Ordinul nr. 83/2008

Entitățile reglementate au obligația să întocmească, să stabilească și să aplice politici, proceduri și mecanisme adecvate în materie de cunoaștere a clientelei, de raportare, de păstrare a evidențelor, de control intern, evaluare și gestionare a riscurilor, managementul de conformitate și comunicare, pentru a preveni și împiedica implicarea entității reglementate în operațiuni suspecte de spălare de bani și finanțare a actelor de terorism, asigurând instruirea corespunzătoare a angajaților.

Entitățile reglementate trebuie să întocmească o procedură scrisă de acceptare a clienților.

Entitățile reglementate sunt obligate să identifice, să verifice și să înregistreze identitatea clienților și a beneficiarilor reali înainte de a iniția orice relație de afaceri sau de a efectua tranzacții în numele clientului/beneficiarului real.

Entitățile reglementate au obligația de a se asigura că politicile și procedurile interne sunt aplicate și în sediile lor secundare, inclusiv cele localizate în străinătate.

Entitățile reglementate sunt obligate să informeze toate sucursalele și filialele lor situate în state terțe asupra politicilor și procedurilor emise în aplicarea

Legii nr. 656/2002 .

Entitățile reglementate au obligația de a desemna printr-un act intern una sau mai multe persoane care au responsabilități în aplicarea prevederilor legale referitoare la prevenirea și combaterea spălării banilor și a finanțării actelor de terorism, ale căror nume vor fi comunicate Oficiului și C.N.V.M, împreună cu natura și limitele responsabilităților menționate. Actul intern va fi comunicat direct la sediul Oficiului și la sediul C.N.V.M. sau prin intermediul serviciilor poștale cu confirmare de primire.

Entitățile reglementate au obligația de a desemna un ofițer de conformitate subordonat conducerii executive, care coordonează implementarea politicilor și procedurilor interne menționate la art. 4.

În situația în care entitatea reglementată are obligația constituirii unui compartiment de control intern, specializat în supravegherea respectării legislației în vigoare, persoanele desemnate în conformitate cu prevederile alin. (1) pot fi încadrate în compartimentul de control intern.

Numele împreună cu funcția ocupată și cu responsabilitățile stabilite ale persoanelor menționate la alin. (1) și (2) vor fi comunicate Oficiului și C.N.V.M., în termen de 30 de zile de la data intrării în vigoare a prezentului regulament.

Entitatea reglementată va notifica Oficiul și C.N.V.M. cu privire la schimbarea sau înlocuirea angajaților menționați la alin. (1) și (2), în termen de 15 zile de la data respectivei modificări.

Persoanele desemnate conform alin. (1) și (2) răspund pentru îndeplinirea sarcinilor stabilite în aplicarea

Legii nr. 656/2002

și a prezentului regulament. În îndeplinirea sarcinilor stabilite, aceste persoane vor avea acces direct și permanent la toate evidențele întocmite de entitatea reglementată în conformitate cu prevederile prezentului regulament și cu celelalte prevederi legale incidente.

Entitățile reglementate trebuie să pună în aplicare proceduri de verificare (screening) pentru a asigura standarde ridicate atunci când sunt angajate persoane.

Entitățile reglementate trebuie să asigure instruirea corespunzătoare a angajaților cu privire la prevenirea și combaterea spălării banilor și a finanțării actelor de terorism.

Programele de instruire trebuie să asigure faptul că angajații:

a) sunt la curent cu legile, regulamentele, regulile, politicile și procedurile privind prevenirea și combaterea spălării banilor și a finanțării actelor de terorism;

b) au competența necesară pentru a analiza adecvat tranzacțiile în scopul identificării activităților de spălare a banilor și finanțare a actelor de terorism;

c) cunosc în întregime cerințele de raportare.

Entitățile reglementate vor comunică tuturor angajaților politicile și procedurile de prevenire și combatere a spălării banilor și a finanțării actelor de terorism.

Entitățile reglementate sunt obligate ca în desfășurarea activității lor să adopte măsuri adecvate de prevenire a spălării banilor și a finanțării actelor de terorism și, în acest scop, pe bază de risc, aplică măsuri-standard, simplificate sau suplimentare de cunoaștere a clientelei, care să le permită identificarea, după caz, și a beneficiarului real.

Entitățile reglementate au obligația de a revizui măsurile-standard de identificare a clientului în momentul în care apar suspiciuni asupra clientului în cursul desfășurării operațiunilor.

Entitățile reglementate au obligația de a se asigura că toate măsurile-standard de identificare a clientului sunt aplicate și în sediile sale secundare, inclusiv cele localizate în străinătate.

