Ordinul nr. 3105/2003

Anexa PRECIZĂRI

Pentru încheierea în mod corespunzător a exercițiului financiar pe anul 2002 societățile comerciale de asigurare, de asigurare-reasigurare și de reasigurare, denumite în continuare asiguratori precum și societățile de intermediere în asigurări, denumite în continuare brokeri de asigurare vor lua următoarele măsuri:

I. Întocmirea situațiilor financiare anuale

1. Potrivit prevederilor Legii contabilității nr. 82/1991 , republicată în Monitorul Oficial al României nr. 629/2002 persoanele juridice prevăzute la art. 1. alin. (1) din lege au obligația sa organizeze și sa conducă contabilitatea în conformitate cu reglementările legale în domeniu și sa întocmească situații financiare anuale.

2. Asiguratorii și brokerii de asigurare prevăzuți la pct. 1 din Reglementările contabile specifice domeniului asigurărilor, armonizate cu Directivele europene și Standardele internaționale de contabilitate aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor publice și al președintelui Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor nr. 2328/2390/2001, vor întocmi situațiile financiare aferente exercițiului financiar care se încheie la 31 decembrie 2002 avându-se în vedere formatul din reglementarea mai sus menționată, precum și Normele metodologice privind întocmirea, verificarea și centralizarea situațiilor financiare anuale ale societăților comerciale de asigurare, de asigurare-reasigurare și de reasigurare, precum și ale brokerilor de asigurare pe anul 2002, elaborate de Comisia de Supraveghere a Asigurărilor.

3. Situațiile financiare anuale se întocmesc pe baza balanței de verificare rezultată după aplicarea IAS, mai puțin IAS 29 "Raportarea financiară în economii hiperinflationiste", SIC 19 "Moneda de raportare - IAS 29" și se depun la organele în drept, altele decât Ministerul Finanțelor Publice, potrivit legii.

Societățile care au optat pentru aplicarea IAS 29 efectuează ajustarile la inflație extracontabil. Situațiile financiare obținute pe baza ajustarilor extracontabile se depun la organele în drept, respectiv Comisia Naționala a Valorilor Mobiliare sau Oficiul Național al Registrului Comerțului.

4. În cazul înregistrării de pierderi contabile cu ocazia retratarii situațiilor financiare evidentiate în contul 11712 "Rezultatul reportat provenit din adoptarea pentru prima data a IAS mai puțin IAS 29" - pentru asigurările de viața, respectiv 11722 "Rezultatul reportat provenit din adoptarea pentru prima data a IAS mai puțin IAS 29" - pentru asigurările generale și/sau în contul de profit și pierdere (când acesta s-a retratat), adunarea generală a acționarilor va stabili măsuri pentru acoperirea acestei pierderi în conformitate cu prevederile Legii contabilității nr. 82/1991 , republicată.

Asiguratorii și brokerii de asigurare nu au obligația legală de a întocmi situații financiare consolidate. Pentru necesitați proprii de informare, aceștia pot întocmi situații financiare consolidate pe care le prezintă utilizatorilor de informații, alții decât instituțiile statului.

II. Semnarea, verificarea și certificarea situațiilor financiare anuale

5. Numele și prenumele persoanelor care întocmesc și semnează situațiile financiare anuale și raportul administratorilor se vor completa citeț, astfel încât acestea să poată fi identificate.

6. Administratorii, directorii sau alți reprezentanți legali ai asigurătorilor sau brokerilor de asigurare vor urmări întocmirea corecta și depunerea în termen a situațiilor financiare anuale ținând seama și de prevederile art. 265 pct. 1 și 2 și art. 266 pct. 5 din Legea nr. 31/1990 privind societățile comerciale, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

7. Potrivit prevederilor art. 27 alin. (1) din Legea contabilității nr. 82/1991 , republicată și respectiv, pct. 7.1 din Reglementările contabile specifice domeniului asigurărilor, armonizate cu Directivele europene și Standardele internaționale de contabilitate aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor publice și al președintelui Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor nr. 2328/2390/2001, situațiile financiare anuale ale asigurătorilor vor fi auditate de auditori financiari autorizați potrivit legii.

8. Verificarea și certificarea situațiilor financiare anuale ale brokerilor de asigurare se va efectua astfel:

- de către cenzori, pentru brokerii de asigurare care au în actul constitutiv obligația numirii comisiei de cenzori;

- de către un expert contabil (pentru brokerii de asigurare la care nu se aplică prevederile mai sus menționate), conform prevederilor art. 6 din Ordonanța Guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activității de expertiza contabila și contabililor autorizați, aprobată prin Legea nr. 42/1995 , modificată și completată prin Ordonanța Guvernului nr. 89/1998 , aprobată prin Legea nr. 186/1999 .

