Ordinul nr. 5281/2003

Capitolul I ORGANIZAREA ȘI ATRIBUȚIUNILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN

Auditul public intern reprezintă o activitate independenta organizată sub forma Direcției de Audit, la nivelul Ministerului Educației Cercetării și Tineretului și sub forma compartimentelor de audit la nivelul unor instituții subordonate, constituite în directa subordonare a conducătorilor instituției respective. Dacă la nivelul unor instituții subordonate, nu se înființează compartiment de audit public intern, auditul public intern al entitatii respective, se efectuează de către compartimentul de audit public intern al instituției ierarhic superioare.

Compartimentul de audit public intern nu trebuie să fie implicat în elaborarea procedurilor de control intern și în desfășurarea activităților supuse acestui control.

Auditorii interni care sunt funcționari publici sunt selectați și au drepturile, obligațiile și incompatibilitățile prevăzute de Statutul funcționarilor publici.

Auditorii interni, au un nivel de salarizare corespunzător ierarhiei acestei funcții în cadrul sistemului de salarizare a funcționarilor publici, totodată auditorii interni, beneficiază de un spor pentru complexitatea muncii de 25% aplicat la salariul de baza brut lunar.

Auditorii interni care nu sunt funcționari publici, beneficiază de sporul de 25%, în aceleași condiții ca și funcționarii publici.

A. Organizarea auditului public intern

1. La nivelul Ministerului Educației Cercetării și Tineretului

Activitatea de audit public intern în cadrul MECT, este organizată și funcționează în cadrul Direcției de Audit, subordonata nemijlocit ministrului educației cercetării și tineretului.

La nivelul consiliilor consultative ale Ministerului Educației Cercetării și Tineretului, nominalizate în anexa nr. 2, la

H.G. nr. 741/2003 , privind organizarea și funcționarea Ministerului Educației Cercetării și Tineretului, nu se organizează compartimente de audit public intern. Auditarea acestor unități se realizează de Direcția Audit a MECT.

2. În instituțiile de învățământ preuniversitar de stat, nominalizate în anexa nr. 3 lit. A, pct. 1, la

H.G. nr. 741/2003

Activitatea de audit public intern se desfășoară în cadrul compartimentelor de audit public intern ale inspectoratelor școlare județene și a serviciului de audit public intern al Inspectoratului Școlar al Municipiului București. Compartimentele de audit public intern care sunt organizate la nivelul fiecărui inspectorat școlar județean și serviciul de audit al inspectoratului școlar al Municipiului București, sunt subordonate nemijlocit inspectorului școlar general județean, respectiv inspectorului școlar general al Municipiului București.

Casele corpului didactic, palatele copiilor, cluburile sportive școlare județene, nu organizează compartimente de audit public intern. Activitatea de audit public intern la aceste unități se realizează de către compartimentele de audit ale inspectoratelor școlare județene, respectiv serviciul de audit al inspectoratului școlar al Municipiului București.

3. La instituții și unități de învățământ superior de stat

La universitățile nominalizate la lit. A pct. II. din anexa nr. 3 la

Hotărârea Guvernului nr. 741/2003 , funcționează compartimente de audit public intern în structura aprobată conform

Legii nr. 161/2003 , prin organigramele și statele de funcții ale instituției publice.

Compartimentele de audit public intern sunt subordonate nemijlocit rectorului universitatii.

4. La bibliotecile centrale și universitare, precum și la unitățile cuprinse la pct. IV-XXIII, anexa nr. 3, la

H.G. nr. 741/2003

La bibliotecile centrale universitare, nominalizate la anexa nr. 3 lit. A, pct. III, precum și la unitățile nominalizate la pct. IV-XXIII, anexa nr. 3, la

H.G. nr. 741/2003 , nu se organizează compartimente de audit public intern.

La aceste unități, activitatea de audit public intern va fi efectuată de către Direcția de Audit a MECT.

5. La unitățile nominalizate la pct. XXIV, anexa nr. 3 la

H.G. nr. 741/2003

Casele universitarilor, nominalizate la lit. A pct. XXIV din anexa nr. 3, la

H.G. nr. 741/2003

nu organizează compartiment de audit public intern. Auditul se va asigura de către auditorii interni ai Ministerului Educației Cercetării și Tineretului, sau de auditori interni ai universitatii din raza lor teritorială, nominalizați prin ordin al ministrului educației cercetării și tineretului.

6. La casele de cultura studențești și cluburile sportive studențești, nominalizate în anexa nr. 4 la

H.G. nr. 741/2003

Unitățile nominalizate în anexa nr. 4 la

H.G. nr. 741/2003 , respectiv casele de cultura studențești și cluburile sportive studențești, care funcționează în subordinea MECT, nu organizează compartimente de audit public intern.

Auditul se va asigura de către auditorii interni ai MECT sau de auditori interni ai universitatilor din raza lor teritorială, nominalizați prin ordin al ministrului educației cercetării și tineretului.

7. La unitățile nominalizate în anexele nr. 5, 6 și 8 la

H.G. nr. 741/2003

Cu excepția Institutului de Științe ale Educației și a Centrului European UNESCO pentru Învățământ Superior (CEPES) nominalizate la pct. 1 și 2 din anexa 5 la

H.G. nr. 741/2003

și a Agenției Naționale pentru Sprijinirea Inițiativelor Tinerilor - ANSIT, nominalizată în anexa nr. 8 la

H.G. nr. 741/2003 , la care auditul se va efectua de către Direcția de Audit a MECT, toate celelalte unități nominalizate în anexele nr. 5 și 6 la

H.G. nr. 741/2003 , își organizează compartimente de audit public intern.

B. Atribuțiile compartimentului de audit public intern

1. Atribuțiile Direcției de Audit din cadrul MECT

a) elaborează normele metodologice specifice unităților aflate în subordinea și coordonarea Ministerului Educației Cercetării și Tineretului.

Normele metodologice se elaborează cu avizul Unității Centrale de Armonizare pentru Auditul Public Intern.

Unitățile aflate în subordinea sau coordonarea MECT, nu elaborează Norme metodologice proprii.

b) elaborează proiectul planului anual de audit public intern și avizează proiectele planurilor anuale ale unităților subordonate sau coordonate de MECT.

c) efectuează activități de audit public intern, pentru a evalua dacă sistemele de management financiar și control sunt transparente și sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienta și eficacitate.

Direcția Audit Public Intern din cadrul MECT auditeaza la unitățile care sunt cuprinse în plan, cel puțin odată la trei ani, fără a se limita la acestea, următoarele:

- angajamentele bugetare și legale din care deriva direct sau indirect obligații de plată, inclusiv din fondurile comunitare;

- plățile asumate prin angajamente bugetare și legale, inclusiv din fondurile comunitare;

- vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din patrimoniul MECT, sau al unităților aflate în subordinea sau coordonarea MECT;

- constituirea veniturilor publice, a modului de autorizare a titlurilor de creanta;

- modul în care se face fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli și cum se aloca creditele bugetare;

- modul în care este organizat sistemul contabil și fiabilitatea acestuia, ca principal instrument de cunoaștere, gestiune și control patrimonial și al rezultatelor obținute;

- modul în care este organizat sistemul de luare a deciziilor, de planificare, programare, organizare, coordonare, urmărire și control al îndeplinirii deciziilor;

- structura sistemelor de conducere și control precum și riscurile asociate;

- sistemele informatice;

d) informează UCAAPI, despre recomandările neinsusite de către conducătorul entitatii publice auditate, precum și despre consecințele acestora.

În acest sens, Direcția de Audit din cadrul MECT, transmite UCAAPI, sinteze ale recomandărilor neinsusite de conducătorul instituției publice auditate, precum și consecințele neimplementarii acestora, însoțite de documentația justificativă. Transmiterea sintezelor se va face până la 10 ale lunii următoare pentru trimestrul trecut.

e) raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor și recomandărilor rezultate din activitățile sale de audit.

Direcția de Audit Public Intern, din cadrul MECT transmite la cerere la UCAAPI, raportări privind constatările, concluziile și recomandările rezultate din activitatea de audit desfășurată.

f) Direcția de Audit Public din cadrul MECT, elaborează rapoarte anuale cu privire la activitatea de audit public intern.

Rapoartele anuale, vor cuprinde principalele constatări, concluzii și recomandări rezultate din activitatea de audit public intern, stadiul implementarii recomandărilor, eventualele prejudicii constatate în timpul misiunilor de audit public intern, precum și informații referitoare la pregătirea profesională a auditorilor.

Raportarile anuale întocmite de Direcția de Audit a MECT, privind activitatea de audit public intern, se transmit la UCAAPI până la 25 ianuarie.

g) în cazul identificarii unor iregularitati, sau posibile prejudicii, raportează imediat conducătorului entitatii publice și structurii de control intern abilitate.

În situația în care în timpul misiunilor de audit public intern se constata abateri de la regulile procedurale și metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile structurii auditata, auditorii interni trebuie să înștiințeze conducătorul entitatii publice și structura de inspecție, sau o alta structura de control intern stabilită de conducătorul entitatii publice, în termen de 3 zile.

În cazul identificarii unor iregularitati majore, auditorul intern poate continua misiunea sau poate să o suspende cu acordul conducătorului entitatii care a aprobat-o dacă din rezultatele preliminare ale verificării se estimeaza ca prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele stabilite.

2. Atribuțiile compartimentelor de audit public intern din unitățile subordonate sau coordonate de MECT

a) elaborarea proiectului planului anual de audit public intern

b) efectuează activități de audit public intern, pentru a evalua dacă sistemele de management financiar și control sunt transparente și sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienta și eficacitate.

Compartimentele de audit din cadrul unităților subordonate sau coordonate de MECT, auditeaza la unitățile care sunt cuprinse în plan, cel puțin odată la trei ani, fără a se limita la acestea, următoarele:

- angajamentele bugetare și legale din care deriva direct sau indirect obligații de plată, inclusiv din fondurile comunitare;

- plățile asumate prin angajamente bugetare și legale, inclusiv din fondurile comunitare;

- vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din patrimoniul propriu;

- constituirea veniturilor publice, a modului de autorizare a titlurilor de creanta;

- modul în care se face fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli și cum se aloca creditele bugetare;

- modul în care este organizat sistemul contabil și fiabilitatea acestuia, ca principal instrument de cunoaștere, gestiune și control patrimonial și al rezultatelor obținute;

- modul în care este organizat sistemul de luare a deciziilor, de planificare, programare, organizare, coordonare, urmărire și control al îndeplinirii deciziilor;

- structura sistemelor de conducere și control precum și riscurile asociate;

- sistemele informatice;

- sistemul de luare a deciziilor.

c) informează despre recomandările neinsusite de către conducătorul entitatii, precum și despre consecințele acestora.

În acest sens, compartimentul de audit public intern transmite la MECT, sinteze ale recomandărilor neinsusite de către conducătorul entitatii și consecințele neimplementarii acestora, însoțite de documente relevante. Transmiterea sintezelor la MECT, se face trimestrial până la data de 5 a lunii următoare încheierii trimestrului.

d) raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor și recomandărilor rezultate din activitățile sale de audit.

Compartimentele audit public intern din cadrul entitatilor aflate în subordinea sau coordonarea MECT, transmit la cerere, Direcției Audit Public Intern din cadrul MECT rapoarte, privind constatările, concluziile și recomandările rezultate din activitatea de audit desfășurată.

e) elaborează rapoarte anuale cu privire la activitatea de audit public intern.

Rapoartele anuale, vor cuprinde principalele constatări, concluzii și recomandări rezultate din activitatea de audit public intern, stadiul implementarii recomandărilor, eventualele prejudicii constatate în timpul misiunilor de audit public intern, precum și referitoare la pregătirea profesională a auditorilor.

Raportarile anuale întocmite de compartimentele audit public intern din cadrul entitatilor aflate în subordinea sau coordonarea MECT, vor transmite Direcției Audit Public Intern a MECT, rapoartele anuale, până la data de 10 ianuarie.

f) în cazul identificarii unor iregularitati, sau posibile prejudicii, raportează imediat conducătorului entitatii publice și structurii de control intern abilitate.

În situația în care în timpul misiunilor de audit public intern se constata abateri de la regulile procedurale și metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile structurii auditate, auditorii interni trebuie să înștiințeze conducătorul entitatii publice și structura de inspecție, sau o alta structura de control intern stabilită de conducătorul entitatii publice, în termen de 3 zile.

În cazul identificarii unor iregularitati majore, auditorul intern poate continua misiunea sau poate să o suspende cu acordul conducătorului entitatii care a aprobat-o dacă din rezultatele preliminare ale verificării se estimeaza ca prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele stabilite.

g) în unitățile de învățământ preuniversitar de stat, ai căror ordonatori principali de credite sunt primării comunelor, orașelor, municipiilor, sectoarelor municipiului București, auditorii interni de la inspectoratele școlare județene și de la inspectoratul școlar al Municipiului București, vor efectua următoarele activități de audit:

- evaluarea activității conducătorilor unităților din învățământul preuniversitar de stat, din punct de vedere al managementului financiar și de resurse umane.

- verificarea obiectivelor și activităților finanțate de la bugetul de stat, în conformitate cu prevederile

Legii nr. 84/1995 , republicată, și ale

Hotărârii Guvernului nr. 538/2001

cu modificările și completările ulterioare, privind aprobarea Normelor metodologice pentru finanțarea învățământului preuniversitar de stat avându-se în vedere printre altele:

● încadrarea în fondurile alocate de Ministerul Educației Cercetării și Tineretului, privind derularea proiectelor de reforma cofinantate de Guvernul României și de organismele financiare internaționale, rambursarile de credite externe, conform programului stabilit prin proiecte, plățile de dobânzi și comisioanele la creditele externe aferente acestor proiecte;

● legalitatea acordării burselor pentru elevii din Republica Moldova, elevii străini și etnicii români din afară tarii, conform dispozițiilor legale în vigoare;

● legalitatea realizării cheltuielilor aferente organizării de examene, concursuri, olimpiade naționale;

● legalitatea privind evidenta și realitatea cheltuielilor aferente activității de perfecționare a pregătirii profesionale a cadrelor didactice;

● realitatea raportarilor unităților școlare privind numărul de elevi, pe profiluri de învățământ, număr de clase etc., în vederea stabilirii costurilor medii orientative pe elev/preșcolar;

● avizarea proiectelor de buget ale unităților școlare, conform normelor metodologice în vigoare;

● legalitatea finanțării manualelor școlare, în conformitate cu metodologia elaborata de Ministerul Educației Cercetării și Tineretului;

● îndeplinirea obligațiilor privind transmiterea raportarilor referitoare la execuția bugetară trimestriala și anuală, conform anexelor 2 și 3 la Normele pentru finanțarea învățământului preuniversitar de stat, aprobate prin

H.G. nr. 538/2001 .

h) Auditorii interni de la compartimentele de audit public intern din cadrul inspectoratelor școlare județene și al Municipiului București, pot exercita și activități de audit ad-hoc, la unitățile de învățământ, pe baza unor solicitări scrise ale primarilor și cu acordul conducerii inspectoratelor școlare județene.

C. Norme aplicabile compartimentului de audit public intern

Norme de calificare

1. Carta auditului intern și Codul privind conduita etica a auditorului intern

Carta auditului intern defineste potrivit legii, drepturile și obligațiile auditorilor interni. Carta oferă informații despre obiectivele și metodele de audit, clarifica misiunea de audit, fixează regulile de lucru între auditor și auditat și promovează regulile de conduita.

Codul privind conduita etica a auditorului intern reprezintă un ansamblu de reguli și principii de conduita, care trebuie să guverneze activitatea auditorilor interni.

Codul privind conduita auditorilor interni cuprinde regulile pe care auditorii trebuie să le respecte în exercitarea atribuțiilor.

