Manual De Operare din 4 august 2006

Articolul 2

— SGM se implementează pe perioada de utilizare

a

împrumutului

dintre

România

și

Banca Internațională pentru Reconstrucție și Dezvoltare privind finanțarea Proiectului privind închiderea minelor, refacerea mediului

și

regenerarea

socioeconomică,

semnat

la București la 28 ianuarie 2005, în limita sumelor alocate prin legea anuală de aprobare a bugetului de stat și în conformitate cu prevederile actelor normative care au stat la baza procesului de fundamentare a schemei.

Articolul 3

— ANDZM va elabora anual programul de derulare a procedurilor de acordare a granturilor mici, care va include:

(i)

planul de acțiuni pentru promovare și publicitate la nivelul localităților miniere;

(ii)

planul de instruire a personalului ANDZM;

(iii)

planul de implementare;

(iv)

bugetul operațional;

(v)

planul de plăți pentru fondul destinat granturilor și estimarea plăților;

(vi)

planul de monitorizare, control, raportare și evaluare;

(vii)

raportul anual privind implementarea programului;

(viii)

alte specificații.

Articolul 4

— SGM se aplică în zona de operare a ANDZM, așa cum este definită în manualul de operare prevăzut în anexa la prezentul ordin.

Articolul 5

— (1) Se împuternicește ANDZM să administreze

și să utilizeze fondurile operaționale prevăzute în acordul de împrumut dintre România și Banca Internațională pentru Reconstrucție

și

Dezvoltare

(BIRD)

4759

—

RO

pe perioada de utilizare a împrumutului în cadrul Proiectului privind

închiderea

minelor,

refacerea

mediului

și regenerarea socioeconomică, pentru implementarea SGM.

(2)

Pentru implementarea SGM, ANDZM este autorizată să cheltuiască sume constând în costuri operaționale adiționale conform anexei nr. 1 la acordul de împrumut prevăzut la alin. (1) drept cheltuieli efectuate de ANDZM, în cadrul părții C2 a Proiectului privind închiderea minelor, refacerea mediului și regenerarea socioeconomică, pentru

implementarea acestuia, incluzând cheltuieli de exploatare a vehiculelor, comunicații (incluzând telefon și internet) și costuri de deplasare în țară (incluzând diurna și cazarea).

(3)

Cheltuielile se vor face cu respectarea prevederilor legale, la propunerea coordonatorului de program din cadrul Unității

de

management

al

proiectului

—

regenerare socioeconomică

(UMP-RSE)

pentru sumele din împrumut și a coordonatorului de program ANDZM, numit prin decizia directorului

general

al

ANDZM,

pentru

sumele

din componenta locală.

(4)

Cheltuielile se vor face în limita bugetului operațional al SGM, aprobat de coordonatorul proiectului, specificat în acordul de împrumut subsidiar prevăzut la art. 2 alin. (4) din Legea nr. 167/2005 privind ratificarea Acordului de împrumut dintre România și Banca Internațională pentru Reconstrucție și Dezvoltare pentru finanțarea Proiectului privind

închiderea

minelor,

refacerea

mediului

și regenerarea

socioeconomică,

semnat

la

București

la

28 ianuarie 2005.

Articolul 6

— (1) Coordonatorii regionali de program din cadrul

birourilor

regionale/reprezentanțelor

locale

vor transmite:

(i)

lunar și trimestrial coordonatorilor de program ANDZM și UMP-RSE rapoarte de urmărire a progresului implementării SGM; precum și

(ii)

periodic coordonatorilor de monitorizare și evaluare ANDZM și UMP-RSE rapoarte de monitorizare socioeconomică și de evaluare a efectelor SGM, însoțite de propuneri de îmbunătățire a manualului de operare.

(2)

Directorul general al ANDZM va prezenta semestrial coordonatorului Proiectului sinteza rapoartelor coordonatorilor de program ANDZM și UMP-RSE și va supune aprobării acestuia propunerile de îmbunătățire a manualului de operare. Art. 7. — ANDZM va face publică lunar lista cuprinzând informații privind solicitanții eligibili de granturi mici cu care au fost încheiate acorduri de grant și numărul estimat de beneficiari ai microproiectelor, prin afișarea pe pagina web

http://nad.minind.ro.

Articolul 8

— Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.

Articolul 9

— ANDZM, UMP-RSE și Direcția generală buget, economico-financiară și administrativ din cadrul Ministerului Economiei și Comerțului vor duce la îndeplinire prevederile prezentului ordin.

Ministrul economiei și comerțului,

Codruț Ioan Șereș

București, 4 august 2006.

Nr. 529.

*) Anexa este reprodusă în facsimil.

ANEXĂ

Proiectul privind închiderea minelor, refacerea mediului și regenerarea socioeconomică MANUAL DE OPERARE

pentru programul îSchema de granturi mici“ 2006

f)

grupuri țintă - grupurile dezavantajate reprezentând grupuri de cetățeni cu capacitate redusă de adaptare la schimbările economice și sociale generate de restructurarea sectorului minier, astfel cum ar fi: femei, tineri, copii sau bătrâni;

g)

manual de operare pentru SGM - ansamblul de condiții și proceduri ce trebuie urmate de ANDZM, solicitanți și primitori în vederea realizării schemei de granturi mici;

h)

microproiect - documentația întocmită de un solicitant și transmisă la ANDZM pentru a fi supusă evaluării în vederea obținerii unui grant;

i)

MEC - Ministerul Economiei și Comerțului;

j)

MFP - Ministerul Finanțelor Publice;

k)

pilot - faza inițială a implementării schemei de granturi mici, derulată pe o perioadă de până la 6 luni, având ca scop verificarea condițiilor și procedurilor de urmat, propuse prin manualul de operare pentru SGM, urmată de o evaluare și consultare comunitară, din care să rezulte recomandări privind adaptarea manualului de operare la specificul localităților miniere;

I)

primitor - solicitantul al cărui microproiect a fost selectat în procesul de evaluare aprobat și cu care ANDZM a încheiat un acord de grant;

m)

SGM - schema de granturi mici - ansamblul de condiții și proceduri îndeplinite de un solicitant pentru obținerea unui grant;

n)

solicitant - grupul de inițiativă format din cetățeni români din cadrul grupurilor țintă din zonele miniere, organiza și înființați ca persoane juridice în baza art. III din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 94/2005 pentru modificarea și completarea Ordonanței Guvernului nr. 40/2000 privind acreditarea agențiilor de credit în vederea administrării fondurilor pentru acordarea de microcredite, organizatii neguvernamentale înființate în baza Ordonanței Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociații și fundații, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 246/2005, și/ sau parteneriatul între grupul de cetățeni și organizația neguvernamentală, reprezentat de președintele CCMSGM;

o)

zona de operare - lista localităților miniere în care se implementează SGM;

p)

CCP - comitetul de coordonare al Proiectului privind închiderea minelor, refacerea mediului și regenerarea socioeconomică ;

r)

SGM - schema de granturi mici - ansamblul de condiții și proceduri îndeplinite de un solicitant pentru obținerea unui grant pentru finanțarea unui microproiect care să îmbunătățească condițiile de viață în special pentru grupurile dezavantajate cum ar fi: femei, tineri, copii sau bătrâni, și să conducă la creșterea capitalului social în rândul comunităților miniere, microproiect identificat ca prioritate stabilită ca urmare a realizării proceselor de implicare și mobilizare a membrilor comunităților și de planificare strategică participativă a dezvoltării locale, prioritate aprobată prin hotărâre a consiliului local;

s)

personalul responsabil ANDZM -

la nivelul birourilor regionale / reprezentanțelor locale, coordonator regional de program ANDZM; la nivelul colectivului central: coordonatori de program ANDZM și UMP-RSE; coordonatori de evaluare și monitorizare ANDZM și UMP-RSE; și personal din structura ANDZM cu responsabilități pentru: resurse umane, economic, juridic, etc;

t)

planul anual de derulare a schemei - document elaborat anual de ANDZM, prin personalul responsabil și care va include (i) planul de acțiuni pentru promovare și publicitate la nivelul localităților miniere; (ii) planul de instruire a personalului ANDZM; (iii) planul de implementare; (iv)

bugetul operațional, (v) planul de plăți pentru fondul destinat granturilor mici și estimarea plăților; (vi) planul de monitorizare, control, raportare și evaluare; (vii) raportul anual privind implementarea programului;