Auditorii financiari/cenzorii/experții contabili vor avea în vedere responsabilitățile ce le revin potrivit prevederilor Ordonanței de Urgenta a Guvernului nr. 75/1999 privind activitatea de audit financiar, aprobată și modificată prin Legea nr. 133/2002 , cu modificările și completările ulterioare, respectiv ale Legii nr. 31/1990 privind societățile comerciale, republicată, cu modificările și completările ulterioare, respectiv Legea nr. 186/1999 privind aprobarea Ordonanța Guvernului nr. 89/1998 pentru modificarea și completarea Ordonanța Guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activității de expertiza contabila și contabililor autorizați.

Asiguratorii și brokerii de asigurare la care contabilitatea nu este organizată în compartimente distincte și care nu au personal calificat, încadrat potrivit legii, ori contracte de prestări de servicii în domeniul contabilității, încheiate cu persoane fizice sau juridice autorizate, cu un nivel al cifrei de afaceri de peste 3 miliarde lei, au obligația de a încheia contracte pentru întocmirea situațiilor financiare anuale numai cu persoane fizice sau juridice calificate, autorizate, în conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 1.988/2001 , publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 662 din 22 octombrie 2001.

III. Depunerea situațiilor financiare anuale

9. Asiguratorii și brokerii de asigurare au obligația să depună în termen de 120 de zile de la încheierea exercițiului financiar un exemplar din situațiile financiare anuale la Comisia de Supraveghere a Asigurărilor, iar al doilea exemplar, vizat prin aplicarea ștampilei Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor, la unitățile teritoriale ale Ministerului Finanțelor Publice, după caz, la registratura acestora sau la oficiile poștale, prin scrisori cu valoare declarata, potrivit prevederilor H.G. nr. 627/1995 .

Asiguratorii și brokerii de asigurare care de la constituire nu au desfășurat activitate vor depune o declarație în acest sens, în termen de 60 de zile de la încheierea exercițiului financiar.

10. În conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societățile comerciale, republicată, cu modificările și completările ulterioare, un exemplar al situațiilor financiare anuale, însoțite de raportul administratorilor, de raportul auditorilor financiari/cenzorilor/experților contabili și de procesul-verbal al adunării generale a acționarilor sau asociaților sunt depuse, în termenul prevăzut de lege, la oficiile teritoriale ale registrului comerțului.

IV. Organizarea și conducerea contabilității

11. Contabilitatea se tine în limba română și în moneda naționala. Pentru necesitați proprii de informare asiguratorii și brokerii de asigurare pot opta pentru întocmirea situațiilor financiare anuale și într-o moneda străină.

12. Orice operațiune economică efectuată se consemnează într-un document care sta la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.

13. În conformitate cu prevederile art. 21 din Legea contabilității nr. 82/1991 , republicată, pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiunilor efectuate, lunar se întocmește balanța de verificare cu respectarea conturilor prevăzute în Planul de conturi pentru activitatea de asigurare și cu respectarea prevederilor din Reglementările contabile specifice domeniului asigurărilor, armonizate cu Directivele europene și Standardele internaționale de contabilitate aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor publice și al președintelui Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor nr. 2328/2390/2001.

14. Dezvoltarea în analitic a conturilor sintetice trebuie efectuată cu respectarea prevederilor art. 20 alin. (3) lit. a) din Legea nr. 32/2000 privind societățile de asigurare și supravegherea asigurărilor, astfel încât datele din raportarile financiare întocmite la sfârșitul exercițiului financiar conform prevederilor art. 2 din Normele aprobate prin Ordinul nr. 13/2001 să se regaseasca în conturile analitice, în vederea asigurării concordanței între evidența contabilă și cea operativă.

15. Drepturile și obligațiile precum și unele bunuri care nu pot fi recunoscute în bilanț se înregistrează în contabilitate în conturile în afară bilanțului din clasa 8 "Conturi speciale".

Pentru angajamentele acordate de către asiguratori (giruri, cauțiuni, garanții, alte angajamente acordate) care reflecta creanta eventuala a asiguratorului asupra terților, în cazul în care el va fi determinat sa plătească în locul terților, sumele care fac obiectul unor asemenea angajamente, și care sunt evidentiate în conturile speciale, vor fi comunicate Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor într-o nota explicativa, parte integrantă a situațiilor financiare anuale, în vederea verificării calculului privind limita minima a marjei de solvabilitate.

