Ordinul nr. 2388/1995

NORME

privind organizarea și efectuarea inventarierii patrimoniului

1. Inventarierea patrimoniului reprezintă ansamblul operațiunilor prin care se constata existenta tuturor elementelor de activ și de pasiv, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, în patrimoniul unității la data la care aceasta se efectuează.

Inventarierea are ca scop principal stabilirea situației reale a patrimoniului fiecărei unități și cuprinde toate elementele patrimoniale, precum și bunurile și valorile deținute cu orice titlu, aparținând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii bilanțului contabil care trebuie să asigure o imagine fidela, clara și completa a patrimoniului, a situației financiare și a rezultatelor obținute.

2. Organizarea și efectuarea inventarierii patrimoniului din cadrul regiilor autonome, societăților comerciale, instituțiilor publice, unităților cooperatiste, asociațiilor și celorlalte persoane juridice, precum și al persoanelor fizice care au calitatea de comerciant se efectuează potrivit prevederilor Legii contabilității nr. 82/1991 , ale Regulamentului de aplicare a Legii contabilității, precum și ale prezentelor norme.

3. În temeiul art. 8 alin. (1) din Legea contabilității, unitățile patrimoniale au obligația să efectueze inventarierea generală a patrimoniului la începutul activității, cel puțin o dată pe an, de regula la sfârșitul anului, pe parcursul funcționarii sale, în cazul fuzionării, divizării sau încetării activității, precum și în următoarele situații:

a) în cazul modificării prețurilor;

b) la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege;

c) ori de cîte ori sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri în gestiune care nu pot fi stabilite cert decît prin inventariere;

d) ori de cîte ori intervine o predare-primire de gestiune;

e) cu prilejul reorganizării gestiunilor;

f) ca urmare a calamităților naturale sau a unor cazuri de forta majoră sau în alte cazuri prevăzute de lege.

În baza prevederilor art. 8 alin. (2) din Legea contabilității, Ministerul Finanțelor poate aproba, pentru instituțiile publice, excepții de la regula inventarierii obligatorii anuale, la solicitarea justificată a unității patrimoniale, cu avizul direcțiilor generale ale finanțelor publice și controlului financiar de stat județene, respectiv a municipiului București.

4. În cazul în care, în situațiile de mai sus, sunt inventariate toate elementele patrimoniale dintr-o gestiune, aceasta poate tine loc de inventariere anuală, cu aprobarea administratorului, a ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligația gestionării patrimoniului.

La începutul activității unității patrimoniale, inventarierea are ca scop principal stabilirea și evaluarea elementelor patrimoniale ce constituie aportul la capitalul social. Elementele patrimoniale aduse ca aport la capitalul social se înscriu în registrul-inventar, grupate pe conturi.

Inventarierea anuală a elementelor patrimoniale se face, de regula, cu ocazia încheierii exercițiului financiar, avîndu-se în vedere și specificul activității unităților patrimoniale.

În cadrul agenților economici cu activitate complexa, bunurile materiale pot fi inventariate și înaintea datei de 31 decembrie, cu condiția asigurării valorificării și cuprinderii rezultatelor inventarierii în bilanțul contabil întocmit pentru anul respectiv.

5. Bunurile proprietate publică date în administrarea regiilor autonome se inventariaza și se evidențiază în mod distinct în patrimoniul acestora.

6. Disponibilitățile bănești, cecurile, cambiile, biletele la ordin, precum și alte valori aflate în casieria unităților patrimoniale se inventariaza în conformitate cu Regulamentul operațiunilor de casa, emis de Banca Naționala a României.

7. În situația inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, în registrul-inventar se va cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate și înscrise în listele de inventariere (cod 14-3-12, 14-3-12/a și 14-3-12/b) prezentate în anexa la prezentele norme, actualizate cu intrările și ieșirile de bunuri din perioada cuprinsă între data inventarierii și data de 31 decembrie.

8. Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere, potrivit prevederilor art. 11 alin. (3) din Legea contabilității, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării patrimoniului și care elaborează și transmit comisiilor de inventariere instrucțiuni scrise în acest sens, adaptate la specificul unității.

9. Inventarierea patrimoniului se efectuează de către comisii de inventariere, formate din cel puțin două persoane, numite prin decizie scrisă, emisă de persoanele autorizate prevăzute la pct. 8 din prezentele norme. În decizia de numire se menționează, în mod obligatoriu, componenta comisiei, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunile supuse inventarierii, data de începere și terminare a operațiunilor.

La unitățile mici, inventarierea poate fi efectuată de către o singura persoana.

Prin unități mici la care, potrivit reglementărilor din prezentele norme, inventarierea poate fi efectuată de o singura persoana, se înțelege: persoanele fizice care au calitatea de comerciant sau societățile comerciale al căror număr de salariați este de până la doua persoane, iar valorile materiale care trebuie inventariate nu depășesc plafonul stabilit de administratorii unității.

Comisiile de inventariere sunt coordonate, acolo unde este cazul, de către o comisie centrala numita, de asemenea, prin decizie scrisă emisă de conducerea societății, care are ca sarcina sa organizeze, sa instruiască, sa supravegheze și sa controleze modul de efectuare a operațiunilor de inventariere.

Comisia de inventariere răspunde de efectuarea tuturor lucrărilor de inventariere, potrivit prevederilor legale.

Pentru desfășurarea în bune condiții a operațiunilor de inventariere, în comisii vor fi numite persoane cu pregătire corespunzătoare economică și tehnica, care să asigure efectuarea corecta și la timp a inventarierii patrimoniului, inclusiv evaluarea elementelor patrimoniale potrivit pct. 19 din Regulamentul de aplicare a Legii contabilității nr. 82/1991 , aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 704/1993.