(viii) alte specificații;

u)

CCMSGM - comitetul de conducere a microproiectului - organ de coordonare a implementării microproiectului, desemnat de adunarea membrilor persoanei juridice solicitante, compus din președinte, specialist tehnic și specialist economic;

3.2 Obiective specifice:

•

Oferirea de resurse financiare suplimentare pentru grupurile dezavantajate din cadrul comunităților minere, în special copiii, tinerii, femeile și bătrânii;

•

Reducerea riscului de excludere socială a copiilor proveniți din familii cu dificultăți în vederea asigurării unui nivel acceptabil de educație la nivel comunitar;

•

Îmbunătățirea serviciilor educaționale alternative pentru tinerii din comunitățile miniere, pentru o mai bună adaptare la schimbările economice și sociale și creșterea șanselor pe piața forței de muncă;

•

Facilitarea dezvoltării capitalului social prin promovarea implicării grupurilor comunitare în acțiuni și activități de dezvoltare comunitară;

•

Consolidarea și dezvoltarea capacității actorilor ce acționează la nivel local în domeniul dezvoltării sociale;

•

Facilitarea dezvoltării spiritului asociativ prin înființarea de grupuri informale și /sau organizații non profit;

•

Încurajarea și susținerea dezvoltării de parteneriate între comunitățile locale și organizațiile care sprijină dezvoltarea comunitară;

•

Promovarea activităților tradiționale locale, promotoare ale menținerii și dezvoltării spiritului comunitar;

•

Crearea unor scheme eficiente și sustenabile de dezvoltare socială a comunităților miniere, care să poată fi replicate în alte zone ale României;

•

Dezvoltarea capacității ANDZM de a promova programe descentralizate de dezvoltare socială.

4.

Modalitatea de funcționare a schemei

Schema de Granturi Mici (SGM) este implementată de ANDZM.

Persoanele responsabile din ANDZM pentru implementarea SGM sunt desemnate prin decizia directorului general al ANDZM.

SGM se va derula pe perioada de implementare a Proiectului în etape anuale, în limita sumelor alocate prin legea anuală de aprobare a bugetului de stat.

Suma alocată anual va fi repartizată pe județe sau regiuni (grupuri de județe) proporțional cu numărul total al populației din localitățile din aria de operare a ANDZM, așa cum a rezultat din recensământul din anul 2002 și conform alocației bugetare anuale și a planului anual de derulare a schemei;

Pentru implementarea SGM, ANDZM este autorizată să cheltuiască sume constând în cheltuieli operaționale adiționale, conform anexei nr. 1 la acordul de împrumut, ca și cheltuieli efectuate de ANDZM, în cadrul părții C.2 din anexa nr. 2 la același acord pentru implementarea acestuia, incluzând cheltuieli de exploatare a vehiculelor, comunicații incluzând telefon și Internet și costuri de deplasare în țară, incluzând diurna și cazare, conform planului anual de derulare și a bugetului programului, aprobate de coordonatorul proiectului;

SGM va debuta cu o etapă-pilot implementată într-o zonă dezavantajată, aprobată prin hotărârea CCP, la propunerea ANDZM.

Propunerile de microproiecte pentru Schema de Granturi Mici se depun la ANDZM și se evaluează în conformitate cu principiile și procedurile stabilite prin prezentul manual;

După implementarea etapei pilot ANDZM va raporta CCP rezultatul implementării și va adapta manualul, după caz, la experiența acumulată.

ANDZM va efectua plăți în tranșe către primitori, în conformitate cu programul anual de derulare a schemei și cu graficele convenite prin acordurile de grant.

Primitorul poate cheltui maximum 5% din valoarea microproiectului pentru costuri operaționale în legătură cu implementarea acestuia (exclusiv salarii), conform prevederilor din Anexa N, pct 1.9.

După decontarea integrală a sumelor de către primitori, bunurile sau lucrările achiziționate de aceștia se transferă de la primitor și se înregistrează în patrimoniul autorității publice locale din aria localității unde a fost implementat microproiectul fiind înregistrat în inventarul autorității publice respective.

ANDZM cu asistența UMP-RSE, vor asigura sinergia dintre Programul de Dezvoltare a Capacităților Comunităților și celelalte programe ale Subcomponentei de Dezvoltare Locală (Infrastructura locală, SGM, SDSCM) prin unificarea mecanismului de identificare a problemelor prioritare.

Astfel, o condiție de bază pentru înaintarea de către comunități/ solicitanți, a propunerilor de proiecte

/ subproiecte / microproiecte la programele indicate mai sus va fi planul strategic de dezvoltare socio economică a comunității elaborat în mod participativ. Propunerile de subproiecte / microproiecte vor fi parte componentă a planului strategic. Totodată, comunitățile miniere partenere ale ANDZM în cadrul implementării acestei subcomponente vor beneficia de programe de instruire similară în vederea dezvoltării capacităților lor.

Pentru microproiectele din Schema de Granturi Mici (SGM) actorii de bază responsabili de pregătirea și implementarea micro proiectelor vor fi organizațiile nonguvernamentale care vor manifesta inițiativa de a implementa microproiecte în numele comunită i eligibile, grupurile de inițiativă și reprezentanții administrației publice locale.

La etapa de promovare a

SGM,

ONGul / grupul de inițiativă, va benficia de transfer de cunoștințe și vor disemina informația în comunitate. În acest scop vor fi organizate diferite întruniri cu reprezentanții grupurilor țintă la nivel de comunitate sau pe zone de activitate / cartiere unde se vor discuta atât problemele prioritare ale comunității, cât și procedurile și obiectivele Programului SGM.

APL va transmite ANDZM lista de priorități aprobată și intenția de a sprijini parteneriatul cu reprezentanții ONGului aplicant/ grupul de inițiativă în elaborarea și implementarea propunerilor de microproiecte în conformitate cu cerințele manualului operațional SGM, pentru a fi incluse în programul anual de derulare a schemei.

Planul strategic participativ de dezvoltare socio-economică a localității va include și lista de priorități, din care se vor selecta primele 3 propuneri de microproiecte pentru SGM; în etapa de elaborare a planului strategic, comunitatea va beneficia de asistență tehnică din partea firmei selectate în acest scop și sau/ a ANDZM și UMP-RSE.

Pentru primul an de implementare (faza pilot) se vor primi microproiecte și de la solicitanți aparținând unor comunități care au în pregătire planuri de dezvoltare strategică participativă.

Aceste microproiecte vor fi evaluate cu punctaj penalizator, în funcție stadiul identificării domeniilor de activitate reprezentând necesități prioritare ale comunității, în cadrul procesului de planificare strategică participativă.

5.

Durata Schemei de Granturi Mici

5.1

SGM se implementează pe perioada Proiectului de Închidere a Minelor, Refacere a Mediului și Regenera re Socio-Economică.

5.2

Finantarea SGM se face începând cu intrarea în efectivitate a Acordului de Împrumut, semnarea Acordului 'de Împrumut Subsidiar cu Ministerul Finanțelor Publice și în termen de 30 de zile de la data publicării în Monitorul Oficial a ordinului de aprobare a prezentului manual;

5.3

Derularea SGM prin ANDZM se face în conformitate cu planul anual de derulare, aprobat de coordonatorul proiectului, ministrul economiei și comerțului.

5.4. ANDZM va raporta semestrial CCP stadiul implementării SGM.

6.

Zonele de aplicare a Programului

SGM se aplică în comunitățile din zona de operare a ANDZM, așa cum este definită în Anexa nr.2 la Hotararea nr. 2 a CCP din 9 noiembrie 2005, prezentată în anexa nr. 1.

7.

Valoarea Grantului SGM

Valoarea maximă a grantului SGM (limita finanțării) este 20.000 lei noi RON (200.000.000 de lei ROL), la data semnării acordului de grant dintre solicitant și ANDZM.

8.