2. Independenta și obiectivitate

Independenta organizatorică

Compartimentul de audit public intern, funcționează în subordinea conducătorului entitatii publice, exercitând o funcție distinctă și independenta de activitățile entitatii publice. Compartimentul audit public intern, nu trebuie să se implice în elaborarea procedurilor de control intern.

Activitatea de audit public intern nu trebuie supusă nici unei ingerințe externe, începând de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectivă a lucrărilor și până la comunicarea rezultatelor.

Obiectivitate individuală

Auditorii trebuie să aibă atitudine impartiala, sa nu aibă prejudecati și sa evite conflictele de interese.

Auditorii interni, trebuie să-și îndeplinească atribuțiile în mod obiectiv și independent, cu profesionalism și integritate, potrivit normelor și procedurilor specifice activității de audit public intern.

Numirea și destituirea șefului compartimentului de audit public intern

a) Numirea directorului, a șefului de serviciu ai Direcției Audit a MECT și cea a sefilor compartimentelor de audit public intern ale entitatilor subordonate sau coordonate de MECT, constituite conform prevederilor titlului III,

art. XVI, pct. 2, lit. a și b, din Legea nr. 161/2003 , se face după cum urmează:

- numirea directorului direcției de audit public intern a MECT, se face de către ministrul educației cercetării și tineretului, cu avizul prealabil al UCAAPI, în baza procedurilor stabilite de către acest organism.

- numirea sefilor compartimentelor de audit public intern (șefi de birouri, șefi de servicii) la entitatile subordonate sau coordonate de MECT (acolo unde prin statele de funcții ale entitatii economice sunt prevăzute aceste funcții), se face de conducătorul fiecărei entități, cu avizul conducerii MECT.

● candidații pentru funcția de șef al compartimentului de audit public intern, depun la direcția de audit public intern a MECT, următoarele documente: curriculum vitae; minim doua scrisori de acreditare; o lucrare de conceptie privind organizarea și exercitarea auditului public intern la entitatea respectiva; o declarație privind respectarea prevederilor

art. 20, alin. (1) din Legea nr. 672/2002 , referitoare la incompatibilitățile auditorilor interni.

● avizul se acordă în termen de 10 zile de la data depunerii documentației, prin analizarea acesteia și prin consultări directe cu candidatul și cu conducătorul entitatii publice angajatoare.

● După obținerea avizului favorabil, numirea șefului compartimentului audit public intern se face de către conducătorul entitatii publice, în conformitate cu prevederile legale cu privire la organizarea concursurilor pentru ocuparea acestor posturi.

● în cazul în care avizul este nefavorabil, candidatul respectiv, nu poate participa la concursul pentru ocuparea postului respectiv.

b) Destituirea directorului direcției de audit public intern al MECT, se face de Ministrul Educației Cercetării și Tineretului, doar cu avizul prealabil al UCAAPI, în conformitate cu procedura stabilită de acest organism.

Entitatile subordonate sau aflate în coordonarea MECT, solicita avizul de destituire a șefului compartimentului de audit public intern de la conducerea MECT.

- pentru destituirea șefului compartimentului de audit public intern, conducătorul entitatii publice subordonate sau coordonate de MECT, notifica intenția de destituire conducerii MECT, expunand argumentele care stau la baza intentiei de destituire.

- directorul direcției de audit public intern a MECT, analizează motivele, efectuează investigații, are consultări cu șeful compartimentului de audit public intern propus pentru destituire precum și cu conducătorul instituției care a făcut propunerea de destituire și în termen de 10 zile prezintă în scris avizul favorabil sau nefavorabil privind destituirea.

- în cazul obținerii avizului favorabil, conducătorul entitatii publice care a solicitat destituirea procedează în conformitate cu prevederile legale.

- în cazul avizului nefavorabil destituirea nu este posibila.

Numirea și revocarea auditorilor interni

Numirea sau revocarea auditorilor publici interni, se face de către conducătorul entitatii publice, numai cu avizul prealabil al șefului compartimentului de audit public intern astfel:

a) Pentru acordarea avizului, în vederea numirii auditorilor interni, directorul direcției de audit public intern din cadrul MECT sau conducătorul compartimentului de audit public intern al entitatii publice subordonate sau coordonate de MECT, analizează dosarele depuse de candidați, pentru ocuparea funcției de auditori interni, putând să aibă consultări directe cu aceștia, cu 5-10 zile înainte de data sustinerii examenului. Dosarul trebuie să cuprindă obligatoriu declarațiile candidaților privind respectarea prevederilor

art. 20 alin (1) din Legea nr. 672/2002 , referitoare la incompatibilitățile auditorilor interni, precum și o scrisoare de recomandare. În cazul obținerii avizului favorabil, numirea în funcție se face de către conducătorul entitatii publice, în conformitate cu prevederile legale privitoare la angajare. În situația în care angajarea se face la o entitate care nu are organizat compartiment de audit public intern, procedurile de avizare descrise sunt îndeplinite de către șeful compartimentului audit public intern al MECT, sau de un auditor desemnat de acesta din cadrul Direcției de Audit Public Intern al MECT.

b) Pentru revocarea auditorilor interni, conducătorul entitatii publice, înștiințează șeful compartimentului de audit public intern despre intenția de revocare, precum și despre motivele intentiei de revocare. Șeful compartimentului de audit public intern analizează motivele, efectuează investigații, are consultări directe cu părțile, după caz, și în termen de 10 zile prezintă avizul favorabil sau nefavorabil revocării. Dacă entitatea nu are organizat compartiment de audit public intern, procedurile de mai sus sunt îndeplinite de directorul direcției de audit public din cadrul MECT, sau de o persoană din cadrul direcției desemnată de către acesta.

c) Procedura este valabilă atât pentru auditorii care ocupa funcții publice cat și pentru cei care ocupa funcții contractuale.

Pierderea independentei și obiectivitatii auditorilor interni

Sunt incompatibili cu funcția de auditor intern în aceeași unitate:

- persoanele care sunt soți, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul entitatii publice, sau cu membrii organului colectiv de conducere;

- auditorii care au responsabilități în derularea programelor și proiectelor finanțate integral sau parțial de Uniunea Europeană, nu trebuie implicați în auditarea acestor programe;

- auditorii interni care au deținut funcții sau au fost implicați în alt mod în activitatea entitatii publice, decât după trecerea unei perioade de trei ani.

Auditorii interni care se găsesc într-una din situațiile prevăzute mai sus au obligația de a informa în scris conducătorul entitatii publice și șeful structurii de audit public intern, despre eventualele incompatibilități.

3. Competența și constiinta profesională

Competența

Pentru desfășurarea activității de audit public intern, auditorii interni, trebuie:

a) să aibă experienta și sa dovedească pregătire profesională corespunzătoare, conformă cu cerințele postului;

b) sa dovedească competența în vederea aplicării normelor, procedurilor și tehnicilor de audit;

c) sa cunoască principiile de baza ale economiei, să aibă cunoștințe juridice și de tehnologia informatiei;

d) să aibă suficiente cunoștințe pentru a identifica elementele de iregularitate și frauda, pe care însă nu le investigheaza auditorii;

e) să aibă capacitatea de a se exprima scris și oral și de a expune obiectivele, constatările și recomandările fiecărei misiuni de audit public intern.

Misiunile de audit public intern, vor fi încredințate acelor persoane cu pregătire și experienta necesară, corespunzătoare nivelului de complexitate al misiunii.

Compartimentul da audit public intern, trebuie să dispună de metodologii, sisteme moderne de informatizare, sa folosească metode de esantionare statistica și instrumente de control ale sistemelor informatice.

Pentru cunoștințe de stricta specialitate, pot fi contractate servicii de consultanța din afară entitatii publice.

Compartimentul de audit public intern trebuie să dispună în mod colectiv de toată competența și experienta necesară în realizarea misiunilor de audit.

Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi încredințate acelor persoane cu o pregătire și experienta corespunzătoare nivelului de complexitate al sarcinii.

Șeful compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea și desfășurarea activităților de audit public intern și trebuie să asigure resursele necesare îndeplinirii planului de audit public intern în mod eficient.

Constiinta profesională

Auditorul intern trebuie ca în cursul desfășurării misiunii sale să depună toate eforturile și sa ia în considerare următoarele elemente:

a) perioada de lucru necesară pentru atingerea obiectivelor misiunii de audit;

b) complexitatea și importanța domeniilor auditate;

c) pertinenta și eficacitatea procesului de gestiune a riscurilor;

d) posibilitatea existenței erorilor, iregularitatilor și a unor disfunctionalitati semnificative;

e) costurile implementarii unor controale suplimentare, în raport cu avantajele preconizate;

Pregătirea profesională continua

Auditorii interni trebuie să-și imbunatateasca cunoștințele profesionale, printr-o pregătire profesională continua. Șeful compartimentului de audit public intern și conducerea entitatii publice, vor trebui să asigure condițiile pentru pregătirea profesională continua, durata minima afectată pregătirii profesionale a auditorilor interni, fiind de minim 15 zile anual.

4. Programul de asigurare și imbunatatire a calității

Definire

Șeful compartimentului de audit public intern, sau în cazul în care nu este organizat compartiment de audit public intern, auditorul desemnat prin decizie a ordonatorului de credite sa coordoneze activitatea de audit public intern, are obligația sa elaboreze un program de asigurare și imbunatatire a calității activității de audit public intern sub toate aspectele.

Evaluarea programului de calitate

Auditul public intern, necesita adoptarea unui proces permanent de supraveghere și evaluare a eficacitatii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie să permită evaluări interne și externe.

Evaluarea interna

Presupune efectuarea de controale permanente, prin care șeful compartimentului de audit public intern examinează eficacitatea normelor interne de audit public intern pentru a verifica dacă procedurile de asigurare a calității misiunilor de audit intern sunt aplicate în mod satisfăcător, garantand calitatea rapoartelor de audit public intern. În acest context, supervizarea realizării misiunilor de audit public intern va permite depistarea deficiențelor, inițierea imbunatatirilor necesare unei derulari corespunzătoare a viitoarelor misiuni de audit public intern și perfecționarea activităților de perfecționare profesională.

Evaluarea externa

Evaluarea externa este efectuată de către UCAAPI, prin:

- verificarea respectării normelor, instrucțiunilor și a Codului privind conduita etica a auditorilor interni, cel puțin o dată la cinci ani, initiindu-se măsurile necesare în colaborare cu conducătorul entitatii publice în cauza;

- avizarea numirii sau destituirii directorului direcției de audit public intern din cadrul MECT și a șefului de serviciu.

D. Norme de funcționare a auditului public intern

1. Cerințe privind funcționarea compartimentului de audit public intern

Directorul Direcției de Audit Public Intern din cadrul Ministerului Educației Cercetării și Tineretului și șefii compartimentelor de audit public intern din unitățile subordonate sau cele aflate în coordonarea MECT, sunt responsabili pentru organizarea și desfășurarea activităților de audit public intern în entitatile în care își desfășoară activitatea.

În unitățile în care activitatea de audit public intern nu este organizată în compartiment distinct de audit public intern iar activitatea de audit se desfășoară de un singur auditor, responsabilitatea pentru organizarea și desfășurarea activității de audit public intern, revine acestuia, prin decizie a ordonatorului de credite.

1.1. Elaborarea planului de audit public intern

Planul de audit public intern, se întocmește anual de către Direcția de Audit Public Intern a MECT și de compartimentele de audit public intern ale entitatilor aflate în subordinea sau coordonarea MECT, care au organizate astfel de compartimente.

Selectarea misiunilor de audit public intern, se face în funcție de următoarele elemente de fundamentare:

a. Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activități, programe/proiecte sau operațiuni;

b. Criteriile semnal/sugestiile conducătorului entitatii publice, respectiv: deficiente constatate anterior în rapoartele de audit; deficiente constatate în procesele-verbale încheiate în urma inspecțiilor; deficiente consemnate în rapoartele Curții de Conturi; alte informații și indicii referitoare la disfunctionalitati sau abateri; aprecieri ale unor specialiști, experți etc., cu privire la structura și dinamica unor riscuri interne sau de sistem; analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale funcționarii sistemului; evaluarea impactului unor modificări petrecute în mediul în care evolueaza sistemul auditat;

c. Temele defalcate din planul anual al UCAAPI. Conducătorii entitatilor publice sunt obligați sa ia toate măsurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de UCAAPI să fie introduse în planul anual de audit public intern al entitatii publice, realizate în bune condiții și raportate în termenul fixat;

d. Numărul entitatilor publice subordonate;

e. Respectarea periodicitatii în auditare, cel puțin o dată la 3 ani;

f. Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonata;

g. Recomandările Curții de Conturi.

Proiectul planului anual de audit public intern este întocmit până la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaborează.

Conducătorul entitatii publice aproba proiectul planului anual de audit public intern până la 20 decembrie a anului precedent. Unitățile aflate în subordinea sau coordonarea MECT, care au organizate compartimente de audit public intern, vor inainta la MECT spre avizare proiectul planului de audit public intern, până la data de 10 decembrie a anului curent.

Planul anual de audit public intern reprezintă un document oficial. El este păstrat în arhiva instituției publice împreună cu referatul de justificare în conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naționale.

1.2. Referatul de justificare

Proiectul planului anual de audit public intern este însoțit de un referat de justificare a modului în care sunt selectate misiunile de audit cuprinse în plan.

Referatul de justificare trebuie să cuprindă pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal și alte elemente de fundamentare, care au fost avute în vedere la selectarea misiunii respective.

1.3. Structura planului de audit public intern

Planul anual de audit intern are următoarea structura:

- scopul acțiunii de auditare;

- obiectivele acțiunii de auditare;

- identificarea/descrierea activității/operațiunii supuse auditului public intern;

- identificarea/descrierea entitatii/entitatilor sau a structurilor organizatorice la care se va desfășura acțiunea de auditare;

- durata acțiunii de auditare;

- perioada supusă auditarii;

- numărul de auditori proprii antrenati în acțiunea de auditare;

- precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunoștințe de specialitate, precum și a numărului de specialiști cu care urmează să se încheie contracte externe de servicii de expertiza/consultanța (dacă este cazul);

- numărul de auditori care urmează să fie atrasi în acțiunile de audit public intern din cadrul structurilor descentralizate.

1.4. Actualizarea planului de audit public intern

Actualizarea planului de audit public intern se face în funcție de:

- Modificările legislative sau organizatorice, care schimba gradul de semnificație a auditarii anumitor operațiuni, activități sau acțiuni ale sistemului;

- Solicitarile UCAAPI/entitatea publică ierarhic imediat superioară de a introduce/înlocui/elimina unele misiuni din planul de audit intern.

Actualizarea planului de audit public intern se realizează prin întocmirea unui Referat de modificare a planului de audit public intern, aprobat de conducătorul entitatii publice.

1.5. Gestionarea resurselor umane

Directorul Direcției de Audit Public Intern, conducătorii compartimentelor de audit public intern, sau persoana imputernicita sa coordoneze activitatea de audit public intern la unitățile aflate în subordinea sau coordonarea MECT, sunt responsabili pentru organizarea și desfășurarea activităților de audit public intern și trebuie să asigure resursele necesare îndeplinirii planului de audit public intern în mod eficient.

1.6. Reglementarea activității compartimentului de audit public intern

Unitățile aflate în subordonarea sau coordonarea MECT, nu elaborează norme proprii de audit public intern. Activitatea de audit public intern, se va desfășura în conformitate cu prevederile prezentelor norme.

1.7. Raportarea activității de audit public intern

Raportul de audit public intern, finalizat împreună cu rezultatele concilierii, este transmis conducătorului entitatii publice care a aprobat efectuarea misiunii de audit public intern, pentru analiza și avizare.

Compartimentul de audit public intern asigura:

● raportarea periodică asupra constatărilor, concluziilor și recomandărilor rezultate din activitatea de audit;

● elaborarea raportului anual al activității de audit public intern;

● în cazul identificarii unor iregularitati sau posibile prejudicii, se raportează conducătorului entitatii publice și structurii de control intern;

● informarea UCAAPI despre recomandările neinsusite de către conducătorul entitatii publice auditate, precum și despre consecințele acestora;

● verificarea și raportarea la UCAAPI, sau la organul ierarhic imediat superior asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor.