Inventarierea patrimoniului se poate efectua atât prin salariații proprii, cît și pe bază de contracte de prestări de servicii încheiate cu persoane fizice sau juridice.

Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionării depozitelor supuse inventarierii și nici contabilii care țin evidenta gestiunii respective, cu excepția unităților mici prevăzute în prezentele norme.

Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi înlocuiți decît în cazuri bine justificate și numai prin decizie scrisă, emisă de către cei care i-au numit.

10. În vederea bunei desfășurări a operațiunilor de inventariere, administratorii, ordonatorii de credite sau alte persoane, care au obligația gestionării patrimoniului trebuie să ia măsuri pentru crearea condițiilor corespunzătoare de lucru comisiei de inventariere, prin:

- organizarea depozitarii valorilor materiale grupate pe sortotipodimensiuni, codificarea acestora și întocmirea etichetelor de raft;

- ținerea la zi a evidentei tehnico-operative la gestiunile de valori materiale și a celei contabile și efectuarea lunară a confruntarii datelor dintre aceste evidente;

- participarea la lucrările de inventariere a întregii comisii de inventariere;

- asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se inventariaza, respectiv pentru sortare, așezare, cintarire, măsurare, numărare etc.;

- asigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, preț etc.) a unor persoane competente din unitate sau din afară acesteia, la solicitarea responsabilului comisiei de inventariere, care au obligația de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor înscrise;

- dotarea gestiunii cu aparate și instrumente adecvate și în număr suficient pentru măsurare, cintarire etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum și cu formularele și rechizitele necesare;

- dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul și de sigilare a spațiilor inventariate;

- dotarea gestiunilor (magazine, depozite etc.) cu doua rinduri de încuietori diferite.

După primirea deciziei scrise, responsabilul comisiei de inventariere ridica, sub semnatura directorului economic, a contabilului-șef sau a altei persoane numite sa îndeplinească aceasta funcție, listele de inventariere, vizate și parafate de către acesta, după care comisia se prezintă la sediul gestiunii ce urmează a fi inventariata în vederea efectuării inventarierii fizice.

11. Principalele măsuri organizatorice care trebuie luate de către comisia de inventariere sunt următoarele:

a) înainte de începerea operațiunii de inventariere, se ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea valorilor materiale o declarație scrisă din care să rezulte dacă:

- gestionează valori materiale și în alte locuri de depozitare;

- în afară valorilor materiale ale unității patrimoniale respective, are în gestiune și altele aparținând terților, primite cu sau fără documente;

- are plusuri sau lipsuri în gestiune despre a căror cantitate sau valoare are cunoștința;

- are valori materiale nereceptionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au întocmit documentele aferente;

- a primit sau a eliberat valori materiale fără documente legale;

- deține numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa;

- are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidenta gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.

De asemenea, gestionarul va menționa în declarația scrisă felul, numărul și data ultimului document de intrare și de ieșire a bunurilor în/din gestiune;

b) sa identifice toate locurile (încăperile) în care exista valori materiale ce urmează a fi inventariate;

c) să asigure închiderea și sigilarea, în prezenta gestionarului, ori de cîte ori se întrerup operațiunile de inventariere și se părăsește gestiunea.

Dacă valorile materiale supuse inventarierii, gestionate de către o singura persoana, sunt depozitate în locuri diferite sau când gestiunea are mai multe cai de acces, membrii comisie care efectuează inventarierea trebuie să sigileze toate aceste locuri și căile lor de acces, cu excepția locului în care a început inventarierea, care se sigileaza numai în cazul când inventarierea nu se termina într-o singura zi.

La reluarea lucrărilor se verifica dacă sigiliul este intact; în caz contrar, acest fapt se va consemna într-un proces-verbal de desigilare, care se semnează de către comisia de inventariere și de către gestionar, luindu-se măsurile corespunzătoare.

Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul gestiunii inventariate, în fisete, casete, dulapuri etc., incuiate și sigilate. Sigiliul se păstrează, pe durata inventarierii, de către responsabilul comisiei de inventariere.

Declarația se datează și se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea valorilor materiale și de către comisia de inventariere, care atesta ca a fost data în prezenta sa;

d) sa bareze și să semneze, la ultima operațiune, fișele de magazie, menționînd data la care s-au inventariat valorile materiale, sa vizeze documentele care privesc intrari sau iesiri de valori materiale, existente în gestiune dar neinregistrate, sa dispună înregistrarea acestora în fișele de magazie și predarea lor la contabilitate, astfel încât situația scriptica a gestiunii sa reflecte realitatea. La unitățile de desfacere cu amănuntul care folosesc metoda global-valorică să asigure întocmirea de către gestionar, înainte de începerea inventarierii, a raportului de gestiune în care să se înscrie valoarea tuturor documentelor de intrare și de ieșire a mărfurilor, precum și cele privind numerarul depus la casierie, întocmite până în momentul începerii inventarierii, precum și depunerea acestui raport la contabilitate;

e) sa verifice numerarul din casa și sa stabilească suma încasărilor din ziua curenta, solicitând întocmirea monetarului (la gestiunile cu vînzare cu amănuntul) și depunerea numerarului la casieria unității; sa ridice benzile de control de la aparatele de casa și ștampila unității (acolo unde este cazul) și să le păstreze în siguranța;

f) sa controleze dacă toate instrumentele și aparatele de măsura sau de cintarire au fost verificate și dacă sunt în buna stare de funcționare.

În cazul în care gestionarul lipsește, comisia de inventariere aplica sigiliul și comunică aceasta conducerii unității patrimoniale. Conducerea unității are obligația sa încunoștiințeze imediat în scris, pe gestionar, despre inventarierea ce trebuie să se efectueze, indicind locul, ziua și ora fixate pentru începerea lucrărilor.