Entitățile reglementate sunt obligate să aplice toate măsurile-standard de cunoaștere a clientelei în următoarele situații:

a) la stabilirea unei relații de afaceri;

b) atunci când se efectuează tranzacții ocazionale în valoare de cel puțin 15.000 euro ori echivalent, indiferent dacă tranzacția se realizează printr-o singură operațiune sau mai multe operațiuni care par a avea o legătură între ele;

c) când există suspiciuni că operațiunea în cauză are drept scop spălarea banilor sau finanțarea actelor de terorism, indiferent de valoarea operațiunii sau de incidența prevederilor derogatorii de la obligația de a aplica măsurile-standard de cunoaștere a clientelei;

d) dacă există îndoieli privind veridicitatea sau adecvarea informațiilor de identificare deja deținute despre client; în cazul în care există îndoieli cu privire la faptul că un client acționează în nume propriu sau în cazul în care există certitudine cu privire la faptul că acel client acționează în numele altei persoane, entitatea reglementată este obligată să ia măsurile-standard de cunoaștere a clientelei pentru a obține informații cu privire la adevărata identitate a persoanei în interesul ori în numele căreia acționează clientul.

Entitățile reglementate vor aplica măsurile-standard de cunoaștere a clientelei tuturor clienților noi, precum și, cât mai curând posibil, în funcție de risc, în cazul tuturor clienților existenți.

Entitățile reglementate sunt obligate să nu țină conturi anonime, respectiv conturi pentru care identitatea titularului sau a beneficiarului real nu este cunoscută și evidențiată corespunzător.

Entitățile reglementate vor întreprinde măsurile care se impun în cazul operațiunilor care favorizează anonimatul sau care permit interacțiunea în absență cu clientul, pentru a împiedica utilizarea lor în operațiuni de spălare a banilor sau de finanțare a actelor de terorism.

Entitatea reglementată nu va deschide conturi, nu va iniția operațiuni sau realiza tranzacții și va înceta orice operațiune în cazul în care este în incapacitate să realizeze identificarea clientului conform prevederilor prezentului regulament și ale normelor legale în vigoare.

Entitatea reglementată poate refuza deschiderea de conturi sau derularea de operațiuni în cazul în care:

a) clientul nu se conformează procedurii prevăzute la art. 4 alin. (2);

b) are suspiciuni că acel client poate fi implicat în operațiuni de spălare a banilor sau în finanțarea actelor de terorism.

Entitățile reglementate sunt obligate să monitorizeze continuu relația de afaceri, inclusiv prin analizarea tranzacțiilor încheiate pe parcursul acesteia, în vederea asigurării că aceste tranzacții corespund informațiilor deținute despre client, profilul său de risc și profilul activității, inclusiv, după caz, privind sursa fondurilor, și prin asigurarea actualizării documentelor, datelor și informațiilor deținute.

Entitățile reglementate trebuie să preia în evidențele lor următoarele informații legate de oricare client, persoană fizică, care are obligația să le furnizeze sub semnătură:

a) numele și prenumele complet ale clientului și orice alte nume folosite (de exemplu, pseudonim);

b) locul și data nașterii;

c) codul numeric personal sau echivalentul acestuia pentru persoanele străine;

d) numărul și seria documentului de identitate;

e) data eliberării documentului de identitate și entitatea care l-a emis;

f) domiciliul stabil/reședința (adresa completă - stradă, număr, bloc, scară, etaj, apartament, oraș, județ/sector, cod poștal, țară);

g) cetățenia, naționalitatea și țara de origine;

h) calitatea de rezident/nerezident;

i) telefon/fax;

j) scopul și natura operațiunilor derulate cu entitatea reglementată;

k) denumirea și locul desfășurării activității/ocupația;

l) funcția publică deținută, dacă este cazul;

m) numele beneficiarului real, dacă este cazul.

Entitatea reglementată va păstra o copie a documentului de identitate al clientului. Clientul trebuie să prezinte documente de identitate cu fotografie, emise în condițiile legii de organele abilitate legal.

Entitatea reglementată are obligația de a verifica informațiile primite de la client, pe baza documentelor primare obținute de la acesta.

Entitățile reglementate trebuie să preia în evidențele lor, după caz, următoarele informații legate de client, persoană juridică sau entitate fără personalitate juridică, care are obligația să le furnizeze:

a) denumirea;

b) forma și structura juridică;

c) numărul, seria și data certificatului de înregistrare/documentului de înregistrare la Oficiul Național al Registrului Comerțului sau la autorități similare ori echivalente;

d) capitalul social subscris și vărsat;

e) codul unic de înregistrare (CUI) sau echivalentul acestuia pentru persoanele străine;

f) instituția de credit și codul IBAN;

g) lista persoanelor cu drept de semnătură în cont, a administratorilor, a persoanelor cu funcții de conducere sau cu mandat de reprezentare a clientului și specimenul de semnătură al acestora;

h) adresa completă a sediului social/sediului central sau, după caz, a sucursalei;

i) structura acționariatului/asociaților;

j) telefon, fax și, după caz, e-mail, pagină de internet;

k) scopul și natura operațiunilor derulate cu entitatea reglementată;

l) numele/denumirea beneficiarului real.

