Normele nr. 46544/1994

Capitolul I Dispoziții generale

1.1. Toate entitățile achiziționate prevăzute la

art. 2 lit. b) din Ordonanța Guvernului nr. 12/1993 , după aprobarea, în condițiile legii, a bugetului propriu, întocmesc o lista potrivit modelului prezentat în anexa nr. 1 cu necesarul de bunuri definite la

art. 2 lit. c) din Ordonanța Guvernului nr. 12/1993 , inclusiv serviciile aferente, ce urmează sa fie achiziționate în anul respectiv, cu desfășurări atât fizic, cât și valoric.

Pentru bunurile din lista prevăzute la

art. 2.8. alin. 1 din regulamentul aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 63/1994 , achiziția se poate face numai prin licitație publica sau, după caz, prin achiziție dintr-o singura sursa, potrivit

art. 16 și 17 din Ordonanța Guvernului nr. 12/1993 .

Pentru bunurile a căror valoare se situează sub limitele specificate la

art. 2.8. alin. 1 din regulamentul aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 63/1994 , achiziționarea se va face cu respectarea prevederilor

art. 15 din Ordonanța Guvernului nr. 12/1993 .

1.2. La licitațiile organizate pentru achizițiile publice de bunuri pot participa ofertanți, din țara și din străinătate, care dovedesc ca întrunesc condițiile de calificare cerute de entitatea achizitoare prin documentele licitației.

1.3. Ofertanții interni vor trebui sa prezinte și acte doveditoare ca sunt înscriși la Registrul comerțului, iar firmele străine, și acte certificate de Camera de Comerț și Industrie a României.

1.4. Nu vor fi acceptați la licitații publice ofertanții care sunt cuprinși în evidenta organizată potrivit

art. 25 din Ordonanța Guvernului nr. 12/1993 .

În vederea ținerii la zi a evidentei speciale prevăzute la

art. 25 din Ordonanța Guvernului nr. 12/1993 , entitățile achizitoare și organele de control vor comunica în maximum 15 zile de la data constatării Ministerului Finanțelor - Direcția generală a finanțelor instituțiilor publice - agenții economici care au comis infracțiuni sau contravenții la prevederile ordonanței.

Capitolul II Organizarea, desfășurarea și adjudecarea licitațiilor

A. Măsuri anterioare declansarii licitației

În vederea derulării procedurii de achiziție publica prin licitație se va proceda astfel:

2.1. Entitatea achizitoare solicita în scris instituțiilor prevăzute la

art. 2.5. din regulamentul aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 63/1994

desemnarea membrilor ce urmează sa facă parte din comisia de licitație, transmițând în mod gratuit un exemplar din documentația de licitație.

2.2. Instituțiile prevăzute la articolul menționat mai sus vor comunica entității achizitoare în termen de 5 zile lucrătoare numele reprezentanților lor desemnați.

2.3. După primirea tuturor propunerilor pentru membrii care urmează sa facă parte din comisia de licitație, entitatea achizitoare numește comisia de licitație prin decizie sau ordin.

2.4. Entitatea achizitoare va convoca comisia de licitație la sediul sau, cel mai devreme în termen de 3 zile lucrătoare de la data emiterii deciziei sau ordinului în vederea derulării procedurilor de licitație.

2.5. Președintele comisiei de licitație va pune în discuție documentația de licitație, iar membrii comisiei vor stabili de comun acord dacă se pot pronunța, în ședința respectiva, asupra legalității dosarului licitației. Dacă în urma discutarii asupra legalității documentației dosarului licitației, membrii comisiei nu se pot pronunța în ședința respectiva, ei vor putea cere un termen în care vor prezenta eventualele observații.

2.6. Observațiile membrilor comisiei de licitație vor fi analizate în plenul comisiei și se va decide, de comun acord, forma de licitație, iar în cazul în care se decide forma de licitație publica deschisă fără preselecție sau cu preselecție, se aproba conținutul anunțului publicitar privind licitația.