Criterii de eligibilitate pentru microproiecte

8.1

Solicitanți eligibili

Accesarea fondului alocat SGM este deschisă în condiții de egalitate pentru:

Organizații neguvernamentale și / sau asociațiile non - profit înregistrate ca persoane juridice în România și a căror membri sunt de cetățenie română, constituite conform Ordonanței Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociații și fundații, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 246/2005;

Grupuri de cetățeni români din zonele miniere, constituite în baza Ordonanței Guvernului nr. 94/2005;

Solicitanții trebuie să prezinte documente care să ateste statutul de persoană juridică și reprezentarea prin comitetul de conducere a microproiectului.

Personalul responsabil din cadrul Colectivelor Zonale ale ANDZM, va înregistra și verifica documentele

prezentate,

informând

coordonatorul

de

program

ANDZM

asupra

eligibilității solicitantului.

8.2

Solicitanți neeligibili

Nu sunt eligibile persoanele juridice ce se găsesc într-una din următoarele situații: sunt insolvabile;

se află în lichidare judiciară, voluntară sau forțată, s-a introdus împotriva lor o cerere de declarare a falimentului, se află în tratative ori fuzionează cu creditorii lor, sau a fost desemnat lichidatorul activelor acestora;

plățile către aceștia, în cadrul altor programe, au fost suspendate în conformitate cu legislația românească;

s-au dispus măsuri legale ce pot conduce la pierderea totală sau parțială a dreptului acestora de a-și administra ori dispune de proprietățile și/sau bunurile proprii.

Declarația pe proprie răspundere a persoanelor juridice se face conform formatului din Anexa 2.

8.3

Microproiecte eligibile

Criteriile pentru microproiectele eligibile sunt bazate pe principiile care contribuie la reducerea disparităților sociale, la dezvoltarea capacității membrilor comunităților de se adapta la schimbările produse de restructurarea sectorului minier și întărirea capitalului social în regiunile miniere, după cum sunt descrise în obiectivele generale și specifice detaliate în secțiunea 3 de mai sus.

8.3.1

Principiile programului sunt următoarele:

Comunități Eligibile

din zona de operare ANDZM, conform anexei 1.

Grupuri prioritare:

grupuri vulnerabile sau dezavanajate, cum sunt: copiii, tinerii, femeile și bătrânii.

Activități eligibile,

cuprinse în următoarele domenii de activitate, reprezentând 3 necesități prioritare ale comunității, identificate printr-un proces de planificare strategică participativă :

A.1

Dezvoltarea resurselor umane/ promovarea grupurilor vulnerabile sau dezavantajate: diseminarea informațiilor, întîlniri, seminarii, training adresat grupurilor vulnerabile; parteneriate cu actorii locali;

educație și învățare comunitară, transfer de experiență între grupuri sau comunități (modele de succes și modele de bună practică);

reintegrarea în societate a copiilor abandonați sau săraci;

centre de educație și/sau formare, inițiere, reconversie și/sau calificare profesională.

A.2

Întărirea coeziunii sociale și reducerea disparităților sociale:

educație (îmbunătățirea serviciilor de educație pentru copiii din zonele miniere, îmbunătățirea perspectivelor de angajare, dezvoltarea capacităților de adaptare la schimbările sociale și economice produse de restructurarea sectorului minier);

egalitatea sexelor (promovarea egalității între femei și bărbați și întărirea statutului femeii în societate);

sănătate (educație sanitară, îmbunătățirea condițiilor sanitare pentru asigurarea unei asistențe minime, microproiecte care promovează educația sanitară prin sport);

ocrotirea copiilor și facilități pentru grădinițe;

tradiții și cultură (activități culturale care vizează conservarea, promovarea și dezvoltarea tradițiilor);

activități de recreere (centre/locuri de recreere pentru comunitate, care să încurajeze dezvoltarea de activități comune).

A.3. Protecția și conservarea mediului, pentru dezvoltarea comunitară.

A.4 Alte activități care sunt în concordanță cu obiectivele și principiile programului Schemei de Granturi Mici.

Implicarea comunității

pentru a dezvolta capitalul social. Solicitanții trebuie să demonstreze implicarea

comunității și a beneficiarilor direcți, pe toată durata

pregătirii și implementării microproiectului precum și după finalizarea acestuia, pe o durată de minim 1 an. Mecanismul de întărire a capacitații comunităților se bazează pe următoarele principii: învățare prin acțiune (prin implicarea reprezentanților comunității în pregătirea și implementarea microproiectelor și delegarea către aceștia a responsabilităților ce le revin) precum și instruiri permanente și asistență tehnică acordată beneficiarilor pe toată durata ciclului microproiectului. Solicitanții vor asigura o contribuție directă în bani sau natură (materiale, echipamente, muncă), aceasta trebuind să reprezinte echivalentul a cel puțin 10% din valoarea grantului SGM. Microproiectele trebuie de asemenea să fie sprijinite de instituțiile locale precum și/sau alți actori comunitari, printr-o scrisoare de sprijin sau un acord partenerial scris care implică o contribuție financiară sau de altă natură. Microproiectele trebuie să adauge valoare și nu să înlocuiască finanțarea din responsabilitatea autorităților publice locale și centrale.

Nevoia de

Sustenabilitate:

Schema încurajează dezvoltarea de microproiecte sustenabile care să ducă la îmbunătățirea calității vieții comunităților beneficiare. Vor fi sprijinite acele propuneri care vizează aspectele sociale, culturale și de mediu ale vieții. Se încurajează microproiectele care demonstrează sustenabilitatea obiectelor create dupa ce fondurile SGM au fost utilizate și/sau crează noi oportunități de angajare. În același timp, schema încurajează: (i) microproiectele care dovedesc interes pentru atragerea de alte fonduri în scopul continuării activităților (ori a altora similare) mai departe de ciclul de viață al microproiectului SGM și (ii) microproiectele în implementare, pentru care grantul SGM este integrat în cadrul unui proiect pe care aplicantul îl implementează din alte surse.

Solicitanții trebuie să aibă în vedere, pentru asigurarea sustenabilității obiectelor realizate, următoarele aspecte:

-

să încheie un parteneriat cu autoritățile publice locale, care își vor asuma responsabilitatea de a asigura o parte din contribuția locală. Acordul de parteneriat cu autoritățile publice locale va fi prezentat ca parte a cererii de finanțare;

-

să prezinte planul de asigurare a sustenabilității microproiectului, care va constitui în procesul de evaluare un subcriteriu în acordarea finanțării;

-

să actualizeze și să completeze la finalul microproiectului (ca parte a raportului final) împreună cu partenerii cu care a colaborat la realizarea lui, planul de asigurare a sustenabilității microproiectului pentru cel puțin un an de la încetarea finanțării.

-

solicitantul va elabora la finalul implementării microproiectului un

raport final

(condiție menționată și în acordul de grant). Acest raport va analiza rezultatele microproiectului, nivelul atingerii obiectivelor propuse, impactul lui asupra beneficiarilor precum și asupra comunității în general, nivelul atingerii obiectivelor Schemei de Granturi Mici, lecțiile învățate în timpul implementării microproiectului. De asemenea, raportul final va trebui să fie însoțit și de fotografii sau alte mijloace de prezentare, pentru a ilustra etapele de realizare a microproiectului precum și rezultatele finale ale acestuia.

Încurajarea inițiativelor și diversității:

În decursul procesului de evaluare, microproiectele cu un grad mare de similaritate în ceea ce privește scopurile și obiectivele, vor fi luate in considerare, așa cum rezultă din lista de priorități stabilită prin planul strategic de dezvoltare socio-economică elaborat participativ, ca reprezentând necesitățile prioritare ale comunității.

Un primitor, pentru o comunitate poate beneficia de finanțare din SGM numai o singură dată pe durata unui an financiar. Primitorii dintr-o comunitate care au implementat cu succes un microproiect SGM vor putea aplica pentru obținerea unui alt grant SGM, iar aplicațiile lor vor fi evaluate pe baza unor criterii suplimentare (Anexa M) celor utilizate la evaluarea standard a microproiectelor.

8.4

Microproiecte neeligibile

8.4.1.