2. Obiectivele aferente unei activități de audit public intern

2.1. Evaluarea managementului riscurilor

Auditul public intern trebuie să sprijine conducătorul entitatii publice în identificarea și evaluarea riscurilor semnificative contribuind la îmbunătățirea sistemelor de management al riscurilor. Auditul public intern trebuie să supravegheze și sa evalueze eficacitatea acestui sistem.

Auditul public intern trebuie să evalueze riscurile aferente operațiilor și sistemelor informatice ale entitatii publice privind:

● fiabilitatea și integritatea informațiilor financiare și operationale;

● eficacitatea și eficienta operațiilor;

● protejarea patrimoniului;

● respectarea legilor, reglementărilor și contractelor

În cursul misiunilor, auditorii interni vor identifica toate riscurile, inclusiv cele care exced perimetrul misiunii, în cazul în care acestea sunt semnificative.

2.2. Evaluarea sistemelor de control

Auditul public intern ajuta entitatea publică sa mențină un sistem de control adecvat prin evaluarea eficacitatii și eficientei acestuia, contribuind la îmbunătățirea lui continua.

În cursul misiunii, auditorul intern trebuie să examineze procedurile de control intern, în acord cu obiectivele misiunii, în vederea identificarii tuturor deficiențelor semnificative ale acestora.

Pentru evaluarea sistemului de control sunt necesare utilizarea unor criterii adecvate. Auditorii interni trebuie să determine măsura în care conducătorul entitatii publice, a definit criterii adecvate de apreciere și dacă obiectivele au fost realizate. Dacă aceste criterii sunt adecvate, acestea pot fi utilizate și de auditorii interni în evaluarea sistemului de control intern. Dacă acestea sunt inadecvate, auditorii interni, trebuie, împreună cu conducerea entitatii publice sa elaboreze în mod corespunzător aceste criterii.

Capitolul II NORME METODOLOGICE PRIVIND MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN

În desfășurarea unei misiuni de audit public intern, sunt necesare următoarele etape și proceduri:

1. Pregătirea misiunii de audit public intern

1.1. Ordinul de serviciu

Ordinul de serviciu se întocmește de către directorul direcției de audit public intern, al Ministerului Educației Cercetării și Tineretului, iar la entitatile aflate în subordinea sau coordonarea MECT, de către șefii de compartimente sau de către auditorul împuternicit al entitatii publice subordonate sau coordonate de către MECT, în baza planului de audit public intern aprobat. Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenție, precum și modalitatea de intervenție a auditorului intern astfel încât acesta să poată demara misiunea de audit.

1.2. Declarația de independenta

Independenta auditorilor interni selectați pentru realizarea unei misiuni de audit, trebuie declarata prin întocmirea unei declarații de independenta, de către fiecare auditor.

1.3. Notificarea privind declanșarea misiunii de audit public intern

Compartimentul de audit public intern, notifica entitatea care urmează a fi auditata cu 15 zile înainte de declanșarea misiunii de audit public intern despre scopul, principalele obiective, durata acesteia, precum și despre faptul ca pe parcursul misiunii de audit public intern vor avea loc deplasări în cadrul structurilor entitatii ce urmează a fi auditate, deplasări al căror program va fi stabilit ulterior, de comun acord cu entitatea auditata.

1.4. Colectarea informațiilor

În aceasta etapa auditorii interni solicita și colectează informații cu caracter general despre entitatea auditata. Colectarea acestor informații trebuie să atinga în final următoarele scopuri:

- identificarea principalelor elemente economice și instituționale în care entitatea auditata își desfășoară activitatea;

- cunoașterea modului de organizare al entitatii, a tehnicilor sale de lucru, și a diferitelor nivele de administrare, conform organigramei;

- identificarea punctelor cheie ale funcționarii entitatii auditate și ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari și slabe;

- identificarea și evaluarea riscurilor cu incidența semnificativă;

- identificarea informațiilor necesare pentru atingerea obiectivelor controlului și selectionarii tehnicilor de investigare adecvate.

1.5. Prelucrarea informațiilor

Prelucrarea informațiilor consta în:

- analiza structurii entitatii auditate, și a activității sale;

- analiza cadrului normativ care reglementează activitatea entitatii;

- analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfășurare a misiunii de audit public intern;

- analiza rezultatelor controalelor precedente;

- analiza informațiilor externe referitoare la entitatea auditata.

1.6. Identificarea obiectivelor auditabile

Obiectul auditabil reprezintă activitatea elementara a domeniului auditat, ale carei caracteristici pot fi definite teoretic și comparate cu realitatea practica.

Etapele identificarii obiectelor auditabile

Identificarea obiectelor auditabile se realizează în trei etape:

- detalierea fiecărei activități, în operații succesive, descriind procesul de la realizarea acestei activități până la înregistrarea ei;

- definirea pentru fiecare operațiune în parte a condițiilor pe care trebuie să le îndeplinească din punct de vedere al controalelor specifice și al riscurilor aferente;

- determinarea modalităților de funcționare necesare pentru ca entitatea sa atinga obiectivul și sa elimine riscurile.

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile constituie suportul analizei riscurilor.

1.7. Analiza riscurilor

Definirea riscului

Riscul reprezintă orice eveniment, acțiune situație sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacității entitatii publice de a realiza obiectivele.

Categorii de riscuri

a. riscuri de organizare

În această categorie se includ riscuri produse ca urmare a lipsei unor responsabilități precise; insuficienta organizare a resurselor umane; documentație insuficienta și neactuala.

b. riscuri operationale

Se întâlnesc în situația neinregistrarilor în evidentele contabile; păstrarea și utilizarea necorespunzătoare a arhivei; lipsa unui control asupra operațiunilor cu risc ridicat.

c. riscuri financiare

Constau în plati nesecurizate; nedetectarea operațiunilor cu risc financiar.

d. riscuri generate de schimbări legislative, structurale, manageriale etc.

Componentele riscului

Componentele riscului sunt:

- probabilitatea de aparitie;

- nivelul impactului, respectiv gravitatea consecințelor și durata acestora.

Scopul analizei riscurilor

Analiza riscurilor reprezintă o etapa importanța și are drept scop:

- sa identifice pericolele ce pot aparea în structura auditata;

- sa identifice dacă este organizat controlul intern și dacă acesta răspunde nevoilor de prevenire, eliminare sau minimizare a pericolelor;

- sa evalueze structura controlului intern al entitatii.

Fazele analizei riscurilor

Fazele care trebuie urmărite în analiza riscurilor sunt următoarele:

- analiza activității entitatii auditate;

- identificarea și evaluarea riscurilor inerente;

- verificarea existenței controalelor interne, a procedurilor de control intern precum și evaluarea acestora;

- evaluarea punctelor slabe, cuantificarea și împărțirea lor pe clase de risc.

Măsurarea riscurilor

Măsurarea riscurilor depinde de probabilitatea de aparitie a riscului și de gravitatea consecințelor evenimentului. Pentru realizarea masurarii riscurilor, se utilizează drept instrumente de măsurare, criteriile de apreciere.

Măsurarea probabilitatii

Criteriile utilizate pentru măsurarea probabilitatii de aparitie a riscului, sunt:

a) aprecierea vulnerabilitatii entitatii;

b) aprecierea controlului intern.

Probabilitatea de aparitie a riscului variaza de la imposibilitate la certitudine și este exprimată pe o scara de valori pe trei niveluri:

- probabilitate mica;

- probabilitate medie;

- probabilitate mare.

a) Aprecierea vulnerabilitatii entitatii

Pentru a efectua aprecierea, auditorul va examina toți factorii cu incidența asupra vulnerabilitatii domeniului auditabil, cum ar fi:

- resursele umane;

- complexitatea prelucrării operațiilor;

- mijloacele tehnice existente.

Vulnerabilitatea se exprima pe trei nivele:

- vulnerabilitate redusă;

- vulnerabilitate medie;

- vulnerabilitate mare.

b) Aprecierea controlului intern

Aprecierea controlului intern se face pe baza unei analize a calității controlului intern al entitatii, pe trei niveluri:

- control intern corespunzător;

- control intern insuficient;

- control intern cu lipsuri grave.

Măsurarea gravitatii consecințelor evenimentului (nivelul impactului)

Nivelul impactului reprezintă efectele riscului în cazul producerii sale și se poate exprima pe o scara de valori pe trei niveluri:

- impact scăzut;

- impact moderat;

- impact ridicat.

Metoda-model de analiza a riscurilor

Efectuarea analizei riscurilor se face prin parcurgerea următorilor pasi:

a) identificarea (listarea) operațiilor/activităților auditabile, respectiv a obiectelor auditabile. În aceasta faza se analizează și se identifica activitățile/operațiile precum și interdependentele existente între acestea, fixându-se perimetrul de analiza;

b) identificarea amenintarilor, riscurilor inerente posibile, asociate acestor operațiuni/activități, prin determinarea impactului financiar al acestora;

c) stabilirea criteriilor de analiza a riscului. Se recomanda utilizarea criteriilor: aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativă și aprecierea calitativă;

d) stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu, prin utilizarea unei scări de valori pe trei nivele, astfel:

d1) pentru aprecierea controlului intern: control intern corespunzător - nivel 1; control intern insuficient - nivel 2; control intern cu lipsuri grave - nivel 3;

d2) pentru aprecierea cantitativă: impact financiar slab - nivel 1; impact financiar mediu - nivel 2; impact financiar important - nivel 3;

d3) pentru aprecierea calitativă: vulnerabilitate redusă - nivel 1; vulnerabilitate medie - nivel 2; vulnerabilitate mare - nivel 3.

e) stabilirea punctajului total al criteriului utilizat (T). Se atribuie un factor de greutate și un nivel de risc fiecărui criteriu. Produsul acestor doi factori da punctajul pentru criteriul respectiv iar suma punctajelor pentru o anumită operație/activitate auditabila conduce la determinarea punctajului total al riscului operației/activității respective.

Punctajul total al riscului se obține utilizând formula:

n

___

T = /__ P(i) x N(i)

i=1

unde:

P(i) = ponderea riscului pentru fiecare criteriu;

N(i) = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;

sau

T = N1 x N2 x ... x Ni

unde

N = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat.

f) clasarea riscurilor, pe baza punctajelor totale obținute anterior, în: risc mic, risc mediu, risc mare;

g) ierarhizarea operațiunilor activităților ce urmează a fi auditate, respectiv elaborarea tabelului puncte tari și puncte slabe. Tabelul punctelor tari și punctelor slabe prezintă sintetic rezultatul evaluării fiecărei activități/operațiuni/teme analizate și permite ierarhizarea riscurilor în scopul orientarii activității de audit public intern, respectiv stabilirea tematicii în detaliu. Tabelul prezintă în partea stanga rezultatele analizei riscurilor (domeniile/obiectele auditabile, obiectivele specifice, riscuri, indicatori și indici), iar în partea dreaptă opinia și comentariile auditorului intern.

Domeniu

Obiective

Riscuri

Opinie

Comentariu

F/f

Consecințe

Gradul de

încredere

1.8. Elaborarea tematicii în detaliu a misiunii de audit public intern

Tematica în detaliu cuprinde totalitatea domeniilor de auditat selectate, este semnată de directorul direcției de audit public intern a Ministerului Educației Cercetării și Tineretului și/sau de șefii compartimentelor de audit public intern din unitățile aflate în subordinea sau coordonarea MECT și este adusă la cunoștința principalilor responsabili ai entitatii auditate în cadrul ședinței de deschidere.

Programul de audit public intern

Programul de audit public intern este un document intern de lucru al compartimentului de audit public intern, care se întocmește în baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliată acțiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum și repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.

Programul de audit public intern are drept scopuri:

a) asigura șeful compartimentului de audit public intern ca au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern;

b) asigura repartizarea sarcinilor și planificarea activităților.

1.9. Programul preliminar al interventiilor la fața locului.

Programul preliminar al interventiilor la fața locului se întocmește în baza programului de audit public intern și prezintă în mod detaliat lucrările pe care auditorii interni își propun să le efectueze, respectiv studiile, cuantificarile, testele, validarea acestora cu materiale probante și perioadele în care se realizează aceste verificări la fața locului.

1.10. Deschiderea intervenției la fața locului

Ședința de deschidere

Ședința de deschidere a intervenției la fața locului se derulează la unitatea auditata cu participarea auditorilor interni și a personalului entitatii auditate.

Ordinea de zi a ședinței de deschidere trebuie să cuprindă:

- prezentarea auditorilor interni care urmează sa desfășoare misiunea de audit;

- prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern;

- stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor;

- stabilirea tematicii în detaliu;

- acceptarea calendarului intalnirilor;

- asigurarea condițiilor materiale necesare derulării misiunii de audit public intern.

Entitatea auditata, poate solicita amânarea misiunii de audit, în cazuri justificate. Amânarea trebuie discutata cu compartimentul de audit public intern și notificată la conducătorul entitatii publice.

Minuta ședinței de deschidere

Data ședinței de deschidere, participanții, aspectele importante rezultate în urma discuțiilor vor trebui consemnate în minuta ședinței de deschidere.

1.11. Notificarea privind realizarea interventiilor la fața locului

Direcția de audit Public Intern a MECT, sau compartimentele de audit public intern care efectuează misiunea de audit, trebuie să notifice entitatea auditata despre programul verificărilor care urmează să fie realizate la fața locului, inclusiv perioadele de desfășurare a acestora. Odată cu notificarea se transmite și Carta auditorului intern.

2. Intervenția la fața locului (munca de teren)

2.1. Definire și etape

Intervenția la fața locului consta în colectarea documentelor, analiza și evaluarea acestora.

Intervenția la fața locului cuprinde următoarele etape:

- cunoașterea activității supuse verificării și studierea procedurilor aferente;

- intervievarea personalului auditat;

- verificarea înregistrărilor contabile;

- analiza datelor și informațiilor;

- evaluarea eficientei și eficacitatii controalelor interne;

- realizarea de testări;

- verificarea modului de realizare a corectării acțiunilor menționate în auditarile precedente.

2.2. Tehnici și instrumente de audit intern

Principalele tehnici de audit intern

Verificarea trebuie să asigure validarea, confirmarea, acuratetea înregistrărilor, documentelor, declarațiilor, concordanta cu legile și regulamentele, precum și eficacitatea controalelor interne.

Tehnicile de verificare sunt:

Comparatia - confirma identitatea unei informații după obținerea acesteia din două sau mai multe surse diferite;

Examinarea - presupune urmărirea și detectarea erorilor sau a iregularitatilor;

Recalcularea - consta în operațiunea de verificare a tuturor calculelor matematice;

Confirmarea - consta în solicitarea de informații din două sau mai multe surse independente, cu scopul validării acesteia;

Punerea de acord - reprezintă procesul de potrivire a două categorii diferite de înregistrări;

Garantarea - consta în verificarea realității tranzacțiilor înregistrate prin examinarea documentelor, de la articolul înregistrat spre documentele justificative;

Urmărirea - reprezintă verificarea procedurilor de la documentele justificative, către articolul înregistrat. Scopul urmăririi este de a verifica dacă toate modificările patrimoniale au fost înregistrate.

Observarea fizica - reprezintă modul prin care auditorii interni își formează o părere proprie.

Interviul - reprezintă procedeul prin care auditorii obțin informații prin intervievarea persoanelor care au legătură cu problematica verificata de auditor.

Analiza - consta în descompunerea unei entități în elemente care pot fi izolate, cuantificate și măsurate distinct.

Principalele instrumente de audit intern

● Chestionarul - cuprinde întrebările pe care le formulează auditorii interni.

