în funcție de obiectul achiziției (de exemplu: vânzarea-cumpărarea de terenuri, alte imobile etc.).

Capitolul II Achiziția directă

Dacă valoarea estimată a achiziției, fără TVA, nu depășește pragurile valorice prevăzute de

art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006

pentru fiecare achiziție, beneficiarul achiziționează direct produse, servicii sau lucrări.

Achiziția se realizează pe bază de documente justificative (de exemplu: comandă, bon fiscal, factură, contract etc.).

În acest caz, dosarul achiziției va cuprinde o notă privind determinarea valorii estimate (valoarea fiind actualizată la momentul achiziției, dacă este cazul) și documentele justificative ale achiziției, inclusiv documentele care dovedesc îndeplinirea obligațiilor contractuale (de exemplu: procese-verbale de recepție servicii și lucrări, livrabile, procese-verbale de predare primire etc.).

Nu este obligatorie semnarea unui contract.

Capitolul III Temei legal

Temeiul legal al prezentei proceduri îl reprezintă:

- prevederile art. 60 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de Coeziune și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1.260/1999, cu modificările și completările ulterioare.

Capitolul IV Definiții

În prezenta procedură, termeni de mai jos sunt definiți astfel:

- beneficiar privat - entitate juridică ce nu are calitatea de autoritate contractantă, conform prevederilor

art. 8 din O.U.G. nr. 34/2006 ;

- operator economic - oricare furnizor de produse, prestator de servicii ori executant de lucrări persoană fizică autorizată/juridică, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane cu activitate în domeniu, care oferă în mod licit pe piață produse, servicii și/sau execuție de lucrări;

- valoare estimată - o determinare valorică a obiectului contractului de achiziție care se stabilește pe baza calculării și însumării tuturor sumelor plătibile pentru îndeplinirea contractului respectiv, fără taxa pe valoarea adăugată, luând în considerare orice forme de opțiuni și, în măsura în care acestea pot fi anticipate la momentul estimării, orice eventuale suplimentări sau majorări ale valorii contractului;

- procedură simplificată - etapele minime ce trebuie parcurse de beneficiarii privați în vederea atribuirii și semnării unui contract de achiziție;

- specificații tehnice - cerințe tehnice obiective ce descriu obiectul achiziției;

- ofertă - document solicitat de beneficiarul privat în procesul de prospectare a pieții care conține informații despre produse/servicii/lucrări aflate pe piață;

- contract de furnizare - contractul cu titlu oneros, încheiat în scris între un beneficiar privat și unul sau mai mulți operatori economici, având ca obiect livrarea de produse, în conformitate cu prevederile contractului de finanțare;

- contract de lucrări - contractul cu titlu oneros, încheiat în scris între un beneficiar privat și unul sau mai mulți operatori economici, având ca obiect proiectarea și execuția, precum și proiectarea și/sau execuția de lucrări ori realizarea prin orice mijloace a unei construcții, în conformitate cu prevederile contractului de finanțare;

- contract de servicii - contractul cu titlu oneros, încheiat în scris între un beneficiar privat și unul sau mai mulți operatori economici, având ca obiect prestarea de servicii, în conformitate cu prevederile contractului de finanțare.

Capitolul V Principii aplicabile prezentei proceduri

Pe parcursul întregului proces de achiziție, la adoptarea oricărei decizii trebuie avute în vedere următoarele principii:

- principiul transparenței;

- principiul economicității;

- principiul eficienței;

- principiul eficacității.

Prin transparență se înțelege aducerea la cunoștința publicului a informațiilor referitoare la aplicarea procedurii simplificate.

Principiul economicității prevede minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activități, cu menținerea calității corespunzătoare a acestor rezultate.

Respectarea principiului eficienței presupune asigurarea unui raport optim între rezultatul obținut (calitate) și resursele financiare alocate.

Principiul eficacității vizează gradul de îndeplinire a obiectivelor specifice stabilite pentru fiecare activitate planificată, în sensul obținerii rezultatelor scontate.

Capitolul VI Evitarea conflictului de interese

Beneficiarii privați persoane fizice/juridice au obligația de a lua toate măsurile necesare pentru a evita situațiile de natură să determine apariția unui conflict de interese.