Sunt neeligibile microproiectele implicate într-una dintre următoarele activități:

-

militare sau conexe;

-

religioase;

-

imorale sau jocuri de noroc;

-

politice;

-

activități care facilitează consumul de alcool sau droguri;

-

interzise de legislația română în vigoare;

-

discriminări, de ordin religios, etnic sau politic; SGM nu va sprijini achizițiile de terenuri și clădiri.

8.4.2.

Fondurile SGM primite și folosite conform declarației pe proprie răspundere în alte scopuri fără primirea aprobării ANDZM, pentru finanțarea de activități eligibile, vor fi returnate într-o periodă de cel mult 12 luni de la finalizarea microproiectului, ca urmare a constatărilor ANDZM.

9.

Implementarea SGM

9.1

Organizarea și

funcționarea Schemei

de Granturi

Mici

9.1.1.

ANDZM,

în calitate de responsabil pentru implementarea

SGM,

va proceda la:

a)

asigurarea personalului necesar pentru management și administrare numit prin decizie a directorului general ANDZM și/sau cu sarcini conform fișei postului;

b)

finanțarea cheltuielilor operaționale necesare pentru implementarea SGM, conform planului anual de derulare aprobat de coordonatorul proiectului;

c)

promovarea SGM la nivel național, județean și local conform planului de acțiuni elaborat de coordonatorii de program;

d)

asigurarea consultanței către solicitanți privind identificarea grupurilor țintă, modul de întocmire a microproiectelor și pașii de urmat pentru obținerea finanțării, prin coordonatorii regionali de program ANDZM de la nivelul birourilor regionale și reprezentanțelor locale;

e)

primirea și înregistrarea cererilor de finanțare însoțite de microproiecte;

f)

asigurarea derulării procesului de evaluare și aprobare a microproiectelor;

g)

încheierea acordurilor de grant conform manualului de operare;

h)

transferul fondurilor către primitori;

i)

controlul respectării condițiilor din acordul de grant;

j)

monitorizarea implementării și evaluarea rezultatelor;

k)

alte aspecte administrative și de conducere legate de implementarea SGM;

I) mobilizarea autorităților administrației publice locale prin promovarea planificării strategice participative;

m) monitorizarea sustenabilității.

9.1.2.

ANDZM va stabili un Comitet de Coordonare a Schemei de Granturi Mici pentru asigurarea unei supervizări a implementării SGM. Comitetul de Coordonare al SGM va fi numit prin Ordin al Coordonatorului Proiectului.

Autoritatea de aprobare a microproiectelor

Aprobarea finală a microproiectelor rămâne în responsabilitatea Comitetului de Coordonare al Schemei de Granturi Mici.

Comitetul de Coordonare al SGM va fi numit prin Ordin al Coordonatorului Proiectului, prin care se va aproba și regulamentul de funcționare a acestuia, publicat in Monitorul Oficial al României, partea I.

Comitetul de Coordonare al SGM va fi format din:

•

Directorul General al ANDZM

•

Șeful Serviciului Programe

•

Șeful Serviciului Economic

•

Directorul UMP- RSE

•

Un reprezentant al societății civile (al unui ONG cu reputație în România)

•

Responsabilul SGM - care asigură și secretariatul.

Comitetul de Coordonare al SGM va asigura: (i) analiza respectării normelor privind legalitatea microproiectelor aprobate în raport cu prevederile din prezentul ăGhid"; (ii) supervizarea implementării SGM; (iii) decizia de aprobare a microproiectelor, pe baza recomandărilor Comitetelor Locale de Evaluare și a responsabilului SGM din cadrul Serviciului Programe din ANDZM.

9.1.3.

Detalii legate de implementarea SGM precum și modalitățile de utilizare a fondurilor vor

fi detaliate in Ghidul de Implementare, inclus în acest Manual de Operare ca partea

B.

B. GHIDUL DE IM I PLEMENTARE

1.

Campania de informare publică pentru promovarea SGM

1.1

Personalul responsabil ANDZM va elabora planul de acțiuni al campaniei de informare publică și va raspunde de coordonarea și derularea campaniei publicitare.

1.2.

ANDZM va cuprinde în strategia de informare publică și comunicare acțiuni vizând campania de informare publică pentru promovarea SGM.

1.3.

Promovarea SGM la nivel local va avea în vedere comunitățile miniere care și-au exprimat interesul de a participa la programul de creștere a capacităților instituționale la nivelul comunităților, ținând cont de diversitatea nevoilor din regiuni precum și caracteristicile specifice fiecăreia.

Etapa de Promovare

Nivel național Nivel județean

Nivel local sau comunitar

1.1 Promovarea la nivel național

Obiectiv:

diseminarea informației la nivel național pentru asigurarea sprijinului altor actori la procesul de dezvoltare comunitară prin constituirea de parteneriate și sinergia proiectelor.

Actorii de bază la nivel național care trebuie implicați în procesul de dezvoltare locală:

Ministerele de rigoare

(MEC, MIMMC, MIE, ANOFM, MAI, etc.)

Organisme finanțatoare ONGuri naționale

Agenții de Implementare a Proiectelor

(ADR, ANIMM, SAPARD, etc) Acțiuni desfășurate pentru promovare la nivel național

O conferință de lansare a proiectului (cu invitarea partenerilor de bază de la nivel național și a mass media)

2 comunicate de presă în cotidiane de mare tiraj, la interval de 6 luni privind conținutul și obiectivele proiectului

Discuții purtate cu potențialii parteneri și încheierea unor protocoale de colaborare Participare la mese rotunde organizate de către parteneri

Elaborare de materiale publicitare referitoare la programele componentei de regenerare socio­ economică și la rezultatele proiectului pilot

1.2.

Promovarea la nivel de județ

Obiectiv:

conștientizarea de către administrația publică județeană și de către societatea civilă a importanței implementării proiectului în zonă și sporirea gradului ei de implicare în procesul de implementa re a proiectului.

Activități desfășurate pentru promovare la nivel regional:

Întâlnire a Directorului General al ANDZM cu președintele Consiliului județean și Prefectul județului și discutarea principiilor de colabo rare.

Încheierea unui protocol de colaborare dintre ANDZM și administrația publică județeană (Consiliul Județean și Prefectură) privind colaborarea dintre părți. Protocolul de colaborare va fi elaborat de

către ANDZM. Protocolul de colaborare va include responsabilitățile ANDZM și responsabilitățile părților la nivel județean.

Prin protocolul de colaborare se va stabili o persoană din cadrul fiecărei instituții, responsabilă cu menținerea contactului între părțile semnatare.

Organizarea unui seminar de lansare a Schemei de Granturi Mici. La seminar vor fi invitați reprezentanți ai autorităților publice locale, reprezentanți ai ONG-urilor care activează în zonele miniere, reprezentanți ai sectorului asociativ, mass media județeană și națională. Totodată, la seminar vor fi invitați și reprezentanți ai serviciilor descentralizate administrației publice județene care vor avea legătură cu implementarea proiectelor. De asemenea, la seminar vor fi invitați să participe și reprezentanți ai grupurilor informale care au obținut finanțare din Schema de Dezvoltare Socială finanțată de Departamentul pentru Dezvoltare Internațională al Guvernului Marii Britanii (DFID). Agenția va stabili o dată fixă când vor fi prezentate Manifestările de interes din partea ONG-urilor sau a grupurilor informale. Pe baza manifestărilor de interes vor fi selectate acele ONG-uri sau grupuri informale care vor putea fi potențiali beneficiari ai SGM.

1.3.

Promovare la nivel local

Obiectiv:

diseminarea informațiilor despre procedurile, obiectivele și condițiile proiectului în comunitățile locale. De asemenea, se va realiza și diseminarea informațiilor referitoare la rezultatele și impactul SOS finanțată de DFID.

Promovarea la nivel local se va face și în strânsă legătură cu procesul de planificare strategică ce se va desfășura la nivelul comunităților miniere.