Clientul, persoană juridică sau entitate fără personalitate juridică, va prezenta următoarele documente, iar entitatea reglementată va reține, după caz, copii certificate ale acestora:

a) actul constitutiv/contractul de societate și statutul;

b) împuternicirea pentru persoana care reprezintă clientul, dacă aceasta nu este reprezentantul legal;

c) certificatul constatator eliberat de Oficiul Național al Registrului Comerțului (pentru societățile comerciale) sau de autoritățile similare din statul de origine și documentele echivalente pentru celelalte tipuri de persoane juridice sau entități fără personalitate juridică, care să ateste informațiile ce țin de identificarea clientului;

d) o declarație semnată de către reprezentanții legali cu privire la activitatea desfășurată de client și la funcționarea legală a acestuia.

Entitatea reglementată va lua măsurile de identificare a persoanelor fizice care intenționează să acționeze în numele clientului, persoană juridică sau entitate fără personalitate juridică, potrivit politicilor și procedurilor referitoare la identificarea persoanelor fizice, și va analiza documentele în baza cărora persoanele sunt mandatate să acționeze în numele persoanei juridice.

Documentele prezentate de client, persoană juridică sau entitate fără personalitate juridică, vor include traducerea legalizată în limba română în cazul în care documentele originale sunt întocmite în altă limbă.

În activitatea desfășurată o entitate reglementată poate utiliza în scopul aplicării măsurilor-standard de cunoaștere a clientului informațiile referitoare la client, obținute de la o terță parte.

Terța parte care intermediază contactul cu clientul va transmite persoanei care aplică măsurile-standard de cunoaștere a clientelei toate informațiile obținute în cadrul procedurilor proprii de identificare, astfel încât să fie respectate cerințele prevăzute la secțiunea a 2-a.

Copii ale documentelor pe baza cărora s-au realizat identificarea și verificarea identității clientului și, după caz, a beneficiarului real vor fi transmise de terța parte imediat, la cererea persoanei căreia i-a fost recomandat clientul.

Responsabilitatea ultimă pentru îndeplinirea tuturor măsurilor-standard de cunoaștere a clientelei aparține persoanelor care utilizează terța parte.

Entitățile reglementate sunt obligate să aplice, pe lângă măsurile-standard de cunoaștere a clientelei, pe bază de risc, măsuri suplimentare de cunoaștere a clientelei în toate situațiile care, prin natura lor, pot prezenta un risc sporit de spălare a banilor sau de finanțare a actelor de terorism. Aplicarea măsurilor suplimentare de cunoaștere a clientelei este obligatorie cel puțin în următoarele situații:

a) în cazul persoanelor care nu sunt prezente fizic la efectuarea operațiunilor, situație în care se vor aplica una sau mai multe dintre următoarele măsuri, fără ca această enumerare să fie limitativă:

1. solicită documente și informații suplimentare pentru a stabili identitatea clientului și a beneficiarului real;

2. întreprind măsuri suplimentare pentru verificarea ori certificarea documentelor furnizate sau vor solicita o certificare din partea unei instituții de credit ori financiare supuse unor cerințe de prevenire și combatere a spălării banilor și finanțării actelor de terorism, echivalente standardelor prevăzute în

Legea nr. 656/2002

și în reglementările emise în aplicarea acesteia;

3. solicită ca prima operațiune să se realizeze prin intermediul unui cont deschis în numele clientului la o instituție de credit supusă unor cerințe de prevenire și combatere a spălării banilor și finanțării terorismului, echivalente standardelor prevăzute în

Legea nr. 656/2002

și în reglementările emise în aplicarea acesteia;

b) în cazul tranzacțiilor ocazionale sau al relațiilor de afaceri cu persoanele expuse politic, care sunt rezidente într-un alt stat membru al Uniunii Europene sau al Spațiului Economic European ori într-un stat terț, situație în care entitățile reglementate trebuie:

1. să dispună de reguli și proceduri pe bază de risc care să permită identificarea clienților care se încadrează în această categorie;

2. să obțină aprobarea în scris a conducerii executive a entității reglementate înaintea stabilirii unei relații de afaceri cu un client din această categorie. În cazul în care un client a fost acceptat, iar ulterior a fost identificat/devine client din această categorie, este de asemenea obligatorie aprobarea scrisă a conducerii entității pentru continuarea relațiilor de afaceri cu clientul respectiv;

3. să adopte proceduri și măsuri corespunzătoare pentru a stabili sursa veniturilor și sursa fondurilor implicate în relația de afaceri sau în tranzacția ocazională;

4. să realizeze o monitorizare și o supraveghere sporită și permanentă a relației de afaceri cu persoanele din această categorie.

