Ordinul nr. 604/2008

Comitetul director este alcătuit din secretarul de stat, șef al Departamentului ordine și siguranță publică, secretarul de stat, șef al Departamentului Schengen, secretarul de stat pentru relația cu Parlamentul și afaceri europene și secretarul general din cadrul Ministerului Internelor și Reformei Administrative.

Secretarul de stat, șef al Departamentului ordine și siguranță publică, îndeplinește funcția de președinte al Comitetului director.

Autoritatea responsabilă, autoritatea delegată și autoritatea de certificare pot fi reprezentate la întrunirile Comitetului director, la solicitarea președintelui acestuia.

Secretariatul Comitetului director este asigurat de Serviciul fonduri europene din cadrul Direcției generale afaceri europene și relații internaționale.

La reuniunile Comitetului director pot participa și alți reprezentanți ai structurilor Ministerului Internelor și Reformei Administrative, la invitația președintelui Comitetului director.

Președintele Comitetului director poate invita la reuniunile acestui organism și reprezentanți ai altor instituții sau autorități publice.

Comitetul director deliberează în mod valabil dacă la reuniune participă trei pătrimi din numărul membrilor săi și adoptă decizii cu votul majorității membrilor prezenți. Prezența președintelui este obligatorie. În caz de paritate, votul președintelui este hotărâtor.

În cazul în care nu este îndeplinită condiția cu privire la cvorumul necesar pentru deliberare prevăzută la alin. (1), reuniunea se suspendă. Reuniunea se reia după un interval de o săptămână, cu aceeași agendă.

Deciziile Comitetului director se iau pe bază de consens, definit în sensul prezentului ordin ca expresia acordului de voință al membrilor cu privire la problema supusă dezbaterii și la decizia propusă, considerată cea mai bună pentru gestionarea corespunzătoare a asistenței, pe baza unor argumente coerente și pragmatice.

În cazul în care nu se ajunge la consens, situația se prezintă ministrului internelor și reformei administrative, care va decide.

Membrii Comitetului director pot fi consultați și în scris. În spiritul respectării principiului parteneriatului, consultările scrise se aplică doar în cazuri excepționale, justificate corespunzător.

În cazul consultării scrise, prin secretariatul Comitetului director, se transmite membrilor acestuia un punctaj cu problemele apărute, inclusiv motivele care necesită luarea unei decizii în regim de urgență și soluțiile identificate.

Dacă, în termen de 5 zile lucrătoare de la data transmiterii, secretariatul primește obiecții scrise asupra documentelor transmise conform procedurii de consultare scrisă, acestea se transmit președintelui Comitetului director, care procedează la analizarea acestora cu membrii care au formulat obiecții. Documentul rezultat va fi transmis tuturor membrilor Comitetului director, pentru consultare.

În lipsa unui răspuns scris din partea membrilor trimis secretariatului în termen de 10 zile lucrătoare de la data retransmiterii, documentele se consideră adoptate. În cazul în care există obiecții, acestea sunt examinate în cadrul unei reuniuni a Comitetului director.

Secretariatul transmite membrilor Comitetului director varianta finală a documentelor adoptate, cu aplicarea termenelor prevăzute la alin. (7) și (8).

Membrii Comitetului director au următoarele atribuții:

a) participă la reuniunile Comitetului director și la procesul de adoptare a deciziilor;

b) se informează reciproc și dezbat aspectele relevante legate de implementarea Programului general;

c) urmăresc ducerea la îndeplinire a deciziilor Comitetului director.

Membrii Comitetului director nu sunt remunerați pentru activitatea desfășurată în cadrul acestuia.

Comitetul director se reunește, de regulă, semestrial sau ori de câte ori este necesar, la solicitarea președintelui.

Convocarea reuniunilor Comitetului director se face, de regulă, în scris, invitațiile fiind transmise prin poștă, curier, fax sau e-mail.

Secretariatul propune spre aprobare președintelui agenda preliminară a următoarei reuniuni și, ulterior, o trimite membrilor Comitetului director.

Propunerile de completare/modificare a agendei preliminare se adresează președintelui în termen de două zile lucrătoare de la data primirii acesteia. Agenda finală se supune aprobării președintelui și se transmite împreună cu documentele-suport membrilor și invitaților cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte de data reuniunii.

La începutul fiecărei reuniuni se adoptă agenda și se discută stadiul realizării măsurilor stabilite la reuniunea precedentă.

La sfârșitul fiecărei reuniuni se stabilește data orientativă a următoarei reuniuni a Comitetului director.

Reuniunile Comitetului director nu au caracter public.

Deciziile adoptate în cadrul reuniunii Comitetului director sunt consemnate de către secretariat într-un proces-verbal. Acest document se transmite tuturor membrilor Comitetului director, precum și responsabililor cu îndeplinirea deciziilor în termen de două zile lucrătoare de la data reuniunii.

Observațiile asupra procesului-verbal pot fi trimise secretariatului în termen de 5 zile lucrătoare de la transmiterea acestuia. Observațiile sunt consemnate de secretariat în anexa la procesul-verbal. Procesul-verbal și anexele sunt transmise membrilor și celorlalți participanți la reuniunea Comitetului director în termen de 10 de zile lucrătoare de la data reuniunii.

