Ordinul nr. 398/2008

Articolul 1

Articolul 2

În sensul prezentului ordin, termenii și expresiile de mai jos au următoarele înțelesuri:

a) program anual și program multianual - documentele de planificare strategică și programare financiară, elaborate pentru fiecare fond, care au drept scop orientarea și stimularea activității de atingere a obiectivelor elaborate în baza documentelor strategice sectoriale și a liniilor directoare aprobate de Comisia Europeană;

b) autoritate responsabilă - organismul abilitat să gestioneze asistența financiară acordată României prin Programul general, să planifice și să coordoneze activitățile de evaluare a proiectelor finanțate în cadrul Programului general;

c) autoritate delegată - organismul desemnat de către autoritatea responsabilă de a efectua procedurile de contractare și plată pentru proiectele stabilite prin programul anual și programul multianual;

d) autoritate de certificare - organismul desemnat să certifice declarațiile de cheltuieli efectuate în cadrul proiectelor finanțate prin programul general;

e) autoritate de audit - organismul care efectuează auditarea utilizării asistenței financiare comunitare acordate României prin Programul general, în conformitate cu procedurile proprii și cu standardele internaționale de audit acceptate;

f) cofinanțare publică națională - sumele prevăzute în bugetul Ministerului Internelor și Reformei Administrative, respectiv în bugetele organismelor prestatoare de servicii publice și de utilitate publică de interes local sau județean, după caz, pentru finanțarea cheltuielilor eligibile aferente proiectelor finanțate în cadrul Programului general;

g) cofinanțare privată - orice contribuție la finanțarea cheltuielilor eligibile, alta decât cea prevăzută la lit. f), aferentă fondurilor alocate României prin Programul general;

h) parteneri - orice persoană juridică de drept privat sau public, care participă la dezvoltarea unui program multianual, definit pentru Fondul european pentru refugiați la art. 11 din

Decizia nr. 573/2007/CE

a Parlamentului European și a Consiliului din 23 mai 2007 de instituire a Fondului european pentru refugiați pentru perioada 2008-2013, pentru Fondul european de returnare la art. 12 din

Decizia nr. 575/2007/CE

a Parlamentului European și a Consiliului din 23 mai 2007 de instituire a Fondului european de returnare pentru perioada 2008-2013, pentru Fondul european de integrare a naționalilor țărilor terțe pentru perioada 2007-2013, la art. 10 din Decizia nr. 435 a Consiliului din 25 iunie 2007 de instituire a Fondului european de integrare a naționalilor țărilor terțe pentru perioada 2007-2013 și pentru Fondul pentru frontierele externe la art. 12 din

Decizia nr. 574/2007/CE

a Parlamentului European și a Consiliului din 23 mai 2007 de instituire a Fondului pentru frontierele externe pentru perioada 2007-2013;

i) contribuția financiară a Uniunii Europene - sumele alocate României de către Uniunea Europeană pentru finanțarea proiectelor în cadrul Programului general;

j) debite față de bugetul Uniunii Europene - astfel cum sunt definite la

art. 1 lit. s) din Ordonanța Guvernului nr. 29/2007

privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinanțării și a cofinanțării alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul național de dezvoltare, în bugetul instituțiilor implicate în gestionarea instrumentelor structurale și utilizarea acestora pentru obiectivul convergență, aprobată cu modificări și completări prin

Legea nr. 249/2007 , inclusiv majorările de întârziere;

k) cheltuieli eligibile - cheltuielile aferente proiectelor din cadrul Programului general, care respectă toate criteriile de eligibilitate stabilite de Comisia Europeană și care pot fi finanțate atât din Fondul european pentru refugiați, Fondul european pentru returnare, Fondul european pentru integrarea resortisanților statelor terțe, Fondul frontierelor externe, cât și din cofinanțarea publică națională sau privată;

l) cheltuieli neeligibile - cheltuielile inerente realizării proiectelor finanțate din Fondul european pentru refugiați, Fondul european pentru returnare, Fondul european pentru integrarea resortisanților statelor terțe, Fondul frontierelor externe în cadrul Programului general, care nu pot fi finanțate din aceste fonduri, conform reglementărilor naționale și comunitare.

Articolul 3

Articolul 4

Programul anual și programul multianual pentru fiecare dintre fondurile care constituie Programul general sunt supuse aprobării conducerii Ministerului Internelor și Reformei Administrative anterior transmiterii acestora, spre aprobare, Comisiei Europene.