În cazul beneficiarilor privați sunt aplicabile prevederile

art. 14 și 15 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 66/2011

privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora, aprobată cu modificări și completări prin

Legea nr. 142/2012 , cu modificările și completările ulterioare ( O.U.G. nr. 66/2011 ), coroborate cu prevederile art. 8 din Normele metodologice de aplicare a prevederilor

Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 66/2011

privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora, aprobate prin

Hotărârea Guvernului nr. 875/2011 , cu modificările și completările ulterioare.

Capitolul VII Procedura simplificată

Etapa 1 - Elaborarea specificațiilor tehnice și verificarea valorii estimate

a) Elaborarea specificațiilor tehnice

Beneficiarul privat elaborează cerințele tehnice obiective ce descriu obiectul achiziției în conformitate cu prevederile contractului de finanțare.

În situațiile de excepție, când, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protecția unor drepturi de exclusivitate, contractul de achiziție poate fi atribuit numai unui anumit operator economic, vor fi descrise detaliat și motivat specificațiile tehnice particulare.

De asemenea, dacă produsele ce urmează a fi achiziționate sunt fabricate numai pentru cercetare, experimentare, studiu sau dezvoltare, cu excepția testelor de viabilitate comercială și a producției pe scară largă destinate recuperării costurilor de cercetare și dezvoltare, atunci beneficiarul privat va evidenția și va detalia motivat particularitățile tehnice și scopul achiziției.

b) Verificarea valorii estimate

Se va verifica actualitatea valorii estimate a achiziției și, dacă este cazul, se va rectifica această valoare.

Atenție!

Dacă în urma elaborării specificațiilor tehnice se constată că valoarea

estimată la momentul demarării achiziției depășește valoarea prevăzută în

contractul de finanțare, beneficiarul privat poate suplimenta această

valoare din bugetul propriu sau din bugetul contractului de finanțare

numai după ce obține aprobarea autorității de management/operatorilor de

program.

Se verifică dacă valoarea estimată la momentul lansării procedurii

simplificate se situează în continuare peste pragurile prevăzute la

art. 19, dar sub pragul valoric prevăzut de art. 9 lit. c) și c^1) din

O.U.G. nr. 34/2006 .

Etapa 2 - Prospectarea pieții

a) Publicarea unui anunț

Beneficiarul privat va publică, gratuit, un anunț pe pagina web www.fonduri-ue.ro, secțiunea "Achiziții privați", însoțit de specificațiile tehnice. Publicarea acestui anunț pe site este obligatorie.

Publicarea anunțului și a specificațiilor tehnice nu este obligatorie în următoarele cazuri:

- atunci când, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protecția unor drepturi de exclusivitate, contractul de achiziție poate fi atribuit numai unui anumit operator economic;

- produsele sunt fabricate numai pentru cercetare, experimentare, studiu sau dezvoltare, cu excepția testelor de viabilitate comercială și a producției pe scară largă destinate recuperării costurilor de cercetare și dezvoltare.

Atenție:

Motivarea acestor situații trebuie să fie atent elaborată.

Nepublicarea anunțului pe pagina web www.fonduri-ue.ro, cu excepția situațiilor expres reglementate de prezenta procedură, atrage o corecție de 25% din valoarea eligibilă a contractului de achiziție.

Pentru a asigura o publicitate suplimentară, beneficiarul privat poate transmite în aceeași zi cu publicarea anunțului și invitații de participare la procedura simplificată. în acest caz, informațiile publicate trebuie să fie identice cu cele cuprinse în invitațiile de participare. Transmiterea de invitații nu este obligatorie.

În anunț/invitație se acordă un termen pentru elaborarea și prezentarea ofertei, luând în considerare complexitatea contractelor. Pentru contractele de furnizare se vor acorda minimum 6 zile calendaristice, iar pentru contractele de servicii și lucrări se acordă minimum 10 zile calendaristice.

La stabilirea datei de prezentare a ofertei nu se iau în calcul ziua de publicare/transmitere a anunțului/invitației și ziua în care se depun ofertele.

În anunț se va bifa câmpul care anunță operatorii economici că s-au adus clarificări/modificări la informațiile inițiale.

La finalul procedurii, în termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului de achiziție, se va completa anunțul pe pagina web www.fonduri-ue.ro cu informații despre câștigătorul contractului.

În cazul în care beneficiarul privat nu completează informațiile menționate mai sus, cu excepția situațiilor expres reglementate de prezenta procedură, se aplică o corecție de 5% din valoarea eligibilă a contractului de achiziție.

b) Analiza ofertelor

Beneficiarul privat compară ofertele primite.