16. Asiguratorii și brokerii de asigurare au obligația să efectueze inventarierea elementelor de activ și de pasiv și a celorlalte bunuri și valori aflate în gestiune și administrare (care nu pot fi recunoscute în bilanț) cel puțin o dată pe an, de regula la sfârșitul anului, în vederea punerii de acord a datelor din contabilitate cu situația reală a patrimoniului.

17. Evaluarea, cu ocazia inventarierii elementelor de activ și de pasiv deținute, se face în conformitate cu prevederile Reglementărilor contabile specifice domeniului asigurărilor armonizate cu Directivele europene și Standardele internaționale de contabilitate, aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor publice și președintelui Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor nr. 2328/2390/2001 și ale Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor nr. 2.388/1995, publicat în Monitorul Oficial al României nr. 292 din 18 decembrie 1995.

18. Disponibilitățile bănești existente în valută la data de 31 decembrie 2002 se înregistrează în contabilitate la cursul de schimb al pieței valutare, comunicat de Banca Naționala a României pentru această dată, iar diferențele de curs valutar rezultate, favorabile, respectiv nefavorabile se înregistrează în conturile corespunzătoare de venituri sau cheltuieli financiare, după caz (cont 765 sau 665).

19. Depozitele bancare în valută, titlurile de stat în valută, precum și acreditivele în valută existente la data de 31 decembrie 2002, sunt asimilate disponibilităților și se înregistrează în contabilitate la cursul de schimb al pieței valutare, comunicat de Banca Naționala a României pentru această dată, iar diferențele de curs valutar rezultate, favorabile, respectiv nefavorabile se înregistrează în conturile corespunzătoare de venituri sau cheltuieli financiare, după caz (cont 765 sau 665).

20. Creanțele și datoriile în valută existente la data de 31 decembrie 2002 se reflecta în contabilitate la cursul de schimb al pieței valutare comunicat de Banca Naționala a României pentru acea data și se evidențiază conform prevederilor pct. 66 din Reglementările contabile specifice domeniului asigurărilor, armonizate cu Directivele europene și Standardele internaționale de contabilitate aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor publice și al președintelui Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor nr. 2328/2390/2001.

NOTĂ:

Se vor utiliza cursurile pieței valutare comunicate de Banca Naționala a României, valabile pentru data de 31 decembrie 2002.

21. Pentru asigurarea imaginii fidele a poziției financiare a asiguratorului sau brokerului de asigurare, în cazul constatării unor deprecieri, acestea vor fi evidentiate prin constituirea de provizioane pentru depreciere, astfel încât să se reflecte realitatea existenta indiferent de tratamentul fiscal al acestora sau de situația economică a asiguratorului și brokerului de asigurare.

22. Bunurile constatate lipsa la inventariere, inclusiv în cazul furturilor cu autori necunoscuți se evidențiază pe seama cheltuielilor, după natura lor.

23. Provizioanele pentru riscuri și cheltuieli se constituie la sfârșitul exercițiului financiar conform prevederilor IAS 37 "Provizioane, active și datorii contingente".

24. Eventualele erori de natura veniturilor sau cheltuielilor, constatate în contabilitate după aprobarea și depunerea situațiilor financiare anuale se corecteaza în anul în care se constata, înregistrarea în contabilitate a corectării erorilor constatate se efectuează în conformitate cu prevederile IAS 8 "Profitul net sau pierderea neta a perioadei, erori fundamentale și modificări ale politicilor contabile".

25. Asiguratorii și brokerii de asigurare care dețin titluri de participare în capitalul altor societăți și care la încheierea exercițiului financiar înregistrează cresteri ale valorii titlurilor deținute ca urmare a majorării capitalului social la societățile unde se dețin titlurile, prin încorporarea rezervelor sau a altor elemente de capital propriu cu excepția profitului curent sau reportat, înregistrează plusul de valoare rezultat în creditul contului 10618 "Alte rezerve" - pentru rezervele privind asigurările de viața, respectiv 10628 "Alte rezerve" - pentru rezervele privind asigurările generale.

26. Sursele de acoperire a pierderii contabile sunt cele prevăzute de Legea contabilității nr. 82/1991 , republicată, respectiv: profitul exercițiului și cel reportat, rezerve, capital social și alte resurse financiare proprii, potrivit hotărârii adunării generale a acționarilor sau asociaților, după caz.