Grupuri țintă:

ONG uri locale

Grupuri informale, potențiali aplicanți pentru obținerea unui grant SGM Femei

Tineri, copii Pensionari

Autoritățile publice locale Alte grupuri după necesitate

Cine va organiza promovarea la nivel local:

Reprezentanții comunității (ONGuri și APL) care au participat la seminarul județean, responsabilii din cadrul Colectivelor Zonale ale ANDZM.

Modalități de promovare la nivel local:

Adunări generale Discuții în grupuri Mese rotunde

Alte activități orientate spre asigurarea accesului la informație (distribuire broșuri, pliante, postere, materiale de informare amplasate în locuri publice, etc.)

2.

Consultări

În procesul de stabilire a listei de priorități identificate prin planul strategic de dezvoltare socio­ economică, ANDZM va acorda întregul sprijin necesar.

Pe parcursul procesului de consultare a comunităților, se va urmări:

identificarea microproiectelor care au un impact semnificativ asupra comunităților sau asupra anumitor grupuri comunitare;

determinarea impactului asupra capacității de dezvoltare comunitară;

stabilirea relațiilor între solicitanți / primitori implementatori și beneficiarii direcți din cadrul comunității;

asistarea aplicanților care nu sunt înregistrați ca persoane jurdice să se constituie în entitate cu personalitate juridică conform OG nr. 94/2005 în vederea depunerii de microproiecte.

Sarcinile Colectivelor Zonale ale ANDZM sunt:

a)

Promovarea programului Schema de Granturi Mici în cadrul comunităților miniere;

b)

Consilierea grupurilor, instituțiilor și a persoanelor interesate etc. (de exemplu condiții de eligibilitate, proceduri de urmat etc.);

c)

Distribuirea documentelor de solicitare a finanțărilor, asistarea solicitanților la completarea cererilor și în procesul de finanțare a microproiectelor;

d)

Primirea și verificarea solicitărilor cu privire la conformitatea și eligibilitatea acestora;

e)

Vizitarea amplasamentelor propuse în cadrul microproiectelor în vederea clarificării detaliilor micro proiectului;

f)

Înregistrarea cererilor;

g)

Solicitarea către aplicanți de a depune împreună cu cererea de finanțare orice alte documente care să vină în sprijinul cererii (date sociologice, referințe, etc.), documente care ar putea fi solicitate în cadrul sedințelor de evaluare;

h)

Întocmirea de rapoarte lunare privind procesul de solicitare și consultările oferite;

i)

Colectarea și verificarea documentelor financiare pentru fiecare microproiect, documente care justifică sumele acordate ca finanțare din SGM și transmiterea acestora către responsabilul SGM din cadrul serviciului programe;

j)

Asigurarea secretariatului tehnic al Comitetelor Locale de Evaluare.

Conform cerințelor, SP va avea de asemenea obligația de a sprijini procesul de solicitare a finanțărilor.

3.

Procesul de solicitare a Finanțărilor

3.1

Depunerea cererilor de finanțare

3.1.1

Solicitanții, prin președintele comitetului de conducere a microproiectului, vor depune cererile de finanțare în 5 exemplare la sediul Colectivului Zonal ANDZM care operează în zona unde urmează a fi implementat microproiectul.

3.1.2

Termenul limită de depunere a solicitărilor pentru ședința de evaluare trimestrială a Comitetului Local de Evaluare va fi anunțat public, prin intermediul materialelor publicitare (afișe, broșuri, pliante, etc.) distribuite de către Colectivele Zonale ale ANDZM precum și prin intermediul a două cotidiane de interes național și local.

3.1.3

Nici o cerere nu va fi acceptată pentru evaluarea curentă dacă aceasta a fost primită după termenul limită, astfel încât va trebui evaluată la ședința următoare.

3.1.4

Cererile pot fi depuse și de către o persoană împuternicită a solicitantului.

3.1.5

Cererile de finanțare vor fi întocmite în conformitate cu cerințele cuprinse în acest Manual și trebuie să conțină toate formularele solicitate. Cererea de finanțare trebuie să cuprindă:

Scrisoarea însoțitoare semnată de reprezentantul solicitantului (formular T1) Descrierea microproiectului (formularele T2 și T3)

Defalcarea cheltuielilor (formularele F1.1 și F1.2)

Documente privind acordurile parteneriale pe care le-a realizat.

Documente privind situația contabilă la zi -

acolo unde este cazul (cele mai recente documente financiare: balanță, bilanț)

3.1.6

Cererile se vor completa în limba română.

3.1.7

Persoana responsabilă din Colectivul Zonal ANDZM verifică dacă pe dosarele în care s-au depus cererile de finanțare sunt înscrise următoarele date:

Numele solicitantului (organizație, asociație, reprezentant/ reprezentanți); Adresa solicitantului (localitate, județ, colectiv zonal, strada, nr., etc.); Telefon, fax, email, cod poștal;

Numele persoanei care depune documentația (codul numeric personal); Numărul de file al documentelor depuse;

Data și locul ședinței de evaluare (următoarea ședință a CLE).

În cazul în care se constată lipsa acestor informații solicitate, persoana care depune documentele de finanțare le va completa.

3.1.8

Persoana responsabilă din Colectivul Zonal ANDZM va verifica dacă documentația primită este în conformitate cu criteriile de eligibilitate și va comunica solicitantului rezultatele în prezența acestuia/ acesteia.

3.1.9

Persoana responsabilă din Colectivul Zonal ANDZM va înregistra cererile primite în registrul de evidență a cererilor (Anexa B). Documentele componente ale cererii de finanțare vor primi un număr de identificare format din 17 cifre reprezentând:

Numărul colectivului ANDZM (2 cifre), urmat de

Codul SIRUTA al localității unde se va implementa microproiectul (6 cifre), urmat de

Data depunerii cererii la Colectivul Zonal (6 cifre: ziua 2 cifre, luna 2 cifre, anul 2 cifre) urmat de

Numărul cererii (numărul microproiectului propus, conform registrului de evidență de la Colectivul Zonal): (3 cifre)

Acest număr trebuie să figureze pe toate paginile cererii, data depunerii cererii fiind notată în momentul înregistrării acesteia la colectivul zonal.

3.1.1

O Persoana desemnată din cadrul colectivului zonal al ANDZM va elibera solicitantului o adeverință prin care confirmă primirea cererii (a se vedea Anexa E). Adeverința cuprinde informații privind:

Numele persoanei care a primit documentele; Data primirii;

Confirmarea că formularul de verificare a conformității și eligibilității (Anexa C) a fost întocmit în urma verificării cererii, în prezența persoanei solicitante;

Numărul de pagini depuse de solicitant; Numărul din registrul de înregistrare a cererilor;

Data stabilită pentru ședința de evaluare și invitația ca solicitantul să fie prezent la aceasta.

3.1.11 Reprezentantul solicitantului va specifica în registrul de evidență a cererilor (Anexa B) că datele înscrise în adeverința eliberată sunt conforme cu realitatea și va semna pentru primirea acesteia.

Responsabilul din cadrul CZ va informa solicitantul că este posibil ca pe parcursul procesului de evaluare (ședinte CLE, ședinte ale Comitetului de Coordonare a SGM) să i se ceară să ofere informații supli entare pentru 'clarificare sau detalii financiare despre microproiect. În cazul în care

solicitantul nu poate participa la ședința de evaluare, informațiile solicitate vor fi furnizate în scris, trimise prin fax sau înmânate personal către colectivul zonal, în termen de 5 zile de la data solicitării.

3.2

Re-solicitarea finantării

'

Solicitanții au dreptul să redepună documentele de solicitare a finanțării, acestea fiind evaluate în

cursul următoarei ședințe de evaluare. Un aplicant are dreptul de a redepune cererea de finanțare o singură dată, după îmbunătățirea primei propuneri. Cererile de finanțare redepuse vor urma aceleași proceduri de aplicare și evaluare.

4.

Procesul de Evaluare a Microproiectelor

4.1

Componența Comitetului Local de Evaluare

Membrii Comitetului Local de Evaluare trebuie aleși cu cel puțin 30 zile înainte de data efectivă de începere a SGM. Persoanele responsabile din cadrul ANDZM vor coordona acest proces.