Chestionarul este de mai multe tipuri:

Chestionarul de luare la cunoștința - cuprinde întrebări referitoare la contextul socio-economic, organizatoric, organizarea interna, funcționarea entitatii auditate;

Chestionarul de control intern - orienteaza auditorii interni în activitatea de identificare obiectivă a disfunctiilor și cauzelor reale ale acestor disfunctii;

Chestionarul-lista de verificare - este utilizat pentru stabilirea condițiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de întrebări standard privind obiectivele definite, responsabilitățile metodele și mijloacele financiare, tehnice și de informare, resursele umane existente.

● Tabloul de prezentare a circuitului auditului care permite:

- stabilirea fluxurilor informațiilor, atribuțiilor și responsabilităților referitoare la acestea;

- stabilirea documentației justificative complete;

- reconstituirea operațiunilor de la suma totală până la detalii individuale și invers.

● Formularele constatărilor de audit public intern - se utilizează pentru prezentarea fundamentată a constatărilor auditului public intern.

- Fișa de identificare și analiza problemelor - FIAP - se întocmește pentru fiecare disfunctionalitate constatată. Prezintă rezumatul disfunctionalitatii, cauzele, consecințele, precum și recomandările pentru rezolvare. FIAP, este întocmită de către auditor și confirmată de reprezentanții entitatii auditate și supervizata de șeful compartimentului de audit sau de inlocuitorul acestuia.

- Formularul de constatare și raportare a iregularitatilor - se întocmește în cazul în care auditorii interni constata existenta sau posibilitatea producerii unor iregularitati. Se transmite șefului compartimentului de audit public intern, care va informa în termen de 3 zile conducătorul entitatii auditate și structura de control abilitata în vederea continuării verificărilor. În cazul în care auditorul nu face parte dintr-un compartiment, va informa direct în același termen conducerea entitatii auditate și compartimentul de control al acesteia, în vederea continuării verificărilor.

2.3. Dosarele de audit public intern

Dosarele de audit public intern, asigura legătură între sarcina de audit, intervenția la fața locului și raportul de audit public intern. Dosarele stau la baza formulării concluziilor auditorilor interni.

Dosarele de audit public intern sunt de mai multe tipuri:

a. Dosarul permanent - cuprinde următoarele secțiuni:

Secțiunea A - Raportul de audit public intern și anexele acestuia:

- ordinul de serviciu;

- declarația de independenta;

- raport intermediar și/sau final;

- fișele de identificare și analiza problemelor;

- formularele de constatare a iregularitatilor;

- programul de audit.

Secțiunea B - Administrativă:

- notificarea privind declanșarea misiunii de audit public intern;

- minuta ședinței de deschidere;

- minuta reuniunii de conciliere;

- minuta ședinței de închidere;

- corespondenta cu structura auditata.

Secțiunea C - Documentația misiunii de audit public intern:

- strategii interne;

- reguli, regulamente și legi aplicabile;

- proceduri de lucru;

- materiale despre entitatea auditata (indicatori, responsabilități, nr. de angajați, fișele posturilor, natura înregistrărilor contabile etc.);

- informații financiare;

- rapoarte de audit anterioare și externe;

- documentația analizei riscurilor.

Secțiunea D - Supervizarea și revizuirea desfășurării misiunii de audit public intern și a rezultatelor acestuia:

- revizuirea raportului de audit public intern;

- răspunsurile auditorilor interni la revizuirea raportului de audit public intern.

b. Dosarul documentelor de lucru - cuprinde copii xerox ale documentelor justificative, extrase din acestea, care trebuie să confirme și sa sprijine concluziile auditorilor interni.

2.4. Revizuirea - Se efectuează de către auditorii interni, înainte de întocmirea proiectului Raportului de audit public intern, pentru a se asigura ca documentele de lucru sunt pregătite în mod corespunzător.

2.5. Păstrarea și arhivarea dosarelor de audit public intern

Dosarele de audit public intern sunt confidențiale. Ele se păstrează până la îndeplinirea recomandărilor din raportul de audit public intern, după care se arhiveaza în concordanta cu prevederile legii.

2.6. Ședința de închidere a intervenției la fața locului, are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a recomandărilor finale din proiectul Raportului de audit public intern și a calendarului de implementare a recomandărilor. Se întocmește o minuta a ședinței de închidere.

3. Elaborarea raportului de audit public intern

3.1. La elaborarea proiectului Raportului de audit public intern, trebuie avute în vedere următoarele elemente și principii:

a) constatările inserate în proiectul raportului de audit public intern să fie în corelatie cu obiectivele misiunii de audit public intern și să fie susținute de documente justificative corespunzătoare;

b) recomandările să fie stabilite în concordanta cu constatările și sa urmărească reducerea riscurilor potențiale;

c) raportul trebuie să exprime doar opiniile auditorului intern, bazate pe constatările efectuate;

d) raportul să fie întocmit pe baza fișelor de identificare și analiza a problemelor;

e) constatările trebuie să fie prezentate într-o maniera pertinenta și incontestabila;

f) să se evite utilizarea expresiilor imprecise, a stilului eliptic de exprimare, a limbajului abstract;

g) să se promoveze un limbaj cat mai uzual și un stil de exprimare concret;

h) să se evite tonul polemic, jignitor, tendentios;

i) să se realizeze constatările; cele mai importante vor fi prezentate în sinteza sau în concluzii;

j) se vor evidenția aspectele pozitive și îmbunătățirile constatate de la ultima misiune de audit public intern realizată.

3.2. Structura proiectului de Raport de audit public intern

Proiectul Raportului de audit public intern, trebuie să cuprindă cel puțin următoarele elemente:

a) scopul și obiectivele misiunii de audit public intern;

b) date de identificare a misiunii de audit public intern;

c) modul de desfășurare a acțiunii de audit public intern, proceduri, metode și tehnici utilizate, documente examinate, materiale întocmite în cursul acțiunii de audit public intern;

d) constatări efectuate;

e) concluzii și recomandări;

f) documentație anexată, care trebuie să cuprindă note explicative, note de relații, situații, acte, documente, precum și orice alt material probant sau justificativ.

3.3. Transmiterea proiectului de Raport de audit public intern

Proiectul de Raport de audit public intern se transmite la structura auditata, iar aceasta poate transmite în maxim 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie analizate de către auditorii interni.

3.4. Reuniunea de conciliere

În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizează ședința de conciliere cu structura auditata în cadrul căreia se analizează constatările și concluziile în vederea acceptării recomandărilor formulate. Se întocmește o minuta privind desfășurarea reuniunii de conciliere.

3.5. Elaborarea Raportului de audit public intern

Raportul de audit public intern trebuie să includă modificările discutate și convenite din cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit public va fi însoțit de o sinteza a principalelor constatări și recomandări.

Șeful compartimentului de audit public intern trebuie să informeze UCAAPI sau organul ierarhic superior despre recomandările care nu au fost avizate de conducătorul entitatii publice. Aceste recomandări vor fi însoțite de documentația de sustinere.

3.6. Difuzarea Raportului de audit public intern

Șeful compartimentului de audit public intern trimite Raportul de audit public intern, finalizat, împreună cu rezultatele concilierii și punctul de vedere al entitatii/structurii auditate conducătorului entitatii publice care a aprobat misiunea, pentru analiza și avizare.

Pentru instituția publică mica, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducătorului acesteia.

După avizarea recomandărilor cuprinse în Raportul de audit public intern, acestea vor fi comunicate structurii auditate.

Curtea de Conturi are acces la Raportul de audit public intern în timpul verificărilor pe care le efectuează.

3.7. Urmărirea recomandărilor

Obiectivul acestei etape este asigurarea ca recomandările menționate în Raportul de audit public intern sunt aplicate întocmai, în termenele stabilite și ca conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandări.

Structura auditata trebuie să informeze compartimentul de audit public intern asupra modului de implementare a recomandărilor.

3.8. Responsabilitatea structurii auditate

Responsabilitatea structurii auditate în aplicarea recomandărilor consta în:

a) elaborarea unui plan de acțiune, însoțit de un calendar privind îndeplinirea acestuia;

b) stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare;

c) punerea în practica a recomandărilor;

d) comunicarea periodică a stadiului de aplicare a recomandărilor;

e) evaluarea rezultatelor obținute.

3.9. Responsabilitatea compartimentului de audit public intern

Compartimentul de audit public intern verifica și raportează la UCAAPI, sau la organul ierarhic superior asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor.

Compartimentul de audit public intern va comunică conducătorului entitatii publice stadiul implementarii recomandărilor.

3.10. Supervizarea misiunii de audit public intern

Șeful compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor de desfășurare a misiunii de audit public intern.

Scopul acțiunii de supervizare este de a asigura ca obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse în condiții de calitate. Prin acțiunea de supervizare se stabilesc instrucțiunile necesare derulării misiunii de audit, se verifica executarea corecta a programului misiunii de audit, se verifica existenta elementelor probante, se verifica dacă redactarea raportului de audit intermediar și final este exactă, clara și concisă și se efectuează în termenele fixate.

În cazul în care șeful compartimentului de audit public intern este implicat în misiunea de audit, supervizarea este asigurata de un auditor intern desemnat de acesta.

Capitolul III GHID PROCEDURAL

PROCEDURA P-01 ORDINUL DE SERVICIU

Model A-01

Scopul:

De repartizare a sarcinilor de serviciu pe auditori interni, astfel încât aceștia să poată demara misiunea de audit public intern.

Premise:

Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenție și se întocmește pe baza planului anual de audit public intern.

Procedura:

Șeful compartimentului de audit pu-

blic intern, sau conducătorul insti-

tutiei publice (în cazul în care nu

este organizat compartiment de audit

public intern)

1. Repartizează sarcinile de serviciu

pe fiecare auditor în parte;

2. Întocmește Ordinul de serviciu pe

baza planului anual de audit public

intern.

Personal de secretariat

3. Aloca un număr Ordinului de serviciu

4. Asigura copii ale Ordinului de

serviciu fiecărui membru al echipei

de audit.

Auditorii

5. Iau la cunoștința de Ordinul de

serviciu și de sarcinile repartizate

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public intern

Nr. ....... din ............

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile ........... și cu Planul anual de audit public intern, se va efectua o misiune de audit public intern la .................., în perioada ............ Scopul misiunii de audit este.........., iar obiectivele acesteia sunt .................. .

Menționăm ca se va efectua un audit de .......................... .

Echipa de audit public intern este formată din următorii auditori ......... .

DIRECTOR-DA-MECT/Șeful compartimentului de audit public

intern/Conducătorul instituției care aproba efectuarea misiunii de audit

în situația în care în instituție nu este decât un auditor

PROCEDURA P-02 DECLARAREA INDEPENDENTEI

Scopul:

De a demonstra independenta auditorilor față de entitatea auditata

Premise:

În vederea desemnării auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit public intern, vor fi verificate incompatibilitățile personale ale acestora. Astfel un auditor nu va fi desemnat acolo unde exista incompatibilități personale, doar dacă repartizarea lui este imperios necesară, fiind furnizată în acest sens o justificare din partea conducătorului Compartimentul de audit public intern. Dacă în timpul efectuării misiunii de audit apare o incompatibilitate reală sau presupusa, auditorii sunt obligați sa informeze conducerea.

Procedura:

Auditorii

1. Completează Declarația de independenta - Model A02;

2. Indosariaza Declarația de independenta în dosarul de audit;

3. Dacă în timpul misiunii de audit apare o incompatibilitate

reală sau presupusa, informează de urgenta conducerea.

Șeful

serviciului

4. Verifica Declarația de independenta;

5. Identifica incompatibilitatea semnalata de auditori și

stabilește modalitatea în care aceasta poate fi atenuata;

6. Aproba Declarațiile de independenta.

DECLARAȚIA DE INDEPENDENTA - Model A-02

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public intern

Se completează de fiecare auditor în parte, inclusiv consultanții.

Numele ................. Data .............(1)

Misiunea de audit public intern ...........

___________

(1) Va fi completată de auditor, inclusiv consultanții.

Incompatibilități în legătură cu entitatea auditata

DA

NU

Ați avut relație oficială financiară sau personală cu cineva care ar

putea sa va limiteze măsura în care puteti sa va interesați, sa

descoperiți sau sa constatati slabiciuni de audit de orice fel?

Aveti idei preconcepute față de persoane, grupuri, organizații sau

obiective care ar putea sa va influenteze în misiunea de audit?

Ați avut sau aveti funcții sau ați fost implicați în ultimii 3 ani

într-un alt mod în activitatea entitatii ce va fi auditata?

Aveti responsabilități în derularea programelor și proiectelor

finanțate integral sau parțial de Uniunea Europeană?

Sunteți soț/sotie, ruda sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu

conducătorul entitatii ce va fi auditata sau cu membrii organului de

conducere colectivă?

Aveti vreo legătură politica, socială care ar rezultă dintr-o fosta

angajare sau primirea de redevențe de la vreun grup anume?

Ați fost implicat în elaborarea și implementarea sistemelor de control

ale entitatii ce urmează sa o auditati?

Ați aprobat înainte facturi, ordine de plată și alte instrumente de

plata pentru entitatea ce urmează sa o auditati?

Ați ținut anterior contabilitatea la entitatea ce urmează sa o

auditati?

Aveti vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la

entitatea ce urmează sa o auditati?

Dacă în timpul misiunii de audit apare orice incompatibilitate

personală, externa sau organizațională care ar putea sa va afecteze

abilitatea dvs. de a lucra și a face rapoartele de audit impartiale,

notificati șeful compartimentului de audit public intern sau

conducătorul entitatii care a dispus misiunea de audit.

Auditor

DIRECTOR/Conducătorul

compartimentului de audit public intern/

împuternicitul cu coordonarea activității

de audit public intern.

Model A-02

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public intern/

Conducătorul instituției care aproba efectuarea misiunii de audit în situația

în care în instituție nu este decât un auditor.

Se completează de șeful compartimentului de audit

1. Incompatibilități personale. În cazul în care exista se trec din rândul celor inserate în tabelul anterior.

2. Pot fi negociate sau diminuate incompatibilitățile? Dacă da explicați cum anume.

Data și semnatura

.................

PROCEDURA P-03 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Scopul:

Sa informeze entitatea auditata despre declanșarea misiunii de audit public intern.

Premise:

Se intenționează ca prin notificarea entitatii să se asigure desfășurarea corespunzătoare a procedurilor de audit.

Procedura:

Auditorii

1. Pregătesc adresa de notificare către părțile

interesate în vederea transmiterii acesteia

cu 15 zile înainte de declanșarea misiunii de

audit public intern.

Conducătorul Compartimentu-

lui de audit

2. Verifica adresa de notificare;

3. Semnează adresa de notificare.

Personalul de secretariat

4. Aloca un număr adresei de notificare și o

transmite entitatii auditata.

Auditorii

5. Includ domeniile de interes (dacă se

comunică), în programul de audit;

6. Indosariaza copia adresei de notificare în

dosarul permanent.

Model B-01

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public intern

Data ............

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

Către .................

De la ................. Directorul Direcției de Audit a MECT/Conducătorul compartimentului de audit public intern, sau conducătorul instituției care dispune efectuarea misiunii de audit.

Ref ................... Se denumeste misiunea de audit public intern

Stimate(a) ............

În conformitate cu Planul anual de audit public intern, urmează ca în perioada ........, sa efectuam o misiune de audit public intern cu tema ......., la unitatea dumneavoastră.

Auditul va examina responsabilitățile asumate de către unitatea dumneavoastră și va determina dacă aceasta își îndeplinește obligațiile într-un mod eficient și efectiv.

Va vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o ședința de deschidere în vederea discutarii diverselor aspecte ale misiunii de audit cuprinzând:

- prezentarea auditorilor;

- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern;

- programul intervenției la fața locului;

- scopul misiunii de audit public intern;

- alte aspecte.

Pentru o mai buna înțelegere a activității dumneavoastră, va rugăm sa ne puneti la dispoziție următoarea documentație ................................. .

Dacă aveti unele întrebări privind aceasta acțiune, va rog sa contactati pe (numele auditorului), sau pe mine.