B. Publicitate

2.7. Anunțul de participare la fiecare licitație publica deschisă cu sau fără preselecție se face în condițiile prevăzute la

art. 3.1. - 3.5. din regulamentul aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 63/1994 .

2.8. Pentru procedura de licitație publica restrânsa, definită la

art. 2.12. din regulamentul aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 63/1994 , invitațiile se transmit ofertanților potrivit modelului prezentat în anexa nr. 2 în condițiile prevăzute la art. 3.6. din regulament, în termenul stabilit de comisia de licitație.

C. Documentele licitației - conținutul acestora

2.9. Documentele licitației cuprind descrierea bunurilor și a serviciilor ce urmează a se achiziționa, precum și elementele prevăzute la

art. 3.7. din regulamentul aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 63/1994 .

De asemenea, documentele licitației mai cuprind:

a) Documentele solicitate de entitatea achizitoare cu privire la calificarea contractanților în condițiile prevăzute la

art. 3 din Ordonanța Guvernului nr. 12/1993 :

- informații privind asigurarea cu personal de specialitate și dotarea cu echipamente și alte mijloace fizice necesare exploatării în condiții normale a bunului ofertat (model prezentat în anexa nr. 3);

- capacitatea financiară a ofertantului (model prezentat în anexa nr. 4);

- informații privind bonitatea ofertantului (model prezentat în anexa nr. 5);

- certificat emis de Oficiul Registrului comerțului de pe lângă Camera de Comerț și Industrie naționala sau teritorială (model prezentat în anexa nr. 6).

În cazul bunurilor imobiliare:

- informații privind dotarea cu echipamente și alte mijloace fixe necesare exploatării în condiții normale a bunului ofertat;

- actul de proprietate asupra bunului ofertat și dovada ca acesta nu este grevat de ipoteca sau de alte sarcini.

b) Caietul de sarcini este documentul întocmit de entitatea achizitoare în care se înscriu datele cu privire la:

- obiectul licitației;

- cantitatea necesară de bunuri;

- natura bunurilor care urmează a fi achiziționate;

- condiții tehnice și științifice minime;

- felul materialelor și modul de alegere a probelor care vor constitui mostre de verificare, control, în timpul executării contractului;

- termenul de livrare sau de execuție;

- modul de recepție și operațiunile tehnice ce vor trebui făcute pentru achiziție;

- modalitățile de plata;

- sancțiuni pentru neexecutarea la timp sau în bune condiții a contractului;

- cuantumul și natura garanțiilor care vor trebui sa fie depuse de către ofertanți spre a fi admiși la licitații și pentru a garanta exploatarea normală în timp a bunului pe durata garantată;

- alte condiții și precizări pe care comisia de licitație va găsi de cuviință sa le introducă, avându-se în vedere cele prevăzute la pct. 11.3 și 12.1 din prezentele norme;

- pe lângă caietul de sarcini ofertantul va prezenta și celelalte documente de licitație prevăzute în anexele la prezentele norme.

c) Documentele specifice pentru preselecție reprezintă documentele solicitate de entitatea achizitoare ofertanților care solicita participarea la licitația deschisă cu preselecție și se referă la:

- informații generale despre ofertant (model prezentat în anexa nr. 7);

- informații privind experiența ofertantului (model prezentat în anexa nr. 8);

- informații privind asigurarea cu personal de specialitate și dotarea cu echipamente și alte mijloace fixe necesare realizării în bune condiții a ofertei (model prezentat în anexa nr. 3);

- capacitatea financiară (model prezentat în anexa nr. 4);

- alte documente solicitate de entitatea achizitoare, care sa-i permită acesteia efectuarea preselecției.

d) Documentele privind garanția pentru oferta depusă se compun, după caz, din:

- scrisoarea de garanție bancară pentru oferta depusă în vederea participării la licitație (model prezentat în anexa nr. 9);

- alte documente de decontare acceptate de entitatea achizitoare care asigura încasarea garanției în condițiile prevăzute în anexa nr. 9 la prezentele norme.