Membrii Comitetelor Locale de Evaluare vor participa la sesiuni de instruire organizate de ANDZM pentru a fi informați asupra principiilor și procedurilor SGM.

Un Comitet Local de Evaluare în cadrul SGM va fi alcătuit din 5 membri:

Un reprezentant al Colectivului Zonal ANDZM, desemnat să răspundă de implementarea la nivel local a SGM;

Un reprezentant al unui ONG care operează în aria respectivului Colectiv Zonal și care ac oneză în domenii referitoare la problemele copiilor, tinerilor, femeilor sau batrânilor;

Un reprezentant al autorităților locale, responsabil(ă) cu problemele copiilor, tinerilor, femeilor sau bătrînilor;

Un reprezentant al unei organizații profesionale a societății civile (de exemplu doctor, profesor, preot etc.) cu experiență adecvată în concordanță cu obiectivele generale ale SGM;

Un reprezentant al Consiliului Județean din județul de reședință al CZ.

Reprezentantul Colectivului Zonal ANDZM responsabil cu implementarea SGM la nivel local va fi numit prin decizia Directorului General al ANDZM.

Reprezentantul ONG-ului precum și cel al organizației profesionale a societății civile va fi selectat de către Comitetul de Coordonare al SGM dintre candidații nominalizați de către ONG-urile care răspund invitației publicate în presă de către ANDZM.

Reprezentantul autorităților locale responsabil cu problemele copiilor, tinerilor, femeilor sau bătrânilor va fi selectat de către Comitetul de Coordonare al SGM dintre candidații nominalizați de către autoritățile guvernamentale descentralizate de la nivel județean care răspund invitației făcute de ANDZM.

Reprezentantul Consiliului Județean va fi numit de către Președintele Consiliului Județean. Un Comitet Local de Evaluare va fi compus din următoarele poziții, cu drept de vot:

Un președinte, ales la prima ședință a CLE; Trei membri;

Un secretar- responsabilul SGM din cadrul Colectivului Zonal.

Președintele Comitetului reprezintă Comitetul de Evaluare și are funcția de arbitru, prezidează ședințele comitetului și semnează procesele verbale.

Secretarul(a) va fi responsabil(ă) cu pregătirile în vederea ședințelor CLE: Întocmește și distribuie agenda pentru Comitetul de Evaluare;

Se asigură că orice nelămuriri din partea solicitantului sau pentru solicitant sunt clarificate;

Vizitează microproiectele relevante în teren înainte de ședința Comitetului, pentru verificarea informațiilor cuprinse în cerere (și întocmește în acest sens un formular de verificare a propunerii de finanțare, conform anexei L);

Se asigură că fiecare membru al Comitetului de Evaluare primește în timp util (cu cel puțin 3 zile înaintea ședinței CLE) agenda ședinței, copii ale cererilor și ale listelor de verificare a conformității și eligibilității, cât și o copie a Registrului de evidență a cererilor;

Pregătește formularul de evaluare pentru microproiectele care îndeplinesc criteriile de conformitate / eligibilitate și lista cu microproiectele respinse pe baza acelorași criterii, pe parcursul perioadei respective.

Elaborează minuta ședinței CLE, pe baza discuțiilor și deciziilor; Îndeplinește orice alte atribuții administrative necesare.

Comitetul de Coordonare al SGM poate înlocui, după primirea în prealabil a sesizării din partea CZ ANDZM, orice membru care lipsește de la trei întruniri consecutive, fără să schimbe structura CLE. În situații excepționale (de ex. sarcini de serviciu, boală etc.), la cerere și pentru perioade limitate de timp, orice membru al comitetului de evaluare poate delega responsabilitățile sale în cadrul comitetului unei alte persoane din cadrul organizației reprezentate, cu aprobarea acesteia și cu notificarea prealabilă a Colectivului Zonal. Cu 5 zile înaintea ședinței de evaluare, persoana care înlocuiește un membru al comitetului trebuie să notifice în scris Colectivul Zonal privind delegarea de responsabilitate.

4.2

Ședintele Comitetelor Locale de Evaluare

'

Ședințele Comitetului de Evaluare se vor ține o dată la trei luni, iar data ședințelor va fi

anunțată public. Solicitantul și membrii Comitetului de Coordonare a SGM pot participa la ședințele Comitetului Local de Evaluare; de asemenea, comitetul are dreptul de a invita la ședința și alte persoane cu rol de observatori.

Agenda standard a Comitetului Local de Evaluare cuprinde: Evaluarea microproiectelor depuse la CZ;

Monitorizarea procesului de implementare a microproiectelor și a rezultatelor acestora; Analiza microproiectelor și identificarea modalităților de îmbunătățire a schemei.

Evaluarea microproiectelor ar trebui să se desfășoare în două etape stabilite cu claritate:

a)

Aprobarea

(supervizarea) formularelor de conformitate

/ eligibilitate completate

de către reprezentantul CZ ANDZM -

confirmarea

încadrării cererii eligibile în lista formularului de conformitate și eligibilitate;

b)

Evaluarea (tehnică și financiară) a cererii.

În cazul în care Comitetul Local de Evaluare constată existența a mai mult de două solicitări cu un grad mare de similaritate în ceea ce privește scopurile și obiectivele, le va analiza separat, într-o sesiune de preevaluare și vor fi luate în considerare la evaluare numai acelea care se adresează necesităților prioritare ale comunității.

La sfârșitul etapei de evaluare din cadrul ședinței, cererile se vor clasifica după cum urmează:

recomandate pentru finanțare, amânate

până la următoarea ședința CLE (clarificările cerute și neobținute pe parcursul ședinței CLE) și

respinse.

4.3

Conflictul de Interese

Înainte de prima ședință a Comitetului Local de Evaluare, fiecare membru al Comitetului este obligat să semneze o declarație de imparțialitate și confidențialitate.

Conflictul de interese apare atunci când un Membru al Comitetului are un interes personal într-un microproiect SGM, ceea ce crează pericolul ca decizia finală a Comitetului asupra respectivului

microproiect să fie influențată. Interesul personal poate fi de natură directă sau indirectă prin relațiile cu alții, de tipul:

Afaceri, comerciale, relații financiare Prietenii strânse/ relații sociale Relații familiale.

Un interes personal poate sau nu să implice posibilitatea unui interes sau câștig financiar și poate ține de un potențial interes prezent, trecut sau viitor. Prin noțiunea de ăInteres financiar" sau ăCâștig financiar" nu se înțelege doar bani ci și bunuri și servicii.

În cazul în care un Membru al Comitetului Local de Evaluare se află în situația unui conflict de interese, acest fapt trebuie să fie declarat Comitetului. Această declarație poate fi făcută în scris sau verbal și va fi înregistrată în minuta ședinței. Respectivul membru al Comitetul este obligat să se retragă de la ședință și nu va avea dreptul de a lua parte la nici o deliberare a Comitetului legată de chestiunea respectivă. De asemenea, nu are drept de vot în privința acesteia.

Dacă retragerea unui membru al CLE în condițiile menționate anterior conduce la un număr par de membri votanți și nu poate fi stabilită majoritatea pro sau contra, va fi luat în cosiderare votul Președintelui CLE.

Dacă inițial un Membru al Comitetului nu are vreun conflict de interese, dar ulterior va apărea unul, respectivul conflict va trebui să fie divulgat în consecință în cadrul ședinței Comitetului.

Oricărui Membru al Comitetului care cu bună știintă nu divulgă vreun interes, i se va cere de către Președinte să demisioneze din Comitet. În cazul 'vreunei divergențe legate de acest subiect între membrul respectiv și Președinte, cazul va trimis pentru soluționare către Comitetul de Coordonare al SGM.

În cazul unei demisii/ excluderi a unui membru CLE, Comitetul de Coordonare al SGM va selecta un înlocuitor dintre ceilalți candidați nominalizați, sau va solicita noi nominalizări, dacă este cazul.

4.4

Examinarea Conformităti i/EIigibilitătii

'

'

În cazul în care cererile îndeplinesc criteriile de conformitate/eligibilitate, CLE va confirma rezultatele

examinărilor de conformitate/eligibilitate (Anexa C) și va proceda la evaluarea tehnică.