Cu stima

Conducătorul compartimentului de audit public intern

.............................

Data

.............

PROCEDURA P-04 COLECTAREA ȘI PRELUCRAREA INFORMAȚIILOR

Scopul:

Cunoașterea domeniului auditabil îl ajuta pe auditor să se familiarizeze cu entitatea auditata. Colectarea informațiilor facilitează procedurile de analiza de risc și cele de verificare.

Premise:

Colectarea, este de fapt pregătirea informațiilor în vederea efectuării analizei de risc și pentru identificarea informațiilor necesare, în vederea atingerii obiectivelor misiunii de audit public intern.

Colectarea informațiilor presupune:

- identificarea principalelor elemente ale contextului instituțional și socio-economic în care entitatea auditata își desfășoară activitatea;

- analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entitatii auditate;

- analiza entitatii auditate și activitățile sale;

- analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfășurare a misiunii de audit;

- identificarea punctelor cheie ale funcționarii entitatii auditate, și ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari și slabe;

- identificarea constatărilor semnificative și a recomandărilor din rapoartele de audit precedente care ar putea sa afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit;

- identificarea și evaluarea riscurilor cu incidența semnificativă;

- identificarea surselor potențiale de informații care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului.

Procedura:

Auditorii

1. Identifica legile și regulamentele de

aplicare ale entitatii auditate;

2. Obțin organigrama, regulamentele de

funcționare, fise ale posturilor și orice

alte documente;

3. Identifica personalul responsabil;

4. Identifica circuitul documentelor;

5. Obțin exemplare ale rapoartelor de audit

anterioare;

6. Aduna date statistice pentru a le putea

folosi în faza de analiza a riscului;

7. Se familiarizeaza cu activitatea entitatii

auditate.

Conducătorul Compartimentului

de audit public intern

8. Revede documentația;

9. Organizează o ședința pentru identificarea

obiectivelor auditabile și a criteriilor de

analiza de risc. Reevalueaza stabilirea

obiectivelor, a scopului auditului și a

metodologiei, după caz.

PROCEDURA P-05 ANALIZA RISCURILOR

Scopul:

Analiza riscului reprezintă o etapa majoră în procesul de audit public intern, care are drept scopuri: identificarea pericolelor din entitatea auditata, modul în care controalele interne sau procedurile entitatii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele, evaluarea structurii controlului intern.

Premise:

Analiza riscurilor, reprezintă un punct de pornire în elaborarea tabelului cu punctele tari și punctele slabe,

Aprecierea unui risc are la baza doua estimari:

- gradul de gravitate al pierderii care poate să rezulte ca urmare a riscului

- probabilitatea ca riscul sa revină.

Riscurile potențiale se pot concretiza în recomandări de audit. Punctele tari și punctele slabe, se exprima calitativ și cantitativ în funcție de rezultatele asteptate și de condițiile de obținere a acestora. Un punct forte sau un punct slab trebuie să fie exprimat în funcție de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urmărită, pentru a asigura buna funcționare a entitatii, sau atingerea unui rezultat scontat.

Procedura:

Auditorii

1. Din activitatea desfășurată în timpul colectării și

prelucrării informațiilor, pregătesc o lista

centralizatoare a obiectivelor auditabile;

2. Identifica riscurile asociate;

3. Stabilesc criteriile de analiza a riscurilor;

4. Stabilesc ponderea fiecărui criteriu al riscului;

5. Stabilesc nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu

utilizat;

6. Stabilesc punctajul total al criteriului utilizat;

7. Claseaza riscurile pe baza punctajelor totale obținute;

8. Ierarhizeaza operațiunile activităților ce urmează a fi

auditate și elaborează tabelul punctelor tari și cele

slabe;

9. Transmit tabelul punctelor tari și slabe, conducătorului

compartimentului de audit public intern;

10. Indosariaza tabelul punctelor tari și slabe în dosarul

permanent, Secțiunea C.

Conducătorul

compartimentului

de audit public

intern

11. Organizează o ședința pentru identificarea obiectivelor

de audit și a criteriilor de analiza de risc. Reevaluea-

za stabilirea obiectivelor, a scopului auditului și a

metodologiei după caz;

12. Avizează tabelul punctelor tari și punctelor slabe și

fișele de constatare a problemelor inițiate pentru

fiecare control potențial.

Exemplu

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public intern

Model C-01 Tabelul "PUNCTE TARI ȘI PUNCTE SLABE"

Denumirea misiunii de audit ...........

Perioada supusă auditului

Întocmit de .............

Data .........

Aprobat de ..............

Data .........

Domeniu

Obiective

Riscuri

Opinie

Comentariu

F/f

Consecințe

Gradul de

încredere

Ghidul de Evaluare al controlului intern

Controlul

intern

este

Dacă

SLAB

- conducerea și/sau personalul demonstreaza o atitudine necooperan-

ta și nepasatoare cu privire la conformitate, păstrarea dosarelor

sau reviziile externe;

- auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit

probleme deosebite;

- analiza dezvaluie că nu sunt în funcțiune tehnici de control

adecvate și suficiente;

- procedurile de control intern lipsesc sau sunt puțin utilizate.

POTRIVIT

- conducerea și personalul demonstreaza o atitudine cooperanta cu

privire la conformitate, păstrarea dosarelor și reviziilor

externe;

- auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit

anumite probleme, dar conducerea a luat măsuri de remediere și a

răspuns satisfăcător la recomandările auditului;

- analiza arata ca sunt în funcțiune tehnici de control adecvate și

suficiente.

PUTERNIC

- conducerea și personalul demonstreaza o atitudine constructivă,

existând preocuparea de a anticipa și inlatura problemele.

- auditurile anterioare și studiile preliminare nu au descoperit

nici un fel de probleme.

- analiza arata ca sunt în funcțiune numeroase și eficiente tehnici

de control intern.

- procedurile sunt bine susținute de documente.

PROCEDURA P06 - ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT

Scopul:

Asigura conducătorul compartimentului de audit public intern ca au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern și asigura repartizarea sarcinilor și planificarea activităților.

Premise:

Programul de audit este un document de lucru al compartimentului de audit public intern, care se întocmește în baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliată acțiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum și repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.

Programul preliminar de intervenție la fața locului se întocmește în baza programului de audit public intern și prezintă detaliat lucrările pe care auditorii interni își propun să le efectueze, respectiv studiile, testele, validarea acestora cu materiale probante și perioadele în care se realizează aceste verificări la fața locului.

Procedura:

Auditorii

1. Pregătesc programul de audit, incluzând următoarele:

- obiectivele auditului;

- testarile care se vor efectua;

- alte proceduri de audit și teste după caz.

2. Pregătesc o nota cu următoarele anexe:

- colectarea și prelucrarea datelor;

- tabelul cu puncte tari și puncte slabe;

- programul preliminar al interventiilor la fața locului.

3. Indosariaza programul de audit.

4. Utilizează programul de audit în efectuarea misiunii.

Conducătorul

compartimentului

de audit

5. Organizează ședința de analiza.

6. Verifica nota și anexele acesteia.

7. Analizează și modifica după caz documentele prezentate.

8. Aproba nota și anexele.

PROGRAMUL DE AUDIT

Model A03

Perioada supusă auditului

Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

Obiectivele

Activități

Durata

Persoane

implicate

Locul

desfășurării

A. Urmează

enumerarea

obiectivelor

de la a ... z

Ordinul de serviciu

Declarația de independenta

Notificarea

Ședința de deschidere

Colectarea și prelucrarea

informațiilor

Prelucrarea testelor

Elaborarea FIAP-urilor

Adunarea dovezilor

Constatarea și raportarea

iregularitatilor

Întocmirea formularelor de

raportare a iregularitatilor

Revizuirea documentelor

indosarierea

Ședința de închidere

Elaborarea proiectului de raport

Transmiterea proiectului de

raport

Reuniunea de conciliere

Raportul de audit final

Difuzarea raportului de audit

Urmărirea recomandărilor

Model A03-1

PROGRAMUL INTERVENȚIEI LA FAȚA LOCULUI

Denumirea misiunii de audit ............

Perioada supusă auditului

Întocmit de .............

Data .........

Aprobat de ..............

Data .........

Obiectivele

Tipul verificării

Locul testarii

Durata testarii

Auditorii

PROCEDURA P-07 ȘEDINȚA DE DESCHIDERE

Scopul:

Sa efectueze o ședința de deschidere cu reprezentanții entitatii auditate, pentru a discuta scopul auditului, obiectivele urmărite și modalitățile de lucru privind auditul.

Premise:

Ședința de deschidere servește ca intalnire de început a misiunii de audit. Ordinea de zi a ședinței de deschidere va cuprinde:

- prezentarea auditorilor;

- prezentarea obiectivelor misiunii de audit;

- stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor;

- prezentarea în detaliu a tematicii;

- acceptarea calendarului intalnirilor;

- analiza și acceptul cartei auditorului;

- asigurarea condițiilor materiale necesare derulării misiunii.

Procedura:

Auditorii

1. Contacteaza telefonic entitatea auditata pentru

a stabili data intrlnirii.

2. Întocmesc minuta ședinței de deschidere cu

următoarea structura:

A. Mențiuni generale

- tema misiunii de audit public intern;

- perioada auditata;

- numele celor care întocmesc minuta ședinței

de deschidere;

- numele persoanei însărcinate cu verificarea

întocmirii minutei de deschidere;

- lista participanților la ședința de deschide-

re cu menționarea numelui, funcției, direcți-

ei și a numărului de telefon.

B. Stenograma ședinței de deschidere:

- cuprinde redactarea în detaliu a dezbaterilor

ședinței de deschidere.

3. Indosariaza minuta ședinței de deschidere în

dosarul permanent

Conducătorul

compartimentului de audit

public intern, auditorii,

reprezentanții entitatii

auditate

4. Participa la desfășurarea ședinței de deschide-

re

Exemplu

MINUTA ȘEDINȚEI DE DESCHIDERE

Model B-02

Entitatea publică

A. Mențiuni generale

Tema misiunii de audit: Auditul ............... Perioada auditata ...........

Întocmit de ...................

Data ...........

Verificat de ..................

Data ...........

Lista participanților:

Numele

Funcția

Direcția/Serviciul

Nr. telefon

B. Stenograma ședinței de deschidere

PROCEDURA P-08 COLECTAREA INFORMAȚIILOR

Scopul:

Informațiile colectate asigura o evidenta suficienta și oferă baza pentru constatările și concluziile auditorilor.

Premise:

În timpul fazei de colectare și prelucrare a informațiilor, auditorii efectuează testări în concordanta cu programul de audit aprobat. Munca în cadrul acestei faze produce dovezi de audit în baza cărora auditorii formulează constatări, concluzii și recomandări.

Procedura:

Auditorii

1. Efectuează testarile și procedurile stabilite în programul

de audit;

2. Apreciază dacă dovezile obținute sunt suficiente și

folositoare;

3. Colectează documentele pentru toată misiunea de audit;

3. Eticheteaza și numeroteaza toate documentele;

4. Pregătesc și finalizează FIAP;

5. Transmit FIAP șefului compartimentului de audit public

intern;

6. Indosariaza documentele utilizate în cadrul misiunii de

audit;

7. Eticheteaza, numeroteaza și indosariaza testele și FIAP în

dosarul permanent;

Conducător

compartimentu-i

lui de audit

8. Analizează și aproba testele;

9. Revede și aproba FIAP.

Exemplu

Model A-04

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit/Compartimentul de audit public intern

CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE

Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului

Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

Obiectivul

Sa evalueze eficienta și eficacitatea controalelor interne asupra

operațiunilor entitatii/structurii auditate în următorul ciclul

de operațiuni:

- plati

- contabilitate

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

Auditori

PLATI

1. verificați dacă exista proceduri scrise

2. verificați dacă atribuirea responsabilităților și

delegarea competentelor sunt declarate în proceduri

3. controlati dacă angajații sunt informati despre

procedurile care se aplică

4. verificați dacă procedurile asigura separarea sarcinilor

5. verificați dacă procedurile sunt aprobate

6. verificați dacă procedurile sunt actualizate

7. verificați dacă operațiile de control sunt însoțite de

liste de verificare (check-list)

8. apreciati calitatea listelor de verificare

9. verificați dacă controalele efectuate au fost formalizate

(data, semnatura)

10. controlati conformitatea plății cu procedurile privind

cursul de schimb

11. urmăriți plățile cu extrasele de cont

12. urmăriți plățile în cartea mare asigurându-va ca sunt

transcrise corect

13. revizuiti procedurile referitoare la plățile care nu sunt

efectuate

14. verificați dacă este stabilită atribuirea

responsabilităților

15. verificați dacă procedurile asigura separarea

responsabilităților

16. verificați dacă contabilul principal are o autoritate

adecvată asupra angajaților din compartimentul contabil

17. verificați dacă procedurile sunt aprobate

18. verificați dacă procedurile sunt actualizate

19. verificați dacă procedurile stabilesc și explica politica

contabila și procedurile

20. verificați dacă numai persoanele autorizate pot sa

modifice sau sa stabilească noi politici sau proceduri

21. controlati ca procedurile de declarații sa includă:

a) planul de conturi însoțit de explicații ale

operațiunilor;

b) identificarea și descrierea principalelor înregistrări

contabile, intrările periodice;

c) identificarea posturilor care au autoritatea sa aprobe

ca intrările sunt efectuate;

d) explicați pentru documentele și necesitățile de

aprobare pentru diversele tipuri de tranzacții

periodice și neperiodice și intrările în jurnal;

22. verificați pregătirea și aprobarea funcțiilor pentru

intrările în jurnal pentru a controla ca ele sunt separate

23. verificați ca toate intrările în jurnal sunt revazute și

aprobate de către persoanele competente la nivelurile

adecvate

24. toate intrările în jurnal sunt explicate corespunzător și

justificate

25. controalele efectuate sunt formalizate (data și semnatura)

26. rapoartele financiare sunt pregătite pentru perioadele

contabile solicitate

27. revedeti procedurile privind corectarea rapoartelor

28. revizuiti procedurile de închidere

29. verificați dacă fiecare cont bancar corespunde unui cont

în registre

30. revizuiti cartea mare pentru a verifica dacă tranzacțiile

sunt trecute în contul corect

31. verificați sumele defalcate pe creditori și debitori

32. verificați dacă cecurile din jurnal sunt trecute în ordine

numerică și dacă cele care lipsesc sunt semnalate

CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE

Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului

Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

Obiectivul

Sa evalueze eficienta și eficacitatea controalelor interne asupra

operațiunilor

entitatii/structurii auditate în următorul

ciclu de operațiuni:

- angajamente bugetare

ANGAJAMENTE BUGETARE

Da

Nu

Auditori

1. Verificați dacă exista proceduri scrise

2. Verificați dacă atribuirea responsabilităților și

delegarea competentelor sunt declarate în proceduri

3. controlati dacă angajații sunt informati despre

procedurile care se aplică

4. verificați dacă procedurile asigura separarea sarcinilor

5. verificați dacă procedurile sunt aprobate

6. verificați dacă procedurile sunt actualizate

7. verificați dacă controalele efectuate au fost formalizate

(data și semnatura)

8. verificați executarea creditelor bugetare

9. verificați încadrarea cheltuielilor efectuate în creditele

aprobate

10. urmăriți soldul din extrasele de cont cu cel al contului

de finanțare bugetară

11. verificați modul de întocmire a proiectelor de buget

12. verificați procedurile cu privire la creditele neutilizate

13. verificați dacă procedurile asigura separarea

responsabilităților

14. verificați dacă procedurile sunt aprobate

15. verificați dacă procedurile sunt actualizate

16. verificați dacă sunt stabilite măsuri care să urmărească

aplicarea procedurilor contabile

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit/Compartimentul de audit public intern

CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE

Denumirea misiunii de audit ............