Cuantumul garanției se stabilește de entitatea achizitoare și reprezintă un anumit procent din valoarea estimativă a bunurilor ce urmează a fi achiziționate.

c) Alte documente solicitate de entitatea achizitoare, emise în concordanta cu prevederile

Ordonanței Guvernului nr. 12/1993

și ale regulamentului aprobat prin

Hotărârea Guvernului nr. 63/1994 .

2.10. Ofertantul trebuie sa examineze toate instrucțiunile, formularele, termenii și specificațiile din documentele licitației, iar în cazul în care are nevoie de lămuriri asupra documentelor prezentate, sa le solicite entității achizitoare în scris (prin telex sau fax).

2.11. Entitatea achizitoare răspunde, în scris, la toate solicitarile primite, înainte de data limita de prezentare a ofertelor.

2.12. Entitatea achizitoare poate sa aducă modificări printr-un amendament asupra documentelor licitației, din initiativa proprie sau ca urmare a unui răspuns la o solicitare a unui potențial ofertant.

2.13. Amendamentul va fi notificat prin scrisoare, telex sau fax cu 5 zile înainte de termenul de depunere a ofertelor tuturor ofertanților care au cumpărat documentele licitației.

2.14. Omiterea vreunei informații cerute în documentele licitației sau prezentarea unei oferte necorespunzătoare față de documentele licitației reprezintă riscuri asumate de ofertant ce pot avea drept urmare respingerea ofertei sale.

2.15. Documentele licitației vor fi puse la dispoziția ofertanților interesați, contra cost, suma încasată neputând depăși costul multiplicării acestora.

Capitolul III Limba oficială a ofertei

3.1. Oferta, împreună cu toată corespondenta și documentele licitației, schimbate între ofertant și cumpărător, va trebui sa fie scrisă în limba romana.

Capitolul IV Documente ce însoțesc oferta

4.1. Documentația va cuprinde, pe lângă oferta propriu-zisa (model prezentat în anexa nr. 10), si:

a) formular de licitație și o lista de prețuri în funcție de caracteristicile tehnico-economice ale bunului ofertat;

b) documente conform

art. 3 din Ordonanța Guvernului nr. 12/1993

din care sa reiasă ca ofertantul poate participa la licitație pentru realizarea contractului de achiziție, în eventualitatea în care oferta este acceptată;

c) documente din care sa rezulte ca bunurile și serviciile auxiliare sunt corespunzătoare și în conformitate cu cerințele documentelor licitației;

d) garanția pentru oferta depusă în vederea participării la licitație (model prezentat în anexa nr. 9) sau alte documente stabilite la pct. 2.9. lit d) din prezentele norme.

4.2. Valoarea ofertei va fi exprimată în lei, exceptându-se cazul în care documentația licitației prevede altfel.

4.3. Formularele de oferta la lista de prețuri se dactilografiaza.

Capitolul V Lista de prețuri

5.1. Lista de prețuri care însoțește oferta pentru bunuri oferite din producția indigena va evidenția prețul de vânzare în cadrul căruia se cuprind toate cheltuielile de transport și încărcare-descărcare, asigurări etc. sau alte taxe care trebuie plătite.

5.2. Pentru bunurile oferite din străinătate prețul de achiziție va cuprinde, de asemenea, cheltuielile de transport, încărcare-descărcare, depozitare, taxe vamale, accize, asigurări sau alte taxe ocazionate de livrarea acestora în țară.

5.3. Entitatea achizitoare va solicita fiecărui ofertant separarea componentelor prețului în scopul facilitării comparării ofertelor, nelimitând în nici un fel dreptul cumpărătorului de a realiza contractul în oricare din condițiile oferite în timpul licitației.