În cazul în care cererea nu este destul de clară din punctul de vedere al conformității/eligibilității, comitetul poate hotărî acceptarea cererii de finanțare și solicitarea de clarificări suplimentare solicitantului sau poate decide respingerea cererii de finanțare.

4.5

Evaluare Tehnică

Evaluarea Tehnică se referă doar la acele cereri de finanțare care îndeplinesc cerințele de conformitate/eligibilitate.

Criteriile generale de evaluare prezentate în Formularul de Evaluare (Anexa F) nu pot fi modificate pe parcursul procesului de evaluare. Orice discuție legată de detaliile criteriilor de evaluare trebuie purtată separat de procesul de evaluare (de ex: ședințe suplimentare ale CLE, clarificări în cadrul Comitetului de Coordonare al SGM etc.).

Cererile se evaluează pe baza formularului de evaluare (Anexa F), iar cererile care provin din partea unui solicitant care a mai beneficiat anterior de un grant SGM vor evaluate și în baza criteriilor suplimentare din formularul aflat în Anexa M. Anterior completării formularelor de evaluare, membrii CLE vor trebui să își exprime în mod liber opiniile referitoare la conținutul cererilor de finanțare, pentru a facilita înțelegerea comună a scopurilor și obiectivelor microproiectului supus analizei. Fiecare membru cu drept de vot al comitetului trebuie să completeze formularul individual, urmând să-l înmâneze secretarului(ei) imediat cum a fost completat.

Secretarul(a) va întocmi un formular centralizator de evaluare, aflat în Anexa G.

Președintele va verifica rezultatul evaluării și dacă toți membrii Comitetului confirmă corectitudinea propriilor note, aceștia vor semna grila de evaluare centralizatoare.

În cazul în care vreunul sau mai mulți evaluatori se distanțează prin evaluarea lor de majoritatea Comitetului și mai ales în cazul evaluatorilor extremi, Președintele le va cere evaluatorilor cu opinii diferite motivele care stau la baza dezacordului acestora față de opiniile celorlalți membri ai Comitetului, care vor fi discutate în cadrul ședinței, și îi va întreba dacă doresc într-adevăr să confirme propriile note/ răspunsuri, înaintea semnării grilelor.

Cererile de finanțare care nu sunt acceptabile din punct de vedere tehnic, vor fi respinse.

4.6

Recomandarea Finală a Comitetului Local de Evaluare și Raportul Procesului de Evaluare

Secretarul(a) Comitetului va elabora Raportul Procesului de Evaluare și îl va înmâna Președintelui, împreună cu toate anexele, pentru a fi aprobat și semnat în termen de două zile de la ședința Comitetului de Evaluare.

Raportul Procesului de Evaluare va conține următoarele: (i) minuta ședinței CLE; (ii) formularul centralizator de evaluare; (iii) copii după toate dosarele de solicitare primite și evaluate pe parcursul ședinței; (iv) formularele de examinare a conformității și eligibilității și (v) formularele de evaluare completate de către toți membrii Comitetului Local de Evaluare.

Raportul va reflecta cu acuratețe tot ceea ce s-a întâmplat pe parcursul ședinței de evaluare, incluzând comentariile

evaluatorilor. Raportul va conține

atât rezultatele

evaluărilor

cât și recomandările finale ale Comitetului.

Raportul Procesului de Evaluare se va trimite în termen de 5 zile lucrătoare de la data întrunirii ședinței Serviciului Programe al ANDZM de la sediul central.

După primirea raportului de evaluare de la colectivul zonal, responsabilul SGM din cadrul SP va verifica în termen de 5 zile de la data primirii acestuia următoarele:

Formularele de examinare a conformității și eligibilității și formularele de evaluare ale fiecărui microproiect, primite de la colectivele zonale;

Rapoartele Procesului de Evaluare elaborate în baza concluziilor membrilor Comitetului Local de Evaluare cât și a centralizatorului de evaluare.

Responsabilul SGM din cadrul Serviciului Programe va pregăti și va înmâna Comitetului de Coordonare

al SGM un memorandum

referitor

la respectarea

procedurilor

de

selecție

a microproiectelor, împreună cu comentariile aferente. Raportului i se va anexa și documentația de evaluare individuală semnată de către toți membrii Comitetului Local de Evaluare.

5.

Procesul de Alocare a Fondurilor

Negocierile contractului vor fi în responsabilitatea colectivelor zonale al ANDZM. Negocierile se pot desfășura atât în teren cât și la sediul colectivului zonal.

Întrucât cererea va face parte din contract (împreună cu precizările referitoare la detaliile tehnice și financiare ale microproiectului), negocierile se vor baza pe următorii parametri de contract:

Durata Contractului; Efectuarea plăților în etape;

Pe parcursul negocierilor, solicitantul va fi informat asupra procedurilor financiare, monitorizării / auditării cheltuielilor și asupra procedurilor de achiziții.

La sfârșitul procesului de negociere, se va elabora un Memorandum de Negociere, semnat de către reprezentantul colectivului zonal și de către primitor sau de către reprezentantul împuternicit al primitorului.

Înainte de semnarea primelor 3 acorduri de grant pentru fiecare regiune minieră, UMP-RSE va solicita Băncii aprobarea formală a acestora (No Objection).

Directorul General, Șeful Serviciului Economic și consilierul juridic al ANDZM vor avea sarcina și autoritatea de a semna acordul de grant pe baza detaliilor din Memorandumul de Negociere (în patru exemplare originale). Acordul de grant semnat va fi înregistrat de ANDZM într-un registru special.

La semnarea acordului de grant, solicitantul va depune și detaliile referitoare la contul unde se va face transferul sumelor solicitate, de preferintă la Banca la care este deschis contul special al Împrumutului.

'

Colectivele zonale vor avea responsabilitatea de a asigura servicii de consultanță comunității, de a reprezenta CLE în contactul cu primitorul, de a reprezenta finanțatorul.

6.

Efectuarea plăților

Plățile către primitori vor fi făcute în 3 - 5 etape. Etapizarea plăților se va stabili în cadrul Memorandumului de Negociere și va face parte integrantă din acordul de grant. Etapizarea plăților se estimează a fi:

30%

- I etapă

50%

-

li

etapă

20%

- III etapă

Serviciul Programe va întocmi un centralizator al tuturor microproiectelor evaluate și aprobate într-un trimestru, care va conține toate datele referitoare la sumele aprobate precum și la etapizarea acestora, pe care le va înainta Serviciului Economic și UMP-RSE.

Pe baza centralizatorului transmis de Serviciul Programe, UMP - RSE va programa plățile.

Serviciul Economic va înainta o cerere de plată către UMP care va conține numele primitorului, numărul acordului de grant și suma ce trebuie plătită. UMP-RSE va trage sumele respective din contul special, realizează schimbul valutar și transferă suma respectivă în contul special ANDZM de unde se efectuează plățile către primitori.

Pentru achizițiile de bunuri și servicii ce vor fi făcute în cadrul SGM, se vor aplica regulile pentru procedurile de ăachiziții foarte mici" (very small procurement), anexă la Manualul de Operare.

Primitorii au obligația de a justifica sumele acordate în maxim

60

zile de la intrarea banilor în cont. Documentele justificative în original și copie (facturi fiscale, însoțite de bonuri sau chitanțe sau contracte de vânzare-cumpărare legalizate la notariat în cazul persoanelor fizice) vor fi aduse la Colectivul Zonal, care va certifica autenticitatea copiilor după documentele originale și va reține copiile certificate.

Colectivul Zonal are obligația și responsabilitatea de a verifica dacă documentele justificative respectă:

Conformitatea cu etapizarea plăților (sumele justificate nu trebuie să depășească + - 5% din suma acordată în etapa respectivă) ;

Dacă cheltuielile efective suportate sunt în conformitate cu structurile cheltuielilor și detaliile formularului de cerere;

Dacă se constată modificări considerabile sau nereguli în structura cheltuielilor, reprezentantul Colectivului Zonal are dreptul să ceară clarificări (de ex. să ceară beneficiarului o listă detaliată a cheltuielilor efectuate) sau să efectueze vizite de monitorizare suplimentară.