Perioada supusă auditului

Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

Obiectivul

Sa evalueze eficienta și eficacitatea controalelor interne asupra

operațiunilor entitatii/structurii auditate în următorul

ciclu de operațiuni:

- vânzare, gajare concesionare

ACTIVITATEA VÂNZARE, GAJARE, CONCESIONARE

DA

NU

Auditori

1. verificați dacă exista proceduri scrise

2. verificați dacă atribuirea responsabilităților și

delegarea competentelor sunt declarate în proceduri

3. controlati dacă angajații sunt informati despre

procedurile care se aplică

4. verificați dacă procedurile asigura separarea sarcinilor

5. verificați dacă procedurile sunt aprobate

6. verificați dacă procedurile sunt actualizate

7. verificați dacă controalele efectuate au fost formalizate

(data, semnatura)

8. verificați încadrarea operațiunilor în legislația în

vigoare

9. urmăriți modul de întocmire al contractului economic

10. urmăriți derularea operațiunilor

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit/Compartimentul de audit public intern

CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE

Denumirea misiunii de audit ............

Perioada supusă auditului

Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

Obiectivul

Sa evalueze eficienta și eficacitatea controalelor interne asupra

operațiunilor entitatii/naturii auditate în următorul ciclu de operațiuni:

- venituri realizate

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

Auditori

VENITURI REALIZATE

1. verificați dacă exista proceduri scrise

2. verificați dacă atribuirea responsabilităților și

delegarea competentelor sunt declarate în proceduri

3. controlati dacă angajații sunt informati despre

procedurile care se aplică

4. verificați dacă procedurile asigura separarea sarcinilor

5. verificați dacă procedurile sunt aprobate

6. verificați dacă procedurile sunt actualizate

7. verificați dacă operațiile de control sunt însoțite de

liste de verificare (check-list)

8. verificați modul de încasare a veniturilor

9. verificați dacă controalele efectuate au fost formalizate

(data, semnatura)

10. verificați data încasării veniturilor

11. controlati modalitatea de utilizare a veniturilor

12. verificați dacă obținerea veniturilor generează cheltuieli

și care este volumul acestora

13. verificați legalitatea și oportunitatea efectuării

eventualelor cheltuieli

14. verificați sumele defalcate pe debitori

15. verificați modul în care au fost emise chitanțele care

atesta încasarea veniturilor

16. verificați notele contabile întocmite și înregistrarea

lor în contabilitate

17. verificați dacă situațiile financiare sunt pregătite și

înaintate în termen

18. verificați dacă fiecare cont bancar corespunde unui cont

în registre

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit/Compartimentul de audit public intern

CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE

Denumirea misiunii de audit ............

Perioada supusă auditului

Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

Obiectivul

Sa evalueze eficienta și eficacitatea sistemului contabil și a

fiabilitatii acestuia în cadrul unității auditate

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

Auditori

ORGANIZARE FIABILITATE

1. verificați dacă exista proceduri scrise

2. verificați dacă atribuirea responsabilităților și

delegarea competentelor sunt declarate în proceduri

3. controlati dacă angajații sunt informati despre

procedurile care se aplică

4. verificați dacă procedurile asigura separarea sarcinilor

5. verificați dacă procedurile sunt aprobate

6. verificați dacă procedurile sunt actualizate

7. verificați dacă numărul de posturi aprobat asigura

necesarul

8. verificați dacă atribuțiile au fost repartizate pe post

9. verificați dacă contabilul șef are autoritate adecvată

asupra salariaților din compartiment

10. verificați dacă procedurile sunt aprobate

11. verificați dacă procedurile sunt actualizate

12. verificați dacă procedurile de declarații includ planul

de conturi însoțit de explicatia operațiunilor

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit/Compartimentul de audit public intern

CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE

Denumirea misiunii de audit ............

Perioada supusă auditului

Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

Obiectivul

Sa evalueze modul de emitere a deciziilor și implementarea acestora:

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

Auditori

EMITEREA DECIZIILOR

1. verificați dacă exista proceduri scrise

2. verificați dacă atribuirea responsabilitatilor și

delegarea competentelor sunt declarate în proceduri

3. controlati dacă angajații sunt informati despre

procedurile care se aplică

4. verificați dacă procedurile asigura separarea sarcinilor

5. verificați dacă procedurile sunt aprobate

6. verificați dacă controalele au fost formalizate

7. verificați conformitatea emiterii deciziilor

8. verificați oportunitatea emiterii deciziilor

9. verificați legalitatea emiterii deciziilor

10. verificați concordanta între data emiterii deciziilor și

data aplicării lor

11. verificați modul de aplicare în practica a deciziilor

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit/Compartimentul de audit public intern

CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE

Denumirea misiunii de audit ............

Perioada supusă auditului

Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

Obiectivul

Sa evalueze eficienta și eficacitatea sistemelor informative asupra

operațiunilor unității auditate, în următorul ciclu de operațiuni:

- organizare-implementare

- legalitate

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

Auditori

SISTEM INFORMATIC

1. verificați dacă exista proceduri scrise

2. verificați dacă atribuirea responsabilităților și

delegarea competentelor sunt declarate în proceduri

3. controlati dacă angajații sunt informati despre

procedurile care se aplică

4. verificați dacă procedurile asigura separarea sarcinilor

5. verificați dacă procedurile sunt aprobate

6. verificați dacă procedurile sunt actualizate

7. verificați autorizarea sistemelor folosite

8. verificați dacă sistemul răspunde cerințelor legale și

specifice MECT

9. controlati eficienta folosirii sistemului

10. controlati implementarea sistemului la unitățile

subordonate

11. controlati modul de asigurare a confidențialității datelor

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit/Compartimentul de audit public intern

CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE

Denumirea misiunii de audit ............

Perioada supusă auditului

Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

Obiectivul

Sa evalueze eficienta și eficacitatea activității de management al

sistemelor de conducere, precum și riscurile asociate unor astfel de sisteme

asupra operațiunilor în unitatea auditata, în următorul ciclu de operațiuni:

- sisteme de conducere

- sisteme de control

- riscuri asociate

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

Auditori

MANAGEMENT, SISTEME DE CONTROL ȘI RISCURI ASOCIATE

1. verificați dacă exista proceduri scrise

2. verificați dacă atribuirea responsabilităților și

delegarea competentelor sunt declarate în proceduri

3. controlati dacă angajații sunt informati despre

procedurile care se aplică

4. verificați dacă procedurile asigura separarea sarcinilor

5. verificați dacă procedurile sunt aprobate

6. verificați dacă procedurile sunt actualizate

7. verificați existenta controlului intern și modul de

organizare

8. verificați existenta CFPP

9. verificați legalitatea urmăririi documentelor numai de

persoanele împuternicite

10. verificați riscurile asociate deciziilor luate

11. verificați riscurile sistemului decizional

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit/Compartimentul de audit public intern

CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE

Denumirea misiunii de audit ............

Perioada supusă auditului

Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

Obiectivul

Evaluarea eficientei și eficacitatii modului de gestionare și a evidentei

cantitative și calitative a stocurilor de produse din gestiunile unității,

în următorul ciclu de operațiuni:

- stocuri

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

Auditori

EVIDENTA GESTIUNII

1. verificați dacă exista proceduri scrise

2. verificați dacă atribuirea responsabilităților și

delegarea competentelor sunt declarate în proceduri

3. controlati dacă angajații sunt informati despre

procedurile care se aplică

4. verificați dacă procedurile asigura separarea sarcinilor

5. verificați dacă procedurile sunt aprobate

6. verificați dacă procedurile sunt actualizate

7. verificați existenta fișelor de magazie

8. verificați modalitatea de înregistrare în fise

9. verificați existenta documentelor primare

10. verificați concordanta dintre datele cantitative și

calitative din fise și documentele primare

11. verificați concordanta dintre înscrisurile din fișele de

magazie cu cele din fișele din contabilitate

12. verificați modul în care își desfășoară activitatea

comisiile de recepție

13. verificați modul de derulare a operațiunilor de casa și

respectarea plafonului de casa

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit/Compartimentul de audit public intern

CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE

Denumirea misiunii de audit ............

Perioada supusă auditului

Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

Obiectivul

Evaluarea eficientei și eficacitatea contractelor economice încheiate

asupra operațiunilor desfășurate de unitatea auditata în următorul ciclu

de operațiuni:

- urmărire și evidenta

- derulare

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

Auditori

CONTRACTE ECONOMICE

1. verificați dacă exista proceduri scrise

2. verificați dacă atribuirea responsabilităților și

delegarea competentelor sunt declarate în proceduri

3. controlati dacă angajații sunt informati despre

procedurile care se aplică

4. verificați dacă procedurile asigura separarea sarcinilor

5. verificați dacă procedurile sunt aprobate

6. verificați dacă procedurile sunt actualizate

7. verificați baza legală a întocmirii contractelor

8. verificați concordanta dintre prevederile inițiale și

cele cuprinse în contract

9. verificați clauzele asiguratorii ale contractelor și

modul de realizare

10. verificați respectarea termenelor contractuale

11. verificați prevederile referitoare la modalitatea de plată

12. verificați îndeplinirea obligațiilor părților privind

obiectul contractului

13. verificați întocmirea documentelor financiar contabile

aferente derulării contractului

14. verificați termenele contractuale

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit/Compartimentul de audit public intern

CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE

Denumirea misiunii de audit ............

Perioada supusă auditului

Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

Obiectivul

Evaluarea eficientei și eficacitatii modului de evidenta și încasare a

debitelor în următorul ciclu de operațiuni:

- evidenta debitelor

- încasarea lor

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

Auditori

EVIDENTA DEBITELOR

1. verificați dacă exista proceduri scrise

2. verificați dacă atribuirea responsabilităților și

delegarea competentelor sunt declarate în proceduri

3. controlati dacă angajații sunt informati despre

procedurile care se aplică

4. verificați dacă procedurile asigura separarea sarcinilor

5. verificați dacă procedurile sunt aprobate

6. verificați dacă procedurile sunt actualizate

7. verificați dacă exista evidenta analitica pentru debitori

8. verificați concordanta datelor înscrise în fișele

analitice, cu cele înscrise în evidenta sintetică

9. verificați corectitudinea calculelor privind debitele

10. verificați modul de urmărire și încasare a debitelor

11. verificați recuperarea debitelor restante

12. verificați litigiile și modul lor de soluționare

13. verificați modul de calcul și încasare a penalitatilor de

intrrziere

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit/Compartimentul de audit public intern

CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE

Denumirea misiunii de audit ............

Perioada supusă auditului

Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

Obiectivul

Evaluarea eficientei și eficacitatii operațiunilor de aprovizionare

tehnico-materială efectuată de unitatea auditata în următorul ciclu de

operațiuni

- documente justificative

- aprovizionare tehnico-materială

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

Auditori

APROVIZIONARE

1. verificați dacă exista proceduri scrise

2. verificați dacă atribuirea responsabilităților și

delegarea competentelor sunt declarate în proceduri

3. controlati dacă angajații sunt informati despre

procedurile care se aplică

4. verificați dacă procedurile asigura separarea sarcinilor

5. verificați dacă procedurile sunt aprobate

6. verificați dacă procedurile sunt actualizate

7. verificați baza legală a operațiunilor de aprovizionare

8. verificați modalitatea de întocmire și aprobare a

referatelor de necesitate

9. verificați concordanta dintre prevederile inițiale cu

cele referitoare la plati

10. verificați modul de întocmire și plata a facturilor

11. verificați documentele atașate la facturi

12. verificați oportunitatea și eficienta operațiunilor

13. verificați modul în care se face preluarea mărfurilor și

aprovizionarea de către persoanele care au împuternicire

în acest sens

14. verificați modul de întocmire a NRCD

15. verificați datele din fișele de magazie cu cele din

fișele contabile

16. verificați modul de eliberare a bunurilor din magazie

17. verificați prin sondaj cantitățile din stoc

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit/Compartimentul de audit public intern

CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE

Denumirea misiunii de audit ............

Perioada supusă auditului

Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

Obiectivul

Evaluarea eficientei și eficacitatii modului de organizare a evidentei

contabile și a modului de înregistrare în evidentele contabile, în următorul

ciclu de operațiuni:

- operațiuni economico-financiare

- înregistrări și evidente contabile

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

Auditori

OPERAȚIUNI ECONOMICO-FINANCIARE, ÎNREGISTRĂRI ȘI EVIDENTE

CONTABILE

1. verificați dacă exista proceduri scrise

2. verificați dacă atribuirea responsabilităților și

delegarea competentelor sunt declarate în proceduri

3. controlati dacă angajații sunt informati despre

procedurile care se aplică

4. verificați dacă procedurile asigura separarea sarcinilor

5. verificați dacă procedurile sunt aprobate

6. verificați dacă procedurile sunt actualizate

7. verificați modul de organizare și exercitare a CFPP

8. verificați modul în care este asigurata confidențialitatea

plăților

9. verificați plățile efectuate din extrasele de cont

10. verificați modul în care se completează: cartea mare,

registrul jurnal, registrul inventar

11. verificați registrul mijloacelor fixe, concordanta dintre

datele înscrise în evidenta analitica și cea sintetică

12. verificați modul în care își desfășoară activitatea

comisiile de recepție

13. verificați modul în care se completează registrul de casa

14. verificați modul în care se completează și se utilizează

15. verificați cum se tine evidenta chitantierelor

16. verificați cum se întocmesc notele de comanda și

documentele care se atașează la acestea

17. verificați concordanta dintre înregistrările contabile

din notele de comanda cu cele din registrul jurnal

18. verificați modul de întocmire a balantelor și bilanțului

19. verificați concordanta înregistrărilor cu prevederile din

planul de conturi

20. verificați concordanta dintre evidenta sintetică și cea

analitica

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit/Compartimentul de audit public intern

CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE

Denumirea misiunii de audit ............

Perioada supusă auditului

Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

Obiectivul

Evaluarea eficientei și eficacitatii modului de organizare a activității

de investiții, reparații curente și reparații capitale în următorul ciclu de

operațiuni:

- investiții, RC, RK

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

Auditori

INVESTIȚII, REPARAȚII CURENTE, REPARAȚII CAPITALE

1. verificați dacă exista proceduri scrise

2. verificați dacă atribuirea responsabilităților și

delegarea competentelor sunt declarate în proceduri

3. controlati dacă angajații sunt informati despre

procedurile care se aplică

4. verificați dacă procedurile asigura separarea sarcinilor

5. verificați dacă procedurile sunt aprobate

6. verificați dacă procedurile sunt actualizate

7. verificați legalitatea desfășurării operațiunilor

8. verificați respectarea procedurilor legale pentru fiecare

operațiune

9. verificați solicitarile și repartizarile de fonduri

10. verificați încadrarea în fondurile alocate

11. verificați încadrarea cheltuielilor în articolele bugetare

12. verificați corectitudinea datelor înscrise în facturile

furnizorilor

13. verificați deciziile interne care stabilesc

responsabilități personale

14. verificați modul în care se face adjudecarea lucrărilor de

investiții, RC și RK

15. verificați modul în care se încheie contractele cu

furnizorii

16. verificați realitatea lucrărilor executate pe teren

17. verificați documentele de recepție a lucrărilor

18. verificați documentele care atesta calitatea lucrărilor

19. verificați modul în care au fost întocmite situațiile de

lucrări

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit/Compartimentul de audit public intern

CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE

Denumirea misiunii de audit ............