5.4. Prețurile stabilite de ofertanți în documentele licitației sunt ferme și nu pot fi schimbate sub nici un motiv în timpul licitației sau indexate ulterior.

Capitolul VI Moneda ofertei

6.1. Pentru bunurile din România, pe care ofertantul le oferă la licitația publica, prețurile vor fi specificate în lei.

6.2. Pentru bunurile din import prețurile vor fi indicate în moneda străină și transformate în lei la cursul valutar al zilei din data expedierii ofertei de către furnizor.

Capitolul VII Documentele care atesta participarea la licitație a ofertanților

7.1. Ofertanții vor trebui sa prezinte documente care sa ateste înscrierea lor la Registrul comerțului și actele pentru firmele străine care vor fi certificate de Camera de Comerț și Industrie a României.

7.2. În cazul în care ofertantul nu fabrica sau nu produce bunuri ce fac obiectul ofertei, acesta va prezenta documente care sa ateste ca a fost autorizat sa comercializeze produsele respective.

Capitolul VIII Condițiile generale pe care trebuie sa le îndeplinească oferta

8.1. În vederea organizării licitațiilor publice pentru achiziționarea de bunuri definite la

art. 2 lit. c) din Ordonanța Guvernului nr. 12/1993 , entitatea achizitoare are obligația sa elaboreze documentele licitației pe care le va pune la dispoziția ofertanților în timp util.

8.2. Ofertantul va prezenta documente care sa ateste ca bunurile pe care le propune pentru a fi achiziționate sunt conforme cu documentele licitației și corespund certificatelor de calitate și de garanție stabilite.

Pentru bunurile imobiliare, ofertantul va prezenta documentele care sa ateste ca acestea sunt proprietatea sa, nu sunt ipotecate sau purtătoare de alte obligații.

8.3. Ofertele vor fi dactilografiate, vor fi semnate și stampilate de către ofertant sau de către o persoana imputernicita de acesta.

8.4. Oferta nu va conține rinduri suplimentare, ștersături sau cuvinte scrise peste scrisul inițial, cu excepția corecturilor făcute și semnate de către împuterniciții participanți la licitație.

8.5. Ofertele se depun de către ofertant la sediul entității achizitoare în conformitate cu instrucțiunile cuprinse în documentele licitației emise de aceasta, în minimum 2 exemplare.

8.6. Ofertantul va introduce oferta sa în original și copie, separat, în doua plicuri, notându-se corespunzător plicurile cu "Oferta original" și "Oferta copie".

8.7. Plicurile care conțin originalul și copia ofertei se vor sigila și se vor introduce într-un nou plic interior.

8.8. Plicul interior va purta scrise pe el numele și adresa ofertantului, pentru ca oferta sa poată fi returnată, nedeschisă, în cazul în care este declarata "tirzie".

8.9. Plicul interior va fi introdus într-un plic exterior pe care se va menționa adresa și sediul organizatorului licitației. Organizatorul licitației va refuza primirea ofertelor în plicuri deteriorate, desfăcute sau cu semne distinctive, indiferent din vina cui s-au produs acestea.

8.10. Ofertele vor fi depuse la adresa indicată în documentele licitației cel mai târziu la data și ora indicată în acestea.

8.11. Entitatea achizitoare, în situația în care aduce amendamente documentelor licitației, are posibilitatea sa prelungească termenul de depunere a ofertelor.

8.12. Ofertele primite după expirarea termenului de depunere stabilit vor fi respinse și returnate, nedeschise, ofertanților.

8.13. Ofertantul își poate modifica sau retrage oferta depusă, cu condiția ca acestuia sa fie primită de către organizatorul licitației, în scris, înainte de expirarea termenului de depunere.

8.14. Modificarea sau retragerea ofertei se poate face și prin telex sau fax, cu condiția ca ea sa fie urmată de o confirmare semnată, purtând data poștei care sa nu depășească termenul de depunere a ofertei.