Secretariatul are următoarele atribuții principale:

a) asigură pregătirea logistică și transmiterea invitațiilor de participare la reuniunea Comitetului director;

b) primește și, după caz, întocmește și integrează documentele-suport relevante pentru desfășurarea reuniunilor Comitetului director și asigură transmiterea acestora către membrii Comitetului director;

c) ține evidența și monitorizează modul de implementare a deciziilor Comitetului director, prezentând la fiecare reuniune a acestuia stadiul realizării lor;

d) primește și asigură soluționarea corespondenței legate de activitatea Comitetului director;

e) asigură păstrarea și arhivarea, în format electronic și pe hârtie, a tuturor documentelor referitoare la reuniunile Comitetului director;

f) pune la dispoziția membrilor grupurilor de lucru ale Comitetului director, stabilite conform art. 12, în vederea evaluării, documentele aferente aplicațiilor depuse spre finanțare;

g) transmite lista finală a propunerilor de proiecte, aprobată de Comitetul director, către autoritatea delegată;

h) informează Autoritatea de Audit de pe lângă Curtea de Conturi asupra agendei de lucru și deciziilor luate în cadrul reuniunilor Comitetului director.

Orice solicitare de informații cu privire la activitatea Comitetului director se adresează secretariatului fie pe cale electronică, fie pe suport hârtie.

Prin decizie a Comitetului director se pot înființa grupuri tehnice de lucru, pentru a asista Comitetul director în îndeplinirea atribuțiilor sale.

Prin decizia prevăzută la alin. (1) se stabilesc structurile Ministerului Internelor și Reformei Administrative care urmează să desemneze reprezentanți în cadrul grupurilor tehnice de lucru, precum și termenele de rezolvare a sarcinilor.

Conducătorii structurilor Ministerului Internelor și Reformei Administrative, stabilite potrivit alin. (2), desemnează reprezentanții în termen de două zile de la comunicarea deciziei de către secretariat.

Grupurile tehnice de lucru se întrunesc ori de câte ori este necesar, la solicitarea secretariatului, în aplicarea deciziilor Comitetului director.

Persoanele care participă la procesul decizional, de monitorizare și implementare a Programului general trebuie să semneze o declarație de imparțialitate și confidențialitate, conform modelelor prevăzute de legislația în vigoare.

Declarațiile semnate se depun la autoritatea responsabilă, care asigură păstrarea acestora pe termen de 5 ani.

Declarațiile de imparțialitate și confidențialitate se actualizează în fiecare an.

În vederea derulării procesului de selecție a proiectelor, autoritatea delegată constituie o comisie de evaluare a proiectelor, a cărei componență se aprobă de autoritatea responsabilă.

Criteriile generale și specifice de conformitate administrativă, eligibilitate, evaluare și selecție a proiectelor, utilizate de comisiile de evaluare, se stabilesc de autoritatea delegată, cu avizul autorității responsabile.

În cazul în care autoritatea delegată acționează în calitate de executant cu atribuții de monopol legal, specifice domeniului ordine și siguranță publică, aceasta poate beneficia de fondurile din cadrul Programului general, sub rezerva adoptării unei decizii de finanțare avizate de autoritatea responsabilă și aprobate de secretarul de stat coordonator al autorității delegate.

Decizia de finanțare reprezintă actul care se elaborează în cazul în care beneficiarul se găsește în instituția care gestionează asistența financiară nerambursabilă aferentă unei acțiuni în scopul atingerii priorităților strategice din Programul general.

La nivelul structurilor Ministerului Internelor și Reformei Administrative implicate în gestionarea Programului general se stabilesc următoarele funcții:

a) ofițer responsabil de program, denumit în continuare ORP, șeful Direcției generale afaceri europene și relații internaționale;

b) ofițer delegat pentru activitatea de contractare și plată, denumit în continuare ODACP, șeful Oficiului Român pentru Imigrări, respectiv inspectorul general al poliției de frontieră;

c) ofițer responsabil pentru activitatea de certificare, denumit în continuare ORAC, șeful Direcției generale financiare.

ORP, ODACP și ORAC își desemnează înlocuitorul legal la nivel de director general adjunct sau similar.

ORP, ODACP și ORAC îndeplinesc toate atribuțiile care le revin în calitate de conducători ai autorităților desemnate prin

Ordinul ministrului internelor și reformei administrative nr. 398/2008

și al ministrului economiei și finanțelor nr. 168/2008.

În îndeplinirea atribuțiilor funcționale, ORP emite decizii.

Deciziile ORP emise în aplicarea dispozițiilor art. 4 din Decizia Comisiei nr. 2008/22/CE de stabilire a normelor de punere în aplicare a

Deciziei nr. 573/2007/CE

a Parlamentului European și a Consiliului de instituire a Fondului European pentru Refugiați pentru perioada 2008-2013 în cadrul programului general "Solidaritatea și gestionarea fluxurilor migratorii", în ceea ce privește sistemele de gestiune și control ale statelor membre, normele de gestiune administrativă și financiară și eligibilitatea cheltuielilor privind proiectele cofinanțate de fond, publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 7 din 10 ianuarie 2008, sunt obligatorii în toate aspectele care privesc gestionarea Programului general pentru structurile Ministerului Internelor și Reformei Administrative care au responsabilități legate de implementarea Programului general, cu excepția celor care au atribuții de audit și certificare.

Dispozițiile alin. (5) se aplică și deciziilor ORP emise în aplicarea dispozițiilor corespunzătoare din deciziile Comisiei de stabilire a normelor de punere în aplicare a

Deciziei nr. 573/2007/CE

a Parlamentului European și a Consiliului, a

Deciziei nr. 574/2007/CE

a Parlamentului European și a Consiliului și a

Deciziei nr. 575/2007/CE

a Parlamentului European și a Consiliului.