Entitățile reglementate sunt obligate să aplice măsuri suplimentare de cunoaștere a clientelei și în alte cazuri decât cele prevăzute de alin. (1), care, prin natura lor, prezintă un risc sporit de spălare a banilor sau de finanțare a actelor de terorism.

Entitățile reglementate au obligația să monitorizeze toate operațiunile efectuate de către clienții lor, iar cu prioritate, operațiunile efectuate de către categoria de clienți cu risc ridicat.

În momentul în care se decide cu privire la clienții care sunt incluși în categoria clienților cu risc ridicat, următoarele informații trebuie avute în vedere:

a) tipul de client - persoană fizică/juridică sau entitate fără personalitate juridică;

b) țara de origine;

c) funcția publică sau funcția importantă deținută;

d) tipul de activitate desfășurată de către client;

e) sursa fondurilor clientului;

f) alți indicatori de risc.

Entitățile reglementate vor acorda o atenție sporită la relațiile de afaceri și tranzacțiile cu persoane din jurisdicții care nu beneficiază de sisteme adecvate de prevenire și combatere a spălării banilor și a finanțării actelor de terorism.

Entitățile reglementate vor acorda o atenție deosebită tuturor tranzacțiilor complexe, neobișnuit de mari sau care nu se circumscriu tipologiei obișnuite, inclusiv operațiunilor care nu par să aibă un sens economic, comercial ori legal.

Circumstanțele și scopul unor asemenea tranzacții trebuie să fie examinate cât mai curând posibil de către entitatea reglementată, inclusiv pe baza unor documente suplimentare solicitate clientului pentru justificarea tranzacției.

Constatările verificărilor efectuate conform prevederilor alin. (3) trebuie să fie consemnate în scris și vor fi disponibile pentru verificări ulterioare efectuate sau pentru autoritățile competente și auditori, pentru o perioadă de cel puțin 5 ani.

Entitățile reglementate au obligația păstrării tuturor informațiilor privind măsurile de identificare a clientului, pentru o perioadă de cel puțin 5 ani, începând cu data când se încheie relația cu clientul.

Entitățile reglementate trebuie să păstreze toate documentele și evidențele aferente tuturor tranzacțiilor și operațiunilor clientului timp de cel puțin 5 ani de la încheierea tranzacției sau chiar mai mult, la solicitarea Oficiului sau a altor autorități, indiferent dacă respectivul cont a fost închis sau relația cu clientul a încetat. Respectivele evidențe trebuie să fie suficiente pentru a permite o reconstituire a tranzacției individuale, inclusiv suma și tipul valutei, pentru a furniza probe în justiție, dacă este necesar.

Entitățile reglementate sunt obligate să aibă proceduri interne și să dispună de sisteme care să le permită transmiterea promptă, la solicitarea Oficiului, respectiv la solicitarea C.N.V.M. și/sau a organelor de urmărire penală, a informațiilor privind identitatea și natura relației pentru clienții specificați în solicitare cu care sunt în relații de afaceri sau cu care au avut o relație de afaceri în ultimii 5 ani.

Entitățile reglementate trebuie să identifice tranzacțiile sau tipurile de tranzacții suspecte efectuate în numele clienților lor.

În cazul în care o entitate reglementată are suspiciuni că o operațiune care urmează a fi efectuată are ca scop spălarea banilor sau finanțarea actelor de terorism, aceasta va transmite de îndată către Oficiu și C.N.V.M. un raport de tranzacții suspecte.

Entitățile reglementate, directorii, administratorii, reprezentanții și personalul acestora au obligația de a nu transmite, în afara condițiilor prevăzute de lege, informațiile deținute în legătură cu spălarea banilor și finanțarea actelor de terorism și de a nu avertiza clienții implicați sau alte terțe persoane despre faptul că o raportare privind o tranzacție suspectă sau informații aferente acesteia au fost/vor fi înaintate către Oficiu și C.N.V.M.

Entitățile reglementate trebuie să raporteze în cel mult 10 zile lucrătoare către Oficiu și C.N.V.M. operațiunile cu sume în numerar, în lei sau valută, a căror limită minimă o reprezintă echivalentul în lei a 15.000 euro, indiferent dacă tranzacția se realizează prin una sau mai multe operațiuni ce par a avea o legătură între ele.

Prevederile alin. (1) se aplică și transferurilor externe.