8.15. Nici o oferta nu poate fi modificată după expirarea termenului de depunere a ofertelor. De asemenea, nici o oferta nu poate fi retrasă în intervalul de timp dintre termenul pentru depunerea ofertelor și expirarea perioadei de valabilitate a ofertelor.

Capitolul IX Garanția licitației

9.1. Ofertanții, o data cu oferta, vor depune și garanția de participare indicată la pct. 2.9. lit. d) din prezentele norme.

9.2. Nici o oferta nu poate fi luată în considerare dacă nu va fi însoțită de garanția pentru oferta depusă.

9.3. Garanția pentru oferta depusă este necesară pentru a putea proteja cumpărătorul de riscul unui eventual comportament necorespunzător al ofertantului.

9.4. Garanția pentru oferta depusă de către ofertantul câștigător, o data depusă, va rămâne la dispoziția entității achizitoare si, în conformitate cu cele prescrise în documentația licitației, nu se mai poate retrage decât la semnarea contractului și numai după depunerea garanției pentru buna executare a contractului.

9.5. Garanția pentru oferta depusă se restituie de entitatea achizitoare ofertanților necâștigători în 3 zile (lucrătoare) de la soluționarea contestațiilor sau după trecerea perioadei legale de 7 zile pentru înaintarea contestațiilor, în cazul în care nu se înregistrează contestații.

9.6. Garanția pentru oferta depusă se pierde în toate cazurile prevăzute în anexa nr. 9 din prezentele norme.

Capitolul X Deschiderea ofertelor

10.1. Președintele comisiei de licitație, după ce a primit toate ofertele, va deschide plicurile în prezenta reprezentanților ofertanților și va anunța numele ofertanților, prețurile ofertelor, modificările și retragerile de oferta.

10.2. După ce au fost deschise toate ofertele, se întocmește un proces-verbal care va fi semnat de membrii comisiei de licitație și de către reprezentanții ofertanților.

10.3. Procesul-verbal va menționa modul cum a decurs licitația, numele și prenumele fiecărui ofertant, al reprezentanților acestora, garanția pentru oferta depusă, prețul oferit de către fiecare ofertant, în cifre și litere, și adjudecarea provizorie.

10.4. Entitatea achizitoare va examina ofertele pentru a determina dacă ele sunt complete, dacă nu s-au comis erori de calcul, dacă garanțiile cerute au fost furnizate, dacă documentele au fost semnate în totalitate.

10.5. În cazul ofertelor identice ca preț și cu condiții egale se va proceda în aceeași ședința la o noua licitație cu oferte închise numai între ofertanții cu prețuri egale.

10.6. Pentru a evalua și compara cât mai corect toate ofertele depuse, entitatea achizitoare poate cere ofertantului clarificări la oferta sa. Cererea de clarificare cât și răspunsurile vor fi formulate în scris, neadmițându-se nici o modificare a prețului sau a conținutului ofertei.

10.7. Oferta evaluată ca necorespunzătoare este respinsă de către entitatea achizitoare și nici nu poate deveni corespunzătoare prin corectarea acesteia ulterior.

Capitolul XI Evaluarea și compararea ofertelor

11.1. Comisia de licitație va evalua și va compara ofertele conform criteriilor stabilite de documentele licitației.

11.2. Prețul ofertelor va fi prețul de vânzare și va cuprinde toate costurile și taxele plătite sau plătibile pentru componentele lui și materiile prime incluse sau care urmează a fi incluse în aceste bunuri.