Dacă gestionarul sau reprezentantul sau legal nu se prezintă la locul, data și ora fixate, inventarierea se efectuează de către comisia de inventariere în prezenta altei persoane, numita prin decizie scrisă, care să-l reprezinte pe gestionar.

12. Pentru desfășurarea corespunzătoare a inventarierii este indicat, dacă este posibil, să se sisteze operațiunile de predare-primire a bunurilor supuse inventarierii, luindu-se din timp măsurile corespunzătoare pentru a nu se stinjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor.

Dacă operațiunile de predare-primire a bunurilor nu pot fi suspendate se prevede crearea unei zone tampon în care să se depoziteze bunurile primite în timpul inventarierii sau să permită expedieri la clienți, iar operațiunile respective se vor efectua numai în prezenta comisiei de inventariere, care va menționa pe documentele respective "primit sau eliberat în timpul inventarierii", după caz, cu evitarea inventarierii duble sau a omisiunilor.

13. Pe toată durata inventarierii, programul și perioada inventarierii vor fi afișate la loc vizibil.

14. Stabilirea stocurilor faptice se face prin numărare, cintarire, măsurare sau cubare, după caz. Bunurile aflate în ambalaje originale intacte nu se desfac decît prin sondaj, acest lucru urmînd a fi menționat și în listele de inventariere respective.

La lichidele a căror cantitate efectivă nu se poate stabili prin transvazare și măsurare, conținutul vaselor - stabilit în funcție de volum, densitate, compoziție etc. - se verifica prin scoaterea de probe din aceste vase, tinindu-se seama de densitate, compoziție și de alte caracteristici ale lichidelor, care se constata fie organoleptic, fie prin măsurare sau probe de laborator, după caz.

Materialele de masa ca: ciment, oțel beton, produse de cariera și balastiera, materiale și produse agricole etc., a căror inventariere, prin cintarire și măsurare, ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se pot inventaria pe bază de calcule tehnice.

În listele de inventariere a materialelor prevăzute la alineatele de mai sus se menționează modul cum s-a făcut inventarierea, precum și datele tehnice care au stat la baza calculelor.

15. Bunurile aflate asupra angajaților la data inventarierii (echipament, cazarmament, scule, unelte etc.) se inventariaza și se trec în liste separate, specificându-se persoanele care răspund de păstrarea lor. În cadrul evidențierii acestora pe formații, locuri de muncă, bunurile vor fi centralizate și comparate cu datele din evidenta tehnico-operativă, precum și cu cele din evidența contabilă.

Bunurile cu un grad mare de perisabilitate se inventariaza cu prioritate, fără a se stinjeni desfacerea imediata a acestora.

Comisia de inventariere are obligația sa controleze toate locurile în care pot sa existe bunuri supuse inventarierii.

16. Toate bunurile ce se inventariaza se înscriu în listele de inventariere, varianta simplificata (cod 14-3-12/b), care trebuie să se întocmească pe locuri de depozitare, pe gestiuni și pe categorii de bunuri.

Bunurile aparținând altor unități (închiriate, în leasing, în custodie, cu vînzare în consignație, spre prelucrare etc.) se inventariaza și se înscriu în liste separate. Listele de inventariere pentru bunurile în custodie vor conține informații cu privire la numărul și data actului de custodie și ale documentului de livrare (factura), precum și alte informații utile.

Listele de inventariere cuprinzând valorile materiale aflate în custodie se trimit și persoanei fizice sau juridice, române sau străine, după caz, căreia îi aparțin bunurile respective, în termen de cel mult 15 zile de la terminarea inventarierii, urmînd ca proprietarul bunurilor sa comunice eventualele nepotriviri în termen de cinci zile de la primirea listelor de inventariere. Neconfirmarea în acest termen presupune recunoașterea exactitatii datelor înscrise în listele de inventariere primite.

În caz de nepotriviri, unitatea deținătoare este obligată sa clarifice situația diferențelor respective și sa comunice constatările sale persoanei fizice sau juridice căreia îi aparțin bunurile respective, în termen de cinci zile de la primirea sesizării.

17. Creanțele față de terți sunt supuse verificării și confirmării pe baza extraselor, soldurilor debitoare și creditoare ale conturilor de clienți și furnizori care dețin ponderea în totalul soldurilor acestor conturi, după modelul anexat (cod 14-6-3) sau punctajelor reciproce în funcție de necesitați. Fac excepție de la aceasta regula creanțele curente ale agenților economici a căror pondere nu depășește 1% din totalul creanțelor. Pentru creanțele cu o vechime mai mare de 6 luni confirmarea soldurilor se face în mod obligatoriu pe bază de adresa cu confirmare de primire. Nerespectarea acestei proceduri, precum și refuzul de confirmare constituie abateri de la prezentele norme.

În cazul unităților care efectuează decontarea creanțelor și obligațiilor pe bază de conturi sau deconturi externe periodice ce urmează a fi confirmate de către partenerii externi, aceste documente țin locul extraselor de cont confirmate.

Disponibilitățile aflate în conturi la bănci se inventariaza prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de bănci cu cele din contabilitate.

În acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 decembrie puse la dispoziție de unitățile bancare clienților vor purta în mod obligatoriu ștampila oficială a băncii.

Disponibilitățile în lei și în valută din casieria unității se inventariaza în ultima zi lucrătoare a exercițiului financiar, după înregistrarea tuturor operațiunilor de încasări și plati privind exercițiul respectiv, confruntându-se soldurile din registrul de casa cu cele din contabilitate.

Pentru toate celelalte elemente patrimoniale, de activ și pasiv, cu ocazia inventarierii, se verifica realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la terți se fac cereri de confirmare, care se vor atașa la listele respective, după primirea confirmării.

18. Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fără mișcare sau greu vandabile, comenzi în curs, abandonate sau sistate, precum și pentru creanțele și obligațiile incerte ori în litigiu se întocmesc liste de inventariere separate.

19. Inventarierea bunurilor de patrimoniu, culturale, artistice, inclusiv a fondului de carte se face potrivit normelor elaborate de Ministerul Culturii.

20. Mijloacele fixe care în perioada inventarierii se afla în afară unității (vapoare, locomotive, vagoane, avioane, autovehicule etc.), plecate în cursa de lungă durata, mașinile de forta și utilajele energetice, mașinile, utilajele și instalațiile de lucru, aparatele și instalațiile de măsurare, control și reglare și mijloacele de transport date pentru reparații în afară unității se inventariaza înaintea iesirii lor temporare din unitatea economică.

Inventarierea terenurilor se efectuează pe baza documentelor care atesta proprietatea acestora și a schitelor de amplasare.

Clădirile se inventariaza prin identificarea lor potrivit titlurilor de proprietate, a dosarului acestora prin inspectarea și compararea constatărilor cu datele prevăzute în documentele respective.

Construcțiile și echipamentele speciale cum sunt: rețelele de energie electrica, termica, gaze, apa, canal, telecomunicații, cai ferate și altele similare se inventariaza potrivit regulilor stabilite de deținătorii acestora.

21. Inventarierea imobilizarilor necorporale se efectuează prin constatarea existenței și apartenentei acestora la unitățile deținătoare iar, în cazul brevetelor, licențelor, know-how-urilor, marcilor de fabrica, este necesară dovedirea existenței acestora pe baza titlurilor de proprietate.

În listele de inventariere a imobilizarilor necorporale și corporale aflate în curs de execuție se menționează pentru fiecare obiect în parte, pe baza constatării la fața locului: denumirea obiectului, descrierea amănunțită a stadiului în care se afla acesta, pe baza valorii din documentația existenta (devize), precum și în funcție de volumul lucrărilor realizate la data inventarierii. Materialele și utilajele primite de la beneficiari pentru montaj și neincorporate în lucrări se inventariaza separat.

22. La unitățile patrimoniale care executa imobilizari corporale cu forte proprii, în listele de inventariere a lucrărilor neterminate respective se includ cheltuielile aferente articolelor de deviz la care nu s-a executat întregul complex de lucrări prevăzute în indicatoarele de norme de deviz.

Investițiile puse în funcțiune total sau parțial, cărora nu li s-au întocmit formele de înregistrare ca mijloace fixe, se înscriu în liste de inventariere separate. De asemenea, lucrările de investiții care nu se mai executa, fiind sistate sau abandonate, se înscriu în liste de inventariere separate, aratindu-se cauzele sistării sau abandonarii, aprobarea de sistare sau abandonare și măsurile ce se propun în legătură cu aceste lucrări.

23. În cazul producției în curs de execuție se inventariaza atât produsele care nu au trecut prin toate fazele (stadiile) prelucrării impuse de procesul tehnologic de producție, cît și produsele care, deși au fost terminate, nu au trecut toate probele de receptionare tehnica sau nu au fost completate cu toate piesele și accesoriile lor.

În cadrul producției în curs de execuție se cuprind, de asemenea, lucrările și serviciile, precum și studiile în curs de execuție sau neterminate.

24. La societățile de construcții-montaj, în listele de inventariere a producției neterminate se includ:

- categoriile de lucrări și părți de elemente de construcții la care n-a fost executat întregul volum de lucrări prevăzute în indicatoarele de norme de deviz;

- lucrările executate (terminate), dar nereceptionate de către beneficiar.

25. Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc., aflate la locurile de muncă și nesupuse prelucrării, nu se considera producție în curs de execuție. Acestea se inventariaza separat și se repun în conturile din care provin, diminuându-se cheltuielile, iar după terminarea inventarierii acestora, se vor evidenția în conturile inițiale de cheltuieli.

26. Înainte de începerea inventarierii producției în curs de execuție și a semifabricatelor din producția proprie, este necesar:

- să se predea la magazii și la depozite, pe baza documentelor, toate piesele, ansamblurile și agregatele a căror prelucrare a fost terminată;

- să se colecteze din secții sau ateliere toate produsele reziduale și deșeurile, intocmindu-se documentele de constatare;

- să se întocmească documentele de constatare și să se prezinte la control semifabricatele a căror utilizare este indoielnica.

27. Determinarea stocurilor faptice se face astfel încât să se evite omiterea sau inventarierea de doua sau de mai multe ori a acelorași bunuri; în acest scop, se recomanda ca procedeu dubla inventariere.

Inventarierea producției în curs de execuție din cadrul secțiilor auxiliare se face prin stabilirea gradului de executare a lucrărilor (reparații, lucrări pentru terți etc.).

28. Inventarierea lucrărilor de reparații capitale neterminate ale clădirilor, instalațiilor, mașinilor, utilajelor, mijloacelor de transport și ale altor obiecte, în cazul în care are loc o creștere a valorii acestora sau o marire a duratei de funcționare, se face prin verificarea la fața locului a stadiului fizic al lucrărilor. Lucrările de reparații capitale neterminate se consemnează într-o lista de inventariere separată, în care se indica denumirea obiectului supus reparatiei, gradul de executare a reparatiei, costul de deviz și cel efectiv al lucrărilor executate.

29. Produsele aflate în expediție se inventariaza de către unitățile patrimoniale furnizoare și se înscriu în liste separate de inventariere.

30. Formularele cu regim special se înscriu în listele de inventariere în ordinea codurilor, pentru a se putea stabili cu usurinta integritatea acestora, în conformitate cu dispozițiile legale.

31. Înscrierea în listele de inventariere a marcilor poștale și a timbrelor fiscale se face la valoarea lor nominală, cu excepția timbrelor cu valoare filatelica.