Dacă se primește o singură ofertă, beneficiarul poate să o analizeze și să procedeze la atribuirea contractului de achiziție, dacă oferta respectă specificațiile tehnice elaborate conform etapei 1.

c) Elaborarea notei justificative de atribuire

Se justifică alegerea ofertei pentru contractare (se prezintă avantajele tehnice și financiare care motivează alegerea în raport cu celelalte oferte primite/specificațiile tehnice).

În situațiile de excepție, când publicarea anunțului și a specificațiilor tehnice nu este obligatorie, alegerea trebuie motivată în nota justificativă de atribuire, prin raportare la specificațiile tehnice particulare/scopul achiziției.

Etapa 3 - Semnarea contractului de achiziție

Contractul se va semna numai cu operatorul economic stabilit prin nota justificativă de atribuire.

a) Reguli aplicabile contractului de achiziție:

- Contractul trebuie să menționeze datele de identificare ale celor două părți semnatare, obiectul, valoarea și durata contractului. Vor fi prevăzute în mod expres condiții referitoare la prestarea serviciilor, execuția lucrărilor, livrare, montaj, punere în funcțiune, recepție, standarde de calitate, service, garanții, posibilitatea de acordare a unui avans etc., după caz, conform prevederilor legale aplicabile.

- Oferta aleasă și specificațiile tehnice vor fi parte integrantă din contract, sub formă de anexe.

- Nu se pot modifica prin contract specificațiile tehnice și oferta câștigătoare care au stat la baza atribuirii contractului.

- Orice contract semnat în condițiile legislației naționale în vigoare începe să producă efecte din momentul semnării acestuia de către ambele părți. Anterior semnării contractului nu pot fi furnizate/prestate/executate bunuri/servicii/lucrări și nu pot fi efectuate plăți. Același principiu este aplicabil și actelor adiționale la aceste contracte.

b) Ajustarea prețului

b.1) Pe parcursul îndeplinirii contractului de achiziție, prețul poate fi ajustat numai în următoarele situații:

1. au avut loc modificări legislative, modificări ale normelor tehnice sau au fost emise de către autoritățile publice centrale ori locale acte administrative care au ca obiect instituirea, modificarea sau renunțarea la anumite taxe/impozite locale, al căror efect se reflectă în creșterea/diminuarea costurilor pe baza cărora s-a fundamentat prețul contractului de achiziție;

2. pe piață au apărut anumite condiții în urma cărora s-a constatat creșterea/diminuarea indicilor de preț pentru elemente constitutive ale ofertei, al căror efect se reflectă în creșterea/diminuarea costurilor pe baza cărora s-a fundamentat prețul contractului de achiziție.

Posibilitatea de ajustare a prețului trebuie să fie precizată atât în anunț, cât și în contractul încheiat, prin clauze speciale în acest sens. Beneficiarul are obligația de a preciza totodată și modul concret de ajustare a prețului, indicii care vor fi utilizați, precum și sursa informațiilor cu privire la evoluția acestora, cum ar fi buletine statistice sau cotații ale burselor de mărfuri. Lipsa, modificarea sau completarea respectivelor informații/clauze determină inaplicabilitatea prevederilor referitoare la posibilitatea de ajustare a prețului contractului de achiziție.

b.2) Ajustarea prețului în lipsa unor clauze concrete este posibilă numai în următoarele cazuri:

1. atunci când survin circumstanțe imprevizibile și independente de voința părților, altele decât cele prevăzute la pct. b.1); sau

2. atunci când durata de aplicare a procedurii, în mod neprevăzut, depășește perioada preconizată inițial din motive care exclud orice culpă a beneficiarului/operatorului economic.

Atenție!

În orice situație, prețul contractului nu poate fi ajustat decât în măsura

strict necesară pentru acoperirea creșterii costurilor pe baza cărora s-a

fundamentat prețul contractului.

Modul de ajustare a prețului contractului de achiziție nu trebuie să

conducă în niciun caz la depășirea pragurilor prevăzute în

O.U.G. nr. 34/2006

sau la diminuarea avantajelor menționate în nota

justificativă de atribuire.

Etapa 4 - Implementarea contractului de achiziție

Se vor respecta întocmai clauzele contractuale asumate.

Reguli de modificare a contractului de achiziție:

- Modificarea contractului de achiziție se realizează prin acte adiționale.

- Modificări la contract se pot face doar în perioada de execuție a contractului.