Rezervele constituite conform unor acte normative care prevedeau facilități fiscale sunt rezerve legale și nu pot fi utilizate pentru majorarea capitalului social sau pentru acoperirea pierderilor contabile.

27. Conform art. 1 din Hotărârea Guvernului nr. 155/1997, operațiunile de licitație privind vânzarea sau cumpărarea de valuta se efectuează la cursul de schimb practicat de fiecare societate bancară la data efectuării operațiunii.

Operațiunile privind cumpărarea, respectiv vânzarea de valuta nu generează cheltuieli sau venituri din diferențe de curs valutar.

Aceste operațiuni se înregistrează în contabilitate pe baza extraselor de cont emise de societățile bancare, astfel:

-

participarea la licitație cu lei în vederea cumpărării de valută:

5611 și/sau 5612 = 54411 și/sau 54421

-

suma în lei înscrisă în extrasul de cont

54414 și/sau 54424 = 5611 și/sau 5612

-

echivalentul în lei al valutei înscrise în extrasul de cont

-

participarea la licitație cu valută în vederea cumpărării de lei:

5611 și/sau 5612 = 54414 și/sau 54424

-

echivalentul în lei al valutei înscrise în extrasul de cont, la cursul de licitație

54411 și/sau 54421 = 5611 și/sau 5612

-

suma în lei înscrisă în extrasul de cont

28. Înregistrarea în contabilitate a garanțiilor reținute angajaților în conformitate cu prevederile Legii nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanții și răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor agenților economici, autorităților sau instituțiilor publice, modificată prin Legea nr. 54/1994 și Hotărârii Guvernului nr. 2230/1969 privind gestionarea bunurilor materiale ale agenților economici, autorităților publice sau instituțiilor publice se face astfel:

- reținerea sumei drept garanție și evidentierea datoriei față de angajat pentru sumele reținute pe statul de plată sau depuse la casierie:

4211 și/sau 4212

=

42811 și/sau 42812

(54711 și/sau 54721)

/analitic distinct

- depunerea sumei în cont la o banca comercială sau C.E.C., în conformitate cu prevederile Legii nr. 54/1994 pentru modificarea unor prevederi din Legea nr. 22/1969:

5611 și/sau 5612

=

54711 și/sau 54721

54411 și/sau 54421

=

5611 și/sau 5612

- înregistrarea dobânzilor încasate pentru suma depusa, cuvenite fiecărui gestionar pentru sumele reținute:

54411 și/sau 54421

=

42811 și/sau 42812

/analitic distinct

- înregistrarea comisioanelor percepute de banca la retragerea garanției:

42811 și/sau 42812

=

54411 și/sau 54421

/analitic distinct

- restituirea garanției și a dobânzii, mai puțin comisionul perceput la retragere:

42811 și/sau 42812

=

54711 și/sau 54721

/analitic distinct

(54411 și/sau 54421)

29. Operațiunile ocazionate de răscumpărarea acțiunilor proprii se înregistrează în contabilitate conform prevederilor Reglementărilor contabile specifice domeniului asigurărilor, armonizate cu Directivele europene și Standardele internaționale de contabilitate aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor publice și al președintelui Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor nr. 2328/2390/2001.

30. Majorările de întârziere datorate bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale, bugetelor locale se calculează în conformitate cu prevederile actelor normative care reglementează modul de calcul și constituire a acestor datorii, și se înregistrează în contabilitate pe seama cheltuielilor. Pentru respectarea principiului independentei exercițiului și evidentierea tuturor datoriilor, în lipsa unui act de control, aceste majorări se calculează și se înregistrează în contabilitate pe baza calculelor efectuate de asiguratori și brokerii de asigurare.

31. Taxa de funcționare datorată de brokerii de asigurare conform art. 36 alin. (3) din Legea nr. 32/2000 și ale prevederilor pct. 3 din Norma nr. 1/2001 privind cuantumul și termenul de plată a taxei de funcționare datorate de asiguratori și de brokerii de asigurare, aprobate prin Ordinul Președintelui Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor nr. 1/2001 are ca baza de calcul comisioanele aferente tipului de activitate pentru care au fost autorizați.

32. Asiguratorii au obligația constituirii și virarii Fondului de protejare a asiguraților în conformitate cu prevederile art. 60 din Legea nr. 136/1995 privind asigurările și reasigurarile în România având ca baza de calcul primele brute de asigurare încasate din activitatea de asigurare directa și coasigurare conform balanței, la care se aplică cota procentuală de 1,5%.