32. Pe ultima fila a listei de inventariere, gestionarul trebuie să menționeze dacă toate valorile materiale și bănești din gestiune au fost inventariate și consemnate în listele de inventariere în prezenta sa. De asemenea, acesta menționează dacă are obiecții cu privire la modul de efectuare a inventarierii. În acest caz, comisia de inventariere este obligată sa analizeze obiecțiile, iar concluziile la care a ajuns se vor menționa la sfârșitul listelor de inventariere.

Listele de inventariere se semnează, pe fiecare fila, de către membrii comisiei de inventariere și de către gestionar.

În cazul gestiunilor colective (cu mai mulți gestionari), listele de inventariere se semnează de către toți gestionării, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea se semnează atât de către gestionarul predator, cît și de către cel primitor.

33. Inventarierea faptica a patrimoniului unităților se materializeaza prin înscrierea cu cerneala sau pix, fără spații libere și fără ștersături, a valorilor inventariate în formularul "Lista de inventariere" (varianta simplificata - cod 14-3-12/b), în urma verificării existenței fizice a fiecărui bun inventariat.

Lista de inventariere (cod 14-3-12) servește ca document pentru stabilirea lipsurilor și a plusurilor de valori materiale constatate cu ocazia inventarierii prin preluarea din listele de inventariere (varianta simplificata - cod 14-3-12/b) numai a pozițiilor cu diferențe.

Pentru bunurile la care comisiile de inventariere au constatat deprecieri, se întocmesc liste de inventariere distincte (varianta simplificata - cod 14-3-12/b), care se preiau, de asemenea, în listele de inventariere (cod 14-3-12).

Lista de inventariere pentru gestiunile global-valorice (cod 14-3-12/a) are rolul de stabilire a diferențelor valorice în plus sau în minus, cu deosebirea ca se folosește la acele gestiuni la care evidenta analitica a valorilor materiale se tine după metoda global-valorică.

În cazul imobilizarilor corporale, cît și al celorlalte elemente patrimoniale pentru care au fost constituite provizioane pentru deprecieri, în listele de inventariere (cod 14-3-12) se va înscrie valoarea contabila neta a acestora (col. 9), care se va compara cu valoarea lor actuala, stabilită cu ocazia inventarierii (col. 12).

Pentru inventarierea elementelor patrimoniale ce nu reprezintă valori materiale este suficienta prezentarea lor în situații analitice distincte care să fie totalizate și să justifice soldul conturilor sintetice respective în care acestea sunt cuprinse, și care se preiau în centralizatorul listelor de inventariere.

34. Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu, de înregistrare anuală și de grupare a rezultatelor inventarierii patrimoniului. În el se înregistrează toate elementele de activ și pasiv, inventariate potrivit prezentelor norme și grupate după natura lor, conform posturilor din bilanțul contabil.

Elementele patrimoniale înscrise în registrul-inventar au la baza listele de inventariere centralizatoare și procesele-verbale de inventariere care justifica conținutul fiecărui post din bilanțul contabil.

35. Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic și înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenta tehnico-operativă (fișele de magazie) și din contabilitate.

Constatările comisiei de inventariere privind stocurile, respectiv soldurile bunurilor materiale inventariate și stabilirea diferențelor, se consemnează în listele de inventariere, potrivit prezentelor norme. În cazul modificărilor ulterioare făcute unilateral în fișele de magazie, consemnarile vor fi precedate de o ancheta prealabilă amănunțită.

Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la o verificare minuțioasă a exactitatii tuturor stocurilor din fișele de magazie și a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. Erorile descoperite cu aceasta ocazie trebuie corectate operativ, după care se procedează la stabilirea rezultatelor inventarierii, prin confruntarea cantităților consemnate în listele de inventariere, varianta simplificata, cu evidenta tehnico-operativă pentru fiecare poziție în parte, urmînd ca pozițiile cu diferențe să fie preluate în lista de inventariere centralizatoare.

36. Evaluarea stocurilor în listele de inventariere se face potrivit prevederilor pct. 19, 68 și 69 din Regulamentul de aplicare a Legii contabilității nr. 82/1991 , precum și prevederilor din prezentele norme. Stocurile trebuie evaluate cu respectarea principiului permanentei metodelor, potrivit căruia metodele și regulile de evaluare trebuie menținute.

Valorile materiale se vor evalua la valoarea lor actuala, numita și valoarea de inventar, care se va înscrie în coloana corespunzătoare din lista de inventariere centralizatoare numai în cazul constatării deprecierilor.

La stabilirea valorii de inventar se va aplica principiul prudentei, potrivit căruia nu este admisă supraevaluarea elementelor de activ și a veniturilor, respectiv subevaluarea elementelor de pasiv și a cheltuielilor.

În cazul în care se constată că valoarea de inventar, stabilită în funcție de utilitatea bunului pentru unitate și prețul pieței, este mai mare decît valoarea cu care sunt evidentiate acestea în contabilitate, în listele de inventariere se vor înscrie valorile din contabilitate.

În cazul în care valoarea de inventar este mai mica decît valoarea din contabilitate, în listele de inventariere se înscrie valoarea de inventar (valoarea actuala determinata în funcție de utilitatea bunului și prețul pieței).

37. Pentru asigurarea imaginii fidele a patrimoniului, în cazul constatării unor deprecieri relative (nedefinitive) trebuie constituit un provizion pentru deprecieri, care să reflecte situația reală existenta, indiferent de situația economică a agentului economic respectiv, chiar și în cazul în care aceste cheltuieli nu sunt recunoscute din punct de vedere fiscal. În cazul constatării unei deprecieri ireversibile (definitive) la mijloacele fixe sau la obiectele de inventar, se va proceda la constituirea unei amortizari suplimentare în vederea punerii de acord a valorii contabile nete cu valoarea stabilită cu ocazia inventarierii, care nu este deductibilă din punct de vedere fiscal.