- Orice modificare care prelungește durata de execuție a contractului trebuie făcută astfel încât implementarea să fie realizată înaintea expirării contractului de finanțare în cauză, iar plățile să fie realizate conform regulilor de eligibilitate stabilite prin contractul de finanțare.

Atenție!

Orice modificare a contractului nu trebuie să conducă la diminuarea

avantajelor menționate în nota justificativă de atribuire.

Exemplu:

Nu este permisă modificarea termenului de livrare, dacă acesta a fost o

condiție importantă în specificațiile tehnice și a fost un avantaj

consemnat în nota justificativă de atribuire.

- Scopul actului adițional trebuie să fie strâns legat de obiectul contractului inițial.

- Beneficiarul privat poate suplimenta prețul contractului, dacă asigură finanțare din bugetul propriu. Modificarea valorii contractului se poate realiza în cazul contractelor de servicii și lucrări, fără a depăși valoarea din contractul de finanțare/acte adiționale și/sau pragurile valorice prevăzute de

art. 9 lit. c) și c^1) din O.U.G. nr. 34/2006 . În toate situațiile de modificare a valorii contractului (inclusiv în situația diminuării valorii) de furnizare, servicii sau lucrări se consultă și se obține aprobarea autorității de management/operatorului de program înainte de modificarea propriu-zisă.

- Oferta care a stat la baza semnării contractului se poate modifica, în cazul produselor, doar cu aprobarea autorității de management/operatorului de program, dacă ceea ce s-a ofertat nu se mai comercializează în mod curent pe piață (cu prezentarea unei dovezi în acest sens) și dacă produsele se înlocuiesc cu unele având caracteristici egale sau superioare din punct de vedere tehnic care nu ridică probleme de compatibilitate, fără modificarea prețului.

Capitolul VIII Dosarul achiziției.

La finalul procedurii se va întocmi dosarul de achiziție, care va conține, pentru procedurile simplificate, având o valoare estimată care depășește pragul valoric prevăzut de
art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006 , următoarele documente:
┌─────┬─────────────────────────────────────┬───────────────────────────┐
│Nr.
│Documente care trebuie introduse în
│
Contract de
│
│crt. │
dosarul achiziției
├───────┬─────────┬─────────┤
│
│
│lucrări│furnizare│servicii │
├─────┼─────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼─────────┤
│ 1.
│Specificațiile tehnice
│
v
│
v
│
v
│
├─────┼─────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼─────────┤
│ 2.
│Nota privind determinarea valorii
│
v
│
v
│
v
│
│
│estimate actualizată
│
│
│
│
├─────┼─────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼─────────┤
│ 3.
│Dovada anunțului
│
v
│
v
│
v
│
├─────┼─────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼─────────┤
│ 4.
│Nota justificativă de atribuire
│
v
│
v
│
v
│
├─────┼─────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼─────────┤
│ 5.
│Declarații pe propria răspundere din │
v
│
v
│
v
│
│
│care rezultă că nu a încălcat
│
│
│
│
│
│prevederile referitoare la conflictul│
│
│
│
│
│de interese
│
│
│
│
├─────┼─────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼─────────┤
│ 6.
│Ofertele originale
│
v
│
v
│
v
│
├─────┼─────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼─────────┤
│ 7.
│Contractul de achiziție
│
v
│
v
│
v
│
├─────┼─────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼─────────┤
│ 8.
│Actele adiționale (după caz)
│
v
│
v
│
v
│
├─────┼─────────────────────────────────────┼───────┼─────────┼─────────┤
│ 9.
│Alte documente relevante
│
v
│
v
│
v
│
└─────┴─────────────────────────────────────┴───────┴─────────┴─────────┘

Capitolul IX Documente-suport pentru cererea de rambursare

Documente care se depun de către beneficiarul privat în scopul verificării administrative a cheltuielilor efectuate în cadrul contractului de finanțare (pentru documentele pe suport hârtie, un singur exemplar):

1. nota privind determinarea valorii estimate actualizată;

2. dovada anunțului;

3. nota justificativă de atribuire;

4. contractul de achiziție, având ca anexă oferta aleasă;

5. actele adiționale (acolo unde este cazul);

6. declarații pe propria răspundere din care rezultă că nu a încălcat prevederile referitoare la conflictul de interese;

7. CD cu documentele scanate (format PDF) care alcătuiesc dosarul achiziției, inclusiv documentele care dovedesc îndeplinirea obligațiilor contractuale (exemplu: procese-verbale de recepție servicii și lucrări, livrabile, procese-verbale de predare-primire etc.).

-------