Primele brute de asigurare încasate se determina astfel: la rulajul creditor al contului 401 "Decontări privind primele de asigurare" reprezentând primele de asigurare încasate se adauga rulajul creditor al contului 405 "Decontări privind operațiunile de coasigurare" reprezentând primele încasate aferente contractelor de coasigurare, diminuate cu rulajul debitor al contului 402 "Prime anulate și de restituit" reprezentând primele din operațiuni de asigurări directe anulate.

Asiguratorii care au evidențiat în contabilitate în creditul contului 474 "Venituri înregistrate în avans" sumele încasate de la potentialii asigurați (art. contabil 544 și/sau 547 = 474), iar la intrarea în vigoare a contractului de asigurare au debitat direct contul 474 "Venituri înregistrate în avans" prin contul 701 "Venituri din prime brute subscrise privind asigurările de viața directe" și/sau 702 "Venituri din prime brute subscrise privind asigurările generale directe" (art. contabil 474 = 701 și/sau 702), la baza de calcul a fondului de protejare vor adauga și rulajul debitor al contului 474 aferent acestor sume.

33. În vederea respectării prevederilor art. 18 din Legea nr. 32/2000 și a Normelor nr. 6/2001 și nr. 9/2001, conducerea societății va lua măsurile care se impun pentru acoperirea, în orice moment al exercitării activității de asigurare, a tuturor obligațiilor asumate în țara, numai cu acele active admise (negrevate de sarcini) sa reprezinte rezervele tehnice diferențiate pe categorii de asigurări.

34. Investirea activelor admise sa reprezinte rezervele tehnice se va realiza cu respectarea prevederilor privind dispersia plasamentelor, respectiv încadrarea în limitele legale prevăzute pentru fiecare activ în parte luat în considerare la acoperirea rezervelor tehnice, în conformitate cu prevederile normelor mai sus menționate.

35. Referitor la categoria "alte active" prevăzute în norme, acestea nu vor putea fi luate în considerare la reprezentarea rezervelor tehnice decât cu avizul prealabil al Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor, acordat în urma analizarii caz cu caz a documentației prezentate de societate pentru fiecare tip de activ în parte.

Categoria "alte active" nu va putea depăși 20% din totalul rezervelor tehnice constituite de asigurator diferențiat pe cele două categorii de asigurări, decât în condițiile prevăzute de Normele nr. 6/2001 și respectiv Normele nr. 9/2001.

36. Profitul contabil rămas după deducerea impozitului pe profit se repartizează conform hotărârii adunării generale a acționarilor, cu respectarea dispozițiilor legale.

Asiguratorii sau brokerii de asigurare nu recunosc și nu prezintă ca datorii bilantiere repartizarile efectuate din profitul exercițiului curent în situația în care acestea au fost propuse sau declarate după data bilanțului. În acest sens sumele reprezentând dividende, precum și participarea salariaților la profit sunt evidentiate la încheierea exercițiului în creditul contului 11711 pentru asigurările de viața, respectiv 11721 pentru asigurările generale (articol contabil 129 = 11711 și/sau 11721), urmând ca acestea să fie reflectate în conturile corespunzătoare de datorii prin debitarea contului 11711, respectiv 11721 (articol contabil 11711 și/sau 11721 = 457,424), după aprobarea de către adunarea generală a acționarilor sau asociaților a acestor destinații.

37. Potrivit prevederilor Reglementărilor contabile specifice domeniului asigurărilor, armonizate cu Directivele europene și Standardele internaționale de contabilitate aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor publice și președintelui Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor nr. 2328/2390/2001, asiguratorii care practica ambele categorii de asigurări trebuie să-și evidentieze în contabilitate activele, pasivele și toate operațiunile economico-financiare intervenite pe parcursul exercițiului financiar în conturi sintetice distincte pe cele două categorii de asigurări.

Repartizarea elementelor de activ și pasiv pe cele două categorii de asigurări are la baza chei de repartiție fundamentate și aprobate de consiliul de administrație.

Conform prevederilor art. 5 lit. h) din Legea nr. 32/2000 privind societățile de asigurare și supravegherea asigurărilor, asiguratorii trebuie să prezinte odată cu depunerea situațiilor financiare anuale și modalitățile de calcul care stau la baza determinării cheilor de repartiție.

----------