38. Evaluarea creanțelor și a datoriilor se face, de regula, la valoarea lor probabila de încasare sau de plată, potrivit prevederilor pct. 19 din Regulamentul de aplicare a Legii contabilității nr. 82/1991 , constituindu-se după caz, provizioane pentru deprecierea creanțelor, pentru creșterea datoriilor, precum și pentru sumele aflate în litigiu. Evaluarea creanțelor și a datoriilor exprimate în devize se face la cursul de referința al Băncii Naționale a României din ziua de 31 decembrie. Eventualele diferențe reprezentind pierderi sau cistiguri latente față de acest curs se reflecta în contabilitate cu ajutorul conturilor de diferențe de conversie. În cazul înregistrării unor diferențe de curs valutar nefavorabile, reflectate în debitul contului 476 "Diferențe de conversie - activ", se constituie provizioane pentru pierderi de schimb valutar potrivit reglementărilor legale.

39. Evaluarea imobilizarilor se efectuează la valoarea lor rămasă neamortizata, cu excepția celor constatate ca fiind depreciate, care se vor evalua la valoarea lor actuala (în funcție de prețul pieței, starea lor fizica, precum și de utilitatea lor în cadrul unității).

În cazul mijloacelor fixe, corectarea valorii contabile a acestora și aducerea lor la nivelul valorii de inventar înscrise în listele de inventariere se fac fie prin înregistrarea unei amortizari excepționale, în cazul în care se constata o depreciere ireversibila (definitivă, caz tipic pentru mijloacele fixe inutilizabile propuse pentru a fi casate), fie prin constituirea unor provizioane pentru deprecierea mijloacelor fixe, în cazul în care se constata o depreciere relativă a acestora, ca urmare a unor cauze, cum sunt:

- apariția unei uzuri morale de care nu s-a ținut seama cu ocazia amortizarii;

- supraevaluarea mijloacelor fixe, prin aplicarea unor coeficienți neadecvati cu ocazia reevaluarii lor;

- lipsa de utilitate a acestora pentru unitate în momentul inventarierii (aflate în conservare, neutilizabile pentru activitățile desfășurate în momentul inventarierii etc.);

- alte cauze care determina o evaluare actuala mai scăzută a mijloacelor fixe decît valoarea cu care acestea figurează în contabilitate.

40. Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere, după confirmarea de către compartimentul de contabilitate a soldurilor scriptice, într-un proces-verbal.

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie să conțină, în principal, următoarele elemente: data întocmirii; numele și prenumele membrilor comisiei de inventariere; numărul și data actului de numire a comisiei de inventariere; gestiunea inventariata; data începerii și terminării operațiunii de inventariere; rezultatele inventarierii; concluziile și propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor și ale lipsurilor constatate și la persoanele vinovate, precum și propuneri de măsuri în legătură cu acestea; volumul stocurilor depreciate, fără mișcare, cu mișcare lenta, greu vandabile, fără desfacere asigurata și propuneri de măsuri în vederea reintegrarii lor în circuitul economic; propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar și declasare sau casare a unor stocuri; constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrității bunurilor din gestiune, precum și alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

41. Pentru elementele patrimoniale la care s-au constatat deprecieri, pe baza listelor de inventariere întocmite distinct, comisia de inventariere face propuneri privind constituirea provizioanelor pentru depreciere sau de înregistrare a unor amortizari suplimentare (pentru deprecierile ireversibile ale imobilizarilor), acolo unde este cazul, aratind, totodată, cauzele care au determinat aceste deprecieri.

Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezintă, în termen de 3 zile de la data încheierii operațiunilor de inventariere, administratorului unității patrimoniale. Acesta, cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil și al șefului compartimentului juridic, decide, în termen de cel mult 5 zile, asupra soluționării propunerilor făcute, cu respectarea dispozițiilor legale.

42. Înregistrarea în contabilitate a rezultatelor inventarierii se face în conformitate cu Normele metodologice de utilizare a conturilor contabile, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 704/1993.

Pentru toate plusurile, lipsurile și deprecierile constatate, precum și pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripție a creanțelor sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie să primească explicații scrise de la persoanele care au răspunderea gestionării.

Pe baza explicatiilor primite și a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabilește caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor și deprecierilor constatate, precum și caracterul plusurilor, propunind, în conformitate cu dispozițiile legale, modul de regularizare a diferențelor dintre datele din contabilitate și cele faptice, rezultate în urma inventarierii.

În cazul în care, în urma inventarierii, rezultă plusuri sau minusuri de inventar, în vederea punerii de acord a evidentei contabile cu valorile inventariate, acestea se vor inregistra ca atare în contabilitate, fără a se face compensări între ele.

43. Cu ocazia inventarierii, titlurile (titluri de participare, titluri imobilizate ale activității de portofoliu, titluri de plasament, alte titluri) se evalueaza, în cazul celor cotate la bursa, la valoarea de cotare a acestora din ziua de 31 decembrie, iar al celor necotate, la valoarea lor probabila de vînzare. În cazul în care valoarea lor de inventar este mai mica decît valoarea cu care acestea figurează în contabilitate, se va proceda la constituirea de provizioane pentru deprecierea acestor titluri.

Titlurile de valoare, cum sunt: titlurile de participare, titlurile imobilizate ale activității de portofoliu, alte titluri imobilizate și titlurile de plasament, se inventariaza și se evalueaza cu respectarea principiului prudentei.