Articolul 5

Se desemnează Direcția generală afaceri europene și relații internaționale, denumită în continuare DGAERI, din cadrul Ministerului Internelor și Reformei Administrative, ca autoritate responsabilă pentru coordonarea implementării asistenței comunitare acordate prin Programul general.

Articolul 6

Atribuțiile autorității responsabile sunt următoarele:

a) atribuțiile prevăzute la art. 27 din

Decizia Parlamentului European și a Consiliului nr. 573/2007/CE

, la art. 29 din

Decizia Parlamentului European și a Consiliului nr. 574/2007/CE

, la art. 27 din

Decizia Parlamentului European și a Consiliului nr. 575/2007/CE

și la art. 25 din

Decizia Consiliului nr. 435/2007/CE

, cu excepția atribuțiilor delegate Oficiului Român pentru Imigrări și Inspectoratului General al Poliției de Frontieră, prevăzute la art. 8 din prezentul ordin;

b) înființează un punct unic de contact în cadrul Serviciului fonduri europene, răspunzător de:

(i) schimbul de informații cu unitățile angajate în folosirea mijloacelor fondului;

(îi) menținerea contactelor curente cu reprezentanții Comisiei Europene;

c) în conformitate cu prevederile art. 47 din

Decizia Parlamentului European și a Consiliului nr. 573/2007/CE

, ale art. 49 din

Decizia Parlamentului European și a Consiliului nr. 574/2007/CE

, ale art. 45 din

Decizia Consiliului nr. 435/2007/CE

și ale art. 47 din

Decizia Parlamentului European și a Consiliului nr. 575/2007/CE

, plătește la bugetul general al Uniunii Europene sumele care trebuie restituite, prin intermediul autorităților delegate;

d) ia măsurile necesare pentru identificarea neregulilor și efectuarea corecțiilor financiare, în cadrul domeniului său de competență, precum și pentru recuperarea de către autoritățile delegate a sumelor reprezentând contribuția financiară a Uniunii Europene sau cofinanțarea publică, care s-au dovedit a fi plătite nejustificat ca urmare a neregulilor constatate;

e) efectuează în colaborare cu Direcția generală audit intern din cadrul Ministerului Internelor și Reformei Administrative acțiuni de verificare a stadiului proiectelor și a îndeplinirii măsurilor stabilite cu ocazia ședințelor Comitetului de monitorizare.

Articolul 7

Articolul 8

Autoritatea delegată are următoarele atribuții principale:

a) organizează selecția de proiecte și procedurile de achiziții finanțate din fondurile alocate prin Programul general, este responsabilă pentru derularea acestora și evaluează ofertele din punct de vedere al corectitudinii documentației și a completitudinii în vederea desemnării câștigătorilor;

b) primește cereri de plată și efectuează plățile către contractor;

c) pentru aplicarea prevederilor art. 27 pct. 1 lit. m) din

Decizia Parlamentului European și a Consiliului nr. 573/2007/CE

, ale art. 29 pct. 1 lit. m) din

Decizia Parlamentului European și a Consiliului nr. 574/2007/CE

, ale art. 25 pct. 1 lit. n) din

Decizia Consiliului nr. 435/2007/CE

și ale art. 27 pct. 1 lit. m) din

Decizia Parlamentului European și a Consiliului nr. 575/2007/CE

, furnizează autorității responsabile și autorității de certificare evidențe detaliate privind plățile efectuate în vederea transmiterii acestora către Comisia Europeană;

d) trimite anual către autoritatea responsabilă și autoritatea de certificare declarația referitoare la sumele rămase de recuperat la acea dată;

e) asigură menținerea evidențelor financiare și păstrarea tuturor documentelor justificative privind operațiunile pe care le derulează cu respectarea termenelor de păstrare legale;

f) informează autoritatea responsabilă, periodic, la termenele stabilite de comun acord cu aceasta, referitor la stadiul plăților efectuate;

g) verifică și solicită modificări ale acordurilor/contractelor, dacă este necesar, pentru asigurarea conformității cu reglementările Programului general;

h) constituie comisiile de evaluare a ofertelor, având în vedere asigurarea componenței acestora sub aspectul competenței membrilor acesteia, pregătirii și imparțialității față de ofertanți, componența comisiilor de evaluare fiind supusă aprobării autorității responsabile;

i) elaborează proiectele de contract, negociază contractele și pregătește semnarea contractelor;

j) încheie acordurile/contractele aferente proiectelor finanțate prin Programul general, în vederea asigurării respectării procedurilor administrative ale acestuia;

k) utilizează registre contabile și înregistrarea contabilă adecvată a tuturor operațiunilor la nivel de program, proiect și contract;