11.3. La evaluarea ofertelor, pe lângă preț se va ține seama și de prețul serviciilor ocazionate cu:

- costul transportului intern și extern ocazionat numai cu livrarea bunurilor la destinație;

- costul accesoriilor, pieselor de schimb și serviciilor;

- posibilitatea asigurării pieselor de schimb și serviciilor ulterioare vinzarii echipamentului oferit;

- costurile de exploatare și întreținere prezumate în perioada de viața a bunurilor achiziționate;

- performanțele și productivitatea bunurilor;

- calitatea și adaptabilitatea echipamentelor oferite;

- perioada garantată de exploatare normală a bunului ofertat după preluarea acestuia de către entitatea achizitoare, numai în cazul bunurilor imobiliare;

- gradul de adaptabilitate a bunului imobiliar la necesitățile entității achizitoare, în funcție de activitatea pe care o desfășoară, precum și de perspectivele de dezvoltare a acesteia.

Capitolul XII Sistemul de punctaj și perioada de valabilitate a ofertei

12.1. Sistemul de punctaj al factorilor de evaluare va cuprinde:

- prețul evaluat al bunului achiziționat, inclusiv toate taxele și impozitele;

- prețul pieselor de schimb, caracteristicile tehnice, costurile de întreținere și exploatare;

- asigurarea serviciului și pieselor de schimb etc.

Modul de aplicare a acestui sistem va fi comunicat în prealabil contractanților prin documentele licitației.

12.2. În cazul aprecierii simple oferta acceptată reprezintă acea oferta care are valoarea cea mai scăzută și care respecta cerințele documentelor licitației.

12.3. În cazul aprecierii prin pondere, oferta acceptată reprezintă acea oferta care, prin însumarea punctajului stabilit, va totaliza valoarea maxima.

12.4. O data stabilită oferta câștigătoare, organizatorul licitației va anunța ofertantul câștigător în scris, printr-o scrisoare recomandată ori telegrama, telex, fax, confirmate prin scrisoarea recomandată ca oferta sa a fost acceptată.

12.5. În urma ședinței de licitație, comisia de licitație va întocmi hotărârea de adjudecare care va fi semnată de toți membrii comisiei de licitație, după care se va proceda potrivit pct. 12.4. de mai sus.

12.6. Oferta rămâne valabilă, asa cum s-a menționat în documentele licitației de către entitatea achizitoare, de la data deschiderii acesteia și până la data semnării de către ambele părți a contractului.

12.7. Perioada de valabilitate poate fi prelungită cu maximum 30 de zile, în cazuri excepționale, la cererea cumpărătorului și cu acceptul ofertantului.

Garanția ofertei depuse va fi, de asemenea, prelungită în mod corespunzător.

12.8. Entitatea achizitoare va înainta ofertantului câștigător formularul de contract.

12.9. În termen de cel mult 30 de zile de la primirea formularului de contract, ofertantul câștigător va semna, va da contractul și îl va returna cumpărătorului.

12.10. O data cu semnarea contractului, ofertantul câștigător va transmite entității achizitoare garanția livrării si/sau a bunei executii în condițiile stabilite de entitatea achizitoare și cuprinse în documentele licitației (model prezentat în anexa nr. 11).

12.11. Garanția astfel depusă reprezintă o compensație pentru eventualele pierderi sau deteriorări în neîndeplinirea obligațiilor din contracte. Aceasta garanție va fi, de asemenea, restituită în maximum 10 zile de la îndeplinirea tuturor obligațiilor stabilite în contract.

Capitolul XIII Dispoziții finale

13.1. Potrivit art. 13 din Ordonanța Guvernului nr. 15/1993 privind unele măsuri pentru restructurarea activității regiilor autonome, prevederile prezentelor norme se aplica și în cazul achizițiilor de mijloace fixe (altele decât cele prevăzute în devizul general al unui obiectiv de investiții), efectuate de către regiile autonome a căror finanțare este asigurata, total sau parțial, din fonduri alocate de la bugetul de stat, de la bugetele locale, din fondurile special constituite prin lege, din credite externe garantate sau contractate direct de stat, precum și din surse proprii și credite bancare.

Ministru de stat,

ministrul finanțelor,

Florin Georgescu