În situația în care se apreciază ca valoarea de vînzare este superioară valorii contabile, în listele de inventariere se înscrie valoarea contabila. În cazurile în care se constata deprecieri determinate de înregistrarea de rezultate financiare necorespunzătoare la unitățile la care sunt deținute titlurile, situație care conduce la scăderea valorii probabile de vînzare, în listele de inventariere acestea se evalueaza la aceasta valoare, urmînd să se constituie provizioane pentru depreciere.

44. Inventarul intermitent, asa cum este definit în Regulamentul de aplicare a Legii contabilității nr. 82/1991 , are rolul de a stabili stocurile fizice existente la încheierea perioadei de gestiune, fără a mai fi necesară confruntarea acestora cu stocurile scriptice.

În cazul inventarului intermitent, valorile materiale inventariate se evalueaza la prețul de înregistrare a ultimei intrari în gestiune. Pe aceasta baza urmează a se efectua corectarea cheltuielilor pe naturi.

45. În cazul constatării unor lipsuri în gestiune, imputabile, administratorii vor lua măsura imputarii acestora la valoarea lor de înlocuire.

Prin valoare de înlocuire, în sensul prezentelor norme, se înțelege costul de achiziție al bunului respectiv la data constatării pagubei, care va cuprinde prețul de cumpărare practicat pe piața, la care se adauga taxele nerecuperabile, inclusiv T.V.A., cheltuielile de transport, aprovizionare și alte cheltuieli accesorii necesare pentru punerea în stare de utilitate sau pentru intrarea în gestiune a bunului respectiv. În cazul bunurilor constatate lipsa, ce urmează a fi imputate, care nu pot fi cumpărate de pe piața, valoarea de imputare se stabilește de către o comisie formată din specialiști în domeniul respectiv. La stabilirea valorii debitului, în cazurile în care lipsurile în gestiune nu sunt considerate infracțiuni, se va avea în vedere posibilitatea compensării lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:

- existenta riscului de confuzie între sorturile aceluiași bun material, din cauza asemanarii în ceea ce privește aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente;

- diferențele constatate în plus sau în minus sa priveasca aceeași perioadă de gestiune și aceeași gestiune.

La stabilirea valorii de imputare nu se vor avea în vedere provizioanele pentru depreciere, constatate.

Nu se admite compensarea în cazurile în care s-a făcut dovada ca lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorită vinovatiei persoanelor care răspund de gestionarea acestor bunuri.

Listele cu sorturile de produse, mărfuri, ambalaje și alte valori materiale care întrunesc condițiile de compensare datorită riscului de confuzie se aproba anual de către administratori, respectiv de către ordonatorii de credite. Aceste liste sunt de uz intern, fiind numai la dispoziția administratorului unității, respectiv a ordonatorilor de credite.

Compensarea se face pentru cantități egale între plusurile și lipsurile constatate.

În cazul în care cantitățile sorturilor supuse compensării, la care s-au constatat plusuri, sunt mai mari decît cantitățile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat lipsuri, se va proceda la stabilirea egalității cantitative prin eliminarea din calcul a diferenței în plus. Aceasta eliminare se face începând cu sorturile care au prețurile unitare cele mai scăzute, în ordinea crescinda.

În cazul în care cantitățile sorturilor supuse compensării, la care s-au constatat lipsuri, sunt mai mari decît cantitățile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat plusuri, se va proceda, de asemenea, la stabilirea egalității cantitative prin eliminarea din calcul a cantității care depășește totalul cantitativ al plusurilor. Eliminarea se face începând cu sorturile care au prețurile unitare cele mai scăzute, în ordine crescinda.

46. Pentru valorile materiale la care sunt acceptate scăzăminte, în cazul compensării lipsurilor cu plusurile stabilite la inventariere, scazamintele se calculează numai în situația în care cantitățile lipsa sunt mai mari decît cantitățile constatate în plus.

În aceasta situație, cotele de scăzăminte se aplică în primul rind la valorile materiale la care s-au constatat lipsurile.

Dacă în urma aplicării scazamintelor respective mai rămân diferențe cantitative în minus, cotele de scăzăminte se pot aplica și asupra celorlalte valori materiale admise în compensare, la care s-au constatat plusuri sau la care nu au rezultat diferențe.

Diferența stabilită în minus în urma compensării și aplicării tuturor cotelor de scăzăminte, reprezentind prejudiciu pentru unitate, se recuperează de la persoanele vinovate, în conformitate cu dispozițiile legale.

Normele de scăzăminte nu se aplică anticipat, ci numai după constatarea existenței efective a lipsurilor și numai în limita acestora.

De asemenea, normele de scăzăminte nu se aplică automat, aceste norme fiind considerate limite maxime.

Pentru pagubele constatate în gestiune răspund persoanele vinovate de producerea lor. Imputarea acestora se va face la valoarea de înlocuire, asa cum a fost definită aceasta la pct. 45 din prezentele norme.

47. Provizioanele constituite cu ocazia inventarierii, pentru deprecierile constatate și pentru riscurile și cheltuielile viitoare, nu sunt deductibile fiscal, cu excepția celor prevăzute în reglementările legale în vigoare.

48. Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate atât în evidenta tehnico-operativă, cît și în contabilitate, în termen de cel mult 5 zile de la data terminării operațiunilor de inventariere.

Pe baza registrului-inventar și a balanței de verificare se întocmește bilanțul contabil, ale cărui posturi, în conformitate cu art. 28 din Legea contabilității, trebuie să corespundă cu datele înregistrate în contabilitate, puse de acord cu situația reală a elementelor patrimoniale stabilite pe baza inventarului.

49. Prevederile art. 28 din Legea contabilității nr. 82/1991 , referitoare la obligativitatea corelării datelor din bilanț cu datele înregistrate în contabilitate, puse de acord cu situația reală a elementelor patrimoniale stabilite pe baza inventarului, se aplică și instituțiilor publice.