Perioada supusă auditului

Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

Obiectivul

Evaluarea eficientei și eficacitatii modului de organizare a activității

de personal și salarizare, urmărindu-se următoarele:

- funcții și atribuții

- control intern

- probleme de personal

- probleme de salarizare

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

Auditori

ORGANIZARE, PERSONAL SALARIZARE

1. verificați dacă exista proceduri scrise

2. verificați dacă atribuirea responsabilităților și

delegarea competentelor sunt declarate în proceduri

3. controlati dacă angajații sunt informati despre

procedurile care se aplică

4. verificați dacă procedurile asigura separarea

sarcinilor

5. verificați dacă procedurile sunt aprobate

6. verificați dacă procedurile sunt actualizate

7. verificați organigrama și statul de funcțiuni

8. verificați fișa postului

9. verificați încadrarea în numărul de personal

10. verificați dacă sunt operate la zi cărțile de muncă

11. verificați modul în care se emit deciziile privind

angajarea și încetarea raporturilor de muncă

12. verificați modul de atribuire a sarcinilor pe

compartimente și funcții

13. verificați corectitudinea evidentelor

14. verificați încadrarea în legislație a deciziilor de

salarizare

15. verificați încadrarea în prevederile legale a acordării

sancțiunilor

16. verificați modul în care se gestionează evidenta

reclamatiilor și sesizarilor

17. verificați modul de calcul al drepturilor salariale

pentru fiecare salariat al entitatii

18. verificați modul în care se urmăresc orele suplimentare

ale salariaților

19. verificați modul în care se respecta normele de protecție

a muncii

20. verificați modul de încadrare pe funcții al salariaților

21. verificați modul de acordare a calificativelor

Model A-05

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public intern

Tema misiunii de audit public intern: ............

Numele auditorului:

Data realizării:

FIȘA DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZA A PROBLEMEI

Nr. ......

1. Problema: ....................................

2. Constatări: ..................................

3. Cauze: .......................................

4. Consecințe: ..................................

Recomandări și soluții propuse: .................

Întocmit de:

Supervizat

Pentru conformitate:

Entitatea auditata

................

................

................

PROCEDURA P-09 CONSTATAREA ȘI RAPORTAREA IREGULARITATILOR

Scopul:

De a furniza un ghid în cazurile de descoperire de iregularitati

Premise:

Când auditorii ajung la concluzia bazată pe FIAP-uri ca s-a comis o iregularitate vor trebui să raporteze cel mai târziu a doua zi conducătorului compartimentului audit public intern prin transmiterea formularului de constatare și raportare a iregularitatilor.

Procedura:

Auditorii

1. Raportează cel mai târziu a doua zi conducătorului

compartimentului de audit public intern orice iregularitate

constatată, prin transmiterea formularului de constatare și

raportare a iregularitatilor, compartimentului de audit

Conducătorul

public intern

2. Informează în termen de 3 zile conducătorul entitatii publi-

ce și structura de control abilitata pentru continuarea

verificărilor.*2)

*2) În cazul inspectoratelor școlare județene și al universitatilor la care nu exista funcția de conducător al compartimentului de audit public intern, sarcina informării inspectorului școlar general și a rectorului revine auditorului care efectuează misiunea de audit public intern.

FORMULAR DE CONSTATARE ȘI RAPORTARE A IREGULARITATILOR

Model A-06

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit Public Intern/Compartimentul de Audit Public Intern

Către: conducătorul Compartimentului de audit public intern

În urma misiunii de audit public intern ........................... efectuată la .......................... s-au constatat următoarele:

a) constatarea (abaterea);

b) actul sau actele normative incalcate;

c) recomandări;

d) anexe.

Auditor .....................

Data .../.../.......

PROCEDURA P-10 REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU

Scopul:

Sa asigure ca documentele sunt pregătite în mod corespunzător și ca acestea furnizează sprijin adecvat pentru munca efectuată și pentru dovezile adunate în timpul misiunii de audit public intern.

Premise:

Auditorii revad FIAP-urile și documentele de lucru din punct de vedere al formatului și al conținutului, asigurându-se ca dovezile de audit prezentate în actele dosarului pot trece testul de evidenta. Pentru a trece testul, evidenta trebuie să fie suficienta și relevanta.

Procedura:

Auditorii

1. Pe măsura ce auditul progreseaza, eticheteaza și numeroteaza

toate documentele.

2. Apreciază dacă FIAP-urile și documentele de lucru asigura un

sprijin corespunzător pentru misiunea de audit public intern.

3. Revizuiesc lucrările din punct de vedere al conținutului și al

formei și apreciază dacă FIAP-urile și documentele de lucru pot

trece testul de evidenta.

4. Efectuează modificările necesare la documente.

5. Întocmesc nota centralizatoare a documentelor de lucru.

Model C-02

Entitatea publică

Entitatea auditata

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII

ȘI TINERETULUI

ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit Public Intern/

Direcția/Direcția generală/

Compartimentul de audit public intern

ISJ/Universitate

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Denumirea misiunii de audit .............

Perioada auditata ....................

Întocmit de ............ Data ........

Auditori,

PROCEDURA P-11 ȘEDINȚA DE ÎNCHIDERE

Scopul:

Permite prezentarea către entitatea auditata a opiniei auditorilor interni, a recomandărilor finale din proiectul raportului de audit public intern.

Premise:

Sa se asigure ca raportul de audit este clar, obiectiv, fundamentat, relevant.

Clar - adică să fie ușor de înțeles, evident, sa nu permită interpretări;

Obiectiv - sa nu fie partinitor;

Fundamentat - fiecare constatare să aibă la baza documente doveditoare și să facă trimiteri la textul legal incident;

Relevant - aspectele semnalate sa ajute conducerea entitatii în luarea deciziilor manageriale.

Procedura:

Secretariatul

1. Planifica ședința de închidere

Conducătorul

compartimentului de

audit public

intern, auditorii,

conducătorii

structurii auditate

2. Participa la ședința de închidere. Conducătorii

entitatii auditate își declara părerile în privinta

constatărilor auditorilor precum și a corectiilor de

efectuat.

3. Cad de acord asupra modificărilor raportului de audit

dacă este nevoie.

Auditorii

4. Fac rezumatul discuțiilor într-o minuta a ședinței de

închidere.

5. Pregătesc actele suplimentare necesare pentru a

justifica modificările la raportul de audit.

6. Indosariaza toate modificările aprobate.

MINUTA ȘEDINȚEI DE ÎNCHIDERE

Model B-03

Entitatea publică

A. Mențiuni generale

Tema misiunii de audit: Auditul .............

Perioada auditata .........

Întocmit de .............

Data .........

Verificat de ............

Data .........

PROCEDURA P-12 ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT

Scopul:

Prezintă cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile și recomandările auditorilor publici interni.

Premise:

În elaborarea raportului de audit public intern, auditorul folosește dovezile de audit, raportate în fișele de identificare și analiza problemelor și în formularul de constatare și raportare a iregularitatilor.

Procedura:

Auditorii

1. Redactează proiectul raportului de audit utilizând

formatul prezentat mai jos;

2. Indica pentru fiecare constatare din proiectul raportului

de audit dovada corespunzătoare;

3. Transmite conducătorului compartimentului de audit public

intern proiectul raportului de audit împreună cu dovezile

constatărilor;

4. Efectuează schimbările propuse de către conducătorul

compartimentului de audit public intern;

5. Indosariaza proiectul raportului de audit public intern,

incluzând corectiile aprobate de către conducătorul

compartimentului de audit public intern.

Conducătorul

compartimentului

de audit public

intern

6. Analizează proiectul raportului de audit;

7. Stabilește dacă proiectul în întregime sau doar parțial

din el trebuie să fie transmis la compartimentul juridic

pentru revizuire.

Model A-07-1

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public intern

Pagina de titlu și cuprinsul

Reprezintă pagina în care se menționează denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conține un cuprins al lucrărilor și documentelor.

Semnatura

Raportul de audit este semnat de către fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagina a acestuia. Ultima pagina a raportului este semnată și de către șeful Compartimentului de audit public intern.

Introducere

Descrie tipul de audit și baza legală a misiunii (planul anual de audit, solicitări speciale).

Prezintă datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditata, durata acțiunii de auditare, perioada auditata).

Identifica activitatea ce este auditata și prezintă informații sintetice cu privire la misiunea de audit public intern

Prezintă modul de desfășurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate în cursul misiunii de audit public intern; materiale întocmite în cursul misiunii de audit public intern).

Face referire la recomandările misiunilor de audit public intern anterioare care, până la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate.

Stabilirea obiectivelor

Obiectivele de audit prezentate în Raportul de audit public intern coincid cu cele înscrise în programul de audit.

Stabilirea metodologiei

Explica tehnicile și instrumentele de audit public intern folosite pentru a îndeplini obiectivele misiunii de audit public intern.

Constatările și recomandările auditului

Auditorul trebuie să se pronunțe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au fost stabilite în Programul de audit.

Constatările efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicita la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatările cu caracter pozitiv de constatările cu caracter negativ, în scopul generalizarii aspectelor pozitive, pe de o parte, și al identificarii căilor de eliminare a deficiențelor stabilite, pe de altă parte.

Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatărilor făcute, având un caracter fundamentat. Trebuie să fie pertinente și sa nu fie disproportionate în raport cu constatările pe care se bazează.

Recomandările din Raportul de audit trebuie să fie fezabile și economice și să aibă un grad de semnificație important în ceea ce privește efectul previzibil asupra entitatii/structurii auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare și, pe aceasta baza, de prevenire a eventualelor disfunctionalitati sau tendinte negative la nivelul entitatii/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activității entitatii/structurii auditate și de creștere a performantei de management.

Fiecare recomandare trebuie să fie elaborata după următoarea structura:

1) Faptele;

2) Criteriile, cauzele, efectele;

3) Recomandările.

Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienta constatată. Recomandările vor fi prezentate în funcție de nivelul de prioritate stabilit în Fișa de Identificare și Analiza Problemelor: majore, medii și minore.

PROCEDURA P-13 TRANSMITEREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN

Scopul:

Sa asigure entitatii auditate posibilitatea de a analiza proiectul raportului de audit și de a formula un punct de vedere la constatările și recomandările auditului.

Premise:

Proiectul de raport de audit transmis la entitatea auditata trebuie să fie complet, cu toate dovezile asupra faptelor, opiniilor și concluziilor la care face referire.

Procedura:

Conducătorul

compartimentului

de audit public

intern

1. Transmite proiectul de raport de audit la entitatea

auditata.

Entitatea

auditata

2. Analizează proiectul de raport de audit.

3. Solicita o reuniune de conciliere dacă este cazul.

4. Transmite punctul de vedere la proiectul raportului de

audit în termen de 15 zile de la primirea proiectului de

raport de audit.

Auditorii

Conducătorul

compartimentului

de audit public

intern

5. Revad răspunsurile de la entitatea auditata.

6. Discuta pregătirea unei reuniuni de conciliere dacă este

cazul.

Auditorii

7. Precizează în raportul de audit aspectele reținute din

punctul de vedere al entitatii auditate, dacă este cazul.

8. Indosariaza punctul de vedere al entitatii auditate.

PROCEDURA P-14 REUNIUNEA DE CONCILIERE

Scopul:

Acceptarea constatărilor și recomandărilor formulate de către auditori în proiectul raportului de audit și prezentarea calendarului de implementare a recomandărilor.

Premise:

Auditorii pregătesc reuniunea de conciliere

Procedura:

Auditorii

1. Pregătesc în termen de 10 zile de la primirea punctului de

vedere de la entitatea auditata reuniunea de conciliere.

2. Informează entitatea auditata asupra locului și datei reuniunii

de conciliere.

3. Întocmesc minuta reuniunii de conciliere.

Auditorii

Entitatea

auditata

4. Analizează constatările și concluziile raportului de audit în

vederea acceptării recomandărilor formulate.

Exemplu

MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE

Model B-04

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit/Compartimentul de audit public intern

A. Mențiuni generale

Tema misiunii de audit: Auditul .............. Perioada auditata .............

Întocmit de .............

Data .............

Verificat de ............

Data .............

Lista participanților:

Numele

Funcția

Direcția/Serviciul

Nr. telefon

B. Rezultatele concilierii:

PROCEDURA P-15 RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

Scopul:

Sa prelucreze raportul de audit pentru redactarea finala și pentru tipărire.

Sa constate dacă raportul de audit este complet, incluzând punctul de vedere al entitatii auditate.

Premise:

Auditorii sunt responsabili pentru asigurarea unei prezentări de calitate a raportului de audit și întocmirea unei liste complete.

Procedura:

Auditorii

1. Constata ca toate modificările aprobate la proiectul de raport

sunt efectuate;

2. Finalizează raportul;

3. Constata dacă lista de difuzare este completa și corecta.

Model A07-2

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția Audit Public Intern/Compartimentul de audit public intern

Pagina de titlu și cuprinsul

Reprezintă pagina în care se menționează denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conține un cuprins al lucrărilor și documentelor.

Semnatura

Raportul de audit este semnat de către fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagina a acestuia. Ultima pagina a raportului este semnată și de către Directorul Direcției de Audit a MECT, sau de șeful Compartimentului de audit public intern.

Introducere

Descrie tipul de audit și baza legală a misiunii de audit (planul anual de audit, solicitări speciale).

Prezintă datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditata, durata acțiunii de auditare, perioada auditata).

Identifica activitatea ce este auditata și prezintă informații sintetice cu privire la misiunea de audit public intern.

Prezintă modul de desfășurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate în cursul misiunii de audit public intern; materiale întocmite în cursul misiunii de audit public intern).

Face referire la recomandările misiunilor de audit public intern anterioare care, până la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate.

Stabilirea obiectivelor

Obiectivele de audit prezentate în Raportul de audit public intern coincid cu cele înscrise în programul de audit;

Stabilirea metodologiei

Explica tehnicile și instrumentele de audit public intern folosite pentru a îndeplini obiectivele misiunii de audit public intern.

Constatările și recomandările auditului

Eventualele modificări stabilite la Reuniunea de conciliere, precum și cele propuse de către conducătorul Compartimentului de audit public intern vor fi cuprinse în Raportul de audit public intern final.

Auditorul trebuie să se pronunțe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au fost stabilite în Programul de audit.

Constatările efectuate sunt prezentate sintetic, cu trimitere explicita la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatările cu caracter pozitiv de constatările cu caracter negativ, în scopul generalizarii aspectelor pozitive pe de o parte, și al identificarii căilor de eliminare a deficiențelor stabilite, pe de altă parte.

Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatărilor făcute, având un caracter fundamentat. Trebuie să fie pertinente și sa nu fie disproportionate în raport cu constatările pe care se bazează.

Recomandările din Raportul de audit trebuie să fie fezabile și economice și să aibă un grad de semnificație important în ceea ce privește efectul previzibil asupra entitatii/structurii auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare și, pe aceasta baza, unul de prevenire a eventualelor disfunctionalitati sau tendinte negative la nivelul entitatii/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activității entitatii/structurii auditate și de creștere a performantei de management.

Fiecare recomandare trebuie să fie elaborata după următoarea structura:

1) Faptele;

2) Criteriile, cauzele, efectele;

3) Recomandările.

Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienta constatată. Recomandările vor fi prezentate în funcție de nivelul de prioritate stabilit în Fișa de Identificare și Analiza Problemelor: majore, medii și minore.

PROCEDURA P-16 SUPERVIZAREA

Scopul:

De a asigura ca obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse în condiții de calitate.

Premise:

Conducătorul compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea misiunii de audit public intern.

Procedura:

Auditorii

1. Prezintă conducătorului compartimentului de

audit public intern documentele din dosarul

permanent al misiunii de audit public intern.

Conducătorul compartimentului

de audit public intern

2. Oferă instrucțiunile necesare derulării

misiunii de audit

3. Verifica executarea corecta a programului de

audit public intern.

4. Verifica existenta elementelor probante.

5. Supervizeaza FIAP-urile.

6. Verifica dacă redactarea raportului de audit

public intern este exactă, clara și concisă.

7. Verifica dacă raportul de audit public intern

este elaborat la termenul fixat.

PROCEDURA P-17 DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN

Scopul:

Analizarea și avizarea recomandărilor din raportul de audit

Premise:

Raportul de audit final trebuie să conțină și o sinteza a constatărilor și recomandărilor. Pentru instituția mica raportul este transmis spre avizare conducătorului acesteia.

Proceduri:

Auditorii

1. Transmit raportul de audit public intern, rezultatele

concilierii și punctul de vedere al entitatii auditate la

conducătorul compartimentului de audit care a aprobat

misiunea de audit public intern.