După finalizarea verificării, tabelul centralizator al documentelor justificative, însoțit de formularele de verificare precum și de solicitarea de plată pentru următoarea tranșă va fi trimis în maxim trei zile de la întocmirea formularelor, către Serviciul Programe.

După verificarea documentelor justificative în conformitate cu prevederile contractului de finanțare, Serviciul Programe va transmite Serviciului Economic cererea de plată pentru următoarea etapă, conform planificării stabilite în cererea de finanțare a microproiectului, la recomandarea și solicitarea responsabilului SGM din cadrul CZ, care va proceda conform celor descrise anterior.

Cheltuielile care nu sunt justificate cu documente valide și/sau nu sunt eligibile în cadrul SGM nu vor fi luate în considerare de către Serviciul Economic și suma echivalentă a cheltuielii va fi reținută din următoarea etapă de finanțare.

Mai multe verificări detaliate ale cheltuielilor efectuate vor fi întreprinse ca parte a vizitelor de monitorizare standard, întrucât acest lucru va permite de asemenea corelarea tehnică cu cea economică a microproiectului.

Notificarea oricăror probleme apărute în derularea contractului vor fi trimise către responsabilul SGM din cadrul Serviciului Programe, care va îndeplini acțiunile necesare pentru rezolvarea acestora, la recomandarea și solicitarea responsabilului SGM din cadrul CZ.

Transferul de fonduri se va realiza prin Serviciul Economic (SE) al ANDZM. Copiile ordinelor de plată și rezumatul formelor de plată (în format electronic) vor fi trimise către SP. Persoana responsabilă din cadrul SP trebuie să ofere informații cu privire la plățile efectuate către Colectivele Zonale, care vor informa primitorii.

7.

Monitorizare și Evaluare

7.1

Monitorizarea

Procesul de monitorizare și evaluare al SGM va fi realizat de către echipa de lucru din cadrul ANDZM.

Monitorizarea se va efectua pe parcursul procesului de implementare și după încetarea finanțării SGM. Monitorizarea se va face în funcție de natura și obiectivele respectivelor microproiecte, dar acoperind următoarele linii mari:

Monitorizarea intrărilor - cheltuielile din fondurile SGM și aportul financiar și/sau ne-financiar din partea solicitanților, partenerilor și comunității.

Monitorizarea activităților - natura și tipul activităților desfășurate.

Monitorizarea rezultatelor - numărul beneficiarilor, câți dintre aceștia aparțin grupurilor prioritare, nivelul de implicare al comunității, numărul asociațiilor non-profit înființate în scopul accesării SGM, numărul asociațiilor non-profit care și-au continuat activitatea și după accesarea SGM.

Monitorizarea ieșirilor - ce modificări relevante din punctul de vedere al obiectivelor SGM s-au produs în comunitățile aplicante, modificări care nu s-ar fi produs dacă microproiectul respectiv nu s­ ar fi derulat.

Se cere ca indicatorii să fie identificați de către solicitant în cadrul aplicării. Aceștia vor fi amendați, în funcție de cerințe, și se va conveni asupra lor în timpul etapei de negociere a contractului, împreună cu aportul solicitantului în procesul de monitorizare. Aportul solicitantului va implica realizarea unui raport de monitorizare după modelul formularului de monitorizare din documentele de solicitare și care va fi trimis respectivului Colectiv Zonal.

Monitorizarea cheltuielilor va cuprinde:

Completarea, din partea primitorului, a declarației de buget până în prezent sau până la finalizarea micro proiectului;

Verificarea corelării dintre extrasul de cheltuieli și cheltuielile efective (acolo unde se poate aplica, de ex. cheltuielile de capital);

Verificarea structurii de cheltuieli;

Lista detaliată a cheltuielilor efectuate de către primitor trebuie atașată la secțiunea financiară a raportului de monitorizare.

Pe parcursul implementării, microproiectele de durată mică (mai puțin de 2 luni) sau reprezentând o valoare mai mică de 60.000.000 lei (6.000 lei noi ROL), vor fi monitorizate după finalizarea acestora, în timp ce pentru microproiectele de o valoare mai mare sau cu o perioadă mai lungă a procesului de implementare, se va realiza și un raport de monitorizare la jumătatea perioadei de implementare.

Solicitanților li se va cere să trimită rapoarte de monitorizare la 6 luni, 12 luni și 2 ani după implementare, în funcție de specificul microproiectului.

După primirea raportului de monitorizare, CZ va face o vizită la amplasamentul microproiectului pentru a verifica acuratețea datelor de monitorizare. Constatările monitorizării vor forma baza pentru evalua rea rezuItatelor/impactului.

Colectivele Zonale vor realiza un Raport Trimestrial de Monitorizare care va fi trimis către SP, care va alcătui un Raport general ce va fi analizat de către Comitetul de Coordonare al SGM.

SP va întreprinde vizite la Colectivele Zonale cel puțin o dată pe trimestru, vizitând inclusiv o serie de microproiecte, pentru a urmări, susține, instrui și informa despre activitatea de monitorizare. Constatările vor fi introduse în Raportul Trimestrial înaintat Comitetului de Coordonare al SGM.

7.2

Evaluare

Responsabilii SGM din cadrul Colectivelor Zonale vor evalua microproiectele. Acestea vor fi evaluate în baza informațiilor de monitorizare furnizate de către solicitanți. Evaluarea se va face în 2 serii principale:

•

Evaluare Interimară după încetarea finanțării SGM și

•

Post-Evaluări la intervale de 6 luni, 12 luni și 18 luni după Evaluarea Interimară, realizate la aproximativ 30% din microproiectele finanțate.

Aceste documente vor fi redactate pe scurt și concis, utilizând formularul de Evaluare din anexa K. Evaluarea Interimară se va focaliza mai mult pe rezultatele microproiectelor, în timp ce Post­ Evaluările se vor focaliza pe impactul asupra sărăciei și capitalului social, incluzând anchete pe bază de chestionar.

SP va avea următoarele roluri:

Ca parte din Raportul Trimestrial înaintat Comitetului de Coordonare al SGM, să furnizeze un rezumat și concluziile generale ale constatărilor în urma evaluărilor până în prezent.

Să întreprindă vizite la Colectivele Zonale cel puțin o dată pe trimestru, vizitând inclusiv o serie de microproiecte, pentru a urmări, susține, instrui și informa despre activitatea de evaluare. Constatările vor fi introduse în Raportul Trimestrial înaintat Comitetului de Coordonare al SGM.

Să introducă datele de monitorizare în Sistemul de Monitorizare a Informației (MIS) al ANDZM.

8.

Rapoarte

SP va raporta referitor la implementarea SGM în fiecare trimestru. Acest raport va fi înaintat Comitetului de Coordonare al SGM.

Raportul Trimestrial va fi compus dintr-un Raport Tehnic și un Raport Financiar. Raportul Tehnic va trebui să conțină următoarele:

Raport sumar asupra micro proiectelor Sociale finalizate în cursul acelei perioade; Raport sumar asupra micro proiectelor Sociale în desfășurare și evoluția acestora; Raport Sumar de Monitorizare, incluzând constatările în urma vizitelor în teren ale SP;

Raport Sumar de Evaluare, inclusiv o evaluare de corelare cu Obiectivele SGM și constatările în urma vizitelor în teren ale SP;

Propuneri și recomandări pentru îmbunătățirea implementării SGM (de exemplu procedurile, criteriile de urmat etc.).

Raportul financiar va avea conținutul aprobat de către Directorul General ANDZM cu privire la alocarea fondurilor, efectuarea plăților, proiectări pentru următorul trimestru etc.

Auditări Interne ale Colectivelor Zonale pot fi efectuate de către personalul din SP și SE, la cererea Directorului General al ANDZM.

SP va stabili sisteme (inclusiv informatice) de stocare a tuturor informațiilor necesare referitoare la implementarea SGM (procesul de solicitare, de evaluare, de aplicare, de utilizare a fondurilor, de monitorizare) în scopuri analitice precum și pentru a justifica cheltuielile efectuate în cadrul Schemei și aborda rea metodo logică utilizată.