În acest scop ordonatorii de credite au obligația de a organiza operațiunile de inventariere potrivit prezentelor norme, cu următoarele precizări:

Ordonatorii de credite din domeniile sănătății, învățământului etc., ale căror cheltuieli sunt finanțate din bugetul de stat și parțial din alte bugete, respectiv din bugetul local, cu ocazia operațiunilor de inventariere vor întocmi liste de inventariere distincte pentru stocurile de bunuri provenite din finanțarea din alte bugete, respectiv din bugetul local (materiale sau eventual obiecte de inventar), din care un exemplar se transmite ordonatorului de credite care le-a finanțat - respectiv consiliul local - pentru a fi avute în vedere la stabilirea finanțării în perioadele următoare.

Valoarea materialelor aflate în stoc la sfârșitul anului la unitățile subordonate fără organe proprii de contabilitate - înregistrate pe cheltuieli - pe baza listelor de inventariere separate, se evidențiază în contabilitatea ordonatorului de credite prin diminuarea cheltuielilor și majorarea valorii stocurilor de materiale.

La începutul anului următor, operațiunea se storneaza prin debitarea contului de cheltuieli și creditarea contului de materiale corespunzător.

În același mod se procedează și cu valoarea stocurilor de materiale aflate în secțiile, laboratoarele, atelierele etc. instituțiilor publice, eliberate din magazie, dar neconsumate încă.

Bunurile reprezentind patrimoniul public și privat, aflate în administrarea instituțiilor publice, se inventariaza separat și se înscriu în liste distincte.

Comisia de inventariere la instituțiile publice este unica, atribuțiile ei referindu-se atât la patrimoniul administrat direct de aceasta, cît și la patrimoniul instituțiilor subordonate, fără personalitate juridică, care nu au organe proprii de contabilitate (circumscripții veterinare, școli generale etc.). În aceste cazuri, din comisia de inventariere face parte, în mod obligatoriu, și cîte un reprezentant al unității respective, fără personalitate juridică.

Bunurile aflate în administrarea instituțiilor publice se inventariaza anual, cu excepția clădirilor, construcțiilor speciale și a celorlalte bunuri aflate în gestiunea misiunilor diplomatice și a oficiilor consulare, care se inventariaza o dată la 3 ani.

Inventarierea bunurilor de patrimoniu, culturale, artistice, inclusiv a fondului de carte, a valorilor de muzeu, și a recuzitei din cadrul instituțiilor artistice de spectacole se face în condițiile și la termenele stabilite prin norme elaborate de Ministerul Culturii, cu avizul Ministerului Finanțelor.

Se supun regulilor inventarierii anuale bunurilor de valoare (tablouri, cristaluri, argintarii), precum și obiectele ce conțin metale și pietre prețioase de valoare, aflate în administrarea instituțiilor publice.

În funcție de specificul activității unor unități, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administrației publice centrale și locale, în calitatea lor de ordonatori principali de credite, pot elabora norme proprii privind inventarierea unor bunuri materiale cu caracter specific aflate în administrare, inclusiv pentru stabilirea unor excepții de la regula generală de inventariere, care vor fi avizate de Ministerul Finanțelor.

Bunurile inventariate la instituțiile publice se evalueaza și se înscriu în listele de inventariere la valoarea contabila (valoarea de înregistrare).

Bunurile constatate lipsa la inventariere se evalueaza și se înregistrează în contabilitate la valoarea contabila. Lipsurile imputabile se recuperează, de la persoanele vinovate, la valoarea de înlocuire, determinata potrivit prezentelor norme.

Bunurile constatate în plus se evalueaza și se înregistrează în contabilitate la costul de achiziție al acestora, potrivit prevederilor pct. 19 din Regulamentul de aplicare a Legii contabilității nr. 82/1991 , în funcție de prețul pieței la data constatării sau de costul de achiziție al bunurilor similare.

Pentru deprecierile consemnate în procesul-verbal de inventariere, instituțiile publice, neaplicând principiul prudentei, nu constituie provizioane.

Pentru lipsuri, sustrageri și orice alte fapte care produc pagube ce constituie infracțiuni, ordonatorul de credite este obligat sa sesizeze organele de urmărire penală, în condițiile și la termenele stabilite de lege.

Pagubele constatate la inventariere, imputate persoanelor vinovate, precum și debitorii insolvabili, se evidențiază în contabilitate în conturi analitice distincte, iar în cadrul acestora pe fiecare debitor, urmărindu-se recuperarea lor potrivit legii.

Scăderea din contabilitate a unor pagube care nu se datorează culpei unei persoane se face în baza aprobării ordonatorului de credite respectiv, cu avizul ordonatorului de credite ierarhic superior. În acest scop, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administrației publice centrale, iar pentru consiliile locale și județene - Departamentul pentru Administrație Publică Locală din cadrul Guvernului - vor elabora norme proprii care vor fi supuse spre avizare Ministerului Finanțelor.

Nu intra sub incidența prevederilor de mai sus bunurile de patrimoniu, culturale, artistice, inclusiv fondul de carte și valorile de muzeu.

Plusul de casa constatat cu ocazia inventarierii în casieriile instituțiilor publice finanțate din mijloace bugetare sau extrabugetare se vărsa la bugetul de stat.

50. Unitățile aparținând Ministerului Apărării Naționale, Ministerului de Interne și altor instituții cu caracter special prevăzute prin lege vor efectua inventarierea patrimoniului pe bază de norme proprii avizate de Ministerul Finanțelor. Fac excepție de la prevederile alineatului precedent regiile autonome și alte unități economice din subordinea acestora, care vor aplica prezentele norme.

51. Derogarile de la regula inventarierii anuale, precum și alte reglementări contrare prezentelor norme, aprobate anterior de Ministerul Finanțelor unor categorii de instituții publice, se abroga.