2. Pentru instituția publică mica raportul de audit public

intern se transmite conducătorului acesteia spre avizare.

Conducătorul

compartimentului

de audit public

intern care a

aprobat misiunea

de audit

3. Semnează și transmite raportul de audit public intern

conducătorului entitatii auditate.

Conducătorul

entitatii

auditate

4. Analizează și avizează raportul de audit public intern.

Auditorii

5. Transmit entitatii auditate recomandările aprobate.

6. Transmit la UCAAPI sau la organul ierarhic superior o

informare despre recomandările care nu au fost avizate

însoțită de documentația de sustinere.

PROCEDURA P-18 URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR

Scopul:

Este de a urmări dacă scopul și obiectivele misiunii de audit intern au fost corect formulate.

Premise:

Urmărirea recomandărilor de către auditorii interni este un proces prin care se constata caracterul adecvat, eficacitatea și oportunitatea acțiunilor întreprinse de către conducerea entitatii auditata pe baza recomandărilor din raportul de audit public intern.

Procedura:

Auditorii

1. Întocmesc fișa de urmărire a recomandărilor.

2. Verifica implementarea recomandărilor la termenele

stabilite.

Entitatea auditata

3. Transmite auditorilor, la termenele stabilite, o nota de

informare cu privire la stadiul implementarii

recomandărilor din raportul de audit public intern.

Conducătorul

compartimentului

de audit

public intern

4. Transmite UCAAPI sau la organul ierarhic superior,

stadiul progreselor înregistrate în implementarea

recomandărilor.

5. Dacă nu sunt respectate termenele de implementare,

informează conducătorul entitatii publice.

Exemplu

Model A-08

MINISTERUL EDUCAȚIEI CERCETĂRII ȘI TINERETULUI

Direcția de Audit Public Intern/Compartimentul de Audit Public Intern

FIȘA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR

Entitatea publică

Direcția/Serviciul

Sfrrsit de luna

Entitatea/structura

auditata

Misiunea de audit public intern

Raport de Audit nr.

Rec

Nr.

Recomandarea

Implementat

Parțial

Implementat

Neimplementat

Data planificata/

Data implementarii

Capitolul IV CARTA AUDITORULUI INTERN

I. Rolul și obiectivele auditului public intern

1. Rolul auditului intern

Prezenta carta stabilește drepturile și obligațiile auditorilor interni, din cadrul Direcției de Audit a Ministerului Educației Cercetării și Tineretului, defineste obiectivele, drepturile și obligațiile acestora, fixează regulile de lucru între auditor și auditat și promovează regulile de conduita.

Activitatea de audit public intern, este activitate funcțional independenta și obiectivă care da asigurări și consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor și cheltuielilor ministerului. Ajuta la îndeplinirea obiectivelor, abordandu-le sistematic și metodic, evaluand și imbunatatind eficienta și eficacitatea sistemelor de conducere, având ca baza evaluarea riscurilor, a controlului și a proceselor de administrare.

Auditul intern nu trebuie să fie confundat cu controlul intern.

Conform prevederilor inserate la

art. 2 lit b) din Legea nr. 672/2002 , "controlul intern reprezintă ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitatii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanta cu obiectivele acesteia, și cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient și eficace; include de asemenea structurile organizatorice, metodele și procedurile".

Rolul auditului public intern organizat în cadrul MECT, este de a contribui la buna gestionare a fondurilor de care ministerul și unitățile subordonate beneficiază în cadrul fiecărui exercițiu financiar. Activitatea de audit public intern, trebuie să urmărească promovarea unei culturi privind realizarea unui management efectiv și eficient.

2. Obiectivele Direcției de Audit

2.1. Obiectivele Direcției de Audit din cadrul MECT, sunt:

- sa ajute la soluționarea problemelor de ansamblu, la nivelul structurilor organizatorice ale ministerului, cat și ale unităților aflate în subordinea și coordonarea MECT, prin intermediul opiniilor și recomandărilor;

- sa ajute la gestionarea riscurilor;

- să asigure o mai buna administrare și păstrare a patrimoniului;

- să asigure o mai buna monitorizare a conformitatii cu regulile și procedurile existente;

- să asigure o evidența contabilă și un management informatic fiabile și corecte;

- sa imbunatateasca calitatea managementului, a controlului și auditului intern la nivelul MECT, cat și la nivelul unităților aflate în subordinea și coordonarea MECT.

2.2. Obiectivele misiunii de audit public intern

Misiunile de audit efectuate de auditorii din cadrul Direcției de Audit a MECT, trebuie să urmărească doua obiective principale:

- asigurarea conformitatii procedurilor și a operațiunilor cu normele juridice - auditul de regularitate;

- evaluarea rezultatelor privind obiectivele urmărite și examinarea impactului efectiv - auditul de performanță.

3. Organizarea auditului public intern în România

3.1. Unitatea Centrala de Armonizare a Auditului Public Intern

Este constituită în cadrul Ministerului Finanțelor Publice, este structurată pe compartimente de specialitate, în subordinea directa a ministrului finanțelor publice.

UCAAPI, este condusă de un director general, numit de ministrul finanțelor publice, cu avizul Comitetului pentru Audit Public Intern (CAPI).

UCAAPI, are atribuții de elaborare a strategiei și a cadrului normativ general, de coordonare și evaluare a activității de audit public intern la nivel național, dezvolta și implementeaza proceduri și metodologii uniforme, bazate pe standardele internaționale, inclusiv manuale de audit public intern, elaborează Codul privind conduita etica a auditorului intern.

3.2. Comitetul de Audit Public Intern

CAPI, este un organism cu caracter consultativ care funcționează pe lângă UCAAPI și contribuie la definirea strategiei și îmbunătățirea activității de audit public intern în sectorul public. CAPI, este condus de un președinte ales dintre membrii comitetului pentru o perioadă de 3 ani.

3.3. Direcția de Audit Public Intern

Direcția de Audit Public Intern, este constituită la nivelul Ministerului Educației Cercetării și Tineretului, având și rolul de a coordona activitatea de audit public intern la unitățile aflate în subordinea și coordonarea MECT.

II. Statutul Direcției de Audit Public Intern a MECT

Direcția de audit public intern a MECT, funcționează în directa subordonare a ministrului educației cercetării și tineretului, exercitând o funcție distinctă și independenta de activitățile ministerului. Direcția de audit public intern a MECT, nu este implicata în elaborarea procedurilor de control intern.

1. Atribuțiile Direcției de audit public intern sunt:

a) elaborează norme metodologice specifice, valabile pentru aparatul propriu al ministerului, precum și pentru unitățile aflate în subordinea și coordonarea MECT, cu avizul UCAAPI;

b) elaborează proiectul planului de audit public intern pentru activitatea proprie desfășurată în cadrul ministerului;

c) efectuează activități de audit public intern în aparatul propriu al ministerului sau în unitățile aflate în subordinea sau coordonarea MECT, pentru a evalua dacă sistemele de management financiar și control sunt transparente și sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienta și eficacitate;

d) informează UCAAPI, despre recomandările neinsusite, de conducerea ministerului și despre consecințele acestora;

e) raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor și recomandărilor rezultate din activitățile de audit;

f) elaborează raportul anual al activității de audit public intern; g) în cazul identificarii unor iregularitati sau posibile prejudicii, raportează imediat ministrului, inspectorului școlar general, sau rectorului, după caz, precum și structurii de control intern abilitate.

III. Principiile aplicabile compartimentului de audit public intern și auditorului

intern

1. Independenta și obiectivitate

Activitatea de audit public intern nu trebuie să fie supusă ingerintelor externe, începând de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectivă a lucrărilor și până la comunicarea rezultatelor acesteia.

Directorul direcției de audit din cadrul MECT, este numit de ministru, cu avizul UCAAPI.

Persoanele care sunt rude sau afini până la gradul patru cu ministrul educației cercetării și tineretului, nu pot fi auditori în cadrul Direcției de Audit a MECT.

Auditorii interni din cadrul Direcției de Audit a MECT, nu pot efectua misiuni de audit la unități aflate în subordinea sau coordonarea MECT, dacă sunt soți, rude, afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectivă.

Auditorii interni din cadrul Direcției de Audit a MECT, care au responsabilități în derularea programelor și proiectelor finanțate integral sau parțial de Uniunea Europeană, nu trebuie implicați în auditarea acestor programe.

Auditorii interni din cadrul Direcției de Audit a MECT, nu trebuie să primească misiuni de audit public intern, la unități din subordinea sau coordonarea MECT, dacă au deținut funcții sau au fost implicați în alt mod în activitatea acestora. Aceasta interdicție se poate ridica doar după trecerea unei perioade de 3 ani.

2. Competența și constiinta profesională

Auditorii din cadrul Direcției de Audit Public a MECT, trebuie să dispună de pregătire și experienta profesională ridicate, elemente esențiale în atingerea eficacitatii activității de audit.

Indiferent de natura lor, misiunile de audit, vor fi încredințate acelor persoane cu o pregătire și experienta corespunzătoare nivelului de complexitate a sarcinilor.

În cazul în care pentru finalizarea unei misiuni de audit public intern, este nevoie de servicii de expertiza din afară, acestea vor fi supervizate de Direcția de Audit a MECT.

În cadrul Direcției de Audit a MECT, trebuie să existe metodologii și tehnici de informare, moderne, metode de analiza analitica și instrumente de control ale sistemelor informatice.

Se vor adopta măsuri organizatorice pentru asigurarea condițiilor necesare efectuării unui număr de minim 15 zile de pregătire pe an a fiecărui auditor.

3. Programul de asigurare a calității

Directorul Direcției de audit a MECT, va elabora un program de asigurare a calității sub toate aspectele activității de audit public intern. Programul trebuie să asigure ca normele, instrucțiunile și codul etic sunt respectate de auditori.

Auditul public intern va fi supravegheat și evaluat în permanenta, prin evaluări interne și externe.

Evaluarea interna, presupune atât controale permanente privind buna funcționare a auditului public intern cat și controale periodice, efectuate de auditorii înșiși.

Directorul Direcției de Audit Public Intern a MECT, va examina eficacitatea normelor interne de audit, pentru a verifica dacă procedurile de asigurare a calității misiunilor de audit sunt aplicate în mod satisfăcător, garantand calitatea rapoartelor de audit.

Evaluarea interna va permite depistarea insuficientelor și va întreprinde îmbunătățirile necesare unei derulari corespunzătoare a viitoarelor misiuni de audit.

Evaluarea externa, este exercitată de UCAAPI, prin:

- verificarea respectării normelor, instrucțiunilor, precum și a Codului privind conduita etica a auditorului intern; UCAAPI poate iniția măsurile corective necesare în colaborare cu conducătorul entitatii publice în cauza;

- avizarea de către UCAAPI a numirii/destituirii directorului Direcției de Audit a MECT.

IV. Metodologie

1. Planul anual de audit public intern

Proiectul planului de audit public intern se elaborează de către Direcția de Audit a MECT, pe baza evaluării riscului asociat diferitelor structuri, activități, programe/proiecte sau operațiuni, precum și prin preluarea sugestiilor ministrului educației cercetării și tineretului, ținând cont de recomandările Curții de Conturi.

Ministrul Educației Cercetării și Tineretului, aproba anual proiectul planului de audit public intern.

Auditorul intern desfășoară audituri ad-hoc, respectiv misiuni de audit public intern cu caracter excepțional, necuprinse în planul anual de audit public intern.

2. Condițiile necesare pentru realizarea misiunilor de audit public intern

Accesul auditorilor interni la informații și documente

Direcția de Audit Public Intern are acces sau poate solicita toate datele și informațiile utile și probante (inclusiv cele în format electronic) pe care le considera relevante pentru scopul și obiectivele misiunii de audit public intern utilizând principiul circuitului auditului (pista de audit).

Reprezentanților autorizați ai Comisiei Europene și ai Curții de Conturi Europene li se asigura drepturi similare celor prevăzute pentru auditorii interni, cu scopul protejării intereselor financiare ale Uniunii Europene. Aceștia trebuie să fie împuterniciți în acest sens printr-o autorizație scrisă, care să le ateste identitatea și poziția, precum și printr-un document care să indice obiectul și scopul controlului sau inspecției la fața locului.

Relațiile cu entitatea auditata, obiectul auditului

Contactarea responsabililor entitatii auditate

Responsabilul entitatii este informat înainte de misiune cu privire la data de intervenție a auditului și a conținutului sau, definite într-un ordin de serviciu.

Realizarea misiunii la fața locului

Auditul trebuie să fie realizat într-un climat de încredere, asigurat prin însuși rolul auditului public intern, care în esenta vizează îmbunătățirea funcționarii entitatii și răspunde intereselor acesteia. La aceasta contribuie atât ședința de deschidere cat și transmiterea cartei de audit public intern.

Ședința de deschidere permite prezentarea obiectului misiunii, definirea condițiilor sale materiale, stabilirea intalnirilor și a contactelor, și diminuarea perturbarilor în funcționarea entitatii.

Transmiterea rezultatelor

Constatările și recomandările sunt aduse la cunoștința entitatii auditate pe măsura obținerii acestora, dacă ele prezintă importanța. Răspunsurile responsabililor entitatii reprezintă un element de validare și de corectare pentru auditor, fără a fi necesar să se aștepte finalizarea raportului. Acestea pot sa determine corectarea aprecierii auditului și reorientarea cercetărilor sale.

Fiecare misiune duce la organizarea unei reuniuni de încheiere, la fața locului, prin care se realizează informarea responsabililor entitatii auditate asupra observațiilor principale relevante, validarea acestor observații și aplicarea primelor măsuri corective de către cei interesați.

Proiectul raportului de audit public intern se transmite la structura auditata. Aceasta poate trimite în maxim 15 zile de la primirea raportului, punctele sale de vedere, care vor fi analizate de auditorii interni.

În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, Direcția de Audit Public Intern, organizează reuniunea de conciliere cu structura auditata, în cadrul căreia se analizează constatările și concluziile în vederea acceptării recomandărilor formulate.

Directorul Direcției de Audit Public Intern a MECT, trimite raportul de audit public intern, finalizat, împreună cu rezultatele concilierii, ministrului educației cercetării și tineretului, pentru analiza și avizare. După avizare recomandările cuprinse în raportul de audit public intern vor fi comunicate structurii auditate.

Urmărirea misiunilor de audit

Reuniunea de conciliere fixează modalitățile de aplicare a recomandărilor.

Responsabilul entitatii auditate, respectiv directorii și directorii generali din cadrul MECT, inspectorii școlari generali, rectorii sau conducătorii unităților de învățământ auditate, trebuie să propună planul de acțiune însoțit de un calendar de implementare a recomandărilor, în cursul reuniunii de conciliere acestea sunt analizate și acceptate de comun acord.

Responsabilul entitatii auditate asigura urmărirea aplicării planului de acțiune. El îl informează pe auditor periodic în privinta acestui lucru.

V. Reguli de conduita

Auditorul are acces la toate datele în cadrul misiunii sale și trebuie să respecte secretul profesional în ceea ce privește informațiile colectate.

Auditorul exercita o funcție de evaluare independenta, care se concretizează în recomandări.

Auditorul trebuie să respecte codul privind conduita etica.

Auditorul trebuie să semnaleze imediat, pe linie ierarhica, fraudele de orice tip și neregulile grave care fac obiectul auditului.

Auditorul trebuie să comunice rezultatele muncii sale (constatările și recomandările) responsabilului entitatii auditate.

Raportul de audit este supervizat, înainte de difuzarea sa, de către responsabilul misiunii de audit sau, în lipsa acestuia, de către un auditor care nu a participat la misiune. Acesta se asigura ca sunt validate constatările și informațiile probante.

Auditatul are drept de răspuns la constatările și recomandările prezentate în raport. În acest sens, el are la dispoziție un termen de 15 zile.

-----------