l) operează în conturile financiare, în condițiile efectuării tuturor verificărilor standard și a reconcilierilor bancare necesare;

m) solicită autorizarea de plată "citit și aprobat" din partea autorității responsabile sau, după caz, returnarea la contractor a cererii de plată, pentru modificări;

n) elaborează rapoartele privind situația financiară a fiecărui program;

o) furnizează autorității responsabile și autorității de certificare, periodic, informații la zi privind planificarea selecției de proiecte și procedurilor de achiziții, a evaluării ofertelor și a atribuirii contractelor;

p) este responsabilă pentru aplicarea măsurilor necesare asigurării eligibilității operațiunilor finanțate prin Programul general, aplicând un management financiar și tehnic riguros și transparent;

q) suportă orice cheltuieli considerate neeligibile în urma unei misiuni de audit a Comisiei Europene, a Direcției generale audit intern din cadrul Ministerului Internelor și Reformei Administrative și/sau a Autorității de audit de pe lângă Curtea de Conturi a României;

r) supraveghează în permanență îndeplinirea tuturor obligațiilor asumate în conformitate cu acordurile/contractele încheiate;

s) transmite lunar către autoritatea de certificare, în copie conformă cu originalul, documentele contabile justificative și suport, documentele de plată sau alte documente cu valoare justificativă privind operațiunile care s-au derulat în luna anterioară;

t) întocmește documentele subsecvente aprobării programului anual și celui multianual în vederea organizării selecției de proiecte și a procedurilor de achiziții;

u) planifică și răspunde de organizarea în condiții optime a activităților aprobate prin program;

v) participă la controalele/auditul efectuate/efectuat de Comisia Europeană;

w) îndeplinește atribuțiile delegate de către autoritatea responsabilă, precum și alte atribuții ce derivă în mod firesc din statutul de autoritate delegată;

x) elaborează, în baza strategiilor sectoriale și a liniilor directoare transmise de către Comisia Europeană, programele anuale și programele multianuale, pe care le înaintează autorității responsabile;

y) elaborează și propune manualul de implementare și utilizare a fondurilor acordate României prin Programul general, în cooperare cu autoritățile implicate;

z) recuperează sumele reprezentând contribuția financiară a Uniunii Europene, cofinanțarea publică națională, care s-au dovedit a fi plătite nejustificat, ca urmare a neregulilor constatate;

aa) primește sumele corespunzătoare contribuției financiare a Uniunii Europene;

bb) plătește la bugetul general al Uniunii Europene sumele aferente debitelor față de bugetul Uniunii Europene.

Articolul 9

Se desemnează structura specializată a Direcției generale financiare din cadrul Ministerului Internelor și Reformei Administrative pentru îndeplinirea funcției de autoritate de certificare pentru asistența acordată prin Programul general.

Articolul 10

Atribuțiile autorității de certificare sunt prevăzute la art. 31 din

Decizia Parlamentului European și a Consiliului nr. 574/2007/CE

, la art. 29 din

Decizia Parlamentului European și a Consiliului nr. 573/2007/CE

, la art. 29 din

Decizia Parlamentului European și a Consiliului nr. 575/2007/CE

și la art. 27 din

Decizia Consiliului nr. 435/2007/CE

.

Articolul 11

Auditarea utilizării fondurilor acordate României prin Programul general se realizează conform legislației naționale și comunitare în materie, de către Autoritatea de audit de pe lângă Curtea de Conturi a României, abilitată în condițiile legii.

Articolul 12

Atribuțiile autorității de audit sunt prevăzute la art. 32 din

Decizia Parlamentului European și a Consiliului nr. 574/2007/CE

, la art. 30 din

Decizia Parlamentului European și a Consiliului nr. 573/2007/CE

, la art. 30 din

Decizia Parlamentului European și a Consiliului nr. 575/2007/CE

și la art. 28 din

Decizia Consiliului nr. 435/2007/CE

.

Articolul 13

Articolul 14

Articolul 15

Articolul 16

Dispozițiile prezentului ordin se aplică și pentru gestionarea proiectelor finanțate din fondurile acordate României prin Fondul european pentru refugiați pentru anul 2007, potrivit Deciziei nr. 2004/904/CE a Consiliului din 2 decembrie 2004 de instituire a Fondului european pentru refugiați pentru perioada 2005-2010, publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L381 din 28 decembrie 2004.

Articolul 17

Prezentul ordin intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al României, Partea I, cu excepția art. 11 și 12, care intră în vigoare la data abilitării prin lege a Autorității de audit de pe lângă Curtea de Conturi de a efectua auditul fondurilor alocate României prin Programul general.